Анықтамалық ақпараттық құжаттар туралы ақпарат

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 7 бет
Таңдаулыға:

Жоспар:

Қызметтік хаттар.
Жеделхаттар.
Баяндау және түсінік хаттар.
Анықтама және акт.

Ұйымдық-өкілеттік құжттардың көп кездесетін түріне анықтамалық ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жеделхат, телефонхат, түсініктеме, мәлімхат, т. б. қызметтік хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді, баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.

Анықтама-ақпараттық құжаттардын бірі - акт. Ол мекеме жетекшісінің тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты алалпарльш катысуы-мен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кезлеседі. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу, өткізу, материалдык күшылық-тарды қабылдау, өткізу т. б.

Құжатта акт жазушылардын аты-жөңдері міндетті түрде жазылады. Актіде олардың ұсыныстары мен көзкарастары көрсетілмейді. Тексеруші топ мүшелері тегіс кол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі кол коялы және мекеме мөрі басылады.

Іс қағаздары мазмұны мен кызметіне карай жеке адамға қатысты және қызметтік деп бөлінеді. Қызметгік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т. б. Төлқүжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлык құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама т. б.

Іс қағаздары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп калыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш т. б. Трафареттік іс кағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдынала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын-ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, студенттің белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын анықтама. Мұнда студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиилық әдіспеы басылып, алдын-ала дайындалады. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы, пікір. Еркін мәтінді іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына қойылатын талаптар сақталады.

Мекеменің ішкі іс қағаздарына мекеменің қызмет ету барысында, оны қүжаттау процесінде мекеме ішінде да-йындалған іс қағаздары жатады. Мекемеге басқа үйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін іс қағаздарына жатады.

Шығу, жасалу деңгейіне қарай іс қағаздары тұпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді. Тұпнұсқалық іс қағаздарына кез келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал) жатады. Ал көшірмелік іс қағаздарына тұпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сакталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік іс қағаздарына кез келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі т. б. ), үзіндісін (хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді т. б. ), дубликатын жатқызуға болады.

Үзінді - құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін нүскдсы.

Дубликат - құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың тұпнұсқасымен күші бірдей көшірмесі.

Кез келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар. Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып қол қойылғанда ғана күші бар. Егер көшірме мекемеден тыс жерге берілетін болса оған мөр басылады.

Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер куәландырады. Нотариалдык кеңселер жоқ елді мекендерде жергілікті әкімшілік кызметкері құжаттарды олардың тұпнұскасымен салыстыра отырып куәландырады. Азаматтардың мүліктік, отбасылык, қызметтік, білім жағдайына байланысты құжаттардың ғана көшірмесі алынып куәландырылады.

Төлқүжаттың, марапатталғаны туралы құжаттың, депутаттық мандаттың, әскери билеттің кошірмесін куәландыруға тыйым салынады.

Алқалық ұйым іс қағаздары. Алқалық (коллегия) - ресми түрде қүрылған, лауазымды адамдар тобынан тұратын әкімшіліктік, кеңестік немесе өкілеттік ұйым.

Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртібі мен откізу мерзімі қарастырылған жұмыс жоспарына сойкес өткізіледі. Өндірістік қажеттілік болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртібіне өзгерістер мен толықтырулар енгізе алады. Күн тәртібі алқалық ұйым мүшелеріне ең күрделі деген мәселелер жөнінде ақпарат жазылған анықтамамен және шешім жобасымен бірге жіберіледі. Кей жағдайда алқалық ұйым мүшелеріне жазбаша баяндамалар мен сөйлеушілер сөзінің тезисі де жіберіледі. Бұл материалдармен алдын ала танысу - өткізілетін отырысқа кететін уақытты үнемдеуге септігін тигізеді. Отырыстың күн тәртібіндегі мәселелердегі талқылаудың қорытындысы бойынша қаулылар мен шешімдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша хаттама жүргізіледі. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне алқалық ұйымның хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.

Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгісіне сәйкес жазылады. Хатгамаға жазылған немесе рәсімделген күн емес, отырыс өткізілген күн қойылады. Егер отырыс бірнеше күнге созылатын болса, онда басталған күн мен соңғы күн көрсетіледі. Осы күндер аралығында өткізілгендігі жазылады. Мысалы, 12-14. 11. 1999 ж. Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден бастап нөмірленеді.

Хаттама тақырыбы ретінде алқалық үйым аты және алқалық қызмет түрі жазылады. Ол құжат атымен сәйкестіре жазылуы керек. Мысалы, педагогикалык, кеңес отырысы.

Хаттама мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі.

Кіріспе бөлікте төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртібі, шақырылғандар, қатынасқандар туралы мәлімет жазылады. Фамилиялар алфавит тәртібімен, иерархиялық тәртіппен беріледі, я болмаса олардың жалпы саны корсетіледі. Ал ат-атымен жазылған тізім хаттамаға қосымша тігіледі. Мысалы, қатынасқандар саны: 43 (тізім беріледі) .

Белгілі бір кворум болуы міндетті отырыстарда қатынасушылардың жалпы саны және шешім қабылдауға тиіс қатысушылар саны көрсетіледі.

Күн тәртібіндегі мәселелер маңыздылығына қарай нөмірленіп беріледі. Хаттаманың негізгі болігі мынадай үш тармақтан тұрады: 1. ТЫҢДАЛДЫ. 2. ЖАРЫССӨЗ. 3. ҚАУЛЫ.

"ТЫҢДАЛДЫ" бөлімінде қаралатын нсгізгі мәселе сөз болады, "ҚАУЛЫ" бөлімінде шешім жазылады. Бұл сөздер бас әріптермен азат жолдан жазылады. Соз сойлегендер мәтінінің мазмүны үшінші жақ, жекеше түрде жазылады. Қаулы мәтіні нақты және не істеу керектігі, орындаушысы, мерзімі көрсетіледі.

Толық редакцияланған және безендірілген хаттамаға алқалық ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.

Алқалық ұйым шешімдері орындаушыларына өкілетті құжат ретінде (бұйрық, шешім, қаулы) немесе хаттамадан көшірме я үзінді ретінде жеткізледі.

Қызметтік хаттар қандай да бір мәселе туралы мекемелермен, ұйыммен және жеке тұлғалармен пікір ламасу құралы қызметін атқаратын әр түрлі мазмұндағы басқару құжаттың үлкен тобының жинақталған аты.

Мазмұны мен мақсаты бойынша: хаттар, кепілдік беру, ақпараттық-жарнамалық, коомерциялық, сурату, хабарлау, шақыру, жауап, өтініш, хабарлама, еске салу хаттары болып бөлінеді.

Хат арнайы бланкіде толтырылады, оның тақырыбы, адресаттың аты, қол-қойған тұлғаның аты-жөні, құрастырушылынң телефон номері жазылады.

Қызметтік хаттың мәтіні 2 бөліктен тұрады: кірспе және негізгі.

Кіріспе бөлікте фактіге, күнге, хатқа, сілтем жасай отырып, хат жазудың себептері көрсетіледі.

Екінші бөілігінде хаттың негізгі мақсаты айтылады.

Хаттың тақырыптық бөлігінде кездесетін деректемелер.

Құжаттың күні.
Құжаттың тіркец номері.
Құжаттың тіркеу нөмеріні.

Мекемеден жіберілетін хаттамалар

Бастама жауап хаттар

Мазмұнының сипаты бойынша хаттар мынадай түрлеріне бөлінеді:

1. Ілеспе хаттар - адресатқа хатқа қоса жіберілген құжаттар туралы ақпарат беретін құжат, хат жібереміз, қацтарамыз, ұсынамыз деген сөздерінен тұрады.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.