Іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізу
Модуль 1.Бөлім. Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру.
Лекция№1.Тақырып: Кіріспе. Пәннің мазмұны мен мақсаты.
Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Іс қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты құжаттарымен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.
Лекция№1.Тақырып: Кіріспе. Пәннің мазмұны мен мақсаты.
Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Іс қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты құжаттарымен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.
1. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу - В.И. Скала, Б.В. Скала, Н.В. Скала – Алматы :ТОО «Издательство LTM».,2005.
2. Ресми іс қағаздары - А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова – Алматы: «Сөздік - Словарь», 2001.
3. Іс қағаздарын қазақ тілінде жүргізу - Әлия Хазимова – Алматы: «Олжас Баспасы», 2004.
4. Іс қағаздарын жүргізу - В. Салагаев, Б. Шалабай – Алматы: «Раритет», 2004
Қосымша әдебиеттер:
1. Екі тілде іс жүргізу - М. Касымбеков, Қ. Әлімқұлов, К. Юсупов, Ж Әлмешев. Ә Сапарбекова – Алматы «Атамұра - Қазахстан» 1994.
2. Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Жакыпов Мірболат Хабиұлы «ТОО РПИК Дәуір» - 2006.
3. Іс қағаздарын қазақша жүргізу – Ләззат дүйсембекова Алматы: «Ана тілі», 2005.
2. Ресми іс қағаздары - А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова – Алматы: «Сөздік - Словарь», 2001.
3. Іс қағаздарын қазақ тілінде жүргізу - Әлия Хазимова – Алматы: «Олжас Баспасы», 2004.
4. Іс қағаздарын жүргізу - В. Салагаев, Б. Шалабай – Алматы: «Раритет», 2004
Қосымша әдебиеттер:
1. Екі тілде іс жүргізу - М. Касымбеков, Қ. Әлімқұлов, К. Юсупов, Ж Әлмешев. Ә Сапарбекова – Алматы «Атамұра - Қазахстан» 1994.
2. Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Жакыпов Мірболат Хабиұлы «ТОО РПИК Дәуір» - 2006.
3. Іс қағаздарын қазақша жүргізу – Ләззат дүйсембекова Алматы: «Ана тілі», 2005.
Қазақстан Республикасының Білім және Ғылым
министрлігі
№2 Алматы мемлекеттік гуманитарлы-педагогикалық колледжі
Іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізу
(оқу- әдістемелік құрал)
Алматы, 2009
Құрастырушы: Дандыбаева К.Ж.
Аңдатпа. Бұл оқу құралы Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу курсынан
студенттерге өз бетінше теориялық сұрақтарды меңгертуде және практикалық
жұмыстарды орындауда көмекші құрал болып табылады.
Оқу құралына жұмыстық оқу жоспары,лекциялар,студенттерге өз білімдерін
тексеру үшін тест сұрақтары кіреді.
Оқу әдістемелік құрал 25.05 2003 8 хаттамасымен бекітілген Іс қағааздарын
жүргізу бойыншаТиптік оқу бағдарламасына сәйкес жасалған және Мемлекеттік
тіл мен шет тілі ғылыми әдістемелік комисиясының 2009 23 сәуір күні,8
хаттама өтілген отырысында талқыланды.
Пайдаланылған негізгі әдебиттер.
1. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу - В.И. Скала, Б.В.
Скала, Н.В. Скала – Алматы :ТОО Издательство LTM.,2005.
2. Ресми іс қағаздары - А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э.
Сүлейменова – Алматы: Сөздік - Словарь, 2001.
3. Іс қағаздарын қазақ тілінде жүргізу - Әлия Хазимова – Алматы: Олжас
Баспасы, 2004.
4. Іс қағаздарын жүргізу - В. Салагаев, Б. Шалабай – Алматы: Раритет,
2004
Қосымша әдебиеттер:
1. Екі тілде іс жүргізу - М. Касымбеков, Қ. Әлімқұлов, К. Юсупов, Ж
Әлмешев. Ә Сапарбекова – Алматы Атамұра - Қазахстан 1994.
2. Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Жакыпов Мірболат Хабиұлы ТОО РПИК
Дәуір - 2006.
3. Іс қағаздарын қазақша жүргізу – Ләззат дүйсембекова Алматы: Ана
тілі, 2005.
1Курстың мақсаты.
Іс қағаздарын жүргізу жалпы кәсіби пәндерге жатады.
2.Оқытушы туралы мәліметтер
Ф.И.О. : Дандыбаева К. Ж.
Жоғарғы санатты оқытушыТел.: 376 95 99.
3. Пән туралы
Пән атауы:Іс қағаздарын жүгізу.
Барлығы: 76 сағат.
Теориялық сабақ: 30.
Практикалық :46.
7 және 8 семестрде оқытылады.
4 бақылау жұмысы
8 семестр: Эмтихан
ТАҚЫРЫПТЫҚ ЖОСПАР
Семес Сағат саны Барлы
тр Модул қ
ь Тақырыптар сагат
номір сасан
і ы
теор. Тәжіри
белік
I Бөлім. Құжаттармен
модулжұмыс жасауды
ь ұйымдастыру.
1 Тақырып: 2
блок Кіріспе. Пәннің
міндеттері мен
мақсаты.
2 Тақырып: 2
блок Құжаттармен жұмыс
жасауды ұйымдастыру.
3 Тақырып: 2
блок Келіп түскен
құжаттарды бөлу.
4 Тақырып: 2
блок Құжаттардың
орындалуына бақылау
қою.
5 Тақырып: 2
блок Істердің
номенклатурасы.
6 Тақырып: 2
блок Істерді жүйеге
келтіру.
7 Тақырып: 2
блок Құжаттың құндылық
сараптамасы.
II Тақырып: 2
модулҚұжаттау. 2
ь 1. Құжаттарды
1 дайындаудың жалпы
блок ережелері мен
ресімделуі.
III Өкімдік құжаттар.
модул
ь
1 Тақырып: 2
блок ҚР Еңбек туралы заңы
2 Тақырып: 2
блок Бұйрықтар 2
3 Тақырып: 2
блок Жеке іс. Еңбек
кітапшасы
4 Тақырып:
блок Азаматтардың жазбаша
жұмыстарын қарау 2
тәртібі туралы №2340
жарлығы.Өтініш.
IV Ақпарат –анықтамалық
модулқұжаттары.
ь
1блокҚызметтік хаттар. 2
Телефон хат
2 Тақырып:
блок Хабарлдандыру. Шақыру 4
хат.
3 Тақырып: Сенімхат. 2
блок
4 Тақырып: Баяндау хат. 4
блок Түсінікхат.
5 Тақырып: Анықтама. 2
блок Кесім.
6 Тақырып: Кепілдік беру 2
блок хаты.Қолхат
7 Тақырып: Жарнама хаты. 2
блок
8 Тақырып. Хаттама. 4
блок
5 Еңбек қатынастарын
модулқұжаттау.
ь
1 Тақырып. Мінездеме. 2
блок
2 Тақырып. Өмірбаян. 2
блок
3 Тақырып. Түйендеме. 2
блок
4 Тақырып Тақырып. 2
блок Географиялық атаулар.
Цифрлар мен сандардың
жазылуы..
Жарлықтар, нұсқаулар, 2
5 ережелер.
блок
6 Тақырып. №562 1992 2
блок жылдың 30 маусымынан
ҚРМК қаулысымен
бекітілген ҚР
бірлестіктерінде,
мекемелерінде,
ұйымдарпымда
құжаттаманы басқарудың
және құжаттаудың
негізгі ережелері МСТ
6. 10. 1-88
құжаттарын сұрыптау.
6 Бөлім Құрылтай
модулқұжаттары.
ь
1 Тақырып. 17. 04. 1995
блок ж. ҚР Президентінің
Заңды тұлғаларды
мемлекеттік тіркеу 2
туралы жарлығы; 02.
05. 1995 ж. ҚР
Президентінің
Шаруашылық
серіктестікткр туралы
жарлығы; 19. 06. 1995
ж. ҚР Президентінің
Мемлекеттік
кәсіпорындар туралы
жарлығы.
2 Тақырып. Құрылымдық
блок бөлімшелер туралы 2
ережелер. Жеке құрам
бойынша ереже. Штаттық
кесте.
3 Тақырып. Толық
блок материалдық 2
жауапкершілік туралы
шарт. ҚР ҚР еңбек
туралы заңының 89,
90, 91, 92 баптары.
4 Тақырып. Құжаттауда 2
блок компьютерді қолдану.
5 Тақырып. Фирма 2
блок жарғысы. Жарғының
деректемелері.
6 Тақырып. Коммерциялық
блок құпия мазмұндағы 2
құжаттар. Сақталу
мерзімін көрсететін
құжаттар тізімі.
7 Қорытындылау сабағы 2
блок
Барлығы 30 48
Модуль 1.Бөлім. Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру.
Лекция№1.Тақырып: Кіріспе. Пәннің мазмұны мен мақсаты.
Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының
саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика,
қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың
табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам
өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Іс қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен
мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі
шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді.
Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін
көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне
тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару процесінің ажырамас
бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат,
жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару
істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы
жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты құжаттарымен,
деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.
Адам өмірі де құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде
оған алғашқы құжат – туу туралы куәлік жазылады. 16 жасқа келгенде жеке
басын растайтын құжат – жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендігі – орта
білім туралы аттестатпен расталады. Жоғарғы оқу орнына түсу үшін түрлі
үлгідегі іс қағаздарын жазады. Жоғарғы оқу орнын бітірген шақта диплом
беріледі. Жұмысқа орналасу барысында да өтініш, түйіндеме, жеке іс парағы
т.б. іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кітапшасына
жазылады. Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек келісімін
жасауға, өмірбаян мен мінездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жіберуге
тура келеді.
Глоссарий
Құжат-документ
Іс қағаздары -деловые бумаги
Құқық-право
Туу туралы куәлік -свидетельство о рождении
Жоғарғы оқу-высшее образование
Сенімхат -доверенность
Түйіндеме- резюме
Өтініш- просьба
Жеке іс парағы - личный листок
Еңбек келісімі- трудовое соглашение
Лекция№2.Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру.
Іс қағаздарын жүргізу қарапайым және жедел болуы тиіс, оның жұмысы фирма
ішіндегі құжат – ҚР- ның мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім
министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті
Төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығының талаптарына сәйкес
жасалған және ұйымның жоғары лауазымды тұлғасы бекіткен Іс қағаздарын
жүргізу туралы нұсқаулықпен белгіленеді. Іс қағаздарын жүргізу қызметі
қызметкерлерінің функционалдық міндеттері мен құқықтары нұсқаулықтармен
лауазымдық белгіленеді. Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік басшының
бірінші орынбасарына немесе 2.3- тармақ бойынша құрылымға сәйкес нақты
орындаушыға жүктеледі.Лауазымы бойынша хат-хабармен жұмыс істейтін фирманың
барлық қызметкерлері Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулықты білуге және
оның талаптарына сәйкес қызметтік құжаттаманы ресімдеуге міндетті. Іс
қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулық ұйымдастыруды,ережені құжаттарды
қабылдау және жасау процесін реттейтін нормативтік құжат болып табылады.
Нұсқаулыққа фирмада қолданылатын құжаттардың нысандары мен үлгілері және
анықтамалық-әдістемілік материал:бекітуге жататын құжаттардың тізбесі,мөр
соғылатын құжаттардың тізбесі т.б.қоса беріледі. Фирма ішіндегі қызметтік
хат жазысу Қазақстан Республикасының заңнамасында, мысалы, ҚР-ның Еңбек
туралы 10.12.99 ж. № 493-1 Заңында белгіленген жағдайларда рұқсат етіледі.
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің арасында қызметтік хат жазысуға рұқсат
етілмейді. Басқа ұйымдармен және азаматтармен қызметтік хат жазысу :
-мемлекеттік тілде
-ресми тілде
-түскен сұрату хат, өтініш қай тілде жазылса, сол тілде жүргізіледі.
Глоссарий
Мұрағат- архив
Рұқсат- разрешение
Нұсқаулық- инструкция
Құқықтары- права
Лекция№3. Тақырып. Келіп түскен құжаттарды бөлу
Ұйымның құжаттама қызметі кіріс құжаттары бойынша төмендегідей
операцияларды атқарады:
1) құжаттарды қабылдау және экспедициялық өңдеу;
2) құжаттарды тіркеу;
3) құжаттарды ұйым басшысына қарауға тапсыру;
4) құжаттарды орындауға тапсыру,
5) құжаттардың мерзімінде орындалуын бақылау.
Құжат салынған конверттер құжаттама қызметінде ашылып, оның дұрыс
жеткізілгендігі, құжаттар орамының бүтіндігі тексеріледі.
Жіберушінің мекенжайын, жіберілген және құжаттың алынған күнін ( уақытын
) анықтауда қажеттілігі болмаса кіріс құжаттары салынған конверт жойылуға
тиіс. Жеке тұлғалардың өтініші және жеке құжаттар салынған конверттер
сақталады.
Алынған құжаттарға тіркеу мөртабаны қойылады. Тікелей құрылымдық
бөлімшелерге немесе лауазымды тұлғаларға арналған құжаттар өз мекенжайына
тапсырылады.
Жеке өзіне (Лично) деген белгісі бар конверттер ашылмайды, жіберілген
иесіне сол күйі беріледі.
Жаңылыс келген корреспонденциялар пошта бөлімшесіне қайтарылады.
Құжаттама қызметі келіп түскен құжаттарды мазмұнына сәйкес ұйым бойынша
белгіленген функциялық бөліністерге, қызметкерлер арасындағы міндеттер мен
өкілеттік сипаттарына қарай тарату үшін алдын-ала қарап шығады
Алдын-ала қараудың бірінші кезеңінде келіп түскен құжаттар тіркелетін
және тіркелмейтін құжаттарға сортталады. Бұл іс құжаттама қызметінде
тіркелмейтін құжаттар тізбесіне сәйкес жасалады. Мұндай тізбені әр ұйым
өзінше, қызмет түрінің ерекшеліктеріне қарай жасайды. Мұнаң соң
тіркелетін құжаттар мынадай топтарға бөлінеді:
1) басшылық атына жіберілген немесе құрылымдық бөлімше атаулары
көрсетілмей жолданған құжаттар;
2) жеке және заңды тұлғалардың, депутаттардың өтініштері;
3) құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар.
Жеке және заңды тұлғалардың тіркелген өзге өтініштері ұйымның тиісті
құрылымдық бөлімшілеріне (тиісті лауазымдық тұлғаға), жеке және заңды
тұлғалардың өтініштері бойынша жұмыс жүргізуге жауапты кісілерге жолданады.
Құрылымдық бөлімшілерге жолданған құжаттар тіркеуден өткен соң сол
бөлімшелердің басшыларына табыс етіледі.
Глоссарий
Қабылдау- прием
Тіркеу- регистрация
Мерзім -срок
Ұйым -организация
Заң –закон
Мөртабаны -штамп
Құрылымдық бөлімше- структурное подразделение
Жеке және заңды тұлға- физическое и юридическое лицо
Жолдау - направлять
Лекция№ 4. Құжаттардың орындалуына бақылау қою
Тапсырмалары және орындау мерзімдері нақты көрсетілген барлық құжаттар
бақылауға алынады.
Құжаттардың орындалуын бақылау мәселе мәніне қарай құрылымдық
бөлімшелердің басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледі. Құжаттарды
орындаудың мерзімдеріне бақылау жасауды құжаттама қызметі (лауазымды тұлға)
жүзеге асырады. Орындау мерзімдері құжатқа қол қойылған (бекітілген)
күннен, ал кіріс құжаты үшін оның келіп түскен күнінен бастап күнтізбе
бойынша есептеледі.
Құжаттардың орындалуына бақылауды ұйымдастырған кезде тіркеу-бақылау
карточкілері (автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі электрондық деректер
карточкілері), тіркеу журналдары пайдаланады.
Құжаттама қызметі (лауазымды тұлға) құжаттардың орындалуын бақылауды
ұйымдастырған кезде құжаттарды бақылауға қою, карточкілерді картотекалардың
тиісті бөлімдеріне салу және нәтижелерін басшыларға хабарлау, құжатты
бақылаудан алу міндеттерін орындайды.
Ағымдағы ай тапсырмаларының орындалу барысын тексеру белгіленген
мерзімнің аяқталуынан бес күн бұрын жүргізіледі, жылдың келесі айларына
арналған тапсырмаларды кем дегенде – жылына бір рет тексеріп отырады.
Глоссарий
Бақылау-контроль
Лауазымды тұлға-должностное лицо
Орындау-исполнять
Тіркеу журналы-регистрационный журнал
Міндеттері-обязательства
Лекция№ 5. ҰЙЫМНЫҢ ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ.
Ұйымда жасалған және сырттан алынған құжаттардың құндылықтары
біркелкі болмайды. Бір құжаттар бар, тұрақты түрде және ұзақ уақыт
қолданыстан түспейді, енді бір құжаттар бар, аз ғана уақыт қолданылғаннан
кейін қажеттілігі біртіндеп азая бастайды. Яғни қысқа ғана уақыт
пайдаланылады. Егер құжаттарға уақытылы сарапатама жүргізіліп, құндылығы аз
ақпараттарды жоюға бөліп отырмаса, онда ұйымда көп ұзамай қосымша қаржылық
және материалдық шығындарды қажет ететін үлкен мұрағаттық материалдар
жиналып қалады. Бірақ қолда құжаттарды іріктеу ісін жүргізуге негіз болатын
нормативтік құжаттар болуға тиіс. Өйткені құжаттарды заңсыз түрде жою –
қылмыс. Ең соңында ұйым жұмыс барысында қалыптасқан құжаттар мен істердің
жоғалып кетпеуі үшін олардың тиісті есебін жүргізіп отыруы қажет.
Бұның барлығы да жоғарыда аталған проблемаларды болдырмас үшін
әмбебап нормативтік құжат қажет екенін аңғартады. Міне, осы құжаттың аты
істер номенклатурасы деп аталады. Қазақстан Республикасының СТ 1037-2001
Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар аталатын
мемлекеттік стандартында былай деп көрсетілген: Істер номенклатурасы:
ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері көрсетіліп, белгіленген тәртіпте
ресімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі. Істер номенклатурасы
істердің жіктелуін, индекстелуін, жүйеленуін және сақталу мерзімдерін ресми
бекітеді, сондай-ақ алғашқы есепке алу құжаты болып табылады.
Істердің жиынтық номенклатурасы құжаттамамен қамтамасыз ету қызметі
тарапынан немесе осы міндет ресми түрде жүктелген лауазымды тұлға тарапынан
әзірленеді. Ұйым басшысы әрбір құрылымдық бөлімшеге өкімдік құжат арқылы
шартты белгі (цифрлық, әріптік немесе әрі цифрлық әрі әріптік аралас
бөлігі) тағайындайды. Мәселен, 01 – басшылық, 02 – жалпы бөлім, 03 –
жоспарлау-экономика бөлімі т.б. Әрбір іске де осылайша олардың индекстері
белгіленеді. Индекстер істердің және құрылымдық бөлімшелердің реттік
нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05. істердің индекстері мекеменің іс
қағаздарын жүргізу қызметіндегі құжаттарды ұйымдастыру жүйесін бекітеді.
Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі тақырып
әзірлеу болып табылады.
Ең негізгі талап – тұрақты сақталатын және уақытша сақталатын істерді
өз алдарына жеке-жеке топтау. Бұл құжаттар құндылығына сараптама жасауда,
сақтауға немесе жоюға іріктеуді едәуір жеңілдетеді.
Тақырыптарды тараулар ішіне орналастыру тәртібі құжаттардың
маңыздылығына және олардың бір-бірімен өзара байланыстылығына қарай
реттеледі. Ең алдымен ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар: жарғылар немесе
ұйым және оның құрылымдық бөлімшелері туралы құжаттар орналасады; мұнан соң
жоғарыда тұрған мекеменің нормативтік-өкімдік құжаттары келеді; бұдан кейін
– сол ұйымның өз бұйрықтары мен кеңесші органдар хаттамалары салынады.
Глоссарий
Анықтама -справка
Талап -требование
Өкімдік құжат -распорядительный документ
Тақырып-тема
Құндылықтары-ценности
Істер номенклатурасы- номенклатура дел
Сараптама жасау - экспертиза
Сақталу мерзімі-сроки хранения
Лекция №6
Құжат құндылығы – бұл құжаттың тарихи, ғылыми, әлеуметтік,
экономикалық, саяси немесе мәдени мәніне байланысты ақпараттық
мүмкіндіктері. Құндылық артықшылықтар теориясы – бағалау және құжаттарды
сақтауға іріктеу теориясының негізі. Таңдау кезінде құндылығы өзгелеріне
қарағанда жоғары құжаттар іріктеледі. Құндылық нақты тұтынушылар сұранысына
байланысты болмайды. Бірақ қоғамның ақпараттық талаптарына жауап беретіндей
болуы керек.
Құжаттар құндылығына сараптама жасау тәртібі.Тұрақты және уақытша
сақталатын құжаттар құндылығын сараптау ісі бірнеше кезеңнен тұрады:
Іс қағаздарын жүргізу процесінде сараптау;
Ведомстволық мұрағат орнында сараптау;
Мемлекеттік сақтауға тапсыру кезінде сараптау.
Құжаттарды олардың түзілуі кезінде, яғни мекемелерде іс қағаздарын
жүргізу барысында бағалау тұрақты және уақытша сақталатын құжаттарды
іріктеп алу үшін жүргізіледі. Бұл құжаттарды 10 жылдан астам мерзімде
уақытша сақталатындары ведомстволық мұрағатқа тапсырылып, 10 жылға
дейінгілері – құрылымдық бөлімшелерде одан әрі сақтауға қалдырылады. Ал
сақтау мерзімі өткен құжаттар жоюға бөлінеді.
Құжаттар істерді парақтап қарау жолымен іріктеледі. Бұл жұмыс
мекеменің құжаттар тізбесімен істер номенклатурасы негізінде жүргізіледі.
Істерді ретке келтіру барысында сақталу мерзімдері нақтылана түседі.
Істерді ведомстволық мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде оларды сақталу
мерзімдерінің ұзақтығына қарай былайша топтастырып, ресімдейді:
Тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге
тізімдеме жасалады;
10 жылға дейінгі мерзімде сақталатын құжаттарға тізімдеме жасау
міндетті емес;
Анықтамалық сипаттағы қысқа мерзімді құжаттар (5 жылға дейін
сақталатын) істер номенклатурасында белгіленеді және сақтау мерзімі өткен
соң құрылымдық бөлімшелердің өзінде акті арқылы жойылады.
Құжаттар құндылығына сараптама жасау ісі ұйымдық - өкімдік және
жоспарлау – есеп беру құжаттамаларын зерттеуден басталады. Онымен қоса
құжаттардың түпнегіз даналары қай құрылымдық бөлімшелерде екендігі
анықталады.
Құжаттар құндылығына сараптама жасауды ұйымдастырып, өткізу үшін және
оның барысын бақылап, ғылыми - әдістемелік басшылық ету мақсатында мекеме
мен мемлекеттік мұрағат тарапынан құрылған арнайы комиссиялары жұмыс
істейді.
Глоссарий
Құжат құндылығы-ценность документа
Құрылымдық бөлімше-структурное подразделение
Мұрағат-архив
Сараптама-экспертиза
Түпнегіз-оригинал
Модуль 2. Такырып: Құжаттау.
Лекция №1 Құжаттарды дайындаудың жалпы ережелері мен ресімделуі.
Басқару қызметінің барлық түрлері тиісті құжаттардан көрініс табады. Шығу
тегі, мақсаты, түрі, қызмет саласы бойынша өзара байланысты, ресімделуіне
бірыңғай талаптар қойылатын құжаттар жиынтығы құжаттама жүйесі деп аталады.
Құжаттар түзу- құжаттау деген сөз.
Құжаттарды бір ізге түсіру дегеніміз басқару құжаттарының бірыңғай құрамы
мен формасы белгілеу болып табылады. Құжаттың бір ізге түсірілген формасы-
қызмет саласында шешілуге тиісті міндеттерге сәйкес қолданылатын
реквизиттер жиынтығы және олардың ақпарат негізінде белгілі бір тәртіппен
орналасуы.
Құжаттарды стандарттау- бір ізге түсіруді заңдық тұрғыдан бекіту формасы
болып табылады. Қазақстан Республикасының 1042- 2001 Ұйымдық- өкімдік
құжаттар. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар мемлекеттік стандарты
Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарында , меншіктің барлық түрлері
мен барша ұйымдық- құқықтық формадағы кәсіпорындар мен ұйымдарда
ресімдеудің бірыңғай ережелерін белгілеу мақсатында әзірленген.
Құжаттың негізгі функциясы ақпараттарды жинақтау, сақтау, оларды
келешекке жеткізу, көп мәрте қолдану, өткен уақыт ақпараттарына оралту
мүмкіндігінде.
Құжат жасау оның түрін, жіктелуіне сәйкес мақсатын анықтаудан басталады.
Жіктеу түрлерін ішіндегі ең маңыздысы ақпарат мазмұны бойынша жіктеу
болып табылады. Бұл бойынша құжаттар құжаттамалардың бір ізге түсірілген
жүйелеріне (жоспарлы, есептік статистикалық, ұйымдық өкімдік, қаржылық және
бухгалтерлік т.б.) сәйкес жіктеледі.
Жасалған орны бойынша құжаттарды ішкі (мекемеде түзілген, әрі одан сыртқа
шықпайтын) және сыртқы (сырттан келіп түскен) деп бөледі.
Шығу тегіне қарай құжаттар ресми және жеке болып бөлінеді. Заңды немесе
жеке тұлғалар тарапынан жасалып, белгіленген тәртіп бойынша ресімделген
және куәландырылған құжаттар ресми құжат деп аталады. Ұйымның ағымдағы
қызметінде пайдаланылатын ресми құжатты қызмет бабындағы құжат дейді. Жеке
құжат бұл жеке тұлға тарапынан жасалатын, оның қызмет аясынан тыс
әзірленген құжат.
Құжаттардың топтастырылуы
Құжаттың жеке және типтік формалары болады. Жеке құжаттар басқарудың
нақты бір жағдайларына байланысты пайда болады (бұйрықтар, хаттар). Типтік
құжаттар бір текті мәселелер бойынша, бірыңғай үлгіде жасалады (жарғы,
ереже, нұсқаулық).
Заңдық күшіне байланысты шынайы құжат және жалған.
Материалдық негіз түрі мен қайта жаңғырту тәсіліне байланысты: қағаз
негіздегі құжаттар, дыбысбейнелі құжаттар және машиналық негіздегі құжаттар
болып бөлінеді.
дыбысбейнелі құжаттар бұл бейнелі және дыбысты ақпараттары бар құжат.
Дыбысбейнелі құжаттардың мынадай түрлері бар:
- Киноқұжат- бейнелі ("мылқау" кинода) немесе дыбыс бейнелі (дыбысты
кинода) ақпараттары бар, кинематографиялық тәсілмен жазылған бейнелі
құжат.
- Фотоқұжат- фотографиялық тәсілмен түсірілген ақпараты бар бейнелі
құжат.
- Фоноқұжат – дыбыс жазудың кез келген түрімен жазылған дыбыстық
ақпараты бар құжат.
- Құжаттың видеограммасы- құжаттың электрондық сәулелі түтіктік
экрандағы бейнесі.
Лекция№2 Құжаттың күні
Құжаттың күні – оның заңдық күшін қамтамасыз ететін кез келген құжаттың
міндетті деректемесі.
Құжаттың күні:
• Оған қол қойылған күн (бұйрықтар, хаттар, факстер, анықтамалар
үшін);
• Оны бекіту күні (жоспарлар, есептер, ережелер, нұсқаулықтар);
• Онда белгілінген оқиғалар күні (нұсқаулықтар, ережелер,
хаттамалар, актілер) болып табылады.
Күнді құжатқа қол қоятын және бекітетін тұлға қоюға тиіс. Құжатты
ресімдеу мен өңдеудің барлық сатыларына күн қойылады. Бұл күндер құжаттың
қай жерде қанша уақыт болғанын, қай жерде кешіккенін анықтауға мүмкіндік
береді.
Ұйымдық-басқару құжаттарында күн араб сандарымен ресімделеді. Оған
сегіз белгі – алты сан (күнге, айға, жылға екі саннан) және екі ажырату
нүктелері беріледі. Егер сан біреу ғана болса, онда оның алдына міндетті
түрде 0 қойылады. Мысалы, 08.06.2001. Осындай жолмен ресімделген күн
құжаттарды автоматты түрде өңдеу үшін код болып табылады. Сонда мынадай
болады: 08.06.2001. Күндерді сөздік-сандық тәсілмен ресімдеу (2001 жылғы 8
шілде) қаржылық сипаттағы мәліметтері бар құжаттарда рұқсат етіледі. Күнді
ресімдеудің жан-жақты тәсілін іскер шетелдік әріптестремен хат алмасу
кезінде пайдалану ұсынылады.
Көптеген құжаттар үшін күн құжатты ресімдеуді аяқтағаннан кейін Құжат
түрінің атауы деректемесінен төмен, беттің жоғарғы тақырыптық бөлігіне
қойылады және сол жақтағы жолдың шетінен басылады.
Құжаттың тіркеу нөмірі
Құжатың тіркеу нөмірі – тіркеу кезінде (мысалы реттік саны) берілген
құжаттың шаррты сандық (кейде сөздік-сандық) белгісі. Ол Құжаттың күні
деректемесімен қатар фирманың жіберілетін, келіп түскен және ішкі
құжаттарына қойылады.
Реттік нөмір жыл басынан бастап өсіп отыратын хаттамалар, бұйрықтар,
еңбек келесім-шарттары сияқты құжаттарға бірізділікпен қойылады, мысалы: №1
№2 №3.
Жіберілетін құжаттардың индексі көбіне құрылымдық бөлімшенің шартты
белгілерінен тұрады, олар жіберілген құжаттың көшірмесі және жіберілетін
құжаттың реттік нөмірі тігілетін номенклатура бойынша істің нөмірін
қарайтын құжаттар, мысалы, 04-19194, мұнда 04 – құрылымдық бөлімшенің
(бухгалтерияның) индексі; 19 – номенклатура бойынша істің нөмірі; 195 –
жіберілетін құжаттың реттік саны.
Реттік нөмірлер келіп түскен және жіберілетін хаттарға бөлек беріледі.
Бірнеше заңды тұлға бірлесіп жасаған құжаттарда бірыңғай күн (қол
қоюдың ең соңғы куні) көрсетіледі және әрбір құрастырушы ұйымның
құжаттарына берілген реттік тіркеу нөмірі қойылады.
Глоссарий
Құжат күні-дата документа
Ресімдеу-оформлять
Реттік нөмірі-порядковый номер
Шартты белгі-условное обозначение
Тіркеу нөмірі-регистрационный номер
Келіп түскен- входящие
Модуль 3. Өкімдік құжаттар.Лекция№1
Еңбек келісімі
Еңбек келісімі – мекеме, ұйым, кәсіпорын, фирма басшысы мен жұмысқа
қабылданушының арасындағы еңбек тәртібін, құқығы мен міндеттерін көрсететін
іс қағаздарының түрі.
Еңбек келісімі мынадай құрылымдылық бөліктерден тұрады:
1. құжат аты
2. мекеме орналасқан қала аты, келісім жасалған күн, ай, жыл
3. екі жақтың толық және шартты атауы
4. келісімнің сипаты мен шарттары
5. екі жактың құқы мен міндеттері
6. келісім шарттарын өзгерту
7. жұмысшы еңбекақысы және оның төлену тәртібі
8. келісім мерзімі және оның мезгілінен бұрын тоқтатылуы
9. қорытынды
10. екі жақтын заңды мекенжайы
Еңбек келісімі трафареттік іс қағаздарына жатады, мәтіннің көп бөлігі
типографиялық әдіспен дайындалады№ ал дайын бланкідегі ашық жерлерді
жұмысқа қабылданушы толтырады.
Еңбек келісімі 2 дана етіп дайындалады.
Құжатқа басшының қолы қойылғаннан кейін 1 данасы қызметкерге қайтарып
беріледі.
Еңбек келісімі
Алматы қаласы
15.02.2007ж
Қазақстан Республикасының қолданылып жүрген Заңдары негізінде жұмыс
істейтін “Дана” жауапкершілігі шектеулі серікттестігінің өкілі – ЖШС
төрағасы Заңғар Ерланұлы, бұдан әрі қарай Жұмыс беруші деп аталады, бәр
жағынаң, Айбар Омарұлы, бұдан әрі қарай Маман деп аталады, екінші жағынаң,
төмендегі мәселелер туралы осы еңбек келісіміне қол қойды.
1. Келісім нысаны
Жұмыс беруші Маманды тіркеу бөлімінің менеджер қызметіне қабылдайды.
2. Келісім мерзімі
2.1. Осы еңбек келісімі 2007 жылдың “15” ақпанынан 2007 жылдың “15”
ақпанына дейін жасалады.
2.2. Көрсетілген мерзім аяқталғаннан кейін тараптардың келісімімен
ұзартылуы немесе жаңа мерзімге жасалуы мүмкін.
3. Тараптардың құқықтары мен міндеттері
3.1. Маман :
- еңбек туралы заңда көрсетілген тәртіпке сәйкес осы жеке еңбек
келісімін өзгертуге және бұзуға;
- еңбек келісімі бойынша жұмыс жүргізуге байланысты барлық мәжілістер
мен шараларға қатысуға;
өзінің кәсіби біліктілігін арттыруға ;
- Жұмыс берушінің еңбек келісімі шарттарын орындауын талап етуге
құқылы.
3.2. Маман :
- өзінің қызметтік міндеттерін адал атқаруға;
- еңбек тәртібін және ішкі еңбек тәртібі ережелерін сақтауға;
- еңбек келісімінің барлық талаптары мен шарттарын толық орындауға;
- жұмыс барысында өзіне мәлім болған, коммерциялық құпия болып
табылатын мәліметтердің құпиялығын сақтауға міндетті.
3.3. Жұмыс беруші:
- Маманның қызметтік міндеттерін орындауын талап етуге;
- Маманның мүддесіне нұқсан келтірмей, еңбек келісімі бойынша жұмыс
барысына өзгерістер еңгізуге;
- Маманның жұмысына баға беруге;
- Қолданылып жүрген заңдарға, ішкі еңбек тәртібіне сәйкес тәртіптік
және материалдық жауапкершілікке тартуға құқылы.
3.4. Жұмыс беруші:
- маманға осы келісімге сәйкес қызмет беруге;
- еңбек келісімнің барлық талаптары мен шарттарын толық орындауға;
- маманды оның қызметтік міндеттерімен, ішкі еңбек тәртібімен
таныстыруға;
- мерзімінде еңбекақы төлеп тұруға;
- еңбек келісімі бойынша жүргізіліп жатқан іс-шараларды Маманға дер
кезінде хабарлауға;
- еңбек келісімінде көрсетілген мерзімі, сапасы және көлемі бойынша
Маманның жұмысын бақылауға;
- еңбек келісімінің орындалу барысына әсер ететін жағдайлар туралы
Маманға хабарлауға міндетті.
4. Еңбек төлемі
4.1. Маманға 40000 (қырық мың) теңге көлемінде еңбекақы белгіленді.
5. Келісімнің тоқтатылуы
5.1. Осы келісім екі тараптың өзара келісімі бойынша тоқтатылуы мүмкін.
5.2. Осы келісім төмендегідей жағдайларда жұмыс беруші тарапынан
мезгілінен бұрын тоқтатылады:
- маман Қазақстан Республикасының еңбек туралы заңдарын бұзған
жағдайда;
- келісімде көрсетілген міндеттерді орындамаған жағдайда;
- заңда көрсетілген басқа жағдайлар негізінде.
5.3. Маман белгіленген мерзімнен бұрын келісімді тоқтатқысы келсе, бұл
туралы Жұмыс берушіге бір ай бұрын хабарлауы керек.
6. Дауларды шешу
6.1. Осы келісімді орындау барысында Тараптар арасында туындаған даулар
Тараптардың өзара келісімімен шешіледі. Өзара келісім арқылы шешілмеген
даулар сот арқылы шешіледі.
7. Келісімге өзгертулер еңгізу
7.1. Барлық өзгертулер екі Тараптың келісуі арқылы жазбаша еңгізіліп, еңбек
келісімінің ажырамас бөлігі болып табылады.
8. Қорытынды ереже
8.1. Тараптардың қолы қойылған, заң күші бірдей осы келісім екі дана етіп
жасалған. Олар бір-бір данадан әр Тарапта сақталады.
9. Тараптардың заңды мекенжайы
Жұмыс беруші: Маман:
“Дана” ЖШС-ның төрағасы Айбар Омарұлы
Заңғар Ерланұлы
Жеке куәлігінің № 311041002
480092, Алматы қ-сы, 112 СТН 11004113212
Жамбыл к-cі, ӘЖК 4RN12K5XUP2DZ00
“Казкоммерцбанк” ААҚ-тағы
Мекенжайы: Алматы қ-сы,
есеп шоты 18565274
Абай даңғылы, 41-үй,
СТН 500102241511 15-пәтер
Тел: (3272) 451241, 462232
Тел: 21 52 47
Факс: (3272) 251126
Қолы: _______________ Қолы: _______________
“15” ақпан 2007 жыл
Лекция №: 2. Бұйрық
Бұйрық – қандай да бір міндеттерді (өндірістік немесе жеке құрам
бойынша) шешу үшін мекеме басшысы шығаратын өкімдік құжаттардың бірі.
Мысалы:
Штаттық кестеге өзгерістер енгізу туралы
Кәсіпорынның жойылуы туралы
Жұмыска қабылдау туралы
Жұмыстан босату туралы
Негізгі қызмет бойынша бұйрық мәтіні екі бөліктен тұрады. Бірінші
констатациялық бөлікте бұйрық беруге негіз болған дерек көрсетіледі.
Негізгі қызмет жөніндегі бұйрық негізі, әдетте, ... байланысты, ...
жүзеге асыруда, ... жақсарту мақсатында, ... орындау мақсатында, ...
жетілдіру мақсатында, ... үшін, ... сәйкес деген сияқты
тұжырымдаулармен басталады. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтың екінші бөлігі
өкімдік бөлік деп аталады. Ол БҰЙЫРАМЫН деген сөзден басталады.
БҰЙЫРАМЫН деген сөз бас әріптермен жазылады. Бұйрықтың өкімдік бөлігінде
кімге не тапсырылатыны, оның орындалу мерзімі көрсетіледі. Барлық
бұйрықтардың мәтінінде етістік бұйрық райдың үшінші жағында жазылады.
Мысалы:
жүргізілетін болсын
тыйым салынсын
қабылдансын
Жеке құрам бойынша бұйрықтар кадрлар бөлімнде дайындалады.
Жеке құрам жөніндегі бұйрықтарда оның себептері көрсетіледі.
Мысалы:
- зейнеткерлікке шығуына байланысты
- басқа жұмысқа ауысуына байланысты
- өз өтініші бойынша
- бала күтімі үшін демалыс алуына байланысты
Глоссарий
Бұйрық -приказ
Міндеттер- обязанности
Кесте-расписание
Жеке құрам бойынша- по личному составу
Негізгі қызмет бойынша-по основной деятельности
Бұйырамын-приказываю
Зейнеткер - пенсионер
Лекция №3. Еңбек кітапшасы.
Еңбек шартын жасау кезінде жұмыс беруші жұмыскердің еңбек әрекетін
растайтын құжаттар талап етуге құқылы.
Еңбек кітапшасы жұмыскердің еңбек жолы туралы мәліметтер жазылған
құжаттардың бірі болып табылады.
Еңбек кітапшасын толтыру, жүргізу ісін жұмыс беруші атқарады (ҚР
Еңбек кодексінің 35-бабы, 3-тармағы). Еңбек кітапшасын жүргізу және сақтау
тәртібі ҚР Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің 2007 жылғы 5
шілдедегі №149-г бұйрығымен бекітілген және ҚР Әділет министрлігінде
тіркелген (31.07.2007 ж., № 4838).
Еңбек кітапшысының бірінші бетіне жұмыскер туралы мәліметтер
фамилиясы, аты, әкесінің аты, туылған күні жеке куәлігіне негізделіп
жазылады. Білімі, Кәсібі немесе Мамандығы атты бағаналар білімі туралы
құжаттар (аттестат, куәлік, диплом) негізінде толтырылады.
Жүмыс туралы мәліметтер бөліміңде жұмыс беруші ұйымның толық
атауы, штат кестесіне сәйкес жұмыскер иемденіп отырған қызмет және жазба
қандай негізде жүргізілгені (бұйрық, оның нөмірі мен күні, жеке еңбек
шарты, оның жасалған күні) көрсетіледі.
Марапаттаулар мен ынталандырулар бөліміне марапаттар,
ынталандырулар, диплом иеленген жаңалықтары, қолданылған өнертабыстары мен
жаңашылдық ұсыныстары жазылады, сонымен қатар берілген сыйақылар туралы
мәліметтер енгізіледі.
Еңбек кітапшасындағы жазба бұйрықтың түпнұсқасымен толық сәйкес
болуы керек.
Жұмыстан босатылған жағдайда еңбек кітапшасына міндетті түрде Еңбек
кодексінің тиісті баптарына сілтеме жасалады:
Тараптардың келісімі бойынша босатылды (ҚР Еңбек кодексі 52-бап);
Еңбек шарты мерзімінің аяқталуына байланысты босатылды (ҚР Еңбек
кодексі 53-бап, 1-тармақ);
Штат қысқаруына байланысты босатылды (ҚР Еңбек кодексі 54-бап, 1-
тармақ, 2-тармақша).
Егер еңбек кітапшасы таусылса, қосымша бет жазылады.
Глоссарий
Еңбек кітапшасы- трудовая книжка
Мәлімет- сведения
Мамандық- специальность
Қысқару –сокращение
Бап-статья
Келісім-соглашение
Марапаттау-награждать
Өнертабыс-изобретение
Жеке іс парағы.
Сыйақы-премия
Жеке іс парағы – жұмысқа қабылдану кезінде және әр түрлі ұйымдар,
мекемелер мен ведомстволар талап еткен жағдайда арнаулы бланктерге
толтырылатын іс қағазының бір түрі.
Кадрлар есебі жөніндегі жеке іс парағы мына төмендегідей бөліктерден
тұрады:
1. құжат толтырушының толық аты-жөні,
2. жынысы,
3. туған күні, айы және жылы,
4. туған жері,
5. ұлты,
6. білім (оқу орнының атауы, оқыған жылдары, диплом бойынша
мамандығы т.б.),
7. қандай шет тілдерін және ТМД халықтарының тілін білетіндігі
туралы мәлімет
8. ғылыми дәрежесі мен атағы
9. ғылыми еңбектері мен жаңалықтары
10. еңбек жолы туралы мәлімет
11. сайланбалы органдарға қатысуы
12. мемлекеттік наградалары туралы мәлімет
13. әскери қызметке қатысы және әскери атағы
14. жеке іс парағын толтырған кездегі отбасы жағдайы (отбасы
мүшелерінің аты-жөні, туған жылы көрсетіледі)
15. мекенжайы мен телефоны
16. толтырылған мезгілі
17. құжат толтырушының қолы
Кадрлар есебі жөніндегі жеке іс парағында берілген мәліметтер
өмірбаян, резюме (түйіндеме), еңбек кітапшасындағы мәліметтермен сәйкес
жазылуы қажет.
Глоссарий
Жеке іс парағы-личный листок
Ғылыми еңбектері -научные труды
Лекция№4.Азамат өтініштерімен жұмыс
Азамат өтініштері бойынша іс жүргізу Қазақстан Республикасы
Президентінің заңдық күші бар “Азаматтар өтініштерін қараудың тәртібі
туралы” 1995 жылғы 19 маусымдағы N 2340 Жарлығына сәйкес жалпыдан бөлек
жүргізіледі.
Азаматтар өтініштері (ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебіздер және сұрау
салулар) бір орталықтан есепке алынады және тіркеу-есепке алу нысанына
ұйымға келіп түскен күнінде тіркеледі.
Өтініштердің тіркеу нөмірлері автор фамилиясының бас әрпінен және
тіркеу-есепке алу нысаны бойынша реттік нөмірінен тұрады (мысалы. М-1995).
Өтініш қайталанып түскен кезде оған кезекті тіркеу нөмірі беріледі, ал
тіркеу-есепке алу нысанында құжаттың алғашқы нөмірі көрсетіледі.
Қайталанған өтініштің бірінші парағына жоғарғы оң жақ бұрышынан тіркеу-
есепке алу нысанына “Қайталанған” белгісі қойылады. Күнтізбе жыл ішінде
немесе егер азамат оған берілген жауапқа қанағаттатнбаса, онда сол бір
тұлғаның сол бір мәселе бойынша өтініші қайталанған деп есептеледі.
Азаматтар өтінішін көлемі көп болса ұйымда өтініш авторлары азаматтар
фамилиясын әліпбилік көрсеткіші жасалады.
Өтініштерге жауапты ұйым немесе құрылымдық бөлімше басшысы ауызша немесе
жазбаша нысанда береді.Жауап ауызша берілгенде тіркеу есепке алу нысанына
тиісті жазба жасалады. Жазбаша жауаптың тіркеу нөмірі құрылымдық бөлімше
индексінен, істің істер номенклатурасындағы нөмірінен және өтініштің тіркеу
нөмірінен тұрады.
Глоссарий
Азаматтар өтініштері- обращения граждан
Шағым- жалоба
Арыз -заявление
Сұрау салу- запрос
Лебіздер- отклики
Тіркеу есепке алу нысаны -регистрационная учетная форма
Өтініш
Өтініш- ресми іс- қағаздарының бірі. Ол қызметке орналасуда, демалыс
сқрауда, қандай да бір көмек сұрауда , жұмыстан шығарда, бір қызметтен
екінші қызметке ауысуда және тағы басқа жағдайларда мекеме басшысы атына
белгілі бір тәртіп бойынша жазылады.
Ресми- официальный
Модуль 4. Ақпарат – анықтамалық құжаттары.
Лекция№1 Қызметтік хаттар
Қызметтік хаттар- бұл ол қандай да бір мәселе туралы мекемелермен,
ұйымдармен және жеке тұлғалармен пікір алмасу мазмұндағы басқару
құжаттарының үлкен тобының жинақталған аты.
Қызметтік хаттар басқару қызметінде туындайтын көптеген жедел мәселелерді
шешу үшін қолданылады. Мазмұны және мақсаты бойынша хаттар: кепілдік беру,
ақпараттық, жарнамалық, коммерциялық, сұрату хаттары, хабарлау хаттары,
шақыру хаттары, жауап хаттар, өтініш хаттар, хабарлама хаттар, еске салу
хаттары болып бөлінеді.
Қызметтік хаттың мәтіні қарапайым жазылады, бір мәселеге ғана арналады.
Хаттың мәтіні жүйелі, нақты және анық болуы тиіс.
Хат арнайы бланкіде толтырылады және оның тақырыбы, адресаттың аты
көрсетіледі, қол қойған тұлғаның аты- жөні және құрастырушының телефон
нөмірі жазылады. Жіберілген хаттың екінші данасы бланкіде басылмайды.
Хаттың мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте
фактіге, күнге, хатқа сілтеме жасай отырып, хатты жазудың себептері
көрсетіледі.
Екінші бөлігінде хаттың негізгі мақсаты (ұсыныс, бас тарту, өтініш,
кепілдік және т.б.) айтылады.
Телефонхат
Телефонхат- жедел мәселелер бойынша телефон арқылы берілген және алушы
жазып алған құжат. Ол отырыстар, мәжілістер, іскерлік кездесулер,
жоспарланған іс-әрекеттердегі өзгерістер, іс-шаралар туралы жедел хабарлар
үшін пайдалынады және оның мынадай міндетті деректемелері болады:
- фирманың атауы;
- құжат түрінің атауы;
- хабарды беру (қабылдау) күні мен уақыты;
- адресат;
- құжаттың мәтіні;
- қолы;
- телефонхатты қабылдаған және берген тұлғаның лауазымы және аты- жөні;
- телефонхатты берген және алған фирманың телефон нөмірі көрсетіледі.
Мәтіні қысқа, анық, қиын сөздерсіз, талқыланатын мәселелерге анық
акцентпен, іс- шараның уақыты мен күні, орны көрсетіле отырып жасалады.
Телефонхатты берген кезде мынадай ережелерді сақтаған жөн: бірінші
фирманың атауы мен телефон нөмірін, құжаттың түрін көрсетеді, ақпаратты
бергеннен кейін телефонхатты қабылдаған тұлғаның лауазымын, аты- жөнін,
телефон нөмірін, жіберген күні мен уақытын жазып алады.
Қабылдау кезінде: фирманың атауы және оның телефон нөмірін; телефонхаттың
мәтінін; оған қол қойған және жіберген тұлғалардың лауазымын, аты- жөнін ;
қабылдау күні мен уақытын жазып алады. Қателер жібермеу мақсатында,
қабылдап алушы телефонхатты беруші тұлғадан жазылған мәтінді қайталауын
сұрауы тиіс. Сонымен бірге барлық тыныс белгілері қойылады.
Телефонхат жазбасы үшін арнайы журнал пайдалану қолайлы.
Лекция №2. Тақырып. Хабарландыру
Хабарландырулармен теледидар, радио, газеттерден және хабарландыру
тақталарынан танысуға болады. Хабарландыру әр түрлі жағдайлар, мысалы, бос
қызмет орны туралы, жылжымайтын мүлікті сату, сатып алу және қандай да бір
қызмет түрлерін ұсыну туралы, сондай-ақ қандайда бір шараның өту мерзімін,
уақытын, мекенін хабарлау үшін беріледі. Ресми хабарландырулардың белгілі
тәртібі болады. Мысалы, бос қызмет орны туралы хабарландыруда бірінші –
қандай мекеме конкурс жариялайтыны, екінші – қандай қызмет орнына
жариялайтыны, одан кейін – үміткерлерге қойылатын талаптар мен конкурсқа
қатысуға қажетті құжаттардың тізімі, конкурс мерзімі, мекеменің мекенжайы
көрсетіледі.
Глоссарий
Бос қызмет орны – вакансия
Жылжымайтын мүлік – недвижимость
Үміткер – кандидат
Мекенжай- адрес
Жариялау-объявлять
Іс шаралар-мероприятия
Хабарландыруларды оқыңыз
Хабарландыру
2004 жылдың 15 қазанында сағат 15.00-де Абылай хан атындағы ҚазХҚжӘТУ-дің
акт залында Алтын күз атты студенттер кеші ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
министрлігі
№2 Алматы мемлекеттік гуманитарлы-педагогикалық колледжі
Іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізу
(оқу- әдістемелік құрал)
Алматы, 2009
Құрастырушы: Дандыбаева К.Ж.
Аңдатпа. Бұл оқу құралы Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу курсынан
студенттерге өз бетінше теориялық сұрақтарды меңгертуде және практикалық
жұмыстарды орындауда көмекші құрал болып табылады.
Оқу құралына жұмыстық оқу жоспары,лекциялар,студенттерге өз білімдерін
тексеру үшін тест сұрақтары кіреді.
Оқу әдістемелік құрал 25.05 2003 8 хаттамасымен бекітілген Іс қағааздарын
жүргізу бойыншаТиптік оқу бағдарламасына сәйкес жасалған және Мемлекеттік
тіл мен шет тілі ғылыми әдістемелік комисиясының 2009 23 сәуір күні,8
хаттама өтілген отырысында талқыланды.
Пайдаланылған негізгі әдебиттер.
1. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу - В.И. Скала, Б.В.
Скала, Н.В. Скала – Алматы :ТОО Издательство LTM.,2005.
2. Ресми іс қағаздары - А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э.
Сүлейменова – Алматы: Сөздік - Словарь, 2001.
3. Іс қағаздарын қазақ тілінде жүргізу - Әлия Хазимова – Алматы: Олжас
Баспасы, 2004.
4. Іс қағаздарын жүргізу - В. Салагаев, Б. Шалабай – Алматы: Раритет,
2004
Қосымша әдебиеттер:
1. Екі тілде іс жүргізу - М. Касымбеков, Қ. Әлімқұлов, К. Юсупов, Ж
Әлмешев. Ә Сапарбекова – Алматы Атамұра - Қазахстан 1994.
2. Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Жакыпов Мірболат Хабиұлы ТОО РПИК
Дәуір - 2006.
3. Іс қағаздарын қазақша жүргізу – Ләззат дүйсембекова Алматы: Ана
тілі, 2005.
1Курстың мақсаты.
Іс қағаздарын жүргізу жалпы кәсіби пәндерге жатады.
2.Оқытушы туралы мәліметтер
Ф.И.О. : Дандыбаева К. Ж.
Жоғарғы санатты оқытушыТел.: 376 95 99.
3. Пән туралы
Пән атауы:Іс қағаздарын жүгізу.
Барлығы: 76 сағат.
Теориялық сабақ: 30.
Практикалық :46.
7 және 8 семестрде оқытылады.
4 бақылау жұмысы
8 семестр: Эмтихан
ТАҚЫРЫПТЫҚ ЖОСПАР
Семес Сағат саны Барлы
тр Модул қ
ь Тақырыптар сагат
номір сасан
і ы
теор. Тәжіри
белік
I Бөлім. Құжаттармен
модулжұмыс жасауды
ь ұйымдастыру.
1 Тақырып: 2
блок Кіріспе. Пәннің
міндеттері мен
мақсаты.
2 Тақырып: 2
блок Құжаттармен жұмыс
жасауды ұйымдастыру.
3 Тақырып: 2
блок Келіп түскен
құжаттарды бөлу.
4 Тақырып: 2
блок Құжаттардың
орындалуына бақылау
қою.
5 Тақырып: 2
блок Істердің
номенклатурасы.
6 Тақырып: 2
блок Істерді жүйеге
келтіру.
7 Тақырып: 2
блок Құжаттың құндылық
сараптамасы.
II Тақырып: 2
модулҚұжаттау. 2
ь 1. Құжаттарды
1 дайындаудың жалпы
блок ережелері мен
ресімделуі.
III Өкімдік құжаттар.
модул
ь
1 Тақырып: 2
блок ҚР Еңбек туралы заңы
2 Тақырып: 2
блок Бұйрықтар 2
3 Тақырып: 2
блок Жеке іс. Еңбек
кітапшасы
4 Тақырып:
блок Азаматтардың жазбаша
жұмыстарын қарау 2
тәртібі туралы №2340
жарлығы.Өтініш.
IV Ақпарат –анықтамалық
модулқұжаттары.
ь
1блокҚызметтік хаттар. 2
Телефон хат
2 Тақырып:
блок Хабарлдандыру. Шақыру 4
хат.
3 Тақырып: Сенімхат. 2
блок
4 Тақырып: Баяндау хат. 4
блок Түсінікхат.
5 Тақырып: Анықтама. 2
блок Кесім.
6 Тақырып: Кепілдік беру 2
блок хаты.Қолхат
7 Тақырып: Жарнама хаты. 2
блок
8 Тақырып. Хаттама. 4
блок
5 Еңбек қатынастарын
модулқұжаттау.
ь
1 Тақырып. Мінездеме. 2
блок
2 Тақырып. Өмірбаян. 2
блок
3 Тақырып. Түйендеме. 2
блок
4 Тақырып Тақырып. 2
блок Географиялық атаулар.
Цифрлар мен сандардың
жазылуы..
Жарлықтар, нұсқаулар, 2
5 ережелер.
блок
6 Тақырып. №562 1992 2
блок жылдың 30 маусымынан
ҚРМК қаулысымен
бекітілген ҚР
бірлестіктерінде,
мекемелерінде,
ұйымдарпымда
құжаттаманы басқарудың
және құжаттаудың
негізгі ережелері МСТ
6. 10. 1-88
құжаттарын сұрыптау.
6 Бөлім Құрылтай
модулқұжаттары.
ь
1 Тақырып. 17. 04. 1995
блок ж. ҚР Президентінің
Заңды тұлғаларды
мемлекеттік тіркеу 2
туралы жарлығы; 02.
05. 1995 ж. ҚР
Президентінің
Шаруашылық
серіктестікткр туралы
жарлығы; 19. 06. 1995
ж. ҚР Президентінің
Мемлекеттік
кәсіпорындар туралы
жарлығы.
2 Тақырып. Құрылымдық
блок бөлімшелер туралы 2
ережелер. Жеке құрам
бойынша ереже. Штаттық
кесте.
3 Тақырып. Толық
блок материалдық 2
жауапкершілік туралы
шарт. ҚР ҚР еңбек
туралы заңының 89,
90, 91, 92 баптары.
4 Тақырып. Құжаттауда 2
блок компьютерді қолдану.
5 Тақырып. Фирма 2
блок жарғысы. Жарғының
деректемелері.
6 Тақырып. Коммерциялық
блок құпия мазмұндағы 2
құжаттар. Сақталу
мерзімін көрсететін
құжаттар тізімі.
7 Қорытындылау сабағы 2
блок
Барлығы 30 48
Модуль 1.Бөлім. Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру.
Лекция№1.Тақырып: Кіріспе. Пәннің мазмұны мен мақсаты.
Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының
саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика,
қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың
табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам
өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Іс қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен
мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі
шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді.
Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін
көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне
тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару процесінің ажырамас
бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат,
жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару
істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы
жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты құжаттарымен,
деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.
Адам өмірі де құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде
оған алғашқы құжат – туу туралы куәлік жазылады. 16 жасқа келгенде жеке
басын растайтын құжат – жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендігі – орта
білім туралы аттестатпен расталады. Жоғарғы оқу орнына түсу үшін түрлі
үлгідегі іс қағаздарын жазады. Жоғарғы оқу орнын бітірген шақта диплом
беріледі. Жұмысқа орналасу барысында да өтініш, түйіндеме, жеке іс парағы
т.б. іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кітапшасына
жазылады. Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек келісімін
жасауға, өмірбаян мен мінездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жіберуге
тура келеді.
Глоссарий
Құжат-документ
Іс қағаздары -деловые бумаги
Құқық-право
Туу туралы куәлік -свидетельство о рождении
Жоғарғы оқу-высшее образование
Сенімхат -доверенность
Түйіндеме- резюме
Өтініш- просьба
Жеке іс парағы - личный листок
Еңбек келісімі- трудовое соглашение
Лекция№2.Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру.
Іс қағаздарын жүргізу қарапайым және жедел болуы тиіс, оның жұмысы фирма
ішіндегі құжат – ҚР- ның мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім
министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті
Төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығының талаптарына сәйкес
жасалған және ұйымның жоғары лауазымды тұлғасы бекіткен Іс қағаздарын
жүргізу туралы нұсқаулықпен белгіленеді. Іс қағаздарын жүргізу қызметі
қызметкерлерінің функционалдық міндеттері мен құқықтары нұсқаулықтармен
лауазымдық белгіленеді. Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік басшының
бірінші орынбасарына немесе 2.3- тармақ бойынша құрылымға сәйкес нақты
орындаушыға жүктеледі.Лауазымы бойынша хат-хабармен жұмыс істейтін фирманың
барлық қызметкерлері Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулықты білуге және
оның талаптарына сәйкес қызметтік құжаттаманы ресімдеуге міндетті. Іс
қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулық ұйымдастыруды,ережені құжаттарды
қабылдау және жасау процесін реттейтін нормативтік құжат болып табылады.
Нұсқаулыққа фирмада қолданылатын құжаттардың нысандары мен үлгілері және
анықтамалық-әдістемілік материал:бекітуге жататын құжаттардың тізбесі,мөр
соғылатын құжаттардың тізбесі т.б.қоса беріледі. Фирма ішіндегі қызметтік
хат жазысу Қазақстан Республикасының заңнамасында, мысалы, ҚР-ның Еңбек
туралы 10.12.99 ж. № 493-1 Заңында белгіленген жағдайларда рұқсат етіледі.
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің арасында қызметтік хат жазысуға рұқсат
етілмейді. Басқа ұйымдармен және азаматтармен қызметтік хат жазысу :
-мемлекеттік тілде
-ресми тілде
-түскен сұрату хат, өтініш қай тілде жазылса, сол тілде жүргізіледі.
Глоссарий
Мұрағат- архив
Рұқсат- разрешение
Нұсқаулық- инструкция
Құқықтары- права
Лекция№3. Тақырып. Келіп түскен құжаттарды бөлу
Ұйымның құжаттама қызметі кіріс құжаттары бойынша төмендегідей
операцияларды атқарады:
1) құжаттарды қабылдау және экспедициялық өңдеу;
2) құжаттарды тіркеу;
3) құжаттарды ұйым басшысына қарауға тапсыру;
4) құжаттарды орындауға тапсыру,
5) құжаттардың мерзімінде орындалуын бақылау.
Құжат салынған конверттер құжаттама қызметінде ашылып, оның дұрыс
жеткізілгендігі, құжаттар орамының бүтіндігі тексеріледі.
Жіберушінің мекенжайын, жіберілген және құжаттың алынған күнін ( уақытын
) анықтауда қажеттілігі болмаса кіріс құжаттары салынған конверт жойылуға
тиіс. Жеке тұлғалардың өтініші және жеке құжаттар салынған конверттер
сақталады.
Алынған құжаттарға тіркеу мөртабаны қойылады. Тікелей құрылымдық
бөлімшелерге немесе лауазымды тұлғаларға арналған құжаттар өз мекенжайына
тапсырылады.
Жеке өзіне (Лично) деген белгісі бар конверттер ашылмайды, жіберілген
иесіне сол күйі беріледі.
Жаңылыс келген корреспонденциялар пошта бөлімшесіне қайтарылады.
Құжаттама қызметі келіп түскен құжаттарды мазмұнына сәйкес ұйым бойынша
белгіленген функциялық бөліністерге, қызметкерлер арасындағы міндеттер мен
өкілеттік сипаттарына қарай тарату үшін алдын-ала қарап шығады
Алдын-ала қараудың бірінші кезеңінде келіп түскен құжаттар тіркелетін
және тіркелмейтін құжаттарға сортталады. Бұл іс құжаттама қызметінде
тіркелмейтін құжаттар тізбесіне сәйкес жасалады. Мұндай тізбені әр ұйым
өзінше, қызмет түрінің ерекшеліктеріне қарай жасайды. Мұнаң соң
тіркелетін құжаттар мынадай топтарға бөлінеді:
1) басшылық атына жіберілген немесе құрылымдық бөлімше атаулары
көрсетілмей жолданған құжаттар;
2) жеке және заңды тұлғалардың, депутаттардың өтініштері;
3) құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар.
Жеке және заңды тұлғалардың тіркелген өзге өтініштері ұйымның тиісті
құрылымдық бөлімшілеріне (тиісті лауазымдық тұлғаға), жеке және заңды
тұлғалардың өтініштері бойынша жұмыс жүргізуге жауапты кісілерге жолданады.
Құрылымдық бөлімшілерге жолданған құжаттар тіркеуден өткен соң сол
бөлімшелердің басшыларына табыс етіледі.
Глоссарий
Қабылдау- прием
Тіркеу- регистрация
Мерзім -срок
Ұйым -организация
Заң –закон
Мөртабаны -штамп
Құрылымдық бөлімше- структурное подразделение
Жеке және заңды тұлға- физическое и юридическое лицо
Жолдау - направлять
Лекция№ 4. Құжаттардың орындалуына бақылау қою
Тапсырмалары және орындау мерзімдері нақты көрсетілген барлық құжаттар
бақылауға алынады.
Құжаттардың орындалуын бақылау мәселе мәніне қарай құрылымдық
бөлімшелердің басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледі. Құжаттарды
орындаудың мерзімдеріне бақылау жасауды құжаттама қызметі (лауазымды тұлға)
жүзеге асырады. Орындау мерзімдері құжатқа қол қойылған (бекітілген)
күннен, ал кіріс құжаты үшін оның келіп түскен күнінен бастап күнтізбе
бойынша есептеледі.
Құжаттардың орындалуына бақылауды ұйымдастырған кезде тіркеу-бақылау
карточкілері (автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі электрондық деректер
карточкілері), тіркеу журналдары пайдаланады.
Құжаттама қызметі (лауазымды тұлға) құжаттардың орындалуын бақылауды
ұйымдастырған кезде құжаттарды бақылауға қою, карточкілерді картотекалардың
тиісті бөлімдеріне салу және нәтижелерін басшыларға хабарлау, құжатты
бақылаудан алу міндеттерін орындайды.
Ағымдағы ай тапсырмаларының орындалу барысын тексеру белгіленген
мерзімнің аяқталуынан бес күн бұрын жүргізіледі, жылдың келесі айларына
арналған тапсырмаларды кем дегенде – жылына бір рет тексеріп отырады.
Глоссарий
Бақылау-контроль
Лауазымды тұлға-должностное лицо
Орындау-исполнять
Тіркеу журналы-регистрационный журнал
Міндеттері-обязательства
Лекция№ 5. ҰЙЫМНЫҢ ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ.
Ұйымда жасалған және сырттан алынған құжаттардың құндылықтары
біркелкі болмайды. Бір құжаттар бар, тұрақты түрде және ұзақ уақыт
қолданыстан түспейді, енді бір құжаттар бар, аз ғана уақыт қолданылғаннан
кейін қажеттілігі біртіндеп азая бастайды. Яғни қысқа ғана уақыт
пайдаланылады. Егер құжаттарға уақытылы сарапатама жүргізіліп, құндылығы аз
ақпараттарды жоюға бөліп отырмаса, онда ұйымда көп ұзамай қосымша қаржылық
және материалдық шығындарды қажет ететін үлкен мұрағаттық материалдар
жиналып қалады. Бірақ қолда құжаттарды іріктеу ісін жүргізуге негіз болатын
нормативтік құжаттар болуға тиіс. Өйткені құжаттарды заңсыз түрде жою –
қылмыс. Ең соңында ұйым жұмыс барысында қалыптасқан құжаттар мен істердің
жоғалып кетпеуі үшін олардың тиісті есебін жүргізіп отыруы қажет.
Бұның барлығы да жоғарыда аталған проблемаларды болдырмас үшін
әмбебап нормативтік құжат қажет екенін аңғартады. Міне, осы құжаттың аты
істер номенклатурасы деп аталады. Қазақстан Республикасының СТ 1037-2001
Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар аталатын
мемлекеттік стандартында былай деп көрсетілген: Істер номенклатурасы:
ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері көрсетіліп, белгіленген тәртіпте
ресімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі. Істер номенклатурасы
істердің жіктелуін, индекстелуін, жүйеленуін және сақталу мерзімдерін ресми
бекітеді, сондай-ақ алғашқы есепке алу құжаты болып табылады.
Істердің жиынтық номенклатурасы құжаттамамен қамтамасыз ету қызметі
тарапынан немесе осы міндет ресми түрде жүктелген лауазымды тұлға тарапынан
әзірленеді. Ұйым басшысы әрбір құрылымдық бөлімшеге өкімдік құжат арқылы
шартты белгі (цифрлық, әріптік немесе әрі цифрлық әрі әріптік аралас
бөлігі) тағайындайды. Мәселен, 01 – басшылық, 02 – жалпы бөлім, 03 –
жоспарлау-экономика бөлімі т.б. Әрбір іске де осылайша олардың индекстері
белгіленеді. Индекстер істердің және құрылымдық бөлімшелердің реттік
нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05. істердің индекстері мекеменің іс
қағаздарын жүргізу қызметіндегі құжаттарды ұйымдастыру жүйесін бекітеді.
Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі тақырып
әзірлеу болып табылады.
Ең негізгі талап – тұрақты сақталатын және уақытша сақталатын істерді
өз алдарына жеке-жеке топтау. Бұл құжаттар құндылығына сараптама жасауда,
сақтауға немесе жоюға іріктеуді едәуір жеңілдетеді.
Тақырыптарды тараулар ішіне орналастыру тәртібі құжаттардың
маңыздылығына және олардың бір-бірімен өзара байланыстылығына қарай
реттеледі. Ең алдымен ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар: жарғылар немесе
ұйым және оның құрылымдық бөлімшелері туралы құжаттар орналасады; мұнан соң
жоғарыда тұрған мекеменің нормативтік-өкімдік құжаттары келеді; бұдан кейін
– сол ұйымның өз бұйрықтары мен кеңесші органдар хаттамалары салынады.
Глоссарий
Анықтама -справка
Талап -требование
Өкімдік құжат -распорядительный документ
Тақырып-тема
Құндылықтары-ценности
Істер номенклатурасы- номенклатура дел
Сараптама жасау - экспертиза
Сақталу мерзімі-сроки хранения
Лекция №6
Құжат құндылығы – бұл құжаттың тарихи, ғылыми, әлеуметтік,
экономикалық, саяси немесе мәдени мәніне байланысты ақпараттық
мүмкіндіктері. Құндылық артықшылықтар теориясы – бағалау және құжаттарды
сақтауға іріктеу теориясының негізі. Таңдау кезінде құндылығы өзгелеріне
қарағанда жоғары құжаттар іріктеледі. Құндылық нақты тұтынушылар сұранысына
байланысты болмайды. Бірақ қоғамның ақпараттық талаптарына жауап беретіндей
болуы керек.
Құжаттар құндылығына сараптама жасау тәртібі.Тұрақты және уақытша
сақталатын құжаттар құндылығын сараптау ісі бірнеше кезеңнен тұрады:
Іс қағаздарын жүргізу процесінде сараптау;
Ведомстволық мұрағат орнында сараптау;
Мемлекеттік сақтауға тапсыру кезінде сараптау.
Құжаттарды олардың түзілуі кезінде, яғни мекемелерде іс қағаздарын
жүргізу барысында бағалау тұрақты және уақытша сақталатын құжаттарды
іріктеп алу үшін жүргізіледі. Бұл құжаттарды 10 жылдан астам мерзімде
уақытша сақталатындары ведомстволық мұрағатқа тапсырылып, 10 жылға
дейінгілері – құрылымдық бөлімшелерде одан әрі сақтауға қалдырылады. Ал
сақтау мерзімі өткен құжаттар жоюға бөлінеді.
Құжаттар істерді парақтап қарау жолымен іріктеледі. Бұл жұмыс
мекеменің құжаттар тізбесімен істер номенклатурасы негізінде жүргізіледі.
Істерді ретке келтіру барысында сақталу мерзімдері нақтылана түседі.
Істерді ведомстволық мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде оларды сақталу
мерзімдерінің ұзақтығына қарай былайша топтастырып, ресімдейді:
Тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге
тізімдеме жасалады;
10 жылға дейінгі мерзімде сақталатын құжаттарға тізімдеме жасау
міндетті емес;
Анықтамалық сипаттағы қысқа мерзімді құжаттар (5 жылға дейін
сақталатын) істер номенклатурасында белгіленеді және сақтау мерзімі өткен
соң құрылымдық бөлімшелердің өзінде акті арқылы жойылады.
Құжаттар құндылығына сараптама жасау ісі ұйымдық - өкімдік және
жоспарлау – есеп беру құжаттамаларын зерттеуден басталады. Онымен қоса
құжаттардың түпнегіз даналары қай құрылымдық бөлімшелерде екендігі
анықталады.
Құжаттар құндылығына сараптама жасауды ұйымдастырып, өткізу үшін және
оның барысын бақылап, ғылыми - әдістемелік басшылық ету мақсатында мекеме
мен мемлекеттік мұрағат тарапынан құрылған арнайы комиссиялары жұмыс
істейді.
Глоссарий
Құжат құндылығы-ценность документа
Құрылымдық бөлімше-структурное подразделение
Мұрағат-архив
Сараптама-экспертиза
Түпнегіз-оригинал
Модуль 2. Такырып: Құжаттау.
Лекция №1 Құжаттарды дайындаудың жалпы ережелері мен ресімделуі.
Басқару қызметінің барлық түрлері тиісті құжаттардан көрініс табады. Шығу
тегі, мақсаты, түрі, қызмет саласы бойынша өзара байланысты, ресімделуіне
бірыңғай талаптар қойылатын құжаттар жиынтығы құжаттама жүйесі деп аталады.
Құжаттар түзу- құжаттау деген сөз.
Құжаттарды бір ізге түсіру дегеніміз басқару құжаттарының бірыңғай құрамы
мен формасы белгілеу болып табылады. Құжаттың бір ізге түсірілген формасы-
қызмет саласында шешілуге тиісті міндеттерге сәйкес қолданылатын
реквизиттер жиынтығы және олардың ақпарат негізінде белгілі бір тәртіппен
орналасуы.
Құжаттарды стандарттау- бір ізге түсіруді заңдық тұрғыдан бекіту формасы
болып табылады. Қазақстан Республикасының 1042- 2001 Ұйымдық- өкімдік
құжаттар. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар мемлекеттік стандарты
Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарында , меншіктің барлық түрлері
мен барша ұйымдық- құқықтық формадағы кәсіпорындар мен ұйымдарда
ресімдеудің бірыңғай ережелерін белгілеу мақсатында әзірленген.
Құжаттың негізгі функциясы ақпараттарды жинақтау, сақтау, оларды
келешекке жеткізу, көп мәрте қолдану, өткен уақыт ақпараттарына оралту
мүмкіндігінде.
Құжат жасау оның түрін, жіктелуіне сәйкес мақсатын анықтаудан басталады.
Жіктеу түрлерін ішіндегі ең маңыздысы ақпарат мазмұны бойынша жіктеу
болып табылады. Бұл бойынша құжаттар құжаттамалардың бір ізге түсірілген
жүйелеріне (жоспарлы, есептік статистикалық, ұйымдық өкімдік, қаржылық және
бухгалтерлік т.б.) сәйкес жіктеледі.
Жасалған орны бойынша құжаттарды ішкі (мекемеде түзілген, әрі одан сыртқа
шықпайтын) және сыртқы (сырттан келіп түскен) деп бөледі.
Шығу тегіне қарай құжаттар ресми және жеке болып бөлінеді. Заңды немесе
жеке тұлғалар тарапынан жасалып, белгіленген тәртіп бойынша ресімделген
және куәландырылған құжаттар ресми құжат деп аталады. Ұйымның ағымдағы
қызметінде пайдаланылатын ресми құжатты қызмет бабындағы құжат дейді. Жеке
құжат бұл жеке тұлға тарапынан жасалатын, оның қызмет аясынан тыс
әзірленген құжат.
Құжаттардың топтастырылуы
Құжаттың жеке және типтік формалары болады. Жеке құжаттар басқарудың
нақты бір жағдайларына байланысты пайда болады (бұйрықтар, хаттар). Типтік
құжаттар бір текті мәселелер бойынша, бірыңғай үлгіде жасалады (жарғы,
ереже, нұсқаулық).
Заңдық күшіне байланысты шынайы құжат және жалған.
Материалдық негіз түрі мен қайта жаңғырту тәсіліне байланысты: қағаз
негіздегі құжаттар, дыбысбейнелі құжаттар және машиналық негіздегі құжаттар
болып бөлінеді.
дыбысбейнелі құжаттар бұл бейнелі және дыбысты ақпараттары бар құжат.
Дыбысбейнелі құжаттардың мынадай түрлері бар:
- Киноқұжат- бейнелі ("мылқау" кинода) немесе дыбыс бейнелі (дыбысты
кинода) ақпараттары бар, кинематографиялық тәсілмен жазылған бейнелі
құжат.
- Фотоқұжат- фотографиялық тәсілмен түсірілген ақпараты бар бейнелі
құжат.
- Фоноқұжат – дыбыс жазудың кез келген түрімен жазылған дыбыстық
ақпараты бар құжат.
- Құжаттың видеограммасы- құжаттың электрондық сәулелі түтіктік
экрандағы бейнесі.
Лекция№2 Құжаттың күні
Құжаттың күні – оның заңдық күшін қамтамасыз ететін кез келген құжаттың
міндетті деректемесі.
Құжаттың күні:
• Оған қол қойылған күн (бұйрықтар, хаттар, факстер, анықтамалар
үшін);
• Оны бекіту күні (жоспарлар, есептер, ережелер, нұсқаулықтар);
• Онда белгілінген оқиғалар күні (нұсқаулықтар, ережелер,
хаттамалар, актілер) болып табылады.
Күнді құжатқа қол қоятын және бекітетін тұлға қоюға тиіс. Құжатты
ресімдеу мен өңдеудің барлық сатыларына күн қойылады. Бұл күндер құжаттың
қай жерде қанша уақыт болғанын, қай жерде кешіккенін анықтауға мүмкіндік
береді.
Ұйымдық-басқару құжаттарында күн араб сандарымен ресімделеді. Оған
сегіз белгі – алты сан (күнге, айға, жылға екі саннан) және екі ажырату
нүктелері беріледі. Егер сан біреу ғана болса, онда оның алдына міндетті
түрде 0 қойылады. Мысалы, 08.06.2001. Осындай жолмен ресімделген күн
құжаттарды автоматты түрде өңдеу үшін код болып табылады. Сонда мынадай
болады: 08.06.2001. Күндерді сөздік-сандық тәсілмен ресімдеу (2001 жылғы 8
шілде) қаржылық сипаттағы мәліметтері бар құжаттарда рұқсат етіледі. Күнді
ресімдеудің жан-жақты тәсілін іскер шетелдік әріптестремен хат алмасу
кезінде пайдалану ұсынылады.
Көптеген құжаттар үшін күн құжатты ресімдеуді аяқтағаннан кейін Құжат
түрінің атауы деректемесінен төмен, беттің жоғарғы тақырыптық бөлігіне
қойылады және сол жақтағы жолдың шетінен басылады.
Құжаттың тіркеу нөмірі
Құжатың тіркеу нөмірі – тіркеу кезінде (мысалы реттік саны) берілген
құжаттың шаррты сандық (кейде сөздік-сандық) белгісі. Ол Құжаттың күні
деректемесімен қатар фирманың жіберілетін, келіп түскен және ішкі
құжаттарына қойылады.
Реттік нөмір жыл басынан бастап өсіп отыратын хаттамалар, бұйрықтар,
еңбек келесім-шарттары сияқты құжаттарға бірізділікпен қойылады, мысалы: №1
№2 №3.
Жіберілетін құжаттардың индексі көбіне құрылымдық бөлімшенің шартты
белгілерінен тұрады, олар жіберілген құжаттың көшірмесі және жіберілетін
құжаттың реттік нөмірі тігілетін номенклатура бойынша істің нөмірін
қарайтын құжаттар, мысалы, 04-19194, мұнда 04 – құрылымдық бөлімшенің
(бухгалтерияның) индексі; 19 – номенклатура бойынша істің нөмірі; 195 –
жіберілетін құжаттың реттік саны.
Реттік нөмірлер келіп түскен және жіберілетін хаттарға бөлек беріледі.
Бірнеше заңды тұлға бірлесіп жасаған құжаттарда бірыңғай күн (қол
қоюдың ең соңғы куні) көрсетіледі және әрбір құрастырушы ұйымның
құжаттарына берілген реттік тіркеу нөмірі қойылады.
Глоссарий
Құжат күні-дата документа
Ресімдеу-оформлять
Реттік нөмірі-порядковый номер
Шартты белгі-условное обозначение
Тіркеу нөмірі-регистрационный номер
Келіп түскен- входящие
Модуль 3. Өкімдік құжаттар.Лекция№1
Еңбек келісімі
Еңбек келісімі – мекеме, ұйым, кәсіпорын, фирма басшысы мен жұмысқа
қабылданушының арасындағы еңбек тәртібін, құқығы мен міндеттерін көрсететін
іс қағаздарының түрі.
Еңбек келісімі мынадай құрылымдылық бөліктерден тұрады:
1. құжат аты
2. мекеме орналасқан қала аты, келісім жасалған күн, ай, жыл
3. екі жақтың толық және шартты атауы
4. келісімнің сипаты мен шарттары
5. екі жактың құқы мен міндеттері
6. келісім шарттарын өзгерту
7. жұмысшы еңбекақысы және оның төлену тәртібі
8. келісім мерзімі және оның мезгілінен бұрын тоқтатылуы
9. қорытынды
10. екі жақтын заңды мекенжайы
Еңбек келісімі трафареттік іс қағаздарына жатады, мәтіннің көп бөлігі
типографиялық әдіспен дайындалады№ ал дайын бланкідегі ашық жерлерді
жұмысқа қабылданушы толтырады.
Еңбек келісімі 2 дана етіп дайындалады.
Құжатқа басшының қолы қойылғаннан кейін 1 данасы қызметкерге қайтарып
беріледі.
Еңбек келісімі
Алматы қаласы
15.02.2007ж
Қазақстан Республикасының қолданылып жүрген Заңдары негізінде жұмыс
істейтін “Дана” жауапкершілігі шектеулі серікттестігінің өкілі – ЖШС
төрағасы Заңғар Ерланұлы, бұдан әрі қарай Жұмыс беруші деп аталады, бәр
жағынаң, Айбар Омарұлы, бұдан әрі қарай Маман деп аталады, екінші жағынаң,
төмендегі мәселелер туралы осы еңбек келісіміне қол қойды.
1. Келісім нысаны
Жұмыс беруші Маманды тіркеу бөлімінің менеджер қызметіне қабылдайды.
2. Келісім мерзімі
2.1. Осы еңбек келісімі 2007 жылдың “15” ақпанынан 2007 жылдың “15”
ақпанына дейін жасалады.
2.2. Көрсетілген мерзім аяқталғаннан кейін тараптардың келісімімен
ұзартылуы немесе жаңа мерзімге жасалуы мүмкін.
3. Тараптардың құқықтары мен міндеттері
3.1. Маман :
- еңбек туралы заңда көрсетілген тәртіпке сәйкес осы жеке еңбек
келісімін өзгертуге және бұзуға;
- еңбек келісімі бойынша жұмыс жүргізуге байланысты барлық мәжілістер
мен шараларға қатысуға;
өзінің кәсіби біліктілігін арттыруға ;
- Жұмыс берушінің еңбек келісімі шарттарын орындауын талап етуге
құқылы.
3.2. Маман :
- өзінің қызметтік міндеттерін адал атқаруға;
- еңбек тәртібін және ішкі еңбек тәртібі ережелерін сақтауға;
- еңбек келісімінің барлық талаптары мен шарттарын толық орындауға;
- жұмыс барысында өзіне мәлім болған, коммерциялық құпия болып
табылатын мәліметтердің құпиялығын сақтауға міндетті.
3.3. Жұмыс беруші:
- Маманның қызметтік міндеттерін орындауын талап етуге;
- Маманның мүддесіне нұқсан келтірмей, еңбек келісімі бойынша жұмыс
барысына өзгерістер еңгізуге;
- Маманның жұмысына баға беруге;
- Қолданылып жүрген заңдарға, ішкі еңбек тәртібіне сәйкес тәртіптік
және материалдық жауапкершілікке тартуға құқылы.
3.4. Жұмыс беруші:
- маманға осы келісімге сәйкес қызмет беруге;
- еңбек келісімнің барлық талаптары мен шарттарын толық орындауға;
- маманды оның қызметтік міндеттерімен, ішкі еңбек тәртібімен
таныстыруға;
- мерзімінде еңбекақы төлеп тұруға;
- еңбек келісімі бойынша жүргізіліп жатқан іс-шараларды Маманға дер
кезінде хабарлауға;
- еңбек келісімінде көрсетілген мерзімі, сапасы және көлемі бойынша
Маманның жұмысын бақылауға;
- еңбек келісімінің орындалу барысына әсер ететін жағдайлар туралы
Маманға хабарлауға міндетті.
4. Еңбек төлемі
4.1. Маманға 40000 (қырық мың) теңге көлемінде еңбекақы белгіленді.
5. Келісімнің тоқтатылуы
5.1. Осы келісім екі тараптың өзара келісімі бойынша тоқтатылуы мүмкін.
5.2. Осы келісім төмендегідей жағдайларда жұмыс беруші тарапынан
мезгілінен бұрын тоқтатылады:
- маман Қазақстан Республикасының еңбек туралы заңдарын бұзған
жағдайда;
- келісімде көрсетілген міндеттерді орындамаған жағдайда;
- заңда көрсетілген басқа жағдайлар негізінде.
5.3. Маман белгіленген мерзімнен бұрын келісімді тоқтатқысы келсе, бұл
туралы Жұмыс берушіге бір ай бұрын хабарлауы керек.
6. Дауларды шешу
6.1. Осы келісімді орындау барысында Тараптар арасында туындаған даулар
Тараптардың өзара келісімімен шешіледі. Өзара келісім арқылы шешілмеген
даулар сот арқылы шешіледі.
7. Келісімге өзгертулер еңгізу
7.1. Барлық өзгертулер екі Тараптың келісуі арқылы жазбаша еңгізіліп, еңбек
келісімінің ажырамас бөлігі болып табылады.
8. Қорытынды ереже
8.1. Тараптардың қолы қойылған, заң күші бірдей осы келісім екі дана етіп
жасалған. Олар бір-бір данадан әр Тарапта сақталады.
9. Тараптардың заңды мекенжайы
Жұмыс беруші: Маман:
“Дана” ЖШС-ның төрағасы Айбар Омарұлы
Заңғар Ерланұлы
Жеке куәлігінің № 311041002
480092, Алматы қ-сы, 112 СТН 11004113212
Жамбыл к-cі, ӘЖК 4RN12K5XUP2DZ00
“Казкоммерцбанк” ААҚ-тағы
Мекенжайы: Алматы қ-сы,
есеп шоты 18565274
Абай даңғылы, 41-үй,
СТН 500102241511 15-пәтер
Тел: (3272) 451241, 462232
Тел: 21 52 47
Факс: (3272) 251126
Қолы: _______________ Қолы: _______________
“15” ақпан 2007 жыл
Лекция №: 2. Бұйрық
Бұйрық – қандай да бір міндеттерді (өндірістік немесе жеке құрам
бойынша) шешу үшін мекеме басшысы шығаратын өкімдік құжаттардың бірі.
Мысалы:
Штаттық кестеге өзгерістер енгізу туралы
Кәсіпорынның жойылуы туралы
Жұмыска қабылдау туралы
Жұмыстан босату туралы
Негізгі қызмет бойынша бұйрық мәтіні екі бөліктен тұрады. Бірінші
констатациялық бөлікте бұйрық беруге негіз болған дерек көрсетіледі.
Негізгі қызмет жөніндегі бұйрық негізі, әдетте, ... байланысты, ...
жүзеге асыруда, ... жақсарту мақсатында, ... орындау мақсатында, ...
жетілдіру мақсатында, ... үшін, ... сәйкес деген сияқты
тұжырымдаулармен басталады. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтың екінші бөлігі
өкімдік бөлік деп аталады. Ол БҰЙЫРАМЫН деген сөзден басталады.
БҰЙЫРАМЫН деген сөз бас әріптермен жазылады. Бұйрықтың өкімдік бөлігінде
кімге не тапсырылатыны, оның орындалу мерзімі көрсетіледі. Барлық
бұйрықтардың мәтінінде етістік бұйрық райдың үшінші жағында жазылады.
Мысалы:
жүргізілетін болсын
тыйым салынсын
қабылдансын
Жеке құрам бойынша бұйрықтар кадрлар бөлімнде дайындалады.
Жеке құрам жөніндегі бұйрықтарда оның себептері көрсетіледі.
Мысалы:
- зейнеткерлікке шығуына байланысты
- басқа жұмысқа ауысуына байланысты
- өз өтініші бойынша
- бала күтімі үшін демалыс алуына байланысты
Глоссарий
Бұйрық -приказ
Міндеттер- обязанности
Кесте-расписание
Жеке құрам бойынша- по личному составу
Негізгі қызмет бойынша-по основной деятельности
Бұйырамын-приказываю
Зейнеткер - пенсионер
Лекция №3. Еңбек кітапшасы.
Еңбек шартын жасау кезінде жұмыс беруші жұмыскердің еңбек әрекетін
растайтын құжаттар талап етуге құқылы.
Еңбек кітапшасы жұмыскердің еңбек жолы туралы мәліметтер жазылған
құжаттардың бірі болып табылады.
Еңбек кітапшасын толтыру, жүргізу ісін жұмыс беруші атқарады (ҚР
Еңбек кодексінің 35-бабы, 3-тармағы). Еңбек кітапшасын жүргізу және сақтау
тәртібі ҚР Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің 2007 жылғы 5
шілдедегі №149-г бұйрығымен бекітілген және ҚР Әділет министрлігінде
тіркелген (31.07.2007 ж., № 4838).
Еңбек кітапшысының бірінші бетіне жұмыскер туралы мәліметтер
фамилиясы, аты, әкесінің аты, туылған күні жеке куәлігіне негізделіп
жазылады. Білімі, Кәсібі немесе Мамандығы атты бағаналар білімі туралы
құжаттар (аттестат, куәлік, диплом) негізінде толтырылады.
Жүмыс туралы мәліметтер бөліміңде жұмыс беруші ұйымның толық
атауы, штат кестесіне сәйкес жұмыскер иемденіп отырған қызмет және жазба
қандай негізде жүргізілгені (бұйрық, оның нөмірі мен күні, жеке еңбек
шарты, оның жасалған күні) көрсетіледі.
Марапаттаулар мен ынталандырулар бөліміне марапаттар,
ынталандырулар, диплом иеленген жаңалықтары, қолданылған өнертабыстары мен
жаңашылдық ұсыныстары жазылады, сонымен қатар берілген сыйақылар туралы
мәліметтер енгізіледі.
Еңбек кітапшасындағы жазба бұйрықтың түпнұсқасымен толық сәйкес
болуы керек.
Жұмыстан босатылған жағдайда еңбек кітапшасына міндетті түрде Еңбек
кодексінің тиісті баптарына сілтеме жасалады:
Тараптардың келісімі бойынша босатылды (ҚР Еңбек кодексі 52-бап);
Еңбек шарты мерзімінің аяқталуына байланысты босатылды (ҚР Еңбек
кодексі 53-бап, 1-тармақ);
Штат қысқаруына байланысты босатылды (ҚР Еңбек кодексі 54-бап, 1-
тармақ, 2-тармақша).
Егер еңбек кітапшасы таусылса, қосымша бет жазылады.
Глоссарий
Еңбек кітапшасы- трудовая книжка
Мәлімет- сведения
Мамандық- специальность
Қысқару –сокращение
Бап-статья
Келісім-соглашение
Марапаттау-награждать
Өнертабыс-изобретение
Жеке іс парағы.
Сыйақы-премия
Жеке іс парағы – жұмысқа қабылдану кезінде және әр түрлі ұйымдар,
мекемелер мен ведомстволар талап еткен жағдайда арнаулы бланктерге
толтырылатын іс қағазының бір түрі.
Кадрлар есебі жөніндегі жеке іс парағы мына төмендегідей бөліктерден
тұрады:
1. құжат толтырушының толық аты-жөні,
2. жынысы,
3. туған күні, айы және жылы,
4. туған жері,
5. ұлты,
6. білім (оқу орнының атауы, оқыған жылдары, диплом бойынша
мамандығы т.б.),
7. қандай шет тілдерін және ТМД халықтарының тілін білетіндігі
туралы мәлімет
8. ғылыми дәрежесі мен атағы
9. ғылыми еңбектері мен жаңалықтары
10. еңбек жолы туралы мәлімет
11. сайланбалы органдарға қатысуы
12. мемлекеттік наградалары туралы мәлімет
13. әскери қызметке қатысы және әскери атағы
14. жеке іс парағын толтырған кездегі отбасы жағдайы (отбасы
мүшелерінің аты-жөні, туған жылы көрсетіледі)
15. мекенжайы мен телефоны
16. толтырылған мезгілі
17. құжат толтырушының қолы
Кадрлар есебі жөніндегі жеке іс парағында берілген мәліметтер
өмірбаян, резюме (түйіндеме), еңбек кітапшасындағы мәліметтермен сәйкес
жазылуы қажет.
Глоссарий
Жеке іс парағы-личный листок
Ғылыми еңбектері -научные труды
Лекция№4.Азамат өтініштерімен жұмыс
Азамат өтініштері бойынша іс жүргізу Қазақстан Республикасы
Президентінің заңдық күші бар “Азаматтар өтініштерін қараудың тәртібі
туралы” 1995 жылғы 19 маусымдағы N 2340 Жарлығына сәйкес жалпыдан бөлек
жүргізіледі.
Азаматтар өтініштері (ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебіздер және сұрау
салулар) бір орталықтан есепке алынады және тіркеу-есепке алу нысанына
ұйымға келіп түскен күнінде тіркеледі.
Өтініштердің тіркеу нөмірлері автор фамилиясының бас әрпінен және
тіркеу-есепке алу нысаны бойынша реттік нөмірінен тұрады (мысалы. М-1995).
Өтініш қайталанып түскен кезде оған кезекті тіркеу нөмірі беріледі, ал
тіркеу-есепке алу нысанында құжаттың алғашқы нөмірі көрсетіледі.
Қайталанған өтініштің бірінші парағына жоғарғы оң жақ бұрышынан тіркеу-
есепке алу нысанына “Қайталанған” белгісі қойылады. Күнтізбе жыл ішінде
немесе егер азамат оған берілген жауапқа қанағаттатнбаса, онда сол бір
тұлғаның сол бір мәселе бойынша өтініші қайталанған деп есептеледі.
Азаматтар өтінішін көлемі көп болса ұйымда өтініш авторлары азаматтар
фамилиясын әліпбилік көрсеткіші жасалады.
Өтініштерге жауапты ұйым немесе құрылымдық бөлімше басшысы ауызша немесе
жазбаша нысанда береді.Жауап ауызша берілгенде тіркеу есепке алу нысанына
тиісті жазба жасалады. Жазбаша жауаптың тіркеу нөмірі құрылымдық бөлімше
индексінен, істің істер номенклатурасындағы нөмірінен және өтініштің тіркеу
нөмірінен тұрады.
Глоссарий
Азаматтар өтініштері- обращения граждан
Шағым- жалоба
Арыз -заявление
Сұрау салу- запрос
Лебіздер- отклики
Тіркеу есепке алу нысаны -регистрационная учетная форма
Өтініш
Өтініш- ресми іс- қағаздарының бірі. Ол қызметке орналасуда, демалыс
сқрауда, қандай да бір көмек сұрауда , жұмыстан шығарда, бір қызметтен
екінші қызметке ауысуда және тағы басқа жағдайларда мекеме басшысы атына
белгілі бір тәртіп бойынша жазылады.
Ресми- официальный
Модуль 4. Ақпарат – анықтамалық құжаттары.
Лекция№1 Қызметтік хаттар
Қызметтік хаттар- бұл ол қандай да бір мәселе туралы мекемелермен,
ұйымдармен және жеке тұлғалармен пікір алмасу мазмұндағы басқару
құжаттарының үлкен тобының жинақталған аты.
Қызметтік хаттар басқару қызметінде туындайтын көптеген жедел мәселелерді
шешу үшін қолданылады. Мазмұны және мақсаты бойынша хаттар: кепілдік беру,
ақпараттық, жарнамалық, коммерциялық, сұрату хаттары, хабарлау хаттары,
шақыру хаттары, жауап хаттар, өтініш хаттар, хабарлама хаттар, еске салу
хаттары болып бөлінеді.
Қызметтік хаттың мәтіні қарапайым жазылады, бір мәселеге ғана арналады.
Хаттың мәтіні жүйелі, нақты және анық болуы тиіс.
Хат арнайы бланкіде толтырылады және оның тақырыбы, адресаттың аты
көрсетіледі, қол қойған тұлғаның аты- жөні және құрастырушының телефон
нөмірі жазылады. Жіберілген хаттың екінші данасы бланкіде басылмайды.
Хаттың мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте
фактіге, күнге, хатқа сілтеме жасай отырып, хатты жазудың себептері
көрсетіледі.
Екінші бөлігінде хаттың негізгі мақсаты (ұсыныс, бас тарту, өтініш,
кепілдік және т.б.) айтылады.
Телефонхат
Телефонхат- жедел мәселелер бойынша телефон арқылы берілген және алушы
жазып алған құжат. Ол отырыстар, мәжілістер, іскерлік кездесулер,
жоспарланған іс-әрекеттердегі өзгерістер, іс-шаралар туралы жедел хабарлар
үшін пайдалынады және оның мынадай міндетті деректемелері болады:
- фирманың атауы;
- құжат түрінің атауы;
- хабарды беру (қабылдау) күні мен уақыты;
- адресат;
- құжаттың мәтіні;
- қолы;
- телефонхатты қабылдаған және берген тұлғаның лауазымы және аты- жөні;
- телефонхатты берген және алған фирманың телефон нөмірі көрсетіледі.
Мәтіні қысқа, анық, қиын сөздерсіз, талқыланатын мәселелерге анық
акцентпен, іс- шараның уақыты мен күні, орны көрсетіле отырып жасалады.
Телефонхатты берген кезде мынадай ережелерді сақтаған жөн: бірінші
фирманың атауы мен телефон нөмірін, құжаттың түрін көрсетеді, ақпаратты
бергеннен кейін телефонхатты қабылдаған тұлғаның лауазымын, аты- жөнін,
телефон нөмірін, жіберген күні мен уақытын жазып алады.
Қабылдау кезінде: фирманың атауы және оның телефон нөмірін; телефонхаттың
мәтінін; оған қол қойған және жіберген тұлғалардың лауазымын, аты- жөнін ;
қабылдау күні мен уақытын жазып алады. Қателер жібермеу мақсатында,
қабылдап алушы телефонхатты беруші тұлғадан жазылған мәтінді қайталауын
сұрауы тиіс. Сонымен бірге барлық тыныс белгілері қойылады.
Телефонхат жазбасы үшін арнайы журнал пайдалану қолайлы.
Лекция №2. Тақырып. Хабарландыру
Хабарландырулармен теледидар, радио, газеттерден және хабарландыру
тақталарынан танысуға болады. Хабарландыру әр түрлі жағдайлар, мысалы, бос
қызмет орны туралы, жылжымайтын мүлікті сату, сатып алу және қандай да бір
қызмет түрлерін ұсыну туралы, сондай-ақ қандайда бір шараның өту мерзімін,
уақытын, мекенін хабарлау үшін беріледі. Ресми хабарландырулардың белгілі
тәртібі болады. Мысалы, бос қызмет орны туралы хабарландыруда бірінші –
қандай мекеме конкурс жариялайтыны, екінші – қандай қызмет орнына
жариялайтыны, одан кейін – үміткерлерге қойылатын талаптар мен конкурсқа
қатысуға қажетті құжаттардың тізімі, конкурс мерзімі, мекеменің мекенжайы
көрсетіледі.
Глоссарий
Бос қызмет орны – вакансия
Жылжымайтын мүлік – недвижимость
Үміткер – кандидат
Мекенжай- адрес
Жариялау-объявлять
Іс шаралар-мероприятия
Хабарландыруларды оқыңыз
Хабарландыру
2004 жылдың 15 қазанында сағат 15.00-де Абылай хан атындағы ҚазХҚжӘТУ-дің
акт залында Алтын күз атты студенттер кеші ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz