Анықтамалық ақпараттық құжаттар туралы ақпарат

1. Қызметтік хаттар.
2. Жеделхаттар.
3. Баяндау және түсінік хаттар.
4. Анықтама және акт.

Ұйымдық-өкілеттік құжттардың көп кездесетін түріне анықтамалық ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жеделхат, телефонхат, түсініктеме, мәлімхат, т.б. қызметтік хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді, баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.
Анықтама-ақпараттық құжаттардын бірі - акт. Ол мекеме жетекшісінің тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты алалпарльш катысуы-мен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кезлеседі. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу, өткізу, материалдык күшылық-тарды қабылдау, өткізу т.б.
Құжатта акт жазушылардын аты-жөңдері міндетті түрде жазылады. Актіде олардың ұсыныстары мен көзкарастары көрсетілмейді. Тексеруші топ мүшелері тегіс кол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі кол коялы және мекеме мөрі басылады.
Іс қағаздары мазмұны мен кызметіне карай жеке адамға қатысты және қызметтік деп бөлінеді. Қызметгік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т.б. Төлқүжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлык құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама т.б.
Іс қағаздары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп калыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш т.б. Трафареттік іс кағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдынала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын-ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, студенттің белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын анықтама. Мұнда студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиилық әдіспеы басылып, алдын-ала дайындалады. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы, пікір. Еркін мәтінді іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына қойылатын талаптар сақталады.