«Су ресурстары қызметі» ЖШС-ң құжат айналымын автоматтандыру

Нормативтік сілтемелер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 9
Анықтамалар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 10
Белгілеулер мен қысқартулар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 11
Кiрiспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 12
1 Аналитикалық бөлім ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 14

2 Жобалау бөлімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
2.1 Ақпараттық жабдықтау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
2.1.1 Кіріс ақпаратының сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.1.2 Тұрақты ақпарат сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.1.3 Нәтижелік ақпарат сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
2.2 Аппараттық жабдықтау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
2.3 Ақпараттық жүйелерді технологиялық жабдықтау ... ... ... ... ... ... ...
2.4 Есеп кешенін бағдарламалық жабдықтау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.4.1 Операциялық жүйені таңдауды негіздеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.4.2. Ақпараттық жүйенің бағдарламалық құрылғыларын негіздеу
және таңдау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.4.3 Delphi және деректер қоры ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.4.4 Delphi.дегі ДҚБЖ.мен жұмыс істеуге қажетті базалық
кластар мен компоненттер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
2.4.5 Деректер жиынтығымен жұмыс істеуге арналған негізгі
компоненттер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.5 Бағдарламалық өнімнің сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
2.5.1 Бағдарламалық модульдерді сипаттау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2.5.2 Пайдаланушы интерфейсін ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
3 Еңбекті қорғау мен тіршілік қауіпсіздігі бөлімі ... ... ... ... ... ... ... ... ...
3.1 Жұмыс орындарындағы метеорологиялық шарттар ... ... ... ... ... ... ... ... ..
3.2 Жұмыс орнындағы ауаны желдету және конденционерлеу ... ... ... ... ... ..
3.3 Өрт қауіпсіздігі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
3.4 Электр қауіпсіздігі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
3.5 Электромагниттік өрістің қауіптілігі және оны алдын алу шаралары ...
3.6 Табиғат қорғау іс шараларын ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
3.7 Зертханалық зиянды және қауіпті факторларды талдау ... ... ... ... ... ... ...
4 Экономика бөлімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
4.1 Автоматтандырудың экономикалық тиімділігін есептеу ... ... ... ... ... ..
4.2 Автоматтандыруға жұмсалған күрделі шығындарды есептеу ... ... ... ... ..
4.3 Еңбек және еңбекақы сұрақтары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
4.4 Бағдарламаның өтелу мерзімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
5 Бизнес.жоспар бөлімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
5.1 Аннотация ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
5.2 Түйін ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
5.3 Кәсіпорынның сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
5.4 Маркетинг жоспары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
5.5 Бағдарламалық жабдықтың сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
5.6 Өндірістік жоспар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
5.7 Ұйымдастырушылық және басқару жоспары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
5.8 Қаржылық жоспар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
5.9 Жұмыстардың орындалу тізбесі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
5.10 Жобаның тәуекелділігін талдау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
5.11 Әлеуметтік аспектілер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
Қосымша ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Дипломдық жұмыс тақырыбының өзектілігі. Қазақстан Республикасының Президенті Нұрсұлтан Назарбаевтың Қазақстан халқына жолдауы, нақты іске асыру тарауында былай деп жазылған: «Электрондық үкімет» жобасын іске асыруды жеделдетсін. Ол үшін биылғы жылы «Біріздендірілген номерлердің ұлттық тізілімі туралы» Заң қабылдануға және «Ақпараттандыру туралы» Заңға тиісті өзгерістер мен толықтырулар енгізілуге тиіс. Нақты іске асырылған жағдайда мұның өзі әрбір азаматтың енді қазіргі кезде жиі талап етіліп жүрген СТН, ӘЖК, төлқұжат нөмірі және басқа да құжаттардың орнына өзінің әмбебап дербес кодын иеленуіне мүмкіндік береді» [1,2]. Сондай-ақ, айтуынша құжаттарды басқару келешекте электрондық жолымен жүзеге асырылады. Құжаттарды басқару жеделдету жолында құжаттарды қазақ тілінде жүргізу аса маңызды рөл атқарады.
Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірленуі іс жүргізуді жетілдіру жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар қозғалысының жылдамдығы, құжаттарды іздеу және сақтаудың ұйымдастырылуы, іс жүргізу және тағы басқалар. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі [3-5].
Ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде құжат айналымының мәні зор. Құжаттарды жедел өңдеу, ұйымды және бөлімдерді басқару үшін ақпараттық құжаттарды қолдану оларды дұрыс ұйымдастырып реттеуге байланысты болады. Өз өзіндік дайын ақпарат әрдайым шешім қабылдауға жағдай бермейді. Мұндай ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау қажет сонда дұрыс шешім қабылдауға мүмкіндік болады.
Бұл үшін құжат айналымының есебін жүргізу керек болады. Құжат айналымы жөніндегі толық мәліметті хат-хабарландыру қабылдау және тіркеу туралы мәліметтерді қоса барлық құжат айналым көлемі шығады.
Құжаттамалық процестің іске асырылуы ақпараттың құжаттар мен олардың ағымдағы жүйесі түрде зерттеу көзқарасты қажет етеді. Жүйелілік барлық қажетті мақсатты элементтерін зерттеу және бұл мақсаттардың толық сипаттамасын беруге әкеледі.
Дипломдық жұмыстың ғылыми жаңалығы мен тәжірибелік құндылығы төмендегідей негізделеді:
- Кіріс-шығыс құжаттарын тіркеудің және орындалуын қадағалаудың автоматтандырылуы;
- Кіріс-шығыс құжаттары туралы әртүрлі есептерді алу мүмкіндіктерінің болуы.
Дипломдық жұмыстың маңыздылығы алынған бағдарламалық қосымшаның жұмыс істеу нәтижелерінің шынайылығымен түсіндіріледі.
Шешілетін ғылыми мәселенің заманауи тұрғыдағы бағасы. Жасалған диплом жұмысында құжат айналымын жүргізетін және ресми құжаттарды әзірлейтін қызметкерлердің мемлекеттік тілді білуін қадағалау мәселелеріне айрықша назар аударылғаны мәлім. Ал бұл шаралар бұрын-соңды жете көңіл бөлінбей келген ресми іс қағаздарының тілдік-стильдік құрылымына ерекше мен беруді қажет етеді.

1. Қазақстан Республикасының Су Кодексі (2012.10.07. берілген өзгерістер мен толықтырулармен)
2. Қазақстан Республикасының Заңы Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік бақылау және қадағалау туралы (2012.10.07. берілген өзгерістер мен толықтырулармен)
3. Қазақстан Республикасының Заңы Мемлекеттік мүлік туралы (2012.10.07. берілген өзгерістер мен толықтырулармен)
4. Шымкент қаласында сумен қамту және канализацияның инженерлік коммуникация жүйелерін күтіп ұстау ережесін бекіту туралы ІV сайланған Шымкент қаласы мәслихатының ХІ сессиясының 2008 жылғы 2 шілдедегі № 120 шешімі
5. Су шаруашылығы және кәріз жүйелерінің реттеліп көрсетілетін қызметтеріне сараланған тарифтерді есептеу әдістемесін бекіту туралы Қазақстан Республикасы Табиғи монополияларды реттеу агенттігі төрағасының 2009 жылғы 30 желтоқсандағы № 419-НҚ бұйрығы
6. Жер қойнауын пайдаланушылардың жер қойнауын пайдалану жөніндегі операцияларды жүргізу туралы есептер беру қағидасын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2010 жылғы 30 желтоқсандағы № 1455 Қаулысы
7. Жер қойнауын пайдалану құқығын беру қағидасын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2010 жылғы 30 желтоқсандағы № 1456 Қаулысы (2012.31.08. берілген өзгерістер мен толықтырулармен)
8. Сумен жабдықтау және су бұру қызметінің көрсетілген көлемін анықтау әдістемесі
9. Табиғи монополия саласына жататын, ұсынылатын қызметтерге (тауарларға, жұмыстарға) арналған үлгi шарттарды бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2003 ж. 28 қарашадағы № 1194 қаулысы (2008.03.03. берілгенөзгерістер мен толықтырулармен)
10. Табиғи монополиялар және реттелетін нарықтар туралы Қазақстан Республикасының 1998 ж. 9 шiлдедегі № 272-I Заңы (2012.10.07. берілген өзгерістер мен толықтырулармен)

Пән: Автоматтандыру, Техника
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 52 бет
Таңдаулыға:

Аннотация

Дипломдық жұмыс тақырыбы: Су ресурстары қызметі ЖШС-ң құжат айналымын автоматтандыру.
Құжат айналымының ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде аса маңызды рөлі бар. Құжат айналымын дұрыс ұйымдастыру құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда және мекемеге қарасты объектілердің басқару мақсатындағы ақпараттық құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Сондықтан құжат айналымын автоматтандыру өзекті мәселелердің бірі болып отыр. Дипломдық жұмыста құрылған бағдарламалық жабдық Су ресурстары қызметі жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің құжат айналымын автоматтандыру жұмысын орындайды. Мұнда кіріс және шығыс құжаттары туралы мәліметтерді енгізу үшін ыңғайлы интерфейс жасалған. Оларды түзету, қажет мәліметті іздеу, құжат тізімдерінен әртүрлі есептер алу мүмкіндіктері қарастырылған.
Ақпараттық жүйенің деректер қоры Microsoft Access деректер қорын басқару жүйесінде, онымен жұмыс жүргізу қосымшасы Delphi визуалды бағдарламалау ортасында орындалған.
Дипломдық жұмыстың түсіндірме жазуы кіріспе, бес бөлім, қорытынды мен пайдаланылған әдебиеттер тізімін қамтитын 93 беттен тұрады. Жұмыстың құрамында 30 кесте, 28 сурет, 1 қосымша бар және 25 әдебиет көздеріне сілтеме жасалған.
Дипломдық жұмыс М.Әуезов атындағы ОҚМУ-ң Ақпараттық жүйелер кафедрасында орындалған.
Дипломдық жұмыстың жетекшісі: т.ғ.к., доцент Ботаева Сәуле Байзаққызы.
Орындаған: ИП-10-3к1 тобының студенті Қаңлыбаева Жанар

Мазмұны

Нормативтік сілтемелер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
9
Анықтамалар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
10
Белгілеулер мен қысқартулар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
11
Кiрiспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
12
1 Аналитикалық бөлім ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
14

2 Жобалау бөлімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

2.1 Ақпараттық жабдықтау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

2.1.1 Кіріс ақпаратының сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

2.1.2 Тұрақты ақпарат сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

2.1.3 Нәтижелік ақпарат сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

2.2 Аппараттық жабдықтау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

2.3 Ақпараттық жүйелерді технологиялық жабдықтау ... ... ... ... ... ... ...

2.4 Есеп кешенін бағдарламалық жабдықтау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

2.4.1 Операциялық жүйені таңдауды негіздеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

2.4.2. Ақпараттық жүйенің бағдарламалық құрылғыларын негіздеу
және таңдау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

2.4.3 Delphi және деректер қоры ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

2.4.4 Delphi-дегі ДҚБЖ-мен жұмыс істеуге қажетті базалық
кластар мен компоненттер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

2.4.5 Деректер жиынтығымен жұмыс істеуге арналған негізгі
компоненттер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

2.5 Бағдарламалық өнімнің сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..

2.5.1 Бағдарламалық модульдерді сипаттау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

2.5.2 Пайдаланушы интерфейсін ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

3 Еңбекті қорғау мен тіршілік қауіпсіздігі бөлімі ... ... ... ... ... ... ... ... ...

3.1 Жұмыс орындарындағы метеорологиялық шарттар ... ... ... ... ... ... ... ... ..

3.2 Жұмыс орнындағы ауаны желдету және конденционерлеу ... ... ... ... ... ..

3.3 Өрт қауіпсіздігі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

3.4 Электр қауіпсіздігі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

3.5 Электромагниттік өрістің қауіптілігі және оны алдын алу шаралары ...

3.6 Табиғат қорғау іс шараларын ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

3.7 Зертханалық зиянды және қауіпті факторларды талдау ... ... ... ... ... ... ...

4 Экономика бөлімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..

4.1 Автоматтандырудың экономикалық тиімділігін есептеу ... ... ... ... ... ..

4.2 Автоматтандыруға жұмсалған күрделі шығындарды есептеу ... ... ... ... ..

4.3 Еңбек және еңбекақы сұрақтары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

4.4 Бағдарламаның өтелу мерзімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

5 Бизнес-жоспар бөлімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

5.1 Аннотация ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

5.2 Түйін ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

5.3 Кәсіпорынның сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

5.4 Маркетинг жоспары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

5.5 Бағдарламалық жабдықтың сипаттамасы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

5.6 Өндірістік жоспар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

5.7 Ұйымдастырушылық және басқару жоспары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

5.8 Қаржылық жоспар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

5.9 Жұмыстардың орындалу тізбесі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

5.10 Жобаның тәуекелділігін талдау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..

5.11 Әлеуметтік аспектілер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..

Қосымша ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

Нормативтік сілтемелер

Бұл дипломдық жұмыста келесі нормативтік құжаттарға сілтемелер пайдаланылған:

СТ ҚР 1158-2002 Жоғары кәсіби білім. Білім беру мекемелерінің материалдық техникалық базасы.
ҚР МЖМБС 5.04.019-2011 Мемлекеттік жалпыға міндетті білім беру стандарты. Жоғары білім. Бакалавриат. Негізгі ережелер.
ҚҮ ОҚМУ 1-005-2012 Сапа менеджменті жүйесі. Құжатталған процедура. Құжаттарды басқару.
СТ ОҚМУ 4.02-2012 Сапа менеджменті жүйесі. Университет стандарты. СМЖ құжаттарын құру, келтіру және рәсімдеудің жалпы талаптары.
СТРК 34.006 - 2002 - Ақпараттық технология мәліметтер қоры негізгі терминдер және анықтамалар;
СТРК 34.007 - 2002 - Ақпараттық технология мәліметтер қоры негізгі терминдер және анықтамалар. Телекоммуникациялық желілер;
МЕСТ UCO 8790 - 95 - Ақпаратты өңдеу жүйесі. Есептеуіш жүйелердің конфигурация сұлбасы, шартты белгілері және символдары;
СанПиН 2.24.548-96, Өндірістік орындардың гигиеналық талаптары.
СНиП2.04.05-86, Жылыту, венитялция, салқындату.
ДНАОП 0.03-3.01-71, Өндірістік орындардың санитарлық нормалары -245-71.
ГОСТ 12.1.005-88, Жұмыс зонасының ауасына жалпы талаптар.
ГОСТ 12.1.0.19-79, Электр құрылғыларын орнату ережелері.

Анықтамалар

Бұл дипломдық жұмыста келесі анықтамалар қолданылады:

Іс қағаздарын қалыптастыру - бұл құжаттарды іс номенклатурасына сәйкес белгілі бір іске жатқызу және оның ішіндегі құжаттарды жүйелеу
Ақпараттық жабдықтау - ақпаратты кодтау және классификациялаудың, құжаттаудың унификацияланған жүйелерінің, ақпараттық ағын схемаларының, сонымен бірге деректер қорын құрудың методологиясының біртұтас жүйесінің жиынтығы.
Кіріс ақпараты - қандай да бір құрылымдық бөлімге келіп түскен ақпарат;
Шығыс ақпараты - қандай да бір құрылымдық бөлімнен келіп түсетін ақпарат;
Ішкі ақпарат - объекттің ішінде туындайтын ақпарат;
ADO (Active Data Objects) - Берілгендер қорының информациясына қол жеткізу механизмі, ADO Microsoft фирмасының стандарты.

Белгілеулер мен қысқартулар

ЖШС - жауапкершілігі шектеулі серіктестік
ОҚО - Оңтүстік Қазақстан облысы
ТМД - Тәуелсіз мемлекеттер достастығы
СТН - салық төлеушінің номері
ӘЖК - әлеуметтік жеке код
СМЖ - сапа менджментінің жүйесі
ЭМЖ
ЕҚ
ЕҚМЖ
ТҚКО - Тұтынушыларға қызмет көрсету Орталықтары
ЖК - Жеке кәсіпкерлер
МҚ - Мәліметтер қоры
МҚБЖ - Мәліметтер қорын басқару жүйелері

Кіріспе

Дипломдық жұмыс тақырыбының өзектілігі. Қазақстан Республикасының Президенті Нұрсұлтан Назарбаевтың Қазақстан халқына жолдауы, нақты іске асыру тарауында былай деп жазылған: Электрондық үкімет жобасын іске асыруды жеделдетсін. Ол үшін биылғы жылы Біріздендірілген номерлердің ұлттық тізілімі туралы Заң қабылдануға және Ақпараттандыру туралы Заңға тиісті өзгерістер мен толықтырулар енгізілуге тиіс. Нақты іске асырылған жағдайда мұның өзі әрбір азаматтың енді қазіргі кезде жиі талап етіліп жүрген СТН, ӘЖК, төлқұжат нөмірі және басқа да құжаттардың орнына өзінің әмбебап дербес кодын иеленуіне мүмкіндік береді [1,2]. Сондай-ақ, айтуынша құжаттарды басқару келешекте электрондық жолымен жүзеге асырылады. Құжаттарды басқару жеделдету жолында құжаттарды қазақ тілінде жүргізу аса маңызды рөл атқарады.
Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірленуі іс жүргізуді жетілдіру жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар қозғалысының жылдамдығы, құжаттарды іздеу және сақтаудың ұйымдастырылуы, іс жүргізу және тағы басқалар. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі [3-5].
Ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде құжат айналымының мәні зор. Құжаттарды жедел өңдеу, ұйымды және бөлімдерді басқару үшін ақпараттық құжаттарды қолдану оларды дұрыс ұйымдастырып реттеуге байланысты болады. Өз өзіндік дайын ақпарат әрдайым шешім қабылдауға жағдай бермейді. Мұндай ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау қажет сонда дұрыс шешім қабылдауға мүмкіндік болады.
Бұл үшін құжат айналымының есебін жүргізу керек болады. Құжат айналымы жөніндегі толық мәліметті хат-хабарландыру қабылдау және тіркеу туралы мәліметтерді қоса барлық құжат айналым көлемі шығады.
Құжаттамалық процестің іске асырылуы ақпараттың құжаттар мен олардың ағымдағы жүйесі түрде зерттеу көзқарасты қажет етеді. Жүйелілік барлық қажетті мақсатты элементтерін зерттеу және бұл мақсаттардың толық сипаттамасын беруге әкеледі.
Дипломдық жұмыстың ғылыми жаңалығы мен тәжірибелік құндылығы төмендегідей негізделеді:
oo Кіріс-шығыс құжаттарын тіркеудің және орындалуын қадағалаудың автоматтандырылуы;
oo Кіріс-шығыс құжаттары туралы әртүрлі есептерді алу мүмкіндіктерінің болуы.
Дипломдық жұмыстың маңыздылығы алынған бағдарламалық қосымшаның жұмыс істеу нәтижелерінің шынайылығымен түсіндіріледі.
Шешілетін ғылыми мәселенің заманауи тұрғыдағы бағасы. Жасалған диплом жұмысында құжат айналымын жүргізетін және ресми құжаттарды әзірлейтін қызметкерлердің мемлекеттік тілді білуін қадағалау мәселелеріне айрықша назар аударылғаны мәлім. Ал бұл шаралар бұрын-соңды жете көңіл бөлінбей келген ресми іс қағаздарының тілдік-стильдік құрылымына ерекше мен беруді қажет етеді.
Дипломдық жұмыстың мақсаты. Су ресурстары қызметі мекемесінің құжат айналымын автоматтандыру үшін ақпараттық, бағдарламалық, математикалық жабдықтарды пайдаланып, ақпараттық жүйе құрастыру.
Дипломдық жұмыстың міндеттері. Жұмыстың мақсатына орай келесі міндеттер орындалуы тиіс:
- мекемедегі құжаттардың мөлшерін есепке алуын анықтау;
- кіріс және шығыс құжаттарының тіркеу жұмыс барысын көрсету;
- құжат айналымының компьютерлендеру жолымен маңыздылығын сипаттау.
Жұмыстың зерттеу нысанының қысқаша сипаттамасы. Диплом жұмысының зерттеу нысаны ретінде Су ресурстары қызметі ЖШС-де айналымда жүретін құжаттар ағымы алынды. Мекемеде көптеген әкімшілік істі тиімді жүргізу үшін әр түрлі ағымдағы ақпараттың құжаттардың ішінен бұл ұйымның негізгі функциясына көп дәрежеде әсер ететін ақпараттарды анықталады.
Теориялық және әдістемелік негіздері. Ақпараттар ағымын зерттеу - ақпараттық құжаттарды өңдеу және қабылдау, жөнелтулердің құрамдық бөлімдерін анықтау мүмкіншілігін береді. Құжат айналымын ұйымдастыру хат-хабардың көлемінен белгілі мөлшерде байланысты болады. Құжат айналымын автоматтандыру үшін бағдарламалық жабдық жасауда математикалық үлгілеу, жүйелік талдау мен құрылымдық бағдарламалау әдістері қолданылады.
Зерттеудің тәжірибелік базасы. Жұмыстың тәжірибелік базасы ретінде Су ресурстары қызметі ЖШС қарастырылды.

1 Аналитикалық бөлім

Құжат айналымының ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде аса маңызды рөлі бар. Құжат айналымның дұрыс ұйымдастырылуы құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда және оған қарасты объектілерді басқару мақсатындағы ақпараттық құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Өз өзіндік дайын ақпараттар үнемі шешім қабылдауға мүмкіндік бермейді. Бұл ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау, дұрыс шешім шығара алатындай, жаңа сапалы немесе қайталама құжаттық ақпарат шығарады. Кез келген басқару құжаттарына қозғалыстағы іс қағаздары жатады.
Ақпараттық құжат ағымдарын мекеменің төменгі бөлімдерінен бастап оның орталық аппаратына дейін жүйелі түрде зерттеу бүкіл жүйенің іс-қимыл әрекеттінің сипаттамасын бере алмайды. Нақты зерттеулер автоматтандырылған жүйені игерумен жүргізіледі. Ақпараттар базасы - басқарудың автоматтандырылған жүйесінің қамтамасыз етілген жүйесі болып табылады. Ұйымдардағы құжаттар қозғалысының ретті ұйымдастырылу құрылымы және шешім қабылдау деңгейі сонымен тікелей байланыстырып құрылады. Сондықтан дипломдық жұмыстың аналитикалық бөлімінде зерттеу объектісінің қазіргі кездегі жай-күйі мен ондағы қолданылып отырған ақпараттық жүйенің негізгі құраушыларының сипаттамалары қарастырылады.

1.1 Зерттеу объектісінің сипаттамасы

Шымкент қалалық Су ресурстары қызметі мекемесінің тарихы
Қалалық коммуналды шаруашылығының 1951 жылы 28 қарашасындағы №103 бұйрығына сәйкес, Шымкент қаласында Су арнасы басқармасы құрылды. Су арнасы құрылғанға дейін қала тұрғындары бұлақтардың, құдықтардың және шағын өзендердің суын пайдаланған. 1951-1957 жылдар аралығында қалаға су Қошқар ата шағын өзенінің бойында орналасқан 2 сорғы стансасынан берілетін. Сорғылардың қуаты тәулігіне 1255 текше метрге дейін жететін, ал су жүйелерінің ұзындығы 18,5 км құрайтын. Екі сорғы стансасы арқылы көтерілетін судың сатылу бағасы 2 шелек үшін 1 тиын болатын.
1952 жылы - Коммунистік даңғылы бойымен диаметрі 200 мм, ұзындығы 2 км алғашқы кәріздік желі салынды;
1953 жылы - диаметрі 600 мм, ұзындығы 3 км коллектор жүргізілді. Қуаты тәулігіне 17 мың текше метр қаланың алғашқы кәріздік тазалау ғимараттары іске қосылды;
1957 жылы - Бадам-Сайрам қақпасы маңында қуаты секундына 0,8 текше метр болатын бірінші су қабылдағышының құрылысы басталды;
1968 жылы - Бадам-Сайрам су қабылдағышы пайдалануға берілді. Екі су қоймасы бар екінші көтергіш стансасының құрылысы басталды;
1972 жылы - Казводоканалпроект институтының жобасы бойынша Тассай-1 су қабылдағышы салынды;
1973 жылы - Тассай-2 су қабылдағышы пайдалануға берілді;
1977 жылы - 32 ұңғымадан тұратын Ақбай-Қарасу су қабылдағышы іске қосылды;
1983 жылы - қаланың кәріздік тазарту қондырғыларының шайынды суларды механикалық тазалау блогының құрылысы басталды;
1986 жылы - Көмеш-бұлақ су қабылдағышының құрылысы бітті;
1989 жылы - шайынды суларды биологиялық тазалау блогы пайдалануға берілді;
1996 жылы - тарату желілері мен тұтынушыларда су есептегіш құралдарын орнату арқылы суды пайдалану есебінің бағдарламасын жүзеге асыру басталды;
1998 жылы - Су ресурстары-Маркетинг ЖШС-і құрылды;
1999 жылы - қысым деңгейінің өзгеруін пьезометриялық түсірілу жолымен су көтеру жүйесі жетілдірілді;
2001 жылы - есептегіш құралдарын тарату тораптарға шығару арқылы су құбыр желілерін қайта құру жобасын іске асыру басталды;
2006 жылы - ИСО 9001:2000 Халықаралық стандарттардың талаптарына сәйкес сертификат алды;
2008 жылы - мекеме:
- Алтын сапа сертификаты;
- Ұлттық экономика көшбасшысы Құрмет белгісімен;
- ТМД үздік компаниясы Құрмет белгісімен;
- ҚР қаржы Министрлігінің ОҚО үздік салық төлеушісі дипломымен марапатталды.
2009 жылы - Басымбағытты Инвестициялау Бағдарламасын жүзеге асыру үшін Европалық Қайта құру және Даму Банкісінің инвестициясын игеру басталды;
2010 жылы - мекеме бизнестегі мінсіз абыройы және өнімдер мен қызметтердің жоғары сапасы үшін Алтын ягуар және Москва қаласындағы ХХІ ғасыр көшбасшысы халықаралық бағдарламасы бойынша қазіргі замандағы кәсіптік жетістіктері мен қоғамның интеллектуалды дамуына қосқан үлесі үшін Даңқ мерейлері дипломдарымен марапатталды.
2010 жылы - тазарту қондырғыларын жаңарту және биогаз қондырғысын орнату құрылысының жобасын іске асыру үшін Европалық Қайта құру және Даму Банкісімен 2011-2013 жж. несие мерзімі 10 жылға жеңілдік шарттармен 13,6 млн. ЕВРО (2,8 млрд.теңге) көлеміндегі несиелік келісім-шартқа қол қойылды.
2011-2012 жылдары - тазарту қондырғыларын жаңарту жобасы іске асырылды.
2012 жылы биогаз қондырғысының құрылысы басталды.
2012 жылы Су ресурстары-Маркетинг ЖШС-і Қыран тұтынушылардың аймақтық лигасы қоғамдық мекемесінің Алтын қыран халықтық сапа белгісін иеленді.
2012 жылы Су ресурстары-Маркетинг ЖШС-і Жыл көшбасшысы халықтық тәуелсіз конкурсын ұйымдастыру комитетінің Жылдың үздік кәсіпорыны номинациясының дипломымен марапатталып, Оңтүстік Қазақстанның алтын көшбасшылары құрметті атағына ие болды.
2012 жылы экологияға қосқан маңызды үлесі үшін Су ресурстары-Маркетинг ЖШС-не Парыз-2012 бизнестің әлеуметтік жауапкершілігі бойынша республикалық конкурсы күміс жүлдегерінің белгісі мен дипломы мемлекеттік сыйлығы берілді.
Мекеменің маңызды жетістіктері.
1212,9 теңге көлеміндегі инвестициялық бағдарламаны толық іске асырылуы. Қолдағы тазалау ғимараттарын жаңғырту бойынша Басымды Инвестициялау Бағдарламасының бірінші кезеңінің аяқталуы;
Жеке сектордағы 5 мың абоненттің және 30 көп қабатты үйлердегі жеке есептеу құралдарын жалпы су есептегіш тораптарына орнатумен су құбыры желілерін қайта құру;
Ең көп су шығыны болатын мекен-жайлар бойынша ұзындығы 5 мыңнан асатын су таратқыштар мен магистральды су құбыры желілерін қайта құру және алмастыру;
11 ескірген сорғы-энергетикалық қондырғысын үлгілі және энергиялық тиімділігіне алмастыру;
ARAD, ITRON, ZENNER және SENSUS әлемнің жетекші өндірушілерінің көрсеткішті ара қашықтықтан алатын жалпы үйлік және жалпы көшелік есептегіш құралдарын орнатуды аяқтау;
Пайдаланушы қызметтерде қолданылатын жаңа технкалар мен технологиялардың заманауи түрлерін алу және ендіру;
Су шығынын 21%-ға дейін төмендетуге және тұтынушыларды тәулік бойы қажетті көлемде үздіксіз сумен жабдықтауға бағытталған іс-шаралар кешенін өткізу;
Ішкі жарықтандыруға арналған электр қуатының баламалы көздерін ендіру басталды.
Инвестициялық бағдарлама, тарифтік сметалар және 2013-2014жж. ортамерзімдік мезгілге қызметтердің қолдану көлемі бойынша сараланған тарифі бекітілді,
Әрекет ету мерзімі 2015 жылға дейінгі ИСО 9001:2008, ИСО 14001:2004 және OHSAS 18001:2007 Халықаралық стандрат талаптарына сәйкес СМЖ, ЭМЖ, ЕҚ және ЕҚМЖ қайта сертификациялау сәтті өтті.
Халықаралық рейтингі бар компания жүргізген 2011 жылғы қызмет қорытындысы бойынша кәсіпорын қызметінің қаржылық аудиті сәтті аяқталды.
Еуропалық Қайта Құру және Даму Банкісінен үшінші кезең бойынша инвестиция тарту жұмыстары басталды.
2012 жылдың 19 қарашасында Су ресурстары-Маркетинг ЖШС-і Қыран тұтынушылардың аймақтық лигасы қоғамдық мекемесінің Алтын қыран халықтық сапа белгісін иеленді.
2012 жылдың 16 желтоқсанында Су ресурстары-Маркетинг ЖШС-і Жыл көшбасшысы халықтық тәуелсіз байқауының ұйымдастыру комитетінің Жылдың ең үздік кәсіпорны номинациясы дипломымен мараптталып, Оңтүстік Қазақстанның алтын көшбасшысы құрметті атағы берілді.
2012 жылдың 25 желтоқсанында Су ресурстары-Маркетинг ЖШС-нің бас директорына Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә.Назарбаевтың эколгияға тиімді үлесі үшін белгі мен Парыз-2012 бизнестің әлеуметтік жауапкершілігі бойынша республикалық байқауының күміс жүлдегері дипломы табысталды.

1.2 Мекеменің қолданыстағы ақпараттық жабдықталуы

Мекеменің қолданыстағы ақпараттық жабдықталуы ондағы қолданылып отырған ақпарат ағымымен сипатталады.
Қазіргі таңда сумен қамту және кәріз су қызметтерінің тұтынушыларына қолайлы жағдай жасау үшін қалада тұтынушыларды қабылдау жөнінде үш Тұтынушыларға қызмет көрсету Орталықтары (ТҚКО) қызмет етеді.
Тұтынушыларға қызмет көрсету Орталықтары жеке және заңды тұлғаларға қызметтердің кең спектрін ұсынады.
Тұтынушы төмендегідей қызмет түрлерін ала алады:
* Білікті мамандардан сумен қамту және ағынды суды бұруға қатысты кез-келген мәліметті алу;
* Тұтынылған қызметтерге төлем жасау;
* Суық суды есептеу құралдарының көрсеткіштерін ұсыну;
* Келісім-шартты жасауға құжаттар өткізу;
* Сумен қамту жәненемесе ағынды суды бұру қызметтеріне келісім-шарт жасау;
* Есептеу құралдарын пломбалауға өтінім беру және т.б.
Барлық Орталықтар электронды кезекке тұру жүйесімен жабдықталған, төлемдерді қабылдау терминалдары жұмыс істейді, тұтынушылар үшін қолайлы уақытта қызмет етеді.
Жеке тұлғалармен келісім-шарт жасау үшін қажетті құжаттардың тізімі:
1) Жеке тұлғаның жеке куәлігі (көшірме);
2) Жеке тұлғаның СТН құжаты (көшірме);
3) Үй кітапшасы (көшірме);
4) Сату-сатып алу (айырбастау, сыйға беру және т.с.с.) келісім-шарты (көшірме);
5) Жер актісі (көшірме);
6) Техникалық паспорт (көшірме);
7) Техникалық шарттар (бұрын берілмеген жағдайда);
8) Кепілхат (жоғарыда көрсетілген құжаттар болмаған жағдайда).
9) Ведомстволық желілердің иесінен рұқсат қағаз (тұтынушының жеке желілері 3-тұлғаның ведомстволық желілеріне қосылған жағдайда)
Жеке кәсіпкерлермен (ЖК) келісім-шарт жасау үшін қажетті құжаттардың тізімі:
1) ЖК жеке куәлігі (көшірме);
2) ЖК мемлекеттік тіркеу туралы куәлік (көшірме);
3) ЖК СТН құжаты (көшірме);
4) Сату-сатып алу (айырбастау, сыйға беру және т.с.с.) келісім-шарты (көшірме);
5) Техникалық паспорт (көшірме);
6) Техникалық шарттар (бұрын берілмеген жағдайда);
7) Кепілхат (жоғарыда көрсетілген құжаттар болмаған жағдайда).
8) Ведомстволық желілердің иесінен рұқсат қағаз (тұтынушының жеке желілері 3- тұлғаның ведомстволық желілеріне қосылған жағдайда)
Заңды тұлғалармен келісім-шарт жасау үшін қажетті құжаттардың тізімі:
1) Заңды тұлғаның мемлекеттік тіркелуі туралы куәлік(көшірме);
2) Заңды тұлғаның жарғысы (көшірме);
3) Заңды тұлғаның СТН құжаты (көшірме);
4) Сату-сатып алу (айырбастау, сыйға беру және т.с.с.)келісім-шарты (көшірме);
5) Техникалық паспорт (көшірме);
6) Техникалық шарттар (бұрын берілмеген жағдайда);
7) Кепілхат (жоғарыда көрсетілген құжаттар болмаған жағдайда).
8) Ведомстволық желілердің иесінен рұқсат қағаз (тұтынушының жеке желілері 3- тұлғаның ведомстволық желілеріне қосылған жағдайда)
Нотариустармен және адвокаттармен келісім-шарт жасау үшін қажетті құжаттардың тізімі:
1) Адвокаттың, нотариустың жеке куәлігі (көшірме);
2) Адвокаттың, нотариустың СТН құжаты (көшірме);
3) Сату-сатып алу (айырбастау, сыйға беру және т.с.с.)келісім-шарты (көшірме);
4) Техникалық паспорт (көшірме);
5) Техникалық шарттар (бұрын берілмеген жағдайда);
6) Кепілхат (жоғарыда көрсетілген құжаттар болмаған жағдайда).
7) Ведомстволық желілердің иесінен рұқсат қағаз (тұтынушының жеке желілері 3 тұлғаның ведомстволық желілеріне қосылған жағдайда)
Жеке тұлғалармен (көппәтерлі сектор) келісім-шарт жасау үшін қажетті құжаттардың тізімі:
1) Жеке тұлғаның жеке куәлігі (көшірме);
2) Жеке тұлғаның СТН құжаты (көшірме);
3) Үй кітапшасы (көшірме);
4) Сату-сатып алу (айырбастау, сыйға беру және т.с.с.)келісім-шарты (көшірме);
5) Кепілхат (жоғарыда көрсетілген құжаттар болмаған жағдайда).
Су құбыры мен кәріз су желілеріне қосулы үшін:
1.Шымкент қаласының Сәулет және құрылыс басқармасынан желілерге қосулыға үшін техникалық шарттарды сұрау керек.
2.Желілерді жобалап, келістіру ( Халыққа қызмет көрсету орталығы)
3.Желі құрылысы бойынша монтаждық жұмыстар жүргізу және салынған желінің суретін ұсыну.
4.Есептеуіш құралын орнату (Есептеуіш құралдары деген сайттағы бөлімшеден табасыздар)
5.Аудандық пайдалану учаскесінің актісін ұсыну (олар желінің СН жәнеЕ сәйкес салынғанын тексереді)
6.Орталық желіге қосылғаны үшін төлем жасау
7.Сумен қамту және суды бұру қызметтеріне келісім-шартқа отыру (келісім-шартқа отыру деген сайттағы бөлімшеден табасыздар)
Су құбыры мен кәріз желілеріне қосылуға техникалық шарттарды алу үшін келесі құжаттарды ұсыну қажет:
1.Техникалық шарттарды алу үшін (үлгіге сәйкес) талап етіп отырған су және кәріз су шығындарын көрсету , өрт сөндіру (СН және Е сәйкес), жобаны жасауға құқығы бар туралы лицензиясымен, жобалаушы есептерінің растауымен, өтініш жасау ;
2. Жеке тұлғалар үшін - жеке куәлігінің көшірмесі және СТН ; Заңды тұлғалар үшін - заңды тұлғаның тіркелуі қағазының , салық төлеуші ретіндегі, статкартасының көшірмесі;
3. Суды пайдалануға қатысты келісім-шарттың көшірмесі (егер ондай болса);
4. Шымкент қаласы әкімінің жер учаскесін бөліп беруге қатысты шешімінің көшірмесі ;
5. Келісім -шарттың сатып алу -сату немесе табыстау немесе сыйлыққа берілуі туралы көшірмесі;
6. Нотариуспен куәландырылған жер теліміне жеке меншік құқығынын беретін акті немесе жер телімін таңдау және келісу актісі немесе уақытша (ұзақ мерзімді, қысқа мерзімді) өтеусіз жер пайдалану құқығы (жалға алу),
7. Жер учаскелерін таңдау актілеріне сәйкес жер учаскелерінің шекарасын көрсету арқылы 1:5000 топонегізінде лицензиясы бар мекемеден топографиялық түсірілімінің көшірмесі;

1.3 Мекеменің қолданыстағы технологиялық жабдықталуы

Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.
Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе әр түрлі технологиялар арқылы алынған сәтінен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын айтады.
Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы керек:
1) құжаттардың бағдарлы қозғалысы (құжаттар төте жолмен орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері қозғалысы мейлінше азайтылуы тиіс);
2) құжаттардың қызметкерлер арасында лауазымдық нұсқаулықтарға немесе функционалдық міндеттерге сәйкес нақты бөлінуі;
3) құжаттар қозғалысы технологиялық схемасы мен сол бойынша атқарылатын технологиялық операциялардың бірыңғайлығы, әр операцияның бір реттен ғана орындалуы;
Ұйымның құжат айналымы мынадай ағымдардан тұрады:
1) келіп түсетін (кіріс) құжаттар;
2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;
3) ішкі құжаттар (ұйым аясындағы міндеттердің орындалуын қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме хаттар, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар, өкімдер т.б.).
Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар қосындысынан тұрады. Құжат айналымының көлемін анықтау кезінде есепті мерзім аралығында әзірленген құжаттар көшірмелерінің саны бөлек есептеледі.
Құжат айналымының жылдық көлемі құжаттама орнына қажетті қызметкерлер санын айқындауда, құрылымдық бөлімшелер мен жеке қызметкерлерге жүктелетін міндеттер көлемін анықтауда, ұйымдық және есептеу техникаларына қажеттілікті нақты белгілеуде, құжаттар қозғалысының неғұрлым тиімді және оңтайлы жүйесін таңдауда бастапқы негіз болып табылады.
Ұйым Қазақстан Республикасы Президентінің 2000 жылғы 31 шілдедегі Мемлекеттік аппарат жұмысын жақсарту, төрешілдікпен күрес және құжат айналымын қысқарту жөніндегі шаралар туралы № 427 Жарлығына сәйкес құжат айналымын қысқартуға байланысты тұрақты түрде шаралар қолданып отыруы тиіс. Осы мақсатқа орай құжат жіктеуіштер әзірленіп, құжат түрлерін бір ізге түсіру жұмыстары жүргізіледі, құжаттардың тұрпатты формалары мен трафареттік мәтіндері қолданылады.
Құжат айналымын қысқартуға ықпал ететін жәйттер мыналар:
1) құжаттарды сапалы жасау және дұрыс ресімдеу. Бұл құжатта көрсетілген жекелеген нұсқау, ережелерді түсіндіру туралы ұйымға жолданатын жазбаша сұраулардың кері ағынын тоқтатуға мейлінше ықпал жасайды;
2) құжаттың дер кезінде орындалуын қамтамасыз ету. Бұл қосымша ескертпелерді, түсініктемелерді, рекламацияларды, наразылықтар мен өзге де жазбаша кіріс-шығыс қатынас хаттарын азайтуға септігін тигізеді;
3) түпкілікті емес және екінші кезектегі мәселелерді жедел түрде шешіп отыру есебінен құжаттар санын азайту;
4) іскерлік қажеттіліктерден тыс жасалатын бастамалық ішкі құжаттар мен сыртқа шығатын сондай құжаттар санын азайту;
5) құжаттарды өткізудің айқын жолға қойылған технологиясы;
6) құжаттардың орындалуын тиімділікпен бақылау;
7) құжаттар көшірмесінің жұмысқа қажетті қолайлы мөлшерін анықтау;
8) қағаз негіздегі құжаттар мен сол құжаттар бойынша электрондық нұсқалардың айналымда қатар жүруін болдырмау;
9) құжаттар көшірмелерінің физикалық көлемін кішірейту.
Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу үшін мыналар қажет:
1) мәліметтерді компьютерлік өңдеудің бағдарламалық және техникалық құралдарын, электрондық құжат үлгілері мен электрондық почтаны басқарудың автоматтандырылған жүйесін қолдану;
2) электрондық цифрлық қолтаңбасы бар электрондық құжат пен лауазымды тұлғаның қолы қойылған қағаз негіздегі құжаттың заңдық күші бір екенін мойындау;
3) электрондық цифрлық қолтаңбаның сенімділігін ақпараттық жүйеде сол қолтаңбаның сәйкестігін анықтауды қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құралдар болғанда ғана мойындау;
4) құжатты жүйеге ендіргеннен бастап іске салғанша үзіліссіз жұмыс істейтін технологияның болуы.
Кез келген ұйымның жұмысы іс құжаттары нысанында ұсынылған басқару құжаттарын өңдеумен байланысты. Алайда кәсіпорын қаншалықты ірі болса, оны тарату жолдары соншалықты бейберекет болуы мүмкін. Ұйымдағы құжаттың оны алғаннан немесе жасағаннан бастап орындалу аяқталғанға немесе кәсіпорыннан тысқа жөнелткенге дейінгі қозғалысы құжат айналымы деп аталады.
Ұйымдағы құжат айналымы мыналардың арасындағы құжат ағыны түрінде іске асады:
1) ақпаратты талдайтын немесе шешім қабылдайтын адамдар арасында (кәсіпорынның немесе бөлімшелердің басшылары, мамандар және білікті қызметкерлер) және
2) кәсіпорындардағы құжаттарды техникалық жағынан өңдейтін адамдар арасында (басшының хатшысы, кеңсе, экспедиция, көбейту қызметі, мұрағат).
Құжаттар қандай кезеңдерден өтетініне қарай құжат айналымының үш негізгі ақпарат ағынын бөлеміз:
1. Ұйымға келіп түскен құжаттардың құжат ағыны (хат, шарт, жарнама хабарландырулар, ведомостволық өкім, нұсқаулықтар т.б.). Басшының хатшысы (кеңсе) өңдейтін келіп түскен құжаттардың көпшілік бөлігі басшының атына (сараптау бағасы бойынша кәсіпорынға келетін бүкіл құжаттың 85-90 пайызы), ал 10-15 пайызы басшының орынбасарының атына, құрылымдық бөлімшелер басшыларына және нақты орындаушыларға келеді.
2. Ішкі құжаттардың құжат ағыны, яғни ұйымның ішінде жасалып, бір бөлімшеден басқасына берілетін құжаттар (бұйрықтар, өкімдер, басшылықтың нұсқаулығы, қызметтік жазбалар және т.б.).
3. Жіберілетін құжаттардың құжат ағыны - сыртқы әлемге жіберілетін ақпарат (хаттар және хаттарға жауаптар, шарттар, есептер, келісім-шарттар, баспасөз-релиздері т.б.).
Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметінің міндеті құжаттардың қозғалу барысында жоғалмай кезекті өңдеу пунктіне дер кезінде түсуін қамтамасыз ету. Басқару шешімдерінің дер кезінде және дұрыс қабылдануының өзі оның қозғалысының нақтылығына байланысты. Бұл міндет құжат айналымының көп жылдық тәжірибесі және құжат айналымы жүйесінің нормативтік құжаттарда белгіленген стандарттары негізінде жүзеге асады. Бұл Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесі деп аталады.
Іс құжаттарының ағыны мол болатын ірі кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді және құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырумен арнайы бөлімше - кеңсе айналысады. Атқаратын жұмыстарының сипатына қарай кеңсе қызметкерлері екі санатқа бөлінеді: мамандар және техникалық орындаушылар.
Мамандар - бұл референттер, мұрағат меңгерушісі, редактор, корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі және т.б.
Техникалық орындаушылар - бұл хатшы-стенографистер, іс қағаздарын жүргізушілер, экспедиторлар, курьерлер және т.б.
Кәсіпорын кеңсесі мынадай негізгі функцияларды орындайды:
1) құжаттарды қабылдау және тіркеу (есепке алу);
2) құжаттарды бөлу және оларды орындаушыларға жеткізу;
3) жіберілетін құжаттарды ресімдеу және жөнелту;
4) құжаттарды стенографиялау және басып шығару;
5) құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылау;
6) істерді қалыптастыру және оларды мұрағатқа тапсыру;
7) мұрағаттағы құжаттардың сақталуын ұйымдастыру және пайдалануды қамтамасыз ету.
Елбасының Қазақстан Республикасын әлемдегі ең дамыған 50 ел қатарына қосу туралы Жолдауы мемлекеттік органдар алдына қызметтің барлық саласы бойынша жаңа мақсат, жаңа міндеттер қойып отыр. Соның бірі Электрондық үкімет жобасын жүзеге асыру.
Қазіргі кезде мемлекеттік органдар жақсы дамыған ақпараттық инфрақұрылымсыз уақытқа сай жұмыс істей алмайды. Бұл заман талабы. Бірқатар мемлекеттік функцияларды басқару ісінде дәстүрлі қағаз негізден электрондық салаға көшу өзге де маңызды факторлармен қатар табысқа жету шарттарының бірі болып отыр.
Электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру ісі бірінші кезекте құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау процестерін автоматтандыруды, кәсіпорын бөлімшелері арасындағы қағаз негізді ішкі қатынас қағаздарын азайтуды, нормативтік құқықтық актілер жобаларын қарау мерзімдерін қысқартуды, ел басшылығы тапсырмаларының, Үкімет қаулыларының, азаматтар мен заңды тұлғалар тарапынан түскен хаттар мен өтініштердің орындалуын бақылау жөніндегі жұмыстарды жақсартуды, құжаттар бойынша ақпараттық талдау жұмыстары сапасын арттыруды, сондай-ақ ұйымның электрондық мұрағатын құруды қамтиды.
Электронды құжат айналымының бірыңғай жүйесін жасау элктрондық үкімет құрудың негізгі элементі екенін кәсіби мамандар жақсы түсінеді. Өйткені бұл жүйе құжат айналымы, яғни электронды құжат алмасу ғана емес, сонымен қатар ол құжаттардың, басшылық тапсырмаларының орындалу барысын жедел түрде тексеруге, кемшіліктердің алдын алуға, туындаған проблемаларды дерек базасын пайдалана отырып дер кезінде айқындауға және талдауға, басшылық үшін шешімдердің әртүрлі нұсқаларын әзірлеуге, ахуалды жақсартып отыруға мүмкіндік беретін бірден-бір жол. Бұл жүйе ақпараттарды, статистикалық мәліметтерді есепке алу мен іздестірудің жеңілдетілетіні және жылдамдатылатыны, құжаттарды жіктеу мен сақтаудың қарапайымданатыны іс жүзінде дәлелденіп отыр. Сонымен бірге, бұл жүйе қызметкерді жұмыста тұйықталудан сақтайды, істің мазмұндық жағына баса назар аударуға, жаңа ұсыныстар жасауға, қала берді, шығармашылық жағынан өсуге ықпал етеді. Бағдарлама қызметкердің қағазын қолына алып кабинет-кабинетке жүгірмей, ол қағаздарға қол қойдырып, мөр бастыру үшін басшылардың қабылдау бөлмесі алдында кезекке де тұрмай, құжаттар жобасы туралы алыстан-ақ келісе беруіне, электрондық құжатты қағазға шығармай-ақ, оларды көбейтпей-ақ көптеген мекен-жайларға жолдай беруіне мүмкіндік береді.
Электрондық құжат айналымы іске қосылғаннан кейін электрондық мұрағат базасы да қалыптаса бастайды. Электрондық мұрағат қосалқы жүйесінің толық масштабты жобасын ендіру мынадай мәселелердің өз шешімін табуына ықпал етеді:
1. Электрондық құжат айналымы қауіпсіздігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйе қызметін автоматтандырылған ақпараттық қосалқы жүйе қызметімен ұштастыру.
2. Криптоқорғаныс модуліне қосылу, яғни құпияны қорғау қызметін тұрақты пайдалану.
3. Мәліметтердің иерархиялық тәртіпте сақталуын қамтамасыз ету.
4. Мәліметтердің сақталу формаларын қалыптастыру.
5. Сканерден өткізілетін құжаттар құрамы ауқымын кеңейту.
Соңғы кездері электрондық құжат айналымы жүйесі мәселелері бойынша қызу пікір алысулар нәтижесінде мамандар көптеген құнды ұсыныстар беруде. Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық құжат айналымының және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды әзірлеу керек:
- электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар; электрондық құжаттар миграциясын өткізу жөніндегі технологиялық регламент; терминдер мен анықтамалар;
- электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомствалық және мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері;
- электрондық құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрпатты нұсқаулық;
- тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;
- мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру жөніндегі нұсқаулық;
Сонымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу барысында қолданылатын тәсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды әзірлеу қажеттілігі де көтеріліп жүр. Атап айтқанда:
- құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың электрондық нұсқаларын міндетті комплектіде сақтау;
- мұрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды басқару жөніндегі техникалық тапсырмаларды әзірлеуге қатысуы;
- құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау;
- Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері - мекемелерде және мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми-анықтамалық аппарат жасау және сипаттау әрі есеп жүргізу жөніндегі сабақтастықты қамтамасыз ету.
Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаларды қолдану принциптерін және электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет.
Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек:
- іс номенклатураларында электрондық мәліметтер базасы және басқа да ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет;
- мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау, олардың мақсаттары мен міндеттерін, құрылымы мен хронологиялық кезеңдерін көрсету.

1.4 Мекеменің қолданыстағы техникалық жабдықталуы

Мекемеде компьютерлер саны 15 және олардың конфигурациясы:
- жүйелі блок - Pentium 4, тактілік жиілігі 2,4 MHz;
- Biostar маркалы аналық плата;
- Жедел жады - 512 Mb DDR;
- FDD-Sony;
- HDD SeagateBaracuda 40 GB;
- видеокарта - кірістірілген;
- пернетақта - стандартты Microsoft;
- тышқан - MeJec USB оптикалық;
- монитор 17 LG.
Және де 3 серверлік компьютерлер және олардың конфигурациясы:
- жүйелі блок - AMD AthlonXP 3.2 GHz.;
- аналық плата ASUS маркалы;
- Жедел жады - DDR400 1024 Mb;
- FDD SONY 3.5";
- HDD RAID-1 көлемі 200 GB;
- CD-ROM - CTX 52x;
- видеокарта - Nvidia GeForce 2MX440 32 Mb;
- дыбыстық карта - кірістірілген;
- пернетақта - Delux;
- тышқан - MeJec оптикалық;
- монитор 14" HYNDAI;
- желілік адаптер 1Gbit.

1.5 Мекеменің қолданыстағы бағдарламалық жабдықталуы

Мекеменің қолданыстағы бағдарламалық жабдықталуы ретінде мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымындағы орнын қарастыруға болады. Қағаз негіздегі істердің, сондай-ақ ақпарат көздері болып табылатын әртүрлі автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары қазір әрбір ұйымда бар деуге болады.
Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын алғышарттар жөнінде және мұндай жүйені ендіруден келетін пайда туралы тоқталайық.
Forrester Research, Media Asset Management секілді дереккөздер ақпараты бойынша электрондық мұрағат жүйесін жасауға негіз болатын себептік алғышарттар мыналар:
- қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық құжаттарды сақтауға кететін шығыннан 80 пайызға асып түседі;
- интеллектуалдық қызметкерлер қажетті құжаттарды іздеуге уақытының 40 пайызын жұмсайды;
- қайталап қолдануға болатын құжаттардың 70 пайызы жаңадан қайта жасалады;
- кәсіпорындарда құрылымдық жүйеге түсірілмеген ақпараттар көлемі жыл сайын 200 пайызға өсіп отырады;
- құжаттардың 30 пайызы белгіленген мерзімнен кеш өңделеді;
- құжаттардың 6 пайызы жоғалып кетеді;
Қағаз негізді құжаттарды мұрағаттаудың тағы бір проблемасы:
- мұрағаттағы құжаттардың 3 пайызы дұрыс орналастырылмайды;
- 6 пайызы мүлдем жоғалады;
- құжаттардың 60 пайызы қозғаусыз қалып жатады немесе ұмытылады.
Жақсы ұйымдастырылған кәдуілгі мұрағаттардың өзінде құжат іздеуге 10 күнге дейін уақыт кетеді, оның үстіне сұралған әрбір оныншы құжат табылмайды.
Осыған байланысты неғұрлым құнды құжаттар пайдалануға тіпті берілмейтін болады. Өйткені олардың жоғалып кетуінен қорқады. Бұған қоса қағаз негіздегі ақпараттарды сақтау құны өсіп барады, ал мұрағат тиімділігі жалпы алғанда түсіп барады. Бұл басшылық үшін нағыз бас ауыртатын мәселе.
Қағаз құжаттар секілді электрондық құжаттар да кез келген кәсіпорын үшін ақпарат капиталының негізі болып табылады. Құжаттардың сақталуын басқару процесі мемлекеттік стандарттармен реттелген, оған салалық ерекшеліктер көп әсер ете алмайды. Кәсіпорында Электрондық мұрағат жүйесін ендіру құжаттарды сақтаудың құрылымдық тәртібін ретке келтіреді және қағазсыз технологияға көшу процесін жеделдетеді.
Электрондық мұрағат дегеніміз:
1) құжаттарды өнеркәсіптік негізде сканерден өткізу;
2) ретроспективтік айырбас (қағаз құжаттарды жаппай электронды түрге көшіру);
3) ұйымның ақпараттық ресурсын жасау;
4) мәліметтер мен құжаттар қоймаларын басқару жөніндегі процедураларды автоматтандыру.
Электрондық мұрағат ақпараттық технология, мұрағат ісі, құжат айналымы мен бизнес-процесті басқару қызметтерінің тоғысқан тұсы болып табылатын жоғарыда аталған процестерді түгелдей біріктіреді. Электрондық мұрағатты басқару (халықаралық термин бойынша - Electronic Rekords Management, ERM) дегеніміз де, міне, осы.
Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін ендіру жоғарыда айтқанымыздай, құжаттарды іздестіруге, оларды көшірмелеу мен таратуға кететін уақытты мейлінше қысқартатындықтан қызметкерлердің еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік жасайды. Нәтижесінде:
1) Ақпараттарды неғұрлым тиімді жолдармен басқаруға, атап айтқанда: құжаттарды әртүрлі белгілері бойынша топтастыруға (классификациялауға), оларды әдеттегіден анағұрлым көп мөлшерде жинақтай отырып өңдеуге, шешімді тезірек әрі нақтырақ етіп қабылдауға, құжаттардың жоғалмауын қамтамасыз етуге;
2) құжат тарихын қарауға, құжаттарға енгізілген барлық өзгерістерді тексеруге;
3) клиентке қызмет көрсету сапасын жақсартуға: бұл мұрағат бойынша сұраныстарды орындау қағаз құжаттар бойынша жұмыс жүргізуден гөрі жеңілірек, клиент жауапты бұрынғыдан тезірек алады, соған орай ризашылығы да арта түседі;
4) құжаттарды жоғалып кетуден немесе бүлінуден сақтауға (электрондық құжаттар мұрағатының тұрақты көшірмесін жасау - құжаттардың жоғалып кетуінен сақтандыруға мүмкіндік береді), санкциясыз қол жеткізуден қорғауға (қызметкерлер арасында құқықтардың икемді бөлінуі және жүйеден жылдам ажырату мүмкіндігі);
5) компания жоғарғы басшылығының ақпаратқа тез әрі дер кезінде қосылуы мен олардың шешімді дұрыс қабылдауы үшін мүмкіндік жасай отырып кәсіпорынның бәсекелестік қабілетін күшейтуге қол жеткізіледі.

Іс қағаздарын қалыптастыру
Іс қағаздарын қалыптастыру - бұл құжаттарды іс номенклатурасына сәйкес белгілі бір іске жатқызу және оның ішіндегі құжаттарды жүйелеу.
Істерді қалыптастыру құжаттарды тіркеу орны бойынша орталықтандырып жүргізіледі (кеңседе немесе хатшыда) және мынадай талаптарға жауап беруі тиіс:
1. Іске тек орындалған (түпнұсқасы немесе расталған көшірмелері), стандарттардың талаптарына сәйкес ресімделген құжаттар ғана тігіледі.
2. Іске мынадай құжаттар:
- іс тақырыбына сәйкес келмейтін;
- тиісінше ресімделмеген (пысықтауға қайтарылады);
- қайтаруға жататын,
- бастапқы үлгісі;
- құжаттардың көбейтілген көшірмелері (мысалы, көшіру аппаратында) тігілмейді.
Іске бір құжаттамалық жылдағы ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.