Электронды құжаттар және мұрағаттар

МАЗМҰНЫ

КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3

1 Электронды құжаттардың пайда болуы
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан ... ... ... ... ... ... .11
1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі мәселесі ... ... ... ... ... 19

2 Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері
2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ҒАА
құру және оның ерекшеліктері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 27
2.2 Автоматтандырылған ақпараттық іздестіру жүйелерін құру
(АИПС тарихынан, қолданылуы, функция, пайдасы) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 38
2.3 Электрондық құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз
ету проблемалары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 41

Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 51

Пайдаланған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 57

Қосымша ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..58

КІРІСПЕ

Тақырыптың өзектілігі: Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде дамуында сыртқы және ішкі, дәстүрлі және заманауй факторлар өз сабақтастығын тауып жатыр.Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін бүгінгі таңдағы басты міндет – келешек ұрпаққа өшкенін қайта жандыртып, ұмытылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге асырудың ең алғашқы және басты этапы – қазақ мемлекеттігінің шынайы тарихын жазу болып табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы құпияларын ашу жолдарында сол замандарға қатысты құжаттардың алатын орны өте зор.
Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттар да өзіндік сипатқа ие болуда. 20 – шы ғасырдың басында дәстүрлі жазба құжаттармен қатар өмірге электронды құжаттар ұғымы келді. Көзбен көріп, құлақпен естіп білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп жылдар бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр.
Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихымызға деген қызығушылығымыз бұрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бұл сұранысын қанағаттандыру үшін республика мұрағаттары талмай жұмыс істеу үстінде.
Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан ақпарат, соның ішінде ретроспективті құжаттар ақпарат қоғамның рухани, мәдени дамуындағы басты ресурсқа айналды. Электронды құжаттарды саяси, құқықтық, әлеуметтік және мәдени – ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сұранысты ұлғайта түсті. Дәлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге алуға уағыздайтын құжаттың соның ішінде электронды құжаттардың құны артты.
1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының жаңа заңында «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры
Қазақстан халқының тарихи – мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды» делінген. Аталмыш заңның 2 – бабында көрсетілген осы тұжырымдар арқылы біз фото құжаттардың мемлекет, ел үшін маңыздылығы қандай деңгейде екенін көреміз. Осыған сәйкес бүгінгі қоғам мүшелерін ретроспективті құжаттармен таныстыру және оны пайдалану мүмкіндіктерін кеңейту Қазақстан мұрағаттарының басты міндеті болып отыр.
Елбасы Н.Ә. Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған «Мәдени мұра» бағдарламасы аясында аудиовизуалды құжаттарды қайта өңдеу шараларына байланысты көптеген жұмыстар атқарылуда. Осы орайда цифрлеу әдісі арқылы ескірген құжаттардың көшірмелері, сонымен қатар шет елден Қазақстан тарихына қатысты құжаттарды (Мысалы Мұстафа Шоқай қоры) еліміздегі мұрағаттарға қайтарып алу бүгіндегі актуалды мәселелердің бірі болып табылады.
Мұрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мұрағат саласы қандай күйде? Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымыздың дәрежесін көрсетеді. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық–техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте–бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, «бармақ басты, көз қыстылық» секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.
Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бары – жабылған, жабылмағаны – қысқарған. Жұмысыды жазу барысында бұл мәселеге тоқталуға жөн көрдім. Алайда, бұл мұрағаттану даму үрдісіне айтарлықтай кедергі келтірмеді. Сондықтан да Қазақстан Республикамыздағы мұрағат ісі саласы өз жалғсын табыуда. Жакыпов М.Х. айтқандай ХХІ ғасыр ақпарат ғасыры деп өз мақаласында атап көрсетті 1.
Техника заманына қадым басқанымыз бәрімізге айқын, сонымен Қазақстанда да ақпараттық технологиялардың ерекше дамуы байқалады және электронды түрдегі сақталынатын ақпарат құнды дерекке айналды. Электронды мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды сақтау сауалдар өз жауабын тапты 2.
Алғаш рет «Электронды сайлау» жүйесін іске асырғанымыз, сондай ақ мемлекеттік органдарды ақпараттандыру, «Электронды үкімет» инфрақұрылымының қалыптасуы аталмыш сауалдың өзектілігін көрсетеді. Осыған орай электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету мәселелері өзекті бола бастады 3.
Әлемдік тәжірибеде электронды құжаттарды аса көп уақыт сақтау мәселесінде жұмыстар жасалынған. Мысал ретінде, АҚШ–ғы мұрағаттар және іс жүргізу жөніндегі Ұлттық әкімшілік электронды құжаттарды сақтау орталығында (CFER NARA) 80 мыңнан астам мәлімет базасы сақталуда.
Осыған орай бірнеше халықаралық стандарттар шығарылды, олардың ішінде төмендегілерді ерекше атуға болады;
- ISO 18925:2002 Imagine materials.
- Optical Disk Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения, «ISAD G»)
- «Общий международный стандарт описания архивных документов» Оттава, 1994.
Аса дамыған мұрағаттар болып: Австралия мұрағаты, онда Australian Standard Management, 1996 ж.; Дания SSD, яғни тарихи мәліметтерді зерттеулердің сипаттау Стандарты, 1994 ж.; Ақпараттық қорларды сипаттайтын (NDAD) Ұлыбритания мәлімет базасын сақтайтын ұлттық электронды мұрағаты да өз стандартын қабылдады.
ТМД елдері арасында, ең алғаш электронды құжаттарды мемлекеттік сақтауға алған Беларусь Республикасы болды. Онда 1996 ж. Беларусь электронды құжаттаманың ғылыми зерттеу орталығы құрылды. Ал, кейінгі уақытта Ресей Федерациясында да арнайы мұрағаттар пайда бола бастады, олар: Чуваш Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының электронды құжаттама орталығы және Мәскеу қаласының электронды тасымалдаушылардағы Орталық мұрағат 4.
Бес жыл бұрын электронды құжат ұғымы кездесетін барлық мәселелерді Еуропа, Ресей, Беларус елдеріндей деп тура айтуға болатын еді, алайда қазір еліміздің мұрағаттану саласы, өз орнын жақсы тапты.
Қазақстан Республикасындағы мұрағат ісінің жағдайны тоқталатын болсақ, электронды құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін, жетекшілік құжаттар және арнайы жұмыстардың бар болуы талап етіледі. Яғни, бір қарағаннан–ақ дәстүрлі қағаз түрінде сақталынатын құжаттардан айырмашылығы байқалады.
Сонымен, біздің елімізде электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету шаралары қалай жүзеге асырылуда? Оны құқықтық жағынанан дәлелдейтін негізінен Қазақстан Республикасының заңдарын айтуға болады:
- «Электронды құжат және электронды–сандық қолтаңба туралы»;
- «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы» 5.
Сондай-ақ, диплом жұмысыма байланысты төмендегі заңдар мен шараларды атап өткім келеді;
«2007–2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін дамыту бағдарламасы»;
«Ұлттық мұрағаттық қор мен мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңдарына өзгерістер енгізу туралы».
Сонымен қатар, «Мәдениет туралы» заңды дамыту мақсатында 9 нормативтік-құқықтық акт, мұрағат ісі және ақпарат саласында 4 нормативтік акт әзірленіп, қабылдануда. 6
Қазақстан тарихы мен мәдениетіне қатысты белгісіз болып келген сирек қолжазбалар, басылымдар, кітаптар мен мұрағат құжаттарын зерттеуге Ватикан, Ереван, Каир, Стамбул, Анкара, Будапешт және Париж кітапханалары мен мұрағаттарына ғылыми-іздестіру экспе-дициялары жасақталды.
Ақпараттандыру және байланыс агенттігімен Қазақстанда Ұлттық мұрағат органдарын электронды жүйеге бейімдеу жоспары жасалды. Осыған сәйкес «Электронды іс қағаздары және электронды мұрағаттар» атты республикалық семинар өткізілді 7.
Өткен жылы мұрағат мекемелері, оның ішінде, электронды құжаталмасу мен электронды мұрағат жүйесі ұлғайды.
Министрліктің ұйымдастыру, қоғамдық-саяси, мәдени, барлығы 200-ден астам жұмыстары 2006 жылға жасалған кесте мен жоспар бойынша атқарылды.
Атқарылған жұмыстар мен есептер Министрліктің www.sana.gov.kz веб-сайты арқылы таратылады.
Тақырыптың зерттелу деңгейі. Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн. Сол себептен де осы тақырыпқа байланысты онсыз да онша көп емес зерттеулер мен арнайы оқу құралдары көбіне Ресей авторларының еңбектерінде кездеседі. Алайда Қазақстан мұрағаттары мен Ресей және Европа тәжіриьелерінен енгендігіне күмән жоқ. Алайда қазіргі таңда, еліміздің мұрағаттары сол тәжірибелерді жинақтап, өз алдарында дербес мұрағаттарға айналғанын байқаймыз. Оған себеп болған сол кездегі саясат еді. Ал тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында осы мәселе төңірегінде жазылған еңбектердің саны көп емес. Қайта керісінше, Отандық тарихнаманы жаңа белеске көтерер еді. Тақырыптың аса зерттелмегеніне байланысты, біз электронды мұрағаттардың шетелерде дамығанын байқадық. Сонымен көп мәнді, Европа, АҚШ, Ресей Федерациясы және ТМД елдері арасында электронды мұрағатты алғаш қолдана білген Беларусь Республикасының тәжірибелеріне сүйендік.
Қазақстан Республикасында аталмыш тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда электронды мұрағатты қолданысқа енгізген Қазақстан Республикасының Президенттік мұрағаты (бұдан былай ҚР ПМ) және Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты (ҚР ОММ) тәжіриблеріне қарап, қорытынды жасай аламыз.
Қазақстан зертеушілерінен бұл тақырыпты зерттегендер қатарына ҚР ПМ мұрағатының директоры Шепель В.Н. мен қызметкерлері Слободанюк А.А., Чернова С.И., мақалалры. ҚР ПМ «Электронды құжаттар» атты тақырыбына семинарларды ұйымдастырған Сариева Р., еңбектері аса зор. Дипломдық жұмысымды жазу барысында Ресейдің «Отечественные архивы» мерзімді басылымының беттеріне, Юшин И.Ф., Михайлов О.А., «Вестник Архивиста» журналындағы Калачева А.Д. Залаев Г.З. мақалаларын атап өтуге болады. Сондай-ақ интернет материалдарына жүгендім 9.
Зерттеулер қатарына, тек қана Ресейде басылып шыққан Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности и использование» және Карапетянец И.П. «Бизнес архивы» атты еңбектерді атап айтуға болады 10.
Алдымен электронды құжаттарды, одан кейін де мұрағаттарды зерттеу тек 90–шы жылдарда ғана түрлі мерзімді басылымдыр беттеріне алғашқы мақалалар шыға бастады. Оған мысал ретінде, О.А. Михайлов өзінің мақалалары мен еңбегінде электронды құжаттардың маңызын ашып көрсекен, оларды пайдаланудың тиімділіктерін ұсынады. Чернова С.И. ҚР ПМ «Ақпараттық бюллетені» мен «Қазақстанда іс жүргізу» мерзімді басылымдарында Мәскеу мұрағатың тәжірибе негізінде электронды тасымалдаушыларға арнаған мақаласын жақсы ашып көрсеткен.
Осылайша сол кездері көп авторлардың негізгі назары Электронды құжаттардың және мұрағаттарды пайда болу тарихына және қолданысқа енгізілуге аударылды.
1996 жылы жарық көрген Крайская А.А., Челинний В.О. «Архивоведение» еңбегінде және өзге де мақалаларында электронды мұрағаттардың сол кездегі жағдайы және оның ерекшелктері талданған. Ресей мұрағатшы мамандары мен ғалымдары аталған мәселені конференциялар мен халақаралық конгрестерде мұрағат саласының сан алуан проблемаларына тоқталып, олардың шешілу жолдарын қарастырған. Кейін де бұндай конферециялар елімізде де ұйымдастырла бастады және осымен шектелмей, өз дамуын одан да әрі табады деген ойдамын. Әсіресе, Шепель В.Н., Чернова С.И. көтерген мәселелері күні бүгінге дейін өзекті болып табылуда. Л.Н.Кривошеин «Вопросы архивоведения» журналында жарық көрген «Способы использовании электронных документов» мақаласында электронды құжаттарды пайдаланудың бірнеше әдіс–тәсілдерін ұсынады. Осы жұмыстармен қатар Ресей журналдарында шығып отырған Гарскова Л.М., Фроловтың В.Г., Корсаков Н.С., Долгорукова В.А., Петров Ф.И., Надеждин В.К, Воронован А.Б. мақалаларында аз болғанымен, бұл мәселені аз-көп жан–жақты қарастырылған.
Қазіргі күндері электронды құжаттарға байланысты маңызды мәліметтер 1989 жылы Мәскеуде басып шығарылған «Государственные архивы СССР» кітабында да мәліметтер кездеседі. Министрлер кеңесінің басқарылуымен шыққан бұл кітап 3 бөлімнен тұрады..
Мемлекеттік мұрағаттарды кинофотофоноқұжаттармен толықтыру және олардың теориялық, тәжірибелік аспектілерін жүйелеу «Основные правила работы государственных архивов» кітабында жақсы баяндалған. Кітап 1980 жылы Мәскеуде шығады. Бұл еңбекте пленкалы тасығыштағы құжаттармен жұмыстың тәжірибелік функциялары көрсетіледі.
Мұрағаттардың құрылуы және жүйеленуі туралы маңызды ақпарат Козлитиннің И.А. «Государственные архивы республик Средней Азии и Казахстана» 12 еңбегінде жинақталған. Берілген жұмыста Қазақстанның ірі мұрағаттары сипатталады және олардағы электронды құжатқа байланысты жүргізілген жұмыстары туралы сөз айтылады. .
Еліміз тәуелсіздік алғалы бері бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілеріміз қолмен санап аларлық. Дегенмен де Қазақстан тарихнамасында аталмыш мәселеге байланысты бірнеше мақалалар, зерттеу жұмыстары өмірге келуде. Қазіргі таңда Қазақстанда мұрағат ісі саласының ішінде бұл мәселемен арнайы айналысып жүрген зерттеушісі Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының директорының орынбасары Адильгужин А.А. Ол кісімен сұхбат барысында. Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты электронды құжаттармен жұмыстың басталғанын айтты. Оған дәлел ҚР ОММ-ға Франциядан №2300 қорлы Мұстафа Шоқай, Ресей көне актілер құжаттарының мемлекеттік мұрағаты (РГАДА), Ресей әскери-тарихи мемлекеттік мұрағаты (РГВИА) біздің мұрағатқа қайтарылуы болып табылады. Адильгужин А.А. бұған байланысты «Қазақстанда іс-жүргізу» журналында жарық көрген мақалалары мен баяндамаларына жазылған. Сондай-ақ ол, «электронды құжаттарға» байланысты ережелер жасаумен айналысады 13.
Сонымен, жалпы құжаттарға, соның ішінде электронды құжататарға байланысты кеңес кезінде шыққан еңбектер баршылық. Алайда, тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілердің саны артуда. Оны жоғарыда аталған авторлардың еңбектерінен көре аламыз.
Зерттеу жұмысының деректік негізі. Электронды құжаттар мен мұрағаттарға байланысты деректік базаның негізгі шоғыры Қазақстан Республикасының «электронды құжат», «электронды қолтаңба», «электронды сайлау», ұғымдарымен байланысы бар.
Интернет желісінің ішінде электронды құжат және мұрағат жайында мәліметтер жұмысымның деректік негізін толықтырады.
Тәуелзіз Қазақстанның рухани дамуында өзіндік үлкен септігін тигізіп отырған «Мәдени мұра» бағдарламасы, «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының заңы, «2001–2005 жылдарға арналған Қазақстан Республикасының мұрағат ісін дамыту» тұжырымдамасы, «Асыл мұра» бағдарламасы және Қазақстан Республикасның Орталық Мемлекеттік мұрағатында жасалған бірнеше жобалар жұмыстың жазылуына біршама өз үлесін тигізді 14.
Сонымен бірге соңғы жылдары шыққан мұрағаттық ережелер мен заңдар деректік негіз ретінде пайдаланылды.
Зерттеу тақырыбының мақсат–міндеттері. Диплом жұмысымның негізгі мақсаты – әрине жаһандану заманының негізігі талабын ашып көрсету, оны нақты айтатын болсақ өміріміздің барлық қажеттіліктері компьютермен байланысты. Олай болса, ол мұрағат ісіне де қатысты.
- Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының ең алдымен LOTUS NOTES жүйесі арқылы іс жүзіне асқан электронды құжат айналымымен танысу;
- дәстүрлі және электронды құжаттардың мемлекет үшін маңыздылық деңгейін ашып көрсету және оларды пайдаланудың жаңа үрдісін зерттеу;
- Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін болса электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.
Жұмыстың ғылыми жаңалығы. Тәуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы елу елдің қатарына кіру үшін бүгіннен басталып өте үлкен көлемде қоғамдық маңызы зор жұмыстар атқарылуы тиіс. Елдің рухани, мәдени жағынан дамуында аудиовизалды құжаттардың маңыздылығы қандац деңгейде екендігі айқын нәрсе. Алайда, осы құнды деректерді жинақтау, сақтау, пайдалану және ғылыми айналымға енгізу шаралары ақсақтық танытып отыр.
Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол жеткізілді.
- Электронды құжаттарды есепке алу және сақтау принциптеріне шолу жасала отырып, оларды пайдаланудың жаңа заманға сай даму тенднциялары ұсынылды. Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты фотоқұжаттардың көшірмелерін цифрлеу әдісі арқылы алу мәселесі жұмыс барысында кең талқыға түсті. Мұрағаттардың заманауй талаптарға сай дамуына жаңа ұсыныстар жасалды.
- Құжаттар ішіндегі маңызды топқа жататын электронды құжаттарға ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесін ұйымдастыру мәселесіне тоқтала отырып берілген жүйенің тармақтық салаларына шолу жасалында және оларды заманға сай қайта құру ұсынастары жасалды. Жалпы дәстүрлі құжаттарға және дәстүрлі құжаттарға жасалатын ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесіне жасалатын ерекшеліктері мен айырмашылықтары жұмыс барысында ашып көрсетілді.
- Соңғы және маңызды сатыларының бірі, мұрағатта сақтауда болған электронды құжаттарды жинақтап, бір ізгілін ұйымдастыру. Мұрағат ісінде атқырылатын маңызды салалрының бірі азаматтарға электрондық құжаттармен жұмыс істеуге қолайлы жағдай жасау.
Жоғарыдағыдай айтылған шараларды іс жүзіне асыруға бізге Қазақстан Республикасының «Мұрағаттар» коллегиясныңы төрайымы Сариева Р.Х. және Қазақстан Республикасының Президенттік мұрағатының көмегімен өткізілетін конференциялар диплом жұмысында айтылған барлық кемшіліктерді ашуға көмектеседі. 15
Зерттеу жұмысының теориялық–методологиялық негізі. Зерттеуге обьективтілік, тарихилық, жүйелілік тәрізді ғылыми таным принциптері баршылыққа алынды. Зерттеу жұмысында сондай–ақ зерттеушілер көзқарастарын салыстыру, талдау әдістері кеңінен қолданылады. Тақырыпты зертеу барысында Тәуелсіз Қазақстан зерттеушілері мен Ресей зерттеушілерінің еңбектері мен пікірлеріне мән берілді.
Жұмыстың қолданбалық маңызды. Ғылыми жұмыс мұрағат ісі саласындағы тың мәселелерге арналғандықтан оның қолдану аясының кең болуы заңдылық. Зерттеу жұмысында жасалған жаңа тың қорытындылар мен тұжырымдар тәуелсіз Қазақстанның жаңа ұстанымдар негізінде жазылған мұрағаттану саласының зерттеулер қатарын толықтырады. Жұмысты мұрағаттану саласы бойынша мамандар даярлауда, электронды құжаттар жүйесін одан әрі дамытуға байланысты шаралар аясында, бүгінгі әлеуметтік–экономикалық, тарихи–мәдени реформаларды жүзеге асыру барысында пайдалануға болады.
Сонымен қатар берілген жұмыс тарих ғылымы мен құжаттану саласымен айналысатын студент жастарға және көпшілік қауымға арналады.
Зерттеу жұмысының құрылымы. Жазылып отырған ғылыми зерттеу жұмысы кіріспе, екі тарау, соның ішінде әр тарауда екі тармақша, қорытынды, пайдаланылған әдебиеттер тізімі және қосымшалардан тұрады.

1. Жакыпов М.Х. О новых технологиях в управленческой деятельности // Отечественные архивы. 2005. №1. С. 45-53;
2. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: Проблема приема, обеспечения сохранности и использование. М., 1998. С. 244.
3. Материалы Республиканского семинар-совещания «Электронный документооборот и электронные архивы». Алматы, 26.сентябрь. 2006. Алматы, 2006.
4. «Электронды құжат және электронды қолтаңба» туралы заң //www.zakon.kz;
5. Чупров В.М. «Об опыте работы Центрального архива документов на электронных носителях Москвы»// Ақпараттық-әдістемелік бюллетень. Алматы, 2006. №2. С. 20-24;
6. «Электронды құжат және электронды қолтаңба» туралы заң //www.zakon.kz; www.sana.gov.kz;
7. Шепель В.Н. «О некоторых проблемных вопросах внедрения электронного архива» //Ақпараттық-әдістемелік бюллетень. Алматы. 2006. С. 5-14.
8. Силков С.В. Нормативня база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь // Қазақстан мұрағаттары. 2007. №2. Б. 13-16.
9. Чупров В.М. «Актуальные вопросы дальнейшего развития нормативной и методической базы государственного хранения электронных документов на примере Центрального архива документов на электронных носителях Москвы» // Ақпараттық-әдістемелік бюллетен. Алматы, 2006. С. 20-25;
10. Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы заң (1998) // www.zakon.kz.
11. 2001–2005 жылдарға арналған мұрағат ісін даму концепциясы. // www.zakon.kz.
12. 2007–2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін дамыту бағдарламасы. // www.zakon.kz.
13. Сариева Р. Мұрағат және тарих. Алматы, 2004. 205 б.
14. .
15. .
16. Калачева М.А. Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата //Вестник архивиста 1995. №6. С. 48-58.
17. Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных документов // Вестник архивиста. 1998. №3. С. 29-36;
18. Карапетянец И.П «Бизнес-архивы» М., 1995. 205 С.
19. Калачева М.А. «Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата» // Вестник архивиста 1995. №6. С. 48-58.
20. Основные правила работы государственных архивов». М., 1980. С. 77-97.
21. Козлитин И.А. «Государственные архивы республик Средней Азии и Казахстана» М., 1988. С. 53-60
22. Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные архивы электронных документов // Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 2. С. 5-8.
23. Адильгужин А.А. Основные тенденции развития архивов // Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 1. С. 5-8;
24. Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 2003.
25. «Президенттің 2003 жылғы 4 сәуірдегі Қазақстан халқына жолдауына сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын сақтау мен толықтырудың өзекті мәселелері». // Республикалық семинардың материалдары. Алматы, 2003.
26. Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 19 декабря 2003. Алматы, 2003.
27. Материалы Международной научно-практической конференции «Правовые проблемы архивного дела в Евразиатском регионе». Астана, 27 февраля 2002. Астана, 2002.
28. www.sana.gov; www.google.kz; www.kazarchives.ru;
29. Слобаданюк А. Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесін ендіру туралы// Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу. 2007. № 4(4). Б. 11-15.
30. Ведомстволық мұрағатардың негізгі ережелері. Алматы, 2003.
31. Рындин А. Архив без пыльних полок или способы организации архива предприятия // www.archive.alee.ru
32. Слобаданюк А. Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесін ендіру туралы// Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу.2007. № 2-3 Б. 11-15.
33. Самойленко Г.С. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов государственных органов// Материалы Республиканского семинар-совещания Электронный документооборот и электронные архивы. 26 сентября 2006. Алматы, 2006. С. 25-29;
34. Чернова С.И. Основные подходы к определению принципов приема, описания, учета и хранения управленческих документов на электронных носителях (На примере Ценрального архива документов на электронных носителях г. Москвы) // Материалы Республиканского семинар-совещания Электронный документооборот и электронные архивы. 26 сентября 2006.Алматы, 2006. С. 25-29;
35. Силков С.В. Нормативня база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь // Қазақстан мұрағаттары. 2007. №2. Б. 13-16.
36. Потапенко М. Электронды құжат айналымы //www.cio-world.ru
37. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации // Вестник архивиста. 1999. №5. С. 33-40.
38. Тихонов В.И. Аутентичность и целостность электронных документов при долговременном хранении // Вестник архивиста. 2002. № 4-5. С. 166-190.
39. Марков А. «Концепция построения электронного архива» // www.csu.ac.ru;
40. Калачева М.А. Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата. М., 1995. С. 48-58.
41. Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные архивы электронных документов (проект закона).
42. Архивное хранение. Методические рекомендации (Республика Беларусь) // www.archives.ru
43. Абдулкадирова Д.Ю. Республиканский семинар-совещание по вопросам организации электронного документооборота и электронного архива (сообщение) //Ақпараттық-әдістемелік бюллетені. 2006. №2. С. 58-62.
44. Чупров В.М. Об опыте работы Центрального архива документов на электронных носителях Москвы // Ақпараттық-әдістемелік бюллетені. Алматы. 2006. №2. С. 17-19.
45. www.google.kz
46. Адамушко В.И. Правовые аспекты работы с электронными документами //Отечественные архивы. 2005. №1. С. 45-53.
47. Жакыпов М.Х. О новых технологиях в управленческой деятельности //Отечественные архивы. 2005. №1. С. 45-53.
48. Абуталиев Т.Н. Электронная документация и архивы (на основе российского опыта) // Қазақстан мұрағаттары. 2004. №7. С. 29-34.
49. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами //Отечественные архивы. 2000. №2. С. 5-16.
50. Леонтьева А.Г. Работа архивистов с электронными документами и технологиями //Отечественные архивы. 2000. №3. С. 86-90.
51. Федеральный закон об электронном документе. (Российская Федерация). //www.archive.alee.ru
52. Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь //Қазақстан мұрағаттары. 2007. Б. 146-151.
53. Калачева М.А. «Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата» Москва, 1995. С. 48-58.
54. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов
// Вестник архивиста. 2003. №2. С. 18-27.
55. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. «Становление и развитие машиночитаемых данных в 1960-1980 гг. // Отечественные архивы. 1998. №6. С. 30-33.
56. www.kazarchives.ru