Құжат түсiнiгi және қызметі, түрлерi және деректемелерi
КIРIСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..4
І.ТАРАУ. ҚҰЖАТ ТҮСIНIГI ЖӘНЕ ҚЫЗМЕТІ, ТҮРЛЕРI ЖӘНЕ ДЕРЕКТЕМЕЛЕРI ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
1.1 Құжат түсiнiгi және оның маңызы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
1.2 Құжаттың түрлерi ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..9
1.3 Құжаттың деректемелерi ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 13
ІІ.ТАРАУ. БҰҚАР ЖЫРАУ АУДАНЫ ӘКІМІНІҢ АППАРАТЫ ... ... ... ... ... ... 24
2.1. Бұқар Жырау ауданы әкімшілігінің құрылымы мен міндеттері ... ... ... ... ...24
2.2. Әкімшілік аппараты құжаттарды өңдеу мен дайындауға қойылатын талаптар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .34
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .37
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТIЗIМI ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .38
І.ТАРАУ. ҚҰЖАТ ТҮСIНIГI ЖӘНЕ ҚЫЗМЕТІ, ТҮРЛЕРI ЖӘНЕ ДЕРЕКТЕМЕЛЕРI ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
1.1 Құжат түсiнiгi және оның маңызы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
1.2 Құжаттың түрлерi ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..9
1.3 Құжаттың деректемелерi ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 13
ІІ.ТАРАУ. БҰҚАР ЖЫРАУ АУДАНЫ ӘКІМІНІҢ АППАРАТЫ ... ... ... ... ... ... 24
2.1. Бұқар Жырау ауданы әкімшілігінің құрылымы мен міндеттері ... ... ... ... ...24
2.2. Әкімшілік аппараты құжаттарды өңдеу мен дайындауға қойылатын талаптар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .34
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .37
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТIЗIМI ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .38
ХХI ғасырға тәуелсiз ел ретiнде енген республикамыздың әлеуметтiк, экономикалық, мәдени өмiрiнде үлкен өзгерiстер болып жатыр.
Солардың бiрi қазақ тiлiнiң мемлекеттiк тiл ретiнде қызмет етуiнiң алғы шарттарының бiрi – оның қоғамдық өмiрдiң әр алуан саласында қызмет етуi және соған орай iс қағаз құжаттарының қазақша жүргiзiлуi. Құжаттардың тiлi бiр жүйеге түспей, стильдiк жағынан қалыптаспай, барлық құрылымдағы iс құжаттары қазақ тiлiнде жүргiзiлмей қолданыс аясы, қызмет қарымы өрiсiн кеңейте алмайды.
Қалай десек те, республикада мемлекеттiк органдарда iс қағазын мемлекеттiк тiлде жүргiзуге бет бұрды.
Ал осы ретте мемлекеттiк және мемлекеттiк емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсiпорындарда мемлекеттiк тiлде iс жүргiзу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда құжат қызметi мен айналымын iске асыру - бүгiнгi таңда өткiр тұрған мәселе.
Солардың бiрi қазақ тiлiнiң мемлекеттiк тiл ретiнде қызмет етуiнiң алғы шарттарының бiрi – оның қоғамдық өмiрдiң әр алуан саласында қызмет етуi және соған орай iс қағаз құжаттарының қазақша жүргiзiлуi. Құжаттардың тiлi бiр жүйеге түспей, стильдiк жағынан қалыптаспай, барлық құрылымдағы iс құжаттары қазақ тiлiнде жүргiзiлмей қолданыс аясы, қызмет қарымы өрiсiн кеңейте алмайды.
Қалай десек те, республикада мемлекеттiк органдарда iс қағазын мемлекеттiк тiлде жүргiзуге бет бұрды.
Ал осы ретте мемлекеттiк және мемлекеттiк емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсiпорындарда мемлекеттiк тiлде iс жүргiзу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда құжат қызметi мен айналымын iске асыру - бүгiнгi таңда өткiр тұрған мәселе.
1. Әділбек Ж. «Іс жүргізу». Астана 2013.
2. Дүйсембекова Т. «Машинка мен жазу және іс қағаздарын жүргізу». Алматы, 1991.
3. В.Салагаев. Б. Шалабай. Iс қағаздарын жүргiзу. Алматы 2012.
4. Ләззат Дүйсембекова. Iс қағаздарын қазақша жүргiзу. Алматы 2001.
5. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. «Документоведение. Документ и системы документации» М., 1977.
6. Стенюков М.В. «Документі, делопроизводство» М., 1995.
7. Делопроизводство. Документационное обеспечение бизнес. Санкт – Петербург 1997.
8. Делопроизводство в кадровой службе. Москва 1997 ж. В.ИАндреева.
9. Ақылбек Г. Б. Ресми iс қағаздары стилi сөздерi мен сөз тiркестерiнiң қазақша – орысша және орысша – қазақша сөздiгi. Павлодар 200.
10. Г.М Нұрғожина. Қ.Қоянбаева. Мемлекеттiк тiлде iс жүргiзу. Қарағанды 1999.
11. Делопроизводство. Л.А Румынина. Москва 2002.
12. Н.Скала. Делопроизводство в Республике Казахстан. Алматы 2001.
13. М. Қасымбеков. Атамұра – Қазақстан, Алматы 1994.
14. Кушкаренко Е. «Документоведение» Киев «Знание» 200.
15. Люков А.Х. «Делопроизводство предпринимателя в Казахстане» Алматы 2002.
16. Кузнецов Т.В., Лосев В.И. «Управленческая документация» М., «Экономка» 1985.
17. Корнеева А.П. «Машинопись и основы делопроизводство». М., 1991.
18. Стемоков «Образцы документов по делопроизводству» М.,1997.
2. Дүйсембекова Т. «Машинка мен жазу және іс қағаздарын жүргізу». Алматы, 1991.
3. В.Салагаев. Б. Шалабай. Iс қағаздарын жүргiзу. Алматы 2012.
4. Ләззат Дүйсембекова. Iс қағаздарын қазақша жүргiзу. Алматы 2001.
5. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. «Документоведение. Документ и системы документации» М., 1977.
6. Стенюков М.В. «Документі, делопроизводство» М., 1995.
7. Делопроизводство. Документационное обеспечение бизнес. Санкт – Петербург 1997.
8. Делопроизводство в кадровой службе. Москва 1997 ж. В.ИАндреева.
9. Ақылбек Г. Б. Ресми iс қағаздары стилi сөздерi мен сөз тiркестерiнiң қазақша – орысша және орысша – қазақша сөздiгi. Павлодар 200.
10. Г.М Нұрғожина. Қ.Қоянбаева. Мемлекеттiк тiлде iс жүргiзу. Қарағанды 1999.
11. Делопроизводство. Л.А Румынина. Москва 2002.
12. Н.Скала. Делопроизводство в Республике Казахстан. Алматы 2001.
13. М. Қасымбеков. Атамұра – Қазақстан, Алматы 1994.
14. Кушкаренко Е. «Документоведение» Киев «Знание» 200.
15. Люков А.Х. «Делопроизводство предпринимателя в Казахстане» Алматы 2002.
16. Кузнецов Т.В., Лосев В.И. «Управленческая документация» М., «Экономка» 1985.
17. Корнеева А.П. «Машинопись и основы делопроизводство». М., 1991.
18. Стемоков «Образцы документов по делопроизводству» М.,1997.
МАЗМҰНЫ
КIРIСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..4
І-ТАРАУ. ҚҰЖАТ ТҮСIНIГI ЖӘНЕ ҚЫЗМЕТІ, ТҮРЛЕРI ЖӘНЕ
ДЕРЕКТЕМЕЛЕРI ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..5
1.1 Құжат түсiнiгi және оның
маңызы ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
..5
1.2 Құжаттың
түрлерi ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... .9
1.3 Құжаттың
деректемелерi ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... .13
ІІ-ТАРАУ. БҰҚАР ЖЫРАУ АУДАНЫ ӘКІМІНІҢ АППАРАТЫ ... ... ... ... ... ... 24
2.1. Бұқар Жырау ауданы әкімшілігінің құрылымы мен
міндеттері ... ... ... ... ...24
2.2. Әкімшілік аппараты құжаттарды өңдеу мен дайындауға қойылатын
талаптар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..34
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...37
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР
ТIЗIМI ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... .38
КIРIСПЕ
ХХI ғасырға тәуелсiз ел ретiнде енген республикамыздың
әлеуметтiк, экономикалық, мәдени өмiрiнде үлкен өзгерiстер болып
жатыр.
Солардың бiрi қазақ тiлiнiң мемлекеттiк тiл ретiнде қызмет
етуiнiң алғы шарттарының бiрi – оның қоғамдық өмiрдiң әр алуан
саласында қызмет етуi және соған орай iс қағаз құжаттарының
қазақша жүргiзiлуi. Құжаттардың тiлi бiр жүйеге түспей, стильдiк жағынан
қалыптаспай, барлық құрылымдағы iс құжаттары қазақ тiлiнде жүргiзiлмей
қолданыс аясы, қызмет қарымы өрiсiн кеңейте алмайды.
Қалай десек те, республикада мемлекеттiк органдарда iс қағазын
мемлекеттiк тiлде жүргiзуге бет бұрды.
Ал осы ретте мемлекеттiк және мемлекеттiк емес органдарда,
мекемелерде, ұйымдар мен кәсiпорындарда мемлекеттiк тiлде iс
жүргiзу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда құжат
қызметi мен айналымын iске асыру - бүгiнгi таңда өткiр тұрған
мәселе.
Қазiргi нарық заманында көпшiлiк күнделiктi өмiрде бетпе – бет
кездесiп отыратын әр түрлi құжаттарды толтырудың үлгiлерi ғылыми
тұрғыдағы түсiнiктерi берiлген. Яғни, құжат қоғам өмiрiнде үлкен
қызмет атқарады. Әсiресе iс қағаздардың саяси, тарихи, құқықтық,
экономикалық маңызы өте зор. Менiң ойымша қоғам өмiрiнде құжатсыз
ешқандай жұмыстың қазiргi кезде шешiмi жоқ. Сондықтан қандай да
мекемеде, мемлекеттiк органдарда, ұйымдарда құжаттың қызметi әсiресе
iс қағаздардың оған: хат алысу, ақпарат, қызмет көрсету, шығарылған
түрлi шешiмдер, телефонхат сияқты құжаттар арқылы iске асады.
Үкiметтiң басқару iстерi жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты
құжаттар арқылы жүргiзiледi.
Құжаттың қызметi - деген түсiнiкке менiң өз ойыма келетiн
болсам, яғни кез – келген мекеменiң қызметiн, әрекетiн көрсететiн
құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме
iшiнде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен
жұмыс та, сондай – ақ оларды қабылдау, тiркеу, ол бойынша жұмыс
iстеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке
дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кiредi.
І-ТАРАУ. ҚҰЖАТ ТҮСIНIГI ЖӘНЕ ҚЫЗМЕТІ, ТҮРЛЕРI ЖӘНЕ ДЕРЕКТЕМЕЛЕРI
1.1 Құжат түсiнiгi және оның маңызы.
Құжат - латын тiлiнде куәлiк, дәлелдеу тәсiлi деген
мағына бередi. Бүгiнгi қолданыста оның негiзгi үш мағынасы бар.
1. Қандайда бiр фактiнi не бiрнәрсеге деген құқықты растайтын iс
қағазы;
2. Жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат);
3. Бiр нәрсе туралы жазбаша куәлiк (мысалы ескi грамоталар);
Құжаттану ұғымының бiрнеше бағыттары бар, бiрақ бұл бағыттардың
бiреу де жалпы түрде қабылданған емес, яғни алдағы уақытта әлi де
болса бұл бағыт зерттеледi. Құжат деген ұғымның өзi толық
қалыптасқан жоқ. Құжаттану деген ұғым көп аспектiлi және iшкi
құрылымында жан-жақты құжаттың бiрнеше бағытын қамтиды. Сондықтан
әлi де болса құжат ұғымына және құжаттың ұғымына бiр тұтас
көзқарас қалыптасқан жоқ. Қазiргi кезеңде қалыптасқан термин
бойынша құжаттану құжат туралы және құжаттың камуникативтiк
атқаратын жұмыс туралы, қызмет турал ғылым. Бұл арнайы ғылыми
пән құжаттың заңдылық түрде құрылымын оның табиғатын, оның
атқаратын рөлiн, құрылым принциптерiн және олардың методикасын
зерттейтiн пән. Құжат ақпараттың дерегi ретiнде және әлеуметтiк
камуникативтiк ерекшелiгiмен бiрге зерттейдi, яғни құжат және
құжаттық камуникативтiк адамдардың атқаратын функционалдық жұмысына
бағытталған ғылым болып саналады және ол комплекстi жан – жақты
қалыптасқан пән, яғни құжаттың тарихи маңыздылығын, қазiргi
кезеңдегi рөлiн және алдағы уақытта болатын өзгерiстерiн
зерттейтiн құжаттарды жариялау, пайдалану тағы сол сияқты. Құжат
туралы ерекшелiктердi зерттейдi, яғни ақпарат және құжат деген
ұғым бiр – бiрiмен тығыз байланысты себебi ақпарат құжаттың
негiзi.
Кәсiпорынды басқару – мәлiметтердi қабылдап алу және өңдеу,
шешiм қабылдап оны орындау сияқты белгiлi бiр дәрежедегi ақпараттық
процесс болып табылады. Дұрыс шешiм қабылдау үшiн толық түрдегi
жедел және ақиқат мәлiметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы
талабына жауап беруi тиiс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемiмен
ғана емес, сонымен бiрге оның мәндi де басты мәселелерiн көрсетумен
бағаланады. Яғни, ақпараттың көптiгi оны өңдеудi талап етедi . Оның
маңызды, жедел орындауды қажет ететiн жақтарын айқындап, оны қабылдап
түсiнуге ыңғайлы күйге түсiрудi керек етедi. Осы жұмыстың бәрiн
құжаттанушы атқаруы тиiс. Құжаттың сапасы, оның толықтығы, оралымдылығы
және анықтылығымен ғана емес, сондай –ақ оның ықшамдылығы мен,
көрнекiлiгiмен және қолайлығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тiкелей қатынас жасаумен тиiмдi ұштастырыла
жүргiзiлсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар iс-әрекеттiң табысты болуына жағдай жасайды.
Сонымен қатар құжат – хабар мәлiметтiң қайнар көзi және таратушысы,
заң арқылы қорғалатын iстi белгiлеудiң тәсiлi де болып табылады.
Басқарудың құралы ретiнде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие
беруде, бухгалтерлiк есептеу мен есеп беруде, оперативтi басқаруда,
ұйымның қызметiн кадрлық жағынан қамтамасыз етуде тағы басқа
қолданылады. Құжаттарда мемлекеттiк құрылым белгiленедi, олар
мекемелер, ұйымдар, кәсiпорындар және азаматтар арасындағы қатынастар
үшiн қызмет етедi.
Материалданған (құжат түрiндегi) заңды күшi бар мәлiметтер
төрелiк сотта бизнес бойынша әрiптестерiмен шаруашылық дауларын
немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бiр фактiнiң
негiзгi дәлелi ретiнде қызмет етедi.
Кәсiпорынның не ұйымның құжаттары белгiлi бiр мәдени – тарихи
құндылыққа ие, мемлекеттiң архив қорының бөлiгi болып табылады,
сондықтан олар мемлекеттiк архивтерге тапсырылуы тиiс.
Құжат толтырудың бiртұтас ережесiн Қазақстан Республикасы
мәдениет, ақпарат және қоғамдық келiсiм министрлiгiнiң архивтер мен
құжаттарды басқару комитетi белгiлейдi. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы
30 маусымда Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетi бекiткен
Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық - құқықтық нысандардағы
кәсiпорындар, мекемелер мен ұйымдар құжат толтыруды басқару және
құжат жүргiзудiң негiзгi ережелерi деп аталатын № 562 қаулысы
болып табылады.
Ережелерде құжаттарды толтырудың және құжат айналымын
басқарудың нормалары айқындалған.
Құжаттың атқаратын міндеті.
Құжат бірнеше сипатымен білінеді. Ең негізгісі құжаттың атқаратын
міндеті. Оны білу дегеніміз бізге құжаттың не үшін арналғанын ұғындырады.
Мысалы: құжаттың басқару міндеті дегеніміз қоғамды басқару реттеу мағынасы
бар екенін аңғартады. Яғни осы арқылы потенциялдық мүмкіншілігін алдағы
уақытта толық пайдалану үшін қажет. Сонымен қатар атқаратын міндеті арқылы
ақпараттың сипатын ұғымын толық ұғынуға болады. Құжаттың атқарушы міндеті
арқылы түркілікті маңыздылығын әлеуметтік түсінуге болады.
Сонымен қатар құжаттың ғылыми жүйелігін типтік қатынастың әзірлеу,
жариялау, сақтау, пайдалану құндылығын бақылауға қатысты ыңғайлы оптималдық
жолдарын іздестіруге мүмкіндік береді. Әсіресе құжаттынау теориялық
негіздерін ұғынудың ғылыми апаратын қалыптастыруға себебін туғызады.
Құжаттың айрықша ерекшелігіне келесі түрлері жатады:
1. Құжаттағы сематикалық мазмұны болса себебі құжат адам ойының
нәтижесі және ол арнайы белгІлер арқылы жеткізІледі. Сондықтан белгІлердің
қалыптасу реті және осы адамның белгІлері арқылы ойының жеткізілуі құжаттың
міндеттерінің айырмашылығы болып табылады.
2. Құжаттың қалыптасқан заттың формасы болуы міндетті түрде, себебі ол
ақпаратты көп мерзімде сақтап, көп уақытта пайдалану және ақпаратты уақыт
пен кеңістікте жеткізе отырып, тіпті алмастыруға мүмкіншілік туғызады.
3. Әлеуметтік коммуникациядағы пайдалану үшін арнаулы, яғни құжаттарды
адамды коммуникациялық мақсат үшін әдейі ойлап тапты.
Негізінен құжат қоғамға қажетті функцияны атқарады және оны қоғамның
өзі тудырады. Сондықтан негізінен құжаттың атқаратын көптеген функционалдық
ролі бар.
Құжаттың функционалдық ролі.
Құжаттың функциясы дегеніміз – оның қоғамдық ролі, әлеуметтік
қажеттілігі, мақсаты және шешетін мәселесі. Сондықтан құжат негізінен
полифункционалдық объект болып табылады және бір-бірімен тығыз байланысты
әлеуметтік функцияны атқарады.
Әлеуметтік функцияны 3 топқа бөлеміз:
1. Бастапқы
2. Жалпы
3. Арнайы
Құжаттың бастапқы функциясы ақпаратты сақтап уақыт пен кеңістікте
жеткізу ролі.
Құжаттың жалпы функциясы – коммуникативтік немесе байланыстық
кумулятивтік және жалпы ақпараттық ролі болып табылады. Егер ақпартық
функциясы деп айтатын болсақ құжатың қоғамдағы ақпараттың қамтуы, яғни
құжат ақпараттың, білімнің көзі. Құжаттың ақпарттық критерия оның
ақпараттық толығынан яғни ақпараттың саны және сапасы деп ұғыну керек.
Айтыалық кішігірім көлемде құжата ақпарат толық болса ақпарат сапалы.
Құжаттың коммуникативтік функциясы – адамның қарым-қатынасына
ақпаратың жабдық ретінде жеткізу ақпаратты ұрпақтан ұрпаққа жеткізу, яғни
құжат осы тұрғыда адамның қарым-қатынасын біріктіріп құжаттың
коммуникациялану орындайды. Онсіз адамның әлеуметтік қарым-қатынасы болуы
мүмкін емес.
Құжаттың кумулятивтік функциясы – яғни бұл құжаттың ақпартты,
жинақтаушы, реттеуі, толықтыруы ұғынуға болады. Себебі осы арқылы ұрпақтан-
ұрпаққа архив, кітапхана, мәліметтер базы, интернет, ақпараттың жинақталуы
реттелуі.
Ақпараттың арнай функциясы – барлық жағдайда болмайды тек ғана
құжаттың айрықша арнайы типтеріне тән. Себебі олар қоғамның әлеуметтік
қажетінде туындалады. Мысалы келесі арнайы түрлері бар:
- Құжаттың басқару функциясы
- Құжаттың білім алу функциясы
- Құжаттың заңдылық функциясы
- Құжаттың мәдениеттік функциясы
- Құжаттың мемориялдық функциясы
- Құжаттың гедомикалық функциясы
Құжаттың басқару функциясы дегеніміз адамның басқару мақсатындағы
ойлап табылған әдісі. Яғни ол арнайы құжаттар арқылы жүргізІледі. Мысалы:
Заң, ереже, қаулы, шешім, жарғы, бұйрық, хаттама және т.б. Ресмей іскерлік
құжаттар арқылы жүргізІледі.
Құжаттың ногативтік функциясы дегеніміз құжаттың адамға білім алу,
жеткізу ролін атқарады. Айталық адамдар білімді келесі құжат түрлерін
қабылдады. Мысалы: Оқулық, практикум, хрестоматия, методикалық материалдар
не болмаса ғылыми монографияны диссертация, зерттеу есебі яғни ғылыми
құжаттар арқылы білімді қабылдайды.
Құжаттың заңдылық функциясы - яғни құжаттың бір болған оқиғаны
дәлелдеуші болып толтырылуы. Мысалы: аттестат, диплом, удостворение
личности және т.б.
Құжаттың құқықтық функциясы негізінен Ресмей құжаттарға тән:
Конституция, заң, бұйрық т.с. құжаттың заңдық йункциясы тарихи деректі
дәлеледегенде өзіндік, яғни заңдылық ролін атқарады.
Құжаттың жалпы мәдениетік функциясы бұл құжаттың қоғамдағы мәдениетің
дамуына әсер етуі, яғни мәдениетік әдет – ғұрыпты жазып оны атадан балаға
мұра етіп жеткізу құндылықтарды сақтап қалу этикалық нормаларды қабылдау
жолдары болып табылады. Мысалға көркем әдебиет құжаттары ғылыми басылымдар
кинофильмдер, видеиеофильмдер, фотосурет, открытка және т.б.
Құжаттың мемориялдық функциясы дегеніміз яғни құжат адамның естелігі
ретінде қызмет етеді. Ақпараттың кеңістік пен уақытта келешектен келешекке
жеткізу функциясы. Бұл қасиетті естелік яғни олардың жоғарғы әлеуметтік
және тарихы құнылығы болады. Оның қатарына келесі құжаттар жатады: қол
жазба, естелік құжаты және ерте кезеңдегі жазылған көне құнды құжатты.
Құжаттың дедоникалық функциясы ол құжаттар арқылы адамдар бос уақытың
өткізеді, ойын сауық өткізеді, көркем сурет шығармалары кинофильмдер
компакт диск, видеофильм және т.б.
Құжаттың арнай функциясы бар олар статистикалық дерек авторлық құқықты
әлелдеуші.
1.2 Құжаттың түрлерi
Iс қағаздарының түрлерi өте көп, олардың негiзгi түрлерiн
мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметiне,
формасына тағы басқа ерекшелiктерiне қарап топтастыруға болады.
Ұйымдар мен мекемелердiң iс жүргiзу барысында негiзгi орын алатын
құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық- өкiлеттiк құжаттар деп
алып, оларды iштей бiрнеше топқа топтауға болады. Сондай -ақ
құжаттардың мазмұны мен қызметiне қарай жеке адамға қатысты және
қызметтiк iс қағаздары деп екiге бөлiнедi. Ал жасалу орнына қарай
мекменiң iшкi iс қағаздары болып бөлiнедi. Шығу, жасалу сатысына
қарай түпнұсқалық және көшiрмелiк болып бөлiнедi. Алқалық ұйымдардың
құжаттары iс қағаздарының бiр түрi ретiнде қаралады.
Ендi осы топтардың әр қайсысына жеке-жеке тоқталайық
Ұйымдық - өкiлеттiк құжаттар iштей ұйымдық, өкiлеттiк және
анықтама – ақпараттық болып үшке бөлiнедi.
Ұйымдық құжаттарға мекеменiң ұйымдастырылуына, құрылуына
қатысты құжаттар, басқару ақпараттық құрылымы, құрамы, штат кестесi,
iшкi жүйе тәртiбi құрылымдық бөлiмшелер жағдайы, мiндеттер, жарғы,
ереже, нұсқау басқа құжаттар жатады.
Мекеме мемлекеттiк тiркеуге алынған сәттен бастап заңды
тұлға болып саналады. Тiркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды
тiркейтiн Мемлекеттiк реестрге алынады.
Ұйымдық - құқықтық әрекетiне қарай мекеменiң ұйымдық құжаттарына
- мекеме жарғысы; құрылтайшылар келiсiмi және жарғы; коммерциялық
емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады.
Мекеме жарғысы белгiленген тәртiп бойынша бекiтiледi. Жарғыда
мекеменiң iс-әрекетi, негiзгi бағыты, басқа бiрлестiктер, жеке, заңды
тұлғалармен қарым – қатынасы, құқықтары мен мiндеттерi жазылады. Жарғы
мекеменiң ұйымдық- құқықтығын, оның атын, мекен – жайын, басқару органын,
бақылаушыларын, мекеменiң қайта құрылуын, iсiн тоқтатуын реттейдi,
растайды.
Құрылтайшылардың келiсiм-шарттары мекеменiң көздеген мақсатын,
принциптерiн, басқару органының құрамы мен мүмкiндктерiн, келiсiм – шарт
уақытын белгiлейдi.
Жарғы негiзiнде мекеменiң құрылымдық жүйесi мен жұмысшылар саны
анықталады. Штат кестесiнде қызметтiк атаулар мен еңбекақылар көрсетедi.
Мекеменiң бiрнеше құрылымдық бөлiмдерi болған жағдайда
құрылымдық бөлiмшелердiң құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершiлiк
мiндеттерiн, қызметтерiн белгiлейтiн бағыттағы Ереже жасалады.
Жұмысшылардың еңбегiн ұйымдастыру мекеме әкiмшiлiгiнiң мiндеттерiне жатады
және ол iшкi тәртiп ережелерiнен көрiнiс табады. Мекеменiң өзiндiк
әрекетi мен қызметтiк бағыты негiзiнде бұл құжат Iшкi тәртiп
ережелерiнiң типтiк үлгiсiн басшылыққа ала отыра жасалады.
Iшкi тәртiп ережесiнiң текстiн мекеме әкiмшiлiгi кәсiподақ
қызметкерлерiмен бiрлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында
өткiзiлетiн жалпы мәжiлiсте талқыланады, соңынан мекеме жетекшiсi
бекiтедi.
Кейбiр мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер
болады. Онда қызметкерлердiң мекеме мен жұмыс барысындағы құқықтық
қарым – қатынасын, мекеме жетекшiсi мен қызметкердiң құқықтық қарым-
қатнастары және тағы басқа мәселелер жазылады. Қызметтiк нұсқаулар
мекеме қызметкерлерiнiң құқықтарымен мiндеттерiн айқындайды.
Өкiлеттiк құжаттарға мекеменiң қызметтiк iс-әрекеттерiне және
қызметкерлерiне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады.
Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бiрлестiк жетекшiсi қол қояды.
Бұйрықтарда ұйымның, өндiрiстiк – шаруашылық және маңызды бағыттағы
мәселелерi жазылады. Сондықтан оларды безендiруде, сақтауда нақтылы
талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы
тиiс және оның безендiрiлуi мен оған қол қойылуы белгiленген
тәртiп бойынша жүргiзiледi.
Бұйрыққа қол қойылған соң, ол тiркеуге алынады түпнұсқасы
немесе оның көшiрмесi я үзiндiсi бұйрықты орындаушыларға берiледi
және оларға бақылау жасалады.
Бұйрықты безендiрудiң ең маңызды бөлiгi – оның мәтiнi.
Бұйрық мәтiнi өкiлеттiк бөлiмдерден құралып, БҰЙЫРАМЫН деген сөзден
берiледi және жеке жолға жазылады.
Орындалуы мiндеттi бұл өкiлеттiк құжат мәтiнi нақты,
түсiнiктi, қысқа жазылады. Онда iс-әрекеттiң орындалу мерзiмi,
орындаушының аты – жөнi көрсетiледi. Бұйрықта түсiнiксiз сөз орамдары
мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бiрнеше iс-әрекеттiң орындалуына негiзделген
болса, мәтiннiң өкiлеттiк бөлiгi пунктерге бөлiнедi және олар араб
цифрларымен белгiленiп азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта iс- әрекеттi орындаушы көрсетiлсе, онда оның аты-
жөнi, фамилиясы, қызметi толық жазылуы тиiс.
Бұйрықтың орындалуы үнемi iске асып отыруды қажет ететiн
жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзiмi
көрсетiлмейдi. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөнi, фамилиясы
жазылады.
Бұйрықтың соңғы пунктiнде оны орындауға мiндеттi және жауапты
тұлғаның қызметi көрсетiледi.
Өкiлеттiк құжат мәтiндерiнiң тақырыптары
... туралы , ... жөнiнде , ... жайында деген сияқты
шылаулармен келген сөз тiркестерiнен тұрады. Тақырып аттары мейлiнше
қысқа, нақты, не туралы ? деген сұрақтарға жауап беретiндей
сөз тiркестерiнен құралады. Мысалы: ... өзгерiс енгiзу туралы ,
... қайта қарау жөнiнде , ... шаралар қолдану жайында , ...
қорытындысы жөнiнде тағы басқа жазылады.
Ұйымдық -өкiлеттiк құжаттардың көп кездесетiн түрiне анықтама
– ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жедел хат, телефонхат,
түсiнiктеме, мәлiмхат, акт, анықтама және тағы басқа қызметтiк
хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады
және ұйымдық басқаруды қандайда бiр iс-әрекетпен ұштастырады, кейде
белгiлi бiр оқиғаны, фактiнi, iс - әрекеттi белгiлейдi, баяндайды. Хат,
жедел хат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы
болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келiсiмдер жасалады, мекеме басқа
бiрлестiктермен ресми байланыс жасайды.
Анықтама - ақпараттық құжаттардың бiрi – акт.
Ол мекеме жетекшiсiнiң тағайындалуымен құрылған тексерушiлер тобы
және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Актiлердiң бiрнеше
түрлерi кездеседi. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп
санау, iс қағаздарын қабылдап алу, өткiзу, материалдық құндылықтарды
қабылдаықтарды қабылда басқа.
Құжатта акт жазушылардың аты – жөндерi мiндеттi түрде
жазылады. Олардың ұсыныстары мен көзқарастары актiде белгiленбейдi.
Тексерушi топ мүшелерi тегiс қол қояды. Кейбiр актiлерге мекеме жетекшiсi
қол қояды және мекеме мөрi басылады.
Iс қағаздары мазмұны мен қызметiне қарай жеке адамға қатысты
және қызметтiк деп бөлiнедi. Қызметтiк iс қағаздары мекеме немесе
сол мекеменiң жауапты адамының атынан, ал жеке iс қағаздары жеке
азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты iс қағаздарына
мыналар жатады: өмiрбаян, арыз, сенiмхат, қолхат, хат, төлқұжат,
куәлiк, бiлiм туралы куәлiк тағы басқа. Төлқұжат, куәлiк, бiлiм
туралы куәлiк сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына
бередi. Қызметтiк iс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың iс
жүргiзу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады.
Мысалы: қызметтiк хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама тағы басқа.
Iс қағаздары формасына қарай типтiк, трафареттiк және еркiн
мәтiндi болып бөлiнедi. Типтiк iс қағаздары деп қалыптасқан мәтiн –
үлгi бойынша жазылатын iс қағаздарын айтамыз. Мысалы: арыз, өтiнiш
тағы басқа. Трафареттiк iс қағаздары деп мәтiннiң белгiлi бiр
бөлiгi алдын – ала типографиялық әдiспен басылып дайындалған
құжаттарды айтамыз.
Мәтiннiң алдын – ала дайындалған бөлiгiнде өзгермейтiн ақпарат
жазылады. Мысалы: студенттiң белгiлi бiр оқу орнында оқитынын
растайтын анықтама. Мұнда студенттiң аты – жөнi, фамилиясы, оқитын
бөлiмi мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлiгi
типографиялық әдiспен басылып, алдын – ала дайындалады. Еркiн мәтiндi
iс қағаздарына қалыптасқан үлгi бойынша емес, оны жазушы адамның
еркiнше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы: пiкiр. Еркiн мәтiндi iс
қағаздарын безендiруде де жалпы iс қағаздарына қойылатын талаптар
сақталады.
Мекеменiң iшкi iс қағаздарына мекеменiң қызмет ету
барысында, оны құжаттау процесiнде мекеме iшiнде дайындалған iс
қағаздары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келiп
түсетiн құжаттар сырттан келiп түсетiн iс қағаздарына жатады.
Шығу, жасалу деңгейiне қарай iс қағаздары түпнұсқалық және
көшiрмелiк болып бөлiнедi.
Түпнұсқалық iс қағаздарына кез – келген құжаттың бiрiншi рет
жасалған нұсқасы ( оригинал) жатады.
Ал көшiрмелiк iс қағаздарына түпнұсқаның мәтiнi сол күйiнде,
өзгерiссiз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгiлi бiр
бөлiгi жатады. Көшiрмелiк iс қағаздарына кез - келген құжаттың
көшiрмесiн ( диплом көшiрмесi, бұйрықтың көшiрмесi ) үзiндiсiн (
хаттамадан үзiндi, бұйрықтан үзiндi ) дубликатын жатқызуға болады.
Үзiндi - құжаттың қажеттi бөлiгiнiң мәтiнi өзгертiлмей
жазылған, қолға берiлетiн нұсқасы.
Дубликат - құжат жоғалған кезде берiлетiн құжаттың
түпнұсқасы мен күшi бiрдей көшiрмесi.
Кез – келген мекеме тек өзiнде жасалған құжаттың ғана
көшiрмесiн беруге құқы бар. Құжат көшiрмелерiнiң олардың көшiрме
екендiгi расталып қол қойылғанда ғана күшi бар. Егер көшiрме
мекемеден тыс жерге берiлетiн болса оған мөр басылады.
Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер
куәландырады. Нотариалдық кеңселер жоқ елдi мекендерде жергiлiктi
әкiмшiлiк қызметкерi құжаттарды олардың түпнұсқасымен салыстыра отырып
куәландырады. Азаматтардың мүлiктiк, отбасылық, қызметтiк, бiлiм
жағдайына байланысты құжаттардың ғана көшiрмесi алынып
куәландырылады.
Төлқұжаттың марапатталғаны туралы құжаттың, депутаттық
мандаттың, әскри билеттiң көшiрмесiн куәландыруға тиым салынады.
Алқалық ұйым iс қағаздары.
Алқалық (коллегия) - ресми түрде құрылған, лауазымды адамдар
тобынан тұратын әкiмшiлiктiк, кеңестiк немесе өкiлеттiк ұйым.
Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртiбi мен өткiзу
мерзiмi қарастырылған жұмыс жоспарына сәйкес өткiзiледi. Өндiрiстiк
қажеттiлiк болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртiбiне
өзгерiстер мен толықтырулар енгiзе алады. Күн тәртiбi алқалық ұйым
мүшелерiне ең күрделi деген мәселелер жөнiнде ақпарат жазылған
анықтама мен және шешiм жобасымен бiрге жiберiледi. Кей жағдайда
алқалық ұйым мүшелерiне жазбаша баяндамалар мен сөйлеушiлер сөзiнiң
тезисi де жiберiледi. Бұл маттериалдармен алдын - ала танысу
өткiзiлетiн отырысқа кететiн уақытты үнемдеуге септiгiн тигiзедi.
Отырыстың күн тәртiбiндегi мәселелердегi талқылаудың қорытындысы
бойынша қаулылар мен шешiмдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша
хаттама жүргiзiледi. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен безендiрiлуiне
алқалық ұйымның хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да толық
түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы
барысымен, қабылданған шешiм мен жан-жақы танысуға мүмкiндiк бередi.
Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгiсiне сәйкес жазылады.
Хаттамаға жазылған немесе безендiрiлген күн емес, отырыс бiрнеше
күнге созылатын болса, онда басталған мен соңғы күн көрсетiледi. Осы
күндер аралығында өткiзiлгендiгi жазылады. Мысалы: 12-14.11 1999ж.
Хаттамалар жыл бойына нөмiрленiп отырады. Келесi жылы
қайтадан 1-ден бастап нөмiрленедi.
Хаттама тақырыбы ретiнде алқалық ұйым аты және алқалық
қызмет түрi жазылады. Ол құжат атымен сәйкестiре жазылуы керек .
Мысалы: педагогикалық кеңес отырысы.
Хаттама мәтiнi екi бөлiктен тұрады: кiрiспе және негiзгi.
Кiрiспе бөлiкте төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртiбi,
шақырылғандар, қатынасқандар туралы мәлiмет жазылады. Фамилиялар
алфавит тәртiбiмен, иерархиялық тәртiппен берiледi, я болмаса олардың
жалпы саны көрсетiледi. Ал ат - атымен жазылған тiзiм хаттамаға
қосымша тiгiледi. Мысалы: қатынасқандар саны: 43 (тiзiм берiледi ).
Белгiлi кворум болу мiндеттi отырыстарда қатынасушылардың
жалғыз саны және шешiм қабылдауға тиiс қатысушылар саны
көрсетiледi.
Күн тәртiбiндегi мәселелер маңыздылығына қарай нөмiрленiп
берiледi. Хаттаманың негiзгi бөлiгi мынадай үш пунктен тұрады:
1. ТЫҢДАЛДЫ. 2 . ЖАРЫССӨЗ. 3 . ҚАУЛЫ.
ТЫҢДАЛДЫ бөлiмiнде қаралатын негiзгi мәселе сөз болады,
ҚАУЛЫ бөлiмiнде шешiм жазылады. Бұл сөздер бас әрiптер мен азат
жолдан жазылады.
Сөз сөйлегендер мәтiнiнiң мазмұны үшiншi жақ, жекеше түрде
жазылады. Қаулы мәтiнi нақты және не iстеу керектiгi, орындаушысы,
мерзiмi көрсетiледi.
Толық редакцияланған және безендiрiлген хаттамаға алқалық
ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.
Алқалық ұйым шешiмдерi орындаушыларына үкiметтi құжат ретiнде
( бұйрық, шешiм, қаулы ) немесе хаттамада я үзiндi ретiнде
жеткiзiледi.
1.3 Құжаттың деректемелерi
Құжаттарды дайындауда мына деректемелер жиi кездеседi:
1.Деректеме .
Мекеме белгiсi мен тауар белгiсi
Мекеме белгiсi мен тауар белгiсi мекеменiң ресми құжаттарына
сәйкес жарғымен басылады. Ресми құжаттарда Қазақстан
Республикасының елтаңбасы басылса, онда белгi қойылмайды.
2. Деректеме .
Мекеме коды
Мекеме коды бүкiл Қазақстан мекемелерi мен ұйымдарының
топтастыруымен қойылады және Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк
топтастыру комитетiмен мекеменi тiркеу кезiнде берiледi.
Мемлекеттiк ұйымдарға арналып берiлген құжаттарға мiндеттi
түрде код қойылады.
3. Деректеме .
Мекеменiң атауы
Құжат авторы болып табылатын мекеме атауы оның
құрылтайшылық құжаттарында бекiтiлген атауына сәйкес болуы керек.
Мекеме атауының үстiңгi жағында қысқартылған атауын, ал ол жоқ
болған кезде жоғарыдағы мекеменiң толық атауын көрсетедi. Мысалы:
Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк байланыс комитетi. Арман ғылыми –
техникалық орталығы.
Мекеме атауының қысқартылған түрi мекеменiң құрылтайшылық
құжаттарында бекiтiлген жағдайда ғана келтiрiледi . Қысқартылған атау
толық жазылған атаудың астына жақшаға алынып жазылады.
Мысалы: Орталық ғылыми – тәжiрбиелiк информатика институты. (
ОҒИНФОРМИ )
Акционерлiк қоғам құжаттарында акционерлiктiң түрi
көрсетiледi – жабық немесе ашық акционерлiк қоғам . Мысалы: Арай
ЖАҚ, ААҚ.
Шетел тiлiндегi атау Жарғыда бекiтiлген жағдайда ғана
жазылады. Шетел тiлiндегi атау қазақ тiлiндегi атаудың астына
жазылады.
Филиалдардың атаулары, аймақтық бөлiмдер, өкiлдiк , мекеме
құрылымдық бөлiмдерiнiң атаулары құжат авторы болып саналған
жағдайда ғана көрсетiледi. Атау бекiтiлген мекеме құрамына сәйкес
болуы керек және мекеме атауының астыңғы жағына жазылуға тиiс.
Мысалы: Арман ЖАҚ. Маркетинг департаментi.
Құжаттың авторы мекеменi танытатын қызметкер адам бола
алады. Мысалы: Батыс Қазақстан облысын қайта құру.
4. Деректеме .
Мекеме жайында берiлетiн анықтама
Мекеме жайында анықтама беру мынадай жағдайлармен iске
асырылады: почта индексi, телефон нөмiрi және қарастырылатын
мекеменiң басқа да мәлiмдемесi немесе таныстырмасы.
5. Деректеме .
Құжат атауларының түрлерi
Мекеменiң шығарған немесе жасаған құжат атауларының түрлерi,
мекеменiң жағдайына байланысты Жарғымен белгiленедi . Құжат
атауларының түрлерi бас әрiптермен жазылады. Мысалы: Бұйрық, Акт,
Жарғы.
Бұл деректеме ең бастылардың бiрi болып саналады және хаттардан
басқа барлық құжат түрлерiне қойылады.
6. Деректеме .
Құжаттардың мерзiмi
Құжаттың мерзiмi - дегенiмiз оның жазылған немесе бекiтiлген
күнi, мәжiлiс хат үшiн отырыстың болған және шешiм қабылдаған
күнi, ал акт үшiн оқиғаның болған күнi. Егер құжаттың авторы
бiрнеше мекеме болса, онда құжаттың мерзiмi ең соңғы қойылған күн
болып табылады. Құжаттың мерзiмi, үш қатар араб сандарымен мынадай
ретпен белгiлейдi: күнi, айы, жылы. Мысалы: 01.03.99.
Мөлшерлеп жасау және қаржы бөлу құжаттарын дайындауда
уақытты ресiмдеуде ауызша санау әдiсi қолданылады. Мысалы:
1 наурыз 1999 жыл. Мерзiмдi ресiмдеуде мынадай түрлердi ле
қолдануға болады. Мысалы: 99.03.01.
7. Деректеме .
Құжаттың тiркеу нөмiрi
Құжаттың тiркелу нөмiрi оның реттiк нөмiрiнен тұрады және де
мекеменiң көзқарасына қарай индекстермен толықтыруға болады.
- iстер жинағы (номенклатурасы) бойынша iстер;
- қызмет сұрақтарының;
- лауазымды адамдардың немесе орындаушылардың;
- құрылымдық бөлiмшелердiң;
- тiлшiлердiң;
Мысалы:
№ 1-3115 (1- құрылымдық бөлiмшенiң нөмiрi,
3- номенклатура бойынша iстiң нөмiрi,
115- құжаттың реттiк нөмiрi.)
№ МБ –3115 ( МБ – маркетинг бөлiмi,
3- iстiң нөмiрi,
115- құжаттың реттiк нөмiрi.)
№ ДҚ – 3115 ( Дастан Қуатов,
3 – iстiң нөмiрi,
115 – құжаттың реттiк нөмiрi.)
Бiрнеше мекемелермен бiрлесiп жасалған
құжаттарда, тiркеу индекстерi құжат авторларын көрсету
тәртiбiнде қисық сызық арқылы (солдан оңға қарай) қойылады,
мысалы: Қазақстан Республикасы Орталық банкi және Валют Транзит
банкiнiң бiрлескен құжатының нөмiрi мынадай болады.
01-20-10511921 ( 01-20-105 - Орталық банкпен тағайындалған
нөмiр, 11921 – Валют Транзит банкiмен тағайындалған нөмiр ).
Сыртқы саудалық келiсiм шартта оның нөмiрi екi бөлiмi бар
үш топ белгiлерiнен тұратын болады, мысалы:
№ ББ 000 000 00000. ББ- Дүние жүзiнiң елдерi халқаралық
топтастырғышы бойынша сатып алушы (сатушы) елiнiң кодына сәйкес
келетiн әрiп;
000 000 00 – ОКПО бойынша Сатып алушы (Сатушы) ұйымның коды;
000 – Сатушы ( Сатып алушы ) ұйымындағы құжаттың реттiк нөмiрi.
8. Деректеме .
Құжатты тiркеу нөмiрi мен мерзiмiне сiлтеме
Жауап берiлетiн ұйым құжатының тiркеу нөмiрi мен мерзiмiне
сiлтеме шартты түрде “___ ”____________ № ____ деп белгiленедi.
Ұйымға келiп түскен құжаттың тiркеу нөмiрi мен мерзiмiне
сiлтеме ресми құжатта орналасуы және оған жауап болып табылатын
хатты құрастыру кезiнде толтырылуы мүмкiн.
Бұл деректеме хатты алушының (адресаттың) құжаты мен әрi
қарай жұмыс iстеуге ыңғайлы болу үшiн толтырылады.
9. Деректеме .
Құжаттың құрастырылған немесе шығарылған орны
Құжаттың құрастырылған немесе шығарылған орнын оның
Мекеменiң атауы және Мекеме бойынша анықтамалық мәлiметтер
деректемелерi бойынша анықталуы қиынға соққан жағдайда көрсетедi.
Құрастырылған немесе шығарылған орнын қабылданған әкiмшiлiктiк
аймақтық бөлудi есепке алумен көрсетедi, және ол тек қана жалпы
қабылданған қысқартуларды енгiзедi, мысалы: Қарағанды қаласы, Алматы
қаласы.
10. Дерекетеме .
Құжатқа мүмкiндiк алуды шектейтiн белгi
Құжатқа мүмкiндiк алуды шектейтiн белгi
(жасырын, құпия.) жақшаға алынбай құжаттың бiрiншi парағы оң
жақ шетiнде қойылады, оны мәлiметтермен қаралған заңды ақпараттар
мен, мемлекет құпиясына қатысты және жасырын хабармен толықтыруға
болвды. Мысалы: Жасырын. № 1 дана.
11. Деректеме .
Адрес иесi
Адрес иесiнiң құрамында мекемелер, олардың құрылым
бөлiмшелерi, лауазымды немесе орындаушы адамдары болуы мүмкiн.
Мекеменiң атауын және оның құрылым бөлiмшелерiн атау септiгiнде
көрсетедi. Мысалы: Игiлiк банк. Кредит бөлiмi.
Құжат жiберiлген адамның қызметi тәуелдiк жалғауының 3
жағында, ал аты – жөнi барыс септiгiнде тұрады. Мысалы:
ЖАҚ Қуат
Жарнама Департаментiнiң
бас есепшiсi
Сыман Асан Ермекұлына
немесе
Қарағанды конфеттерi
ААҚ.
Бас директоры
Жетпiс Сәкен Дәуренұлына
Егер құжатты бiрнеше бiркелкi мекемелерге немесе бөлiмшелерге
жiберетiн болса, онда оларды жалпылама көрсетедi.
Мысалы:
Оңтүстiк Қазақастан облысының мекеме басшыларына
Адрес иесi деректемеснiң мейлiнше көп жиынтығы келесi
бөлiмдерден тұрады.
1. Мекеменiң атауы.
2. Құрылым бөлiмшелерi.
3. Аты – жөнi, тегi.
4. Қызметi.
5. Пошталық мекен – жайы.
Мысалы:
ААҚ Қуат
кадрлар бөлiмiнiң бастығына
Асқар Қанат Серiкұлына
470061 Қарағанды қаласы
Ермеков көшесi 27.
Пошта адресiнiң элементi дәйектi айқындауда Қазақстан
Республикасының поштаны жiберу ережелерiмен көрсетiледi.
Халқаралық байланыс жiберiлiмдерiнiң адресiн халқаралық
стандарт бойынша ресiмдеу керек:
Әуелi адрес иесiнiң аты және тегi, сонан соң үйi,
көшесi, қаласы, штаты және соңында - елi.
Мысалы:
Р
32-17
119215
Факстiң адресi төмендегiдей көрсетiледi.
ЖАҚ Болашақ
директоры Есен Мәжит Оспанұлына
ф. (095) 235-41-08
Адрес иесi деректемесi құжаттың жоғарғы оң жақ бұрышында,
шек қойылатын белгiлердiң iшiнде басылады.
12. Деректеме .
Құжаттарды бекiту белгiсi
Құжат лауазымды адам мен немесе әдейi жасалған құжатпен
бекiтiлуi мүмкiн. Лауазымды адам құжатты бекiткенде, бекiтiлген
белгi Бекiтемiн деген сөзбен жақшасыз жазылуы керек, құжатты
бекiтетiн адамның қызметi, жеке қолы, ұғындырылған мерзiмi
бекiтiледi.
Мысалы:
Бекiтемiн
Арай ЖАҚ
Бас директоры
Жеке қолы
А. С. Омаров.
02.02.99.
Қаулы шешiм, бұйрық, мәжiлiс хат құжаттарын бекiткенде, бекiту
белгiсi Бекiтiлдi деген сөзден тұрады, бекiтiлген құжаттың атауы,
оның уақыты, нөмiрi болады. Мысалы:
Ректорат отырысының
21.03.99. № 4 мәжiлiс хатымен бекiтiледi.
немесе
Арай
ЖАҚ директорының 21.03.99.
№29 бұйрығымен бекiтiледi.
13. Деректеме .
Бұрыштама қою
Бұрыштама құжатта тiкелей басшының өзiмен жазылады және
онымен бiрге:
1. орындаушының тегi (құжаттың кiмге тапсырылғаны).
2. тапсырманың маңызы (нақты iс - әрекетi).
3. орындау мерзiмi.
4. басшының өз қолы және қол қойған уақыты.
Мысалы: Жәкен Алма Рымбекқызына келiсiм 04.03.99. дейiн
жiберiлсiн.
Жеке қолы
. 04.03.99.
Немесе
Мысалы:
Жәкен
Алма Рымбекқызына.
Келiсiм жасауға 04.03.99
дейiн жiберiлсiн.
жеке қолы 04.02.99
немесе
Сағат
Әлiкей Назарұлына
Келiсiм
шартының жобасын дайындасын.
Жеке қолы 01.02.99
Егер бұрыштамада бiрнеше орындаушылар көрсетiлсе, онда жауапты
адам бiрiншi жазылған кiсi болып саналады, ал басқалары орындау
барысында осы сұрақтарға қоса жауап бередi. Бұрыштаманы ресiмдеудi
жеке бөлек параққа жазуға мүмкiндiк бар.
14. Деректеме .
Мәтiннiң атауы
Мәтiннiң атауы құжатқа қысқаша мазмұн берiп тұрады. Атауы
құжаттың түрлерiмен келiсiледi. Атау мынадай сұрақтарға жауап
бере алады:
не туралы ?
Мысалы: хатта - тауарды әкелу туралы,
бұйрықта - жұмысқа алу туралы,
шартта – кадр бөлiмi туралы.
ненi ?
Мысалы: акт – тамақтарды жою,
хаттама - акционерлiк жиналысы,
ереже - техника қауiпсiздiгi.
А бланкiсiнде ресiмделген құжаттың мәтiнiне атауын жазбай – ақ
қоюға болады.
15. Деректеме .
Бақылау туралы белгi
Құжаттың орындалуын бақылауды жүзеге асыратын лауазымды адамға
немесе бөлiмшеге бақылау белгiсi қойылады. Бақылау белгiсiн Б
деген әрiппен белгiлеп, сөзбен немесе Бақылау деген түрде
көрсетедi.
16. Деректеме .
Құжаттың мәтiнi
Құжаттың мәтiнi - кез – келген құжаттың негiзгi элементi.
Құжаттың мәтiнi ереже бойынша екi бөлiмнен тұрады. Бiрiншi бөлiмде
құжаттың себебi, негiзi, оның жазылу мақсаты көрсетiледi, ал екiншi
бөлiмде қорытынды, өтiнiш, ұсыныс, бұйрық немесе сипаттама жазылады.
Егер құжаттың мазмұнына дәлелдеу, түсiнiктеме қажет болмаса, онда
оның мәтiнi тек қорытынды бөлiмiнен тұрады. Мысалы: бұйрықтарда -
басқара бiлетiн бөлiм белгiлеусiз, хат, өтiнiш, арыздарға - түснiктеме
бермей, қысқа жазба, баяндама – болған iстi бағаламай қорытындысыз.
Бiр сөйлемнен тұратын құжаттардың бiрiншi бөлiмiнде негiзi
немесе жазылу себебi жазылады, ал екiншi бөлiмiнде қабылданған
шешiмi, бұйрық өтiнiш болады.
Мысалы: Заң бөлiмiнiң қызметiн ақпаратты хабар мен қамтамасыз
етiп отыруын жақсарту үшiн Референт мәлiмет негiзiн орнатуын
өтiнемiн. Үздiксiз ақпаратты трафареттiк мәтiн ретiнде ресiмдеуге
болады. Мысалы: жұмыскердiң еңбекақысы жөнiндегi анықтама.
Басқа мекеменiң жетiк дайындалған немесе ертерек басылып
шыққан құжаттарының негiзiнде дайындалған құжат мәтiнiнде олардың
деректемесi келесi қатарда жазылады: құжат түрiнiң аты, авторы,
уақыты, тiркелген реттiк саны, мәтiннiң атауы. Мысалы: Қазақстан
Республикасының Қаулысына сәйкес 21.02.99 жылдан № 25- Б Айып
енгiзудi мақұлдау туралы.
Жарлық шығаратын мекеменiң құжаттарында бiр қағида мен
орындалатын мәтiннiң жазылу нысаны бiрiншi жақта, жекеше түрде
болуы керек .
Мысалы: Бұйрық етемiн:
Ұсынамын .
Егер құжаттың авторы алқалы орыннан болса, онда бұйрық
құжаттары мәтiннiң мазмұнын үшiншi жақтың жекеше түрiнде қолданады.
Мысалы: Бұйырады:
Тағайындайды.
және бiрiншi жақтың көпше түрiнде қолданады.
Мысалы: Шешемiз:
Қабылдаймыз.
Хаттаманың мәтiнiнде үшiншi жақтың көпше түрiнде жазылады.
Мысалы: Тыңдадық:
Сөз сөйледiк:
Шешiм қабылдадық.
Мiндет пен құқықты анықтайтын құжаттардың және де шындықтың
мазмұнын қарастыратын немесе бағалайтын жазбасының мәтiнi жазылады.
Мысалы: департамент мiндеттердi iске асырады, акционер қоғамының
мүшелiгiне кiредi... , көпшiлiк шештi... .
Хаттарда келесi жазба түрлерi қолданылады:
1. жiберуiн өтiнемiз , қарастыру үшiн жiберемiз.
2. қажеттi деп санаймын, төлеуiн өтiнемiн.
3. мекеме қарсы емес, акционерлiк қоғам мүмкiн деп есептейдi.
17. Деректеме .
Қосымшаның бар екендiгiнiң белгiсi
Мәтiнде айтылған қосымша бар екендiгiнiң белгiсi келесi түрде
толтырылады. Қосымша 3 парақ 2 дана.
Бұйрық құжаттарында қосымша бар екендiгi жөнiнде мәлiмдеме
мәтiнде көрсетiледi. Егер мәтiнде берiлмеген қосымша құжатта болса,
онда оның аты, парақтары мен данасының саны жазылады. Егер
қосымшаның саны көп болса, онда оларға реттiк сан берiледi.
Мысалы: Қосымша 1. 20. 07. 98 ж. № 213 келiсiм 5 беттiк
2 дана. 2. 15.09.98 ж. № 17 жұмысқа қабылдау акты 1 беттiк 4
дана.
Егер қосымша кiтапша түрiнде болса, онда парақтың саны
жазылмайды. Бұйрық құжаттарда қосымшаларға арналған үстiнгi оң жақ
бұрыштама бұйрық құжатының аты мен оның тiркелген уақыты, реттiк
саны, қосымша деген белгiсi болуы қажет, ол мынадай түрде
берiледi.
Қарағанды конфеттерi
АҚ бастығының 01.12.98.
жасаған бұйрығына № 12 қосымша.
Егер қосымшаны құжатта берiлген адрестердiң барлығына бiрдей
жiбермесе, онда ол жөнiнде белгi мынандай түрде жазылады. Бiрiншi
адреске 2 бет, 5 дана қосымша.
18. Деректеме .
Қолы
Қолы деген деректеменiң құрамына, құжатқа қол қойған адамның
қызметiнiң аты (қысқаша, мекеменiң атауынсыз, егер құжат бланкте
ресiмделсе), жеке өз қолы және оның түсiнiктемесi кiредi.
Түсiнiктемеде қолы аты – жөнiнен бұрын қойылады.
Мысалы:
Бас директор жеке қолы Ә.И Мусин.
немесе
Арай ААҚ жеке қолы Ә.М Қасым.
бас директоры.
Қызмет бланкiсiнде құжат толтырылғанда, құжатқа қол қойған
адамның қызметi жазылмайды.
Қазақстан Республикасы азаматтық кодексi құжатқа қол қойған
адамның әкесiнiң атын бiлдiретiн әрiптi жазбауға рұқсат етедi.
Мысалы:
Әкiм өз қолы С.Амиров.
Егер құжатқа бiрнеше қызмет адамы қол қойса, онда олар
қызмет орнына байланысты бiрiнен кейiн бiрi қояды.
Мысалы:
Бас директоры өз қолы И.В Оспанов.
Бас есепшi өз қолы О.Б ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
КIРIСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..4
І-ТАРАУ. ҚҰЖАТ ТҮСIНIГI ЖӘНЕ ҚЫЗМЕТІ, ТҮРЛЕРI ЖӘНЕ
ДЕРЕКТЕМЕЛЕРI ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..5
1.1 Құжат түсiнiгi және оның
маңызы ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
..5
1.2 Құжаттың
түрлерi ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... .9
1.3 Құжаттың
деректемелерi ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... .13
ІІ-ТАРАУ. БҰҚАР ЖЫРАУ АУДАНЫ ӘКІМІНІҢ АППАРАТЫ ... ... ... ... ... ... 24
2.1. Бұқар Жырау ауданы әкімшілігінің құрылымы мен
міндеттері ... ... ... ... ...24
2.2. Әкімшілік аппараты құжаттарды өңдеу мен дайындауға қойылатын
талаптар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..34
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...37
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР
ТIЗIМI ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... .38
КIРIСПЕ
ХХI ғасырға тәуелсiз ел ретiнде енген республикамыздың
әлеуметтiк, экономикалық, мәдени өмiрiнде үлкен өзгерiстер болып
жатыр.
Солардың бiрi қазақ тiлiнiң мемлекеттiк тiл ретiнде қызмет
етуiнiң алғы шарттарының бiрi – оның қоғамдық өмiрдiң әр алуан
саласында қызмет етуi және соған орай iс қағаз құжаттарының
қазақша жүргiзiлуi. Құжаттардың тiлi бiр жүйеге түспей, стильдiк жағынан
қалыптаспай, барлық құрылымдағы iс құжаттары қазақ тiлiнде жүргiзiлмей
қолданыс аясы, қызмет қарымы өрiсiн кеңейте алмайды.
Қалай десек те, республикада мемлекеттiк органдарда iс қағазын
мемлекеттiк тiлде жүргiзуге бет бұрды.
Ал осы ретте мемлекеттiк және мемлекеттiк емес органдарда,
мекемелерде, ұйымдар мен кәсiпорындарда мемлекеттiк тiлде iс
жүргiзу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда құжат
қызметi мен айналымын iске асыру - бүгiнгi таңда өткiр тұрған
мәселе.
Қазiргi нарық заманында көпшiлiк күнделiктi өмiрде бетпе – бет
кездесiп отыратын әр түрлi құжаттарды толтырудың үлгiлерi ғылыми
тұрғыдағы түсiнiктерi берiлген. Яғни, құжат қоғам өмiрiнде үлкен
қызмет атқарады. Әсiресе iс қағаздардың саяси, тарихи, құқықтық,
экономикалық маңызы өте зор. Менiң ойымша қоғам өмiрiнде құжатсыз
ешқандай жұмыстың қазiргi кезде шешiмi жоқ. Сондықтан қандай да
мекемеде, мемлекеттiк органдарда, ұйымдарда құжаттың қызметi әсiресе
iс қағаздардың оған: хат алысу, ақпарат, қызмет көрсету, шығарылған
түрлi шешiмдер, телефонхат сияқты құжаттар арқылы iске асады.
Үкiметтiң басқару iстерi жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты
құжаттар арқылы жүргiзiледi.
Құжаттың қызметi - деген түсiнiкке менiң өз ойыма келетiн
болсам, яғни кез – келген мекеменiң қызметiн, әрекетiн көрсететiн
құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме
iшiнде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен
жұмыс та, сондай – ақ оларды қабылдау, тiркеу, ол бойынша жұмыс
iстеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке
дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кiредi.
І-ТАРАУ. ҚҰЖАТ ТҮСIНIГI ЖӘНЕ ҚЫЗМЕТІ, ТҮРЛЕРI ЖӘНЕ ДЕРЕКТЕМЕЛЕРI
1.1 Құжат түсiнiгi және оның маңызы.
Құжат - латын тiлiнде куәлiк, дәлелдеу тәсiлi деген
мағына бередi. Бүгiнгi қолданыста оның негiзгi үш мағынасы бар.
1. Қандайда бiр фактiнi не бiрнәрсеге деген құқықты растайтын iс
қағазы;
2. Жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат);
3. Бiр нәрсе туралы жазбаша куәлiк (мысалы ескi грамоталар);
Құжаттану ұғымының бiрнеше бағыттары бар, бiрақ бұл бағыттардың
бiреу де жалпы түрде қабылданған емес, яғни алдағы уақытта әлi де
болса бұл бағыт зерттеледi. Құжат деген ұғымның өзi толық
қалыптасқан жоқ. Құжаттану деген ұғым көп аспектiлi және iшкi
құрылымында жан-жақты құжаттың бiрнеше бағытын қамтиды. Сондықтан
әлi де болса құжат ұғымына және құжаттың ұғымына бiр тұтас
көзқарас қалыптасқан жоқ. Қазiргi кезеңде қалыптасқан термин
бойынша құжаттану құжат туралы және құжаттың камуникативтiк
атқаратын жұмыс туралы, қызмет турал ғылым. Бұл арнайы ғылыми
пән құжаттың заңдылық түрде құрылымын оның табиғатын, оның
атқаратын рөлiн, құрылым принциптерiн және олардың методикасын
зерттейтiн пән. Құжат ақпараттың дерегi ретiнде және әлеуметтiк
камуникативтiк ерекшелiгiмен бiрге зерттейдi, яғни құжат және
құжаттық камуникативтiк адамдардың атқаратын функционалдық жұмысына
бағытталған ғылым болып саналады және ол комплекстi жан – жақты
қалыптасқан пән, яғни құжаттың тарихи маңыздылығын, қазiргi
кезеңдегi рөлiн және алдағы уақытта болатын өзгерiстерiн
зерттейтiн құжаттарды жариялау, пайдалану тағы сол сияқты. Құжат
туралы ерекшелiктердi зерттейдi, яғни ақпарат және құжат деген
ұғым бiр – бiрiмен тығыз байланысты себебi ақпарат құжаттың
негiзi.
Кәсiпорынды басқару – мәлiметтердi қабылдап алу және өңдеу,
шешiм қабылдап оны орындау сияқты белгiлi бiр дәрежедегi ақпараттық
процесс болып табылады. Дұрыс шешiм қабылдау үшiн толық түрдегi
жедел және ақиқат мәлiметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы
талабына жауап беруi тиiс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемiмен
ғана емес, сонымен бiрге оның мәндi де басты мәселелерiн көрсетумен
бағаланады. Яғни, ақпараттың көптiгi оны өңдеудi талап етедi . Оның
маңызды, жедел орындауды қажет ететiн жақтарын айқындап, оны қабылдап
түсiнуге ыңғайлы күйге түсiрудi керек етедi. Осы жұмыстың бәрiн
құжаттанушы атқаруы тиiс. Құжаттың сапасы, оның толықтығы, оралымдылығы
және анықтылығымен ғана емес, сондай –ақ оның ықшамдылығы мен,
көрнекiлiгiмен және қолайлығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тiкелей қатынас жасаумен тиiмдi ұштастырыла
жүргiзiлсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар iс-әрекеттiң табысты болуына жағдай жасайды.
Сонымен қатар құжат – хабар мәлiметтiң қайнар көзi және таратушысы,
заң арқылы қорғалатын iстi белгiлеудiң тәсiлi де болып табылады.
Басқарудың құралы ретiнде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие
беруде, бухгалтерлiк есептеу мен есеп беруде, оперативтi басқаруда,
ұйымның қызметiн кадрлық жағынан қамтамасыз етуде тағы басқа
қолданылады. Құжаттарда мемлекеттiк құрылым белгiленедi, олар
мекемелер, ұйымдар, кәсiпорындар және азаматтар арасындағы қатынастар
үшiн қызмет етедi.
Материалданған (құжат түрiндегi) заңды күшi бар мәлiметтер
төрелiк сотта бизнес бойынша әрiптестерiмен шаруашылық дауларын
немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бiр фактiнiң
негiзгi дәлелi ретiнде қызмет етедi.
Кәсiпорынның не ұйымның құжаттары белгiлi бiр мәдени – тарихи
құндылыққа ие, мемлекеттiң архив қорының бөлiгi болып табылады,
сондықтан олар мемлекеттiк архивтерге тапсырылуы тиiс.
Құжат толтырудың бiртұтас ережесiн Қазақстан Республикасы
мәдениет, ақпарат және қоғамдық келiсiм министрлiгiнiң архивтер мен
құжаттарды басқару комитетi белгiлейдi. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы
30 маусымда Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетi бекiткен
Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық - құқықтық нысандардағы
кәсiпорындар, мекемелер мен ұйымдар құжат толтыруды басқару және
құжат жүргiзудiң негiзгi ережелерi деп аталатын № 562 қаулысы
болып табылады.
Ережелерде құжаттарды толтырудың және құжат айналымын
басқарудың нормалары айқындалған.
Құжаттың атқаратын міндеті.
Құжат бірнеше сипатымен білінеді. Ең негізгісі құжаттың атқаратын
міндеті. Оны білу дегеніміз бізге құжаттың не үшін арналғанын ұғындырады.
Мысалы: құжаттың басқару міндеті дегеніміз қоғамды басқару реттеу мағынасы
бар екенін аңғартады. Яғни осы арқылы потенциялдық мүмкіншілігін алдағы
уақытта толық пайдалану үшін қажет. Сонымен қатар атқаратын міндеті арқылы
ақпараттың сипатын ұғымын толық ұғынуға болады. Құжаттың атқарушы міндеті
арқылы түркілікті маңыздылығын әлеуметтік түсінуге болады.
Сонымен қатар құжаттың ғылыми жүйелігін типтік қатынастың әзірлеу,
жариялау, сақтау, пайдалану құндылығын бақылауға қатысты ыңғайлы оптималдық
жолдарын іздестіруге мүмкіндік береді. Әсіресе құжаттынау теориялық
негіздерін ұғынудың ғылыми апаратын қалыптастыруға себебін туғызады.
Құжаттың айрықша ерекшелігіне келесі түрлері жатады:
1. Құжаттағы сематикалық мазмұны болса себебі құжат адам ойының
нәтижесі және ол арнайы белгІлер арқылы жеткізІледі. Сондықтан белгІлердің
қалыптасу реті және осы адамның белгІлері арқылы ойының жеткізілуі құжаттың
міндеттерінің айырмашылығы болып табылады.
2. Құжаттың қалыптасқан заттың формасы болуы міндетті түрде, себебі ол
ақпаратты көп мерзімде сақтап, көп уақытта пайдалану және ақпаратты уақыт
пен кеңістікте жеткізе отырып, тіпті алмастыруға мүмкіншілік туғызады.
3. Әлеуметтік коммуникациядағы пайдалану үшін арнаулы, яғни құжаттарды
адамды коммуникациялық мақсат үшін әдейі ойлап тапты.
Негізінен құжат қоғамға қажетті функцияны атқарады және оны қоғамның
өзі тудырады. Сондықтан негізінен құжаттың атқаратын көптеген функционалдық
ролі бар.
Құжаттың функционалдық ролі.
Құжаттың функциясы дегеніміз – оның қоғамдық ролі, әлеуметтік
қажеттілігі, мақсаты және шешетін мәселесі. Сондықтан құжат негізінен
полифункционалдық объект болып табылады және бір-бірімен тығыз байланысты
әлеуметтік функцияны атқарады.
Әлеуметтік функцияны 3 топқа бөлеміз:
1. Бастапқы
2. Жалпы
3. Арнайы
Құжаттың бастапқы функциясы ақпаратты сақтап уақыт пен кеңістікте
жеткізу ролі.
Құжаттың жалпы функциясы – коммуникативтік немесе байланыстық
кумулятивтік және жалпы ақпараттық ролі болып табылады. Егер ақпартық
функциясы деп айтатын болсақ құжатың қоғамдағы ақпараттың қамтуы, яғни
құжат ақпараттың, білімнің көзі. Құжаттың ақпарттық критерия оның
ақпараттық толығынан яғни ақпараттың саны және сапасы деп ұғыну керек.
Айтыалық кішігірім көлемде құжата ақпарат толық болса ақпарат сапалы.
Құжаттың коммуникативтік функциясы – адамның қарым-қатынасына
ақпаратың жабдық ретінде жеткізу ақпаратты ұрпақтан ұрпаққа жеткізу, яғни
құжат осы тұрғыда адамның қарым-қатынасын біріктіріп құжаттың
коммуникациялану орындайды. Онсіз адамның әлеуметтік қарым-қатынасы болуы
мүмкін емес.
Құжаттың кумулятивтік функциясы – яғни бұл құжаттың ақпартты,
жинақтаушы, реттеуі, толықтыруы ұғынуға болады. Себебі осы арқылы ұрпақтан-
ұрпаққа архив, кітапхана, мәліметтер базы, интернет, ақпараттың жинақталуы
реттелуі.
Ақпараттың арнай функциясы – барлық жағдайда болмайды тек ғана
құжаттың айрықша арнайы типтеріне тән. Себебі олар қоғамның әлеуметтік
қажетінде туындалады. Мысалы келесі арнайы түрлері бар:
- Құжаттың басқару функциясы
- Құжаттың білім алу функциясы
- Құжаттың заңдылық функциясы
- Құжаттың мәдениеттік функциясы
- Құжаттың мемориялдық функциясы
- Құжаттың гедомикалық функциясы
Құжаттың басқару функциясы дегеніміз адамның басқару мақсатындағы
ойлап табылған әдісі. Яғни ол арнайы құжаттар арқылы жүргізІледі. Мысалы:
Заң, ереже, қаулы, шешім, жарғы, бұйрық, хаттама және т.б. Ресмей іскерлік
құжаттар арқылы жүргізІледі.
Құжаттың ногативтік функциясы дегеніміз құжаттың адамға білім алу,
жеткізу ролін атқарады. Айталық адамдар білімді келесі құжат түрлерін
қабылдады. Мысалы: Оқулық, практикум, хрестоматия, методикалық материалдар
не болмаса ғылыми монографияны диссертация, зерттеу есебі яғни ғылыми
құжаттар арқылы білімді қабылдайды.
Құжаттың заңдылық функциясы - яғни құжаттың бір болған оқиғаны
дәлелдеуші болып толтырылуы. Мысалы: аттестат, диплом, удостворение
личности және т.б.
Құжаттың құқықтық функциясы негізінен Ресмей құжаттарға тән:
Конституция, заң, бұйрық т.с. құжаттың заңдық йункциясы тарихи деректі
дәлеледегенде өзіндік, яғни заңдылық ролін атқарады.
Құжаттың жалпы мәдениетік функциясы бұл құжаттың қоғамдағы мәдениетің
дамуына әсер етуі, яғни мәдениетік әдет – ғұрыпты жазып оны атадан балаға
мұра етіп жеткізу құндылықтарды сақтап қалу этикалық нормаларды қабылдау
жолдары болып табылады. Мысалға көркем әдебиет құжаттары ғылыми басылымдар
кинофильмдер, видеиеофильмдер, фотосурет, открытка және т.б.
Құжаттың мемориялдық функциясы дегеніміз яғни құжат адамның естелігі
ретінде қызмет етеді. Ақпараттың кеңістік пен уақытта келешектен келешекке
жеткізу функциясы. Бұл қасиетті естелік яғни олардың жоғарғы әлеуметтік
және тарихы құнылығы болады. Оның қатарына келесі құжаттар жатады: қол
жазба, естелік құжаты және ерте кезеңдегі жазылған көне құнды құжатты.
Құжаттың дедоникалық функциясы ол құжаттар арқылы адамдар бос уақытың
өткізеді, ойын сауық өткізеді, көркем сурет шығармалары кинофильмдер
компакт диск, видеофильм және т.б.
Құжаттың арнай функциясы бар олар статистикалық дерек авторлық құқықты
әлелдеуші.
1.2 Құжаттың түрлерi
Iс қағаздарының түрлерi өте көп, олардың негiзгi түрлерiн
мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметiне,
формасына тағы басқа ерекшелiктерiне қарап топтастыруға болады.
Ұйымдар мен мекемелердiң iс жүргiзу барысында негiзгi орын алатын
құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық- өкiлеттiк құжаттар деп
алып, оларды iштей бiрнеше топқа топтауға болады. Сондай -ақ
құжаттардың мазмұны мен қызметiне қарай жеке адамға қатысты және
қызметтiк iс қағаздары деп екiге бөлiнедi. Ал жасалу орнына қарай
мекменiң iшкi iс қағаздары болып бөлiнедi. Шығу, жасалу сатысына
қарай түпнұсқалық және көшiрмелiк болып бөлiнедi. Алқалық ұйымдардың
құжаттары iс қағаздарының бiр түрi ретiнде қаралады.
Ендi осы топтардың әр қайсысына жеке-жеке тоқталайық
Ұйымдық - өкiлеттiк құжаттар iштей ұйымдық, өкiлеттiк және
анықтама – ақпараттық болып үшке бөлiнедi.
Ұйымдық құжаттарға мекеменiң ұйымдастырылуына, құрылуына
қатысты құжаттар, басқару ақпараттық құрылымы, құрамы, штат кестесi,
iшкi жүйе тәртiбi құрылымдық бөлiмшелер жағдайы, мiндеттер, жарғы,
ереже, нұсқау басқа құжаттар жатады.
Мекеме мемлекеттiк тiркеуге алынған сәттен бастап заңды
тұлға болып саналады. Тiркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды
тiркейтiн Мемлекеттiк реестрге алынады.
Ұйымдық - құқықтық әрекетiне қарай мекеменiң ұйымдық құжаттарына
- мекеме жарғысы; құрылтайшылар келiсiмi және жарғы; коммерциялық
емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады.
Мекеме жарғысы белгiленген тәртiп бойынша бекiтiледi. Жарғыда
мекеменiң iс-әрекетi, негiзгi бағыты, басқа бiрлестiктер, жеке, заңды
тұлғалармен қарым – қатынасы, құқықтары мен мiндеттерi жазылады. Жарғы
мекеменiң ұйымдық- құқықтығын, оның атын, мекен – жайын, басқару органын,
бақылаушыларын, мекеменiң қайта құрылуын, iсiн тоқтатуын реттейдi,
растайды.
Құрылтайшылардың келiсiм-шарттары мекеменiң көздеген мақсатын,
принциптерiн, басқару органының құрамы мен мүмкiндктерiн, келiсiм – шарт
уақытын белгiлейдi.
Жарғы негiзiнде мекеменiң құрылымдық жүйесi мен жұмысшылар саны
анықталады. Штат кестесiнде қызметтiк атаулар мен еңбекақылар көрсетедi.
Мекеменiң бiрнеше құрылымдық бөлiмдерi болған жағдайда
құрылымдық бөлiмшелердiң құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершiлiк
мiндеттерiн, қызметтерiн белгiлейтiн бағыттағы Ереже жасалады.
Жұмысшылардың еңбегiн ұйымдастыру мекеме әкiмшiлiгiнiң мiндеттерiне жатады
және ол iшкi тәртiп ережелерiнен көрiнiс табады. Мекеменiң өзiндiк
әрекетi мен қызметтiк бағыты негiзiнде бұл құжат Iшкi тәртiп
ережелерiнiң типтiк үлгiсiн басшылыққа ала отыра жасалады.
Iшкi тәртiп ережесiнiң текстiн мекеме әкiмшiлiгi кәсiподақ
қызметкерлерiмен бiрлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында
өткiзiлетiн жалпы мәжiлiсте талқыланады, соңынан мекеме жетекшiсi
бекiтедi.
Кейбiр мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер
болады. Онда қызметкерлердiң мекеме мен жұмыс барысындағы құқықтық
қарым – қатынасын, мекеме жетекшiсi мен қызметкердiң құқықтық қарым-
қатнастары және тағы басқа мәселелер жазылады. Қызметтiк нұсқаулар
мекеме қызметкерлерiнiң құқықтарымен мiндеттерiн айқындайды.
Өкiлеттiк құжаттарға мекеменiң қызметтiк iс-әрекеттерiне және
қызметкерлерiне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады.
Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бiрлестiк жетекшiсi қол қояды.
Бұйрықтарда ұйымның, өндiрiстiк – шаруашылық және маңызды бағыттағы
мәселелерi жазылады. Сондықтан оларды безендiруде, сақтауда нақтылы
талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы
тиiс және оның безендiрiлуi мен оған қол қойылуы белгiленген
тәртiп бойынша жүргiзiледi.
Бұйрыққа қол қойылған соң, ол тiркеуге алынады түпнұсқасы
немесе оның көшiрмесi я үзiндiсi бұйрықты орындаушыларға берiледi
және оларға бақылау жасалады.
Бұйрықты безендiрудiң ең маңызды бөлiгi – оның мәтiнi.
Бұйрық мәтiнi өкiлеттiк бөлiмдерден құралып, БҰЙЫРАМЫН деген сөзден
берiледi және жеке жолға жазылады.
Орындалуы мiндеттi бұл өкiлеттiк құжат мәтiнi нақты,
түсiнiктi, қысқа жазылады. Онда iс-әрекеттiң орындалу мерзiмi,
орындаушының аты – жөнi көрсетiледi. Бұйрықта түсiнiксiз сөз орамдары
мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бiрнеше iс-әрекеттiң орындалуына негiзделген
болса, мәтiннiң өкiлеттiк бөлiгi пунктерге бөлiнедi және олар араб
цифрларымен белгiленiп азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта iс- әрекеттi орындаушы көрсетiлсе, онда оның аты-
жөнi, фамилиясы, қызметi толық жазылуы тиiс.
Бұйрықтың орындалуы үнемi iске асып отыруды қажет ететiн
жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзiмi
көрсетiлмейдi. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөнi, фамилиясы
жазылады.
Бұйрықтың соңғы пунктiнде оны орындауға мiндеттi және жауапты
тұлғаның қызметi көрсетiледi.
Өкiлеттiк құжат мәтiндерiнiң тақырыптары
... туралы , ... жөнiнде , ... жайында деген сияқты
шылаулармен келген сөз тiркестерiнен тұрады. Тақырып аттары мейлiнше
қысқа, нақты, не туралы ? деген сұрақтарға жауап беретiндей
сөз тiркестерiнен құралады. Мысалы: ... өзгерiс енгiзу туралы ,
... қайта қарау жөнiнде , ... шаралар қолдану жайында , ...
қорытындысы жөнiнде тағы басқа жазылады.
Ұйымдық -өкiлеттiк құжаттардың көп кездесетiн түрiне анықтама
– ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жедел хат, телефонхат,
түсiнiктеме, мәлiмхат, акт, анықтама және тағы басқа қызметтiк
хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады
және ұйымдық басқаруды қандайда бiр iс-әрекетпен ұштастырады, кейде
белгiлi бiр оқиғаны, фактiнi, iс - әрекеттi белгiлейдi, баяндайды. Хат,
жедел хат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы
болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келiсiмдер жасалады, мекеме басқа
бiрлестiктермен ресми байланыс жасайды.
Анықтама - ақпараттық құжаттардың бiрi – акт.
Ол мекеме жетекшiсiнiң тағайындалуымен құрылған тексерушiлер тобы
және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Актiлердiң бiрнеше
түрлерi кездеседi. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп
санау, iс қағаздарын қабылдап алу, өткiзу, материалдық құндылықтарды
қабылдаықтарды қабылда басқа.
Құжатта акт жазушылардың аты – жөндерi мiндеттi түрде
жазылады. Олардың ұсыныстары мен көзқарастары актiде белгiленбейдi.
Тексерушi топ мүшелерi тегiс қол қояды. Кейбiр актiлерге мекеме жетекшiсi
қол қояды және мекеме мөрi басылады.
Iс қағаздары мазмұны мен қызметiне қарай жеке адамға қатысты
және қызметтiк деп бөлiнедi. Қызметтiк iс қағаздары мекеме немесе
сол мекеменiң жауапты адамының атынан, ал жеке iс қағаздары жеке
азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты iс қағаздарына
мыналар жатады: өмiрбаян, арыз, сенiмхат, қолхат, хат, төлқұжат,
куәлiк, бiлiм туралы куәлiк тағы басқа. Төлқұжат, куәлiк, бiлiм
туралы куәлiк сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына
бередi. Қызметтiк iс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың iс
жүргiзу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады.
Мысалы: қызметтiк хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама тағы басқа.
Iс қағаздары формасына қарай типтiк, трафареттiк және еркiн
мәтiндi болып бөлiнедi. Типтiк iс қағаздары деп қалыптасқан мәтiн –
үлгi бойынша жазылатын iс қағаздарын айтамыз. Мысалы: арыз, өтiнiш
тағы басқа. Трафареттiк iс қағаздары деп мәтiннiң белгiлi бiр
бөлiгi алдын – ала типографиялық әдiспен басылып дайындалған
құжаттарды айтамыз.
Мәтiннiң алдын – ала дайындалған бөлiгiнде өзгермейтiн ақпарат
жазылады. Мысалы: студенттiң белгiлi бiр оқу орнында оқитынын
растайтын анықтама. Мұнда студенттiң аты – жөнi, фамилиясы, оқитын
бөлiмi мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлiгi
типографиялық әдiспен басылып, алдын – ала дайындалады. Еркiн мәтiндi
iс қағаздарына қалыптасқан үлгi бойынша емес, оны жазушы адамның
еркiнше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы: пiкiр. Еркiн мәтiндi iс
қағаздарын безендiруде де жалпы iс қағаздарына қойылатын талаптар
сақталады.
Мекеменiң iшкi iс қағаздарына мекеменiң қызмет ету
барысында, оны құжаттау процесiнде мекеме iшiнде дайындалған iс
қағаздары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келiп
түсетiн құжаттар сырттан келiп түсетiн iс қағаздарына жатады.
Шығу, жасалу деңгейiне қарай iс қағаздары түпнұсқалық және
көшiрмелiк болып бөлiнедi.
Түпнұсқалық iс қағаздарына кез – келген құжаттың бiрiншi рет
жасалған нұсқасы ( оригинал) жатады.
Ал көшiрмелiк iс қағаздарына түпнұсқаның мәтiнi сол күйiнде,
өзгерiссiз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгiлi бiр
бөлiгi жатады. Көшiрмелiк iс қағаздарына кез - келген құжаттың
көшiрмесiн ( диплом көшiрмесi, бұйрықтың көшiрмесi ) үзiндiсiн (
хаттамадан үзiндi, бұйрықтан үзiндi ) дубликатын жатқызуға болады.
Үзiндi - құжаттың қажеттi бөлiгiнiң мәтiнi өзгертiлмей
жазылған, қолға берiлетiн нұсқасы.
Дубликат - құжат жоғалған кезде берiлетiн құжаттың
түпнұсқасы мен күшi бiрдей көшiрмесi.
Кез – келген мекеме тек өзiнде жасалған құжаттың ғана
көшiрмесiн беруге құқы бар. Құжат көшiрмелерiнiң олардың көшiрме
екендiгi расталып қол қойылғанда ғана күшi бар. Егер көшiрме
мекемеден тыс жерге берiлетiн болса оған мөр басылады.
Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер
куәландырады. Нотариалдық кеңселер жоқ елдi мекендерде жергiлiктi
әкiмшiлiк қызметкерi құжаттарды олардың түпнұсқасымен салыстыра отырып
куәландырады. Азаматтардың мүлiктiк, отбасылық, қызметтiк, бiлiм
жағдайына байланысты құжаттардың ғана көшiрмесi алынып
куәландырылады.
Төлқұжаттың марапатталғаны туралы құжаттың, депутаттық
мандаттың, әскри билеттiң көшiрмесiн куәландыруға тиым салынады.
Алқалық ұйым iс қағаздары.
Алқалық (коллегия) - ресми түрде құрылған, лауазымды адамдар
тобынан тұратын әкiмшiлiктiк, кеңестiк немесе өкiлеттiк ұйым.
Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртiбi мен өткiзу
мерзiмi қарастырылған жұмыс жоспарына сәйкес өткiзiледi. Өндiрiстiк
қажеттiлiк болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртiбiне
өзгерiстер мен толықтырулар енгiзе алады. Күн тәртiбi алқалық ұйым
мүшелерiне ең күрделi деген мәселелер жөнiнде ақпарат жазылған
анықтама мен және шешiм жобасымен бiрге жiберiледi. Кей жағдайда
алқалық ұйым мүшелерiне жазбаша баяндамалар мен сөйлеушiлер сөзiнiң
тезисi де жiберiледi. Бұл маттериалдармен алдын - ала танысу
өткiзiлетiн отырысқа кететiн уақытты үнемдеуге септiгiн тигiзедi.
Отырыстың күн тәртiбiндегi мәселелердегi талқылаудың қорытындысы
бойынша қаулылар мен шешiмдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша
хаттама жүргiзiледi. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен безендiрiлуiне
алқалық ұйымның хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да толық
түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы
барысымен, қабылданған шешiм мен жан-жақы танысуға мүмкiндiк бередi.
Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгiсiне сәйкес жазылады.
Хаттамаға жазылған немесе безендiрiлген күн емес, отырыс бiрнеше
күнге созылатын болса, онда басталған мен соңғы күн көрсетiледi. Осы
күндер аралығында өткiзiлгендiгi жазылады. Мысалы: 12-14.11 1999ж.
Хаттамалар жыл бойына нөмiрленiп отырады. Келесi жылы
қайтадан 1-ден бастап нөмiрленедi.
Хаттама тақырыбы ретiнде алқалық ұйым аты және алқалық
қызмет түрi жазылады. Ол құжат атымен сәйкестiре жазылуы керек .
Мысалы: педагогикалық кеңес отырысы.
Хаттама мәтiнi екi бөлiктен тұрады: кiрiспе және негiзгi.
Кiрiспе бөлiкте төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртiбi,
шақырылғандар, қатынасқандар туралы мәлiмет жазылады. Фамилиялар
алфавит тәртiбiмен, иерархиялық тәртiппен берiледi, я болмаса олардың
жалпы саны көрсетiледi. Ал ат - атымен жазылған тiзiм хаттамаға
қосымша тiгiледi. Мысалы: қатынасқандар саны: 43 (тiзiм берiледi ).
Белгiлi кворум болу мiндеттi отырыстарда қатынасушылардың
жалғыз саны және шешiм қабылдауға тиiс қатысушылар саны
көрсетiледi.
Күн тәртiбiндегi мәселелер маңыздылығына қарай нөмiрленiп
берiледi. Хаттаманың негiзгi бөлiгi мынадай үш пунктен тұрады:
1. ТЫҢДАЛДЫ. 2 . ЖАРЫССӨЗ. 3 . ҚАУЛЫ.
ТЫҢДАЛДЫ бөлiмiнде қаралатын негiзгi мәселе сөз болады,
ҚАУЛЫ бөлiмiнде шешiм жазылады. Бұл сөздер бас әрiптер мен азат
жолдан жазылады.
Сөз сөйлегендер мәтiнiнiң мазмұны үшiншi жақ, жекеше түрде
жазылады. Қаулы мәтiнi нақты және не iстеу керектiгi, орындаушысы,
мерзiмi көрсетiледi.
Толық редакцияланған және безендiрiлген хаттамаға алқалық
ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.
Алқалық ұйым шешiмдерi орындаушыларына үкiметтi құжат ретiнде
( бұйрық, шешiм, қаулы ) немесе хаттамада я үзiндi ретiнде
жеткiзiледi.
1.3 Құжаттың деректемелерi
Құжаттарды дайындауда мына деректемелер жиi кездеседi:
1.Деректеме .
Мекеме белгiсi мен тауар белгiсi
Мекеме белгiсi мен тауар белгiсi мекеменiң ресми құжаттарына
сәйкес жарғымен басылады. Ресми құжаттарда Қазақстан
Республикасының елтаңбасы басылса, онда белгi қойылмайды.
2. Деректеме .
Мекеме коды
Мекеме коды бүкiл Қазақстан мекемелерi мен ұйымдарының
топтастыруымен қойылады және Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк
топтастыру комитетiмен мекеменi тiркеу кезiнде берiледi.
Мемлекеттiк ұйымдарға арналып берiлген құжаттарға мiндеттi
түрде код қойылады.
3. Деректеме .
Мекеменiң атауы
Құжат авторы болып табылатын мекеме атауы оның
құрылтайшылық құжаттарында бекiтiлген атауына сәйкес болуы керек.
Мекеме атауының үстiңгi жағында қысқартылған атауын, ал ол жоқ
болған кезде жоғарыдағы мекеменiң толық атауын көрсетедi. Мысалы:
Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк байланыс комитетi. Арман ғылыми –
техникалық орталығы.
Мекеме атауының қысқартылған түрi мекеменiң құрылтайшылық
құжаттарында бекiтiлген жағдайда ғана келтiрiледi . Қысқартылған атау
толық жазылған атаудың астына жақшаға алынып жазылады.
Мысалы: Орталық ғылыми – тәжiрбиелiк информатика институты. (
ОҒИНФОРМИ )
Акционерлiк қоғам құжаттарында акционерлiктiң түрi
көрсетiледi – жабық немесе ашық акционерлiк қоғам . Мысалы: Арай
ЖАҚ, ААҚ.
Шетел тiлiндегi атау Жарғыда бекiтiлген жағдайда ғана
жазылады. Шетел тiлiндегi атау қазақ тiлiндегi атаудың астына
жазылады.
Филиалдардың атаулары, аймақтық бөлiмдер, өкiлдiк , мекеме
құрылымдық бөлiмдерiнiң атаулары құжат авторы болып саналған
жағдайда ғана көрсетiледi. Атау бекiтiлген мекеме құрамына сәйкес
болуы керек және мекеме атауының астыңғы жағына жазылуға тиiс.
Мысалы: Арман ЖАҚ. Маркетинг департаментi.
Құжаттың авторы мекеменi танытатын қызметкер адам бола
алады. Мысалы: Батыс Қазақстан облысын қайта құру.
4. Деректеме .
Мекеме жайында берiлетiн анықтама
Мекеме жайында анықтама беру мынадай жағдайлармен iске
асырылады: почта индексi, телефон нөмiрi және қарастырылатын
мекеменiң басқа да мәлiмдемесi немесе таныстырмасы.
5. Деректеме .
Құжат атауларының түрлерi
Мекеменiң шығарған немесе жасаған құжат атауларының түрлерi,
мекеменiң жағдайына байланысты Жарғымен белгiленедi . Құжат
атауларының түрлерi бас әрiптермен жазылады. Мысалы: Бұйрық, Акт,
Жарғы.
Бұл деректеме ең бастылардың бiрi болып саналады және хаттардан
басқа барлық құжат түрлерiне қойылады.
6. Деректеме .
Құжаттардың мерзiмi
Құжаттың мерзiмi - дегенiмiз оның жазылған немесе бекiтiлген
күнi, мәжiлiс хат үшiн отырыстың болған және шешiм қабылдаған
күнi, ал акт үшiн оқиғаның болған күнi. Егер құжаттың авторы
бiрнеше мекеме болса, онда құжаттың мерзiмi ең соңғы қойылған күн
болып табылады. Құжаттың мерзiмi, үш қатар араб сандарымен мынадай
ретпен белгiлейдi: күнi, айы, жылы. Мысалы: 01.03.99.
Мөлшерлеп жасау және қаржы бөлу құжаттарын дайындауда
уақытты ресiмдеуде ауызша санау әдiсi қолданылады. Мысалы:
1 наурыз 1999 жыл. Мерзiмдi ресiмдеуде мынадай түрлердi ле
қолдануға болады. Мысалы: 99.03.01.
7. Деректеме .
Құжаттың тiркеу нөмiрi
Құжаттың тiркелу нөмiрi оның реттiк нөмiрiнен тұрады және де
мекеменiң көзқарасына қарай индекстермен толықтыруға болады.
- iстер жинағы (номенклатурасы) бойынша iстер;
- қызмет сұрақтарының;
- лауазымды адамдардың немесе орындаушылардың;
- құрылымдық бөлiмшелердiң;
- тiлшiлердiң;
Мысалы:
№ 1-3115 (1- құрылымдық бөлiмшенiң нөмiрi,
3- номенклатура бойынша iстiң нөмiрi,
115- құжаттың реттiк нөмiрi.)
№ МБ –3115 ( МБ – маркетинг бөлiмi,
3- iстiң нөмiрi,
115- құжаттың реттiк нөмiрi.)
№ ДҚ – 3115 ( Дастан Қуатов,
3 – iстiң нөмiрi,
115 – құжаттың реттiк нөмiрi.)
Бiрнеше мекемелермен бiрлесiп жасалған
құжаттарда, тiркеу индекстерi құжат авторларын көрсету
тәртiбiнде қисық сызық арқылы (солдан оңға қарай) қойылады,
мысалы: Қазақстан Республикасы Орталық банкi және Валют Транзит
банкiнiң бiрлескен құжатының нөмiрi мынадай болады.
01-20-10511921 ( 01-20-105 - Орталық банкпен тағайындалған
нөмiр, 11921 – Валют Транзит банкiмен тағайындалған нөмiр ).
Сыртқы саудалық келiсiм шартта оның нөмiрi екi бөлiмi бар
үш топ белгiлерiнен тұратын болады, мысалы:
№ ББ 000 000 00000. ББ- Дүние жүзiнiң елдерi халқаралық
топтастырғышы бойынша сатып алушы (сатушы) елiнiң кодына сәйкес
келетiн әрiп;
000 000 00 – ОКПО бойынша Сатып алушы (Сатушы) ұйымның коды;
000 – Сатушы ( Сатып алушы ) ұйымындағы құжаттың реттiк нөмiрi.
8. Деректеме .
Құжатты тiркеу нөмiрi мен мерзiмiне сiлтеме
Жауап берiлетiн ұйым құжатының тiркеу нөмiрi мен мерзiмiне
сiлтеме шартты түрде “___ ”____________ № ____ деп белгiленедi.
Ұйымға келiп түскен құжаттың тiркеу нөмiрi мен мерзiмiне
сiлтеме ресми құжатта орналасуы және оған жауап болып табылатын
хатты құрастыру кезiнде толтырылуы мүмкiн.
Бұл деректеме хатты алушының (адресаттың) құжаты мен әрi
қарай жұмыс iстеуге ыңғайлы болу үшiн толтырылады.
9. Деректеме .
Құжаттың құрастырылған немесе шығарылған орны
Құжаттың құрастырылған немесе шығарылған орнын оның
Мекеменiң атауы және Мекеме бойынша анықтамалық мәлiметтер
деректемелерi бойынша анықталуы қиынға соққан жағдайда көрсетедi.
Құрастырылған немесе шығарылған орнын қабылданған әкiмшiлiктiк
аймақтық бөлудi есепке алумен көрсетедi, және ол тек қана жалпы
қабылданған қысқартуларды енгiзедi, мысалы: Қарағанды қаласы, Алматы
қаласы.
10. Дерекетеме .
Құжатқа мүмкiндiк алуды шектейтiн белгi
Құжатқа мүмкiндiк алуды шектейтiн белгi
(жасырын, құпия.) жақшаға алынбай құжаттың бiрiншi парағы оң
жақ шетiнде қойылады, оны мәлiметтермен қаралған заңды ақпараттар
мен, мемлекет құпиясына қатысты және жасырын хабармен толықтыруға
болвды. Мысалы: Жасырын. № 1 дана.
11. Деректеме .
Адрес иесi
Адрес иесiнiң құрамында мекемелер, олардың құрылым
бөлiмшелерi, лауазымды немесе орындаушы адамдары болуы мүмкiн.
Мекеменiң атауын және оның құрылым бөлiмшелерiн атау септiгiнде
көрсетедi. Мысалы: Игiлiк банк. Кредит бөлiмi.
Құжат жiберiлген адамның қызметi тәуелдiк жалғауының 3
жағында, ал аты – жөнi барыс септiгiнде тұрады. Мысалы:
ЖАҚ Қуат
Жарнама Департаментiнiң
бас есепшiсi
Сыман Асан Ермекұлына
немесе
Қарағанды конфеттерi
ААҚ.
Бас директоры
Жетпiс Сәкен Дәуренұлына
Егер құжатты бiрнеше бiркелкi мекемелерге немесе бөлiмшелерге
жiберетiн болса, онда оларды жалпылама көрсетедi.
Мысалы:
Оңтүстiк Қазақастан облысының мекеме басшыларына
Адрес иесi деректемеснiң мейлiнше көп жиынтығы келесi
бөлiмдерден тұрады.
1. Мекеменiң атауы.
2. Құрылым бөлiмшелерi.
3. Аты – жөнi, тегi.
4. Қызметi.
5. Пошталық мекен – жайы.
Мысалы:
ААҚ Қуат
кадрлар бөлiмiнiң бастығына
Асқар Қанат Серiкұлына
470061 Қарағанды қаласы
Ермеков көшесi 27.
Пошта адресiнiң элементi дәйектi айқындауда Қазақстан
Республикасының поштаны жiберу ережелерiмен көрсетiледi.
Халқаралық байланыс жiберiлiмдерiнiң адресiн халқаралық
стандарт бойынша ресiмдеу керек:
Әуелi адрес иесiнiң аты және тегi, сонан соң үйi,
көшесi, қаласы, штаты және соңында - елi.
Мысалы:
Р
32-17
119215
Факстiң адресi төмендегiдей көрсетiледi.
ЖАҚ Болашақ
директоры Есен Мәжит Оспанұлына
ф. (095) 235-41-08
Адрес иесi деректемесi құжаттың жоғарғы оң жақ бұрышында,
шек қойылатын белгiлердiң iшiнде басылады.
12. Деректеме .
Құжаттарды бекiту белгiсi
Құжат лауазымды адам мен немесе әдейi жасалған құжатпен
бекiтiлуi мүмкiн. Лауазымды адам құжатты бекiткенде, бекiтiлген
белгi Бекiтемiн деген сөзбен жақшасыз жазылуы керек, құжатты
бекiтетiн адамның қызметi, жеке қолы, ұғындырылған мерзiмi
бекiтiледi.
Мысалы:
Бекiтемiн
Арай ЖАҚ
Бас директоры
Жеке қолы
А. С. Омаров.
02.02.99.
Қаулы шешiм, бұйрық, мәжiлiс хат құжаттарын бекiткенде, бекiту
белгiсi Бекiтiлдi деген сөзден тұрады, бекiтiлген құжаттың атауы,
оның уақыты, нөмiрi болады. Мысалы:
Ректорат отырысының
21.03.99. № 4 мәжiлiс хатымен бекiтiледi.
немесе
Арай
ЖАҚ директорының 21.03.99.
№29 бұйрығымен бекiтiледi.
13. Деректеме .
Бұрыштама қою
Бұрыштама құжатта тiкелей басшының өзiмен жазылады және
онымен бiрге:
1. орындаушының тегi (құжаттың кiмге тапсырылғаны).
2. тапсырманың маңызы (нақты iс - әрекетi).
3. орындау мерзiмi.
4. басшының өз қолы және қол қойған уақыты.
Мысалы: Жәкен Алма Рымбекқызына келiсiм 04.03.99. дейiн
жiберiлсiн.
Жеке қолы
. 04.03.99.
Немесе
Мысалы:
Жәкен
Алма Рымбекқызына.
Келiсiм жасауға 04.03.99
дейiн жiберiлсiн.
жеке қолы 04.02.99
немесе
Сағат
Әлiкей Назарұлына
Келiсiм
шартының жобасын дайындасын.
Жеке қолы 01.02.99
Егер бұрыштамада бiрнеше орындаушылар көрсетiлсе, онда жауапты
адам бiрiншi жазылған кiсi болып саналады, ал басқалары орындау
барысында осы сұрақтарға қоса жауап бередi. Бұрыштаманы ресiмдеудi
жеке бөлек параққа жазуға мүмкiндiк бар.
14. Деректеме .
Мәтiннiң атауы
Мәтiннiң атауы құжатқа қысқаша мазмұн берiп тұрады. Атауы
құжаттың түрлерiмен келiсiледi. Атау мынадай сұрақтарға жауап
бере алады:
не туралы ?
Мысалы: хатта - тауарды әкелу туралы,
бұйрықта - жұмысқа алу туралы,
шартта – кадр бөлiмi туралы.
ненi ?
Мысалы: акт – тамақтарды жою,
хаттама - акционерлiк жиналысы,
ереже - техника қауiпсiздiгi.
А бланкiсiнде ресiмделген құжаттың мәтiнiне атауын жазбай – ақ
қоюға болады.
15. Деректеме .
Бақылау туралы белгi
Құжаттың орындалуын бақылауды жүзеге асыратын лауазымды адамға
немесе бөлiмшеге бақылау белгiсi қойылады. Бақылау белгiсiн Б
деген әрiппен белгiлеп, сөзбен немесе Бақылау деген түрде
көрсетедi.
16. Деректеме .
Құжаттың мәтiнi
Құжаттың мәтiнi - кез – келген құжаттың негiзгi элементi.
Құжаттың мәтiнi ереже бойынша екi бөлiмнен тұрады. Бiрiншi бөлiмде
құжаттың себебi, негiзi, оның жазылу мақсаты көрсетiледi, ал екiншi
бөлiмде қорытынды, өтiнiш, ұсыныс, бұйрық немесе сипаттама жазылады.
Егер құжаттың мазмұнына дәлелдеу, түсiнiктеме қажет болмаса, онда
оның мәтiнi тек қорытынды бөлiмiнен тұрады. Мысалы: бұйрықтарда -
басқара бiлетiн бөлiм белгiлеусiз, хат, өтiнiш, арыздарға - түснiктеме
бермей, қысқа жазба, баяндама – болған iстi бағаламай қорытындысыз.
Бiр сөйлемнен тұратын құжаттардың бiрiншi бөлiмiнде негiзi
немесе жазылу себебi жазылады, ал екiншi бөлiмiнде қабылданған
шешiмi, бұйрық өтiнiш болады.
Мысалы: Заң бөлiмiнiң қызметiн ақпаратты хабар мен қамтамасыз
етiп отыруын жақсарту үшiн Референт мәлiмет негiзiн орнатуын
өтiнемiн. Үздiксiз ақпаратты трафареттiк мәтiн ретiнде ресiмдеуге
болады. Мысалы: жұмыскердiң еңбекақысы жөнiндегi анықтама.
Басқа мекеменiң жетiк дайындалған немесе ертерек басылып
шыққан құжаттарының негiзiнде дайындалған құжат мәтiнiнде олардың
деректемесi келесi қатарда жазылады: құжат түрiнiң аты, авторы,
уақыты, тiркелген реттiк саны, мәтiннiң атауы. Мысалы: Қазақстан
Республикасының Қаулысына сәйкес 21.02.99 жылдан № 25- Б Айып
енгiзудi мақұлдау туралы.
Жарлық шығаратын мекеменiң құжаттарында бiр қағида мен
орындалатын мәтiннiң жазылу нысаны бiрiншi жақта, жекеше түрде
болуы керек .
Мысалы: Бұйрық етемiн:
Ұсынамын .
Егер құжаттың авторы алқалы орыннан болса, онда бұйрық
құжаттары мәтiннiң мазмұнын үшiншi жақтың жекеше түрiнде қолданады.
Мысалы: Бұйырады:
Тағайындайды.
және бiрiншi жақтың көпше түрiнде қолданады.
Мысалы: Шешемiз:
Қабылдаймыз.
Хаттаманың мәтiнiнде үшiншi жақтың көпше түрiнде жазылады.
Мысалы: Тыңдадық:
Сөз сөйледiк:
Шешiм қабылдадық.
Мiндет пен құқықты анықтайтын құжаттардың және де шындықтың
мазмұнын қарастыратын немесе бағалайтын жазбасының мәтiнi жазылады.
Мысалы: департамент мiндеттердi iске асырады, акционер қоғамының
мүшелiгiне кiредi... , көпшiлiк шештi... .
Хаттарда келесi жазба түрлерi қолданылады:
1. жiберуiн өтiнемiз , қарастыру үшiн жiберемiз.
2. қажеттi деп санаймын, төлеуiн өтiнемiн.
3. мекеме қарсы емес, акционерлiк қоғам мүмкiн деп есептейдi.
17. Деректеме .
Қосымшаның бар екендiгiнiң белгiсi
Мәтiнде айтылған қосымша бар екендiгiнiң белгiсi келесi түрде
толтырылады. Қосымша 3 парақ 2 дана.
Бұйрық құжаттарында қосымша бар екендiгi жөнiнде мәлiмдеме
мәтiнде көрсетiледi. Егер мәтiнде берiлмеген қосымша құжатта болса,
онда оның аты, парақтары мен данасының саны жазылады. Егер
қосымшаның саны көп болса, онда оларға реттiк сан берiледi.
Мысалы: Қосымша 1. 20. 07. 98 ж. № 213 келiсiм 5 беттiк
2 дана. 2. 15.09.98 ж. № 17 жұмысқа қабылдау акты 1 беттiк 4
дана.
Егер қосымша кiтапша түрiнде болса, онда парақтың саны
жазылмайды. Бұйрық құжаттарда қосымшаларға арналған үстiнгi оң жақ
бұрыштама бұйрық құжатының аты мен оның тiркелген уақыты, реттiк
саны, қосымша деген белгiсi болуы қажет, ол мынадай түрде
берiледi.
Қарағанды конфеттерi
АҚ бастығының 01.12.98.
жасаған бұйрығына № 12 қосымша.
Егер қосымшаны құжатта берiлген адрестердiң барлығына бiрдей
жiбермесе, онда ол жөнiнде белгi мынандай түрде жазылады. Бiрiншi
адреске 2 бет, 5 дана қосымша.
18. Деректеме .
Қолы
Қолы деген деректеменiң құрамына, құжатқа қол қойған адамның
қызметiнiң аты (қысқаша, мекеменiң атауынсыз, егер құжат бланкте
ресiмделсе), жеке өз қолы және оның түсiнiктемесi кiредi.
Түсiнiктемеде қолы аты – жөнiнен бұрын қойылады.
Мысалы:
Бас директор жеке қолы Ә.И Мусин.
немесе
Арай ААҚ жеке қолы Ә.М Қасым.
бас директоры.
Қызмет бланкiсiнде құжат толтырылғанда, құжатқа қол қойған
адамның қызметi жазылмайды.
Қазақстан Республикасы азаматтық кодексi құжатқа қол қойған
адамның әкесiнiң атын бiлдiретiн әрiптi жазбауға рұқсат етедi.
Мысалы:
Әкiм өз қолы С.Амиров.
Егер құжатқа бiрнеше қызмет адамы қол қойса, онда олар
қызмет орнына байланысты бiрiнен кейiн бiрi қояды.
Мысалы:
Бас директоры өз қолы И.В Оспанов.
Бас есепшi өз қолы О.Б ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz