Access –те жұмыс істеу

Жоспар
Кіріспе

КІРІСПЕ
1. Алғашқы мәліметтер
Access .тегі берілгендер қоры
БҚ.ын жобалау кезеңдері
Access.тің обьектілері
Access.ті пайдалану жолдары
1.5. Access .ті іске қосу және одан шығу
2. Кестелер және оларды құру
2.1. Кесте режимі
2.2. Конструктор режимі
2.3. Орналастыру шебері
2.4. Кестелер шебері
2.5. Кестелерді сырттан әкелу (импорттау) режимі
2.7. Кестелер арасындағы байланыстарды құру
3. Кестемен жұмыс істеу
Контексті мәзірлер
Кесте жазбаларын көшіру
4. Сұраныстар
Қарапайым сұраныс
4.2. Сұраныс Конструкторы

Қазіргі кезде компьютерлік техниканы пайдаланбай жұмыс жасайтын сала жоқ деуге болады. Ал, компьютерді пайдалану технологиясының жұмыс жасауға өзіне тән талаптар қоятыны белгілі. Сондай талаптардың бірі – жұмыс жасауға қажетті берілгендер қорын (БҚ) құру. Күнделікті өмірде біздің кездестіретін нәрселеріміздің барлығы қандай да бір қордың элементтері болып саналады. Беріілгендер қорымен жұмыс істей білу бүгінгі таңда компьютермен жұмыс істеудегі маңызды дағдылардың біріне айналды. Сондай-ақ бұл саладағы мамандарға барлық уақытта жұмыс табылады деп айтуға да болады.
Берілгендер қорын басқару жүйесі (БҚБЖ)- берілгендер қорымен жұмыс істеуге арналған программа. Олардың қатарында DBASE, FOXPRO, MICROSOFT ACCESS т.б. программалар бар. Microsoft offise пакетінің құрамындағы Microsift Access ең қолайлы, көп тараған программа.
MS Access программасының Access 2.0, Access 7.0, Access 95, Access 97 сияқты бірнеше нұсқалары бар. Біз бұлардың ортақ қасиеттерін қарастырып, алдағы уақытта программа атауларын қысқаша MS Access немесе жай Access деп атаймыз.
MS Access –ті пайдаланатындар – көбіне еесептеу техникаларымен жұмыс істейтін, бірақ программалаумен айналыспайтын адамдар. Мұндай қолданушыларды бұл программаның оқып-үйрену жеңілділігі, көптеген мәселелерді өздері программалай-ақ шешу мүмкіндігі, сондай-ақ БҚ-дағы қажетті обьектілерді жылдам құруға мүмкіндік жасайтын құралдары бар болғандығы қызықтырады. MS Access - тің тағы бір артықшылығы –жергілікті желіні қолданудағы мүмкіндіктер. (MS Access – ті қолданушылар ол туралы мәліметті кітаптардан немесе программада орналасқан анықтамадан алуына болады).
Access программасы жөнінде әдебиеттер жеткілікті. Алайда, олар негізінен орыс, ағылшын тілдерінде, ал қазақ тілінде жоқтың қасы. Ұсынылып отырған оқу құралының мақсаты осы ақтаңдықты толықтыру. Қолданушыға Access -те БҚ-ын құру мүмкіндіктері мен олардың арасындағы байланыс ерекшеліктерін көрсету арқылы берілгендер қорымен нақты жұмыс істеуді үйренуге қолқабыс жасау.

Пән: Информатика, Программалау, Мәліметтер қоры
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 35 бет
Таңдаулыға:

КІРІСПЕ

Қазіргі кезде компьютерлік техниканы пайдаланбай жұмыс жасайтын сала
жоқ деуге болады. Ал, компьютерді пайдалану технологиясының жұмыс жасауға
өзіне тән талаптар қоятыны белгілі. Сондай талаптардың бірі – жұмыс
жасауға қажетті берілгендер қорын (БҚ) құру. Күнделікті өмірде біздің
кездестіретін нәрселеріміздің барлығы қандай да бір қордың элементтері
болып саналады. Беріілгендер қорымен жұмыс істей білу бүгінгі таңда
компьютермен жұмыс істеудегі маңызды дағдылардың біріне айналды. Сондай-ақ
бұл саладағы мамандарға барлық уақытта жұмыс табылады деп айтуға да болады.

Берілгендер қорын басқару жүйесі (БҚБЖ)- берілгендер қорымен жұмыс
істеуге арналған программа. Олардың қатарында DBASE, FOXPRO, MICROSOFT
ACCESS т.б. программалар бар. Microsoft offise пакетінің құрамындағы
Microsift Access ең қолайлы, көп тараған программа.
MS Access программасының Access 2.0, Access 7.0, Access 95, Access 97
сияқты бірнеше нұсқалары бар. Біз бұлардың ортақ қасиеттерін қарастырып,
алдағы уақытта программа атауларын қысқаша MS Access немесе жай Access деп
атаймыз.
MS Access –ті пайдаланатындар – көбіне еесептеу техникаларымен
жұмыс істейтін, бірақ программалаумен айналыспайтын адамдар. Мұндай
қолданушыларды бұл программаның оқып-үйрену жеңілділігі, көптеген
мәселелерді өздері программалай-ақ шешу мүмкіндігі, сондай-ақ БҚ-дағы
қажетті обьектілерді жылдам құруға мүмкіндік жасайтын құралдары бар
болғандығы қызықтырады. MS Access - тің тағы бір артықшылығы –жергілікті
желіні қолданудағы мүмкіндіктер. (MS Access – ті қолданушылар ол туралы
мәліметті кітаптардан немесе программада орналасқан анықтамадан алуына
болады).
Access программасы жөнінде әдебиеттер жеткілікті. Алайда, олар
негізінен орыс, ағылшын тілдерінде, ал қазақ тілінде жоқтың қасы.
Ұсынылып отырған оқу құралының мақсаты осы ақтаңдықты толықтыру.
Қолданушыға Access -те БҚ-ын құру мүмкіндіктері мен олардың арасындағы
байланыс ерекшеліктерін көрсету арқылы берілгендер қорымен нақты жұмыс
істеуді үйренуге қолқабыс жасау.
Windows жүйесінің элементтерімен таныс кез келген қолданушының MS
Access программасын оқып үйренуіне және оны қолданып, БҚ-мен жұмыс
істеуіне мүмкіндігі бар. Өйткені, Access программасымен жұмыс істеу
принциптері Windows жүйесіне негізделген, оның обьектілерітерезе түрінде
ашылады.
MS Access – ті басқарудың әр-түрлі тәсілдері бар: мәзір жүйесі,
саймандар тақтасы, контексті мәзір, тышқан көрсеткішін және клавиштер
комбинациясын қолдану. Бұлардың көбі бір команданы қайталауы мүмкін,
сондықтан олардың бәрін бірдей қолданудың қажеті жоқ. Негізінде, ең
ыңғайлысы – констексті мәзір мен тышқан. Констексті мәзірді керек уақытында
тышқанның оң жақ түймесімен басу арқылы кез келген обьектіге байланысты
шығаруға болады. Сондай-ақ, контексті мәзірден осы объектіге байланысты
қандай операциялар жасауға болатыны да көрінеді.
Оқу құралында жалпыға бірдей кейбір келсімдер қолданылған. Мәзір
жүйесі мен командаларды сипаттаған кезде көп сөзден құтылу үшін олардың
атаулары ғана символымен байланыстырылып жазылады. Мысалы, Сервис
Макрос Макросты іске қосу тізбегі Сервис мәзіріндегі Макрос
командасының Макросты іске қосу ішкі командасын таңдауды білдіреді.
Командалар мен мәзірлер атаулары боялып, ал терезелер, жапсырмалар,
қасиеттер және т.б. атаулар қиғаш жазылған. Кейбір алгоритмдердің
әрекеттері қарастырылған мысалдың берілгендері үшін нақтыланып
көрсетілген.
Бұл оқу құралы сегіз тараудан тұрады: 1-тарауда Access
программасымен жұмыс істеудің алғашқы мәліметтері; 2-тарауда кесте
обьектілерін құру тәселдері мен олардың арасында байланыс орнату;
3-тарауда кестелермен жұмыс істеу техникалары; 4-тарауда
сұраныс обьектілерін құру тәсілдері; 5-тарауда басты мәзірдің командалары;
6-тарауда формалар мен басқару элементтерін құру
тәсілдері; 7-тарауда есептер мен диаграммалар құрып, оларды баспаға басу
әдістері; 8-тарауда макростар мен модульдер жайында түсініктеме және
макрокомандалар мен БҚ-ындағы оқиғалар тізімі берілген. Әр тараудың соңында
өзін-өзі тексеріп, жаттығуға арналған сұрақтар мен тапсырмалар берілген.

1. Алғашқы мәліметтер
1. Access –тегі берілгендер қоры
Адамның қызметі немесе жеке басы жұмыстарында әр түрле дерек көздерден
алынған және олардың әрқайсысы қандай да бір қызмет түрімен байланыста
болатын берілгендермен жұмыс істеуіне тура келеді. Осы берілгендерді
координациялау (жинақтап, бір жүйеге келтіру) үшін арнайы білім мен
ұйымдастыру дағдысы қажет.
Информацияны сақтау – компьютердің ең маңызды функцияларының бірі. Оның
ең көп тараған құралы берілгендер қоры болып табылады. БҚ – берілген
құрылымдағы информациялардан тұратын арнайы форматтағы файл.
Көптеген БҚ кестелік құрылымда болады. Кестелік құрылымда
берілгендердің адрестері жол мен бағанның қиылысуымен анықталады. БҚ-да
бағандарды өрістер (поля) деп, ал жолдарды жазбалар (записи) деп атайды.
Өрістер БҚ-ның құрылымын, ал жазбалар ондағы информацияларды құрайды.

2. БҚ-ын жобалау кезеңдері
Алдына қойылған мәселені шешу мақсатында қолданушы қандай да бір БҚ-ын
жасауы қажет болса, ол өзінің жұмысын төмендегі кезеңдер бойынша
ұйымдастыра білуі керек.
1. БҚ-ын құрудын негізін анықтау. Бұл кезеңде БҚ-ын құру мақсаты, оның
негізгі функциялары және онда сақталатын информациялар анықталуы
керек.
2. БҚ құрамында болатын кестелерді анықтау. Кестелерді жобалау кезінде
олардың құрылымдарын алдымен қағазда жасаған ыңғайлы. Сондай-ақ
оларды жобалау кезінде мынадай принциптерге сүйену қажет: информация
кестеде және кестелер арасында да қайталанбауы керек; әрбір кестеде
тек бір ғана тақырыпта сай информация болуы керек.
3. Кестелердегі қажетті өрістерді анықтау. Кестедегі әрбір өріс оның
тақырыбында сәйкес болатын жеке мәліметтен тұрады. Оларды жоблау
кезінде ескеретін шарттар: әрбір өріс кестенің тақырыбымен байланысты
болуы керек; кестеге өрнектің нәтижесі болатын берілгендерді енгізудің
қажеті жоқ; кестеде барлық қажетті информация қамтылуы тиіс;
информация ең кіші логикалық бірліктерге жіктелінуі қажет (мысалы,
адамдардың аты-жөнін Аты және Фамилиясы деп екі өріске бөліп
жазу).
4. Әрбір өріске өзіндік жеке мән беру. Әр түрлі кестелердегі
берілгендерді байланыстыру үшін, әрбір кестедегі әрбір жазбаның
өзіндік жеке мәнін бере алатын өріс немесе өрістер жиынтығы болуы
тиіс. Мұндай өріс немесе өрістер жиынтығын негізгі кілт деп атайды.
5. Кестелер арасындағы байланыстарды анықтау. Берілгендерді кестелерге
жіктеп, олардың кілттік өрістері анықталған соң әр түрлі кестелердегі
берілгендерді байланыстыратын схеманы таңдау қажет. Ол үшін кестелер
арасындағы байланыстарды анықтау керек.
6. БҚ құрылымын жанарту. Кестелер, өрістер және байланыстар жобаланып
болған соң, БҚ-ның құрылымын қайтадан тексеріп, оның ескерілмеген
жайларын анықтау керек. Мұны кестелерді берлігендермен толтырмай тұрып
орындаған жөн. БҚ-ын тексеру кезінде кестелерді бірнеше жазбалармен
толтырып, олардың арасындағы байланыстарды бақылап, БҚ құрылымының
қойылған талапқа сай екеніне көз жеткізу керек. Кері жағдайда оның
құрылымын жаңартуға тура келеді.
7. Берілгендерді толықтыру және БҚ-ның басқа обьектілерін құру. Егер
кестелердің құрылымы қойылған талапқа сай болса, онда оларға барлық
берілгендерді енгізуге, және де кез келген сұраныстар, формалар,
есептер және макростар мен модульдер құруға болады.
8. Access-тің талдау құралдарын пайдалану. Access программасын екі талдау
құралы бар: кестелерді талдау шебері; әрекет тездігін талдаушы. Оларды
Access-те жұмыс істеуді меңгергеннен кейін, программа анқытамасымен
таныса отырып, қолдануға болады.

3. Access-тің обьектілері
Access программасының 6 объектісі: кесте, сұраныс, форма, есеп, макрос,
модуль бар. Келесі тақырыптарда осылардың әрқайсысына жеке-жеке тоқталамыз.
Олардың қысқаша түсініктемелері:
Кесте - Жазбалар мен өрістерден тұратын БҚ-ның негізгі объектісі.

Кестелерде берілгендер сақталады.
Сұраныс Берілгендерді бір немесе бірнеше кестелерден
қолданушының анықтаған шартты бойынша іріктеп алуға
арналған құрал. Сұраныстар көмегімен берілгендерді
зерттейді, іріктейді, таңдайды, өзгертеді, біріктіреді,
яғни
өңдейді.
Форма- Кестелер мен сұраныстардағы берілгендерді ыңғайлы түрде экранда
бейнелейтін және оларды басқаратын құрал.
Есеп- Кестелер мен сұраныстардағы берілгендерді ыңғайлы және
(отчет) көрнекі түрде экран бетіне басып шығару құралы. Есеп
парақтары түзілгеннен кейін ондағы берілгендерді
редакциялауға болмайды.
Макрос - Макрокомандалар жиынтығы. Егер БҚ-да қандай да бір операциялар
жиі орындалатын болса, онда олардың командаларын бір
макроста жинап, оған клавиштер комбинациясын сәйкес қоюға
болады.
Модуль - Visual Basic тілінде жазылған программалық процедура. Егер
Accessтің стандартты құралдары қажетті талапты
қанағаттандыра алмаса, онда программалаушы процедуралар
көмегімен жүйенің мүмкіндігін кеңейте алады.
Access программасында құрлған формалар, сұраныстар және есептер
берілгендерді жылдам және эффектілі жаңартуға, әр түрлі сұрақтарға жауап
алуға, қажетті берілгендерді іздеуге, берілгендерді талдауға, есептер мен
диаграммаларды баспаға басуға мүмкіндік береді. Бір кестедегі берілгендерді
әр түрлі объектілерде көруге болады және де кестеге өзгерту енгізгенде сол
берілгендер орналасқан басқа объектілердің барлығында да олар өзгереді.

4. Access-ті пайдалану жолдары
Access-тің кез келген БҚ-мен жұмысты ұйымдастыру тұрғысынан екі режимі
бар: жобалау мен қолдану. БҚ-ын құрастырушылардың жаңа объектілер құруға,
оның құрылымы мен өрістерінің қасиеттерін өзгертуге және олардың қажетті
байланыстарын орнатуға құқы бар. Яғни, олар БҚ-ның құрылымын жобалау
жұмыстарымен айналысады. Бір ғана БҚ-ның бір, екі немесе бірнеше
құрастырушылар болуы мүмкін.
БҚ-ын қолданушылар - қорға форма арқылы информация енгізетін
адамдар. Олардың сұраныстар арқылы берілгендерді өңдеп, есептер алуға
мүмкіндіктері бар. Бір ғана қордың миллиондаған қолданушылары болуы
мүмкін, бірақ олардың БҚ құрылымына кіруіне рұқсат жоқ.
Access – те алты объектіден басқа үш командалық түйме бар: Ашу,
Конструктор, Құру. Олардың көмегімен БҚ-да жұмыс істеу режимі таңдалады.
1. Ашу түймесі таңдалған обьектіні ашады. Егер объект кесте болса, онда
оны көруге, жаңа жазбалар енгізуге немесе бұрынғы информацияны
өзгертуге болады.
2. Конструктор түймесі таңдалған обьектінің құрылымын ашуға және оны
өзгертуге мүмкіндік жасайд. Егер обьект кесте болса, онда оған жаңа
өрістер енгізуге немесе ондағы бар өрістердің қасиеттерін өзгертуге
болады. Ал, егер обьект форма болса, онда оның бақару элементтерің
құруға немесе оларды өзгертуге болады. Демек, бұл режим БҚ-ын
құрастырушылар үшін қажет.
3. Құру түймесі жаңа объектілерді құру үшін керек. Бұл да БҚ-ын
құрастырушалырға арналған режим.
Кестелерді, сұраныстарды, формаларды, есептерді автоматты түрде,
конструктор арқылы және Шебер көмегі тәсілдерімен құруға болады. Оларға
Access объектілерін қарастырғанда тоқталамыз.

1.5. Access –ті іске қосу және одан шығу
Access-ті іске қосу командасы: Іске қосу программалар Microsoft
Access. Егер қажетті БҚ бұрыннан құрылып қойған болса, онда Бұрыннан бар
БҚ-ын ашу нұсқасын таңдаңыз. Сонда экранда БҚ файлдарын ашу терезесі пайда
болады. Ол, фалдар тізімінен қажетті БҚ файлын таңдап, оны ашуға мүмкіндік
береді. Ал, егер БҚ-ын жаңадан құру қажет болса, онда суреттегі қалған екі
нұсқаның бірі таңдалуы тиіс.
Біз қосқышты Жаңа БҚ-ын құру жағдайына қойып, ОК түймесін шертейік.
Экранға 1.4.- суретте көрсетілген Жаңа БҚ файлы терезесі шғады. Ол
программаларындағы файлды ашу терезесі сияқты. Яғни, бұл терезеде қажетті
бума таңдалып, файл типі көрсетіліп және файл атауы енгізілген соң Құру
түймесі басылу керек. Экранда БҚ терезесі көрінеді. Терезедегі әрбір
обектінің жұмыстары туралы алда баяндалады.
БҚ-дағы жұмыс аяқталған соң Access-тен шығу қажет. Ол үшін барлық
ашылған терезелердің жабу түймелерін басу жеткілікті, өйткені Access-тің
оларды автоматты түрде сақтау мүмкіндігі бар. Яғни, электр тогы сөнген
жағдай да, енгізіліп жатқан информация компьютерде сақталып қалады.
Енді 1.3. суретте көрсетілген терезеде қосқышты Шеберді іске қосу
жағдайына қойып, ОК түймесін шертелік. Сонда Жалпы және Берілгендер қоры
деген екі жапсырмасы бар Құру сұхбат терезесі пайда болады. Оның
Берілгендер қоры жапсырмасында әр түрлі типтегі Берілгендер қорларының
жиыны бар.
1.6.- суретте көрсетілген БҚ-ның бірін таңдап, шеберді іске қосуға
болады. Мысалы, Кітапхана БҚ-ын таңдап, ОК түймесін шертейік. Экранда жаңа
БҚ-на атау сұрайтын сұхбат терезесі пайда болады. Осы терезеде жаңа БҚ-на
атау беріп, ОК түймесі шертілгеннен кейін Access бірқатар әрекеттерді
орындап, экран бетіне шебердің бірінші терезесін шығарады.
Шебердің бұл терезесінде БҚ-да сақталатын информация сипатталған.
Оның төменгі жағында Болдырмау, Кері қарай, Әрі қарай, Дайын түймелері
орналасқан. Олардың атқаратын қызметтері мынадай: Болдырмау түймесі –Шебер
жұмысын жою; Кері қарай түймесі – алдыңғы терезеге қайту; Әрі қарай түймесі
– келесі терезеге өту; Дайын түймесі – шебердің соңғы терезесінде оның
жұмысын аяқтау. Access программасындағы басқа да шеберлердің жұмыстарында
осы түймелердің қызметтері пайдаланылады.
Бұл командалық түймелердің көмегімен шебер терезелеріне көшкен сайын
БҚ-ның қажетті параметрлері анықталады. Соңғы терезедегі Дайын түймесі
шертілгеннен кейін Access БҚ-ын құрады.
Оған компьютердің сипатына қарай бірнеше минут уақыт бөлінеді. Бұл
кезде алдымен бос БҚ-ы терезесі көрінеді, сонан соң Accessкестелер,
формалар және есептер сияқты объектілерді құрастыра бастайды. БҚ-ын құруды
аяқтаған кезде экранда Басты түймелі форма пайда болады. Ол форманың
түймелерін шерте отырып, соларға тиісті жұмыстарды орындауға болады.

Сұрақтар мен тапсырмалар
1. Берілгендер қоры деп нені түсінесіз?
2. Берілгендер қорын басқару жүйесі дегеніміз не?
3. Қандай БҚБЖ-ін білесіз?
4. БҚ қандай құрылымда болады?
5. БҚ- дағы информациялар қайда сақталады?
6. БҚ-ын жобалау кезеңдерін атаңыз.
7. БҚ құрамында болатын кестелерді анықтауда қандай принциптерге
сүйенеді?
8. Кестелердегі өрістерді анықтау кезінде ескеретін қажетті шарттар.
9. Қай кезде БҚ құрылымын жаңартуға тура келеді?
10. Access объектілерін атап, оларға түсініктеме беріңіз.
11. БҚ-мен жұмыс істеуді ұйымдастырудың жобалаушылық және қолданушылық
режимдерінің айырмашылығы неде?
12. Access-тің Ашу, Конструктор, Құру команадалық түймелерінің
қызметтерін түсіндіріңіз.
13. Accessті іске қосу және одан шығу әрекеттерін атаңыз.
14. Өз есіміңізбен аталатын жаңа БҚ-ын құрып, одан шығыңыз да, оны қайта
ашыңыз.
15. Жаңадан құрылған БҚ-ын жауып, Access-тен шығыңыз.
16. Access-ті жүктеп және ондағы Шеберді іске қосып, Қоймалар БҚ-ын
құрыңыз.
17. Жабу түймесін пайдаланып Қоймалар БҚ-ын жабыңыз да, Access-тен
шығыңыз.

2. Кестелер және оларды құру
Кестелер – БҚ-ның негізгі обьектілерді БҚ жасау алғашқы кестені
құрудан басталады. Ал, кестеде оның өрістері және сол өрістердің типтері
мен қасиеттері анықталады. Бұл БҚ терезесіндегі Құру түймесін басудан
басталады. Сонда көрсетілгендей Жаңа кесте сұқбат терезесі ашылады. Бұл
терезеде жаңа кесте құрудың бірінші тәсілдері көрсетілген.
2.1. Кесте режимі
Жаңа кесте терезесінде Кесте режимі тәсілін таңдап, ОК түймесін басу
арқылы үлгісін аламыз.
Осындай қолдануға дайын кесте жасалған соң, қолданушы оны толтырумен
айналысады. Кестені информациямен толтырмас бұрын оның өрістеріне
мағынасы бар жаңа атаулар беріледі. Ол үшін, тышқан курсорын өріс
тақырыбына алып барып, тышқан түймесін екі рет шертіп, өріс атауын
клавиатурадан теру керек. Ал, мұндағы өрістердің типтері, өзіне
енгізілген информацияға байланысты, автоматты түрде анықталады (өріс
типтері туралы келесі тақырыпта айтылған).
Терезенің бірінші жолында, Windows терезелері сияқты, оның тақырыбы
және Қысу, Ашу, Жабу түймелері орналасқан. Олардың қызметтері де Windows
терезелеріндегідей. Терезенің оң жақ шекарасында да жазбалар бойымен
жоғары – төмен жылжу түймелері, жзбалардың жалпы саны және жазба бойымен
оңға және солға жылжу түймелері орналасқан.
Мысал: 16-27 тобының төмендегідей түрде берілген қысқы сессия
мәліметтерімен Access-те жаңа кесте толтыру керек болсын.
Аты-жөні информат. Физика. Матанализ геометрия
1. Адырбаева Бану 4 4 3
3
2. Айтбозова Қарлығаш 4 3 4
4
3. Амирханова Бақтыгүл 5 4
4 5
4.Дүйсебаева Жанар 5 4 4
4
5. Жұматаев Бахыт 5 5
5 5
6. Шағфырбай Айгул 3 3 3
4
7. Уалиханова Забира 3 3
4 4

Оны орындау мынадай:
1. БҚ терезінде Кесте жапсырмасын бір шерту керек.
2. Осы терезедегі Құру түймесін шерту керек.
3. терезеден Кесте режимін таңдау керек. Кестеде өріс атауларын нақтылау
керек (1-аты-жөні; 2-информатика; 3- физика; 4-матанализ; 5-
геометрия).
4. Өріс атаулары жазылған бағандарға сәйкес мәліметтерді клавиатурадан
теріп енгізу керек.
Енді кесте толтырылды деп есептеліп, терезені Жабу түймесі басылсын. Сонда
экранға кестені жабуды растайтын, сонан соң оған атау сұрайтын және
кілттік өріс анықтайтын сұхбаттық терезелер шығады. Оған Иә деп жауап
берген дұрыс. Сонда кестеде кілттік өріс пайда болады. Оның атауы Код деп
анықталады да, она жазбалар нөмірлері сақталады. Кестеге жаңа жазбалар
енгізгенде кілттік өрістің мәндерә автоматты түрде толтырылады.
Жалпы алғанда, кестеде бірегей немесе кілттік өрістер анықталуы
мүмкін. БҚ-мен жұмыс істеу кезінде берілгендерді енгізуді мүмкіндігінше аз
қайталау талап етіледі. Егер қандай да бір берілгендерді бірнеше рет
қайталап енгізу керек болса, онда БҚ-ында бірнеше байланысқан кестелер
құру керек. Олардың құрылымдары жеке-жеке анықталып, арасындағы
байланыстардың сенімді жұмыс істеуі мен қандайда бір кесте жазбасы бойынша
екінші кестедегі жазбаның бір мәнді табылуы мақсатында, арнайы өрістері
болуы қажет. Ондай өрістерді бірегей өрістер деп атайық. Сонымен, бірегей
өріс – мәндері қайталанбайтын өріс. Егер кестеде ешбір бірегей өріс
болмаса, оны қолдан жасауға болады. Мысалы, шифр өрісін анықтау арқылы.
Бірақ, мұндай өріс жазбалары қайталанып келуі мүмкін.
Яғни, жазбалар саны көбейген жағдайда шифлардың әртүрлілігін
қадағалау қиынға соғады. Сондықтан, бірегей өрістегі жазбалар қайталанған
жағдайда компьютер сигнал беретіндей болғаны жөн. Міне, осы мақсатта
кілттік өрістер құрылған. Кілттік өрістермен программа ерекше жұмыс
жасайды. Олардың бірегейлігін бақылап отырады және кестені сол өрістер
бойынша жылдам сорттай алады. Сондықтан Access –те кесте құрылымын
анықтау кезінде оның бір өрісін кілттік өріс етіп алу қажет.
Сонымен, кесте жабылған соң, ол арнайы белгі және атауы жазылған
түрде БҚ терезесінде бейнеледі. Сол кесте бейнесін белгілеп, терезедегі Ашу
түймесі арқылы оның мазмұнын ашуға немесе Конструктор түймесі арқылы оның
құрылымын өзгертуге болады.

2.2. Конструктор режимі
Конструктор режимін іске қосу үшін Жаңа кесте терезесінде Конструктор
тәсілін белгілеп, ОК түймесін басу керек. Сондай-ақ БҚ-да бұрыннан бар
кестенің құрылымын өзгерту кезінде де, қажетті кестені белгілеп,
Конструктор түймесін шерту арқылы осы режимді іске қосуға болады. Терезеде
кесте құрылымын құрастырушы өзі анықтайды. Терезенің жоғарғы бөлігінде өріс
атауларын, олардың типтерін және сипатын анықтау керек. Мұндағы сипаты
деген бағанды толтыру міндетті емес. Өрістің типін анықтау үшін Берілгендер
типі бағанындағы сәйкес ұяшықты шерту керек. Сонда белгіленген ұшықтың оң
жақ шетінде тізім символы пайда болады. Әрі қарай осы символды шертіп,
ашылған тізімнен қажетті типті таңдау керек. Таңдалған типтің қасиеттері
кестенің төменгі жағындағы бланкіде анықталады. Мұнда да тізім символын
пайдаланып, қажетті қасиетті таңдауға болады.
Өрістің берілген қасиеттеріне байланысты өріске қандай мәліметтер
енгізуге болатындығы анықталады. Кез келген өрістің негізгі қасиеті –
оның ұзындығы. Осы ұзындыққа байланысты өріске қанша информация сиятыны
анықталады. Символдар бір не екі байтпен кодталатыны ескерсек, өріс
ұзындығы да байтпен өлшенеді деп есептеледі.
Кез келген өріске тәе өзіндік қасиет – оның қолтаңбасы (подпись).
Қолтаңба - өрістің тек қана формаларла бейнеленетін арнайы атауы. Оның
өріс атауымен шатастыруға болмайды. Әртүрлі өрістерге бірдей қолтаңба
берілуі де мүмкін. Бұл жағдай, өріс атаулары әр түрлі болғандықтан,
компьютер жұмысына кедергі жасамайды. Жалпы, қолтаңбаны барлық уақытта
анықтау міндетті емес. Оны өріс атауына қарағанда толық болғандықтан ғана
пайдалы деуге болады.
Өрістің әр түрлі типтеріне сәйкес әр түрлі қасиеттер анықталуы
мүмкін. Типтер тізіміндегі әрбір типке қысқаша мағлұмат берелік.
1.Текстік тип. Текстік информацияларды енгізу үшін қажет. Оның негізгі
қасиеті - өлшемі, ол 256 символдан аспайды.
2. Сандық тип. Сандық берілгендерді енгізу үшін қажет. Осы типтегі өрістің
өлшемін бірнеше нұсқалардан таңдауға болады: бүтін, көп разрядты бүтін,
жылжымалы үтірлі. Бүтін сандар – 32768 бен 32767 аралығында, көп разрядты
бүтін сандар – 2147483648 бен 21474836647 аралығында және жылжымалы үтірлі
сандар 1.401298Е-45 пен 3.402823Е38 аралығында анықталған болу керек. Нақты
сандар енгізілетін өріс үшін санның бөлшек бөлігінің өлшемі де берілуі
мүмкін.
3. Күніуақытты типі. Күні мен уақытын енгізу үшін қажет. Бұл типтегі өріс
форматын алдын ала таңдап алған дұрыс. Өріс форматының мүмкіндіктері:
Күнінің толық форматы (мысалы, 3.01.98 09:00:12); қысқа форматы (мысалы,
12.07.74); орташа форматы (мысалы, 31 окт-87); ұзын форматы (мысалы, 21 мая
1986г).
4. Логикалық тип. Тек қана логикалық мәні бар (Иәжоқ, 01, Ақиқатжалған
т.с.с.) берілгендерді енгізу үшін қажет. Оның мәндерінің жазылу түрі өріс
форматындағы берілген тізімнен таңдап алынады. Қай формат таңдалса да
кестеде логикалық өріс жалаушалар жиынтығымен кескінделеді. Жалаушыны
тышқанмен шертіп Иә мәні белгісін орнату арқылы, ал Жоқ мәні бос
қалдырылу арқылы енгізіледі.
5. Ақшалай тип. Ақшалай көрсетілген информацияларды енгізу үшін қажет.
Жалпы, оларды сандық типтегі өріске де енгізуге болады, дегенмен осы
аталған типте жұмыс істеу ыңғайлы. Өріс форматындағы тізімнен қажетті
ақша бірліктерін таңдауға, олардың шаблоннын беруге болады.
6. Есептегіш типі. Жазбалар кодын анықтау үшін қажет. Олар кәдімгі сандық
тип, бірақ оның мәндері автоматты түрде өсіп отырады.
7. OLE типі. Басқа программалардағы объектілерді ендіру үшін қажет. Ол
үшін OLE хаттамасын пайдаланып, таңдалған обьектіні берілгендер алмасуы
арқылы өріске кірістіру керек. Мұндай обьектілерді қатарына графикалық
файлдар жатады.
8. МЕМО типі. Өлшемі 256 символдан артық текстерді енгізу үшін қажет.
Мұндай типтегі өрісте 65535 символға дейінгі информацияны сақтауға болады.
Оның ерекшелігі, өрістегі информациялар басқа бір жерде сақталып, ал
өрістің өзінде сол информациялардың қайда орналасқаннын анықтайтын
көрсеткіштер сақталады.
9. Орналастыру шебері – кестелер арасындағы байланысты орнататын шеберді
іске қосу командасы.

2.3. Орналастыру шебері
Орналастыру шебері бірінші кестенің өрісін екінші бір кестедегі
басқа өріспен алмастырады. Шебер жұмысының әрбір қадамына сәйкес
терезелер ашылады.
1. Конструкторды пайдаланып Орналастуры өрісі анықталады да, оған сәйкес
типтер тізімінде Орналастыру шебері таңдалады. Сонда шебердің бірінші
терезсі ашылады. Мұнда Орналастыру үшін басқа кесте мәліметтері алынады
деген әдісті көрсетіп, Әрі қарай түймесін шерту қажет.
2. Мәліметтер алынатын 1-кестені таңдап, Әрі қарай түймесін шерту.
3. Қолжетерлік өрістер тізіміндегі 1-кестенің қажетті өрістерін таңдалған
өрістер тізіміне көшіру. Бұл терезеде таңдалған өрісті көшіруге арналған
мынадай түймелер бар:
- таңдалған өрісті оң жаққа көшіреді.
- тізімдегі барлық өрісті оң жаққа көшіреді.
- таңдалған өрісті сол жаққа қайтару.
- барлық өрісті сол жаққа қайтару.
Бұл түймелер көптеген шебер терезелерінде қолданылады. Таңдалған тізімдегі
бірінші өріс орналастыру операциясындағы мәліметтері алынатын өрісболып
табылады. Қажетті өрістер таңдалып болған соң, Әрі қарай түймесін басу
керек.
4. Таңдалған өріс бағандарының шекараларын қалыпқа келтіріп, Әрі қарай
түймесін басу керек.
5.Орналастыру өрісіне қолтаңба беріледі. Қолтаңбаны программа өріс
атауындай етіп анықтайды, ал қолданушы оны өз қалауымен өзгертуіне болады.
Сонан соң Дайын түймесін басу керек.
Шебер жұмысы аяқталған соң, оның жұмысын кестенің құрастырушы терезсінде
талдауға және 2-кестені ашып, оны көруге болады. Сонда
2-кестеде 1-кестедегі өріс мәліметтерімен толтырылуға мүмкіндік
жасалған жаңа өріс пайда болады. Яғни 2- кестедегі Орналастыру өрісіндегі
әрбір ұяшықты толтыру үшін сол ұяшықты тышқан курсорын бір шерту арқылы 1-
кестеден алынған өріс мәліметтері тізімін шығарған соң, қажетті мәліметті
таңдап, оны курсормен бір шерту керек.

2.4. Кестелер шебері
Кесте құрудың жоғарыда айтылған екі режимінен басқа Кесте шебері деп
аталатын, үшінші режимін қарастырайық. Бұл режимде программа өзіндегі
арнайы дайын тұрған кестелерді пайдаланады. Кесте шебері 4 қадамнан
тұрады, оның әр қадамына сәйкес терезелер ашылып, онда тиісті жұмыстар
атқарылады.
1-қадам. Ашылған терезеде кестелер үлгісі тізімінен таңдалған
кестенің өрістер үлгісіндегі тізімінен жаңа кестеге қажетті өрістер
таңдап, Әрі қарай түймесін шерту керек.
2 – қадам. Ашылған терезеде кестеге жаңа атау беріп, оның кілттік
өрісін анықтау режимдерінің бірін таңдап, Әрі қарай түймесін шерту
керек. Кілттік өрісті анықтау режимінің екі жағдайы бар: автоматты түрде
анықталатын; құрастырушының өзі анықтайтын. Яғни оның біріншісінде
программаның өзі, ал екіншісінде құрастырушының өзі сұхбаттық терезе
сұрағына жауап бере отырып, кілттік өрісті анықтайды.
3 – қадам. Кестені басқа кестелермен байланыстыру мүмкіндігін
беретін терезе ашылады. Программа барлық кестелерге кілттік өрістері
бойынша талдау жасайды. Егер олардың ішінде осы құрылып жатқан кесте
өрістерімен аттас өрістері бар кестелер кездессе, онда оларды осы жаңа
кестемен байланыстырады. Ал, егер ондай кестелер табылмаса, онда бұл
терезеде олардың атаулары алдына байланыспаған сөзі тіркелген тізім
көрінеді. Кестелер арасындағы байланысты құрастырушы өзі анықтауына
болады. Ол үшін Байланыстар түймесін шерту керек.
4 – қадам. Шебер жұмысы аяқталғаннан кейін орындалатын мынадай үш
режимінің бірі таңдалады: кестелер құрылымын өзгерту; берілгендерді
кестеге тікелей енгізу; берілгендерді Шебер көмегімен құрылған форма
арқылы кестеге енгізу. Мұндағы бірінші жағдай жаңа кесте үшін құрастырушы
режимі ашылады, екінші жағдайда ол кесте түрінде ашылады (негізінде, бұл
режимге БҚ терезесіндегі Ашу түймесі арқылы көшеді), ал үшінші жағдайда
жаңа кесте үшін шебер қарапайым форма құрастырады (қажет болса, оны
сақтауға да болады). Терезеде осы режимдердің қажеттісі таңдалған соң Дайын
түймесі басылады.
Сонымен, Дайын түймесі басылғаннан кейін кесте шебері құрастыру
жұмысын толық аяқтап, 4-қадамда таңдалған режимінің бірінде жаңа кестені
көрсетеді.

2.5. Кестелерді сырттан әкелу (импорттау) режимі
Access программасынын әр түрлі форматтағы басқа файлдар мәліметтерін
БҚ мәліметіне айналдыру мүмкіндігі бар. Берілгендерді DBASE, FOXPRO сияқты
БҚ-нан импорттау мейлінше оңай орындалады. Өйткені, олардың құрылымдары
ұқсас, яғни БҚ-да мәліметтер кесте түрінде сақталады. Бұл импопттауды
автоматты түрде жүргізуге мүмкіндік береді.
Сонымен кестелермен байланыс режимінің алгоритмі мынадай:
1. Жаңа кесте сұхбаттық терезесінде кестелермен байланыс тәсіліні
белгілеп, ОК түймесін басу керек.
2. Пайда болған Байланыс терезесінде байланыс жасайтын файл және оның
типі таңдалады.
3. Жабу түймесін басып, байланыс процедурасын аяқтау керек. Осы
қадамдардан кейін ағымдық қатынаста байланысқан БҚ жайында, атауы
байланыс файлы атауымен аттас кесте пайда болады. Байланысқан кестеде
жаңа өріс құруға болмайды, бірақ жазбалар қосу мүмкіндігі бар.

2.7. Кестелер арасындағы байланыстарды құру
БҚБЖ-нің негізгі артықшылығ жеке кестелермен емес, өзара байланысқан
кестелер тобымен жұмыс істеу кезінде көрінеді. Access-те кестелер
арасындағы байланыстырды құру үшін Берілгендер схемасы деп аталатын
арнайы сұхбаттық терезе бар. Бұл терезені Сервис
Берілгендер схемасы командасымен немесе саймандар тақтасында өзімен аттас
түймені шерту арқылы ашуға болады.
Егер БҚ-дағы кестелер арасында бұрын ешқандай байланыс болмаса, онда
Берілгендер схемасы терезесін ашу кезінде кестелерді қосу терезесі бірге
ашылады.
Кестелерді қосу терезесінде кесте аралық байланыстар құрылымына
енгізетін қажетті кестелерді таңдауға болады. Ал, егер кестелр арасындағы
байланыстар осыған дейін орнатылған болса, онда Берілгендер схемасында
жаңа кесте енгізу үшін, оның контексті мәзірінде кестені қосу бөлімін
таңдау қажет.
Берілгендер схемасында байланыстыруға қажет барлық кестелер таңдалып
болған соң, осы кестелер өрістері арасында байланыс құруға кірісу керек.
Ол үшін бір кестедегі өріс атауын екінші кестедегі оған сәйкес байланысқан
өріс атауына қарай тасу керек. Өрістерді тасып болған соң, құрылған
байланыстар қасиеттерін анықтауға мүмкіндік беретін Байланыс сұхбаттық
терезесі ашылады.
Байланыс терезесінде Берілгендердің біртұтастығымен жабдықтау,
Байланысқан өрістерді каскадты жаңарту және Байланысқан жазбаларды
каскадты жою деген үш параметр бар. Мұндағы берілгендердің біртұтастығын
жабдықтау параметріндегі жалаушаны орнату бір кестедегі жазбалардың жойылып
кетуінен сақтандырады. Біртұтастық шартты бар болуы үшін негізгі кестенің
өрісі кілттік болуы қажет және байланысатын екі өрістің типі бірдей болуы
керек.
Ал, қалған екі параметр негізгі кестеде берілгендерге өзгеріс енгізу
кезінде оған бағынышты барлық кестелердегі мәліметтердің бір мезгілде
өзгеруін яғни, олардың жойылуы мен жаңаруын қаматамасыз етеді.
Мысалы, ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.