Қазақстан Республикасында басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету: дамуы және проблемалары

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 48 бет
Таңдаулыға:

ӘЛ- ФАРАБИ АТЫНДАҒЫ ҚАЗАҚ ҰЛТТЫҚ УНИВЕРСИТЕТІ

Тарих факультеті

Деректану және тарихнама кафедрасы

ДИПЛОМ ЖҰМЫСЫ

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНДА БАСҚАРУДЫ ҚҰЖАТТАМАМЕН

ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ: ДАМУЫ ЖӘНЕ ПРОБЛЕМАЛАРЫ

Орындаған:

Тарих факультетінің

4 курс студенті

Ғылыми жетекші:

т. ғ. д., профессор

Қорғауға жіберілді:

“___” 2011 ж.

Деректану және тарихнама

кафедрасының меңгерушісі

т. ғ. д., профессор

Қ. М. Атабаев

Алматы 2011

М А З М Ұ Н Ы

Кіріспе: Кіріспе

Кіріспе: 1 Қазақстан Республикасында басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің дамуы

Кіріспе:

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің жайы . . .

Кіріспе: 1. 2 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуде электрондық құжаттардың рөлі . . .

Кіріспе: 2 Қазақстан Республикасында басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің проблемалары

Кіріспе:

2. 1 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің

нормативтік құқықтық негізі және оны жетілдіру . . .

Кіріспе:

2. 2 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді мемлекеттік тілде

ұйымдастыру проблемалары . . . … . . .

Кіріспе: Қорытынды . . .

Кіріспе: Пайдаланылған әдебиеттер тізімі . . .

1 ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНДА БАСҚАРУДЫ ҚҰЖАТТАМАМЕН ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУДІҢ ДАМУЫ

1. 1. Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің жайы

Еліміз тәуелсіздігін алған уақыттан бері басқару жүйесінде бірқатар өзгерістер орын алды. Жүргізілген әкімшілік, саяси және экономикалық реформалар басқару жүйесін онан әрі жетілдіре түсуді, ал ол өз кезегінде өзіне қажетті тетіктерді оңтайландыра түсуді қажет етті. Соның бірі басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету саласы болатын. Өйткені «айтылған сөз атылған оқпен тең» немесе «ауызша сөзді іс жүзінде дәлелдеу қиын» дегендей, басқару жүйесінің әр бір тетігі жүйелілікті, бірізділікті қажет етумен қатар ресми дәлелдеуді де талап етеді. Бірақ осы саланың елімізде мемлекеттік деңгейде бірқатар өзекті мәселелерінің бары, олардың уақытылы шешімін таппауы тәрізді көкейкесті жайттар біраз уақыт оны танымал ете қоймады. Көптеген жағдайда басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді қарапайым таза техникалық сипаты бар іс жүргізу деп танып келді. Іс жүзінде олай емес. Сондықтан басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің жайына тоқталу алдында осы ұғымның мән-мағынасын ашып көрсеткіміз келеді.

Ұғым жөнінде дискуссиялы мәселелер де бар. Бірақ елімізде осы саланың мәселелерін көпшілікке таныстыру мақсатында алғаш Ысқақ А. С. шетелдік зерттеушілердің еңбектерін талдай отырып, мынадай түйін жасайды. «Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету» ұғымының мағынасы кең және ол бірнеше мәселелерді қамтиды:

- құжаттама орталығын басқару;

- құжаттардың бақылау кестесін жасау;

- мекемеде істерді сақтауды басқару;

- аса маңызды істерді басқару;

- машинамен оқылатын немесе электрондық құжаттарды басқару;

- ақпаратты іздестіру қызметін басқару;

- хат алмасуды басқару және т. с. с. [ Ысқақ А. С. Дәстүрлі іс жүргізуден электрондық құжат айналымына дейін: даму тенденциялары // «Қазақстанның тарих ғылымы: өзекті мәселелері, табыстары және болашағы» атты хал/арал. «Бекмаханов оқулары» конф. матер. 21-23 мамыр 2009 ж. -Алматы: Қазақ университеті, 2009. -301 б. (234 б. ) ] .

Сондай-ақ ол «басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету» ұғымымен қатар «құжаттаманы басқару» және «іс жүргізу» ұғымдарының да кең қолданылатынын көрсетеді. Жалпы осы ұғымдардың арақатынасына тоқталсақ, «құжаттаманы басқару» дегеніміз құжаттарды жасау, толықтыру, пайдалану, орналастыру барысында үнемділік пен тиімділікке қол жеткізетін жалпы әкімшілік басқарудың саласы», ал «іс жүргізу» ұғымы «іс қағаздарын жүргізу, істі жүргізу» мағынасында кеңінен танымал және көбірек қолданылады [ Ысқақ А. С. бұл да сонда ] .

Соңғы онжылдықта ақпараттық технологияның қарқынды әрі сапалы дамуы басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді жан-жақты автоматтандыруды және онда сапалы бағдарламалық қамтамасыз ету өнімдерінің болуын алға шығарды. Осыған орай «құжат айналымын және іс жүргізуді автоматтандыру жүйесі», «құжаттаманы басқару жүйесі», «электрондық құжат айналымы жүйесі» деген жаңа ұғымдап да пайда болды. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру барысында «электрондық іс жүргізу», «электрондық құжат айналымы» ұғымдары кеңінен қолданысқа ене бастады [ Ысқақ А. С. Дәстүрлі іс жүргізуден электрондық құжат айналымына дейін: даму тенденциялары // «Қазақстанның тарих ғылымы: өзекті мәселелері, табыстары және болашағы» атты хал/арал. «Бекмаханов оқулары» конф. матер. 21-23 мамыр 2009 ж. -Алматы: Қазақ университеті, 2009. -301 б. (235 б. ) ] .

Диплом жұмысымызда еліміздегі басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің қазіргі жайы, нақты айтқанда оның жетістіктеріне тоқталғымыз келеді.

Қазақстанда басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуде қол жеткізілген ең ірі жетістік мемлекеттік деңгейде табысты іске асырылған Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі болып табылады. Өйткені ол жоғарыда көрсетілген құжаттама орталығын басқару; құжаттардың бақылау кестесін жасау; мекемеде істерді сақтауды басқару; аса маңызды істерді басқару; машинамен оқылатын немесе электрондық құжаттарды басқару; ақпаратты іздестіру қызметін басқару; хат алмасуды басқару және өзге де операцияларды толық қамтиды.

Бұл жоба бүгінде Астана қаласы бойынша барлық мемлекеттік органдарды және Алматы қалалық пен барлық облыстық әкімдіктерді толық қамтиды. Іс жүргізудің бірыңғай жүйесі «электрондық құжат айналымы» ұғымымен аталады.

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету ісінде құжаттармен орындалатын технологиялық процестерді жекелей де, кешенді түрде де автоматтандыруға болады және олар үшін жеке бағдарламалық қамтамасыз ету әзірлеу қажет. Мемлекеттік органдарда Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендіру алдымен құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау ғана автоматтандырылып, сонан кейін ғана өзге де процестер жүйеге қосылды. Германияда федералды басқару құрылымдарында электронды іс жүргізуді ендіру концепциясы үш кезеңде: бірінші кезеңде жүйеде тек құжаттардың анықтамалық мәліметтері тіркеуге алынады; екінші кезеңде тіркеу мәліметтеріне сканирленген құжаттардың алғашқы ақпаратының мазмұны тіркеледі; үшінші кезеңде барлық құжаттар мен істер толықтай электронды түрде өңделеді және процестер жүргізіледі. Демек құжаттаманы басқаруды автоматтандыруда тек технологиялық мәселелер ғана емес, адами ресурстар мәселесі және онымен тығыз байланысты өзге де мәселелер кешенді түрде шешімін табуы тиіс.

Республиканың мемлекеттік органдарында дәстүрлі іс жүргізуді автоматтандыру ісі ұзақ уақытты қамтитын күрделі жұмыс емес, жай ағымдық жұмыс деп қаралды. Алайда электрондық құжат айналымы ендірілген мемлекеттік органдардың құжаттарды тіркеу және бақылау процесін жүйеге қосу үшін екі-үш жыл қажет болғанын ескерсек, бұл міндеттің жауапты әрі күрделі екеніне көз жеткізу қиын емес. Құжаттаманы басқаруда іс жүргізу процестерін автоматтандыру мына тәртіпте орындалады: қағаз құжаттардың орындалуы электронды түрде бақылауға алынады және түпнұсқаларын куәландыру қажет болмайтын жағдайда құжаттардың электрондық көшірмелерін пайдалануды да электрондық жүйеге қосуға болады.

Жалпы бұл процесті былай түсіндірейік. Мәселен, тіркеу барысында қағаз құжат толықтай немесе жартылай электронды формаға көшіріледі. Ары қарайғы жұмыс негізінен электрондық тіркеу карточкаларымен және құжаттардың өзі туралы мәліметтерімен жүреді. Құжатқа рұқсат белгілерін қою, келісу, бекіту барысында қағаз құжат пайдаланылады. Құжатты келісу, бекіту жөніндегі қажетті мәліметтерді автоматтандырылған жүйе өзі бақылап, жүйеге енгізіп, орындаушыларға ескертпелерді жеткізіп отырады. Автоматтандырылған жүйе шығыс құжаттарды және олардың электронды көшірмелерін жөнелтуді осы ретте бақылауға ала алады.

Жұмыс тиімділігін арттыруда басымдық беріліп отырған электрондық құжат айналымында қол жететін қажетті нәтижелер белгіленеді. Олар атап айтқанда, біріншіден, автоматтандырудың міндеттерін және деңгейін айқындау; екіншіден, құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесінің рыногын зерттеу; үшіншіден, басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді автоматтандырумен айналысатын компанияны таңдау; төртіншіден, құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесін таңдау (құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесінің жалпы жүйелік сипаттамаларына баға беру, құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесінің функционалдық сипаттамаларына баға беру) .

Жалпы республиканың мемлекеттік органдарында Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру мына кезеңдерді қамтыды:

Бірінші кезеңде - 2005 жылдың соңына қарай Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесі 56 мемлекеттік органда ендіріліп, құжаттарды тіркеу және орындалуын бақылау процестері автоматтандырылды. Жоғарғы сот пен Қаржы қадағалау және қаржы операцияларын реттеу жөніндегі агенттік өздерінің дербес электрондық құжат айналымы ведомстволық жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз етуімен Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесіне интеграцияланды. Осы жылы мемлекеттік органдардың және Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесінің Куәландыру орталығының Бірыңғай көлік ортасын тәжірибелік пайдалану басталды.

Екінші кезеңде - электрондық құжат айналымының жоспар-кестесіне сәйкес Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінде электрондық цифрлық қолтаңба қою арқылы қағазсыз құжаттармен алмасу ендірілді. Президент Әкімшілігі, Премьер-Министр Кеңсесі басшылары, Ақпараттандыру және байланыс агенттігінің төрағасы бекіткен жоспар-кестеге сәйкес мемлекеттік органдар өзара 2006 жылы 1 ақпаннан бастап электрондық құжат алмасуға көшті.

Осы жүйеге қосылған мемлекеттік органдардың үш жарым мың қызметкерлері-пайдаланушылары Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін дұрыс пайдалануға үйретілді. Жоғары және орта деңгейдегі 400-ден аса басшылар электрондық цифрлық қолтаңбаны жұмысында пайдалана бастады. Оны төмендегі кестеде берілген мәліметтерден көруге болады [ Копбосынова А. К. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов в государственных органах Республики Казахстан // Материалы Республиканского семинара-совещания «Электронный документооборот и электронный архив». - Аламты, 2006. - 75 с. , 33-34 с. ] .

Республикада ендірілген Электрондық құжат айналымы жүйесі қаншалықты тиімді болуы мүмкін? деген сауалдың туындауы да мүмкін. Сондықтан Қазақстан Республикасның Ұлттық банкінде ендірілген Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін пайдалану тәжірибесі жүйенің тиімділігіне көз жеткізіп көрейік.

Электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру Ұлттық банкте бірнеше кезеңдер бойынша іске асырылды. Ұлттық банктің Орталық аппаратында 2001-2004 жылдары, оның филиалдарында 2004 жылы, облыстық филиалдарында 2006 жылы электрондық құжат айналымы жүйесінің қауіпсіздігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйелер ендірілді. Нәтижесінде 2007 жылға арналған іс-шаралар жоспарына сәйкес Ұлттық банктің Орталық аппараты мен филиалдары арасында кіріс құжаттар электрондық құжат айналымының қауіпсізідігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйе арқылы тіркелетін болды. Ұлттық банкке келіп түсетін барлық құжаттар (саны 40-45 мың) автоматтандырылған ақпараттық «Электрондық құжат айналымы» қосалқы жүйесінде өз функцияларына байланысты тіркеліп, сканирленеді және өңделеді. Шығыс құжаттар да осындай өңдеуден өтеді. Сондай-ақ қызметтік ішкі және сыртқы қатынас хаттарын, нормативтік құқықтық актілер жобаларын әзірлеу, келісу жөніндегі технологиялық нұсқаулықтарға сәйкес бұл құжаттарды (шамамен саны 20-25 мың) дайындау ісі бүтіндей автоматтандырылған жүйе арқылы жүргізіледі.

Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендірудің тиімділігі жағынан, ең бастысы, ұйымда орындау тәртібі жақсарды. Мәселен, электрондық құжат айналымын ендіргеннен бері орындалмаған құжаттар саны азайып, ол 2001 жылы 4, 2 пайыз, 2004 жылы 0, 27 пайыз, 2005 жылы 0, 19 пайыз көрсеткішті құрады. 2004 жылмен салыстырғанда 2005 жылы саны үш мыңға өскен құжаттарға жұмсалатын қағаздар шығыны азайды. Құжаттардың орындалу мерзімдерін қысқартуға қол жеткізілді. Мысалы, «Қазпошта» арқылы қалаларға бір-екі тәулік, республика бойынша екі-жеті тәулікте жететін мерзімді электронды әдіс қас-қағымда жеткізіледі. Бұл жалпы құжаттар шығынын азайтуға мүмкіндік берді [ Джерембаев Е. Қазақстан Республикасының Ұлттық банкіне «электрондық құжат айналымын» ендіру // Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу - Делопроизводство в Казахстане. 2007. № 1(1) . - 48-50 б. ] .

Республикада Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін іске асыруға жауапты «Ұлттық ақпараттық технологиялар» жабық акционерлік қоғамының 2004 жылы «Жобаларды басқару жөніндегі әдістемелік ұсынымдарды» әзірледі. Әдістемелік ұсынымдар ақпараттандыру және байланыс саласында республикалық мемлекеттік органдардың жобаларын басқару жөніндегі басшылыққа алатын құжат болып саналады. Онда берілген нұсқаулықтар жобаларды басқару бойынша PMI и IPMA, ISO 10006, ГОСТ 34. 601-90 халықаралық стандарттарына және Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының талаптарына сәйкес келеді.

«Ұлттық ақпараттық технологиялар» жабық акционерлік қоғамында Жобаларды басқару концепциясы» мемлекеттік органдардың сұраныстарын қанағаттандыруға бағытталған. Концепция аясында Жобаны басқару жүйесі «Ұлттық ақпараттық технологиялар» ЖАҚ тарапынан жобаны басқаруды көтеру (арттыру) құралы ретінде қаралады [ Ысқақ А. С. Дәстүрлі іс жүргізуден электрондық құжат айналымына дейін: даму тенденциялары // «Қазақстанның тарих ғылымы: өзекті мәселелері, табыстары және болашағы» атты хал/арал. «Бекмаханов оқулары» конф. матер. 21-23 мамыр 2009 ж. -Алматы: Қазақ университеті, 2009. -301 б. (234-238 бб. ) ] .

Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді автоматтандыру жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз етуіне қойылатын талаптар техникалық тапсырмада көрсетілуі тиіс. Әдетте онда ұйымның нені және қалай автоматтандыруды жоспарлауы, автоматтандырылған жүйені ендіргеннен кейін не күтілетіні, жүйенің қалай жұмыс істейтіні түпкілікті баяндалады. Мысалы, «Ұлттық ақпараттық технологиялар» ЖАҚ-ның жобаларды басқару жөніндегі әдістемелік ұсынымдарында «техникалық спецификация» құжаты көрсетілген. Сонымен бірге 1990 жылдың 1 қаңтарынан күшіне енген одақтық ГОСТ 34. 602-89 «Автоматтандырылған жүйені құруға арналған техникалық тапсырма» мемлекеттік стандарты түрлі қызмет салаларын (басқару, жобалау, зерттеу т. б. ) автоматтандыру үшін автоматтандырылған жүйелерге және оларды үйлестіруге арналған. Стандарт «Жүйені құруға (дамытуға және модернизациялауға) арналған техникалық тапсырма» құжатының құрамын, мазмұнын, ресімдеу ережелерін белгілейді [ ГОСТ 34. 602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы. ] . Автома ттандырылған жүйенің техникалық тапсырмасы автоматтандырылған жүйені құру (дамыту және модернизациялау) талаптарын және тәртібін айқындайтын негізгі құжат. Техникалық тапсырмаға сәйкес автоматтандырылған жүйені әзірлеу және оны іске қосуда қабылдап алу жүргізіледі. Автоматтандырылған жүйенің техникалық тапсырмасы дербес жұмыс істеуге арналған жүйеге тұтастай немесе өзге жүйенің құрамында жүйеге жасалынады.

Техникалық спецификация дегеніміз жоба бойынша негізгі құжат, тапсырыс беруші өзі белгілейтін жобадағы жұмыстарды орындау ерекшеліктері және олардың мерзімдері көрсетілген Тапсырыс беруші мен Мердігер (подрядчик) арасындағы келісімнің ажырамас бөлігі.

Жалпы алғанда, барлық ұйымдардың ұйымдық-құқықтық нысанына немесе өзге де ерекшеліктеріне қарамастан құжаттаманы басқаруды автоматтандыру мақсаты ұқсас болып келеді. Бұл іс жүргізудің бірыңғай процестеріне байланысты болғандықтан мына процедураларды қамтиды: іс жүргізуді жетілдіру жолымен ұйымды басқару сапасын және жеделдігін арттыру; ұйымның барлық құрылымдық бөлімшелерін, сондай-ақ аумағы жағынан шалғай орналасқан бөлімшелерін де бірыңғай іс жүргізу циклына біріктіру; ұйымның ақпараттық (құжаттаық) ресурстарына жедел және шектеулі қол жетімділікті қамтамасыз ету; уақыт және еңбек шығынын жұмсамай-ақ нәтижесінде экономикалық тиімділікке қол жеткізу; электрондық құжат айналымына біртіндеп көшудің негізін қалап болашаққа жұмыс істеу.

Бұл мақсаттарға қол жеткізуді ұйымда атқарылатын негізгі іс жүргізу міндеттеріне сәйкес жүзеге асыруға болады және оларды мына жұмыс объектілері бойынша бөліп көрсетуге болады:

- Құжаттарды әзірлеу және ресімдеу процестерін автоматтандыру ұйымда жасалатын құжаттарды әзірлеудің сапасы мен жеделдігін арттыруға, құжаттардың формаларын біріздеуге мүмкіндік береді.

- Құжат айналымын және құжаттардың орындалуын ұйымдастыруды автоматтандыру құжаттармен жұмыстың әр түрлі сатысында құжат туралы ақпаратты енгізуді қайталамауға мүмкіндік береді. Демек тіркеу барысы жеңілдетіліп, құжаттардың жоғалуына жол бермейтін ұйымның құжаттық базасы жасалады. Құжаттардың өту жолдарын қысқартып, құжат айналымы реттеледі. Орындаушылардың құжаттармен жасайтын жұмысының сапасы мен жеделдігін арттырады, құжаттардың орындау және өту мерзімдері қысқарады, ұйымға келіп түсетін және жасалатын құжаттары туралы қызметкерлерді уақытылы хабарлап отырады.

- Құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыруды автоматтандыру кез келген құжаттың орындалу жайы мен қай жерде екені туралы ақпаратты жылдам алуға, құжаттардың қабылданған (жасалған) уақытынан бастап олармен орындалатын жұмыстар аяқталғанға дейін ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде өту кезеңдерін бақылап отыруға мүмкіндік береді.

- Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру, құжаттар бойынша іздестіру жүйесін автоматтандыру құжаттардың электрондық түрде әзірленген мәтіндерін, графикалық нұсқаларын, оларға қосымша материалдарды орталықтанған түрде сақтауға, құжаттарды жылдам іздестіруге, бір мәселеге қатысты құжаттарды бір-бірімен логикалық жағынан байланыстыруға, тақырыптық (өзге де) белгілер бойынша материалдарды іріктеп жинауға мүмкіндік береді.

Екінші маңызды міндет басқарудың құжаттамамен қамтамасыз етудің автоматтандырылған жүйесінің рыногын зерттеу. Құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесін таңдауда құжаттаманы басқаруды бағдарламалық қамтамасыз етудің рыногы туралы толық ақпаратты меңгеру маңызды. Тек автоматтандыру жүйелері ғана емес, сол бағдарламалық қамтамасыз етумен айналысатын компания, системный интеграторлар және Құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесін сатушылар, клиенттері жөнінде де мағлұматтарды білген орынды. Толық ақпаратты алу үшін арнайы мамандандырылған кеңесшілерге немесе зерттеу агенттіктеріне жүгінген жөн. Олар қолданыстағы бағдарламалық өнімдер туралы кең толық ақпарат жинап, талдайды және осы саладағы барлық жаңалықтарды, жетістіктер мен өзгерістерді бақылап қадағалап отырады. Мұның өзі құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесінің көптеген параметрлерін анағұрлым объективті түрде салыстыруға мүмкіндік береді. Басқарудың құжаттамамен қамтамасыз етуді автоматтандыру жүйесі туралы ақпаратты сондай ақ түрлі арнайы басылымдардан, конференция, семинар, өндіруші-фирмалардан, Интернеттегі материалдардан да алуға болады. Толығырақ мағлұмат алатын әрі «жүз рет естігенше, бір рет көрген» қағидасына сүйене отырып, конференция-семинарлар ұйымдастыру тиімді. Электрондық құжат айналымы мәселелеріне арналған конференция-көрмені дәстүрлі ұйымдастыратын «ҚАЗАҚСТАН ДОКФЛОУ» 2007 жылдан бері Алматы, Астана қалаларында өткізіп келеді.

2007 жылы DOCFLOW конференция-көрмесінде электрондық құжат айналымының бағдарламалық және аппараттық қамтамасыз етуінің әйгілі батыстық, ресейлік және қазақстандық өндірушілері, тасымалдаушылары, жүйелік интеграторлары қатысты. DOCFLOW 2007 жұмысына шамамен 500 мамандар, рынок зерттеушілері және осы мәселемен айналысатын адамдар қатысты. 2008 жылы 6 наурызда өткен DOCFLOW 2008 конференция-көрмесі электрондық құжат айналымына және басқаруды автоматтандыруға арналды. Онда Қазақстан Республикасы атынан келесі компаниялар қатысты: 1С-Казахстан, Alfa Technologies, BIMASH, Intellect - Astana, Microsoft Казахстан, Real Soft, Азия-Софт, Документум Сервисез Казахстан, Электронный Архив Казахстан. Электрондық құжат айналымы саласында жаңа әзірлемелерін ABBYY, DMS Consulting, Terralink, UBS, ИнтерТраст, ЛЕТОГРАФ, Международный Деловой Альянс (IBA), МНПП НАМИП, НойХаус Групп компаниялары ұсынды [www. DOCFLOW. ru/kz] .

Үшінші міндет басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді автоматтандырумен айналысатын компанияны таңдау міндеті Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесімен бірдей маңызды міндет. Компанияны таңдауда мыналарды ескерген жөн.

Біріншіден, компанияның сенімді болуы ең маңыздысы. Рынокта оның аты әйгілі, арнайы ұйымдастырлатын шараларды өткізуі және қатысуы, осы салада жұмысының ұзақ мерзімдігі, компанияның қаржы тұрақтылығы, бағдарламалық өнімінің жаңартылған нұсқаларының мерзімді түрде шығып отыруы, базалық бағдарламалық өнімді өндіруші-компаниялармен өзара қатынастарының деңгейі тәрізді көрсеткіштер компанияның сенімділігін қамтамасыз етеді.

Екіншіден, компанияның тиісті ұйымдық құрылымдары мен кадр құрамы болуы. Жеке офисінің, арнайы мамандырылған департаменттерінің, құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесін ұзақ мерзімде пайдалану кезінде оны техникалық қолдау және модификациялау мүмкіндіктерінің мол, аймақтарда өкілдіктерінің, қосымша орнатылатын модульдерді (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары, ақпаратты қорғау құралдары) өндірушілермен байланыстарының болуы, тиісті қызметкерлер саны, олардың білім деңгейі (ғылым кандидаттары мен докторларының болуы), еңбек өтілдері, нақты ұйымдарды автоматтандырумен айналысудағы топ жұмыстарының табысты іске асырған жобалары компанияны таңдауда негізгі критерилер.

Үшіншіден, технологиялық және әдістемелік құжаттарының болуы, яғни жобаны ендіру технологиясының құжатпен бекітілуі, бағдарламалық өнімдерді әзірлеудің технологиялық стандарттары, құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесінің технологиялық сипаттамасы, администраторлар мен пайдаланушыларды оқыту әдістемесі және бағдарламлары; администратор үшін басшылыққа алатын нұсқаулық, пайдалануышлар үшін басшылыққа алатын нұсқаулық, өнімді жеткізу және жүйені ендіру жөніндегі типтік келісімдер, есеп беру құжаттамасының болуы маңызды көрсеткіштер.

Төртіншіден, пайдаланушыларды оқыту мүмкіндігінің болуы да басты талап. Администраторлар мен пайдаланушыларды оқытумен айналысатын компания қызметкерлерінің саны, еңбек өтілі, біліктілігі, оқу бөлмелерінің болуы және техникалық жабдықталуы.

Бесіншіден, ендірілген жобаларының табысты іске асуын қамтамасыз ететін көрсеткіштер: табысты жүзеге асқан жобаларының жалпы саны, жүйені ендіру бойынша жобалардың саны, пайдаланушылар тарапынан құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесінің жұмысы туралы пікірлердің болуы.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.