Қазақстан Республикасының іс жүргізу және мұрағат ісі мемлекеттік стандарты
І бөлім
КІРІСПЕ
ІІ Негізгі бөлім
2.1. Қазақстан Республикасының іс жүргізу және мұрағат ісі мемлекеттік стандарты туралы түсініктеме
2.2. Өкімдік құжаттарға қажет деректемелер
2.3. Өкімді құжаттардың ресімдеудің ерекшеліктері
2.4. Ұйымдық өкімдік құжаттардың сараптау жолдары
2.5. Өкімдік құжаттарды қалыптастыру
2.5.1. Атаулар құрастыру, уақытын анықтау
2.6. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың өкiмдiк құжаттардың тізбесін бекіту
ІІІ бөлім
ҚОРЫТЫНДЫ
ІҮ бөлім. Пайдаланған деректер мен әдебиеттер тізімі
КІРІСПЕ
ІІ Негізгі бөлім
2.1. Қазақстан Республикасының іс жүргізу және мұрағат ісі мемлекеттік стандарты туралы түсініктеме
2.2. Өкімдік құжаттарға қажет деректемелер
2.3. Өкімді құжаттардың ресімдеудің ерекшеліктері
2.4. Ұйымдық өкімдік құжаттардың сараптау жолдары
2.5. Өкімдік құжаттарды қалыптастыру
2.5.1. Атаулар құрастыру, уақытын анықтау
2.6. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың өкiмдiк құжаттардың тізбесін бекіту
ІІІ бөлім
ҚОРЫТЫНДЫ
ІҮ бөлім. Пайдаланған деректер мен әдебиеттер тізімі
Іс қағаздарын жүргізу – бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы.
Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі қолданыла бастады.
Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге байланысты;
құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын,
ақпарат жинау, өңдеу, сақтау, пайдалану,
қазіргі заманғы ақпараттық технологияларын енгізуге байланысты пайда болды.
Іс қағаздарды жүргізудің негізгі элементтерінің бірі құжат жасау болып табылады.
Құжат жасау дегеніміз ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады.
Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші болады.
Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнама, оны шығарған органның құзіретіне, рәсімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.
Яғни Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2009 жылғы 25 қыркүйектегі № 128 Бұйрығымен «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелерін, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып бекіту туралы» ереже бекітілді.
Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі қолданыла бастады.
Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге байланысты;
құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын,
ақпарат жинау, өңдеу, сақтау, пайдалану,
қазіргі заманғы ақпараттық технологияларын енгізуге байланысты пайда болды.
Іс қағаздарды жүргізудің негізгі элементтерінің бірі құжат жасау болып табылады.
Құжат жасау дегеніміз ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады.
Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші болады.
Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнама, оны шығарған органның құзіретіне, рәсімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.
Яғни Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2009 жылғы 25 қыркүйектегі № 128 Бұйрығымен «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелерін, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып бекіту туралы» ереже бекітілді.
1. «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының заны» 1998 ж 22 желтоқсан
2. Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуiрдегi № 33 бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері
3. Мұрағат жаршысы 2002 ж №1
4. Мұрағат жаршысы 2004 ж №2
5. Қазақстан мұрағаттары 2007 ж № 1-2
6. Қазақстан мұрағаттары 2008 ж № 4
7. Алматы қаласының Орталық мемлекеттік мұрағатына 25 жыл 2007ж
8. 2009 жылға арналған Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі бағыттары. Облыстағы мұрағат ісін дамытуды мемлекеттік реттеу 2008 ж
9. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984 г
10. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1989 г
11. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996 г
12. Сергазин Ж.Н. Основы обеспечения сохранности документов. - М., 1986 г
2. Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуiрдегi № 33 бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері
3. Мұрағат жаршысы 2002 ж №1
4. Мұрағат жаршысы 2004 ж №2
5. Қазақстан мұрағаттары 2007 ж № 1-2
6. Қазақстан мұрағаттары 2008 ж № 4
7. Алматы қаласының Орталық мемлекеттік мұрағатына 25 жыл 2007ж
8. 2009 жылға арналған Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі бағыттары. Облыстағы мұрағат ісін дамытуды мемлекеттік реттеу 2008 ж
9. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984 г
10. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1989 г
11. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996 г
12. Сергазин Ж.Н. Основы обеспечения сохранности документов. - М., 1986 г
І бөлім
КІРІСПЕ
Іс қағаздарын жүргізу – бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен
жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы.
Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген
термин жиі қолданыла бастады.
Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге
байланысты;
✓ құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын,
✓ ақпарат жинау, өңдеу, сақтау, пайдалану,
✓ қазіргі заманғы ақпараттық технологияларын енгізуге байланысты
пайда болды.
Іс қағаздарды жүргізудің негізгі элементтерінің бірі құжат жасау болып
табылады.
Құжат жасау дегеніміз ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға
жазу (түсіру) болып табылады.
Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге
асырылады және заңдық күші болады.
Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнама, оны шығарған органның
құзіретіне, рәсімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.
Яғни Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2009
жылғы 25 қыркүйектегі № 128 Бұйрығымен Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік
ережелерін, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде
жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып
бекіту туралы ереже бекітілді.
Бұл бұйрықта былай деген:
1) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және
құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелері;
2) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын
үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып бекітілсін.
Сонымен қатар Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат
министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті:
1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде
мемлекеттік тіркелуін;
2) осы бұйрықтың белгіленген тәртіппен ресми жариялануын қамтамасыз
етсін.
Басқарушылық қызметте қолданылатын құжаттардың құрамы ұйымның құзыреті
мен функцияларына, мәселерді шешу тәртібіне (жекеше басқару тәртібімен
немесе алқалық тәртіппен), басқа ұйымдармен байланыс жасаудың көлемі мен
сипатына қарай анықталады.
Ұйымдар осы Үлгілік ережелерді қолдана отырып:
1) құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың ведомстволық (салалық)
ережесін әзірлейді және Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат
министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитетімен (бұдан әрі – уәкілетті
орган) келісе отырып бекітеді.
2) мемлекеттік ұйымдардағы құжаттаудың ережелері мен басқарушылық
құжаттарды, сонымен қатар, ұйымдардағы мемлекет меншігіне жататын
акциялардың бақылау пакеттерін әзірлейді және облыстардың (республикалық
маңызы бар қалалар, астаналар), мұрағат ісі және құжаттама саласындағы
жергілікті атқарушы органдарымен, Қазақстан Республикасы Ұлттық
мұрағатымен, Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік мұрағаттарымен,
Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатымен келісе отырып бекітіледі.
Бірыңғай техникалық саясат негізінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз
ету жүйесін ұйымдастыру, жүргізу мен жетілдіруді, құжаттармен жұмыс істеуде
заманауи техникалық құралдарды қолдануды, ұйымдағы құжаттармен жұмыс
істеудің бекітілген тәртіптің орындалуына әдістемелік басшылық жасау мен
бақылау жүргізуді ұйым басшысымен бекітілген ұйымның құжаттамалық қызметі
туралы Үлгілік ережесіне сәйкес жұмыс істейтін басқаруды құжаттамалық
қамтамасыз етудің функциялары жүктелген құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз (бұдан әрі - БҚҚ қызметі) етудің
функцияларын жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе жауапты
лауазымды тұлға ауысқан кезде құжаттар мен істер және олардың есептік
тіркеу формалары жаңадан тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды
тұлғаға қабылдау-өткізу актісімен тапсырылады.
Мұрағат ісі және құжаттама саласындағы уәкілетті орган, облыстардың
жергілікті атқарушы органдары (республикалық маңызы бар қалалар,
астаналар), Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы
Президентінің мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандар мен олардың
филиалдарының мемлекеттік мұрағаттары (бұдан әрі – мемлекеттік мұрағаттық
мекемелер) ұйымдарға Үлгілік ережелерді енгізу жөнінде әдістемелік көмек
көрсетеді және Қазақстан Республикасы Заңнамасымен қарастырылған жағдайда
олардың талаптарының орындалуын бақылайды.
Осы Үлгілік ережелер мемлекеттік құпия мәліметтер бар қызметтік
ақпараттармен жұмыс істеу тәртібіне таралмайды.
Мен осы ережеге сүйене отырып Ұйымдық өкімдік құжаттардың сараптау
жолы курстіқ жұмысымды әзірлеп отырмын.
ІІ Негізгі бөлім
2.1. Қазақстан Республикасының іс жүргізу және мұрағат ісі мемлекеттік
стандарты туралы түсініктеме
Бұл стандарт мұрағат ісі және іс жүргізу саласында қолданылатын
терминдер мен ұғымдардың анықтамаларын белгілеу мақсатында әзірленген.
Іс жүргізу басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету; Құжаттаумен жұмысты
құжаттамалау және ұйымдастыруды қамтамасыз ететін заңды тұлғалар әрекетінің
қызмет ету аясы. Бұл стандарттан біз төменгі терминдерді білуге болады.
Мысалы:
Терминдері Түсініктеме
Құжат
ақпараттың дәлме-дәлдігін растайтын
материалдық жеткізушіде жазылған
ақпарат
Құжаттың сыртқы белгілері
құжаттың көлемі мен пішімен, ақпарат
жеткізушіні, жазу түрін, ресімдеу
құрамын көрсететін белгілер
Құжатталған ақпаратты жеткізуші
ауызша, дыбыстық немесе бейнелеу
ақпаратты сақтау және нығайту,
сонымен бірге өзгертілген түрде
бекітуде пайдаланылатын материалдық
объект
Мәтіндік құжат
дыбысжазба жүйесінің немесе хаттың
кез келген түрімен түсірілген ауызша
ақпараты бар құжат
Жазба құжат
ақпараты жазудың кез-келген түрімен
түсірілген мәтіндік құжат
Құжаттың бастапқы жазбасы
автордың не редактордың өз мәтінімен
жұмысын көрсететін қолжазба немесе
машинкалық жазба
құжат
Құжат авторы:
құжатты жасаған жеке не заңды тұлға
Ресми құжат
заңды немесе жеке тұлға дайындаған
бекітілген тәртіппен куәландырылған
және ресімделген құжат
Қызметтік құжат
ұйымның күнделікті қызметінде
пайдаланылатын ресми құжат
2.2. Өкімдік құжаттарға қажет деректемелер
Өкімдік құжаттарды яғни қаулылар, бұйрықтар, өкiмдер, шешiмдер және
басқаларын таза парақтарға дайындау кезінде көрсетілуі қажет деректемелер;
сол жағынан – 20 мм; оң жағынан – 10 мм; жоғарғы жағынан – 10 мм;
төменгі жағынан – 10 мм.
Өкімдер құқықтық сипаттағы шешімдер, сонымен қатар, жедел, ұйымдастыру,
кадр және ұйым жұмысына қатысты басқа да мәселелер бойынша ресімделеді
1-қосымша
ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ Товарищество с ограниченной
ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ ответственностью
ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР
жауапкершілігі шектеулі КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ
серіктестік МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ
БҰЙРЫҚ ПРИКАЗ
2009 жыл 15 наурыз № 51
Астана қаласы город Астана
Қызметкерлердің қызметтікщ нұсқауына өзгерістер енгізу туралы
__________________________________ ___________________________________ ______
_________________________
(негіз)
___________________________________ ___________________________________ ___
____________________________
___________________________________ ___________________________________ ___
_________________ байланысты
БҰЙЫРАМЫН:
1. ЖШС қызметкерлерінің қызметтік нұсқауларына келесі өзгерістерді
енгізу
1)
___________________________________ ___________________________________ ______
_______________________
2)
___________________________________ ___________________________________ ______
_______________________
3)
___________________________________ ___________________________________ ______
_______________________
2. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау
___________________________________ ______________________ жүктелсін.
Бас директор
(қолы)
(қолтаңбаның толық
жазылуы)
Бұрыштамалар:
Орын.: Козлова А. С.
Тел. 74-12-96
А4 (210Х297) пішін
2-қосымша
ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ Товарищество с ограниченной
ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ ответственностью
ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР
жауапкершілігі шектеулі КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ
серіктестік МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ
БҰЙРЫҚ ПРИКАЗ
2009 жыл 15 наурыз № 51 жқ город Астана
Астана қаласы
Жеке құрам бойынша
1. Маркетинг бөлімінің бас менеджері қызметіне 2009 жылдың 15 наурызынан
бастап Еркебұлан Амантаевич Ескендиров ҚАБЫЛДАНСЫН.
Негізі: 2009 жылғы 15 наурыздағы № 31 жеке еңбек шарты және Е.А.
Ескендировтың өтініші.
2. Анастасия Викторовна Зубарева 2009 жылдың 16 наурызынан бастап аға
бухгалтер қызметінен бас бухгалтер қызметіне АУЫСТЫРЫЛСЫН.
Негізі: 2007 жылғы 14 сәуірдгі № 28 жеке еңбек шартына қосымша келісім
шарт және А.В. Зубареваның өтініші.
3. Қазақстан Республикасы Еңбек Кодексінің 51-бабының 1) тармақшасына
сәйкес 2009 жылдың 15 наурызынан Марат Серикович Керимов өз еркімен
ШЫҒАРЫЛСЫН.
Негізі: М.С. Керимовтың өтініші
4. жобалау бөлімінің менеджері Салтанат Абаевна Пазыловаға СӨГІС
ЖАРИЯЛАНСЫН.
Негізі: жобалау бөлім бастығы П.Г. Салованың баяндама жазбасы және С.А.
Пазылованың түсіндірме жазбасы.
Бас директор (қолы) (қолтаңбаның толық мәні)
Бұрыштамалар:
Орын.: Козлова А.
Тел. 74-12-96
А4 (210Х297) пішін
2.3. Өкімді құжаттардың
ресімдеудің ерекшеліктері
Ұйымдастыру-өкімдік құжат: әкімшілік және ұйымдастыру мәселелерін,
сондай-ақ өкімет органдарының, мекеме, кәсіпорын, ұйымдардың оның бөлімдері
мен лауазым иелерінің қызметін реттеу, қамтамасыз ету және басқару, өзара
қатынас мәселелерін шешуді нақтылайтын жазба құжат түрі.
Ұйымдастыру-өкімдік құжаттың заңды күші: күші бар заңның оған, оны
шығарған орган құзыры мен бекітілген ресімдеу тәртібі берген ресми құжаттың
қасиеті.
Ұйымдастыру-өкімдік құжатты сараптау барысында шығу тегі, саласы, түрі,
қызмет ету аясы, оларды рәсімдеуге бірыңғай талап белгілері бойынша өзара
байланысты құжаттардыда ескеру қажет. Сондықтан қазіргі қоғамдағы
мұрағаттың рөлі өлшеусіз.
Мұрағаттағы сақтаулы көне құжаттар еш уақыт өз құнын жоғалтапауға
тиіс. Сол себепті де мұрағаттар саяси, ғылыми, тарихи, мәдени-әлеуметтік
мағыналары бар құжаттарын қабылдау және мемлекеттік сақтауды қамтамасыз ету
ғана емес, сонымен қатар, құжаттарды ұйымдастыру және мемлекеттік есеп
жүргізу, құжаттардың физикалық-химиялық сақталуына оңтайлы жағдайын
жақсарту, өте құнды құжаттардың сақтық қорын құру, тізбелерді жетілдіру
мұрағатшылардың негізгі мақсаты. Ол туралы:
Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан
Республикасының заңның 7-тарау 27-бабында:
Ұлттық мұрағат қорына келтірілген зиян Қазақстан Республикасының
заңдарына сәйкес өтелуге тиіс деп көрсетілген.
Ұлттық мұрағат қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттары мұрағаттарда
уақытша сақталу сатысынан өтеді, содан соң Ұлттық мұрағат қорының
құжаттарын тұрақты сақтауға ерекше құқық берілетін Қазақстан
Республикасының тиісті мемлекеттік мұрағаттары мен олардың филиалдарына
беріледі.
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын жинақтау, сақтау мен пайдалану үшін
жеке және заңды тұлғалар ведомстволық және жеке мұрағаттар құрады.
Мұрағаттар тарихтың баға жетпес деректі құжаттарының сенімді
сақтаушысы. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен
құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелерінде ұйымда әкiмшiлiк және
ұйымдастырушылық мәселелерiн, басқару, өзара iс-әрекет жасау және қызметтi
реттеу мәселелерiн шешу мақсатында мынадай құжаттар жасалады деп атап
өткен:
1) ұйымдастырушылық-құқықтық (жарғылар, ережелер, регламенттер,
нұсқаулар, штат кестелерi және басқалары);
2) өкiмдiк (қаулылар, бұйрықтар, өкiмдер, шешiмдер және басқалары);
3) анықтамалық-ақпаратты (актiлер, шарттар, баяндау және
түсiнiктемелiк хаттар, қорытындылар, пiкiрлер, тiзбелер, хаттар,
мәлiметтер, келiсiмдер, тiзiмдер, анықтамалар және басқалары);
4) жоспарлы-есептi (жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспарлар
мен есептер);
5) қызметкерлердiң еңбек қызметiн және оларды зейнетақымен қамтамасыз
етуге аударылған ақша туралы мәлiметтердi растайтын құжаттар. Ұйым өз
жұмыс ерекшелiктерiне байланысты құжаттардың бұдан басқа да түрлерiн
жасайды.
Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қоры Қазақстан халқының
тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және Қазақстан
Республикасының ұлттық құндылық ретінде мемлекетпен сақталады.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағат туралы
Заңнамасы Қазақстан Республикасының Конституциясына негізделіп, Қазақстан
Республикасының Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы 1998 жылғы 22
желтоқсандағы №326-1 Заңынан және басқа да Қазақстан Республикасының
құқықтық актілерінен тұрады.
Өкімдік құжаттар Ұлттық мұрағат қоры ұлттық құндылық ретінде
бекітілген заңмен мойындалған тарихи, әлеуметтік, ғылыми, экономикалық,
саяси және мәдени маңызы бар барлық мұрағаттардың, мұрағат қорларының және
документалды ескерткіштердің жиынтығы болып табылады.
Өкімдік құжаттар тұрақты сақталатын құжаттар.
Сондықтан да мекемелер мен кәсіпорындарында, оқу орындарында іс
қағаздарын жазғанда бекітілген номенклатура негізінде ұқыпты, нақтылы,
дәлелді, мазмұнды жазып, болған іс-шараны ешқандай қоспасыз көрсете жазу
шарт.
Әр жыл соңында мекемелердегі іс қағаздар бекітілген сараптау
комиссиясының шешімімен құжаттарды сараптау, жүйелеу негізінде сол
мекеменің ведомствалық мұрағатына өткізіледі.
Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік-əдістемелік
негізіне мыналар жатады:
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорына (бұдан əрі Ұлттық
мұрағат қорына) кіретін құжаттарды іріктеу мақсатында Өкімдік құжаттар
құндылығына сараптама жасау жүргізіп, оларды тұрақты сақтауға өткізуге
дайындау жəне Ұлттық мұрағат қор құрамына енбейтін құжаттардың сақталу
мерзімдері анықталады.
Өкімдік құжаттар құндылығын сараптау ісі бірнеше кезеңнен тұрады:
✓ іс қағаздарын жүргізу барысында сараптау;
✓ ведомстволық мұрағат орынында сараптау;
✓ мемлекеттік сақтауға тапсыру кезінде сараптау.
Құжаттарды олардың түзілуі кезінде, яғни мекемеде іс қағаздарын
жүргізу барысында бағалау тұрақты жəне уақытша сақталатын құжаттарды
іріктеп алу үшін жүргізіледі. Өкімдік құжаттарды алдын ала бағалау басқару
функцияларын жəне олардың құжатталуын егжей-тегжейлі зерттеу нəтижелеріне
негізделеді.
Өкімдік құжаттар құндылығына сараптама жасау істерді парақтап қарау
жолымен іріктеледі. Екінші даналары, шимайжазбалар, құжатардың
ресімделмеген көшірмелері істерден алынып тасталады.
Құжаттарды өңдеу кезінде тұрпатты, салалық (ведомстволық) құжаттардың
сақталу мерзімдері көрсетілген тізбесі, тұрпатты (үлгісі) іс номенклатурасы
жəне ұйымның тиісті кезеңге арналған іс номенклатурасы қолданылады.
СТК (Сараптау тексеру комиссиясы), ҚЖД (Қажеттілігі жойылғанға
дейін), ЖАД (Жаңасымен алмастырылғанға дейін), ТБД (Тексеру біткенге
дейін) жəне т.б. белгілер соғылған істерге ерекше назар аудару қажет
болады. СТК белгісі істе құнды құжаттар болуы мүмкін екендігін көрсетеді.
Сондықтан оларды сақтауға тапсыру немесе жоюға бөлу туралы тұжырымды
шешім тек құжаттарды қарап, зерттеп шықаннан кейін жəне мекеменің сараптау
комиссиясы мен облыстық мемлекет мұрағатының сараптау-тексеру əдістемелік
комиссиясына тараптарынан келісім алынған соң ғана жасалады.
Өзге аталған белгілер құжаттардың сақталу мерзімдерін іс жүргізу
барысында түзілген сəттен бастап емес, белгілі бір жұмыс орындалған соң,
құжаттардың қолданылу мерзімі аяқталғаннан кейін немесе қандай да бір
мəселе түбегейлі өз шешімін тапқан кезден бастап есептеген дұрыс екенін
көрсетеді.
Істерді ведомстволық мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде оларды
сақталу мерзімдерінің ұзақтығына қарай былайша топтастырып, ресімдейді:
тұрақты жəне уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге тізімдеме
жасалады;
10 жылға дейінгі мерзімде сақталатын құжаттарға тізімдеме жасау
міндетті емес;
анықтамалық сипаттағы қысқа мерзімді құжаттар (5 жылға дейін
сақталатын) істер номенклатурасында белгіленеді жəне сақтау мерзімі өткен
соң облыстық мемлекет мұрағатының СТК тарапынан келісім алған соң
құрылымдық бөлімшелердің өзінде акті арқылы жойылады.
Өкімдік құжаттар құндылығына сараптама жасау ісі ұйымдық-өкімдік жəне
жоспарлау-есеп беру құжаттамаларын зерттеуден басталады.
Мұнымен қоса ол құжаттардың түпнегіз даналары қай құрылымдық
бөлімшелерде екендігі анықталады.
Ақпараттардың өзге құжаттарда қайталану сипаты: олардың түрі, формасы,
қайталану деңгейі айқындалады.
Ақпараттары қайталанатын құжаттар мұрағат қоры құрамында сақталады.
Тұрақты сақтауда тұрған құжаттардың кейбірі жоғалған жағдайда оларды
іздестіруге байланысты шаралар қолданылады.
Тізімдемелерді қайта өңдеу мен тақырыптарын жазу, оларды құрылымдық
бөлімдер мен жылдар бойынша жүйелеу, құжаттарды құрылымдық бөлімдер мен
жылдардың өз іштерінде жүйеге түсіру кездерінде де құжаттар құндылығына
сараптама қатар жүргізіледі.
Істер тізімдемесі бастапқы анықтама болып табылады.
Соның негізінде ақпараттық- іздестіру анықтамаларының өзге түрлері
жасалады. Тізімдеме үш бірдей маңызды функцияны атқарады:
❖ істердің есепке алынуын қамтамасыз ету;
❖ оларды қор ішіндегі жүйеге орнықтыру;
❖ құжаттық кешендердің құрамы мен мазмұнын ашу.
Істер тізімдемесі құндылық сараптамасынан өткен, реттеліп, белгіленген
талаптарға сəйкес ресімделген тұрақты жəне ұзақ уақыт сақталатын өкімдік
құжаттарға арналып жасалады.
Тізімдемелер мекеменің құрылымдық бөлімшелеріндегі іс қағаздарын
жүргізу процесінде жəне ведомстволық мұрағаттарда дайындалады. Құжаттар мен
істерді жоюға бөлу туралы актіге сақтау мерзімі өткен құжаттар енгізіледі.
Актілер СК мен СТК мəжілістерінде тиісті хронологиялық кезеңнің істер
тізімдемелерімен қоса қаралады.
Өкімдік құжаттар құндылығына сараптама жасау - мекемелерді басқаруды
құжаттамалық қамтамасыз ету орындарының жауапты бір жұмыс бағдары.
Мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру сапасы ең алдымен осы сараптама
жұмыстарының сапасына байланысты.
Бұл өз кезегінде жалпы құжаттық мұралар сапасына əсер етеді. Құжаттар
құндылығына сараптама жасау кезінде мекеменің өзіндік ерекшеліктерін,
олардың іс жүргізу жүйесін жəне құжаттық кешендерін ескеру қажет.
Сақтауға алынатын құжаттарға сын көзбен қарай отырып, сараптама
жасаудағы ең басты міндет - қоғам үшін бағалы құжаттардың бəрін де сақтай
білу екенін естен шығармау керек.
Өкімдік құжаттардың құндылығың іздеп табу жұмысы бірнеше кезеңнен
тұрады:
Құжаттамыны басқару қызметінің қызметкерлері сарапшы комиссиямен
бірлесіп әдістемелік басшылыққа сүйене отыра құжаттың өкімдік құжаттарға
жататындығы жөнінде шешім қабылдайды.
2.4. Ұйымдық өкімдік құжаттардың
сараптау жолдары
Мемлекеттік мұрағаттарға құжаттарды сақтауға іріктеу құжаттар
құндылығын сараптау негізінде сақтау мерзімі көрсетілген ведомстволық және
тұрпатты құжаттар тізбесін пайдалана отырып, жүзеге асырылады.
Құжаттардың құндылығын сараптау дегеніміз құжаттың ғылыми,
әлеуметтік, мәдени және практикалық маңызын анықтау және іріктеу мақсатында
құндылық принциптері мен өлшемдері негізінде құжаттарды зерделеу.
Құндылықты сараптау барысында Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат
қоры (ҚР ҰМҚ) құжаттарының құрамына жатқызылатын құжаттар, жеке құрам
бойынша құжаттар, уақытша сақтау құжаттары ары қарай жоюға бөлу үшін
іріктеледі.
Құндылықты сараптағанда әр іс бет бойынша қаралады. Екінші
даналары, жоба жазбалар, құжаттардың хатталмаған көшірмелері істен алынып
тасталады.
Іс атау бойынша құндылықты анықтауға болмайды, себебі атау істің
нақты мазмұнына сәйкеспеуі мүмкін.
СТК белгісі қойылған істер де тұрақты сақтауға жататан құжаттарды
анықтау мақсатында бет бойынша қаралады. СТК белгісі істе саяси, ғылыми,
мәдени немесе тарихи маңызы бар құжаттар болуы мүмкін екенін білдіреді.
Тұрақты сақтау құжаттарынан тұратын СТК белгісі қойлыған істер қайта
қалыптастыруға жатады. Олардың құрамынан бөлінген тұрақты сақтау құжаттары
біртектес істерге қосылады және жеке істерге біріктіріледі.
Қалған құжаттардан тұратын істердің (нарядтардың) сақтау мерзімі
ведомстволық немесе тұрпатты тізбе бойынша анықталады.
Тұрақты сақтауға ең бірінші негізгі әрекеттерін мазмұны толығымен
сипаттайтын құжаттардың түпнұсқалары іріктеледі, түпнұсқалары болған
жағдайда көшірмелер жойылады. Мысалы аудандық және оған теңестіріліген
соттардың негізгі іс әрекеттерін сипаттайтын құжаттарына бұйрықтар; қайта
құру, қайта атау, жою, жылжыту туралы өкімдер, шешімдер; сот әрекеті туралы
есептер, баянхаттар, анықтамалар; қылмыстық, азаматтық істерді және
әкімшілік құқықбұзушылық істерді қарау бойынша соттар жұмысы туралы
статистикалық есептер; сот жұмысын тексеру құжаттары; алқаның, Қазақстан
Республикасы жоғары соты пленарлық мәжілісітерінің, облыстық және оған
теңестірілген соттардың қаулыларын, Жоғары Сот Төрағасының, облыстық
соттардың өкімдерін, Комитеттің және соттар әкімшісінің бұйрықтарын
орындауды тексеру бойынша құжаттар; сот тәжірибесі шолулары мен
қорытындылары; бұқарарлық ақпарат құралдарындағы жарияланымдарының
іріктемелері; тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесімен келісілген істер
номенклатурасы; шешімдердің алынған түпнұсқалары және кейінгі анықтамалар
және жоғары тұрған соттардың азаматтық істер бойынша қаулылары; үкімдердің
алынған түпнұсқалары және кейінгі анықтамалар және жоғары тұрған соттардың
қылмыстық істер бойынша қаулылары; әкімшілік құқықбұзушылқ істері бойынша
қаулылардың алынған түпнұсқалары және және жоғары тұрған соттардың кейінгі
анықтаулары; қылмыстық, азаматтық істердің, әкімшілік құқықбұзушылық
істерінің картотекалары және оларға алфавиттік көрсеткілер жатады.
Қорда түпнұсқа құжат жоқ болған жағдайда, жоғалған түпнұсқаның
орнын басатын құжат ретінде көшірме тұрақты сақтауға қалдырылады.
Телнұсқа құжаты болғанда келесіні есте ұстаған жөн: құжаттар
сақтауға тек әдетте осы құжат жасалған және сол құжат әрекетін баяндайтын
құрылымдық бөлімшелерде ғана қалдырлады; басқа ұйымдар мәлімет үшін
жіберген құжаттар жойылуға бөлінеді.
Есептердің құндылығын сараптағанда сақтауға әдетте жылдық есептер
қалдырылады, тоқсандық және айлық есептер жойылады. Жылдық есеп жоқ
жағдайда сақтауға тоқсандық есептер қалдырылырып, айлық есептер жойылады.
Егер сараптама процесінде соттың негізгі әрекетін білдіретін құжат
жоқ болып шықса, бұл құжаттарды іздеу шаралары атқарылады. Егер іздеу оң
нәтиже бермесе ұйым басшылығына жоғалған құжаттың орнын толтыру немесе
жоғалған құжатты жоғары тұрған органдардан алып қалыпына келтіру туралы
мәселе шешуге қойлады.
Қазақстанның тәуелсіздік алуымен мемлекеттің мәртебесінің өсіп
өзгеруімен, саяси, экономикалық жағдайдың тұрақтанып, жақсаруымен мұрағат
ісінде де біршама өзгерістер жасалынды.
Қазақстан Республикасының 1999 жылғы 22-желтоқсандағы Ұлттық мұрағаттық
қор және мұрағаттар туралы заңы ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
КІРІСПЕ
Іс қағаздарын жүргізу – бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен
жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы.
Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген
термин жиі қолданыла бастады.
Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге
байланысты;
✓ құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын,
✓ ақпарат жинау, өңдеу, сақтау, пайдалану,
✓ қазіргі заманғы ақпараттық технологияларын енгізуге байланысты
пайда болды.
Іс қағаздарды жүргізудің негізгі элементтерінің бірі құжат жасау болып
табылады.
Құжат жасау дегеніміз ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға
жазу (түсіру) болып табылады.
Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге
асырылады және заңдық күші болады.
Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнама, оны шығарған органның
құзіретіне, рәсімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.
Яғни Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2009
жылғы 25 қыркүйектегі № 128 Бұйрығымен Мемлекеттік және мемлекеттік
емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік
ережелерін, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде
жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып
бекіту туралы ереже бекітілді.
Бұл бұйрықта былай деген:
1) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және
құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелері;
2) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын
үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып бекітілсін.
Сонымен қатар Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат
министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті:
1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде
мемлекеттік тіркелуін;
2) осы бұйрықтың белгіленген тәртіппен ресми жариялануын қамтамасыз
етсін.
Басқарушылық қызметте қолданылатын құжаттардың құрамы ұйымның құзыреті
мен функцияларына, мәселерді шешу тәртібіне (жекеше басқару тәртібімен
немесе алқалық тәртіппен), басқа ұйымдармен байланыс жасаудың көлемі мен
сипатына қарай анықталады.
Ұйымдар осы Үлгілік ережелерді қолдана отырып:
1) құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың ведомстволық (салалық)
ережесін әзірлейді және Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат
министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитетімен (бұдан әрі – уәкілетті
орган) келісе отырып бекітеді.
2) мемлекеттік ұйымдардағы құжаттаудың ережелері мен басқарушылық
құжаттарды, сонымен қатар, ұйымдардағы мемлекет меншігіне жататын
акциялардың бақылау пакеттерін әзірлейді және облыстардың (республикалық
маңызы бар қалалар, астаналар), мұрағат ісі және құжаттама саласындағы
жергілікті атқарушы органдарымен, Қазақстан Республикасы Ұлттық
мұрағатымен, Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік мұрағаттарымен,
Қазақстан Республикасы Президенті мұрағатымен келісе отырып бекітіледі.
Бірыңғай техникалық саясат негізінде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз
ету жүйесін ұйымдастыру, жүргізу мен жетілдіруді, құжаттармен жұмыс істеуде
заманауи техникалық құралдарды қолдануды, ұйымдағы құжаттармен жұмыс
істеудің бекітілген тәртіптің орындалуына әдістемелік басшылық жасау мен
бақылау жүргізуді ұйым басшысымен бекітілген ұйымның құжаттамалық қызметі
туралы Үлгілік ережесіне сәйкес жұмыс істейтін басқаруды құжаттамалық
қамтамасыз етудің функциялары жүктелген құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз (бұдан әрі - БҚҚ қызметі) етудің
функцияларын жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе жауапты
лауазымды тұлға ауысқан кезде құжаттар мен істер және олардың есептік
тіркеу формалары жаңадан тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды
тұлғаға қабылдау-өткізу актісімен тапсырылады.
Мұрағат ісі және құжаттама саласындағы уәкілетті орган, облыстардың
жергілікті атқарушы органдары (республикалық маңызы бар қалалар,
астаналар), Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы
Президентінің мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандар мен олардың
филиалдарының мемлекеттік мұрағаттары (бұдан әрі – мемлекеттік мұрағаттық
мекемелер) ұйымдарға Үлгілік ережелерді енгізу жөнінде әдістемелік көмек
көрсетеді және Қазақстан Республикасы Заңнамасымен қарастырылған жағдайда
олардың талаптарының орындалуын бақылайды.
Осы Үлгілік ережелер мемлекеттік құпия мәліметтер бар қызметтік
ақпараттармен жұмыс істеу тәртібіне таралмайды.
Мен осы ережеге сүйене отырып Ұйымдық өкімдік құжаттардың сараптау
жолы курстіқ жұмысымды әзірлеп отырмын.
ІІ Негізгі бөлім
2.1. Қазақстан Республикасының іс жүргізу және мұрағат ісі мемлекеттік
стандарты туралы түсініктеме
Бұл стандарт мұрағат ісі және іс жүргізу саласында қолданылатын
терминдер мен ұғымдардың анықтамаларын белгілеу мақсатында әзірленген.
Іс жүргізу басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету; Құжаттаумен жұмысты
құжаттамалау және ұйымдастыруды қамтамасыз ететін заңды тұлғалар әрекетінің
қызмет ету аясы. Бұл стандарттан біз төменгі терминдерді білуге болады.
Мысалы:
Терминдері Түсініктеме
Құжат
ақпараттың дәлме-дәлдігін растайтын
материалдық жеткізушіде жазылған
ақпарат
Құжаттың сыртқы белгілері
құжаттың көлемі мен пішімен, ақпарат
жеткізушіні, жазу түрін, ресімдеу
құрамын көрсететін белгілер
Құжатталған ақпаратты жеткізуші
ауызша, дыбыстық немесе бейнелеу
ақпаратты сақтау және нығайту,
сонымен бірге өзгертілген түрде
бекітуде пайдаланылатын материалдық
объект
Мәтіндік құжат
дыбысжазба жүйесінің немесе хаттың
кез келген түрімен түсірілген ауызша
ақпараты бар құжат
Жазба құжат
ақпараты жазудың кез-келген түрімен
түсірілген мәтіндік құжат
Құжаттың бастапқы жазбасы
автордың не редактордың өз мәтінімен
жұмысын көрсететін қолжазба немесе
машинкалық жазба
құжат
Құжат авторы:
құжатты жасаған жеке не заңды тұлға
Ресми құжат
заңды немесе жеке тұлға дайындаған
бекітілген тәртіппен куәландырылған
және ресімделген құжат
Қызметтік құжат
ұйымның күнделікті қызметінде
пайдаланылатын ресми құжат
2.2. Өкімдік құжаттарға қажет деректемелер
Өкімдік құжаттарды яғни қаулылар, бұйрықтар, өкiмдер, шешiмдер және
басқаларын таза парақтарға дайындау кезінде көрсетілуі қажет деректемелер;
сол жағынан – 20 мм; оң жағынан – 10 мм; жоғарғы жағынан – 10 мм;
төменгі жағынан – 10 мм.
Өкімдер құқықтық сипаттағы шешімдер, сонымен қатар, жедел, ұйымдастыру,
кадр және ұйым жұмысына қатысты басқа да мәселелер бойынша ресімделеді
1-қосымша
ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ Товарищество с ограниченной
ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ ответственностью
ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР
жауапкершілігі шектеулі КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ
серіктестік МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ
БҰЙРЫҚ ПРИКАЗ
2009 жыл 15 наурыз № 51
Астана қаласы город Астана
Қызметкерлердің қызметтікщ нұсқауына өзгерістер енгізу туралы
__________________________________ ___________________________________ ______
_________________________
(негіз)
___________________________________ ___________________________________ ___
____________________________
___________________________________ ___________________________________ ___
_________________ байланысты
БҰЙЫРАМЫН:
1. ЖШС қызметкерлерінің қызметтік нұсқауларына келесі өзгерістерді
енгізу
1)
___________________________________ ___________________________________ ______
_______________________
2)
___________________________________ ___________________________________ ______
_______________________
3)
___________________________________ ___________________________________ ______
_______________________
2. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау
___________________________________ ______________________ жүктелсін.
Бас директор
(қолы)
(қолтаңбаның толық
жазылуы)
Бұрыштамалар:
Орын.: Козлова А. С.
Тел. 74-12-96
А4 (210Х297) пішін
2-қосымша
ЖҮЙЕЛЕРДІ МОДЕЛЬДЕУДІҢ Товарищество с ограниченной
ҚАЗАҚСТАНДЫҚ ИНСТИТУТЫ ответственностью
ИННОВАЦИЯЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ ИННОВАЦИОННЫЙ ЦЕНТР
жауапкершілігі шектеулі КАЗАХСТАНСКИЙ ИНСТИТУТ
серіктестік МОДЕЛИРОВАНИЯ СИСТЕМ
БҰЙРЫҚ ПРИКАЗ
2009 жыл 15 наурыз № 51 жқ город Астана
Астана қаласы
Жеке құрам бойынша
1. Маркетинг бөлімінің бас менеджері қызметіне 2009 жылдың 15 наурызынан
бастап Еркебұлан Амантаевич Ескендиров ҚАБЫЛДАНСЫН.
Негізі: 2009 жылғы 15 наурыздағы № 31 жеке еңбек шарты және Е.А.
Ескендировтың өтініші.
2. Анастасия Викторовна Зубарева 2009 жылдың 16 наурызынан бастап аға
бухгалтер қызметінен бас бухгалтер қызметіне АУЫСТЫРЫЛСЫН.
Негізі: 2007 жылғы 14 сәуірдгі № 28 жеке еңбек шартына қосымша келісім
шарт және А.В. Зубареваның өтініші.
3. Қазақстан Республикасы Еңбек Кодексінің 51-бабының 1) тармақшасына
сәйкес 2009 жылдың 15 наурызынан Марат Серикович Керимов өз еркімен
ШЫҒАРЫЛСЫН.
Негізі: М.С. Керимовтың өтініші
4. жобалау бөлімінің менеджері Салтанат Абаевна Пазыловаға СӨГІС
ЖАРИЯЛАНСЫН.
Негізі: жобалау бөлім бастығы П.Г. Салованың баяндама жазбасы және С.А.
Пазылованың түсіндірме жазбасы.
Бас директор (қолы) (қолтаңбаның толық мәні)
Бұрыштамалар:
Орын.: Козлова А.
Тел. 74-12-96
А4 (210Х297) пішін
2.3. Өкімді құжаттардың
ресімдеудің ерекшеліктері
Ұйымдастыру-өкімдік құжат: әкімшілік және ұйымдастыру мәселелерін,
сондай-ақ өкімет органдарының, мекеме, кәсіпорын, ұйымдардың оның бөлімдері
мен лауазым иелерінің қызметін реттеу, қамтамасыз ету және басқару, өзара
қатынас мәселелерін шешуді нақтылайтын жазба құжат түрі.
Ұйымдастыру-өкімдік құжаттың заңды күші: күші бар заңның оған, оны
шығарған орган құзыры мен бекітілген ресімдеу тәртібі берген ресми құжаттың
қасиеті.
Ұйымдастыру-өкімдік құжатты сараптау барысында шығу тегі, саласы, түрі,
қызмет ету аясы, оларды рәсімдеуге бірыңғай талап белгілері бойынша өзара
байланысты құжаттардыда ескеру қажет. Сондықтан қазіргі қоғамдағы
мұрағаттың рөлі өлшеусіз.
Мұрағаттағы сақтаулы көне құжаттар еш уақыт өз құнын жоғалтапауға
тиіс. Сол себепті де мұрағаттар саяси, ғылыми, тарихи, мәдени-әлеуметтік
мағыналары бар құжаттарын қабылдау және мемлекеттік сақтауды қамтамасыз ету
ғана емес, сонымен қатар, құжаттарды ұйымдастыру және мемлекеттік есеп
жүргізу, құжаттардың физикалық-химиялық сақталуына оңтайлы жағдайын
жақсарту, өте құнды құжаттардың сақтық қорын құру, тізбелерді жетілдіру
мұрағатшылардың негізгі мақсаты. Ол туралы:
Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан
Республикасының заңның 7-тарау 27-бабында:
Ұлттық мұрағат қорына келтірілген зиян Қазақстан Республикасының
заңдарына сәйкес өтелуге тиіс деп көрсетілген.
Ұлттық мұрағат қорының мемлекеттік меншіктегі құжаттары мұрағаттарда
уақытша сақталу сатысынан өтеді, содан соң Ұлттық мұрағат қорының
құжаттарын тұрақты сақтауға ерекше құқық берілетін Қазақстан
Республикасының тиісті мемлекеттік мұрағаттары мен олардың филиалдарына
беріледі.
Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын жинақтау, сақтау мен пайдалану үшін
жеке және заңды тұлғалар ведомстволық және жеке мұрағаттар құрады.
Мұрағаттар тарихтың баға жетпес деректі құжаттарының сенімді
сақтаушысы. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен
құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелерінде ұйымда әкiмшiлiк және
ұйымдастырушылық мәселелерiн, басқару, өзара iс-әрекет жасау және қызметтi
реттеу мәселелерiн шешу мақсатында мынадай құжаттар жасалады деп атап
өткен:
1) ұйымдастырушылық-құқықтық (жарғылар, ережелер, регламенттер,
нұсқаулар, штат кестелерi және басқалары);
2) өкiмдiк (қаулылар, бұйрықтар, өкiмдер, шешiмдер және басқалары);
3) анықтамалық-ақпаратты (актiлер, шарттар, баяндау және
түсiнiктемелiк хаттар, қорытындылар, пiкiрлер, тiзбелер, хаттар,
мәлiметтер, келiсiмдер, тiзiмдер, анықтамалар және басқалары);
4) жоспарлы-есептi (жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспарлар
мен есептер);
5) қызметкерлердiң еңбек қызметiн және оларды зейнетақымен қамтамасыз
етуге аударылған ақша туралы мәлiметтердi растайтын құжаттар. Ұйым өз
жұмыс ерекшелiктерiне байланысты құжаттардың бұдан басқа да түрлерiн
жасайды.
Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қоры Қазақстан халқының
тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және Қазақстан
Республикасының ұлттық құндылық ретінде мемлекетпен сақталады.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағат туралы
Заңнамасы Қазақстан Республикасының Конституциясына негізделіп, Қазақстан
Республикасының Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы 1998 жылғы 22
желтоқсандағы №326-1 Заңынан және басқа да Қазақстан Республикасының
құқықтық актілерінен тұрады.
Өкімдік құжаттар Ұлттық мұрағат қоры ұлттық құндылық ретінде
бекітілген заңмен мойындалған тарихи, әлеуметтік, ғылыми, экономикалық,
саяси және мәдени маңызы бар барлық мұрағаттардың, мұрағат қорларының және
документалды ескерткіштердің жиынтығы болып табылады.
Өкімдік құжаттар тұрақты сақталатын құжаттар.
Сондықтан да мекемелер мен кәсіпорындарында, оқу орындарында іс
қағаздарын жазғанда бекітілген номенклатура негізінде ұқыпты, нақтылы,
дәлелді, мазмұнды жазып, болған іс-шараны ешқандай қоспасыз көрсете жазу
шарт.
Әр жыл соңында мекемелердегі іс қағаздар бекітілген сараптау
комиссиясының шешімімен құжаттарды сараптау, жүйелеу негізінде сол
мекеменің ведомствалық мұрағатына өткізіледі.
Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік-əдістемелік
негізіне мыналар жатады:
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорына (бұдан əрі Ұлттық
мұрағат қорына) кіретін құжаттарды іріктеу мақсатында Өкімдік құжаттар
құндылығына сараптама жасау жүргізіп, оларды тұрақты сақтауға өткізуге
дайындау жəне Ұлттық мұрағат қор құрамына енбейтін құжаттардың сақталу
мерзімдері анықталады.
Өкімдік құжаттар құндылығын сараптау ісі бірнеше кезеңнен тұрады:
✓ іс қағаздарын жүргізу барысында сараптау;
✓ ведомстволық мұрағат орынында сараптау;
✓ мемлекеттік сақтауға тапсыру кезінде сараптау.
Құжаттарды олардың түзілуі кезінде, яғни мекемеде іс қағаздарын
жүргізу барысында бағалау тұрақты жəне уақытша сақталатын құжаттарды
іріктеп алу үшін жүргізіледі. Өкімдік құжаттарды алдын ала бағалау басқару
функцияларын жəне олардың құжатталуын егжей-тегжейлі зерттеу нəтижелеріне
негізделеді.
Өкімдік құжаттар құндылығына сараптама жасау істерді парақтап қарау
жолымен іріктеледі. Екінші даналары, шимайжазбалар, құжатардың
ресімделмеген көшірмелері істерден алынып тасталады.
Құжаттарды өңдеу кезінде тұрпатты, салалық (ведомстволық) құжаттардың
сақталу мерзімдері көрсетілген тізбесі, тұрпатты (үлгісі) іс номенклатурасы
жəне ұйымның тиісті кезеңге арналған іс номенклатурасы қолданылады.
СТК (Сараптау тексеру комиссиясы), ҚЖД (Қажеттілігі жойылғанға
дейін), ЖАД (Жаңасымен алмастырылғанға дейін), ТБД (Тексеру біткенге
дейін) жəне т.б. белгілер соғылған істерге ерекше назар аудару қажет
болады. СТК белгісі істе құнды құжаттар болуы мүмкін екендігін көрсетеді.
Сондықтан оларды сақтауға тапсыру немесе жоюға бөлу туралы тұжырымды
шешім тек құжаттарды қарап, зерттеп шықаннан кейін жəне мекеменің сараптау
комиссиясы мен облыстық мемлекет мұрағатының сараптау-тексеру əдістемелік
комиссиясына тараптарынан келісім алынған соң ғана жасалады.
Өзге аталған белгілер құжаттардың сақталу мерзімдерін іс жүргізу
барысында түзілген сəттен бастап емес, белгілі бір жұмыс орындалған соң,
құжаттардың қолданылу мерзімі аяқталғаннан кейін немесе қандай да бір
мəселе түбегейлі өз шешімін тапқан кезден бастап есептеген дұрыс екенін
көрсетеді.
Істерді ведомстволық мұрағатқа тапсыруға дайындау кезінде оларды
сақталу мерзімдерінің ұзақтығына қарай былайша топтастырып, ресімдейді:
тұрақты жəне уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге тізімдеме
жасалады;
10 жылға дейінгі мерзімде сақталатын құжаттарға тізімдеме жасау
міндетті емес;
анықтамалық сипаттағы қысқа мерзімді құжаттар (5 жылға дейін
сақталатын) істер номенклатурасында белгіленеді жəне сақтау мерзімі өткен
соң облыстық мемлекет мұрағатының СТК тарапынан келісім алған соң
құрылымдық бөлімшелердің өзінде акті арқылы жойылады.
Өкімдік құжаттар құндылығына сараптама жасау ісі ұйымдық-өкімдік жəне
жоспарлау-есеп беру құжаттамаларын зерттеуден басталады.
Мұнымен қоса ол құжаттардың түпнегіз даналары қай құрылымдық
бөлімшелерде екендігі анықталады.
Ақпараттардың өзге құжаттарда қайталану сипаты: олардың түрі, формасы,
қайталану деңгейі айқындалады.
Ақпараттары қайталанатын құжаттар мұрағат қоры құрамында сақталады.
Тұрақты сақтауда тұрған құжаттардың кейбірі жоғалған жағдайда оларды
іздестіруге байланысты шаралар қолданылады.
Тізімдемелерді қайта өңдеу мен тақырыптарын жазу, оларды құрылымдық
бөлімдер мен жылдар бойынша жүйелеу, құжаттарды құрылымдық бөлімдер мен
жылдардың өз іштерінде жүйеге түсіру кездерінде де құжаттар құндылығына
сараптама қатар жүргізіледі.
Істер тізімдемесі бастапқы анықтама болып табылады.
Соның негізінде ақпараттық- іздестіру анықтамаларының өзге түрлері
жасалады. Тізімдеме үш бірдей маңызды функцияны атқарады:
❖ істердің есепке алынуын қамтамасыз ету;
❖ оларды қор ішіндегі жүйеге орнықтыру;
❖ құжаттық кешендердің құрамы мен мазмұнын ашу.
Істер тізімдемесі құндылық сараптамасынан өткен, реттеліп, белгіленген
талаптарға сəйкес ресімделген тұрақты жəне ұзақ уақыт сақталатын өкімдік
құжаттарға арналып жасалады.
Тізімдемелер мекеменің құрылымдық бөлімшелеріндегі іс қағаздарын
жүргізу процесінде жəне ведомстволық мұрағаттарда дайындалады. Құжаттар мен
істерді жоюға бөлу туралы актіге сақтау мерзімі өткен құжаттар енгізіледі.
Актілер СК мен СТК мəжілістерінде тиісті хронологиялық кезеңнің істер
тізімдемелерімен қоса қаралады.
Өкімдік құжаттар құндылығына сараптама жасау - мекемелерді басқаруды
құжаттамалық қамтамасыз ету орындарының жауапты бір жұмыс бағдары.
Мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру сапасы ең алдымен осы сараптама
жұмыстарының сапасына байланысты.
Бұл өз кезегінде жалпы құжаттық мұралар сапасына əсер етеді. Құжаттар
құндылығына сараптама жасау кезінде мекеменің өзіндік ерекшеліктерін,
олардың іс жүргізу жүйесін жəне құжаттық кешендерін ескеру қажет.
Сақтауға алынатын құжаттарға сын көзбен қарай отырып, сараптама
жасаудағы ең басты міндет - қоғам үшін бағалы құжаттардың бəрін де сақтай
білу екенін естен шығармау керек.
Өкімдік құжаттардың құндылығың іздеп табу жұмысы бірнеше кезеңнен
тұрады:
Құжаттамыны басқару қызметінің қызметкерлері сарапшы комиссиямен
бірлесіп әдістемелік басшылыққа сүйене отыра құжаттың өкімдік құжаттарға
жататындығы жөнінде шешім қабылдайды.
2.4. Ұйымдық өкімдік құжаттардың
сараптау жолдары
Мемлекеттік мұрағаттарға құжаттарды сақтауға іріктеу құжаттар
құндылығын сараптау негізінде сақтау мерзімі көрсетілген ведомстволық және
тұрпатты құжаттар тізбесін пайдалана отырып, жүзеге асырылады.
Құжаттардың құндылығын сараптау дегеніміз құжаттың ғылыми,
әлеуметтік, мәдени және практикалық маңызын анықтау және іріктеу мақсатында
құндылық принциптері мен өлшемдері негізінде құжаттарды зерделеу.
Құндылықты сараптау барысында Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат
қоры (ҚР ҰМҚ) құжаттарының құрамына жатқызылатын құжаттар, жеке құрам
бойынша құжаттар, уақытша сақтау құжаттары ары қарай жоюға бөлу үшін
іріктеледі.
Құндылықты сараптағанда әр іс бет бойынша қаралады. Екінші
даналары, жоба жазбалар, құжаттардың хатталмаған көшірмелері істен алынып
тасталады.
Іс атау бойынша құндылықты анықтауға болмайды, себебі атау істің
нақты мазмұнына сәйкеспеуі мүмкін.
СТК белгісі қойылған істер де тұрақты сақтауға жататан құжаттарды
анықтау мақсатында бет бойынша қаралады. СТК белгісі істе саяси, ғылыми,
мәдени немесе тарихи маңызы бар құжаттар болуы мүмкін екенін білдіреді.
Тұрақты сақтау құжаттарынан тұратын СТК белгісі қойлыған істер қайта
қалыптастыруға жатады. Олардың құрамынан бөлінген тұрақты сақтау құжаттары
біртектес істерге қосылады және жеке істерге біріктіріледі.
Қалған құжаттардан тұратын істердің (нарядтардың) сақтау мерзімі
ведомстволық немесе тұрпатты тізбе бойынша анықталады.
Тұрақты сақтауға ең бірінші негізгі әрекеттерін мазмұны толығымен
сипаттайтын құжаттардың түпнұсқалары іріктеледі, түпнұсқалары болған
жағдайда көшірмелер жойылады. Мысалы аудандық және оған теңестіріліген
соттардың негізгі іс әрекеттерін сипаттайтын құжаттарына бұйрықтар; қайта
құру, қайта атау, жою, жылжыту туралы өкімдер, шешімдер; сот әрекеті туралы
есептер, баянхаттар, анықтамалар; қылмыстық, азаматтық істерді және
әкімшілік құқықбұзушылық істерді қарау бойынша соттар жұмысы туралы
статистикалық есептер; сот жұмысын тексеру құжаттары; алқаның, Қазақстан
Республикасы жоғары соты пленарлық мәжілісітерінің, облыстық және оған
теңестірілген соттардың қаулыларын, Жоғары Сот Төрағасының, облыстық
соттардың өкімдерін, Комитеттің және соттар әкімшісінің бұйрықтарын
орындауды тексеру бойынша құжаттар; сот тәжірибесі шолулары мен
қорытындылары; бұқарарлық ақпарат құралдарындағы жарияланымдарының
іріктемелері; тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесімен келісілген істер
номенклатурасы; шешімдердің алынған түпнұсқалары және кейінгі анықтамалар
және жоғары тұрған соттардың азаматтық істер бойынша қаулылары; үкімдердің
алынған түпнұсқалары және кейінгі анықтамалар және жоғары тұрған соттардың
қылмыстық істер бойынша қаулылары; әкімшілік құқықбұзушылқ істері бойынша
қаулылардың алынған түпнұсқалары және және жоғары тұрған соттардың кейінгі
анықтаулары; қылмыстық, азаматтық істердің, әкімшілік құқықбұзушылық
істерінің картотекалары және оларға алфавиттік көрсеткілер жатады.
Қорда түпнұсқа құжат жоқ болған жағдайда, жоғалған түпнұсқаның
орнын басатын құжат ретінде көшірме тұрақты сақтауға қалдырылады.
Телнұсқа құжаты болғанда келесіні есте ұстаған жөн: құжаттар
сақтауға тек әдетте осы құжат жасалған және сол құжат әрекетін баяндайтын
құрылымдық бөлімшелерде ғана қалдырлады; басқа ұйымдар мәлімет үшін
жіберген құжаттар жойылуға бөлінеді.
Есептердің құндылығын сараптағанда сақтауға әдетте жылдық есептер
қалдырылады, тоқсандық және айлық есептер жойылады. Жылдық есеп жоқ
жағдайда сақтауға тоқсандық есептер қалдырылырып, айлық есептер жойылады.
Егер сараптама процесінде соттың негізгі әрекетін білдіретін құжат
жоқ болып шықса, бұл құжаттарды іздеу шаралары атқарылады. Егер іздеу оң
нәтиже бермесе ұйым басшылығына жоғалған құжаттың орнын толтыру немесе
жоғалған құжатты жоғары тұрған органдардан алып қалыпына келтіру туралы
мәселе шешуге қойлады.
Қазақстанның тәуелсіздік алуымен мемлекеттің мәртебесінің өсіп
өзгеруімен, саяси, экономикалық жағдайдың тұрақтанып, жақсаруымен мұрағат
ісінде де біршама өзгерістер жасалынды.
Қазақстан Республикасының 1999 жылғы 22-желтоқсандағы Ұлттық мұрағаттық
қор және мұрағаттар туралы заңы ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz