Құжаттардағы ғылыми анықтамалық аппараттардың құрамы мен талаптары
І. Кіріспе
ІІ. Негізгі бөлім
ІІ.1. Құжаттардағы ғылыми анықтамалық аппараттардың құрамы мен талаптары.
ІІ.2. Каталогтардың міндеті мен түрлері.
ІІ.3. Пәндік тақырыптық каталогты құрастыру және ұйымдастыру.
ІІ.4. Ғылыми анықтамалық кітапхана және жұмыс жүргізу формалары мен түрлері.
ІІ. Қорытынды.
ІҮ. Қосымша әдебиеттер тізімі.
Ү. Пайдаланған негізгі әдебиеттер тізімі.
ІІ. Негізгі бөлім
ІІ.1. Құжаттардағы ғылыми анықтамалық аппараттардың құрамы мен талаптары.
ІІ.2. Каталогтардың міндеті мен түрлері.
ІІ.3. Пәндік тақырыптық каталогты құрастыру және ұйымдастыру.
ІІ.4. Ғылыми анықтамалық кітапхана және жұмыс жүргізу формалары мен түрлері.
ІІ. Қорытынды.
ІҮ. Қосымша әдебиеттер тізімі.
Ү. Пайдаланған негізгі әдебиеттер тізімі.
Мұрағаттардың ғылыми-анықтама аппаратына барлық тіркеу жүйесі және техникалық құжаттардың тізімі, сонымен қатар әр түрлі каталогтардың жүйесі, рефераттармен шолулар кіреді.
Дұрыс алға қойылған ғылыми-анықтама аппараты, ғылыми-техникалық құжаттарды дұрыс қолдануға мүмкіндік туғызушы болып саналады, мұрағат жұмысының дұрыс жолға қойылуы хабар берушілердің де жұмысының дұрыс болуына мүмкіндік жасайды.
Ақпарат-анықтама карточкалары оларды пайдалану жөнінде қойылған міндеттерге қарай белгілі бір схема бойынша тіркеу-бақылау карточкаларын қалыптастырылады. Мысалы үкіметтік құжаттар, хаттар, өтініштер не шағымдар, хат-хабар жолдаушылар бойынша. Бұдан басқа өкімдік құжаттар – құрылымдық бөлімшелер бюойынша қалыптастырылады.
Мұндай картотекалар: анықтамалық, бақылау анықтамалық, ұсыныстар, өтініштер және шағымдар бойынша картотекалар, нормативтерге, бұйрықтарға, шешімдерге және басқаларына тақырыптық картотекалар жасалуы мүмкін. Карточкалар әрбір бөлімнің ішінде хранологиялық ретпен, ал ұсыныстар, өтініштер мен шағымдар-алфабит бойынша жүйеге келтіріледі.
Басқа құжаттар жүйелері (жоспарлық, материалдық-техникалық жабдықтау жөніндегі т.б.) құжаттарыныңорындалуын бақылау тиісті құрылымдық бөлімшелерде жүргізіледі.
Орындалу мерзімдері құжатқа қол қойылған (бекітілген) кезден бастап күнтізбелік күнмен есептеледі, ал келіп түскен құжаттар үшін – оның келіп түскен күнінен бастап құжаттарды орындаудың типтік мерзімдері және басшылар белгілейтін жеке мерзімдер негізінде есептеледі.
Орындауын бақылауды ұйымдастыру кезінде құжаттарды тіркеген кезде толтырылатын тіркеу-бақылау карточкаларының даналары пайдаланылады. Бақылау қызметі мынандай операциялар жүргізеді: бақылаудағы құжаттардың карточкаларын қалыптастырады, орындалатын мерзімі туралы орындаушы бөлімшеге хабарлап ескертеді, бақылаудағы құжаттың карточкасына орындалу нәтижелері жазылады.
Дұрыс алға қойылған ғылыми-анықтама аппараты, ғылыми-техникалық құжаттарды дұрыс қолдануға мүмкіндік туғызушы болып саналады, мұрағат жұмысының дұрыс жолға қойылуы хабар берушілердің де жұмысының дұрыс болуына мүмкіндік жасайды.
Ақпарат-анықтама карточкалары оларды пайдалану жөнінде қойылған міндеттерге қарай белгілі бір схема бойынша тіркеу-бақылау карточкаларын қалыптастырылады. Мысалы үкіметтік құжаттар, хаттар, өтініштер не шағымдар, хат-хабар жолдаушылар бойынша. Бұдан басқа өкімдік құжаттар – құрылымдық бөлімшелер бюойынша қалыптастырылады.
Мұндай картотекалар: анықтамалық, бақылау анықтамалық, ұсыныстар, өтініштер және шағымдар бойынша картотекалар, нормативтерге, бұйрықтарға, шешімдерге және басқаларына тақырыптық картотекалар жасалуы мүмкін. Карточкалар әрбір бөлімнің ішінде хранологиялық ретпен, ал ұсыныстар, өтініштер мен шағымдар-алфабит бойынша жүйеге келтіріледі.
Басқа құжаттар жүйелері (жоспарлық, материалдық-техникалық жабдықтау жөніндегі т.б.) құжаттарыныңорындалуын бақылау тиісті құрылымдық бөлімшелерде жүргізіледі.
Орындалу мерзімдері құжатқа қол қойылған (бекітілген) кезден бастап күнтізбелік күнмен есептеледі, ал келіп түскен құжаттар үшін – оның келіп түскен күнінен бастап құжаттарды орындаудың типтік мерзімдері және басшылар белгілейтін жеке мерзімдер негізінде есептеледі.
Орындауын бақылауды ұйымдастыру кезінде құжаттарды тіркеген кезде толтырылатын тіркеу-бақылау карточкаларының даналары пайдаланылады. Бақылау қызметі мынандай операциялар жүргізеді: бақылаудағы құжаттардың карточкаларын қалыптастырады, орындалатын мерзімі туралы орындаушы бөлімшеге хабарлап ескертеді, бақылаудағы құжаттың карточкасына орындалу нәтижелері жазылады.
1. «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының » Заңы 1998 ж, 22 желтоқсан.
2. Қазақстан Республикасы Министрлер кабинеті жанындағы бас мұрағат басқармасы, Алматы қаласы 1992 ж.
3. Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты туралы Ереже.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1997 ж. 28 сәуірдегі №672 қаулысымен бекітілген.
4. Қазақстан Республикасының Ммемлекеттік мұрағаты туралы ереже: Қазақстан Республикасының Үкіметі
2. Қазақстан Республикасы Министрлер кабинеті жанындағы бас мұрағат басқармасы, Алматы қаласы 1992 ж.
3. Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты туралы Ереже.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1997 ж. 28 сәуірдегі №672 қаулысымен бекітілген.
4. Қазақстан Республикасының Ммемлекеттік мұрағаты туралы ереже: Қазақстан Республикасының Үкіметі
Мазмұны
І. Кіріспе
ІІ. Негізгі бөлім
ІІ.1. Құжаттардағы ғылыми анықтамалық аппараттардың құрамы мен талаптары.
ІІ.2. Каталогтардың міндеті мен түрлері.
ІІ.3. Пәндік тақырыптық каталогты құрастыру және ұйымдастыру.
ІІ.4. Ғылыми анықтамалық кітапхана және жұмыс жүргізу формалары мен
түрлері.
ІІ. Қорытынды.
ІҮ. Қосымша әдебиеттер тізімі.
Ү. Пайдаланған негізгі әдебиеттер тізімі.
Кіріспе
Мұрағаттардың ғылыми-анықтама аппаратына барлық тіркеу жүйесі және
техникалық құжаттардың тізімі, сонымен қатар әр түрлі каталогтардың жүйесі,
рефераттармен шолулар кіреді.
Дұрыс алға қойылған ғылыми-анықтама аппараты, ғылыми-техникалық
құжаттарды дұрыс қолдануға мүмкіндік туғызушы болып саналады, мұрағат
жұмысының дұрыс жолға қойылуы хабар берушілердің де жұмысының дұрыс болуына
мүмкіндік жасайды.
Ақпарат-анықтама карточкалары оларды пайдалану жөнінде қойылған
міндеттерге қарай белгілі бір схема бойынша тіркеу-бақылау карточкаларын
қалыптастырылады. Мысалы үкіметтік құжаттар, хаттар, өтініштер не шағымдар,
хат-хабар жолдаушылар бойынша. Бұдан басқа өкімдік құжаттар – құрылымдық
бөлімшелер бюойынша қалыптастырылады.
Мұндай картотекалар: анықтамалық, бақылау анықтамалық, ұсыныстар,
өтініштер және шағымдар бойынша картотекалар, нормативтерге, бұйрықтарға,
шешімдерге және басқаларына тақырыптық картотекалар жасалуы мүмкін.
Карточкалар әрбір бөлімнің ішінде хранологиялық ретпен, ал ұсыныстар,
өтініштер мен шағымдар-алфабит бойынша жүйеге келтіріледі.
Басқа құжаттар жүйелері (жоспарлық, материалдық-техникалық жабдықтау
жөніндегі т.б.) құжаттарыныңорындалуын бақылау тиісті құрылымдық
бөлімшелерде жүргізіледі.
Орындалу мерзімдері құжатқа қол қойылған (бекітілген) кезден бастап
күнтізбелік күнмен есептеледі, ал келіп түскен құжаттар үшін – оның келіп
түскен күнінен бастап құжаттарды орындаудың типтік мерзімдері және басшылар
белгілейтін жеке мерзімдер негізінде есептеледі.
Орындауын бақылауды ұйымдастыру кезінде құжаттарды тіркеген кезде
толтырылатын тіркеу-бақылау карточкаларының даналары пайдаланылады. Бақылау
қызметі мынандай операциялар жүргізеді: бақылаудағы құжаттардың
карточкаларын қалыптастырады, орындалатын мерзімі туралы орындаушы
бөлімшеге хабарлап ескертеді, бақылаудағы құжаттың карточкасына орындалу
нәтижелері жазылады.
Орындалудың барысын тексеру оның мерзімі біткенге дейін барлық
кезеңде мынадай тәртіппен жүзеге асырылады: бұдан былайғы жылдардың
тапсырмалары – жылына кейінде бір рет, биылғы жылдық алдағы айларының
тапсырмалары – айына кемінде бір рет, үстіміздегі айдың тапсырмалары,
тапсырыстары – әрбір он күн сайын, мерзім аяқталуға бес күн қалғанда бір
рет тексеріледі.
Құжаттаманы басқару қызметі құжаттардың басшы белгілеген мерзімде
орындалуының барысы мен нәтижелері туралы деректерді ескеріп, тұжырымдайды,
ол айына кемінде бір рет жүргізілуі тиіс.
Негізгі бөлім
ІІ.1. Ғылыми – анықтамалық аппараттардың құрамы оған қойылатын талаптар.
Ғылыми – анықтамалық аппараттардың міндеті және оның құрамы.
Мұрағаттарда ғылыми – анықтамалық аппараттар құжаттық материалдарды тіркеу
үшін, оларды құрамымен қай жерде екенін анықтауға, құжаттардың мазмұнын
ғылыми жағынан ашуға, халық шаруашылығында және де басқа мақсаттарда
қолдану үшін құрылады. Ғылыми – анықтамалық аппараттарсыз құжаттарды
мақсатты оқуға және оларды қолдануға болмайды. Сондықтан мұрағаттарда
әртүрлі анықтамалардың түрлері құрылады. Мұрағаттық анықтамалардың түрлері
оның қолданылуымен анықталады.
Ғылыми – анықтамалық аппарат ғылыми – техникалық құжаттардың
сақталуын жүзеге асырады, сонымен қатар аз да болса сақталған құжаттардың
мазмұнын ашады.
Сонымен, мұрағаттардың құжаттық матеиалдарын есепке алу үшін есептік
анықтамал құрылады: тізімдемелердің, түскен кітаптардың, фондылардың
тізімдерінің, және фондтордың бірнеше қоймаларды есепке алу үшін, олардың
қай жерде орналасқанын білу үшін, мұрағаттарда құжаттық материалдарды тез
табу үшін, типографиялық көрсеткіштер құрылады. Құжаттық материалдардың
құрамы мен мазмұнын ашу мақсатында мынадай анықтамалар құрылады:
тізімдемелердің, каталогтардың, тақырыптық және фондылық шолулардың, жол
көрсеткіштердің (кітапшалардың). Мұрағаттардың ғылыми – анықтамалық
аппараттарына кітапханалардың ғылыми анықтамаларын жатқызуға болады.
Анықтамалар мұрағаттық құжаттар материалдарының мазмұнымен құрамын,
әртүрлі жағынан сипаттайды және ғылыми – анықтамалық аппараттардың біркелкі
жүйесін құрып, құжаттық материалдардың тез, әрі нақты пайдалануына ықпалын
тигізеді.
Ғылыми – анықтамалық аппараттардың жүйесі мынадай боп құрылады,
мұрағатты анықтамалар, мұрағаттардың құжаттық материалдарының мазмұнын жан-
жақты ашу үшін және тарихи дамуының фактілерімен оқиғаларын көрсету үшін.
Құжаттық материалдардың мазмұнымен құрамын ашатын анықтамалар әдетте,
екі негізгі бөлімнен тұрады: құжаттық материалдардың мінездемесінен және
көмекші анықтамалық аппараттардан.
Өзінің мінездеріне орай, мазмұнын терең ашуымен және көлеммен де бір –
бірінен айрықшаланады.
Ғылыми – анықтамалық аппараттарға қойылатын талаптар.
Ғылыми – анықтамалық аппарат ғылыми жағындағы талапқа және пайдалану
мүмкіндігі жөніндегі талапқа сәйкес келуі қажет.
Мұрағаттық анықтамалардың ғылыми деңгейі алдыменен, мұрағаттанушының
құжаттарда көрсетілетін оқиғалармен фактілерді қалай дұрыс анықтағанына,
әрі, осы құжаттарды сипаттау үшін және анықтамаларда олардың мазмұнын дұрыс
көрсету үшін топтастыруына байланысты болады. Құжаттық материалдарды
сипаттағанда, оның мазмұнына, критика жағынан қарау керек. Құжаттың
мәтіннен ойлармен формулировкалардың, әрі кейбір оқиғалар мен фактілердің
саяси ойын бұзатын механикалық ауыстырулар болмауы керек.
Мұрағаттың ғылыми – анықтамалық аппаратты мүмкіндігінше қарапайым
болып құрылуы қажет. Ол мұрағаттың жұмысшыларына, олардың материалдарымен
жұмыс істейтінзерттеушілеріне түсінікті, әрі пайдалануға берілуі тиіс.
Құжаттық материалдардың қор тізімдемесі.
Тізімдемелер мұрағаттардың ғылыми – анықтамалық аппараттар жүйесінде
маңызды роль атқарады және есептік анықтама ғана бола тұрмай, құжаттық
материалдардың мазмұнының да анықтамасы бола алады. Тізімдемеге қордың
барлық сақтау білігінің аттарын және қажетті жағдайда аннотированиены
енгізу, құжаттық материалдардың мазмұнының қысқаша түрде ашуға мүмкіндік
береді. Тізімдеме бойынша мұрағаттардың жұмысшыларымен зерттеушілері
олардың оқып зерттейтін тақырыптарына жататын сақтаудың бірлік шеңберлерін
анықтайды және сақтау қоймаларынан осы сақтау бірліктерін сұратып ала
алады.
Құжаттық материалдардың тізімдемелері мұрағаттың маңызды анықтамасы
болып табылады, және де оның негізінде анықтамалардың басқа түрлерін,
құжаттық материалдарының каталогтарын, шолулардың мұрағаттардың жол
көрсеткіштерінде құруға болады.
ІІ.2. Каталогтардың міндеті мен түрлері.
Каталогтардың міндеті. Каталогтар – ізденушілердің, таныстырушылардың
бір ғана жолы емес, үлкен ортадағы ұйымдастырушылардың ғылыми орталықтағы
бір нақты тақырыбы бойынша құжат материалдардың мазмұны болып келеді.
Ғылыми – анықтамалық аппараттың ең қолайлы түрі болып каталогтар
саналады. Мұрағаттарға мүліктік – тақырыптық, географиялық және авторлық
каталогтар жасалады. Әр түрлі мекемелерде, ұжымдарда және жұмыс орындарында
да каталогтардың өзіндік ерекшеліктері болады.
Каталогтардың түрлері. Негізделген проект бойынша мұрағаттарда және
конструкторлық ұжымдар каталогтар жасайды, онда бір карточкалар техникалық
құжаттар туралы куәлік енгізіледі, бір бөлшекке байланысты немесе аз ғана
жинамалы бірлікке. Мұндай каталогтар детальды деп аталады. Детальдардың
атауларымен карточкалар алфавит бойынша орналастырылады, онда әрі –
бөлшектердің атаулары, ал ішінде – соңында объектілерді атаулары немесе
техникалық мінездемелер берілед. Әр түрлі проектлерге арналған карточкалар.
Бөлшектер карточкаларымен бірге топталынады. Детальдар каталогының
карточкаларына техникалық құжаттардың келесі анықтамалары кіреді.
• Техникалық мінездемелері бар;
• Бөлшекке қатысты, жиынның бірліктерінің аталулары;
• Жинамалы бірлікке қатысты заттардың атаулары;
• Чертеждің жасалу номері;
• Істің архивтік номері, бөлшектің техникалық құжаты;
• Чертеждің бекітілген мерзімі;
• Материалдың түрі;
• Проектілеу белгісі;
• Конструкторлық бірлестіктің аталуы және басқалар;
Карточкалардың түрі стандартты емес. Кейбір техникалық
мұрағаттарда заттың – тақырыптық каталогтың карточкасында тапсырыстың
қабылданған және орындалған мерзімдері белгіленеді, орындаушы бөлімі,
тапсырыс номері, тақырыптық топтың шифры болады.
Мемлекеттің проектілік инструкциясында пайдалану ерекшеліктерінің
күшіне қарай және техникалық құжаттардың жалпы көлеміне байланысты заттық
тақырыптық каталогтар жасалады, карточкаға берілгендері енгізіледі, заттың
белгілі бөлігіне арналғаны айқындалады. Картотекадағы карточкалар заттың
аталуына қарай жүйеге келтірілінеді. Тізімге алудың міндетті элементтері:
• Бөлшектердің атаулары және олардың техникалық мінездемесі,
карточкасы негізгі елементі;
• Бөлшектің қатысты негізінің аталуы, бөлшектің жасалу индексі;
• Жоспарлау негізі;
• Техникалық құжаттың бекітілу мерзімі;
• Тақырыптық топтың шифры;
• Жоспарлау негізінің аталуы;
• Мұрағаттық номері;
• Аннотация;
• Көшірменің сақталу орны;
• Ізденіс мінездемесі;
• Жалпы мінездеме (есептеулер, түсінік хаттар, жарық көшірмесі т.б.)
Құрылыс проектілік ұжымдарында, мемлекеттік каталогтар
жасалынады, карточкалар құрылыс мекемелерінің атаулары мен орналасады және
классификация схемасына сай жүйеге келтірілінеді. Әр проектіге карточкалар
толтырылынады және проектінің әр бөлігіне (маркасына) жалпы каталогтардың
бөлшектерінен басқа карточкада объекті шифры, проектін құрылымы, жоспарлау
стадиясы, жасалу, бекіту мерзімі белгіленеді.
Объект каталогының карточкасы объектінің сандары бойынша жүйеленеді,
аталуы алфавит бойынша жіне географиялық пункт атаулары да алфавит бойынша
орналасады.
Техникалық мұрағат жұмысының практикасында жүйелі каталогтар сирек
кездеседі. Онда карточкалар сала бойынша топталына, құжаттардың мазмұнымен
тығыз байланысады, ішінде атаулары бойынша, комплексі және тобы бойынша
орналасады.
Жүйелі каталогтар карточкасында құжаттың мазмұны беріледі, техникалық
мінездеме, негізгі техникалық көрсеткіштері, қолдану ерекшеліктері, сонымен
қатар жаңалықтары, осы проектіні құрғанда нені қолданғандығы немесе ғылыми
аталуы айқындалады.
Қойылатын мәселелерге, тақырыптарға, сұрақтарға байланысты құжаттар
туралы мәліметтер топтастырылған каталогтар жүйелік, піндік, пәнді –
тақырыпты деп аталады.
Жүйелік каталогтарға – мемлекет басқару, халық шаруашылығы, білім
салалары жайындағы мәліметтер туралы анықтамалар жатады.
Пәнді – тақырыпты каталогтарға – кейбір салалардың бөлігіне,
тақырыппен мәселелерге топтастырылған құжаттық материалдар мәліметтер
туралы анықтамалар жатады.
Пәнді каталогтарға – құжаттар туралы айтылатын пәндер мен мәселелерге
топтастырылатын құжаттық материалдар мәліметтер туралы анықтамалар жатады.
Қоғамдық – саяси қайраткерлер, ғылым қайраткерлері, техникалық,
әдебиет, мәдениет және шеберлер туралы материалдарды тауып беру үшін,
атаулы каталог құрылады, оның негізіне осы қайраткерлер ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
І. Кіріспе
ІІ. Негізгі бөлім
ІІ.1. Құжаттардағы ғылыми анықтамалық аппараттардың құрамы мен талаптары.
ІІ.2. Каталогтардың міндеті мен түрлері.
ІІ.3. Пәндік тақырыптық каталогты құрастыру және ұйымдастыру.
ІІ.4. Ғылыми анықтамалық кітапхана және жұмыс жүргізу формалары мен
түрлері.
ІІ. Қорытынды.
ІҮ. Қосымша әдебиеттер тізімі.
Ү. Пайдаланған негізгі әдебиеттер тізімі.
Кіріспе
Мұрағаттардың ғылыми-анықтама аппаратына барлық тіркеу жүйесі және
техникалық құжаттардың тізімі, сонымен қатар әр түрлі каталогтардың жүйесі,
рефераттармен шолулар кіреді.
Дұрыс алға қойылған ғылыми-анықтама аппараты, ғылыми-техникалық
құжаттарды дұрыс қолдануға мүмкіндік туғызушы болып саналады, мұрағат
жұмысының дұрыс жолға қойылуы хабар берушілердің де жұмысының дұрыс болуына
мүмкіндік жасайды.
Ақпарат-анықтама карточкалары оларды пайдалану жөнінде қойылған
міндеттерге қарай белгілі бір схема бойынша тіркеу-бақылау карточкаларын
қалыптастырылады. Мысалы үкіметтік құжаттар, хаттар, өтініштер не шағымдар,
хат-хабар жолдаушылар бойынша. Бұдан басқа өкімдік құжаттар – құрылымдық
бөлімшелер бюойынша қалыптастырылады.
Мұндай картотекалар: анықтамалық, бақылау анықтамалық, ұсыныстар,
өтініштер және шағымдар бойынша картотекалар, нормативтерге, бұйрықтарға,
шешімдерге және басқаларына тақырыптық картотекалар жасалуы мүмкін.
Карточкалар әрбір бөлімнің ішінде хранологиялық ретпен, ал ұсыныстар,
өтініштер мен шағымдар-алфабит бойынша жүйеге келтіріледі.
Басқа құжаттар жүйелері (жоспарлық, материалдық-техникалық жабдықтау
жөніндегі т.б.) құжаттарыныңорындалуын бақылау тиісті құрылымдық
бөлімшелерде жүргізіледі.
Орындалу мерзімдері құжатқа қол қойылған (бекітілген) кезден бастап
күнтізбелік күнмен есептеледі, ал келіп түскен құжаттар үшін – оның келіп
түскен күнінен бастап құжаттарды орындаудың типтік мерзімдері және басшылар
белгілейтін жеке мерзімдер негізінде есептеледі.
Орындауын бақылауды ұйымдастыру кезінде құжаттарды тіркеген кезде
толтырылатын тіркеу-бақылау карточкаларының даналары пайдаланылады. Бақылау
қызметі мынандай операциялар жүргізеді: бақылаудағы құжаттардың
карточкаларын қалыптастырады, орындалатын мерзімі туралы орындаушы
бөлімшеге хабарлап ескертеді, бақылаудағы құжаттың карточкасына орындалу
нәтижелері жазылады.
Орындалудың барысын тексеру оның мерзімі біткенге дейін барлық
кезеңде мынадай тәртіппен жүзеге асырылады: бұдан былайғы жылдардың
тапсырмалары – жылына кейінде бір рет, биылғы жылдық алдағы айларының
тапсырмалары – айына кемінде бір рет, үстіміздегі айдың тапсырмалары,
тапсырыстары – әрбір он күн сайын, мерзім аяқталуға бес күн қалғанда бір
рет тексеріледі.
Құжаттаманы басқару қызметі құжаттардың басшы белгілеген мерзімде
орындалуының барысы мен нәтижелері туралы деректерді ескеріп, тұжырымдайды,
ол айына кемінде бір рет жүргізілуі тиіс.
Негізгі бөлім
ІІ.1. Ғылыми – анықтамалық аппараттардың құрамы оған қойылатын талаптар.
Ғылыми – анықтамалық аппараттардың міндеті және оның құрамы.
Мұрағаттарда ғылыми – анықтамалық аппараттар құжаттық материалдарды тіркеу
үшін, оларды құрамымен қай жерде екенін анықтауға, құжаттардың мазмұнын
ғылыми жағынан ашуға, халық шаруашылығында және де басқа мақсаттарда
қолдану үшін құрылады. Ғылыми – анықтамалық аппараттарсыз құжаттарды
мақсатты оқуға және оларды қолдануға болмайды. Сондықтан мұрағаттарда
әртүрлі анықтамалардың түрлері құрылады. Мұрағаттық анықтамалардың түрлері
оның қолданылуымен анықталады.
Ғылыми – анықтамалық аппарат ғылыми – техникалық құжаттардың
сақталуын жүзеге асырады, сонымен қатар аз да болса сақталған құжаттардың
мазмұнын ашады.
Сонымен, мұрағаттардың құжаттық матеиалдарын есепке алу үшін есептік
анықтамал құрылады: тізімдемелердің, түскен кітаптардың, фондылардың
тізімдерінің, және фондтордың бірнеше қоймаларды есепке алу үшін, олардың
қай жерде орналасқанын білу үшін, мұрағаттарда құжаттық материалдарды тез
табу үшін, типографиялық көрсеткіштер құрылады. Құжаттық материалдардың
құрамы мен мазмұнын ашу мақсатында мынадай анықтамалар құрылады:
тізімдемелердің, каталогтардың, тақырыптық және фондылық шолулардың, жол
көрсеткіштердің (кітапшалардың). Мұрағаттардың ғылыми – анықтамалық
аппараттарына кітапханалардың ғылыми анықтамаларын жатқызуға болады.
Анықтамалар мұрағаттық құжаттар материалдарының мазмұнымен құрамын,
әртүрлі жағынан сипаттайды және ғылыми – анықтамалық аппараттардың біркелкі
жүйесін құрып, құжаттық материалдардың тез, әрі нақты пайдалануына ықпалын
тигізеді.
Ғылыми – анықтамалық аппараттардың жүйесі мынадай боп құрылады,
мұрағатты анықтамалар, мұрағаттардың құжаттық материалдарының мазмұнын жан-
жақты ашу үшін және тарихи дамуының фактілерімен оқиғаларын көрсету үшін.
Құжаттық материалдардың мазмұнымен құрамын ашатын анықтамалар әдетте,
екі негізгі бөлімнен тұрады: құжаттық материалдардың мінездемесінен және
көмекші анықтамалық аппараттардан.
Өзінің мінездеріне орай, мазмұнын терең ашуымен және көлеммен де бір –
бірінен айрықшаланады.
Ғылыми – анықтамалық аппараттарға қойылатын талаптар.
Ғылыми – анықтамалық аппарат ғылыми жағындағы талапқа және пайдалану
мүмкіндігі жөніндегі талапқа сәйкес келуі қажет.
Мұрағаттық анықтамалардың ғылыми деңгейі алдыменен, мұрағаттанушының
құжаттарда көрсетілетін оқиғалармен фактілерді қалай дұрыс анықтағанына,
әрі, осы құжаттарды сипаттау үшін және анықтамаларда олардың мазмұнын дұрыс
көрсету үшін топтастыруына байланысты болады. Құжаттық материалдарды
сипаттағанда, оның мазмұнына, критика жағынан қарау керек. Құжаттың
мәтіннен ойлармен формулировкалардың, әрі кейбір оқиғалар мен фактілердің
саяси ойын бұзатын механикалық ауыстырулар болмауы керек.
Мұрағаттың ғылыми – анықтамалық аппаратты мүмкіндігінше қарапайым
болып құрылуы қажет. Ол мұрағаттың жұмысшыларына, олардың материалдарымен
жұмыс істейтінзерттеушілеріне түсінікті, әрі пайдалануға берілуі тиіс.
Құжаттық материалдардың қор тізімдемесі.
Тізімдемелер мұрағаттардың ғылыми – анықтамалық аппараттар жүйесінде
маңызды роль атқарады және есептік анықтама ғана бола тұрмай, құжаттық
материалдардың мазмұнының да анықтамасы бола алады. Тізімдемеге қордың
барлық сақтау білігінің аттарын және қажетті жағдайда аннотированиены
енгізу, құжаттық материалдардың мазмұнының қысқаша түрде ашуға мүмкіндік
береді. Тізімдеме бойынша мұрағаттардың жұмысшыларымен зерттеушілері
олардың оқып зерттейтін тақырыптарына жататын сақтаудың бірлік шеңберлерін
анықтайды және сақтау қоймаларынан осы сақтау бірліктерін сұратып ала
алады.
Құжаттық материалдардың тізімдемелері мұрағаттың маңызды анықтамасы
болып табылады, және де оның негізінде анықтамалардың басқа түрлерін,
құжаттық материалдарының каталогтарын, шолулардың мұрағаттардың жол
көрсеткіштерінде құруға болады.
ІІ.2. Каталогтардың міндеті мен түрлері.
Каталогтардың міндеті. Каталогтар – ізденушілердің, таныстырушылардың
бір ғана жолы емес, үлкен ортадағы ұйымдастырушылардың ғылыми орталықтағы
бір нақты тақырыбы бойынша құжат материалдардың мазмұны болып келеді.
Ғылыми – анықтамалық аппараттың ең қолайлы түрі болып каталогтар
саналады. Мұрағаттарға мүліктік – тақырыптық, географиялық және авторлық
каталогтар жасалады. Әр түрлі мекемелерде, ұжымдарда және жұмыс орындарында
да каталогтардың өзіндік ерекшеліктері болады.
Каталогтардың түрлері. Негізделген проект бойынша мұрағаттарда және
конструкторлық ұжымдар каталогтар жасайды, онда бір карточкалар техникалық
құжаттар туралы куәлік енгізіледі, бір бөлшекке байланысты немесе аз ғана
жинамалы бірлікке. Мұндай каталогтар детальды деп аталады. Детальдардың
атауларымен карточкалар алфавит бойынша орналастырылады, онда әрі –
бөлшектердің атаулары, ал ішінде – соңында объектілерді атаулары немесе
техникалық мінездемелер берілед. Әр түрлі проектлерге арналған карточкалар.
Бөлшектер карточкаларымен бірге топталынады. Детальдар каталогының
карточкаларына техникалық құжаттардың келесі анықтамалары кіреді.
• Техникалық мінездемелері бар;
• Бөлшекке қатысты, жиынның бірліктерінің аталулары;
• Жинамалы бірлікке қатысты заттардың атаулары;
• Чертеждің жасалу номері;
• Істің архивтік номері, бөлшектің техникалық құжаты;
• Чертеждің бекітілген мерзімі;
• Материалдың түрі;
• Проектілеу белгісі;
• Конструкторлық бірлестіктің аталуы және басқалар;
Карточкалардың түрі стандартты емес. Кейбір техникалық
мұрағаттарда заттың – тақырыптық каталогтың карточкасында тапсырыстың
қабылданған және орындалған мерзімдері белгіленеді, орындаушы бөлімі,
тапсырыс номері, тақырыптық топтың шифры болады.
Мемлекеттің проектілік инструкциясында пайдалану ерекшеліктерінің
күшіне қарай және техникалық құжаттардың жалпы көлеміне байланысты заттық
тақырыптық каталогтар жасалады, карточкаға берілгендері енгізіледі, заттың
белгілі бөлігіне арналғаны айқындалады. Картотекадағы карточкалар заттың
аталуына қарай жүйеге келтірілінеді. Тізімге алудың міндетті элементтері:
• Бөлшектердің атаулары және олардың техникалық мінездемесі,
карточкасы негізгі елементі;
• Бөлшектің қатысты негізінің аталуы, бөлшектің жасалу индексі;
• Жоспарлау негізі;
• Техникалық құжаттың бекітілу мерзімі;
• Тақырыптық топтың шифры;
• Жоспарлау негізінің аталуы;
• Мұрағаттық номері;
• Аннотация;
• Көшірменің сақталу орны;
• Ізденіс мінездемесі;
• Жалпы мінездеме (есептеулер, түсінік хаттар, жарық көшірмесі т.б.)
Құрылыс проектілік ұжымдарында, мемлекеттік каталогтар
жасалынады, карточкалар құрылыс мекемелерінің атаулары мен орналасады және
классификация схемасына сай жүйеге келтірілінеді. Әр проектіге карточкалар
толтырылынады және проектінің әр бөлігіне (маркасына) жалпы каталогтардың
бөлшектерінен басқа карточкада объекті шифры, проектін құрылымы, жоспарлау
стадиясы, жасалу, бекіту мерзімі белгіленеді.
Объект каталогының карточкасы объектінің сандары бойынша жүйеленеді,
аталуы алфавит бойынша жіне географиялық пункт атаулары да алфавит бойынша
орналасады.
Техникалық мұрағат жұмысының практикасында жүйелі каталогтар сирек
кездеседі. Онда карточкалар сала бойынша топталына, құжаттардың мазмұнымен
тығыз байланысады, ішінде атаулары бойынша, комплексі және тобы бойынша
орналасады.
Жүйелі каталогтар карточкасында құжаттың мазмұны беріледі, техникалық
мінездеме, негізгі техникалық көрсеткіштері, қолдану ерекшеліктері, сонымен
қатар жаңалықтары, осы проектіні құрғанда нені қолданғандығы немесе ғылыми
аталуы айқындалады.
Қойылатын мәселелерге, тақырыптарға, сұрақтарға байланысты құжаттар
туралы мәліметтер топтастырылған каталогтар жүйелік, піндік, пәнді –
тақырыпты деп аталады.
Жүйелік каталогтарға – мемлекет басқару, халық шаруашылығы, білім
салалары жайындағы мәліметтер туралы анықтамалар жатады.
Пәнді – тақырыпты каталогтарға – кейбір салалардың бөлігіне,
тақырыппен мәселелерге топтастырылған құжаттық материалдар мәліметтер
туралы анықтамалар жатады.
Пәнді каталогтарға – құжаттар туралы айтылатын пәндер мен мәселелерге
топтастырылатын құжаттық материалдар мәліметтер туралы анықтамалар жатады.
Қоғамдық – саяси қайраткерлер, ғылым қайраткерлері, техникалық,
әдебиет, мәдениет және шеберлер туралы материалдарды тауып беру үшін,
атаулы каталог құрылады, оның негізіне осы қайраткерлер ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz