Құжат түрлері және құжаттарды толтыру
І. Кіріспе
ІІ. Негізгі бөлім
Құжат түрлері және құжаттарды толтыру
1.1.Құжаттардың орындалуын бақылау
1.2.Жеке құрам бойынша ереже
1.3.Толық, қысқа хаттама құрастыру
ІІІ. Қорытынды
Пайдаланылған әдебиеттер
ІІ. Негізгі бөлім
Құжат түрлері және құжаттарды толтыру
1.1.Құжаттардың орындалуын бақылау
1.2.Жеке құрам бойынша ереже
1.3.Толық, қысқа хаттама құрастыру
ІІІ. Қорытынды
Пайдаланылған әдебиеттер
Іс қағаздардың қоғам өміріндегі атқаратын қызметі өте зор. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, әлеуметтік мәні күшті. Кез келген салада іс қағаздар ақпарат жеткізуші құрал болып табылады. Сондықтан іс қағаздарды мемлекеттік тілде жүргізуді қалыптастыру - үлкен де жауапты іс.
Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген "Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасында" тіл саясатын жүзеге асырудың негізгі іс шаралары белгіленді. Соның бірі - іс қағаздарды мемлекеттік тілде жүргізу және оның әлеуметтік қызметін кеңейту. Осы орайда 1999 жылдан бастап жоғары оқу орындарында "Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу" курсы оқытыла бастады.
"Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу" курсы құжаттарды толтырудың мемлекеттік ережелеріне сүйеніп оқытылады. Ал іс қағаздарды дұрыс меңгерту осы курс бойынша бағдарламалар мен оқулықтардың, сөздіктер мен көмекші құралдардың сапалы болуына тікелей байланысты.
Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу пәнінің мақсаты - студенттерді мемлекеттік тілде іс қағаздарды сауатты жазып, оның түрлерін білуге үйрету; құжаттарды толтырудың жалпы ережесін, оларға қойылатын талаптарды, безендірілуін жете меңгерту; іс қағаздар стилінің өзіндік ерекшеліктерімен таныстыру.
Іс қағаздар туралы мәселені қарастырмастан бұрын "іс жүргізу", "іс қағаздары" терминдері қандай мағынаны білдіргендігі жөнінде айта кеткен жөн. Ол туралы берілген бір-екі түсінікті келтіре кетейік. Мәселен, А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалардың авторлығымен шыққан. "Ресми іс қағаздары" деген еңбекте "Ресми іс қағаздары" термині мекемелер мен ұйымдардың басқару қызметін құжаттау, құжаттарды ұйымдастыру дегенді білдіреді" деп берілген.
"Іс қағаздарын оқыту" деген еңбектің авторлары Н.К.Мұхамадиева мен А.Д.Чабаева былай деп жазады: "Іс қағаздары дегеніміз адамдар мен қоғамдық мекемелерді өзара байланыстырып, олардың тіршілігі үшін қажетті мәселелерді, мақсат-мүдделерді шешуге көмектесетін қажетті тілдік материалдар". Ал ғалым М.В.Кирсанова "Современное делопризводство" деген 2000 жылы жарық көрген кітабында іс жүргізу терминіне былайша сипаттама береді: "Делопроизводство ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них".
"Делопроизводство" жөніндегі іс жүргізу, іс қағаздарын жүргізу деген сөздердің қайсысын қолдануымыз қажет деген де сөз болып жүр. Мәселен, Л.Дүйсембекова іс жүргізу дегеннің заң орындарының қолданатын термині болып қалыптасқанын, сондықтан да оның беретін мағынасы көпшілікке түсінікті - белгілі бір қылмысты істі жүргізу дегенді білдіреді дей келіп, "Олай болса делопроизводство сөзін іс жүргізу деп алудың қанша қажеттігі бар? Оқулықта делопроизводство сөзі іс қағаздарын жүргізу деп беріледі.
Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген "Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасында" тіл саясатын жүзеге асырудың негізгі іс шаралары белгіленді. Соның бірі - іс қағаздарды мемлекеттік тілде жүргізу және оның әлеуметтік қызметін кеңейту. Осы орайда 1999 жылдан бастап жоғары оқу орындарында "Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу" курсы оқытыла бастады.
"Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу" курсы құжаттарды толтырудың мемлекеттік ережелеріне сүйеніп оқытылады. Ал іс қағаздарды дұрыс меңгерту осы курс бойынша бағдарламалар мен оқулықтардың, сөздіктер мен көмекші құралдардың сапалы болуына тікелей байланысты.
Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу пәнінің мақсаты - студенттерді мемлекеттік тілде іс қағаздарды сауатты жазып, оның түрлерін білуге үйрету; құжаттарды толтырудың жалпы ережесін, оларға қойылатын талаптарды, безендірілуін жете меңгерту; іс қағаздар стилінің өзіндік ерекшеліктерімен таныстыру.
Іс қағаздар туралы мәселені қарастырмастан бұрын "іс жүргізу", "іс қағаздары" терминдері қандай мағынаны білдіргендігі жөнінде айта кеткен жөн. Ол туралы берілген бір-екі түсінікті келтіре кетейік. Мәселен, А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалардың авторлығымен шыққан. "Ресми іс қағаздары" деген еңбекте "Ресми іс қағаздары" термині мекемелер мен ұйымдардың басқару қызметін құжаттау, құжаттарды ұйымдастыру дегенді білдіреді" деп берілген.
"Іс қағаздарын оқыту" деген еңбектің авторлары Н.К.Мұхамадиева мен А.Д.Чабаева былай деп жазады: "Іс қағаздары дегеніміз адамдар мен қоғамдық мекемелерді өзара байланыстырып, олардың тіршілігі үшін қажетті мәселелерді, мақсат-мүдделерді шешуге көмектесетін қажетті тілдік материалдар". Ал ғалым М.В.Кирсанова "Современное делопризводство" деген 2000 жылы жарық көрген кітабында іс жүргізу терминіне былайша сипаттама береді: "Делопроизводство ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них".
"Делопроизводство" жөніндегі іс жүргізу, іс қағаздарын жүргізу деген сөздердің қайсысын қолдануымыз қажет деген де сөз болып жүр. Мәселен, Л.Дүйсембекова іс жүргізу дегеннің заң орындарының қолданатын термині болып қалыптасқанын, сондықтан да оның беретін мағынасы көпшілікке түсінікті - белгілі бір қылмысты істі жүргізу дегенді білдіреді дей келіп, "Олай болса делопроизводство сөзін іс жүргізу деп алудың қанша қажеттігі бар? Оқулықта делопроизводство сөзі іс қағаздарын жүргізу деп беріледі.
1. Дүйсебаева Т. «Машинкамен жазу және іс қағаздарын жүргізу» Алматы, Ана тілі 1991 ж.
2. Жақып Әділбек. «Іс жүргізу» Астана 2000ж
3. Салагаев В.Г. «Іс қағаздарын жүргізу» Алматы 2000ж
4. Алдашева. А «Ресми іс қағаздары» Астана 2000 ж
5. Дүйсенбекова Л.С «Іс қағаздарын қазақша жүргізу » Алматы 2001ж
6. Нұрғожина Г.М. , Қоянбаева Қ.Қ. «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» Қарағанды 2000 ж.
2. Жақып Әділбек. «Іс жүргізу» Астана 2000ж
3. Салагаев В.Г. «Іс қағаздарын жүргізу» Алматы 2000ж
4. Алдашева. А «Ресми іс қағаздары» Астана 2000 ж
5. Дүйсенбекова Л.С «Іс қағаздарын қазақша жүргізу » Алматы 2001ж
6. Нұрғожина Г.М. , Қоянбаева Қ.Қ. «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» Қарағанды 2000 ж.
Жоспар
І. Кіріспе
ІІ. Негізгі бөлім
Құжат түрлері және құжаттарды толтыру
1.1.Құжаттардың орындалуын бақылау
1.2.Жеке құрам бойынша ереже
1.3.Толық, қысқа хаттама құрастыру
ІІІ. Қорытынды
Пайдаланылған әдебиеттер
Кіріспе
Іс қағаздардың қоғам өміріндегі атқаратын қызметі өте зор. Іс
қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, әлеуметтік мәні күшті. Кез келген
салада іс қағаздар ақпарат жеткізуші құрал болып табылады. Сондықтан іс
қағаздарды мемлекеттік тілде жүргізуді қалыптастыру - үлкен де жауапты іс.
Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген "Тілдерді
қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасында" тіл саясатын жүзеге
асырудың негізгі іс шаралары белгіленді. Соның бірі - іс қағаздарды
мемлекеттік тілде жүргізу және оның әлеуметтік қызметін кеңейту. Осы орайда
1999 жылдан бастап жоғары оқу орындарында "Мемлекеттік тілде іс қағаздарды
жүргізу" курсы оқытыла бастады.
"Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу" курсы құжаттарды толтырудың
мемлекеттік ережелеріне сүйеніп оқытылады. Ал іс қағаздарды дұрыс меңгерту
осы курс бойынша бағдарламалар мен оқулықтардың, сөздіктер мен көмекші
құралдардың сапалы болуына тікелей байланысты.
Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу пәнінің мақсаты - студенттерді
мемлекеттік тілде іс қағаздарды сауатты жазып, оның түрлерін білуге үйрету;
құжаттарды толтырудың жалпы ережесін, оларға қойылатын талаптарды,
безендірілуін жете меңгерту; іс қағаздар стилінің өзіндік ерекшеліктерімен
таныстыру.
Іс қағаздар туралы мәселені қарастырмастан бұрын "іс жүргізу", "іс
қағаздары" терминдері қандай мағынаны білдіргендігі жөнінде айта кеткен
жөн. Ол туралы берілген бір-екі түсінікті келтіре кетейік. Мәселен,
А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалардың авторлығымен
шыққан. "Ресми іс қағаздары" деген еңбекте "Ресми іс қағаздары" термині
мекемелер мен ұйымдардың басқару қызметін құжаттау, құжаттарды ұйымдастыру
дегенді білдіреді" деп берілген.
"Іс қағаздарын оқыту" деген еңбектің авторлары Н.К.Мұхамадиева мен
А.Д.Чабаева былай деп жазады: "Іс қағаздары дегеніміз адамдар мен қоғамдық
мекемелерді өзара байланыстырып, олардың тіршілігі үшін қажетті
мәселелерді, мақсат-мүдделерді шешуге көмектесетін қажетті тілдік
материалдар". Ал ғалым М.В.Кирсанова "Современное делопризводство" деген
2000 жылы жарық көрген кітабында іс жүргізу терминіне былайша сипаттама
береді: "Делопроизводство ведение канцелярских дел, совокупность работ по
документированию деятельности учреждений и по организации документов в
них".
"Делопроизводство" жөніндегі іс жүргізу, іс қағаздарын жүргізу деген
сөздердің қайсысын қолдануымыз қажет деген де сөз болып жүр. Мәселен,
Л.Дүйсембекова іс жүргізу дегеннің заң орындарының қолданатын термині болып
қалыптасқанын, сондықтан да оның беретін мағынасы көпшілікке түсінікті -
белгілі бір қылмысты істі жүргізу дегенді білдіреді дей келіп, "Олай болса
делопроизводство сөзін іс жүргізу деп алудың қанша қажеттігі бар? Оқулықта
делопроизводство сөзі іс қағаздарын жүргізу деп беріледі. Біріншіден, іс
қағаздарын жүргізу сөзі бұрыннан қалыптасып, тілге сіңісті болған,
екіншіден, өз мағынасын толық, айқын бере алады, үшіншіден, іс жүргізу заң
термині ретінде қалыптасқан, өзінің беретін магынасы, атқаратын қызметі,
қолданылу ерекшелігі бар, төртіншіден, әрқайсысының өз атауы тұрғанда екі
терминді бір сөзбен беру қажеттігі жоқ" деп көрсетеді.
"Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу" пәнінің қарастыратын
нысанасы, мазмұны мына төмендегідей мәселелерді қамтиды:
• мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізудің — дербес ғылым саласы
екені;
• іс қағаздарды жүргізудің саясаттану, мұрағат ісі, тарих, тіл білімі,
сияқты ғылым салаларымен байланысы;
• іс қағаздарды толтырудың мемлекеттік стандартта-ры, өзіне тән жазылу
стилі болатындығы;
• іс қағаздарына қатысты негізгі түсініктер мен анықтамалар;
• іс қағаздарының безендірілуі, оларға қойылатын талаптар;
• іс қағаздар тарихы;
• іс қағаздарының тілдік (лексика, морфология, син-таксис, орфография
т.б.), стильдік ерекшеліктері;
• іс қағаздарының дұрыс жазылу (орфографиялық) нормалары;
• іс қағаздарының түрлері және олардың әрқайсысының ерекшеліктері;
• іс қағаздарын толтыруда қолданылатын қысқартулар, түзету
(корректуралық) белгілер;
• іс қағаздарын құрастырудағы жалпы талаптар, құжат мәтіні, іс
қағаздарындағы тізбектілік, даталар, визалар, іс қағаздарын безендірудің
негізгі элементтері;
• әр түрлі іс қағаздары мен құжаттарды құрастыру. Бұл аталған
мәселелер тек мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізуге ғана қатысты. Олар
басқа ешбір салада шешілмейді, өйткені ол басқа салаларда қойылмайды да.
Сондықтан олар тек мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу саласының
зерттеу нысанына жатады.
Іс қағаздарын жүргізу екі кезеңнен тұрады. Олар: құжат айналымы және
құжаттау ісі.
Ғалым Т.Дүйсебаева "Машинкамен жазу және іс қағаздарын жүргізу" деген
еңбегінде құжат айналымы мен құжаттау ісіне былайша түсініктеме береді:
"Құжат айналымы мекеменің өзі жасаған және сырттан келген дайын құжаттармен
жұмыс істеуді қамтамасыз етеді. Олар: қабылдау, орналастыру, тіркеу,
орындалуын бақылау, анықтау, іс құру, оларды сақтау және жүзеге асыру,
құжаттарды мекемелерге жіберу. Құжаттардың түрін жасау процесінің
біртұтастылығы мен мекеме, ұйым және өндіріс қызметі бейнеленеді.
Құжат түрлері және құжаттарды толтыру
Құжаттау ісіне - құжатты дайындау, құру, келісу, толтыру және оны
жасау операциялары кіреді. Құжаттау жүйесінің мақсаты белгілі бір
талаптардан және құжат жасау нормаларынан тұрады.
Бұл нормалар занды актілермен белгіленген. Оларға нұсқаулар мен іс
қағаздарын жүргізу жөніндегі ведомстволық нормативтік құжаттар жатады.
Құжаттардың шығу төркініне, онда көтерілген мәселелердің санына,
қолданылу мерзіміне, мақсатына және тағы басқа белгілеріне байланысты іс
қағаздары бірнеше түрге бөлінеді:
1. Атауына қарай көптеген түрге бөлінеді: ережелер, хаттамалар,
жарғылар, арыздар, бұйрықтар, нұсқаулар, хаттар т.б.
2. Қойылган мәселе, берілген сұрақтардың санына қарай жай және күрделі
болып бөлінеді. Егер құжат бір сұрақ гөңірегінде болса, ондай құжат жай
құжат деп аталады. Егер құжат бірнеше мәселе туралы болса, ол күрделі ққжат
делінеді.
3. Құжат түрлеріне қарай типтік, жекелік, бірдей болып бөлінеді.
Жекелік құжаттар мазмұны жагынан дербес болады. Оларға қаулы, шешім,
бұйрық, хаттама т.б. жатады. Типтік құжаттар көптеген мекемелерде
кездеседі. Сол мекеменің қызметіне қатысты болады. Бұған кәсіпорынның
жарғысы жатады.
4. Орындалу мерзіміне қарай құжаттар жедел және жедел емес болып
келеді.
5. Сақталу мерзіміне байланысты — тұрақты (мәңгілік) сақтау және
уақытша (5-10 жылға және одан да көп) сақтауға болады.
6. Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық
(фото, кино, бейнеқұжаттар) болып келеді.
7. Толтыру орнына орай кұжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып
бөлінеді.
8. Жариялық дәрежесіне қарай құжаттар құпия және құпия емес деп
бөлінеді.
9. "Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме
құжаттар болып бөлінеді.
Көшірме термині туралы ғалымдар В.Салагаев пен Б.Шалабай былай дейді:
"Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка —
кұжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат — құжаттың жоғалғанда
берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді".
10. Жасалу техникасы жағынан құжаттар қолжазба түрінде, машинкада
немесе баспаханада басылған болып келеді.
Мемлекеттік басқару ұйымдары және ведомоствоға қарасты мекемелерде
қолданылатын іс құжаттарын ұйымдастырушылық — бұйрық беру құжаттар деп
атайды. Ұйымдастырушылық — бұйрық беру құжаттарын ғалымдар үш топқа бөліп
жүр.
Ғалым Т.Дүйсебаева ұйымдастырушылық - бұйрық беру құжаттарын "шартты
түрде үш топқа бөлуге болады:
1) ұйымдастырушылық (ереже, жарлықтар, нұсқаулар);
2) бұйрықтық (қаулы, бұйрық, нұсқау, шешім);
3) анықтамалық-хабарлама (хаттар, баяндамалар мен түсіндірме хаттар,
шолулар, есепгер, стенограммалар, тізімдер)" деп жазады.
Жалпы іс қағаздарының түрлерін жинақтап, олардың атқаратын қызметіне,
мақсатына, қолдану аясына қарай бірнеше топқа бөліп көрсеткен жөн. Ғалымдар
А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалар іс қағаздар
түрлерін төртке бөліп көрсетіп жүр. Ғалымдар бөлінісінде іс қағаздар
түрлері мына төмендегідей болып болінеді:
1) Еңбек қатынастарын реттейтін құжаттар.
Еңбек келісімі. Еңбек кітапшасы. Жеке іс парағы. Мінездеме.
Аннотациялық парақ. Өтініш. Тіркеу карточкасы. Өмірбаян. Резюме.
2) Азаматтық қарым-қатынастарды реттейтін құжаттар. Қолхат. Сенімхат.
Келісімшарт. Шарт. Тапсырыс.
3) Ақпараттық-анықтамалық құжаттар. Қызметгік хаттар. Жеделхат.
Баяндаухат. Анықтама. Акт. Көшірме. Түсінікхат. Есеп. Хабарландыру. Шақыру.
Кепілдемехат. Баспасөз хабаршысы.
4) Басқару, ұйымдастыру, үкім шығару қызметіне қатысты құжаттар.
Бұйрық. Жарлық. Қаулы. Нұсқау. Мемлекетаралық шарт. Заң. Ереже. Декларация.
Үндеу. Шешім. Хаттама. Штат кестесі.
Іс қағаздар түрлерін мынадай бес топқа бөлуге болады:
1) Еңбекке қатысты құжаттар. Еңбек келісімі. Еңбек кітапшасы. Жеке іс
парағы. Мінездеме. Өтініш. Өмірбаян. Резюме.
2) Ақпараттық-анықтамалық қүжаттар. Баяндаухат. Анықтама. Акт.
Кәшірме. Түсінікхат. Есеп. Хабарланды-ру. Баспасоз хабарламасы.
3) Бұйрық-жарлық құжаттары. Бұйрық. Нұсқау. Жарлық. Қаулы. Шешім.
Хаттама. Үндеу. Заң.
4) Азаматтық қатынастарды рәсімдейтін құжаттар. Сенімхат. Қолхат.
Келісімшарт. Тапсырыс.
5) Ұйымдық-басқару құжаттары. Ереже. Штат кестесі. Бұлай болу жалпы
құжаттарға қатысты. Ал еңбекте аталған іс құжаттарының ең жиі қолданылатын
түрлері алынды.
Құжаттардың орындалуын бақылау
Құжат - латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына
береді.
Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар.
1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге
деген) растайтын іс қағазы; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын
құжат (төл құжат); 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы ескі
грамоталар).
Кәсіпорындардағы құжаттарды басқару – мәліметтерді қабылдап алу және
өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық
процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және
ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттық осы талабына жауап беруі
тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге
оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың
көптігі оны өңдеуді талап етеді.
Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның
толықтығы,оралымдылығы анықтылығымен ғана емес,сондай- ақ оның
ықшамдылығымен,көрнекілігімен және қолайлылығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұшта -стырыла
жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар іс - әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс
жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар – мәліметтің қайнар көзі және
таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып
табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда,
несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда,
ұйымның қызметін кадырлық жағынан қамтамассыз етуде т.б. қолданылады.
Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар,
кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы
қатынастар үшін қызмет етеді.
Материалданған ( құжат түріндегі ) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта
бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта
еңбек тартыстарын шешуде қандай бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет
етеді.
Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени - тарихи
құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан
олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет,
ақпарат және қоғамдық келісім министірілігінің архивтер
мен құжаттарды басқару ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
І. Кіріспе
ІІ. Негізгі бөлім
Құжат түрлері және құжаттарды толтыру
1.1.Құжаттардың орындалуын бақылау
1.2.Жеке құрам бойынша ереже
1.3.Толық, қысқа хаттама құрастыру
ІІІ. Қорытынды
Пайдаланылған әдебиеттер
Кіріспе
Іс қағаздардың қоғам өміріндегі атқаратын қызметі өте зор. Іс
қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, әлеуметтік мәні күшті. Кез келген
салада іс қағаздар ақпарат жеткізуші құрал болып табылады. Сондықтан іс
қағаздарды мемлекеттік тілде жүргізуді қалыптастыру - үлкен де жауапты іс.
Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген "Тілдерді
қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасында" тіл саясатын жүзеге
асырудың негізгі іс шаралары белгіленді. Соның бірі - іс қағаздарды
мемлекеттік тілде жүргізу және оның әлеуметтік қызметін кеңейту. Осы орайда
1999 жылдан бастап жоғары оқу орындарында "Мемлекеттік тілде іс қағаздарды
жүргізу" курсы оқытыла бастады.
"Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу" курсы құжаттарды толтырудың
мемлекеттік ережелеріне сүйеніп оқытылады. Ал іс қағаздарды дұрыс меңгерту
осы курс бойынша бағдарламалар мен оқулықтардың, сөздіктер мен көмекші
құралдардың сапалы болуына тікелей байланысты.
Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу пәнінің мақсаты - студенттерді
мемлекеттік тілде іс қағаздарды сауатты жазып, оның түрлерін білуге үйрету;
құжаттарды толтырудың жалпы ережесін, оларға қойылатын талаптарды,
безендірілуін жете меңгерту; іс қағаздар стилінің өзіндік ерекшеліктерімен
таныстыру.
Іс қағаздар туралы мәселені қарастырмастан бұрын "іс жүргізу", "іс
қағаздары" терминдері қандай мағынаны білдіргендігі жөнінде айта кеткен
жөн. Ол туралы берілген бір-екі түсінікті келтіре кетейік. Мәселен,
А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалардың авторлығымен
шыққан. "Ресми іс қағаздары" деген еңбекте "Ресми іс қағаздары" термині
мекемелер мен ұйымдардың басқару қызметін құжаттау, құжаттарды ұйымдастыру
дегенді білдіреді" деп берілген.
"Іс қағаздарын оқыту" деген еңбектің авторлары Н.К.Мұхамадиева мен
А.Д.Чабаева былай деп жазады: "Іс қағаздары дегеніміз адамдар мен қоғамдық
мекемелерді өзара байланыстырып, олардың тіршілігі үшін қажетті
мәселелерді, мақсат-мүдделерді шешуге көмектесетін қажетті тілдік
материалдар". Ал ғалым М.В.Кирсанова "Современное делопризводство" деген
2000 жылы жарық көрген кітабында іс жүргізу терминіне былайша сипаттама
береді: "Делопроизводство ведение канцелярских дел, совокупность работ по
документированию деятельности учреждений и по организации документов в
них".
"Делопроизводство" жөніндегі іс жүргізу, іс қағаздарын жүргізу деген
сөздердің қайсысын қолдануымыз қажет деген де сөз болып жүр. Мәселен,
Л.Дүйсембекова іс жүргізу дегеннің заң орындарының қолданатын термині болып
қалыптасқанын, сондықтан да оның беретін мағынасы көпшілікке түсінікті -
белгілі бір қылмысты істі жүргізу дегенді білдіреді дей келіп, "Олай болса
делопроизводство сөзін іс жүргізу деп алудың қанша қажеттігі бар? Оқулықта
делопроизводство сөзі іс қағаздарын жүргізу деп беріледі. Біріншіден, іс
қағаздарын жүргізу сөзі бұрыннан қалыптасып, тілге сіңісті болған,
екіншіден, өз мағынасын толық, айқын бере алады, үшіншіден, іс жүргізу заң
термині ретінде қалыптасқан, өзінің беретін магынасы, атқаратын қызметі,
қолданылу ерекшелігі бар, төртіншіден, әрқайсысының өз атауы тұрғанда екі
терминді бір сөзбен беру қажеттігі жоқ" деп көрсетеді.
"Мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу" пәнінің қарастыратын
нысанасы, мазмұны мына төмендегідей мәселелерді қамтиды:
• мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізудің — дербес ғылым саласы
екені;
• іс қағаздарды жүргізудің саясаттану, мұрағат ісі, тарих, тіл білімі,
сияқты ғылым салаларымен байланысы;
• іс қағаздарды толтырудың мемлекеттік стандартта-ры, өзіне тән жазылу
стилі болатындығы;
• іс қағаздарына қатысты негізгі түсініктер мен анықтамалар;
• іс қағаздарының безендірілуі, оларға қойылатын талаптар;
• іс қағаздар тарихы;
• іс қағаздарының тілдік (лексика, морфология, син-таксис, орфография
т.б.), стильдік ерекшеліктері;
• іс қағаздарының дұрыс жазылу (орфографиялық) нормалары;
• іс қағаздарының түрлері және олардың әрқайсысының ерекшеліктері;
• іс қағаздарын толтыруда қолданылатын қысқартулар, түзету
(корректуралық) белгілер;
• іс қағаздарын құрастырудағы жалпы талаптар, құжат мәтіні, іс
қағаздарындағы тізбектілік, даталар, визалар, іс қағаздарын безендірудің
негізгі элементтері;
• әр түрлі іс қағаздары мен құжаттарды құрастыру. Бұл аталған
мәселелер тек мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізуге ғана қатысты. Олар
басқа ешбір салада шешілмейді, өйткені ол басқа салаларда қойылмайды да.
Сондықтан олар тек мемлекеттік тілде іс қағаздарды жүргізу саласының
зерттеу нысанына жатады.
Іс қағаздарын жүргізу екі кезеңнен тұрады. Олар: құжат айналымы және
құжаттау ісі.
Ғалым Т.Дүйсебаева "Машинкамен жазу және іс қағаздарын жүргізу" деген
еңбегінде құжат айналымы мен құжаттау ісіне былайша түсініктеме береді:
"Құжат айналымы мекеменің өзі жасаған және сырттан келген дайын құжаттармен
жұмыс істеуді қамтамасыз етеді. Олар: қабылдау, орналастыру, тіркеу,
орындалуын бақылау, анықтау, іс құру, оларды сақтау және жүзеге асыру,
құжаттарды мекемелерге жіберу. Құжаттардың түрін жасау процесінің
біртұтастылығы мен мекеме, ұйым және өндіріс қызметі бейнеленеді.
Құжат түрлері және құжаттарды толтыру
Құжаттау ісіне - құжатты дайындау, құру, келісу, толтыру және оны
жасау операциялары кіреді. Құжаттау жүйесінің мақсаты белгілі бір
талаптардан және құжат жасау нормаларынан тұрады.
Бұл нормалар занды актілермен белгіленген. Оларға нұсқаулар мен іс
қағаздарын жүргізу жөніндегі ведомстволық нормативтік құжаттар жатады.
Құжаттардың шығу төркініне, онда көтерілген мәселелердің санына,
қолданылу мерзіміне, мақсатына және тағы басқа белгілеріне байланысты іс
қағаздары бірнеше түрге бөлінеді:
1. Атауына қарай көптеген түрге бөлінеді: ережелер, хаттамалар,
жарғылар, арыздар, бұйрықтар, нұсқаулар, хаттар т.б.
2. Қойылган мәселе, берілген сұрақтардың санына қарай жай және күрделі
болып бөлінеді. Егер құжат бір сұрақ гөңірегінде болса, ондай құжат жай
құжат деп аталады. Егер құжат бірнеше мәселе туралы болса, ол күрделі ққжат
делінеді.
3. Құжат түрлеріне қарай типтік, жекелік, бірдей болып бөлінеді.
Жекелік құжаттар мазмұны жагынан дербес болады. Оларға қаулы, шешім,
бұйрық, хаттама т.б. жатады. Типтік құжаттар көптеген мекемелерде
кездеседі. Сол мекеменің қызметіне қатысты болады. Бұған кәсіпорынның
жарғысы жатады.
4. Орындалу мерзіміне қарай құжаттар жедел және жедел емес болып
келеді.
5. Сақталу мерзіміне байланысты — тұрақты (мәңгілік) сақтау және
уақытша (5-10 жылға және одан да көп) сақтауға болады.
6. Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық
(фото, кино, бейнеқұжаттар) болып келеді.
7. Толтыру орнына орай кұжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып
бөлінеді.
8. Жариялық дәрежесіне қарай құжаттар құпия және құпия емес деп
бөлінеді.
9. "Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме
құжаттар болып бөлінеді.
Көшірме термині туралы ғалымдар В.Салагаев пен Б.Шалабай былай дейді:
"Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка —
кұжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат — құжаттың жоғалғанда
берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді".
10. Жасалу техникасы жағынан құжаттар қолжазба түрінде, машинкада
немесе баспаханада басылған болып келеді.
Мемлекеттік басқару ұйымдары және ведомоствоға қарасты мекемелерде
қолданылатын іс құжаттарын ұйымдастырушылық — бұйрық беру құжаттар деп
атайды. Ұйымдастырушылық — бұйрық беру құжаттарын ғалымдар үш топқа бөліп
жүр.
Ғалым Т.Дүйсебаева ұйымдастырушылық - бұйрық беру құжаттарын "шартты
түрде үш топқа бөлуге болады:
1) ұйымдастырушылық (ереже, жарлықтар, нұсқаулар);
2) бұйрықтық (қаулы, бұйрық, нұсқау, шешім);
3) анықтамалық-хабарлама (хаттар, баяндамалар мен түсіндірме хаттар,
шолулар, есепгер, стенограммалар, тізімдер)" деп жазады.
Жалпы іс қағаздарының түрлерін жинақтап, олардың атқаратын қызметіне,
мақсатына, қолдану аясына қарай бірнеше топқа бөліп көрсеткен жөн. Ғалымдар
А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалар іс қағаздар
түрлерін төртке бөліп көрсетіп жүр. Ғалымдар бөлінісінде іс қағаздар
түрлері мына төмендегідей болып болінеді:
1) Еңбек қатынастарын реттейтін құжаттар.
Еңбек келісімі. Еңбек кітапшасы. Жеке іс парағы. Мінездеме.
Аннотациялық парақ. Өтініш. Тіркеу карточкасы. Өмірбаян. Резюме.
2) Азаматтық қарым-қатынастарды реттейтін құжаттар. Қолхат. Сенімхат.
Келісімшарт. Шарт. Тапсырыс.
3) Ақпараттық-анықтамалық құжаттар. Қызметгік хаттар. Жеделхат.
Баяндаухат. Анықтама. Акт. Көшірме. Түсінікхат. Есеп. Хабарландыру. Шақыру.
Кепілдемехат. Баспасөз хабаршысы.
4) Басқару, ұйымдастыру, үкім шығару қызметіне қатысты құжаттар.
Бұйрық. Жарлық. Қаулы. Нұсқау. Мемлекетаралық шарт. Заң. Ереже. Декларация.
Үндеу. Шешім. Хаттама. Штат кестесі.
Іс қағаздар түрлерін мынадай бес топқа бөлуге болады:
1) Еңбекке қатысты құжаттар. Еңбек келісімі. Еңбек кітапшасы. Жеке іс
парағы. Мінездеме. Өтініш. Өмірбаян. Резюме.
2) Ақпараттық-анықтамалық қүжаттар. Баяндаухат. Анықтама. Акт.
Кәшірме. Түсінікхат. Есеп. Хабарланды-ру. Баспасоз хабарламасы.
3) Бұйрық-жарлық құжаттары. Бұйрық. Нұсқау. Жарлық. Қаулы. Шешім.
Хаттама. Үндеу. Заң.
4) Азаматтық қатынастарды рәсімдейтін құжаттар. Сенімхат. Қолхат.
Келісімшарт. Тапсырыс.
5) Ұйымдық-басқару құжаттары. Ереже. Штат кестесі. Бұлай болу жалпы
құжаттарға қатысты. Ал еңбекте аталған іс құжаттарының ең жиі қолданылатын
түрлері алынды.
Құжаттардың орындалуын бақылау
Құжат - латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына
береді.
Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар.
1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге
деген) растайтын іс қағазы; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын
құжат (төл құжат); 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы ескі
грамоталар).
Кәсіпорындардағы құжаттарды басқару – мәліметтерді қабылдап алу және
өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық
процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және
ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттық осы талабына жауап беруі
тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге
оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың
көптігі оны өңдеуді талап етеді.
Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның
толықтығы,оралымдылығы анықтылығымен ғана емес,сондай- ақ оның
ықшамдылығымен,көрнекілігімен және қолайлылығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұшта -стырыла
жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар іс - әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс
жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар – мәліметтің қайнар көзі және
таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып
табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда,
несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда,
ұйымның қызметін кадырлық жағынан қамтамассыз етуде т.б. қолданылады.
Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар,
кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы
қатынастар үшін қызмет етеді.
Материалданған ( құжат түріндегі ) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта
бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта
еңбек тартыстарын шешуде қандай бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет
етеді.
Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени - тарихи
құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан
олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет,
ақпарат және қоғамдық келісім министірілігінің архивтер
мен құжаттарды басқару ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz