Электронды құжаттар және мұрағаттар


МАЗМҰНЫ

КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3

1 Электронды құжаттардың пайда болуы
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан ... ... ... ... ... ... .11
1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі мәселесі ... ... ... ... ... 19

2 Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері
2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ҒАА
құру және оның ерекшеліктері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 27
2.2 Автоматтандырылған ақпараттық іздестіру жүйелерін құру
(АИПС тарихынан, қолданылуы, функция, пайдасы) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 38
2.3 Электрондық құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз
ету проблемалары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 41

Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 51

Пайдаланған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 57

Қосымша ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..58
КІРІСПЕ

Тақырыптың өзектілігі: Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде дамуында сыртқы және ішкі, дәстүрлі және заманауй факторлар өз сабақтастығын тауып жатыр.Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін бүгінгі таңдағы басты міндет – келешек ұрпаққа өшкенін қайта жандыртып, ұмытылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге асырудың ең алғашқы және басты этапы – қазақ мемлекеттігінің шынайы тарихын жазу болып табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы құпияларын ашу жолдарында сол замандарға қатысты құжаттардың алатын орны өте зор.
Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттар да өзіндік сипатқа ие болуда. 20 – шы ғасырдың басында дәстүрлі жазба құжаттармен қатар өмірге электронды құжаттар ұғымы келді. Көзбен көріп, құлақпен естіп білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп жылдар бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр.
Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихымызға деген қызығушылығымыз бұрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бұл сұранысын қанағаттандыру үшін республика мұрағаттары талмай жұмыс істеу үстінде.
Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан ақпарат, соның ішінде ретроспективті құжаттар ақпарат қоғамның рухани, мәдени дамуындағы басты ресурсқа айналды. Электронды құжаттарды саяси, құқықтық, әлеуметтік және мәдени – ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сұранысты ұлғайта түсті. Дәлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге алуға уағыздайтын құжаттың соның ішінде электронды құжаттардың құны артты.
1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының жаңа заңында «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры
Қазақстан халқының тарихи – мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды» делінген. Аталмыш заңның 2 – бабында көрсетілген осы тұжырымдар арқылы біз фото құжаттардың мемлекет, ел үшін маңыздылығы қандай деңгейде екенін көреміз. Осыған сәйкес бүгінгі қоғам мүшелерін ретроспективті құжаттармен таныстыру және оны пайдалану мүмкіндіктерін кеңейту Қазақстан мұрағаттарының басты міндеті болып отыр.
Елбасы Н.Ә. Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған «Мәдени мұра» бағдарламасы аясында аудиовизуалды құжаттарды қайта өңдеу шараларына байланысты көптеген жұмыстар атқарылуда. Осы орайда цифрлеу әдісі арқылы ескірген құжаттардың көшірмелері, сонымен қатар шет елден Қазақстан тарихына қатысты құжаттарды (Мысалы Мұстафа Шоқай қоры) еліміздегі мұрағаттарға қайтарып алу бүгіндегі актуалды мәселелердің бірі болып табылады.
Мұрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мұрағат саласы қандай күйде? Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымыздың дәрежесін көрсетеді. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық–техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте–бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, «бармақ басты, көз қыстылық» секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.
Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бары – жабылған, жабылмағаны – қысқарған. Жұмысыды жазу барысында бұл мәселеге тоқталуға жөн көрдім. Алайда, бұл мұрағаттану даму үрдісіне айтарлықтай кедергі келтірмеді. Сондықтан да Қазақстан Республикамыздағы мұрағат ісі саласы өз жалғсын табыуда. Жакыпов М.Х. айтқандай ХХІ ғасыр ақпарат ғасыры деп өз мақаласында атап көрсетті 1.
Техника заманына қадым басқанымыз бәрімізге айқын, сонымен Қазақстанда да ақпараттық технологиялардың ерекше дамуы байқалады және электронды түрдегі сақталынатын ақпарат құнды дерекке айналды. Электронды мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды сақтау сауалдар өз жауабын тапты 2.
Алғаш рет «Электронды сайлау» жүйесін іске асырғанымыз, сондай ақ мемлекеттік органдарды ақпараттандыру, «Электронды үкімет» инфрақұрылымының қалыптасуы аталмыш сауалдың өзектілігін көрсетеді. Осыған орай электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету мәселелері өзекті бола бастады 3.
Әлемдік тәжірибеде электронды құжаттарды аса көп уақыт сақтау мәселесінде жұмыстар жасалынған. Мысал ретінде, АҚШ–ғы мұрағаттар және іс жүргізу жөніндегі Ұлттық әкімшілік электронды құжаттарды сақтау орталығында (CFER NARA) 80 мыңнан астам мәлімет базасы сақталуда.
Осыған орай бірнеше халықаралық стандарттар шығарылды, олардың ішінде төмендегілерді ерекше атуға болады;
- ISO 18925:2002 Imagine materials.
- Optical Disk Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения, «ISAD G»)
- «Общий международный стандарт описания архивных документов» Оттава, 1994.
Аса дамыған мұрағаттар болып: Австралия мұрағаты, онда Australian Standard Management, 1996 ж.; Дания SSD, яғни тарихи мәліметтерді зерттеулердің сипаттау Стандарты, 1994 ж.; Ақпараттық қорларды сипаттайтын (NDAD) Ұлыбритания мәлімет базасын сақтайтын ұлттық электронды мұрағаты да өз стандартын қабылдады.
ТМД елдері арасында, ең алғаш электронды құжаттарды мемлекеттік сақтауға алған Беларусь Республикасы болды. Онда 1996 ж. Беларусь электронды құжаттаманың ғылыми зерттеу орталығы құрылды. Ал, кейінгі уақытта Ресей Федерациясында да арнайы мұрағаттар пайда бола бастады, олар: Чуваш Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының электронды құжаттама орталығы және Мәскеу қаласының электронды тасымалдаушылардағы Орталық мұрағат 4.
Бес жыл бұрын электронды құжат ұғымы кездесетін барлық мәселелерді Еуропа, Ресей, Беларус елдеріндей деп тура айтуға болатын еді, алайда қазір еліміздің мұрағаттану саласы, өз орнын жақсы тапты.
Қазақстан Республикасындағы мұрағат ісінің жағдайны тоқталатын болсақ, электронды құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін, жетекшілік құжаттар және арнайы жұмыстардың бар болуы талап етіледі. Яғни, бір қарағаннан–ақ дәстүрлі қағаз түрінде сақталынатын құжаттардан айырмашылығы байқалады.
Сонымен, біздің елімізде электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету шаралары қалай жүзеге асырылуда? Оны құқықтық жағынанан дәлелдейтін негізінен Қазақстан Республикасының заңдарын айтуға болады:
- «Электронды құжат және электронды–сандық қолтаңба туралы»;
- «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы» 5.
Сондай-ақ, диплом жұмысыма байланысты төмендегі заңдар мен шараларды атап өткім келеді;
«2007–2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін дамыту бағдарламасы»;
«Ұлттық мұрағаттық қор мен мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңдарына өзгерістер енгізу туралы».
Сонымен қатар, «Мәдениет туралы» заңды дамыту мақсатында 9 нормативтік-құқықтық акт, мұрағат ісі және ақпарат саласында 4 нормативтік акт әзірленіп, қабылдануда. 6
Қазақстан тарихы мен мәдениетіне қатысты белгісіз болып келген сирек қолжазбалар, басылымдар, кітаптар мен мұрағат құжаттарын зерттеуге Ватикан, Ереван, Каир, Стамбул, Анкара, Будапешт және Париж кітапханалары мен мұрағаттарына ғылыми-іздестіру экспе-дициялары жасақталды.
Ақпараттандыру және байланыс агенттігімен Қазақстанда Ұлттық мұрағат органдарын электронды жүйеге бейімдеу жоспары жасалды. Осыған сәйкес «Электронды іс қағаздары және электронды мұрағаттар» атты республикалық семинар өткізілді 7.
Өткен жылы мұрағат мекемелері, оның ішінде, электронды құжаталмасу мен электронды мұрағат жүйесі ұлғайды.
Министрліктің ұйымдастыру, қоғамдық-саяси, мәдени, барлығы 200-ден астам жұмыстары 2006 жылға жасалған кесте мен жоспар бойынша атқарылды.
Атқарылған жұмыстар мен есептер Министрліктің www.sana.gov.kz веб-сайты арқылы таратылады.
Тақырыптың зерттелу деңгейі. Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн. Сол себептен де осы тақырыпқа байланысты онсыз да онша көп емес зерттеулер мен арнайы оқу құралдары көбіне Ресей авторларының еңбектерінде кездеседі. Алайда Қазақстан мұрағаттары мен Ресей және Европа тәжіриьелерінен енгендігіне күмән жоқ. Алайда қазіргі таңда, еліміздің мұрағаттары сол тәжірибелерді жинақтап, өз алдарында дербес мұрағаттарға айналғанын байқаймыз. Оған себеп болған сол кездегі саясат еді. Ал тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында осы мәселе төңірегінде жазылған еңбектердің саны көп емес. Қайта керісінше, Отандық тарихнаманы жаңа белеске көтерер еді. Тақырыптың аса зерттелмегеніне байланысты, біз электронды мұрағаттардың шетелерде дамығанын байқадық. Сонымен көп мәнді, Европа, АҚШ, Ресей Федерациясы және ТМД елдері арасында электронды мұрағатты алғаш қолдана білген Беларусь Республикасының тәжірибелеріне сүйендік.
Қазақстан Республикасында аталмыш тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда электронды мұрағатты қолданысқа енгізген Қазақстан Республикасының Президенттік мұрағаты (бұдан былай ҚР ПМ) және Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты (ҚР ОММ) тәжіриблеріне қарап, қорытынды жасай аламыз.
Қазақстан зертеушілерінен бұл тақырыпты зерттегендер қатарына ҚР ПМ мұрағатының директоры Шепель В.Н. мен қызметкерлері Слободанюк А.А., Чернова С.И., мақалалры. ҚР ПМ «Электронды құжаттар» атты тақырыбына семинарларды ұйымдастырған Сариева Р., еңбектері аса зор. Дипломдық жұмысымды жазу барысында Ресейдің «Отечественные архивы» мерзімді басылымының беттеріне, Юшин И.Ф., Михайлов О.А., «Вестник Архивиста» журналындағы Калачева А.Д. Залаев Г.З. мақалаларын атап өтуге болады. Сондай-ақ интернет материалдарына жүгендім 9.
Зерттеулер қатарына, тек қана Ресейде басылып шыққан Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности и использование» және Карапетянец И.П. «Бизнес архивы» атты еңбектерді атап айтуға болады 10.
Алдымен электронды құжаттарды, одан кейін де мұрағаттарды зерттеу тек 90–шы жылдарда ғана түрлі мерзімді басылымдыр беттеріне алғашқы мақалалар шыға бастады. Оған мысал ретінде, О.А. Михайлов өзінің мақалалары мен еңбегінде электронды құжаттардың маңызын ашып көрсекен, оларды пайдаланудың тиімділіктерін ұсынады. Чернова С.И. ҚР ПМ «Ақпараттық бюллетені» мен «Қазақстанда іс жүргізу» мерзімді басылымдарында Мәскеу мұрағатың тәжірибе негізінде электронды тасымалдаушыларға арнаған мақаласын жақсы ашып көрсеткен.
Осылайша сол кездері көп авторлардың негізгі назары Электронды құжаттардың және мұрағаттарды пайда болу тарихына және қолданысқа енгізілуге аударылды.
1996 жылы жарық көрген Крайская А.А., Челинний В.О. «Архивоведение» еңбегінде және өзге де мақалаларында электронды мұрағаттардың сол кездегі жағдайы және оның ерекшелктері талданған. Ресей мұрағатшы мамандары мен ғалымдары аталған мәселені конференциялар мен халақаралық конгрестерде мұрағат саласының сан алуан проблемаларына тоқталып, олардың шешілу жолдарын қарастырған. Кейін де бұндай конферециялар елімізде де ұйымдастырла бастады және осымен шектелмей, өз дамуын одан да әрі табады деген ойдамын. Әсіресе, Шепель В.Н., Чернова С.И. көтерген мәселелері күні бүгінге дейін өзекті болып табылуда. Л.Н.Кривошеин «Вопросы архивоведения» журналында жарық көрген «Способы использовании электронных документов» мақаласында электронды құжаттарды пайдаланудың бірнеше әдіс–тәсілдерін ұсынады. Осы жұмыстармен қатар Ресей журналдарында шығып отырған Гарскова Л.М., Фроловтың В.Г., Корсаков Н.С., Долгорукова В.А., Петров Ф.И., Надеждин В.К, Воронован А.Б. мақалаларында аз болғанымен, бұл мәселені аз-көп жан–жақты қарастырылған.
Қазіргі күндері электронды құжаттарға байланысты маңызды мәліметтер 1989 жылы Мәскеуде басып шығарылған «Государственные архивы СССР» кітабында да мәліметтер кездеседі. Министрлер кеңесінің басқарылуымен шыққан бұл кітап 3 бөлімнен тұрады..
Мемлекеттік мұрағаттарды кинофотофоноқұжаттармен толықтыру және олардың теориялық, тәжірибелік аспектілерін жүйелеу «Основные правила работы государственных архивов» кітабында жақсы баяндалған. Кітап 1980 жылы Мәскеуде шығады. Бұл еңбекте пленкалы тасығыштағы құжаттармен жұмыстың тәжірибелік функциялары көрсетіледі.
Мұрағаттардың құрылуы және жүйеленуі туралы маңызды ақпарат Козлитиннің И.А. «Государственные архивы республик Средней Азии и Казахстана» 12 еңбегінде жинақталған. Берілген жұмыста Қазақстанның ірі мұрағаттары сипатталады және олардағы электронды құжатқа байланысты жүргізілген жұмыстары туралы сөз айтылады. .
Еліміз тәуелсіздік алғалы бері бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілеріміз қолмен санап аларлық. Дегенмен де Қазақстан тарихнамасында аталмыш мәселеге байланысты бірнеше мақалалар, зерттеу жұмыстары өмірге келуде. Қазіргі таңда Қазақстанда мұрағат ісі саласының ішінде бұл мәселемен арнайы айналысып жүрген зерттеушісі Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының директорының орынбасары Адильгужин А.А. Ол кісімен сұхбат барысында. Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты электронды құжаттармен жұмыстың басталғанын айтты. Оған дәлел ҚР ОММ-ға Франциядан №2300 қорлы Мұстафа Шоқай, Ресей көне актілер құжаттарының мемлекеттік мұрағаты (РГАДА), Ресей әскери-тарихи мемлекеттік мұрағаты (РГВИА) біздің мұрағатқа қайтарылуы болып табылады. Адильгужин А.А. бұған байланысты «Қазақстанда іс-жүргізу» журналында жарық көрген мақалалары мен баяндамаларына жазылған. Сондай-ақ ол, «электронды құжаттарға» байланысты ережелер жасаумен айналысады 13.
Сонымен, жалпы құжаттарға, соның ішінде электронды құжататарға байланысты кеңес кезінде шыққан еңбектер баршылық. Алайда, тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілердің саны артуда. Оны жоғарыда аталған авторлардың еңбектерінен көре аламыз.
Зерттеу жұмысының деректік негізі. Электронды құжаттар мен мұрағаттарға байланысты деректік базаның негізгі шоғыры Қазақстан Республикасының «электронды құжат», «электронды қолтаңба», «электронды сайлау», ұғымдарымен байланысы бар.
Интернет желісінің ішінде электронды құжат және мұрағат жайында мәліметтер жұмысымның деректік негізін толықтырады.
Тәуелзіз Қазақстанның рухани дамуында өзіндік үлкен септігін тигізіп отырған «Мәдени мұра» бағдарламасы, «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының заңы, «2001–2005 жылдарға арналған Қазақстан Республикасының мұрағат ісін дамыту» тұжырымдамасы, «Асыл мұра» бағдарламасы және Қазақстан Республикасның Орталық Мемлекеттік мұрағатында жасалған бірнеше жобалар жұмыстың жазылуына біршама өз үлесін тигізді 14.
Сонымен бірге соңғы жылдары шыққан мұрағаттық ережелер мен заңдар деректік негіз ретінде пайдаланылды.
Зерттеу тақырыбының мақсат–міндеттері. Диплом жұмысымның негізгі мақсаты – әрине жаһандану заманының негізігі талабын ашып көрсету, оны нақты айтатын болсақ өміріміздің барлық қажеттіліктері компьютермен байланысты. Олай болса, ол мұрағат ісіне де қатысты.
- Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының ең алдымен LOTUS NOTES жүйесі арқылы іс жүзіне асқан электронды құжат айналымымен танысу;
- дәстүрлі және электронды құжаттардың мемлекет үшін маңыздылық деңгейін ашып көрсету және оларды пайдаланудың жаңа үрдісін зерттеу;
- Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін болса электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.
Жұмыстың ғылыми жаңалығы. Тәуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы елу елдің қатарына кіру үшін бүгіннен басталып өте үлкен көлемде қоғамдық маңызы зор жұмыстар атқарылуы тиіс. Елдің рухани, мәдени жағынан дамуында аудиовизалды құжаттардың маңыздылығы қандац деңгейде екендігі айқын нәрсе. Алайда, осы құнды деректерді жинақтау, сақтау, пайдалану және ғылыми айналымға енгізу шаралары ақсақтық танытып отыр.
Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол жеткізілді.
- Электронды құжаттарды есепке алу және сақтау принциптеріне шолу жасала отырып, оларды пайдаланудың жаңа заманға сай даму тенднциялары ұсынылды. Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты фотоқұжаттардың көшірмелерін цифрлеу әдісі арқылы алу мәселесі жұмыс барысында кең талқыға түсті. Мұрағаттардың заманауй талаптарға сай дамуына жаңа ұсыныстар жасалды.
- Құжаттар ішіндегі маңызды топқа жататын электронды құжаттарға ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесін ұйымдастыру мәселесіне тоқтала отырып берілген жүйенің тармақтық салаларына шолу жасалында және оларды заманға сай қайта құру ұсынастары жасалды. Жалпы дәстүрлі құжаттарға және дәстүрлі құжаттарға жасалатын ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесіне жасалатын ерекшеліктері мен айырмашылықтары жұмыс барысында ашып көрсетілді.
- Соңғы және маңызды сатыларының бірі, мұрағатта сақтауда болған электронды құжаттарды жинақтап, бір ізгілін ұйымдастыру. Мұрағат ісінде атқырылатын маңызды салалрының бірі азаматтарға электрондық құжаттармен жұмыс істеуге қолайлы жағдай жасау.
Жоғарыдағыдай айтылған шараларды іс жүзіне асыруға бізге Қазақстан Республикасының «Мұрағаттар» коллегиясныңы төрайымы Сариева Р.Х. және Қазақстан Республикасының Президенттік мұрағатының көмегімен өткізілетін конференциялар диплом жұмысында айтылған барлық кемшіліктерді ашуға көмектеседі. 15
Зерттеу жұмысының теориялық–методологиялық негізі. Зерттеуге обьективтілік, тарихилық, жүйелілік тәрізді ғылыми таным принциптері баршылыққа алынды. Зерттеу жұмысында сондай–ақ зерттеушілер көзқарастарын салыстыру, талдау әдістері кеңінен қолданылады. Тақырыпты зертеу барысында Тәуелсіз Қазақстан зерттеушілері мен Ресей зерттеушілерінің еңбектері мен пікірлеріне мән берілді.
Жұмыстың қолданбалық маңызды. Ғылыми жұмыс мұрағат ісі саласындағы тың мәселелерге арналғандықтан оның қолдану аясының кең болуы заңдылық. Зерттеу жұмысында жасалған жаңа тың қорытындылар мен тұжырымдар тәуелсіз Қазақстанның жаңа ұстанымдар негізінде жазылған мұрағаттану саласының зерттеулер қатарын толықтырады. Жұмысты мұрағаттану саласы бойынша мамандар даярлауда, электронды құжаттар жүйесін одан әрі дамытуға байланысты шаралар аясында, бүгінгі әлеуметтік–экономикалық, тарихи–мәдени реформаларды жүзеге асыру барысында пайдалануға болады.
Сонымен қатар берілген жұмыс тарих ғылымы мен құжаттану саласымен айналысатын студент жастарға және көпшілік қауымға арналады.
Зерттеу жұмысының құрылымы. Жазылып отырған ғылыми зерттеу жұмысы кіріспе, екі тарау, соның ішінде әр тарауда екі тармақша, қорытынды, пайдаланылған әдебиеттер тізімі және қосымшалардан тұрады.
1. Жакыпов М.Х. О новых технологиях в управленческой деятельности // Отечественные архивы. 2005. №1. С. 45-53;
2. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: Проблема приема, обеспечения сохранности и использование. М., 1998. С. 244.
3. Материалы Республиканского семинар-совещания «Электронный документооборот и электронные архивы». Алматы, 26.сентябрь. 2006. Алматы, 2006.
4. «Электронды құжат және электронды қолтаңба» туралы заң //www.zakon.kz;
5. Чупров В.М. «Об опыте работы Центрального архива документов на электронных носителях Москвы»// Ақпараттық-әдістемелік бюллетень. Алматы, 2006. №2. С. 20-24;
6. «Электронды құжат және электронды қолтаңба» туралы заң //www.zakon.kz; www.sana.gov.kz;
7. Шепель В.Н. «О некоторых проблемных вопросах внедрения электронного архива» //Ақпараттық-әдістемелік бюллетень. Алматы. 2006. С. 5-14.
8. Силков С.В. Нормативня база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь // Қазақстан мұрағаттары. 2007. №2. Б. 13-16.
9. Чупров В.М. «Актуальные вопросы дальнейшего развития нормативной и методической базы государственного хранения электронных документов на примере Центрального архива документов на электронных носителях Москвы» // Ақпараттық-әдістемелік бюллетен. Алматы, 2006. С. 20-25;
10. Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы заң (1998) // www.zakon.kz.
11. 2001–2005 жылдарға арналған мұрағат ісін даму концепциясы. // www.zakon.kz.
12. 2007–2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін дамыту бағдарламасы. // www.zakon.kz.
13. Сариева Р. Мұрағат және тарих. Алматы, 2004. 205 б.
14. .
15. .
16. Калачева М.А. Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата //Вестник архивиста 1995. №6. С. 48-58.
17. Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных документов // Вестник архивиста. 1998. №3. С. 29-36;
18. Карапетянец И.П «Бизнес-архивы» М., 1995. 205 С.
19. Калачева М.А. «Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата» // Вестник архивиста 1995. №6. С. 48-58.
20. Основные правила работы государственных архивов». М., 1980. С. 77-97.
21. Козлитин И.А. «Государственные архивы республик Средней Азии и Казахстана» М., 1988. С. 53-60
22. Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные архивы электронных документов // Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 2. С. 5-8.
23. Адильгужин А.А. Основные тенденции развития архивов // Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 1. С. 5-8;
24. Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 2003.
25. «Президенттің 2003 жылғы 4 сәуірдегі Қазақстан халқына жолдауына сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын сақтау мен толықтырудың өзекті мәселелері». // Республикалық семинардың материалдары. Алматы, 2003.
26. Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 19 декабря 2003. Алматы, 2003.
27. Материалы Международной научно-практической конференции «Правовые проблемы архивного дела в Евразиатском регионе». Астана, 27 февраля 2002. Астана, 2002.
28. www.sana.gov; www.google.kz; www.kazarchives.ru;
29. Слобаданюк А. Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесін ендіру туралы// Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу. 2007. № 4(4). Б. 11-15.
30. Ведомстволық мұрағатардың негізгі ережелері. Алматы, 2003.
31. Рындин А. Архив без пыльних полок или способы организации архива предприятия // www.archive.alee.ru
32. Слобаданюк А. Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесін ендіру туралы// Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу.2007. № 2-3 Б. 11-15.
33. Самойленко Г.С. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов государственных органов// Материалы Республиканского семинар-совещания Электронный документооборот и электронные архивы. 26 сентября 2006. Алматы, 2006. С. 25-29;
34. Чернова С.И. Основные подходы к определению принципов приема, описания, учета и хранения управленческих документов на электронных носителях (На примере Ценрального архива документов на электронных носителях г. Москвы) // Материалы Республиканского семинар-совещания Электронный документооборот и электронные архивы. 26 сентября 2006.Алматы, 2006. С. 25-29;
35. Силков С.В. Нормативня база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь // Қазақстан мұрағаттары. 2007. №2. Б. 13-16.
36. Потапенко М. Электронды құжат айналымы //www.cio-world.ru
37. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации // Вестник архивиста. 1999. №5. С. 33-40.
38. Тихонов В.И. Аутентичность и целостность электронных документов при долговременном хранении // Вестник архивиста. 2002. № 4-5. С. 166-190.
39. Марков А. «Концепция построения электронного архива» // www.csu.ac.ru;
40. Калачева М.А. Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата. М., 1995. С. 48-58.
41. Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные архивы электронных документов (проект закона).
42. Архивное хранение. Методические рекомендации (Республика Беларусь) // www.archives.ru
43. Абдулкадирова Д.Ю. Республиканский семинар-совещание по вопросам организации электронного документооборота и электронного архива (сообщение) //Ақпараттық-әдістемелік бюллетені. 2006. №2. С. 58-62.
44. Чупров В.М. Об опыте работы Центрального архива документов на электронных носителях Москвы // Ақпараттық-әдістемелік бюллетені. Алматы. 2006. №2. С. 17-19.
45. www.google.kz
46. Адамушко В.И. Правовые аспекты работы с электронными документами //Отечественные архивы. 2005. №1. С. 45-53.
47. Жакыпов М.Х. О новых технологиях в управленческой деятельности //Отечественные архивы. 2005. №1. С. 45-53.
48. Абуталиев Т.Н. Электронная документация и архивы (на основе российского опыта) // Қазақстан мұрағаттары. 2004. №7. С. 29-34.
49. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами //Отечественные архивы. 2000. №2. С. 5-16.
50. Леонтьева А.Г. Работа архивистов с электронными документами и технологиями //Отечественные архивы. 2000. №3. С. 86-90.
51. Федеральный закон об электронном документе. (Российская Федерация). //www.archive.alee.ru
52. Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь //Қазақстан мұрағаттары. 2007. Б. 146-151.
53. Калачева М.А. «Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата» Москва, 1995. С. 48-58.
54. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов
// Вестник архивиста. 2003. №2. С. 18-27.
55. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. «Становление и развитие машиночитаемых данных в 1960-1980 гг. // Отечественные архивы. 1998. №6. С. 30-33.
56. www.kazarchives.ru

Пән: Информатика
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Көлемі: 49 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 900 теңге




Электронды құжаттар және мұрағаттар

МАЗМҰНЫ

КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3

1 Электронды құжаттардың пайда болуы
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан
... ... ... ... ... ... .11
1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі мәселесі
... ... ... ... ... 19

2 Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері
2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ҒАА
құру және оның ерекшеліктері
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
. 27
2.2 Автоматтандырылған ақпараттық іздестіру жүйелерін құру
(АИПС тарихынан, қолданылуы, функция, пайдасы)
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 38
2.3 Электрондық құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз
ету проблемалары
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... 41
Қорытынды
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... . 51
Пайдаланған әдебиеттер тізімі
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... 57
Қосымша ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..58

КІРІСПЕ

Тақырыптың өзектілігі: Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде дамуында
сыртқы және ішкі, дәстүрлі және заманауй факторлар өз сабақтастығын тауып
жатыр.Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін
бүгінгі таңдағы басты міндет – келешек ұрпаққа өшкенін қайта жандыртып,
ұмытылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге асырудың ең
алғашқы және басты этапы – қазақ мемлекеттігінің шынайы тарихын жазу болып
табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы құпияларын ашу жолдарында сол
замандарға қатысты құжаттардың алатын орны өте зор.
Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттар да өзіндік
сипатқа ие болуда. 20 – шы ғасырдың басында дәстүрлі жазба құжаттармен
қатар өмірге электронды құжаттар ұғымы келді. Көзбен көріп, құлақпен естіп
білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына
айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып,
жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп
жылдар бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр.
Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихымызға деген
қызығушылығымыз бұрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бұл сұранысын
қанағаттандыру үшін республика мұрағаттары талмай жұмыс істеу үстінде.
Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан ақпарат, соның ішінде
ретроспективті құжаттар ақпарат қоғамның рухани, мәдени дамуындағы басты
ресурсқа айналды. Электронды құжаттарды саяси, құқықтық, әлеуметтік және
мәдени – ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сұранысты ұлғайта
түсті. Дәлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге
алуға уағыздайтын құжаттың соның ішінде электронды құжаттардың құны артты.
1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының жаңа заңында Қазақстан
Республикасының Ұлттық мұрағат қоры
Қазақстан халқының тарихи – мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып
табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет
қорғайды делінген. Аталмыш заңның 2 – бабында көрсетілген осы тұжырымдар
арқылы біз фото құжаттардың мемлекет, ел үшін маңыздылығы қандай деңгейде
екенін көреміз. Осыған сәйкес бүгінгі қоғам мүшелерін ретроспективті
құжаттармен таныстыру және оны пайдалану мүмкіндіктерін кеңейту Қазақстан
мұрағаттарының басты міндеті болып отыр.
Елбасы Н.Ә. Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған Мәдени мұра
бағдарламасы аясында аудиовизуалды құжаттарды қайта өңдеу шараларына
байланысты көптеген жұмыстар атқарылуда. Осы орайда цифрлеу әдісі арқылы
ескірген құжаттардың көшірмелері, сонымен қатар шет елден Қазақстан
тарихына қатысты құжаттарды (Мысалы Мұстафа Шоқай қоры) еліміздегі
мұрағаттарға қайтарып алу бүгіндегі актуалды мәселелердің бірі болып
табылады.
Мұрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мұрағат саласы қандай
күйде? Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен
дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды
жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымыздың дәрежесін көрсетеді.
Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық
стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық
қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық–техникалық
базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және
автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана
бірте–бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды
мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол
жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және
мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің
болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз
қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын
азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды
құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай
қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден
басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, бармақ басты, көз қыстылық
секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.
Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары
мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бары –
жабылған, жабылмағаны – қысқарған. Жұмысыды жазу барысында бұл мәселеге
тоқталуға жөн көрдім. Алайда, бұл мұрағаттану даму үрдісіне айтарлықтай
кедергі келтірмеді. Сондықтан да Қазақстан Республикамыздағы мұрағат ісі
саласы өз жалғсын табыуда. Жакыпов М.Х. айтқандай ХХІ ғасыр ақпарат ғасыры
деп өз мақаласында атап көрсетті (1(.
Техника заманына қадым басқанымыз бәрімізге айқын, сонымен Қазақстанда
да ақпараттық технологиялардың ерекше дамуы байқалады және электронды
түрдегі сақталынатын ақпарат құнды дерекке айналды. Электронды
мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды
сақтау сауалдар өз жауабын тапты (2(.
Алғаш рет Электронды сайлау жүйесін іске асырғанымыз, сондай ақ
мемлекеттік органдарды ақпараттандыру, Электронды үкімет инфрақұрылымының
қалыптасуы аталмыш сауалдың өзектілігін көрсетеді. Осыған орай электронды
құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз
ету мәселелері өзекті бола бастады (3(.
Әлемдік тәжірибеде электронды құжаттарды аса көп уақыт сақтау
мәселесінде жұмыстар жасалынған. Мысал ретінде, АҚШ–ғы мұрағаттар және іс
жүргізу жөніндегі Ұлттық әкімшілік электронды құжаттарды сақтау орталығында
(CFER NARA) 80 мыңнан астам мәлімет базасы сақталуда.
Осыған орай бірнеше халықаралық стандарттар шығарылды, олардың ішінде
төмендегілерді ерекше атуға болады;
- ISO 18925:2002 Imagine materials.
- Optical Disk Media. Storage practices (Оптические диски. Правила
хранения, ISAD G)
- Общий международный стандарт описания архивных документов Оттава,
1994.
Аса дамыған мұрағаттар болып: Австралия мұрағаты, онда Australian
Standard Management, 1996 ж.; Дания SSD, яғни тарихи мәліметтерді
зерттеулердің сипаттау Стандарты, 1994 ж.; Ақпараттық қорларды сипаттайтын
(NDAD) Ұлыбритания мәлімет базасын сақтайтын ұлттық электронды мұрағаты да
өз стандартын қабылдады.
ТМД елдері арасында, ең алғаш электронды құжаттарды мемлекеттік
сақтауға алған Беларусь Республикасы болды. Онда 1996 ж. Беларусь
электронды құжаттаманың ғылыми зерттеу орталығы құрылды. Ал, кейінгі
уақытта Ресей Федерациясында да арнайы мұрағаттар пайда бола бастады, олар:
Чуваш Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының
электронды құжаттама орталығы және Мәскеу қаласының электронды
тасымалдаушылардағы Орталық мұрағат (4(.
Бес жыл бұрын электронды құжат ұғымы кездесетін барлық мәселелерді
Еуропа, Ресей, Беларус елдеріндей деп тура айтуға болатын еді, алайда қазір
еліміздің мұрағаттану саласы, өз орнын жақсы тапты.
Қазақстан Республикасындағы мұрағат ісінің жағдайны тоқталатын болсақ,
электронды құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін, жетекшілік құжаттар
және арнайы жұмыстардың бар болуы талап етіледі. Яғни, бір қарағаннан–ақ
дәстүрлі қағаз түрінде сақталынатын құжаттардан айырмашылығы байқалады.
Сонымен, біздің елімізде электронды құжаттарды мемлекеттік
мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету шаралары қалай
жүзеге асырылуда? Оны құқықтық жағынанан дәлелдейтін негізінен Қазақстан
Республикасының заңдарын айтуға болады:
- Электронды құжат және электронды–сандық қолтаңба туралы;
- Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы (5(.
Сондай-ақ, диплом жұмысыма байланысты төмендегі заңдар мен
шараларды атап өткім келеді;
2007–2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін
дамыту бағдарламасы;
Ұлттық мұрағаттық қор мен мұрағаттар туралы Қазақстан
Республикасының Заңдарына өзгерістер енгізу туралы.
Сонымен қатар, Мәдениет туралы заңды дамыту мақсатында 9 нормативтік-
құқықтық акт, мұрағат ісі және ақпарат саласында 4 нормативтік акт
әзірленіп, қабылдануда. (6(
Қазақстан тарихы мен мәдениетіне қатысты белгісіз болып келген сирек
қолжазбалар, басылымдар, кітаптар мен мұрағат құжаттарын зерттеуге
Ватикан, Ереван, Каир, Стамбул, Анкара, Будапешт және Париж кітапханалары
мен мұрағаттарына ғылыми-іздестіру экспе-дициялары жасақталды.
Ақпараттандыру және байланыс агенттігімен Қазақстанда Ұлттық мұрағат
органдарын электронды жүйеге бейімдеу жоспары жасалды. Осыған сәйкес
Электронды іс қағаздары және электронды мұрағаттар атты республикалық
семинар өткізілді (7(.
Өткен жылы мұрағат мекемелері, оның ішінде, электронды құжаталмасу мен
электронды мұрағат жүйесі ұлғайды.
Министрліктің ұйымдастыру, қоғамдық-саяси, мәдени, барлығы 200-ден
астам жұмыстары 2006 жылға жасалған кесте мен жоспар бойынша атқарылды.
Атқарылған жұмыстар мен есептер Министрліктің www.sana.gov.kz веб-
сайты арқылы таратылады.
Тақырыптың зерттелу деңгейі. Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын
Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты
екенін еске сала кеткен жөн. Сол себептен де осы тақырыпқа байланысты онсыз
да онша көп емес зерттеулер мен арнайы оқу құралдары көбіне Ресей
авторларының еңбектерінде кездеседі. Алайда Қазақстан мұрағаттары мен Ресей
және Европа тәжіриьелерінен енгендігіне күмән жоқ. Алайда қазіргі таңда,
еліміздің мұрағаттары сол тәжірибелерді жинақтап, өз алдарында дербес
мұрағаттарға айналғанын байқаймыз. Оған себеп болған сол кездегі саясат
еді. Ал тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында осы мәселе төңірегінде жазылған
еңбектердің саны көп емес. Қайта керісінше, Отандық тарихнаманы жаңа
белеске көтерер еді. Тақырыптың аса зерттелмегеніне байланысты, біз
электронды мұрағаттардың шетелерде дамығанын байқадық. Сонымен көп мәнді,
Европа, АҚШ, Ресей Федерациясы және ТМД елдері арасында электронды
мұрағатты алғаш қолдана білген Беларусь Республикасының тәжірибелеріне
сүйендік.
Қазақстан Республикасында аталмыш тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда
электронды мұрағатты қолданысқа енгізген Қазақстан Республикасының
Президенттік мұрағаты (бұдан былай ҚР ПМ) және Қазақстан Республикасының
Орталық мемлекеттік мұрағаты (ҚР ОММ) тәжіриблеріне қарап, қорытынды жасай
аламыз.
Қазақстан зертеушілерінен бұл тақырыпты зерттегендер қатарына
ҚР ПМ мұрағатының директоры Шепель В.Н. мен қызметкерлері
Слободанюк А.А., Чернова С.И., мақалалры. ҚР ПМ Электронды құжаттар атты
тақырыбына семинарларды ұйымдастырған Сариева Р., еңбектері аса зор.
Дипломдық жұмысымды жазу барысында Ресейдің Отечественные архивы мерзімді
басылымының беттеріне, Юшин И.Ф., Михайлов О.А., Вестник Архивиста
журналындағы Калачева А.Д. Залаев Г.З. мақалаларын атап өтуге болады.
Сондай-ақ интернет материалдарына жүгендім (9(.
Зерттеулер қатарына, тек қана Ресейде басылып шыққан Михайлов О.А.
Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности
и использование және Карапетянец И.П. Бизнес архивы атты еңбектерді атап
айтуға болады (10(.
Алдымен электронды құжаттарды, одан кейін де мұрағаттарды зерттеу тек
90–шы жылдарда ғана түрлі мерзімді басылымдыр беттеріне алғашқы мақалалар
шыға бастады. Оған мысал ретінде, О.А. Михайлов өзінің мақалалары мен
еңбегінде электронды құжаттардың маңызын ашып көрсекен, оларды пайдаланудың
тиімділіктерін ұсынады. Чернова С.И. ҚР ПМ Ақпараттық бюллетені мен
Қазақстанда іс жүргізу мерзімді басылымдарында Мәскеу мұрағатың тәжірибе
негізінде электронды тасымалдаушыларға арнаған мақаласын жақсы ашып
көрсеткен.
Осылайша сол кездері көп авторлардың негізгі назары Электронды
құжаттардың және мұрағаттарды пайда болу тарихына және қолданысқа
енгізілуге аударылды.
1996 жылы жарық көрген Крайская А.А., Челинний В.О. Архивоведение
еңбегінде және өзге де мақалаларында электронды мұрағаттардың сол кездегі
жағдайы және оның ерекшелктері талданған. Ресей мұрағатшы мамандары мен
ғалымдары аталған мәселені конференциялар мен халақаралық конгрестерде
мұрағат саласының сан алуан проблемаларына тоқталып, олардың шешілу
жолдарын қарастырған. Кейін де бұндай конферециялар елімізде де
ұйымдастырла бастады және осымен шектелмей, өз дамуын одан да әрі табады
деген ойдамын. Әсіресе, Шепель В.Н., Чернова С.И. көтерген мәселелері күні
бүгінге дейін өзекті болып табылуда. Л.Н.Кривошеин Вопросы архивоведения
журналында жарық көрген Способы использовании электронных документов
мақаласында электронды құжаттарды пайдаланудың бірнеше әдіс–тәсілдерін
ұсынады. Осы жұмыстармен қатар Ресей
журналдарында шығып отырған Гарскова Л.М., Фроловтың В.Г., Корсаков Н.С.,
Долгорукова В.А., Петров Ф.И., Надеждин В.К,
Воронован А.Б. мақалаларында аз болғанымен, бұл мәселені аз-көп жан–жақты
қарастырылған.
Қазіргі күндері электронды құжаттарға байланысты маңызды мәліметтер
1989 жылы Мәскеуде басып шығарылған Государственные архивы СССР кітабында
да мәліметтер кездеседі. Министрлер кеңесінің басқарылуымен шыққан бұл
кітап 3 бөлімнен тұрады..
Мемлекеттік мұрағаттарды кинофотофоноқұжаттармен толықтыру және
олардың теориялық, тәжірибелік аспектілерін жүйелеу Основные правила
работы государственных архивов кітабында жақсы баяндалған. Кітап 1980 жылы
Мәскеуде шығады. Бұл еңбекте пленкалы тасығыштағы құжаттармен жұмыстың
тәжірибелік функциялары көрсетіледі.
Мұрағаттардың құрылуы және жүйеленуі туралы маңызды ақпарат
Козлитиннің И.А. Государственные архивы республик Средней Азии и
Казахстана (12( еңбегінде жинақталған. Берілген жұмыста Қазақстанның ірі
мұрағаттары сипатталады және олардағы электронды құжатқа байланысты
жүргізілген жұмыстары туралы сөз айтылады. .
Еліміз тәуелсіздік алғалы бері бұл мәселемен айналысып жүрген
зерттеушілеріміз қолмен санап аларлық. Дегенмен де Қазақстан тарихнамасында
аталмыш мәселеге байланысты бірнеше мақалалар, зерттеу жұмыстары өмірге
келуде. Қазіргі таңда Қазақстанда мұрағат ісі саласының ішінде бұл
мәселемен арнайы айналысып жүрген зерттеушісі
Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының директорының
орынбасары Адильгужин А.А. Ол кісімен сұхбат барысында. Қазақстан
Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты электронды құжаттармен
жұмыстың басталғанын айтты. Оған дәлел ҚР ОММ-ға Франциядан №2300 қорлы
Мұстафа Шоқай, Ресей көне актілер құжаттарының мемлекеттік мұрағаты
(РГАДА), Ресей әскери-тарихи мемлекеттік мұрағаты (РГВИА) біздің мұрағатқа
қайтарылуы болып табылады. Адильгужин А.А. бұған байланысты Қазақстанда іс-
жүргізу журналында жарық көрген мақалалары мен баяндамаларына жазылған.
Сондай-ақ ол, электронды құжаттарға байланысты ережелер жасаумен
айналысады (13(.
Сонымен, жалпы құжаттарға, соның ішінде электронды құжататарға
байланысты кеңес кезінде шыққан еңбектер баршылық. Алайда, тәуелсіз
Қазақстан тарихнамасында бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілердің
саны артуда. Оны жоғарыда аталған авторлардың еңбектерінен көре аламыз.
Зерттеу жұмысының деректік негізі. Электронды құжаттар мен
мұрағаттарға байланысты деректік базаның негізгі шоғыры Қазақстан
Республикасының электронды құжат, электронды қолтаңба, электронды
сайлау, ұғымдарымен байланысы бар.
Интернет желісінің ішінде электронды құжат және мұрағат жайында
мәліметтер жұмысымның деректік негізін толықтырады.
Тәуелзіз Қазақстанның рухани дамуында өзіндік үлкен септігін тигізіп
отырған Мәдени мұра бағдарламасы, Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар
туралы Қазақстан Республикасының заңы, 2001–2005 жылдарға арналған
Қазақстан Республикасының мұрағат ісін дамыту тұжырымдамасы, Асыл мұра
бағдарламасы және Қазақстан Республикасның Орталық Мемлекеттік мұрағатында
жасалған бірнеше жобалар жұмыстың жазылуына біршама өз үлесін тигізді (14(.
Сонымен бірге соңғы жылдары шыққан мұрағаттық ережелер мен заңдар
деректік негіз ретінде пайдаланылды.
Зерттеу тақырыбының мақсат–міндеттері. Диплом жұмысымның негізгі
мақсаты – әрине жаһандану заманының негізігі талабын ашып көрсету, оны
нақты айтатын болсақ өміріміздің барлық қажеттіліктері компьютермен
байланысты. Олай болса, ол мұрағат ісіне де қатысты.
- Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының ең
алдымен LOTUS NOTES жүйесі арқылы іс жүзіне асқан электронды
құжат айналымымен танысу;
- дәстүрлі және электронды құжаттардың мемлекет үшін маңыздылық
деңгейін ашып көрсету және оларды пайдаланудың жаңа үрдісін
зерттеу;
- Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап,
шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін болса электронды
құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.
Жұмыстың ғылыми жаңалығы. Тәуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы елу
елдің қатарына кіру үшін бүгіннен басталып өте үлкен көлемде қоғамдық
маңызы зор жұмыстар атқарылуы тиіс. Елдің рухани, мәдени жағынан дамуында
аудиовизалды құжаттардың маңыздылығы қандац деңгейде екендігі айқын нәрсе.
Алайда, осы құнды деректерді жинақтау, сақтау, пайдалану және ғылыми
айналымға енгізу шаралары ақсақтық танытып отыр.
Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік
көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол
жеткізілді.
- Электронды құжаттарды есепке алу және сақтау принциптеріне шолу
жасала отырып, оларды пайдаланудың жаңа заманға сай даму тенднциялары
ұсынылды. Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты
фотоқұжаттардың көшірмелерін цифрлеу әдісі арқылы алу мәселесі жұмыс
барысында кең талқыға түсті. Мұрағаттардың заманауй талаптарға сай дамуына
жаңа ұсыныстар жасалды.
- Құжаттар ішіндегі маңызды топқа жататын электронды құжаттарға
ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесін ұйымдастыру мәселесіне тоқтала отырып
берілген жүйенің тармақтық салаларына шолу жасалында және оларды заманға
сай қайта құру ұсынастары жасалды. Жалпы дәстүрлі құжаттарға және дәстүрлі
құжаттарға жасалатын ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесіне жасалатын
ерекшеліктері мен айырмашылықтары жұмыс барысында ашып көрсетілді.
- Соңғы және маңызды сатыларының бірі, мұрағатта сақтауда болған
электронды құжаттарды жинақтап, бір ізгілін ұйымдастыру. Мұрағат ісінде
атқырылатын маңызды салалрының бірі азаматтарға электрондық құжаттармен
жұмыс істеуге қолайлы жағдай жасау.
Жоғарыдағыдай айтылған шараларды іс жүзіне асыруға бізге Қазақстан
Республикасының Мұрағаттар коллегиясныңы төрайымы Сариева Р.Х. және
Қазақстан Республикасының Президенттік мұрағатының көмегімен өткізілетін
конференциялар диплом жұмысында айтылған барлық кемшіліктерді ашуға
көмектеседі. (15(
Зерттеу жұмысының теориялық–методологиялық негізі. Зерттеуге
обьективтілік, тарихилық, жүйелілік тәрізді ғылыми таным принциптері
баршылыққа алынды. Зерттеу жұмысында сондай–ақ зерттеушілер көзқарастарын
салыстыру, талдау әдістері кеңінен қолданылады. Тақырыпты зертеу барысында
Тәуелсіз Қазақстан зерттеушілері мен Ресей зерттеушілерінің еңбектері мен
пікірлеріне мән берілді.
Жұмыстың қолданбалық маңызды. Ғылыми жұмыс мұрағат ісі саласындағы тың
мәселелерге арналғандықтан оның қолдану аясының кең болуы заңдылық. Зерттеу
жұмысында жасалған жаңа тың қорытындылар мен тұжырымдар тәуелсіз
Қазақстанның жаңа ұстанымдар негізінде жазылған мұрағаттану саласының
зерттеулер қатарын толықтырады. Жұмысты мұрағаттану саласы бойынша мамандар
даярлауда, электронды құжаттар жүйесін одан әрі дамытуға байланысты шаралар
аясында, бүгінгі әлеуметтік–экономикалық, тарихи–мәдени реформаларды жүзеге
асыру барысында пайдалануға болады.
Сонымен қатар берілген жұмыс тарих ғылымы мен құжаттану саласымен
айналысатын студент жастарға және көпшілік қауымға арналады.
Зерттеу жұмысының құрылымы. Жазылып отырған ғылыми зерттеу жұмысы
кіріспе, екі тарау, соның ішінде әр тарауда екі тармақша, қорытынды,
пайдаланылған әдебиеттер тізімі және қосымшалардан тұрады.
1 Электронды құжаттардың пайда болуы

1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан
Мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан
Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңына,
Қазақстан Республикасының Электрондық құжат және электрондық цифрлық
қолтаңба туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық
инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған
мемлекеттік бағдарламасы туралы Қазақстан Республикасы Президентінің
2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығына, Қазақстан Республикасы Ұлттық
мұрағат қоры туралы Ережені бекіту туралы Қазақстан Республикасы
Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысына, Қазақстан Республикасы
Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік
бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар Жоспарын бекіту туралы
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулысына,
Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға
арналған бағдарламасын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің
2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысына және Құжаттар көшірмелерінің
мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы Қазақстан
Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысына сәйкес
әзірленген (16(.
Кез-келген мұрағат қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау,
уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық
мұрағат құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады. Мұрағат оның
міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар
құрамын айқындайтын Ережеге сәйкес жұмыс жүргізеді.
Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті
мемлекеттік органы, мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті
уәкілетті мемлекеттік органы (бұдан әрі - уәкілетті органдар), Қазақстан
Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы
Президентінің мұрағаты, республикалық маңызы бар қалалардың және Қазақстан
Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары, облыстардың, қалалардың,
аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі -
мемлекеттік мұрағаттар) осы Ережелерді ведомстволық мұрағаттар жұмысының іс-
тәжірибесіне ендіруде әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді және
олардың орындалуына бақылау жасайды (17(.
Сонымен ХХ ғасырдың соңында компьютерлік технологиялар адам
шығармашылығаның барлық салаларына және мұрағат мекемелеріне ене бастады.
Мұрағат саласына ақпараттық технологиялардың енгізілуі, құжаттық ақпаратқа
қол жеткізу, мұрағаттық ақпарат секілді байлыққа ғылыми анализ жасау және
жаңа мұрағаттық эвристиканы қалыптастыруға қол жеткізеді. CD және DVD
секілді тасымалдаушыларда құжаттарды және анықтамаларды жариялай білу және
әлемдік киберортаға мұрағаттық ақпарат деректерін интеграциялауға өз әсерін
тигізеді.
Біз мұрағат ісін ақпараттандыруды 4 кезеңдерге бөлеміз:
1. ХІХ ғасырдың соңы – 1950 жылдар;
2. 1950 жылдың бірінші ширегі – 1970 жылдың бірінші ширегі;
3. 1970 жылдың екінші ширегі – 1980 жылдың бірінші ширегі;
4. 1980 жылдың екінші ширегі – қазіргі таңға дейін.
Мұрағат ісін автоматизациялау және механизациялау электронды
есептегіш машиналар, ақпаратты тасымалдаушылар тарихымен тығыз байланысты.
Жоғарыда аталған кезеңдердің өзіндік ерекшеліктері бар. Оларға нақты
тоқталатын болсақ;
Бірінші кезең – мұрағат ісін механизациялау негізінен ведомствалық
мұрағаттарда іс жүзіне асты. Кіші механизация құралдары сирек болғанымен
көбіне матрикалық ақпарат тасымалдаушылармен (перфокарта, перфолента және
кодекс) шектелді, сондай–ақ халық санағында, өндірісте жобалау мен
есептеуде белгілі талаптарды шешуде есептеу–перфокарталық құралдар
қолданыста табылды.
Екінші кезең – бұнда мұрағат ісін ақпарттандыру мұрағаттарда
қолданылатын техника мен бағдарламанаң дамуымен ғана емес, сонымен бірге
КСРО–да информатиканың дамуымен оның тарих ғылымына соның ішінде
мұрағаттану саласына тигізген әсерімен ерекшеленді.
Үшінші кезең – болса жергілікті және мұрағат аралық ақпараттандырылған
іздестіру жүйелері (АІЖ) пайда болуымен және тәжірибесімен анықталады.
Аталмыш кезең негізінен ақпараттандырылған іздестіру жүйелерінің
қолданылуы ақпаратты тасымалдаушылардың (микропленкалар, магнитті ленталар,
дискілер), техниканың алмасуымен сипатталады. Осы кезеңде алғаш рет
машинада оқылатын құжаттардың сақталу мәселесі көтеріле бастады.
Төртінші кезең – өз кезегінде ең алдымен Мәскеу мұрағаттары кейін
басқа да мұрағаттары комьютеризацияланды. Бұл үрдістің лидерлері қатарына
ВНИИДАД, РФММ (ГАРФ) болып табылды (18(.
Жұмысымның бұл таруында негізінен құжаттың пайда болу тарихына
тоқталуды жөн көрдім.
Ерте орта ғасырлық кеңселерде құжат әзірлеу мен ресімдеудің белгілі
бір тәсілдері қалыптасты. Бұл кезеңде аса маңызыды құжаттар үшін негізгі
жазба материал пергамент еді. Ал ежелгі Қытайда кең тараған жазу материалы
бамбук болды. Оған барлық ресми іс жүргізу құжаттары түсіріліп отырды.
Өнделген бамбук таяқшаларын жарып кесу арқылы жұқа әрі ұзын пластинкалар
жасалатын да, оған қылқаламмен немесе тушьпне жазу жазылатын. Мәтін
жазылған пластинкалар жіппен оралып, байланатын. Мұндай байламның біреуі
бір кітап болатын.
Ежелгі Русьте жазу материалы ретінде қайың қабығы пайдаланылды.
Қайың қабығы пергаментке қарағанда берік болмағанмен, анағұрлым арзан еді.
Ол топырақта пергаменттен жақсы сақталады. Өңделген қайың қабығы үстінен,
астынан және бүйірінен кесілетін. Топырақ астынан табылған қайың қабықты
грамоталар содалы ыстық суға салынып жуылады, қыртыстары түзетіліп,
әйнектер арасына қойылып келтіріледі.
Арзан қайың қабығына қызмет бабындағы құжаттар сирек түсіріліп,
ол көбінесе тұрмыстық қарым–қатынас жазбаларына, сауат ашуға, шаруашылық
есеп–қисаптар жүргізуге пайдаланылды. Археологиялық қазба материалдары
арасында қайың қабықты грамоталар жиі кездеседі.
XIV ғасырға дейін жазу үшін қолданылған негізгі материал
пергамент болды. Оның аты Кіші Азияда орналасқан Пергаме (қазір Бергама)
қаласы атына байланысты шыққан. Пергамент – мал терісін (көбіне бұзау
терісін) ерекше тәсілмен өндеу арқылы алынатын материал. Оны дайындау
технологиясы біздің заманымызға дейінгі II ғасырға осы Пергаме қаласында
жетілдірілген. Пергаменттің ең жақсы сорты жұқа әрі оқалақ тесіп, сона
шағып бүлінбеген таза жаңа туған бұзау терісінен алынатын. Пергамент
қымбат материал болғандықтан оның әр парағы көбіне екі, үш мәртеден
пайдаланылатын. Қайта қолданар алдында бұрын жазылған жазулар қырып
тазартылып, жуылатын. Өңделген пергамент ақ түсті болатын Пергамент сөзі
XVII ғасырда поляк тілі арқылы қолданысқа енген.
XIV ғасырда кеңсе ісіне қағаз пайдаланыла бастады. Ол біртендеп
іс жүргізу қызметінде қолданылып келген пергаменті ығыстырып шығарды. Қағаз
ұғымындағы бумага латының bambagia – мақта деген сөзінен шыққан. Қағаз
ең алғаш II ғасырда Қытайда пайда болып, Еуропаға IX ғасырдан Испания
арқылы ене бастаған. Әйтсе де оның кең қолданысқа түсуі XIV ғасырдан бастау
алады. XIX ғасырдан бері қағаз ағаштан жасала бастады. Қазір оның ватман,
калька, көшірме қағаз секілді 600–ден астам түрі бар. Көлемі
(1 шаршы метр), салмағы (4–250 г), қалындығы (4–4000 мкм), түсі, ақтығы,
жылтырлығы, сорғыштығы және өзге қасиеттері бойынша сипатталады.
Ертеде жазу материалы ретінде ағаш тақтайшалар, жібек маталар,
тастар, папирустар, терілер де қолданылды (19(.
Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар (бұдан былай–ЭҚ) есебін
жүргізудің қағаз құжаттар есебін жүргізуден айырмашылығы аз. Әрбір есептік
бірлікке мұрағаттық шифр белгленеді: мұрағаттық қордың мемлекеттік мұрағат
берген нөмірі, ақапараттық ресурстың (тізімдеменің) нөмірі, сондай–ақ
есептеу бірлігінің нөмірі қойылады. ЭҚ есебін ұйымда бұған арнайы бөлінген
маман жүргізуі қажет. Мұрағат құжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу
тәртібі ұйым басшысының бұйрығы арқылы белгіленеді. Есептік құжаттардың
құрамы мен олардың формалары да ұйым басшысының бұйрығымен белгіленеді.
Мұрағатта мынадай жұмыстар атқарылады:
– ЭҚ–дың сипаттамаларын жасау;
– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқаларын әзірлеу;
– ЭҚ–ды сыйымдылығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру;
– ЭҚ–дың орын алмастыруы, бұл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге
бөлініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинақталуы
мүмкін;
– ЭҚ–дың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол
сақтандыру форматында электрондық құжаттардың тізімдемесін жасау;
– ЭҚ–дың орнында бар–жоғын және жай–күйін тексеру;
– Есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.
Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделді:
– ЭҚ–дың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды. Үш данасы
қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі
түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген ЭҚ
нұсқасы түсірілген негізге де, сондай–ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге
де жазылады;
– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының
жасалғандығы туралы акт;
– ЭҚ–дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт;
– ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы;
– Есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;
– Бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт.
Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттар
есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге
бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық.
Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық
аппаратына мынлар енеді: титулдық парақ; мазмұны (тақырыбы); алғысөз; ЭҚ
кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған сөздер
тізімі; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі; шифрлардың ауыспалы
кестелері (тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін); көрсеткіштер; ЭҚ
есептеу бірліктерінің аңдатпалық түсініктемелері (аннотациялар) берілген
анықтамалық т.б.
Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі
мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады.Тізімдемеге
арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады.
Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен
аттас болады,сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей
деңгейде орналасады.
Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы
жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады.
Тізімдемеге осымен қатар ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық
сипаттамасы да қоса жасалады. Оның құрылымдық үлгісі төменде
келтіріп отыр. АТС тізімдемеге қандай ЭҚ ендірілгенін, олардың қандай
форматтарда екенін, сақтауға берілген кезде қандай жұмыстар атқарылғанын,
түпнұсқанын қайда сақталғанын, ақпараттық ресурсті қалыптастыру ісі қалай
жүргізілгенін, ақпараттық жүйе мен ақпараттық ресурстын иесі кім,
ақпараттық ресурс жасау кезінде қандай бағдарламалық қамтамасыз ету
жүйесі қолданылды, міне, осы секілді сұрақтарға жауап алу үшін
жасалады. Бұл ақпараттар ЭҚ–дың ұзақ уақыт пайдаланылуын қамтамасыз
етуге көмектеседі. АТС бүкіл қор (коллекция) бойынша әзірленген
тізімделерге арналып жалпы шолу түрінде де, әрбір жеке тізмдеме бойынша
да жасалуы мүмкін. Қор құжаттарына арналған жалпы АТС бірінші
тізімдемеге салынады. Бұл сипаттаманың соңына құрастырушылары
көрсетіледі.
АТС–сы бар файл атауына ITН сөзі және тізімдеме мен қор шифрлары
қосылады (20(.
Үлгіге Ұлыбритания Ұлттық электрондық мәліметтер базасы
мұрағатында қабылданған ақпараттық ресурстар сипаттамасы алынып отыр.
Оның бірінші бөлімі мұрағаттық сипаттаулар жөнінде ISAD (G) Жалпы
халықаралық стандарты ұсынатын сипаттамалық мақалалар–ды қамтиды. Мұнан
кейінгі бөлімдер әрі дерек–танымдық, әрі технологиялық сипаттамалар болып
келеді. Сипаттаудың көрсетілген стандартын ЭҚ–ды ұйымдастырудың өзге де
деңгейлерінде – қорлар, коллекциялар, қорлардың серияларын құруда да
қолдануға болады.
Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл электрондық
негіздердің жоғалуына жол бермейтін,олардың физикалық және техникалық
жағдайларын ретке келтіріп отыратын, сондай–ақ ЭҚ–дың қосымша техникалық
құралдарсыз–ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдық–техникалық база жасау,
нормативтік режимдерді сақтау мен тиісті ұйымдастыру жұмыстарының оңтайлы
әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады.
ЭҚ–дың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі
тиіс:
– электрондық негіздерді (сақтау бірліктерін) мұрағат қоймасына, ал
ЭҚ–дың сақтау бірліктерін электрондық негіздерге тиімді
орналастыру;
– қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тәртібін сақтау;
– ЭҚ–дың бар–жоғын және олардың жай–күйін тексеру;
– ЭҚ–дың физикалық және техникалық жай–күйлерін бақылау;
– ЭҚ–ды арнайы физикалық және техникалық өңдеуден өткізу;
– ЭҚ–ды жаңа (технологиялық тұрғыдан) электрондық негізге
көшу;
– ЭҚ–ды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы
форматтарға қосымша даналар әзірлеу мақсатында көшірмелеу;
– Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі шаралар;
– ЭҚ–ды залалды компьютерлік бағадарламалардан (вирустардан
және т.б.) қорғау;
– ЭҚ–ды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау;
ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде және ұйымның ЭҚ мұрағатында оларды оқуға
арналған техникалық және бағдарламалық әдістердің түр–түрі қолданылады:
электрондық ақпаратты монитор экранына шығару, қолданысқа лайықты формада
көбейту т.б.
ЭҚ–дың ұзақ уақыттардан соң да (10 жылдан жоғары) ашылуын қамтамасыз
ету мақсатында ақпараттық ресурстарды неғұрлым кең тараған әрі қарапайым
компьютерлік форматтарға көшіру шаралары жүргізіледі. Ақпараттық
ресурстарды ұйымның ЭҚ мұрағатына тапсырар алдында, сондай–ақ мұрағаттын өз
ішіндегі ЭҚ–дың сақталуын қамтамасыз ету жұмыстары аясында ЭҚ–дың
сақтандыру форматына түсірілген даналары жасалады.
Оптикалық дискілер үшін: температура + 25°С–дан аспауы керек, ауаның
салыстырмалы ылғалдылығы 20–дан 50 пайызға дейінгі аралықта болуы тиіс.
ЭҚ–дың қолданыстағы даналары сақталатын қоймада бөлме температурасының
көрсеткіші + 23°С төңірегіне дейін рұқсат етіледі. ЭҚ–дың резервтегі
даналары сақталатын қоймаларда температура мөлшері + 17°С–дан аспауы қажет
әрі ауаның салыстырмалы ылғалдылығы мүмкіндігінше төмен болғаны жөн.
Дискілерді + 32°С–дан жоғары және – 10°С–дан төмен температурада сақтауға
болмайды. Температура мөлшері – 5°С–ға, салыстьырмалы ылғалдылық 50 пайызға
дейінгі жағдайларда дискілерді тасымалдауға болады. ЭҚ–ды жасаушы–фирманың
негіздерді сақтау барысында температуралық–ылғалдылық режимін ұйымдастыру
туралы өз ұсыныстары болса, ең алдымен соңы басшылыққа алу лазым.
ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде олардың толымдылығы негізгі (қолданыстағы)
даналар бойынша резервтік даналардың жасалуын ұйымдастыру арқылы
қаматамасыз етіледі. ЭҚ–ды тек сыртқы негіздерге ғана жазып сақтау кезінде
міндетті түрде олардың қолданыста болатын және резервке қойылатын жеке
дербес негіздегі даналары болуға тиіс. ЭҚ–дың қолданыстағы және резервтегі
даналарын әртүрлі өндірістік фирмаларлан шыққан электрондық негіздерге
жазған жөн.
Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық
негіздер арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.
ЭҚ–дың қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін:
– Сервелерге;
– RAID–массивтерге;
– Компьютерлердің қатқыл дискілеріне (винчестерлерге);
– Оптикалық дискілерге (CD–RW, CD–R, DVD– RW);
– Магнитті оптикалық дискілерге.
ЭҚ–дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін:
– резервтік сервелерге;
– резервтік RAID–массивтерге ;
– компьютерлердің қатқыл дискілеріне;
– стримерлік (магниттік) ленталарға;
– оптикалық дискілерге;
– магнитті оптикалық дискілерге;
– сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге.
Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы
электрондық негіздерге: оптикалық дискілерге; стримерлік (магниттік)
ленталарға түсірілген электрондық құжаттарды сақтайды.
ЭҚ–ды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық
бөлімшелерінде сақтау кезінде олардың (негіздердің) әрқайсысына мынадай
деректемелер ендіріледі:
– ұйымның қысқаша атауы;
– электрондық негіз индексі;
– электрондық негіздің статусы:
– негізге жазылған ақпараттық ресурстардың реестрлік
нөмірлері;
– қажет болған жағдайда АҚҚ (айрықша құнды құжаттар) және
РШҚ (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою.
ЭҚ сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау кезінде
әрбір сақтау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс:
– ЭҚ мұрағатының қысқаша атауы;
– Сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
– Қор нөмірі;
– Сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу
бірлігінің нөмірлері.
Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына (оптикалық дискінің
сыртқы бетіне) арнайы маркерлермен немесе фломастерлермен жазылады, жазуға
үшкір құралдарды пайдалануға болмайды. Этикеткалар алдымен маркіленіп,
сосын ғана желімденеді.
Электрондық негіз қорабына (футлярға) да осылайша этикетка жапсырылып,
онда мыналар жазылады:
– ұйымның қысқаша атауы;
– электрондық құжаттар мұрағатының қысқаша атауы;
– сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
– электрондық негіздің өндірістік (зауытық) нөмірі;
– электрондық негіздің статусы:
– қор нөмірі;
– сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің
нөмірлері;
– негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың реестрлік
нөмірлері;
– ЭҚ–дың шектік мерзімдері;
– қажет болған жағдайда АҚҚ (айрықша құнды құжаттар) және РШҚ
(рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою;
– ЭҚ–дың негізге жазылған уақыты.
Электрондық негіздердің техникалық параметрлерін, дыбыс–бейнелі
ЭҚ–дың акустикалық сипатын арнайы аппараттық және бағдарламалық
қамтамасыз ету жолдары арқылы бақылайды. ЭҚ–ы ашылмайтын немесе залалды
компьютерлік бағдарламалары бар электрондық негіздерді стеллажды жеке
сөресіне (жәшігіне) бөлектеп қойып, кейін оларды ұйымның қай құрылымдық
бөлімшесінен келіп түскен болса, сол жаққа қайтару қажет.
ЭҚ–дың бар–жоғын және жай–күйін кем дегенде 3 жылда бір рет,
сондай–ақ оларды мемлекеттік сақтауға тапсырар алдында да тексеріп
отырады.
Осындай жүйелерді Рындин А. өз мақаласында бәрін ашып нақты көрсеткен.
ЭҚ мұрағатындағы ақпараттық жүйені жетілдіру немесе технологиялық
платформаны өзгерту алдында ЭҚ–дың технологиялық жай–күйіне сараптама
жасалады. Бірақ бұл кем дегенде 5 жылда бір рет жүргізілуге тиісті шара
болып есептеледі. Ол және бүкіл ұйым деңгейіндегі өзгерістер барысында да
өткізіліп тұруы шарт. Ақпараттық ресурстарды мұрағатқа сақтауға берер
алдында оларды сақтандыру форматтарына көшірмелеу ісі құрылымдық
бөлімшелерде де, электрондық құжаттар мұрағатының өзінде де жүргізіледі
(21(.
Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық
стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық
қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық-техникалық
базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және
автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-
бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа
көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін
боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік
мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл
саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша
мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да
өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері
аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс
істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды
қолдан жоғалтып жіберуі, бармақ басты, көз қыстылық секілді түрлі
жағдайлардың басы қылтияды.

1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі таңдағы мәселесі
Алматыда 2006 жылдың 26 қыркүйегінде Қазақстан Мәдениет және ақпарат
министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті Қазақстан Республикасы
Президентінің мұрағатымен бірігіп Электронды құжат айналымы және
электрондық мұрағат тақырыбына семинар ұйымдастырды. Мұндай шара елімізде
республикалық ауқымда тұңғыш рет өткізіліп отыр. Қатысушылар құрамында
Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттік, Ұлттық ақпараттық
технологиялар акционерлік қоғамы, ҚР Ұлттық банкі Банк сервисі
республикалық мемлекеттік кәсіпорны, сонымен қатар, облыстардың, Алматы мен
Астана қалаларының мемлекеттік органдары, ұйымдары мен ұлттық компаниялары,
мемлекеттік мұрағаттары өкілдері болады.
Семинардың ашылуында Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты
директоры В.Шепель кіріспе сөз сөйледі. Содан соң сөз кезегі Ақпарат және
мұрағат комитеті төрағасының орынбасары Р.Сариеваға берілді. Ол өз
сөздерінде электронды құжат айналымы мен электрондық мұрағаттарға қатысты
көкейкесті мәселелерді шешу, құжаттамаларды электрондық негізде сақтау және
осы бағыттағы стратегияларды айқындау қажеттілігі тұрасында өз ойларын
ортаға салды. Мемлекеттік органдарды ақпараттандыру мен электронды үкімет
инфрақұрылымын қалыптастыру жөніндегі мемлекеттік бағдарламалар аталмыш
мәселелердің маңздылығын арттыра түсті (22(.
Қазақстан Республикасы Премьер–Министрі Кеңсесінің бақылау және
құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің орынбасары А.Слободянюк
электронды құжат айналымын елдегі мемлекеттік органдар мен мемлекеттік
мекемелерге енгізу проблемасына тоқталды (23(.
Ақпарат және мұрағат комитетінің бөлім бастығы А.Мустафинаның
баяндамасында электронды құжат айналымының және электронды құжаттарды
ведомствалық сақтаудың нормативтік құқықтық әрі әдістемелік базаларын
дамыту жөніндегі көкейкесті мәселелер айтылды. Қазақстан Республикасы
Ұлттық банкінің банк бюросы мемлекеттік кәсіпорыны Ақпараттық жүйені
жобалау және әзірлеу басқармасы бастығы Е.Самойленко, (24( Қазақстан
Республикасы Президенті мұрағаты директорының орынбасары В.Чупров,
Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатының мұрағаттық технологиялар
бөлім бастығы С.Чернова (25( және т.б. хабарламаларында ҚР Ұлттық банкі
электрондық мұрағатының, Мәскеу қаласы электрондық негіздегі құжаттар
орталық мұрағатының электрондық негіздегі құжаттар бойынша жұмыс жүргізу
тәжірибелері және электрондық мұрағат ұйымдастыру мен оны іске қосу
мәселелері сөз болды. А.Қырғызбаева электронды құжат айналымында және
электрондық мұрағатта электронды цифрлық қолтаңбаны қолдану мәселесін сөз
етті (26(.
Жоғарыда айтылған мәселелер бойынша қызу пікір алысулар
нәтижесінде семинарға қатысушылар мындай негізгі ұсыныстарды әзірледі.
Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық
құжат айналымының және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың
нормативтік әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды
әзірлеу керек;
– электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау,
сақтау істері бойынша республикалық стандарттар; электрондық құжаттар
миграциясын өткізу жөніндегі технологиялық регламент; терминдер мен
анықтамалар;
– электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомстволық және мемлекеттік
мұрағаттардың жұмыс ережелері;
– электрондық құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын
жүргізу жөніндегі тұрптты нұсқаулық;
– тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;
– мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін
электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру
жөніндегі нұсқаулық;
Осымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу барысында
қолданылатын тәсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды әзірлеу
қажеттілігі айтылды. Атап айтқанда;
– құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың электрондық
нұсқаларын міндетті комплектіде сақтау;
– мұрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды басқару
жөніндегі техникалық тапсырмаларды әзірлеуге қатысуы;
– құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін
сақтау;
– Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері – мекемелерде және
мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми–анықтамалық аппарат жасау және сипаттау әрі
есеп жүргізу жөніндегі сабақтастықты қамтамасыз ету;
Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін
қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық
қолтаңбаларды қолдану принциптерін және электрондық құжаттардың электрондық
цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет деп
танылды.
Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек:
– іс номенклатураларында электрондық мәліметтер базасы және басқа да
ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет;
– мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау, олардың
мақсаттары мен міндеттерін, құрылымы мен хронологиялық кезеңдерін көрсету;
Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттіктен мемлекеттік
органдардағы ақпараттық жүйе бойынша жұмыс жүргізуші кадрлар құрамын
нығайтуға байланысты көмек сұрау.
Билік органдары мен ұйымдарда электрондық құжаттар мұрағатын жасақтау,
ұйымдастыру және іске қосу мәселелерінің көкейкестілік сипаты жыл өткен
сайын арты түсуде. Олар қағаз құжаттармен бірге ұйымның бірыңғай
құжаттамалық қорын құрайды. Ұйым мұрағатындағы ақпараттың бұл екі түрін де
(қағаз және электрондық) тұтас бірлікте қарастыру шарт.
Осыған байланысты электрондық ақпарат ресурстарын сақтау мен бұл істе
кездесетін қиындықтарды жеңу жолдары мұрағаттың мұндай түрін ұйымдастыру
методологиясында маңызды мәнге ие.
Мұрағатшылар құжаттарды (басқару құжаттары, фотосуреттер, пошта
карточкалры т.б.) дәстүрлі әдіспен қабылдайды, яғни ақпараттың материалдық
негіздерін сақтауға алады және оған қол жеткізілуін қамтамасыз етеді.
Қазіргі кезде электрондық ақпаратты басқару міндеті туындап отыр. Ұйымдарда
қандай электрондық құжаттар қалыптасады және сақталады? Бұлар:
– жобаларды әзірлеу кезінде пайдаланылған қағаз құжаттардың мәтінді
және басқа материалды файлдары;
– бухгалтерия, кадрларды басқару, іс қағаздарын жүргізу жүйелеріндегі
ақпараттық–іздестіру бағыты бойынша мәліметтер базасы;
– ақпараттық анықтамалық жүйелер – бірінші кезекте, құқық пәндері
бойынша барлық заңдар және нормативтік актілердің көшірмелері түріндегі
ақпаратты қамтитын құқықтық және нормативтік жүйелері, т.б.
Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол
қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі
сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне
баса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты
жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты
нәрселердің бәрін: ақпаратты (мазмұнын), материалдық негізді, деректемелер
мен құжат әзірлеу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін тұтас бірлікте
алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та
болмайды. Электрондық құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды
сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқалардың мәні зор. Электрондық
құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау
– алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола
алады. Әйтсе де бірыңғай баламалы технологияларды қолданбайынша электрондық
құжат өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық
құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат
бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни электрондық құжатты файлдан
шығарып, ақпаратын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен
кейін ғана құжат деп есептеуге болады.
Бұған алыс шетелдердің кітапханалары мен ғылыми мекемелерінде жатқан
құнды тарихи құжаттарды іздеу мен алуды қосыңыз. Ендеше, мұрағат ісі
саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық
нәрсе. Ал біздің ақпараттық ... жалғасы
Ұқсас жұмыстар
Электронды құжаттар
Құжаттар құндылығы
Бүлінген құжаттар
Ұйымдық құжаттар туралы түсінік
Анықтамалық-ақпараттық құжаттар
Патенттік құжаттар
Бухгалтерлік құжаттар және олардың жіктелуі
Жеке құрам бойынша құжаттар
Жеке құжаттар
«Мәдени Мұра» және «Асыл Мұра» бағдарламалары: аудиовизуалды құжаттар мәселелері
Пәндер

Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор №1 болып табылады.

Байланыс

Qazaqstan
Phone: 777 614 50 20
WhatsApp: 777 614 50 20
Email: info@stud.kz
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь