Мұрағаттарда құжаттарды сақтау


1 бөлім.
К І Р І С П Е
ІІ Негізгі бөлім.
2.1. Құжаттарды сақтау технологиясы
2.2. Мұрағат ғимараттарына қойылатын талаптар
2.2.1. Мұрағаттық орын.жайларға қойылатын талаптар
2.2.2. Мұрағаттың зертханалық, өндірістік және тағы
басқа орын.жайларына қойылатын талаптар
2.3.1. Мұрағат қоймаларына қойылатын талаптар
2.4. Құжаттарды сақтаудың негізгі ережелері және техникалық қауіпсіздігін сақтау
2.4.1. Мұрағатқа керекті технологиялық
құрал.жабдық және мүліктер
Мұрағатқа керекті технологиялық құрал.жабдық және мүліктер
Ш бөлім.
Қорытынды
«Құжатсыз тарих жок, өткенсіз бүгін жок, бүгінсіз болашақ жоқ» деген сөз тарихи құжаттардың мөлшерсіз ауқымын сақтап отырған мұрағаттардың мәні мен мақсатың дәл анықтайды.

Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә.Назарбаев Ұлттық Мұрағат қорының құрамдас бөлігі бөліп табылатын мәдени мұраны сақтау мен көбейту ісіне үнемі аса көңіл бөледі.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарында мемлекет пен қоғамның саяси, қоғамдық, әлеуметтік-экономикалық, гылыми, қоғамдық, мәдени қызметінің алуан әспектері көрініс алған.

Уақыт өткен сайын олардың құндылығыда артып, тарих уақиғалары мен жеке тұлғалар ролін айқындауда ерекше басымдыққа ие болуда.
«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңы еліміздің мұрағат ісінің жаңаша жол ашқанын айтпай кетуге болмас.

Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету еліміздегі мемлекеттік мұрағаттардың ең бір маңызды қоғамдық міндет.Мемлекеттік мұрағаттар:
- мемлекеттік қызметтің негізін құрайды,
- мұрағат жұмыстарын кең көлемде іске асырады,
- мұрағат істерінің дамуы жөніндегі мемлекеттік жоспардың орындалуын қамтамасыз етіп,
-қазіргі кезең жағдайында мұрағат істерінің мұнан ары дамуы бірқатар үлес қосады.
Қазақстан Республикасының Ұлтық мұрағат қоры мемлекет меншігі, ұлттық игілік болып саналады.

Мұрағат қорындағы құжаттар ежелгі заманнан біздің заманымызға дейінгі қоғамдық, әлеуметтік-экономикалық, ғылыми, залықтың мәдени қызметін жан-жақты қамтып көрсетеді.

Мұрағат – Қазақстан халықтарының қымбат деректі естеліктерін көз қарашығындай сақтаушы болып табылады, және азаматтардың мәліметтерді қолайлы түрде, кең ауықымда алуының құқығын іске асырады.
Мемлекеттік мұрағаттар өзінің қызметінде Қазақстан Республикасының заңдарын, Қазақстан Республикасының мәдениет және ақпарат министрлігі, мұрағаттар және құжаттар басқармасы комитетінің жарлықтары мен нұсқауларын басшылыққа алады.
1. «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының заны» 1998 ж 22 желтоқсан
2. «Ел орда-Мұрағат көзі» Халықаралық ғылыми конференция материалдары 2005ж
3. Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуiрдегi № 33 бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері

4. Мұрағат жаршысы 2007 ж №1

5. Мұрағат жаршысы 2005 ж №2

6. Архив Президента

7. Қазақстан мұрағаттары 2009 ж № 1

8. Алматы облыстының мұрағаты 2002

9. 2009 жылға арналған Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі бағыттары. Облыстағы мұрағат ісін дамытуды мемлекеттік реттеу 2008 ж

10. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984 г

11. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1989 г

12. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996 г

13. Сергазин Ж.Н. Основы обеспечения сохранности документов. - М., 1986 г

14. Қазақстан Республикасының ақпараттық кеңістігінң бәсекегек қабілеттігін дамытудың 2006-2009 жылдарға арналған тұжырымдамасы 2009ж

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Көлемі: 23 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 700 теңге




1 бөлім.
К І Р І С П Е

Құжатсыз тарих жок, өткенсіз бүгін жок, бүгінсіз болашақ жоқ деген
сөз тарихи құжаттардың мөлшерсіз ауқымын сақтап отырған мұрағаттардың мәні
мен мақсатың дәл анықтайды.

Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә.Назарбаев Ұлттық Мұрағат
қорының құрамдас бөлігі бөліп табылатын мәдени мұраны сақтау мен көбейту
ісіне үнемі аса көңіл бөледі.

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарында мемлекет пен қоғамның саяси,
қоғамдық, әлеуметтік-экономикалық, гылыми, қоғамдық, мәдени қызметінің
алуан әспектері көрініс алған.

Уақыт өткен сайын олардың құндылығыда артып, тарих уақиғалары мен
жеке тұлғалар ролін айқындауда ерекше басымдыққа ие болуда.
Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан
Республикасының Заңы еліміздің мұрағат ісінің жаңаша жол ашқанын айтпай
кетуге болмас.

Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету еліміздегі мемлекеттік
мұрағаттардың ең бір маңызды қоғамдық міндет.Мемлекеттік мұрағаттар:
- мемлекеттік қызметтің негізін құрайды,
- мұрағат жұмыстарын кең көлемде іске асырады,
- мұрағат істерінің дамуы жөніндегі мемлекеттік жоспардың орындалуын
қамтамасыз етіп,
-қазіргі кезең жағдайында мұрағат істерінің мұнан ары дамуы бірқатар үлес
қосады.
Қазақстан Республикасының Ұлтық мұрағат қоры мемлекет меншігі, ұлттық
игілік болып саналады.

Мұрағат қорындағы құжаттар ежелгі заманнан біздің заманымызға дейінгі
қоғамдық, әлеуметтік-экономикалық, ғылыми, залықтың мәдени қызметін жан-
жақты қамтып көрсетеді.

Мұрағат – Қазақстан халықтарының қымбат деректі естеліктерін көз
қарашығындай сақтаушы болып табылады, және азаматтардың мәліметтерді
қолайлы түрде, кең ауықымда алуының құқығын іске асырады.
Мемлекеттік мұрағаттар өзінің қызметінде Қазақстан Республикасының
заңдарын, Қазақстан Республикасының мәдениет және ақпарат министрлігі,
мұрағаттар және құжаттар басқармасы комитетінің жарлықтары мен нұсқауларын
басшылыққа алады.
Сонымен қатар:
• Нормативті және құқықтық базаны жетілдіру және халықаралық
стандарттарды енгізу;
• мұрағаттық мекемелер жүйесін кеңейту;
• мемлекеттік мұрағаттардың материалдық-техникалық базасын дамыту;
• мұрағаттық құжаттарды сандық форматқа ауыстыру;
• электрондық үкімет жағдайында жұмыс істеу талаптарына сай келетін
мұрағаттық істің Біртұтас автоматтандырылған ақпараттық жүйесін жасау;

• Ұлттық мұрағат қорының құрамы мен мазмұнын құжаттардың дәстүрлі және
жаңа түрлерімен байыту,
• соның ішінде шетелдік мұрағаттық Казахстаниканы іздеу және алу жолдары
арқылы құжатарды сақтау технологиясын жақсарту мақсаттарды жүзеге
асыру болып табылады.
Құжаттарды сақтау технологиясын дамыту бағдарламаны жүзеге асыру
нәтижесінде:
• әлемнің дамыған мемлекеттерінің тәжірибесін қолдану арқылы мұрағат ісі
және құжаттама жүйесі үлгісін жасау;
• ISO 15489 және ISO 9000 серияларының халықаралық стандартттарын
қолдана отырып құжаттарды жасау,
• ресімдеудің біртұтас қағидаларын анықтау;
• мемлекеттік мұрағаттардың материалды техникалық базаларын нығайту және
дамыту;
• әлемдік стандарттарға жауап беретін жаңа мұрағаттық мекемелерді құру;
• электрондық үкімет жағдайында жұмыс жасауға бейімделген, мұрағат
ісінің Біртұтас автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің жұмыс істеуін
қамтамасыз ету деген сияқты жоғарыда айтылған мақсаттар өз шешімін
табатың болады.

ІІ Негізгі бөлім.
2.1. Құжаттарды сақтау технологиясы

Мұрағат құжаттарын сақтау дамыған өркениет белгілерінің бірі.
Мұрағаттардың алға қойған міндеті құжаттардың сантүрлі мәдени-тарихи
формалары мен түрлерін сақтау, қорғау, және қазіргі замаңғы бірыңғай
акпаратыққ кеңістікке еңгізу.
Қайта қалпына келтіру құралдармен құжаттардың азғане бөлігін
құтқаруға болады. Қазіргі қоғамда ақпарат нақты көшірмесін алу, көшірмелеу
құжатты сақтау құралы ретінде маңызды орынға ие.
Уақыт өте келе нақты көшірмелер алу. қалпына келтірудің орнын
басады.
Мұрағаттар келешекте сақтау объектілерін емес, ақпараттарды мақтайтын
болады.
Құжат ұғымы латыннын аударғанда куәлік деген мағынаны білдіреді.
Ол екі материалдық бөліктен тұрады:
➢ бөлігі қағазды немесе пленкалы және т.б. болу мүмкін жеткізуші,
➢ 2-бөлігі – мәтін, суреттер, фотосуреттер, магнитті жазбалар және
т.б. ақпараттық белгілер. Мұрағаттық құжаттар ұза мерзімді болуы тиіс.

Құжат 50 ғасырлық жолды басып өтті, оның 49 жылы – қолжазбалар
заманы.
Құжаттарды жеткізушілер де папирустар, пергаменттер, қағаздар (мата,
ағаш) түрінде өзгеріп отырды.
Жазу құралдары да күйе сиялар, темір галлды сияқты болып жиі
өзгерістерге ұшырады.
Күйе сиялар – бұл су, күйе және желім қоспалары.
Бұл құрам жарыққа шыдамды, ал оның суға төзімділігі қолданылған
желімнің қасиетіне байланысты.
Темір галлды сиялар темірдің күкірт қышқылды тұзы мен жаңғақтардың
галлды қайнатпасынан тұрады.
Бұл сиялар суда ерімейді, сәулеге тұрақты, бірақ уақыт өте келе
құжатты жеткізушіні істен шығарады.
Металл қаламұшты қаламсаптар 1822 ж. пайда болды, XX ғасырда
автоқаламсаптар шыға бастады, ал қарындаштар бізге XII ғасырдан бастап
келді, фломастерлер XX ғасырдың 60-70 жылдары шықты.
Синтетикалық анилинді сиялар мұнай өңделе бастағаннан кейін XX
ғасырдың соңында пайда болды, анилинді сиялардың екінші ұрпағы қышқылды
және анионды түрлерінің пайда болуының жоғары қышқылдану мен суда тез
ерігіштік қасиеттерді дамытты, әсіресе ағынды принтерде мәтін терілген
кезде оның бұл қасиеті күшейе түсті. Гельді қаламсаптар суға төзімді
мәтіндер берелі, шарикті қаламсаптармен жазылған мәтіндер жылдам оңып
кетеді.
Машиналық жазбалар 1874ж. шықты. Машиналық жазбаның негізіне
мәтінбасудың литерлі ұрмалы принципі жатады. Көшірме қағаздар шыққан
кезеңнен бастап, мәтіннің 1-данасы құжаттың түпнұсқа, ал 2-5 даналары
көшірмесі боып белгінелді.
XX ғасырдың 30-жылдарынан бастап күйе қара машинкалық баяулар майдан
тұратындықтан және көшірме қағаздың құрамына балауыз тектес заттар қоса
бастағандықтан, қара көшірмелерге қарағанда оның түстерінің қарама-
қарсылығының кемістіктерінің пайда болуын туындатады, басқаша айтқанда
әлсіз қарама-қарсылықтағы машинкалық жазбалар жиі кездесе бастады.
XX ғасырда құжаттарды көшірмелейтін ротопринттер, ротаторлар пайда
болды. XX ғасырдың 60-70 жылдары ксерокөшірмелеу пайда болды. Мәтіндер
қағазға құрамында күйе мен термопластикті полимерлер бар арнаулы
ұнтақтардың (тонерлердің) көмегімен түсірілді.
Мәтін қағазға ысыту тәсілмен түсірілді, сонымен қатар мәтіндер суға,
сәулеге төзімділігімен ерекшеленді, бірақ қыздыру және органикалық
ерітінділердің әрекеті, термобекіту тәртібімен бұзылу барысында штрихтер
жағылып немес жайылып кетеді.
Қазіргі принтерлерде матрицалы, ағында және лазерлі болып бөлінетін 3
тәсілі бар.
Матрицалы
принтерлер -дәстүрлі машиналық жазбаның модификациясы, мәтін ұрмалы
тәсілмен бояғыш лента арқылы қағазға жазылады. Жіңішке
инелермен (миллиметрге 9-14 ине) ұрады. Мұндай нүктелі
инешаншу жоғары дисперсті бояуларды талап етеді, ал бұл өз
кезегінде күйенің төзімді бояуларымен алмастырылуына
әкеледі, нәтижесінде мәтіннің химиялық тұрақтылығын
азайтуға жол береді. Алдын ала тексеру көрсеткендей, қара
матрицалы мәтіндер оңып кетеді, яғни қара машинажазбадан
ерекшеленеді, ал кейбір матрицалы боялар суда ериді.
Ағынды
принтерлер -миллиметрге 11-16 тамшыдан келетін микрондық өлшемдегі
ұсақ тамшылардан тұратын түрлі түсті немесе қара нүктелі
бейнелерден мәтін қалыптастырады, ағынды принтердің мәтіні
қарапайым сиялы қолжазбаға ұқсағанымен, бояуларының
қоспасы өте төменгі деңгейдегі түрі, сияның құрамына
қышқылды синтетикалық бояғыштар еңгізілгендіктен көптеген
принтерлердің ағынды мәтіндері сумен жуылып кетеді,
химиялық заттардан қорқады, жарықтан оңып кетеді.
Лазерлі
принтерлер -бұларда құрғақ электропластикалық баспа-көшірмелеу
технологиясы қолданылады. Бояғыш ұнтақтар (тонерлер)
күйеден тұрады. Лазерлі мәтіндер – жарыққа және суға
төзімді, оңайлықпен тозбайды. XX ғасырдың 60-80
жылдарындағы көптеген ксерокөшірмелер нашар термобекітілу
тәртібінен тозуға бейім болып келді, бірақ қазіргі кезде
лазерлі мәтіндер – матрицалық және ағынды мәтіндерге
қарағанда мәтінбасудың ең озық түрі болып саналады. Түрлі
фирмалардың принтрлері мен оның ұрпақтарының көмегімен
алынған лазерлі мәтіндер өз қасиеттері жағынан бір-бірінен
еш айырмашылығы жоқ.

Ксерокөшірмелердің бір түрі – телефакстер, бірақ факстер жылудың,
химиялық, механикалық жүктемелердің әсеріне тез ұшырайтындықтан сақтауға
келмейді.
Жоғарыда айтылғандардың негізінде бояулардың құрамына және
принтерлерде үнемді басу тәртібі қойылуына байланысты, яғни, аз қарама
қарсылықты мәтіндер жасау мүмкіндігі жолға қойылғандықтан мұрағаттардағы
құжаттардың ұзақ мерзімділігімен төмендейді.
Құжаттардың ескеруіне жарық, жылу, ылғалдылық, биологиялық
зиянкестер, физикалық жүктемелер, сақтау ортасы жағдайларының кенеттен
өзгеруі сияқты бірнеше факторлар әсер етеді.
Сондықтан құжаттарды дұрыс сақтау міндеті – мұрағаттық факторлардың
әрекетін азайту, ескіру жылдамдығын кеміту, ұзақмерзімділікті қамтамасыз
ету. Қазіргі таңда технократиялық ойлау жүйесі қалыптасып, үлкен қарқын
алуда. Осы тұста мемлекеттің және қоғамның саналы өкілдері өткен тарихи
кезеңдердегі деректерді болашақ ұрпаққа жеткізу мақсатында сақтап қалдыру
жауапкершілігіне ерекше мән беріп, біршама іс-шаралар жасауда.
Қоғамдық қатынастардың дамуы ақпараттық ресурстарға деген
сұраныстарды арттырып отыр. Ақпараттық ресурстардың қоғам өміріндегі шынайы
мәні, зор ақпараты бар құжаттардың үлкен жиынтығын сақтайтын мұрағат
мекемелері екені рас.
Мұрағат дегеніміз - тарихи деректік құжаттар сақталатын алтын
қазына. Онда ата-бабамыздың әулеттік шежіресі сақталып, өткен өмірдің
айнасына айналуда.
Мұрағатта әр кезеңдегі тарихи оқиғалар, дипломатиялық қарым
-қатынастар, қоғамның саяси-әлеуметтік, экономикалық бағыттары жөнінде
құнды құжаттар сақталады.
Сондықтан да мекемелер мен кәсіпорындарында, оқу орындарында іс
қағаздарын жазғанда бекітілген номенклатура негізінде ұқыпты, нақтылы,
дәлелді, мазмұнды жазып, болған іс-шараны ешқандай қоспасыз көрсете жазу
шарт.
Әр жыл соңында мекемелердегі іс қағаздар бекітілген сараптау
комиссиясының шешімімен құжаттарды сараптау, жүйелеу негізінде сол
мекеменің ведомствалық мұрағатына өткізіледі. Құжаттар құндылығына
сараптама жасаудың нормативтік-əдістемелік негізіне мыналар жатады:
❖ Қазақстан Республикасының ақпарат, іс қағаздарын жүргізу жəне мұрағат
ісі бойынша заңнамалық актілері,
❖ Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздерінің тізімі,
❖ нормативтік-əдістемелік құжаттар,
❖ құжаттар тізбесі,
❖ мекеменің істер номенклатурасы.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорына (бұдан əрі Ұлттық
мұрағат қорына) кіретін құжаттарды іріктеу мақсатында құжаттар құндылығына
сараптама жасау жүргізіп, оларды тұрақты сақтауға өткізуге дайындау жəне
Ұлттық мұрағат қор құрамына енбейтін құжаттардың сақталу мерзімдері
анықталады.
Тұрақты жəне уақытша сақталатын құжаттар құндылығын сараптау ісі
бірнеше кезеңнен тұрады:
іс қағаздарын жүргізу барысында сараптау;
ведомстволық мұрағат орынында сараптау;
мемлекеттік сақтауға тапсыру кезінде сараптау.
Құжаттарды олардың түзілуі кезінде, яғни мекемеде іс қағаздарын
жүргізу барысында бағалау тұрақты жəне уақытша сақталатын құжаттарды
іріктеп алу үшін жүргізіледі. Бұл құжаттардың 10 жылдан астам мерзімге
уақытша сақталатындары ведомстволық мұрағатқа тапсырылып, 10 жылға
дейінгілері - құрылымдық бөлімшелерде одан əрі сақтауға қалдырылады. Ал
сақтау мерзімі өткен құжаттар ғылыми-техникалық өңдеуден өткен соң,
облыстық мемлекеттік мұрағаттың сараптау-тексеру комиссиясының актісі
негізінде жоюға бөлінеді.

Құжаттарды алдын ала бағалау басқару функцияларын жəне олардың
құжатталуын егжей-тегжейлі зерттеу нəтижелеріне негізделеді. Құжаттар
құндылығына сараптама жасау істерді парақтап қарау жолымен іріктеледі.
Екінші даналары, шимайжазбалар, құжатардың ресімделмеген көшірмелері
істерден алынып тасталады.
Құжаттарды өңдеу кезінде тұрпатты, салалық (ведомстволық)
құжаттардың сақталу мерзімдері көрсетілген тізбесі, тұрпатты (үлгісі) іс
номенклатурасы жəне ұйымның тиісті кезеңге арналған іс номенклатурасы
қолданылады.
СТК (Сараптау тексеру комиссиясы), ҚЖД (Қажеттілігі жойылғанға
дейін), ЖАД (Жаңасымен алмастырылғанға дейін), ТБД (Тексеру біткенге
дейін) жəне т.б. белгілер соғылған істерге ерекше назар аудару қажет
болады. СТК белгісі істе құнды құжаттар болуы мүмкін екендігін көрсетеді.
Сондықтан оларды сақтауға тапсыру немесе жоюға бөлу туралы тұжырымды шешім
тек құжаттарды қарап, зерттеп шықаннан кейін жəне мекеменің сараптау
комиссиясы мен облыстық мемлекет мұрағатының сараптау-тексеру əдістемелік
комиссиясына тараптарынан келісім алынған соң ғана жасалады. Өзге аталған
белгілер құжаттардың сақталу мерзімдерін іс жүргізу барысында түзілген
сəттен бастап емес, белгілі бір жұмыс орындалған соң, құжаттардың қолданылу
мерзімі аяқталғаннан кейін немесе қандай да бір мəселе түбегейлі өз шешімін
тапқан кезден бастап есептеген дұрыс екенін көрсетеді. Істерді ретке
келтіру барысында сақталу мерзімдері нақтылана түседі.Істерді ведомстволық
мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде оларды сақталу мерзімдерінің
ұзақтығына қарай былайша топтастырып, ресімдейді:
тұрақты жəне уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге тізімдеме
жасалады;
10 жылға дейінгі мерзімде сақталатын құжаттарға тізімдеме жасау міндетті
емес;
анықтамалық сипаттағы қысқа мерзімді құжаттар (5 жылға дейін сақталатын)
істер номенклатурасында белгіленеді жəне сақтау мерзімі өткен соң облыстық
мемлекет мұрағатының СТК тарапынан келісім алған соң құрылымдық
бөлімшелердің өзінде акті арқылы жойылады.
Құжаттар құндылығына сараптама жасау ісі ұйымдық-өкімдік жəне
жоспарлау-есеп беру құжаттамаларын зерттеуден басталады. Мұнымен қоса ол
құжаттардың түпнегіз даналары қай құрылымдық бөлімшелерде екендігі
анықталады. Ақпараттардың өзге құжаттарда қайталану сипаты: олардың түрі,
формасы, қайталану деңгейі айқындалады. Ақпараттары қайталанатын құжаттар
мұрағат қоры құрамында сақталады. Тұрақты сақтауда тұрған құжаттардың
кейбірі жоғалған жағдайда оларды іздестіруге байланысты шаралар
қолданылады.
Тізімдемелерді қайта өңдеу мен тақырыптарын жазу, оларды құрылымдық
бөлімдер мен жылдар бойынша жүйелеу, құжаттарды құрылымдық бөлімдер мен
жылдардың өз іштерінде жүйеге түсіру кездерінде де құжаттар құндылығына
сараптама қатар жүргізіледі.
Мемлекеттік мұрағатты толықтыру көзі болып табылатын мекемелерде құжаттар
құндылығына сараптама жасауды ұйымдастырып, өткізу үшін сараптама
комиссиясы (бұдан əрі - СК) жəне облыстық мемлекеттік мұрағаттың
сараптамалық-тексеру комиссиясы (СТК) - тұрақты жұмыс істейтін кеңесші
орган қызмет етеді. СК жұмыс барысында СТК-мен тығыз байланыста болып, одан
тиісті ұйымдастырушылық-əдістемелік нұсқаулар алып отырады. Құжаттар
құндылығына сараптама жасау нəтижелері бойынша мынадай жаңа құжаттар
жасалады:
тұрақты сақталатын істер тізімдемесі;
уақытша (10 жылдан артық) сақталатын істер тізімдемесі;
сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілер.
Істер тізімдемесі бастапқы анықтама болып табылады. Соның негізінде
ақпараттық- іздестіру анықтамаларының өзге түрлері жасалады.
Тізімдеме үш бірдей маңызды функцияны атқарады:
істердің есепке алынуын қамтамасыз ету;
оларды қор ішіндегі жүйеге орнықтыру;
құжаттық кешендердің құрамы мен мазмұнын ашу.
Істер тізімдемесі құндылық сараптамасынан өткен, реттеліп,
белгіленген талаптарға сəйкес ресімделген тұрақты жəне ұзақ уақыт
сақталатын істерге арналып жасалады.
Тізімдемелер мекеменің құрылымдық бөлімшелеріндегі іс қағаздарын
жүргізу процесінде жəне ведомстволық мұрағаттарда дайындалады. Құжаттар мен
істерді жоюға бөлу туралы актіге сақтау мерзімі өткен құжаттар енгізіледі.
Актілер СК мен СТК мəжілістерінде тиісті хронологиялық кезеңнің
істер тізімдемелерімен қоса қаралады.
Құжаттар құндылығына сараптама жасау - мекемелерді басқаруды
құжаттамалық қамтамасыз ету орындарының жауапты бір жұмыс бағдары.
Мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру сапасы ең алдымен осы сараптама
жұмыстарының сапасына байланысты. Бұл өз кезегінде жалпы құжаттық мұралар
сапасына əсер етеді. Құжаттар құндылығына сараптама жасау кезінде мекеменің
өзіндік ерекшеліктерін, олардың іс жүргізу жүйесін жəне құжаттық кешендерін
ескеру қажет. Сақтауға алынатын құжаттарға сын көзбен қарай отырып,
сараптама жасаудағы ең басты міндет - қоғам үшін бағалы құжаттардың бəрін
де сақтай білу екенін естен шығармау керек.

2.2. Мұрағат ғимараттарына қойылатын талаптар

Ең алдымен мұрағат мекемесі орналасқан жерге тоқталайық.
1. Мұрағат мекемесі сырт жағынан кіріп-шығуға қолайлы айналасы кең жерде
орналасуы керек.
2. Мұрағат ғимараттары құрылыстың негізгі конструкциялары бойынша ұзақ
мерзімге шыдамдылығы мен отқа төзімділігін және сейсмикалық төзімділікті
қамтамасыз ететін техникалық талаптарға сәйкес болуы керек.
3. Мемлекеттік мұрағаттарды ыңғайластырылған ғимараттар мен орындарға
жайғастыру ісі өрттен қорғау, күзет, экология, құрылыс, санитарлық-
эпидемиялық және басқа арнайы қызмет орындары өкілдері сараптамаларынан
кейін мұрағаттар мен құжаттама басқармасының тиісті өклетті органдарымен
келісе отырып жүргізіледі.
4. Аса емкі үйлерді, ағаштан, қарқас пен қамыстан, қам кірпіштен жасалған
құрылыстарды, іргесі сызданған ғимараттарды, жертөле, шатыр жайларын,
сондай-ақ ауасы табиғи түрде алмасып тұрмайтын орындарды пайдалануға беруге
рұқсат етілмейді.
5. Азық-түлік қоймалары бар қоғамдық тамақтандыру қызметі жайғасқан, тез
жанатын және агрессивті заттар сақтайтын немесе химиялық, өрт шығу қауіпі
бар технологияларды қолданатын ұйымдар орналасқан ғимарат жайларына
құжаттар сақтауға болмайды.
6. Мекеменің есік терезесі үлкен, әрқайсында дыбыстық хабарлағыш жүйесі
орналасып темір тормен бекітілген, кем дегенде екі қосалқы шығатын есігі
болуы керек.
Қазақстан мұрағаттар тарихи 200 жыл бұрың басталған. Оған дәлел: 1800
жылдың 30 желтоқсанында Астрахань губернаторының құпия кеңесшісіне жазылған
хабарламадағы "осыдан бірнеше жыл бүрын" деген сөз хан архивінін қүрылу
мерзіміне сәйкес келеді.
Қазіргі таңда технократиялық ойлау жүйесі қалыптасып, үлкен қарқын
алуда. Осы тұста мемлекеттің және қоғамның саналы өкілдері өткен тарихи
кезеңдердегі деректерді болашақ ұрпаққа жеткізу мақсатында сақтап қалдыру
жауапкершілігіне ерекше мән беріп, біршама іс-шаралар жасауда.
Қоғамдық қатынастардың дамуы ақпараттық ресурстарға деген сұраныстарды
арттырып отыр. Ақпараттық ресурстардың қоғам өміріндегі шынайы мәні, зор
ақпараты бар құжаттардың үлкен жиынтығын сақтайтын мұрағат мекемелері екені
рас.
Бүгінгі таңда меншіктің барлық түріндегі ұйымдарда, мекемелерде және
кәсіпорындарда мұрағаттық құжаттарды және де бірінші кезекте Ұлттық мұрағат
қоры құжаттарын сақтау, оларды мемлекеттік сақтауға әзірлеп, тапсыру
мәселелері зор мән беруді талап етеді. Бағдарламаны жүзеге асыру кезеңінде
мұрағат қызметінің ең маңызды әрекеттері құжаттандыру мен құжаттаманы
басқарудың, электронды құжат айналымы жүйесінің, ведомстволық мұрағаттар
жұмысы ережелерінің бірыңғай ережелерін енгізу және оларды қолдануды айқын
ғылыми-әдістемелік басқару болуы тиіс. Саланың материалдық-техникалық
базасын нығайтуға, қаржылық және кадрлық қамтамасыз етуге ерекше орын бөлу
қажет.
Мемлекеттік сақтауға түсетін ақпараттар мен мұрағаттардың кадрлық
әлеуеті динамикасының өсуі арасында сәйкеспеушілік байқалады.
Соның ішінде, соңғы 5 жыл ішніде мұрағат қоры 1,5 еседен астам өссе де
және мұрағат ісін жаңа технологияларға көшіру бойынша кезек күттірмейтін
міндеттерге қарамай мемлекеттік мұрағат мекемелері мамандарының штаттық
бірлігі бұрынғы деңгейінде қалған.
Кадрлар құрамының сапасы талаптарға сай емес. Облыста мұрағат
саласында қызмет істеп жүрген 92 маманның тек 51 -інде ғана жоғары білім
бар, 32-сінде арнайы орта, 9-ында орта білім. Сонымен қатар, мұрағаттық
мекемелер қызметіне байланысты, арнайы білімі тек 5 адамда ғана бар, соның
жоғары білімі бары – 1.
Мемлекеттік мұрағатта сақталудағы және келіп түсіп жатқан құжаттардың
көбі ведомстволық мұрағаттарда сақтау тәртібі белгіленген мөлшерлерге
сәйкес келмеуінен, оларды орындау сапасының төмендігінен, оларды өңдеу,
қалпына келтіру, тігу, өшіп бара жатқан мәтіндерді қалпына келтіруді талап
етеді. Соның салдарынан аса құнды құжаттардың сақтандыру қорын құру үшін
микрофильмге түсіру зертханасын сатып алу қажеттілігі туып тұр.
Сол түстік Қазақстан мұрағаттарының мәлімдемесіне сүйенсек:
15 мұрағат мекемесінің ішінде тек облмеммұрағат қана 2 тұрпатты
ғимаратта орналасқан, олар 1971 және 1977 жылдары салынған. Сөйтсе де
Интернационал,1 көшесінде орналасқан облмеммұрағат корпусының 2 және 3
қабаттарын қайта жаңарту қажет. Түгелдей дерлік аудандық және қалалық
мұрағаттар бейімделген ғимараттарға немесе мүлде мұрағат мекемелері үшін
қажетті өлшемдер талабына жауап бермейтін ғимараттарда орналасқан, оларда
заман талабына сай өрт сөндіру құралдары, күзет және өрттен сақтандыру
дабылдағыштары жоқ. Ескірген бақылау-өлшеу құралдары құжаттарды сақтаудың
оңтайлы температуралық-ылғалдық режімін, физико-химиялық сақталуының
қажетті деңгейде қамтамасыз етілуін бақылауға мүмкіндік бермей отыр.
Жамбыл, Тимирязев, Ғ.Мүсірепов атындағы аудандардың мұрағаттарын,
Солтүстік Қазақстан облыстық мемлекеттік мұрағатын жөндеу қажет. Сондай-ақ
20 жылдан астам уақыт облыста жиһаздар мен арнайы мұрағаттық құрал-
жабдықтар сатып алынбағандықтан, оларды толық жаңарту керек. 14 мұрағатта
өртке қарсы дабылдағыш, 13 мұрағатта күзет дабылдағышын орнату керек.
Облыс мұрағаттарында компьютерлік технологиялар енгізіліп жатқан жоқ.
Қолда бар компьютерлік жабдықтар тек қана кеңселік техника ретінде
қолданылады. Ұлттық мұрағат қорының аса құнды құжаттарын жойылып кету мен
түпнұсқасының бүлінуінен сақтандыру көлемін ұлғайту мақсатында құжаттарды
заман талабына сай жаңа тасымалдаушы құралдарға көшіру жүзеге асырылып
жатқан жоқ. Құжаттарды сканерлер арқылы түсіру технологиясы қолданылмайды,
құжаттардың электрондық қоры құрылмайды. Оны құру қазіргі қашықтықтармен,
жаңа заман компьютерлерін сатып алуды, кадрларды оқытуды, мұрағат құжаттары
қорының электрондық көшірмелері үшін арнайы қоймалар құруды талап етеді.
Облыс мұрағаттарында аудиовизуалды құжаттарды қабылдауды, сақтауды
және жаңа сақтау құралдарына көшіруді қамтамасыз ету үшін жағдай да,
қажетті құралдар да(теле-, радио-, бейнеаппаратуралар) жоқ.
Қазіргі заман технологиясына көшірілмей күрт өсуге бет алып жатқан
азаматтардан келіп түскен сұранымдарды уақтылы қанағаттандыру бойынша
жұмыстар қиындай түседі. Соңғы 3 жылда әлеуметтік-құқықтық сұраным саны 2
есеге жуық көбейді. Сұрауларды орындауды тездету үшін ғылыми-анықтау
аппараттарын әзірлеу қажет, әсіресе мұрағаттық қорлармен қамтылған
әкімшілік-аумақтық бөліктер бойынша анықтамалар құру, олар тақырыптық
сұрауларды орындауда мұрағатшылардың бюджеттік уақытын едәуір
үнемдейді.Мұрағат дегеніміз – тарихи деректік құжаттар сақталатын алтын
қазына. Онда ата-бабамыздың әулеттік шежіресі сақталып, өткен өмірдің
айнасына айналуда. Мұрағатта әр кезеңдегі тарихи оқиғалар, дипломатиялық
қарым –қатынастар, қоғамның саяси-әлеуметтік, экономикалық бағыттары
жөнінде құнды құжаттар сақталады. Сондықтан да мекемелер мен
кәсіпорындарында, оқу орындарында іс қағаздарын жазғанда бекітілген
номенклатура негізінде ұқыпты, нақтылы, дәлелді, мазмұнды жазып, болған іс-
шараны ешқандай қоспасыз көрсете жазу шарт. Әр жыл соңында мекемелердегі іс
қағаздар бекітілген сараптау комиссиясының шешімімен құжаттарды сараптау,
жүйелеу негізінде сол мекеменің ведомствалық мұрағатына өткізіледі.
1917 жылға дейінгі Ішкі Ордадан басқа аймақтағы Қазақстан тарихына
байланысты деректер патша өкіметінің;
➢ Орынбор,
➢ Түркістан,
➢ Дала генерал-губернаторлығы,
➢ Шекара комиссиясы,
➢ Ішкі Істер министрлігі,
➢ Жер және Халық ағарту министрлігі т.б. ведомстволық
мекемелердің мұрағаттарында сақталды.
Ол құжаттардың бірсыпырасы 1921 жылдан бастап Қазақстан мұрағаттары
қорына өтті. Олардың ішінен ерекше бөліп назар аударарлық құжаттар: 1733
жылғы 17 мамырда Ресей елшісі майор Угрюмовтың Жоңғар ханы Галден Церенге
барған сапары жөніндегі жазбалары, Ресейдің қазақ даласын отарлау саясатына
қатысты деректер. Сырым, Махамбет, Есет Көтібарүлы, Кенесары көтерілістері,
сол кездегі әкімшілік, басқару жүйесі, халық түрмысы, ел, жер жағдайына
қатысты, т.б. қүжаттар.
Сонымен қатар 1836 жылғы көтерілістің болу себептері туралы Исатай
Тайманов пен Махамбет Өтемісовтің сүлтан Медет Шөкіүлына хаты, Кенесары
Қасымовтың Шекті руы билерін көтеріліске шақырған хаты сирек кездесетін
қүнды қүжаттар есебінде сақталуда. Қазан төңкерісіне дейінгі негізгі
қүжаттардың алыс және таяу шетелдерде сақталғанына тарих куә. Оның әртүрлі
заңды, заңсыз себеп-салдарлары бар. Ең алдымен, архив жинау, сақтау ісінің
қанымызға сіңбей, дәстүрімізге енбеуі басты себеп болды.
Екіншіден, қазақ даласына жасалған қиян-кескі шапқыншьшықтар, Ресейдін
отарлау саясаты тарихи деректерді бір орталыққа жинақтауға мүмкіндік
бермеді. Сондықтан да 1917 жылға дейінгі деректі құжаттар Қазақстан архив
қорларында кемшін. Сол үшін де Қазақстанда кеңестік мұрағат ісінің
қалыптасуы 1918 жылғы 1 маусымдағы Декреттен басталатындығы дау туғызбайды.
Бірақ Қазақстан аймағында архив бірден қалыптасып кете алмады. Оған сол
кездегі әскери интервенция, азамат соғысы, әкімшілік-аймақтық бөліну
шаралары, Қазақстан астанасының бірнеше рет ауыстырылуы кері әсер етті.
Республиканың даму тарихымен бірге Қазақстан мұрағаты да елеулі
кезендерді бастан кешті. Қазақстанда алғаш рет 1919 жылы РСФСР Бас Архив
Баскармасының Орынборда өкілдігі ашылды.

1998 жылы Ұлттық мұрағат қоры, мұрағаттар туралы Қазақстан
Республикасының заңы қабылданды.

2.2.1. Мұрағаттық орын-жайларға қойылатын талаптар

1. Мұрағат қоймалары мұрағаттың зертханалық, өндірістік және басқа да орын-
жайларынан мейлінше аулақ болуы, желдеткіш жүйелерінің олармен ортақ
болмауы тиіс. Мұрағат қоймалары іргелес жайлардан отқа төзімді
қабырғалармен және отқа төзімділігікем дегенде екі сағатқа жететін белгіш
қабырғалармен бөлектелуге тиіс.
2. Мұрағат қоймаларын пешпен жылынатын бөлмелермен қосуға рухсат етілмейді.
3. Мұрағат қоймасына агрессивті химиялық заттарды қоюға болмайды.
4. Мұрағат қоймаларын су, канализация және газ құбырларын өткізуге
болмайды.
5. Мұрағат қоймаларының орын-жайларындағы электр өткізгіштері қабырғаларға
енгізілген, тасымалды аппаратуралардың розеткалары қымталған болуы шарт.
Электрлік қосып-ажыратқыштар, таратқыш электр қалқаншалары және электрлік
алдынала сақтандырғыштар предохранительдер мұрағат қоймасының сыртында
орналасады. Мұрағат қоймасында жұмыс аяқталған соң аппаратуралар, электр
розеткалары бірітіндеп тоқтан ажыратылады.
6. Өрт сөндіргіш жүйелер мен құралдарға құжаттар үшін қауіпсіз, бейтарап
затар (фреон, көмірқышқылы және т.б.) қолданылады.
7. Мұрағат қоймаларының орын-жайларында лифттер мен баспалдақ алаңшаларына
шығатын эвакуацияға қолайлы есіктері ... жалғасы
Ұқсас жұмыстар
Word редакторында құжаттарды теру және оларды сақтау
Мұрағат мекемесінде кұжаттарды іздестіру
Бухгалтерлік құжаттарды ұйымдастыру жолдары
Құжаттарды анализдеу жүргізу методикасы
Құжаттарды әзірлеу және ресімдеу
Құжаттарды бір-бірімен ұқсастығы
Бастапқы құжаттар. құжаттарды бухгалтерлік өңдеу
Бастапқы құжаттарды ұйымдастыру
Электрондық құжаттарды жасау
Құжаттарды криминалисттік зерттеу
Пәндер

Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор №1 болып табылады.

Байланыс

Qazaqstan
Phone: 777 614 50 20
WhatsApp: 777 614 50 20
Email: info@stud.kz
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь