Жалпы мұрағат қорындағы құжаттардың дұрыс сақталуы мен тізімге алынуы жағдайларын анықтау, қазіргі заман технологиясы бойынша пайдалануды қамтамасыз ету
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 2
I. Құжаттардың тізімге алуын қамтамасыз ету ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
1.1 Тізімге алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар құрамы ... ... ... ..4
1.2 Мұрағатық қорлардағы құжаттарды тізімге алу ұғымы және оларды пайдалану ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...8
II. Тізімге алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау ... ... ... ... ... ... ... 12
2.1 Мұрағат тізімін пайдалану, ұйымдасыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 12
2.2 Тізімге алу кезінде қолданылатын негізгі тәсілдер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 18
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..22
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..23
I. Құжаттардың тізімге алуын қамтамасыз ету ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
1.1 Тізімге алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар құрамы ... ... ... ..4
1.2 Мұрағатық қорлардағы құжаттарды тізімге алу ұғымы және оларды пайдалану ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...8
II. Тізімге алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау ... ... ... ... ... ... ... 12
2.1 Мұрағат тізімін пайдалану, ұйымдасыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 12
2.2 Тізімге алу кезінде қолданылатын негізгі тәсілдер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 18
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..22
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..23
Қазіргі кезде ақпараттарды сақтау үшін мұрағаттардың атқаратын рөлі қаншалықты маңызды екенін түсіндіріп жатудың өзі артық. Мұрағаттық құжаттарда сақталған ақпарат жылдар бойы ғылыми, саяси, экономикалық және әлеуметтік-мәдени басқару ісі мақсаттарына пайдаланылады.
Мұрағаттардың міндеті – мемлекет пен оның институттарын ретроспективалық деректі ақпарттармен қамтамсыз ету, тарих үшін маңызды құжаттарды сақтау, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау болып табылады.
Құжаттарды сақтау мәселесі мұрағат қоймасынан басталады деп есептейміз. Шын мәнінде құжаттың сақталу ұзақтығы қағаз фабрикасынан, жазу құралдарын шығаратын зауыттардан, баспаханалардан басталады. Яғни, оның негізгі бастапқы материалдардың, атап айтқанда қағаздың, сияның, бояудың сапасында жатыр.
Екінші фактор құжаттардың қалай сақталуына: температуралық ылғалдылық режиміне, ауаны және бөлмені шщаңнан, эиянды микроогранизмдерден тазартып отыруға, қойманы өрттен, судан қорғауға байланысты.
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек.
Менің курстық жұмысымның мақсаты – Жалпы мұрағат қорындағы құжаттардың дұрыс сақталуы мен тізімге алынуы жағдайларын анықтау, қазіргі заман технологиясы бойынша пайдалануды қамтамасыз ету.
Курстық жұмысымды орындау барысында мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері, Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының Заңы, «Мұрағат ісі» оқу-әдістемлік құралы, Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу журналы негізге алынды.
Тақырыптың зерттеу деңгейі. Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты – Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасауына жол ашады.
Зерттеу обьектісінде. Кіріс кітаптарының, тізімдердің, қорлардың парақтарының әрбір томы тігіліп, мемлекеттік мұрағаттың мөрі басылады, томның әрбір бетінің саны раталыр, қол қойылады. Есептік құжаттарға өзгерістер енгізуді тек оларды есепке алуға жауапты мұрағат бөлімшесі немесе қызметкерлері жүргізеді және жыл сайын «Мұрағаттық өзгертулер туралы» қорларының көлеміндегі және құрамындағы мәліметтердің, мұрағат органы үшін қорлардың карточкаысн әзірлейді, мұрағат паспорттарын құрастырады.
Курстық жұмыстың құрылымы. Осы тақырыптарға байланысты маған берілген курстық жұмысымды кіріспе, негізгі және қорытынды бөлімдерден тұрады. Негізі курыстық жұмысымды екіге бөлімге бөліп қарастрдым. Бірінші бөлімде құжаттардың тізімге алыну мен оларды пайдалану сынды сондай ақ ұғымдарына көңіл аудардым. Екінші бөлімде құжаттардың сақталу мен оларды ұйымдасыру, қолдану сынды мәселлер туындады. Ары қарай қорытынды мен пайдаланылған деректер көзідірін белгіледім.
Мұрағаттардың міндеті – мемлекет пен оның институттарын ретроспективалық деректі ақпарттармен қамтамсыз ету, тарих үшін маңызды құжаттарды сақтау, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау болып табылады.
Құжаттарды сақтау мәселесі мұрағат қоймасынан басталады деп есептейміз. Шын мәнінде құжаттың сақталу ұзақтығы қағаз фабрикасынан, жазу құралдарын шығаратын зауыттардан, баспаханалардан басталады. Яғни, оның негізгі бастапқы материалдардың, атап айтқанда қағаздың, сияның, бояудың сапасында жатыр.
Екінші фактор құжаттардың қалай сақталуына: температуралық ылғалдылық режиміне, ауаны және бөлмені шщаңнан, эиянды микроогранизмдерден тазартып отыруға, қойманы өрттен, судан қорғауға байланысты.
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек.
Менің курстық жұмысымның мақсаты – Жалпы мұрағат қорындағы құжаттардың дұрыс сақталуы мен тізімге алынуы жағдайларын анықтау, қазіргі заман технологиясы бойынша пайдалануды қамтамасыз ету.
Курстық жұмысымды орындау барысында мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері, Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының Заңы, «Мұрағат ісі» оқу-әдістемлік құралы, Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу журналы негізге алынды.
Тақырыптың зерттеу деңгейі. Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты – Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасауына жол ашады.
Зерттеу обьектісінде. Кіріс кітаптарының, тізімдердің, қорлардың парақтарының әрбір томы тігіліп, мемлекеттік мұрағаттың мөрі басылады, томның әрбір бетінің саны раталыр, қол қойылады. Есептік құжаттарға өзгерістер енгізуді тек оларды есепке алуға жауапты мұрағат бөлімшесі немесе қызметкерлері жүргізеді және жыл сайын «Мұрағаттық өзгертулер туралы» қорларының көлеміндегі және құрамындағы мәліметтердің, мұрағат органы үшін қорлардың карточкаысн әзірлейді, мұрағат паспорттарын құрастырады.
Курстық жұмыстың құрылымы. Осы тақырыптарға байланысты маған берілген курстық жұмысымды кіріспе, негізгі және қорытынды бөлімдерден тұрады. Негізі курыстық жұмысымды екіге бөлімге бөліп қарастрдым. Бірінші бөлімде құжаттардың тізімге алыну мен оларды пайдалану сынды сондай ақ ұғымдарына көңіл аудардым. Екінші бөлімде құжаттардың сақталу мен оларды ұйымдасыру, қолдану сынды мәселлер туындады. Ары қарай қорытынды мен пайдаланылған деректер көзідірін белгіледім.
1) Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» № 6 (30) 2009;
2) Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» № 5 (41) 2010;
3) Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» № 10 (22) 2008;
4) Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» №7 (03) 2007;
5) Ведостволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері;
6) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы» Қазақстан Республикасының Заңы;
7) Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері;
8) «Мұрағат ісі». Оқу-әдістемелік құрал. Астана. 2010. Алимжанова А.Б.;
9) www.google.kz
10). Кушнаренко Н.Н “Документоведение” Киев 2001г
11). ҚРМСТ 1037-2001 “ Іс жүргізу және
12). ҚРМСТ 1042-2001 “ Ұйымдық - өкімдік құжаттар”
13). Ларысов Н.С “ Документоведение “ Москва 2006г.
14). Левнин В.А “Факторное регулирование ценности информаций управленческих
15). Организация работы архивном учереждений. Ведомость архивами. Москва
16). Правила. Работы с научно- технической документацией в
17). Садирова К.К. “Құжаттану ” Ақтөбе 2005ж
18). Салагаев В. Шалабаев Б. “ Іс жүргізуді
19)Стенюков М.В. “Делопроизводство” Москва 2001г.
20). Тименко А.В. “Делопроизводство и основные нормативное требование
21). “ Іс жүргізу және мұрағат ісі
2) Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» № 5 (41) 2010;
3) Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» № 10 (22) 2008;
4) Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» №7 (03) 2007;
5) Ведостволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері;
6) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы» Қазақстан Республикасының Заңы;
7) Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері;
8) «Мұрағат ісі». Оқу-әдістемелік құрал. Астана. 2010. Алимжанова А.Б.;
9) www.google.kz
10). Кушнаренко Н.Н “Документоведение” Киев 2001г
11). ҚРМСТ 1037-2001 “ Іс жүргізу және
12). ҚРМСТ 1042-2001 “ Ұйымдық - өкімдік құжаттар”
13). Ларысов Н.С “ Документоведение “ Москва 2006г.
14). Левнин В.А “Факторное регулирование ценности информаций управленческих
15). Организация работы архивном учереждений. Ведомость архивами. Москва
16). Правила. Работы с научно- технической документацией в
17). Садирова К.К. “Құжаттану ” Ақтөбе 2005ж
18). Салагаев В. Шалабаев Б. “ Іс жүргізуді
19)Стенюков М.В. “Делопроизводство” Москва 2001г.
20). Тименко А.В. “Делопроизводство и основные нормативное требование
21). “ Іс жүргізу және мұрағат ісі
Мазмұны.
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..2
I. Құжаттардың тізімге алуын қамтамасыз ету ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
0.1 Тізімге алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар құрамы ... ... ... ..4
0.2 Мұрағатық қорлардағы құжаттарды тізімге алу ұғымы және оларды пайдалану ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...8
I. Тізімге алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау ... ... ... ... ... ... ... 1 2
0.3 Мұрағат тізімін пайдалану, ұйымдасыру ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ...12
0.4 Тізімге алу кезінде қолданылатын негізгі тәсілдер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .18
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..22
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..23
Кіріспе.
Қазіргі кезде ақпараттарды сақтау үшін мұрағаттардың атқаратын рөлі қаншалықты маңызды екенін түсіндіріп жатудың өзі артық. Мұрағаттық құжаттарда сақталған ақпарат жылдар бойы ғылыми, саяси, экономикалық және әлеуметтік-мәдени басқару ісі мақсаттарына пайдаланылады.
Мұрағаттардың міндеті - мемлекет пен оның институттарын ретроспективалық деректі ақпарттармен қамтамсыз ету, тарих үшін маңызды құжаттарды сақтау, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау болып табылады.
Құжаттарды сақтау мәселесі мұрағат қоймасынан басталады деп есептейміз. Шын мәнінде құжаттың сақталу ұзақтығы қағаз фабрикасынан, жазу құралдарын шығаратын зауыттардан, баспаханалардан басталады. Яғни, оның негізгі бастапқы материалдардың, атап айтқанда қағаздың, сияның, бояудың сапасында жатыр.
Екінші фактор құжаттардың қалай сақталуына: температуралық ылғалдылық режиміне, ауаны және бөлмені шщаңнан, эиянды микроогранизмдерден тазартып отыруға, қойманы өрттен, судан қорғауға байланысты.
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек.
Менің курстық жұмысымның мақсаты - Жалпы мұрағат қорындағы құжаттардың дұрыс сақталуы мен тізімге алынуы жағдайларын анықтау, қазіргі заман технологиясы бойынша пайдалануды қамтамасыз ету.
Курстық жұмысымды орындау барысында мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері, Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының Заңы, Мұрағат ісі оқу-әдістемлік құралы, Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу журналы негізге алынды.
Тақырыптың зерттеу деңгейі. Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты - Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасауына жол ашады.
Зерттеу обьектісінде. Кіріс кітаптарының, тізімдердің, қорлардың парақтарының әрбір томы тігіліп, мемлекеттік мұрағаттың мөрі басылады, томның әрбір бетінің саны раталыр, қол қойылады. Есептік құжаттарға өзгерістер енгізуді тек оларды есепке алуға жауапты мұрағат бөлімшесі немесе қызметкерлері жүргізеді және жыл сайын Мұрағаттық өзгертулер туралы қорларының көлеміндегі және құрамындағы мәліметтердің, мұрағат органы үшін қорлардың карточкаысн әзірлейді, мұрағат паспорттарын құрастырады.
Курстық жұмыстың құрылымы. Осы тақырыптарға байланысты маған берілген курстық жұмысымды кіріспе, негізгі және қорытынды бөлімдерден тұрады. Негізі курыстық жұмысымды екіге бөлімге бөліп қарастрдым. Бірінші бөлімде құжаттардың тізімге алыну мен оларды пайдалану сынды сондай ақ ұғымдарына көңіл аудардым. Екінші бөлімде құжаттардың сақталу мен оларды ұйымдасыру, қолдану сынды мәселлер туындады. Ары қарай қорытынды мен пайдаланылған деректер көзідірін белгіледім.
I. Құжаттардың тізімге алуын қамтамасыз ету.
0.1 Тізімге алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар құрамы.
Құжаттарды тізімге алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады.
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек.
Тізімге алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі.
Тізімге алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай-күйін жазуға арналады.
Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады. [1]
Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.
Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы, мұрағаттық қор парағы, ұйымның істер тізімдемесі, істер номенклатурасы, сақтық қоры мен пайдалану қорының келіп түскенін және шыққанын есепке алу кітабы, сақтық қоры құжаттарының тізімдемесі, ведомстволық мұрағаттың паспорты кіреді.
Мемлекеттік мұрағатқа мұрағаттың паспортын тапсыру үлгісі мен мерзімі "Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқауды бекіту жайлы" (тіркеу N 1240) Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2000 жылғы 11 тамыздағы N 47 бұйрығына сәйкес белгіленеді.
Есептік құжаттарда істер келіп түскен кезгі әрбір жазбаның негізі құрылымдық бөлімшелердің жылдық істер тізімдемесі, ұйымның істер номенклатурасы, ведомстволық мұрағаттың толықтыру көздері - ұйымдардың тиісті істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы болып табылады.[5]
Есептік құжаттарда істер шығарылған кезгі әрбір жазбаның негізі істерді мемлекеттік мұрағатта тұрақты сақтау үшін қабылдау-тапсыру актісі (15 және 16-қосымшалар), сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті, іздестіру жолдары таусылып, табылмаған істер туралы акті (17-қосымша), істердің түзетуге келместей болып бүлінгені туралы акті (18-қосымша) болып табылады.
Электрондық негіздегі құжаттың әрбір есепке алу бірлігі туралы мәліметтер деректер базасына енгізіледі, оның ақпараттық ауқымы мегабайт (Мбайт) өлшемі бойынша көрсетіледі.
Жаңа негізге қайта жазу нәтижесінде электрондық негіздегі құжаттардың сақтау бірлігі мөлшерінде жәненемесе ақпараттық ауқымында болған өзгерістер орын ауыстыру және қайта жазу туралы актіге (19-қосымша), істер тізімдемесінің жаңа қорытынды жазбасы мен мұрағаттық қор парағына енгізіледі (жазылады).
Есептік құжаттар бірінші кезектегі маңызы бар материалдар болып табылатындықтан, мұрағаттарды олардың толық сақталуына кепілдік берілуі тиіс. Сондықтан кіріс кітаптары, тізімдер, қорлардың істері мен парақтары, тізімдемелердің қол сұғылмайтын даналары оқшауланған үй-жайда есептік құжаттарға жауап беретін арнайы мұрағат бөлімшесі немесе мұрағат қызметкерлерінің қарауында болады. [8]
Кіріс кітаптарының, тізімдердің, қорлардың парақтарының әрбір томы тігіліп, мемлекеттік мұрағаттың мөрі басылады, томның әрбір бетінің саны раталыр, қол қойылады. Есептік құжаттарға өзгерістер енгізуді тек оларды есепке алуға жауапты мұрағат бөлімшесі немесе қызметкерлері жүргізеді және жыл сайын Мұрағаттық өзгертулер туралы қорларының көлеміндегі және құрамындағы мәліметтердің, мұрағат органы үшін қорлардың карточкаысн әзірлейді, мұрағат паспорттарын құрастырады.
Мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың мұрағатында құжаттарды есепке алудың негізгі есептік құжаттары:
- істердің тізімдемелері;
- қорлар;
- тізімдер;
- қорлардың парақтары;
- мұрағаттың паспорты.
Әрбір қорға қордың ісі жүргізіледі. Істер ең алдымен тізімдемелер бойынша есептеледі. 10 жыл мерзімде сақталатын істер істердің номенклатурасы бойынша есептелуі мүмкін. Әрбір тізімдемеге мұрағатқа келген кезінде кезекті реттік нөмірі қордың парағы бойынша беріледі. Егер тізімдемелер бөлініп келетін болса, ең алғашқы берілген реттік нөмір беріледі. Мысалы: (№ 1, 1а, 1 в, 2 а, 2 б).
Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар бөлек нөмірленеді. Қорлардың тізімдері мұрағат қорларын еспке алу үшін жасалады, тізім бойынша әрбір қор дербес нөмірге е болады. Ведомстволық мұрағаттардағы қордың парағының нысаны, белгілері бойынша көбінесе мемлекеттік мұрағаттардағы қордың парағына ұқсайды.
Ведомстволық мұрағат қорының парағында қордың атауы толық оның барлық өзгерістерімен бірге көрсетіледі, қордың көлемі мен құрамы туралы мәліметтер, қордың нөмірі және олардағы барлық өзгерістер көрсетіледі.
Мемлекеттік мұрағаттағыдай қордың парағы тізімдемелерді есепке алу үшін қолданылады. Қор парағындағы қордың көлемі мен құрамындағы өзгерістер туралы жазбалар сәйкес құжаттарға сілтеме жасау арқылы жүргізіледі.
Қорлардың парағы негізінде мұрағатта жыл сайын мұрағат паспортының үшінші бөлімі толтырылады, онда қорлар мен істердің жалпы сандары, материалдардың шеткі даталары, мұрағаттың өзінде тұрақты сақталатынқұжаттарға өңдеу жүргізу жағдайы және мекеме бөлімшелерінде тұрақты сақталатын құжаттардың шеткі даталары көрсетіледі.
Қорлардың парағы негізінде мұрағат органына жіберілетін қордың карточкасы толтырылады. Сонымен бірге мемлекеттік мұрағаттардағы есептік құжаттарға ұқсас, көбінесе қайталанатын мұрағат қорларының құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер жасалады.
Мемлекеттік мұрағаттардағы істердің нақты бар екендігін немесе жоқтығын және жағдайын тексерудің мақсаты: [6]
-- тізімдемелердегі қорытынды жазбаларға және сипаттамалық мақалаларға сәйкес істердің нақты бар екендігін белгілеу;
-- өшуге айналған мәтіндері бар, қайта қалпына келтіруді, қайта түптеуді, дезинфекциялауды, басқа негізге көшіруді және т.б. қажет ететін бүлінген істерді анықтау.
Құжаттардың нақты бар екендігін және жағдайын тексеру мұрағаттарда барлық қорлардың материалдарын тексеруді қалыптастыратын перспективті және ағымдағы бекітілген жоспарларға сәйкес тексеру қатаң түрде қорлар бойынша қордың парағы және тізімдемелері және ғылыми - анықтамалық аппараттың жағдайының талдау картотекасы бойынша анықталған тексерудің кезектілігімен жүргізіледі.
Қорларды тексерудің кезектілігі материалдардың маңыздылығына сйкес анықталады. Сирек кездесетін құжаттары бар қорлар 5 жылда бір рет, І категориялы қорлар 10 жылда бір рет, ІІ және ІІІ категориялы қорлар 15 жылда бір рет тексеріледі. [8]
Ведомстволық мұрағаттардың құжаттарын есепке алудың ерекшелігі олардың мемлекеттік мұрағат құжаттарын есепке алумен өзара байланыстылығы, бірізділігі болып табылады. Егерғ қандай да бір қордың құжаттары мемлекеттік мұрағат қорында бар болса, онда сол қордың нөмірі, тізімдемелерінің нөмірі реттік нөмірімен сәйкестендіріледі.
Стихиялық апат жағдайында, қорлардың түгел орнын айыстыру құжаттардың жоғалып кетуі мүмкін және т.б. жағдайларда барлық мұрағат қорының құжаттарының немесе материалдарының жеке кешендерінің жағдайы мен нақты бар екендігін тексеру кезектен тыс бір уақытта жүргізілуі мүмкін. Қоймаларға өткен кезең арасында (жылдарда, кварталдарда) берілген істер кезеңімен (жылына, кварталына бір рет) тексерілуі тиіс. Тексерулер алдын ала салыстыру, яғни қорытынды жазбалардағы литерлі және жіберілген нөмірлердің дұрыс көрсетілгендігін, істердің нөмірлері тізімдеме бойынша жүргізеді. Тексеру істердің тізімдеме бойынша нақты бар екендігін салыстыру арқылы жүргізіледі, бұл жағдайда тізімдемелердің сипаттамалық мақалалары (істің нөмірі, іс қағаздарының нөмірі, тақырып, істердегі құжаттардың шеткі қатарлары, парақтарының саны) істің сыртқы бетіндегі сипаттамаларымен салыстырылады. Істердің нақты бар екендігі визуальды қарау жолымен анықталады. Тексеру барысында табылған қателердің барлығы (істердің жоқтығы, есептеу кезіндегі техникалық қателер, сипаттаудағы қателер, физикалық бүлінулер) істердің нақты бар екендігі және жағдайы тексеру парағына енгізіледі.
Тексеру парағы тікелей тексеру барысында әрбір тізімдемеге жеке толтырылады. Егер қор шағын болса, барлық тізімдемелерге бір параққа толтыруға болады. Нақты бар болуы туралы парақтар әрбір тексеру аясындағы нөмірлердің реті бойынша нөмірленеді және қордың істерінде сақталады.
Істердің нақты бар болуын тексеру барысында тігуге келмейтін (көркемдік құндылығы, жеке қор құжаттары, картографиялық материалдар, т.б.) құжаттар папкаларда сақталады және ішкі тізімдемелер бойынша есепке алынады, құжаттардың ішкі тізімдемесі бойынша бары немесе жоқтығы салыстырылады. Бұндай тексерудің қорытындылары бар және жоқтығы және жағдайын тексеру парағына тіркеледі, сәйкес графада істің нөмірі емес, парақтың нөмірі қойылады. Бары немесе жоқтығын тексеру барысында тізімдемеге қандай да бір белгілер қоюға және істердің жүйелілік ретін бұзуға рұқсат етілмейді.[10]
Тексеруді аяқтағаннан кейін тізімдемеге Тексерілді 20___ ж деген белгі соғылып, орындаушының қолы қойылады. Тексеру парағындағы жазбалардың негізінде бары немесе жоқтығы және жағдайларын тексеру акті жасалады, онда қордың аты және категориясы, нөмірі, тексеру датасы және тексеру қорытындысы бойынша жинақ сандық мәліметтер көрсетіледі:
- тізімдемеге енгізілген істердің саны жоқ болып шыққан істердің саны;
- тізімдемеде белгіленбеген литерлі нөмірлер дұрыс салынбаған істер;
- нақты бар іст ердің саны;
- тігуді, дизенфикациялау, қайтав қалпына келтіруді, өшуге арналған мәтіндерді орнына келтіруді қажет ететін істердің саны.
Актімен бір мезгілде қажет болған жағдайда есептеу негізіндегі жіберілген техникалық қателер туралы анықтамалар, есепке кірмей қалған, істердің табылғандығы, қалпына келтірілмейтін бүлінулері туралы актілер жасалуы мүмкін. Актілер және т.б. құжаттарды мұрағат директоры қарап, одан ары қарай атқарылатын жұмыстар туралы өкім шығарады. [9]
Тексеру барысында тізімдемеге енгізілгене істердің жоқ болып шығуы, құжаттарды есепке алу кезіндегі қателіктердің нәтижесі болуы мүмкін. Қандай жағдайда да істердің орнында болмау фактісі құжаттарды сақтаудың бұзылуын көрсетеді және шұғыл шаралар қолдануды қажет етеді. Істердің орнында жоқ болып шыққандығы туралы жоғарыда тұрған мұрағат органына түсіреді.
0.2 Мұрағатық қорлардағы құжаттарды тізімге алу ұғымы және оларды пайдалану.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңының 9-бабының 1-тармағына сәйкес Ұлттық мұрағат қорының құжаты, олардың меншік нысандарына қарамастан, орталықтандырылған мемлекеттік есепке алынуы тиіс.
Қазақстан Республикасының 1037-2001 жылғы стандартында мұрағат құжаттарын есепке алу ұғымына мынандай анықтама берілген: Мұрағат құжаттарының құрамы мен санының есептеу бірлігін анықтау және септегі құжаттардың нақты кешен мен олардың жалпы санының әрбір бірлігіне тиістілігін тіркеу (тұрақтандыру). Ұлттық қордың құрамындағы барлық құжаттар мазмұнына, түпқұжат екендігіне, қайта шығарылу тәсіліне қарамастан түгел есепке жатқызылады.
Мұрағат материалдарын есепке алудың ұстанымдық негізі оларды сақтау мен есепке алудың бірлігі. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат құрамына кіретін құжаттар олардың топтастыру арқылы бірнеше кешендерге біріктіріледі. Мұрағат құжаттары топтамаларының кешендеріне: істер, әр түрлі мұрағаттық қорлар, жалпы мұрағат материалдары, жалпы ведомстволық бағынышты мұрағаттар маериалдарының топтамалары жатады.
Құжаттардың ең үлкен кешені - Қазақстан Республикасының мемлекеттік мұрағат қоры. [5]
Мұрағат материалдарын есепке алу кешендер бойынша құжаттарды ұйымдастыру мен сақтауды нығайта отырып, олардың сақталуын қамтамасыз ету құралы болып табылады. Сонымен бірге олардың орналасуы бойынша (мұрағаттар, қорлар, тізімдемелер істер бойынша) іздеуге мүмкіндік береді.
Есепке алу есептеу жүйесіндегі әрбір кешеннің өз звеносына сәйкес келеді және осыған орай әрбір кешен бойынша есептеу мәліметтер шоғырландыра отырып жүргізіледі.
Құжаттардың алғашқы кешені іс қағаздарын есептеу жүйесінің бастапқы мөлшері (сандық есептеу бірлігі) ретінде қабылданады. Ары қарай есептеу мәліметтері бойынша, сосын мұрағат бойынша жинақталады. Мұрағатта олар бағынышты мұрағатқа қорытынды есептеуден кейін мұрағат қоры бас басқармасында шоғырландырылады. Мұрағаттардың бас басқармасы Қазақстан Республикасының мұрағаттары бойынша мәліметтердің жиынтық есебін және барлық мемлекеттік мұрағаттардың барлық тұрақты қорларының құрамымен бірқатар қоймалардың мат ериалдары бойынша нақты мәліметтерге ие болады. Мұндай жүйе кез келген кешен бойыншща тұрған жерлерін нақты көрсете отырып, материалдардың құрамы мен көлемін белгілеуге мүмкіндік береді.
Есепке алу жүйесінің барлықұ топтарына барлық сақтау топтарының сәйкес келуі құжаттарды есепке алу мен сақтау бірлігінің алғашқы көрінісі болып табылады. Одан орталықтанған сақтау сипатының бейнесі ретінде есепке алудың орталықтандырылған сипаты шығады. Есепке алу мен сақтаудың екінші көрінісі есепке алуынан материалдардың әрбір тобы бойынша бар-жоғын және ұйымдастырылуын көрсетуі және нығайтуы болып табылады. Тек осы шарттарды сақтағанда ғана есепке алуда құжаттардың құрамы мен көлемі туралы дұрыс ақпаратпен қамтамасыз етіледі.[16]
Мұрағат ісін орталықтандыру құжаттарды орталықтанған есепке алудың алғы шартын қалыптастырады. Есептегі құжаттарды есепке алудың ыңғайлы әдістемесі мен нысаны, есептеуге қойылатын бірыңғай талаптар белгіленген.
Құжаттардың кез келген кешенінің құрылымы мен көлемі тұрақты емес. Олар белгілі бір материалдары қабылдағанда, өткізіп бергенде және жоюға бөлген кезде т.б. өзгереді. Бұл есепке алу жүйесінде серпімділікті, яғни құжаттардың құрамындағы және көлеміндегі барлық шұғыл өзгерістерді бейнелеуге қабілетті болу талабы. Есепке алудың функциясы мұрағат материалдарын сақтауды және қолдануды қамтамсыз етіп ғана қоймай, мемлекеттік мұрағат бейіндеріне сәйкес жоспарлап, толықтырып отыруға, мұрағаттың жұмыстарын жоспарлы ұйымдастыруға және оларды есептілікке үйретеді.
Тұрақты қорлары бар мемлекеттік мұрағаттарда құжаттарды есепке алу жүйесі және оны жүргізу ұстанымдары. Мемлекеттік мұрағатқа түскен тбарлық құжаттар жедел есепке алынады. Есепке алу ережеде анықталған қорлар, біріккен мұрағаттық қорлар, мұрағаттық коллекциялар, істер, құжаттың микросуреттері (негативтер мен позитивтер) тізімдемелер бойынша жүргізіледі.
Сондай-ақ, ережеде мемлекеттік мұрағаттар міндетті түрде жүргізу үшін есепке алу құжаттарының құрамын анықтайды:
oo түсім құжаттарын (кіріс құжаттарын) есепке алу кітабы;
oo қорлардың тізімі, қорлардың парақтары, тізімдемелер, істердің ішкі тізімдемесі;
oo істердің растамалық жазулары;
oo құжаттардың микросуреттерінің көшірмелерінің кіріс кітабы;
oo мұрағаттың паспорты;
oo қордың ісі.
Мемлекеттік мұрағаттарды сақаталтын құжаттардың сипатына қарай жүргізілуі мүмкін есепке алудың қосалқы нысандарының мынадай тобы анықталған:
oo тізімдімілердің реестрлері (тізілімдері)
oo басқа мұрағаттарға берілген қорлардың есепке алу кітабы;
oo қорлардың құрамы мен көлеміндегі күнделікті өзгерістерді есепке алу кітабы және т.б.[20]
Құжаттардың түсім кітабы - мұрағатқа түскен материалдарды бірінші рет есепке алудың көмегімен жүргізілетін есептік құжат. Түсім кітабы әрбір жеке жағдайдағы қандай да бір матьериалдардың қашан, қайдан, қандай жағдайда болғандығын білуге, әрбір жылда мұрағатқа түскен қорлармен істерді анықтауға; қандай да бір уақыт аралығында мұрағат қорының өсу серпімділігін көрсетугі; мұрағат материалдарын қабылдау туралы есептілікті дұрыс жүргізуге мүмкіндік береді.
Хронологиялық дәйектілік кітабынан түсімдердің барлығы бұл қор бойынша бірінші түсірілуі немесе қайталап түскеніне қарамастан енгізіледі. Кітапта реттілік нөмірімен бірге түсім кітабында әрбір түсім туралы негізгі мәліметтер, материалдар қашан, кімнен, қандай құжаттар негізінде түскендігі, аталуы, жылы, көлемі және бұл материалдардың жағдайы, қандай қордың нөмірін иемденгендігі көрсетіледі. Әрбір түсімге бір немесе бірнеше қордың материалдарының құрамында болғандығына қарамастан реттік нөмір беріледі.
Істер тізімдемесі - мұрағаттық қордың істерінің тақырыптарының жүйелендірілген тізімі, мазмұны және құрамы туралы қажетті мәліметтерді қамтитын мұрағаттық анықтама.
Тізімдемелердің негізінде мұрағаттық шифрды анықтайтын істердің тұрған орны туралы мәліметтер жиынтығын қамтиды:
oo мұрағаттың қысқартылған белгілері;
oo қордың нөмірлерінің тізімдемесі, істері;
oo Мұрағаттық шифр мұрағат материалдарын пайдалану негізінде әрбір істің іздей сипатына сілтемелер берілген мекен - жайы;
oo материалдарды пайдалану, оларды іс қағаздар жүйесінде пайда болған сәтінен бастап іздестіру мәліметтеріндегі өгерістер.
Осы мақсатпен тізімдеменің арнайы графасында іс жүргізу немесе бұрынғы интервалдық нөмірі, ал тізімдемелерді қайта сараптау жүргізілсе, көшіру таблицалары құрастырылады.
Мұрағат материалдарын есепке алуда әрбір тізімдеменің соңында немесе томдардан тұратын болса, әрбір томның соңында жасалатын және тізімдемеге енгізілген істердің саны туралы мәліметтері бар қорытынды жазбалар ерекше маңызды.
Мұрағатта тізімдемелердің саны көп болған жағдайда, сонымен бірге тізімдемелердің реестрлері жүргізіледі, онда мыналар көрсетіледі:
oo реттік нөмірлері;
oo қордың нөмірі;
oo тізімдемелер, тізімдемелердің аты;
oo тізімдемеге енгізілген материалдардың шекті жылдары;
oo істердің саны, тізімдемелер данасының саны;
oo шығарылу туралы белгі;
oo ескертулер.
Мекменің, ұйымның, кәсіпорынның жеке тұлғаның іс - әрекеті нәтижесінде пайда болған құжаттар, әдетте сақтаудың ерекшелендірілген объектісі болмайды, алғашқы кешендердің - істердің құрамына кіреді.[22]
Сондықтан, істердің құрамын есепке алу парақтарды нөмірлеу арқылы жүргізіледі және істердің ішіндегі жекелеген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететіндіктен маңызды рөл атқарады. Мұрағат практикасында жекелеген құжаттарды ғана емес, мұрағатқа түскен құжаттардың әрбір парағының есепке алуын және сақталуын қамтамасыз ететін парақтарды нөмірлердің қатаң тәртібімен белгілейді. Парақтарды нөмірлеу қара графикті қарындашпен немесе нумератормен мәтінге тимей, парақтың оң жақ жоғары бұрышына қойылады. Парақтардың артқы беттері нөмірленбейді. Егер нөмір қайта қойылатын болса, онда парақтың ескі нөмірі қиғаш сызықтан кейін санды оқи алатынждай етіп қойылады. Нөмірлерді түсті қарындашпен қоюға болмайды, өйткені олар жақсы сақталмайды және құжатты микрофильмге немесе суретке түсіру кезінде түспей қалады.
Әрбір істің соңына жеке таза параққа растау жазулары жасалады, онда жазумен немесе санмен нөмірленген парақтардың саны, істегі құжаттардың физикалық жағдайы мен парақтарды нөмірлеу ерекшеліктері туралымәліметтер көрсетіледі.
Мұрағат паспорты - мұрағатта сақаталатын құжаттардың көлемі, сақталу жағдайы, олардың ғылыми-ақпараттық аппаратының құрамы және мұрағат кадрлары туралы мәліметтері бар, мерзімдік есептілікті есепке алу құжаты. Паспорттың екінші бөлімінде мұрағат қорлдарының, істерінің саны, оныің ішінде тізімдемелерге, микрофильмдерге енгізілген істердің саны көрсетіледі, сондай-ақ, құжаттардың көлемі туралы қағаз түрінде кино-фото-фоноқұжат микрофльм түріндегі мәліметтерді қамтиды.
Мұрағат паспорты жыл сайын келе жатқан жылдың 1 қаңтарында екі дана құрастырылады, бір данасы мұрағатта қалады, екіншісі барлық ведомстволық мұрағаттырдың мәліметтері жиынтық жинақталатын мұрағаттар басқармасына өткізіледі. Одан әрі республикадағы барлық мұрағаттардың мәліметтері туралы жиынтық паспорт жасалады.[21]
I. Тізімге алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау.
1.1 Мұрағат тізімін пайдалану, ұйымдасыру.
Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты - Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау.
Орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау мыналарды қамтиды:
● құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау;
● істерді ресімдеу;
● тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;
● құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.
Құжаттардың құндылығын сараптау
Іс қағаздарындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасау іс номенклатурасындағы құжаттарды жасау, оларды қалыптастыру кезінде жүргізіледі. Құжаттардың құндылығына сараптама жасауды, оларды мемлекеттік сақтауға беруге іріктеуді және дайындауды ұйымдастырып, жүргізу үшін, сондай-ақ құжаттардың әртүрлі істерге жатқызылуының дұрыстығын бақылау және әдістемелік көмек беру үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы құрылады. Оның ережесі жасалып, онда комиссияның функциясы, құқықтары мен жұмыс тәртібі анықталады.
Енді осында келтірілген жәйттерді былайша нақтылап көрсетейік.
1. Құжаттар қашан мұрағатқа тапсыруға дайындалады?
Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытынды кезеңі болып табылады. Құжаттарды мұрағатқа сақтауға не жоюға іріктеу іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейін жыл сайын жүргізіледі.
2. Сақтау мерзімін кім және қандай нормативтік актінің негізінде анықтайды?
Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші кезеңі оларды сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау барысында жүргізіледі.
Құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптауды басшы тағайындаған мекеменің арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның мақсаты - құжаттарды сақтауға іріктеп алу және сақтау мерзімдерін белгілеу, сондай-ақ ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды жоюға іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс қағаздары қызметінің және мұрағаттың білікті мамандары кіреді.
Сараптау комиссиясының негізгі басшылыққа алатын құжаты сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесі. Құжаттар тізбесі - ұйымның, кәсіпорынның және мекемелердің құжаттарының жүйеленген тізімдері, құжаттарды сақтау мерзімдері туралы нормативтік нұсқауы болады. Құжаттар тізбесі типтік және ведомостволық болады.[5]
Типтік - олардың мақсаты барлық мекеменің ведомостволық бағыныштылығына және саласына қарамастан қызметі барысында құралатын бір тектес типтік құжаттардың сақталу мерзімін бірегейлендіру. Мысалы, басшылық бұйрықтарының, жоспарлар мен есептердің, жеке құрам бойынша құжаттардың, бухгалтерлік құжаттардың және т.б. сақталу мерзімдері. Барлық осы және қалған типтік құжаттар деп аталатындар барлық мекемеде бірдей функция атқарады, сондықтан да бірдей сақталу мерзімі болуы тиіс.
Ведомостволық - қызметінің жеке саласы бойынша. Ол кәсіпорын айналысатын сала қызметінің бағыты бойынша құжаттардың ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..2
I. Құжаттардың тізімге алуын қамтамасыз ету ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 4
0.1 Тізімге алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар құрамы ... ... ... ..4
0.2 Мұрағатық қорлардағы құжаттарды тізімге алу ұғымы және оларды пайдалану ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...8
I. Тізімге алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау ... ... ... ... ... ... ... 1 2
0.3 Мұрағат тізімін пайдалану, ұйымдасыру ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ...12
0.4 Тізімге алу кезінде қолданылатын негізгі тәсілдер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .18
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..22
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..23
Кіріспе.
Қазіргі кезде ақпараттарды сақтау үшін мұрағаттардың атқаратын рөлі қаншалықты маңызды екенін түсіндіріп жатудың өзі артық. Мұрағаттық құжаттарда сақталған ақпарат жылдар бойы ғылыми, саяси, экономикалық және әлеуметтік-мәдени басқару ісі мақсаттарына пайдаланылады.
Мұрағаттардың міндеті - мемлекет пен оның институттарын ретроспективалық деректі ақпарттармен қамтамсыз ету, тарих үшін маңызды құжаттарды сақтау, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау болып табылады.
Құжаттарды сақтау мәселесі мұрағат қоймасынан басталады деп есептейміз. Шын мәнінде құжаттың сақталу ұзақтығы қағаз фабрикасынан, жазу құралдарын шығаратын зауыттардан, баспаханалардан басталады. Яғни, оның негізгі бастапқы материалдардың, атап айтқанда қағаздың, сияның, бояудың сапасында жатыр.
Екінші фактор құжаттардың қалай сақталуына: температуралық ылғалдылық режиміне, ауаны және бөлмені шщаңнан, эиянды микроогранизмдерден тазартып отыруға, қойманы өрттен, судан қорғауға байланысты.
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек.
Менің курстық жұмысымның мақсаты - Жалпы мұрағат қорындағы құжаттардың дұрыс сақталуы мен тізімге алынуы жағдайларын анықтау, қазіргі заман технологиясы бойынша пайдалануды қамтамасыз ету.
Курстық жұмысымды орындау барысында мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері, Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының Заңы, Мұрағат ісі оқу-әдістемлік құралы, Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу журналы негізге алынды.
Тақырыптың зерттеу деңгейі. Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты - Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасауына жол ашады.
Зерттеу обьектісінде. Кіріс кітаптарының, тізімдердің, қорлардың парақтарының әрбір томы тігіліп, мемлекеттік мұрағаттың мөрі басылады, томның әрбір бетінің саны раталыр, қол қойылады. Есептік құжаттарға өзгерістер енгізуді тек оларды есепке алуға жауапты мұрағат бөлімшесі немесе қызметкерлері жүргізеді және жыл сайын Мұрағаттық өзгертулер туралы қорларының көлеміндегі және құрамындағы мәліметтердің, мұрағат органы үшін қорлардың карточкаысн әзірлейді, мұрағат паспорттарын құрастырады.
Курстық жұмыстың құрылымы. Осы тақырыптарға байланысты маған берілген курстық жұмысымды кіріспе, негізгі және қорытынды бөлімдерден тұрады. Негізі курыстық жұмысымды екіге бөлімге бөліп қарастрдым. Бірінші бөлімде құжаттардың тізімге алыну мен оларды пайдалану сынды сондай ақ ұғымдарына көңіл аудардым. Екінші бөлімде құжаттардың сақталу мен оларды ұйымдасыру, қолдану сынды мәселлер туындады. Ары қарай қорытынды мен пайдаланылған деректер көзідірін белгіледім.
I. Құжаттардың тізімге алуын қамтамасыз ету.
0.1 Тізімге алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар құрамы.
Құжаттарды тізімге алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады.
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек.
Тізімге алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі.
Тізімге алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай-күйін жазуға арналады.
Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады. [1]
Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.
Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы, мұрағаттық қор парағы, ұйымның істер тізімдемесі, істер номенклатурасы, сақтық қоры мен пайдалану қорының келіп түскенін және шыққанын есепке алу кітабы, сақтық қоры құжаттарының тізімдемесі, ведомстволық мұрағаттың паспорты кіреді.
Мемлекеттік мұрағатқа мұрағаттың паспортын тапсыру үлгісі мен мерзімі "Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқауды бекіту жайлы" (тіркеу N 1240) Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2000 жылғы 11 тамыздағы N 47 бұйрығына сәйкес белгіленеді.
Есептік құжаттарда істер келіп түскен кезгі әрбір жазбаның негізі құрылымдық бөлімшелердің жылдық істер тізімдемесі, ұйымның істер номенклатурасы, ведомстволық мұрағаттың толықтыру көздері - ұйымдардың тиісті істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы болып табылады.[5]
Есептік құжаттарда істер шығарылған кезгі әрбір жазбаның негізі істерді мемлекеттік мұрағатта тұрақты сақтау үшін қабылдау-тапсыру актісі (15 және 16-қосымшалар), сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті, іздестіру жолдары таусылып, табылмаған істер туралы акті (17-қосымша), істердің түзетуге келместей болып бүлінгені туралы акті (18-қосымша) болып табылады.
Электрондық негіздегі құжаттың әрбір есепке алу бірлігі туралы мәліметтер деректер базасына енгізіледі, оның ақпараттық ауқымы мегабайт (Мбайт) өлшемі бойынша көрсетіледі.
Жаңа негізге қайта жазу нәтижесінде электрондық негіздегі құжаттардың сақтау бірлігі мөлшерінде жәненемесе ақпараттық ауқымында болған өзгерістер орын ауыстыру және қайта жазу туралы актіге (19-қосымша), істер тізімдемесінің жаңа қорытынды жазбасы мен мұрағаттық қор парағына енгізіледі (жазылады).
Есептік құжаттар бірінші кезектегі маңызы бар материалдар болып табылатындықтан, мұрағаттарды олардың толық сақталуына кепілдік берілуі тиіс. Сондықтан кіріс кітаптары, тізімдер, қорлардың істері мен парақтары, тізімдемелердің қол сұғылмайтын даналары оқшауланған үй-жайда есептік құжаттарға жауап беретін арнайы мұрағат бөлімшесі немесе мұрағат қызметкерлерінің қарауында болады. [8]
Кіріс кітаптарының, тізімдердің, қорлардың парақтарының әрбір томы тігіліп, мемлекеттік мұрағаттың мөрі басылады, томның әрбір бетінің саны раталыр, қол қойылады. Есептік құжаттарға өзгерістер енгізуді тек оларды есепке алуға жауапты мұрағат бөлімшесі немесе қызметкерлері жүргізеді және жыл сайын Мұрағаттық өзгертулер туралы қорларының көлеміндегі және құрамындағы мәліметтердің, мұрағат органы үшін қорлардың карточкаысн әзірлейді, мұрағат паспорттарын құрастырады.
Мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың мұрағатында құжаттарды есепке алудың негізгі есептік құжаттары:
- істердің тізімдемелері;
- қорлар;
- тізімдер;
- қорлардың парақтары;
- мұрағаттың паспорты.
Әрбір қорға қордың ісі жүргізіледі. Істер ең алдымен тізімдемелер бойынша есептеледі. 10 жыл мерзімде сақталатын істер істердің номенклатурасы бойынша есептелуі мүмкін. Әрбір тізімдемеге мұрағатқа келген кезінде кезекті реттік нөмірі қордың парағы бойынша беріледі. Егер тізімдемелер бөлініп келетін болса, ең алғашқы берілген реттік нөмір беріледі. Мысалы: (№ 1, 1а, 1 в, 2 а, 2 б).
Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар бөлек нөмірленеді. Қорлардың тізімдері мұрағат қорларын еспке алу үшін жасалады, тізім бойынша әрбір қор дербес нөмірге е болады. Ведомстволық мұрағаттардағы қордың парағының нысаны, белгілері бойынша көбінесе мемлекеттік мұрағаттардағы қордың парағына ұқсайды.
Ведомстволық мұрағат қорының парағында қордың атауы толық оның барлық өзгерістерімен бірге көрсетіледі, қордың көлемі мен құрамы туралы мәліметтер, қордың нөмірі және олардағы барлық өзгерістер көрсетіледі.
Мемлекеттік мұрағаттағыдай қордың парағы тізімдемелерді есепке алу үшін қолданылады. Қор парағындағы қордың көлемі мен құрамындағы өзгерістер туралы жазбалар сәйкес құжаттарға сілтеме жасау арқылы жүргізіледі.
Қорлардың парағы негізінде мұрағатта жыл сайын мұрағат паспортының үшінші бөлімі толтырылады, онда қорлар мен істердің жалпы сандары, материалдардың шеткі даталары, мұрағаттың өзінде тұрақты сақталатынқұжаттарға өңдеу жүргізу жағдайы және мекеме бөлімшелерінде тұрақты сақталатын құжаттардың шеткі даталары көрсетіледі.
Қорлардың парағы негізінде мұрағат органына жіберілетін қордың карточкасы толтырылады. Сонымен бірге мемлекеттік мұрағаттардағы есептік құжаттарға ұқсас, көбінесе қайталанатын мұрағат қорларының құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер жасалады.
Мемлекеттік мұрағаттардағы істердің нақты бар екендігін немесе жоқтығын және жағдайын тексерудің мақсаты: [6]
-- тізімдемелердегі қорытынды жазбаларға және сипаттамалық мақалаларға сәйкес істердің нақты бар екендігін белгілеу;
-- өшуге айналған мәтіндері бар, қайта қалпына келтіруді, қайта түптеуді, дезинфекциялауды, басқа негізге көшіруді және т.б. қажет ететін бүлінген істерді анықтау.
Құжаттардың нақты бар екендігін және жағдайын тексеру мұрағаттарда барлық қорлардың материалдарын тексеруді қалыптастыратын перспективті және ағымдағы бекітілген жоспарларға сәйкес тексеру қатаң түрде қорлар бойынша қордың парағы және тізімдемелері және ғылыми - анықтамалық аппараттың жағдайының талдау картотекасы бойынша анықталған тексерудің кезектілігімен жүргізіледі.
Қорларды тексерудің кезектілігі материалдардың маңыздылығына сйкес анықталады. Сирек кездесетін құжаттары бар қорлар 5 жылда бір рет, І категориялы қорлар 10 жылда бір рет, ІІ және ІІІ категориялы қорлар 15 жылда бір рет тексеріледі. [8]
Ведомстволық мұрағаттардың құжаттарын есепке алудың ерекшелігі олардың мемлекеттік мұрағат құжаттарын есепке алумен өзара байланыстылығы, бірізділігі болып табылады. Егерғ қандай да бір қордың құжаттары мемлекеттік мұрағат қорында бар болса, онда сол қордың нөмірі, тізімдемелерінің нөмірі реттік нөмірімен сәйкестендіріледі.
Стихиялық апат жағдайында, қорлардың түгел орнын айыстыру құжаттардың жоғалып кетуі мүмкін және т.б. жағдайларда барлық мұрағат қорының құжаттарының немесе материалдарының жеке кешендерінің жағдайы мен нақты бар екендігін тексеру кезектен тыс бір уақытта жүргізілуі мүмкін. Қоймаларға өткен кезең арасында (жылдарда, кварталдарда) берілген істер кезеңімен (жылына, кварталына бір рет) тексерілуі тиіс. Тексерулер алдын ала салыстыру, яғни қорытынды жазбалардағы литерлі және жіберілген нөмірлердің дұрыс көрсетілгендігін, істердің нөмірлері тізімдеме бойынша жүргізеді. Тексеру істердің тізімдеме бойынша нақты бар екендігін салыстыру арқылы жүргізіледі, бұл жағдайда тізімдемелердің сипаттамалық мақалалары (істің нөмірі, іс қағаздарының нөмірі, тақырып, істердегі құжаттардың шеткі қатарлары, парақтарының саны) істің сыртқы бетіндегі сипаттамаларымен салыстырылады. Істердің нақты бар екендігі визуальды қарау жолымен анықталады. Тексеру барысында табылған қателердің барлығы (істердің жоқтығы, есептеу кезіндегі техникалық қателер, сипаттаудағы қателер, физикалық бүлінулер) істердің нақты бар екендігі және жағдайы тексеру парағына енгізіледі.
Тексеру парағы тікелей тексеру барысында әрбір тізімдемеге жеке толтырылады. Егер қор шағын болса, барлық тізімдемелерге бір параққа толтыруға болады. Нақты бар болуы туралы парақтар әрбір тексеру аясындағы нөмірлердің реті бойынша нөмірленеді және қордың істерінде сақталады.
Істердің нақты бар болуын тексеру барысында тігуге келмейтін (көркемдік құндылығы, жеке қор құжаттары, картографиялық материалдар, т.б.) құжаттар папкаларда сақталады және ішкі тізімдемелер бойынша есепке алынады, құжаттардың ішкі тізімдемесі бойынша бары немесе жоқтығы салыстырылады. Бұндай тексерудің қорытындылары бар және жоқтығы және жағдайын тексеру парағына тіркеледі, сәйкес графада істің нөмірі емес, парақтың нөмірі қойылады. Бары немесе жоқтығын тексеру барысында тізімдемеге қандай да бір белгілер қоюға және істердің жүйелілік ретін бұзуға рұқсат етілмейді.[10]
Тексеруді аяқтағаннан кейін тізімдемеге Тексерілді 20___ ж деген белгі соғылып, орындаушының қолы қойылады. Тексеру парағындағы жазбалардың негізінде бары немесе жоқтығы және жағдайларын тексеру акті жасалады, онда қордың аты және категориясы, нөмірі, тексеру датасы және тексеру қорытындысы бойынша жинақ сандық мәліметтер көрсетіледі:
- тізімдемеге енгізілген істердің саны жоқ болып шыққан істердің саны;
- тізімдемеде белгіленбеген литерлі нөмірлер дұрыс салынбаған істер;
- нақты бар іст ердің саны;
- тігуді, дизенфикациялау, қайтав қалпына келтіруді, өшуге арналған мәтіндерді орнына келтіруді қажет ететін істердің саны.
Актімен бір мезгілде қажет болған жағдайда есептеу негізіндегі жіберілген техникалық қателер туралы анықтамалар, есепке кірмей қалған, істердің табылғандығы, қалпына келтірілмейтін бүлінулері туралы актілер жасалуы мүмкін. Актілер және т.б. құжаттарды мұрағат директоры қарап, одан ары қарай атқарылатын жұмыстар туралы өкім шығарады. [9]
Тексеру барысында тізімдемеге енгізілгене істердің жоқ болып шығуы, құжаттарды есепке алу кезіндегі қателіктердің нәтижесі болуы мүмкін. Қандай жағдайда да істердің орнында болмау фактісі құжаттарды сақтаудың бұзылуын көрсетеді және шұғыл шаралар қолдануды қажет етеді. Істердің орнында жоқ болып шыққандығы туралы жоғарыда тұрған мұрағат органына түсіреді.
0.2 Мұрағатық қорлардағы құжаттарды тізімге алу ұғымы және оларды пайдалану.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңының 9-бабының 1-тармағына сәйкес Ұлттық мұрағат қорының құжаты, олардың меншік нысандарына қарамастан, орталықтандырылған мемлекеттік есепке алынуы тиіс.
Қазақстан Республикасының 1037-2001 жылғы стандартында мұрағат құжаттарын есепке алу ұғымына мынандай анықтама берілген: Мұрағат құжаттарының құрамы мен санының есептеу бірлігін анықтау және септегі құжаттардың нақты кешен мен олардың жалпы санының әрбір бірлігіне тиістілігін тіркеу (тұрақтандыру). Ұлттық қордың құрамындағы барлық құжаттар мазмұнына, түпқұжат екендігіне, қайта шығарылу тәсіліне қарамастан түгел есепке жатқызылады.
Мұрағат материалдарын есепке алудың ұстанымдық негізі оларды сақтау мен есепке алудың бірлігі. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат құрамына кіретін құжаттар олардың топтастыру арқылы бірнеше кешендерге біріктіріледі. Мұрағат құжаттары топтамаларының кешендеріне: істер, әр түрлі мұрағаттық қорлар, жалпы мұрағат материалдары, жалпы ведомстволық бағынышты мұрағаттар маериалдарының топтамалары жатады.
Құжаттардың ең үлкен кешені - Қазақстан Республикасының мемлекеттік мұрағат қоры. [5]
Мұрағат материалдарын есепке алу кешендер бойынша құжаттарды ұйымдастыру мен сақтауды нығайта отырып, олардың сақталуын қамтамасыз ету құралы болып табылады. Сонымен бірге олардың орналасуы бойынша (мұрағаттар, қорлар, тізімдемелер істер бойынша) іздеуге мүмкіндік береді.
Есепке алу есептеу жүйесіндегі әрбір кешеннің өз звеносына сәйкес келеді және осыған орай әрбір кешен бойынша есептеу мәліметтер шоғырландыра отырып жүргізіледі.
Құжаттардың алғашқы кешені іс қағаздарын есептеу жүйесінің бастапқы мөлшері (сандық есептеу бірлігі) ретінде қабылданады. Ары қарай есептеу мәліметтері бойынша, сосын мұрағат бойынша жинақталады. Мұрағатта олар бағынышты мұрағатқа қорытынды есептеуден кейін мұрағат қоры бас басқармасында шоғырландырылады. Мұрағаттардың бас басқармасы Қазақстан Республикасының мұрағаттары бойынша мәліметтердің жиынтық есебін және барлық мемлекеттік мұрағаттардың барлық тұрақты қорларының құрамымен бірқатар қоймалардың мат ериалдары бойынша нақты мәліметтерге ие болады. Мұндай жүйе кез келген кешен бойыншща тұрған жерлерін нақты көрсете отырып, материалдардың құрамы мен көлемін белгілеуге мүмкіндік береді.
Есепке алу жүйесінің барлықұ топтарына барлық сақтау топтарының сәйкес келуі құжаттарды есепке алу мен сақтау бірлігінің алғашқы көрінісі болып табылады. Одан орталықтанған сақтау сипатының бейнесі ретінде есепке алудың орталықтандырылған сипаты шығады. Есепке алу мен сақтаудың екінші көрінісі есепке алуынан материалдардың әрбір тобы бойынша бар-жоғын және ұйымдастырылуын көрсетуі және нығайтуы болып табылады. Тек осы шарттарды сақтағанда ғана есепке алуда құжаттардың құрамы мен көлемі туралы дұрыс ақпаратпен қамтамасыз етіледі.[16]
Мұрағат ісін орталықтандыру құжаттарды орталықтанған есепке алудың алғы шартын қалыптастырады. Есептегі құжаттарды есепке алудың ыңғайлы әдістемесі мен нысаны, есептеуге қойылатын бірыңғай талаптар белгіленген.
Құжаттардың кез келген кешенінің құрылымы мен көлемі тұрақты емес. Олар белгілі бір материалдары қабылдағанда, өткізіп бергенде және жоюға бөлген кезде т.б. өзгереді. Бұл есепке алу жүйесінде серпімділікті, яғни құжаттардың құрамындағы және көлеміндегі барлық шұғыл өзгерістерді бейнелеуге қабілетті болу талабы. Есепке алудың функциясы мұрағат материалдарын сақтауды және қолдануды қамтамсыз етіп ғана қоймай, мемлекеттік мұрағат бейіндеріне сәйкес жоспарлап, толықтырып отыруға, мұрағаттың жұмыстарын жоспарлы ұйымдастыруға және оларды есептілікке үйретеді.
Тұрақты қорлары бар мемлекеттік мұрағаттарда құжаттарды есепке алу жүйесі және оны жүргізу ұстанымдары. Мемлекеттік мұрағатқа түскен тбарлық құжаттар жедел есепке алынады. Есепке алу ережеде анықталған қорлар, біріккен мұрағаттық қорлар, мұрағаттық коллекциялар, істер, құжаттың микросуреттері (негативтер мен позитивтер) тізімдемелер бойынша жүргізіледі.
Сондай-ақ, ережеде мемлекеттік мұрағаттар міндетті түрде жүргізу үшін есепке алу құжаттарының құрамын анықтайды:
oo түсім құжаттарын (кіріс құжаттарын) есепке алу кітабы;
oo қорлардың тізімі, қорлардың парақтары, тізімдемелер, істердің ішкі тізімдемесі;
oo істердің растамалық жазулары;
oo құжаттардың микросуреттерінің көшірмелерінің кіріс кітабы;
oo мұрағаттың паспорты;
oo қордың ісі.
Мемлекеттік мұрағаттарды сақаталтын құжаттардың сипатына қарай жүргізілуі мүмкін есепке алудың қосалқы нысандарының мынадай тобы анықталған:
oo тізімдімілердің реестрлері (тізілімдері)
oo басқа мұрағаттарға берілген қорлардың есепке алу кітабы;
oo қорлардың құрамы мен көлеміндегі күнделікті өзгерістерді есепке алу кітабы және т.б.[20]
Құжаттардың түсім кітабы - мұрағатқа түскен материалдарды бірінші рет есепке алудың көмегімен жүргізілетін есептік құжат. Түсім кітабы әрбір жеке жағдайдағы қандай да бір матьериалдардың қашан, қайдан, қандай жағдайда болғандығын білуге, әрбір жылда мұрағатқа түскен қорлармен істерді анықтауға; қандай да бір уақыт аралығында мұрағат қорының өсу серпімділігін көрсетугі; мұрағат материалдарын қабылдау туралы есептілікті дұрыс жүргізуге мүмкіндік береді.
Хронологиялық дәйектілік кітабынан түсімдердің барлығы бұл қор бойынша бірінші түсірілуі немесе қайталап түскеніне қарамастан енгізіледі. Кітапта реттілік нөмірімен бірге түсім кітабында әрбір түсім туралы негізгі мәліметтер, материалдар қашан, кімнен, қандай құжаттар негізінде түскендігі, аталуы, жылы, көлемі және бұл материалдардың жағдайы, қандай қордың нөмірін иемденгендігі көрсетіледі. Әрбір түсімге бір немесе бірнеше қордың материалдарының құрамында болғандығына қарамастан реттік нөмір беріледі.
Істер тізімдемесі - мұрағаттық қордың істерінің тақырыптарының жүйелендірілген тізімі, мазмұны және құрамы туралы қажетті мәліметтерді қамтитын мұрағаттық анықтама.
Тізімдемелердің негізінде мұрағаттық шифрды анықтайтын істердің тұрған орны туралы мәліметтер жиынтығын қамтиды:
oo мұрағаттың қысқартылған белгілері;
oo қордың нөмірлерінің тізімдемесі, істері;
oo Мұрағаттық шифр мұрағат материалдарын пайдалану негізінде әрбір істің іздей сипатына сілтемелер берілген мекен - жайы;
oo материалдарды пайдалану, оларды іс қағаздар жүйесінде пайда болған сәтінен бастап іздестіру мәліметтеріндегі өгерістер.
Осы мақсатпен тізімдеменің арнайы графасында іс жүргізу немесе бұрынғы интервалдық нөмірі, ал тізімдемелерді қайта сараптау жүргізілсе, көшіру таблицалары құрастырылады.
Мұрағат материалдарын есепке алуда әрбір тізімдеменің соңында немесе томдардан тұратын болса, әрбір томның соңында жасалатын және тізімдемеге енгізілген істердің саны туралы мәліметтері бар қорытынды жазбалар ерекше маңызды.
Мұрағатта тізімдемелердің саны көп болған жағдайда, сонымен бірге тізімдемелердің реестрлері жүргізіледі, онда мыналар көрсетіледі:
oo реттік нөмірлері;
oo қордың нөмірі;
oo тізімдемелер, тізімдемелердің аты;
oo тізімдемеге енгізілген материалдардың шекті жылдары;
oo істердің саны, тізімдемелер данасының саны;
oo шығарылу туралы белгі;
oo ескертулер.
Мекменің, ұйымның, кәсіпорынның жеке тұлғаның іс - әрекеті нәтижесінде пайда болған құжаттар, әдетте сақтаудың ерекшелендірілген объектісі болмайды, алғашқы кешендердің - істердің құрамына кіреді.[22]
Сондықтан, істердің құрамын есепке алу парақтарды нөмірлеу арқылы жүргізіледі және істердің ішіндегі жекелеген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететіндіктен маңызды рөл атқарады. Мұрағат практикасында жекелеген құжаттарды ғана емес, мұрағатқа түскен құжаттардың әрбір парағының есепке алуын және сақталуын қамтамасыз ететін парақтарды нөмірлердің қатаң тәртібімен белгілейді. Парақтарды нөмірлеу қара графикті қарындашпен немесе нумератормен мәтінге тимей, парақтың оң жақ жоғары бұрышына қойылады. Парақтардың артқы беттері нөмірленбейді. Егер нөмір қайта қойылатын болса, онда парақтың ескі нөмірі қиғаш сызықтан кейін санды оқи алатынждай етіп қойылады. Нөмірлерді түсті қарындашпен қоюға болмайды, өйткені олар жақсы сақталмайды және құжатты микрофильмге немесе суретке түсіру кезінде түспей қалады.
Әрбір істің соңына жеке таза параққа растау жазулары жасалады, онда жазумен немесе санмен нөмірленген парақтардың саны, істегі құжаттардың физикалық жағдайы мен парақтарды нөмірлеу ерекшеліктері туралымәліметтер көрсетіледі.
Мұрағат паспорты - мұрағатта сақаталатын құжаттардың көлемі, сақталу жағдайы, олардың ғылыми-ақпараттық аппаратының құрамы және мұрағат кадрлары туралы мәліметтері бар, мерзімдік есептілікті есепке алу құжаты. Паспорттың екінші бөлімінде мұрағат қорлдарының, істерінің саны, оныің ішінде тізімдемелерге, микрофильмдерге енгізілген істердің саны көрсетіледі, сондай-ақ, құжаттардың көлемі туралы қағаз түрінде кино-фото-фоноқұжат микрофльм түріндегі мәліметтерді қамтиды.
Мұрағат паспорты жыл сайын келе жатқан жылдың 1 қаңтарында екі дана құрастырылады, бір данасы мұрағатта қалады, екіншісі барлық ведомстволық мұрағаттырдың мәліметтері жиынтық жинақталатын мұрағаттар басқармасына өткізіледі. Одан әрі республикадағы барлық мұрағаттардың мәліметтері туралы жиынтық паспорт жасалады.[21]
I. Тізімге алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау.
1.1 Мұрағат тізімін пайдалану, ұйымдасыру.
Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты - Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау.
Орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау мыналарды қамтиды:
● құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау;
● істерді ресімдеу;
● тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;
● құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.
Құжаттардың құндылығын сараптау
Іс қағаздарындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасау іс номенклатурасындағы құжаттарды жасау, оларды қалыптастыру кезінде жүргізіледі. Құжаттардың құндылығына сараптама жасауды, оларды мемлекеттік сақтауға беруге іріктеуді және дайындауды ұйымдастырып, жүргізу үшін, сондай-ақ құжаттардың әртүрлі істерге жатқызылуының дұрыстығын бақылау және әдістемелік көмек беру үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы құрылады. Оның ережесі жасалып, онда комиссияның функциясы, құқықтары мен жұмыс тәртібі анықталады.
Енді осында келтірілген жәйттерді былайша нақтылап көрсетейік.
1. Құжаттар қашан мұрағатқа тапсыруға дайындалады?
Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытынды кезеңі болып табылады. Құжаттарды мұрағатқа сақтауға не жоюға іріктеу іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейін жыл сайын жүргізіледі.
2. Сақтау мерзімін кім және қандай нормативтік актінің негізінде анықтайды?
Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші кезеңі оларды сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау барысында жүргізіледі.
Құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптауды басшы тағайындаған мекеменің арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның мақсаты - құжаттарды сақтауға іріктеп алу және сақтау мерзімдерін белгілеу, сондай-ақ ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды жоюға іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс қағаздары қызметінің және мұрағаттың білікті мамандары кіреді.
Сараптау комиссиясының негізгі басшылыққа алатын құжаты сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесі. Құжаттар тізбесі - ұйымның, кәсіпорынның және мекемелердің құжаттарының жүйеленген тізімдері, құжаттарды сақтау мерзімдері туралы нормативтік нұсқауы болады. Құжаттар тізбесі типтік және ведомостволық болады.[5]
Типтік - олардың мақсаты барлық мекеменің ведомостволық бағыныштылығына және саласына қарамастан қызметі барысында құралатын бір тектес типтік құжаттардың сақталу мерзімін бірегейлендіру. Мысалы, басшылық бұйрықтарының, жоспарлар мен есептердің, жеке құрам бойынша құжаттардың, бухгалтерлік құжаттардың және т.б. сақталу мерзімдері. Барлық осы және қалған типтік құжаттар деп аталатындар барлық мекемеде бірдей функция атқарады, сондықтан да бірдей сақталу мерзімі болуы тиіс.
Ведомостволық - қызметінің жеке саласы бойынша. Ол кәсіпорын айналысатын сала қызметінің бағыты бойынша құжаттардың ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz