Құжаттардағы ғылыми анықтамалық аппараттардың құрамы мен талаптары

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 18 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны

І. Кіріспе

ІІ. Негізгі бөлім

ІІ. 1. Құжаттардағы ғылыми анықтамалық аппараттардың құрамы мен талаптары.

ІІ. 2. Каталогтардың міндеті мен түрлері.

ІІ. 3. Пәндік тақырыптық каталогты құрастыру және ұйымдастыру.

ІІ. 4. Ғылыми анықтамалық кітапхана және жұмыс жүргізу формалары мен түрлері.

ІІ. Қорытынды.

ІҮ. Қосымша әдебиеттер тізімі.

Ү. Пайдаланған негізгі әдебиеттер тізімі.

Кіріспе

Мұрағаттардың ғылыми-анықтама аппаратына барлық тіркеу жүйесі және техникалық құжаттардың тізімі, сонымен қатар әр түрлі каталогтардың жүйесі, рефераттармен шолулар кіреді.

Дұрыс алға қойылған ғылыми-анықтама аппараты, ғылыми-техникалық құжаттарды дұрыс қолдануға мүмкіндік туғызушы болып саналады, мұрағат жұмысының дұрыс жолға қойылуы хабар берушілердің де жұмысының дұрыс болуына мүмкіндік жасайды.

Ақпарат-анықтама карточкалары оларды пайдалану жөнінде қойылған міндеттерге қарай белгілі бір схема бойынша тіркеу-бақылау карточкаларын қалыптастырылады. Мысалы үкіметтік құжаттар, хаттар, өтініштер не шағымдар, хат-хабар жолдаушылар бойынша. Бұдан басқа өкімдік құжаттар - құрылымдық бөлімшелер бюойынша қалыптастырылады.

Мұндай картотекалар: анықтамалық, бақылау анықтамалық, ұсыныстар, өтініштер және шағымдар бойынша картотекалар, нормативтерге, бұйрықтарға, шешімдерге және басқаларына тақырыптық картотекалар жасалуы мүмкін. Карточкалар әрбір бөлімнің ішінде хранологиялық ретпен, ал ұсыныстар, өтініштер мен шағымдар-алфабит бойынша жүйеге келтіріледі.

Басқа құжаттар жүйелері (жоспарлық, материалдық-техникалық жабдықтау жөніндегі т. б. ) бақылау тиісті құрылымдық бөлімшелерде жүргізіледі.

Орындалу мерзімдері құжатқа қол қойылған (бекітілген) кезден бастап күнтізбелік күнмен есептеледі, ал келіп түскен құжаттар үшін - оның келіп түскен күнінен бастап құжаттарды орындаудың типтік мерзімдері және басшылар белгілейтін жеке мерзімдер негізінде есептеледі.

Орындауын бақылауды ұйымдастыру кезінде құжаттарды тіркеген кезде толтырылатын тіркеу-бақылау карточкаларының даналары пайдаланылады. Бақылау қызметі мынандай операциялар жүргізеді: бақылаудағы құжаттардың карточкаларын қалыптастырады, орындалатын мерзімі туралы орындаушы бөлімшеге хабарлап ескертеді, бақылаудағы құжаттың карточкасына орындалу нәтижелері жазылады.

Орындалудың барысын тексеру оның мерзімі біткенге дейін барлық кезеңде мынадай тәртіппен жүзеге асырылады: бұдан былайғы жылдардың тапсырмалары - жылына кейінде бір рет, биылғы жылдық алдағы айларының тапсырмалары - айына кемінде бір рет, үстіміздегі айдың тапсырмалары, тапсырыстары - әрбір он күн сайын, мерзім аяқталуға бес күн қалғанда бір рет тексеріледі.

Құжаттаманы басқару қызметі құжаттардың басшы белгілеген мерзімде орындалуының барысы мен нәтижелері туралы деректерді ескеріп, тұжырымдайды, ол айына кемінде бір рет жүргізілуі тиіс.

Негізгі бөлім

ІІ. 1. Ғылыми - анықтамалық аппараттардың құрамы оған қойылатын талаптар.

Ғылыми - анықтамалық аппараттардың міндеті және оның құрамы. Мұрағаттарда ғылыми - анықтамалық аппараттар құжаттық материалдарды тіркеу үшін, оларды құрамымен қай жерде екенін анықтауға, құжаттардың мазмұнын ғылыми жағынан ашуға, халық шаруашылығында және де басқа мақсаттарда қолдану үшін құрылады. Ғылыми - анықтамалық аппараттарсыз құжаттарды мақсатты оқуға және оларды қолдануға болмайды. Сондықтан мұрағаттарда әртүрлі анықтамалардың түрлері құрылады. Мұрағаттық анықтамалардың түрлері оның қолданылуымен анықталады.

Ғылыми - анықтамалық аппарат ғылыми - техникалық құжаттардың сақталуын жүзеге асырады, сонымен қатар аз да болса сақталған құжаттардың мазмұнын ашады.

Сонымен, мұрағаттардың құжаттық матеиалдарын есепке алу үшін есептік анықтамал құрылады: тізімдемелердің, түскен кітаптардың, фондылардың тізімдерінің, және фондтордың бірнеше қоймаларды есепке алу үшін, олардың қай жерде орналасқанын білу үшін, мұрағаттарда құжаттық материалдарды тез табу үшін, типографиялық көрсеткіштер құрылады. Құжаттық материалдардың құрамы мен мазмұнын ашу мақсатында мынадай анықтамалар құрылады: тізімдемелердің, каталогтардың, тақырыптық және фондылық шолулардың, жол көрсеткіштердің (кітапшалардың) . Мұрағаттардың ғылыми - анықтамалық аппараттарына кітапханалардың ғылыми анықтамаларын жатқызуға болады.

Анықтамалар мұрағаттық құжаттар материалдарының мазмұнымен құрамын, әртүрлі жағынан сипаттайды және ғылыми - анықтамалық аппараттардың біркелкі жүйесін құрып, құжаттық материалдардың тез, әрі нақты пайдалануына ықпалын тигізеді.

Ғылыми - анықтамалық аппараттардың жүйесі мынадай боп құрылады, мұрағатты анықтамалар, мұрағаттардың құжаттық материалдарының мазмұнын жан-жақты ашу үшін және тарихи дамуының фактілерімен оқиғаларын көрсету үшін.

Құжаттық материалдардың мазмұнымен құрамын ашатын анықтамалар әдетте, екі негізгі бөлімнен тұрады: құжаттық материалдардың мінездемесінен және көмекші анықтамалық аппараттардан.

Өзінің мінездеріне орай, мазмұнын терең ашуымен және көлеммен де бір - бірінен айрықшаланады.

Ғылыми - анықтамалық аппараттарға қойылатын талаптар.

Ғылыми - анықтамалық аппарат ғылыми жағындағы талапқа және пайдалану мүмкіндігі жөніндегі талапқа сәйкес келуі қажет.

Мұрағаттық анықтамалардың ғылыми деңгейі алдыменен, мұрағаттанушының құжаттарда көрсетілетін оқиғалармен фактілерді қалай дұрыс анықтағанына, әрі, осы құжаттарды сипаттау үшін және анықтамаларда олардың мазмұнын дұрыс көрсету үшін топтастыруына байланысты болады. Құжаттық материалдарды сипаттағанда, оның мазмұнына, критика жағынан қарау керек. Құжаттың мәтіннен ойлармен формулировкалардың, әрі кейбір оқиғалар мен фактілердің саяси ойын бұзатын механикалық ауыстырулар болмауы керек.

Мұрағаттың ғылыми - анықтамалық аппаратты мүмкіндігінше қарапайым болып құрылуы қажет. Ол мұрағаттың жұмысшыларына, олардың материалдарымен жұмыс түсінікті, әрі пайдалануға берілуі тиіс.

Құжаттық материалдардың қор тізімдемесі.

Тізімдемелер мұрағаттардың ғылыми - анықтамалық аппараттар жүйесінде маңызды роль атқарады және есептік анықтама ғана бола тұрмай, құжаттық материалдардың мазмұнының да анықтамасы бола алады. Тізімдемеге қордың барлық сақтау білігінің аттарын және қажетті жағдайда аннотированиены енгізу, құжаттық материалдардың мазмұнының қысқаша түрде ашуға мүмкіндік береді. Тізімдеме бойынша мұрағаттардың жұмысшыларымен зерттеушілері олардың оқып зерттейтін тақырыптарына жататын сақтаудың бірлік шеңберлерін анықтайды және сақтау қоймаларынан осы сақтау бірліктерін сұратып ала алады.

Құжаттық материалдардың тізімдемелері мұрағаттың маңызды анықтамасы болып табылады, және де оның негізінде анықтамалардың басқа түрлерін, құжаттық материалдарының каталогтарын, шолулардың мұрағаттардың жол көрсеткіштерінде құруға болады.

ІІ. 2. Каталогтардың міндеті мен түрлері.

Каталогтардың міндеті. Каталогтар - ізденушілердің, таныстырушылардың бір ғана жолы емес, үлкен ортадағы ұйымдастырушылардың ғылыми орталықтағы бір нақты тақырыбы бойынша құжат материалдардың мазмұны болып келеді.

Ғылыми - анықтамалық аппараттың ең қолайлы түрі болып каталогтар саналады. Мұрағаттарға мүліктік - тақырыптық, географиялық және авторлық каталогтар жасалады. Әр түрлі мекемелерде, ұжымдарда және жұмыс орындарында да каталогтардың өзіндік ерекшеліктері болады.

Каталогтардың түрлері. Негізделген проект бойынша мұрағаттарда және конструкторлық ұжымдар каталогтар жасайды, онда бір карточкалар техникалық құжаттар туралы куәлік енгізіледі, бір бөлшекке байланысты немесе аз ғана жинамалы бірлікке. Мұндай каталогтар «детальды» деп аталады. Детальдардың атауларымен карточкалар алфавит бойынша орналастырылады, онда әрі - бөлшектердің атаулары, ал ішінде - соңында объектілерді атаулары немесе техникалық мінездемелер берілед. Әр түрлі проектлерге арналған карточкалар. Бөлшектер карточкаларымен бірге топталынады. Детальдар каталогының карточкаларына техникалық құжаттардың келесі анықтамалары кіреді.

Техникалық мінездемелері бар;
Бөлшекке қатысты, жиынның бірліктерінің аталулары;
Жинамалы бірлікке қатысты заттардың атаулары;
Чертеждің жасалу номері;
Істің архивтік номері, бөлшектің техникалық құжаты;
Чертеждің бекітілген мерзімі;
Материалдың түрі;
Проектілеу белгісі;
Конструкторлық бірлестіктің аталуы және басқалар;

Карточкалардың түрі стандартты емес. Кейбір техникалық

мұрағаттарда заттың - тақырыптық каталогтың карточкасында тапсырыстың қабылданған және орындалған мерзімдері белгіленеді, орындаушы бөлімі, тапсырыс номері, тақырыптық топтың шифры болады.

Мемлекеттің проектілік инструкциясында пайдалану ерекшеліктерінің күшіне қарай және техникалық құжаттардың жалпы көлеміне байланысты заттық тақырыптық каталогтар жасалады, карточкаға берілгендері енгізіледі, заттың белгілі бөлігіне арналғаны айқындалады. Картотекадағы карточкалар заттың аталуына қарай жүйеге келтірілінеді. Тізімге алудың міндетті элементтері:

Бөлшектердің атаулары және олардың техникалық мінездемесі, карточкасы негізгі елементі;
Бөлшектің қатысты негізінің аталуы, бөлшектің жасалу индексі;
Жоспарлау негізі;
Техникалық құжаттың бекітілу мерзімі;
Тақырыптық топтың шифры;
Жоспарлау негізінің аталуы;
Мұрағаттық номері;
Аннотация;
Көшірменің сақталу орны;
Ізденіс мінездемесі;
Жалпы мінездеме (есептеулер, түсінік хаттар, жарық көшірмесі т. б. )

Құрылыс проектілік ұжымдарында, мемлекеттік каталогтар

жасалынады, карточкалар құрылыс мекемелерінің атаулары мен орналасады және классификация схемасына сай жүйеге келтірілінеді. Әр проектіге карточкалар толтырылынады және проектінің әр бөлігіне (маркасына) жалпы каталогтардың бөлшектерінен басқа карточкада объекті шифры, проектін құрылымы, жоспарлау стадиясы, жасалу, бекіту мерзімі белгіленеді.

Объект каталогының карточкасы объектінің сандары бойынша жүйеленеді, аталуы алфавит бойынша жіне географиялық пункт атаулары да алфавит бойынша орналасады.

Техникалық мұрағат жұмысының практикасында жүйелі каталогтар сирек кездеседі. Онда карточкалар сала бойынша топталына, құжаттардың мазмұнымен тығыз байланысады, ішінде атаулары бойынша, комплексі және тобы бойынша орналасады.

Жүйелі каталогтар карточкасында құжаттың мазмұны беріледі, техникалық мінездеме, негізгі техникалық көрсеткіштері, қолдану ерекшеліктері, сонымен қатар жаңалықтары, осы проектіні құрғанда нені қолданғандығы немесе ғылыми аталуы айқындалады.

Қойылатын мәселелерге, тақырыптарға, сұрақтарға байланысты құжаттар туралы мәліметтер топтастырылған каталогтар жүйелік, піндік, пәнді - тақырыпты деп аталады.

Жүйелік каталогтарға - мемлекет басқару, халық шаруашылығы, білім салалары жайындағы мәліметтер туралы анықтамалар жатады.

Пәнді - тақырыпты каталогтарға - кейбір салалардың бөлігіне, тақырыппен мәселелерге топтастырылған құжаттық материалдар мәліметтер туралы анықтамалар жатады.

Пәнді каталогтарға - құжаттар туралы айтылатын пәндер мен мәселелерге топтастырылатын құжаттық материалдар мәліметтер туралы анықтамалар жатады.

Қоғамдық - саяси қайраткерлер, ғылым қайраткерлері, техникалық, әдебиет, мәдениет және шеберлер туралы материалдарды тауып беру үшін, атаулы каталог құрылады, оның негізіне осы қайраткерлер туралы топтастырылу мәліметтері жатады. Атаулы каталогта, топтастырылған мәліметтер, алфавит бойынша орналасады.

Аталған каталогтар құжаттың мазмұнын әрбір жақтан және әрбір жоспар бойынша сипаттайды.

Қойылған бір мәселеге, тақырыпқа, сұраққа, ата-тегіне, күніне байланысты топтарға біріктірілген құжаттар туралымәліметтер, каталогтарды бөлімдерге, бөлімшелерге, тақырыптарға, тақырыпшаларға, мақалаға, мақалашықтарға бөледі.

Каталогты бөлу тізімдері каталогтың классификаторын көрсетеді. Каталогтың түрлері әртүрлі болғандықтан, каталогта классификаторда әртүрлі болады. Олар топтастырылу объектілерімен (сала, тақырып, күні, аты және т. б. ) және объектілердің топтастырылып орналасуы (жүйелі, алфивитті, хронологиялық орналасуына) бойынша әртүрлі болады.

Жүйелі каталогтардың және пәнді - тақырыпты каталогтардың бөлінуіне зерттеушілермен немесе , ғылым мен халық шаруашылығының сұранысы бойынша ұсынылады.

Тақырыпты каталогтардың (сұрақтар, пәндер, географиялық атаулар және т. б. ) бөлінуі құжаттың мәтінінен каталогты құрастырушымен анықталады. Атаулы каталогтың (ата-тегі) және хронологиялық каталогтың (күні), пәнді каталогтардағыдай жазылатын құжаттардың мәтінінен, каталогты құрастырушымен анықтылады.

Каталогтар кітап және картотека түрінде болады. Мұрағаттар каталогтың карточкалық түрі кеңінен тараған. Осыған орай, материалдарға талаптармен сұраныстардың көпшілігі тақырыптық сипатта болады, мемлекеттік мұрағаттарда пәнді - тақырыптық каталогтар кеңінен тараған, сондықтан осы каталогтың түрі оқулықтарда нақты қаралады.

ІІ. 3. Пәнді - тақырыпты каталогын құрастыруды ұйымдастыру.

Мұрағаттық анықтаманың бір түрі пәнді - тақырыпты каталог болып табылады. Олар ғылыми - техникалық құжаттардың таңдаулы тақырыбы мен мазмұнын ашады. Тақырыпты шолу құжаттардың мінездемесін енгізуден және аппараттың анықтама - іздестіруінен тұрады. Пәнді - тақырыпты каталогтың құрастыру жұмысы тақырыптың формулировкасымен және тақырып бойынша құжаттың жоспарын құрастырылуынан немесе тақырып бойынша құжаттың жоспарын құрастыруынан немесе тақырыптың жоспарынан басталады. Кейде мұндай жоспар, құжаттар туралы сұраған мекемелерге беріледі. Сонымен бірге қызметкерлер осы тақырыптарға қатысты анықтамалық, ғылыми және заңды әдебиеттерді оқиды. Пәнді - тақырыпты каталогтың әрі қарай құрастыру жұмысы келесі үрдістерге байланысты:

Классификаторды құрастыру;
Құжаттық материалдарды айқындау;
Карточкалардағы құжаттарды жазу;
Карточкаларды жүйелеу.

Классификаторда мәлімет көлемі, мұрағаттағы тақырыптық карточкаға енгізіліп, көп мөлшерде қысқартылды. Онда тек қана чертеждің номері, бөлшектің аталуы және классификаторлық номері белгіленеді. Классификатордың бастапқы варианты тақырыптың жоспары болады, бірақ бұл әлі классификатор емес. Жоспарда тақырыптың мазмұнын ашатын және дәйектілігі бойынша сәйкестестіріліп орнатырылатын барлық мәселелерді айқындау қажет. Тақырыптың жоспары осы тақырыптың қызметкерлерімен кеісілуі қажет, сосын әрі қарай айқындалып, оның негізгі сұрақтарының бөлігі классификаторға айналуы керек.

Құжаттық материалдарды айқындау жұмысымен және оларға каталог. Жасау, классификатор терең және нақты жетілдірілсе ғана нәтижелі болады. Әсіресе ерекше, каталогта, карточкаларды жүйелендіргенде классификатор қажет. Каталогты құру жүйесін және тақырыптың негізгі бөлігі болатын пәнмен сұрақтардың логикалық жағдайлармен оқиғаның байланысын көрсетуі керек. Сондықтан классификаторда құжаттарды айқындағанша, жетілдіру маңызды, өйткені классификаторға сәйкес карточкаларда, құжаттардың материалдарына мінездеме беріледі. Сонымен қатар, каталогтың тақырыпшалары, мақалаларымен классификатордың бөлімдерімен сәйкес келуі қажет. Тақырып бойынша айқындау үшін, классификатордың жақсарту жұмысы, каталогты құрғанда және каталогты пайдалану үрдісінің барлық кезеңдерінде жүргізіледі.

Бұл жұмыс, классификаторшыға, құжаттық материалдардың мазмұнын коррекциялағанда, анықтағанда қажет.

Классификатордың бөлім құрамы каталогталатын құжаттық материалдарда көрсетілетін тақырыпшалармен және кейбір сұрақтармен шектелмеуі керек. Ол сұрақтардың жиынтығымен жан - жақты байланысын қамтуы қажет. Бірақ, мынаны ескеру керек, мұрағаттардың құжаттық материалдарды, тақырып бойынша классификатордың барлық тақырыпшаларын, мақалаларын және мақалашықтарын толығымен көрсете алмайды, өйткені құжаттық материалдардың бір бөлігі жоғалып қалуы мүмкін. Кейбір мақалалар, мақалашықтар, кейде тақырыпшықтар каталогта уақытша көрсетілмейді. Болашақта бұл материалдар мұрағаттарға түсуі мүмкін, сосын каталог толық болады.

Тақырып бойынша құжаттарды айқындау. Пәнді - тақырыпты каталогтың құруының келесі бір кезеңі - тақырып бойынша құжаттарды айқындау, олар классификаторды құрастырғаннан кейін басталады. Каталогтау тақырыбына нақты жоспар болса, айқындау классификаторды құрумен бірге жүргізіледі.

Бастапқы мұрағаттық қорлардың тізімі жасалынады, оларда тақырыпқа жататын құжаттық материалдардың мазмұндары болады. Сонымен қатар, мынадай анықтамалар пайданылады, тізімдемелер, қорлардың шолуы, қорлардың тізімдері мен парақтары. Ресми және мекеме аралық мынадай оқулықтарды заңдылау туралы, өкімдер, тәртіптері, жарғылар және қор құрушылардың әрекеттері туралы мәліметтері бар әртүрлі анықтамалық басылымдар тартылады.

Құжаттарды іріктеуде, оның мазмұнын, ғылыми критикалық жағынан талдауды талап етеді. Тақырып бойынша құжаттық материалдардың каталогтелуімен айналысатын қызметкер әрбір, бір бөлек жағдайда, тарихи оқиғалардың талдауынан және құжаттық материалдардың айқындалуынан қарайды. Құжаттардың негіздік талдауы мұрағаткер - тарихшыға, айқындалған құжаттардың тақырыптарының қаншалықты дұрыс және терең көрсетілгенін, совет ғылымына, халық шаруашылығына, мемлекеттік құрылысқа, осы құжаттық материалдардың ғылыми айналымға енгізілгеннен кейін, қандай нақты пайдалы екенін анықтауға көмектеседі.

Каталогтерде карточкаларды жүйелендіру.

Каталогтерде карточкаларды жүйелендіру, карточкаларда топтастыруды қарастыратын, классификакаторға байланысты. Бөлектенген карточкалар мақалаларда топтастырылады, пайда болған мақалалар бөлімдермен бөлімшелерге біріктіріледі. Бір мақаланың мақалалары оларда белгіленген мақалашықтармен сәйкес топтастырылады. Карточларды мақалашықтар ішінде үлестіргенде, мынадай.

ІІ. 4. Ғылыми - анықтамалық кітапхана және жұмыс жүргізу формалары мен түрлері.

Ғылыми анықтамалық кітапхананың мақсаттары.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.