Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
І тарау. ҚҰЖАТ ЖӘНЕ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ОРНЫ МЕН РӨЛІ
1.1.Құжат түсінігі мен мақсаты ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...6
1.2.Құжат жүйесінің мәні мен маңыздылығы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 29
ІІ тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМІ АППАРАТЫНЫҢ ҰЙЫМДЫҚ ҚҰЖАТЫНЫҢ МАҢЫЗЫ
2.1.Түрксіб ауданының әкімі мен әкім орынбасарлары, әкім аппараты басшысы арасындағы міндеттерді үйлестіру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 44
2.2.Әкімшіліктегі басқару құжаттары жүйесін ұйымдастырудың құқықтық құжаттары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...54
ІІI тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМШІЛІГІНІҢ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ЕРЕКШЕЛІГІ
3.1. Әкімшіліктегі жүргізілетін құжат түрлері мен құжат жүйесінің ерекшелігі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...57
3.2. Әкімшілік құқық, құқықтың саласы ретінде және ғылым ретінде ... ..65
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...71
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..74
І тарау. ҚҰЖАТ ЖӘНЕ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ОРНЫ МЕН РӨЛІ
1.1.Құжат түсінігі мен мақсаты ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...6
1.2.Құжат жүйесінің мәні мен маңыздылығы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 29
ІІ тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМІ АППАРАТЫНЫҢ ҰЙЫМДЫҚ ҚҰЖАТЫНЫҢ МАҢЫЗЫ
2.1.Түрксіб ауданының әкімі мен әкім орынбасарлары, әкім аппараты басшысы арасындағы міндеттерді үйлестіру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 44
2.2.Әкімшіліктегі басқару құжаттары жүйесін ұйымдастырудың құқықтық құжаттары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...54
ІІI тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМШІЛІГІНІҢ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ЕРЕКШЕЛІГІ
3.1. Әкімшіліктегі жүргізілетін құжат түрлері мен құжат жүйесінің ерекшелігі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...57
3.2. Әкімшілік құқық, құқықтың саласы ретінде және ғылым ретінде ... ..65
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...71
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..74
Қазақстан республикасында тәжірибемен тұжырымдалған жасалатын және қолданылатын құжаттарға деген жауапкершілікті шектейтін бірыңғай заңды орган жоқ. Бұл жауапкершілік атқаратын қызыметтеріне байланысты бірқатар мемлекеттік басқару және билік органдарына үйлестірілген. Ал арнайы осы органдарды құжаттандыру жүйесіне келетін болсақ, ол әрбір саланың министрліктері мен ведомстволарына жүктелген. Бұл министрліктер мен ведомстволар басқа да салаларды қамтитын нормативтік құжаттарды қабылдауы мүмкін. Кез келген ұйым немесе мекемеде және басқада да олардың құрылымдық бөлімшелерінде құжаттандыруды атқару үшін Республикада енгізілген нормативтік құқықтық актілер ескеріледі. Себебі құжаттандыруды және іс жүргізуді айналасын арнайы қабылданған, заңмен бекітілген нормативтік құқықтық актілерге байланысты атқарған жөн. Жалпы құжаттандыру дегеніміз басқару саласындағы қызметтерінің құжатталуы бойынша мәселелерді реттеуші. Құжаттану қолжазба немесе арнайы тасымалдаушыға түсірілген ақпараттар мен қамтамасыз ету болып табылады.
Мен «Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні» тақырыбында жазған диплом жұмысымның негізгі мақсаты қоғамда басқаруды құжатпен қамту қандай болмасын салада, әсіресе өндірістік-шаруашылық жүйесінде, мемлекеттік және жеке меншік ұйымдарда құжат және құжат жүйесінің орны мен рөді өте жоғары екенін терең қарастырдым.
Қазақстан өз мемлекеттік тәуелсіздігіне ие болғаннан кейін егемен мемлекет пен оның азаматтарына тірек болған, ьарша құқықтық негіздер құрылды. Мемлекетті басқару, экономика, әлеуметтік саяси өмір, қорғау сыртқы саясат ал салаларын реттейтін көптеген заңдар мен жарлықтар қабылданып, жүзеге асырылуда. Бірнеше жыл дербес өмір сүру нәтижесінде Қазақстан Республикасында көптеген заңдар, нормативтік құқықтық актілер қабылданды. Барлық қабылданатын заңдардың басқа да нормативтік құқықтық актілердің басым көпшілігі тікелей немесе жанама түрде азаматтарға жеке адамдарға туғаннан бастап қатысты болады.
Мен «Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні» тақырыбында жазған диплом жұмысымның негізгі мақсаты қоғамда басқаруды құжатпен қамту қандай болмасын салада, әсіресе өндірістік-шаруашылық жүйесінде, мемлекеттік және жеке меншік ұйымдарда құжат және құжат жүйесінің орны мен рөді өте жоғары екенін терең қарастырдым.
Қазақстан өз мемлекеттік тәуелсіздігіне ие болғаннан кейін егемен мемлекет пен оның азаматтарына тірек болған, ьарша құқықтық негіздер құрылды. Мемлекетті басқару, экономика, әлеуметтік саяси өмір, қорғау сыртқы саясат ал салаларын реттейтін көптеген заңдар мен жарлықтар қабылданып, жүзеге асырылуда. Бірнеше жыл дербес өмір сүру нәтижесінде Қазақстан Республикасында көптеген заңдар, нормативтік құқықтық актілер қабылданды. Барлық қабылданатын заңдардың басқа да нормативтік құқықтық актілердің басым көпшілігі тікелей немесе жанама түрде азаматтарға жеке адамдарға туғаннан бастап қатысты болады.
1. Әділбек Ж. «Іс жүргізу». Астана 2000. 2. Дүйсембекова Т. «Машинкамен жазу және ісқағаздарын жүргізу».Алматы, 1991. 3. В. Салагаев, Б. Шалабай. «Ісқағаздарын жүргізу». Алматы 2000. 4. Дүйсембекова Л. «Іс қағаздарын қазақша жүргізу». Алматы 2001. 5. Илюшенуо М.П., Кузнецова Т.В., «Документоведения. Документ и системы документации». Москва 1977. 6. Стенюков М.В. «Документ и делопроизводство». Москва 1995. 7. Делопроизводство. Документационное обеспечения бизнеса. Санкт-Петербург 1997. 8. Делопроизводство в кадровой службе. Москва 1997. В.И.Андреева 9. Ақылбек Г.Б. Ресми іс қағаздары стилі сөздері мен сөз тіркестерінің қазақша – орысша және орысша – қазақша сздігі. Павлодар 2000. 10. Нұрғожина Г.М., Қоянбаева Қ. Мемлекеттік тілде іс жүргізу. Қарағанды 1999. 11. Делопроизводство. Л. А. Румынина. Москва 2002. 12. Скала Н. «Делопроизводство в Республике Казақстан» Алматы. 2001. 13. Қасымбеков М. Атамұра-қазақстан, Алматы 1994. 14. Кушкаренко Е. «Документоведение» Киев «Знание» 2000. 15. Люков А.Х. «делпроизводство предпринимателя в Казахстане» Алматы 2002.
Тақырыбы: Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні.
Жоспар
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
І тарау. ҚҰЖАТ ЖӘНЕ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ОРНЫ МЕН РӨЛІ
1.1.Құжат түсінігі мен
мақсаты ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 6
1.2.Құжат жүйесінің мәні мен
маңыздылығы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 29
ІІ тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМІ АППАРАТЫНЫҢ ҰЙЫМДЫҚ
ҚҰЖАТЫНЫҢ МАҢЫЗЫ
2.1.Түрксіб ауданының әкімі мен әкім орынбасарлары, әкім аппараты басшысы
арасындағы міндеттерді
үйлестіру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 44
2.2.Әкімшіліктегі басқару құжаттары жүйесін ұйымдастырудың құқықтық
құжаттары ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .54
ІІI тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМШІЛІГІНІҢ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ
ЕРЕКШЕЛІГІ
3.1. Әкімшіліктегі жүргізілетін құжат түрлері мен құжат жүйесінің
ерекшелігі ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..57
3.2. Әкімшілік құқық, құқықтың саласы ретінде және ғылым ретінде ... ..65
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... 71
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ ... ... ... ... ... ... ... . ... ... .74
Кіріспе
Қазақстан республикасында тәжірибемен тұжырымдалған жасалатын және
қолданылатын құжаттарға деген жауапкершілікті шектейтін бірыңғай заңды
орган жоқ. Бұл жауапкершілік атқаратын қызыметтеріне байланысты бірқатар
мемлекеттік басқару және билік органдарына үйлестірілген. Ал арнайы осы
органдарды құжаттандыру жүйесіне келетін болсақ, ол әрбір саланың
министрліктері мен ведомстволарына жүктелген. Бұл министрліктер мен
ведомстволар басқа да салаларды қамтитын нормативтік құжаттарды қабылдауы
мүмкін. Кез келген ұйым немесе мекемеде және басқада да олардың құрылымдық
бөлімшелерінде құжаттандыруды атқару үшін Республикада енгізілген
нормативтік құқықтық актілер ескеріледі. Себебі құжаттандыруды және іс
жүргізуді айналасын арнайы қабылданған, заңмен бекітілген нормативтік
құқықтық актілерге байланысты атқарған жөн. Жалпы құжаттандыру дегеніміз
басқару саласындағы қызметтерінің құжатталуы бойынша мәселелерді реттеуші.
Құжаттану қолжазба немесе арнайы тасымалдаушыға түсірілген ақпараттар мен
қамтамасыз ету болып табылады.
Мен Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні тақырыбында жазған
диплом жұмысымның негізгі мақсаты қоғамда басқаруды құжатпен қамту қандай
болмасын салада, әсіресе өндірістік-шаруашылық жүйесінде, мемлекеттік және
жеке меншік ұйымдарда құжат және құжат жүйесінің орны мен рөді өте жоғары
екенін терең қарастырдым.
Қазақстан өз мемлекеттік тәуелсіздігіне ие болғаннан кейін егемен
мемлекет пен оның азаматтарына тірек болған, ьарша құқықтық негіздер
құрылды. Мемлекетті басқару, экономика, әлеуметтік саяси өмір, қорғау
сыртқы саясат ал салаларын реттейтін көптеген заңдар мен жарлықтар
қабылданып, жүзеге асырылуда. Бірнеше жыл дербес өмір сүру нәтижесінде
Қазақстан Республикасында көптеген заңдар, нормативтік құқықтық актілер
қабылданды. Барлық қабылданатын заңдардың басқа да нормативтік құқықтық
актілердің басым көпшілігі тікелей немесе жанама түрде азаматтарға жеке
адамдарға туғаннан бастап қатысты болады.
Құжаттандыру өзінің пайда болуынан бастап осы кезге дейін
мемлекеттік мекемелерді құжаттық қамтудың нәтижесінде негіздерін атқарып
келеді. Құжаттандыру басқаруды қамту қызметтеріндегі ерекше бір сала
бастады. Ал құжаттандырудың негізгі яғни іс қағаздарын жүргізу. Іс
қағаздарды өздерінің сипаты және маңызы жағынан ерекшеленеді. Мәселен,
мемлекеттік маңызы бар құжаттандыруға Қазақстан Республикасының жазба
түрінде берілген заңы болып табылады. Қазақстан Республикасының
дерективалық шешімдері басқару іс қағаздарының көптеген түрлері бар.
І тарау. Құжат және құжат жүйесінің орны мен рөлі
1.1. Құжат түсінігі мен мақсаты
Халықаралық ұйым құжат ұғымын негіздеп бір қалыпқа келтіреді
құжаттардың ресми түрде негізделген түсініктемесі келесі ұйымға бекітіледі.
1. Құжат дегеніміз ақпараттық іс-әрекетінің нәтижесінде пайдаланылатын
бірлік болып табылады, не болмаса жазылған ақпарат. 2. Құжат дегеніміз
материалдық объект болып табылады. Яғни адам ақпаратты уақыт және
кеңістікте жеткізу үшін арнайы бір тәсілдер ойлап тауып алып ақпаратты
жеткізетін дәрежеге жетті. 3. Материалдық объект, яғни арнайы бір тәртіппен
рәсімделіп және заң арқылы сәйкестіріліп жазылатын ақпарат болып табылады.
Құжат ұғымы латынша dokumentum сөзінің сабақ боларлық үлгі айғақ деген
мағынансын береді. Құжаттың барлық қолданыс жағы ескеріліп, құжат ұғымының
бірнеше мағына беретініне көз жеткізіледі. Шын мәнінде полифункционалдық
сипаттағы құжаттың бұлай болуы да заңдылық.Сонымен біріншіден құжат –
объективті шындықты және адамның ойлау қызметін түрлі әдістермен мәтіндік,
суретті, дыбыстық және тағы басқа құжаттауды материалдық
нәтижесі,екіншіден, құжаттың заңдық күшіне сәйкес ондағы бейнеленген
нәрсенің заңдық тұрғыдан дәлелдеу құралы және әдісі, үшіншіден, құжатта
бейнеленген фактілер, құбылыстар, оқиғалар туралы мәліметтерді сақтау
құралы және әдісі, төртіншіден, тарихи мәліметтердің деректері. Сондай-ақ
құжат мәдени ескерткіш және түрлі әдістермен ақпаратты бейнелейтін
материалдық зат та болып табылады. Құжат ұғымының мәнін ашу құжаттарды
жіктеуді неден бастау керек және оның барысында нені ескеру қажеттігіне
мүмкіндік береді. Жеке құжаттардан құралатын құжаттар жиынтығы. Жиынтықтан
қалыптасқан құжаттама жүйесі құжаттарды атқаратын функциялары да
ескеріледі. Құжаттарды мақсаты шығаруы қызметі тағы басқа оларды жіктеу
барысында басты факторлар болып табылады. Жіктеудің негізіне алатын мәнді
белгілер құжаттарды сипаттайтын қасиеттерден туындайды. Демек құжаттарды
мақсатынан бастап қызметін атқаруын аяқтағанға дейін барлық қасиеттері
сипатталады. Сипаттау жеке құжатқа құжаттар жиынтығына құжаттама жүйесіне
де ортақ құжаттарды жіктеуде жеке құжат тұрғысынан емес, жалпы құжаттама
жүйесінің тұрғысынан келеді. Сипатталатын құжаттама жүйелеріне ортақ нәрсе
оларды ұйымдастыру нақты ұйым кәсіпорын мекеме көлемінде алынады. Олардың
басым көпшілігінде ортақ мұрағат кадр бөлімі бухгалтерия тәрізді
ақпараттық қорлар бар. Құжат ұғымы құжаттандыру жүйесінде негізгі
фундаменті болып табылады. Себебі, олар әрбір заттың негізін ұғындырады.
Сонымен қатар, қоғамдағы болып жатқан өзгерісті практикалық тұрғыдан
құралып бір нәрсе бекітіліп, жинастырылып, оларға аналитика – синтез өңдеу
жүргізіледі, сақтауға, іздестіруге жариялауға, пайдалануға мүмкіндік
туғызады. Аналитикалық-синтетикалық өңдеу дегеніміз адам бір ақпаратты
хабарлап, өзінің ойлау қабілеті арқылы таңдау жүргізіледі және оны өңдейді.
Нәтижесінде ақпарат аналитика-синтетикалық өзгерістер нәтижесінде
қабылданып бір тасымалдаушыға бекітіліп, егер де оны құжаттандыру қажет
болмаса оң қатар құжат ұғымы қоғамда жан-жақты пайдаланылады. Қандай да
болмасын салада құжат ұғымына көзқарас қалыптасады. Тіпті оның бірнеше
салалы мағынасы бар айталық келесі ғылыми бағытта құжат ұғымы әртүрлі
қабылданады. Ақпараттық жүйелер басқару саласында тарихи дерек ретінде
архив ұғымында тағы басқа сол сияқты. Сондықтан құжат ұғымының жалпы
негізін зерттейтін арнайы ғылыми бағыт негізінде құжат ұғымы термині қалуы
жақын арада пайда болды. Осы сұрақты зерттеуші арнайы дайындалған мамандар
Ресейде, Францияда, Венгрияда қаллыптасты. Ресей мамандарының бір таман
дегендерді атауға болады. Бұлар әйгілі материалдар аталып салысқандар.
Негізінен құжаттар ұғымы латын тілінен шыққан ол dokumentum деп жазылады.
Яғни үлгі және бір нәрсені дәлелдеуші деген ұғымға сәйкес келеді.
Ал сөйлемнің түбірі оқыту, оқу dokumentum ұғымын аңғартады.
Негізінен өздерінің түп тамыры индоевропалық көне тілінде шыққан яғни бір
нәрсені жеткізіп беру және оны қабылдау ұғымының аңғартқан біртіндеп
сөздердің түбірі dok doke деген сөзімен алмастырылады. Яғни ол толқынды
қимылын, оқытылатын және біртіндеп құжаттың анықтамасы жазылатын ақпарат
деп делінген және құжаттық процесте бірлік ұғымына пайдаланылады. Бұл ұғым
дүниежүзілік стандарттың ұйымға төрт ұғым кіреді. Бірінші ұғым дүниежүзілік
библиотекалық федерациясының қоғамы, ал екінші ұғымы дүниежүзілік
құжаттанудың қоғамы үшінші дүниежүзілік архив кезеңі, төртінші дүниежүзілік
интеляциясының жеке меншік қоғамы дүниежүзілік стандарттық қоғамның ұйымы
барша, ақпарат қандай да болмасын тәсіл мен жазылу мүмкіндігін яғни тек
қана жазу белгісімен емес, сонымен қатар бейнелеу, дыбыс және тағы сол
сияқты. Сондықтан жалпы Қазақстанда ресми тұрғыда, құжат ұғымына қатысты
мемлекеттік стандартта үш мағына бар.
Бірінші Мемлекеттік стандарт құжат жазылған ақпарат, яғни ақпараттың
іс-әрекетте бірлік единиция деген ұғымды қамтиды.
Екінші Мемлекеттік стандарт құжат бір материалдың объекті ақпараттың
тасымалдауға бекітіліп, яғни адам ойлап тапқан әдіспен уақыт және
кеңістікте жеткізу үшін арналған.
Үшінші Мемлекеттік стандарт құжат бұл арнайы материалдың объектісі,
онда бекітілген түрді ақпаратты жазылған және заңға сәйкес, құқықтық
мағынасы бар арнайы талапқа сәйкес өңделіп жазылған құжатты жүргізу тәсілін
зерттейтін арнайы талаптарға сәйкес өңделіп жазылған. Құжаттардың жүргізілу
тәсіілін зерттейді, яғни неге жазады, қандай да затқа жазады, немен жазады
және жазудың даму кезектерін зерттейтін арнайы ғылыми пән полеография деп
аталады. Жылдам жазу әдістемесі – скоропис деп аталады. Құжат анықтамасы
барлық нормативтік құжаттарға тән құжат анықтамасы тарихи, архив, оқулық
ұғымына сәйкес. Құжат басқару құжаттарын қамту толық қамтиды. Термин
жүйесінде құжат ұғымын толықтыруға Бельгия ғалымы Поль Отле болып саналады,
1868 жылы туылып, 1941 жылы қайтыс болады.
Сонымен қатар, онымен бірге еңбек еткен Анри Лафонтенмен бірге
қосылып құжаттама теориясын негіздейді. Құжаттама теориясын зерттеу
халықаралық библиографиялық институтында жүргізіледі. Жалпы институт
Бруссель қаласында құрастырылған. Біртіндеп келе халықаралық құжаттама
институты болып құрылады. Сонымен, дүниежүзілік құжаттама конгресінің
шешімі болып табылады. Парижде институтының базасының деңгейінен
халықаралық құжаттама федерациясында құрылды, мемлекеттік федерациясының
дамуында документация дүниежүзілік құжаттама федерациясы осы тұста
халықаралық құжаттама федерациясы үкіметтік емес халықаралық ұйымның білі
болып саналады.
Сондықтан оның құрамына алдынғы қатарлы ақпараттық орталықтар,
кітапханалар кіреді. Негізінен бұлардың жұмысы құжаттандыру мен ғылыми
техникалық ақпараттарға теориялық және методикалық зерттеулер жүргізіледі.
Международный форум по информации и документации. Алғашқы рет ғылыми
айналымға құжат ұғымын толығырақ ұсынуды қажет деп түсінді. Оның негізгі
еңбегінде басылып шықты. Ол трактат о документации деп аталады. Құжат
ұғымын П.Отле бірнеше салаға бөледі. Кітап томдары, брошюралар, журнал,
мақала, карта, диограмма, партретте стандарттық мәлімдеме, фонография
ақпаратты жалған дыбыс және деопозитпен киномонтографиялық фильмдер.
Сонымен отель алғаш рет құжаттардың типтік жүйеленуіне комплекстік кезінде
қалыптасады. Яғни құжаттардың мазмұны және формасы толық айқындалады, ал
ғылым құжатының барлық жиынтығын үш топқа бөледі.
1. Библиографиялық құжаттар оның құрамына жазу өнімдері және
басылымдары кіргізіледі. Олардың брошюра монографиялық ат серік
ғылыми паракталар энциклопедия, сөздік және арнайы басылымдар
енгізілді. Сонымен қатар жоғарыда аталған библиотекалық құжаттардың
қатынастар мен мәлімдемелерде озуын маңдайша белгілер, билеттер
жататын болады.
2. Графикалық құжаттар яғни мәтіні көрсетілген құжаттар картографиялық
құжаттар сурет құжаттар ноталар енгізіледі. Тіпті суреттелген
құжаттың өзі ішкі жүйемен қалыптасады. Эстам, гравюра, открытка тағы
басқа сол сияқты. Сонымен қатар екінші топтағы құжаттардағы
фотосуреттер монеталар медаль мөр енгізіледі.
3. Оған дискілер, фонограммалар кино фильм, сонымен қатар радио
ақпараттары таратылатын ақпараттар, құжаттар кіргізіледі.
Бертін келе тұжырымдай келе П.Отле ғылыми айналымға құжаттардың келесі
мағынансын бекітеді. Қандай да болмасын ақпарат деректің көзі. Адамдардың
ойын жеткізу білім міндетті түрде уақыт және кеңістікте жеткізіледі. Оны
құжат деп санауға болады. Құжат болып қандай да болмасын материалдық
объект ақпараттарды жазса және адам оны коллекция ретінде жинақтаса оны
де құжат деп тануға болады. Адамдардың іс-әрекетінде жасалған табиғи емес
заттар айталық музейдегі жинақтар. Құжат ұғымы терминнің қалыптасуы осы
жақында ғана пайда болған. Енді осы құжат ұғымын реттеуші арнайы
дайындайтын мамандар Ресей, Франция негізінен құжатұғымы латын тілінен
шыққан. Үлгі және бір нәрсені дәлдеуші деген ұғымға сәйкес келеді. Құжат
ұғымы орыс мәдениетінде петр І-шісінің кезінде қалыптасты, ал олар болса,
поляк және неміс тілінен өз қажеттілігін керегіне жаратты. Францияға
келетін себебі ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізе отырып, тіпті
алмастыруға мүмкіншілік туғызады. Әлеуметтік коммуникацияда пайдалану
үшін арнаулы яғни құжаттарды адамдар коммуналдық мақсат үшін әдейі ойлап
тапты. Негізінен құжат оларға қажетті функциясын атқарады және оған
қоғамның өзі тудырады.
Сондықтан құжаттың ақпараттық көптеген функциялық рөлі бар.
Құжаттың функциясы дегеніміз оның қоғамдық рөлі әлеуметтік қажеттілігі
мақсаты және мәселесі. Сондықтан құжат негізінен функциялық объект болып
табылады және бір-бірімен тағы байқалады. Әлеуметтік функциясының
атқаратын әлеуметтік функциясының барлығы үш топқа бөлінеді. Бірінші топ
топқа бастапқы, екінші топ жалпы, үшінші топ арнайы құжаттың бастапқы
функциясының ол ақпаратты сақтап және уақыт ен кеңістікте жеткізу рөлі.
Жалпы функциясы коллективті байланысының кумулятивті және жалпы
ақпараттық ролі болып табылады.
Егер де ақпараттық функциясы деп атайтын барлық құжаттың қоғамды
ақпаратты қамтуы, яғни құжат ақпараттық көзі білімінің көзі деп ұғынуға
болады. Құжаттың ақпараттық критериі оның ақпараттық толықтығынан, яғни
ақпараттың соңы және деп ұғынуымыз керек. Айталық кішігірім құжатта
ақпарат толық және көп болса ол сапалы. Құжаттың 1 коммуналдық функциясы
адамдардың қарым-қатынасында ақпараттық жабдық ретінде бір нәрсені
жеткізу, алмастыру байланыс жүргізу қарым-қатынаста болу ұрпақтан-ұрпаққа
жеткізу яғни құжат осы тұрғыда адамдардың қарым-қатынасын біріктіріп,
аттардың коммуналын орындайды, кумулятивтік функция ақпараттардың
құжжиынтықтауы реттеуі, толықтыруы деп ұғынуға болады.
Себебі, сонымен ақпарат мәлімдеме мазмұн және материалдық сақтаушы
екеуінің арасында өте тығыз байланыс бар және осыған сәйкес арнайы термин
қолданып отырамыз. Ол құжаттық құжаттаған ақпарат деп аталады. Яғни
ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізу үшін орындалады яғни құжат көп
функциясындағы объект, себебі ол қоғамның ақпарат және білімде қажет
ететін қамтиды және құжаттың негізгі ақпаратының рөлі ақпаратының көзі,
негізгі ретінде әлеуметтік құжаттық коммуникация рөлін атқарады, құжаттың
жүйелік құрамы яғни оның элементтері мен жүйесінің тығыз байланыстылығы.
Ол құжаттың негізгі сипатының сақтайды қамтиды, тіпті қандай да болмасын
ішкі және сыртқы өзгерістер болсадағы.
Типтік құрылымы қандай да болмасын құжатқа тән және ол құжаттың
ерекшесіне сәйкес арнайы стандарттар ерекшеліктер арқылы бекітіледі.
Сонымен қатар тек қана қандай да болмасын өзіне тән ішкі құрамы бар мыс;
өтініш және бұйрық жоғарыда аталған сипаттың барлығы нәтижесінде құжат
ұғымында аса маңызды орнын алды және қоғамның құжатқа жүктелген міндетін
атқаруға жеңілдік туғызады.
Сонымен қатар олардың арасы бір-бірімен өте тығыз байланысты егер де
бір жүйе болмаса онда құжатты пайдалану, сақтау, құжат ақпараттық жұмыс
жүргізу мүмкін емес. Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызымет етудің
алғы шарттарының бірі – оның қоғамдық өмірінің әр алуан саласында қызымет
етуі және соған орай құжаттардың қазақша жүргізілуі. Құжаттардың тілі бір
жүйеге түсіп стильдік жағынан қалыптасып мемлекеттік ресми құжаттардың
барлығы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық құрылымдағы құжаттар қазақ
тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызымет қарымы өрісін
кеңейте алмайды.
Құжаттарды қоғам өмірінде үлкен қызымет атқарады. Құжаттардың саяси,
тарихи, құқықтық, экономикалық маңыздылығы өте зор. Мемлекет, республика,
қала, кәсіпорын, ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі
барысында шығарған түрлері шешімдері, басқару істері, атқарған қызметтерді
құжаттарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды
жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің
қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланыты. Құжаттарды жүргізу-
басқару процестерінің ажырамас бөлігінің білі болып табылады. Мемлекеттер
арасындағы ақпарат алмасу хат, жедел хат, телефон хат сияқты құжаттар
арқылы іске асырылады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау,
ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Құжаттардың жүргізілуі
мекеме жұмысының нақты құжаттарымен, дерекетерімен реттелген, дәйектелген
жүйесі.
Құжаттану дегеніміз кез-келген мекеменің қызметінің, әрекетін
көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дейін құжаттармен жұмыс та
мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та сырттан келген құжаттармен
жұмыс та сондай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу,
орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау архивке дайындау сияқты
толып жатқан жұмыстар кіреді. Адамдар өмірін де құжаттармен тікелей
байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат-тууы туралы куәлік
жазылады. Он алты жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат – жеке куәлік
алады. Мектепті бітіргендегі – орта білім туралы аттестатпен расталады.
Жоғарғы оқу орнына түсу үшін түрлі үлгідегі іс қағаздарын жазады. Жоғарғы
оқу орнын бітірген шақта диплом беріледі. Жұмысқа орналасу барысында да
арыз, резюме, жеке іс парағы тағы басқа қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын
бастағандығын куәландыру үшін еңбек кітапшасын жазады.
Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек кітапшасын
жасауға, өмірбаян мен мінездеме жасауға, жеделхат, телефонға, факс жіберуге
тура келеді. Құжаттарды қазақша жүргізу – пән ретінде жоғарғы және орта
дәрежелі арнаулы оқу орындарын оқытыла бастады. Бұл пәннің міндеті
құжаттарды қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлеуметтік
маңыздылығын оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы
шарттарының бірі екендігін ұғыну, құжат жүргізудің дербес ғылым екендігін
таныту, құжат жүргізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі
педагогика сияқты ғылым салаларымен байланысын көрсету.
Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелері құжаттарын
толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі,
қызметі, мақсаты сияқты білім негіздері сияқты қаруландырып, қазақ
тілініңқоғам дамуындағы рөлінің күшеюі олардың өз тигізуін қамтамасыз ету.
Құжаттардың түрлері оларға қойылатын талаптар олардың безендірілуі, лексика
сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.
Оқулық қазақ іс қағаздар тілінің тарихы іс қағаздары және құжаттарын
екі тілде жүргізу деген үш бөлімнен тұрады. Қазақ даласында ХХ ғасырдан
бұрын қазақша жазылған құжаттар болған. Олардың тілдік ерекшелігі жазылу
мақсаты стилі қандай болған деген мәселелерге тереңірек үңілу үшін бірінші
бөлімінде ХХ ғасырдан бастап қазіргі кезеңге дейін құжаттарға тоқталдық.
Қазақ даласындағы қоғамдық саяси-әлеуметтік жағдайларға, сол кездегі қазақ
тілін, қазақ ресми іс қағаздар тілін сипаттайтын нұсқауларға, ресми іс
қағаздар стилдің ерекшеліктеріне байланысты, тақырыптарды кезең-кезеңге
бөліп қарастырдық. Олардың ХҮІІІ-ғасырда қазақ даласында қолданылған ХІХ
ғасырдың бірінші жартысындағы құжаттарды айтуға болады. ХІХ ғасырдың екінші
жартысындағы әкімшілік орындарының бұйрық, жарлықтары жазылған қазақша заң
жинақтары мен ережелер жатады.
ХХ ғасырдың басындағы құжаттар 1920 жыл мен 1930 жылдардағы құжаттар
бар. 1940 жылдардан кейін ресми құжаттар бар Қазақстан тарихының
хрестоматиясынан алынған жекеленген құжаттар беріліп отырды. Құжат толық
берілмеген жағдайда текстің тасталып кеткен бөлігі көп нүктелермен
белгіленеді. Құжатты жақсырақ түсіру үшін қажет, бірақ түп нұсқада жоқ
сөздер тік жақшаға алынған құжаттар сол кезде қолданылған ерекше кеңсе
тілімен жазылады. Құжат түп нұсқасындағы шағатай, татар тілінің әсерінен
болған тілдік ауытқулары, грамматикалық ерекшеліктер тағы басқа.
Қазіргі қазақ оқырманына түсініксіз тілдік құбылыстар қазіргі қазақ
тілінің нормасына икемделіп, тыныс белгілері қойылып түсінікті етіп
берілген. Ресей құжаттарының қолданылуы түрлі мазмұны мән мақсаты қоғамдағы
саяси-әлеуметтік жағдайымен тікелей байланысты болғандықтан қай кезеңнің
болмасын құжаттарын қарастырғанда сол кезеңдегі қазақ даласының ішкі,
сыртқы саяси-экономикалық, әлеуметтік жай-күйіне де шолу жасап отырдық. Бұл
кезеңде патша үкіметі өзінің отаршылдық саясатын жүргізуде татар
тілмаштарының көмегінен бас тартып қазақтың ұлттық буржуазиясына ақсүйектер
бастаған белгі.
Патша әкімшілігінің бұйрық-жарлықтарының жергілікті әкімдерге өз
тілінде жеткізу, өкілетті құжаттарды жергілікті халықтардың ана тілінде
жариялап, сөзсіз орындаттыру патша үкіметінің ресми көзқарастарының халық
арасына кең тарату мақсаты қазақ тілінде шығатын газетті қажет етті. Сөйтіп
басқару ісін жеңілдету ниетімен алғашқы қазақ газеттері шығарыла бастады.
Ташкентте Түркістан уәлаятының газеті омбыда газеттер шығарыла бастады, бұл
газеттер қазақ әдеби тілінен дамуға оның бір тармағы ресми құжаттар дамуға
үлкен үлес қосты.
Газеттердің негізгі мақсаты үкіметтердің бұйрық-жарлықтарының сот
орындарының үкімдерінің сауда хабарларын Ресей және басқа мемлекеттердің
өмірінде кездесетін оқиғаларды шаруашылық хабарларын жазып тұру болды.
Алғашқы қазақ газеттерінде жарияланған ресми құжаттар тіл газеттерінің
қазақ ресми құжаттар ілінің стилінің қалыптастырудағы рөлі жайлы шыққан
алғашқы газеттерінде жарияланған ресми құжаттар жан-жақты сөз болды. Сондай-
ақ оқулықты шыққаг АЙҚАП журналының ресми іс қағаздар
стилінқалыптастырудағы рөлі жайлы даайтылады. Бірінші бөлімде сонымен қатар
әдеби тіл, стиль, ресми іс қағаздар стилі мәселелері де сөз болады.
Әр дәуір тақырыптарына орай пайдаланылған мысалдар бір
ыңғайластырылып, мезгілдік, дәуірлік сипатына байланысты ерекшеліктер,
кеткен қателер түзетілмей, қазіргі таңбамызбен графикамен транскрипцияланып
беріледі.
Қазақстан ресми құжаттар стилі халықтың қоғамдық өмірімен, мәдени
өркенденуімен, әдеби тілдің дамып, жанрлық тармақтанылуымен, қоғамдық
қызметінің артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Қазақ ресми іс
қағаздар тілінің тарихына шолу жасай отырып, оның екі түрлі арнадан
сусындағанын байқауға болады. Бірі – сонау көне дәуірден бері келе жатқан
хан жарлықтары және басқа да ресми құжат үлгілері. Екіншісі – қазақ жерінің
Ресей мелекетінің қол астына кіруімен байланысты қазақ тіліне аударылып
таратылған орыс әкімшілігі орындарының бұйрық-жарлықтары, заңдары, қатынас
қағаздары. Яғни, қазіргі қазақ ресми іс қағаздар тілі жоқ жерден пайда бола
салмаған, өзіндік тарихы бар құбылыс. Құжаттар деп аталатын екінші бөлімде
тұратын құжаттардың түрлері, олардағы рекыизиттер құжаттардың жазылу стилі
сөз болады. Бұған дейін қазақтар саны басым алыс аудандарда ғана
құжаттардың қазақша жүргізіліп келгені мәлім.
Құжаттың жүйелік мағынасы және орны, құжат өте күрделі объект,
себебі ол екі бағытты бірлестіріп қызмет атқаратын ақпарат және заттық
тасымалдаушы. Оның негізгі мағынасын түсіну үшін жүйелік ұғым арқылы яғни
тәсілдік бағыт және зерттеу арқылы жетуіміз керек. Негізінен құжат
іріктелген жүйе арқылы қалыптасады яғни бір-бірімен тығыз байланыстылығы
элементтер нәтижесінде бір жүйе болып бекітіледі. Құжат ұғымында элемент
дегеніміз құжаттың бөлшегінен ең негізі сонымен біркелкі элементтерінің
тығыз байланыстылығы және оның атқаратын функциясын бір қалыпқа келтіретін
рөлін жүйесінің ішіндегі жүйелер реквизит, құжат бірлігі сонымен құжат
ұғымы күрделі бағытталған оның жүйелік қолдану реті болған элементтерінің
құрылымын конструкциялық элемент арқылы ұғынуға болады. Титульдік парақта
құжат элемент орнының жүйелік ретінде және жаңа жүйе болып бернеше ретке
бөлінеді, реквизит, құжат, құжат бірлігі, құжат жиынтығы, архив, мәлімдеме
базасы, сонымен құжат жекеленген жүйе болып қалады және оның тек өзіне ғана
тән сипаты немесе өзіне тән қолдану құрылымы болып табылады. Ерекшелігі
сыртқы ерекшелігі белгілі ол сипаты оның сапалық жағын яғни ішкі
айырмашылығын көрсетеді.
Сондықтан құжат қандай да болмасын объект ретінде өзіне ғана тән
сапалық айырмашылығымен белгіленеді, оның негізі мыналар құжаттың
отрибутивтік ерекшелігі, яңһғни құжат бір жүйе ретінде екі негізгі
қосындыдан тұрады, ақпараттық және материалдық. Егер де осы қосындының
біреуі болмаса онда құжат құжат емес, құжат өзіне ғана тән табиғаты арқылы
белгіленеді, яғни оның екі жағы бар мазмұны яғни ой идеясы тасымалдаушыға
түсіру себебі нәтижесінде ақпарат уақыт және кеңістікте жеткізу қажет.
Сонымен қатар радио арқылы таратылатын ақпараттық құжаттар кіргізіледі,
бертін келе тұжырымдай келе ғылыми айналымға құжаттың келесі мағынасын
бекітеді.
Қандай да болмасын ақпарат дерегінің көзі адамның ойын жеткізу білім
міндеті түрде уақыт және кеңістікте жеткізілсе оны құжат деп санауға
болады, құжат болуы қандай да болмасын материалдық коллекция ретінде
жинақтаса оны да құжат деп ұғынуға болып табылады. Адамның іс-әрекеті
нәтижесінде музейдегі жинақтарда құжат ретінде жатады.
Құжат қандай да болмасын ақпаратты сақтау үшін жасалынады, яғни
құжат ақпаратты ұйымды жүйелендіреді және жазылған түрде жеткізіледі.
Сондықтан ақпаратын ұғыну үшін ақпараттық айыруын және ақпаратты сақтаушы
материал керектілігін бөлек зерттейміз. Құжаттың ұғымы латын тілінде болып
табылады. Ол элементарлық ақпарат дегеніміз өлі табиғатқа тән, себебі ол
ақпаратты көп мерзімде сақтап көп уақытқа пайдалану және ақпаратты уақыт
және кеңістікті жеткізе отырып, тіпті алмастыруға мүмкіншілік туғызады.
Қазіргі таңда республикада мемлекеттік органдарда құжаттарды мемлекеттік
тілде жеткізуге бет бұрды. Бұл әрине әр мекемеде әр түрлі дәрежеде
атқарылып жатқан іс. Бұл үлкен істің оп-оңай орындалып, тір түнде қалыптаса
қалмайтыны белгілі. Осыған байланысты проблемалар да жетерлік. Оның бірі –
мемлекеттік қызметшілердің ана тілінде еркін сөйлеп, жаза алмайтындығы. Ал
орыс тілін кез-келген маман орыс тіліндегі ресми құжатты еркін жазып
шығарады. Бұның себебі, біріншіден тілді жетік меңгермегендігі болса,
екіншіден орыс тіліндегі құжаттарды ғасырлар бойы уақыт кезінен өтіп әбден
қалыптасқан, қай салада да дайын, мәтіндері стандартқа айналған. Оларда бұл
дәстүрлі мектеп. Біз қазақ тіліндегі құжаттарын да осындай дәрежеге
көрсетуіміз керек. Екінші проблема – қазақ тілінде құжаттарын жүргізуге
байланысты оқулықтар, оқу құралдары, сөздіктер, құжаттанудың үлгілері өте
аз, жоққа тән десе де болады. Үшінші проблеме – жоғарғы оқу орындарында да,
арнаулы оқу орындарында да құжаттарын қазақша жүргізуге байланысты пән
арнаулы курс оқу бағдарламасына енгізілмеген, сондықтан оқу орынын аяқтаған
маман өндіріске мемлекеттік органға құжаттарын қазақша жүргізуге еш
дайындықсыз келеді.
Осыған орай жоғарғы және арнаулы оқу орындарында оқулық ретінде
ұсынылып отырған бұл еңбекте құжаттарын қалай дайындау керек, оның қандай
стандартары бар, жазылу стилінде нені басшылыққа алу керек деген мәселелер
сөз болады. Жиі кездесетін қызметтік хат, резюме, мінездеме, арыз, еңбек
келісімі, визит карточкасы сияқты құжаттардың құрылымы, жазылуы, тағы басқа
мәселелеріне арнайы параграфтар беріледі. Есте ұстайтын бір жайт,
құжаттарды қарапайым жұрттың бәріне түсінікті ауызекі тілде жазылмайды. Ол
әдеби тілдің күрделірек, ресми, саяси, экономикалық сипаттағы нұсқасы десе
де болады. Оның өзіне тән қалыптасқан терминдері, сөз орамдары, мәндер-
нақышы, белгілі бір стандарты бар. Құжаттарды өркениетті елдің бәрінде
осындай.
Құжаттарды көптеген терминдері орыс тілінен, орыс тілі сияқты басқа
тілдерден енген. Олардың көпшілігінің қазақшаланған нұсқасы бар. Кейбрінің
орыс тіліндегі нұсқасы да, қазақшаланған нұсқасы да қатар қолданылып жүр.
Оқулықта осындай нұсқалардың әлі қалыптасып үлгермегендерін екі тілде қатар
беріп отырдық. Мысалы, резолюция – бұрыштама, резюме – түйіндеме тағы басқа
Протокол терминінің аудармасы ретінде осы уақытқа дейін мәжіліс хат,
хаттама сөздері қатар қолданылып келді. Соңғы уақытта хаттама сөзі термин
ретінде көп қолданылып, қалыптаса бастағандықтан оқулықта хаттама нұсқасын
алдық. Хаттаманың қолға берілетін белгілі бөлігін (выписка из протокола)
осыған дейін хаттамадан көшірме деп атап келдік. Енді осындағы көшірме сөзі
копия сөзінің аудармасы және оның мағынасын дәл беретіндіктен және копия
мен выписканы бір-бірімен шатастырмас үшін хаттамадан көшірме емес,
хаттамадан үзінді деп алдық.
Біріншіден, екі терминді бір сөзбен атағанша, әрқайсысының өз атауы
болғаны дұрыс, екіншіден, копия мен выписка бір нәрсе емес, үшіншіден,
үзінді сөзі хаттамадан үзінді выписка из протокола деп аталатын құжаттың
мағынасын көшірмеге қарағанда дәл ашады. Шынында да хаттамадан көшірме деп
атап жүрген құжатымыз хаттаманың бүкіл мазмұнының көшірмесі емес, тек
белгілі бір қажетті бөлігінің ғана үзіндісі.
Қазіргі таңда белең алған бір құбылыс құжаттарды, олардағы
терминдерді түгелдей орыс тілінен аударып алып жатырмыз. Тіпті бір сөзін,
бір тіркесін мүлт жібергіміз келмейді, түгендеп отырамыз, кейде осыны қатаң
ұстанамыз деп шарттылыққа, түсінбеушілікке ұрынамыз. Мысалы, орыс тіліндегі
делопроизводство термині іс қағаздарын жүргізу болып қалыптасқан,соңғы
кезде орыс тіліндегі нұсқасында қағаз сөзінің баламасы жоқ болғандықтан оны
алып тастап құжаттандыру деп айту, жазу белең алып жүр. Негізінде іс
жүргізу заң орындарында қолданылатын термин болып қалыптасқан. Беретін
мағынасы да көпшілікке түсінікті – белгілі бір қылмыстық істі жүргізу.
Осыған орай істі болды, ісі сотта қаралды, қылмыстық іс тоқтатылды, істі
жүргізу Пәленшеевке тапсырылды деген сияқты тіркестерді жиі қолданамыз.
Олай болса, делопроизводство сөзін іс жүргізу деп алудың қанша қажеттігі
бар?
Оқулықта делопроизводство сөзі іс қағаздарын жүргізу деп берілді.
Біріншіден іс қағаздарын жүргізу сөзі бұрыннан қалыптасып, тілге сіңісті
болған, екіншіден өз мағынасын толық, айқын бере алады, үшіншіден іс
жүргізу заң термині ретінде қалыптасқан, өзінің беретін мағынасы, атқаратын
қызметі, қолданылу ерекшелігі бар, төртіншіден әрқайсысының өз атауы
тұрғанда екі терминді бір сөзбен беру қажеттігі жоқ. Қазақ тілі бай,
терминдердің баламалары да жетерлік, бәрін ғылыми негіздеп, байыптап алу
керек.
Құжаттарын қазақша жүргізуді қалыптастыру үлкен де жауапты іс. Бұл
қалыптасып, бір ізге түскенше құжаттардың түрлі нұсқалары, түрлі сөз
қолданыстары белең алуы мүмкін. Оны жүйеге түсіру үшін де біраз уақыт керек
болады. Біздің мақсатымыз іс қағаздарын жазудағы, оның стандарт нұсқауларын
қалыптастырудағы өркениетті елдер тәжірибесіне сүйене отырып, ана тілінің
өз заңдылықтарын сақтап, өз мүмкіншілігін сарқа пайдалана отырып, ұлттық іс
қағаздарының құжаттарын қалыптастыру.
ХҮІІІ ғасырда қазақ даласында қолданылған ресми іс қағаздар стилінің
өзіндік ерекшеліктері сол кездегі жазбалар тілінің лексика-фразеологиялық
құрамынан, грамматикалық тәсілдерінен, синтаксистік құрылымынан,
орфографиясынан көрінеді. Бұл кездегі ресми құжаттарының түрлі дәрежедегі
лауазымды адамдарды, әкімдерді дәріптейтін тұрақты эпитеттердің қолданылуы
шарт болды.
Әкімшілік орындарынан шығатын бұйрық, жарлық мағынасындағы іс
қағаздары ярлұқ, әмір ярлұқ, фарман деп аталған. Қазір біз қолданып жүрген
жарлық, бұйрық, қарар, қаулы сөздері бұл құжаттарда кездеспейді. Ярлұқ –
түркілік сөз, қазір біз оны жарлық түрінде қолданамыз. Ал әмір ярлұқ сөзі
хан, сұлтандар тарапынан берілетін жарлық мағынасында қолданылған. Мұндағы
әмір – араб сөзі. Фарман сөзінің қолданылуы қазіргі бұйрық сөзінің
қолданылу аясымен сәйкес келеді.
Халық, ел, көпшілік мағынасын білдіру үшін жамағат, йурт, халық,
қара халық, ел сөздері қолданылған. Бұл жердегі йурт сөзі белгілі бір
этникалық территориялық тұтастық ретінде біріккен топ мағынасын беретін
термин сөз ретінде жұмсалған. Себебі, құжаттарда қырғыз-қазақ йурты, Руссия
йурты, Орал йуртындағы башқуртлар, күллі йуртымыздың жамағатлары сияқты
қолданыстар кездеседі. Халық сөзі аталған құжаттарда сирек қолданылғанымен
осы күнгі мағынасында жұмсалған. Құжаттарда кездесетін араб сөзі –
кіріфтар. Тұтқын сөзінің синонимі ретінде қолданылады. Құжаттарда елші,
тұтқын, бастық деген түркі сөздері осы күнгі мағынасында қолданылған. Мал
сөзі өзінің тура мағынасымен қатар товар терминінің де қызметін атқарады.
Сайдагер, шабуыл сияқты араб-парсы сөздері де қазіргі қолданыстағы қызметін
атқарады. Сол сияқты гаскер – әскер, сахара – дала, баж – салық, мехкеме –
мекеме, хаким, әкім – бастық, әкім, йаманлық – жамандық, қияпат – сатқындық
сөздері жиі қолданылады.
Құжаттарда қала сөзімен қатар шаһар сөзі де қолданылады. Қала деп
көлемі жағынан кішілерін атаса, шаһар деп үлкен қалаларды атаған. Қала сөзі
сонымен қатар крепость ұғымын да бере отырған. Кейбір құжаттарда крепость –
кірпіс, кірепос, крепиш деп те аталады.
Қазақ даласына әкімшілік орындарына белгілі бір мерзімге сайлап қою
тәртібі келгенімен, сайлау сөзі қолданылмаған. Сайлау ұғымын білдіретін хан
қоярға, хан ясадшар тіркестері кездеседі.
Ресми іс қағаздар тіліне талдау жасай отырып, ондағы лексикалық
ерекшеліктің бірі араб парсы элементтерінің өте көп кездесетіндігі.
Қазақ тіліне араб, иран тілдерінен сөз ауысу процесі күшейе
бастағаны белгілі.
Лексикалық ерекшеліктің тағы бірі – қазақ жерінің Ресей империясына
бағынуына байланысты ресми іс қағаздарында орыс сөздерінің қолданыла
бастауы. Мысалы, генерал сөзі аударылмай генерал, жанарал, ганерал түрінде
қолданылған. Кавалер сөзі кауалер, кұалер түрінде кездеседі. Іс
қағаздарында жиі кездесетін орыс сөздері қатарына старшина, господин,
губернатор, полковник, граф, пристав, команда сөздерін жатқызуға болады.
Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты
құжаттар, басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе
тәртібі құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер. Жарғы, ереже, нұсқау
(инструкция) т.б. құжаттар жатады.
Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып
саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін
мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай мекеменің
ұйымдық құжаттарына – мекеме жарғысы; құрылтайшылар келісімі және жарғы;
коммерциялық емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады. Мекеме жарғысы
белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі.
Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер,
жеке, заңды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқықтары мен міндеттері жазылады.
Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекен-жайын, басқару
органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылушы, ісін тоқтатуын реттейді,
растайды.
Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатын,
принциптерін, басқару органдарынның құрамы мен мүмкіндіктерін, келісім-шарт
уақытын белгілейді.
Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны
анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар көрсетіледі.
Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда құрылымдық
бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін,
қызметтерін белгілейтін бағыттағы ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін
ұйымдатыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп
ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты
негізінде бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала
отырып жасалады.
Ішкі тәртіп ережесінің текстін мекеме әкімшілігі кәсіподақ
қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады және ол еңбек ұжымында өткізілетін
жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.
Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда
қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қатынасын, мекеме
жетекшісі мен қызметкерлердің құқықтық қарым-қатынастары және т.б.
мәселелер жазылады. Қызметтік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің құқықтары
мен міндеттерін айқындайды.
өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және
қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай
құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықта ұйымның,
өндірістік-шаруашылық және маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан
оларды безендіруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс
және оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша
жүргізіледі.
Бұйрыққа қол қойылған соң, ол тіркеуге алынады түпнұсқасы немесе
оның көшірмесінің үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және оларға
бақылау жасалады.
Бұйрықты безендірудің ең маңызды бөлігі – оның мәтіні. Бұйрық мәтіні
өкілеттік бөлімдерден құралып, БҰЙЫРАМЫН деген сөзбен беріледі және жеке
жолға жазылады.
Орындалуы міндетті бұл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті,
қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттің орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні
көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса,
мәтіннің өкілеттік бөлігі пункттерге бөлінеді және олар араб цифрларымен,
белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні,
фамилиясы, қызметі толық жазылуы тиіс.
Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда,
орындалу уақытына шек қойылмайды, яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың
соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.
Бұйрықтың соңғы пунктінде оны орындауға міндетті және жауапты
тұлғаның қызметі көрсетіледі. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру
мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекетпен
ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді,
баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат
алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме
басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.
Анықтама-ақпараттық құжаттардың бірі – акт. Ол мекеме жетекшісінің
тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың
қатысуымен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кездеседі. Олар:
материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санауы, құжаттарды қабылдап алу,
өткізу, материалдық құндылықтарды қабылдауы, өткізу тағы басқа.
Құжатта акт жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады.
Олардың ұсыныстары мен көзқарастары актіде белгіленбейді. Тексеруші топ
мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және
мекеме мөрі басылады.
Мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік деп
бөлінеді. Қызметтік құжаттары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамның
атынан, ал жеке құжаттары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға
қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат,
хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік тағы басқа. Төлқұжат, куәлік,
білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына
береді. Қызметтік құжаттарына мекемелер мен ұйымдардың құжаттандыру
барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік
хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама тағы басқа.
Құжаттары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді
болып бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп қалыптасқан мәтін үлгі бойынша
жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш, тағы басқа.
Трафареттік іс қағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын ала
типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің
алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы,
студенттің белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын анықтама. Мұнда
студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы
орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиялық әдіспен басылып, алдын-ала
дайындалады. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес,
оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар, Мысалы, пікір. Еркін мәтінді
іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына қойылатын талаптар
сақталады.
Мекеменің ішкі құжаттарына мекеменің қызмет ету барысында, оны
құжаттау процесінде мекеме ішінде дайындалған құжаттары жатады. Мекемеге
басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін
іс қағаздарына жатады. Шығу, жасалу
деңгейіне қарай іс қағаздары түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді.
Түпнұсқалық іс қағаздарына кез-келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы
оригинал жатады. Ал көшірмелік ісқағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол
күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір
бөлігі жатады. Көшірмелік іс қағаздарына кез-келген құжаттың көшірмесін
(диплом көшірмесі,бұйрықтың көшірмесі тағы басқа. Үзіндісін хаттамадан
үзінді, бұйрықтан үзінді тағы басқа. дубликатын жатқызуға болады.
Үзінді-құжаттың қажетті бөлігінің мәтініөзгертілмей
жазылған, қолға берілетін нұсқасы.
Дубликат – құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың тұпнұсқасымен күші
бірдей көшірмесі. Кез-
келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар.
Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып қол қойылғанда ғана
күші бар. Егер көшірме мекемеден тыс жерге берілетін болса ғана мөр
басылады. Азаматтардың
қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер куәландырады. Нотариалдық
кеңселер жоқ елдімекендерде жергілікті әкімшілік қызметкері құжаттарды
олардың түпнұсқасымен салыстыра отырып куәландырады. Азаматтардың мүліктік,
отбасылық. Қазіргі кезде визит карточкалары адамдардың іскерлік
қарым – қатынасыныңбөлінбес атрибутына айналады. Бүгінгі таңда бірден көзге
ұратын әдемі визиткалармен ешкімді таңдандыра алмайсыз. Дегенмен де сіздің
визиткаңыз іскерлік қатынастыда, жеке басыңызға қатысты қарым- қатынасты да
дамыту үшін не істеу керек? Визит карточкасы қандай болу керек? Бұл әрине
онда не жазылғанына және қалай жазылғанына байланысты.
Әдетте визикарточкасының бет жағына, анық
оқылатын шрифтімен негізгі жазулар үшін жартылай қанық бояулы Tites-14
қолданылады. Аты, жөні жазылады. Фамилия үлкен әріптермен
теріледі. Мысалы, Болатов Нұржан Қайырбекұлы. Ағылшын тілінде жазылатын
вариантында алдымен фамилия, содан кейін әкесінің атыныңбірінші әріпі және
өз аты жазылады.
Қызметі. Тек ресми атқаратын қызметі жазылады. Міндетін атқарушы, уақытша
орындаушы уақытша сөздері визит карточкаларына жазылмайды. Мысалы,
уақытша директор, бөлім бастығының міндетін атқарушы, тағы сол сияқты.
Ресми қабылданған, көпшілікке тусінікті қысқарған сөздерді ғана
пайдаланыңыз. Бұл сіздің визиткаңыз мүмкіндіктерін дұрыс пайдалануға өз
әсерін тигізеді Түсініксіз қысқартылғансөздер мен шартты белгілерді
қолданудан аулақ болыңыз. Одан да мейлінше ұсақ шрифтімен беріңіз я болмаса
визитканың артқы бетін пайдаланыңыз. Қызмет істейтін мекеменің аты толық
жазылғанда иерархия сақталуы керек.
Ғылыми дәреже, әскери тағы басқа атақтар визит карточка иесінің
іскерлік қатынас қажеттілігіне қарай көрсетіледі. Визитка иесін белгілі
қызметі болғанда немесе атқаратын қызметін жасырын ұстау қажетболғанда
ғылыми дәрежесі, әскери т.б. атағы ғана көрсетіледі. Толық адресті жазған
кезде хат-хабар алуға оңай болу үшін индексті жазыпқоюға болады. Үйдің
телефоны, жұмыс орнының толық адресі көрсетіледі, жұмыс телефоны. Алдымен
хатшының немесе Департамент бойынша кезекшінің телефоны жазылады. Қажет деп
тапқан сенімді жағдайда өзіңіздіңжеке телефоныңызды да көрсетуге болады.
Мобиль жүйесіндегі байланысыңыз болса ол кодымен толық көрсетіледі. Егер
мобиль жүйесіндегі байланыс бірнешеуболса әрқайсысы кодымен жеке
көрсетіледі.
Басқа информацияға карточкада орын да қалмайды.
Енді Визит карточкаларының безендірілуі туралы. Визит
карточкасының стандарт көлемі жоқ. Бірақ көбінесе ол 50 х 90 мм-лік
көлемдегі қатты қағазда жасалады.
Визит карточкаларының түр түсі: Үкімет
құрылымында, сайлау органдарында істейтін тқызметкерлер көбіне ақ
мемлекеттік ту түсімен сәйкестіріп жасайды. Ақ түс – қолының және ниетінің
ақтығының символы болса, мемлекеттік ту түсі – мемлекеттік құрылымда
істейтіндігін бідіреді және Отанына адал қызмет ететіндігін көрсетеді.
Қаржы бөлімдерінің
банктердің қызметкерлері сенімділікті, орнықтылы көрсететін ауырлау түспен
жасатады. Олар: алтын түсті, металл түсті, қызыл, сұр, күміс, жасыл түсті.
Түрлі дәрежедегі басқару орындарында
істейтіндер классикалық үлгідегі түстерді (фон- көгілдір, шрифт қара көк,
фон – ақшыл сия түсті, шрифт – сия түсті, фон –ақшыл қоңыр, шрифт – қара
қоңыр т.б.) қалайды. Әр мамандық иесі өз қалауына қарай таңдап жасатады.
Мысалы теңіз, әуе жолы қызметкерлері көгілдір түспен жасатқанды жақсы
көреді. Орман шаруашылығы қызметкерлері өз визиткаларының фонын көп
жағдайда жасыл түске жақын етіп жасатады. Полиграфист қай тонды таңдаса да
шрифті міндетті түрде қара түспен береді. Творчество адамдары өз
визиткаларының бірден көзге ұрып тұратынын қалайды. Оссыдан келіп өз
визиткаларын түрлі фигуралар мен өрнектер, бедерлер сала отырып жасайды.
Сондықтан жазушы визиткасынан төгілген сияның суретін, музыкант
визиткасынан нота белгілерін көруге болады. Ғылыми
интеллигенция, ішкі істер министірлігі, қорғаныс министірлігі, мемлекеттік
қауіпсіздік комитеті, мемлекеттік құрылым қызметкерлері көбіне ақ фонменғ,
шрифтері қара, артық-ауыс белгі, фигуралары, сызықтары жоқ визиткалар
жасатады.
Қызғылт және қызыл түсті визиткалар сирек кездеседі.
Енді визиткалардағы рәміздерге символдар келейік. Мемлекет қайраткерлері
иен партия қызметкерлері өз визиткаларында мемлекеттік ту мен елтаңба
белгісін орынды, орынсыз орнастыра береді. Түрлі сала қызметкерлері өз
мамандығына байланысты эмблемаларды көрсетеді. Фирма қызметкерлері - өз
фирмасының эмблемасын береді. Географ визиткасынан компас тағы сол сияқты
белгілерді көруге болады. Творчество адамдары пушкин қаламынан бастап,
түрлі сән үлгісімен жасалған ашақа дейінгі кез-келген нәрсені бере береді.
Іс сапар,
конференция, семинар, көрме тағы басқа іскерлік байланыс жасалатын жерлерге
жиналғанда визиткаларды жеткілікті етіп алып шығыңыз. Бұл жерлерде
визиткалар сіздің жеке басыңыздың құжаты ретінде де, кепілдеме ретінде де
сізге коп пайдасын тигізеді. Визиткаларды кімкөрінгенге
бере бермеңіз, тек өзіңіз байланыс жасағаныңыз ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Жоспар
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
І тарау. ҚҰЖАТ ЖӘНЕ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ОРНЫ МЕН РӨЛІ
1.1.Құжат түсінігі мен
мақсаты ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 6
1.2.Құжат жүйесінің мәні мен
маңыздылығы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 29
ІІ тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМІ АППАРАТЫНЫҢ ҰЙЫМДЫҚ
ҚҰЖАТЫНЫҢ МАҢЫЗЫ
2.1.Түрксіб ауданының әкімі мен әкім орынбасарлары, әкім аппараты басшысы
арасындағы міндеттерді
үйлестіру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 44
2.2.Әкімшіліктегі басқару құжаттары жүйесін ұйымдастырудың құқықтық
құжаттары ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .54
ІІI тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМШІЛІГІНІҢ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ
ЕРЕКШЕЛІГІ
3.1. Әкімшіліктегі жүргізілетін құжат түрлері мен құжат жүйесінің
ерекшелігі ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..57
3.2. Әкімшілік құқық, құқықтың саласы ретінде және ғылым ретінде ... ..65
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... 71
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ ... ... ... ... ... ... ... . ... ... .74
Кіріспе
Қазақстан республикасында тәжірибемен тұжырымдалған жасалатын және
қолданылатын құжаттарға деген жауапкершілікті шектейтін бірыңғай заңды
орган жоқ. Бұл жауапкершілік атқаратын қызыметтеріне байланысты бірқатар
мемлекеттік басқару және билік органдарына үйлестірілген. Ал арнайы осы
органдарды құжаттандыру жүйесіне келетін болсақ, ол әрбір саланың
министрліктері мен ведомстволарына жүктелген. Бұл министрліктер мен
ведомстволар басқа да салаларды қамтитын нормативтік құжаттарды қабылдауы
мүмкін. Кез келген ұйым немесе мекемеде және басқада да олардың құрылымдық
бөлімшелерінде құжаттандыруды атқару үшін Республикада енгізілген
нормативтік құқықтық актілер ескеріледі. Себебі құжаттандыруды және іс
жүргізуді айналасын арнайы қабылданған, заңмен бекітілген нормативтік
құқықтық актілерге байланысты атқарған жөн. Жалпы құжаттандыру дегеніміз
басқару саласындағы қызметтерінің құжатталуы бойынша мәселелерді реттеуші.
Құжаттану қолжазба немесе арнайы тасымалдаушыға түсірілген ақпараттар мен
қамтамасыз ету болып табылады.
Мен Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні тақырыбында жазған
диплом жұмысымның негізгі мақсаты қоғамда басқаруды құжатпен қамту қандай
болмасын салада, әсіресе өндірістік-шаруашылық жүйесінде, мемлекеттік және
жеке меншік ұйымдарда құжат және құжат жүйесінің орны мен рөді өте жоғары
екенін терең қарастырдым.
Қазақстан өз мемлекеттік тәуелсіздігіне ие болғаннан кейін егемен
мемлекет пен оның азаматтарына тірек болған, ьарша құқықтық негіздер
құрылды. Мемлекетті басқару, экономика, әлеуметтік саяси өмір, қорғау
сыртқы саясат ал салаларын реттейтін көптеген заңдар мен жарлықтар
қабылданып, жүзеге асырылуда. Бірнеше жыл дербес өмір сүру нәтижесінде
Қазақстан Республикасында көптеген заңдар, нормативтік құқықтық актілер
қабылданды. Барлық қабылданатын заңдардың басқа да нормативтік құқықтық
актілердің басым көпшілігі тікелей немесе жанама түрде азаматтарға жеке
адамдарға туғаннан бастап қатысты болады.
Құжаттандыру өзінің пайда болуынан бастап осы кезге дейін
мемлекеттік мекемелерді құжаттық қамтудың нәтижесінде негіздерін атқарып
келеді. Құжаттандыру басқаруды қамту қызметтеріндегі ерекше бір сала
бастады. Ал құжаттандырудың негізгі яғни іс қағаздарын жүргізу. Іс
қағаздарды өздерінің сипаты және маңызы жағынан ерекшеленеді. Мәселен,
мемлекеттік маңызы бар құжаттандыруға Қазақстан Республикасының жазба
түрінде берілген заңы болып табылады. Қазақстан Республикасының
дерективалық шешімдері басқару іс қағаздарының көптеген түрлері бар.
І тарау. Құжат және құжат жүйесінің орны мен рөлі
1.1. Құжат түсінігі мен мақсаты
Халықаралық ұйым құжат ұғымын негіздеп бір қалыпқа келтіреді
құжаттардың ресми түрде негізделген түсініктемесі келесі ұйымға бекітіледі.
1. Құжат дегеніміз ақпараттық іс-әрекетінің нәтижесінде пайдаланылатын
бірлік болып табылады, не болмаса жазылған ақпарат. 2. Құжат дегеніміз
материалдық объект болып табылады. Яғни адам ақпаратты уақыт және
кеңістікте жеткізу үшін арнайы бір тәсілдер ойлап тауып алып ақпаратты
жеткізетін дәрежеге жетті. 3. Материалдық объект, яғни арнайы бір тәртіппен
рәсімделіп және заң арқылы сәйкестіріліп жазылатын ақпарат болып табылады.
Құжат ұғымы латынша dokumentum сөзінің сабақ боларлық үлгі айғақ деген
мағынансын береді. Құжаттың барлық қолданыс жағы ескеріліп, құжат ұғымының
бірнеше мағына беретініне көз жеткізіледі. Шын мәнінде полифункционалдық
сипаттағы құжаттың бұлай болуы да заңдылық.Сонымен біріншіден құжат –
объективті шындықты және адамның ойлау қызметін түрлі әдістермен мәтіндік,
суретті, дыбыстық және тағы басқа құжаттауды материалдық
нәтижесі,екіншіден, құжаттың заңдық күшіне сәйкес ондағы бейнеленген
нәрсенің заңдық тұрғыдан дәлелдеу құралы және әдісі, үшіншіден, құжатта
бейнеленген фактілер, құбылыстар, оқиғалар туралы мәліметтерді сақтау
құралы және әдісі, төртіншіден, тарихи мәліметтердің деректері. Сондай-ақ
құжат мәдени ескерткіш және түрлі әдістермен ақпаратты бейнелейтін
материалдық зат та болып табылады. Құжат ұғымының мәнін ашу құжаттарды
жіктеуді неден бастау керек және оның барысында нені ескеру қажеттігіне
мүмкіндік береді. Жеке құжаттардан құралатын құжаттар жиынтығы. Жиынтықтан
қалыптасқан құжаттама жүйесі құжаттарды атқаратын функциялары да
ескеріледі. Құжаттарды мақсаты шығаруы қызметі тағы басқа оларды жіктеу
барысында басты факторлар болып табылады. Жіктеудің негізіне алатын мәнді
белгілер құжаттарды сипаттайтын қасиеттерден туындайды. Демек құжаттарды
мақсатынан бастап қызметін атқаруын аяқтағанға дейін барлық қасиеттері
сипатталады. Сипаттау жеке құжатқа құжаттар жиынтығына құжаттама жүйесіне
де ортақ құжаттарды жіктеуде жеке құжат тұрғысынан емес, жалпы құжаттама
жүйесінің тұрғысынан келеді. Сипатталатын құжаттама жүйелеріне ортақ нәрсе
оларды ұйымдастыру нақты ұйым кәсіпорын мекеме көлемінде алынады. Олардың
басым көпшілігінде ортақ мұрағат кадр бөлімі бухгалтерия тәрізді
ақпараттық қорлар бар. Құжат ұғымы құжаттандыру жүйесінде негізгі
фундаменті болып табылады. Себебі, олар әрбір заттың негізін ұғындырады.
Сонымен қатар, қоғамдағы болып жатқан өзгерісті практикалық тұрғыдан
құралып бір нәрсе бекітіліп, жинастырылып, оларға аналитика – синтез өңдеу
жүргізіледі, сақтауға, іздестіруге жариялауға, пайдалануға мүмкіндік
туғызады. Аналитикалық-синтетикалық өңдеу дегеніміз адам бір ақпаратты
хабарлап, өзінің ойлау қабілеті арқылы таңдау жүргізіледі және оны өңдейді.
Нәтижесінде ақпарат аналитика-синтетикалық өзгерістер нәтижесінде
қабылданып бір тасымалдаушыға бекітіліп, егер де оны құжаттандыру қажет
болмаса оң қатар құжат ұғымы қоғамда жан-жақты пайдаланылады. Қандай да
болмасын салада құжат ұғымына көзқарас қалыптасады. Тіпті оның бірнеше
салалы мағынасы бар айталық келесі ғылыми бағытта құжат ұғымы әртүрлі
қабылданады. Ақпараттық жүйелер басқару саласында тарихи дерек ретінде
архив ұғымында тағы басқа сол сияқты. Сондықтан құжат ұғымының жалпы
негізін зерттейтін арнайы ғылыми бағыт негізінде құжат ұғымы термині қалуы
жақын арада пайда болды. Осы сұрақты зерттеуші арнайы дайындалған мамандар
Ресейде, Францияда, Венгрияда қаллыптасты. Ресей мамандарының бір таман
дегендерді атауға болады. Бұлар әйгілі материалдар аталып салысқандар.
Негізінен құжаттар ұғымы латын тілінен шыққан ол dokumentum деп жазылады.
Яғни үлгі және бір нәрсені дәлелдеуші деген ұғымға сәйкес келеді.
Ал сөйлемнің түбірі оқыту, оқу dokumentum ұғымын аңғартады.
Негізінен өздерінің түп тамыры индоевропалық көне тілінде шыққан яғни бір
нәрсені жеткізіп беру және оны қабылдау ұғымының аңғартқан біртіндеп
сөздердің түбірі dok doke деген сөзімен алмастырылады. Яғни ол толқынды
қимылын, оқытылатын және біртіндеп құжаттың анықтамасы жазылатын ақпарат
деп делінген және құжаттық процесте бірлік ұғымына пайдаланылады. Бұл ұғым
дүниежүзілік стандарттың ұйымға төрт ұғым кіреді. Бірінші ұғым дүниежүзілік
библиотекалық федерациясының қоғамы, ал екінші ұғымы дүниежүзілік
құжаттанудың қоғамы үшінші дүниежүзілік архив кезеңі, төртінші дүниежүзілік
интеляциясының жеке меншік қоғамы дүниежүзілік стандарттық қоғамның ұйымы
барша, ақпарат қандай да болмасын тәсіл мен жазылу мүмкіндігін яғни тек
қана жазу белгісімен емес, сонымен қатар бейнелеу, дыбыс және тағы сол
сияқты. Сондықтан жалпы Қазақстанда ресми тұрғыда, құжат ұғымына қатысты
мемлекеттік стандартта үш мағына бар.
Бірінші Мемлекеттік стандарт құжат жазылған ақпарат, яғни ақпараттың
іс-әрекетте бірлік единиция деген ұғымды қамтиды.
Екінші Мемлекеттік стандарт құжат бір материалдың объекті ақпараттың
тасымалдауға бекітіліп, яғни адам ойлап тапқан әдіспен уақыт және
кеңістікте жеткізу үшін арналған.
Үшінші Мемлекеттік стандарт құжат бұл арнайы материалдың объектісі,
онда бекітілген түрді ақпаратты жазылған және заңға сәйкес, құқықтық
мағынасы бар арнайы талапқа сәйкес өңделіп жазылған құжатты жүргізу тәсілін
зерттейтін арнайы талаптарға сәйкес өңделіп жазылған. Құжаттардың жүргізілу
тәсіілін зерттейді, яғни неге жазады, қандай да затқа жазады, немен жазады
және жазудың даму кезектерін зерттейтін арнайы ғылыми пән полеография деп
аталады. Жылдам жазу әдістемесі – скоропис деп аталады. Құжат анықтамасы
барлық нормативтік құжаттарға тән құжат анықтамасы тарихи, архив, оқулық
ұғымына сәйкес. Құжат басқару құжаттарын қамту толық қамтиды. Термин
жүйесінде құжат ұғымын толықтыруға Бельгия ғалымы Поль Отле болып саналады,
1868 жылы туылып, 1941 жылы қайтыс болады.
Сонымен қатар, онымен бірге еңбек еткен Анри Лафонтенмен бірге
қосылып құжаттама теориясын негіздейді. Құжаттама теориясын зерттеу
халықаралық библиографиялық институтында жүргізіледі. Жалпы институт
Бруссель қаласында құрастырылған. Біртіндеп келе халықаралық құжаттама
институты болып құрылады. Сонымен, дүниежүзілік құжаттама конгресінің
шешімі болып табылады. Парижде институтының базасының деңгейінен
халықаралық құжаттама федерациясында құрылды, мемлекеттік федерациясының
дамуында документация дүниежүзілік құжаттама федерациясы осы тұста
халықаралық құжаттама федерациясы үкіметтік емес халықаралық ұйымның білі
болып саналады.
Сондықтан оның құрамына алдынғы қатарлы ақпараттық орталықтар,
кітапханалар кіреді. Негізінен бұлардың жұмысы құжаттандыру мен ғылыми
техникалық ақпараттарға теориялық және методикалық зерттеулер жүргізіледі.
Международный форум по информации и документации. Алғашқы рет ғылыми
айналымға құжат ұғымын толығырақ ұсынуды қажет деп түсінді. Оның негізгі
еңбегінде басылып шықты. Ол трактат о документации деп аталады. Құжат
ұғымын П.Отле бірнеше салаға бөледі. Кітап томдары, брошюралар, журнал,
мақала, карта, диограмма, партретте стандарттық мәлімдеме, фонография
ақпаратты жалған дыбыс және деопозитпен киномонтографиялық фильмдер.
Сонымен отель алғаш рет құжаттардың типтік жүйеленуіне комплекстік кезінде
қалыптасады. Яғни құжаттардың мазмұны және формасы толық айқындалады, ал
ғылым құжатының барлық жиынтығын үш топқа бөледі.
1. Библиографиялық құжаттар оның құрамына жазу өнімдері және
басылымдары кіргізіледі. Олардың брошюра монографиялық ат серік
ғылыми паракталар энциклопедия, сөздік және арнайы басылымдар
енгізілді. Сонымен қатар жоғарыда аталған библиотекалық құжаттардың
қатынастар мен мәлімдемелерде озуын маңдайша белгілер, билеттер
жататын болады.
2. Графикалық құжаттар яғни мәтіні көрсетілген құжаттар картографиялық
құжаттар сурет құжаттар ноталар енгізіледі. Тіпті суреттелген
құжаттың өзі ішкі жүйемен қалыптасады. Эстам, гравюра, открытка тағы
басқа сол сияқты. Сонымен қатар екінші топтағы құжаттардағы
фотосуреттер монеталар медаль мөр енгізіледі.
3. Оған дискілер, фонограммалар кино фильм, сонымен қатар радио
ақпараттары таратылатын ақпараттар, құжаттар кіргізіледі.
Бертін келе тұжырымдай келе П.Отле ғылыми айналымға құжаттардың келесі
мағынансын бекітеді. Қандай да болмасын ақпарат деректің көзі. Адамдардың
ойын жеткізу білім міндетті түрде уақыт және кеңістікте жеткізіледі. Оны
құжат деп санауға болады. Құжат болып қандай да болмасын материалдық
объект ақпараттарды жазса және адам оны коллекция ретінде жинақтаса оны
де құжат деп тануға болады. Адамдардың іс-әрекетінде жасалған табиғи емес
заттар айталық музейдегі жинақтар. Құжат ұғымы терминнің қалыптасуы осы
жақында ғана пайда болған. Енді осы құжат ұғымын реттеуші арнайы
дайындайтын мамандар Ресей, Франция негізінен құжатұғымы латын тілінен
шыққан. Үлгі және бір нәрсені дәлдеуші деген ұғымға сәйкес келеді. Құжат
ұғымы орыс мәдениетінде петр І-шісінің кезінде қалыптасты, ал олар болса,
поляк және неміс тілінен өз қажеттілігін керегіне жаратты. Францияға
келетін себебі ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізе отырып, тіпті
алмастыруға мүмкіншілік туғызады. Әлеуметтік коммуникацияда пайдалану
үшін арнаулы яғни құжаттарды адамдар коммуналдық мақсат үшін әдейі ойлап
тапты. Негізінен құжат оларға қажетті функциясын атқарады және оған
қоғамның өзі тудырады.
Сондықтан құжаттың ақпараттық көптеген функциялық рөлі бар.
Құжаттың функциясы дегеніміз оның қоғамдық рөлі әлеуметтік қажеттілігі
мақсаты және мәселесі. Сондықтан құжат негізінен функциялық объект болып
табылады және бір-бірімен тағы байқалады. Әлеуметтік функциясының
атқаратын әлеуметтік функциясының барлығы үш топқа бөлінеді. Бірінші топ
топқа бастапқы, екінші топ жалпы, үшінші топ арнайы құжаттың бастапқы
функциясының ол ақпаратты сақтап және уақыт ен кеңістікте жеткізу рөлі.
Жалпы функциясы коллективті байланысының кумулятивті және жалпы
ақпараттық ролі болып табылады.
Егер де ақпараттық функциясы деп атайтын барлық құжаттың қоғамды
ақпаратты қамтуы, яғни құжат ақпараттық көзі білімінің көзі деп ұғынуға
болады. Құжаттың ақпараттық критериі оның ақпараттық толықтығынан, яғни
ақпараттың соңы және деп ұғынуымыз керек. Айталық кішігірім құжатта
ақпарат толық және көп болса ол сапалы. Құжаттың 1 коммуналдық функциясы
адамдардың қарым-қатынасында ақпараттық жабдық ретінде бір нәрсені
жеткізу, алмастыру байланыс жүргізу қарым-қатынаста болу ұрпақтан-ұрпаққа
жеткізу яғни құжат осы тұрғыда адамдардың қарым-қатынасын біріктіріп,
аттардың коммуналын орындайды, кумулятивтік функция ақпараттардың
құжжиынтықтауы реттеуі, толықтыруы деп ұғынуға болады.
Себебі, сонымен ақпарат мәлімдеме мазмұн және материалдық сақтаушы
екеуінің арасында өте тығыз байланыс бар және осыған сәйкес арнайы термин
қолданып отырамыз. Ол құжаттық құжаттаған ақпарат деп аталады. Яғни
ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізу үшін орындалады яғни құжат көп
функциясындағы объект, себебі ол қоғамның ақпарат және білімде қажет
ететін қамтиды және құжаттың негізгі ақпаратының рөлі ақпаратының көзі,
негізгі ретінде әлеуметтік құжаттық коммуникация рөлін атқарады, құжаттың
жүйелік құрамы яғни оның элементтері мен жүйесінің тығыз байланыстылығы.
Ол құжаттың негізгі сипатының сақтайды қамтиды, тіпті қандай да болмасын
ішкі және сыртқы өзгерістер болсадағы.
Типтік құрылымы қандай да болмасын құжатқа тән және ол құжаттың
ерекшесіне сәйкес арнайы стандарттар ерекшеліктер арқылы бекітіледі.
Сонымен қатар тек қана қандай да болмасын өзіне тән ішкі құрамы бар мыс;
өтініш және бұйрық жоғарыда аталған сипаттың барлығы нәтижесінде құжат
ұғымында аса маңызды орнын алды және қоғамның құжатқа жүктелген міндетін
атқаруға жеңілдік туғызады.
Сонымен қатар олардың арасы бір-бірімен өте тығыз байланысты егер де
бір жүйе болмаса онда құжатты пайдалану, сақтау, құжат ақпараттық жұмыс
жүргізу мүмкін емес. Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызымет етудің
алғы шарттарының бірі – оның қоғамдық өмірінің әр алуан саласында қызымет
етуі және соған орай құжаттардың қазақша жүргізілуі. Құжаттардың тілі бір
жүйеге түсіп стильдік жағынан қалыптасып мемлекеттік ресми құжаттардың
барлығы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық құрылымдағы құжаттар қазақ
тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызымет қарымы өрісін
кеңейте алмайды.
Құжаттарды қоғам өмірінде үлкен қызымет атқарады. Құжаттардың саяси,
тарихи, құқықтық, экономикалық маңыздылығы өте зор. Мемлекет, республика,
қала, кәсіпорын, ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі
барысында шығарған түрлері шешімдері, басқару істері, атқарған қызметтерді
құжаттарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды
жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің
қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланыты. Құжаттарды жүргізу-
басқару процестерінің ажырамас бөлігінің білі болып табылады. Мемлекеттер
арасындағы ақпарат алмасу хат, жедел хат, телефон хат сияқты құжаттар
арқылы іске асырылады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау,
ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Құжаттардың жүргізілуі
мекеме жұмысының нақты құжаттарымен, дерекетерімен реттелген, дәйектелген
жүйесі.
Құжаттану дегеніміз кез-келген мекеменің қызметінің, әрекетін
көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дейін құжаттармен жұмыс та
мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та сырттан келген құжаттармен
жұмыс та сондай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу,
орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау архивке дайындау сияқты
толып жатқан жұмыстар кіреді. Адамдар өмірін де құжаттармен тікелей
байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат-тууы туралы куәлік
жазылады. Он алты жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат – жеке куәлік
алады. Мектепті бітіргендегі – орта білім туралы аттестатпен расталады.
Жоғарғы оқу орнына түсу үшін түрлі үлгідегі іс қағаздарын жазады. Жоғарғы
оқу орнын бітірген шақта диплом беріледі. Жұмысқа орналасу барысында да
арыз, резюме, жеке іс парағы тағы басқа қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын
бастағандығын куәландыру үшін еңбек кітапшасын жазады.
Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек кітапшасын
жасауға, өмірбаян мен мінездеме жасауға, жеделхат, телефонға, факс жіберуге
тура келеді. Құжаттарды қазақша жүргізу – пән ретінде жоғарғы және орта
дәрежелі арнаулы оқу орындарын оқытыла бастады. Бұл пәннің міндеті
құжаттарды қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлеуметтік
маңыздылығын оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы
шарттарының бірі екендігін ұғыну, құжат жүргізудің дербес ғылым екендігін
таныту, құжат жүргізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі
педагогика сияқты ғылым салаларымен байланысын көрсету.
Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелері құжаттарын
толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі,
қызметі, мақсаты сияқты білім негіздері сияқты қаруландырып, қазақ
тілініңқоғам дамуындағы рөлінің күшеюі олардың өз тигізуін қамтамасыз ету.
Құжаттардың түрлері оларға қойылатын талаптар олардың безендірілуі, лексика
сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.
Оқулық қазақ іс қағаздар тілінің тарихы іс қағаздары және құжаттарын
екі тілде жүргізу деген үш бөлімнен тұрады. Қазақ даласында ХХ ғасырдан
бұрын қазақша жазылған құжаттар болған. Олардың тілдік ерекшелігі жазылу
мақсаты стилі қандай болған деген мәселелерге тереңірек үңілу үшін бірінші
бөлімінде ХХ ғасырдан бастап қазіргі кезеңге дейін құжаттарға тоқталдық.
Қазақ даласындағы қоғамдық саяси-әлеуметтік жағдайларға, сол кездегі қазақ
тілін, қазақ ресми іс қағаздар тілін сипаттайтын нұсқауларға, ресми іс
қағаздар стилдің ерекшеліктеріне байланысты, тақырыптарды кезең-кезеңге
бөліп қарастырдық. Олардың ХҮІІІ-ғасырда қазақ даласында қолданылған ХІХ
ғасырдың бірінші жартысындағы құжаттарды айтуға болады. ХІХ ғасырдың екінші
жартысындағы әкімшілік орындарының бұйрық, жарлықтары жазылған қазақша заң
жинақтары мен ережелер жатады.
ХХ ғасырдың басындағы құжаттар 1920 жыл мен 1930 жылдардағы құжаттар
бар. 1940 жылдардан кейін ресми құжаттар бар Қазақстан тарихының
хрестоматиясынан алынған жекеленген құжаттар беріліп отырды. Құжат толық
берілмеген жағдайда текстің тасталып кеткен бөлігі көп нүктелермен
белгіленеді. Құжатты жақсырақ түсіру үшін қажет, бірақ түп нұсқада жоқ
сөздер тік жақшаға алынған құжаттар сол кезде қолданылған ерекше кеңсе
тілімен жазылады. Құжат түп нұсқасындағы шағатай, татар тілінің әсерінен
болған тілдік ауытқулары, грамматикалық ерекшеліктер тағы басқа.
Қазіргі қазақ оқырманына түсініксіз тілдік құбылыстар қазіргі қазақ
тілінің нормасына икемделіп, тыныс белгілері қойылып түсінікті етіп
берілген. Ресей құжаттарының қолданылуы түрлі мазмұны мән мақсаты қоғамдағы
саяси-әлеуметтік жағдайымен тікелей байланысты болғандықтан қай кезеңнің
болмасын құжаттарын қарастырғанда сол кезеңдегі қазақ даласының ішкі,
сыртқы саяси-экономикалық, әлеуметтік жай-күйіне де шолу жасап отырдық. Бұл
кезеңде патша үкіметі өзінің отаршылдық саясатын жүргізуде татар
тілмаштарының көмегінен бас тартып қазақтың ұлттық буржуазиясына ақсүйектер
бастаған белгі.
Патша әкімшілігінің бұйрық-жарлықтарының жергілікті әкімдерге өз
тілінде жеткізу, өкілетті құжаттарды жергілікті халықтардың ана тілінде
жариялап, сөзсіз орындаттыру патша үкіметінің ресми көзқарастарының халық
арасына кең тарату мақсаты қазақ тілінде шығатын газетті қажет етті. Сөйтіп
басқару ісін жеңілдету ниетімен алғашқы қазақ газеттері шығарыла бастады.
Ташкентте Түркістан уәлаятының газеті омбыда газеттер шығарыла бастады, бұл
газеттер қазақ әдеби тілінен дамуға оның бір тармағы ресми құжаттар дамуға
үлкен үлес қосты.
Газеттердің негізгі мақсаты үкіметтердің бұйрық-жарлықтарының сот
орындарының үкімдерінің сауда хабарларын Ресей және басқа мемлекеттердің
өмірінде кездесетін оқиғаларды шаруашылық хабарларын жазып тұру болды.
Алғашқы қазақ газеттерінде жарияланған ресми құжаттар тіл газеттерінің
қазақ ресми құжаттар ілінің стилінің қалыптастырудағы рөлі жайлы шыққан
алғашқы газеттерінде жарияланған ресми құжаттар жан-жақты сөз болды. Сондай-
ақ оқулықты шыққаг АЙҚАП журналының ресми іс қағаздар
стилінқалыптастырудағы рөлі жайлы даайтылады. Бірінші бөлімде сонымен қатар
әдеби тіл, стиль, ресми іс қағаздар стилі мәселелері де сөз болады.
Әр дәуір тақырыптарына орай пайдаланылған мысалдар бір
ыңғайластырылып, мезгілдік, дәуірлік сипатына байланысты ерекшеліктер,
кеткен қателер түзетілмей, қазіргі таңбамызбен графикамен транскрипцияланып
беріледі.
Қазақстан ресми құжаттар стилі халықтың қоғамдық өмірімен, мәдени
өркенденуімен, әдеби тілдің дамып, жанрлық тармақтанылуымен, қоғамдық
қызметінің артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Қазақ ресми іс
қағаздар тілінің тарихына шолу жасай отырып, оның екі түрлі арнадан
сусындағанын байқауға болады. Бірі – сонау көне дәуірден бері келе жатқан
хан жарлықтары және басқа да ресми құжат үлгілері. Екіншісі – қазақ жерінің
Ресей мелекетінің қол астына кіруімен байланысты қазақ тіліне аударылып
таратылған орыс әкімшілігі орындарының бұйрық-жарлықтары, заңдары, қатынас
қағаздары. Яғни, қазіргі қазақ ресми іс қағаздар тілі жоқ жерден пайда бола
салмаған, өзіндік тарихы бар құбылыс. Құжаттар деп аталатын екінші бөлімде
тұратын құжаттардың түрлері, олардағы рекыизиттер құжаттардың жазылу стилі
сөз болады. Бұған дейін қазақтар саны басым алыс аудандарда ғана
құжаттардың қазақша жүргізіліп келгені мәлім.
Құжаттың жүйелік мағынасы және орны, құжат өте күрделі объект,
себебі ол екі бағытты бірлестіріп қызмет атқаратын ақпарат және заттық
тасымалдаушы. Оның негізгі мағынасын түсіну үшін жүйелік ұғым арқылы яғни
тәсілдік бағыт және зерттеу арқылы жетуіміз керек. Негізінен құжат
іріктелген жүйе арқылы қалыптасады яғни бір-бірімен тығыз байланыстылығы
элементтер нәтижесінде бір жүйе болып бекітіледі. Құжат ұғымында элемент
дегеніміз құжаттың бөлшегінен ең негізі сонымен біркелкі элементтерінің
тығыз байланыстылығы және оның атқаратын функциясын бір қалыпқа келтіретін
рөлін жүйесінің ішіндегі жүйелер реквизит, құжат бірлігі сонымен құжат
ұғымы күрделі бағытталған оның жүйелік қолдану реті болған элементтерінің
құрылымын конструкциялық элемент арқылы ұғынуға болады. Титульдік парақта
құжат элемент орнының жүйелік ретінде және жаңа жүйе болып бернеше ретке
бөлінеді, реквизит, құжат, құжат бірлігі, құжат жиынтығы, архив, мәлімдеме
базасы, сонымен құжат жекеленген жүйе болып қалады және оның тек өзіне ғана
тән сипаты немесе өзіне тән қолдану құрылымы болып табылады. Ерекшелігі
сыртқы ерекшелігі белгілі ол сипаты оның сапалық жағын яғни ішкі
айырмашылығын көрсетеді.
Сондықтан құжат қандай да болмасын объект ретінде өзіне ғана тән
сапалық айырмашылығымен белгіленеді, оның негізі мыналар құжаттың
отрибутивтік ерекшелігі, яңһғни құжат бір жүйе ретінде екі негізгі
қосындыдан тұрады, ақпараттық және материалдық. Егер де осы қосындының
біреуі болмаса онда құжат құжат емес, құжат өзіне ғана тән табиғаты арқылы
белгіленеді, яғни оның екі жағы бар мазмұны яғни ой идеясы тасымалдаушыға
түсіру себебі нәтижесінде ақпарат уақыт және кеңістікте жеткізу қажет.
Сонымен қатар радио арқылы таратылатын ақпараттық құжаттар кіргізіледі,
бертін келе тұжырымдай келе ғылыми айналымға құжаттың келесі мағынасын
бекітеді.
Қандай да болмасын ақпарат дерегінің көзі адамның ойын жеткізу білім
міндеті түрде уақыт және кеңістікте жеткізілсе оны құжат деп санауға
болады, құжат болуы қандай да болмасын материалдық коллекция ретінде
жинақтаса оны да құжат деп ұғынуға болып табылады. Адамның іс-әрекеті
нәтижесінде музейдегі жинақтарда құжат ретінде жатады.
Құжат қандай да болмасын ақпаратты сақтау үшін жасалынады, яғни
құжат ақпаратты ұйымды жүйелендіреді және жазылған түрде жеткізіледі.
Сондықтан ақпаратын ұғыну үшін ақпараттық айыруын және ақпаратты сақтаушы
материал керектілігін бөлек зерттейміз. Құжаттың ұғымы латын тілінде болып
табылады. Ол элементарлық ақпарат дегеніміз өлі табиғатқа тән, себебі ол
ақпаратты көп мерзімде сақтап көп уақытқа пайдалану және ақпаратты уақыт
және кеңістікті жеткізе отырып, тіпті алмастыруға мүмкіншілік туғызады.
Қазіргі таңда республикада мемлекеттік органдарда құжаттарды мемлекеттік
тілде жеткізуге бет бұрды. Бұл әрине әр мекемеде әр түрлі дәрежеде
атқарылып жатқан іс. Бұл үлкен істің оп-оңай орындалып, тір түнде қалыптаса
қалмайтыны белгілі. Осыған байланысты проблемалар да жетерлік. Оның бірі –
мемлекеттік қызметшілердің ана тілінде еркін сөйлеп, жаза алмайтындығы. Ал
орыс тілін кез-келген маман орыс тіліндегі ресми құжатты еркін жазып
шығарады. Бұның себебі, біріншіден тілді жетік меңгермегендігі болса,
екіншіден орыс тіліндегі құжаттарды ғасырлар бойы уақыт кезінен өтіп әбден
қалыптасқан, қай салада да дайын, мәтіндері стандартқа айналған. Оларда бұл
дәстүрлі мектеп. Біз қазақ тіліндегі құжаттарын да осындай дәрежеге
көрсетуіміз керек. Екінші проблема – қазақ тілінде құжаттарын жүргізуге
байланысты оқулықтар, оқу құралдары, сөздіктер, құжаттанудың үлгілері өте
аз, жоққа тән десе де болады. Үшінші проблеме – жоғарғы оқу орындарында да,
арнаулы оқу орындарында да құжаттарын қазақша жүргізуге байланысты пән
арнаулы курс оқу бағдарламасына енгізілмеген, сондықтан оқу орынын аяқтаған
маман өндіріске мемлекеттік органға құжаттарын қазақша жүргізуге еш
дайындықсыз келеді.
Осыған орай жоғарғы және арнаулы оқу орындарында оқулық ретінде
ұсынылып отырған бұл еңбекте құжаттарын қалай дайындау керек, оның қандай
стандартары бар, жазылу стилінде нені басшылыққа алу керек деген мәселелер
сөз болады. Жиі кездесетін қызметтік хат, резюме, мінездеме, арыз, еңбек
келісімі, визит карточкасы сияқты құжаттардың құрылымы, жазылуы, тағы басқа
мәселелеріне арнайы параграфтар беріледі. Есте ұстайтын бір жайт,
құжаттарды қарапайым жұрттың бәріне түсінікті ауызекі тілде жазылмайды. Ол
әдеби тілдің күрделірек, ресми, саяси, экономикалық сипаттағы нұсқасы десе
де болады. Оның өзіне тән қалыптасқан терминдері, сөз орамдары, мәндер-
нақышы, белгілі бір стандарты бар. Құжаттарды өркениетті елдің бәрінде
осындай.
Құжаттарды көптеген терминдері орыс тілінен, орыс тілі сияқты басқа
тілдерден енген. Олардың көпшілігінің қазақшаланған нұсқасы бар. Кейбрінің
орыс тіліндегі нұсқасы да, қазақшаланған нұсқасы да қатар қолданылып жүр.
Оқулықта осындай нұсқалардың әлі қалыптасып үлгермегендерін екі тілде қатар
беріп отырдық. Мысалы, резолюция – бұрыштама, резюме – түйіндеме тағы басқа
Протокол терминінің аудармасы ретінде осы уақытқа дейін мәжіліс хат,
хаттама сөздері қатар қолданылып келді. Соңғы уақытта хаттама сөзі термин
ретінде көп қолданылып, қалыптаса бастағандықтан оқулықта хаттама нұсқасын
алдық. Хаттаманың қолға берілетін белгілі бөлігін (выписка из протокола)
осыған дейін хаттамадан көшірме деп атап келдік. Енді осындағы көшірме сөзі
копия сөзінің аудармасы және оның мағынасын дәл беретіндіктен және копия
мен выписканы бір-бірімен шатастырмас үшін хаттамадан көшірме емес,
хаттамадан үзінді деп алдық.
Біріншіден, екі терминді бір сөзбен атағанша, әрқайсысының өз атауы
болғаны дұрыс, екіншіден, копия мен выписка бір нәрсе емес, үшіншіден,
үзінді сөзі хаттамадан үзінді выписка из протокола деп аталатын құжаттың
мағынасын көшірмеге қарағанда дәл ашады. Шынында да хаттамадан көшірме деп
атап жүрген құжатымыз хаттаманың бүкіл мазмұнының көшірмесі емес, тек
белгілі бір қажетті бөлігінің ғана үзіндісі.
Қазіргі таңда белең алған бір құбылыс құжаттарды, олардағы
терминдерді түгелдей орыс тілінен аударып алып жатырмыз. Тіпті бір сөзін,
бір тіркесін мүлт жібергіміз келмейді, түгендеп отырамыз, кейде осыны қатаң
ұстанамыз деп шарттылыққа, түсінбеушілікке ұрынамыз. Мысалы, орыс тіліндегі
делопроизводство термині іс қағаздарын жүргізу болып қалыптасқан,соңғы
кезде орыс тіліндегі нұсқасында қағаз сөзінің баламасы жоқ болғандықтан оны
алып тастап құжаттандыру деп айту, жазу белең алып жүр. Негізінде іс
жүргізу заң орындарында қолданылатын термин болып қалыптасқан. Беретін
мағынасы да көпшілікке түсінікті – белгілі бір қылмыстық істі жүргізу.
Осыған орай істі болды, ісі сотта қаралды, қылмыстық іс тоқтатылды, істі
жүргізу Пәленшеевке тапсырылды деген сияқты тіркестерді жиі қолданамыз.
Олай болса, делопроизводство сөзін іс жүргізу деп алудың қанша қажеттігі
бар?
Оқулықта делопроизводство сөзі іс қағаздарын жүргізу деп берілді.
Біріншіден іс қағаздарын жүргізу сөзі бұрыннан қалыптасып, тілге сіңісті
болған, екіншіден өз мағынасын толық, айқын бере алады, үшіншіден іс
жүргізу заң термині ретінде қалыптасқан, өзінің беретін мағынасы, атқаратын
қызметі, қолданылу ерекшелігі бар, төртіншіден әрқайсысының өз атауы
тұрғанда екі терминді бір сөзбен беру қажеттігі жоқ. Қазақ тілі бай,
терминдердің баламалары да жетерлік, бәрін ғылыми негіздеп, байыптап алу
керек.
Құжаттарын қазақша жүргізуді қалыптастыру үлкен де жауапты іс. Бұл
қалыптасып, бір ізге түскенше құжаттардың түрлі нұсқалары, түрлі сөз
қолданыстары белең алуы мүмкін. Оны жүйеге түсіру үшін де біраз уақыт керек
болады. Біздің мақсатымыз іс қағаздарын жазудағы, оның стандарт нұсқауларын
қалыптастырудағы өркениетті елдер тәжірибесіне сүйене отырып, ана тілінің
өз заңдылықтарын сақтап, өз мүмкіншілігін сарқа пайдалана отырып, ұлттық іс
қағаздарының құжаттарын қалыптастыру.
ХҮІІІ ғасырда қазақ даласында қолданылған ресми іс қағаздар стилінің
өзіндік ерекшеліктері сол кездегі жазбалар тілінің лексика-фразеологиялық
құрамынан, грамматикалық тәсілдерінен, синтаксистік құрылымынан,
орфографиясынан көрінеді. Бұл кездегі ресми құжаттарының түрлі дәрежедегі
лауазымды адамдарды, әкімдерді дәріптейтін тұрақты эпитеттердің қолданылуы
шарт болды.
Әкімшілік орындарынан шығатын бұйрық, жарлық мағынасындағы іс
қағаздары ярлұқ, әмір ярлұқ, фарман деп аталған. Қазір біз қолданып жүрген
жарлық, бұйрық, қарар, қаулы сөздері бұл құжаттарда кездеспейді. Ярлұқ –
түркілік сөз, қазір біз оны жарлық түрінде қолданамыз. Ал әмір ярлұқ сөзі
хан, сұлтандар тарапынан берілетін жарлық мағынасында қолданылған. Мұндағы
әмір – араб сөзі. Фарман сөзінің қолданылуы қазіргі бұйрық сөзінің
қолданылу аясымен сәйкес келеді.
Халық, ел, көпшілік мағынасын білдіру үшін жамағат, йурт, халық,
қара халық, ел сөздері қолданылған. Бұл жердегі йурт сөзі белгілі бір
этникалық территориялық тұтастық ретінде біріккен топ мағынасын беретін
термин сөз ретінде жұмсалған. Себебі, құжаттарда қырғыз-қазақ йурты, Руссия
йурты, Орал йуртындағы башқуртлар, күллі йуртымыздың жамағатлары сияқты
қолданыстар кездеседі. Халық сөзі аталған құжаттарда сирек қолданылғанымен
осы күнгі мағынасында жұмсалған. Құжаттарда кездесетін араб сөзі –
кіріфтар. Тұтқын сөзінің синонимі ретінде қолданылады. Құжаттарда елші,
тұтқын, бастық деген түркі сөздері осы күнгі мағынасында қолданылған. Мал
сөзі өзінің тура мағынасымен қатар товар терминінің де қызметін атқарады.
Сайдагер, шабуыл сияқты араб-парсы сөздері де қазіргі қолданыстағы қызметін
атқарады. Сол сияқты гаскер – әскер, сахара – дала, баж – салық, мехкеме –
мекеме, хаким, әкім – бастық, әкім, йаманлық – жамандық, қияпат – сатқындық
сөздері жиі қолданылады.
Құжаттарда қала сөзімен қатар шаһар сөзі де қолданылады. Қала деп
көлемі жағынан кішілерін атаса, шаһар деп үлкен қалаларды атаған. Қала сөзі
сонымен қатар крепость ұғымын да бере отырған. Кейбір құжаттарда крепость –
кірпіс, кірепос, крепиш деп те аталады.
Қазақ даласына әкімшілік орындарына белгілі бір мерзімге сайлап қою
тәртібі келгенімен, сайлау сөзі қолданылмаған. Сайлау ұғымын білдіретін хан
қоярға, хан ясадшар тіркестері кездеседі.
Ресми іс қағаздар тіліне талдау жасай отырып, ондағы лексикалық
ерекшеліктің бірі араб парсы элементтерінің өте көп кездесетіндігі.
Қазақ тіліне араб, иран тілдерінен сөз ауысу процесі күшейе
бастағаны белгілі.
Лексикалық ерекшеліктің тағы бірі – қазақ жерінің Ресей империясына
бағынуына байланысты ресми іс қағаздарында орыс сөздерінің қолданыла
бастауы. Мысалы, генерал сөзі аударылмай генерал, жанарал, ганерал түрінде
қолданылған. Кавалер сөзі кауалер, кұалер түрінде кездеседі. Іс
қағаздарында жиі кездесетін орыс сөздері қатарына старшина, господин,
губернатор, полковник, граф, пристав, команда сөздерін жатқызуға болады.
Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты
құжаттар, басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе
тәртібі құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер. Жарғы, ереже, нұсқау
(инструкция) т.б. құжаттар жатады.
Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып
саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін
мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай мекеменің
ұйымдық құжаттарына – мекеме жарғысы; құрылтайшылар келісімі және жарғы;
коммерциялық емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады. Мекеме жарғысы
белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі.
Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер,
жеке, заңды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқықтары мен міндеттері жазылады.
Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекен-жайын, басқару
органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылушы, ісін тоқтатуын реттейді,
растайды.
Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатын,
принциптерін, басқару органдарынның құрамы мен мүмкіндіктерін, келісім-шарт
уақытын белгілейді.
Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны
анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар көрсетіледі.
Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда құрылымдық
бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін,
қызметтерін белгілейтін бағыттағы ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін
ұйымдатыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп
ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты
негізінде бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала
отырып жасалады.
Ішкі тәртіп ережесінің текстін мекеме әкімшілігі кәсіподақ
қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады және ол еңбек ұжымында өткізілетін
жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.
Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда
қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қатынасын, мекеме
жетекшісі мен қызметкерлердің құқықтық қарым-қатынастары және т.б.
мәселелер жазылады. Қызметтік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің құқықтары
мен міндеттерін айқындайды.
өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және
қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай
құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықта ұйымның,
өндірістік-шаруашылық және маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан
оларды безендіруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс
және оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша
жүргізіледі.
Бұйрыққа қол қойылған соң, ол тіркеуге алынады түпнұсқасы немесе
оның көшірмесінің үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және оларға
бақылау жасалады.
Бұйрықты безендірудің ең маңызды бөлігі – оның мәтіні. Бұйрық мәтіні
өкілеттік бөлімдерден құралып, БҰЙЫРАМЫН деген сөзбен беріледі және жеке
жолға жазылады.
Орындалуы міндетті бұл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті,
қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттің орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні
көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса,
мәтіннің өкілеттік бөлігі пункттерге бөлінеді және олар араб цифрларымен,
белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні,
фамилиясы, қызметі толық жазылуы тиіс.
Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда,
орындалу уақытына шек қойылмайды, яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың
соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.
Бұйрықтың соңғы пунктінде оны орындауға міндетті және жауапты
тұлғаның қызметі көрсетіледі. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру
мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекетпен
ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді,
баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат
алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме
басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.
Анықтама-ақпараттық құжаттардың бірі – акт. Ол мекеме жетекшісінің
тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың
қатысуымен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кездеседі. Олар:
материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санауы, құжаттарды қабылдап алу,
өткізу, материалдық құндылықтарды қабылдауы, өткізу тағы басқа.
Құжатта акт жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады.
Олардың ұсыныстары мен көзқарастары актіде белгіленбейді. Тексеруші топ
мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және
мекеме мөрі басылады.
Мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік деп
бөлінеді. Қызметтік құжаттары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамның
атынан, ал жеке құжаттары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға
қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат,
хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік тағы басқа. Төлқұжат, куәлік,
білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына
береді. Қызметтік құжаттарына мекемелер мен ұйымдардың құжаттандыру
барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік
хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама тағы басқа.
Құжаттары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді
болып бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп қалыптасқан мәтін үлгі бойынша
жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш, тағы басқа.
Трафареттік іс қағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын ала
типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің
алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы,
студенттің белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын анықтама. Мұнда
студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы
орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиялық әдіспен басылып, алдын-ала
дайындалады. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес,
оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар, Мысалы, пікір. Еркін мәтінді
іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына қойылатын талаптар
сақталады.
Мекеменің ішкі құжаттарына мекеменің қызмет ету барысында, оны
құжаттау процесінде мекеме ішінде дайындалған құжаттары жатады. Мекемеге
басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін
іс қағаздарына жатады. Шығу, жасалу
деңгейіне қарай іс қағаздары түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді.
Түпнұсқалық іс қағаздарына кез-келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы
оригинал жатады. Ал көшірмелік ісқағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол
күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір
бөлігі жатады. Көшірмелік іс қағаздарына кез-келген құжаттың көшірмесін
(диплом көшірмесі,бұйрықтың көшірмесі тағы басқа. Үзіндісін хаттамадан
үзінді, бұйрықтан үзінді тағы басқа. дубликатын жатқызуға болады.
Үзінді-құжаттың қажетті бөлігінің мәтініөзгертілмей
жазылған, қолға берілетін нұсқасы.
Дубликат – құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың тұпнұсқасымен күші
бірдей көшірмесі. Кез-
келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар.
Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып қол қойылғанда ғана
күші бар. Егер көшірме мекемеден тыс жерге берілетін болса ғана мөр
басылады. Азаматтардың
қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер куәландырады. Нотариалдық
кеңселер жоқ елдімекендерде жергілікті әкімшілік қызметкері құжаттарды
олардың түпнұсқасымен салыстыра отырып куәландырады. Азаматтардың мүліктік,
отбасылық. Қазіргі кезде визит карточкалары адамдардың іскерлік
қарым – қатынасыныңбөлінбес атрибутына айналады. Бүгінгі таңда бірден көзге
ұратын әдемі визиткалармен ешкімді таңдандыра алмайсыз. Дегенмен де сіздің
визиткаңыз іскерлік қатынастыда, жеке басыңызға қатысты қарым- қатынасты да
дамыту үшін не істеу керек? Визит карточкасы қандай болу керек? Бұл әрине
онда не жазылғанына және қалай жазылғанына байланысты.
Әдетте визикарточкасының бет жағына, анық
оқылатын шрифтімен негізгі жазулар үшін жартылай қанық бояулы Tites-14
қолданылады. Аты, жөні жазылады. Фамилия үлкен әріптермен
теріледі. Мысалы, Болатов Нұржан Қайырбекұлы. Ағылшын тілінде жазылатын
вариантында алдымен фамилия, содан кейін әкесінің атыныңбірінші әріпі және
өз аты жазылады.
Қызметі. Тек ресми атқаратын қызметі жазылады. Міндетін атқарушы, уақытша
орындаушы уақытша сөздері визит карточкаларына жазылмайды. Мысалы,
уақытша директор, бөлім бастығының міндетін атқарушы, тағы сол сияқты.
Ресми қабылданған, көпшілікке тусінікті қысқарған сөздерді ғана
пайдаланыңыз. Бұл сіздің визиткаңыз мүмкіндіктерін дұрыс пайдалануға өз
әсерін тигізеді Түсініксіз қысқартылғансөздер мен шартты белгілерді
қолданудан аулақ болыңыз. Одан да мейлінше ұсақ шрифтімен беріңіз я болмаса
визитканың артқы бетін пайдаланыңыз. Қызмет істейтін мекеменің аты толық
жазылғанда иерархия сақталуы керек.
Ғылыми дәреже, әскери тағы басқа атақтар визит карточка иесінің
іскерлік қатынас қажеттілігіне қарай көрсетіледі. Визитка иесін белгілі
қызметі болғанда немесе атқаратын қызметін жасырын ұстау қажетболғанда
ғылыми дәрежесі, әскери т.б. атағы ғана көрсетіледі. Толық адресті жазған
кезде хат-хабар алуға оңай болу үшін индексті жазыпқоюға болады. Үйдің
телефоны, жұмыс орнының толық адресі көрсетіледі, жұмыс телефоны. Алдымен
хатшының немесе Департамент бойынша кезекшінің телефоны жазылады. Қажет деп
тапқан сенімді жағдайда өзіңіздіңжеке телефоныңызды да көрсетуге болады.
Мобиль жүйесіндегі байланысыңыз болса ол кодымен толық көрсетіледі. Егер
мобиль жүйесіндегі байланыс бірнешеуболса әрқайсысы кодымен жеке
көрсетіледі.
Басқа информацияға карточкада орын да қалмайды.
Енді Визит карточкаларының безендірілуі туралы. Визит
карточкасының стандарт көлемі жоқ. Бірақ көбінесе ол 50 х 90 мм-лік
көлемдегі қатты қағазда жасалады.
Визит карточкаларының түр түсі: Үкімет
құрылымында, сайлау органдарында істейтін тқызметкерлер көбіне ақ
мемлекеттік ту түсімен сәйкестіріп жасайды. Ақ түс – қолының және ниетінің
ақтығының символы болса, мемлекеттік ту түсі – мемлекеттік құрылымда
істейтіндігін бідіреді және Отанына адал қызмет ететіндігін көрсетеді.
Қаржы бөлімдерінің
банктердің қызметкерлері сенімділікті, орнықтылы көрсететін ауырлау түспен
жасатады. Олар: алтын түсті, металл түсті, қызыл, сұр, күміс, жасыл түсті.
Түрлі дәрежедегі басқару орындарында
істейтіндер классикалық үлгідегі түстерді (фон- көгілдір, шрифт қара көк,
фон – ақшыл сия түсті, шрифт – сия түсті, фон –ақшыл қоңыр, шрифт – қара
қоңыр т.б.) қалайды. Әр мамандық иесі өз қалауына қарай таңдап жасатады.
Мысалы теңіз, әуе жолы қызметкерлері көгілдір түспен жасатқанды жақсы
көреді. Орман шаруашылығы қызметкерлері өз визиткаларының фонын көп
жағдайда жасыл түске жақын етіп жасатады. Полиграфист қай тонды таңдаса да
шрифті міндетті түрде қара түспен береді. Творчество адамдары өз
визиткаларының бірден көзге ұрып тұратынын қалайды. Оссыдан келіп өз
визиткаларын түрлі фигуралар мен өрнектер, бедерлер сала отырып жасайды.
Сондықтан жазушы визиткасынан төгілген сияның суретін, музыкант
визиткасынан нота белгілерін көруге болады. Ғылыми
интеллигенция, ішкі істер министірлігі, қорғаныс министірлігі, мемлекеттік
қауіпсіздік комитеті, мемлекеттік құрылым қызметкерлері көбіне ақ фонменғ,
шрифтері қара, артық-ауыс белгі, фигуралары, сызықтары жоқ визиткалар
жасатады.
Қызғылт және қызыл түсті визиткалар сирек кездеседі.
Енді визиткалардағы рәміздерге символдар келейік. Мемлекет қайраткерлері
иен партия қызметкерлері өз визиткаларында мемлекеттік ту мен елтаңба
белгісін орынды, орынсыз орнастыра береді. Түрлі сала қызметкерлері өз
мамандығына байланысты эмблемаларды көрсетеді. Фирма қызметкерлері - өз
фирмасының эмблемасын береді. Географ визиткасынан компас тағы сол сияқты
белгілерді көруге болады. Творчество адамдары пушкин қаламынан бастап,
түрлі сән үлгісімен жасалған ашақа дейінгі кез-келген нәрсені бере береді.
Іс сапар,
конференция, семинар, көрме тағы басқа іскерлік байланыс жасалатын жерлерге
жиналғанда визиткаларды жеткілікті етіп алып шығыңыз. Бұл жерлерде
визиткалар сіздің жеке басыңыздың құжаты ретінде де, кепілдеме ретінде де
сізге коп пайдасын тигізеді. Визиткаларды кімкөрінгенге
бере бермеңіз, тек өзіңіз байланыс жасағаныңыз ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz