Электронды құжаттар


КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
1 Электронды қүжаттардың пайда болуы
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан ... ... ... ... ... ..11
1.2 Мұрағат кұжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі мәселесі ... ... ... ... 18
2 Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері
2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ҒАА
құру және оның ерекшеліктері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .27
2.2 Автоматтандырылған ақпараттық іздестіру жүйелерін құру
(АИПС тарихынан, қолданылуы, функция, пайдасы) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...38
2.3 Электрондық құжаттар жэне олардың сақталуын қамтамасыз
ету проблемалары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..41
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .51
Пайдаланған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .54
Қосымша ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .57
Тақырыптың өзектілігі: Қазақстанның тэуелсіз мемлекет ретінде дамуында сыртқы жэне ішкі, дэстүрлі жэне заманауй факторлар өз сабақтастығын тауып жатыр.Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін бүгінгі таңдағы басты міндет - келешек үрпаққа өшкенін қайта жандыртып, үмытылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге асырудың ең алғашқы жэне басты этапы - қазақ мемлекеттігінің шынайы тарихын жазу болып табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы қүпияларын ашу жолдарында сол замандарға қатысты қүжаттардың алатын орны өте зор.
Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты қүжаттар да өзіндік сипатқа ие болуда. 20 - шы ғасырдың басында дэстүрлі жазба қүжаттармен қатар өмірге электронды қүжаттар үғымы келді. Көзбен көріп, қүлақпен естіп білетін жаңа сарындағы қүжаттар елдің саяси жэне мэдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр басында өмірге келген қүжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол заманда мүрағаттар алдында түрған басты міндет еді. Көп жылдар бойына осы жүмыс атқарылып келе жатыр.
Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихымызға деген қызығушылығымыз бүрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бүл сүранысын қанағаттандыру үшін республика мүрағаттары талмай жүмыс істеу үстінде.
Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан ақпарат, сонын ішінде ретроспективті қүжаттар ақпарат қоғамның рухани, мэдени дамуындағы басты ресурсқа айналды. Электронды қүжаттарды саяси, қүқықтық, элеуметтік жэне мэдени - ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сүранысты үлғайта түсті. Дэлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге алуға уағыздайтын қүжаттың соның ішінде электронды қүжаттардың қүны артты. 1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған «Үлттық мүрағат қоры және мүрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының жаңа заңында «Қазақстан Республикасының Үлттық мүрағат қоры Қазақстан халқының тарихи - мэдени мүрасының ажырамас бөлігі болын табылады жэне оны Қазақстан Республикасының үлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды» делінген. Аталмыш заңның 2 - бабында көрсетілген осы түжырымдар арқылы біз фото қүжаттардың мемлекет, ел үшін маңыздылығы қандай деңгейде екенін көреміз. Осыған сэйкес бүгінгі қоғам мүшелерін ретроспективті қүжаттармен таныстыру жэне оны пайдалану мүмкіндіктерін кеңейту Қазақстан мұрағаттарының басты міндеті болып отыр.
Елбасы Н.Ә. Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған «Мэдени мүра» бағдарламасы аясында аудиовизуалды қүжаттарды қайта өңдеу шараларына байланысты көптеген жүмыстар атқарылуда. Осы орайда цифрлеу әдісі арқылы ескірген күжаттардың көшірмелері, сонымен қатар шет елден Қазақстан тарихына қатысты қүжаттарды (Мысалы Мүстафа Шоқай қоры) еліміздегі мүрағаттарға қайтарып алу бүгіндегі актуалды мәселелердің бірі больш табылады.
1. Жакыгюв М.Х. О новых технологиях в управленческой деятельности // Отечественные архивы. 2005. №1. С. 45-53;
2. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: Проблема приема, обеспечения сохранности и использование. М., 1998. С. 244.
3. Материалы Республиканского семинар-совещания «Электронный документооборот и электронные архивы». Алматы, 26.сентябрь. 2006. Алматы, 2006.
4. «Электронды қүжат және электронды қолтаңба» туралы заң //\у\у\ү.2акоп.к2;
5. Чупров В.М. «Об опыте работы Центрального архива документов на электронных носителях Москвы»// Ақпараттық-эдістемелік бюллетень. Алматы, 2006. №2. С. 20-24;
6. «Электронды құжат және электронды қолтаңба» туралы заң //\ү\¥\у.2акоп.кг; \у\ү\у.8апа.£ОУ.к2;
7. ІІІепель В.Н. «О некоторых проблемных вопросах внедрения электронного архива» //Ақпараттық-эдістемелік бюллетень. Алматы. 2006. С. 5-14.
8. Силков С.В. Нормативня база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь // Қазақстан мұрагаттары. 2007. №2. Б. 13-16.
9. Чупров В.М. «Актуальные вопросы дальнейшего развития нормативной и методической базы государственного хранения электронных документов на примере Центрального архива документов на электронных носителях Москвы» // Ақпараттық-эдістемелік бюллетен. Алматы, 2006. С. 20-25;
10. ¥лттық мурагат қоры және мұрағат туралы заң (1998) // \ү\у\у.2акоп.кг.
11. 2001-2005 жылдарга арналган мұрагат ісін даму концепциясы. // уулууу.гакоп.кг.
12. 2007-2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мүрагат ісін дамыту бағдарламасы. // уу\у\у.гакоп.к2.
13. Сариева Р. Мұрағат және тарих. Алматы, 2004. 205 б.
14. .
15. .
16. Калачева М.А. Исгюльзование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата //Вестник архивиста 1995. №6. С. 48-58.
17. Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных документов // Вестник архивиста. 1998. №3. С. 29-36;
18. Карапетянец И.ГІ «Бизнес-архивы» М., 1995. 205 С.
19. Калачева М.А. «Использование компьютера в создании и совсршенствования научно-справочного аппарата» // Вестник архивиста 1995. №6. С. 48-58.
20. Основные правила работы государственных архивов». М., 1980. С. 77-97.
21. Козлитин И.А. «Государственные архивы республик Средней Азии и Казахстана» М., 1988. С. 53-60
22. Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные архивы электронных документов // Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 2. С. 5-8.
23. Адильгужин А.А. Основные тенденции развития архивов // Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 1. С. 5-8;
24. Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 2003.
25. «Президенттің 2003 жылғы 4 сэуірдегі Қазақстан халқына жолдауына сэйкес Қазақстан Реснубликасы ¥лттық мүрагат қорын сақтау мен толықтырудың өзекті мәселелері». // Республикалық семинардың материалдары. Алматы, 2003.
26. Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 19 декабря 2003. Алматы, 2003.
27. Материалы Международной научно-практической конференции «Правовые проблемы архивного дела в Евразиатском регионе». Астана, 27 февраля 2002. Астана, 2002.
28. ууулу.5апа.2,оу; уууу\у.^оо^1е.кг; \у \У\У.кагагсһіуе8.ш;
29. Слобаданюк А. Электрондық қүжат айналымының біріңгай жүйесін ендіру туралы// Қазақстанда іс қагаздарын жүргізу. 2007. № 4(4). Б. 11-15.
30. Ведомстволық мұрагатардың негізгі ережелері. Алматы, 2003.
31. Рындин А. Архив без ныльних полок или способы организации архива предприятия // \ууу\у.агсһіуе.а1ее.ш
32. Слобаданюк А. Электрондық қүжат айналымының біріңгай жүйесін ендіру туралы// Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу.2007. № 2-3 Б. 11-15.
33. Самойленко Г.С. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов государственных органов// Материалы Республиканского семинар-совещания Электронный документооборот и электронные архивы. 26 сентября 2006. Алматы, 2006. С. 25-29;
34. Чернова С.И. Основные подходы к определению принципов приема, оиисания, учета и хранения унравленческих документов на электронных носителях (На примере Ценрального архива документов на электронных носителях г. Москвы) // Материалы Республиканского семинар-совещания Электронный документооборот и электронные архивы. 26 сентября 2006.Алматы, 2006. С. 25-29;
35. Силков С.В. Нормативня база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь // Қазақстан мүрағаттары. 2007. №2. Б. 13-16.
36. Потапенко М. Электроиды қүжат айналымы //\Ү\Ү\Ү.СІО-\УОГ1С1.Ш
37. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации // Вестник архивиста. 1999. №5. С. 33-40.
38. Тихонов В.И. Аутентичность и целостность электронных документов при долговременном хранении // Вестник архивиста. 2002. № 4-5. С. 166-190.
39. Марков А. «Концепция построения электронного архива» // \ү\у\у.С8іі.ас.ги;
40. Калачева М.А. Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного аппарата. М., 1995. С. 48-58.
41. Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные архивы электронных документов (проект закона).
42. Архивное хранение. Методические рекомендации (Республика Беларусь) // \¥\УУУ.агсһіуе5.ги
43. Абдулкадирова Д.Ю. Республиканский семинар-совещание по вопросам организации электронного документооборота и электронного архива (сообщение) //Ақпараттық-әдістемелік бюллетені. 2006. №2. С. 58-62.
44. Чупров В.М. Об опыте работы Центрального архива документов на электронных носителях Москвы // Ақпараттық-эдістемелік бюллетені. Алматы. 2006. №2. С. 17-19.
45. \у\у\у.&оо&1е.к2
46. Адамушко В.И. Правовые аспекты работы с электронными документами //Отечественные архивы. 2005. №1. С. 45-53.
47. Жакыгюв М.Х. О новых технологиях в управленческой деятельгюсти /Ютечественные архивы. 2005. №1. С. 45-53.
48. Абуталиев Т.Н. Электронная документация и архивы (на основе российского опыта) // Қазақстан мұрағаттары. 2004. №7. С. 29-34.
49. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами //Отечественные архивы. 2000. №2. С. 5-16.
50. Леонтьева А.Г. Работа архивистов с электронными документами и технологиями //Отечественные архивы. 2000. №3. С. 86-90.
51. Федеральный закон об электронном документе. (Российская Федерация). //\у\у\у.агсһіуе.а1ее.го
52. Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота в Республике Беларусь //Қазақстан мұрагаттары. 2007. Б. 146-151.
53. Калачева М.А. «Использование компьютера в создании и совсршенствования научно-справочного аппарата» Москва, 1995. С. 48-58.
54. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концегщии электронных архивов // Вестник архивиста. 2003. №2. С. 18-27.
55. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. «Становление и развитие машиночитаемых данных в 1960-1980 гг. // Отечественные архивы. 1998. №6. С. 30-33.

Пән: Информатика
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Көлемі: 72 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 1300 теңге




МАЗМ¥НЫ
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
1 Электронды қүжаттардың пайда болуы
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу
тарихынан ... ... ... ... ... ..11
1.2 Мұрағат кұжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі
мәселесі ... ... ... ... 18
2 Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері
2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ҒАА
құру және оның
ерекшеліктері ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ..27
2.2 Автоматтандырылған ақпараттық іздестіру жүйелерін құру
(АИПС тарихынан, қолданылуы, функция,
пайдасы) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 38
2.3 Электрондық құжаттар жэне олардың сақталуын қамтамасыз
ету
проблемалары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ..4 1
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...51
Пайдаланған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ...54
Қосымша ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .57
КІРІСПЕ
Тақырыптың өзектілігі: Қазақстанның тэуелсіз мемлекет ретінде дамуында
сыртқы жэне ішкі, дэстүрлі жэне заманауй факторлар өз сабақтастығын тауып
жатыр.Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін
бүгінгі таңдағы басты міндет - келешек үрпаққа өшкенін қайта жандыртып,
үмытылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге асырудың ең
алғашқы жэне басты этапы - қазақ мемлекеттігінің шынайы тарихын жазу болып
табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы қүпияларын ашу жолдарында сол
замандарға қатысты қүжаттардың алатын орны өте зор.
Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты қүжаттар да өзіндік сипатқа
ие болуда. 20 - шы ғасырдың басында дэстүрлі жазба қүжаттармен қатар өмірге
электронды қүжаттар үғымы келді. Көзбен көріп, қүлақпен естіп білетін жаңа
сарындағы қүжаттар елдің саяси жэне мэдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр
басында өмірге келген қүжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол
заманда мүрағаттар алдында түрған басты міндет еді. Көп жылдар бойына осы
жүмыс атқарылып келе жатыр.
Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихымызға деген
қызығушылығымыз бүрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бүл сүранысын
қанағаттандыру үшін республика мүрағаттары талмай жүмыс істеу үстінде.
Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан ақпарат, сонын ішінде
ретроспективті қүжаттар ақпарат қоғамның рухани, мэдени дамуындағы басты
ресурсқа айналды. Электронды қүжаттарды саяси, қүқықтық, элеуметтік жэне
мэдени - ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сүранысты үлғайта
түсті. Дэлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге
алуға уағыздайтын қүжаттың соның ішінде электронды қүжаттардың қүны артты.
1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған Үлттық мүрағат қоры және мүрағаттар
туралы Қазақстан Республикасының жаңа заңында Қазақстан Республикасының
Үлттық мүрағат қоры Қазақстан халқының тарихи - мэдени мүрасының ажырамас
бөлігі болын табылады жэне оны Қазақстан Республикасының үлттық игілігі
ретінде мемлекет қорғайды делінген. Аталмыш заңның 2 - бабында көрсетілген
осы түжырымдар арқылы біз фото қүжаттардың мемлекет, ел үшін маңыздылығы
қандай деңгейде екенін көреміз. Осыған сэйкес бүгінгі қоғам мүшелерін
ретроспективті қүжаттармен таныстыру жэне оны пайдалану мүмкіндіктерін
кеңейту Қазақстан мұрағаттарының басты міндеті болып отыр.
Елбасы Н.Ә. Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған Мэдени мүра бағдарламасы
аясында аудиовизуалды қүжаттарды қайта өңдеу шараларына байланысты көптеген
жүмыстар атқарылуда. Осы орайда цифрлеу әдісі арқылы ескірген күжаттардың
көшірмелері, сонымен қатар шет елден Қазақстан тарихына қатысты қүжаттарды
(Мысалы Мүстафа Шоқай қоры) еліміздегі мүрағаттарға қайтарып алу
бүгіндегі актуалды мәселелердің бірі больш табылады.
Мүрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мүрағат саласы қандай күйде?
Ендеше, мүрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай
болмайтыны басы ашық нэрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау,
жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымыздың дәрежесін көрсетеді. Бүл үшін, яғни
біздегі мемлекеттік мүрағаттың қүрылымы халықаралық стандартқа сай болуы
жэне мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру
үшін еліміз мүрағаттары материалдық-техникалық базасын түбегейлі жаңартып,
соңғы үлгідегі электронды техника жэне автоматтандырылған технологиямен
қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-бірте шаң басқан архивтерден
қүтылып, оның орнына Электронды мүрағатқа көшіп, бірыңғай
автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей
бірыңғай мәліметтер базасыньш жэне мемлекеттік мүрағаттардың
автоматтандырылған ақпараттык жүйесінің болмауынан бүл саладан озіңізге
қажетті сүранысыңызға оң жауап алуыңыз киын. Осылайша мемлекеттің де, сол
мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да оздеріне қажетті
мүрағаттық ақпаратты алудағы заңды қүқықтары мен мүдделері аяқасты болып
жатыр деуге болады. Мүны ары қарай қазсаңыз, қүжатпен жүмыс істейтін
шенеуніктердің түрлі заңсыздыгы, белден басатыны, қүжаттарды қолдан
жоғалтып жіберуі, бармақ басты, көз қыстылық секілді түрлі жағдайлардың
басы қылтияды.
Мүны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары мүрағатшы
мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бүрыннан бары -жабылган,
жабылмағаны - қысқарған. Жүмысыды жазу барысында бүл мәселеге тоқталуға жен
кордім. Алайда, бүл мүрағаттану даму үрдісіне айтарлықтай кедергі
келтірмеді. Сондықтан да Қазақстан Республикамыздағы мүрағат ісі саласы оз
жалғсын табыуда. Жакыпов М.Х. айтқандай XXI ғасыр ақпарат гасыры деп оз
мақаласында атап көрсетті [1].
Техника заманына қадым басқанымыз бэрімізге айқын, сонымен Қазақстанда да
ақпараттық технологиялардың ерекше дамуы байқалады және электронды түрдегі
сақталынатын ақпарат қүнды дерекке айналды. Электронды мүрағаттардың
қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда қүжаттарды сақтау сауалдар
оз жауабын тапты [2].
Алғаш рет Электронды сайлау жүйесін іске асырғанымыз, сондай ақ
мемлекеттік органдарды ақпараттандыру, Электронды үкімет инфрақүрылымының
қалыитасуы аталмыш сауалдың озектілігін көрсетеді. Осыған орай электронды
қүжаттарды мемлекеттік мүрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз
сту мэселелері озекті бола бастады [3].
Әлемдік тэжірибеде электронды қүжаттарды аса коп уақыт сақтау мэселесінде
жүмыстар жасалынған. Мысал ретінде, АҚІИ-ғы мүрағаттар және іс жүргізу
женіндегі ¥лттық әкімшілік электронды қүжаттарды сақтау орталығында
(СҒЕККАКА) 80 мыңнан астам мэлімет базасы сақталуда.
Осыған орай бірнеше халықаралық стандарттар шығарылды, олардың ішінде
томендегілерді ерекше атуға болады;
- ISO 18925:2002 Imagine materials.
- Optical Disk Media. Storage practices (Оптические диски.
Правила хранения, ISAD G)
- Общий международный стандарт описания архивных документов Оттава,
1994.
Аса дамыған мүрағаттар болып: Австралия мүрағаты, онда Australian Standard
Management, 1996 ж.; Дания SSD, яғни тарихи мәліметтерді зерттеулердің
сипаттау Стандарты, 1994 ж.; Ақпараттық қорларды сипаттайтын (NDAD)
¥лыбритания мэлімет базасын сақтайтын үлттық электронды мүрағаты да өз
стандартын қабылдады.
ТМД елдері арасында, ең алғаш электронды қүжаттарды мемлекеттік сақтауға
алған Беларусь Республикасы болды. Онда 1996 ж. Беларусь электронды
қүжаттаманың ғылыми зерттеу орталығы қүрылды. Ал, кейінгі уақытта Ресей
Федерациясында да арнайы мүрағаттар пайда бола бастады. олар: Чуваш
Республикасының электронды қүжаттама орталығы, Қалмык Республикасының
электронды құжаттама орталығы жэне Мэскеу каласының электропды
тасымалдаушылардағы Орталық мүрағат [4].
Бес жыл бүрын электронды қүжат үғымы кездесетін барлық мэселелерді Еуропа,
Ресей, Беларус елдеріндей деп тура айтуға болатын еді, алайда қазір
еліміздің мүрағаттану саласы, өз орнын жақсы тапты.
Қазақстан Республикасындағы мүрағат ісінің жағдайны тоқталатын болсақ,
электронды қүжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін, жетекшілік қүжатгар
жэне арнайы жүмыстардың бар болуы талап етіледі. Яғни, бір қарағаннан-ақ
дэстүрлі қағаз түрінде сақталынатын қүжаттардан
айырмашылығы байқалады.
Сонымен, біздің елімізде электронды қүжаттарды
мемлекеттік мүрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету
шаралары қалай жүзеге асырылуда? Оны қүқықтық жағынанан дэлелдейтін
негізінен Қазақстан Республикасының заңдарьш айтуға болады:
- Электронды қүжат жэне электронды-сандық қолтаңба туралы;
- ¥лттық мүрағат қоры жэне мүрағат туралы [5].
Сондай-ақ, диплом жүмысыма байланысты төмендегі заңдар мен шараларды атап
өткім келеді;
2007-2009 жылдарға арналған қүжаттамалар жүйесі мен мүрағат ісін дамыту
бағдарламасы;
Үлттық мүрағаттық қор мен мүрағаттар туралы Қазақстан Республикасының
Заңдарына езгерістер енгізу туралы.
Сонымен қатар, Мэдениет туралы заңды дамыту мақсатында 9 нормативтік-
қүқықтық акт, мүрағат ісі жэне ақпарат саласында 4 нормативтік акт
әзірленіп, қабылдануда. [6]
Қазақстан тарихы мен мэдениетіне қатысты белғісіз болып келғен сирек
қолжазбалар, басылымдар, кітаптар мен мүрағат қүжаттарын зерттеуге Ватикан,
Ереван, Каир, Стамбул, Анкара, Будапешт және Париж кітапханалары мен
мүрағаттарына ғылыми-іздестіру экспе-дициялары жасақталды.
Ақпараттандыру жэне байланыс агенттігімен Қазақстанда Үлттық мүрағаг
органдарын электронды жүйеге бейімдеу жоспары жасалды. Осыған сәйкес
Электронды іс қағаздары жэне электронды мүрағаттар атты республикалық
семинар өткізілді [7].
Өткен жылы мүрағат мекемелері, оның ішінде, электронды қүжаталмасу мен
электронды мүрағат жұйесі үлғайды.
Министрліктің үйымдастыру, қоғамдық-саяси, мэдени, барлығы 200-ден астам
жүмыстары 2006 жылға жасалған кесте мен жоспар бойынша атқарылды.
Атқарылған жүмыстар мен есептер Министрліктің www.sana.gov.kz веб-сайты
арқылы таратылады.
Тақырыптың зерттелу децгейі. Мэселенің тарихнамасына токталмас бүрын
Қазақстанның мүрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты
екенін еске сала кеткен жөн. Сол себептен де осы такырыпка байланысты онсыз
да онша көп емес зерттеулер мен арнайы оку күралдары көбіне Ресей
авторларының еңбектерінде кездеседі. Алайда Қазаксған мүрағаттары мен Ресей
және Европа тәжіриьелерінен енгендігіне күмән жок. Алайда қазіргі таңда,
еліміздің мүрағаттары сол тәжірибелерді жинақғап, өз алдарында дербес
мүрағаттарға айналғанын байқаймыз. Оған себеп болған сол кездегі саясат
еді. Ал тэуелсіз Қазақстан тарихнамасында осы мэселе төңірегінде жазылған
еңбектердің саны кеп емес. Қайта керісінше, Отандық тарихнаманы жаңа
белеске көтерер еді. Тақырыптың аса зерғғелмегеніне байланысты, біз
электронды мүрағаттардың шетелерде дамығанын байқадық. Сонымен көп мәнді,
Европа, АҚШ, Ресей Федерациясы және ТМД елдері арасында электронды
мұрағатты алғаш қолдана білген Беларусь Республикасының тэжірибелеріне
сүйендік.
Қазақстан Республикасында аталмыпі тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда
элекғронды мүрағатты қолданысқа енгізген Қазақстан
Республикасының Президенттік мүрағаты (бүдан былай ҚР
ГІМ) жэне Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мүрағаты
(ҚР ОММ) тэжіриблеріне қарап, қорытынды жасай аламыз.
Қазақстан зертеушілсрінен бү_л тақырыпты зерттегендер қатарына ҚР ГІМ
мүрағатының директоры Шепель В.Н. мен қызметкерлері Слободанюк А.А.,
Чернова С.И., мақалалры. ҚР ПМ Электронды қүжатғар атты тақырыбына
ссминарларды ұйымдастырған Сариева P., еңбектері аса зор. Дипломдық
жүмысымды жазу барысында Ресейдің Отечественные архивы мерзімді
басылымының беттеріне, Юшин И.Ф., Михайлов О.А., Вестник Архивиста
журналындағы Калачева А.Д. Залаев Г.З. мақалаларын атап өтуге болады.
Сондай-ақ интернет материалдарына жүгендім [9].
Зерттеулер қатарына, тек қана Ресейде басылып шыққан Михайлов О.А.
Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечения сохранности
и использование жэне Карапетянец И.П. Бизнес архивы атты еңбектерді атап
айтуға болады [10].
Алдымен электронды күжаттарды, одан кейін де мүрағаттарды зерттеу тек 90-шы
жылдарда ғана түрлі мерзімді басылымдыр беттеріне алғашқы мақалалар шыға
бастады. Оған мысал ретінде, О.А. Михайлов өзінің мақалалары мен еңбегінде
электронды қүжаттардың маңызын ашып көрсекен, оларды пайдаланудың
тиімділіктерін үсынады. Чернова С.И. ҚР ПМ Ақпараттық бюллетені мен
Қазақстанда іс жүргізу мерзімді басылымдарында Мәскеу мүрағатың тэжірибе
негізінде электронды тасымалдаушыларға арнаған мақаласын жақсы ашып
көрсеткен.
Осылайша сол кездері көп авторлардың негізгі назары Электронды құжаттардың
жэне мүрағаттарды пайда болу тарихына жэне қолданысқа енгізілуге аударылдьғ
1996 жылы жарық көрген Крайская А.А., Челинний В.О. Архивоведение
еңбегінде жэне өзге де мақалаларында электронды мүрағаттардың сол кездеғі
жағдайы жэне оның ерекшелктері талданған. Ресей мүрағатшы мамандары мен
ғалымдары аталған мэселені конференциялар мен халақаралық конгрестерде
мүрағат саласының сан алуан проблемаларына тоқталып, олардың шешілу
жолдарын қарастырған. Кейін де бүндай конферециялар елімізде де
үйымдастырла бастады жэне осымен шектелмей, өз дамуыи одан да эрі табады
деген ойдамын. Әсіресе, Шепель В.Н., Чернова С.И. көтерген мэселелері күні
бүгінге дейін өзекті болып табылуда. Л.Н.Кривошеин Вопросы архивоведения
журналында жарық көрген Способы использовании элекғронных документов
мақаласында электронды қүжаттарды пайдаланудың бірнеше эдіс-тэсілдерін
үсынады. Осы жүмыстармен қатар Ресей журналдарында шығып отырған Гарскова
Л.М., Фроловтың В.Г., Корсаков Н.С., Долгорукова В.А., Петров Ф.И.,
Надеждин В.К, Вороповаи А.Б. мақалаларында аз болғанымен, бұл мэселені аз-
көп жан-жақты қарастырылған.
Қазіргі күндері электронды қүжаттарға байланысты маңызды мэліметтер 1989
жылы Мэскеуде басып шығарылған Государственные архивы СССР кітабында да
мэліметтер кездеседі. Министрлер кеңесінің басқарылуымен шыққан бүл кігап 3
бөлімнен түрады..
Мемлекеттік мүрағаттарды кинофотофоноқүжаттармен толықтыру жэне олардың
теориялық, тэжірибелік аспектілерін жүйелеу Основные правила работы
государственных архивов кітабында жақсы баяндалған. Кітап 1980 жылы
Мэскеуде шығадьғ Бүл еңбекте пленкалы тасығыштағы қүжаттармен жүмыстың
тэжірибелік функциялары көрсетіледі.
Мүрағаттардың қүрылуы жэне жүйеленуі туралы маңызды ақпарат Козлитиннің
И.А. Государственные архивы республик Средней Азии и Казахстана [12]
еңбегінде жинақталған. Берілген жүмыста Қазақстанның ірі мүрағаттары
сипатталады жоне олардағы электронды қүжатқа байланысты жүргізілгеп
жүмыстары туралы сөз айтылады. .
Еліміз тәуелсіздік алғалы бері бүл мэселемен айналысып жүрген
зерттеушілеріміз қолмеы санап аларлық. Дегенмен де Қазақстан тарихнамасында
аталмыш мәселеге байланысты бірнеше мақалалар, зерттеу жүмыстары өмірге
келуде. Қазіргі таңда Қазақстанда мүрағат ісі саласының ішінде бүл
мэселемен арнайы айналысып жүрген зерттеушісі Қазақстан
Республикасының Орталық мемлекеттік мүрағатының директорының орынбасары
Адильгужин А.А. Ол кісімен сүхбат барысында. Қазақстан Республикасының
Орталық мемлекеттік мүрағаты электронды қүжаттармен жүмыстың басталғанын
айтты. Оған дэлел ҚР ОММ-ға Франциядан №2300 қорлы Мүстафа Шоқай, Ресей
көне актілер қүжаттарының мемлекеттік мүрағаты (РГАДА), Ресей эскери-тарихи
мемлекеттік мүрағаты (РГВИА) біздің мүрағатқа қайтарылуы болып табылады.
Адильгужин А.А. бүған байланысты Қазақстанда іс-жүргізу журналында жарық
көрген мақалалары мен баяндамаларына жазылған. Сондай-ақ ол, электронды
қүжаттарға байланысты ережелер жасаумен айналысады [13].
Сонымен, жалпы қүжаттарға, соның ішінде электронды қүжататарға байлаыысты
кеңес кезінде шыққан еңбектер баршылық. Алайда, тэуелсіз Қазақстан
тарихнамасында бүл мэселемен айналысып журген зерттеушілердің саны артуда.
Оны жоғарыда аталған авторлардың еңбектерінен көре аламыз.
Зерттеу жұмысының деректік негізі. Электронды қүжаттар мен мүрағаттарға
байланысты деректік базаның негізгі шоғыры Қазакстан Республикасының
электронды қүжат, электронды қолтаңба, электронды сайлау, үғымдарымен
байланысы бар. Интернет желісінің ішінде электронды қүжат жэне мүрағат
жайында мэліметтер жүмысымның деректік негізін толықтырады. Тэуелзіз
Қазақстанның рухани дамуында өзіндік үлкен септігін тигізіп отырған Мэдегш
мүра бағдарламасы, Үлттық мүрағат қоры жэне мүрағаттар туралы Қазақстан
Республикасының заңы, 2001-2005 жылдарға арналған Қазақстан
Республикасының мурағат ісін дамыту тужырымдамасы, Асыл мұра
бағдарламасы жэне Қазақстан Республикасның Орталық Мемлекеттік мүрағатында
жасалған бірнеше жобалар жумыстың жазылуына біршама өз үлесін тигізді [14].
Сонымен бірғе соңғы жылдары шыққан мурағаттық ережелер мен заңдар деректік
негіз ретінде пайдаланылды.
Зерттеу тақырыбыныц мақсаі-міндеттері. Диплом жүмысымның непзғі мақсаты -
әрине жаһандану заманының непзігі талабын ашып көрсету, оны нақты айтатын
болсақ өміріміздің барлық қажеттіліктері компьютермен байлапысты. Олай
болса, ол мүрағат ісіне де қатысты.
- Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мүрағатының ең алдымен
LOTUS NOTES жүйесі арқылы іс жүзіне асқан электронды қүжат айналымымен
танысу;
- дэстүрлі жэне электронды қүжаттардың мемлекет үшін маңыздылық деңгейін
ашып көрсету жэне оларды пайдаланудың жаңа үрдісін зерттеу;
Қазақстандағы мүрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел
мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін болса электронды қүжаттардың
тиімділіғін ашып көрсету болып табылады.
Жұмыстың ғылыми жаңалығы. Тэуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы
елу елдің қатарына кіру үшін бүгіннен басталып өте үлкен көлемде қоғамдық
маңызы зор жүмыстар атқарылуы тиіс. Елдің рухани, мэдени
жағынан дамуында аудиовизалды қужаттардың маңыздылығы қандац деңгейде
екендігі айқын нэрсе. Алайда, осы қүнды деректерді жинақтау, сақтау,
пайдалану жэне ғылыми айналымға енгізу шаралары ақсақтық танытып отыр.
Жүмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, элеуметтік
көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол
жеткізілді.
- Элекғронды қүжаттарды есепке алу жэне сақтау принциптеріне шолу жасала
отырып, оларды найдаланудың жаңа заманға сай даму тенднциялары үсынылды.
Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты фоғоқүжатгардың
көшірмелерін цифрлеу эдісі арқылы алу мэселесі жумыс барысында кең талқыға
түсті. Мүрағаттардың заманауй талаптарға сай дамуына жаңа үсыныстар
жасалды.
- Қүжаттар ішіндеғі маңызды топқа жататын электронды қүжаттарға ғылыми-
анықтамалық аппарат жүйесін үйымдастыру мэселесіне тоқтала отырып берілген
жүйенің тармақтық салаларына шолу жасалында жэне оларды заманға сай қайта
қүру үсынастары жасалды. Жалпы дэстүрлі қүжатғарға жэне дэстүрлі қүжаттарға
жасалағын ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіне жасалатын ерекшеліктері мен
айырмашылықтары жүмыс барысында ашыл көрсетілді.
- Соцғы жэне маңызды сатыларының бірі, мүрағағға сақтауда болған
электронды қүжаттарды жинақтап, бір ізғілін үйымдастыру. Мүрағат ісінде
атқырылагын маңызды салалрының бірі азаматтарға электрондық қүжаттармен
жүмыс істеуге қолайлы жағдай жасау.
Жоғарыдағыдай айтылған шараларды іс жүзіне асыруға бізге Қазақстан
Республикасының Мүрағаттар коллегиясныңы төрайымы Сариева Р.Х. жэне
Қазақстан Республикасының Президенттік мүрағатының көмегімен өткізілетін
конференциялар диплом жүмысында айтылған барлық кемшіліктерді ашуға
көмектеседі. [15]
Зерттеу жұмысының теориялық-методологиялық негізі. Зерттеуге обьективтілік,
тарихилық, жүйелілік тэрізді ғылыми таным принциптері * баршылыққа алынды.
Зерттеу жүмысында сондай-ақ зерттеушілер көзқарастарын салысғыру, талдау
эдістері кеңінен қолданылады. Тақырыпты зертеу барысында Тәуелсіз Қазақстан
зерттеушілері мен Ресей зерттеушілерінің еңбектері мен пікірлеріне мэн
берілді.
Жұмыстың қолданбалық маңызды. Ғылыми жүмыс мүрағат ісі саласындағы тың
мәселелерге арналғандықтан оның қолдану аясының кең болуы заңдылық. Зерттеу
жүмысында жасалған жаңа тың қорытындылар мен ғүжырымдар тэуелсіз
Қазақстанның жаңа үстанымдар негізінде жазылғап мүрағаттану саласының
зерттеулер қатарын ғолықтырады. Жүмысты мүрағаттану саласы бойынша мамандар
даярлауда, электронды қүжаттар жүйесін одан орі дамытуға байланысты шаралар
аясында, бүгінгі әлеуметтік-экономикалық, тарихи-мәдени реформаларды жүзеге
асыру барысында пайдалануға болады. Сонымен қатар берілген жүмыс тарих
ғылымы мен қүжаттану саласымен айналысатын студент жастарға жэне көпшілік
қауымға арналады. Зерттеу жүмысының құрылымы. Жазылып отырған ғылыми
зерттеу жұмысы кіріспе, екі тарау, соның ішінде эр тарауда екі тармақша,
қорытынды, пайдаланылған эдебиеттер тізімі жэне қосымшалардан тұрады.
1 Электронды құжаттардың пайда болуы ._
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан
Мүрағаттар қызметінің негізгі ережелері (бүдан эрі - Ереже) Қазақстан
Республикасының Үлттық мүрағат қоры және мүрағаттар туралы Заңына,
Қазақсган Республикасының Электрондық қүжағ және электрондық цифрлық
қолтаңба туралы Заңына, Қазақстан Республикасының ¥лттық ақпараттық
инфрақүрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған
мемлекеттік бағдарламасы туралы Қазақстан Республикасы Президентінің 2001
жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығына, Қазақстан Республикасы ¥лғтық мүрағат
қоры туралы Ережені бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкімеғінің 1999
жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысына, Қазақстан Республикасы Үлттық
ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік
бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар Жоспарын бекіту туралы
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулысына,
Қазақстан Республикасында мүрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға
арналған бағдарламасын бекіту гуралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің
2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысына және Құжаттар көшірмелерінің
мемлекеғтік сақғандыру қоры туралы ережені бекіту туралы Қазақсған
Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысына сэйкес
әзірленген [16].
Кез-келген мүрағаг кағаз және электрондық негіздегі қүжағтарды жинау,
уақьғгша сақтау мен пайдалану мақсатында үйымдасғырылады. Ведомсгволық
мүрағат қүрамында элекгрондық қүжаттар мұрағаты пайда болады. Мұрағатат
оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданагын
қужаттар құрамын айқындайғын Ережеге сэйкес жумыс жүргізеді.
Қазақстан Республикасы Мұрағататтар мен құжаггаманы басқарудың уэкілетті
мемлекеітік органы, Мұрағататтар мен қужатғаманы басқарудың жергілікті
уэкілетті мемлекетғік органы (бұдан эрі - уәкілетті органдар), Қазақстан
Республикасы орталық мемлекеттік мұрағагтары, Қазақсгал Республикасы
ГІрезидентінің Мұрағататы, ресиубликалық маңызы бар қалалардың және
Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары, облысғардың,
қалалардың, аудандардың мемлекеғғік Мұрағататгары және олардың филиалдары
(бүдан эрі - мемлекеттік мүрағатгар) осы Ережелерді ведомсгволық
Мұрағататғар жумысының іс-тэжірибесіне ендіруде әдісғемелік және
практикалық көмек көрсетеді және олардың орындалуына бақылау жасайды{17].
Сонымен XX ғасырдың соңында компьютерлік технологиялар адам
шығармашылығаның барлык салаларьша және мүрағат мекемелеріне ене бастады.
Мұрағаг саласына ақпарагтық технолоғиялардың енгізілуі, қүжаттық ақпаратқа
қол жеткізу, мүрағатгық ақпараг секілді байлыққа ғылыми анализ жасау және
жаңа мұрағаггык эвристиканы қалыптасгыруға қол жеткізеді. CD және DVD
секілді тасымалдаушыларда қүжағтарды және анықтамаларды жариялай
білу және әлемдік киберортаға мүрағаттық ақпарат деректерін интеграциялауға
өз эсерін тигізеді.
Біз мүрағат ісін ақпараттандыруды 4 кезеңдерге бөлеміз:
1. XIX ғасырдың соңы - 1950 жылдар;
2. 1950 жылдың бірінші ширегі - 1970 жылдың бірінші ширегі;
3. 1970 жылдың екінші ширегі - 1980 жылдың бірінші ширегі;
4. 1980 жылдың екінші ширегі - қазіргі таңға дейін.
Мүрағат ісін автоматизациялау және механизациялау электронды есептегіш
машиналар, ақпаратты тасымалдаушылар тарихымен тығыз байланысты. Жоғарыда
аталған кезеңдердің өзіндік ерекшеліктері бар. Оларға нақты тоқталатын
болсақ;
Бірінші кезең - мүрағат ісін механизациялау негізінен ведомствалық
мүрағаттарда іс жүзіне асты. Кіші механизация қүралдары сирек болғанымен
көбіне матрикалық ақпарат тасымалдаушылармен (перфокарта, перфолента және
кодекс) шектелді, сондай-ақ халық санағында, ендірісте жобалау мен
есептеуде белгілі талаптарды шешуде есептеу-перфокарталық қүралдар
қолданыста табылды.
Екінші кезең - бүнда мүрағат ісін ақпарттандыру мүрағаттарда қолданылатын
техника мен бағдарламанаң дамуымен ғана емес, сонымен бірге КСРО-да
информатиканың дамуымен оның тарих ғылымына соның ішінде мүрағаттану
саласына тигізген эсерімен ерекшеленді.
Үшінші кезең болса жерғілікті және мүрагат
аралық
ақпараттаидырылған іздестіру жүйелері (АІЖ) пайда болуымен және
тэжірибесімен анықталады. Аталмыш кезең негізінен ақпараттандырылған
іздестіру жүйелерінің қолданылуы ақпаратты тасымалдаушылардың
(микропленкалар, магнитті ленталар, дискілер), техниканың алмасуымен
сипатталады. Осы кезеңде алғаш рет машинада оқылатын қүжаттардың сақталу
мэселесі көтеріле бастады.
Тортінші кезең - өз кезегінде ең алдымен Мэскеу мүрағаттары кейін 4
басқа да мүрағаттары комыотеризацияланды. Бүл үрдістің лидерлері қатарына
ВНИИДАД, РФММ (ГАРФ) болып табылды [18].
Жүмысымның бүл таруында негізінен қүжаттың пайда болу тарихына тоқталуды
жөн көрдім.
Ерте орта ғасырлық кеңселерде қүжат эзірлеу мен ресімдеудің белгілі бір
тэсілдері қалыптасты. Бүл кезеңде аса маңызыды қүжаттар үшін негізгі жазба
материал пергамент еді. Ал ежелгі Қытайда кең тараған жазу материалы бамбук
болдьғ Оған барлық ресми іс жүргізу қүжаттары түсіріліп отырды. Өнделген
бамбук таяқшаларын жарып кесу арқылы жүқа эрі үзын пластинкалар жасалатын
да, оған қылқаламмен немесе тушьпне жазу жазылатын. Мэтін жазылғаы
пластинкалар жіппсн оралып, байланатын. Мүндай байламның біреуі бір кітап
болатын.
Ежелгі Русьте жазу материалы ретінде қайың қабығы пайдаланылды. Қайың
қабығы пергаментке қарағанда берік болмағанмен, анағүрлым арзан еді. Ол
топырақта пергаменттен жақсы сақталады. Өңделген қайың қабығы үстінен,
астынан және бүйірінен кесілетін. Топырақ астынан табылған қайың қабықты
грамоталар содалы ыстық суға салынып жуылады, қыртыстары
түзетіліп, эйнектер арасына қойылып келтіріледі.
Арзан қайың қабығына қызмет бабындағы қүжаттар сирек түсіріліп, ол көбінесе
түрмыстық қарым-қатынас жазбаларына, сауат ашуға, шаруашылық есеіғ-қисаптар
жүргізуге пайдаланылды. Археологиялық қазба материалдары арасында қайың
қабықты грамоталар жиі кездеседі.
XIV ғасырға дейін жазу үшін қолданылған негізгі материал пергамент болды.
Оның аты Кіші Азияда орналасқан Пергаме (қазір Бергама) қаласы атына
байланысты шыққан. Пергамент - мал терісін (көбіне бүзау терісін) ерекше
тэсілмен өндеу арқылы алынатын материал. Оны дайындау технологиясы біздің
заманымызға дейінгі II ғасырға осы Пергаме қаласында жетілдірілген.
Пергаменттің ең жақсы сорты жүқа эрі оқалақ тесіп, сона шағып бүлінбеген
таза жаңа туған бүзау терісінен алынатын. Пергамент қымбат материал
болғандықтан оның эр парағы көбіне екі, үш мәртеден пайдаланылатын. Қайта
қолданар алдында бүрын жазылған жазулар қырып тазартылып, жуылатын.
Өңделген пергамент ақ түсті болатын Пергамент сөзі XVII ғасырда поляк
тілі арқылы қолданысқа енғен.
XIV ғасырда кеңсе ісіне қағаз пайдаланыла бастады. Ол біртендеп іс жүргізу
қызметінде қолданылып келген пергаменті ығыстырып шығарды. Қағаз үғымындағы
бумага латының bambagia - мақта деген сөзінен шыққан. Қағаз ең алғаш II
ғасырда Қытайда пайда болып, Еуропаға IX ғасырдан Испания арқылы ене
бастаған. Әйтсе де оның кең қолданысқа түсуі XIV ғасырдан бастау алады. XIX
ғасырдан бері қағаз ағаштан жасала бастады. Қазір оның ватман, калька,
көшірме қағаз секілді 600-ден астам түрі бар. Көлемі (1 шаршы метр),
салмағы (4-250 г), қалындығы (4-4000 мкм), түсі, ақтығы, жылтырлығы,
сорғыштығы және өзге қасиеттері бойынша сипатталады.
Ертеде жазу материалы ретінде ағаш тақтайшалар, жібек магалар, тастар,
папирустар, терілер де қолданылды [19].
Үйым мүрағатында электрондық қүжаттар (бүдан былай~ЭҚ) есебін - жүргізудің
қағаз қүжаттар есебін жүргізуден айырмашылығы аз. Әрбір есептік бірлікке
мүрағаттық шифр белгленеді: мүрағаттық қордың мемлекеттік мүрағат берген
нөмірі, ақапараттық ресурстың (тізімдеменің) нөмірі, сондай-ақ есептеу
бірлігінің нөмірі қойылады. ЭҚ есебін үйымда бүған арнайы бөлінген маман
жүргізуі қажет. Мүрағат қүжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу тәртібі
үйым басшысының бүйрығы арқылы белгіленеді. Есептік қүжаттардың қүрамы мен
олардың формалары да үйым басшысының бүйрығымен белгіленеді.
Мұрағатта мынадай жұмыстар атқарылады:
- ЭҚ-дың сипаттамаларын жасау;
- ЭҚ-дың қолданысқа арналған және резервте түратын нүсқаларын эзірлеу;
- ЭҚ-ды сыйымдылығы неғүрлым молдау негіздерге көшіру;
- ЭҚ-дың орын алмастыруы, бүл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге
бөлініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинақталуы
мүмкін;
- ЭҚ-дың сақтандыру форматындағы нүсқаларын эзірлеу және сол сақтандыру
форматында электрондық қүжаттардың тізімдемесін жасау;
- ЭҚ-дың орнында бар-жоғын және жай-күйін тексеру;
- Есептеу қүжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру. Атқарылған жұмыстар
нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделді:
- ЭҚ-дың мұрағаттық тізімдемесі. Бүл бес дана етіп жасалды. Үш данасы қағаз
қүжат түрінде эзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі
файлмен екі бөлек дайындалады. Бүл файлдар тізімдемеге енген ЭҚ нүсқасы
түсірілген негізге де, сондай-ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де
жазылады;
- ЭҚ-дың қолданысқа арналған және резервте болатын нүсқаларының
жасалғандығы туралы акт;
- ЭҚ-дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт;
- ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы;
- Есептеу қүжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;
- Бүл қорға қатысы жоқ қүжаттардың табылғандығы туралы акт. Электрондық
қүжаттар тізімдемесі - электрондық қүжаттар есептеу
бірліктерінің қүрамы мен мазмүнын ашуға, оларды қор ішіндеғі жүйеге
бекітіп, есебін алуға арналған мүрағатгық анықтамалық.
Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық
аппаратына мынлар енеді: титулдық парақ; мазмүны (тақырыбы); алғысөз; ЭҚ
кешенінің ақпараттық-технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған сөздер
тізімі; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі; шифрлардың ауыспалы
кестелері (тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін); көрсеткіштер; ЭҚ
есептеу бірлікғерінің аңдатпалық түсініктемелері (аннотациялар) берілген
анықтамалық т.б.
Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың эрбір элементі мэтіндік
форматпен дербес компыотерлік файл түрінде жасалады.Тізімдемеге арналған
анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілергс жазылады. Бұл
папкілер дс тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас *
болады,сақтау бірлігінің иерархиялық қүрылымы бойынша да бірдей деңгейде
орналасады.
Электронды түрде эзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол
қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады.
Тізімдемеге осымен қатар ЭҚ кешенінің ақнараттық-технологиялық сипаттамасы
да қоса жасалады. Оның қүрылымдық үлгісі төменде келтіріп отыр. АТС
тізімдемеге қандай ЭҚ ендірілгенін, олардың қандай форматтарда екенін,
сақтауға берілген кезде қандай жүмыстар атқарылғанын, түпнүсқанын қайда
сақталғанын, ақпараттық ресурсті қалыптастыру ісі қалай жүргізілғенін,
ақпараттық жүйе мен ақпараттық ресурсғын иесі кім, ақпараттық ресурс жасау
кезінде қандай бағдарламалық қамтамасыз ету жүйесі қолданылды, міне, осы
секілді сүрақтарға жауап алу үшін жасалады. Бүл ақпараттар ЭҚ-дың үзақ
уақыт пайдаланылуын қамтамасыз етуге көмектеседі. АТС бүкіл қор (коллекция)
бойынша эзірленген тізімделерге арналып жалпы шолу түрінде де, эрбір жеке
тізмдеме бойынша да жасалуы мүмкін. Қор қүжаттарына арналған жалпы
АТС бірінші тізімдемеге салынады. Бүл сипаттаманың соңына қурастырушылары
көрсетіледі.
АТС-сы бар файл атауына ІТН сөзі және тізімдеме мен қор шифрлары қосылады
[20].
Үлгіге ¥лыбритания Үлттық электрондық мәліметтер базасы мүрағатында
қабылданған ақпараттық ресурстар сипаттамасы алынып отыр. Оның бірінші
бөлімі мүрағатгық сипаттаулар жөніпде ISAD (G) Жалпы халықаралық стандарты
үсынатын сипаттамалық мақалалар-ды қамтиды. Мүнан кейінгі бөлімдер эрі
дерек-танымдық, эрі технологиялық сипаттамалар болып келеді. Сипаттаудың
көрсетілген стандартын ЭҚ-ды үйымдастырудың өзге де деңгейлерінде - қорлар,
коллекциялар, қорлардың серияларын қүруда да қолдануға болады.
Электрондық қүжаттардың сақталуын қамтамасыз ету - бүл электрондық
негіздердің жоғалуына жол бермейтін,олардың физикалық және техникалық
жағдайларын ретке келғіріп отыратын, сондай-ақ ЭҚ-дың косымша техникалық
қүралдарсыз-ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдык-техникалық база жасау,
нормативтік режимдерді сақтау мен тиісті үйымдастыру жүмысгарының оңтайлы
әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады.
ЭҚ-дың сақталуын үйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс:
- электрондық неғіздерді (сақтау бірліктерін) мүрағат қоймасына, ал ЭҚ-
дың сақтау бірліктерін электрондық негіздерге тиімді орналастыру;
- қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тэртібін сақтау;
- ЭҚ-дың бар-жоғын және олардың жай-күйін тексеру;
- ЭҚ-дың физикалық және техникалық жай-күйлерін бақылау;
- ЭҚ-ды арнайы физикалық және техникалық өңдеуден өғкізу;
- ЭҚ-ды жаңа (технологиялық түрғыдан) электрондық негізге көшу;
- ЭҚ-ды компыотерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы форматтарға
қосымша даналар эзірлеу мақсатында көшірмелеу;
- Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасьғз ету жөніндегі шаралар;
- ЭҚ-ды залалды компьютерлік бағадарламалардан (вирустардан және т.б.)
коргау;
- ЭҚ-ды рүқсатсыз пайдаланудан қоргау;
ЭҚ-ды жедел сақтау кезінде және үйымның ЭҚ мүрағагында оларды оқуға
арналған техникалық және бағдарламалық эдістердің ғүр-түрі қолданылады:
электрондық ақпаратты монитор экранына шығару, қолданысқа лайықты формада
көбейту г.б.
ЭҚ-дың үзақ уақыттардан соң да (10 жылдан жоғары) ашылуын қамтамасыз ету
мақсатында ақпараттық ресурстарды неғүрлым кең тараған эрі қарапайым
компьютерлік форматтарға көшіру шаралары жүргізіледі. Ақпараттық
ресурсгарды үйымның ЭҚ мүрағатына тапсырар алдында, сондай-ақ мүрағағтын өз
ішіндегі ЭҚ-дың сақталуын қамтамасыз ету жүмыстары аясында ЭҚ-дың
сақтандыру форматына түсірілген даналары жасалады. Оптикалық дискілер үшін:
температура + 25°С-дан аспауы керек, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20-дан
50 пайызға дейінгі аралықта болуы тиіс. ЭҚ-дың қолданыстағы даналары
сақталатын қоймада бөлме температурасының көрсеткіпіі + 23 °С төңірегіне
дейін рүқсат етіледі. ЭҚ-дың резервтегі даналары сақталатын қоймаларда
температура мөлшері + 17°С-дан аспауы қажет эрі ауаның салыстырмалы
ылғалдылығы мүмкіндігінше төмен болғаны жөн. Дискілерді + 32°С-дан жоғары
және - 10°С-дан төмен температурада сақтауға болмайды. Температура мөлшері
- 5°С-ға, салыстьырмалы ылғалдылық 50 пайызға дейінгі жағдайларда
дискілерді тасымалдауға болады. ЭҚ-ды жасаушы-фирманың негіздерді сақтау
барысында температуралық-ылғалдылық режимін ұйымдастыру туралы өз
үсыныстары болса, ең алдымен соңы басшылыққа алу лазым.
ЭҚ-ды жедел сақтау кезінде олардың толымдылығы негізгі (қолданыстағы)
даналар бойынша резервтік даналардың жасалуын үйымдастыру арқылы
қаматамасыз етіледі. ЭҚ-ды тек сыртқы негіздерге ғана жазып сақтау кезінде
міндетті түрде олардың қолданысға болатын және резервке қойылағын жеке
дербес негіздегі даналары болуға тиіс. ЭҚ-дың қолданыстағы және резервтегі
даналарын эртүрлі өндірістік фирмаларлан шыққан электрондық негіздерге
жазған жөн.
Үйымда электрондық қүжаттарды жедел сақтау ісі эртүрлі электрондык негіздер
арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.
ЭҚ-дьщ қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін:
- Сервелерге;
- RAID-массивтерге;
- Компьютерлердің қатқыл дискілеріне (винчестерлерге);
- Оптикалық дискілерге (CD-RW, CD-R, DVD- RW);
- Магнитті оптикалық дискілерге.
ЭҚ-дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін: * -
резервтік сервелерге;
- резервтік RAID-массивтерге ;
- компьютерлердің қатқыл дискілеріне;
- сғримерлік (магниттік) ленталарға;
- оптикалық дискілерге;
- магнитті оптикалық дискілерге;
- сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге.
Ұйымның электрондық қүжаттар мүрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық
негіздерге: оптикалық дискілерге; стримерлік (магниттік) ленталарға
түсірілген электрондық қүжаттарды сақтайды.
ЭҚ-ды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның қүрылымдық
бөлімшелерінде сақтау кезінде олардың (негіздердің) әрқайсысына мынадай
деректемелер ендіріледі:
- үйымның қысқаша атауы;
- электрондық неғіз индексі;
- электрондық негіздің статусы:
- негізге жазылған ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;
- қажет болған жағдайда АҚҚ (айрықша қ^нды құжаттар) және РШҚ (рұқсаты
шектеулі құжаттарын) белгілерін қою.
ЭҚ сақтауға келіп түскенде және оларды үйым мүрағатында сактау кезінде
әрбір сақтау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс:
- ЭҚ мүрағатының қысқаша атауы;
- Сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
- Қор нөмірі;
- Сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері.
Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына (оптикалық дискінің
сыртқы бстіне) арнайы маркерлермен немесе фломастерлермен жазылады, жазуға
үшкір қүралдарды пайдалануға болмайды. Этикеткалар алдымен маркіленіп,
сосын ғана желімденеді.
Электрондық негіз қорабына (футлярға) да осылайша этикегка жапсырылып, онда
мыналар жазылады:
- үйымның қысқапіа атауы;
- элекғрондық қүжаттар мүрағатының қысқаша атауы;
- сақгау бірліғінің есептік нөмірі;
- электрондық негіздің өндірістік (зауытық) нөмірі;
- электрондық негіздің статусы:
- қор нөмірі;
- сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есеитеу бірлігінің нөмірлері;
- негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері; - ЭҚ-дың
шектік мерзімдері;
- қажет болған жағдайда АҚҚ (айрықша құнды құжаттар) және РШҚ
(рұқсаты шектеулі құжагтарын) белгілерін қою;
- ЭҚ-дың негізге жазылған уақыты.
Элскгрондық неғіздердің техникалық нарамстрлсрін, дыбыс-бейнелі ЭҚ-дыц
акустикалық сипатын арнайы аппарағғық және бағдарламалық * қамғамасыз ету
жолдары арқылы бақылайды. ЭҚ-ы ашылмайтын немесе залалды компьюгерлік
бағдарламалары бар электрондық негіздерді стеллажды жеке сөресіне
(жәшігіне) бөлектеп қойып, кейін оларды уйымның қай қурылымдық бөлімшесінен
келіп түскен болса, сол жаққа қайғару қажет.
ЭҚ-дың бар-жоғын және жай-күйін кем дегенде 3 жылда бір рет, сондай-ақ
оларды мемлекетғік сақтауға тапсырар алдында да ғексеріп отырады.
Осындай жүйелерді Рындин А. өз мақаласында бэрін ашып нақты көрсеткен.
ЭҚ мүрағағындағы ақпараттық жүйені жеғілдіру немесе технологиялық
платформаны өзгерту алдында ЭҚ-дың технологиялық жай-күйіне сараптама
жасалады. Бірақ бүл кем дегенде 5 жылда бір рет жүргізілуге тиісті шара
болып есептеледі. Ол және бүкіл үйым деңгейіндегі өзгерістер барысында да
өткізіліп түруы шарт. Ақпараттық ресурстарды мүрағатқа сақтауға берер
алдында оларды сақғандыру форматтарына көшірмелеу ісі қүрылымдық
бөлімшелерде де, элек грондық қүжаттар мүрағатының өзінде де жүргізіледі
[21].
Бүл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мүрағағтың қүрылымы халықаралық
стандартқа сай болуы және мемлекеттің, коғамның, азаматтардың ақпараттық
қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мүрағаттары материалдық-техникалық
базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және
автоматтандырылған ғехгюлогиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-
бірте шаң басқан архивтсрден қүтылып, оның орнына Электронды мүрағатқа
көшіп, бірыңғай авгоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін
боламьғз. Ал қазіргідей бірыңғай мэліметтер базасының және мемлекеттік
мүрағаттардың автомагтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бүл
саладан өзіңізге қажетті сүранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша
мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да
өздеріне қажетті мүрағаттық ақпаратты алудағы заңды қүқықтары мен мүдделері
аяқасты болып жатыр деуге болады. Мүны ары қарай қазсаңыз, қүжатпен жүмыс
істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, қүжаттарды
қолдан жоғалтып жіберуі, бармақ басты, көз қыстылық секілді түрлі
жағдайлардың басы қылтияды.
1.2 Мұрағат қркаттарын компыотерге енгізудің қазіргі таңдағы
мәселесі
Алмагыда 2006 жылдың 26 қыркүйегінде Қазақстан Мэдениет және ақпарат
министрлігініц Ақпарат және мүрағат комитеті Қазақстан Республикасы
Президентішң мүрағатымен бірігіп Электронды қүжат айналымы және
электрондық мүрағат тақырыбына семинар үйымдастырды. Мүндай шара елімізде
республикалық ауқымда түңғыш рет өткізіліп отыр. Қатысушылар қүрамында
Ақпарағғандыру және байланыс жөніндегі агенгтік, ¥лттық ақпараттық
технологиялар акционерлік қоғамы, ҚР ¥лттық банкі Банк сервисі
республикалық мемлекеттік кәсіпорны, сонымен қатар, облыстардың, Алматы мен
Астана қалаларының мемлекеттік органдары, үйымдары мен үлттық компаниялары,
мемлекеттік мүрағагтары өкілдері f болады.
Семинардың ашылуында Қазақстан Республикасы ГІрезидентінің мүрағаты
директоры В.Шепель кіріспе сөз сөйледі. Содан соң сөз кезегі Ақпарат жэнс
мүрағат комитеті төрағасының орынбасары Р.Сариеваға берілді. Ол өз
создерінде электронды қүжат айналымы мен электрондық мүрағаттарға қатысты
көкейкесті мэселслерді шешу, қүжаттамаларды электрондық негізде сақтау жэнс
осы бағыттағы стратегияларды айқындау қажеттілігі түрасында өз ойларын
ортаға салды. Мемлекеттік органдарды ақпарагтандыру мен электронды үкімет
инфрақүрылымын қалыптастыру жөніндегі мемлекеттік бағдарламалар аталмыш
моселелердің маңздылығын арттыра түсті [22].
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің бақылау және
қүжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің орынбасары А.Слободянюк
электронды қүжат айналымын елдегі мемлекеттік органдар мен мемлекеттік
мекемелерге енгізу проблемасына тоқталды [23].
Ақпарат және мүрағағ комитетінің бөлім бастығы А.Мустафинаның баяндамасында
электронды қүжат айналымының жэпе электронды қүжаттарды ведомствалық
сақтаудың нормативтік кукықғық эрі эдістемелік базаларын дамыту жөніндегі
көкейкесті мэселелер айтылды. Қазақстан Республикасы ¥лттық банкінің банк
бюросы мемлекеттік кэсіпорыны Ақпараттық жүйені жобалау және эзірлеу
басқармасы бастығы Е.Самойленко, [24] Қазақстан Республикасы Президенті
мүрағаты директорының орынбасары В.Чупров, Қазақстан Республикасы
ГІрезиденті мүрағағының мүрағаттық технологиялар бөлім бастығы С.Чернова
[25] және т.б. хабарламаларында ҚР Үлттық банкі электрондық мүрағатының,
Мэскеу қаласы электрондық негіздегі қүжаттар орталық мүрағатының
электрондық негіздегі қүжаттар бойынша жүмыс жүргізу тэжірибелері және
электрондық мүрағат үйымдастыру мен оны іске қосу мэселелері сөз болды.
А.Қырғьғзбаева элекғронды қүжат айналымында және электрондық мүрағатта
электронды цифрлық қолғаңбаны қолдану мәселесін сөз етті [26].
Жоғарыда айтылған мэселелер бойынша қызу пікір алысулар нэтижесінде
семинарға қатысушылар мындай негізгі үсыныстарды эзірледі. Халықаралық
стандарттар мен жүмыс тэжірибесін ескере отырыгі, электрондық қүжат
айналымының және электрондық қүжагтарды мүрағатта сақтаудың нормативтік эрі
әдістемелік базаларын одан эрі дамыту мақсатында мыналарды эзірлеу керек;
- электрондық қүжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау
істері бойынша республикалық стаыдарттар; электрондық қүжаттар миграциясын
өткізу жөніндегі технологиялық регламент; терминдер мен анықтамалар;
- электронды қүжаттарды сақтауға қатысты ведомстволық және мемлекеттік
мүрағаттардың жұмыс ережелері;
- электрондық құжаттармен жүмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу
жөніндеғі түрптты нүсқаулық;
- тұрақты сақғалатын электрондық қүжатғар тізімдемесі;
- мемлекеттік сақтауға және үзақ уақытқа мүрағаттық сақтауға берілетін
электрондық қүжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сэйкестендіру
жөніндегі нүсқаулық;
Осымеп қатар, электронды қүжаттар бойынша жүмыс жүргізу барысында
қолданылатын тэсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды эзірлеу
қажеттіліғі айтылды. Ағап айтқанда;
- қүжаттардың қағаз жүзіндегі түпнүсқалары мен олардың электрондық
нүсқаларын міндетті комплектіде сақтау;
- мүрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды басқару жөніндегі
техникалық тапсырмаларды эзірлеуге қатысуы;
- қүндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау;
- Үлттық мүрағат қорын толықтыру көздері - мекемелерде және мемлекеттік
мүрағаттарда гылыми-анықтамалық аппарат жасау және сипаттау эрі есеп
жүргізу жөніндеғі сабактастықты қамтамасыз ету;
Электрондық қүжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамғамасыз
ету үшін электрондық қүжаттарда электрондық цифрлық
қолтаңбаларды қолдану принциптерін және электрондық қүжаттардың электрондық
цифрлық колтаңба коюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет деп
танылды.
Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жүмыстарын жұргізу керек:
- іс номенклатураларында электрондық мэліметтер базасы және басқа да
ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет;
- мекемелерде түзілген электронды қүжаттар тізімдемесін жасау, олардың
мақсаттары мен міндеттерін, қүрылымы мен хронологиялық кезеңдерін көрсету;
Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттіктен мемлекеттік органдардағы
ақпараттық жүйе бойынша жұмыс жүрғізуші кадрлар қүрамын нығайтуға
байланысты комек сұрау.
Билік орғандары мен ұйымдарда электрондық қүжаттар мүрағатын жасақтау,
үйымдастыру және іске қосу мэселелерінің көкейкестілік сипаты жыл өткен
сайын арты түсуде. Олар қағаз қүжаттармен бірғе үйымның бірыңғай
қүжаттамалық қорын қүрайды. Үйым мүрағатындағы ақпараттың бүл екі түрін де
(қағаз және электрондық) түтас бірлікте қарастыру шарт.
Осыған байланысты электрондық ақпарат ресурстарын сақтау мен бүл істе
кездесетін қиындықтарды жеңу жолдары мүрағаттың мүндай түрін үйымдастыру
методологиясында маңызды мэнге ие.
Мүрағатшылар қүжаттарды (басқару қүжаттары, фотосуреттер, гюшта карточкалры
т.б.) дэстүрлі эдіспен қабылдайды, яғни ақпараттың материалдық негіздерін
сақтауға алады және оған қол жеткізілуін қамтамасыз етеді. Қазірғі кезде
электрондық ақпаратты басқару міндеті туындап отыр. ¥йымдарда қандай
электрондық қүжаттар қалыптасады және сақталады? Бүлар:
- жобаларды эзірлсу кезінде пайдаланылған қагаз қүжаттардың мәтінді және
басқа материалды файлдары;
- бухгалтерия, кадрларды басқару, іс қағаздарын жүргізу жүйелеріндегі
ақпараттық-іздестіру бағыты бойынша мэліметтер базасы;
- ақпараттық анықтамалық жүйелер - бірінші кезекте, қүқық пэндері бойынша
барлық заңдар және нормативтік актілердің көшірмелері түріндегі ақпаратты
қамтитын қүқықтық және нормативтік жүйелері, т.б.
Электрондық қүжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік - ол қағаз
қүжаттарға қарағанда элдеқайда үзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек.
Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне баса назар
аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жүмыстар қосалқы
мэнге ие болады. Әйтсе де, бү_л қүжаттарға қатысты нәрселердің бэрін:
ақпаратгы (мазмүнын), материалдық негізді, деректемелер мен қүжат әзірлеу
технолоғиясын жэие оны қолдану тэсілдерін түтас бірлікте алып қарау қажет.
Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, қүжат та болмайды.
Электрондық қүжат та сол сияқты. Электрондық қүжаттарды сэйкестендірудің,
ең бастысы түпнүсқалардың мэні зор. Электрондық қүжаттарды сэйкестендіру
мен түпнүсқаландырудың үйлесімді эдістемесін жасау - алыс болашақта да
олардың түпнүсқалык касиеғін сақтауға кепіл бола алады. Әйтсе де бірыңғай
баламалы технологияларды қолданбайынша электрондық қүжат өз негізіндегі
файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мэтіні өшіп қалған
қағаз қүжаттармен салыстыруға болады: қүжат бар болғанымен, іс жүзінде
жоққа тэн. Яғни электрондық қүжатты файлдан шығарып, ақпаратын монитор
экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана құжат деп
есептеуге болады.
Бү_ған алыс шетелдердің кітапханалары мен ғылыми мекемелерінде жатқан құнды
тарихи құжаттарды іздеу мен алуды қосыңыз. Ендеше, мүрағат ісі саласында
халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамьғгпай болмайтыны басы ашық нәрсе.
Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен
пайдалануымызды дамыған елдермен қатар қою, ешкі мен түйені салыстырғандай.
Бүл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мүрағаттың қүрылымы халықаралық
стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпарагтық
қолжетімділігіы арттыру үшін еліміз мүрағаттары материалдық-техникалық
базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және
авгоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-
бірте шаң басқан мүрағаттардан қүтылып, оның орнына Электронды мүрағатқа
көшіп, бірыцғай автоматтандырылғаы ақпараттық жүйеге қол жеткізетін
боламыз. Ал қазірғідей бірыңғай мэліметтер базасының және мемлекеттік
мүрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауыиан бүл
саладан өзіңізғе қажетті сүранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша
мемлсксттің де, сол мемлекеттіц бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да
өздеріне қажетті мүрағаттық ақпаратты алудағы заңды қүқықтары мен мүдделері
аяқасты болып жатыр деуге болады. Мүны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жүмыс
істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, қүжаттарды
қолдан жоғалтып жіберуі, бармақ басты, көз қыстылық секілді
түрлі жағдайлардың басы қылтияды.
Мүны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары мүрағатшы
мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бүрыннан бары -жабылған,
жабылмағаны - қысқарған. Қысқасы, мамандар даярлау мэселесінің көлденецдеуі
мен білікті мүрағатшылардың болмауы мүрағат ісін қожыратып жіберген.
Ендеше, сала қызметкерлері еңбегінің тартымдылығын арттыру мен оларға
жалақы беру жүйссін жетілдіру жайы түбегейлі шаралар қабылдауды
қажетсінетіні ақиқат [27].
Қазір электрондық құжаттар бойынша жүмыс жүмыс жүргізу ісінде мынадай
проблемалар бар:
- электрондық қүжаттар бойынша жүргізілетін жүмыстарды
нормативтік-әдістемелік қүралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-
технолоғиялық түрғыда қамтамасыз ету деңғейінен артта қалып келеді.
- атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынщша
жүргізілетін жүмыстарға ... жалғасы
Ұқсас жұмыстар
Электронды құжаттар және мұрағаттар
Құжаттар құндылығы
Патенттік құжаттар
Жеке құжаттар
Бүлінген құжаттар
"Патенттік құжаттар"
Бухгалтерлік құжаттар
Туризм саласындағы іс-құжаттар
Анықтамалық-ақпараттық құжаттар
Ұйымдық құжаттар туралы түсінік
Пәндер

Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор №1 болып табылады.

Байланыс

Qazaqstan
Phone: 777 614 50 20
WhatsApp: 777 614 50 20
Email: info@stud.kz
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь