Ақпарат түсінігі мен түрлері

Пән: Автоматтандыру, Техника
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 11 бет
Таңдаулыға:

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ СЕМЕЙ ҚАЛАСЫНЫҢ ШӘКӘРІМ АТЫНДАҒЫ МЕМЛЕКЕТТІК УНИВЕРСИТЕТІ

СӨЖ

Тақырыбы:Ақпарат түсінігі мен түрлері

Орындаған:Бақытбек Әлия

Тексерген: Кушуков Г. С

Тобы: ДЯ 303

Семей, 2015

Іс қағаздарын жүргізу - бұл құжаттармен жұмыс істеу. Құжаттар жасалынады, өңделеді, сақталады, түрлі мақсаттарға қатысты қолданылады. Құжатты қолдан, машинкада және компьютерде жазуға болады. Компьютерлік технология, фирма жұмысы үшін клиенттер туралы мәліметтерді экономды, ыңғайлы пайдалануға мүмкіндік береді, әлеуметтік қызметтердегі клиенттер туралы толық база жасау үшін қызмет етеді.

«Құжат» ұғымы білімнің көптеген саласында қолданылып, тұтас бір ғылыми пәндер қатарындағы зерттеу объектісі болып табылады. Бұл ғылымдардың әрқайсысы құжатқа анықтама беруде қандай өлшемдер (құжаттың мәні, нысаны, ақпаратты жазу мен дыбыстап бейнелеу тәсілі т. б. ) негіздеме ретінде алынғанына қарай өз тәсілдерін ұсынады.

Құжат функцияларын жалпы және арнайы функциялар деп екі салаға бөлуге болады. Жалпы функциялар құжаттардың бәріне ортақ. Ал арнайы функциялар - құжаттардың тек шектеулі топтарына ғана тән.

Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады:

1) әлеуметтік - құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады, өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде жүзеге асырылады;

2) ақпараттық - құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы ретінде қызмет етеді;

3) қарым-қатынастық - құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай хабарландырып қана қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы шоғырландырып, бірыңғай пікір қалыптастыруға, ұжымдық реакция туғызуға, бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал етеді;

4) мәдени - құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;

Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады:

1) құқықтық - құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым-қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. Хабарланып отырған мәліметтерге, оқиғаларға баға беру арқылы құжат құқықтық сананың қалыптасуына, мінез-құлықтың әлеумет тарапынан қолдау тапқан үлгілерін әзірлеуге, моральдық-этикалық нормаларды игеруге ықпал етеді;

2) дәрістік - құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады;

3) танымдық - құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға мүмкіндік береді.

4) басқарушылық - құжат басқару құралы болып табылады, қоғам мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі;

5) мемориальдық - құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді;

6) есептік - құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан, оның нәтижелерін есептеп шығаруға мүмкіндік береді.

7) эстетикалық - құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты образды-көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады;

8) релаксациялық (ойын-сауықтық, компенсаторлық) - құжаттардың бірқатар түрлерін эмоционалдық шиеленісті ширығуларды өзге нысандарға аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық ширығу деңгейін көздеген дәрежеге дейін азайтуға пайдалану;

Құжаттарды дайындау мен ресiмдеу қағидалары

Құжаттар мемлекеттiк тiлде дайындалады, мемлекеттік тiлмен қатар орыс тiлi ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады, «Қазақстан Республикасындағы тiл туралы» Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 11 шілдедегі Заңында көзделген жағдайда басқа тiлдер де қолданылады.

Құжат қағаз тасығышта жасалған және ресімделген кезде осы Үлгілік қағидаға 1-қосымшаға сәйкес құжат деректемелерінің орналасу сызбасына орай белгілі дәйектілігі бар деректемелер қолданылады. Құжаттар бланкiлері А4 немесе А5 форматтағы қағаздың стандартты парақтарда дайындалады.

Бланкте және онсыз дайындалған құжаттың әрбір парағында кемінде:

сол жағынан - 20 мм;

оң жағынан - 10 мм;

жоғарғы жағынан - 10 мм;

төменгі жағынан - 10 мм жиек болуы тиіс.

Екі жақты басып шығару немесе көшіру кезінде құжат парағының сыртқы жағында тиісінше мөлшері кемінде:

сол жағынан -10 мм;

оң жағынан - 20 мм;

жоғарғы жағынан - 10 мм;

төменгі жағынан - 10 мм жиек болуы тиіс.

Құжаттардың бланкiлері типографиялық тәсiлмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегiмен немесе құжатты дайындау кезiнде тікелей компьютермен басылып шығарылады. Ресми бланкілерде Аппараттың ресми электрондық мекенжайы көрсетіледі.

Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген түрлі түсті құжаттарының бланкілерін тиісті қызмет түріне лицензиясы бар полиграфиялық кәсіпорындар мемлекеттік ұйымдардың тапсырысы бойынша дайындайды және есепке алынуы тиіс, ол үшін құжат бланкісінің әр данасының сол жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмір, ал қажет кезде серия қойылады.

Құжаттардың бланкiлері қатаң түрде мақсатына сай қолданылуы қажет және Әкімдік басшылығының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе өзге тұлғаларға берiлмейді.

Өкімдік құжаттарды қоспағанда, ішкі құжаттар А4 немесе А5 форматтағы қағаздың парақтарында құжат түрінің атауы көрсетіліп, осы қағидаға 2-қосымшаға сәйкес мәтіні бір тілде жазыла отырып жасалуы мүмкін.

Екі және одан көп ұйымдар әзірлеген құжаттарды (бірлескен бұйрық, бірлескен шешім, бірлескен хат) ресімдеген кезде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланк қолданылмайды.

Дәрежелері тең екі және одан көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдар атауларының әліпбилік ретіне қарай бір деңгейде орналастырылады.

Екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресiмдеген кезде ресми атаулар ұйымдар иерархиясының кiшiрею жағына қарай жазылады.

Бірлескен құжат ұйымдардың мөрлерімен куәландырылуы тиіс.

Іс қағаздарының түрлері көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т. б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық-өкілеттік құжаттар деп алып, оларды іштей бірнеше топқа бөлуге болады. Сондай ақ іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік іс қағаздары деп екіге бөлінеді. Формасына қарай типтік және трафареттік болып бөлінеді. Ал жасалу орнына қарай мекеменің ішкі іс қағаздары және сырттан келіп түсетін іс қағаздары деп бөлінеді.

Ұйымдық-өкілеттік құжаттар іштей ұйымдық, өкілеттік және анықтама-ақпараттық болып үшке бөлінеді.

Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар, басқару ақпараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі құрылымдық бөлімшелер жағдайы, мінттер, жарғы, ереже, нұсқау (инструкция) т. б. құжаттар жатады.

Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықтарда ұйымның өндірістік-шаруашылық және басқа да бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.

Ұйымдық-өкілеттік құжаттардың көп кездесетін түріне анықтама-ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жеделхат, телефонхат, түсініктеме, мәлімхат, акт, анықтама және т. б. қызметтік хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай бір іс-әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді, баяндайды.

Іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік деп бөлінеді. Қызметтік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т. б. Төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындатын барлық құжаттарын жатқызуға болады.