Құжаттарды бір ізге келтіру және стандарттау
I. Кіріспе
II. Негізгі бөлім
Құжаттарды бір ізге келтіру және стандарттау
1.1. Құжаттарды бір ізге келтіру қажеттігі
1.2. Бір ізге келтірудің бағыттары және кезеңдері
1.3. Бір ізге келтірілген мәтіннің құрылымы
2.1. Құжаттарға қойылатын мемлекеттік стандарттар
2.2. Құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптар
2.3. Құжаттардың бланкілеріне және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар
III. Қорытынды
Қолданылған әдебиет тізімі
II. Негізгі бөлім
Құжаттарды бір ізге келтіру және стандарттау
1.1. Құжаттарды бір ізге келтіру қажеттігі
1.2. Бір ізге келтірудің бағыттары және кезеңдері
1.3. Бір ізге келтірілген мәтіннің құрылымы
2.1. Құжаттарға қойылатын мемлекеттік стандарттар
2.2. Құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптар
2.3. Құжаттардың бланкілеріне және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар
III. Қорытынды
Қолданылған әдебиет тізімі
Кез келген салада құжаттар бір ізге келтіріліп және қолдануға ыңғайлы болуы тиіс. Жұмысты нәтижелі және шатыстырамау үшін тәртіп болғаны жөн. Егер құжаттар белгілі бір жүйеге келтірілмесе, нақты бір стандарттарға келтірілмесе , мемлекет тарихынан қадағалап отыруға ыңғайсыз болар еді. Стандарттар Қазаөстан Республикасының мемлекеттік органдарының, меншіктің барлық нысанындағы және ұйымдастыру- құқықтық нысандағы Қазақстан Республикасының кәсіпорындары мен ұйымдарының ресми құжаттарын ресімдеудің бірегей ережелерін бекіту мақсатында әзірленген. Стандартта келтірілген деректемелер бланктерді әзірлеуде және құжаттарды ресәмдеуде қоланылады. Стандартпен Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңба басылған құжаттар бланктерін әзірлеуге, есепке алуға, пайдалануға және сақтауға талаптар аынқталған. Мекемелердің жұмысына қажет құжаттардың құрамын анықтау үшін, мына кешендерді қарасытру қажет:
- іс- әрекеттер процесіндегі шешілетін барлық ұрақтар;
- Шешімді қабылдау дәрежесінің мөлшері;
- Сұрақтарды шешу тәртібін (алқлық немесе жалғыз)
- Басқа мекемелермен өзара байланыстың көлемі мен сипатын. Бұл мәселелерді шешу үшін бір ізге келтіру стандарттау мәселесін ашып қарастыралық.
- іс- әрекеттер процесіндегі шешілетін барлық ұрақтар;
- Шешімді қабылдау дәрежесінің мөлшері;
- Сұрақтарды шешу тәртібін (алқлық немесе жалғыз)
- Басқа мекемелермен өзара байланыстың көлемі мен сипатын. Бұл мәселелерді шешу үшін бір ізге келтіру стандарттау мәселесін ашып қарастыралық.
1. М.А. Васильев «Некоторые методы унификации текстов документов, применяемых в сфере управления«
2. В.И. Свинцов « Логические основы редактирования текста« М. «Книга « 1972.
3. О.Жуковская и Б. Гольцев « Документация советских государственных учрежний« М. 1970, стр. 75
4. Қазақстан Респуликасының Экономика және сауда министрлігінің стандарттау, метрология және сетификаттау жөніндегі комитетінің « Ресми басылымы« ҚР СТ 1042-2001.
2. В.И. Свинцов « Логические основы редактирования текста« М. «Книга « 1972.
3. О.Жуковская и Б. Гольцев « Документация советских государственных учрежний« М. 1970, стр. 75
4. Қазақстан Респуликасының Экономика және сауда министрлігінің стандарттау, метрология және сетификаттау жөніндегі комитетінің « Ресми басылымы« ҚР СТ 1042-2001.
Жоспар
I. Кіріспе
II. Негізгі бөлім
Құжаттарды бір ізге келтіру және стандарттау
1. Құжаттарды бір ізге келтіру қажеттігі
2. Бір ізге келтірудің бағыттары және кезеңдері
3. Бір ізге келтірілген мәтіннің құрылымы
1. Құжаттарға қойылатын мемлекеттік стандарттар
2. Құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптар
3. Құжаттардың бланкілеріне және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар
III. Қорытынды
Қолданылған әдебиет тізімі
Кіріспе
Кез келген салада құжаттар бір ізге келтіріліп және қолдануға ыңғайлы
болуы тиіс. Жұмысты нәтижелі және шатыстырамау үшін тәртіп болғаны жөн.
Егер құжаттар белгілі бір жүйеге келтірілмесе, нақты бір стандарттарға
келтірілмесе , мемлекет тарихынан қадағалап отыруға ыңғайсыз болар еді.
Стандарттар Қазаөстан Республикасының мемлекеттік органдарының, меншіктің
барлық нысанындағы және ұйымдастыру- құқықтық нысандағы Қазақстан
Республикасының кәсіпорындары мен ұйымдарының ресми құжаттарын ресімдеудің
бірегей ережелерін бекіту мақсатында әзірленген. Стандартта келтірілген
деректемелер бланктерді әзірлеуде және құжаттарды ресәмдеуде қоланылады.
Стандартпен Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңба басылған құжаттар
бланктерін әзірлеуге, есепке алуға, пайдалануға және сақтауға талаптар
аынқталған. Мекемелердің жұмысына қажет құжаттардың құрамын анықтау үшін,
мына кешендерді қарасытру қажет:
- іс- әрекеттер процесіндегі шешілетін барлық ұрақтар;
- Шешімді қабылдау дәрежесінің мөлшері;
- Сұрақтарды шешу тәртібін (алқлық немесе жалғыз)
- Басқа мекемелермен өзара байланыстың көлемі мен сипатын. Бұл
мәселелерді шешу үшін бір ізге келтіру стандарттау мәселесін ашып
қарастыралық.
Құжаттарды бір ізге келтіру қажеттілігі
Құжаттарды бірыңғайландыру қажеттілігіне ешкімнің күмәне жоқ. Қазіргі
кездебірыңғайландырылған құжаттардың жүйесі жасалуда, оларға- ұйымдық-
бұйрықтың, бірінші есепке алу, сыртқы сауда, жопарлық, конструкторлық,
технологиялық және басқа да бірқатар ыңғайландырулар жатады. Құжаттарды
бірыңғайландыру жүйеіне келтурге мемлекеттік стандарт талаптары қойылған.
Құжаттарды бірыңғайландырудың алғашқы кезеңінде оны объектісі болып,
олардың нысаны болып табыла отырып тез зерттеуге және трансформация жасауға
ыңғайлы, сандық бағалауға жататын параметрлерге ие, сол арқылы басқа
материалдық объектілерді бірыңғайландыруға тәжірибе жинайды. Құжаттардың
нысанын бірыңғайландыру басқару аппараттарының барлық буындарында қазіргі
ұйымдық техниканы қодануға мүмкіндік береді. Бұлинженерлік- техникалық
қызметкерлердің және басқа да қызметкерлердің еңбегінің тиімділігін
арттырады. Себебі құжаттарды оқуға кететін жұмыс уақытының 30 пайзын
үнемдейді.
Толық көлемдегі бірыңғайландыру жүргізу жеке құжаттрдың нысандары жарпы
құрылым схемасының негізінде, біртектес құжаттар тобының бірдеңгейлігіне
немесе құжаттарды толық жүйелегу арналса жасалынады. Бұл бірдей құжаттың
схема нысандарына келтіру тәжірибеде, әсіресе стандартизация тәжірибесінде
үлгілер формуляры деген атқа ие.
Құжаттаудың жүйесінің үшеуіне мемлекеттік стандарт ретінде үлгі-
нысандар жасалып, бекітілді. Оларға Ішкі нарық үшін есептік құжаттама
және тауармен ілесіп жүретін құжаттардың жүйесінің нысан- үлгісі-
6.18.70; сыртық сауда құжаттамасынның нысан- үлгісі - 6.39.-72.
Бұл стандарттарды жасау кезінде құжаттарды бірыңғайландырудың
принциптері мен әдістерінің негізгілері қолднылды.
Дегенменде құжат- бұл бір арнайы тасығышта бекітілген мәлімет. Сол
себепті құжаттың мәліметінің өзін бірыңғайландырудан тиімділік көрген жоқ.
Құжатта мәліметті бекіту құралының ең көп тараған түрі тіл.
Мемлекеттегі қаншаама миллиард құжаттар мәтіндік болып табылады. Мәтіндік
деп, ойластыру, әңгіме, ой- пікір қорытыедысының бір бөлігінен
материалдық құралдарымен бекітуді айтамыз. (мысалы: чертеждер, урет, схема)
Ол тұрмақ, графикалық (чертеждер, сурет, схема) немесе цифрлық
(табуляграммалар, есептер) мәліметтері бар басқа құжаттарда белгілі бір
символдардың мағынасын ашатын мәтіндік фрагменттер.
Мәтін тіл құрылының көмегімен материалданған ой болып табылдандықтан,
ол жеке- жеке сөзден тұрып, шын әрекеттердің тараптарына көрініс беретіні
айдан- анық.
Сөздер сөйлем арқылы мәтін құрайды. Сөйлем- бұл сөз бірлігінің нақты
бір тіл заңдары негізінде грамматикалық рәсімдерген ой- пікірдің бекітілген
түрін айтамыз[1] Қысқаша айтқанда мәтін- тіл грамматикасымен біріккен
сөздер. Яғни құжаттардың мәтінін бірыңғайландыру және тілдің грамматикалық
құралдарын бірыңғайландырудан тұрады.
Мәтіндерді бірыңғайландыру әдістеріне кірісе отырып, алдымен оның
мағынасын түсінуіміз керек. Көпшіліктің ұғымы бойынша көптеген объектілерді
бірдей қалыпқа келтіру. Бірақ бұл қате. Бір қалыпқа келтіру,
бірыңғайландырудың сыртқы көрінісі болып қана табылады. Бірыңғайландырудың
мәні элементтеррі көп бастапқы көп зат, элементі аз жаңа заттарға
айналады. Басқаша айтқанда бірыңғайландыру- бір жүйенгі құрып тұрған
объектілердің элемент санын қысқартудың дұрысжолын айтамыз. Элемент
түсінігі кең мағынада қарасытруымыз қажет, ол бір объектінің құрылымдық
бөлімі немесе жеке бір бөлімі ретінде алынуы мүмкін.
Бір ізге келтіру бағыттары және кезеңдері.
Бірыңғайландырудың маңызды бір бағыты мәтінің мазмұнындағы сөз құрамын
мүмкіндігінше қысқарту. Шыныменде нақты бір тілде омонимдер мен синонимдер
көп, ал ол кезегінде адманың мәтінді тезх қабылдауына кедерге жасайды,
электронды есептегіш техникасымен мәтінді мәліметті өңдеу тіпті қиындық
туғызады. Сөз құрамын қысқарту мәтінді бір мағыналы және қысқа қылады.
Құжаттардың мәтінін бірыңғайландырудың иағы бір бағыты грамматикалық
(морфологиялық, синтаксистік) құралджарды азайту. Мысалы, пунктуация
белгісінен бас тартса, әрине егер ол мәтіннің мағынасын өзгертпесе. Және
бұл әрекеттер жасалды, нәтижесі жаман емес.
Мәтінді бірыңғайландырудың үшінші бағыты мәтінде мәліметті қатаң
құрылымда орналастыру болып табылады, яғни құжаттағы мәтінді құрылымдық
бөлімдерге бөлу- кіріспе (алғы сөз), мазмұны (котанция) және қорытынды
(резюме). Бұл логикалық бөлімдер әрбір мәтіннің шегінде қатаң тізбекпен
орналасуы қажет.
Бұл үш бағыт жеке тематикалық топтардың және құжаттардың әрекет етуші
жүйесінің мәтіндерін бірыңғайланыдруға мүмкіндік береді.
Тәжірибеде бір басқару жағдайын әр түрлі авторлар жазғанда мәтіндердің
мағынасы өзгеріске түсетіндігіне көз жеткізген. Сол себепті құжаттардың
мітінін бірыңғайландыру құжаттардың мәтіндік құрылыма және құрамына
субъективті әсер етуді жолды.
Құжаттардың мәтіннінің бірыңғайландыруының бірінші кезеңінде, алдымен
бірыңғайландырылғалы тұрған құжаттың қай басқару органы екенін анықтау
қажет. Сол арқылы қай орган қандай функцияны жүзеге асыратын нақты
анықталып мәтіннің мазмұны бірығайландырылады. Және бұл органдардың жүзеге
асыратын функциялармен қатар, олардың шығаратын нормативті құқықтық
актілерінде білген жөн (бұйрықтар, нұсқау, қаулы, бағыттама, шешім,
циркуляциялық және дерективті хаттар). Алынған мәліметтерді ұйымда бар
істер номенклатурасымен теңестіру керек. Және бұл номенклатурадағы істер
соңғы үш жылдағы қызметті қамтуы тиіс.
құжаттардың мәтінін бірыңғайландырудың келесі кезеңі әрбір жүзеге
асырылатын қызмет шегіндегі басқару жағдайын айқындау. Жағдай деп, біз
басмқарудың жеке жүйелерін немесе басқару процесінде шешілетін жағдайлар
жиынтығын айтамыз. Мысалы, ұйымдық- биліктілік құжаттама басқарудың өзін
ұйымдастыру үшін қолданылады. Бұл функцияның бір мақсаты басқару
шешімдерінің орындалуын бақылау болып табылады. Шешімнің орныдалуын бақылау
кезінде екі жағдай туындауы мүмкін: орындалды немесе орындалмады (
ішінара орындалды- жеке бір жағдай ретінде қарасытырлмайды- бұл тек
орындалмады еген жағдайдың бір бөлігі ғана болып есептелінеді.) Орындалды
жағдайы өзінің құрамына келесі екі жағдайды кіргізеді уақытында,
уақытында емес ал олар өз кезінде тағы екі жағдайдан тұрады белгілі- бір
себептермен және белгісіз себептермен. Графикалық түрде оны былай
көрсетуге болады.
Яғни кез келген жағдай екі нәтижеге ие болады: жағымды және жағымсыз.
Соның өзінде бұл жағдайды сипаттатын сөздер бірыңғайландыру керек.
Басқарудың әрбір жағдайын анықтап болғаннан кейін, нәтижесін рәсімдеу
үшін жағдай карточкаларын ұсынады. Әрбір бұл карточкалардың, бұрынғы
жағдайлардың индексі жазылады. Мысалы белгілі- бір себептермен шешім
уақытынан кеш орындалды деген жағдай карточкасына, мына индекстер берілді:
басақару процесін ұйымдастыру (5), басқару органының қабылдаған
шешіміне бақылау (8), шешім орындалды (1), уақытында емес (2),
белгілі бір себептермен (1), деп белгіленсе 5.8.1.2.1 индексі пайда
болады.
әрбір бұл карточкаларда негізгі кілті сөздердің барлығы жазылады. Олар
әрбір жеке мәтінінде барлығы жазылады. Олар әрбір жеке мәтінде мәліметтік-
мағыналы сөздерді құрайды.-, әдетте олар дербес мағына бере алатын зат
есімдер мен етістіктерден тұрады. Және әрбір дағдай карточкалардың кілті
сөздерінен тұратын жағдай схемалары бар.
Құжаттардың мәтінін қатң түрде бірығайландыру үшін, кілтті сөзер орнына
нақты мағына беретін дескрипторлар енгізіледі. Олар арнайы тезаурустар-
сөздіктерге енгізіліп мағынасы айқындалады.
Құжаттарды зерттеу кезінде арнайы карточкаларда барлық аббревиатуралар
мен қысқартылағн сөздер де бекітіледі. Жағдай карточкаларында және
қыстқартылған карточкаларында міндетті түрде қай істен алынған мәлімет
екендігі жөнінде индекс болады. Мысалы, қысқартылған карточкада-
МемСТ- мемлекеттік стандарт- д.312;
КИП- бақылап- өлшеу құралы- д.411.
Келесі кезеңде таңдап алынған кілтті сөздерден сөздік құрып, ол қатаң
түрде редакцияланады. Одан барлық синолним сөздер алынып тасталады, яғни
әрбір синонимдік топ орнына бір сөз қолданылады. Және ол сөз жағдайдың
мәнін және мағынамын толық әрі тура ашуы керек. Сөз құрамынан синонимдерді
қысқарту арқылы, бірыңғайландырудың 15 пайызын жұзеге асырады.
Бірыңғайландырудың жалпы талаптарын шартты түрде үшке бөлеміз: мәтіннің
құрылымына қойылатын талап; сөз құрамына қойылатын талап және сөйлемнің
грамматкалық құрылымға қойылатын талаптар.
Бірыңғайландырылған мәтіннің құрылымы
Бірыңғайландырылған мәтіннің құрылымы нақты және бірмағыналы болуы
тиіс. Көбіесе мәтіндік құжаттар бірнеше мағыналы бөліктерден тұрады-
кіріспе, мазмұны (дәлелдеме) және қорытынды. Бірақ бұлар субъектілерге
байланысты әртүрлі орналасуы мүмкін. Логикалық және неғұрлым дұрсы схеманы
О.Жуковский мен Б. Гольц ұсынған
Кіріспе дәлелдеме қорытынды
Кіріспеде әдетте құжаттардың не үшін, не мақсатта және сілтеме жасау
туралы мәліметтерден тұратыны белгілі.
Дәлелдемеде цифрлар, фактілер және басқару шешімін қажет ететін
дәлелдемелерден тұрады.
Қорытынды сұрақтың мәнін ашу үшін керек және ұсынылатын және жазылатын
шешімді беру керек. Мәтіннің маңызды бөлімі қорытынды, алған екі бөлімі
кейбір құжаттарда болмауы мүмкін.
Кіріспе, дәлелдеме, қорытынды мәтіннің жеке абзацтары ретінде
рәсімделеді. қорытынды белсенді жіне белсенсіз болып бөлінді. Белсенді
қорытында конструктивті ұсыныстар немесе алғы шаралар ұсынады. Ал белсенсіз
қорытынды жоғарыда айтылғандарды жинақтап, тек резюме береді.
Бірыңғайландырылған мәтінде қорытынды міндетті түрде белсенді болуы
тиіс. Және де ол тікелей әрі қысқа жазылды. Кіріспе, дәлелдеме және
қорытынды араб цифрларымен номерленеді. Сол арқылы кейбір сөздер, сөз
тіркестері жазылмайды.
Мәтіннің құрылыма қойылатын талаптармен қатар жалпы рәсімдеудің де
талаптары бар.
Құжаттарға қойылатын мемлекеттік стандарттар
Құжаттандыру қысқарту және оларды құрудың күрделі азайту қазіргі
көптеген мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындардың маңызды мәселесі. Тиімді шешім
ол құжаттарды нысаны, мазмны бойынша бірыңғайландыру және стандарттау.
Құжаттарға мемлекеттік стандарттар енгізу және құжаттарды дайындау және
рәсімдеу бойынша біртұтас ғылыми негіщделген ережелер дйаындау да тиімді.
Бірыңғайландыру деп құжаттарды бір түрге ыңғайлауды айтамыз. Яғни
қажетті деректемелердің керекті санын бекіту, қағаздың форматын анықтау,
қағазда әрқашан реквизиттердің болуын қадағалау.
Стандарттау құжаттарды бір талаптар мен нормаларға сәйкесиендіру.
Стандарт:
- құжаттардың деректемелерінің құрамын;
- құжаттардың деректемелерін рәсімдеуге қойылатын талаптар;
- бланкілерге және құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптарды;
Қазақстан Республикасы мемлкекеттік елтаңбасы бейнелейтін балнкілерді
дайындпу, есепке алу, айдалану және сақтауға қойылатын талаптарды
белгілейді.
Қазақстанда мына стандарттар бекітілген: ҚР СТ 98996 Қазақстан
Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптар. МСМСТ 9327-60
Қағаз бен қағаз бұйымдары Тұтынушылар форматы.
Нақты бір құжатты дайындаған кезде оның элементтерді (деректер)
ескеріледі. Бұл элементтің жиынтығы құжаит формуляры деп аталады. Жеке
құжаттарды сипаттайтын деректемелердің саны әртүрлі және құжаттың
мақсатымен анықталады.
Көптеген құжаттар үшін дектермен саны ұқтаң түрде шектеледі.
Деркетеменің біреуі жоқ болса немесе дұрыс көрсетлмесе құжат жарамсыз болып
есептелінеді. Мемлекеттік билік органдары және мемлекетьтік басқару
органдарының шығарылатын құжаттарына деректемелер құрамы заңнамалар мен
номативті актілерде бекітіледі.
құжаттардың нақты бір түрлеріне тән нысана типтік формулыр нақты
деректемелердің саны және кезектілігі боынша сипаттаталады. құжаттардың
деректемелерінің құрамы:
01- Қазақстан Рспубликасы Мемлекеттік елтаңбасы;
02- ұйым нышаны немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі)
03- жоғары тұрған органның ресми атауы;
04- ұйымның ресми атуы;
05- ұйым туралы анықтамалық деректер;
06- құжаттың түрінің атауы;
07- құжаттың күні,
08- құжаттың тіркеу нөмірі;
09- кіріс құжатының тіркеу нөмірі мен күніне сілтеме;
10- құжаттың құрылған немесе басылып шығарылған жері;
11- құжатқа қол жеткізуді шектеу белгісі;
12- хат алушы;
13- құжатты бекіту белгісі;
14- бұрыштама;
15- мәтіннің тақырыбы;
16- бақылау туралы белгі;
17- құжаттың мәтіні;
18- қосымшасы бар туралы белгі;
19- қойылған қол;
20- құжаттың келісу белгісі;
21- құжаттің келісу рұқсатнамасы
22- мөр;
23- көшірмені куәләндырылған туралы белгі.
24- орындаушы туралы белгі;
25- құжаттың орындлу және іске бағытталу туралы белгі;
26- құжаттың электронды көшірмесін сәійкестендіргіш.
Құжаттардың бланкілерін дайындауда, құжаттоың түріне байланысты, келесі
деректермен қолданылады; ол немесе 02,03,04,05,06,10 сонымен қатар
деректемелерді орналастыруға арналған белгілер 07,08,09,12,15,16.
құжаттардың машықты мәтінін қолдануда 17 деректемені пайдалану мүмкін.
Құжаттарды рәсімдеуде келесі деректемелер басылады:
07,08,09,11,12,13,14,15,16,17,18,19 ,20,21,22,23,24,25,26,27.
Құжаттардың деректемелерін рәсіидеуге қойылатын талаптар
Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы құжаттардың бланкілерінде
Қазақстан Республикасы мемлекеттік рәсімдері туралы заңнамасына сәйкес
орналастырылады.
Ұйымның нышаны немесе таур белгісі (қызмет көрсету белгісі)(02
деректеме) ұйымдарының бланкілерінде жарғыға (ұйым туралы ережеге) сәйкес
орналастырылады.
Егер бланкіде Қазақстан Республикасы елтаңбасы бейнеленген болса,
ұйымның нышаны немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіде
жаңғыртылмайды.
Құжаттың авторы болып табылатын ұйымның (04 деректеме) және жоғары
тұрған органның (03 деректеме) ресми атаулары сәйкес нормативтік құқықтық
және құрылтайшы құжаттармен бекітілген атауларға сай келуі тиіс және
Қазсқтан ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
I. Кіріспе
II. Негізгі бөлім
Құжаттарды бір ізге келтіру және стандарттау
1. Құжаттарды бір ізге келтіру қажеттігі
2. Бір ізге келтірудің бағыттары және кезеңдері
3. Бір ізге келтірілген мәтіннің құрылымы
1. Құжаттарға қойылатын мемлекеттік стандарттар
2. Құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптар
3. Құжаттардың бланкілеріне және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар
III. Қорытынды
Қолданылған әдебиет тізімі
Кіріспе
Кез келген салада құжаттар бір ізге келтіріліп және қолдануға ыңғайлы
болуы тиіс. Жұмысты нәтижелі және шатыстырамау үшін тәртіп болғаны жөн.
Егер құжаттар белгілі бір жүйеге келтірілмесе, нақты бір стандарттарға
келтірілмесе , мемлекет тарихынан қадағалап отыруға ыңғайсыз болар еді.
Стандарттар Қазаөстан Республикасының мемлекеттік органдарының, меншіктің
барлық нысанындағы және ұйымдастыру- құқықтық нысандағы Қазақстан
Республикасының кәсіпорындары мен ұйымдарының ресми құжаттарын ресімдеудің
бірегей ережелерін бекіту мақсатында әзірленген. Стандартта келтірілген
деректемелер бланктерді әзірлеуде және құжаттарды ресәмдеуде қоланылады.
Стандартпен Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңба басылған құжаттар
бланктерін әзірлеуге, есепке алуға, пайдалануға және сақтауға талаптар
аынқталған. Мекемелердің жұмысына қажет құжаттардың құрамын анықтау үшін,
мына кешендерді қарасытру қажет:
- іс- әрекеттер процесіндегі шешілетін барлық ұрақтар;
- Шешімді қабылдау дәрежесінің мөлшері;
- Сұрақтарды шешу тәртібін (алқлық немесе жалғыз)
- Басқа мекемелермен өзара байланыстың көлемі мен сипатын. Бұл
мәселелерді шешу үшін бір ізге келтіру стандарттау мәселесін ашып
қарастыралық.
Құжаттарды бір ізге келтіру қажеттілігі
Құжаттарды бірыңғайландыру қажеттілігіне ешкімнің күмәне жоқ. Қазіргі
кездебірыңғайландырылған құжаттардың жүйесі жасалуда, оларға- ұйымдық-
бұйрықтың, бірінші есепке алу, сыртқы сауда, жопарлық, конструкторлық,
технологиялық және басқа да бірқатар ыңғайландырулар жатады. Құжаттарды
бірыңғайландыру жүйеіне келтурге мемлекеттік стандарт талаптары қойылған.
Құжаттарды бірыңғайландырудың алғашқы кезеңінде оны объектісі болып,
олардың нысаны болып табыла отырып тез зерттеуге және трансформация жасауға
ыңғайлы, сандық бағалауға жататын параметрлерге ие, сол арқылы басқа
материалдық объектілерді бірыңғайландыруға тәжірибе жинайды. Құжаттардың
нысанын бірыңғайландыру басқару аппараттарының барлық буындарында қазіргі
ұйымдық техниканы қодануға мүмкіндік береді. Бұлинженерлік- техникалық
қызметкерлердің және басқа да қызметкерлердің еңбегінің тиімділігін
арттырады. Себебі құжаттарды оқуға кететін жұмыс уақытының 30 пайзын
үнемдейді.
Толық көлемдегі бірыңғайландыру жүргізу жеке құжаттрдың нысандары жарпы
құрылым схемасының негізінде, біртектес құжаттар тобының бірдеңгейлігіне
немесе құжаттарды толық жүйелегу арналса жасалынады. Бұл бірдей құжаттың
схема нысандарына келтіру тәжірибеде, әсіресе стандартизация тәжірибесінде
үлгілер формуляры деген атқа ие.
Құжаттаудың жүйесінің үшеуіне мемлекеттік стандарт ретінде үлгі-
нысандар жасалып, бекітілді. Оларға Ішкі нарық үшін есептік құжаттама
және тауармен ілесіп жүретін құжаттардың жүйесінің нысан- үлгісі-
6.18.70; сыртық сауда құжаттамасынның нысан- үлгісі - 6.39.-72.
Бұл стандарттарды жасау кезінде құжаттарды бірыңғайландырудың
принциптері мен әдістерінің негізгілері қолднылды.
Дегенменде құжат- бұл бір арнайы тасығышта бекітілген мәлімет. Сол
себепті құжаттың мәліметінің өзін бірыңғайландырудан тиімділік көрген жоқ.
Құжатта мәліметті бекіту құралының ең көп тараған түрі тіл.
Мемлекеттегі қаншаама миллиард құжаттар мәтіндік болып табылады. Мәтіндік
деп, ойластыру, әңгіме, ой- пікір қорытыедысының бір бөлігінен
материалдық құралдарымен бекітуді айтамыз. (мысалы: чертеждер, урет, схема)
Ол тұрмақ, графикалық (чертеждер, сурет, схема) немесе цифрлық
(табуляграммалар, есептер) мәліметтері бар басқа құжаттарда белгілі бір
символдардың мағынасын ашатын мәтіндік фрагменттер.
Мәтін тіл құрылының көмегімен материалданған ой болып табылдандықтан,
ол жеке- жеке сөзден тұрып, шын әрекеттердің тараптарына көрініс беретіні
айдан- анық.
Сөздер сөйлем арқылы мәтін құрайды. Сөйлем- бұл сөз бірлігінің нақты
бір тіл заңдары негізінде грамматикалық рәсімдерген ой- пікірдің бекітілген
түрін айтамыз[1] Қысқаша айтқанда мәтін- тіл грамматикасымен біріккен
сөздер. Яғни құжаттардың мәтінін бірыңғайландыру және тілдің грамматикалық
құралдарын бірыңғайландырудан тұрады.
Мәтіндерді бірыңғайландыру әдістеріне кірісе отырып, алдымен оның
мағынасын түсінуіміз керек. Көпшіліктің ұғымы бойынша көптеген объектілерді
бірдей қалыпқа келтіру. Бірақ бұл қате. Бір қалыпқа келтіру,
бірыңғайландырудың сыртқы көрінісі болып қана табылады. Бірыңғайландырудың
мәні элементтеррі көп бастапқы көп зат, элементі аз жаңа заттарға
айналады. Басқаша айтқанда бірыңғайландыру- бір жүйенгі құрып тұрған
объектілердің элемент санын қысқартудың дұрысжолын айтамыз. Элемент
түсінігі кең мағынада қарасытруымыз қажет, ол бір объектінің құрылымдық
бөлімі немесе жеке бір бөлімі ретінде алынуы мүмкін.
Бір ізге келтіру бағыттары және кезеңдері.
Бірыңғайландырудың маңызды бір бағыты мәтінің мазмұнындағы сөз құрамын
мүмкіндігінше қысқарту. Шыныменде нақты бір тілде омонимдер мен синонимдер
көп, ал ол кезегінде адманың мәтінді тезх қабылдауына кедерге жасайды,
электронды есептегіш техникасымен мәтінді мәліметті өңдеу тіпті қиындық
туғызады. Сөз құрамын қысқарту мәтінді бір мағыналы және қысқа қылады.
Құжаттардың мәтінін бірыңғайландырудың иағы бір бағыты грамматикалық
(морфологиялық, синтаксистік) құралджарды азайту. Мысалы, пунктуация
белгісінен бас тартса, әрине егер ол мәтіннің мағынасын өзгертпесе. Және
бұл әрекеттер жасалды, нәтижесі жаман емес.
Мәтінді бірыңғайландырудың үшінші бағыты мәтінде мәліметті қатаң
құрылымда орналастыру болып табылады, яғни құжаттағы мәтінді құрылымдық
бөлімдерге бөлу- кіріспе (алғы сөз), мазмұны (котанция) және қорытынды
(резюме). Бұл логикалық бөлімдер әрбір мәтіннің шегінде қатаң тізбекпен
орналасуы қажет.
Бұл үш бағыт жеке тематикалық топтардың және құжаттардың әрекет етуші
жүйесінің мәтіндерін бірыңғайланыдруға мүмкіндік береді.
Тәжірибеде бір басқару жағдайын әр түрлі авторлар жазғанда мәтіндердің
мағынасы өзгеріске түсетіндігіне көз жеткізген. Сол себепті құжаттардың
мітінін бірыңғайландыру құжаттардың мәтіндік құрылыма және құрамына
субъективті әсер етуді жолды.
Құжаттардың мәтіннінің бірыңғайландыруының бірінші кезеңінде, алдымен
бірыңғайландырылғалы тұрған құжаттың қай басқару органы екенін анықтау
қажет. Сол арқылы қай орган қандай функцияны жүзеге асыратын нақты
анықталып мәтіннің мазмұны бірығайландырылады. Және бұл органдардың жүзеге
асыратын функциялармен қатар, олардың шығаратын нормативті құқықтық
актілерінде білген жөн (бұйрықтар, нұсқау, қаулы, бағыттама, шешім,
циркуляциялық және дерективті хаттар). Алынған мәліметтерді ұйымда бар
істер номенклатурасымен теңестіру керек. Және бұл номенклатурадағы істер
соңғы үш жылдағы қызметті қамтуы тиіс.
құжаттардың мәтінін бірыңғайландырудың келесі кезеңі әрбір жүзеге
асырылатын қызмет шегіндегі басқару жағдайын айқындау. Жағдай деп, біз
басмқарудың жеке жүйелерін немесе басқару процесінде шешілетін жағдайлар
жиынтығын айтамыз. Мысалы, ұйымдық- биліктілік құжаттама басқарудың өзін
ұйымдастыру үшін қолданылады. Бұл функцияның бір мақсаты басқару
шешімдерінің орындалуын бақылау болып табылады. Шешімнің орныдалуын бақылау
кезінде екі жағдай туындауы мүмкін: орындалды немесе орындалмады (
ішінара орындалды- жеке бір жағдай ретінде қарасытырлмайды- бұл тек
орындалмады еген жағдайдың бір бөлігі ғана болып есептелінеді.) Орындалды
жағдайы өзінің құрамына келесі екі жағдайды кіргізеді уақытында,
уақытында емес ал олар өз кезінде тағы екі жағдайдан тұрады белгілі- бір
себептермен және белгісіз себептермен. Графикалық түрде оны былай
көрсетуге болады.
Яғни кез келген жағдай екі нәтижеге ие болады: жағымды және жағымсыз.
Соның өзінде бұл жағдайды сипаттатын сөздер бірыңғайландыру керек.
Басқарудың әрбір жағдайын анықтап болғаннан кейін, нәтижесін рәсімдеу
үшін жағдай карточкаларын ұсынады. Әрбір бұл карточкалардың, бұрынғы
жағдайлардың индексі жазылады. Мысалы белгілі- бір себептермен шешім
уақытынан кеш орындалды деген жағдай карточкасына, мына индекстер берілді:
басақару процесін ұйымдастыру (5), басқару органының қабылдаған
шешіміне бақылау (8), шешім орындалды (1), уақытында емес (2),
белгілі бір себептермен (1), деп белгіленсе 5.8.1.2.1 индексі пайда
болады.
әрбір бұл карточкаларда негізгі кілті сөздердің барлығы жазылады. Олар
әрбір жеке мәтінінде барлығы жазылады. Олар әрбір жеке мәтінде мәліметтік-
мағыналы сөздерді құрайды.-, әдетте олар дербес мағына бере алатын зат
есімдер мен етістіктерден тұрады. Және әрбір дағдай карточкалардың кілті
сөздерінен тұратын жағдай схемалары бар.
Құжаттардың мәтінін қатң түрде бірығайландыру үшін, кілтті сөзер орнына
нақты мағына беретін дескрипторлар енгізіледі. Олар арнайы тезаурустар-
сөздіктерге енгізіліп мағынасы айқындалады.
Құжаттарды зерттеу кезінде арнайы карточкаларда барлық аббревиатуралар
мен қысқартылағн сөздер де бекітіледі. Жағдай карточкаларында және
қыстқартылған карточкаларында міндетті түрде қай істен алынған мәлімет
екендігі жөнінде индекс болады. Мысалы, қысқартылған карточкада-
МемСТ- мемлекеттік стандарт- д.312;
КИП- бақылап- өлшеу құралы- д.411.
Келесі кезеңде таңдап алынған кілтті сөздерден сөздік құрып, ол қатаң
түрде редакцияланады. Одан барлық синолним сөздер алынып тасталады, яғни
әрбір синонимдік топ орнына бір сөз қолданылады. Және ол сөз жағдайдың
мәнін және мағынамын толық әрі тура ашуы керек. Сөз құрамынан синонимдерді
қысқарту арқылы, бірыңғайландырудың 15 пайызын жұзеге асырады.
Бірыңғайландырудың жалпы талаптарын шартты түрде үшке бөлеміз: мәтіннің
құрылымына қойылатын талап; сөз құрамына қойылатын талап және сөйлемнің
грамматкалық құрылымға қойылатын талаптар.
Бірыңғайландырылған мәтіннің құрылымы
Бірыңғайландырылған мәтіннің құрылымы нақты және бірмағыналы болуы
тиіс. Көбіесе мәтіндік құжаттар бірнеше мағыналы бөліктерден тұрады-
кіріспе, мазмұны (дәлелдеме) және қорытынды. Бірақ бұлар субъектілерге
байланысты әртүрлі орналасуы мүмкін. Логикалық және неғұрлым дұрсы схеманы
О.Жуковский мен Б. Гольц ұсынған
Кіріспе дәлелдеме қорытынды
Кіріспеде әдетте құжаттардың не үшін, не мақсатта және сілтеме жасау
туралы мәліметтерден тұратыны белгілі.
Дәлелдемеде цифрлар, фактілер және басқару шешімін қажет ететін
дәлелдемелерден тұрады.
Қорытынды сұрақтың мәнін ашу үшін керек және ұсынылатын және жазылатын
шешімді беру керек. Мәтіннің маңызды бөлімі қорытынды, алған екі бөлімі
кейбір құжаттарда болмауы мүмкін.
Кіріспе, дәлелдеме, қорытынды мәтіннің жеке абзацтары ретінде
рәсімделеді. қорытынды белсенді жіне белсенсіз болып бөлінді. Белсенді
қорытында конструктивті ұсыныстар немесе алғы шаралар ұсынады. Ал белсенсіз
қорытынды жоғарыда айтылғандарды жинақтап, тек резюме береді.
Бірыңғайландырылған мәтінде қорытынды міндетті түрде белсенді болуы
тиіс. Және де ол тікелей әрі қысқа жазылды. Кіріспе, дәлелдеме және
қорытынды араб цифрларымен номерленеді. Сол арқылы кейбір сөздер, сөз
тіркестері жазылмайды.
Мәтіннің құрылыма қойылатын талаптармен қатар жалпы рәсімдеудің де
талаптары бар.
Құжаттарға қойылатын мемлекеттік стандарттар
Құжаттандыру қысқарту және оларды құрудың күрделі азайту қазіргі
көптеген мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындардың маңызды мәселесі. Тиімді шешім
ол құжаттарды нысаны, мазмны бойынша бірыңғайландыру және стандарттау.
Құжаттарға мемлекеттік стандарттар енгізу және құжаттарды дайындау және
рәсімдеу бойынша біртұтас ғылыми негіщделген ережелер дйаындау да тиімді.
Бірыңғайландыру деп құжаттарды бір түрге ыңғайлауды айтамыз. Яғни
қажетті деректемелердің керекті санын бекіту, қағаздың форматын анықтау,
қағазда әрқашан реквизиттердің болуын қадағалау.
Стандарттау құжаттарды бір талаптар мен нормаларға сәйкесиендіру.
Стандарт:
- құжаттардың деректемелерінің құрамын;
- құжаттардың деректемелерін рәсімдеуге қойылатын талаптар;
- бланкілерге және құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптарды;
Қазақстан Республикасы мемлкекеттік елтаңбасы бейнелейтін балнкілерді
дайындпу, есепке алу, айдалану және сақтауға қойылатын талаптарды
белгілейді.
Қазақстанда мына стандарттар бекітілген: ҚР СТ 98996 Қазақстан
Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптар. МСМСТ 9327-60
Қағаз бен қағаз бұйымдары Тұтынушылар форматы.
Нақты бір құжатты дайындаған кезде оның элементтерді (деректер)
ескеріледі. Бұл элементтің жиынтығы құжаит формуляры деп аталады. Жеке
құжаттарды сипаттайтын деректемелердің саны әртүрлі және құжаттың
мақсатымен анықталады.
Көптеген құжаттар үшін дектермен саны ұқтаң түрде шектеледі.
Деркетеменің біреуі жоқ болса немесе дұрыс көрсетлмесе құжат жарамсыз болып
есептелінеді. Мемлекеттік билік органдары және мемлекетьтік басқару
органдарының шығарылатын құжаттарына деректемелер құрамы заңнамалар мен
номативті актілерде бекітіледі.
құжаттардың нақты бір түрлеріне тән нысана типтік формулыр нақты
деректемелердің саны және кезектілігі боынша сипаттаталады. құжаттардың
деректемелерінің құрамы:
01- Қазақстан Рспубликасы Мемлекеттік елтаңбасы;
02- ұйым нышаны немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі)
03- жоғары тұрған органның ресми атауы;
04- ұйымның ресми атуы;
05- ұйым туралы анықтамалық деректер;
06- құжаттың түрінің атауы;
07- құжаттың күні,
08- құжаттың тіркеу нөмірі;
09- кіріс құжатының тіркеу нөмірі мен күніне сілтеме;
10- құжаттың құрылған немесе басылып шығарылған жері;
11- құжатқа қол жеткізуді шектеу белгісі;
12- хат алушы;
13- құжатты бекіту белгісі;
14- бұрыштама;
15- мәтіннің тақырыбы;
16- бақылау туралы белгі;
17- құжаттың мәтіні;
18- қосымшасы бар туралы белгі;
19- қойылған қол;
20- құжаттың келісу белгісі;
21- құжаттің келісу рұқсатнамасы
22- мөр;
23- көшірмені куәләндырылған туралы белгі.
24- орындаушы туралы белгі;
25- құжаттың орындлу және іске бағытталу туралы белгі;
26- құжаттың электронды көшірмесін сәійкестендіргіш.
Құжаттардың бланкілерін дайындауда, құжаттоың түріне байланысты, келесі
деректермен қолданылады; ол немесе 02,03,04,05,06,10 сонымен қатар
деректемелерді орналастыруға арналған белгілер 07,08,09,12,15,16.
құжаттардың машықты мәтінін қолдануда 17 деректемені пайдалану мүмкін.
Құжаттарды рәсімдеуде келесі деректемелер басылады:
07,08,09,11,12,13,14,15,16,17,18,19 ,20,21,22,23,24,25,26,27.
Құжаттардың деректемелерін рәсіидеуге қойылатын талаптар
Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы құжаттардың бланкілерінде
Қазақстан Республикасы мемлекеттік рәсімдері туралы заңнамасына сәйкес
орналастырылады.
Ұйымның нышаны немесе таур белгісі (қызмет көрсету белгісі)(02
деректеме) ұйымдарының бланкілерінде жарғыға (ұйым туралы ережеге) сәйкес
орналастырылады.
Егер бланкіде Қазақстан Республикасы елтаңбасы бейнеленген болса,
ұйымның нышаны немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіде
жаңғыртылмайды.
Құжаттың авторы болып табылатын ұйымның (04 деректеме) және жоғары
тұрған органның (03 деректеме) ресми атаулары сәйкес нормативтік құқықтық
және құрылтайшы құжаттармен бекітілген атауларға сай келуі тиіс және
Қазсқтан ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz