Қазақстан Республикасында басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету: дамуы және проблемалары


Кіріспе

1 Қазақстан Республикасында басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің дамуы

1.1 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің жайы ... ... ... ... .

1.2 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуде электрондық құжаттардың рөлі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
2 Қазақстан Республикасында басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің проблемалары

2.1 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің
нормативтік құқықтық негізі және оны жетілдіру ... ... ... ... ... ... ..

2.2 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді мемлекеттік тілде
ұйымдастыру проблемалары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Еліміз тәуелсіздігін алған уақыттан бері басқару жүйесінде бірқатар өзгерістер орын алды. Жүргізілген әкімшілік, саяси және экономикалық реформалар басқару жүйесін онан әрі жетілдіре түсуді, ал ол өз кезегінде өзіне қажетті тетіктерді оңтайландыра түсуді қажет етті. Соның бірі басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету саласы болатын. Өйткені «айтылған сөз атылған оқпен тең» немесе «ауызша сөзді іс жүзінде дәлелдеу қиын» дегендей, басқару жүйесінің әр бір тетігі жүйелілікті, бірізділікті қажет етумен қатар ресми дәлелдеуді де талап етеді. Бірақ осы саланың елімізде мемлекеттік деңгейде бірқатар өзекті мәселелерінің бары, олардың уақытылы шешімін таппауы тәрізді көкейкесті жайттар біраз уақыт оны танымал ете қоймады. Көптеген жағдайда басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді қарапайым таза техникалық сипаты бар іс жүргізу деп танып келді. Іс жүзінде олай емес. Сондықтан басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің жайына тоқталу алдында осы ұғымның мән-мағынасын ашып көрсеткіміз келеді.
Ұғым жөнінде дискуссиялы мәселелер де бар. Бірақ елімізде осы саланың мәселелерін көпшілікке таныстыру мақсатында алғаш Ысқақ А.С. шетелдік зерттеушілердің еңбектерін талдай отырып, мынадай түйін жасайды. «Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету» ұғымының мағынасы кең және ол бірнеше мәселелерді қамтиды:
- құжаттама орталығын басқару;
- құжаттардың бақылау кестесін жасау;
- мекемеде істерді сақтауды басқару;
- аса маңызды істерді басқару;
- машинамен оқылатын немесе электрондық құжаттарды басқару;
- ақпаратты іздестіру қызметін басқару;
- хат алмасуды басқару және т.с.с. [Ысқақ А.С. Дәстүрлі іс жүргізуден электрондық құжат айналымына дейін: даму тенденциялары // «Қазақстанның тарих ғылымы: өзекті мәселелері, табыстары және болашағы» атты хал/арал. «Бекмаханов оқулары» конф.матер. 21–23 мамыр 2009 ж. –Алматы: Қазақ университеті, 2009.-301 б. (234 б.)].
Сондай-ақ ол «басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету» ұғымымен қатар «құжаттаманы басқару» және «іс жүргізу» ұғымдарының да кең қолданылатынын көрсетеді. Жалпы осы ұғымдардың арақатынасына тоқталсақ, «құжаттаманы басқару» дегеніміз құжаттарды жасау, толықтыру, пайдалану, орналастыру барысында үнемділік пен тиімділікке қол жеткізетін жалпы әкімшілік басқарудың саласы», ал «іс жүргізу» ұғымы «іс қағаздарын жүргізу, істі жүргізу» мағынасында кеңінен танымал және көбірек қолданылады [Ысқақ А.С. бұл да сонда].
Соңғы онжылдықта ақпараттық технологияның қарқынды әрі сапалы дамуы басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді жан-жақты автоматтандыруды және онда сапалы бағдарламалық қамтамасыз ету өнімдерінің болуын алға шығарды. Осыған орай «құжат айналымын және іс жүргізуді автоматтандыру жүйесі», «құжаттаманы басқару жүйесі», «электрондық құжат айналымы жүйесі» деген жаңа ұғымдап да пайда болды. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру барысында «электрондық іс жүргізу», «электрондық құжат айналымы» ұғымдары кеңінен қолданысқа ене бастады [Ысқақ А.С. Дәстүрлі іс жүргізуден электрондық құжат айналымына дейін: даму тенденциялары // «Қазақстанның тарих ғылымы: өзекті мәселелері, табыстары және болашағы» атты хал/арал. «Бекмаханов оқулары» конф.матер. 21–23 мамыр 2009 ж. –Алматы: Қазақ университеті, 2009.-301 б. (235 б.)].

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Көлемі: 54 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 1300 теңге




ӘЛ- ФАРАБИ АТЫНДАҒЫ ҚАЗАҚ ҰЛТТЫҚ УНИВЕРСИТЕТІ

Тарих факультеті
Деректану және тарихнама кафедрасы

ДИПЛОМ ЖҰМЫСЫ

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНДА БАСҚАРУДЫ ҚҰЖАТТАМАМЕН
ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУ: ДАМУЫ ЖӘНЕ ПРОБЛЕМАЛАРЫ

Орындаған:
Тарих факультетінің
4 курс студенті

Ғылыми жетекші:
т.ғ.д., профессор

Қорғауға жіберілді:
“___” ________________ 2011 ж.

Деректану және тарихнама
кафедрасының меңгерушісі
т.ғ.д., профессор

_____________ Қ.М.Атабаев

Алматы 2011
М А З М Ұ Н Ы

Кіріспе
1 Қазақстан Республикасында басқаруды құжаттамамен қамтамасыз
етудің дамуы
Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің жайы
... ... ... ... .
1.2 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуде электрондық
құжаттардың рөлі
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ..
2 Қазақстан Республикасында басқаруды құжаттамамен қамтамасыз
етудің проблемалары
2.1 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің
нормативтік құқықтық негізі және оны жетілдіру
... ... ... ... ... ... ..
2.2 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді мемлекеттік тілде
ұйымдастыру проблемалары
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .

1 ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНДА БАСҚАРУДЫ ҚҰЖАТТАМАМЕН ҚАМТАМАСЫЗ ЕТУДІҢ
ДАМУЫ

1.1. Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің жайы
Еліміз тәуелсіздігін алған уақыттан бері басқару жүйесінде бірқатар
өзгерістер орын алды. Жүргізілген әкімшілік, саяси және экономикалық
реформалар басқару жүйесін онан әрі жетілдіре түсуді, ал ол өз кезегінде
өзіне қажетті тетіктерді оңтайландыра түсуді қажет етті. Соның бірі
басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету саласы болатын. Өйткені айтылған сөз
атылған оқпен тең немесе ауызша сөзді іс жүзінде дәлелдеу қиын дегендей,
басқару жүйесінің әр бір тетігі жүйелілікті, бірізділікті қажет етумен
қатар ресми дәлелдеуді де талап етеді. Бірақ осы саланың елімізде
мемлекеттік деңгейде бірқатар өзекті мәселелерінің бары, олардың уақытылы
шешімін таппауы тәрізді көкейкесті жайттар біраз уақыт оны танымал ете
қоймады. Көптеген жағдайда басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді
қарапайым таза техникалық сипаты бар іс жүргізу деп танып келді. Іс жүзінде
олай емес. Сондықтан басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің жайына
тоқталу алдында осы ұғымның мән-мағынасын ашып көрсеткіміз келеді.
Ұғым жөнінде дискуссиялы мәселелер де бар. Бірақ елімізде осы саланың
мәселелерін көпшілікке таныстыру мақсатында алғаш Ысқақ А.С. шетелдік
зерттеушілердің еңбектерін талдай отырып, мынадай түйін жасайды. Басқаруды
құжаттамамен қамтамасыз ету ұғымының мағынасы кең және ол бірнеше
мәселелерді қамтиды:
- құжаттама орталығын басқару;
- құжаттардың бақылау кестесін жасау;
- мекемеде істерді сақтауды басқару;
- аса маңызды істерді басқару;
- машинамен оқылатын немесе электрондық құжаттарды басқару;
- ақпаратты іздестіру қызметін басқару;
- хат алмасуды басқару және т.с.с. [Ысқақ А.С. Дәстүрлі іс жүргізуден
электрондық құжат айналымына дейін: даму тенденциялары Қазақстанның
тарих ғылымы: өзекті мәселелері, табыстары және болашағы атты халарал.
Бекмаханов оқулары конф.матер. 21–23 мамыр 2009 ж. –Алматы: Қазақ
университеті, 2009.-301 б. (234 б.)].
Сондай-ақ ол басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету ұғымымен қатар
құжаттаманы басқару және іс жүргізу ұғымдарының да кең қолданылатынын
көрсетеді. Жалпы осы ұғымдардың арақатынасына тоқталсақ, құжаттаманы
басқару дегеніміз құжаттарды жасау, толықтыру, пайдалану, орналастыру
барысында үнемділік пен тиімділікке қол жеткізетін жалпы әкімшілік
басқарудың саласы, ал іс жүргізу ұғымы іс қағаздарын жүргізу, істі
жүргізу мағынасында кеңінен танымал және көбірек қолданылады [Ысқақ А.С.
бұл да сонда].
Соңғы онжылдықта ақпараттық технологияның қарқынды әрі сапалы дамуы
басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді жан-жақты автоматтандыруды және
онда сапалы бағдарламалық қамтамасыз ету өнімдерінің болуын алға шығарды.
Осыған орай құжат айналымын және іс жүргізуді автоматтандыру жүйесі,
құжаттаманы басқару жүйесі, электрондық құжат айналымы жүйесі деген
жаңа ұғымдап да пайда болды. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру барысында
электрондық іс жүргізу, электрондық құжат айналымы ұғымдары кеңінен
қолданысқа ене бастады [Ысқақ А.С. Дәстүрлі іс жүргізуден электрондық құжат
айналымына дейін: даму тенденциялары Қазақстанның тарих ғылымы: өзекті
мәселелері, табыстары және болашағы атты халарал. Бекмаханов оқулары
конф.матер. 21–23 мамыр 2009 ж. –Алматы: Қазақ университеті, 2009.-301 б.
(235 б.)].
Диплом жұмысымызда еліміздегі басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің
қазіргі жайы, нақты айтқанда оның жетістіктеріне тоқталғымыз келеді.
Қазақстанда басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуде қол жеткізілген ең
ірі жетістік мемлекеттік деңгейде табысты іске асырылған Электрондық құжат
айналымының бірыңғай жүйесі болып табылады. Өйткені ол жоғарыда көрсетілген
құжаттама орталығын басқару; құжаттардың бақылау кестесін жасау; мекемеде
істерді сақтауды басқару; аса маңызды істерді басқару; машинамен оқылатын
немесе электрондық құжаттарды басқару; ақпаратты іздестіру қызметін
басқару; хат алмасуды басқару және өзге де операцияларды толық қамтиды.
Бұл жоба бүгінде Астана қаласы бойынша барлық мемлекеттік органдарды
және Алматы қалалық пен барлық облыстық әкімдіктерді толық қамтиды. Іс
жүргізудің бірыңғай жүйесі электрондық құжат айналымы ұғымымен аталады.
Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету ісінде құжаттармен орындалатын
технологиялық процестерді жекелей де, кешенді түрде де автоматтандыруға
болады және олар үшін жеке бағдарламалық қамтамасыз ету әзірлеу қажет.
Мемлекеттік органдарда Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін
ендіру алдымен құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау ғана
автоматтандырылып, сонан кейін ғана өзге де процестер жүйеге қосылды.
Германияда федералды басқару құрылымдарында электронды іс жүргізуді ендіру
концепциясы үш кезеңде: бірінші кезеңде жүйеде тек құжаттардың анықтамалық
мәліметтері тіркеуге алынады; екінші кезеңде тіркеу мәліметтеріне
сканирленген құжаттардың алғашқы ақпаратының мазмұны тіркеледі; үшінші
кезеңде барлық құжаттар мен істер толықтай электронды түрде өңделеді және
процестер жүргізіледі. Демек құжаттаманы басқаруды автоматтандыруда тек
технологиялық мәселелер ғана емес, адами ресурстар мәселесі және онымен
тығыз байланысты өзге де мәселелер кешенді түрде шешімін табуы тиіс.
Республиканың мемлекеттік органдарында дәстүрлі іс жүргізуді
автоматтандыру ісі ұзақ уақытты қамтитын күрделі жұмыс емес, жай ағымдық
жұмыс деп қаралды. Алайда электрондық құжат айналымы ендірілген мемлекеттік
органдардың құжаттарды тіркеу және бақылау процесін жүйеге қосу үшін екі-үш
жыл қажет болғанын ескерсек, бұл міндеттің жауапты әрі күрделі екеніне көз
жеткізу қиын емес. Құжаттаманы басқаруда іс жүргізу процестерін
автоматтандыру мына тәртіпте орындалады: қағаз құжаттардың орындалуы
электронды түрде бақылауға алынады және түпнұсқаларын куәландыру қажет
болмайтын жағдайда құжаттардың электрондық көшірмелерін пайдалануды да
электрондық жүйеге қосуға болады.
Жалпы бұл процесті былай түсіндірейік. Мәселен, тіркеу барысында қағаз
құжат толықтай немесе жартылай электронды формаға көшіріледі. Ары қарайғы
жұмыс негізінен электрондық тіркеу карточкаларымен және құжаттардың өзі
туралы мәліметтерімен жүреді. Құжатқа рұқсат белгілерін қою, келісу, бекіту
барысында қағаз құжат пайдаланылады. Құжатты келісу, бекіту жөніндегі
қажетті мәліметтерді автоматтандырылған жүйе өзі бақылап, жүйеге енгізіп,
орындаушыларға ескертпелерді жеткізіп отырады. Автоматтандырылған жүйе
шығыс құжаттарды және олардың электронды көшірмелерін жөнелтуді осы ретте
бақылауға ала алады.
Жұмыс тиімділігін арттыруда басымдық беріліп отырған электрондық құжат
айналымында қол жететін қажетті нәтижелер белгіленеді. Олар атап айтқанда,
біріншіден, автоматтандырудың міндеттерін және деңгейін айқындау;
екіншіден, құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесінің рыногын зерттеу;
үшіншіден, басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді автоматтандырумен
айналысатын компанияны таңдау; төртіншіден, құжаттаманы басқаруды
автоматтандыру жүйесін таңдау (құжаттаманы басқаруды автоматтандыру
жүйесінің жалпы жүйелік сипаттамаларына баға беру, құжаттаманы басқаруды
автоматтандыру жүйесінің функционалдық сипаттамаларына баға беру).
Жалпы республиканың мемлекеттік органдарында Бірыңғай электрондық құжат
айналымы жүйесін ендіру мына кезеңдерді қамтыды:
Бірінші кезеңде – 2005 жылдың соңына қарай Бірыңғай электрондық құжат
айналымы жүйесі 56 мемлекеттік органда ендіріліп, құжаттарды тіркеу және
орындалуын бақылау процестері автоматтандырылды. Жоғарғы сот пен Қаржы
қадағалау және қаржы операцияларын реттеу жөніндегі агенттік өздерінің
дербес электрондық құжат айналымы ведомстволық жүйесінің бағдарламалық
қамтамасыз етуімен Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесіне
интеграцияланды. Осы жылы мемлекеттік органдардың және Электрондық құжат
айналымының бірыңғай жүйесінің Куәландыру орталығының Бірыңғай көлік
ортасын тәжірибелік пайдалану басталды.
Екінші кезеңде – электрондық құжат айналымының жоспар-кестесіне сәйкес
Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінде электрондық цифрлық қолтаңба
қою арқылы қағазсыз құжаттармен алмасу ендірілді. Президент Әкімшілігі,
Премьер-Министр Кеңсесі басшылары, Ақпараттандыру және байланыс
агенттігінің төрағасы бекіткен жоспар-кестеге сәйкес мемлекеттік органдар
өзара 2006 жылы 1 ақпаннан бастап электрондық құжат алмасуға көшті.
Осы жүйеге қосылған мемлекеттік органдардың үш жарым мың қызметкерлері-
пайдаланушылары Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін дұрыс
пайдалануға үйретілді. Жоғары және орта деңгейдегі 400-ден аса басшылар
электрондық цифрлық қолтаңбаны жұмысында пайдалана бастады. Оны төмендегі
кестеде берілген мәліметтерден көруге болады [Копбосынова А.К. Состояние и
проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов в
государственных органах Республики Казахстан Материалы Республиканского
семинара-совещания Электронный документооборот и электронный архив. –
Аламты, 2006. – 75 с. , 33-34 с.].
Республикада ендірілген Электрондық құжат айналымы жүйесі қаншалықты
тиімді болуы мүмкін? деген сауалдың туындауы да мүмкін. Сондықтан Қазақстан
Республикасның Ұлттық банкінде ендірілген Электрондық құжат айналымының
бірыңғай жүйесін пайдалану тәжірибесі жүйенің тиімділігіне көз жеткізіп
көрейік.
Электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру Ұлттық банкте бірнеше кезеңдер
бойынша іске асырылды. Ұлттық банктің Орталық аппаратында 2001-2004
жылдары, оның филиалдарында 2004 жылы, облыстық филиалдарында 2006 жылы
электрондық құжат айналымы жүйесінің қауіпсіздігін қамтамасыз ететін
қосалқы жүйелер ендірілді. Нәтижесінде 2007 жылға арналған іс-шаралар
жоспарына сәйкес Ұлттық банктің Орталық аппараты мен филиалдары арасында
кіріс құжаттар электрондық құжат айналымының қауіпсізідігін қамтамасыз
ететін қосалқы жүйе арқылы тіркелетін болды. Ұлттық банкке келіп түсетін
барлық құжаттар (саны 40-45 мың) автоматтандырылған ақпараттық Электрондық
құжат айналымы қосалқы жүйесінде өз функцияларына байланысты тіркеліп,
сканирленеді және өңделеді. Шығыс құжаттар да осындай өңдеуден өтеді.
Сондай-ақ қызметтік ішкі және сыртқы қатынас хаттарын, нормативтік құқықтық
актілер жобаларын әзірлеу, келісу жөніндегі технологиялық нұсқаулықтарға
сәйкес бұл құжаттарды (шамамен саны 20-25 мың) дайындау ісі бүтіндей
автоматтандырылған жүйе арқылы жүргізіледі.
Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендірудің тиімділігі
жағынан, ең бастысы, ұйымда орындау тәртібі жақсарды. Мәселен, электрондық
құжат айналымын ендіргеннен бері орындалмаған құжаттар саны азайып, ол 2001
жылы 4,2 пайыз, 2004 жылы 0,27 пайыз, 2005 жылы 0,19 пайыз көрсеткішті
құрады. 2004 жылмен салыстырғанда 2005 жылы саны үш мыңға өскен құжаттарға
жұмсалатын қағаздар шығыны азайды. Құжаттардың орындалу мерзімдерін
қысқартуға қол жеткізілді. Мысалы, Қазпошта арқылы қалаларға бір-екі
тәулік, республика бойынша екі-жеті тәулікте жететін мерзімді электронды
әдіс қас-қағымда жеткізіледі. Бұл жалпы құжаттар шығынын азайтуға мүмкіндік
берді [Джерембаев Е. Қазақстан Республикасының Ұлттық банкіне электрондық
құжат айналымын ендіру Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу –
Делопроизводство в Казахстане. 2007. № 1(1). – 48-50 б.].
Республикада Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін іске
асыруға жауапты Ұлттық ақпараттық технологиялар жабық акционерлік
қоғамының 2004 жылы Жобаларды басқару жөніндегі әдістемелік ұсынымдарды
әзірледі. Әдістемелік ұсынымдар ақпараттандыру және байланыс саласында
республикалық мемлекеттік органдардың жобаларын басқару жөніндегі
басшылыққа алатын құжат болып саналады. Онда берілген нұсқаулықтар
жобаларды басқару бойынша PMI и IPMA, ISO 10006, ГОСТ 34.601-90 халықаралық
стандарттарына және Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының
талаптарына сәйкес келеді.
Ұлттық ақпараттық технологиялар жабық акционерлік қоғамында Жобаларды
басқару концепциясы мемлекеттік органдардың сұраныстарын қанағаттандыруға
бағытталған. Концепция аясында Жобаны басқару жүйесі Ұлттық ақпараттық
технологиялар ЖАҚ тарапынан жобаны басқаруды көтеру (арттыру) құралы
ретінде қаралады [Ысқақ А.С. Дәстүрлі іс жүргізуден электрондық құжат
айналымына дейін: даму тенденциялары Қазақстанның тарих ғылымы: өзекті
мәселелері, табыстары және болашағы атты халарал. Бекмаханов оқулары
конф.матер. 21–23 мамыр 2009 ж. –Алматы: Қазақ университеті, 2009.-301 б.
(234-238 бб.)].
Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді автоматтандыру жүйесінің
бағдарламалық қамтамасыз етуіне қойылатын талаптар техникалық тапсырмада
көрсетілуі тиіс. Әдетте онда ұйымның нені және қалай автоматтандыруды
жоспарлауы, автоматтандырылған жүйені ендіргеннен кейін не күтілетіні,
жүйенің қалай жұмыс істейтіні түпкілікті баяндалады. Мысалы, Ұлттық
ақпараттық технологиялар ЖАҚ-ның жобаларды басқару жөніндегі әдістемелік
ұсынымдарында техникалық спецификация құжаты көрсетілген. Сонымен бірге
1990 жылдың 1 қаңтарынан күшіне енген одақтық ГОСТ 34.602-89
Автоматтандырылған жүйені құруға арналған техникалық тапсырма мемлекеттік
стандарты түрлі қызмет салаларын (басқару, жобалау, зерттеу т.б.)
автоматтандыру үшін автоматтандырылған жүйелерге және оларды үйлестіруге
арналған. Стандарт Жүйені құруға (дамытуға және модернизациялауға)
арналған техникалық тапсырма құжатының құрамын, мазмұнын, ресімдеу
ережелерін белгілейді [ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание
автоматизированной системы. ]. Автоматтандырылған жүйенің техникалық
тапсырмасы автоматтандырылған жүйені құру (дамыту және модернизациялау)
талаптарын және тәртібін айқындайтын негізгі құжат. Техникалық тапсырмаға
сәйкес автоматтандырылған жүйені әзірлеу және оны іске қосуда қабылдап алу
жүргізіледі. Автоматтандырылған жүйенің техникалық тапсырмасы дербес жұмыс
істеуге арналған жүйеге тұтастай немесе өзге жүйенің құрамында жүйеге
жасалынады.
Техникалық спецификация дегеніміз жоба бойынша негізгі құжат, тапсырыс
беруші өзі белгілейтін жобадағы жұмыстарды орындау ерекшеліктері және
олардың мерзімдері көрсетілген Тапсырыс беруші мен Мердігер (подрядчик)
арасындағы келісімнің ажырамас бөлігі.
Жалпы алғанда, барлық ұйымдардың ұйымдық-құқықтық нысанына немесе өзге
де ерекшеліктеріне қарамастан құжаттаманы басқаруды автоматтандыру мақсаты
ұқсас болып келеді. Бұл іс жүргізудің бірыңғай процестеріне байланысты
болғандықтан мына процедураларды қамтиды: іс жүргізуді жетілдіру жолымен
ұйымды басқару сапасын және жеделдігін арттыру; ұйымның барлық құрылымдық
бөлімшелерін, сондай-ақ аумағы жағынан шалғай орналасқан бөлімшелерін де
бірыңғай іс жүргізу циклына біріктіру; ұйымның ақпараттық (құжаттаық)
ресурстарына жедел және шектеулі қол жетімділікті қамтамасыз ету; уақыт
және еңбек шығынын жұмсамай-ақ нәтижесінде экономикалық тиімділікке қол
жеткізу; электрондық құжат айналымына біртіндеп көшудің негізін қалап
болашаққа жұмыс істеу.
Бұл мақсаттарға қол жеткізуді ұйымда атқарылатын негізгі іс жүргізу
міндеттеріне сәйкес жүзеге асыруға болады және оларды мына жұмыс
объектілері бойынша бөліп көрсетуге болады:
- Құжаттарды әзірлеу және ресімдеу процестерін автоматтандыру ұйымда
жасалатын құжаттарды әзірлеудің сапасы мен жеделдігін арттыруға,
құжаттардың формаларын біріздеуге мүмкіндік береді.
- Құжат айналымын және құжаттардың орындалуын ұйымдастыруды
автоматтандыру құжаттармен жұмыстың әр түрлі сатысында құжат туралы
ақпаратты енгізуді қайталамауға мүмкіндік береді. Демек тіркеу барысы
жеңілдетіліп, құжаттардың жоғалуына жол бермейтін ұйымның құжаттық базасы
жасалады. Құжаттардың өту жолдарын қысқартып, құжат айналымы реттеледі.
Орындаушылардың құжаттармен жасайтын жұмысының сапасы мен жеделдігін
арттырады, құжаттардың орындау және өту мерзімдері қысқарады, ұйымға келіп
түсетін және жасалатын құжаттары туралы қызметкерлерді уақытылы хабарлап
отырады.
- Құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыруды автоматтандыру кез
келген құжаттың орындалу жайы мен қай жерде екені туралы ақпаратты жылдам
алуға, құжаттардың қабылданған (жасалған) уақытынан бастап олармен
орындалатын жұмыстар аяқталғанға дейін ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде
өту кезеңдерін бақылап отыруға мүмкіндік береді.
- Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру, құжаттар бойынша іздестіру жүйесін
автоматтандыру құжаттардың электрондық түрде әзірленген мәтіндерін,
графикалық нұсқаларын, оларға қосымша материалдарды орталықтанған түрде
сақтауға, құжаттарды жылдам іздестіруге, бір мәселеге қатысты құжаттарды
бір-бірімен логикалық жағынан байланыстыруға, тақырыптық (өзге де) белгілер
бойынша материалдарды іріктеп жинауға мүмкіндік береді.
Екінші маңызды міндет басқарудың құжаттамамен қамтамасыз етудің
автоматтандырылған жүйесінің рыногын зерттеу. Құжаттаманы басқаруды
автоматтандыру жүйесін таңдауда құжаттаманы басқаруды бағдарламалық
қамтамасыз етудің рыногы туралы толық ақпаратты меңгеру маңызды. Тек
автоматтандыру жүйелері ғана емес, сол бағдарламалық қамтамасыз етумен
айналысатын компания, системный интеграторлар және Құжаттаманы басқаруды
автоматтандыру жүйесін сатушылар, клиенттері жөнінде де мағлұматтарды
білген орынды. Толық ақпаратты алу үшін арнайы мамандандырылған
кеңесшілерге немесе зерттеу агенттіктеріне жүгінген жөн. Олар қолданыстағы
бағдарламалық өнімдер туралы кең толық ақпарат жинап, талдайды және осы
саладағы барлық жаңалықтарды, жетістіктер мен өзгерістерді бақылап
қадағалап отырады. Мұның өзі құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесінің
көптеген параметрлерін анағұрлым объективті түрде салыстыруға мүмкіндік
береді. Басқарудың құжаттамамен қамтамасыз етуді автоматтандыру жүйесі
туралы ақпаратты сондай ақ түрлі арнайы басылымдардан, конференция,
семинар, өндіруші-фирмалардан, Интернеттегі материалдардан да алуға болады.
Толығырақ мағлұмат алатын әрі жүз рет естігенше, бір рет көрген
қағидасына сүйене отырып, конференция-семинарлар ұйымдастыру тиімді.
Электрондық құжат айналымы мәселелеріне арналған конференция-көрмені
дәстүрлі ұйымдастыратын ҚАЗАҚСТАН ДОКФЛОУ 2007 жылдан бері Алматы, Астана
қалаларында өткізіп келеді.
2007 жылы DOCFLOW конференция-көрмесінде электрондық құжат айналымының
бағдарламалық және аппараттық қамтамасыз етуінің әйгілі батыстық, ресейлік
және қазақстандық өндірушілері, тасымалдаушылары, жүйелік интеграторлары
қатысты. DOCFLOW 2007 жұмысына шамамен 500 мамандар, рынок зерттеушілері
және осы мәселемен айналысатын адамдар қатысты. 2008 жылы 6 наурызда өткен
DOCFLOW 2008 конференция-көрмесі электрондық құжат айналымына және
басқаруды автоматтандыруға арналды. Онда Қазақстан Республикасы атынан
келесі компаниялар қатысты: 1С-Казахстан, Alfa Technologies, BIMASH,
Intellect – Astana, Microsoft Казахстан, Real Soft, Азия-Софт, Документум
Сервисез Казахстан, Электронный Архив Казахстан. Электрондық құжат айналымы
саласында жаңа әзірлемелерін ABBYY, DMS Consulting, Terralink, UBS,
ИнтерТраст, ЛЕТОГРАФ, Международный Деловой Альянс (IBA), МНПП НАМИП,
НойХаус Групп компаниялары ұсынды [www.DOCFLOW.rukz].
Үшінші міндет басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуді автоматтандырумен
айналысатын компанияны таңдау міндеті Электрондық құжат айналымының
бірыңғай жүйесімен бірдей маңызды міндет. Компанияны таңдауда мыналарды
ескерген жөн.
Біріншіден, компанияның сенімді болуы ең маңыздысы. Рынокта оның аты
әйгілі, арнайы ұйымдастырлатын шараларды өткізуі және қатысуы, осы салада
жұмысының ұзақ мерзімдігі, компанияның қаржы тұрақтылығы, бағдарламалық
өнімінің жаңартылған нұсқаларының мерзімді түрде шығып отыруы, базалық
бағдарламалық өнімді өндіруші-компаниялармен өзара қатынастарының деңгейі
тәрізді көрсеткіштер компанияның сенімділігін қамтамасыз етеді.
Екіншіден, компанияның тиісті ұйымдық құрылымдары мен кадр құрамы
болуы. Жеке офисінің, арнайы мамандырылған департаменттерінің, құжаттаманы
басқаруды автоматтандыру жүйесін ұзақ мерзімде пайдалану кезінде оны
техникалық қолдау және модификациялау мүмкіндіктерінің мол, аймақтарда
өкілдіктерінің, қосымша орнатылатын модульдерді (электрондық цифрлық
қолтаңба құралдары, ақпаратты қорғау құралдары) өндірушілермен
байланыстарының болуы, тиісті қызметкерлер саны, олардың білім деңгейі
(ғылым кандидаттары мен докторларының болуы), еңбек өтілдері, нақты
ұйымдарды автоматтандырумен айналысудағы топ жұмыстарының табысты іске
асырған жобалары компанияны таңдауда негізгі критерилер.
Үшіншіден, технологиялық және әдістемелік құжаттарының болуы, яғни
жобаны ендіру технологиясының құжатпен бекітілуі, бағдарламалық өнімдерді
әзірлеудің технологиялық стандарттары, құжаттаманы басқаруды автоматтандыру
жүйесінің технологиялық сипаттамасы, администраторлар мен пайдаланушыларды
оқыту әдістемесі және бағдарламлары; администратор үшін басшылыққа алатын
нұсқаулық, пайдалануышлар үшін басшылыққа алатын нұсқаулық, өнімді жеткізу
және жүйені ендіру жөніндегі типтік келісімдер, есеп беру құжаттамасының
болуы маңызды көрсеткіштер.
Төртіншіден, пайдаланушыларды оқыту мүмкіндігінің болуы да басты талап.
Администраторлар мен пайдаланушыларды оқытумен айналысатын компания
қызметкерлерінің саны, еңбек өтілі, біліктілігі, оқу бөлмелерінің болуы
және техникалық жабдықталуы.
Бесіншіден, ендірілген жобаларының табысты іске асуын қамтамасыз ететін
көрсеткіштер: табысты жүзеге асқан жобаларының жалпы саны, жүйені ендіру
бойынша жобалардың саны, пайдаланушылар тарапынан құжаттаманы басқаруды
автоматтандыру жүйесінің жұмысы туралы пікірлердің болуы.
Алтыншыдан, құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесінің ұзақ
мерзімді жұмысын қолдай алуы кепілді техникалық қолдау, дистанционды
техникалық (қашықтан, яғни байланыстың телекоммуникациялық каналдары
арқылы) қолдау, компанияда кеңестер беру, техникалық қолдау көрсету үшін
компания қызметкерлерінің ұйымға бара алуымен сипатталады.
Жетіншіден, жүйені кезең-кезеңімен ендіруді қамтамасыз етуі де
компанияны таңдауда маңызды. Мұның өзі бірнеше кезеңдерді қамтиды:
кәсіпорынның бизнес-процестерін, қолданыстағы жабдықтар мен технологияларды
талдау; кәсіпорынның ақпараттық-функционалдық моделін әзірлеу, оның бизнес-
процестерін реинжинирингтеу; құжаттаманы басқаруды автоматтандыру жүйесін
ендіруге қажетті аппараттық-бағдарламалық құралдардың қажетті
конфигурациясын талдау және т.с.с.
Төртінші міндет құжаттаманы басқарудың автоматтандырылған жүйесін
таңдау міндеті күрделі болып келеді. Өйткені функциясы, технологиясы мен
сипаттамасы жағынан ұқсас бірқатар жүйелер болуы мүмкін. Мұндай жағдайда
оларды бағалау әдістемесі мәселесі туындайды. Алайда өзінің теориялық та,
практикалық та маңызына қарай бұл мәселе терең зерттелмеген.
Сонымен іс жүргізудің автоматтандырлыған жүйесін басқаруды құжаттамамен
қамтамасыз етудің автоматтандырлыған жүйесі деуге болады. Бұл жүйені
басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету міндеттерінің функционалдық
толықтығы; жүйелерді бағдарламалық жүзеге асыру технологиясы; жүйелерді
пайдалану сипаттамалары критерилеріне сәйкес талдауға алынып, негізгі
теориялық және әдістемелік негіздері жасалуы тиіс. Көрсетілген критерилер
іс жүргізу технологиясында ескеріледі [Ысқақ А.С. Дәстүрлі іс жүргізуден
электрондық құжат айналымына дейін: даму тенденциялары Қазақстанның
тарих ғылымы: өзекті мәселелері, табыстары және болашағы атты халарал.
Бекмаханов оқулары конф.матер. 21–23 мамыр 2009 ж. –Алматы: Қазақ
университеті, 2009.-301 б. (234-238 бб.)].
Қорытындылай келе, басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің қазіргі
жайының сипаты уақыт талабына сай ұйымдастырылуымен ерекшеленеді. Әрине
оның әдістемелік, технологиялық принциптері бірнеше рет өзгеріп үлгерді.
Ғаламдану процесі мен ақпараттық қоғам жағдайында жаңа технологиялардың
қарқынды дамуы дәстүрлі іс жүргізуден бастау алған басқаруды құжаттамамен
қамтамасыз етуде электрондық құжат айналымын алдыңғы қатарға шығарды.
Мұның барлығы еліміздегі жаңа қоғамдық қатынастарға сай басқаруды
құжаттамамен қамтамасыз етудің құқықтық нормативтік негізі жаңартылып,
техникалық, экономикалық аспектілері және технологиясы өзгергенінен анық
көрінеді.

1.2 Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуде электрондық құжаттардың
рөлі
Бүгінгі таңда басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету саласында
электрондық құжаттарды жасау және пайдаланудың маңызы артып келеді.
2000 жылы Қазақстан Республикасының Президенті Мемлекеттік аппарат
жұмысын жақсарту, төрешілдікпен күрес және құжат айналымын қысқарту
жөніндегі шаралар туралы Жарлығына қол қойды. Республикада бірыңғай
ақпараттық кеңістікті қалыптастыруды жеделдету көзделді. Ол үшін
мемлекеттік органдардың неғұрлым дайын жүйелерінің базасында негізгі
элементтерін пысықтап, электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін кезең-
кезеңімен құруға 2000 жылдың аяғына дейін кірісу міндеті жүктелді.
Осы жылы Мемлекеттік органдарды ақпараттандыру мәселелері туралы
қаулысында мемлекеттік органдардың республикалық бюджет есебінен сатып
алатын ақпараттық жүйелерінің апппараттық және бағдарламалық құралдары
Қазақстан Республикасы Ақпараттандыру және байланыс агенттігімен келісіліп,
мемлекеттік тіркеуге және есепке алынады. Өз кезегінде аталған қаулы
мемлекеттік органдарда электрондық құжат айналымын ендіру жұмысын бастауға
да ықпал етті.
Қазақстан Республикасында қазіргі ақпараттық технологияларды пайдалана
отырып, ұлттық ақпараттық инфрақұрылымды қалыптастыру мен дамытуға ықпал
ету мақсатында арнайы Ұлттық ақпараттық технологиялар Акционерлік қоғамы
құрылды Постановление Правительства Республики Казахстан от 4 апреля 2000
года № 492 О развитии единого информационного пространства в Республике
Казахстан и создании закрытого акционерного общества Национальные
информационные технологии. Мемлекеттік ақпараттық жүйелерді құру және
ұйымдастыру жөніндегі өкілетті ұйым және оған ақпараттандыру саласындағы
Ұлттық оператор мәртебесі берілді Постановление № 44 Правительства
Республики Казахстан от 16 января 2004 года Обществу присвоен статус
Национального оператора в сфере информатизации.
Ұлттық ақпараттық технологиялардың негізгі мақсаты мемлекеттік
ақпараттық технологияларды құру және олардың өзара әрекеттесуін ұйымдастыру
болды.
Ал негізгі міндеттеріне төмендегідей:
- жаңа ақпараттық технологиялар мен техникалық құралдарды пайдалануға
негізделген технологиялық укладтарды жасау және оларды мемлекеттік басқару
жүйесіне, экономика және әлеуметтік салаға ендіру;
- электронды үкіметтің ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру және оның
әрекет етуіне қолдау көрсету;
- мемлекеттік ақпараттық жүйелер мен ресурстардың ақпараттық
қауіпсіздігін қамтамасыз ету бойынша шараларды іске асыру;
- Қазақстан Республикасының ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын әлемдік
ақпараттық кеңістікпен интеграциялау кірді.
Бұл мәселелерге жеке тоқталуымыздың себебі, аталған міндеттер ішінде
электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін құру және оны мемлекеттік
органдарда ендіру жөніндегі іс-шараларға баса назар аударылды. Өз кезегінде
бұл өзекті мәселелер басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етуде электрондық
құжаттарды пайдаланумен тығыз байланысты болатын.
Осы сәттен дайындық жұмыстары басталып кетті. Бірыңғай ақпараттық
кеңістікті қалыптастыру бағытында жүргізілген шараларға мемлекеттік
деңгейде жаңа серпін берілді. 2004 жылы сәуірде Үкіметте Премьер-Министрдің
төрағалығымен өткен кеңесте Қазақстан Республикасының Электронды Үкімет
құру тұжырымдамасының жобасы қаралды. Бұл міндет Мемлекет басшысының биылғы
жылғы Қазақстан халқына Жолдауында қойылған еді. Электронды Үкімет идеясы
Қазақстан Республикасының ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын дамыту және
қалыптастырудың 2001-2005 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы
аясында жүргізілуі қажет. Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттігі
кеңеске қатысушыларды Электронды Үкімет инфрақұрылымын қалыптастыру және
мемлекеттік органдардың ақпараттық жүйеге кірігуінің маңызды қадамдарынан
хабардар етті.

Кеңесте атап өтілгендей, қоғамдық өмірдің ақпараттық технологиясы мен
ақпараттың рөлі арта түскен жағдайда ұйымдар мен азаматтарға сапалы қызмет
көрсетуге бағытталған мемлекеттік басқару тетіктерінің ашықтығы және
ақпараттық ашықтығын, тиімділігін арттыру Электронды Үкіметті құрудың
негізгі міндеттері болып табылады.

Электронды Үкімет екі бағытта жүргізілетін міндеттерді шешуге
бағытталды. Біріншісі – бұл ақпараттық кеңістіккке кіру және Үкіметтің өз
ішіндегі өзара әрекеттің тиімділігі, екіншісі – тиімділікті арттыру және
Үкіметтің барлық халыққа, іскер топтарға, бизнес өкілдеріне көрсетілетін
қызметінің сапалы болуы. Осы жылдың 30 наурызында Үкіметтің кезекті
отырысында Электронды Үкіметті қалыптастырудың бағдарламасы талқыланды.

19 қазанда Қазақстан Республикасы Үкіметінің № 1075 қаулысымен
Мемлекеттік ақпараттық ресурстарды және ақпараттық жүйелерді тіркеу мен
ақпараттық ресуратсрады және ақпараттық жүйелерді мемлекеттік тіркеуді
жүргізу Ережесі бекітілді. Үкіметтің 2004 жылы 10 ақпандағы № 165
қаулысымен Жеке тұлғалар, Заңды тұлғалар мемлекеттік деректер базасын
құру үшін Әділет, Ішкі істер, Қаржы министрліктері, Статистика агенттігі,
лицензия беретін органдардың міндетті түрде беретін құжатталған ақпараты
мен электрондық құжаттары түрлерінің тізбесі бекітілді. Қазақстан
Республикасы Президенті 2004 жылғы 10 қарашада № 1471 Қазақстан
Республикасында "электронды Үкiмет" қалыптастырудың 2005-2007 жылдарға
арналған мемлекеттiк бағдарламасы туралы Жарлығына қол қойды.
Бағдарламаның негізіні Қазақстан Республикасы Президентiнiң "Бәсекеге
қабiлеттi Қазақстан үшiн, бәсекеге қабiлетті экономика үшiн, бәсекеге
қабiлеттi халық үшiн" атты 2004 жылғы 19 наурыздағы Қазақстан
халқына Жолдауы алынды. Жарлықтың орындалуына байланысты барлық
жауапкершілік, оның ішінде бақылау да Қазақстан Республикасының Үкiметiне
жүктелді.
Қазақстан Республикасы Конституциясының 44-бабының 8-тарма қшасына
сәйкес, азаматтар мен ұйымдардың мемлекеттiк қызмет көрсетулерге жылдам әрi
сапалы қолжетімділігін қамтамасыз ету және ақпараттық-коммуникациялық
технологияларды кеңiнен қолдану жолымен мемлекеттік органдардың жұмыс iстеу
тиiмдiлiгiн арттыру мақсаты қойылды. Осы мақсатта Қазақстан Республикасында
электронды үкiмет қалыптастырудың 2005-2007 жылдарға арналған мемлекеттiк
бағдарламасы қабылданды.
Жалпы ұғым бойынша электронды үкiмет деп мемлекеттiк органдардың
ақпараттық-коммуникациялық технологияларды кеңiнен қолдану жолымен
азаматтар мен ұйымдарға қызмет көрсетулердi ұсынуға барынша бағдарланған
жұмыс iстеу тетiгiн түсіну қажет. Бағдарламаны iске асыру жөнiндегi iс-
шаралар жоспарын Қазақстан Республикасы Үкіметі әзiрлеп бекiтуге әрі
орталық және жергiлiктi атқарушы органдар, сондай-ақ Қазақстан
Республикасының Президентiне тiкелей бағынатын және есеп беретiн
мемлекеттік органдар атсалысуы белгіленді. Бағдарламаны әзірлеуші Қазақстан
Республикасы Ақпараттандыру жән байланыс агенттiгi бекітілді және ол оны
жүзеге асыруға тікелей жауапты да. Ол Қазақстан Республикасы Президентiнiң
Әкiмшiлiгіне және Қазақстан Республикасының Үкiметiне Бағдарламаның iске
асырылу барысы туралы ақпараттарды ұсынып отыруға міндеттелді. Бағдарламаны
іске асыру мерзімі  2005-2007 жылдар белгіленді. Қаржыландыруға осы кезеңде
республикалық бюджеттен 51,9 млрд. теңге бөлiнді.
Бағдарламаның мақсаты мен мiндеттерiне тоқталсақ, оның мақсаты
азаматтар мен ұйымдардың мемлекеттiк қызмет көрсетулерге жылдам әрі сапалы
қолжетiмдiлiгiн қамтамасыз ету және АКТ-ны кеңiнен қолдану арқылы
мемлекеттiк органдардың жұмыс iстеу тиiмдiлігін арттыру болып белгіленді.
Ал осы мақсатқға жету үшiн мынадай мiндеттердi орындау көзделді:
- мемлекетке, азаматтар мен ұйымдарға ақпараттық қоғам жағдайларында
жұмыс iстеуге мүмкiндiк беретiн нормативтік құқықтық және әдiснамалық база
құру;
- мемлекеттік органдардың ақпараттық-коммуникациялық технологиялар
құралдарымен жүзеге асырылатын қызмет көрсетулерін қалыптастыру мен дамыту;
- e-Үкiметтiң қызмет көрсетулеріне қолжетiмдiлiктi қамтамасыз ету,
ақпараттық теңсiздiктi жою және АКТ саласында бiлiм деңгейiн арттыру
жөнiнде жұмыстар ұйымдастыру;
- e-Үкiмет инфрақұрылымының базалық құрамдас бөлiктерiн қалыптастыру
және мемлекеттiк органдардағы ақпараттық инфрақұрылымды оңтайландыру;
- е-Үкiметтiң ақпараттық инфрақұрылымын қорғауды қамтамасыз ету.
Қазақстанда электронды үкiметтi қолданысқа енгiзу мемлекеттiк
органдардың азаматтар мен ұйымдарға ұсынатын қызмет көрсетулер сапасын
жақсартуға және мерзiмiн қысқартуға, мемлекеттiк органдар қызметiнiң
ақпараттық базасына қолжетiмдiлiктi қамтамасыз етуге, болашақта әкiмшiлiк
жүйенi жетiлдiрудi ескере отырып, құрамы жағынан тиiмдi әрі оңтайлы
мемлекеттiк аппарат құруға бағытталған.
Сонымен электрондық құжаттардың пайда болуы мен қазіргі уақытта кең
пайдаланылуы жөнінде не білеміз? Осы тұста оның қысқаша тарихына тоөталып
өтсек.
ХІХ ғасырдың екінші жартысына дейін ақпарат технологиясының негізін
қаламұш, сия сауыт және бухгалтерлік кітап құрды. Байланыс тек хабар беру
жолымен жүзеге асқан. Ақпаратты өңдеу өнімділігі өте төмен болған әрбір хат
қолмен көшірілген, шешім қабылдауға басқа ақпарат болмаған. Қолмен
жасалатын ақпарат технологиясының орнына ХІХ ғасырдың соңында механикалық
әдіс келді. Жазу машиналарын ойлап табу, телефон, диктафон, қоғамдық пошта
жүйесін модернизациялау, бұның барлығы ақпаратты өңдеу технологиясын
өзгерту қоры жұмыс өнімінің салдары ретінде қызмет атқара бастады
[Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в
условиях административной реформы: основные проблемы Отечественные
архивы. –1999. -№1. –с.9-18. (13 б.)]. Ал механикалық технология
мекемелердің ұйымдық құрылымының, сондай-ақ басқаруды құжаттамамен
қамтамасыз етудің қалыптасуына жол ашты.
Электронды жазу машиналарын, жай қағазға көшіруді, ыңғайлы
диктафондарды кеңінен қолдануға негізделген ақпараттық технологияның
қалыптасуы дами түсіп, шарықтау шегі ХХ ғасырдың 40-60-жылдарына келеді.
Олар мекеменің қызметінің сапасын көтеру арқылы құжаттарды өңдеу
жылдамдығын ұлғайтты. Қазіргі көптеген мекемелердегі жұмыс жағдайы
ақпараттық технологияға негізделген.
60-жылдардың екінші жартысында мекеменің қызметінде өндірістік
Электронды есептеу машинасының (ЭЕМ) келуі есептеуіш орталықтарға ақпарат
мазмұнын талдауға мүмкіндік берді. Бұл электрондық немесе компьютерлік
технологияның қалыптасуының бастапқы кезеңі болатын. Ақпараттық
технологияны басқару ақпаратты өңдеудің кем дегенде үш маңызды құрамы
болуын талап етеді. Ол: есеп, талдау және шешім қабылдау.
Осы уақытта қалыптасқан автоматтандырылған басқару жүйесінің (АБЖ)
концепциясын қолдану ақпарат технологиясының құрамын тиімді жүзеге асыру
мен басқару мәселесіне толығымен қамти алмайды. Бұл жүйеде тұтынушының
басқаруында шешуші түйіні болмайтынын көрсетеді [Каныгин Ю.М.
Информатизация управления: социальные аспекты АН УССР. Ин-т социологии.
–Киев: Наукова думка. –1991. –156 с. (53 б.)].
Ал басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудегі электрондық құжаттардың
маңызы артып келеді. Соңғы он-он бес жылдар аралығында электрондық
құжаттардың мәні барған сайын арта түсуде. Электрондық құжаттарды жасау
және пайдалану жұмысына деген дәстүрлі көзқарас мемлекеттік билеуші
органдардың да, ақпаратты жинақтаушы жекелеген зерттеушілердің
қажеттілектерін қанағаттандырып келеді деуге болады. Жаңа технологиялар
арқасында бұрын–соңды кездеспеген жаңа құжаттарды түрлері пайда болды.
Өткен ғасырдың 50-жылдарының басында АҚШ, КСРО мен Англияда бір
мезгілде бірінші электронды есептеу машиналары іске қосылды. Бұл оқиға жаңа
құжат түрлерінің – машинада тасымалданушы түрлерін көрсетті. Электронды
есептеу технологияларының әрі қарай дамуы, дербес компьютерлер мен
ақпараттық технологияларының жетілдірілуі - құжаттардың жаңа түрі –
электрондық құжаттың пайда болуына әкеліп соқтырды. Бұл құжат түрі
есептегіш техника мен ақпараттық технологиялардың туындасы әрі соның
базасынан шыққан [Каныгин Ю.М. Информатизация управления: социальные
аспекты АН УССР. Ин-т социологии. –Киев: Наукова думка. –1991. –156 с. (33
б.)].
Ақпараттық-басқарушы жүйе электрондық іс жүргізуде негізгі әрекет болып
есептеледі. Ол барлық сатыдағы басқару де”гейіне қажетті ағымдық,
ретроспективті және болашаққа қатысты ақпаратты уақытылы жеткізіп отыруды
қамтамасыз етеді. Сол себепті ақпараттық-басқарушы жүйе кез келген
мекеменің қызметіндегі ішкі және сыртқы ақпараттардың толық бір орталықтан
өңделіп, жеткізіліп отырылуына мүмкіндік береді. Оның басты мақсаты қажетті
ақпаратты қажетті уақытта тұтынушыға беріп отыру. Демек, мұның бәрі
ақпараттық-басқарушы жүйесінде компьютерлерді пайдалануды талап етеді.
Мәліметтерді өңдеу технологиясы саласындағы соңғы жетістіктер Ақпараттық-
басқарушы жүйелерді құруда үлкен үлес қосып отырғаны белгілі.
Қазіргі уақытта электрондық құжаттардың үш тобын көрсетуге болады:
1. Сандық электрондық құжаттар
2. Қазіргі заманға электронды құжаттар
3. Әр түрлі қағазсыз технологиялардың өкілі болатын электрондық
құжаттар (электронды пошта, электронды газет, электронды
кітапшалар және т.б.) [Архивы России в ХХІ веке: первое пятилетие.
Подпрограмма “Архивы России” Федеральной целевой программы
“Культура России (2001-2005 годы)” Отечественные архивы. –2001.
-№1. –с.5-9. (8 б.]
Сандық құжаттар – бұл қағаз немесе технотрондық құжаттардың сандық
формасы. Сандық құжат – мұнда өзінің дәстүрлі формасынан өзгеріп сандық
(компьютерлік) құжатқа айналған. Компьютерде сандық құжат файл түрінде
болады.
Оцифровканың қарапайым түрі әрі кең таралғаны – дәлме-дәл көшірмесін
жасау (скопирование). Ол барша құжаттарды, фотоларды, графиктерді –
электронды форма файлға айналдырады.
Дыбыс пен видеоны да сандыққа айналдару технологиясы жасалынған.
Мысалы, ретінде компакт дискі мен лазерлік видеоскілер жатады.
Электрондық құжаттарды сандық құжат ретінде бөліп: біріншіден барша
корпорациялары мен фирмаларда дәстүрлі құжаттарды сандық құжаттарға
айналдыру жүріп жатыр. Бұл құжаттарды сақтаудың экономикалық жағынан
тиімділігін көрсетеді.
Сонымен, сандық құжаттар дәстүрлі құжаттардың көшірмесі болса да,
өзінің дербес рөлін ойнап, қоғам өмірінде аса маңызды мағынаға ие болып
келе жатыр.
Бірақ та дәл қазір, қазіргі заманға электрондық құжаттарымен жұмыс
істеу мәселесі әлі дұрыс шешімін тапқан жоқ.
Қазіргі электрондық құжаттар дегеніміз – бұл тек қана сандық бейнеді,
түрде болатын құжат түрі. Мұндай электрондық құжаттар электрондық соңғы
ақпараттық ақпараттық технологиялардың: интернет – технология, WWW –
технология, мултимедиа сияқтылардың ақпараттық өнімі болып табылады.
[Кочетков Г.Б. Закон о сокращении бумажной работы в правительстве США
Современное государственное.право. –1983. -№3. –с.27-31. (29 б.)]
Тиісінше, қазіргі электрондық құжаттар үлкен көлемде ие болып және
өзінің сақталуы үшін сыимдылығы үлкен тасымалдаушыларды талап етеді. Кең
тараған тасымалдаушылар ретінде – оптикалық дискілер СД- ROM мен СД-Р
айтуға болады.
CD-ROM – сандық ақпараттық оқуға арналған компакт дискісі. CD-ROM-ға
жазылатын сандық ақпараттың көлемі 650 Мбайт. CD-R бір рет жазуға арналған
компакт диск: CD-R ақпаратты жазу және сақтау үшін қолданылып, кәдімгі CD-
ROM –да оқылады. Мультимедиа өнімісі CD-R-ға жазу дербес компьютерде арнайы
қондырғы арқылы іске асырылады.
Мультимедиа өнімдерін CD-ROM-да жасауда дайындық, премостиринг және
репродукция кезектерінен өтеді. Бұл процесс арнаулы қондырғыларда өндіріліп
үлкен әрі арзан тиражда қамтамасыз етіп олардың – кеңірек тарауына алып
келеді.
Мультимедиа өнімдерін дайындау технологиясы өнім жасалатын затпен тығыз
байланысты. Мультимедиа дайындаушылардың екі жаққа бөлуге болады [Леонтьева
О.Г. Работа архивистов с электронными документами и технологиями. -
М.,1983. (58 б.)]:
1. бағдарлама құру тілі
2. автордың әрекеті [Леонтьева О.Г. Работа архивистов с электронными
документами и технологиями. - М.,1983. (58 б.)]:
1. электрондық құжаттардың маңызы тек басқару саласында ғана емес,
жалпы қоғамда өсіп келеді.
2. электрондық құжаттарды сақтау және өңдеу өзекті мәселеге айналды.
Қазіргі жағдайда ақпараттық технологиялардың үш бағыты мұрағат
саласында ақпараттық процестер мен электрондық құжаттардың дамуына әкеліп
соқтырды немесе әсер етеді:
- үлкен көлемдегі немесе сыимдылығы үлкен ақпарат тасымалдушылар
(оптикалық және магнитооптикалық дискілер CD-ROM мен VDV);
- мәтіндік және иллюстрациялық материалдарды сандыққа айналдыратын
технологиялар, фото, видеоқұжаттар;
- мультимедиа мен гипермедиа технологиялары.
Бұның өзі басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудегі электрондық
құжаттардың кейінгі уақытта мұрағаттарда сандыққа айналып, олардың
сақталуын қамтамасыз етеді [Леонтьева О.Г. Работа архивистов с электронными
документами и технологиями. - М.,1983. (58 б.)]:
- өзінің мағынасы мен функциялық жағдайымен зерттеушілердің қолы
жете бермейтін ерекше мұрағат құжаттарын пайдалануды;
- электронды берілген база негізінде толық мәтінді, иллюстрациялық
және аудиобейне құжаттарды пайдалану қорын түзуге;
- CD-ROM-ға мұрағат құжаттарының ақпаратынан жаңа өнімдерді жасауға;
- мұрағаттың ақпараттық іздестіру жүйесін жасауға;
- телекоммуникацияны мұрағат құжаттарының электронды көшірмесін
жасауға пайдалану;
- мұрағат құжаттарының электронды көшірмесін жасау [Кочетков Г.Б.
Закон о сокращении бумажной работы в правительстве США
Современное государственное.право. –1983. -№3. –с.27-31. (27 б.)].
Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән басты ерекшелігі оның
қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ мерзімде сақталатыны және оған
қарағанда сенімдірек. Десек те, электрондық құжаттардың да шешімін таппаған
мәселелері бар.
Біріншіден, электрондық құжаттармен жүргізілетін жұмыстарды нормативтік-
әдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-технологиялық
тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді.
Екіншіден, атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттармен
жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың әр тектілігі.
Үшіншіден, басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін
автоматтандару жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың әр түрлілігі.

Төртіншіден, құжаттарды басқару мен құжаттарды мұрағаттық сақтаудың
автоматтандырылған жүйелерінің ұштаспауы Чернова С. Основные подходы к
принципам учета, описания и долговременного хранения электронных документов
(на опыте Центрального архива документов на электронных носителях г.Москвы)
Делопроизводство в Казахстане. 2007. № 2. с.49-62.
Ал елімізде электронды үкімет бағдарламасын табысты іске асыру үшін
мемлекеттiк органдарды ақпараттандырудың 2005 жылдың жай-күйiне талдау
жасалды. Өйткені басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету мекеме қызметінің
негізгі саласы болып табылады. Демек онда электрондық құжаттармен жұмыс
жасау жүзеге асырылады. Ол үшін мемлекеттік органдардың автоматтандырылған
ақпараттық өзара iс-қимылын қамтамасыз ету қажет болды.
Осы мақсатта бiрыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін енгiзу
негiзiнде мемлекеттiк органдардың ақпараттық инфрақұрылымын құру жүзеге
асырылды және оған талдау жасалды.
Талдау жасау барысында мемлекеттік басқаруды ақпараттандыру бөлiгiнде
белгiлi бiр проблемалардың бары анықталды. Олар төмендегідей:
1) ақпараттандыру саласындағы нормативтiк құқықтық базаның
жетiлмегендiгi;
2) ведомствоаралық ақпараттық жүйелердi қалыптастыру жөнiндегi
функциялар мен жауапкершiлiктi бөлудi регламенттеудiң болмауы;
3) көптеген мемлекеттiк органдарда ақпараттандыру қызметтерiнiң болмауы
және ақпараттық технологиялар саласында мемлекеттiк қызметшiлердiң
біліктілік деңгейiнiң жеткiлiксiздiгi.
Әлемдiк тәжірибеге сүйене отырып, Қазақстанда электронды үкімет
құрудың ұзақ мерзiмдi болашағы бары анықталып, оны үш кезеңде iске асыру
белгіленді.
Осы үш кезеңге қысқаша сипаттама бере отырып, тоқталсақ, бірінші
кезеңдегі маңызды жұмыс ол Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін
құру болатын.
Жалпы 2007 жылдың қорытындысы бойынша мынадай жұмыстар атқарылды:
1. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі жобасының 2007 жылға
арналған толықтырылған аяққы жоспары әзірленіп бекітілді.
2. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесінің мемлекеттік
органдардың Куәландырушы орталығымен өзара әрекеттесу принциптері құжаты
ҚР Премьер-Министрі Кеңсесімен келісіліп, Ақпараттандыру және байланыс
агенттігімен бекітілді.
3. Ақпараттандыру және байланыс агенттігі, Қазақстан Республикасының
Президент Әкімшілігі, Қазақстан Республикасының Премьер Министрі Кеңсесі,
Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитеті, мәдениет және
ақпарат министрлігі 5 сәуір 2007 жылы Электрондық құжат айналымының
бірыңғай жүйесін тұрақты пайдалануға сынақтарын қабылдау (приемочные
испытанияларын) табысты аяқтады.
4. Ақпараттандыру және байланыс агенттігі мына қызмет түрлерін көрсету үшін
шарттар жасасты:
Екінші кезеңде – электронды үкiметтің сервисiн дамыту азаматтардың
тіршілік-тынысы мен мемлекеттік органдардың жұмыс істеуінің барлық саласын
қамтитын сан алуан сервистердi дамытуға, сондай-ақ әкiмшiлiк процестерге
кең ауқымды технологиялық қайта жабдықтау жүргізуге бағытталып, осы кезеңде
транзакциялық қызмет көрсетулер iске асырылуы жоспарланған.
Үшiншi кезеңде - ақпараттық қоғам құру e-медицина, e-бiлiм, e-мәдениет,
е-демократия және басқалары сияқты жобаларды iске асыруды қоса алғанда
мемлекеттік органдар мен ұйымдардың қызмет көрсетулерiн трансформациялауды,
ақпараттық қоғам құруды көздейдi.
Көз жеткізсек, біз үшін ең маңыздысы бірінші кезеңде атқарылған
Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесінің құрылуы болды.
Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету ісінде электрондық
технологияларды қолдану мүмкіндіктері мен жағдайын зерттеп, құжаттаманы
басқарудың күрделі жүйесінің нормаларын, әдістемесін, осы жүйенің құрылымы
мен қызмет етуін жасау міндетті жұмыс. Қазақстанда ISO 15489 Информация и
документация. Управление документами халықаралық стандарты негізінде
дәстүрлі және электрондық құжаттармен жұмыс істеудің шетелдік тәжірибелері
қарастырылып, зерттелді.
Ал электрондық құжат айналымы мен электрондық мұрағаттың өзара
байланысы, электрондық құжаттардың қоғамның барлық салаларында маңызды
рөлге ие болуы оларды зерттеуді қажет етті. Бүгінде бүкіл әлемде
электрондық құжаттардың қоғамның барлық салаларын басқару жүйесін
жетілдіруге бағытталғаны айқын. Сондықтан электрондық құжаттарды зерттеудің
негізгі бағыттарын қарастыруда электрондық құжаттармен жұмыс жүргізудің
түрлі мәселелері әлемнің көптеген елдерінде кеңінен зерттеліп, тәжірибе
жинақталды.
Әлемде аса үлкен мемлекеттік жобалардың ішінде Берлин-Бонн ақпараттық
жүйесін айтуға болады. Жүйені жасаудың қажеттілігі Бундестаг пен бірқатар
министрліктердің Берлинге көшуінен туындады. Боннда қалған алты
министрліктің Берлинде кейбір құрылымдық бөлімдері жұмыс істеп жатты.
Ақпараттық жүйенің іске асырылған негізгі функциялары, мәселен Intranet
түрінде, электрондық іскерлік хат алмасуды, электронды құжат айналымын (ол
дәстүрлі құжат айналымымен ұштастырылған), многоточечных
видеоконференцияларды және құжаттарға жедел қол жеткізуді шектеу мүмкіндігі
бар электрондық мұрағатты құруды қамтамасыз етеді.
Американдық мамандардың пікірінше, бұрынғы кеңес жүйесінің партиялық
және мемлекеттік мұрағаттары ұйымдық және құрылымдық жағынан ақпарат
қауіпсіздігін қамтамасыз ету талаптарына анағұрлым сәйкес болған. Бұрынғы
кеңес мемлекеттерінің, оның ішінде Қазақстанның құжаттамамен қамтамасыз ету
жүйелеріне талдау жасалды. Талдау қорытындысы бойынша Қазақстанда жасалған
жүйе қазіргі заманғы талаптарға сай екені және негізгі параметрлер бойынша
ТМД мемлекеттеріндегі мұндай жүйелерден тіпті жоғары екені белгілі болды
Слободянук А. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендіру туралы
Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. 2007.
№ 4(4). – 11 б.
ИСО 15489 Ақпарат және құжаттама. Құжаттаманы басқару халықаралық
стандартын, сондай-ақ американдық әскери DoD 5015.2-STD Электрондық
құжаттарды басқару үшін бағдарламалық қосымшалар әзірлеуге қойылатын
талаптар стандартын қолданысқа ендіру жөнінде ұсыныстар әзірленді.
Американдық стандарт АҚШ-тың Ұлттық мұрағат қызметі ұсынымдарына
негізделген электрондық құжат айналымы жүйесіне қойылатын базалық
функционалдық талаптарды, сондай-ақ іс қағаздарын жүргізу мен құжат
айналымына қойылатын кішігірім талаптарды белгілейді. Барлық талаптар екі
топқа – міндетті және міндетті емес (мүмкіндігінше) топтарға бөлінген
Слободянук А. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендіру туралы
Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. 2007.
№ 4(4). – 12 б.
Республикада электрондық құжат айналымының жұмыстарына жауапты Ұлттық
ақпараттық технологиялар мемлекеттік органдарда ендірілетін ЭҚАБЖнде
электрондық құжаттардың бірқатар артықшылықтарын айқындады: 1) электрондық
құжаттарды іздеуге сағат емес, секунд не минут қана жұмсалады. Құжаттарға
кімнің қол жетімділік құқы болса, ... жалғасы
Ұқсас жұмыстар
Қазақстан Республикасында зиярат ету діни туризмнің дамуы
Қазақстан Республикасында халықты әлеуметтік қорғау жүйесін қаржымен қамтамасыз ету туралы
Қазақстан Республикасында өлшеу бірегейлігін ұйымдастыру қамтамасыз ету жүйесі
Қазақстан Республикасында спорт дамуы
Қазақстан Республикасында халықты әлеуметтік қорғау жүйесін қаржымен қамтамасыз ету
Қазақстан Республикасында туризмнің дамуы
Кәсіпкерліктің Қазақстан Республикасында дамуы
Қазақстан Республикасында кәсіпкерліктің дамуы
Қазақстан Республикасында еркін экономикалық аймақты басқаруды жетілдіру
Мемлекеттi басқаруды ақпаратпен қамтамасыз ету жүйесiн қалыптастыру ерекшеліктері
Пәндер

Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор №1 болып табылады.

Байланыс

Qazaqstan
Phone: 777 614 50 20
WhatsApp: 777 614 50 20
Email: info@stud.kz
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь