Мемлекеттік тілде іс жүргізу: Оқу құралы
Алғы сөз 3
1 Мемлекеттік тілде құжат дайындаудың маңызы және ерекшеліктері
1.1 Қазақстан Республикасындағы тіл туралы
Қазақстан Республикасының негізгі заң актілері.
Мемлекеттік тілде іс жүргізудің маңызы 5
1.2 Жазылатын және басу құралдарымен дайындалатын
құжаттарға қойылатын талаптар 9
1.3 Құжаттарды ресімдеудің ережелері 13
2 Құжаттардың түрлері және оларды жіктеу
2.1 Құжат түрлері 22
2.2 Жеке адамдардың құжаттары 24
3 Ұйымдастыру.реттеу құжаттары
3.1 Жеке құрамның құжаттары 26
3.2 Анықтамалық.ақпараттық құжаттар 30
3.3 Қызметтік хаттар 32
3.4 Реттеу құжаттары 35
3.5 Ұйымдастыру құжаттары 36
Қосымшалар 39
Іс жүргізу саласында қолданылатын сөздер мен сөз
тіркестерінің түсіндірмелі сөздігі 61
Әдебиеттер 64
1 Мемлекеттік тілде құжат дайындаудың маңызы және ерекшеліктері
1.1 Қазақстан Республикасындағы тіл туралы
Қазақстан Республикасының негізгі заң актілері.
Мемлекеттік тілде іс жүргізудің маңызы 5
1.2 Жазылатын және басу құралдарымен дайындалатын
құжаттарға қойылатын талаптар 9
1.3 Құжаттарды ресімдеудің ережелері 13
2 Құжаттардың түрлері және оларды жіктеу
2.1 Құжат түрлері 22
2.2 Жеке адамдардың құжаттары 24
3 Ұйымдастыру.реттеу құжаттары
3.1 Жеке құрамның құжаттары 26
3.2 Анықтамалық.ақпараттық құжаттар 30
3.3 Қызметтік хаттар 32
3.4 Реттеу құжаттары 35
3.5 Ұйымдастыру құжаттары 36
Қосымшалар 39
Іс жүргізу саласында қолданылатын сөздер мен сөз
тіркестерінің түсіндірмелі сөздігі 61
Әдебиеттер 64
1997 жылғы шілденің 11-інде қабылданған «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының заңының 4-бабында мемлекеттік тіл мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару,сот ісін жүргізу және іс қағаздарын жүргізу тілі деп көрсетілген.
Тілдің осы функцияларын атқаруын жүзеге асыру мақсатында Қазақстан Республикасы Президентінің 1998 жылғы қазанның 5-індегі Жарлығымен Тілдерді қолдану мен дамытудың 1998-2000 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы қабылданды. Бағдарламада жоспарланған іс-шаралардың бірі - жоғары және орта арнаулы оқу орындарының оқу жоспарына «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» арнаулы курсын енгізу болатын. Бұл жоспар 1999-2000 оқу жылынан жүзеге асырылды.
Жоғары және орта арнаулы оқу орындарының қазіргі студенттері-мекемелердің,ұйымдардың,кәсіпорындардың басшылары, қызметкерлері немесе олардың құрамдас бөлімдерінің ертеңгі басшылары. Келешекте мекемедегі құжаттарды құрастыратын, ресімдейтін, я осы істерге басшылық жасайтын мамандар. Сондықтан мемлекекеттік тілдің қазіргі жағдайында «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» арнайы курсын оқу орындарының оқу жоспарына енгізудің маңызы зор болып отыр.
Алдарыңыздағы оқу құралы «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» арнаулы курсының оқытылуының бірізге түсуіне ықпал ету мақсатында жазылды.
Оқу құралы: «Мемлекеттік тілде құжат құрастырудың маңызы және ерекшеліктері», «Құжаттарды ресімдеудің ережелері», «Ұйымдастыру-реттеу құжаттары» деп аталған тараулардан тұрады. Тараулар бірнеше тақырыптарға бөлінген. Тақырыптарда мемлекеттік тілде іс жүргізудің қажеттілігі, құжаттарды бірізді жүргізудің талаптары және жиі құрастырылатын жеке адамдардың құжаттары мен мекемелердің барлығында құрастырылатын құжаттарды құрастыру мен ресімдеудің ерекшеліктері баяндалған.
Құжаттар мазмұны мен құрастыру мақсатына қарай жеке адамдардың құжаттары және қызметтік құжаттар немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп жіктелген. Ұйымдастыру-реттеу құжаттары өз ішінде төрт топқа бөлінген. Олар:
1) жеке құрамның құжаттары.
2) ақпараттық-анықтамалық құжаттар.
3) реттеу құжаттары.
4) ұйымдастыру құжаттары.
Құжаттардың әр тобына тоқталғанда олардың ерекшеліктері мен ресімделуі жайлы баяндалған. Құжат түрінде жиі немесе міндетті түрде қолданылатын сөздер мен сөз тіркестері пайдаланылған құжат үлгілері оқу құралының соңында берілген. Берілген материалды студенттердің игеруі үшін және құжат құрастыру дағдысын қалыптастыру үшін әр тақырыптың соңында сұрақтар мен тапсырмалар ұсынылды.
Оқу құралы автордың С. Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университетінде «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» курсын оқытуда жинаған материалдары мен тәжірибесі негізінде жазылды.
Кітаппен жұмыс істеу барысында А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалардың «Ресми іс қағаздары» атты мемлекеттік қызметшілерге арналған анықтамалығы (Астана, 2000), Қазақша – орысша, орысша – қазақша терминологиялық сөздіктің іс жүргізу және мұрағат ісі саласына арналған 29-томы (Республикалық мемлекеттік Рауан баспасы, Алматы,2000), М.В. Кирсанова мен
Ю.М. Аксеновалардың «Курс делопроизводства» атты оқу құралы (М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003), Павлодар облысы әкімінің аппаратының құжаттамамен қамтамасыз ету бөлімі дайындаған облыс әкімінің аппаратында қолданылатын нұсқаулық- әдімтемелік құжаттары (Павлодар,1999) қолданылды.
Тілдің осы функцияларын атқаруын жүзеге асыру мақсатында Қазақстан Республикасы Президентінің 1998 жылғы қазанның 5-індегі Жарлығымен Тілдерді қолдану мен дамытудың 1998-2000 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы қабылданды. Бағдарламада жоспарланған іс-шаралардың бірі - жоғары және орта арнаулы оқу орындарының оқу жоспарына «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» арнаулы курсын енгізу болатын. Бұл жоспар 1999-2000 оқу жылынан жүзеге асырылды.
Жоғары және орта арнаулы оқу орындарының қазіргі студенттері-мекемелердің,ұйымдардың,кәсіпорындардың басшылары, қызметкерлері немесе олардың құрамдас бөлімдерінің ертеңгі басшылары. Келешекте мекемедегі құжаттарды құрастыратын, ресімдейтін, я осы істерге басшылық жасайтын мамандар. Сондықтан мемлекекеттік тілдің қазіргі жағдайында «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» арнайы курсын оқу орындарының оқу жоспарына енгізудің маңызы зор болып отыр.
Алдарыңыздағы оқу құралы «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» арнаулы курсының оқытылуының бірізге түсуіне ықпал ету мақсатында жазылды.
Оқу құралы: «Мемлекеттік тілде құжат құрастырудың маңызы және ерекшеліктері», «Құжаттарды ресімдеудің ережелері», «Ұйымдастыру-реттеу құжаттары» деп аталған тараулардан тұрады. Тараулар бірнеше тақырыптарға бөлінген. Тақырыптарда мемлекеттік тілде іс жүргізудің қажеттілігі, құжаттарды бірізді жүргізудің талаптары және жиі құрастырылатын жеке адамдардың құжаттары мен мекемелердің барлығында құрастырылатын құжаттарды құрастыру мен ресімдеудің ерекшеліктері баяндалған.
Құжаттар мазмұны мен құрастыру мақсатына қарай жеке адамдардың құжаттары және қызметтік құжаттар немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп жіктелген. Ұйымдастыру-реттеу құжаттары өз ішінде төрт топқа бөлінген. Олар:
1) жеке құрамның құжаттары.
2) ақпараттық-анықтамалық құжаттар.
3) реттеу құжаттары.
4) ұйымдастыру құжаттары.
Құжаттардың әр тобына тоқталғанда олардың ерекшеліктері мен ресімделуі жайлы баяндалған. Құжат түрінде жиі немесе міндетті түрде қолданылатын сөздер мен сөз тіркестері пайдаланылған құжат үлгілері оқу құралының соңында берілген. Берілген материалды студенттердің игеруі үшін және құжат құрастыру дағдысын қалыптастыру үшін әр тақырыптың соңында сұрақтар мен тапсырмалар ұсынылды.
Оқу құралы автордың С. Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университетінде «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» курсын оқытуда жинаған материалдары мен тәжірибесі негізінде жазылды.
Кітаппен жұмыс істеу барысында А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалардың «Ресми іс қағаздары» атты мемлекеттік қызметшілерге арналған анықтамалығы (Астана, 2000), Қазақша – орысша, орысша – қазақша терминологиялық сөздіктің іс жүргізу және мұрағат ісі саласына арналған 29-томы (Республикалық мемлекеттік Рауан баспасы, Алматы,2000), М.В. Кирсанова мен
Ю.М. Аксеновалардың «Курс делопроизводства» атты оқу құралы (М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003), Павлодар облысы әкімінің аппаратының құжаттамамен қамтамасыз ету бөлімі дайындаған облыс әкімінің аппаратында қолданылатын нұсқаулық- әдімтемелік құжаттары (Павлодар,1999) қолданылды.
1. Алдашева А., Ахметжанова З., Қадашева Қ., Сүлейменова Э.
Ресми іс қағаздары. – Астана, 2000.-216 бет
2. ГОСТ 2.105-95 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам»
3. Делопроизводство в Республике Казахстан. /Составители: Скала В.И., Скала Б.В., Скала Н.В.-Алматы: «LEM», 2001. с.216.
4. Екі тілде іс жүргізу: Сөздік-анықтамалық.-Алматы: Атамұра
Қазақстан, 1994.-224 бет
5. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебн. пособие.-5-е изд., испр. и доп.- М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. 320 с.- (Серия «Высшее образование»)
6. Қазақстан Республикасындағы тіл саясаты:Құжаттар жинағы. -Астана: -Елорда,1999.-216 бет
7. Қазақша-орысша, орысша-қазақша терминологиялық сөздік: Іс жүргізу мен мұрағат ісі/жалпы редакциясын басқарған пед. ғ.д., профессорА.Қ. Құсайынов-Алматы: Республикалық мемлекеттік «Рауан» баспасы, 2000-265 бет.
8. Облыс әкімінің аппаратында қолданылатын нұсқаулық-әдістемелік құжаттар. Павлодар.-1999
Ресми іс қағаздары. – Астана, 2000.-216 бет
2. ГОСТ 2.105-95 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам»
3. Делопроизводство в Республике Казахстан. /Составители: Скала В.И., Скала Б.В., Скала Н.В.-Алматы: «LEM», 2001. с.216.
4. Екі тілде іс жүргізу: Сөздік-анықтамалық.-Алматы: Атамұра
Қазақстан, 1994.-224 бет
5. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебн. пособие.-5-е изд., испр. и доп.- М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. 320 с.- (Серия «Высшее образование»)
6. Қазақстан Республикасындағы тіл саясаты:Құжаттар жинағы. -Астана: -Елорда,1999.-216 бет
7. Қазақша-орысша, орысша-қазақша терминологиялық сөздік: Іс жүргізу мен мұрағат ісі/жалпы редакциясын басқарған пед. ғ.д., профессорА.Қ. Құсайынов-Алматы: Республикалық мемлекеттік «Рауан» баспасы, 2000-265 бет.
8. Облыс әкімінің аппаратында қолданылатын нұсқаулық-әдістемелік құжаттар. Павлодар.-1999
УДК 651.5. 9 943.42 (075)
ББК- 65.050.2 Я 7
Б-11
С.Торайғыров атындағы ПМУ-дың ғылыми кеңесімен ұсынылған
Пікір жазғандар:
филология ғылымдарының докторы А.Р. Бейсенбаев
филология ғылымдарының кандидаты, доцент А.Ф. Зейнулина
педагогика ғылымдарының кандидаты, доцент А.Ш. Жұмашева
М.А. Баймұқанова
Мемлекеттік тілде іс жүргізу: Оқу құралы. –
Павлодар, 2004-65 бет
ISBN – 9965-612-45-1
Оқу құралында мемлекеттік тілде іс жүргізудің қажеттілігі және
ерекшеліктері жайында айтылған. Жеке адамдардың құжаттары мен қызметтік
құжаттардың құрастырылуы және ресімделуі туралы баяндалған, құжаттардың
үлгілері берілген.
Оқу құралы жоғары және орта арнаулы оқу орындарының студенттері мен
мекемелердің қызметшілеріне арналған.
2700020300
Б ----------------
00 – (05) – 04
ISBN – 9965-612-45-1
© Баймұқанова М. А., 2004
© С.Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университеті, 2004
Алғы сөз
1997 жылғы шілденің 11-інде қабылданған Қазақстан Республикасындағы
тіл туралы Қазақстан Республикасының заңының 4-бабында мемлекеттік тіл
мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында
қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару,сот ісін жүргізу және іс
қағаздарын жүргізу тілі деп көрсетілген.
Тілдің осы функцияларын атқаруын жүзеге асыру мақсатында Қазақстан
Республикасы Президентінің 1998 жылғы қазанның 5-індегі Жарлығымен Тілдерді
қолдану мен дамытудың 1998-2000 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы
қабылданды. Бағдарламада жоспарланған іс-шаралардың бірі - жоғары және орта
арнаулы оқу орындарының оқу жоспарына Мемлекеттік тілде іс жүргізу
арнаулы курсын енгізу болатын. Бұл жоспар 1999-2000 оқу жылынан жүзеге
асырылды.
Жоғары және орта арнаулы оқу орындарының қазіргі студенттері-
мекемелердің,ұйымдардың,кәсіпорында рдың басшылары, қызметкерлері немесе
олардың құрамдас бөлімдерінің ертеңгі басшылары. Келешекте мекемедегі
құжаттарды құрастыратын, ресімдейтін, я осы істерге басшылық жасайтын
мамандар. Сондықтан мемлекекеттік тілдің қазіргі жағдайында Мемлекеттік
тілде іс жүргізу арнайы курсын оқу орындарының оқу жоспарына енгізудің
маңызы зор болып отыр.
Алдарыңыздағы оқу құралы Мемлекеттік тілде іс жүргізу арнаулы
курсының оқытылуының бірізге түсуіне ықпал ету мақсатында жазылды.
Оқу құралы: Мемлекеттік тілде құжат құрастырудың маңызы және
ерекшеліктері, Құжаттарды ресімдеудің ережелері, Ұйымдастыру-реттеу
құжаттары деп аталған тараулардан тұрады. Тараулар бірнеше тақырыптарға
бөлінген. Тақырыптарда мемлекеттік тілде іс жүргізудің қажеттілігі,
құжаттарды бірізді жүргізудің талаптары және жиі құрастырылатын жеке
адамдардың құжаттары мен мекемелердің барлығында құрастырылатын құжаттарды
құрастыру мен ресімдеудің ерекшеліктері баяндалған.
Құжаттар мазмұны мен құрастыру мақсатына қарай жеке адамдардың
құжаттары және қызметтік құжаттар немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп
жіктелген. Ұйымдастыру-реттеу құжаттары өз ішінде төрт топқа бөлінген.
Олар:
1) жеке құрамның құжаттары.
2) ақпараттық-анықтамалық құжаттар.
3) реттеу құжаттары.
4) ұйымдастыру құжаттары.
Құжаттардың әр тобына тоқталғанда олардың ерекшеліктері мен ресімделуі
жайлы баяндалған. Құжат түрінде жиі немесе міндетті түрде қолданылатын
сөздер мен сөз тіркестері пайдаланылған құжат үлгілері оқу құралының
соңында берілген. Берілген материалды студенттердің игеруі үшін және құжат
құрастыру дағдысын қалыптастыру үшін әр тақырыптың соңында сұрақтар мен
тапсырмалар ұсынылды.
Оқу құралы автордың С. Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік
университетінде Мемлекеттік тілде іс жүргізу курсын оқытуда жинаған
материалдары мен тәжірибесі негізінде жазылды.
Кітаппен жұмыс істеу барысында А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева,
Э.Сүлейменовалардың Ресми іс қағаздары атты мемлекеттік қызметшілерге
арналған анықтамалығы (Астана, 2000), Қазақша – орысша, орысша – қазақша
терминологиялық сөздіктің іс жүргізу және мұрағат ісі саласына арналған 29-
томы (Республикалық мемлекеттік Рауан баспасы, Алматы,2000), М.В.
Кирсанова мен
Ю.М. Аксеновалардың Курс делопроизводства атты оқу құралы (М.: ИНФРА-М;
Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003), Павлодар облысы әкімінің
аппаратының құжаттамамен қамтамасыз ету бөлімі дайындаған облыс әкімінің
аппаратында қолданылатын нұсқаулық- әдімтемелік құжаттары (Павлодар,1999)
қолданылды.
1 тарау Мемлекеттік тілде құжат дайындаудың маңызы және ерекшеліктері
1.1 Қазақстан Республикасындағы тіл туралы Қазақстан Республикасының
негізгі заң актілері. Мемлекеттік тілде іс жүргізудің маңызы
Қазақстан Республикасы Конституциясының 7-бабында Қазақстан
Республикасындағы мемлекеттік тіл – қазақ тілі делінген. Бірақ өткен
ғасырдың 90-жылдарының басында қазақ тілінің хал-ақуалы қоғам мүшелерінің
қолдауын қажет етті. Тілдің жан-жақты дамуы үшін ғылыми тұрғыдан
негізделген, Республика тұрғындарының ұлттық құрамын ескерген, кезең-
кезеңмен жүзеге асырылатын заң қабылдануы керек болды.
Бұған дейін бірнеше рет қабылданған заңдар жоғарыда аталған
ерекшеліктерді ескермей жасалғандықтан да жүзеге асырылмай қалған-ды.
Сөйтіп 1997 жылғы шілденің 11-інде Қазақстан Республикасындағы тіл туралы
Қазақстан Республикасының Заңы қабылданды. Заңда: осы заң Қазақстан
Республикасында тілдердің қолданылуының құқықтық негіздерін, мемлекеттің
оларды оқып-үйрену мен дамыту үшін жағдай жасау жөніндегі міндеттерін
белгілейді. Қазақстан Республикасында қолданылатын барлық тілдерге бірдей
құрметпен қарауды қамтамасыз етеді, – делінген.
Заңның 2-бабында: мемлекеттік, мемлекеттік емес ұйымдар мен жергілікті
өзін-өзі басқару органдарының қызметінде тілдерді қолдануға байланысты
туындайтын қоғамдық қатынастар осы Заң реттейтін мәселелер болып табылады.
Осы Заң жеке адамдар арасындағы қатынастарды және діни бірлестіктерде
тілдердің қолданылуын реттемейді, - делінген. Ендеше, тек мемлекеттік
ұйымдардағы тілдің қолданылуын ғана емес, жеке меншіктегі ұйымдардағы
тілдердің қолданылуын да Заң аясында бақылауға мүмкіндік бар. Ал жеке
адамдардың құқықтарына Заң нұсқан келтірмейді.
Заңның 4-бабында: мемлекеттік тіл – мемлекеттің бүкіл аумағында,
қоғамдық қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару,
заң шығару, сот ісін жүргізу тілі,– делінген.
Осы аталған мемлекеттік тілдің төрт функциясын жүзеге асыру мақсатында
көптеген шаралар жасалуда. Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен
1998 жылғы қазанның 5-інде Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік
бағдарламасы қабылданды. Бағдарламаны іске асырудың мерзімі 1998-2000
жылдар аралығы болды. Бұл бағдарлама Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1998-
2000 жылдарға арналған іс-қимыл бағдарламасына сәйкес әзірленді. Бағдарлама
тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңінде мынадай негізгі төрт бағыт
бойынша нақты іс шараларды жүзеге асыруды көздеді:
ел азаматтарының мемлекеттік тілді еркін және тегін меңгеруіне қажетті
қаржылық, ұйымдастырушылық, материалдық-техникалық жағдайлар жасау;
- мемлекеттік тілді барынша дамыту, оның қоғам өмірінің барлық
салаларында, әсіресе ғылым, білім, мәдениет, бұқаралық ақпарат, құралдары,
мемлекеттік басқару, сот ісін жүргізу, халықаралық қатынастар салаларында
белсенді қызмет етуіне қажет алғышарттар қалыптастыру;
- ресми іс жүргізуді мемлекеттік тілге кезең-кезеңмен көшірудің нақты
негізін жасау;
- ел азаматтарының ана тілін қолдануына, олардың қарым-қатынас, тәрбие
беру, оқу және шығармашылық тілін еркін таңдау үшін қолайлы жағдайларды
сақтау мен дамыту;
Бағдарлама:
- нормативтік-құқықтық базаны қалыптастыру;
- ғылыми-лингвистикалық қамтамасыз ету;
-тіл – ақпарат құралдары, ғылым, мәдениет және білім беру салаларында;
- мемлекеттік тілде іс жүргізу;
-терминологиялық және ономастикалық жұмыстар – деген бес тараудан
тұрды.
Бағдарламаның 4-тарауында жоғары және орта арнаулы оқу орындарының
бағдарламаларына Мемлекеттік тілде іс жүргізу арнайы курсын енгізу
жоспарланған. Бұл іс жоспарланғандай 1999-2000 оқу жылынан жүзеге асырылды.
Бағдарламада көрсетілген басқа да іс шаралар орындалды.
2001 жылғы ақпанның 7-сінде Қазақстан Республикасы Президентінің
Жарлығымен Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған
мемлекеттік бағдарламасы қабылданды.
Бағдарламада тілдерді қолдану мен дамытудың 1998-2000 жылдарға арналған
мемлекеттік бағдарламасында бұрын көзделген, орындалуы аяқталған іс-шаралар
одан әрі жалғасын тапқан.
Бағдарламаның мақсаттары мен міндеттері:
- мемлекеттік тілдің әлеуметтік-коммуникативтік қызметін кеңейту мен
нығайту;
- орыс тілінің жалпы мәдени қызметін сақтау;
- этникалық топтардың тілдерін дамыту;
Мемлекеттік тілдің әлеуметтік-коммуникативтік қызметін кеңейту мен
нығайту мақсатына қол жеткізу өз кезегінде мына міндеттерді шешуді талап
етеді:
1) мемлекеттік тілдің мемлекеттік басқару тілі ретінде қолданылуын
қамтамасыз ету;
- нормативтік құқықтық базаны жетілдіру;
- мемлекеттік қызметкерлердің мемлекеттік тілді қызметтік
міндеттерін орындауға қажетті деңгейде меңгеруі үшін шаралар қолдану;
- мемлекеттік органдар жүйесінде мемлекеттік тілдің іскерлік
қарым-қатынастың негізгі тілі ретінде қолданылуын қамтамасыз ету;
- сот ісін жүргізуді, сондай-ақ әкімшілік құқық бұзушылықтар
туралы іс жүргізуді заңнамаларға сәйкес қамтамасыз ету;
- Қазақстан Республикасының Қарулы Күштерінде, сондай-ақ әскери
және әскерилендірілген құралымдардың барлық түрінде мемлекеттік тілдің
қолданылуы үшін шараларды қамтамасыз ету;
- іс жүргізуді мемлекеттік тілге көшірудің кестесін (нақты
мерзімдер мен іс-шараларды көрсете отырып) белгілеу арқылы барлық
мемлекеттік ұйымдар мен жергілікті өзін-өзі басқару органдарында іс
жүргізудің негізгі тілі ретінде мемлекеттік тілдің қолданылуын қамтамасыз
ету;
- халықаралық қызметте мемлекеттік тілдің қолданылуын
қамтамасыз ету;
2) Қазақстан Республикасы азаматтарының мемлекеттік тілді меңгеруі
үшін жағдай жасау;
Қазақстан Республикасы Конституциясының 7 және
93-баптарын іске асыру мақсатында мемлекет көлемінде республикалық және
жергілікті бюджеттің, сондай-ақ Қазақстан Республикасының заңнамалық
актілерімен тиым салынбаған басқа да көздері есебінен азаматтарға
мемлекеттік тілді тегін оқыту курстарының бірыңғай жүйесін жасау;
- ғылым, мәдениет, білім беру, денсаулық сақтау және халыққа қызмет
көрсету салалары қызметкерлерінің мемлекеттік тілді тиісті деңгейде
меңгеруі үшін құқықтық, ұйымдық шараларын және материалдық-техникалық
жағдай жасауын қамтамасыз ету. Меншік нысанына қарамастан барлық үлгідегі
мектеп жасына дейінгі мекемелердің, жалпы білім беретін мектептердің, орта
арнаулы және жоғары оқу орындарының тәрбиеленушілері мен оқушыларының
мемлекеттік тілді меңгеру саласындағы білім мен біліктіліктерінің барынша
жоғары деңгейге жетуін қамтамасыз ету;
3) ғылыми-лингвистикалық зерттеулер мен олардың нәтижелерін нақты іске
асыруды жеделдетуді жүзеге асыру жолымен қазіргі қазақ әдеби тілінің
нормаларын бірыңғайлауды қамтамасыз ету;
- қазіргі қазақ әдеби тілінің сөзжасам процестерін, оның ішінде
терминжасам принциптерін ғылыми негізде жүйеге келтіру, қазақ тілінің
толыққанды терминологиялық жүйесін енгізу;
- қазақ тілінің фонологиялық ерекшеліктерін ескере отырып,
қазақ әліпбиі мен орфографиясын жетілдіру жөнінде шаралар қолдану;
- ономастика мәселелерін ғылыми тұрғыдан қамтамасыз ету;
4) мәдениет және бұқаралық ақпарат құралдары саласында мемлекеттік
тілдің қолданылуын қамтамасыз ету;
- кино және бейне өнімдерді, оның ішінде анимациялық фильмдерді
(аударма жұмыстарын қоса алғанда) мемлекеттік тілде шығару мен тарату
(телеарнадан көрсету) шараларының жүйесін ұйымдастыру;
- мәдениет, ғылым, көркем әдебиет пен өнердің әртүрлі саласында
мемлекеттік тілде баспа өнімдерін шығаруды қамтамасыз ету;
- мәдени көпшілік шараларды мемлекеттік тілде ұйымдастыру;
- мемлекеттік тілді дамытуға бағытталған жұмысқа ақпараттық-
насихаттық қолдау жасау;
- бұқаралық ақпарат құралдарында мемлекеттік тілдің қолданылуын
қамтамасыз ету;
- мемлекеттік тілді компьютерлендіру мәселесін шешу;
Сұрақтар мен тапсырмалар
1. Қазақстан Республикасы Конститутциясының нешінші бабында қазақ тілі
туралы айтылған?
2. Қазақстан Республикасындағы тіл туралы Қазақстан Республикасының
заңы қашан қабылданды?
3. Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік
бағдарламасында қандай іс-шаралар жоспарланған?
4. Қазақстан Республикасының Конститутциясын, Қазақстан
Республикасындағы тіл туралы Қазақстан Республикасының заңын,
Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік
бағдарламасын оқыңыз.
1.2 Жазылатын және басу құралдарымен дайындалатын құжаттарға қойылатын
талаптар
Қағаздың түрлері
Мекемелерде құжат қолмен жазылған, жазу машинасында басылған,
компьютерде басылған, жеделхат, телефонограмма, телефакспен берілген, тағы
басқа түрлерде болады. Құжаттың осы түрлерін дайындағанда жұмысқа қажет
қағазды таңдай білудің маңызы зор. 1966 жылы-ақ СССР-де қағаздың
мемлекеттік стандарты белгіленген. Осы стандартқа сәйкес барлық форматтар
үш қатарға бөлінген. Олар: А, В, С қатарлары. А қатары – негізгі қатар. Ол
жазу қағаздары үшін пайдаланылады. Әр қатар қағаз өлшемін көрсететін
кластарға бөлінеді. А қатары 13 кластан тұрады. Олар А әрпімен және класс
нөмірімен белгіленеді. Мысалы, А1, А2 т. б. А1 қағазының форматының өлшемі
– 840-1189 мм. Кеңсе жұмысында кең қолданылатыны А4, А5 форматты қағаздар.
А4 форматты қағаздың өлшемі – 210-297 мм , А5 форматты қағаздың өлшемі –
148 –210 мм. Кеңсе жұмысында ресми мәтіндер негізінен А4, А5 форматты
қағаздарға дайындалады.
Басу құралдарында дайындалатын құжаттардың бланкілерін дайындау
Құжаттар мекемелерде арнайы бланкілерге басылады. Мекемелерде
бланкілердің үш түрі пайдаланылады: хаттарға арналған бланкілер, құжаттың
арнайы түріне арналған бланкілер және жалпы бланкілер. Бланкілердің жиек
өлшемдері қағаздың форматына, жұмыстың түріне, мақсатына байланысты болады.
Жиектердің өлшемдері сантиметрмен өлшенеді. Ресми мәтіндер басылатын
бланкілердің жиек өлшемдері мынандай болуы тиіс: сол жақ жиегі және төменгі
жиегі – 2см, жоғарғы жиегі – 1,5см, оң жақ жиегі – 1см. А4 форматты
бланкіге дайындалатын құжаттардың мәтіні біржарым жоларалық интервалмен, ал
А5 форматты қағазға дайындалғанда бір жоларалық интервалмен басылады.
Жазылатын және басу құралдарында дайындалатын құжаттардың мәтіндеріне
қойылатын талаптар
Құжаттардың тақырыбын басудың екі жолы бар:
-тақырыпты жолдың ортасынан басу;
- тақырыпты жолдың басынан басу;
Ғылыми мақалаларды, баяндамаларды, әдеби шығармаларды, ресми
мәтіндерді басқанда олардың тақырыбы жолдың ортасынан басылады.
Тақырыпты жолдың ортасынан басқанда мынандай ережелер сақталуы тиіс:
- тақырып бас әріптермен басылады;
- тақырыпты басқанда тасымалға жол берілмейді;
- тақырыптың соңына леп белгісі мен сұрақ белгісінен басқа тыныс
белгілері қойылмайды;
- қысқа тақырыптар (15 белгіден аспаса) әр әріптен кейін ақтаңдақ
салынып басылады;
- үлкен тақырыптар (15 белгіден асса) бірнеше жолға басылады, бірақ әр
жолдың мүмкіндігінше белгілі бір мағынасы болуы қажет;
- үлкен тақырыптарды бірнеше жолға басқанда жолдардың арасы бір
жоларалық интервал болады;
Бірнеше тақырыптар мен тақырыпшалардан тұратын жұмыс материалдарының
тақырыптары жұмыс жолының басынан басылады. Бұл жағдайда да жоғарыдағы
тәртіптер сақталады.
Тақырыпшаны басқанда:
- тақырыпша кіші әріптермен басылады, көрнекілік үшін олар мәтіннен
қосымша интервал арқылы бөлінеді;
Құжаттардың беттерін нөмірлегенде:
- бірнеше бетке басылатын мәтіннің титулдық бірінші беті ешқашан
нөмірленбейді, бірақ саналады;
- беттер араб цифрларымен нөмірленеді;
- беттердің рет сандары құжаттың жоғарғы жағына ортаға шамамен
жоғарыдан 10 мм түсіріліп қойылады;
Рим цифрларымен сьездердің, тоқсандардың, конференциялар-дың,
ғасырлардың, тараулардың, мерейтойлардың сандары белгіленеді. Рим цифрларын
басу құралдарында ресімдегенде латын әріптері қолданылады. Бұл жағдайда рим
цифрлары ондық разрядты білдіретін төрт белгіден (I-бір, X-он, C-жүз, M-
мың) және олардың жартысын білдіретін үш белгіден (V-бес, L-елу, D-бес жүз)
тұрады.
I- 1
II- 2 XX-20 LXV-65
CC-200
III- 3 XXV-25
CCC-300
IV- 4 XXX-30 LXX-70
CD-400
V- 5 XXXV-35 LXXV-75
D-500
VI- 6
DC-600
VII -7 XL- 40 LXXX-80
DCC-700
VIII –8 XLV-45 LXXXV-85
DCCC-800
IX –9 L-50 XC-90
CM-900
X –10 LV-55 XCV-95
M-1000
XI –11 C-100
MD-1500
XV –15 LX-60 CL-150
MM-2000
Рим цифрларының үстіне қойылған сызықша ол санның мәнін мың есе
көбейтеді.
V- 5000 MV-40000 D-5000 000 M-
1000 00
Қысқарған сөздер қазақ тілінде септеледі. Оларға қосымша жалғауда
орфоэпиялық норма басшылыққа алынады. Мысалы,
С.Торайғыров атындағы ПМУ-да (Павлодар мемлекеттік университетінде),
ЖШС-да (жауапкершілігі шектеулі серіктестікте), Роса ААҚ- сында ( ”Роса”
ашық акционерлік қоғамында), Арай ЖАҚ-сында (”Арай” жабық акционерлік
қоғамында) т.б. Қысқарған сөздер тасымалданбайды.
Ұлты қазақ азаматтардың аты-жөндерінің жазылуы 1996 жылғы Қазақстан
Республикасы Президентінің Ұлты қазақ азаматтардың тегі мен әкесінің атын
жазуға байланысты мәселелерді шешу тәртібі туралы Жарлығына сәйкес болуы
қажет. Жарлыққа сәйкес ұлты қазақ азаматтар тегі мен әкесінің атының
жазылуын қазақ тіліне тән емес аффиксті алып тастай отырып өзгертуге
хақылы, алайда бұл жағдайда азаматтың тегі мен әкесінің атының түбірлік
негізі сақталуы тиіс. Бұл ретте әкесінің атын жазған кезде азаматтың
жынысына қарай ұлы немесе қызы сөздері қосылып бірге жазылады.
Мысалы:Қасым Ахметұлы Оспан, Айгүл Қайратқызы Сұлтан.
Қазақ тілінде құрастырылған құжат мәтінінде азаматтардың аты-жөнін
жазғанда алдымен азаматтың өзінің аты, кейін әкесінің аты, соңына тегі
жазылады. Өз аты мен әкесінің аты қысқартылып жазылған жағдайда да осы
тәртіп сақталады. Мысалы: Қ.А.Оспан,
А.Қ.Сұлтан. Сонда азаматтың аты-жөніне жалғау жалғанған жағдайда
(мысалы, адресат реквизитінде) азаматтың аты мен тегін айырып алуға
мүмкіндік болады. Мысалы, Қ.А.Оспанға,
А.Қ.Сұлтанға
Шартты қысқартулар мәтіндік құжаттарда қолданылғанда емлесі бірдей,
біртектес, жалпыға белгілі болуы керек. Бұндай шартты қысқартулардың
кейбіреулері мыналар:
қ. – қала алдында қала атауы келсе
обл. – облыс алдында облыс атауы келсе
ауд. – аудан алдында аудан атауы келсе
к. – көше алдында көше атауы келсе
с. – село алдында село атауы келсе
проф. – профессор
акад. – академик
доц. – доцент
т.б. – тағы басқа
т.с.с. – тағы сол сияқты
ж. – жыл
млн. - миллион
тг. – теңге
Тағы басқа және тағы сол сияқты ( т.б. және т.с.с.) тіркестерін
қысқарған түрінде тек сөйлемнің соңында ғаны қолдануға болады.
Құжаттардың мәтінінде дата жазылғанда және шетелдік әріптестермен хат
алмасқанда дата бір жолға мынандай тәртіппен жазылуы тиіс: 2003 жылғы
қыркүйектің 10-ы немесе 10 қыркүйек, 2003 жылғы қыркүйектің 20-сында, 2000-
2003 жылдар аралығында, 2001 жылдың бірінші жартысында.
Құжаттың датасы, Бекіту грифі, Қарар, Келісім грифі, Құжаттың
көшірмесін растау белгісі сияқты реквизиттерде дата араб цифрымен мына
ретпен ресімделеді: күн, ай екі араб цифрымен, жыл төрт араб цифрымен.
Мысалы, 2003 жылғы қарашаның 20-сының ресімделуі 20.11.2003
Мерекелер мен айтулы күндердің атауларындағы бірінші сөз бас әріптен
бастап жазылады. Мысалы, Сегізінші наурыз, Тәуелсіздік күні. Егер
атаулардағы бастапқы реттік сан есім цифрмен жазылса, онда саннан кейін
келетін сөз бас әріптен бастап жазылады.
Мысалы, 8 Наурыз.
Министрліктердің, мекемелердің, оқу орындарының, ғылыми-зерттеу
институттарының атауларындағы жалқы есімдер мен бірінші сөздер бас әріптен
жазылады. Мысалы, Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрлігі,
С.Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университеті.
Сұрақтар мен тапсырмалар
1. Құжаттар қандай форматты қағаздарға дайындалады?
2. А4, А5 форматты қағаздардың өлшемдері қандай?
3. Ресми мәтіндер басылатын бланкілердің жиек өлшемдері қандай болуы
тиіс?
4. Мәтіннің тақырыбын жолдың ортасынан басқанда қандай ережелер
сақталуы тиіс?
5. Құжаттың беттерін нөмірлеудің ерекшеліктері қандай?
6. Рим цифрлары қандай жағдайларда қолданылады?
7. Қазақ тілінде қысқарған сөздерге жалғау қалай жалғанады?
8. Ұлты қазақ азаматтардың аты-жөндері қалай жазылуы тиіс?
9. Өзіңіздің аты-жөніңізді жоғарыда айтылған жарлыққа сәйкес жазыңыз.
10. Құжаттардың мәтінінде дата қалай жазылады?
11. Цифрлармен жазылған мына даталарды сөз бен цифр аралас жазып
көрсетіңіз: 20.03.2003, 04.05.2004, 10.08.2004
12. Өзіңіз оқитын оқу орнының атауын жазыңыз.
1.3 Құжаттарды ресімдеудің ережелері
Құжаттардың реквизиттері
Мекемелерде, ұйымдарда немесе кәсіпорындарда дайындалатын құжаттар
бланкілерге ресімделеді. Бланкілер негізінен А4 немесе А5 форматты қағаздың
бетіне жасалады.
Құжатты бланкіге ресімдегенде бланкіге құжатта болуы тиісті
реквизиттер қойылады. Реквизит – құжаттың ақпараттық бөлшегі. Құжаттың түрі
реквизиттер жиынтығымен анықталады. Әр құжат құжат түріне қатысты
белгіленген формулярға сәйкес құрастырыла-ды. Формуляр – белгілі бір құжат
түріне қажетті, белгіленген ретпен орналасқан реквизиттер жиынтығы.
Қазақстан Республикасында құжат реквизиттерінің саны
29 болып белгіленген. Құжат бланкілеріндегі реквизиттер ҚР МК 30.03.92
жылғы №562 қаулысында белгіленген тәртіпке сәйкес ресімделеді.
Реквизиттердің атауы мен олардың орналасу реті төмендегідей.
Реквизиттер:
01 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі
02 Қазақстан Республикасының наградалар белгісі
03 Ұйымның эмблемасы немесе кәсіпорынның тауарлық белгісі
04 Министрліктің немесе ведомстваның атауы
05 Ұйымның атауы
06 Құрылымдық бөлімшенің атауы
07 Ұйым туралы анықтамалық деректер
08 Құжат түрінің атауы
09 Құжаттың датасы
10 Құжаттың тіркеу нөмірі
11 Келіп түскен құжаттың датасы мен тіркеу нөміріне сілтеме
12 Құжаттың басылған немесе құрастырылған орны
13 Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі
14 Адресат
15 Құжатты бекіту грифі
16 Қарар
17 Мәтіннің тақырыбы
18 Бақылау туралы белгі
19 Мәтін
20 Қосымша туралы белгі
21 Қол
22 Құжаттың келісім грифі
23 Бұрыштамалар
24 Мөр
25 Көшірмені куәландыру туралы белгі
26 Орындаушының тегі мен телефон нөмірі
27 Құжаттың орындалғаны мен іске жіберілгені туралы белгі
28 Құжаттың мекемеге келіп түскені туралы белгі
29 Құжаттағы мәліметтердің машинада сақтаға жіберілгені туралы белгі
Құжатқа заңдылық күшін беретін реквизиттер – дата, қол, мөр,
бекіту грифі.
Реквизиттердің орналасу тәртібі
Бланкілердегі реквизиттер бланкінің бұрышына немесе ортасына
орналастырылуы мүмкін.
01 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербінің бейнесін тек
мемлекеттік меншіктегі кәсіпорындар мен мемлекеттік басқару органдары ғана
өз бланкілерінде белгілей алады. Бланкілерде Мемлекеттік гербтің бейнесі
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі туралы ережеге сәйкес
бейнеленеді. Гербтің бейнесі бланкінің сол жақ жоғары жиегіне немесе
ортаңғы жоғары жиекке орналастырылады. Гербтің бейнесінің диаметрі 20 мм
аспауы тиіс.
02 Қазақстан Республикасының наградалар белгісі
Бланкілерде Қазақстан Республикасының наградаларының белгісі
ғана бейнеленеді. Бланкілерде герб, эмблема және наградалар белгісі сияқты
реквизиттер бірдей болуы тиіс емес, наградалар белгісі мен эмблема ғана
бірдей берілуі мүмкін.
03 Ұйымның эмблемасы немесе кәсіпорынның тауарлық белгісі
Ұйымның эмблемасы немесе кәсіпорынның тауарлық белгісі –
белгіленген тәртіппен берілетін, ұйымның немесе кәсіпорынның айналысатын
қызметінің бағытын білдіретін шартты графикалық белгі.
Реквизиттер бланкінің бұрышына орналастырылса эмблема сол жақ
жоғары жиекке, ортаға орналасса беттің ортаңғы жоғарғы жағына
орналастырылады.
04 Министрліктің немесе ведомстваның атауы
Министрліктің немесе ведомстваның атауы мемлекеттік ұйымдардың,
кәсіпорындардың немесе мекемелердің бланкілеріне қойылатын реквизит.
05 Ұйымның атауы
Құжаттарда ұйымның, кәсіпорынның немесе мекеменің атауы олардың
бекіту құжаттарында көрсетілген атауымен сәйкес жазылуы қажет. Атауларда
ЖШС (жауапкершілігі шектеулі серіктестік),
ААҚ (ашық акционерлік қоғам), ЖАҚ (жабық акционерлік қоғам), АҚ
(акционерлік қоғам) сияқты қысқартуларды қолдануға болады. Ұйымдардың шет
тіліндегі атаулары сол тілдердегі атаулар ұйымдастыру құжаттарында
көрсетілген жағдайда ғана жазылады.
07 Ұйым туралы анықтамалық деректер
Ұйым туралы анықтамалық деректер реквизитінің құрамына ұйымның
байланыс бөлімінің индексі, пошталық адресі, телефон нөмірі, факс нөмірі,
электрондық поштасының адресі, банкідегі есеп шот нөмірі және ұйымның басқа
да қажет деп тапқан деректері кіреді. Бұл деректер жиынтығы ұйымның заңды
адресі болып табылады. Реквизит бланкінің сол жақ жоғары бұрышына немесе
құжаттың төменгі жиегіне жазылады.
08 Құжат түрінің атауы
Құжат түрінің атауы - қызметтік хаттар мен факстерден басқа
құжаттардың бәрінде болатын реквизит. Қызметтік хаттардың ішінде кепіл
хатта ғана құжат түрінің атауы жазылады.
09 Құжаттың датасы
Құжаттың датасы - кез келген құжатқа қойылатын құжатқа заңдылық күшін
береті реквизит. Құжат бойында дата бірнеше жерде кездесуі мүмкін. Бірақ
құжаттар үшін:
- бұйрық, хат, факс, анықтама сияқты құжаттардың датасы –
оларға қол қойылған күн;
- жоспар, есеп, ереже, нұсқаулық сияқты құжаттардың датасы –
олардың бекітілген күні;
- хаттама, акті сияқты құжаттардың датасы – оларда тіркелген
оқиғаның болған күні.
Құжаттың датасын оған қол қойған немесе оны бекіткен лауазым иесі
қояды. Шетелдік әріптестермен хат алмасқан жағдайда және қаржы-қаражат
жөнінде жазылған құжаттарда дата сөз бен цифр аралас жолмен жазылады.
Мысалы, 2003 жылғы қарашаның 1-і.
10 Құжаттың тіркеу нөмірі
Құжаттың тіркеу нөмірі – құжаттың шартты цифрлық немесе әріптік-
цифрлық белгісі. Ол құжатқа тіркеу барысында құжаттың датасымен қатар, кей
құжаттарға құжат түрінің атауымен қатар қойылады.
Құжаттың тіркеу нөмірі мекемелерде хаттама, бұйрық, акті, анықтама,
еңбек келісім сияқты құжаттарға күнтізбелік жылдың басынан бастап қойылады.
Ал оқу орындарында бұл құжаттар оқу жылының басынан нөмірленеді.
13 Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі
Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі құпия ақпараты бар
құжаттардың оң жақ жоғарғы бұрышына тырнақшасыз қойылады. Егер құпия
ақпаратты құжат жеке азаматтарға арналса оған конфиденциалды деген гриф
қойылады. Құжат жеке меншіктегі кәсіпорындардан шықса немесе соларға
арналса оларға КҚ (коммерциялық құпия) деген гриф пайдаланылады.
Мемлекеттік маңызы бар құпия ақпаратты құжаттарға ғана Құпия, Аса құпия
деген грифтер қойылады.
14 Адресат
Адресат басқа мекемелерге немесе жеке тұлғаларға жөнелтілетін
қызметтік хаттарда, факстерде, мекеменің басшылығына жөнелтілетін баяндау
хатта, өтініштерде, түсініктемеде және құрамдас бөлімшелерге жөнелтілетін
нұсқауда, өкімде жазылады. Құжат мекемедегі қызмет иесіне арналса адресатта
оның қызмет атауы және аты-жөні барыс септігінде жазылады. Мысалы,
Арай ЖШС-ның директоры
А. А. Ахметовке
Егер құжат басқа мекемедегі лауазым иесіне арналса, адресатта
мекеменің пошталық адресі, құжатты алушы тұлғаның қызметі мен аты-жөні мына
тәртіппен көрсетіледі:
- ұйымның, мекеменің атауы( атау септікте);
- құрамдас бөлімнің атауы (атау септікте);
- құжатты алушының қызметінің атауы (атау септікте);
- құжатты алушының аты-жөні (барыс септікте);
Мысалы,
Қамқор ЖАҚ
Жоспарлау бөлімі
Бас маман А. А. Ахметовке
480083, Алматы қ.
Абай к.,14
Егер құжат жеке тұлғаға арналса алдымен алушының пошталық адресі,
содан кейін алушының аты-жөні көрсетіледі. Мысалы,
630032, Павлодар қ.
Мир к., 1-үй, 2-пәтер
А. А. Ахметовке
15. Құжатты бекіту грифі
Құжатты бекіту грифі ұйымдастыру құжаттарына, жоспарға,
есепке, ережеге, нұсқауға қойылады. Құрамы Бекітілді немесе Бекітемін деген
сөзден тырнақшасыз, құжатты бекітушінің қызмет атауынан, қолынан,
құжаттың бекітілген датасынан тұрады. Бұл реквизит оң жақ жоғары бұрышқа
қойылады. Мысалы,
Бекітілді
Роса ААҚ-сының президенті
қолы тегі
02.09.2003
Егер құжатты бірнеше лауазым иелері бекітсе олардың қолдары бір
деңгейге қойылады. Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен
бекітілсе реквизит бекіткен құжаттың көмектес септігіндегі атауынан,
датасынан, нөмірінен және Бекітілді деген сөзден тырнақшасыз тұрады.
Мысалы,
09.12.2003 жылғы
акционерлердің жалпы жиналысының
№1 хаттамасымен
Бекітілді
16 Қарар
Қарар – негізгі құжатта тіркелген шешімнің, қаулының
орындалуына қатысты жауапты лауазым иесінің жазбаша, қысқаша беретін
тапсырмасы. Құрамы тапсырманы орындаушының барыс септігіндегі аты-жөнінен,
тапсырманың мазмұнынан, орындалу мерзімінен, қарарды жазған лауазым
иесінің лауазым атауы мен қолынан, датадан тұрады. Мысалы,
А. А. Ахметовке
01.02.2003 жылға дейін
Арай ЖШС –мен
жасалатын келісімнің
жобасын дайындаңыз
01.01.2003 қолы тегі
17 Мәтіннің тақырыбы
Мәтіннің тақырыбы – құрастырылған құжаттың мәтінінің қысқаша
мазмұны. Мәтіннің тақырыбы құжат түрінің атауымен грамматикалық байланыста
болуы тиіс. Мысалы, негізгі құжат бұйрық болса мәтінінің тақырыбы не
туралы? деген сұраққа жауап беруі керек. Ал мінездеме болса кімге?
хаттамада ненің? деген сұрақтарға жауап береді. А5 форматты қағазға
жазылған құжаттарда мәтіннің тақырыбы жазылмайды.
18 Бақылау туралы белгі
Құжаттың орындалу мерзімі қарарда көрсетілмесе құжаттың орындалуы
бақылауға алынып, оған Б немесе Бақылау деген белгі қойылады.
19 Мәтін
Мәтін – құжаттағы негізгі реквизит. Құжаттың мәтіні қысқа,
түсінікті және қарапайым болуы қажет. Құжаттың мәтіні анкета, кесте, тұтас
мәтін немесе осы түрлердің араласып келген түрінде болуы мүмкін.
Анкета түріндегі мәтін бір обьекті туралы белгілі бір деректер
жиынтығы бойынша сөзбен немесе цифрмен берілген ақпаратты жеткізу үшін
қолданылады. Мәтіннің бұл түрі жеке құрам құжаттары мен маркетингтік
зерттеулерде қолданылады. Анкета түріндегі мәтінде сипатталатын обьектінің
белгілері ІІІ жақта беріледі. Мысалы, білімі, тілдерді меңгеруі, шетелдерде
болуы т.б..
Кесте түріндегі мәтін бірнеше обьекті туралы белгілі бір
деректер жиынтығы бойынша сөзбен немесе цифрмен берілген ақпаратты жеткізу
үшін пайдаланылады. Ол есеп, жоспар және қаржы жөніндегі құжаттарды
дайындау барысында қолданылады. Кестенің бағандары мен жолдары ІІІ жақтағы
етістіктер арқылы беріледі. Кесте бірнеше жолға басылса кестенің бағандары
нөмірленеді де, келесі бетке оның нөмірлері ғана жазылады.
Тұтас мәтін түріндегі құжаттардың мәтіні әдетте екі бөлімнен тұрады.
Бұлар – кіріспе бөлім және негізгі бөлім. Кіріспе бөлімде құжатты
құрастырудың мақсаты, себебі көрсетіледі. Негізгі бөлімде кіріспе бөлімге
қатысты жасалатын өтініш, ұсыныс, шешім, қортынды, кеңес т.б. жазылады.
Көп жағдайда бұл бөлім ерекше жазумен немесе басқа жолмен бөлініп
көрсетіледі. Кейде құжаттың мәтінінде екінші бөлім ғана болады. Мысалы,
өтініште өтініштің себебі көрсетілмей өтініш қана жазылады т.б.
Басқа ұйымдардың құжаттарының немесе бұрын шыққан құжаттардың
негізінде дайындалған құжаттардың мәтінінде ол құжаттың атауы, автор-
ұйымның атауы, құжаттың датасы, тіркеу нөмірі, мәтіннің тақырыбы
көрсетіледі.
Құжаттың мәтінінде бірнеше шешім, қортынды т.б. болса, олар пункті
немесе тарауларға бөлінеді де, араб цифрларымен белгіленеді.
Реттеу құжаттарының мәтіні (бұйрық, шешім сияқты) және ұйымның
басшылығының атына жазылған құжаттардың мәтіні
І жақтан баяндалады. Мысалы, бұйырамын, ұсынамын, өтінемін т.б.
Алқалық органдардың реттеу құжаттары ІІІ жақтан баяндалады. Мысалы,
қаулы қабылдады, шешті т.б. Ұйымның құқықтары мен міндеттері белгіленетін
ұйымдастыру құжаттарының мәтіні (ереже, нұсқау т.б.) ІІІ жақтан баяндалады.
Мысалы, жүзеге асырады, бағынады.
20 Қосымша туралы белгі
Қосымша туралы белгі – негізгі құжатқа қандай да бір
себептермен басқа құжаттар қоса берілгенде қолданылады. Ревизит негізгі
мәтіннің астына қолға дейін қойылады. Егер қоса берілген құжаттың атауы
негізгі құжаттың мәтінінде аталса, қосымшада ол қайта жазылмай, қысқаша
беріледі. Мысалы,
Қосымша: 20 бетті, 1дана
Егер мәтінге қоса берілген құжаттың атауы негізгі мәтінде
аталмаса қосымшада құжаттың толық атауы жазылады. Мысалы,
Қосымша: Роса ААҚ-мен 01.02.2003 жылы жасалған келісім-нің
жобасы, 10 бетті 1 дана.
Қосымша кітапша түрінде түптеліп берілген болса қосымша туралы
белгіде бет саны көрсетілмейді.
Қосымша: Жоба бағдарламасы, 2 дана.
21 Қол
Қол – кез-келген қызметтік құжатта болатын реквизит. Бұл
реквизиттің құрамына қол қоятын лауазым иесінің лауазым атауы, қолы және
тегі кіреді. Мысалы,
Директор
қолы тегі
Егер құжат бланкіге емес, ақ қағазға жазылса қол қойған лауазым
иесінің лауазым атауы толық жазылады.
Алюминий Казахстана ААҚ директоры қолы
тегі
Егер құжатқа бірнеше лауазым иесі қол қойса, лауазымы жоғары тұлғадан
бастап қол қояды. Қолдардың арасы екі интервалмен бөлінеді.
Директор
қолы тегі
Бас бухгалтер
қолы тегі
22 Құжаттың келісім грифі
Реквизит КЕЛІСІЛДІ деген сөзден, құжат келісілген лауазым иесінің
лауазым атауынан, ұйымның атауынан, қолынан және датадан тұрады.
Мысалы,
КЕЛІСІЛДІ
Павлодар облыстық
статистика басқармасының
бастығы
қолы тегі
10.02.2003
Егер құжат алқалық органмен келісілсе ол былай жазылады:
КЕЛІСІЛДІ
С. Торайғыров атындағы
ПМУ-дың ғылыми кеңесінің
01.01.2003 жылғы №1 хаттамасы
Келісім грифі қол реквизитінің төменгі жағына немесе бөлек қағазға
жазылады.
23 Бұрыштамалар
Құжат келісілген жағдайда оған келіскен лауазым иесі бұрыштама қояды.
Реквизиттің құрамына лауазым иесінің лауазым атауы, қолы, дата кіреді.
Мысалы,
Жалпы бөлімнің бастығы
қолы тегі
01.02.2003
Егер құжатқа қатысты лауазым иесінің ескертуі болса, ескерту басқа
қағазға жазылады да, реквизит былай ресімделеді:
Ескертулер қоса берілді
Жалпы бөлімнің бастығы
қолы тегі
01.02.2003
24 Мөр
Мөр – мекеменің немесе лауазым иесінің құқықтарын, ақшалай
қаражатты немесе материалдық бағалылықтарды жұмсау фактілерін, құжаттарда
және мемлекеттік құқықтық актілерде қарастырылған басқа жағдайларда лауазым
иесінің қолын растайтын реквизит. Мөрдің белгісі құжатқа қойылғанда оның
кескіні қол қоюшы лауазым иесінің лауазым атауы мен қолын қамтып қойылуы
керек.
25 Көшірмені куәландыру туралы белгі
Құжаттың көшірмесін лауазым иелері ғана куәландыра алады. Құжат
куәландырылғанда қол реквизитінің төменгі жағына Расталды деген жазу,
куәландырған лауазым иесінің қолы, мөр, дата қойылады. Мысалы,
Расталды
Кадрлар бөлімінің бастығы мөр қолы
тегі
10.05.2003
26. Орындаушының тегі мен телефон нөмірі
Құжаттың соңғы бетіне, сол жақ төменгі жиекке қойылады. Орындаушы
деген сөз орынд. деп қысқартылады да, құжатты орындаушының немесе
құрастырушының тегі мен телефон нөмірі жазылады. Мысалы,
Орынд. А. Арманов
тел., 00-00-00
27 Құжаттың орындалғаны мен іске жіберілген туралы белгі
Реквизитте құжаттың орындалған туралы қысқаша берілетін мәлімет немесе
осы туралы құжат бар болса, оның датасы мен тіркеу нөміріне сілтеме
жасалады, Іске жіберілсін деген сөз бен құжат сақталатын істің нөмірі
көрсетіледі. Реквизитке құжатты орындаған құрылымдық бөлімшенің басшысы
қолы мен датасын қояды.
28 Құжаттың мекемеге келіп түскені туралы белгі
Бұл реквизит мекемеге басқа мекемеден немесе жеке адамдардан келіп
түскен құжаттың бірінші бетінің төменгі жиегіне қойылады. Реквизиттің
құрамында құжатты жіберген мекеменің атауының қысқартылған түрі, құжаттың
түскен датасы, тіркеу нөмірі болады.
29 Құжаттағы мәліметтердің машинада сақтауға жіберілгені туралы белгі
Реквизит құжаттың әрбір бетінің сол жақ төменгі жиегіне қойылады.
Құрамында электрондық сақтаушыдағы файлдың атауы, датасы және тағы басқа
іздегенде қиындықсыз тез табуға көмектесетін мәліметтер болады.
Сұрақтар мен тапсырмалар
1 Реквизит деген не?
2 Реквизит атауларын жатқа айтыңыз
3 Өзіңіз тұратын қалада жұмыс істейтін ірі-ірі кәсіпорындардың
атауларын жазыңыз. Сол ұйымдар туралы анықтамалық деректерді жазыңыз.
4 Мекемедегі лауазым иесіне арналған құжатқа адресат жазыңыз.
5 Төмендегі адресаттың қатесін табыңыз:
Роса ААҚ-ның бас маманы
Ахметовке А.
6 Студентке жазылған мінездеме мәтінінің тақырыбын жазыңыз
7 Мәтінде атауы көрсетілмеген құжат туралы қосымша жазыңыз.
2 тарау Құжаттардың түрлері және оларды жіктеу
2.1 Құжат түрлері
Құжаттың маңызы
Қазақ тілінің сөздігінде құжат деген сөзге: құжат – белгілі бір
жайды я фактіні сипаттап куәландыратын іс қағазы,- деген түсінік берілген.*
Құжаттың тарихи, заңдылық, саяси, экономикалық мәні болуы мүмкін. Құжат
мемлекеттің, қаланың, кәсіпорынның, ұйымның тарихын жазуға негіз бола
алады. Сонымен бірге құжат куәландыру, дәлелдеу құралы да бола алады.
Мекемелер және жеке азаматтар құжатты негізінен осы мақсатта пайдаланады.
Мекемелерде құжат ақпаратпен алмасудың құралы ретінде қолданылады, еңбек
құралы
және еңбектің нәтижесі де мекемелерде құжат болып табылады. Құжаттың
көмегімен мемлекеттік өкіметтің басқару қызметі жүзеге асырылады.
Мекемелерде, ұйымдарда және кәсіпорындарда құжат түрлі жолдармен жасалады:
қолмен жазылады, машинада басылады, телефон, телефакс арқылы алынады, фото
күйінде т.б. болады.
Құжаттармен жұмыс істегенде құжаттарды дұрыс құрастырудың,
ресімдеудің, сақтаудың маңызы өте зор. Осы әрекеттерді жүзеге асыру
барысында құжаттарды белгілі бір ережелерге сәйкес құрастыру,
номенклатураны жүргізу, аса құнды құжаттарды сақтауды қамтамасыз ететін,
ұйымның мұрағатын жасау мәселелері қарастырылған Қазақстан Республикасының
нормативтік актілері міндетті түрде басшылыққа алынуы қажет.
Қазір құжаттарды ресімдеуде ҚР МК 1992 жылғы 30 маусымда бекіткен
№562 Қазақстан Республикасындағы барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы
кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат
жүргізудің негізгі ережелері деп аталатын қаулысы басшылыққа алынады.
Құжат түрлері
Құжаттарды мазмұны мен қызметіне қарай екі үлкен топқа бөлуге болады.
Олар:
1) жеке адамдардың құжаттары;
2) қызметтік құжаттар;
Жеке адамдардың құжаттары жекелеген азаматтардың атынан
құрастырылатын өмірбаян, өмірбаян-резюме, қолхат, сенімхат сияқты
___________________________________ ____________________
* Қазақ тілінің сөздігі. –Алматы: Дайк-пресс,1999,417-бет
құжаттар және мекемелердің жеке азаматтарға беретін құжаттары:
төлқұжат, жеке куәлік, диплом, т.б.
Қызметтік құжаттар негізінен кәсіпорындардың, мекемелердің, ұйымдардың
басқару саласында қолданылатындықтан ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп те
аталады. Ұйымдастыру-реттеу құжаттарын мазмұнына қарай өз ішінде
төмендегідей топтарға бөлуге болады:
- ұйымдастыру құжаттары (жарғы, ереже, ұйымдастыру мәселе-леріне
қатысты бұйрықтар, лауазымдық нұсқаулықтар, “қызметкерлер құрамы туралы”
ереже, штат кестесі, т.б.)
-реттеу құжаттары (бұйрық, өкім, шешім, нұсқау, қаулы, хаттама, т.б.);
-анықтамалық-ақпараттық құжаттар (қызметтік хаттар, анықтама, актілер,
түсініктеме, баяндау хат, жеделхат, телефоног-рамма, факс, т.б.);
-жеке құрамның құжаттары (жеке құрамға байланысты бұйрықтар, дербес
карточка, кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы, мінездеме, еңбек
келісімдері т.б.);
Құжаттар құрастырылған орнына қарай: сырттан келіп түскен және
мекеменің өз ішінде құрастырылған құжаттар болып екіге бөлінеді.
Формасына қарай құжаттар мынандай үш топқа бөлінеді:
- еркін түрде құрастырылған құжаттар;
- типтік құжаттар;
- трафареттік құжаттар;
Еркін түрде негізінен жеке адамдардың құжаттары құрасты-рылады. Бұл
құжаттардың мазмұны еркін түрде құрастырылғанымен, ресми стильдің
ерекшеліктері мен құжаттың нақты бір түрін ресімдеу-ге қатысты талаптар
сақталады.
Типтік құжат дегеніміз үлгі-мәтін болып табылатын құжаттар.
Типтік құжаттар негізінен қызметі ұқсас мекемелер үшін жасалады. Көбіне
типтік құжат негізінде мекеменің жарғысы, бөлімдер туралы ержелер т.б.
құжаттар құрастыралады.
Трафареттік құжаттардың мәтінінің жартысы алдын-ала басылып
қойылады да, қалған жартысы құжатты құрастыру барысында толтырылады.
Трафареттік құжаттардың бланкі түріндегі типографиялық жолмен дайындалған
мәтіндері болады.
Жасалу сатысына қарай құжаттар түпнұсқа және көшірме болып
екіге бөлінеді.
Түпнұсқа – құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы. Көшірме –
түпнұсқаның ешбір өзгеріссіз көшіріліп, белгіленген тәртіппен расталынған
нұсқасы.
Көшірме өз ішінде – үзінді көшірме, төлнұсқа, телқұжат болып
үшке бөлінеді.
Үзінді көшірме – құжаттың қолға берілетін бір бөлігінің
көшірмесі.
Төлнұсқа – құжаттың басқа мекемеге жіберілген нұсқасының
құжатты жіберуші мекемеде қалатын көшірмесі. Оған мекемедегі іс жүргізуге
жауапты адам растаймын деген белгі мен өзінің қолын қояды. Төлнұсқа
құжатты басқа жаққа жіберген мекеменің ісіне тіркеледі.
Телқұжат – құжаттың түпнұсқасымен заңдылық күші бір нұсқасы.
Оны мекемелер жеке адамдарға немесе мекемелерге құжаттың түпнұсқасы
жоғалған кезде телқұжат деген белгі соғып береді. Телқұжат тек бір-ақ рет
беріледі.
Сұрақтар мен тапсырмалар
1. Құжаттар мазмұны мен қызметіне қарай қандай топтарға бөлінеді?
2. Жеке адамдардың құжаттарын атаңыз.
3. Қызметтік немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары өз ішінде қандай
топтарға бөлінеді?
4. Жасалу сатысына қарай құжаттар қалай бөлінеді?
2.2 Жеке адамдардың құжаттары
Өмірбаян
Жеке адамдардың құжаттары жеке тұлғалардың атынан құрастырылады. Олар
А4 форматты қағазға жазылып ресімделеді. Жеке адамдардың құжаттарының
мәтіні еркін түрде құрастырылады және бұл құжаттар қолмен жазылады.
Өмірбаянды жеке тұлғалар жұмысқа орналасқанда, оқуға түскенде,
депутаттыққа өз кандидатураларын ұсынғанда тағы басқа жағдайларда жазады.
Өмірбаян еркін түрде құрастырылғанымен оның мәтінін құрастырғанда және оны
ресімдегенде белгілі талаптар сақталуы қажет.
Өмірбаянның реквизиттері: құжат түрінің атауы, мәтін, дата, қол.
Өмірбаянның мәтінінде оны құрастырушы тұлғаның өмір жолы хронологиялық
тәртіппен баяндалады. Мәтінде құрастырушының аты-жөні, туған жылы, айы,
күні, туған жері, әке-шешесі туралы мәліметтер, еңбек жолы, отбасы
жағдайы, отбасы мүшелерінің аты-жөндері мен туған жылдары, мекен-жайы
көрсетіледі. Жұмысқа орналасатын азамат құпия құжаттармен жұмыс істейтін
болса, өмірбаянда оның жақын туысқандары туралы мәліметтердің де берілуі
талап етілуі мүмкін. Өмірбаянның мәтінінің үлгісі
2.1-қосымшада берілген.
Резюме
Қазір көптеген ұйымдарда жұмысқа орналасушы адамға өмірбаянның тұтас
мәтінінің орнына арнайы бланкіде өмірбаян-резюме жазу ұсынылады. Резюменің
мазмұнында жұмыс беруші ұйымға қандай мәлімет керек болса, сол туралы
сұралады. Резюмедегі мәліметтер керсінше тәртіппен жазылады. Резюменің
үлгісі 2.2.-қосымшада берілген.
Қолхат
Қолхат – жеке тұлғалардың басқа тұлғалардан немесе мекемелерден бағалы
зат, құжат немесе ақша алғанында жазатын құжаты. Құжат А4 форматты ақ
қағазға қолмен жазылады. Қолхаттың реквизиттері:құжат түрінің атауы,мәтін,
дата, қол, куәландыру белгісі, мөр, куәландырған лауазым иесінің қолы,
датасы. Біреуден бағалы зат алған жағдайда қолхаттың мәтінінде заттың атауы
және жақшаның ішіне заттың құны жазылады. Мекемелерден құжат алған жағдайда
құжаттың атауы жазылады. Ал ақша алынса ақшаның құны цифрлармен және
жақшаның ішіне сөзбен жазылады. Мәтінде сонымен бірге бағалы зат, ақша
немесе құжат алған тұлғаның және оларды берген тұлғаның аты-жөндері, жеке
бастарын куәландыратын құжаттарының қашан қайда берілгені, мекен жайлары
жазылады. Қолхаттың үлгілері 2.3, 2.4-қосымшаларда берілген.
Сенімхат
Сенімхатты жеке тұлғалар өздерінің құқықтарын немесе міндеттерін
келесі бір тұлғаға сеніп тапсырған жағдайда жазады. Сенімхаттың
реквизиттері: құжат түрінің атауы, мәтін, қол, дата, куәландыру белгісі,
мөр, дата.
Мәтінде тұлғаның аты-жөні, оның келесі тұлғаға қандай құқықтары мен
міндеттерін сеніп тапсыратыны және не себептен сеніп тапсыратыны жазылады.
Сенімхаттың үлгісі 2.5-қосымшада берілген.
Сұрақтар мен тапсырмалар
1. Өзіңіздің өмірбаяныңызды жазыңыз.
2. Жұмысқа қабылдайтын мекемеге дайындаған резюмеңізді жазыңыз.
3. Біреуден бағалы зат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз.
4. Мекемеден құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз.
5. Келесі біреуге өзіңіздің атыңызға түскен пошта хат-хабарларын алуды
сеніп тапсыратыныңыз туралы сенімхат жазыңыз.
3 тарау Ұйымдастыру-реттеу құжаттары
3.1 Жеке құрамның құжаттары
Жеке құрамның құжаттарының маңызы. Өтініш
Мекемелерде, кәсіпорындарда немесе ұйымдарда
жұмыскерлердің жұмысқа орналасуын, жұмыстан босатылуын, олардың басқа
қызметке ауыстырылуын, оларға еңбек демалыстарының берілуін,
жұмыскерлердің түрлі жағдайларға байланысты марапатталуларын немесе
сөгістер жариялауды және тағы да басқа жұмыс беруші мен жұмыскердің
арасында болатын қарым-қатынастарды тіркеу барысында жасалатын құжаттар
жеке құрамның құжаттарының қатарын құрайды.
Жеке құрамның құжаттарының қатарына мына құжаттар жатады: еңбек
кітапшасы, кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы, дербес карточка, жеке
құрамға байланысты бұйрықтар, мінездеме, еңбек келісімдері.
Бұл құжаттардың дұрыс құрастырылуы, белгіленген ережелерге сәйкес
ресімделуі және сақталуы азаматтардың еңбекке, демалуға, білім алуға,
зейнеткерлікке шығуға деген құқықтарының сақталуын қамтамасыз етеді.
Сондықтан бұл құжаттардың жекелеген жұмыскерлердің өмірінде алатын маңызы
зор.
Жеке құрамның құжаттарының кейбіреуін жұмысқа орналасқан кезде
жұмыскер өз қолымен ресімдесе, кейбіреулерін кадрлар ісімен айналысатын
бөлімнің қызметкерлері құрастырып ресімдейді. Бірақ құжаттардың барлығы да
кадрлар ісімен айналысатын бөлімде сақталады.
Жұмысқа орналасу үшін азаматтар жазбаша өтініш жазады. Онда
кәсіпорынға немесе ұйымға, мекемеге қабылдауға өтініш білдіреді, өзінің
мамандығын, біліктілігін, қандай қызметке қабылдануға өтініш білдіретінін
көрсетеді. Қазір жұмысқа қабылдауға өтінішпен бірге келісім де негіз
болады.
Жұмысқа қабылдау туралы өтініш А4 форматты қағазға, қолмен, мекеменің
бірінші басшысының атына жазылады. Өтініштің реквизиттері: адресат, құжат
түрінің атауы, мәтін дата, қол. Адресатта мекеменің атауы, мекеменің
бірінші басшысының аты-жөні, өтініш берушінің мекен-жайы мен аты-жөні
жазылады. Өтініштің мәтінінде басы артық сөздер жазылмайды ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
ББК- 65.050.2 Я 7
Б-11
С.Торайғыров атындағы ПМУ-дың ғылыми кеңесімен ұсынылған
Пікір жазғандар:
филология ғылымдарының докторы А.Р. Бейсенбаев
филология ғылымдарының кандидаты, доцент А.Ф. Зейнулина
педагогика ғылымдарының кандидаты, доцент А.Ш. Жұмашева
М.А. Баймұқанова
Мемлекеттік тілде іс жүргізу: Оқу құралы. –
Павлодар, 2004-65 бет
ISBN – 9965-612-45-1
Оқу құралында мемлекеттік тілде іс жүргізудің қажеттілігі және
ерекшеліктері жайында айтылған. Жеке адамдардың құжаттары мен қызметтік
құжаттардың құрастырылуы және ресімделуі туралы баяндалған, құжаттардың
үлгілері берілген.
Оқу құралы жоғары және орта арнаулы оқу орындарының студенттері мен
мекемелердің қызметшілеріне арналған.
2700020300
Б ----------------
00 – (05) – 04
ISBN – 9965-612-45-1
© Баймұқанова М. А., 2004
© С.Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университеті, 2004
Алғы сөз
1997 жылғы шілденің 11-інде қабылданған Қазақстан Республикасындағы
тіл туралы Қазақстан Республикасының заңының 4-бабында мемлекеттік тіл
мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында
қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару,сот ісін жүргізу және іс
қағаздарын жүргізу тілі деп көрсетілген.
Тілдің осы функцияларын атқаруын жүзеге асыру мақсатында Қазақстан
Республикасы Президентінің 1998 жылғы қазанның 5-індегі Жарлығымен Тілдерді
қолдану мен дамытудың 1998-2000 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы
қабылданды. Бағдарламада жоспарланған іс-шаралардың бірі - жоғары және орта
арнаулы оқу орындарының оқу жоспарына Мемлекеттік тілде іс жүргізу
арнаулы курсын енгізу болатын. Бұл жоспар 1999-2000 оқу жылынан жүзеге
асырылды.
Жоғары және орта арнаулы оқу орындарының қазіргі студенттері-
мекемелердің,ұйымдардың,кәсіпорында рдың басшылары, қызметкерлері немесе
олардың құрамдас бөлімдерінің ертеңгі басшылары. Келешекте мекемедегі
құжаттарды құрастыратын, ресімдейтін, я осы істерге басшылық жасайтын
мамандар. Сондықтан мемлекекеттік тілдің қазіргі жағдайында Мемлекеттік
тілде іс жүргізу арнайы курсын оқу орындарының оқу жоспарына енгізудің
маңызы зор болып отыр.
Алдарыңыздағы оқу құралы Мемлекеттік тілде іс жүргізу арнаулы
курсының оқытылуының бірізге түсуіне ықпал ету мақсатында жазылды.
Оқу құралы: Мемлекеттік тілде құжат құрастырудың маңызы және
ерекшеліктері, Құжаттарды ресімдеудің ережелері, Ұйымдастыру-реттеу
құжаттары деп аталған тараулардан тұрады. Тараулар бірнеше тақырыптарға
бөлінген. Тақырыптарда мемлекеттік тілде іс жүргізудің қажеттілігі,
құжаттарды бірізді жүргізудің талаптары және жиі құрастырылатын жеке
адамдардың құжаттары мен мекемелердің барлығында құрастырылатын құжаттарды
құрастыру мен ресімдеудің ерекшеліктері баяндалған.
Құжаттар мазмұны мен құрастыру мақсатына қарай жеке адамдардың
құжаттары және қызметтік құжаттар немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп
жіктелген. Ұйымдастыру-реттеу құжаттары өз ішінде төрт топқа бөлінген.
Олар:
1) жеке құрамның құжаттары.
2) ақпараттық-анықтамалық құжаттар.
3) реттеу құжаттары.
4) ұйымдастыру құжаттары.
Құжаттардың әр тобына тоқталғанда олардың ерекшеліктері мен ресімделуі
жайлы баяндалған. Құжат түрінде жиі немесе міндетті түрде қолданылатын
сөздер мен сөз тіркестері пайдаланылған құжат үлгілері оқу құралының
соңында берілген. Берілген материалды студенттердің игеруі үшін және құжат
құрастыру дағдысын қалыптастыру үшін әр тақырыптың соңында сұрақтар мен
тапсырмалар ұсынылды.
Оқу құралы автордың С. Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік
университетінде Мемлекеттік тілде іс жүргізу курсын оқытуда жинаған
материалдары мен тәжірибесі негізінде жазылды.
Кітаппен жұмыс істеу барысында А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева,
Э.Сүлейменовалардың Ресми іс қағаздары атты мемлекеттік қызметшілерге
арналған анықтамалығы (Астана, 2000), Қазақша – орысша, орысша – қазақша
терминологиялық сөздіктің іс жүргізу және мұрағат ісі саласына арналған 29-
томы (Республикалық мемлекеттік Рауан баспасы, Алматы,2000), М.В.
Кирсанова мен
Ю.М. Аксеновалардың Курс делопроизводства атты оқу құралы (М.: ИНФРА-М;
Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003), Павлодар облысы әкімінің
аппаратының құжаттамамен қамтамасыз ету бөлімі дайындаған облыс әкімінің
аппаратында қолданылатын нұсқаулық- әдімтемелік құжаттары (Павлодар,1999)
қолданылды.
1 тарау Мемлекеттік тілде құжат дайындаудың маңызы және ерекшеліктері
1.1 Қазақстан Республикасындағы тіл туралы Қазақстан Республикасының
негізгі заң актілері. Мемлекеттік тілде іс жүргізудің маңызы
Қазақстан Республикасы Конституциясының 7-бабында Қазақстан
Республикасындағы мемлекеттік тіл – қазақ тілі делінген. Бірақ өткен
ғасырдың 90-жылдарының басында қазақ тілінің хал-ақуалы қоғам мүшелерінің
қолдауын қажет етті. Тілдің жан-жақты дамуы үшін ғылыми тұрғыдан
негізделген, Республика тұрғындарының ұлттық құрамын ескерген, кезең-
кезеңмен жүзеге асырылатын заң қабылдануы керек болды.
Бұған дейін бірнеше рет қабылданған заңдар жоғарыда аталған
ерекшеліктерді ескермей жасалғандықтан да жүзеге асырылмай қалған-ды.
Сөйтіп 1997 жылғы шілденің 11-інде Қазақстан Республикасындағы тіл туралы
Қазақстан Республикасының Заңы қабылданды. Заңда: осы заң Қазақстан
Республикасында тілдердің қолданылуының құқықтық негіздерін, мемлекеттің
оларды оқып-үйрену мен дамыту үшін жағдай жасау жөніндегі міндеттерін
белгілейді. Қазақстан Республикасында қолданылатын барлық тілдерге бірдей
құрметпен қарауды қамтамасыз етеді, – делінген.
Заңның 2-бабында: мемлекеттік, мемлекеттік емес ұйымдар мен жергілікті
өзін-өзі басқару органдарының қызметінде тілдерді қолдануға байланысты
туындайтын қоғамдық қатынастар осы Заң реттейтін мәселелер болып табылады.
Осы Заң жеке адамдар арасындағы қатынастарды және діни бірлестіктерде
тілдердің қолданылуын реттемейді, - делінген. Ендеше, тек мемлекеттік
ұйымдардағы тілдің қолданылуын ғана емес, жеке меншіктегі ұйымдардағы
тілдердің қолданылуын да Заң аясында бақылауға мүмкіндік бар. Ал жеке
адамдардың құқықтарына Заң нұсқан келтірмейді.
Заңның 4-бабында: мемлекеттік тіл – мемлекеттің бүкіл аумағында,
қоғамдық қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару,
заң шығару, сот ісін жүргізу тілі,– делінген.
Осы аталған мемлекеттік тілдің төрт функциясын жүзеге асыру мақсатында
көптеген шаралар жасалуда. Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен
1998 жылғы қазанның 5-інде Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік
бағдарламасы қабылданды. Бағдарламаны іске асырудың мерзімі 1998-2000
жылдар аралығы болды. Бұл бағдарлама Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1998-
2000 жылдарға арналған іс-қимыл бағдарламасына сәйкес әзірленді. Бағдарлама
тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңінде мынадай негізгі төрт бағыт
бойынша нақты іс шараларды жүзеге асыруды көздеді:
ел азаматтарының мемлекеттік тілді еркін және тегін меңгеруіне қажетті
қаржылық, ұйымдастырушылық, материалдық-техникалық жағдайлар жасау;
- мемлекеттік тілді барынша дамыту, оның қоғам өмірінің барлық
салаларында, әсіресе ғылым, білім, мәдениет, бұқаралық ақпарат, құралдары,
мемлекеттік басқару, сот ісін жүргізу, халықаралық қатынастар салаларында
белсенді қызмет етуіне қажет алғышарттар қалыптастыру;
- ресми іс жүргізуді мемлекеттік тілге кезең-кезеңмен көшірудің нақты
негізін жасау;
- ел азаматтарының ана тілін қолдануына, олардың қарым-қатынас, тәрбие
беру, оқу және шығармашылық тілін еркін таңдау үшін қолайлы жағдайларды
сақтау мен дамыту;
Бағдарлама:
- нормативтік-құқықтық базаны қалыптастыру;
- ғылыми-лингвистикалық қамтамасыз ету;
-тіл – ақпарат құралдары, ғылым, мәдениет және білім беру салаларында;
- мемлекеттік тілде іс жүргізу;
-терминологиялық және ономастикалық жұмыстар – деген бес тараудан
тұрды.
Бағдарламаның 4-тарауында жоғары және орта арнаулы оқу орындарының
бағдарламаларына Мемлекеттік тілде іс жүргізу арнайы курсын енгізу
жоспарланған. Бұл іс жоспарланғандай 1999-2000 оқу жылынан жүзеге асырылды.
Бағдарламада көрсетілген басқа да іс шаралар орындалды.
2001 жылғы ақпанның 7-сінде Қазақстан Республикасы Президентінің
Жарлығымен Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған
мемлекеттік бағдарламасы қабылданды.
Бағдарламада тілдерді қолдану мен дамытудың 1998-2000 жылдарға арналған
мемлекеттік бағдарламасында бұрын көзделген, орындалуы аяқталған іс-шаралар
одан әрі жалғасын тапқан.
Бағдарламаның мақсаттары мен міндеттері:
- мемлекеттік тілдің әлеуметтік-коммуникативтік қызметін кеңейту мен
нығайту;
- орыс тілінің жалпы мәдени қызметін сақтау;
- этникалық топтардың тілдерін дамыту;
Мемлекеттік тілдің әлеуметтік-коммуникативтік қызметін кеңейту мен
нығайту мақсатына қол жеткізу өз кезегінде мына міндеттерді шешуді талап
етеді:
1) мемлекеттік тілдің мемлекеттік басқару тілі ретінде қолданылуын
қамтамасыз ету;
- нормативтік құқықтық базаны жетілдіру;
- мемлекеттік қызметкерлердің мемлекеттік тілді қызметтік
міндеттерін орындауға қажетті деңгейде меңгеруі үшін шаралар қолдану;
- мемлекеттік органдар жүйесінде мемлекеттік тілдің іскерлік
қарым-қатынастың негізгі тілі ретінде қолданылуын қамтамасыз ету;
- сот ісін жүргізуді, сондай-ақ әкімшілік құқық бұзушылықтар
туралы іс жүргізуді заңнамаларға сәйкес қамтамасыз ету;
- Қазақстан Республикасының Қарулы Күштерінде, сондай-ақ әскери
және әскерилендірілген құралымдардың барлық түрінде мемлекеттік тілдің
қолданылуы үшін шараларды қамтамасыз ету;
- іс жүргізуді мемлекеттік тілге көшірудің кестесін (нақты
мерзімдер мен іс-шараларды көрсете отырып) белгілеу арқылы барлық
мемлекеттік ұйымдар мен жергілікті өзін-өзі басқару органдарында іс
жүргізудің негізгі тілі ретінде мемлекеттік тілдің қолданылуын қамтамасыз
ету;
- халықаралық қызметте мемлекеттік тілдің қолданылуын
қамтамасыз ету;
2) Қазақстан Республикасы азаматтарының мемлекеттік тілді меңгеруі
үшін жағдай жасау;
Қазақстан Республикасы Конституциясының 7 және
93-баптарын іске асыру мақсатында мемлекет көлемінде республикалық және
жергілікті бюджеттің, сондай-ақ Қазақстан Республикасының заңнамалық
актілерімен тиым салынбаған басқа да көздері есебінен азаматтарға
мемлекеттік тілді тегін оқыту курстарының бірыңғай жүйесін жасау;
- ғылым, мәдениет, білім беру, денсаулық сақтау және халыққа қызмет
көрсету салалары қызметкерлерінің мемлекеттік тілді тиісті деңгейде
меңгеруі үшін құқықтық, ұйымдық шараларын және материалдық-техникалық
жағдай жасауын қамтамасыз ету. Меншік нысанына қарамастан барлық үлгідегі
мектеп жасына дейінгі мекемелердің, жалпы білім беретін мектептердің, орта
арнаулы және жоғары оқу орындарының тәрбиеленушілері мен оқушыларының
мемлекеттік тілді меңгеру саласындағы білім мен біліктіліктерінің барынша
жоғары деңгейге жетуін қамтамасыз ету;
3) ғылыми-лингвистикалық зерттеулер мен олардың нәтижелерін нақты іске
асыруды жеделдетуді жүзеге асыру жолымен қазіргі қазақ әдеби тілінің
нормаларын бірыңғайлауды қамтамасыз ету;
- қазіргі қазақ әдеби тілінің сөзжасам процестерін, оның ішінде
терминжасам принциптерін ғылыми негізде жүйеге келтіру, қазақ тілінің
толыққанды терминологиялық жүйесін енгізу;
- қазақ тілінің фонологиялық ерекшеліктерін ескере отырып,
қазақ әліпбиі мен орфографиясын жетілдіру жөнінде шаралар қолдану;
- ономастика мәселелерін ғылыми тұрғыдан қамтамасыз ету;
4) мәдениет және бұқаралық ақпарат құралдары саласында мемлекеттік
тілдің қолданылуын қамтамасыз ету;
- кино және бейне өнімдерді, оның ішінде анимациялық фильмдерді
(аударма жұмыстарын қоса алғанда) мемлекеттік тілде шығару мен тарату
(телеарнадан көрсету) шараларының жүйесін ұйымдастыру;
- мәдениет, ғылым, көркем әдебиет пен өнердің әртүрлі саласында
мемлекеттік тілде баспа өнімдерін шығаруды қамтамасыз ету;
- мәдени көпшілік шараларды мемлекеттік тілде ұйымдастыру;
- мемлекеттік тілді дамытуға бағытталған жұмысқа ақпараттық-
насихаттық қолдау жасау;
- бұқаралық ақпарат құралдарында мемлекеттік тілдің қолданылуын
қамтамасыз ету;
- мемлекеттік тілді компьютерлендіру мәселесін шешу;
Сұрақтар мен тапсырмалар
1. Қазақстан Республикасы Конститутциясының нешінші бабында қазақ тілі
туралы айтылған?
2. Қазақстан Республикасындағы тіл туралы Қазақстан Республикасының
заңы қашан қабылданды?
3. Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік
бағдарламасында қандай іс-шаралар жоспарланған?
4. Қазақстан Республикасының Конститутциясын, Қазақстан
Республикасындағы тіл туралы Қазақстан Республикасының заңын,
Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік
бағдарламасын оқыңыз.
1.2 Жазылатын және басу құралдарымен дайындалатын құжаттарға қойылатын
талаптар
Қағаздың түрлері
Мекемелерде құжат қолмен жазылған, жазу машинасында басылған,
компьютерде басылған, жеделхат, телефонограмма, телефакспен берілген, тағы
басқа түрлерде болады. Құжаттың осы түрлерін дайындағанда жұмысқа қажет
қағазды таңдай білудің маңызы зор. 1966 жылы-ақ СССР-де қағаздың
мемлекеттік стандарты белгіленген. Осы стандартқа сәйкес барлық форматтар
үш қатарға бөлінген. Олар: А, В, С қатарлары. А қатары – негізгі қатар. Ол
жазу қағаздары үшін пайдаланылады. Әр қатар қағаз өлшемін көрсететін
кластарға бөлінеді. А қатары 13 кластан тұрады. Олар А әрпімен және класс
нөмірімен белгіленеді. Мысалы, А1, А2 т. б. А1 қағазының форматының өлшемі
– 840-1189 мм. Кеңсе жұмысында кең қолданылатыны А4, А5 форматты қағаздар.
А4 форматты қағаздың өлшемі – 210-297 мм , А5 форматты қағаздың өлшемі –
148 –210 мм. Кеңсе жұмысында ресми мәтіндер негізінен А4, А5 форматты
қағаздарға дайындалады.
Басу құралдарында дайындалатын құжаттардың бланкілерін дайындау
Құжаттар мекемелерде арнайы бланкілерге басылады. Мекемелерде
бланкілердің үш түрі пайдаланылады: хаттарға арналған бланкілер, құжаттың
арнайы түріне арналған бланкілер және жалпы бланкілер. Бланкілердің жиек
өлшемдері қағаздың форматына, жұмыстың түріне, мақсатына байланысты болады.
Жиектердің өлшемдері сантиметрмен өлшенеді. Ресми мәтіндер басылатын
бланкілердің жиек өлшемдері мынандай болуы тиіс: сол жақ жиегі және төменгі
жиегі – 2см, жоғарғы жиегі – 1,5см, оң жақ жиегі – 1см. А4 форматты
бланкіге дайындалатын құжаттардың мәтіні біржарым жоларалық интервалмен, ал
А5 форматты қағазға дайындалғанда бір жоларалық интервалмен басылады.
Жазылатын және басу құралдарында дайындалатын құжаттардың мәтіндеріне
қойылатын талаптар
Құжаттардың тақырыбын басудың екі жолы бар:
-тақырыпты жолдың ортасынан басу;
- тақырыпты жолдың басынан басу;
Ғылыми мақалаларды, баяндамаларды, әдеби шығармаларды, ресми
мәтіндерді басқанда олардың тақырыбы жолдың ортасынан басылады.
Тақырыпты жолдың ортасынан басқанда мынандай ережелер сақталуы тиіс:
- тақырып бас әріптермен басылады;
- тақырыпты басқанда тасымалға жол берілмейді;
- тақырыптың соңына леп белгісі мен сұрақ белгісінен басқа тыныс
белгілері қойылмайды;
- қысқа тақырыптар (15 белгіден аспаса) әр әріптен кейін ақтаңдақ
салынып басылады;
- үлкен тақырыптар (15 белгіден асса) бірнеше жолға басылады, бірақ әр
жолдың мүмкіндігінше белгілі бір мағынасы болуы қажет;
- үлкен тақырыптарды бірнеше жолға басқанда жолдардың арасы бір
жоларалық интервал болады;
Бірнеше тақырыптар мен тақырыпшалардан тұратын жұмыс материалдарының
тақырыптары жұмыс жолының басынан басылады. Бұл жағдайда да жоғарыдағы
тәртіптер сақталады.
Тақырыпшаны басқанда:
- тақырыпша кіші әріптермен басылады, көрнекілік үшін олар мәтіннен
қосымша интервал арқылы бөлінеді;
Құжаттардың беттерін нөмірлегенде:
- бірнеше бетке басылатын мәтіннің титулдық бірінші беті ешқашан
нөмірленбейді, бірақ саналады;
- беттер араб цифрларымен нөмірленеді;
- беттердің рет сандары құжаттың жоғарғы жағына ортаға шамамен
жоғарыдан 10 мм түсіріліп қойылады;
Рим цифрларымен сьездердің, тоқсандардың, конференциялар-дың,
ғасырлардың, тараулардың, мерейтойлардың сандары белгіленеді. Рим цифрларын
басу құралдарында ресімдегенде латын әріптері қолданылады. Бұл жағдайда рим
цифрлары ондық разрядты білдіретін төрт белгіден (I-бір, X-он, C-жүз, M-
мың) және олардың жартысын білдіретін үш белгіден (V-бес, L-елу, D-бес жүз)
тұрады.
I- 1
II- 2 XX-20 LXV-65
CC-200
III- 3 XXV-25
CCC-300
IV- 4 XXX-30 LXX-70
CD-400
V- 5 XXXV-35 LXXV-75
D-500
VI- 6
DC-600
VII -7 XL- 40 LXXX-80
DCC-700
VIII –8 XLV-45 LXXXV-85
DCCC-800
IX –9 L-50 XC-90
CM-900
X –10 LV-55 XCV-95
M-1000
XI –11 C-100
MD-1500
XV –15 LX-60 CL-150
MM-2000
Рим цифрларының үстіне қойылған сызықша ол санның мәнін мың есе
көбейтеді.
V- 5000 MV-40000 D-5000 000 M-
1000 00
Қысқарған сөздер қазақ тілінде септеледі. Оларға қосымша жалғауда
орфоэпиялық норма басшылыққа алынады. Мысалы,
С.Торайғыров атындағы ПМУ-да (Павлодар мемлекеттік университетінде),
ЖШС-да (жауапкершілігі шектеулі серіктестікте), Роса ААҚ- сында ( ”Роса”
ашық акционерлік қоғамында), Арай ЖАҚ-сында (”Арай” жабық акционерлік
қоғамында) т.б. Қысқарған сөздер тасымалданбайды.
Ұлты қазақ азаматтардың аты-жөндерінің жазылуы 1996 жылғы Қазақстан
Республикасы Президентінің Ұлты қазақ азаматтардың тегі мен әкесінің атын
жазуға байланысты мәселелерді шешу тәртібі туралы Жарлығына сәйкес болуы
қажет. Жарлыққа сәйкес ұлты қазақ азаматтар тегі мен әкесінің атының
жазылуын қазақ тіліне тән емес аффиксті алып тастай отырып өзгертуге
хақылы, алайда бұл жағдайда азаматтың тегі мен әкесінің атының түбірлік
негізі сақталуы тиіс. Бұл ретте әкесінің атын жазған кезде азаматтың
жынысына қарай ұлы немесе қызы сөздері қосылып бірге жазылады.
Мысалы:Қасым Ахметұлы Оспан, Айгүл Қайратқызы Сұлтан.
Қазақ тілінде құрастырылған құжат мәтінінде азаматтардың аты-жөнін
жазғанда алдымен азаматтың өзінің аты, кейін әкесінің аты, соңына тегі
жазылады. Өз аты мен әкесінің аты қысқартылып жазылған жағдайда да осы
тәртіп сақталады. Мысалы: Қ.А.Оспан,
А.Қ.Сұлтан. Сонда азаматтың аты-жөніне жалғау жалғанған жағдайда
(мысалы, адресат реквизитінде) азаматтың аты мен тегін айырып алуға
мүмкіндік болады. Мысалы, Қ.А.Оспанға,
А.Қ.Сұлтанға
Шартты қысқартулар мәтіндік құжаттарда қолданылғанда емлесі бірдей,
біртектес, жалпыға белгілі болуы керек. Бұндай шартты қысқартулардың
кейбіреулері мыналар:
қ. – қала алдында қала атауы келсе
обл. – облыс алдында облыс атауы келсе
ауд. – аудан алдында аудан атауы келсе
к. – көше алдында көше атауы келсе
с. – село алдында село атауы келсе
проф. – профессор
акад. – академик
доц. – доцент
т.б. – тағы басқа
т.с.с. – тағы сол сияқты
ж. – жыл
млн. - миллион
тг. – теңге
Тағы басқа және тағы сол сияқты ( т.б. және т.с.с.) тіркестерін
қысқарған түрінде тек сөйлемнің соңында ғаны қолдануға болады.
Құжаттардың мәтінінде дата жазылғанда және шетелдік әріптестермен хат
алмасқанда дата бір жолға мынандай тәртіппен жазылуы тиіс: 2003 жылғы
қыркүйектің 10-ы немесе 10 қыркүйек, 2003 жылғы қыркүйектің 20-сында, 2000-
2003 жылдар аралығында, 2001 жылдың бірінші жартысында.
Құжаттың датасы, Бекіту грифі, Қарар, Келісім грифі, Құжаттың
көшірмесін растау белгісі сияқты реквизиттерде дата араб цифрымен мына
ретпен ресімделеді: күн, ай екі араб цифрымен, жыл төрт араб цифрымен.
Мысалы, 2003 жылғы қарашаның 20-сының ресімделуі 20.11.2003
Мерекелер мен айтулы күндердің атауларындағы бірінші сөз бас әріптен
бастап жазылады. Мысалы, Сегізінші наурыз, Тәуелсіздік күні. Егер
атаулардағы бастапқы реттік сан есім цифрмен жазылса, онда саннан кейін
келетін сөз бас әріптен бастап жазылады.
Мысалы, 8 Наурыз.
Министрліктердің, мекемелердің, оқу орындарының, ғылыми-зерттеу
институттарының атауларындағы жалқы есімдер мен бірінші сөздер бас әріптен
жазылады. Мысалы, Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрлігі,
С.Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университеті.
Сұрақтар мен тапсырмалар
1. Құжаттар қандай форматты қағаздарға дайындалады?
2. А4, А5 форматты қағаздардың өлшемдері қандай?
3. Ресми мәтіндер басылатын бланкілердің жиек өлшемдері қандай болуы
тиіс?
4. Мәтіннің тақырыбын жолдың ортасынан басқанда қандай ережелер
сақталуы тиіс?
5. Құжаттың беттерін нөмірлеудің ерекшеліктері қандай?
6. Рим цифрлары қандай жағдайларда қолданылады?
7. Қазақ тілінде қысқарған сөздерге жалғау қалай жалғанады?
8. Ұлты қазақ азаматтардың аты-жөндері қалай жазылуы тиіс?
9. Өзіңіздің аты-жөніңізді жоғарыда айтылған жарлыққа сәйкес жазыңыз.
10. Құжаттардың мәтінінде дата қалай жазылады?
11. Цифрлармен жазылған мына даталарды сөз бен цифр аралас жазып
көрсетіңіз: 20.03.2003, 04.05.2004, 10.08.2004
12. Өзіңіз оқитын оқу орнының атауын жазыңыз.
1.3 Құжаттарды ресімдеудің ережелері
Құжаттардың реквизиттері
Мекемелерде, ұйымдарда немесе кәсіпорындарда дайындалатын құжаттар
бланкілерге ресімделеді. Бланкілер негізінен А4 немесе А5 форматты қағаздың
бетіне жасалады.
Құжатты бланкіге ресімдегенде бланкіге құжатта болуы тиісті
реквизиттер қойылады. Реквизит – құжаттың ақпараттық бөлшегі. Құжаттың түрі
реквизиттер жиынтығымен анықталады. Әр құжат құжат түріне қатысты
белгіленген формулярға сәйкес құрастырыла-ды. Формуляр – белгілі бір құжат
түріне қажетті, белгіленген ретпен орналасқан реквизиттер жиынтығы.
Қазақстан Республикасында құжат реквизиттерінің саны
29 болып белгіленген. Құжат бланкілеріндегі реквизиттер ҚР МК 30.03.92
жылғы №562 қаулысында белгіленген тәртіпке сәйкес ресімделеді.
Реквизиттердің атауы мен олардың орналасу реті төмендегідей.
Реквизиттер:
01 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі
02 Қазақстан Республикасының наградалар белгісі
03 Ұйымның эмблемасы немесе кәсіпорынның тауарлық белгісі
04 Министрліктің немесе ведомстваның атауы
05 Ұйымның атауы
06 Құрылымдық бөлімшенің атауы
07 Ұйым туралы анықтамалық деректер
08 Құжат түрінің атауы
09 Құжаттың датасы
10 Құжаттың тіркеу нөмірі
11 Келіп түскен құжаттың датасы мен тіркеу нөміріне сілтеме
12 Құжаттың басылған немесе құрастырылған орны
13 Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі
14 Адресат
15 Құжатты бекіту грифі
16 Қарар
17 Мәтіннің тақырыбы
18 Бақылау туралы белгі
19 Мәтін
20 Қосымша туралы белгі
21 Қол
22 Құжаттың келісім грифі
23 Бұрыштамалар
24 Мөр
25 Көшірмені куәландыру туралы белгі
26 Орындаушының тегі мен телефон нөмірі
27 Құжаттың орындалғаны мен іске жіберілгені туралы белгі
28 Құжаттың мекемеге келіп түскені туралы белгі
29 Құжаттағы мәліметтердің машинада сақтаға жіберілгені туралы белгі
Құжатқа заңдылық күшін беретін реквизиттер – дата, қол, мөр,
бекіту грифі.
Реквизиттердің орналасу тәртібі
Бланкілердегі реквизиттер бланкінің бұрышына немесе ортасына
орналастырылуы мүмкін.
01 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербінің бейнесін тек
мемлекеттік меншіктегі кәсіпорындар мен мемлекеттік басқару органдары ғана
өз бланкілерінде белгілей алады. Бланкілерде Мемлекеттік гербтің бейнесі
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік гербі туралы ережеге сәйкес
бейнеленеді. Гербтің бейнесі бланкінің сол жақ жоғары жиегіне немесе
ортаңғы жоғары жиекке орналастырылады. Гербтің бейнесінің диаметрі 20 мм
аспауы тиіс.
02 Қазақстан Республикасының наградалар белгісі
Бланкілерде Қазақстан Республикасының наградаларының белгісі
ғана бейнеленеді. Бланкілерде герб, эмблема және наградалар белгісі сияқты
реквизиттер бірдей болуы тиіс емес, наградалар белгісі мен эмблема ғана
бірдей берілуі мүмкін.
03 Ұйымның эмблемасы немесе кәсіпорынның тауарлық белгісі
Ұйымның эмблемасы немесе кәсіпорынның тауарлық белгісі –
белгіленген тәртіппен берілетін, ұйымның немесе кәсіпорынның айналысатын
қызметінің бағытын білдіретін шартты графикалық белгі.
Реквизиттер бланкінің бұрышына орналастырылса эмблема сол жақ
жоғары жиекке, ортаға орналасса беттің ортаңғы жоғарғы жағына
орналастырылады.
04 Министрліктің немесе ведомстваның атауы
Министрліктің немесе ведомстваның атауы мемлекеттік ұйымдардың,
кәсіпорындардың немесе мекемелердің бланкілеріне қойылатын реквизит.
05 Ұйымның атауы
Құжаттарда ұйымның, кәсіпорынның немесе мекеменің атауы олардың
бекіту құжаттарында көрсетілген атауымен сәйкес жазылуы қажет. Атауларда
ЖШС (жауапкершілігі шектеулі серіктестік),
ААҚ (ашық акционерлік қоғам), ЖАҚ (жабық акционерлік қоғам), АҚ
(акционерлік қоғам) сияқты қысқартуларды қолдануға болады. Ұйымдардың шет
тіліндегі атаулары сол тілдердегі атаулар ұйымдастыру құжаттарында
көрсетілген жағдайда ғана жазылады.
07 Ұйым туралы анықтамалық деректер
Ұйым туралы анықтамалық деректер реквизитінің құрамына ұйымның
байланыс бөлімінің индексі, пошталық адресі, телефон нөмірі, факс нөмірі,
электрондық поштасының адресі, банкідегі есеп шот нөмірі және ұйымның басқа
да қажет деп тапқан деректері кіреді. Бұл деректер жиынтығы ұйымның заңды
адресі болып табылады. Реквизит бланкінің сол жақ жоғары бұрышына немесе
құжаттың төменгі жиегіне жазылады.
08 Құжат түрінің атауы
Құжат түрінің атауы - қызметтік хаттар мен факстерден басқа
құжаттардың бәрінде болатын реквизит. Қызметтік хаттардың ішінде кепіл
хатта ғана құжат түрінің атауы жазылады.
09 Құжаттың датасы
Құжаттың датасы - кез келген құжатқа қойылатын құжатқа заңдылық күшін
береті реквизит. Құжат бойында дата бірнеше жерде кездесуі мүмкін. Бірақ
құжаттар үшін:
- бұйрық, хат, факс, анықтама сияқты құжаттардың датасы –
оларға қол қойылған күн;
- жоспар, есеп, ереже, нұсқаулық сияқты құжаттардың датасы –
олардың бекітілген күні;
- хаттама, акті сияқты құжаттардың датасы – оларда тіркелген
оқиғаның болған күні.
Құжаттың датасын оған қол қойған немесе оны бекіткен лауазым иесі
қояды. Шетелдік әріптестермен хат алмасқан жағдайда және қаржы-қаражат
жөнінде жазылған құжаттарда дата сөз бен цифр аралас жолмен жазылады.
Мысалы, 2003 жылғы қарашаның 1-і.
10 Құжаттың тіркеу нөмірі
Құжаттың тіркеу нөмірі – құжаттың шартты цифрлық немесе әріптік-
цифрлық белгісі. Ол құжатқа тіркеу барысында құжаттың датасымен қатар, кей
құжаттарға құжат түрінің атауымен қатар қойылады.
Құжаттың тіркеу нөмірі мекемелерде хаттама, бұйрық, акті, анықтама,
еңбек келісім сияқты құжаттарға күнтізбелік жылдың басынан бастап қойылады.
Ал оқу орындарында бұл құжаттар оқу жылының басынан нөмірленеді.
13 Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі
Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі құпия ақпараты бар
құжаттардың оң жақ жоғарғы бұрышына тырнақшасыз қойылады. Егер құпия
ақпаратты құжат жеке азаматтарға арналса оған конфиденциалды деген гриф
қойылады. Құжат жеке меншіктегі кәсіпорындардан шықса немесе соларға
арналса оларға КҚ (коммерциялық құпия) деген гриф пайдаланылады.
Мемлекеттік маңызы бар құпия ақпаратты құжаттарға ғана Құпия, Аса құпия
деген грифтер қойылады.
14 Адресат
Адресат басқа мекемелерге немесе жеке тұлғаларға жөнелтілетін
қызметтік хаттарда, факстерде, мекеменің басшылығына жөнелтілетін баяндау
хатта, өтініштерде, түсініктемеде және құрамдас бөлімшелерге жөнелтілетін
нұсқауда, өкімде жазылады. Құжат мекемедегі қызмет иесіне арналса адресатта
оның қызмет атауы және аты-жөні барыс септігінде жазылады. Мысалы,
Арай ЖШС-ның директоры
А. А. Ахметовке
Егер құжат басқа мекемедегі лауазым иесіне арналса, адресатта
мекеменің пошталық адресі, құжатты алушы тұлғаның қызметі мен аты-жөні мына
тәртіппен көрсетіледі:
- ұйымның, мекеменің атауы( атау септікте);
- құрамдас бөлімнің атауы (атау септікте);
- құжатты алушының қызметінің атауы (атау септікте);
- құжатты алушының аты-жөні (барыс септікте);
Мысалы,
Қамқор ЖАҚ
Жоспарлау бөлімі
Бас маман А. А. Ахметовке
480083, Алматы қ.
Абай к.,14
Егер құжат жеке тұлғаға арналса алдымен алушының пошталық адресі,
содан кейін алушының аты-жөні көрсетіледі. Мысалы,
630032, Павлодар қ.
Мир к., 1-үй, 2-пәтер
А. А. Ахметовке
15. Құжатты бекіту грифі
Құжатты бекіту грифі ұйымдастыру құжаттарына, жоспарға,
есепке, ережеге, нұсқауға қойылады. Құрамы Бекітілді немесе Бекітемін деген
сөзден тырнақшасыз, құжатты бекітушінің қызмет атауынан, қолынан,
құжаттың бекітілген датасынан тұрады. Бұл реквизит оң жақ жоғары бұрышқа
қойылады. Мысалы,
Бекітілді
Роса ААҚ-сының президенті
қолы тегі
02.09.2003
Егер құжатты бірнеше лауазым иелері бекітсе олардың қолдары бір
деңгейге қойылады. Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен
бекітілсе реквизит бекіткен құжаттың көмектес септігіндегі атауынан,
датасынан, нөмірінен және Бекітілді деген сөзден тырнақшасыз тұрады.
Мысалы,
09.12.2003 жылғы
акционерлердің жалпы жиналысының
№1 хаттамасымен
Бекітілді
16 Қарар
Қарар – негізгі құжатта тіркелген шешімнің, қаулының
орындалуына қатысты жауапты лауазым иесінің жазбаша, қысқаша беретін
тапсырмасы. Құрамы тапсырманы орындаушының барыс септігіндегі аты-жөнінен,
тапсырманың мазмұнынан, орындалу мерзімінен, қарарды жазған лауазым
иесінің лауазым атауы мен қолынан, датадан тұрады. Мысалы,
А. А. Ахметовке
01.02.2003 жылға дейін
Арай ЖШС –мен
жасалатын келісімнің
жобасын дайындаңыз
01.01.2003 қолы тегі
17 Мәтіннің тақырыбы
Мәтіннің тақырыбы – құрастырылған құжаттың мәтінінің қысқаша
мазмұны. Мәтіннің тақырыбы құжат түрінің атауымен грамматикалық байланыста
болуы тиіс. Мысалы, негізгі құжат бұйрық болса мәтінінің тақырыбы не
туралы? деген сұраққа жауап беруі керек. Ал мінездеме болса кімге?
хаттамада ненің? деген сұрақтарға жауап береді. А5 форматты қағазға
жазылған құжаттарда мәтіннің тақырыбы жазылмайды.
18 Бақылау туралы белгі
Құжаттың орындалу мерзімі қарарда көрсетілмесе құжаттың орындалуы
бақылауға алынып, оған Б немесе Бақылау деген белгі қойылады.
19 Мәтін
Мәтін – құжаттағы негізгі реквизит. Құжаттың мәтіні қысқа,
түсінікті және қарапайым болуы қажет. Құжаттың мәтіні анкета, кесте, тұтас
мәтін немесе осы түрлердің араласып келген түрінде болуы мүмкін.
Анкета түріндегі мәтін бір обьекті туралы белгілі бір деректер
жиынтығы бойынша сөзбен немесе цифрмен берілген ақпаратты жеткізу үшін
қолданылады. Мәтіннің бұл түрі жеке құрам құжаттары мен маркетингтік
зерттеулерде қолданылады. Анкета түріндегі мәтінде сипатталатын обьектінің
белгілері ІІІ жақта беріледі. Мысалы, білімі, тілдерді меңгеруі, шетелдерде
болуы т.б..
Кесте түріндегі мәтін бірнеше обьекті туралы белгілі бір
деректер жиынтығы бойынша сөзбен немесе цифрмен берілген ақпаратты жеткізу
үшін пайдаланылады. Ол есеп, жоспар және қаржы жөніндегі құжаттарды
дайындау барысында қолданылады. Кестенің бағандары мен жолдары ІІІ жақтағы
етістіктер арқылы беріледі. Кесте бірнеше жолға басылса кестенің бағандары
нөмірленеді де, келесі бетке оның нөмірлері ғана жазылады.
Тұтас мәтін түріндегі құжаттардың мәтіні әдетте екі бөлімнен тұрады.
Бұлар – кіріспе бөлім және негізгі бөлім. Кіріспе бөлімде құжатты
құрастырудың мақсаты, себебі көрсетіледі. Негізгі бөлімде кіріспе бөлімге
қатысты жасалатын өтініш, ұсыныс, шешім, қортынды, кеңес т.б. жазылады.
Көп жағдайда бұл бөлім ерекше жазумен немесе басқа жолмен бөлініп
көрсетіледі. Кейде құжаттың мәтінінде екінші бөлім ғана болады. Мысалы,
өтініште өтініштің себебі көрсетілмей өтініш қана жазылады т.б.
Басқа ұйымдардың құжаттарының немесе бұрын шыққан құжаттардың
негізінде дайындалған құжаттардың мәтінінде ол құжаттың атауы, автор-
ұйымның атауы, құжаттың датасы, тіркеу нөмірі, мәтіннің тақырыбы
көрсетіледі.
Құжаттың мәтінінде бірнеше шешім, қортынды т.б. болса, олар пункті
немесе тарауларға бөлінеді де, араб цифрларымен белгіленеді.
Реттеу құжаттарының мәтіні (бұйрық, шешім сияқты) және ұйымның
басшылығының атына жазылған құжаттардың мәтіні
І жақтан баяндалады. Мысалы, бұйырамын, ұсынамын, өтінемін т.б.
Алқалық органдардың реттеу құжаттары ІІІ жақтан баяндалады. Мысалы,
қаулы қабылдады, шешті т.б. Ұйымның құқықтары мен міндеттері белгіленетін
ұйымдастыру құжаттарының мәтіні (ереже, нұсқау т.б.) ІІІ жақтан баяндалады.
Мысалы, жүзеге асырады, бағынады.
20 Қосымша туралы белгі
Қосымша туралы белгі – негізгі құжатқа қандай да бір
себептермен басқа құжаттар қоса берілгенде қолданылады. Ревизит негізгі
мәтіннің астына қолға дейін қойылады. Егер қоса берілген құжаттың атауы
негізгі құжаттың мәтінінде аталса, қосымшада ол қайта жазылмай, қысқаша
беріледі. Мысалы,
Қосымша: 20 бетті, 1дана
Егер мәтінге қоса берілген құжаттың атауы негізгі мәтінде
аталмаса қосымшада құжаттың толық атауы жазылады. Мысалы,
Қосымша: Роса ААҚ-мен 01.02.2003 жылы жасалған келісім-нің
жобасы, 10 бетті 1 дана.
Қосымша кітапша түрінде түптеліп берілген болса қосымша туралы
белгіде бет саны көрсетілмейді.
Қосымша: Жоба бағдарламасы, 2 дана.
21 Қол
Қол – кез-келген қызметтік құжатта болатын реквизит. Бұл
реквизиттің құрамына қол қоятын лауазым иесінің лауазым атауы, қолы және
тегі кіреді. Мысалы,
Директор
қолы тегі
Егер құжат бланкіге емес, ақ қағазға жазылса қол қойған лауазым
иесінің лауазым атауы толық жазылады.
Алюминий Казахстана ААҚ директоры қолы
тегі
Егер құжатқа бірнеше лауазым иесі қол қойса, лауазымы жоғары тұлғадан
бастап қол қояды. Қолдардың арасы екі интервалмен бөлінеді.
Директор
қолы тегі
Бас бухгалтер
қолы тегі
22 Құжаттың келісім грифі
Реквизит КЕЛІСІЛДІ деген сөзден, құжат келісілген лауазым иесінің
лауазым атауынан, ұйымның атауынан, қолынан және датадан тұрады.
Мысалы,
КЕЛІСІЛДІ
Павлодар облыстық
статистика басқармасының
бастығы
қолы тегі
10.02.2003
Егер құжат алқалық органмен келісілсе ол былай жазылады:
КЕЛІСІЛДІ
С. Торайғыров атындағы
ПМУ-дың ғылыми кеңесінің
01.01.2003 жылғы №1 хаттамасы
Келісім грифі қол реквизитінің төменгі жағына немесе бөлек қағазға
жазылады.
23 Бұрыштамалар
Құжат келісілген жағдайда оған келіскен лауазым иесі бұрыштама қояды.
Реквизиттің құрамына лауазым иесінің лауазым атауы, қолы, дата кіреді.
Мысалы,
Жалпы бөлімнің бастығы
қолы тегі
01.02.2003
Егер құжатқа қатысты лауазым иесінің ескертуі болса, ескерту басқа
қағазға жазылады да, реквизит былай ресімделеді:
Ескертулер қоса берілді
Жалпы бөлімнің бастығы
қолы тегі
01.02.2003
24 Мөр
Мөр – мекеменің немесе лауазым иесінің құқықтарын, ақшалай
қаражатты немесе материалдық бағалылықтарды жұмсау фактілерін, құжаттарда
және мемлекеттік құқықтық актілерде қарастырылған басқа жағдайларда лауазым
иесінің қолын растайтын реквизит. Мөрдің белгісі құжатқа қойылғанда оның
кескіні қол қоюшы лауазым иесінің лауазым атауы мен қолын қамтып қойылуы
керек.
25 Көшірмені куәландыру туралы белгі
Құжаттың көшірмесін лауазым иелері ғана куәландыра алады. Құжат
куәландырылғанда қол реквизитінің төменгі жағына Расталды деген жазу,
куәландырған лауазым иесінің қолы, мөр, дата қойылады. Мысалы,
Расталды
Кадрлар бөлімінің бастығы мөр қолы
тегі
10.05.2003
26. Орындаушының тегі мен телефон нөмірі
Құжаттың соңғы бетіне, сол жақ төменгі жиекке қойылады. Орындаушы
деген сөз орынд. деп қысқартылады да, құжатты орындаушының немесе
құрастырушының тегі мен телефон нөмірі жазылады. Мысалы,
Орынд. А. Арманов
тел., 00-00-00
27 Құжаттың орындалғаны мен іске жіберілген туралы белгі
Реквизитте құжаттың орындалған туралы қысқаша берілетін мәлімет немесе
осы туралы құжат бар болса, оның датасы мен тіркеу нөміріне сілтеме
жасалады, Іске жіберілсін деген сөз бен құжат сақталатын істің нөмірі
көрсетіледі. Реквизитке құжатты орындаған құрылымдық бөлімшенің басшысы
қолы мен датасын қояды.
28 Құжаттың мекемеге келіп түскені туралы белгі
Бұл реквизит мекемеге басқа мекемеден немесе жеке адамдардан келіп
түскен құжаттың бірінші бетінің төменгі жиегіне қойылады. Реквизиттің
құрамында құжатты жіберген мекеменің атауының қысқартылған түрі, құжаттың
түскен датасы, тіркеу нөмірі болады.
29 Құжаттағы мәліметтердің машинада сақтауға жіберілгені туралы белгі
Реквизит құжаттың әрбір бетінің сол жақ төменгі жиегіне қойылады.
Құрамында электрондық сақтаушыдағы файлдың атауы, датасы және тағы басқа
іздегенде қиындықсыз тез табуға көмектесетін мәліметтер болады.
Сұрақтар мен тапсырмалар
1 Реквизит деген не?
2 Реквизит атауларын жатқа айтыңыз
3 Өзіңіз тұратын қалада жұмыс істейтін ірі-ірі кәсіпорындардың
атауларын жазыңыз. Сол ұйымдар туралы анықтамалық деректерді жазыңыз.
4 Мекемедегі лауазым иесіне арналған құжатқа адресат жазыңыз.
5 Төмендегі адресаттың қатесін табыңыз:
Роса ААҚ-ның бас маманы
Ахметовке А.
6 Студентке жазылған мінездеме мәтінінің тақырыбын жазыңыз
7 Мәтінде атауы көрсетілмеген құжат туралы қосымша жазыңыз.
2 тарау Құжаттардың түрлері және оларды жіктеу
2.1 Құжат түрлері
Құжаттың маңызы
Қазақ тілінің сөздігінде құжат деген сөзге: құжат – белгілі бір
жайды я фактіні сипаттап куәландыратын іс қағазы,- деген түсінік берілген.*
Құжаттың тарихи, заңдылық, саяси, экономикалық мәні болуы мүмкін. Құжат
мемлекеттің, қаланың, кәсіпорынның, ұйымның тарихын жазуға негіз бола
алады. Сонымен бірге құжат куәландыру, дәлелдеу құралы да бола алады.
Мекемелер және жеке азаматтар құжатты негізінен осы мақсатта пайдаланады.
Мекемелерде құжат ақпаратпен алмасудың құралы ретінде қолданылады, еңбек
құралы
және еңбектің нәтижесі де мекемелерде құжат болып табылады. Құжаттың
көмегімен мемлекеттік өкіметтің басқару қызметі жүзеге асырылады.
Мекемелерде, ұйымдарда және кәсіпорындарда құжат түрлі жолдармен жасалады:
қолмен жазылады, машинада басылады, телефон, телефакс арқылы алынады, фото
күйінде т.б. болады.
Құжаттармен жұмыс істегенде құжаттарды дұрыс құрастырудың,
ресімдеудің, сақтаудың маңызы өте зор. Осы әрекеттерді жүзеге асыру
барысында құжаттарды белгілі бір ережелерге сәйкес құрастыру,
номенклатураны жүргізу, аса құнды құжаттарды сақтауды қамтамасыз ететін,
ұйымның мұрағатын жасау мәселелері қарастырылған Қазақстан Республикасының
нормативтік актілері міндетті түрде басшылыққа алынуы қажет.
Қазір құжаттарды ресімдеуде ҚР МК 1992 жылғы 30 маусымда бекіткен
№562 Қазақстан Республикасындағы барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы
кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат
жүргізудің негізгі ережелері деп аталатын қаулысы басшылыққа алынады.
Құжат түрлері
Құжаттарды мазмұны мен қызметіне қарай екі үлкен топқа бөлуге болады.
Олар:
1) жеке адамдардың құжаттары;
2) қызметтік құжаттар;
Жеке адамдардың құжаттары жекелеген азаматтардың атынан
құрастырылатын өмірбаян, өмірбаян-резюме, қолхат, сенімхат сияқты
___________________________________ ____________________
* Қазақ тілінің сөздігі. –Алматы: Дайк-пресс,1999,417-бет
құжаттар және мекемелердің жеке азаматтарға беретін құжаттары:
төлқұжат, жеке куәлік, диплом, т.б.
Қызметтік құжаттар негізінен кәсіпорындардың, мекемелердің, ұйымдардың
басқару саласында қолданылатындықтан ұйымдастыру-реттеу құжаттары деп те
аталады. Ұйымдастыру-реттеу құжаттарын мазмұнына қарай өз ішінде
төмендегідей топтарға бөлуге болады:
- ұйымдастыру құжаттары (жарғы, ереже, ұйымдастыру мәселе-леріне
қатысты бұйрықтар, лауазымдық нұсқаулықтар, “қызметкерлер құрамы туралы”
ереже, штат кестесі, т.б.)
-реттеу құжаттары (бұйрық, өкім, шешім, нұсқау, қаулы, хаттама, т.б.);
-анықтамалық-ақпараттық құжаттар (қызметтік хаттар, анықтама, актілер,
түсініктеме, баяндау хат, жеделхат, телефоног-рамма, факс, т.б.);
-жеке құрамның құжаттары (жеке құрамға байланысты бұйрықтар, дербес
карточка, кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы, мінездеме, еңбек
келісімдері т.б.);
Құжаттар құрастырылған орнына қарай: сырттан келіп түскен және
мекеменің өз ішінде құрастырылған құжаттар болып екіге бөлінеді.
Формасына қарай құжаттар мынандай үш топқа бөлінеді:
- еркін түрде құрастырылған құжаттар;
- типтік құжаттар;
- трафареттік құжаттар;
Еркін түрде негізінен жеке адамдардың құжаттары құрасты-рылады. Бұл
құжаттардың мазмұны еркін түрде құрастырылғанымен, ресми стильдің
ерекшеліктері мен құжаттың нақты бір түрін ресімдеу-ге қатысты талаптар
сақталады.
Типтік құжат дегеніміз үлгі-мәтін болып табылатын құжаттар.
Типтік құжаттар негізінен қызметі ұқсас мекемелер үшін жасалады. Көбіне
типтік құжат негізінде мекеменің жарғысы, бөлімдер туралы ержелер т.б.
құжаттар құрастыралады.
Трафареттік құжаттардың мәтінінің жартысы алдын-ала басылып
қойылады да, қалған жартысы құжатты құрастыру барысында толтырылады.
Трафареттік құжаттардың бланкі түріндегі типографиялық жолмен дайындалған
мәтіндері болады.
Жасалу сатысына қарай құжаттар түпнұсқа және көшірме болып
екіге бөлінеді.
Түпнұсқа – құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы. Көшірме –
түпнұсқаның ешбір өзгеріссіз көшіріліп, белгіленген тәртіппен расталынған
нұсқасы.
Көшірме өз ішінде – үзінді көшірме, төлнұсқа, телқұжат болып
үшке бөлінеді.
Үзінді көшірме – құжаттың қолға берілетін бір бөлігінің
көшірмесі.
Төлнұсқа – құжаттың басқа мекемеге жіберілген нұсқасының
құжатты жіберуші мекемеде қалатын көшірмесі. Оған мекемедегі іс жүргізуге
жауапты адам растаймын деген белгі мен өзінің қолын қояды. Төлнұсқа
құжатты басқа жаққа жіберген мекеменің ісіне тіркеледі.
Телқұжат – құжаттың түпнұсқасымен заңдылық күші бір нұсқасы.
Оны мекемелер жеке адамдарға немесе мекемелерге құжаттың түпнұсқасы
жоғалған кезде телқұжат деген белгі соғып береді. Телқұжат тек бір-ақ рет
беріледі.
Сұрақтар мен тапсырмалар
1. Құжаттар мазмұны мен қызметіне қарай қандай топтарға бөлінеді?
2. Жеке адамдардың құжаттарын атаңыз.
3. Қызметтік немесе ұйымдастыру-реттеу құжаттары өз ішінде қандай
топтарға бөлінеді?
4. Жасалу сатысына қарай құжаттар қалай бөлінеді?
2.2 Жеке адамдардың құжаттары
Өмірбаян
Жеке адамдардың құжаттары жеке тұлғалардың атынан құрастырылады. Олар
А4 форматты қағазға жазылып ресімделеді. Жеке адамдардың құжаттарының
мәтіні еркін түрде құрастырылады және бұл құжаттар қолмен жазылады.
Өмірбаянды жеке тұлғалар жұмысқа орналасқанда, оқуға түскенде,
депутаттыққа өз кандидатураларын ұсынғанда тағы басқа жағдайларда жазады.
Өмірбаян еркін түрде құрастырылғанымен оның мәтінін құрастырғанда және оны
ресімдегенде белгілі талаптар сақталуы қажет.
Өмірбаянның реквизиттері: құжат түрінің атауы, мәтін, дата, қол.
Өмірбаянның мәтінінде оны құрастырушы тұлғаның өмір жолы хронологиялық
тәртіппен баяндалады. Мәтінде құрастырушының аты-жөні, туған жылы, айы,
күні, туған жері, әке-шешесі туралы мәліметтер, еңбек жолы, отбасы
жағдайы, отбасы мүшелерінің аты-жөндері мен туған жылдары, мекен-жайы
көрсетіледі. Жұмысқа орналасатын азамат құпия құжаттармен жұмыс істейтін
болса, өмірбаянда оның жақын туысқандары туралы мәліметтердің де берілуі
талап етілуі мүмкін. Өмірбаянның мәтінінің үлгісі
2.1-қосымшада берілген.
Резюме
Қазір көптеген ұйымдарда жұмысқа орналасушы адамға өмірбаянның тұтас
мәтінінің орнына арнайы бланкіде өмірбаян-резюме жазу ұсынылады. Резюменің
мазмұнында жұмыс беруші ұйымға қандай мәлімет керек болса, сол туралы
сұралады. Резюмедегі мәліметтер керсінше тәртіппен жазылады. Резюменің
үлгісі 2.2.-қосымшада берілген.
Қолхат
Қолхат – жеке тұлғалардың басқа тұлғалардан немесе мекемелерден бағалы
зат, құжат немесе ақша алғанында жазатын құжаты. Құжат А4 форматты ақ
қағазға қолмен жазылады. Қолхаттың реквизиттері:құжат түрінің атауы,мәтін,
дата, қол, куәландыру белгісі, мөр, куәландырған лауазым иесінің қолы,
датасы. Біреуден бағалы зат алған жағдайда қолхаттың мәтінінде заттың атауы
және жақшаның ішіне заттың құны жазылады. Мекемелерден құжат алған жағдайда
құжаттың атауы жазылады. Ал ақша алынса ақшаның құны цифрлармен және
жақшаның ішіне сөзбен жазылады. Мәтінде сонымен бірге бағалы зат, ақша
немесе құжат алған тұлғаның және оларды берген тұлғаның аты-жөндері, жеке
бастарын куәландыратын құжаттарының қашан қайда берілгені, мекен жайлары
жазылады. Қолхаттың үлгілері 2.3, 2.4-қосымшаларда берілген.
Сенімхат
Сенімхатты жеке тұлғалар өздерінің құқықтарын немесе міндеттерін
келесі бір тұлғаға сеніп тапсырған жағдайда жазады. Сенімхаттың
реквизиттері: құжат түрінің атауы, мәтін, қол, дата, куәландыру белгісі,
мөр, дата.
Мәтінде тұлғаның аты-жөні, оның келесі тұлғаға қандай құқықтары мен
міндеттерін сеніп тапсыратыны және не себептен сеніп тапсыратыны жазылады.
Сенімхаттың үлгісі 2.5-қосымшада берілген.
Сұрақтар мен тапсырмалар
1. Өзіңіздің өмірбаяныңызды жазыңыз.
2. Жұмысқа қабылдайтын мекемеге дайындаған резюмеңізді жазыңыз.
3. Біреуден бағалы зат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз.
4. Мекемеден құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз.
5. Келесі біреуге өзіңіздің атыңызға түскен пошта хат-хабарларын алуды
сеніп тапсыратыныңыз туралы сенімхат жазыңыз.
3 тарау Ұйымдастыру-реттеу құжаттары
3.1 Жеке құрамның құжаттары
Жеке құрамның құжаттарының маңызы. Өтініш
Мекемелерде, кәсіпорындарда немесе ұйымдарда
жұмыскерлердің жұмысқа орналасуын, жұмыстан босатылуын, олардың басқа
қызметке ауыстырылуын, оларға еңбек демалыстарының берілуін,
жұмыскерлердің түрлі жағдайларға байланысты марапатталуларын немесе
сөгістер жариялауды және тағы да басқа жұмыс беруші мен жұмыскердің
арасында болатын қарым-қатынастарды тіркеу барысында жасалатын құжаттар
жеке құрамның құжаттарының қатарын құрайды.
Жеке құрамның құжаттарының қатарына мына құжаттар жатады: еңбек
кітапшасы, кадрларды тіркеу жөніндегі жеке іс парағы, дербес карточка, жеке
құрамға байланысты бұйрықтар, мінездеме, еңбек келісімдері.
Бұл құжаттардың дұрыс құрастырылуы, белгіленген ережелерге сәйкес
ресімделуі және сақталуы азаматтардың еңбекке, демалуға, білім алуға,
зейнеткерлікке шығуға деген құқықтарының сақталуын қамтамасыз етеді.
Сондықтан бұл құжаттардың жекелеген жұмыскерлердің өмірінде алатын маңызы
зор.
Жеке құрамның құжаттарының кейбіреуін жұмысқа орналасқан кезде
жұмыскер өз қолымен ресімдесе, кейбіреулерін кадрлар ісімен айналысатын
бөлімнің қызметкерлері құрастырып ресімдейді. Бірақ құжаттардың барлығы да
кадрлар ісімен айналысатын бөлімде сақталады.
Жұмысқа орналасу үшін азаматтар жазбаша өтініш жазады. Онда
кәсіпорынға немесе ұйымға, мекемеге қабылдауға өтініш білдіреді, өзінің
мамандығын, біліктілігін, қандай қызметке қабылдануға өтініш білдіретінін
көрсетеді. Қазір жұмысқа қабылдауға өтінішпен бірге келісім де негіз
болады.
Жұмысқа қабылдау туралы өтініш А4 форматты қағазға, қолмен, мекеменің
бірінші басшысының атына жазылады. Өтініштің реквизиттері: адресат, құжат
түрінің атауы, мәтін дата, қол. Адресатта мекеменің атауы, мекеменің
бірінші басшысының аты-жөні, өтініш берушінің мекен-жайы мен аты-жөні
жазылады. Өтініштің мәтінінде басы артық сөздер жазылмайды ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz