Менеджменттің бақылау функциясы

Пән: Менеджмент
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 12 бет
Таңдаулыға:

Менеджменттің бақылау функциясы

Бақылау функциясы

1. Бақылаудың табиғаты мен мақсаты

Басқару процесі әрқашан сәтті бола бермеуі мүмкін. Жоспар да ойлағандай орындала бермейді. Адамдар да өзіне қатысты праволар мен міндеттерді қабылдай бермейді. Басшылар адамдарға қойылған мақсатты әрдайым дәлелдеп, түсіндіре алмауы мүмкін.

Ұйымдастыру қоршаған орта жағдайының өзгеруіне қарай бейімделуі тиіс. Ұйым басшысы өзінің алдына қойған мақсатына жеткенін анықтауы үшін, өз қатесін және қызметшілерінің қатесін байқауы үшін бақылау қажет. Бақылау ұйымды да, қызметкерлерді де шығыннан алдын ала қорғауы тиіс.

Бақылау функциясы өндіріс процесінің нақты барысын ұдайы бақылаудан, таодаудан, бағалаудан және басқарудың келесі циклінде қажетті іс-әрекеттерді айқындау мақсатында оны белгіленген бағдарлама бойынша салғастырудан тұрады.

Бақылау бұл ұйымның өз мақсатына жетуін қамтамасыз ету процесі. Ол қолда не барын жәнеде не болу керектігін ұдайы салыстыру.

Басшылар бақылау функциясын мақсат пен міндетті айқындап, ұйымды құрған сәттен бастап қолға ала бастайды. Ұйымның қалыпты жұмыс істеуі үшін бақылаудың маңызы зор. Бақылау болмаған жерде берекесіздік етек алады, кез келген топтың қызметін біріктіру мүмкін болмайды. Бақылау ұйымның өмір сүруінің негізгі элементі болып саналады. Бақылаудың қажеттілігі көмескі жайттардан туындайды. Жоспардың жүзеге асуына көптеген жағдайлар кедергі келтіруі мүмкін. Мәселен, заңдардың, әлеуметтік құндылықтардың, технологияның, бәсекелесу жағдайының өзгеруі және қоршаған ортадағы басқа шамалардың өзгеруі жоспардың орындалуына себепші болуы ықтимал.

Басқа да бір факторға кез келген ұйымдағы көпшілік жұмыстарды орындайтын адамдар жатады. Жаңа нұсқаулар мен бұйрықтардың енгізілуін, қосымша праволар мен міндеттердің жүктелуін жұмыскерлердің қалай қабылдайтындығын менеджерлер әрдайым дәл біле бермеуі мүмкін.

Бақылаудың қажеттілігі дағдарыс жағдайының пайда болуын алдын ала сақтандыруға да байланысты. Ұйым ішіндегі жағдайды талдаған кезде пайда болатын қателіктер мен проблемаларды дер кезінде түзетіп, дұрыс арнаға салмаса, кейіннен оны қалпына келтіру қиынға соғатыны сөзсіз.

Бақылау функциясы бұл проблеманы айқындауға мүмкіндік беретін, әрі туындаған проблемалар дағдарысқа ұшырамай тұрып ұйым қызметіне тиісті өзгерістер енгізетін басқару сипаты. Осыдан үш мыңдай жыл бұрын қытайдың дана кітабы «И Цзиньде» («Өзгеріс кітабында»), басқару ғылымының алғашқы идеясы пайда болғанға дейін былай жазылған болатын: «Ақылды адам табысқа қалай жеткенін білгеннен кейін, ол тағы да солай істейді. Егер өз қатесін сезінсе, ол оны қайталамайтын болады. »

Бақылауды жүзеге асырудың қажеттілігініңбасты себептерінің бірі сол, кез келген ұйым өз қателіктерін дер кезінде таба білуі, әрі оны ұйымның алдындағы мақсатына нұқсан келмей тұрып дұрыс арнаға бағыттай білуде.

2. Бақылау типтері

Бақылау басқарудың маңызды, әрі күрделі қызметі, еңбек өнімділігін, қызметкерлердің ынта жігерін арттырудың басты құралы.

Бақылаудың басты принциптерінің бірі бақылау тұтастай қамтылуы тиіс. Бақылау ісі тек менеджерлердің және оның көмекшілерінің ғана міндеті емес. Әрбір басшы, қызмет лауазымына қарамастан, өзінің тікелей жауапты міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс. Істің анықтығын жете білетін, соған білім өрісі жететін, әрі басқаларға үлгі көрсете алатын адамдар ғана бақылай алады.

Бақылаудың келесі принципі ол басқару процесінің негізгі элемнті болып саналады. Барлық басқа функцияларды одан бөлек қарастыруға болмайды.

Тиімді бақылаудың басты принциптері жүйелік және жан жақтылық. Бақылаудағы мақсаттылық та, яғни текскру барысында тек кемшілікті ашып қана қоймай, сонымен қатар оны жою шараларынқарастырудың зор маңызы бар. Бақылауды күшейту мақсатында кейбір жағдайда қазіргі есептеу техникаларын пайдалана отырып, арнайы жүйе құрылады.

Бақылаудың негізгі үш түрі бар: алдын ала, күнделікті және қорытынды бақылау. Бұлардың жүзеге асыру формасы бір-біріне ұқсас, өйткені көздейтін мақсаттары бірдей: нақты алынған нәтижелердің талап етілетін нәтижелерге жетуіне ықпал ету.

Алдын ала бақылау. Мұндай бақылауды жүзеге асырудың негізгі құралдары белгіленген ережелерді, процедураларды және жүріс линиясын жүзеге асыру. Жүріс ережесі мен линиясы жоспарды орындауды қамтамасыз ету үшін жасалатындықтан, оны мүлтіксіз сақтау - бұл жұмыстың белгіленген бағытта дамитындығына көз жеткізудің әдісі. Осы секілді егер қызмет міндеттері айқын жазылса, мақсат тұжырымдамалары бағыныштыларға нақты түсіндірілсе, басқарудың әкімшілік аппаратына білікті адамдар алынса, осының барлығы ұйымдық құрылымның ойлаған мақсатта жұмыс істеуі мүмкіндігін арттыра түседі. Алдын ала бақылау үш салада - адамдар, материалдық және қаржы ресурстары тарапында жүзеге асырылады.

Адам ресурстары саласында алдын ала бақылау белгілі бір қызмет міндеттерін орындауға қажетті кәсіптік білімі мен шеберлігін мұқият талдау және біршама дайындығы мен біліктігі бар дамдарды таңдау арқылы жүргізіледі. Жұмысқа қабылданушылардың өздеріне жүктелген тапсырмаларды немесе міндеттерді орындай алатындығына көз жеткізу үшін, жалданушылардың осы саладағы тиісті білім дәрежесін немесе жұмыс стажын анықтап, олардың құжаттары мен мінездемелерін тексеру қажет. Ұйымға білікті жұмыскерлерді тартуда, әрі тұрақтандыруда, оларға еңбекақысы мен өтемін әділ белгілеудің, сонымен қатар жұмыскерлерді жалдар алдында әңгіме өткізудің зор маңызы бар. Көптеген ұйымдарда адам ресурстарын алдын ала бақылау жұмыскерлерді жалдағаннан кейін де, жұмысқа баулу арқылы, оларға негізгі міндеттеріне кіріспес бұрын тағыда нені үйрету қажеттілігін білуге мүмкіндік береді.

Фирмадағы пайдаланып отырған материалдық ресурстарды алдын ала бақылағанда материал сапасының стаендарттарға сәйкестігі, жаңадан келіп түскен материалдардың жай-күйі, жарамдылығы айқындалады.

Қаржы ресурстарын алдын ала бақылаудағы маңызды буын - бюджет (ағымдағы қаржы жоспары), мұның өзі де жоспарлау функциясын жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Бюджет алдын ала бақылаудың механизмі болып саналады.

Күнделікті бақылау. Күнделікті бақылау жұмыс барысында жүзеге асырылады, оның объектісі көбінесе бағынышты қызметкерлер, ал мұны жүзеге асырушы тікелей басшысы. Бағынышты адамдардың жұмысын ұдайы тексеру, жұмысты жетілдіру мақсатында туындаған проблемалар мен ұсыныстарды талқылау белгіленген жоспарлар мен ұсыныстардан ауытқуға жол бермейді.

Күнделікті бақылау нақты жұмысты орындаумен бір мезетте жүргізілмейді. Оның өзі жұмыс орандалғаннан кейінгі нақты нәтиженің өлшемін білуге ойланған мақсатқа жетуге негізделеді. Күнделікті бақылауды жүзеге асыру үшін бақылау аппаратына ақпараттар, яғни кері байланыс қажет.

Кері байланыс жүйесі алынған нәтижелер туралы деректер.

Кері байланыстың қарапайым мысалына басшының қарамағындағы адамның қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы хабарын айтуға болады. Кері байланыс жүйесі басшыға көптеген күтпеген проблемаларды айқындауға, соған сәйкес тиісті шаралар қолдануға, қойылған мақсаттан ауытқуды дер кезінде болдырмауға мүмкіндік береді.

Кері байланыстың барлық жүейсі (биологиялық және ұйымдық) бірден бір іргелі элементтерден тұрады, әрі бірден бір принциптермен жұмыс істейді.

Кері байланыстың барлық жүйесінде:

Мақсаты болады;
Сыртқы ресурстарды пайдаланады;
Сыртқы ресурстарды ішкі ресурстарға пайдаланады;
Белгіленген мақсаттың едәір ауытқуын қадағалайды;
Белгіленген мақсатқа жету үшін осы ауытқуларға түзету енгізеді.

Қорытынды бақылау. Мұның екі маңызды функциясы бар.

Бірінші функциясы: егер жоспарлауға қажетті ұқсас жұмыстарды алдағы уақытта атқару ұсынылған жағдайда, қорытынды бақылау басшыға ақпаратты ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Нақты алынған нәтиже мен талап етілетін нәтижені салыстыру арқылы басшының жоспардың қаншалықты дәл жасалатындығын бағалауға мүмкіндігі болады. Мұнйң өзі сонымен қоса пайда болған проблемалар туралы ақпарат алуға, сөйтіп болашақта мұндай проблемалардан құтылу үшін жаңа жоспар жасауға ықпал етеді.

Қорытынды бақылаудың екінші функциясы мотивацияға ықпал етеді. Егер ұйым басшысы мотивациялық көтермелеуді белгілі бір нәтижелік деңгеймен байланыстыратын болса, ондай жағдайда, әрине, нақты қол жеткен нәтижені дәл әрі әділетті бағалау қажет.

Сонымен, кез келген жобаның және кезеңдегі жұмыстың аяқталу нәтижесін бақылау артқа, сондай ақ алға зер салудың, әрі келесі сұрақтарға жауап берудің негізі болуы тиіс:

Біз нені үйрендік?
Келесі жолы қалайша басқаша істеуге болады?
Белгіленген межеден ауытқу себебі неде?
Жаңа мақсатты ойластыру үшін қандай тоқтамға келу қажет?

3. Басқарушының жауапкершілігі

Кейбіреулердің ойлауынша, бақылаушының қарауылына жұмыс істейтіндер мен төменгі басшылар ілігеді дейді. Алайда бақылаудың қатаң талабы тек осыларға ғана қатысты емес. Басшылар да өз міндеттерінің қалай орындалып жатқаны туралы есеп беруі тиіс.

Әрбір орындаушы өзінің өндірістік ісіндегі кәсіптік деңгейіне жауап береді. Әрбір басқарушы көптеген адамдарға жауап береді. Өз міндетіне жаңадан кіріскен адамға іске бірден кірісе кету алғашында қиынға соғатын жағдай кездеседі. Бақылаудың ең тиімді жолы апта сайын жұмыс барысы туралы көзбе көз әңгімелесу, кейбір міндеттерді шешуі, күтделі проблемаларды шешу жолдарын қарастыру туралы ұсыныстар енгізу. Егер мұндайда бақылаушы «құтқару» дәлелдерін қарастырса: талқылаған мәселені бақылаушы ғана емес, орындаушы әзірлеген болса, әрі ондағы қателік пен сәйкессіздікке сол орындаушының өзі жауап берсе, онда оған шынайы достық ниетпен басқару жауапкершілігі туралы ескерту қажет.

4. Бақылау схемасы

Бақылау процесі үш кезеңнен тұрады: стандарттар мен критерийлер жасау, оларды нақты нәтижелермен салыстыру, енгізілетін қажетті түзетулерді қабылдау, олардың әрқайсысында алуан түрлі шаралар жиынтығы жүзеге асырылады.

Стандарттарды белгілеу. Бақылауға пайдаланылатын барлық стандарттар ұйымның мақсаты мен стратегиясына орай таңдап алынуы тиіс. Бақылау үшін стандарт ретінде пайдалануға болатын мақсаттардың маңызды екі ерекшелігін атап көрсетуге болады. Олар уақат аясының болуымен, сол уақыт аралығында жұмыстың орындалуымен сипатталады, сол арқылы жұмыстың орындалу дәрежесін бағалауға болады.

Нәтижелік көрсеткіштері түскен пайда, сату көлемі, материалдар құны болуы мүмкін. Бұл көрсеткіштер сандық өлшеммен беріледі. Алайда, ұйымда сандық өлшемге келмейтін мақсаттар мен міндеттер бар. Мұндай жағдайда арнайы тексеру, сұрай салу арқылы жұмыскерлердің рухани деңгейі мен жағдайы туралы мәлімет алуға болады.

Қол жеткен нәтижені белгіленген стандарттармен салыстыру процесінің екінші кезеңі, сол арқылы менеджер қол жеткен нәтижелердің алдын ала күтетін нәтижелермен сәйкес келуін, әрі стандартқа сай келуін немесе одан ауытқуын айқындайды. Бақылаудың осы кезеңінде тиісті баға беріліп, оның өзі тиісті шешім қабылдауға енгіз қалайды. Мұндағы мақсат ауытқу ауқымын, өлшемін, нәтижелерін, мәліметтердің берілуін анықтау және оны бағалау.

Жоғары буын басшылары мүмкін болатын ауытқуды, сол арқылы алынған нәтиженің белгіленген нәтижеден ауытқуы қауіп туғызбауы тиіс. Шағын бизнесмендер де осылай істеуі мүмкін, алайда ауытқу ауқымы шамалы болады.

Бақылаудың экономикалық тиімділігін арттыру үшін ерекшелік принципі бойынша бақылау тәсілін қолданады, мұндайда стандарттан едәуір ауытқу байқалғанда ғана бақылау жүйесі іске кіріседі.

Нәтижелерді өлшеу бақылаудың қиын да, қымбатқа түсетін элементі.

Ұйымның мақсатына жетуді көздейтін күллі бақылау, кәсіпорынның қызметіне сәйкес келетін өлшем бірліктерін, жылдамдық, жиілік және дәлдік өлшемдерінің қолайлы бірліктерін таңдап алуды қамтамасыз етеді.

Аудиторлық тексерудің және материалдық қорларды түгендеудің кезеңділігі белгіленеді. Бақылау өлшемі үшін компьютерлерді пайдалану мұндай тексеруді жедел, арзан, әрі дәл жүргізуге мүмкіндік береді.

Бақылаудың тиімділігін қамтамасыз етуде мәліметтерді берудің және таратудың зор ролі бар. Бақылау жүйесі тиімді әрекет етуі үшін міндетті түрде тиісті жқмыскерлерге белгілінген стандарттарды қол жеткен нәтижелерді хабарлап отыру қажет. Бұл мәліметтер дәл болуы, уағында келіп түсуі және де қажетті шешімдер мен әрекеттер жасау үшін басшыларға дер кезінде беріліп отыруы тиіс. Стандарттар қызметкерлерге барынша түсінікті болсын.

Алынған нәтижелер туралы мәліметтерді салыстырып бағалаудың қорытынды кезеңінде менеджер алынған мәліметтерді бағалайды және алдағы іс әрекеттері жайлы шешім қабылдайды.

5. Тиімді бақылаудың сипаттамасы

Бақылауды жүзеге асыруға басшы тікелей жауап береді. Бұл функция оның негізгі міндетіне жатады. Егер тікелей басшымен қоса тағы да өндіріс басшысы болса, онда олар, бақылау функцияларын өзара бөліседі. Тікелей басшы жұмысқа адалдықты, дәлдікті, сенімділікті, жарлықтардың орындалуын бақылайды, ал өндіріс басшысы өнім сапасын, оның жарлықтар мен нормаларға сәйкес келуін қадағалайды.

Бақылай білудің де зор маңызы бар. Кейде жөнсіз бақылау салдарынан басқа біреудің жұмысына килігу, наразылық туғызу кездеседі. Кейбір қызметкерді бұрыстығына қарамастан үнемі сынай беруден де шығатын нәтиже шамалы.

Кімде кім бақылауды талапқа сай жүргізгісі келсе, ең әуелі ол өзін өзі бақылауы, өрескел қателіктерге жол бермеуі тиіс.

В. Зигерт пен Л. Ланг наразылық туғызатын жеті түрлі қатені атап көрсетеді:

бақылау қақтығыспен шектелмеуі тиіс.
жаппай бақылау ұқыпсыздыққа ұшыратады.
жасырын бақылау реніш тудыратады.
тек жауапты учаскені бақылаумен шектеуге болмайды.
сенбегенің үшін бақылауға болмайды.
бақылау сырт көзге көріну үшін істелмейді.
өз қорытындыңды іште сақтама

Мінез құлық ғылымының өкілі Ньюмен бақылау тиімділігін арттыру үшін менеджерлерге бірнеше ұсыныс айтады:

қызметкерлерге қолайлы ойластырылған стандарттарды белгілі
екі қарым қатынасты белгіле
өрескел бақылауға жол берме
стандарттарды қатаң, бірақ жеткілікті белгіле
стандартқа жеткені үшін мадақта

«Менеджмент негіздері» кітабында тиімді бақылаудың негізгі сипаттамалары берілген.

Бақылауда тиімділікке жету үшін стратегиялық сипаты, яғни ұйымдастырудың жалпы басымдылығы болуы тиіс.

Бақылаудың түпкі мақсаты нәтижелік. Мәліметті жинау және оның нәтижесі туралы жариялау осы мақсатқа жетудің құралы. Бақылауды сол уақытта ғана тиімді деуге болады, егер ұйым ойлаған мақсатына жетіп алдына жаңа мақсатты қоя білсе.

Тиімділікке жету үшін бақылау, бақыланатын іске сәйкес болуы тиіс. Ол ақиқат өлшемін айқындауы, әрі ең маңыздысын бағалауы қажет.

Бақылаудың тиімділігі оны дер кезінде жүргізуге байланысты. Бақылаудың дер кезінде өткізілуі оның жеделдігінде немесе өткізу жиілігінде емес, бақылау нәтижелігінде.

Бақылау, жоспарлау секілді, барынша икемді, болып жатқан өзгеріске бейім болуы тиіс.

Бақылау барынша қарапайым қарапайым болғаны жөн. Бақылаудың қарапайым тәсілдері әрі жеңіл, әрі тиімді келеді. Бақылаудың тым күрделенуі берекесіздікке ұшыратады. Тиімді болу үшін бақылау адамдардың қажеті мен мүмкіндіктеріне сай келуі тиіс.

Тиімді бақылаудың келесі сипаттамасы үнемділік. Бақылауда көптеген жанама шығындар болады. Мәселен, жұмыс уақыты шығыны мен ресурстар бөлу.

Өз бизнесін шетел рыноктарында жүзеге асыратын ұйымдар үшін бақылау функциясы біршама күрделене түседі. Менеджерлер өз еліндегі бизнестің ғана емес, сонымен қатар өзінің халықаралық бизнесінің де жайын білуі тиіс. Олардың бизнесі неғұрлым аумақты болса, бақылау функцмясын жүзеге асыру да соғұрлым қиындай түседі. Мұндайда олардың әрекеттері үш бағытта жүргізіледі: ештеңе қолданбау, ауытқуды жою немесе стандартты қайта қарау.

Егер нақты нәтижені стандартпен салыстырғанда көздеген мақсатқа жеткені айқындалса, онда ештеңе қолданбауды ұсынады.

Ауытқу байқалған жағдайда сол ауытқудың себебі анықталса, онда ұйымды жоспарланған іске қайтару шараларын қолданып, Ауытқуды жояды.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.