Құжат жасау негіздері туралы

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 6 бет
Таңдаулыға:

Қазақстан Республикасының Білім және Ғылым министрлігі

Семей қаласының Шәкәрім атындағы мемлекеттік университеті

Филология факультеті

Шетел тілі кафедрасы

СӨЖ

Тақырыбы: Құжат жасау негіздері.

Орындаған: Мүтәліп А. Ә.

Тексерген: Кушуков Г. С.

Семей қаласы, 2015 жыл.

Жоспар:

Құжат ұғымы
Құжаттың түрлері
Қ ұжаттарды жасау тәртібі

1. Құжат ұғымы

Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге, беруге және сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз. Басқаша айтқанда, құжат - ақпараты бар материалдық тасымалдаушы. Мұндай тасымалдаушы ретінде қағаз, компьютер дискісі, фото және кинопленка және т. б. қызмет етуі мүмкін. Іс құжаты әкімшілік (басқару) ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.

Фабрика өнім шығаратыны секілді, әкімшілік басқармалары құжат шығарады. Мұның айырмасы фабрика үшін өнім шығару оның мақсаты болса, әкімшілік басқарудың мақсаты басқару қызметі болып табылады. Оны іске асыру үшін ол құжатпен ресімделуі керек.

«Құжат» ұғымы білімнің көптеген саласында қолданылып, тұтас бір ғылыми пәндер қатарындағы зерттеу объектісі болып табылады. Бұл ғылымдардың әрқайсысы құжатқа анықтама беруде қандай өлшемдер (құжаттың мәні, нысаны, ақпаратты жазу мен дыбыстап бейнелеу тәсілі т. б. ) негіздеме ретінде алынғанына қарай өз тәсілдерін ұсынады.

Құжат ұғымына берілген анықтамаларды көктей шолғанда, зерттеу нысанасы мен міндеттеріне қарай айырмашылықтардың да бар екендігін байқаймыз. Құжат ұғымын деректану саласы кең ауқымда түсіндіреді. Ол бойынша, құжат - объективті өмір шындығы мен адамның ой қызметіне қатысты ақпараттарды арнайы материалға кез келген тілде, кез келген тәсілмен бекіту құралы. Деректануда құжат -арнайы ақпарат жеткізуге арналған объект.

2. Құжаттардың түрлері және олардың жіктелуі

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т. б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізуі барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай үлкен екі топқа бөлуге болады.

Бірінші - бұл әкімшілік сұрақтары мен жалпы сұрақтар бойынша құжаттар. Яғни, ұйым әкімшілігі мен оның өндірістік іс - әрекеттері бойынша жалпы құжаттарды ұйымның барлық құрылымдық бөлімше қызметкерлері құрастыра алады.

Екінші - ол басқару функциялары бойынша құжаттар. Бұл құжаттарды қаржы, бухгалтерлік, жоспарлау бөлімі және т. б. функционалдық бөлімшелер қызметкерлері құрастырады.

Құжаттарды жалпы және жеке белгілері бойынша кластарға бөлуге болады. Құжаттар төмендегі белгілері бойынша жіктеледі:

Құжат түрінің атаулары бойынша - қызметтік хаттар, бұйрықтар, хаттамалар, актілер, баяндау хаттар, шарттар және т. б. Бұл құжаттардың безендірулері бір ізге келтірілген және олардың әрқайсысының өзіндік үлгі - формулярлары бар.

Шығу немесе жасалу орындарына қарай ішкі құжаттар (ұйым қызметкерлері жасаған құжаттар) және сыртқы (басқа ұйымдардан немесе жеке тұлғалардан келіп түскен құжаттар) құжаттар.

Құжаттар қойылған мәселе, берілген сұрақтардың көлеміне қарай - жай (бір сұрақтан тұратын) және күрделі (бірнеше сұрақтан тұратын) құжаттар болып бөлінеді.

Нысана түрлеріне қарай - жеке құжат (мысалы, баяндау хат), трафареттік (бұл құжаттың бір бөлігі басылып дайындалған, қалған бөлігі құрастыру негізінде топтастырылады) және бір текті кәсіпорындар үшін жасалған типтік құжаттар.

Орындау уақыттарына қарай - жедел, яғни құжаттың орындалуының белгілі аралықта талап ететін және жедел емес - орындалу уақыты шартты түрде белгіленген.

Пайда болуларына қарай - ұйым немесе қызығушының тарапына байланысты қызметтік және нақты тұлғаларға қатысты жеке құжаттар.

Жазылу орталықтары бойынша жазбаша, графиктік, фотокино құжаттар.

Көркемделу түрлері бойынша

Түпнұсқа құжат - автор жөніндегі мәлімет, уақыты мен жасалу орны құжаттың өзінде сақталатын немесе басқа жолмен табылған, оның шығу тегіне шек келтірмейтін құжат.

Құжаттың түпнұсқасы - ресми құжаттың алғашқы немесе жалғыз нұсқасы.

Төлқұжат - құжаттың түпнұсқасының заңды күші бар қайталанған нұсқасы.

Құжат көшірмесі - түпнұсқа құжаттағы ақпаратты түгелдей және оның сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін көшірмелейтін құжат.

Құжаттың куәландырылған көшірмесі - заңдық күш беретін, белгіленген тәртіпке сай қажетті деректемелер қойылатын құжат көшірмесі.

3. Қ ұжаттарды жасау тәртібі

Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті (мысалы, Word 2006 Word 2004) . Бұндай бағдарламалар мәтіндік редакторлар деп аталады.

Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік - ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар:

- электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік-әдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-технологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді.

- атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың әр тектілігі.

- басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың әр түрлілігі.

- құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы.

Электрондық құжаттарды сақтау бірлігі - мұрағатта есептік нөмірі бар дербес электрондық негіз.

Электрондық құжаттарды есепке алу бірлігі - мұрағатта есептік нөмірі бар дербес көріністі файлдық обьект, реляциялық немесе өзге де компьютерлік деректер (компьютерлік папка, компьютерлік файл, мәліметтер базасының кестесі, электрондық кесте парағы) .

Электрондық құжаттардың көшірмеленуі - электрондық құжаттарды бір технологиялық платформадан екіншісіне ауыстыру; көшірмелеу процесінде компьтерлік файлдар форматы өзгереді, яғни қайта форматталады. Кейде мәліметтер құрылымы не формат үлгісі өзгеріске түседі (мәтіндік құжаттар графикалық құжатқа немесе керісінше ауысады) .

Электрондық құжаттың қолданысқа арналған данасы - бұл құжат пайдалануды ұйымдастыру кезінде сақтау бірлігі берілген электрондық құжаттың бір данасы.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.