MS Access-те деректерді сұрыптау және мәліметтер қорын жобалау

Пән: Информатика, Программалау, Мәліметтер қоры
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 8 бет
Таңдаулыға:

Реферат Тақырыбы: MS Access-те деректерді сұрыптау.

MS Access-те мәліметтер қорының дәстүрлі терминологиясы пайдаланылады. Мәліметтер қоры, кесте, жазу, өріс және деректердің мәні терминдері - терминологияның тармағындағы ең жоғарғы элементіне сәйкес.

Мәліметтер қоры - деректер және оларға сәйкес обьектілердің ортақ сақталу орны. Мәліметтер қорының обьектілеріне кесте, сұраныс, үлгі, қорытынды есеп, макростар және модульдер жатады. Кейбір программалық өнімдерде мәліметтер қоры деп тек қана деректер сақталған обьектіні атайды.

MS Access бір мезетте бір ғана мәліметтер қорымен жұмыс істейді, ал мәліметтер қоры жүздеген кестелерден, үлгілерден, сұраныстар мен қорытынды есептерден, макростар мен модульдерден құрылуы мүмкін. Олар кеңейтілуі MDB деген бір ғана файлда сақталады.

Кесте.

Бастапқы деректер кестеде сақталады. Олар кестеге белгілі бір логикалық ұқсастықпен бағандар мен жолдар түрінде жазылады.

Жазба, өріс.

Кесте жолдар мен бағандардан құрылады. Бағандарды - өріс, жолдарды - жазба деп атайды. Жалпы кестедегі деректер баған бойынша реттеледі. Әр өрісте мәліметтер алдын ала анықталған тегі (мәтін, сан, жыл-ай мерзімі және т. б. ) және ұзындығына сәйкес сақталады. өрістің өз аты болады, ол өрісте сақталған деректерді сипаттайды. Әр жолдағы деректердің бүтіндігі сақталады, бұл жүйеге олармен тұтас жұмыс істеуге мүмкіндік береді.

Деректердің мәндері.

Жолдар мен бағанның қиылысында деректердің мәндері орналасады және оларды деректердің элементі деп санайды. Өрістер бір-бірінен аттарымен ажыратылса, жазбаларға көбінесе бастапқы кілт атты ерекше сипаттама беріледі. Кейде ерекше мәнді жолды табу үшін бірнеше өріс пайдалануы мүмкін. Ерекше атты тағайындау жазбаларды бір-бірінен ажырату үшін қолданылады.

Мәліметтер қоры бір немесе бірнеше кестелерден құрылуы мүмкін (басқаша айтқанда, әр кесте логикалық топтастырылған деректердің жиыны) .

Көбінесе Access арқылы құрылған қосымшаларда бір-бірімен байланысқан бірнеше кестелер пайдаланылады. Бірнеше кестелерді пайдалану - деректерді тиімді ұйымдастыру әдісі, себебі бір үлкен кестемен жұмыс істеу өте ыңғайсыз болып табылады. Бұл әдіс деректерді енгізу, сұраныс немесе қорытынды есеп құру әрекеттерін жеңілдетуге мүмкіндік туғызады. Сонымен бірге, деректер бірнеше кестелерде сақталған жағдайда, оларды қарап шығу да өте ыңғайлы болып табылады.

Деректер бірнеше кестелерге дұрыс бөлінсе, жүйені құруға және пайдалануға кететін уақыт шығынын азайтуға болады.

Мәліметтер қорының обьектілері.

MS Access-те пайдалану үшін осы МҚБЖ-нің негізін құрушы ұғымдарды алдвн ала анықтап алу қажет. MS Access алты түрлі обьектілермен жұмыс істейді, оның құрамына деректер жиыны және онда жұмыс істеуге қажетті құралдар кіреді.

Кесте түріндегі мәліметтер.

Мәліметтерді қарап шығу үшін қолданылатын әдістердің бірі - оларды кесте түрінде көрсету. Бұл тәртіп мәліметтер қорының кестесін экранда жолдар мен бағандар бойынша реттелінген тізім түрінде көрсетуге мүмкіндік береді. Яғни, мәліметтердің барлық өрістері мен жазбалары кестеде сақталынған түрде экранға шығады.

Курсорды басқару пернелерін қолданып, кестені парақтауға сондай-ақ экранға шыққан мәліметтерге өзгерістер енгізуге болады. Бірақ өзгерісті енгізу әрекеттеріне ерекше көңіл бөлу қажет, өйткені осы тәртіптегі өзгерістер нақты кестелердегі деректерге тікелей әсер етеді.

Мәліметтерді қордан алу үшін сұраныс обьектісі қолданылады. Сұранысты қанағаттандыратын бір немесе бірнеше жазбалар табылуы мүмкін. Шын мәніндегі қажетті мәліметтерді қағазға басып шығару алдында, сұраныс құрылады. Сұранысты үлгілерге де қолдануға болады, онда экранға белгілі бір анықталған шартқа (критерийлерге) сәйкес жазбалар шығады. Сұраныстарды мәліметтер қорының жазбаларына өзгеріс енгізу, жазбаларды қосу немесе алып тастау әрекеттеріне қолдануға болады.

Сұраныс орындалғаннан кейін, таңдап алынған жазбаларды олардың динамикалық (өзгере алатын - dynaset) жиыны деп атайды. Егер бастапқы кестелерге өзгерістер енгізілсе, ондай өзгерістер динамикалық жиынға тікелей әсер етеді.

Динамикалық жиынды белгілі бір форматтағы үлгі түрінде экранға немесе қорытынды есеп түрінде таспаға шығаруға болады. Осы жол арқылы қолданушылар арасында барлық оларға белгілі бір динамикалық жиын шартына сәйкес мәліметтерді ғана пайдалануға рұқсат беруге болады.

Енгізу және мәліметтердің көрінісін қорытып шығару үлгілері .

Мәліметтердің енгізу әрекеттерін жеңілдететін әдіс - үлгі құру. Үлгі арқылы мәліметтерді тез, жеңіл және қатесіз енгізуге болады.

Бұл жағдайда негізгі кестенің кейбір өрістерін қолданушыға шектеу қойылады. Тағы да, айта кететін жәйт, үлгілер арқылы мәліметтерді енгізгенде, олардың мүмкін болатын мәндерін тексеруге болады. Көптеген пайдаланушылар осы әдісті қолданады. Үлгіні дағдылы қағаздағы құжат түрінде құрып, мәліметтерді енгізу барысында бір барысында бір өрістен келесі өріске оңай жылжып отыруға болады.

Үлгі арқылы мәліметтерді тек қана қарап шығуға болады. Сонымен үлгілер белгілі бір мәліметтерден құрылған жазбаларды экранға қолайлы түрде шығаруға мүмкіндігін береді.

Қорытынды есеп

Қорытынды есептегі көрсетілген мәліметтерді басылымға дайын деп есептейді. MS Access-те қорытынды есептің бірнеше түрін құруға болады. Мысалы, бір кестедегі барлық жазбалардың тізімін қорытынды есеп деп санауға болады, ал жалпы, қорытынды есепте көрсетілетін мәліметтер - сұраныс арқылы табылған белгілі бір шартты қанағаттандыратын жазбалардың фрагменттері. Бұл жағдайда алдын ала сұраныс құрылады, ол орындалғаннан кейін, құрылған жазбалардың динамикалық жиынын қорытынды есеп түрінде қағазға басып шығаруға болады.

Әр түрлі мәліметтер жиындарының арасындағы күрделі байланыстарды қорытынды есепте көрсету үшін бірнеше кестелерді біріктіріп қарастыруға болады.

Мәліметтер қорының кестелерін құру барысында қағазға басылып шығарылатын қажетті мәліметтердің барлығы қамтылуы керек.

Деректерді біріктіру

Бұдан әрі жобалау процесінің жаңа кезеңдері басталады.

Қорытынды есеп құрылатын кестелерге енетін деректердің элементтері ол кестенің өрістері түрінде анықталуы қажет. Өрістер жиыны мен есептеулерді талдау нәтижесінде олар арқылы құрылған құжаттардан қай өріс қандай кестеге жататынын түсінуге болады. Енді анықталған өрістерді кестелерге орналастыруға болады. Кейбір жағдайда жаңа өрістерді анықтау қажет болса, енді бірде өрістер артық болып қалуы мүмкін. Өрістерді кестелерге үлестіру әрекеттері функционалдық негізінде жүзеге асырылады.

Кестелерді жобалау және біріктіру

Деректердің құрлымын жобалау әрекеттері орындалғаннан кейін, кестелердің құрылымы айқындалады.

Тәжірибелі қолданушы ешбір қиындықсыз ақырғы кестелер жиынын бірден анықтап шығады. MS Access кестелер құрылымы анықталғаннан кейін де оларға өзгерістер енгізуге мүмкіндік беретіндіктен, жас қолданушылар үшін де қиындық тумайды.

Байланыстар орнату

Әдетте Access-тің қосымшалары бір - бірімен байланысқан кестелерден құрылады. Әр түрлі кестелердің мәндері бірдей өрістерден құрылатыны ол кестелердің арасында байланыстар ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Мұның өзі деректерді бір немесе бірнеше кестелерде сақтау қажеттігінен арылтып, байланысқан кестелерді қарауға жол ашады. Бір кестенің өрісі арқылы онымен байланысқан басқа кестелердегі деректерді қарауға болады.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.