Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу технологиясы

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 67 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны

Кіріспе . . . 4

1 Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу технологиясы . . . 7

Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде орындалу тәртібі . . . 7
Іс жүргізуді ұйымдастыру технологиясы . . . 10
Кіріс құжаттарын өңдеу . . . 16
Жіберілген құжаттарды жөндеу . . . 21
Іс жинақтарын құрастыру . . . 26
Басқару құжаттамасын жүйелендіру және олардың сипаттамасы . . . 28

2 Бөлім. «Центр Кредит» банкісінің басқару құжаттарының орындалуы . . . 36

«Центр Кредит» банкісінің құрылымдық сипаттамасы . . . 39
«Центр Кредит» банкісінің іс-қағаздарын жүгізуді ұйымдастыру . . . 43
«Центр Кредит» банкісінде жүргізілетін операциялар және құжаттардың орындалу тәртібі . . . 47
«Центр Кредит» банкісінің жіберілетін және келіп түскен құжаттарың қабылдау және өткізу тәртібі . . . 54

Қорытынды . . . 60

Қосымшалар . . . 64

Пайдаланған әдебиеттер . . . . . . 77

Кіріспе

XXI ғасырға тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың әлеуметтік, экономикалық, мәдени өмірінде үлкен өзгерітер болып жатыр. Республика өмірінде жүргізіліп жатқан бұл реформаларды жүзеге асыруға байланысты күрделі міндеттер тұрғаны белгілі. Реформаның нәтижелі, жемісі болуы соларды дер кезінде дұрыс шешуге байланысты. Қазір құр сөз, қысыр кеңестен гөрі нақты іс қимылға көшуге негіз бар. Қазақстан Республикасының конституциясы (1995), «Тіл туралы» Заң (1997), «Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы» (1998) республикадағы тіл мәселелерін реформалауды жүзеге асыруға негіз болады әрі мүмкідік береді. Сондықтан бұл реформаны жүзеге асыру үшін әр министірлік, әрбір мекеме, ұйымдар, жеке адамдар өздерінің нақты істерін көрсететін шаралар белгілеп, соны жүзеге асыруға тиіс. Біздің ойымызша, солардың ішіндегі ең өзектісі, ең алдымен қолға алынатаны - қазақ тілінің конституциялық мәртебесін мемкеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардық барлық саласында жүзеге асыру.

Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген «тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы» тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңдерінде негізгі төрт бағытта іс- шаралар жүргізеді. Соның бірі-ресми іс жүргізудің мемлекеттік тілге кезең -кезеңімен көшірудің нақты негізін жасау.

Қалай десек те, республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл үлкен істің өзінен-өзі жалға түспейтіні әбден белгілі. Одан шығудың жолы- орыс тіліндегі нұсқауларды негізге ала отырып, ана тіліміздің заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс- қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал осы ретте мемілекеттік және мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіпорындарда мемлекеттік тілде іс жүргізу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда, құжат айналымын іске асыру- бүгінгі таңда өткір тұрған мәселе. Қазақ тілінің тіл мәртебесін толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі жандандыру керек, ал бұл мемілекеттік мемілекеттік деңгейге енді- енді қолға айналдырып жатқан шара.

Қазақстан Республикасындағы халықтар мәдениетінің өзара әсері ең алдымен олардың тілдерінің бір-бірімен қарым- қатынасына негізделеді. Біздің мемілекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп өркендеуіне, өмірдің барлық саласыда қолдануына лайықтанған бағыт ұстап отыр. 1997 жылы 11 шілде Қазақстан Респуьликасындағы «Тіл туралы» Заң қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен оны жүзеге асырудың мемлекеттік бағдарламасы екі тілде бекітілді. Жоғары оқу орындары мен мектептерде, коллеждер мен лицей, гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу пәні арнайы оқытыла бастады. Алайда оның тиімділігі осы пән бойынша оқулықтар мен сөздіктердің, арнаулы кітаптар мен көмекші құралдардың мол және сапалы болуына байланысты.

Іскерлік қатынастар орысша-қазақша және қазақша-орысша оқу құралдарының жеткіліксіздігі білім саласында ғана емес, күнделікті басқару, қарым-қатынас процесстеріне де кедергі келтіреді. Бұл қатынастар ауызша және әсіресе, жазбаша мәтін құру арқылы жүзеге асатыны белгілі. Әрбір қызметкер, мейлі ол қатардағы, не жоғары лауазым иесі болсын, мемлекеттік, не мемлекеттік емес болсын, әр түрлі іс қағаздарының- хат, арыз, нұсқау, сенімхат т. б. жазылу, толтырылу үлгісін білуі қажет.

Ұсынылып отырған құрал меншіктің барлық нысанадағы кәсіп орындардың өз қызметкерлерінің жеке құрамын басқаруда пайдаланатын құжат үлгілерін сипаттайды. Ол құжаттар Қазақстан Республикасының азаматтық- құқықтық актілеріне және Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитетінің нұсқауларына негізделген үлгілер бойынша толтырылды.

Сонымен қатар Ресей және Батыс елдерінің де құжат толтырудағы қалыптақан тәжірбиелері ескерілді.

Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы істермен қатар күнделікті ағымдағы басқару мәселелерін де қамтиды (бұйрық -жарлықтар, актілер, анықтамалар т. б) . Сонымен бірге жекелік сипатқа ие құжаттардың үлгілері де-сенімхаттар, қолхаттар арыздар т. б. толық сипатталып берілген.

«Құжат» -латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: 1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге дегн құқықты растайтын іс қағазы ; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат ; 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік.

Кәсіпорынды басқару - мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процес болып табылалады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттық осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап - түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқарушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралыымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлығымен айқындалады.

Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды.

Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т. б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтың сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бір фактінің неізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Бізге белгілі, әдеби тілдің бес негізгі стилі бар: ғылыми, ресми-іс қағаздары, публицистикалық, көркем әдебиет және ауызекі сөйлеу тілінің стилі.

Бұлай бөлінудің бірнеше негізі бар. Біріншіден, бұлар тілдің қоғамдық қызмет аясына жатады. Іс құжаттары тілі үшін мұндай қызмет аясына құқықтық қатынастар саласы, яғни, басқару саласы жатады. Бірақ мұнда құқықтық қатынастар мемлекет аралық қатынастарда, мемлекеттің өз азаматтарымен және олардың бірлестіктерімен, сондай-ақ мекемелер мен кәсіпорын ішіндегі азаматтар арасындағы қатынастарда орын алады. Осыған байланысты іс-құжаттары стилінің үш түрі ажыратылады. Олар:

Дипломатиялық стиль
Заң шығарушылық стиль
Күнделікті іс жүргізу стилі

Іс жүргізу стилі әлеуметтік санының ерекше формасы - құқықтық санамен сәйкеседі. Біздің әрқайсысымыз белгілі бір дәрежеде өз құқығымыз туралы мысалға отбасы қарым-қатынасындағы қызметіндегі қоғамдық орындардағы және мемлекет алдындағы міндеттемелерімізбен жауапкершіліктер туралы білеміз. Өмірдің түрлі құбылыстары іс жүргізу құжат стилінде белгілі бір қалыпқа түскен жағдайлардың терминделген сөздердің (сауалнама, анықтама, нұсқаулық, қаулылар, хаттама, акт, бұйрық, заң т. б. ) сондай-ақ тұрақты тіркестердің шектеулі мөлшеріне сыйғызылып беріледі.

Дипломдық жұмыстың тақырыбының актуалдығы : кәсіпорынның төлем-банк операциялары бойынша құжаттардың өркендеуі, мемлекеттік тілде жүргізу, өз мемлекетімізде іс жүргізу саласы, құжат жүйесінің толығымен даму, т. б белсенділігі қазіргі кезде маңыздылығы артуда.

Дипломдық жұмыстың міндеті: құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу операцияларына толық талдау жасау. Дипломдық жұмыстың құрылымы екі бөлімнен тұрады: «Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеутехналогиясыі», «Центр Кредит банкісінің басқару құжаттарының орындалуы».

1. Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу техналогиясы.

1. 1Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде орындалу тәртібі

Қазақстан Республикасының министр кабинетінің №562 30. 06. 92 жылғы қаулысы Қазақстан Республикасында бекітілген жалпы тараптар бойынша құжаттарды құру және олармен жұмыс істеу «негізгі құжаттар ережелері және құжат басқару мен, кәсіпорындарда, мекеме бірлестігінде және барлық құқықтық - ұйымдардың Қазақстан Республикасының формы бекітілді».

Қазақстан Республикасында шаруашылық ұйымында құжаттарды сақтау, есепке алу, құрастыру, реттеу, құжат басқару, және құжаттандыру Қазақстан Республикасының осы ережелері нормативтік құқықтық акт болып сақталады.

Осы ережелерге сәйкес Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарында мынадай акт құрылды: ХБ ҚР 31. 12. 96 жылғы бекіту бойынша «Реттік құрылым және құжаттарды тіркеу банктарда сақтау және ұйымдық құжаттарды сақтау инструкцияда көрсетіледі».

Орталық орындаушы органдарда жергілікті органдар және жоғарғы органдарда, кәсіпорындарда, ұйымдарда және мекемелерде Қазақстан Республикасында 08. 12. 96 ж. Қазақстан Республикасының Президент Администрациясының мемлекеттік басқару органдарында құжаттарды пайдалану ережелері:

- Президент Администрациясының Қазақстан Республикасының 09. 01. 96 жылы №2751 іс жүргізу инструкциясы;

- Қазақстан Республикасы агентінің бұйрығы бойынша 29. 08. 2000 жылы мемлекеттік құпияда сақтау, есепке алу құжаттарды пайдалану және сақтау, белгілі бір мөлшерде тарату ережелері.

Қазақстан Республикасының басқарушы органдарының 12. 12. 98 жылғы №1278 бекітілген шешімі бойынша мемлекеттік тіркеу нормативтік ережелері:

Қазақстан Республикасының заңы бойынша берілген ережелер мына бағытта құрылған «нормативтік құқықтық акт», Қазақстан Республикасының Президентінің қаулысы бойынша 04. 03. 97 жылы №3379 Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық акт Мемлекеттік реестр және мемлекеттік тіркеуді реттеу Қазақстан Республикасының басқару органдарымен 04. 12. 97 жылы №1680 бекітілді.

Ережелер анықтайды:

Талап ету, нормативтік құқықтық актылар мемлекеттік тіркеу және мерзімді тіркеу;
Талап ету нормативтік құқықтық акт мемлекеттік тіркеуде көрсетеді;
Нормативтік құқықтық акт мемлекеттік тіркеу реестрда жүргізу;
Нормативтік құқықтық акт тіркелген реестрда жүргізуді іске асыру;
Қазақстан Республикасының номативтік құқықтық акт мемлекеттік реестр керекті жазбаларды енгізу, тоқтату, нормативтік құқықтық акт іске асыруын жою, мемлекеттік тіркеуді жүргізуден бас тарту;
Мемлекеттік тіркеуді қалпына келтіру және өзгерту.

Нормативтік құқықтық актта көрсетілгендей тіркеуші ұйым бекітілген күннен бастап екі апта үш экземплярда түп нұсқа мемлекеттік және орыс тілінде жазылады, мемлекеттік ұйымның бірінші жетекшінің қолы қойылғаннан кейін (қағазда немесе электрондық жазбада) мемлекеттік және орыс тілінде бір экземплярда беріледі.

Мемлекеттік ұйым нормативтік құқықтық акт көрсетуші, қол қоюшысы, осы ұйымдағы біріншісі жетекшінің міндетін атқарушы құжаттың көшірмесін көрсету, көрсете отырып міндеттейді.

Егер мемлекеттік тіркеудегі нормативтік құқықтық акт қайта қаралатын болса, басқарушы ұйымның шешімімен қайта қаралатын болса, басқарушы ұйымның шешімімен қайта қаралуға руқсат етіледі, мемлекеттік тілде іс жүргізілетін мекемелерде нормативтік құқықтық акт жергілікті ұйымның басқарумен, тіркелуші ұйымға орыс тіліне аударылмайберіледі.

Құжаттарды тіркеу құжаттардың орындалуын қадағалаудың бастапқы кезеңі болып қарастырылады. Құжаттардың орындалуын қамтамасыз ету хатшы референт немесе іс жүргізу қызметкері арқылы орындалады. Мекеме басшының құжаттарға бақылау немесе қадағалау белгісін қоюы, ол құжаттардың және оған қатысты тапсырманың маңыздылығын білдіреді. Қадағалау белгісі құжаттың ортаңғы сол жақ шетінде белгіленеді. Осы белгі қойылғаннан кейін тіркеу журналында сол құжаттың қадағалауда болуы туралы орындалу мерзімі туралы және жауапты орындаушы туралы мәліметтер басшының құжаттағы резалюциясынан алынады. Егер тіркеу журналында құжаттың орындау мерзімі көрсетілетін орын болмаған жағдайда оны қадағалау үшін журналға қосымша орынды дайындайды. Кәсіпорындағы көптеген құжаттың дайындалу мерзімі 10 күннен артық болмауы керек. Құжаттың уақытында орындалуын хатшы референт аралық тексеру жұмысын орындап отырады.

Аралық тексеру жұмысы дегеніміз - қадағалау белгісіне байланысты резолюциядағы құжаттың соңғы орындалу датасына дейінгі аралықта жүргізілген тексеруді айтамыз. Аралық тексеру жұмысынан кейін құжаттың орындалуы туралы басшыға үнемі есеп береді. Құжаттың орындалу мерзімін ұзарту тек мекеме басшысының ұйғарымымен ғана жүзеге асады.

Құжаттың орындалуы тікелей жауапты орындаушының резолюциядағы тексерілген тапсырманы орындаудан тұрады. Құжаттың толығымен орындалып болғаннан кейін мекеме басшысы арқылы тексеріледі. Егер резолюциядағы тапсырма толығымен дұрыс орындалса мекеме басшысы ол құжатты қадағалау белгісінен босатады. Құжаттың орындалуы барысында резолюциялық тапсырмалар әртүрлі болып келеді. Олардың ішінен белгілі бір хатқа байланысты жауап дайындау келісім шарт жобасын құрастыру іскерлік кездесулерді ұйымдастыру мен әртүрлі конференция мен семинарлардағы бағдарламаларды дайындау. Құжат орындалғаннан кейін сол құжаттар қысқаша үлгіде құжаттың орындалып деректемеге жіберілгендігі туралы реквезит көрсетіледі. Соңында тіркеу журналында құжаттың орындалғаны туралы белгі соғылады.

1. 2. Іс жүргізуді ұйымдастыру техналогиясы.

Кәсіпорындағы құжаттарды басқару қызметі келіп түсетін құжаттармен ішкі және сыртқы жіберілетін құжаттардың негізінде жүргізіледі. Бұл қызметөзінің өңдеу технологиясы болып орындалады.

Технология деген ұғым өнеркәсіпте материалдарды өңдеу әдістемесінің жүйесі ретінде және өндірістік өнімдерді шығару операциясы болып сипатталады.

Құжаттарды басқарудың технологиясы мынадай түрлерге бөлінеді:

келіп түсетін және өндірілетін құжаттарды өңдеу технологиясы

соңғы қолдану ақпараттық құжаттың жеткізілу технологиясы
ішкі құрылымдар мен ұйымның ақпараттық базасындағы
құжаттарды жүргізу технологиясы
жиналған құжаттар мен ақпараттарды өңдеу технологиясы
құжаттарды пайдалану және сақтау технологиясы

Жалпы құжаттарды өңдеу мен іс жүргізу технологиясы мынандай сызба арқылы орындалады:

Басқаруды құжатпен қамту: Басқаруды құжатпен қамту

Құжаттау:

Құжаттау

Басқаруды құжатпен қамту технологиясы: Басқаруды құжатпен қамту технологиясы

Құжат айналымы: Құжат айналымы

Корреспонденциялық өңдеу:

Корреспонденциялық өңдеу

Корреспонденциялық өңдеу: Операцияларды сақтау

Адресатқа жеткізілуі:

Адресатқа жеткізілуі

Мәлімет базасына енгізу:

Мәлімет базасына енгізу

Орындалуын қадағалау: Орындалуын қадағалау

Құжаттарды жүйелеу:

Құжаттарды жүйелеу

Бағалығын сараптау:

Бағалығын сараптау

Архивке сақтау, дайындау, жою:

Архивке сақтау, дайындау, жою

Іс жүргізу - құжаттарды құрастыру және оны жұмыс барысында ұйымдастыру.

Іс жүргізуді ұйымдастырудағы жүйе барлық кәсіпорындарда ұйымдастырушы салалармен және құжат айналымен тығыз байланысты. Құжатты қабылданған, құрастырғаннан орындағанға немесе жібергенге дейін қабылданған құжаттар - құжат айналымы деп аталады.

Іс жүргізуді кәсіпорынды арнайы іс жүргізуші жүргізуі қажет. Іс жүргізуші келіп түскен құжаттарды қабылдайды, тіркейді және ол құжаттың іске асуын, орындалуын қадағалайды. Орындалған, құжаттарды адресат бойынша жіререді немесе сол құжатттарды уақытша архивте сақтайды. Іс жүргізуге орындалған құжаттарды архивке жіберуге дайындайды, қызмет құжаттарын сақтауды қамтамасыз етеді.

Іс жүргізуші Қазақстан Республикасының заңдарын, бұйрықтарын нормативтік актілерін, қабылданған қаулыларын білуі қажет. Іс жүргізудің негізгі тапсырмалары өндірістің тәжірибе жүйесінде құжаттары пайдалану және кәсіпорынның өндірістік басқарушылық және тағы басқа өмірінде құжаттарды дұрыс пайдалану.

Құжат деп - әр түрлі жазу құралына жазылған ақпараттарды айтады.

Құжаттар кәсіпорын арасында бекітіледі, олар кәсіпорын ішінде, сол сияқты басқа кәсіпорындармен де жүргізіледі. Құжаттармен жұмыс істегенде Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерін қолдану керек, олар құжаттардың дұрыс құралуын қадағалайтын тәртіптер. Жұмысшылыр кәсіпорындарының белгілі мақсатынан ауытқуы үшін құжаттармен жұмыс жасау белгілі бір тәртіп бойынша жүргізілуі тиіс.

Егер іс жүргізу тек іс жүргізу ретінде ғана жасалса, онда құжаттармен жұмыс жүйесіз болушы еді. Мақсат алу - іс жүргізудің ең басты принципі. Сіздің кәсіпорынды іс жүргізу қандай түрмен жасалса да, құжаттармен жұмыс белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.

Жеке кәсіпорындарда, оның бірінші жылдарында іс жүргізу жұмысы жоқтың қасы. Бұл іспен көбіне хатшы, не кәсіпорын бастығының көмекшісі айналысады. Олар іс жүргізген кезде, кәсіпорынның жұмысына жақсы жағынан әсер етеді.

Құжаттармен жұмыс жасағанда белгілі тәртіп болмай, кәсіпорын бастығына мәселелерді шешу қиындық тудырады. Сондықтан, құжаттамен жұмыс жасағанда белгілі тәртіппен жүйе сақтаған жөн.

Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру арқылы мекемедегі барлық құжат түрлерінің толтырылып орындалуының толық дәрежеде жүргізілуін қамтамасыз етеді, сонымен қатар құжаттардың толтырылуынан бастап олардың жоюлуы немесе архивке жіберілуіне дейінгі аралықтағы іс әрекетті ұйымдастыру құжаттардың технологиялық жүйесінің жетілдірілуі олардың оперативті түрде орындалуына мүмкіндік береді. Мекемелегі құжатпен қамтамасыз ету іс әрекетін үш топқа бөліп құрастырады. Олар:

Кіріс құжаттар
Шығыс құжаттар
Ішкі құжаттар

Осы үш топтағы құжаттардың әр қайсысының өзіндік ерекшелігі бар. Мекемедегі құжатпен жұмыс жасауды ұйымдастыру мынадай технологиялық операциялардан тұрады. Кіріс құжаттары мекемеге келіп түскеннен бастап онымен жұмыс қабылдау операциясынан басталады. Кіріс құжаттарының операциясы жалпы құжаттармен жұмыс жасауда ұйымдастырудағы операцияларға ұқсас болып келеді. Тек шығыс құжаттарында ғана ең алдымен қабылдау емес керісінше құжаттың жобасын құрастырудан басталады. Кіріс құжаттар тіркелгеннен кейін адресатқа жіберумен жалғасады.

Мекемеге келіп түскен және ішкі шығыс құжаттары міндетті түрде тіркелуі қажет. Осы үш топтағы құжаттың барлығын пайдаланғаннан кейін бір және үш жыл мерзімінде анықтама ақпараттың жұмысында қолданылады. Құжатпен жұмыс жасауда ұйымдастырудың дұрыс орындалуы сол мекемедегі қызметкерлердің әр қайсысының өз фукциясын атқаруына байлансты. Әр қызметкердің қызмет бабындағы өз міндеттерін білуі құжаттардың кейбір операцияларына екінші рет қайталанбауына мүмкіндік береді. Қызмет бабындағы қызметкерлердің өз міндеттері арнайы құжат арқылы белгіленелі. Ол құжат қызмет бабындағы нұсқау деп аталады. Мекемедегі құжатпен жұмыс жасаудың мынадай мәселелері қарастырылуы керек.

Құжаттардың дұрыс рәсімделген үлгісі

Мекемедегі компьютер құралдарындағы құжат бланкілерінің үлгілері сақталу қажет:

құжаттардың деректемелердегі тізімдемесін құрастыру

компьютердегі құжаттардың сақтау файлдарын көрсету
құжаттардың сақталу мерзімін көрсету
құжаттарды тіркеу тәртібін көрсету
құжаттарды жіберуге байланысты жауапты тұлғаларды көрсету
құжаттарды ғылыми техникалық өңдеуден өткізу және архивке жіберу
арнайы эксперттік комиссия арқылы құжаттардың жойылуын анықтау
құжаттарды және файылдары жою.

Электронды техника кәсіпорын құжатын толтыруды анағұрлым оңайлатып, оны басқаруды жеңілдетеді. Дербес компьютер құжаттарды толтыру жағдайын да, кәсіпорынның құжат айналымын жетілдіреді. ДК клавиатуралары жазу машинкасы сияқты мәтінді құрастырып, принтердің көмегімен оны көбейте алады. Дискетке жазылған мәтін файлға қойылып, ұзақ сақталады және оны кез келген уақытта дисплей экранына не қағазға түсіруге болады.

Одан өзге, ДК арнайы бағдарламаның көмегімен басылған мәтінді толықтай не ішінара редакциялауға мүмкіндік береді. Ондай бағдарламаны мәтіндік редактор немесе мәтіндік профессор деп атайды. Мәтіндік редакторды пайдаланған кезде құжат дисплей экранына шығады және оған қажетті өзгерістер енгізуге, мәтін үзігін бір жерден екінші жерге көшіруге, құжаттарды біріктіруге, сөзер мен сөйлемдерді ерекшелеу үшін әр түрлі қаріптерді пайдалануға, т. б. жасауға болады. ДК мәтіндік редакциялаудың көптеген бағдарламалары бар:

Лексикон, Word word for Windows 98. Мысалы, Лексиконның көмегімен мыналарды жасауға болады:

құжаттарды құрастырып, оны машинаның жадына сақтау;
файлдың атымен құжатты ДК-ден іздеп табу және мәтінді қарап түзету, енгізу;
мәтіннің азат жолдарын автоматты түрде жасау;
мәтін үзіктерін бір жерден екінші жерге және бір құжаттан екінші құжатқа көшіру;
құжаттың кейбір бөліктерін қазақ, орыс, ағылшын тілденінде әртүрлі көлемді қаріптермен беруге болады;
мәтіннен емлелік қателерді тауып жөндеуге болады;
бір мезгілде бірнеше құжатты редакциялауға болады;

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.