Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу технологиясы
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..4
1 Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу технологиясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...7
1.1 Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде орындалу тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 7
1.2 Іс жүргізуді ұйымдастыру технологиясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .10
1.3 Кіріс құжаттарын өңдеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 16
1.4 Жіберілген құжаттарды жөндеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..21
1.5 Іс жинақтарын құрастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 26
1.6 Басқару құжаттамасын жүйелендіру және олардың сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..28
2 Бөлім. «Центр Кредит» банкісінің басқару құжаттарының орындалуы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..36
2.1 «Центр Кредит» банкісінің құрылымдық сипаттамасы ... ... ... ... ...39
2.2 «Центр Кредит» банкісінің іс.қағаздарын жүгізуді ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .43
2.3 «Центр Кредит» банкісінде жүргізілетін операциялар және құжаттардың орындалу тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 47
2.4 «Центр Кредит» банкісінің жіберілетін және келіп түскен құжаттарың қабылдау және өткізу тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 54
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...60
Қосымшалар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .64
Пайдаланған әдебиеттер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ...77
1 Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу технологиясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...7
1.1 Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде орындалу тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 7
1.2 Іс жүргізуді ұйымдастыру технологиясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .10
1.3 Кіріс құжаттарын өңдеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 16
1.4 Жіберілген құжаттарды жөндеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..21
1.5 Іс жинақтарын құрастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 26
1.6 Басқару құжаттамасын жүйелендіру және олардың сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..28
2 Бөлім. «Центр Кредит» банкісінің басқару құжаттарының орындалуы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..36
2.1 «Центр Кредит» банкісінің құрылымдық сипаттамасы ... ... ... ... ...39
2.2 «Центр Кредит» банкісінің іс.қағаздарын жүгізуді ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .43
2.3 «Центр Кредит» банкісінде жүргізілетін операциялар және құжаттардың орындалу тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 47
2.4 «Центр Кредит» банкісінің жіберілетін және келіп түскен құжаттарың қабылдау және өткізу тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 54
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...60
Қосымшалар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .64
Пайдаланған әдебиеттер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ...77
XXI ғасырға тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың әлеуметтік, экономикалық, мәдени өмірінде үлкен өзгерітер болып жатыр. Республика өмірінде жүргізіліп жатқан бұл реформаларды жүзеге асыруға байланысты күрделі міндеттер тұрғаны белгілі. Реформаның нәтижелі, жемісі болуы соларды дер кезінде дұрыс шешуге байланысты. Қазір құр сөз, қысыр кеңестен гөрі нақты іс қимылға көшуге негіз бар.Қазақстан Республикасының конституциясы (1995), «Тіл туралы» Заң (1997), «Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы» (1998) республикадағы тіл мәселелерін реформалауды жүзеге асыруға негіз болады әрі мүмкідік береді. Сондықтан бұл реформаны жүзеге асыру үшін әр министірлік, әрбір мекеме, ұйымдар, жеке адамдар өздерінің нақты істерін көрсететін шаралар белгілеп, соны жүзеге асыруға тиіс. Біздің ойымызша, солардың ішіндегі ең өзектісі, ең алдымен қолға алынатаны – қазақ тілінің конституциялық мәртебесін мемкеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардық барлық саласында жүзеге асыру.
Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген «тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы» тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңдерінде негізгі төрт бағытта іс- шаралар жүргізеді. Соның бірі-ресми іс жүргізудің мемлекеттік тілге кезең –кезеңімен көшірудің нақты негізін жасау.
Қалай десек те, республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл үлкен істің өзінен-өзі жалға түспейтіні әбден белгілі. Одан шығудың жолы- орыс тіліндегі нұсқауларды негізге ала отырып, ана тіліміздің заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс- қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал осы ретте мемілекеттік және мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіпорындарда мемлекеттік тілде іс жүргізу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда, құжат айналымын іске асыру- бүгінгі таңда өткір тұрған мәселе. Қазақ тілінің тіл мәртебесін толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі жандандыру керек, ал бұл мемілекеттік мемілекеттік деңгейге енді- енді қолға айналдырып жатқан шара.
Қазақстан Республикасындағы халықтар мәдениетінің өзара әсері ең алдымен олардың тілдерінің бір-бірімен қарым- қатынасына негізделеді. Біздің мемілекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп өркендеуіне, өмірдің барлық саласыда қолдануына лайықтанған бағыт ұстап отыр. 1997 жылы 11 шілде Қазақстан Респуьликасындағы «Тіл туралы» Заң қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен оны жүзеге асырудың мемлекеттік бағдарламасы екі тілде бекітілді. Жоғары оқу орындары мен мектептерде, коллеждер мен лицей, гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу пәні арнайы оқытыла бастады. Алайда оның тиімділігі осы пән бойынша оқулықтар мен сөздіктердің, арнаулы кітаптар мен көмекші құралдардың мол және сапалы болуына байланысты.
Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген «тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы» тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңдерінде негізгі төрт бағытта іс- шаралар жүргізеді. Соның бірі-ресми іс жүргізудің мемлекеттік тілге кезең –кезеңімен көшірудің нақты негізін жасау.
Қалай десек те, республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл үлкен істің өзінен-өзі жалға түспейтіні әбден белгілі. Одан шығудың жолы- орыс тіліндегі нұсқауларды негізге ала отырып, ана тіліміздің заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс- қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал осы ретте мемілекеттік және мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіпорындарда мемлекеттік тілде іс жүргізу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда, құжат айналымын іске асыру- бүгінгі таңда өткір тұрған мәселе. Қазақ тілінің тіл мәртебесін толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі жандандыру керек, ал бұл мемілекеттік мемілекеттік деңгейге енді- енді қолға айналдырып жатқан шара.
Қазақстан Республикасындағы халықтар мәдениетінің өзара әсері ең алдымен олардың тілдерінің бір-бірімен қарым- қатынасына негізделеді. Біздің мемілекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп өркендеуіне, өмірдің барлық саласыда қолдануына лайықтанған бағыт ұстап отыр. 1997 жылы 11 шілде Қазақстан Респуьликасындағы «Тіл туралы» Заң қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен оны жүзеге асырудың мемлекеттік бағдарламасы екі тілде бекітілді. Жоғары оқу орындары мен мектептерде, коллеждер мен лицей, гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу пәні арнайы оқытыла бастады. Алайда оның тиімділігі осы пән бойынша оқулықтар мен сөздіктердің, арнаулы кітаптар мен көмекші құралдардың мол және сапалы болуына байланысты.
1. Постановление Кабмина РК от 30.06.1992 г.
2. Закон о государственной службе РК, Астана, 1999 г.
3. Комышев А. Основы документационного обеспечения управления, 2000 г.
4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, Алматы, 2000 г.
5. Ресми іс қағаздарын дайындауға және ресімдеуге арналған анықтамалар. Алматы 2002 ж.
6. Ресми іс қағаздар. Алдашева А., Ахметжанова З.
7. Іс қағаздарын жүргізу. Шалабай Б.
8. Іс қағаздарын қазақша жүргізу. Дүйсенбекова Л. Алматы 2001 ж.
9. Құжатпен іс жүргізу. Спишников Н.В.
10. Іс жүргізу. Мирсерман М.А.
11. Құжаттар және іс жүргізу. Лихошев М.Т.
12. Ақша, несие, банк. Қаржы және Статистика баспасы 1998 ж.
13. Қазақстан Республикасының банкінде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық. Алматы, 2003ж.
14. Іс жүргізу. Жақып А. Астана 2000 ж.
15. «Меморандум о кредитной политике АО «БанкЦентрКредит», 2004 год.
16. С.С.Арыстанбаева, Л.Ж.Кельбуганова «Банки и кредитная политика в условиях перехода экономики», материалы международной научно-практической конференции Алматы, статья «Оценка финансовых коэффициентов предприятий для предоставления кредита», Алматы, издательство «Экономика, 1999 год.
17. Банк операциялары. Тасыбаева А.С. Алматы 1999 ж.
18.Ежемесячный финансовый журнал « Банки Казахстана» № 8, 2004
19.Банки и банковские операции: Учебник. (Под. ред. Проф. Е.С. Жуков. – М: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. – 471 с.
20.Банковское дело (Под ред. О. М. Лаврушина. – М: Финансы и статистика, 1998.
21.Банковское дело: Учебник./Под. Ред. В.И.Колесникова, Л.П.Кроливицкой. – М: Финасы и статистика, 1996.
2. Закон о государственной службе РК, Астана, 1999 г.
3. Комышев А. Основы документационного обеспечения управления, 2000 г.
4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, Алматы, 2000 г.
5. Ресми іс қағаздарын дайындауға және ресімдеуге арналған анықтамалар. Алматы 2002 ж.
6. Ресми іс қағаздар. Алдашева А., Ахметжанова З.
7. Іс қағаздарын жүргізу. Шалабай Б.
8. Іс қағаздарын қазақша жүргізу. Дүйсенбекова Л. Алматы 2001 ж.
9. Құжатпен іс жүргізу. Спишников Н.В.
10. Іс жүргізу. Мирсерман М.А.
11. Құжаттар және іс жүргізу. Лихошев М.Т.
12. Ақша, несие, банк. Қаржы және Статистика баспасы 1998 ж.
13. Қазақстан Республикасының банкінде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық. Алматы, 2003ж.
14. Іс жүргізу. Жақып А. Астана 2000 ж.
15. «Меморандум о кредитной политике АО «БанкЦентрКредит», 2004 год.
16. С.С.Арыстанбаева, Л.Ж.Кельбуганова «Банки и кредитная политика в условиях перехода экономики», материалы международной научно-практической конференции Алматы, статья «Оценка финансовых коэффициентов предприятий для предоставления кредита», Алматы, издательство «Экономика, 1999 год.
17. Банк операциялары. Тасыбаева А.С. Алматы 1999 ж.
18.Ежемесячный финансовый журнал « Банки Казахстана» № 8, 2004
19.Банки и банковские операции: Учебник. (Под. ред. Проф. Е.С. Жуков. – М: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. – 471 с.
20.Банковское дело (Под ред. О. М. Лаврушина. – М: Финансы и статистика, 1998.
21.Банковское дело: Учебник./Под. Ред. В.И.Колесникова, Л.П.Кроливицкой. – М: Финасы и статистика, 1996.
Мазмұны
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..4
1 Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және
рәсімдеу технологиясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 7
1. Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде орындалу
тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... 7
2. Іс жүргізуді ұйымдастыру
технологиясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... ... ..10
3. Кіріс құжаттарын
өңдеу ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ..16
4. Жіберілген құжаттарды
жөндеу ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... .21
5. Іс жинақтарын
құрастыру ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ..26
6. Басқару құжаттамасын жүйелендіру және олардың
сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... ... ..28
2 Бөлім. Центр Кредит банкісінің басқару құжаттарының
орындалуы ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... 36
1. Центр Кредит банкісінің құрылымдық сипаттамасы ... ... ... ... ...39
2. Центр Кредит банкісінің іс-қағаздарын жүгізуді
ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ..43
3. Центр Кредит банкісінде жүргізілетін операциялар және құжаттардың
орындалу
тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ..47
4. Центр Кредит банкісінің жіберілетін және келіп түскен құжаттарың
қабылдау және өткізу
тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 54
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... 60
Қосымшалар ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ...64
Пайдаланған
әдебиеттер ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ...77
Кіріспе
XXI ғасырға тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың
әлеуметтік, экономикалық, мәдени өмірінде үлкен өзгерітер болып жатыр.
Республика өмірінде жүргізіліп жатқан бұл реформаларды жүзеге асыруға
байланысты күрделі міндеттер тұрғаны белгілі. Реформаның нәтижелі, жемісі
болуы соларды дер кезінде дұрыс шешуге байланысты. Қазір құр сөз, қысыр
кеңестен гөрі нақты іс қимылға көшуге негіз бар.Қазақстан Республикасының
конституциясы (1995), Тіл туралы Заң (1997), Тілдерді қолдану мен
дамытудың мемлекеттік бағдарламасы (1998) республикадағы тіл мәселелерін
реформалауды жүзеге асыруға негіз болады әрі мүмкідік береді. Сондықтан бұл
реформаны жүзеге асыру үшін әр министірлік, әрбір мекеме, ұйымдар, жеке
адамдар өздерінің нақты істерін көрсететін шаралар белгілеп, соны жүзеге
асыруға тиіс. Біздің ойымызша, солардың ішіндегі ең өзектісі, ең алдымен
қолға алынатаны – қазақ тілінің конституциялық мәртебесін мемкеттің бүкіл
аумағында, қоғамдық қатынастардық барлық саласында жүзеге асыру.
Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген тілдерді
қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы тіл саясатын іске асырудың
алғашқы кезеңдерінде негізгі төрт бағытта іс- шаралар жүргізеді. Соның бірі-
ресми іс жүргізудің мемлекеттік тілге кезең –кезеңімен көшірудің нақты
негізін жасау.
Қалай десек те, республикада мемлекеттік органдар іс қағазын
мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл үлкен істің өзінен-өзі жалға
түспейтіні әбден белгілі. Одан шығудың жолы- орыс тіліндегі нұсқауларды
негізге ала отырып, ана тіліміздің заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс-
қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал осы ретте мемілекеттік және
мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіпорындарда
мемлекеттік тілде іс жүргізу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап
айтқанда, құжат айналымын іске асыру- бүгінгі таңда өткір тұрған мәселе.
Қазақ тілінің тіл мәртебесін толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі
жандандыру керек, ал бұл мемілекеттік мемілекеттік деңгейге енді- енді
қолға айналдырып жатқан шара.
Қазақстан Республикасындағы халықтар мәдениетінің өзара әсері ең
алдымен олардың тілдерінің бір-бірімен қарым- қатынасына негізделеді.
Біздің мемілекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп
өркендеуіне, өмірдің барлық саласыда қолдануына лайықтанған бағыт ұстап
отыр. 1997 жылы 11 шілде Қазақстан Респуьликасындағы Тіл туралы Заң
қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасы Президентінің
Жарлығымен оны жүзеге асырудың мемлекеттік бағдарламасы екі тілде
бекітілді. Жоғары оқу орындары мен мектептерде, коллеждер мен лицей,
гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу пәні арнайы оқытыла
бастады. Алайда оның тиімділігі осы пән бойынша оқулықтар мен сөздіктердің,
арнаулы кітаптар мен көмекші құралдардың мол және сапалы болуына
байланысты.
Іскерлік қатынастар орысша-қазақша және қазақша-орысша оқу
құралдарының жеткіліксіздігі білім саласында ғана емес, күнделікті басқару,
қарым-қатынас процесстеріне де кедергі келтіреді. Бұл қатынастар ауызша
және әсіресе, жазбаша мәтін құру арқылы жүзеге асатыны белгілі. Әрбір
қызметкер, мейлі ол қатардағы, не жоғары лауазым иесі болсын, мемлекеттік,
не мемлекеттік емес болсын, әр түрлі іс қағаздарының- хат, арыз, нұсқау,
сенімхат т.б. жазылу, толтырылу үлгісін білуі қажет.
Ұсынылып отырған құрал меншіктің барлық нысанадағы кәсіп орындардың өз
қызметкерлерінің жеке құрамын басқаруда пайдаланатын құжат үлгілерін
сипаттайды. Ол құжаттар Қазақстан Республикасының азаматтық- құқықтық
актілеріне және Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық
келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитетінің
нұсқауларына негізделген үлгілер бойынша толтырылды.
Сонымен қатар Ресей және Батыс елдерінің де құжат толтырудағы
қалыптақан тәжірбиелері ескерілді.
Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы істермен қатар күнделікті
ағымдағы басқару мәселелерін де қамтиды (бұйрық –жарлықтар, актілер,
анықтамалар т.б).Сонымен бірге жекелік сипатқа ие құжаттардың үлгілері де-
сенімхаттар, қолхаттар арыздар т.б. толық сипатталып берілген.
Құжат -латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына
береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: 1) қандайда бір
фактіні не бір нәрсеге дегн құқықты растайтын іс қағазы ; 2) жеке басты
ресми түрде куәландыратын құжат ; 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік.
Кәсіпорынды басқару – мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім
қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процес болып
табылалады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттық осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның
мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі
оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін
жақтарын айқындап, оны қабылдап – түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек
етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқарушы атқаруы тиіс. Құжаттың
сапасы оның толықтығы, оралыымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-
ақ оның ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла
жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды.
Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және
таратушы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады.
Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие
беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның
қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда
мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және
азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін
қызмет етеді. Материалданған заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес
бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтың сотта еңбек
тартыстарын шешуде қандай бір фактінің неізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.
Бізге белгілі, әдеби тілдің бес негізгі стилі бар: ғылыми, ресми-іс
қағаздары, публицистикалық, көркем әдебиет және ауызекі сөйлеу тілінің
стилі.
Бұлай бөлінудің бірнеше негізі бар. Біріншіден, бұлар тілдің қоғамдық
қызмет аясына жатады. Іс құжаттары тілі үшін мұндай қызмет аясына құқықтық
қатынастар саласы, яғни, басқару саласы жатады. Бірақ мұнда құқықтық
қатынастар мемлекет аралық қатынастарда, мемлекеттің өз азаматтарымен және
олардың бірлестіктерімен, сондай-ақ мекемелер мен кәсіпорын ішіндегі
азаматтар арасындағы қатынастарда орын алады. Осыған байланысты іс-
құжаттары стилінің үш түрі ажыратылады. Олар:
1. Дипломатиялық стиль
2. Заң шығарушылық стиль
3. Күнделікті іс жүргізу стилі
Іс жүргізу стилі әлеуметтік санының ерекше формасы – құқықтық
санамен сәйкеседі. Біздің әрқайсысымыз белгілі бір дәрежеде өз құқығымыз
туралы мысалға отбасы қарым-қатынасындағы қызметіндегі қоғамдық
орындардағы және мемлекет алдындағы міндеттемелерімізбен жауапкершіліктер
туралы білеміз.Өмірдің түрлі құбылыстары іс жүргізу құжат стилінде белгілі
бір қалыпқа түскен жағдайлардың терминделген сөздердің (сауалнама,
анықтама, нұсқаулық, қаулылар, хаттама, акт, бұйрық, заң т.б.) сондай-ақ
тұрақты тіркестердің шектеулі мөлшеріне сыйғызылып беріледі.
Дипломдық жұмыстың тақырыбының актуалдығы: кәсіпорынның төлем-банк
операциялары бойынша құжаттардың өркендеуі, мемлекеттік тілде жүргізу, өз
мемлекетімізде іс жүргізу саласы, құжат жүйесінің толығымен даму, т.б
белсенділігі қазіргі кезде маңыздылығы артуда.
Дипломдық жұмыстың міндеті: құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды
құрастыру және рәсімдеу операцияларына толық талдау жасау. Дипломдық
жұмыстың құрылымы екі бөлімнен тұрады: Құжаттар түрлеріне түсініктеме және
құжаттарды құрастыру және рәсімдеутехналогиясыі, Центр Кредит банкісінің
басқару құжаттарының орындалуы.
1.Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және
рәсімдеу техналогиясы.
.
1.1Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде
орындалу тәртібі
Қазақстан Республикасының министр кабинетінің №562 30.06.92 жылғы
қаулысы Қазақстан Республикасында бекітілген жалпы тараптар бойынша
құжаттарды құру және олармен жұмыс істеу негізгі құжаттар ережелері және
құжат басқару мен, кәсіпорындарда, мекеме бірлестігінде және барлық
құқықтық – ұйымдардың Қазақстан Республикасының формы бекітілді.
Қазақстан Республикасында шаруашылық ұйымында құжаттарды сақтау,
есепке алу, құрастыру, реттеу, құжат басқару, және құжаттандыру Қазақстан
Республикасының осы ережелері нормативтік құқықтық акт болып сақталады.
Осы ережелерге сәйкес Қазақстан Республикасының мемлекеттік
органдарында мынадай акт құрылды: ХБ ҚР 31.12.96 жылғы бекіту бойынша
Реттік құрылым және құжаттарды тіркеу банктарда сақтау және ұйымдық
құжаттарды сақтау инструкцияда көрсетіледі.
Орталық орындаушы органдарда жергілікті органдар және жоғарғы
органдарда, кәсіпорындарда, ұйымдарда және мекемелерде Қазақстан
Республикасында 08.12.96 ж. Қазақстан Республикасының Президент
Администрациясының мемлекеттік басқару органдарында құжаттарды пайдалану
ережелері:
- Президент Администрациясының Қазақстан Республикасының 09.01.96 жылы
№2751 іс жүргізу инструкциясы;
- Қазақстан Республикасы агентінің бұйрығы бойынша 29.08.2000 жылы
мемлекеттік құпияда сақтау, есепке алу құжаттарды пайдалану және
сақтау, белгілі бір мөлшерде тарату ережелері.
Қазақстан Республикасының басқарушы органдарының 12.12.98 жылғы №1278
бекітілген шешімі бойынша мемлекеттік тіркеу нормативтік ережелері:
Қазақстан Республикасының заңы бойынша берілген ережелер мына бағытта
құрылған нормативтік құқықтық акт, Қазақстан Республикасының
Президентінің қаулысы бойынша 04.03.97 жылы №3379 Қазақстан Республикасының
нормативтік құқықтық акт Мемлекеттік реестр және мемлекеттік тіркеуді
реттеу Қазақстан Республикасының басқару органдарымен 04.12.97 жылы №1680
бекітілді.
Ережелер анықтайды:
1) Талап ету, нормативтік құқықтық актылар мемлекеттік тіркеу және
мерзімді тіркеу;
2) Талап ету нормативтік құқықтық акт мемлекеттік тіркеуде көрсетеді;
3) Нормативтік құқықтық акт мемлекеттік тіркеу реестрда жүргізу;
4) Нормативтік құқықтық акт тіркелген реестрда жүргізуді іске асыру;
5) Қазақстан Республикасының номативтік құқықтық акт мемлекеттік реестр
керекті жазбаларды енгізу, тоқтату, нормативтік құқықтық акт іске
асыруын жою, мемлекеттік тіркеуді жүргізуден бас тарту;
6) Мемлекеттік тіркеуді қалпына келтіру және өзгерту.
Нормативтік құқықтық актта көрсетілгендей тіркеуші ұйым бекітілген
күннен бастап екі апта үш экземплярда түп нұсқа мемлекеттік және орыс
тілінде жазылады, мемлекеттік ұйымның бірінші жетекшінің қолы қойылғаннан
кейін (қағазда немесе электрондық жазбада) мемлекеттік және орыс тілінде
бір экземплярда беріледі.
Мемлекеттік ұйым нормативтік құқықтық акт көрсетуші,қол қоюшысы, осы
ұйымдағы біріншісі жетекшінің міндетін атқарушы құжаттың көшірмесін
көрсету, көрсете отырып міндеттейді.
Егер мемлекеттік тіркеудегі нормативтік құқықтық акт қайта қаралатын
болса, басқарушы ұйымның шешімімен қайта қаралатын болса, басқарушы ұйымның
шешімімен қайта қаралуға руқсат етіледі, мемлекеттік тілде іс жүргізілетін
мекемелерде нормативтік құқықтық акт жергілікті ұйымның басқарумен,
тіркелуші ұйымға орыс тіліне аударылмайберіледі.
Құжаттарды тіркеу құжаттардың орындалуын қадағалаудың бастапқы кезеңі
болып қарастырылады. Құжаттардың орындалуын қамтамасыз ету хатшы референт
немесе іс жүргізу қызметкері арқылы орындалады. Мекеме басшының құжаттарға
бақылау немесе қадағалау белгісін қоюы, ол құжаттардың және оған қатысты
тапсырманың маңыздылығын білдіреді. Қадағалау белгісі құжаттың ортаңғы сол
жақ шетінде белгіленеді. Осы белгі қойылғаннан кейін тіркеу журналында сол
құжаттың қадағалауда болуы туралы орындалу мерзімі туралы және жауапты
орындаушы туралы мәліметтер басшының құжаттағы резалюциясынан алынады. Егер
тіркеу журналында құжаттың орындау мерзімі көрсетілетін орын болмаған
жағдайда оны қадағалау үшін журналға қосымша орынды дайындайды.
Кәсіпорындағы көптеген құжаттың дайындалу мерзімі 10 күннен артық болмауы
керек. Құжаттың уақытында орындалуын хатшы референт аралық тексеру жұмысын
орындап отырады.
Аралық тексеру жұмысы дегеніміз – қадағалау белгісіне байланысты
резолюциядағы құжаттың соңғы орындалу датасына дейінгі аралықта жүргізілген
тексеруді айтамыз. Аралық тексеру жұмысынан кейін құжаттың орындалуы туралы
басшыға үнемі есеп береді. Құжаттың орындалу мерзімін ұзарту тек мекеме
басшысының ұйғарымымен ғана жүзеге асады.
Құжаттың орындалуы тікелей жауапты орындаушының резолюциядағы
тексерілген тапсырманы орындаудан тұрады. Құжаттың толығымен орындалып
болғаннан кейін мекеме басшысы арқылы тексеріледі. Егер резолюциядағы
тапсырма толығымен дұрыс орындалса мекеме басшысы ол құжатты қадағалау
белгісінен босатады. Құжаттың орындалуы барысында резолюциялық тапсырмалар
әртүрлі болып келеді. Олардың ішінен белгілі бір хатқа байланысты жауап
дайындау келісім шарт жобасын құрастыру іскерлік кездесулерді ұйымдастыру
мен әртүрлі конференция мен семинарлардағы бағдарламаларды дайындау. Құжат
орындалғаннан кейін сол құжаттар қысқаша үлгіде құжаттың орындалып
деректемеге жіберілгендігі туралы реквезит көрсетіледі. Соңында тіркеу
журналында құжаттың орындалғаны туралы белгі соғылады.
1.2. Іс жүргізуді ұйымдастыру техналогиясы.
Кәсіпорындағы құжаттарды басқару қызметі келіп түсетін құжаттармен ішкі
және сыртқы жіберілетін құжаттардың негізінде жүргізіледі. Бұл қызметөзінің
өңдеу технологиясы болып орындалады.
Технология деген ұғым өнеркәсіпте материалдарды өңдеу әдістемесінің
жүйесі ретінде және өндірістік өнімдерді шығару операциясы болып
сипатталады.
Құжаттарды басқарудың технологиясы мынадай түрлерге бөлінеді:
келіп түсетін және өндірілетін құжаттарды өңдеу технологиясы
1. соңғы қолдану ақпараттық құжаттың жеткізілу технологиясы
2. ішкі құрылымдар мен ұйымның ақпараттық базасындағы
3. құжаттарды жүргізу технологиясы
4. жиналған құжаттар мен ақпараттарды өңдеу технологиясы
5. құжаттарды пайдалану және сақтау технологиясы
Жалпы құжаттарды өңдеу мен іс жүргізу технологиясы мынандай сызба арқылы
орындалады:
Басқаруды құжатпен қамту
Құжаттау Басқаруды құжатпен
қамту технологиясы
Құжат айналымы
Корреспонденциялық өңдеу
Операцияларды сақтау
Адресатқа жеткізілуі
Мәлімет базасына енгізу
Орындалуын қадағалау
Құжаттарды жүйелеу
Бағалығын сараптау
Архивке сақтау, дайындау, жою
Іс жүргізу – құжаттарды құрастыру және оны жұмыс барысында
ұйымдастыру.
Іс жүргізуді ұйымдастырудағы жүйе барлық кәсіпорындарда ұйымдастырушы
салалармен және құжат айналымен тығыз байланысты. Құжатты қабылданған,
құрастырғаннан орындағанға немесе жібергенге дейін қабылданған құжаттар –
құжат айналымы деп аталады.
Іс жүргізуді кәсіпорынды арнайы іс жүргізуші жүргізуі қажет. Іс
жүргізуші келіп түскен құжаттарды қабылдайды, тіркейді және ол құжаттың
іске асуын, орындалуын қадағалайды. Орындалған, құжаттарды адресат бойынша
жіререді немесе сол құжатттарды уақытша архивте сақтайды. Іс жүргізуге
орындалған құжаттарды архивке жіберуге дайындайды, қызмет құжаттарын
сақтауды қамтамасыз етеді.
Іс жүргізуші Қазақстан Республикасының заңдарын, бұйрықтарын
нормативтік актілерін, қабылданған қаулыларын білуі қажет. Іс жүргізудің
негізгі тапсырмалары өндірістің тәжірибе жүйесінде құжаттары пайдалану және
кәсіпорынның өндірістік басқарушылық және тағы басқа өмірінде құжаттарды
дұрыс пайдалану.
Құжат деп - әр түрлі жазу құралына жазылған ақпараттарды айтады.
Құжаттар кәсіпорын арасында бекітіледі, олар кәсіпорын ішінде, сол
сияқты басқа кәсіпорындармен де жүргізіледі. Құжаттармен жұмыс істегенде
Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерін қолдану керек,
олар құжаттардың дұрыс құралуын қадағалайтын тәртіптер. Жұмысшылыр
кәсіпорындарының белгілі мақсатынан ауытқуы үшін құжаттармен жұмыс жасау
белгілі бір тәртіп бойынша жүргізілуі тиіс.
Егер іс жүргізу тек іс жүргізу ретінде ғана жасалса, онда құжаттармен
жұмыс жүйесіз болушы еді. Мақсат алу – іс жүргізудің ең басты принципі.
Сіздің кәсіпорынды іс жүргізу қандай түрмен жасалса да, құжаттармен жұмыс
белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.
Жеке кәсіпорындарда, оның бірінші жылдарында іс жүргізу жұмысы жоқтың
қасы. Бұл іспен көбіне хатшы, не кәсіпорын бастығының көмекшісі айналысады.
Олар іс жүргізген кезде, кәсіпорынның жұмысына жақсы жағынан әсер етеді.
Құжаттармен жұмыс жасағанда белгілі тәртіп болмай, кәсіпорын бастығына
мәселелерді шешу қиындық тудырады. Сондықтан, құжаттамен жұмыс жасағанда
белгілі тәртіппен жүйе сақтаған жөн.
Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру арқылы мекемедегі барлық құжат
түрлерінің толтырылып орындалуының толық дәрежеде жүргізілуін қамтамасыз
етеді, сонымен қатар құжаттардың толтырылуынан бастап олардың жоюлуы немесе
архивке жіберілуіне дейінгі аралықтағы іс әрекетті ұйымдастыру құжаттардың
технологиялық жүйесінің жетілдірілуі олардың оперативті түрде орындалуына
мүмкіндік береді. Мекемелегі құжатпен қамтамасыз ету іс әрекетін үш топқа
бөліп құрастырады. Олар:
1) Кіріс құжаттар
2) Шығыс құжаттар
3) Ішкі құжаттар
Осы үш топтағы құжаттардың әр қайсысының өзіндік ерекшелігі бар.
Мекемедегі құжатпен жұмыс жасауды ұйымдастыру мынадай технологиялық
операциялардан тұрады. Кіріс құжаттары мекемеге келіп түскеннен бастап
онымен жұмыс қабылдау операциясынан басталады. Кіріс құжаттарының
операциясы жалпы құжаттармен жұмыс жасауда ұйымдастырудағы операцияларға
ұқсас болып келеді. Тек шығыс құжаттарында ғана ең алдымен қабылдау емес
керісінше құжаттың жобасын құрастырудан басталады. Кіріс құжаттар
тіркелгеннен кейін адресатқа жіберумен жалғасады.
Мекемеге келіп түскен және ішкі шығыс құжаттары міндетті түрде
тіркелуі қажет. Осы үш топтағы құжаттың барлығын пайдаланғаннан кейін бір
және үш жыл мерзімінде анықтама ақпараттың жұмысында қолданылады. Құжатпен
жұмыс жасауда ұйымдастырудың дұрыс орындалуы сол мекемедегі қызметкерлердің
әр қайсысының өз фукциясын атқаруына байлансты. Әр қызметкердің қызмет
бабындағы өз міндеттерін білуі құжаттардың кейбір операцияларына екінші рет
қайталанбауына мүмкіндік береді. Қызмет бабындағы қызметкерлердің өз
міндеттері арнайы құжат арқылы белгіленелі. Ол құжат қызмет бабындағы
нұсқау деп аталады. Мекемедегі құжатпен жұмыс жасаудың мынадай мәселелері
қарастырылуы керек.
Құжаттардың дұрыс рәсімделген үлгісі
Мекемедегі компьютер құралдарындағы құжат бланкілерінің үлгілері сақталу
қажет:
құжаттардың деректемелердегі тізімдемесін құрастыру
1) компьютердегі құжаттардың сақтау файлдарын көрсету
2) құжаттардың сақталу мерзімін көрсету
3) құжаттарды тіркеу тәртібін көрсету
4) құжаттарды жіберуге байланысты жауапты тұлғаларды көрсету
5) құжаттарды ғылыми техникалық өңдеуден өткізу және архивке жіберу
6) арнайы эксперттік комиссия арқылы құжаттардың жойылуын анықтау
7) құжаттарды және файылдары жою.
Электронды техника кәсіпорын құжатын толтыруды анағұрлым оңайлатып,
оны басқаруды жеңілдетеді. Дербес компьютер құжаттарды толтыру жағдайын да,
кәсіпорынның құжат айналымын жетілдіреді. ДК клавиатуралары жазу машинкасы
сияқты мәтінді құрастырып, принтердің көмегімен оны көбейте алады. Дискетке
жазылған мәтін файлға қойылып, ұзақ сақталады және оны кез келген уақытта
дисплей экранына не қағазға түсіруге болады.
Одан өзге, ДК арнайы бағдарламаның көмегімен басылған мәтінді толықтай
не ішінара редакциялауға мүмкіндік береді. Ондай бағдарламаны мәтіндік
редактор немесе мәтіндік профессор деп атайды. Мәтіндік редакторды
пайдаланған кезде құжат дисплей экранына шығады және оған қажетті
өзгерістер енгізуге, мәтін үзігін бір жерден екінші жерге көшіруге,
құжаттарды біріктіруге, сөзер мен сөйлемдерді ерекшелеу үшін әр түрлі
қаріптерді пайдалануға, т.б. жасауға болады. ДК мәтіндік редакциялаудың
көптеген бағдарламалары бар:
Лексикон, Word word for Windows 98. Мысалы, Лексиконның көмегімен
мыналарды жасауға болады:
• құжаттарды құрастырып, оны машинаның жадына сақтау;
• файлдың атымен құжатты ДК-ден іздеп табу және мәтінді қарап
түзету, енгізу;
• мәтіннің азат жолдарын автоматты түрде жасау;
• мәтін үзіктерін бір жерден екінші жерге және бір құжаттан екінші
құжатқа көшіру;
• құжаттың кейбір бөліктерін қазақ, орыс, ағылшын тілденінде
әртүрлі көлемді қаріптермен беруге болады;
• мәтіннен емлелік қателерді тауып жөндеуге болады;
• бір мезгілде бірнеше құжатты редакциялауға болады;
ДК жадына құжаттардың әртүрлі типтерінің үлгісін салуға болады.
Құжаттың формуляр – үлгісі құжатты жасауды жеңілдетеді. Әртүрлі құжат
түрлеріне ортақ шаблондар, бір қалыпты мәтіндер, графиктер, суреттер немесе
басқа да мәтіндерді құруға болады.
Auto Text командасы:
• жеке элементтерді біріктірудің;
• хаттың дәстүрлі бастапқы сөйлемінің;
• мәтіннің жиі қолдананылатын орындамаларының;
• кәсіпорын – контрагенттің почта мекен-жайының келісім шарттың
қалыпты жайларының;
• нормативті құжат үзінділерінің;
• Инкомтермстың жиі қолданылатын жайларының;
• Құжатты толтыру үшін қажет кестелердің, диограммалардың,
графиктердің көмегімен құжат мәтінін жасауды жеңілдете алады.
Win Word-тың бағдарламалар жинағына көптеген дайын құжат үлгілері
кіреді, ол үлгілерді сараптаушылар деп атайды. Оларға үлгіге түскен
хаттар, факстер, түйіндер, күн тәртібі, баяндамалық және қызметтік хаттар
т.б. жатады.
Мәтін редакторының көмегімен құжаттың тысқы көрінісін ерекше етіп
көркемдеуге болады, ол кәсіпорынның өзіндік визиттік карточкасы қызметін
атқара алады. Синонимдік сөздер, мәтінді емлелік және стилистикалық
түзетулер бойынша да бағдарламалар болады.
Құжат айналымын ұйымдастыруда және электронды құжаттардың алмасуында
ДК-дің қолданбалы бағдарламалары көп мүмкіндіктерге ие.
1.3. Кіріс құжаттарын өңдеу.
Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу- жеткізудің дұрыстығын және
салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін
жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.Құжаттар
салынған конверттер құжаттама қызметін (лауазымды тұлғаның) қызмет
бөлмесінде ашылады, құжаттар нақты көрсетілген мекен-жайға жеткізілуі,
бумасының бүтіндігі тексеріледі. Егер құжат түгел болмай шықса немесе
бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегінен, сондай-ақ тіркеу
-есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады және еркін нысанда үш данада
акті жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі- ұйымның
құжаттама қызметінде (лауазымды тұлғада) қалады, үшіншісі – құжатты
орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушінің мекен жайын, жөнелтілген және
алынған уақытын конвертер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-
ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келіп түскенде конверттер жойылмай
сақталады. Жеке өзіне белгісімен жолданған конверттер ашылмастан адресте
көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта
бөліміне қайтарылады. Алынған құжаттарға келіп түскен уақытта көрсетіліп
тіркеу мөртабаны қойылады.
Құжаттама қызметі (лауазымды тұлға) кіріс құжаттарын тарату үшін
алдын-ала қарап шығады
Құжатарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңінде оларды тіркеуге
алынатын және тіркеуге алынбайтын құжаттар ретінде іріктейді. Тіркеуге
алынбайтын құжаттар тізбесін Үлгі тізбеге сәйкес ұйым әзірлейді.Тіркеуге
алынбайтын құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне тапсырылады.
Тіркеуге алынатын құжаттар келіп түскен күні ұйым басшысының,
құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына беріледі. Қазақстан
Республикасы Президент Әкімшілігінен, Қазқстан Республикасы Сенатынан,
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен, орталық және жергілікті
мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған мемлекеттік органдардан түскен
құжаттар, азаматтардың өтініштері міндетті түрде ұйым басшысының қарауына
беріледі.
Ұйым басшысы қараған құжаттар құжаттама қызметіне (лауазымды тұлғаға)
қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны тіркеу-есепке алу нысанына
енгізіледі және орындауға тапсырылады. Орындалуы бірнеше құрылымдық
бөлімшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен беріледі немесе бір уақытта
көшірмелері тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға
беріледі. Тікелей құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға келіп
түскен құжат құжаттама қызметіне тіркеуге беріледі.
Ұйымға келіп түскен электрондық цифрлық қолтаңбаның, пакет
референсінің (нақты ұйымға келетін кезекті кіріс құжатына немесе нақты
ұйымнан шығатын кезекті құжатқа автоматты түрде берілген біріңғай реттік
нөмірдің) сәйкестігін және комьпютерлік вирустардың бар-жоғын тексеруден
кейін электрондық деректер нысанының тиісті жиектері толтырылып
автоматтандырылған ақпараттық жүйеде тіркеуге алынады.
Келіп түсетін немесе кіріс құжаттарын қабылдау мен өңдеу хатшы
референт арқылы немесе іс жүргізу қағаздарының маманы арқылы жүргізуі.
Кіріс құжаттары почта курьер факс байланысы арқылы келіп түседі. Келіп
түскен құжаттар мынандай кезеңдерден өтеді:
1) алғашқы өңдеу;
2) алдын-ала қарастыру;
3) тіркеу;
4) құжаттарды басшының қарастыруы;
5) орындауға жіберілуі;
6) орындалуын қадағалау;
7) құжаттардың орындалуы;
8) құжаттардың деректемелерге тізілуі
Кіріс құжаттардың алғашқы өңдеу кезеңі құжат адресатының дұрыстығын
және олардың тіркеліп түскен кездегі парақтарының көлемі қосымшамаларын
тексереді.
Егер келіп түскен құжаттардың қосымшамалары немесе парақтары кем болса
онда сол құжаттарды жіберуші жаққа хабар беріп осы факті кіріс құжатының
тіркеу журналының ескертпе белімінде көрсетіледі. Сол сияқты факс байланысы
арқылы жіберілген құжаттың нашар көрінуі жағдайында жіберуші жақ хабардар
етеді. Кіріс құжаттарын өңдеу кезінде жеке штаттағы құжаттарға байланысты,
азаматтық құпияны хат алмасу құқығы сақталуы керек.Жеке белгісі соғылған
хаттар мен құжаттар тіркеу кезінде ашылмайды. Бұндай құпияны белгісі бар
құжаттар осы құжатқа рухсат құқығы бар тұлға өңдеп қарастырады. Кіріс
құжатынын алдын-ала қарастыру кезеңі келіп түскен құжаттарды тіркелетін
және тіркелмейтін құжаттарға бөлу мақсатында жүргізіледі. Тіркелетін
құжаттарда автоматты түрде құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгісі
қойылады. Бұл белгіде құжаттың кіріс номері келіп түскен күні датасы қажет
болған жағдайда сағаты мен минуты көрсетіледі. Құжаттың келіп түскендігі
туралы белгі мынандай тіркелмейтін құжаттарға қойылмайды:
1) қосымшамалар;
2) проспекті буклеттер;
3) каталогтар;
4) жарнамалық материалдар.
Хатшы референт кіріс құжатын қарастырып ішіндегі басшыға бағытталған
құжаттарды бір топқа жинақтайды. Кәсіпорын басшысына өте маңызы бар және
жедел шешім қабылдауды қажет ететін құжаттар жіберіледі. Бұл құжаттар хатшы
референт арқылы дайындалады, ал қалған құжаттар мекеме басшысының
орынбасарына құрылымдық бөлімшелерге немесе бірден орындаушыларға
жіберіледі.
Кәсіпорын басшысының құжаттарды қарастыру кезінде құжаттардың жылдам
уақыт ішінде өңделіп орындалуын қадағалау керек. Кәсіпорын басшысы келіп
түскен құжаттарды сол күннің ішінде қарастырып, келесі күннен кешіктірмей
хатшы- референтке қайтаруы керек. Кейбір басшылардың құжаттарды өз
бөлімінде сақтауы, ол мекеменің басқару қызметінің онша жақсы
ұйымдастырылмағанын білдіреді. Мұндай жағдайда құжаттар ретсіз орналасып,
олрды іздестіру қиынға түседі.
Кіріс құжаттарының өңделуі мен орындалу операциясының схемасы:
Құжаттарды қабылдау және адресат
дырыстығын тексеру
Алдын-ала қарастыру және сорттау
Құжаттарға келіп түскен туралы
белгілеу
Құжатты тіркеу
Құжаттарды басшыға жіберу және
баяндау
Құжаттарды басшының қарауы және
резолюция
Құжаттарды басшының
орынбасарына не құрылымдық
бөлімшелерге жіберу
Резолюциядағы мәліметті тіркеу
журналына енгізу
Құжаттарды орындаушыға жіберу
Құжаттардың орындалуын қадағалау
Құжаттардың орындалуы
Құжаттарды деректемеге тігу
Содықтан, кәсіпорын басшылары келіп түскен құжаттар барлығын өзінде
сақтамай, хатшы-референтке немесе құжат жұмысымен айналысатын мамандарға
сеніп тапсыруы керек. Басшының берген резалюциясымен қатар құжат
орындаушыға жіберіледі. Орындаушы резалюциясы бар жатты алу кезінде кіріс
құжаттарын тіркейтін журналға, белгі жазу арқылы алды. Бұл белгі
орындаушының сол құжаттың алған күнгі датасы көрсетіліп қолы қойылады.
Құжаттардың оперативті түрде орындалуын қамтамасыз ету үшін бірнеше
орындаушылар болған жағдайда хатшы-референт резалюциясы бар құжатты
орындаушылардың санына сәйкес көшірмелерін дайындап, әр орындаушыға бір-
бір данасын береді.Резалюция жазылған құжат сол құжат толығымен
орындалғанша орындаушының қолында болады. Бұл құжат толық орындалғаннан
кейін құжатқа орындаушы арнайы белгі соғады. Бұл белгі құжаттың орындалып
деректемеге жіберілгендігі туралы реквизит деп аталады. Осыдан кейін барып
кіріс құжаттары және оның көшірмелері тігіледі.
1.4.Жіберілген құжаттарды жөндеу.
Жіберілген құжаттарды жөндеу тәртібіне құжаттың жобасын жасау, келісу,
қол қою, таралымын әзірлеу және оны жіберу жатады. Нормативтік құқықтық
актілерді қоспағанда, жіберілген және хат-хабар болып табылмайтын ішкі
құжаттарға ілеспе хат жазылады.
Орындаушы ақпаратты компьютерлік өңдеу құралдарының көмегімен
әзірдейді, Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес ресімдейді және электронды құжат
айналымының шағын жүйесінде файл түрінде сақтайды. Орындаушы құжатты
әзірлегеннен кейін құжат айналымы шағын жүйесінде бөлімшенің жұмыс
құжаттарының тіркеу журналында тіркейді және келісу мен қол қою рәсімін
бастайды. Орындаушы құжатты қол қоюға бергенге дейін оның мазмұнын, дұрыс
ресімделуін қажетті бұрыштамаларынның болуын және қосымшаларын тексеруі
тиіс. Құжат оны әзірлеген кезде негізге алынған материалдармен бірге қол
қоюға беріледі.
Бұрыштама қою және электронды қол қою рәсімдерінен кейін орындаушы
электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қол қойылған құжатты өз
бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, мұнда құжат ресіми электронды
журналында тіркеледі. Егер құжат жіберілетін хат-хабар болып табылса,
орындаушы оны алдын-ала қағазға басып шығарады және құжатқа бөлім басшысы
қол қойғаннан кейін қол қойылған құжатты электронды түрде немесе қағазбен
өз бөлімесінің жауапты қызметкеріне жіберіледі, бұл орайда бұрыштамалар
қағазбен жіберілгенде қайта жиналмайды.
Банктің Төрағасы және Төрағаның орынбасары қол қойған, Қазақстан
Республикасының мемлекеттік билік, басқару және құқық қорғау органдарына
жіберілетін құжаттар оларды алушыларға почта байланысы кәсіпорындары арқылы
немесе қолма-қол жіберу үшін қағазбен және электронды құжат айналымының
шағын жүйесінде электронды түрде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі. Банк
Төрағасының орынбасарлары немесе бөлімше басшылары қол қойған басқада
құжаттар почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберу үшін қағазбен және
электронды түрде электронды құжат айналымының шағын жүйесінде уәкілетті
бөлімшеге жіберіледі.
Бөлімшенің жауапты қызметкері хат-хабарды жіберудің алдында міндетті
түрде:
1) мекен-жайдың дұрыс жазылуын, жауап хаттарды сұратудың деректемелеріне
сілтемелердің болуын;
2) жіберілетін құжаттың соңғы бетінде қол қоюға құқық берілген адмның
қолының, сондай-ақ орындаушының фамилиясы мен телефон номерінің
болуын;
3) жіберілетін құжатқа жіберу күні, жіберу номері болуын;
4) сыртының дұрыс ресімделуін;
5) қоса жіберілетін құжаттардың түгел болуын орындаушымен бірге тексеруі
тиіс.
Бөлімшенің жауапты қызметкері басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды
уәкілетті бөлімшелерге жеке тапсыруы тиіс. Уәкілетті бөлімше жіберілетін
құжаттарды жұмыс күнінің ішінде, бірақ жіберілетін құжаттарды ресімдеуге
арналған үзілістерді ескере отырып 17 сағат 30 минуттан кешіктірмей
қабылдайды. Уәкілетті бөлімшеге сағат 15-тен кейін түскен хат-хбарлар
келесі жұмыс күні жіберіледі. Жеке тұлғаларға, Тәуелсіз Мемлекеттер Достығы
елдеріне және алыс шет елге жолданатын, жіберілетін хат-хабар почта
мекемесі арқылы жіберіледі. Бұл орайда бөлімшенің жауапты орындаушысы
уәкілетті бөлімшеге екі данада бөлімшенің басшасы немесе оның орынындағы
адам қол қойған құжат ұсынады. Тиісті хат-хабардың жіберілгені почта
мекемесінің түбіртегі арқылы расталады.
Жіберілетін хат-хабарды уәкілетті бөлімшенің көмегінсіз жібергенде,
құжат электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қолма-қол жіберуді
деген белімен тіркеледі. Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының
шағын жүйесінде тіркелінбеген хат-хабарды жіберуге қабылдамайды. Бір
уақытта және мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады.
Кәсіпорынның басқа жаққа жіберілген құжаттары шығыс құжаттары деп
аталады. Шығыс құжаттарын өңдеу мынадай операциялардан тұрады:
1 . Орындаушының құжат жобасын құрастыруы;
2. Құжат жобасының дұрыс ресімделуін тексеру;
3. Құжат жобасына келісім беру;
4. Құжатқа басшының қол қоюы;
5. Құжатты тіркеу;
6. Құжаттарды адресатқа жіберу;
7. Құжаттың екінші данасын деректемеге тігу;
Шығыс құжатының жобасы негізгі орындашы тұлға арқылы құрастырылып
хатшы-референт не іс жүргізу қызметінің маманымен тіркеледі. Шығыс
құжаттары екі данада ресімделеді. Тек факспен, телефонограммаралар ғана бір
данада ресімделеді. Шығыс құжатының жобасы құрастырылған кезде кәсіпорында
басқа мамандармен қарастырылып келісім беріледі, мұндай келісім виза арқылы
ресімделеді. Шығыс құжатының жобасы дайындалғаннан кейін ол кәсіпорын
басшысына жіберіледі. Осындай құжаттарға түрлі келісім шарттар нормативті
құжаттар, жарнамалық немесе басқада іскерлік хаттар жатады.
Шығыс құжатымен жұмыс жасаудың схемасы:
• Шығыс құжаттарының жобасын құрастыру
• Құжат жобасының дұрыс ресімделуін тексеру
• Құжат жобасына келісім беру
• Басшының қол қоюы
• Құжатты тіркеу
• Шығыс құжаттарын реттік номірлеу
• Адресаттың дұрыстығын тексеру
• Құжаттың адресатқа жіберілуі
• Құжаттың екінші данасының деректемеге тігілуі
Кәсіпорын басшысы құжат жобасына қол қоймас бұрын, оны алдын-ала
дұрыстығын анықтағаннан соң барып, егер құжат жобасы дұрыс болмай қалған
жағдайда кәсіпорын басшысы ол құжатқа өзгерістер мен толықтырулар енгізіп
орындаушыға қайтадан жібереді.
Ал дұрыс толтырылған құжат жобасына басшы кейін, ол құжат екі дана
көлемінде хатшы-референтке тіркеуге жіберіледі. Жіберілетін құжаттар арнайы
шығыс құжаттарын тіркейтін журналда тіркеледі.
Шығыс құжаттарын тіркеу кезінде мынадай мәліметтер болуы керек:
1) құжаттың номірі
2) құжаттың датасы
3) адресат
4) құжаттың қысқаша мазмұны
5) құжаттың орындалуы туралы белгі
6) орындаушы
7) ескертпе
Ішкі құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру.
Ішкі құжаттар кәсіпорын ішінде құрастырылады, ресімделеді, орындалады және
сақталады. Ішкі құжаттармен жұмыс жасау тәртібі және оларды ресімдеу
тәртібі, шығыс құжаттарымен ұқсас болып келеді. Ішкі құжаттармен жұмыс
жасау тәртібі мынадай кезеңдерден тұрада:
• Құжаттың жобасын орындаушының құрастыруы;
• Құжат жобасының дұрыс ресімделгенін тексеру;
• Құжат жобасына келісім беру;
• Басшының келісімге қол қоюы;
• Құжатты тіркеу;
Ішкі құжаттардың орындалу операциясы кіріс құжаттарының операциясына
ұқсас келеді. Ішкі құжаттардың орындалу операциясы мынадай кезеңдерден
өтеді:
• Құжатты орындаушыға жіберуі;
• Құжаттың орындалуын бақылау;
• Құжаттың орындалуы;
• Құжаттың орындалғаны туралы белгі соғуы, яғни арнайы реквизітті
қолдануы;
• Орындалған құжатты деректемеге тігу;
Ішкі құжаттармен жұмыс жасау барысында орындалған барлық құжаттар
соңында анықтама ретінде қолданылады және бұл мақсатта олар бір жылдан үш
жылға дейінгі аралықта қарастырылады. Осыдан кейін барып ол құжатты сақтау
мерзімі белгіленеді. Ал құжаттардың сақтау мерзімі арнайы экспеттік
комиссия арқылы белгіленеді. Осы экспеттік комиссияның шешімімен
құжаттардың алдағы уақытта іс жүргізу жұмысында анықтама ақпараттық
мақсатта қолданылатын және соңында архивке жіберілетіндіге немесе
жойылатындығы анықталады. Ішкі құжаттармен жұмыс жасау барысында оны
орындайтын орындаушыларға көшірмесін ұсынбай-ақ тікелей компьютер құралы
арқылы жіберуге болады. Мұндай әдісті пайдалану кәсіпорын ішіндегі
құжаттардың оперативті және оларды жылдам іздестіруге мүнкіндік береді.
Шығыс құжаттарын дайындау жобаны әзірлеуден, оны келісу мен оған қол
қоюдан турады.
Дайындалған құжат құжаттама қызметіне (лауазымды тұлғаға) тіркеуге
алуға және өңдеуге беріледі. Тіркеуге алғанға дейін құжаттама қызметінің
(лауазымды тұлға) қызметкері құжаттың ресімделуі мен бағытталуының
дұрыстығын, құжаттағы көрсетілген қосымшалардың бар-жоғын, қажет болған
жағдайда – ұйымға құжаттың қайтарылуы туралы белгілерді де тексереді. Өңдеу
іс іріктеуден, бағыттаудан, конвертке салудан және почтамен жөнелтуді
ресімдеуден турады. Тапсырысты хат-хабарларға тарату тізімдемесі (тізілімі)
жасалады. Бір мезгілде бір адреске жөнелтілетін құжаттар бір конвертке
салынады.
Ұйымнан шығатын электрондық құжат және оның алынғаны туралы хабарлама
электрондық деректер нысанының тиісті жиктері толтырылып автоматтандырылған
ақпараттық жүйеде тіркеге алынады.
1.5. Іс жинақтарын құрастыру.
Іс жүргізудегі құжаттарды жүйелендіруді қамтамасыз ететін жұмыстардың
бірі іс жинақтарының құрастырылуы.
Іс жинақтары кәсіпорында жинақталған істердің атаулары көрсетілген
тізімдердің осы құжатқа көрсетіліп және олардың сақтау мерзімдерінің
көрсетілуімен сипатталады. Іс жинақтары орындалған құжаттың топтастырылып
бір деректемеде сақталуын қамтамасыз етеді. Іс жинағына кәсіпорынның барлық
іс қағаздары, тіркеу журналдары және анықтама картотекалары кіреді. Іс
жинағына тек ғылыми техникалық құжатпен басылымдар кірмейді. Іс жинақтамасы
құжаттардың деректемеге дұрыс орындалуына және олардың оперативті түрде
қолданылуына мүмкіндік береді. Іс жинағын кез келген кәсіпорында
құрастырылады. Бұл құжат кәсіпорынның қызмет етуі саласына қарамастан
әрдайым жүргізіліп отырады. Іс жинағы кәсіпорындағы хатшы-референт арқылы
немесе құжатпен жұмыс жасайтын арнайы жауапты маман арқылы архив маманының
қатысуымен құратырылады. Іс жинағының тараулары ретінде кәсіпорынның
құрылымдық бөлімшелерінің атауы көрсетіледі. Іс жинағының бірінші тарауы
міндетті түрде секретариат бөлімінің құжаттары жазылады. Ал қалған
тарауларға сол құрылымдық бөлімшелерінің маңызды дәрежесіне қарай жазылады.
Бастапқы тарауларда ерекше маңызы бар өндірістік бөлімдер одан кейін
қосалқы бөлімдерге байланысты көрсетіліп жазылады. Егер кәсіпорынның
құрылымдық бөлімшелері болмаған жағдайда іс жинағының тараулары ретінде
кәсіпорындарға қызметкерлердің қызмет жәрежесіне байланысты бекітілген
номірлері көрсетіледі. Мысалы:
1. Кәсіпорын Директоры
2. Директордың орынбасары
3. Жарнама бөлімінің жетекшісі және т.б.
Іс жинағының ішкі тарауларында деректемелердің аттары жазылады.
Деректеменің арнайы аттары индекс арқылы белгіленеді. Әр тараудың басында
өте маңызды құжаттар бірінші болып жазылады. Олардан кейін барып басқада
қатынас хаттармен анықтама ақпараттық құжаттар жазылады. Тараулардың
соңында есепке алу журналдары мен анықтама картотекалары көрсетіледі.
Іс жинақтарындағы құжаттардың аты қысқада мазмұнына сай болуы керек.
Деректемелердің атауы мынадай қосымша элементтерден тұруы қажет:
Құжат түрінің аты
Қысқаша мазмұны
Құжаттың датасы
Құжаттың көшірмелерден туратыны туралы түсініктеме
Деректемедегі көрсетілген қатынас хаттары бойынша екі жақтың, яғни хат
алмасқан мекемелердің аты-жөнімен, датасы және сол қатынас хаттардың не
жайында екені туралы қысқаша мәлімет жазылады. Құжаттардың мынадай
тақырыпта аталып жазылуы рухсат етілмейді. Мысалы: әртүрлі қатынас хаттар,
жалпы мәселелер бойынша құжаттар және материалдар деген сөздерді
қолдануңа болмайды. Тек кейбір құжатқа байланысты құжаттар деп жазылып оның
жанына сол құжаттарға кіретін барлық құжаттардың қысқартылған мағынасы
жазылуы тиіс. Әр тараудағы құжаттың жазылуы өзіндік сақтау мерзімімен
ерекшеленеді. Бұл құжаттың сақтау мерзімі архив маманы арқылы шешіледі.
Сонымен қатар деректемелердің жанында жауапты тұлғалар мен құжатқа
байланысты толымдық бөлімшелердің аты көрсетіледі.
Іс жинақтары кемінде үш даналан құрастырылады:
1. Іс деректемелерде сақталады
2. Құжатта орналасқан шкафтың есігінің ішкі жағына жапсырылады
3. Кәсіпорын архивінің сақталуына жіберіледі
1.6. Басқару құжаттамасын жүйелендіру және олардың сипаттамасы.
Кәсіпорын қызметі басқару құжаттарымен қамтамасыз етіледі, оның құрамы
ұйымдардың құзіреттілігімен, сауалдарды шешу тәртібімен (қызметте жекелей
басқару принципімен немесе бірлесіп кеңесе шешу), көлемімен және басқа
ұйымдармен байланыс сипатымен анықталады.Әкімшілік және ұйымдастырушылық
мәселелерді, басқару мәселелерін, қарым-қатынас және ұйымдағы қызметті
реттеу мақсатында төмендегідей құжатар құрылады:
1) құқықтық ұйымдастыру (жарғылар, қағида, кесім, штат кестесі
т.б.).
2) басқару (қаулы, бұйрық, шешімдерді тарату т.б.).
3) анықтама – ақпараттық (акт, келісімдер, баяндаулар, тұжырымдар,
сын-пікірлер, тізбелер, хаттар, мәләметтер, тізімдер,
анықтамалар т.б.).
4) жоспарлы – есеп беру (жылдық, тоқсандық, айлық, жекелей т.б.).
5) жұсысшылық еңбек қызметін және оларға зейнетақымен қамтамасыз
етуіне ақша аудару мәліметін растайтын құжаттар
6) Өзінше жұмыстар сәйкес туындаған құжаттар түрлерін ұйымдастыру.
1) Басқару құжаты өзгертіледі немесе ұйым-авторымен немесе жоғары
орынын басқару құжатымен өзгертіледі.Басқару құжатының қызметін
Қазақстан Республикасының белгіленген Заңымен тоқтатуы мүмкін.
2) Басқа ұйымдардың мүддесін қозғаушы құжат жобасы, алдын-ала олармен
келісімде болуы керек. Құжат жобасымен келіспеу жағдайында қосымша
рәсімделеді немесе ілеспе құжатта көрсетіледі.
3) Ұйымдардың олқа кеңесінде қабылданған шешімдер мен мәселелер
хаттамада тіркеледі. Хаттама кеңес кезіндегі жазылған стенограмм,
аудио немесе видеожазбалар негізінде рәсімделеді және қаттамаға құжат
ретінде ұсынылады (баяндама, шығып сөйлеушілер сөзі, анықтама,
сараптама қорытындысы, қаулы жобасы немесе шешімі, келген тізімі,
шақырған тізімі)
Бөлімшелер Қазақстан Республикасының және Банктің нормативтік құқықтық
актілеріне сәйкес нормативтік құқықтық актілерін және басқару құжаттарын
дайындауды жүзеге асырады.
Банктің нормативтік құқықтық актілерін дайындау, ресімдеу, келісу,
тіркеу, күшіне енгізу, жариялау, тәртібі бөлімшенің жауапты қызметкері
бөлімшенің барлық қызметкерлерін қол қойдырып міндетті түрде таныстыратын
Банктің жеке нормативтік құқықтық актісіне сәйкес реттеледі.Нормативтік
құқықтық актінің жобасын әзірлеген бөлімше оны келісу парағымен қоса
электронды түрде келісу парағында жіберілген күнін алдын ала белгілей
отырып, мүдделі бөлімшелерге жібереді.
Жауапты бөлімшеге келісу парағының көшірмесін мүдделі бөлімшелердегі
келісу мерзімінің соңғы бақылауын жүзеге асыру үшін үәкілетті бөлімшеге
жібереді.
Бұйрық- Банктің не оның бөлімшелерінің алдында тұрған негізгі жедел
міндеттерді шешу үшін Банктің Төрағасы не оның орынбасарлары, филиал
басшылары (ұйымдары, өкілдігі) өз құзыреттері шегінде қабылдайтын құқықтық
акті (жұмыс берушінің акті) болып табылады. Бұйрық банктің қызметін
қамтамасыз етуге, заң актілерінің, Қазақстан Республикасы Презитентінің
актілерін, Банктің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің басқа да
нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын орындауға байланысты құқықтық
қатынастарды реттейді.
Өкім – Банктің Төрағасы және оның орынбасарлары, Банк бөлімшелерінің
басшылары не олардың орнындағы адамдар шығаратын Банктің құқықтық актісі
(жқмыс барушінің акті) болып табылады. Өкімде бөлімшелерге немесе белгілі
бір лауазымды тұлғаларға Банктің нормативтік құқықтық актілерінің
талаптарын, Банкпен жасалған шарттардың (келісімдердің, келісім-
шарттарының) және басқа міндеттемелерінің талаптарын орындау жөнінде нақты
белгіленген іс-әрекеттерді жүзеге асыруға нұсқаулар болады.
Банктің лауазымды тұлғалары оларға Қазақстан Республикасының және
Банктің нормативтік құқықтық актілерімен, сондай-ақ Банк Төрағасы мен оның
орынбасарлары арасында міндеттерді бөлісу туралы бұйрықпен белгіленген
құзыреттер шегінде бұйрықтар мен өкімдер шығарады.
Филиал басшылары (ұйымдары, өкілдігі) өздерінің лауазымдық
бұйрықтарында белгіленген құзыреттері шегінде бұйрықтар және өкімдер
шығарады.
Банктің нормативтік-құқықтық актілерін, бұйрықтарын және өкімдерін
бөлімшелер, оларда көрсетілген лауазымды тұлғалар міндетті орындауы тиіс.
Басқару құжаттарының мәтіні өзінің мазмұнына қарай Қазақстан
Республикасының және Банктің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес болуы
тиіс. Басқару құжаттарының мәтіндері қарапайым, тұжырымды және түсінуге
жеңіл тілмен жазылуы тиіс және оның ережелерін түрліше түсіндіруге болмайды
және сөздерді қысқартуға жол берілмейді.
Басқару құжатының мәтіні белгілеу және жарлық айту бөліктерінен тұруы
тиіс. Белгілеу бөлігінде нұсқалатын әрекеттердің мақсаттары мен міндеттері
жазылады. Құжат шығаруға нормативтік құқықтық акті немесе жоғары тұрған
органдардың тапсырмалары негіз болса, онда белгілеу бөлігінде оның
деректемелері (құжат түрінің атауы, құжаттың күні, құжат номері, мәтіннің
тақырыбы, қажет болған жағдайда Банкке тікелей қатысты бөлігінің мазмұны)
беріледі.
Құжаттың белгілеу бөлігінде орындаушылар (бөлімшелер, лауазымды
тұлғалар, қызметкерлер), нақты іс-әрекеттер және нұсқалған іс-әрекеттердің
орындалу мерзімі көрсетіледі. Басқару құжаттарының мәтінінде олардың
қолданысқа енгізілген күні көрсетілуі мүмкін.
Құжаттың басқару бөлігінің соңғы тармағында басқару құжатының толық
орындалуына бақылау жасау жүктелетін лауазымды адам көрсетіледі.
Басқару құжаттарының мәтіндері мемлекеттік тілде және орыс тілінде
(орыс тілінде жазылатын бухгалтерлік жазба және елтаңба мөрін қабылдау -
өткізу жасауға арналған өкімдерден басқалары ) ресімделеді.
Басқару құжаттары дұрыс жүргізумен тығыз байланысты. Сондықтан басқару
аппаратының алдында тұрған негізгі міндет құжат толтыру және құрастыру
жұмыстарын жетік білу.
Нақты құжатты дайындаған кезде деректемеге (реквизитке) қойылатын
талап ескеріледі. Реквизит – кез-келген құжатқа қажет. Құжаттардың міндетті
деректемелері мыналар: ұйымның аты, құжат авторы, ұйымның коды, құжаттың
атауы, құжат формасының коды, күні, индексі, мәтіннің бас тақырыбы, мәтін,
қолы, бұрыштама, құжаттың орындалғаны және оның іске бағытталғаны туралы
белгі.
Ұйымдық – жарлықшы құжаттар деректемелеріне мыналар кіреді:
1. Мемлекеттік елтаңба;
2. Кәсіпорын эмблемасы;
3. Награда ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..4
1 Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және
рәсімдеу технологиясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 7
1. Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде орындалу
тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... 7
2. Іс жүргізуді ұйымдастыру
технологиясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... ... ..10
3. Кіріс құжаттарын
өңдеу ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ..16
4. Жіберілген құжаттарды
жөндеу ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... .21
5. Іс жинақтарын
құрастыру ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ..26
6. Басқару құжаттамасын жүйелендіру және олардың
сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... ... ..28
2 Бөлім. Центр Кредит банкісінің басқару құжаттарының
орындалуы ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... 36
1. Центр Кредит банкісінің құрылымдық сипаттамасы ... ... ... ... ...39
2. Центр Кредит банкісінің іс-қағаздарын жүгізуді
ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ..43
3. Центр Кредит банкісінде жүргізілетін операциялар және құжаттардың
орындалу
тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ..47
4. Центр Кредит банкісінің жіберілетін және келіп түскен құжаттарың
қабылдау және өткізу
тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 54
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... 60
Қосымшалар ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ...64
Пайдаланған
әдебиеттер ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ...77
Кіріспе
XXI ғасырға тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың
әлеуметтік, экономикалық, мәдени өмірінде үлкен өзгерітер болып жатыр.
Республика өмірінде жүргізіліп жатқан бұл реформаларды жүзеге асыруға
байланысты күрделі міндеттер тұрғаны белгілі. Реформаның нәтижелі, жемісі
болуы соларды дер кезінде дұрыс шешуге байланысты. Қазір құр сөз, қысыр
кеңестен гөрі нақты іс қимылға көшуге негіз бар.Қазақстан Республикасының
конституциясы (1995), Тіл туралы Заң (1997), Тілдерді қолдану мен
дамытудың мемлекеттік бағдарламасы (1998) республикадағы тіл мәселелерін
реформалауды жүзеге асыруға негіз болады әрі мүмкідік береді. Сондықтан бұл
реформаны жүзеге асыру үшін әр министірлік, әрбір мекеме, ұйымдар, жеке
адамдар өздерінің нақты істерін көрсететін шаралар белгілеп, соны жүзеге
асыруға тиіс. Біздің ойымызша, солардың ішіндегі ең өзектісі, ең алдымен
қолға алынатаны – қазақ тілінің конституциялық мәртебесін мемкеттің бүкіл
аумағында, қоғамдық қатынастардық барлық саласында жүзеге асыру.
Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген тілдерді
қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы тіл саясатын іске асырудың
алғашқы кезеңдерінде негізгі төрт бағытта іс- шаралар жүргізеді. Соның бірі-
ресми іс жүргізудің мемлекеттік тілге кезең –кезеңімен көшірудің нақты
негізін жасау.
Қалай десек те, республикада мемлекеттік органдар іс қағазын
мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл үлкен істің өзінен-өзі жалға
түспейтіні әбден белгілі. Одан шығудың жолы- орыс тіліндегі нұсқауларды
негізге ала отырып, ана тіліміздің заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс-
қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал осы ретте мемілекеттік және
мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіпорындарда
мемлекеттік тілде іс жүргізу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап
айтқанда, құжат айналымын іске асыру- бүгінгі таңда өткір тұрған мәселе.
Қазақ тілінің тіл мәртебесін толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі
жандандыру керек, ал бұл мемілекеттік мемілекеттік деңгейге енді- енді
қолға айналдырып жатқан шара.
Қазақстан Республикасындағы халықтар мәдениетінің өзара әсері ең
алдымен олардың тілдерінің бір-бірімен қарым- қатынасына негізделеді.
Біздің мемілекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп
өркендеуіне, өмірдің барлық саласыда қолдануына лайықтанған бағыт ұстап
отыр. 1997 жылы 11 шілде Қазақстан Респуьликасындағы Тіл туралы Заң
қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасы Президентінің
Жарлығымен оны жүзеге асырудың мемлекеттік бағдарламасы екі тілде
бекітілді. Жоғары оқу орындары мен мектептерде, коллеждер мен лицей,
гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу пәні арнайы оқытыла
бастады. Алайда оның тиімділігі осы пән бойынша оқулықтар мен сөздіктердің,
арнаулы кітаптар мен көмекші құралдардың мол және сапалы болуына
байланысты.
Іскерлік қатынастар орысша-қазақша және қазақша-орысша оқу
құралдарының жеткіліксіздігі білім саласында ғана емес, күнделікті басқару,
қарым-қатынас процесстеріне де кедергі келтіреді. Бұл қатынастар ауызша
және әсіресе, жазбаша мәтін құру арқылы жүзеге асатыны белгілі. Әрбір
қызметкер, мейлі ол қатардағы, не жоғары лауазым иесі болсын, мемлекеттік,
не мемлекеттік емес болсын, әр түрлі іс қағаздарының- хат, арыз, нұсқау,
сенімхат т.б. жазылу, толтырылу үлгісін білуі қажет.
Ұсынылып отырған құрал меншіктің барлық нысанадағы кәсіп орындардың өз
қызметкерлерінің жеке құрамын басқаруда пайдаланатын құжат үлгілерін
сипаттайды. Ол құжаттар Қазақстан Республикасының азаматтық- құқықтық
актілеріне және Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық
келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитетінің
нұсқауларына негізделген үлгілер бойынша толтырылды.
Сонымен қатар Ресей және Батыс елдерінің де құжат толтырудағы
қалыптақан тәжірбиелері ескерілді.
Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы істермен қатар күнделікті
ағымдағы басқару мәселелерін де қамтиды (бұйрық –жарлықтар, актілер,
анықтамалар т.б).Сонымен бірге жекелік сипатқа ие құжаттардың үлгілері де-
сенімхаттар, қолхаттар арыздар т.б. толық сипатталып берілген.
Құжат -латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына
береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: 1) қандайда бір
фактіні не бір нәрсеге дегн құқықты растайтын іс қағазы ; 2) жеке басты
ресми түрде куәландыратын құжат ; 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік.
Кәсіпорынды басқару – мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім
қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процес болып
табылалады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттық осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның
мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі
оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін
жақтарын айқындап, оны қабылдап – түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек
етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқарушы атқаруы тиіс. Құжаттың
сапасы оның толықтығы, оралыымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-
ақ оның ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла
жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды.
Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және
таратушы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады.
Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие
беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның
қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда
мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және
азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін
қызмет етеді. Материалданған заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес
бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтың сотта еңбек
тартыстарын шешуде қандай бір фактінің неізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.
Бізге белгілі, әдеби тілдің бес негізгі стилі бар: ғылыми, ресми-іс
қағаздары, публицистикалық, көркем әдебиет және ауызекі сөйлеу тілінің
стилі.
Бұлай бөлінудің бірнеше негізі бар. Біріншіден, бұлар тілдің қоғамдық
қызмет аясына жатады. Іс құжаттары тілі үшін мұндай қызмет аясына құқықтық
қатынастар саласы, яғни, басқару саласы жатады. Бірақ мұнда құқықтық
қатынастар мемлекет аралық қатынастарда, мемлекеттің өз азаматтарымен және
олардың бірлестіктерімен, сондай-ақ мекемелер мен кәсіпорын ішіндегі
азаматтар арасындағы қатынастарда орын алады. Осыған байланысты іс-
құжаттары стилінің үш түрі ажыратылады. Олар:
1. Дипломатиялық стиль
2. Заң шығарушылық стиль
3. Күнделікті іс жүргізу стилі
Іс жүргізу стилі әлеуметтік санының ерекше формасы – құқықтық
санамен сәйкеседі. Біздің әрқайсысымыз белгілі бір дәрежеде өз құқығымыз
туралы мысалға отбасы қарым-қатынасындағы қызметіндегі қоғамдық
орындардағы және мемлекет алдындағы міндеттемелерімізбен жауапкершіліктер
туралы білеміз.Өмірдің түрлі құбылыстары іс жүргізу құжат стилінде белгілі
бір қалыпқа түскен жағдайлардың терминделген сөздердің (сауалнама,
анықтама, нұсқаулық, қаулылар, хаттама, акт, бұйрық, заң т.б.) сондай-ақ
тұрақты тіркестердің шектеулі мөлшеріне сыйғызылып беріледі.
Дипломдық жұмыстың тақырыбының актуалдығы: кәсіпорынның төлем-банк
операциялары бойынша құжаттардың өркендеуі, мемлекеттік тілде жүргізу, өз
мемлекетімізде іс жүргізу саласы, құжат жүйесінің толығымен даму, т.б
белсенділігі қазіргі кезде маңыздылығы артуда.
Дипломдық жұмыстың міндеті: құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды
құрастыру және рәсімдеу операцияларына толық талдау жасау. Дипломдық
жұмыстың құрылымы екі бөлімнен тұрады: Құжаттар түрлеріне түсініктеме және
құжаттарды құрастыру және рәсімдеутехналогиясыі, Центр Кредит банкісінің
басқару құжаттарының орындалуы.
1.Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және
рәсімдеу техналогиясы.
.
1.1Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде
орындалу тәртібі
Қазақстан Республикасының министр кабинетінің №562 30.06.92 жылғы
қаулысы Қазақстан Республикасында бекітілген жалпы тараптар бойынша
құжаттарды құру және олармен жұмыс істеу негізгі құжаттар ережелері және
құжат басқару мен, кәсіпорындарда, мекеме бірлестігінде және барлық
құқықтық – ұйымдардың Қазақстан Республикасының формы бекітілді.
Қазақстан Республикасында шаруашылық ұйымында құжаттарды сақтау,
есепке алу, құрастыру, реттеу, құжат басқару, және құжаттандыру Қазақстан
Республикасының осы ережелері нормативтік құқықтық акт болып сақталады.
Осы ережелерге сәйкес Қазақстан Республикасының мемлекеттік
органдарында мынадай акт құрылды: ХБ ҚР 31.12.96 жылғы бекіту бойынша
Реттік құрылым және құжаттарды тіркеу банктарда сақтау және ұйымдық
құжаттарды сақтау инструкцияда көрсетіледі.
Орталық орындаушы органдарда жергілікті органдар және жоғарғы
органдарда, кәсіпорындарда, ұйымдарда және мекемелерде Қазақстан
Республикасында 08.12.96 ж. Қазақстан Республикасының Президент
Администрациясының мемлекеттік басқару органдарында құжаттарды пайдалану
ережелері:
- Президент Администрациясының Қазақстан Республикасының 09.01.96 жылы
№2751 іс жүргізу инструкциясы;
- Қазақстан Республикасы агентінің бұйрығы бойынша 29.08.2000 жылы
мемлекеттік құпияда сақтау, есепке алу құжаттарды пайдалану және
сақтау, белгілі бір мөлшерде тарату ережелері.
Қазақстан Республикасының басқарушы органдарының 12.12.98 жылғы №1278
бекітілген шешімі бойынша мемлекеттік тіркеу нормативтік ережелері:
Қазақстан Республикасының заңы бойынша берілген ережелер мына бағытта
құрылған нормативтік құқықтық акт, Қазақстан Республикасының
Президентінің қаулысы бойынша 04.03.97 жылы №3379 Қазақстан Республикасының
нормативтік құқықтық акт Мемлекеттік реестр және мемлекеттік тіркеуді
реттеу Қазақстан Республикасының басқару органдарымен 04.12.97 жылы №1680
бекітілді.
Ережелер анықтайды:
1) Талап ету, нормативтік құқықтық актылар мемлекеттік тіркеу және
мерзімді тіркеу;
2) Талап ету нормативтік құқықтық акт мемлекеттік тіркеуде көрсетеді;
3) Нормативтік құқықтық акт мемлекеттік тіркеу реестрда жүргізу;
4) Нормативтік құқықтық акт тіркелген реестрда жүргізуді іске асыру;
5) Қазақстан Республикасының номативтік құқықтық акт мемлекеттік реестр
керекті жазбаларды енгізу, тоқтату, нормативтік құқықтық акт іске
асыруын жою, мемлекеттік тіркеуді жүргізуден бас тарту;
6) Мемлекеттік тіркеуді қалпына келтіру және өзгерту.
Нормативтік құқықтық актта көрсетілгендей тіркеуші ұйым бекітілген
күннен бастап екі апта үш экземплярда түп нұсқа мемлекеттік және орыс
тілінде жазылады, мемлекеттік ұйымның бірінші жетекшінің қолы қойылғаннан
кейін (қағазда немесе электрондық жазбада) мемлекеттік және орыс тілінде
бір экземплярда беріледі.
Мемлекеттік ұйым нормативтік құқықтық акт көрсетуші,қол қоюшысы, осы
ұйымдағы біріншісі жетекшінің міндетін атқарушы құжаттың көшірмесін
көрсету, көрсете отырып міндеттейді.
Егер мемлекеттік тіркеудегі нормативтік құқықтық акт қайта қаралатын
болса, басқарушы ұйымның шешімімен қайта қаралатын болса, басқарушы ұйымның
шешімімен қайта қаралуға руқсат етіледі, мемлекеттік тілде іс жүргізілетін
мекемелерде нормативтік құқықтық акт жергілікті ұйымның басқарумен,
тіркелуші ұйымға орыс тіліне аударылмайберіледі.
Құжаттарды тіркеу құжаттардың орындалуын қадағалаудың бастапқы кезеңі
болып қарастырылады. Құжаттардың орындалуын қамтамасыз ету хатшы референт
немесе іс жүргізу қызметкері арқылы орындалады. Мекеме басшының құжаттарға
бақылау немесе қадағалау белгісін қоюы, ол құжаттардың және оған қатысты
тапсырманың маңыздылығын білдіреді. Қадағалау белгісі құжаттың ортаңғы сол
жақ шетінде белгіленеді. Осы белгі қойылғаннан кейін тіркеу журналында сол
құжаттың қадағалауда болуы туралы орындалу мерзімі туралы және жауапты
орындаушы туралы мәліметтер басшының құжаттағы резалюциясынан алынады. Егер
тіркеу журналында құжаттың орындау мерзімі көрсетілетін орын болмаған
жағдайда оны қадағалау үшін журналға қосымша орынды дайындайды.
Кәсіпорындағы көптеген құжаттың дайындалу мерзімі 10 күннен артық болмауы
керек. Құжаттың уақытында орындалуын хатшы референт аралық тексеру жұмысын
орындап отырады.
Аралық тексеру жұмысы дегеніміз – қадағалау белгісіне байланысты
резолюциядағы құжаттың соңғы орындалу датасына дейінгі аралықта жүргізілген
тексеруді айтамыз. Аралық тексеру жұмысынан кейін құжаттың орындалуы туралы
басшыға үнемі есеп береді. Құжаттың орындалу мерзімін ұзарту тек мекеме
басшысының ұйғарымымен ғана жүзеге асады.
Құжаттың орындалуы тікелей жауапты орындаушының резолюциядағы
тексерілген тапсырманы орындаудан тұрады. Құжаттың толығымен орындалып
болғаннан кейін мекеме басшысы арқылы тексеріледі. Егер резолюциядағы
тапсырма толығымен дұрыс орындалса мекеме басшысы ол құжатты қадағалау
белгісінен босатады. Құжаттың орындалуы барысында резолюциялық тапсырмалар
әртүрлі болып келеді. Олардың ішінен белгілі бір хатқа байланысты жауап
дайындау келісім шарт жобасын құрастыру іскерлік кездесулерді ұйымдастыру
мен әртүрлі конференция мен семинарлардағы бағдарламаларды дайындау. Құжат
орындалғаннан кейін сол құжаттар қысқаша үлгіде құжаттың орындалып
деректемеге жіберілгендігі туралы реквезит көрсетіледі. Соңында тіркеу
журналында құжаттың орындалғаны туралы белгі соғылады.
1.2. Іс жүргізуді ұйымдастыру техналогиясы.
Кәсіпорындағы құжаттарды басқару қызметі келіп түсетін құжаттармен ішкі
және сыртқы жіберілетін құжаттардың негізінде жүргізіледі. Бұл қызметөзінің
өңдеу технологиясы болып орындалады.
Технология деген ұғым өнеркәсіпте материалдарды өңдеу әдістемесінің
жүйесі ретінде және өндірістік өнімдерді шығару операциясы болып
сипатталады.
Құжаттарды басқарудың технологиясы мынадай түрлерге бөлінеді:
келіп түсетін және өндірілетін құжаттарды өңдеу технологиясы
1. соңғы қолдану ақпараттық құжаттың жеткізілу технологиясы
2. ішкі құрылымдар мен ұйымның ақпараттық базасындағы
3. құжаттарды жүргізу технологиясы
4. жиналған құжаттар мен ақпараттарды өңдеу технологиясы
5. құжаттарды пайдалану және сақтау технологиясы
Жалпы құжаттарды өңдеу мен іс жүргізу технологиясы мынандай сызба арқылы
орындалады:
Басқаруды құжатпен қамту
Құжаттау Басқаруды құжатпен
қамту технологиясы
Құжат айналымы
Корреспонденциялық өңдеу
Операцияларды сақтау
Адресатқа жеткізілуі
Мәлімет базасына енгізу
Орындалуын қадағалау
Құжаттарды жүйелеу
Бағалығын сараптау
Архивке сақтау, дайындау, жою
Іс жүргізу – құжаттарды құрастыру және оны жұмыс барысында
ұйымдастыру.
Іс жүргізуді ұйымдастырудағы жүйе барлық кәсіпорындарда ұйымдастырушы
салалармен және құжат айналымен тығыз байланысты. Құжатты қабылданған,
құрастырғаннан орындағанға немесе жібергенге дейін қабылданған құжаттар –
құжат айналымы деп аталады.
Іс жүргізуді кәсіпорынды арнайы іс жүргізуші жүргізуі қажет. Іс
жүргізуші келіп түскен құжаттарды қабылдайды, тіркейді және ол құжаттың
іске асуын, орындалуын қадағалайды. Орындалған, құжаттарды адресат бойынша
жіререді немесе сол құжатттарды уақытша архивте сақтайды. Іс жүргізуге
орындалған құжаттарды архивке жіберуге дайындайды, қызмет құжаттарын
сақтауды қамтамасыз етеді.
Іс жүргізуші Қазақстан Республикасының заңдарын, бұйрықтарын
нормативтік актілерін, қабылданған қаулыларын білуі қажет. Іс жүргізудің
негізгі тапсырмалары өндірістің тәжірибе жүйесінде құжаттары пайдалану және
кәсіпорынның өндірістік басқарушылық және тағы басқа өмірінде құжаттарды
дұрыс пайдалану.
Құжат деп - әр түрлі жазу құралына жазылған ақпараттарды айтады.
Құжаттар кәсіпорын арасында бекітіледі, олар кәсіпорын ішінде, сол
сияқты басқа кәсіпорындармен де жүргізіледі. Құжаттармен жұмыс істегенде
Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерін қолдану керек,
олар құжаттардың дұрыс құралуын қадағалайтын тәртіптер. Жұмысшылыр
кәсіпорындарының белгілі мақсатынан ауытқуы үшін құжаттармен жұмыс жасау
белгілі бір тәртіп бойынша жүргізілуі тиіс.
Егер іс жүргізу тек іс жүргізу ретінде ғана жасалса, онда құжаттармен
жұмыс жүйесіз болушы еді. Мақсат алу – іс жүргізудің ең басты принципі.
Сіздің кәсіпорынды іс жүргізу қандай түрмен жасалса да, құжаттармен жұмыс
белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.
Жеке кәсіпорындарда, оның бірінші жылдарында іс жүргізу жұмысы жоқтың
қасы. Бұл іспен көбіне хатшы, не кәсіпорын бастығының көмекшісі айналысады.
Олар іс жүргізген кезде, кәсіпорынның жұмысына жақсы жағынан әсер етеді.
Құжаттармен жұмыс жасағанда белгілі тәртіп болмай, кәсіпорын бастығына
мәселелерді шешу қиындық тудырады. Сондықтан, құжаттамен жұмыс жасағанда
белгілі тәртіппен жүйе сақтаған жөн.
Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру арқылы мекемедегі барлық құжат
түрлерінің толтырылып орындалуының толық дәрежеде жүргізілуін қамтамасыз
етеді, сонымен қатар құжаттардың толтырылуынан бастап олардың жоюлуы немесе
архивке жіберілуіне дейінгі аралықтағы іс әрекетті ұйымдастыру құжаттардың
технологиялық жүйесінің жетілдірілуі олардың оперативті түрде орындалуына
мүмкіндік береді. Мекемелегі құжатпен қамтамасыз ету іс әрекетін үш топқа
бөліп құрастырады. Олар:
1) Кіріс құжаттар
2) Шығыс құжаттар
3) Ішкі құжаттар
Осы үш топтағы құжаттардың әр қайсысының өзіндік ерекшелігі бар.
Мекемедегі құжатпен жұмыс жасауды ұйымдастыру мынадай технологиялық
операциялардан тұрады. Кіріс құжаттары мекемеге келіп түскеннен бастап
онымен жұмыс қабылдау операциясынан басталады. Кіріс құжаттарының
операциясы жалпы құжаттармен жұмыс жасауда ұйымдастырудағы операцияларға
ұқсас болып келеді. Тек шығыс құжаттарында ғана ең алдымен қабылдау емес
керісінше құжаттың жобасын құрастырудан басталады. Кіріс құжаттар
тіркелгеннен кейін адресатқа жіберумен жалғасады.
Мекемеге келіп түскен және ішкі шығыс құжаттары міндетті түрде
тіркелуі қажет. Осы үш топтағы құжаттың барлығын пайдаланғаннан кейін бір
және үш жыл мерзімінде анықтама ақпараттың жұмысында қолданылады. Құжатпен
жұмыс жасауда ұйымдастырудың дұрыс орындалуы сол мекемедегі қызметкерлердің
әр қайсысының өз фукциясын атқаруына байлансты. Әр қызметкердің қызмет
бабындағы өз міндеттерін білуі құжаттардың кейбір операцияларына екінші рет
қайталанбауына мүмкіндік береді. Қызмет бабындағы қызметкерлердің өз
міндеттері арнайы құжат арқылы белгіленелі. Ол құжат қызмет бабындағы
нұсқау деп аталады. Мекемедегі құжатпен жұмыс жасаудың мынадай мәселелері
қарастырылуы керек.
Құжаттардың дұрыс рәсімделген үлгісі
Мекемедегі компьютер құралдарындағы құжат бланкілерінің үлгілері сақталу
қажет:
құжаттардың деректемелердегі тізімдемесін құрастыру
1) компьютердегі құжаттардың сақтау файлдарын көрсету
2) құжаттардың сақталу мерзімін көрсету
3) құжаттарды тіркеу тәртібін көрсету
4) құжаттарды жіберуге байланысты жауапты тұлғаларды көрсету
5) құжаттарды ғылыми техникалық өңдеуден өткізу және архивке жіберу
6) арнайы эксперттік комиссия арқылы құжаттардың жойылуын анықтау
7) құжаттарды және файылдары жою.
Электронды техника кәсіпорын құжатын толтыруды анағұрлым оңайлатып,
оны басқаруды жеңілдетеді. Дербес компьютер құжаттарды толтыру жағдайын да,
кәсіпорынның құжат айналымын жетілдіреді. ДК клавиатуралары жазу машинкасы
сияқты мәтінді құрастырып, принтердің көмегімен оны көбейте алады. Дискетке
жазылған мәтін файлға қойылып, ұзақ сақталады және оны кез келген уақытта
дисплей экранына не қағазға түсіруге болады.
Одан өзге, ДК арнайы бағдарламаның көмегімен басылған мәтінді толықтай
не ішінара редакциялауға мүмкіндік береді. Ондай бағдарламаны мәтіндік
редактор немесе мәтіндік профессор деп атайды. Мәтіндік редакторды
пайдаланған кезде құжат дисплей экранына шығады және оған қажетті
өзгерістер енгізуге, мәтін үзігін бір жерден екінші жерге көшіруге,
құжаттарды біріктіруге, сөзер мен сөйлемдерді ерекшелеу үшін әр түрлі
қаріптерді пайдалануға, т.б. жасауға болады. ДК мәтіндік редакциялаудың
көптеген бағдарламалары бар:
Лексикон, Word word for Windows 98. Мысалы, Лексиконның көмегімен
мыналарды жасауға болады:
• құжаттарды құрастырып, оны машинаның жадына сақтау;
• файлдың атымен құжатты ДК-ден іздеп табу және мәтінді қарап
түзету, енгізу;
• мәтіннің азат жолдарын автоматты түрде жасау;
• мәтін үзіктерін бір жерден екінші жерге және бір құжаттан екінші
құжатқа көшіру;
• құжаттың кейбір бөліктерін қазақ, орыс, ағылшын тілденінде
әртүрлі көлемді қаріптермен беруге болады;
• мәтіннен емлелік қателерді тауып жөндеуге болады;
• бір мезгілде бірнеше құжатты редакциялауға болады;
ДК жадына құжаттардың әртүрлі типтерінің үлгісін салуға болады.
Құжаттың формуляр – үлгісі құжатты жасауды жеңілдетеді. Әртүрлі құжат
түрлеріне ортақ шаблондар, бір қалыпты мәтіндер, графиктер, суреттер немесе
басқа да мәтіндерді құруға болады.
Auto Text командасы:
• жеке элементтерді біріктірудің;
• хаттың дәстүрлі бастапқы сөйлемінің;
• мәтіннің жиі қолдананылатын орындамаларының;
• кәсіпорын – контрагенттің почта мекен-жайының келісім шарттың
қалыпты жайларының;
• нормативті құжат үзінділерінің;
• Инкомтермстың жиі қолданылатын жайларының;
• Құжатты толтыру үшін қажет кестелердің, диограммалардың,
графиктердің көмегімен құжат мәтінін жасауды жеңілдете алады.
Win Word-тың бағдарламалар жинағына көптеген дайын құжат үлгілері
кіреді, ол үлгілерді сараптаушылар деп атайды. Оларға үлгіге түскен
хаттар, факстер, түйіндер, күн тәртібі, баяндамалық және қызметтік хаттар
т.б. жатады.
Мәтін редакторының көмегімен құжаттың тысқы көрінісін ерекше етіп
көркемдеуге болады, ол кәсіпорынның өзіндік визиттік карточкасы қызметін
атқара алады. Синонимдік сөздер, мәтінді емлелік және стилистикалық
түзетулер бойынша да бағдарламалар болады.
Құжат айналымын ұйымдастыруда және электронды құжаттардың алмасуында
ДК-дің қолданбалы бағдарламалары көп мүмкіндіктерге ие.
1.3. Кіріс құжаттарын өңдеу.
Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу- жеткізудің дұрыстығын және
салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін
жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.Құжаттар
салынған конверттер құжаттама қызметін (лауазымды тұлғаның) қызмет
бөлмесінде ашылады, құжаттар нақты көрсетілген мекен-жайға жеткізілуі,
бумасының бүтіндігі тексеріледі. Егер құжат түгел болмай шықса немесе
бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегінен, сондай-ақ тіркеу
-есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады және еркін нысанда үш данада
акті жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі- ұйымның
құжаттама қызметінде (лауазымды тұлғада) қалады, үшіншісі – құжатты
орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушінің мекен жайын, жөнелтілген және
алынған уақытын конвертер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-
ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келіп түскенде конверттер жойылмай
сақталады. Жеке өзіне белгісімен жолданған конверттер ашылмастан адресте
көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта
бөліміне қайтарылады. Алынған құжаттарға келіп түскен уақытта көрсетіліп
тіркеу мөртабаны қойылады.
Құжаттама қызметі (лауазымды тұлға) кіріс құжаттарын тарату үшін
алдын-ала қарап шығады
Құжатарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңінде оларды тіркеуге
алынатын және тіркеуге алынбайтын құжаттар ретінде іріктейді. Тіркеуге
алынбайтын құжаттар тізбесін Үлгі тізбеге сәйкес ұйым әзірлейді.Тіркеуге
алынбайтын құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне тапсырылады.
Тіркеуге алынатын құжаттар келіп түскен күні ұйым басшысының,
құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына беріледі. Қазақстан
Республикасы Президент Әкімшілігінен, Қазқстан Республикасы Сенатынан,
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен, орталық және жергілікті
мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған мемлекеттік органдардан түскен
құжаттар, азаматтардың өтініштері міндетті түрде ұйым басшысының қарауына
беріледі.
Ұйым басшысы қараған құжаттар құжаттама қызметіне (лауазымды тұлғаға)
қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны тіркеу-есепке алу нысанына
енгізіледі және орындауға тапсырылады. Орындалуы бірнеше құрылымдық
бөлімшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен беріледі немесе бір уақытта
көшірмелері тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға
беріледі. Тікелей құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға келіп
түскен құжат құжаттама қызметіне тіркеуге беріледі.
Ұйымға келіп түскен электрондық цифрлық қолтаңбаның, пакет
референсінің (нақты ұйымға келетін кезекті кіріс құжатына немесе нақты
ұйымнан шығатын кезекті құжатқа автоматты түрде берілген біріңғай реттік
нөмірдің) сәйкестігін және комьпютерлік вирустардың бар-жоғын тексеруден
кейін электрондық деректер нысанының тиісті жиектері толтырылып
автоматтандырылған ақпараттық жүйеде тіркеуге алынады.
Келіп түсетін немесе кіріс құжаттарын қабылдау мен өңдеу хатшы
референт арқылы немесе іс жүргізу қағаздарының маманы арқылы жүргізуі.
Кіріс құжаттары почта курьер факс байланысы арқылы келіп түседі. Келіп
түскен құжаттар мынандай кезеңдерден өтеді:
1) алғашқы өңдеу;
2) алдын-ала қарастыру;
3) тіркеу;
4) құжаттарды басшының қарастыруы;
5) орындауға жіберілуі;
6) орындалуын қадағалау;
7) құжаттардың орындалуы;
8) құжаттардың деректемелерге тізілуі
Кіріс құжаттардың алғашқы өңдеу кезеңі құжат адресатының дұрыстығын
және олардың тіркеліп түскен кездегі парақтарының көлемі қосымшамаларын
тексереді.
Егер келіп түскен құжаттардың қосымшамалары немесе парақтары кем болса
онда сол құжаттарды жіберуші жаққа хабар беріп осы факті кіріс құжатының
тіркеу журналының ескертпе белімінде көрсетіледі. Сол сияқты факс байланысы
арқылы жіберілген құжаттың нашар көрінуі жағдайында жіберуші жақ хабардар
етеді. Кіріс құжаттарын өңдеу кезінде жеке штаттағы құжаттарға байланысты,
азаматтық құпияны хат алмасу құқығы сақталуы керек.Жеке белгісі соғылған
хаттар мен құжаттар тіркеу кезінде ашылмайды. Бұндай құпияны белгісі бар
құжаттар осы құжатқа рухсат құқығы бар тұлға өңдеп қарастырады. Кіріс
құжатынын алдын-ала қарастыру кезеңі келіп түскен құжаттарды тіркелетін
және тіркелмейтін құжаттарға бөлу мақсатында жүргізіледі. Тіркелетін
құжаттарда автоматты түрде құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгісі
қойылады. Бұл белгіде құжаттың кіріс номері келіп түскен күні датасы қажет
болған жағдайда сағаты мен минуты көрсетіледі. Құжаттың келіп түскендігі
туралы белгі мынандай тіркелмейтін құжаттарға қойылмайды:
1) қосымшамалар;
2) проспекті буклеттер;
3) каталогтар;
4) жарнамалық материалдар.
Хатшы референт кіріс құжатын қарастырып ішіндегі басшыға бағытталған
құжаттарды бір топқа жинақтайды. Кәсіпорын басшысына өте маңызы бар және
жедел шешім қабылдауды қажет ететін құжаттар жіберіледі. Бұл құжаттар хатшы
референт арқылы дайындалады, ал қалған құжаттар мекеме басшысының
орынбасарына құрылымдық бөлімшелерге немесе бірден орындаушыларға
жіберіледі.
Кәсіпорын басшысының құжаттарды қарастыру кезінде құжаттардың жылдам
уақыт ішінде өңделіп орындалуын қадағалау керек. Кәсіпорын басшысы келіп
түскен құжаттарды сол күннің ішінде қарастырып, келесі күннен кешіктірмей
хатшы- референтке қайтаруы керек. Кейбір басшылардың құжаттарды өз
бөлімінде сақтауы, ол мекеменің басқару қызметінің онша жақсы
ұйымдастырылмағанын білдіреді. Мұндай жағдайда құжаттар ретсіз орналасып,
олрды іздестіру қиынға түседі.
Кіріс құжаттарының өңделуі мен орындалу операциясының схемасы:
Құжаттарды қабылдау және адресат
дырыстығын тексеру
Алдын-ала қарастыру және сорттау
Құжаттарға келіп түскен туралы
белгілеу
Құжатты тіркеу
Құжаттарды басшыға жіберу және
баяндау
Құжаттарды басшының қарауы және
резолюция
Құжаттарды басшының
орынбасарына не құрылымдық
бөлімшелерге жіберу
Резолюциядағы мәліметті тіркеу
журналына енгізу
Құжаттарды орындаушыға жіберу
Құжаттардың орындалуын қадағалау
Құжаттардың орындалуы
Құжаттарды деректемеге тігу
Содықтан, кәсіпорын басшылары келіп түскен құжаттар барлығын өзінде
сақтамай, хатшы-референтке немесе құжат жұмысымен айналысатын мамандарға
сеніп тапсыруы керек. Басшының берген резалюциясымен қатар құжат
орындаушыға жіберіледі. Орындаушы резалюциясы бар жатты алу кезінде кіріс
құжаттарын тіркейтін журналға, белгі жазу арқылы алды. Бұл белгі
орындаушының сол құжаттың алған күнгі датасы көрсетіліп қолы қойылады.
Құжаттардың оперативті түрде орындалуын қамтамасыз ету үшін бірнеше
орындаушылар болған жағдайда хатшы-референт резалюциясы бар құжатты
орындаушылардың санына сәйкес көшірмелерін дайындап, әр орындаушыға бір-
бір данасын береді.Резалюция жазылған құжат сол құжат толығымен
орындалғанша орындаушының қолында болады. Бұл құжат толық орындалғаннан
кейін құжатқа орындаушы арнайы белгі соғады. Бұл белгі құжаттың орындалып
деректемеге жіберілгендігі туралы реквизит деп аталады. Осыдан кейін барып
кіріс құжаттары және оның көшірмелері тігіледі.
1.4.Жіберілген құжаттарды жөндеу.
Жіберілген құжаттарды жөндеу тәртібіне құжаттың жобасын жасау, келісу,
қол қою, таралымын әзірлеу және оны жіберу жатады. Нормативтік құқықтық
актілерді қоспағанда, жіберілген және хат-хабар болып табылмайтын ішкі
құжаттарға ілеспе хат жазылады.
Орындаушы ақпаратты компьютерлік өңдеу құралдарының көмегімен
әзірдейді, Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес ресімдейді және электронды құжат
айналымының шағын жүйесінде файл түрінде сақтайды. Орындаушы құжатты
әзірлегеннен кейін құжат айналымы шағын жүйесінде бөлімшенің жұмыс
құжаттарының тіркеу журналында тіркейді және келісу мен қол қою рәсімін
бастайды. Орындаушы құжатты қол қоюға бергенге дейін оның мазмұнын, дұрыс
ресімделуін қажетті бұрыштамаларынның болуын және қосымшаларын тексеруі
тиіс. Құжат оны әзірлеген кезде негізге алынған материалдармен бірге қол
қоюға беріледі.
Бұрыштама қою және электронды қол қою рәсімдерінен кейін орындаушы
электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қол қойылған құжатты өз
бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, мұнда құжат ресіми электронды
журналында тіркеледі. Егер құжат жіберілетін хат-хабар болып табылса,
орындаушы оны алдын-ала қағазға басып шығарады және құжатқа бөлім басшысы
қол қойғаннан кейін қол қойылған құжатты электронды түрде немесе қағазбен
өз бөлімесінің жауапты қызметкеріне жіберіледі, бұл орайда бұрыштамалар
қағазбен жіберілгенде қайта жиналмайды.
Банктің Төрағасы және Төрағаның орынбасары қол қойған, Қазақстан
Республикасының мемлекеттік билік, басқару және құқық қорғау органдарына
жіберілетін құжаттар оларды алушыларға почта байланысы кәсіпорындары арқылы
немесе қолма-қол жіберу үшін қағазбен және электронды құжат айналымының
шағын жүйесінде электронды түрде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі. Банк
Төрағасының орынбасарлары немесе бөлімше басшылары қол қойған басқада
құжаттар почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберу үшін қағазбен және
электронды түрде электронды құжат айналымының шағын жүйесінде уәкілетті
бөлімшеге жіберіледі.
Бөлімшенің жауапты қызметкері хат-хабарды жіберудің алдында міндетті
түрде:
1) мекен-жайдың дұрыс жазылуын, жауап хаттарды сұратудың деректемелеріне
сілтемелердің болуын;
2) жіберілетін құжаттың соңғы бетінде қол қоюға құқық берілген адмның
қолының, сондай-ақ орындаушының фамилиясы мен телефон номерінің
болуын;
3) жіберілетін құжатқа жіберу күні, жіберу номері болуын;
4) сыртының дұрыс ресімделуін;
5) қоса жіберілетін құжаттардың түгел болуын орындаушымен бірге тексеруі
тиіс.
Бөлімшенің жауапты қызметкері басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды
уәкілетті бөлімшелерге жеке тапсыруы тиіс. Уәкілетті бөлімше жіберілетін
құжаттарды жұмыс күнінің ішінде, бірақ жіберілетін құжаттарды ресімдеуге
арналған үзілістерді ескере отырып 17 сағат 30 минуттан кешіктірмей
қабылдайды. Уәкілетті бөлімшеге сағат 15-тен кейін түскен хат-хбарлар
келесі жұмыс күні жіберіледі. Жеке тұлғаларға, Тәуелсіз Мемлекеттер Достығы
елдеріне және алыс шет елге жолданатын, жіберілетін хат-хабар почта
мекемесі арқылы жіберіледі. Бұл орайда бөлімшенің жауапты орындаушысы
уәкілетті бөлімшеге екі данада бөлімшенің басшасы немесе оның орынындағы
адам қол қойған құжат ұсынады. Тиісті хат-хабардың жіберілгені почта
мекемесінің түбіртегі арқылы расталады.
Жіберілетін хат-хабарды уәкілетті бөлімшенің көмегінсіз жібергенде,
құжат электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қолма-қол жіберуді
деген белімен тіркеледі. Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының
шағын жүйесінде тіркелінбеген хат-хабарды жіберуге қабылдамайды. Бір
уақытта және мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады.
Кәсіпорынның басқа жаққа жіберілген құжаттары шығыс құжаттары деп
аталады. Шығыс құжаттарын өңдеу мынадай операциялардан тұрады:
1 . Орындаушының құжат жобасын құрастыруы;
2. Құжат жобасының дұрыс ресімделуін тексеру;
3. Құжат жобасына келісім беру;
4. Құжатқа басшының қол қоюы;
5. Құжатты тіркеу;
6. Құжаттарды адресатқа жіберу;
7. Құжаттың екінші данасын деректемеге тігу;
Шығыс құжатының жобасы негізгі орындашы тұлға арқылы құрастырылып
хатшы-референт не іс жүргізу қызметінің маманымен тіркеледі. Шығыс
құжаттары екі данада ресімделеді. Тек факспен, телефонограммаралар ғана бір
данада ресімделеді. Шығыс құжатының жобасы құрастырылған кезде кәсіпорында
басқа мамандармен қарастырылып келісім беріледі, мұндай келісім виза арқылы
ресімделеді. Шығыс құжатының жобасы дайындалғаннан кейін ол кәсіпорын
басшысына жіберіледі. Осындай құжаттарға түрлі келісім шарттар нормативті
құжаттар, жарнамалық немесе басқада іскерлік хаттар жатады.
Шығыс құжатымен жұмыс жасаудың схемасы:
• Шығыс құжаттарының жобасын құрастыру
• Құжат жобасының дұрыс ресімделуін тексеру
• Құжат жобасына келісім беру
• Басшының қол қоюы
• Құжатты тіркеу
• Шығыс құжаттарын реттік номірлеу
• Адресаттың дұрыстығын тексеру
• Құжаттың адресатқа жіберілуі
• Құжаттың екінші данасының деректемеге тігілуі
Кәсіпорын басшысы құжат жобасына қол қоймас бұрын, оны алдын-ала
дұрыстығын анықтағаннан соң барып, егер құжат жобасы дұрыс болмай қалған
жағдайда кәсіпорын басшысы ол құжатқа өзгерістер мен толықтырулар енгізіп
орындаушыға қайтадан жібереді.
Ал дұрыс толтырылған құжат жобасына басшы кейін, ол құжат екі дана
көлемінде хатшы-референтке тіркеуге жіберіледі. Жіберілетін құжаттар арнайы
шығыс құжаттарын тіркейтін журналда тіркеледі.
Шығыс құжаттарын тіркеу кезінде мынадай мәліметтер болуы керек:
1) құжаттың номірі
2) құжаттың датасы
3) адресат
4) құжаттың қысқаша мазмұны
5) құжаттың орындалуы туралы белгі
6) орындаушы
7) ескертпе
Ішкі құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру.
Ішкі құжаттар кәсіпорын ішінде құрастырылады, ресімделеді, орындалады және
сақталады. Ішкі құжаттармен жұмыс жасау тәртібі және оларды ресімдеу
тәртібі, шығыс құжаттарымен ұқсас болып келеді. Ішкі құжаттармен жұмыс
жасау тәртібі мынадай кезеңдерден тұрада:
• Құжаттың жобасын орындаушының құрастыруы;
• Құжат жобасының дұрыс ресімделгенін тексеру;
• Құжат жобасына келісім беру;
• Басшының келісімге қол қоюы;
• Құжатты тіркеу;
Ішкі құжаттардың орындалу операциясы кіріс құжаттарының операциясына
ұқсас келеді. Ішкі құжаттардың орындалу операциясы мынадай кезеңдерден
өтеді:
• Құжатты орындаушыға жіберуі;
• Құжаттың орындалуын бақылау;
• Құжаттың орындалуы;
• Құжаттың орындалғаны туралы белгі соғуы, яғни арнайы реквизітті
қолдануы;
• Орындалған құжатты деректемеге тігу;
Ішкі құжаттармен жұмыс жасау барысында орындалған барлық құжаттар
соңында анықтама ретінде қолданылады және бұл мақсатта олар бір жылдан үш
жылға дейінгі аралықта қарастырылады. Осыдан кейін барып ол құжатты сақтау
мерзімі белгіленеді. Ал құжаттардың сақтау мерзімі арнайы экспеттік
комиссия арқылы белгіленеді. Осы экспеттік комиссияның шешімімен
құжаттардың алдағы уақытта іс жүргізу жұмысында анықтама ақпараттық
мақсатта қолданылатын және соңында архивке жіберілетіндіге немесе
жойылатындығы анықталады. Ішкі құжаттармен жұмыс жасау барысында оны
орындайтын орындаушыларға көшірмесін ұсынбай-ақ тікелей компьютер құралы
арқылы жіберуге болады. Мұндай әдісті пайдалану кәсіпорын ішіндегі
құжаттардың оперативті және оларды жылдам іздестіруге мүнкіндік береді.
Шығыс құжаттарын дайындау жобаны әзірлеуден, оны келісу мен оған қол
қоюдан турады.
Дайындалған құжат құжаттама қызметіне (лауазымды тұлғаға) тіркеуге
алуға және өңдеуге беріледі. Тіркеуге алғанға дейін құжаттама қызметінің
(лауазымды тұлға) қызметкері құжаттың ресімделуі мен бағытталуының
дұрыстығын, құжаттағы көрсетілген қосымшалардың бар-жоғын, қажет болған
жағдайда – ұйымға құжаттың қайтарылуы туралы белгілерді де тексереді. Өңдеу
іс іріктеуден, бағыттаудан, конвертке салудан және почтамен жөнелтуді
ресімдеуден турады. Тапсырысты хат-хабарларға тарату тізімдемесі (тізілімі)
жасалады. Бір мезгілде бір адреске жөнелтілетін құжаттар бір конвертке
салынады.
Ұйымнан шығатын электрондық құжат және оның алынғаны туралы хабарлама
электрондық деректер нысанының тиісті жиктері толтырылып автоматтандырылған
ақпараттық жүйеде тіркеге алынады.
1.5. Іс жинақтарын құрастыру.
Іс жүргізудегі құжаттарды жүйелендіруді қамтамасыз ететін жұмыстардың
бірі іс жинақтарының құрастырылуы.
Іс жинақтары кәсіпорында жинақталған істердің атаулары көрсетілген
тізімдердің осы құжатқа көрсетіліп және олардың сақтау мерзімдерінің
көрсетілуімен сипатталады. Іс жинақтары орындалған құжаттың топтастырылып
бір деректемеде сақталуын қамтамасыз етеді. Іс жинағына кәсіпорынның барлық
іс қағаздары, тіркеу журналдары және анықтама картотекалары кіреді. Іс
жинағына тек ғылыми техникалық құжатпен басылымдар кірмейді. Іс жинақтамасы
құжаттардың деректемеге дұрыс орындалуына және олардың оперативті түрде
қолданылуына мүмкіндік береді. Іс жинағын кез келген кәсіпорында
құрастырылады. Бұл құжат кәсіпорынның қызмет етуі саласына қарамастан
әрдайым жүргізіліп отырады. Іс жинағы кәсіпорындағы хатшы-референт арқылы
немесе құжатпен жұмыс жасайтын арнайы жауапты маман арқылы архив маманының
қатысуымен құратырылады. Іс жинағының тараулары ретінде кәсіпорынның
құрылымдық бөлімшелерінің атауы көрсетіледі. Іс жинағының бірінші тарауы
міндетті түрде секретариат бөлімінің құжаттары жазылады. Ал қалған
тарауларға сол құрылымдық бөлімшелерінің маңызды дәрежесіне қарай жазылады.
Бастапқы тарауларда ерекше маңызы бар өндірістік бөлімдер одан кейін
қосалқы бөлімдерге байланысты көрсетіліп жазылады. Егер кәсіпорынның
құрылымдық бөлімшелері болмаған жағдайда іс жинағының тараулары ретінде
кәсіпорындарға қызметкерлердің қызмет жәрежесіне байланысты бекітілген
номірлері көрсетіледі. Мысалы:
1. Кәсіпорын Директоры
2. Директордың орынбасары
3. Жарнама бөлімінің жетекшісі және т.б.
Іс жинағының ішкі тарауларында деректемелердің аттары жазылады.
Деректеменің арнайы аттары индекс арқылы белгіленеді. Әр тараудың басында
өте маңызды құжаттар бірінші болып жазылады. Олардан кейін барып басқада
қатынас хаттармен анықтама ақпараттық құжаттар жазылады. Тараулардың
соңында есепке алу журналдары мен анықтама картотекалары көрсетіледі.
Іс жинақтарындағы құжаттардың аты қысқада мазмұнына сай болуы керек.
Деректемелердің атауы мынадай қосымша элементтерден тұруы қажет:
Құжат түрінің аты
Қысқаша мазмұны
Құжаттың датасы
Құжаттың көшірмелерден туратыны туралы түсініктеме
Деректемедегі көрсетілген қатынас хаттары бойынша екі жақтың, яғни хат
алмасқан мекемелердің аты-жөнімен, датасы және сол қатынас хаттардың не
жайында екені туралы қысқаша мәлімет жазылады. Құжаттардың мынадай
тақырыпта аталып жазылуы рухсат етілмейді. Мысалы: әртүрлі қатынас хаттар,
жалпы мәселелер бойынша құжаттар және материалдар деген сөздерді
қолдануңа болмайды. Тек кейбір құжатқа байланысты құжаттар деп жазылып оның
жанына сол құжаттарға кіретін барлық құжаттардың қысқартылған мағынасы
жазылуы тиіс. Әр тараудағы құжаттың жазылуы өзіндік сақтау мерзімімен
ерекшеленеді. Бұл құжаттың сақтау мерзімі архив маманы арқылы шешіледі.
Сонымен қатар деректемелердің жанында жауапты тұлғалар мен құжатқа
байланысты толымдық бөлімшелердің аты көрсетіледі.
Іс жинақтары кемінде үш даналан құрастырылады:
1. Іс деректемелерде сақталады
2. Құжатта орналасқан шкафтың есігінің ішкі жағына жапсырылады
3. Кәсіпорын архивінің сақталуына жіберіледі
1.6. Басқару құжаттамасын жүйелендіру және олардың сипаттамасы.
Кәсіпорын қызметі басқару құжаттарымен қамтамасыз етіледі, оның құрамы
ұйымдардың құзіреттілігімен, сауалдарды шешу тәртібімен (қызметте жекелей
басқару принципімен немесе бірлесіп кеңесе шешу), көлемімен және басқа
ұйымдармен байланыс сипатымен анықталады.Әкімшілік және ұйымдастырушылық
мәселелерді, басқару мәселелерін, қарым-қатынас және ұйымдағы қызметті
реттеу мақсатында төмендегідей құжатар құрылады:
1) құқықтық ұйымдастыру (жарғылар, қағида, кесім, штат кестесі
т.б.).
2) басқару (қаулы, бұйрық, шешімдерді тарату т.б.).
3) анықтама – ақпараттық (акт, келісімдер, баяндаулар, тұжырымдар,
сын-пікірлер, тізбелер, хаттар, мәләметтер, тізімдер,
анықтамалар т.б.).
4) жоспарлы – есеп беру (жылдық, тоқсандық, айлық, жекелей т.б.).
5) жұсысшылық еңбек қызметін және оларға зейнетақымен қамтамасыз
етуіне ақша аудару мәліметін растайтын құжаттар
6) Өзінше жұмыстар сәйкес туындаған құжаттар түрлерін ұйымдастыру.
1) Басқару құжаты өзгертіледі немесе ұйым-авторымен немесе жоғары
орынын басқару құжатымен өзгертіледі.Басқару құжатының қызметін
Қазақстан Республикасының белгіленген Заңымен тоқтатуы мүмкін.
2) Басқа ұйымдардың мүддесін қозғаушы құжат жобасы, алдын-ала олармен
келісімде болуы керек. Құжат жобасымен келіспеу жағдайында қосымша
рәсімделеді немесе ілеспе құжатта көрсетіледі.
3) Ұйымдардың олқа кеңесінде қабылданған шешімдер мен мәселелер
хаттамада тіркеледі. Хаттама кеңес кезіндегі жазылған стенограмм,
аудио немесе видеожазбалар негізінде рәсімделеді және қаттамаға құжат
ретінде ұсынылады (баяндама, шығып сөйлеушілер сөзі, анықтама,
сараптама қорытындысы, қаулы жобасы немесе шешімі, келген тізімі,
шақырған тізімі)
Бөлімшелер Қазақстан Республикасының және Банктің нормативтік құқықтық
актілеріне сәйкес нормативтік құқықтық актілерін және басқару құжаттарын
дайындауды жүзеге асырады.
Банктің нормативтік құқықтық актілерін дайындау, ресімдеу, келісу,
тіркеу, күшіне енгізу, жариялау, тәртібі бөлімшенің жауапты қызметкері
бөлімшенің барлық қызметкерлерін қол қойдырып міндетті түрде таныстыратын
Банктің жеке нормативтік құқықтық актісіне сәйкес реттеледі.Нормативтік
құқықтық актінің жобасын әзірлеген бөлімше оны келісу парағымен қоса
электронды түрде келісу парағында жіберілген күнін алдын ала белгілей
отырып, мүдделі бөлімшелерге жібереді.
Жауапты бөлімшеге келісу парағының көшірмесін мүдделі бөлімшелердегі
келісу мерзімінің соңғы бақылауын жүзеге асыру үшін үәкілетті бөлімшеге
жібереді.
Бұйрық- Банктің не оның бөлімшелерінің алдында тұрған негізгі жедел
міндеттерді шешу үшін Банктің Төрағасы не оның орынбасарлары, филиал
басшылары (ұйымдары, өкілдігі) өз құзыреттері шегінде қабылдайтын құқықтық
акті (жұмыс берушінің акті) болып табылады. Бұйрық банктің қызметін
қамтамасыз етуге, заң актілерінің, Қазақстан Республикасы Презитентінің
актілерін, Банктің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің басқа да
нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын орындауға байланысты құқықтық
қатынастарды реттейді.
Өкім – Банктің Төрағасы және оның орынбасарлары, Банк бөлімшелерінің
басшылары не олардың орнындағы адамдар шығаратын Банктің құқықтық актісі
(жқмыс барушінің акті) болып табылады. Өкімде бөлімшелерге немесе белгілі
бір лауазымды тұлғаларға Банктің нормативтік құқықтық актілерінің
талаптарын, Банкпен жасалған шарттардың (келісімдердің, келісім-
шарттарының) және басқа міндеттемелерінің талаптарын орындау жөнінде нақты
белгіленген іс-әрекеттерді жүзеге асыруға нұсқаулар болады.
Банктің лауазымды тұлғалары оларға Қазақстан Республикасының және
Банктің нормативтік құқықтық актілерімен, сондай-ақ Банк Төрағасы мен оның
орынбасарлары арасында міндеттерді бөлісу туралы бұйрықпен белгіленген
құзыреттер шегінде бұйрықтар мен өкімдер шығарады.
Филиал басшылары (ұйымдары, өкілдігі) өздерінің лауазымдық
бұйрықтарында белгіленген құзыреттері шегінде бұйрықтар және өкімдер
шығарады.
Банктің нормативтік-құқықтық актілерін, бұйрықтарын және өкімдерін
бөлімшелер, оларда көрсетілген лауазымды тұлғалар міндетті орындауы тиіс.
Басқару құжаттарының мәтіні өзінің мазмұнына қарай Қазақстан
Республикасының және Банктің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес болуы
тиіс. Басқару құжаттарының мәтіндері қарапайым, тұжырымды және түсінуге
жеңіл тілмен жазылуы тиіс және оның ережелерін түрліше түсіндіруге болмайды
және сөздерді қысқартуға жол берілмейді.
Басқару құжатының мәтіні белгілеу және жарлық айту бөліктерінен тұруы
тиіс. Белгілеу бөлігінде нұсқалатын әрекеттердің мақсаттары мен міндеттері
жазылады. Құжат шығаруға нормативтік құқықтық акті немесе жоғары тұрған
органдардың тапсырмалары негіз болса, онда белгілеу бөлігінде оның
деректемелері (құжат түрінің атауы, құжаттың күні, құжат номері, мәтіннің
тақырыбы, қажет болған жағдайда Банкке тікелей қатысты бөлігінің мазмұны)
беріледі.
Құжаттың белгілеу бөлігінде орындаушылар (бөлімшелер, лауазымды
тұлғалар, қызметкерлер), нақты іс-әрекеттер және нұсқалған іс-әрекеттердің
орындалу мерзімі көрсетіледі. Басқару құжаттарының мәтінінде олардың
қолданысқа енгізілген күні көрсетілуі мүмкін.
Құжаттың басқару бөлігінің соңғы тармағында басқару құжатының толық
орындалуына бақылау жасау жүктелетін лауазымды адам көрсетіледі.
Басқару құжаттарының мәтіндері мемлекеттік тілде және орыс тілінде
(орыс тілінде жазылатын бухгалтерлік жазба және елтаңба мөрін қабылдау -
өткізу жасауға арналған өкімдерден басқалары ) ресімделеді.
Басқару құжаттары дұрыс жүргізумен тығыз байланысты. Сондықтан басқару
аппаратының алдында тұрған негізгі міндет құжат толтыру және құрастыру
жұмыстарын жетік білу.
Нақты құжатты дайындаған кезде деректемеге (реквизитке) қойылатын
талап ескеріледі. Реквизит – кез-келген құжатқа қажет. Құжаттардың міндетті
деректемелері мыналар: ұйымның аты, құжат авторы, ұйымның коды, құжаттың
атауы, құжат формасының коды, күні, индексі, мәтіннің бас тақырыбы, мәтін,
қолы, бұрыштама, құжаттың орындалғаны және оның іске бағытталғаны туралы
белгі.
Ұйымдық – жарлықшы құжаттар деректемелеріне мыналар кіреді:
1. Мемлекеттік елтаңба;
2. Кәсіпорын эмблемасы;
3. Награда ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz