Іс қағаздарын қазақша жүргізу

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 15 бет
Таңдаулыға:

Қазақстан Республикасындагы халықтар мәдениетінің өзара әсері ең алдымен олардың тілдерінің бір-бірімен қарым-қатыиасына негізделеді. Біздің мемлекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп
өркендеуіне, өмірдің барлык саласында қолданылуына лайықталган бағыт ұстап отыр. І997 жылы 11 шілдеде «Қазақстан Республикасындағы «Тіл туралы» Заң қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен оны жүзеге асырудың мемлекеттік бағдарламасы бекітілді.

Қазақ тілінің мәртебесі артып, іс-қағаздарының қазақ тілінде жүргізілу әрекеттері жасалынуда. Іс-қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс-қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық т. б. мәселелерде маңызы зор, яғни іс-қағаздары арқылы қарым-қатынастың мәні артып отырады. Іс-қағаздарын дұрыс жүргізу нәтижесінде, ұйымның мекеменің, үкіметтің қоғам дамуындағы адамдармен қарым - қатынасы, ынтымағы, бірлігі артады.

Іс-қағаздар тілінің ерекшелігі, онда факті дәл көрсетіліп, бір
ізбен жүйелі жазуға айрықша мән беріледі.

Іс-қағаздары тілінің міндеті - барлық адамдарға практикалық мяңызы бар мағлұматтарды хабарлау, нақты жол көрсету. Іс-қағаздарының тіліне ресмилік, дәлдік, сіреспелік, ілікпеушілік тән. Іс -қағаздарының үлгісін жалаң түрде керсетуден гөрі, олардың әрқайсысымен жеке-жеке тілдік формасы, мазмұны, грамматикалық ерекшеліктерін ескере отырып танысу қажет. Іс-қағаздарының негіді XVIII ғасырдың екінші жартысында хандардың, патшаның жарлық - өкімдері, хаттары т. б. арқылы қаланып, күні бүгінгі дейін (XVIII, XIX, ХХ, XXI) маңызын жоймай келеді.

Іс қағаздарындағы көптеген терминдер орыс тілінен, орыс тілі арқылы басқа тілдерден енген. Олардың көпшілігінің қазақшаланған нұсқасы бар. Кейбірінің орыс тіліндегі нұсқасы да қазақшаланган нұсқасы да қатар қолданылып жүр. Оқулықта осындай нұсқалардың әлі қалыптасып үлгермегендерін екі тілде қатар беріп отырдық. Мысалы, резолюция - бұрыштама, резюме - түйіндеме т, б.

Іс қағаздарын қазақша жүргізуді, қалыптастыру улкен де жауапты іс. Бұл қалыптасып, бір ізге түскенше іс қағаздарының түрлі нұсқалары, түрлі сөз қолданыстары белең алуы мүмкін, Оны жүйеге түсіру үшін де біраз уақыт керек болады. Біздің мақсатымыз іс қагаздарын жазудағы, оның стандарт нұсқаларын қалыптастырудағы өркениетті елдер тәжірибесіне сүйене отырып, ана тілінің өз заңдылықтарын сақтап, өз мүмкіншілігін сарқа пайдалана отырып ұлттык, іс қағаздарын қалыптастыру.

Бұйрықтар

Бұйрық кәсіпорынның басқару құжаттарының ішіндегі ең маңызды әрі көп тараган түрі болып табылады. Сондықтан басқару құжаттарын үлгі негізінде жасаймыз. Бұйрық, - қандай да бір міндетті (өндірістік немесе кәсіпорын қызметкерлеріне байланысты) шешу үшін кәсіпорын директоры шығаратын нормативтік құжат.

Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды, қағидаларды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т. б. мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы кәсіпорынның барлық қызмткерлері үшін міндетті. Жекелеген жағдайларда бағыныштылығына байланысты ұйымдар мен лауазымды тұлғалардың үлкен тобына қатысты болуы мүмкін.

Бұйрықты дайындаудың мынадай кезеңдері болады.

- мәселенің манін зерделеу;

- қажетті мәліметтерді жинау;

- бұйрықтың жобасын дайындау;

- жобаны келісу,

- басшының қол қоюы.

Бұйрықты дайындаудың заңдық негіздемесі өкімет және басқару органдарының құжат шығаруы, жоғары тұрған органның нақты тап-сырмасы, кәсіпорынға жүктелген міндеттерді жүзеге асыру үшін орындау және басқару қызметін жүзеге асырудың қажеттілігі бола алады Кәсіпорын немесе құрылымдық бөлімше қандай да бір мәселе бойынша бұйрықты әзірлеуге бастама көтеруі мүмкін.

Бұйрықтың жобасын дайындаудың бірінші кезеңі онда көрінетін мәселелер тобымен айқындалады. Содан кейін қаралатын мәселелер бойынша материалдар зерделенеді, ең алдымен, заң актілері және үкіметтің шешімдері, ведом-нормативтік актілер, осы және ұқсас бойынша осының алдындағы басқару құжаттары зерттеледі. Бұл құжаттың құқықтық негізін қамтамасыз етеді және қайталау мен қай иылықтардың болмауына мүмкіндік береді.

Екінші кезеңде қойылған мәселенің мәні бойынша қажетті мәліметтер жинау жүзеге асырылады. Ол үшін әр түрлі ақпараттық-анықтамалық құжаттар: есептер, анықтамалар, баяндау хаттар және түсіндірме жазбалар, актілер, қызметтік хат алмасулар пайдаланылады.

Қажетті мәліметтерді жинау және зерделеу негізінде бұйрықтың жобасы әзірленеді. Бұйрықтың жобасын басшының тапсырмасы бойынша кәсіпорынның маманы дайындайды. Бұйрықтың жобасын дайындаумен айналысатын мамандардың жеткілікті құзыреті оның сапасының ең басты шарты болып табылады.

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар кәсіпорынның ішкі құжаттарына арналган бланкілерінде дайындалады.

Бұйрықта құжат түрінің атауы, күні, нөмірі болуга тиіс. Бұйрықтың күні - ол басшының қол қойған күні болып есептеледі. Бұйрықтардың нөмірі бір жылдың шегінде қаңтардан бастап желтоқсан аралығын қамтиды (№ 1, № 2 жәнс; т. б. ) . Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар нөмірленеді және жеке құрам бойынша бұйрыктардан бөлек жүргізіледі.

Үшінші кезең - мәтінді дайындау.

Бұйрықтың міндетті түрде «не туралы?» деген сұраққа жауап беретін тақырыбы болады. Мысалы, «Кәсіпорынды тарату туралы», «Бас бухгалтердің лауазымдық нұсқаулығына өзгеріс еңгізу туралы» «Жұмысқа қабылдау туралы» «Басқа жұмысқа ауысу туралы» және т. б. «Кәсіпорын бойынша буйрық» немесе «Бас директордың бұйрығы» деген сияқты тақырыптарды пайдалануға болмайды.

Бұйрықтың мәтіні өзара байланысты екі бөлімнен тұрады . Бұйрықты шығарудың негізін көрсететін, белгілейтін бірінші бөлікте:

- мемлекеттік органдардың (үкіметтің, салық инспекциясының және тағы басқалардың) нормативтік құжаттары;

- Директорлар кеңесінің, акционерлердің жалпы жиналысының шешімі;

- өндірістік қажеттілік (нақты) көрсетіледі.

Белгілейтін бөлікте орындалу үшін бүйрық шығарылатын жоғары тұрған органның актісі айтылады. Сонымен бірге актінің түріне, оның авторына, толық атына (тақырыбына), нөмірі мен күніне, яғни барлық деректерге сілтеме жасалады. Егер бұйрықтың себебі түсінікті анық және оған түсіндірме қажет болмаған жағдайда белгілейтін бөлік болмайды.

Белгілейтін бөліктің мәтінінде әдетте: «сәйкес, мақсатында, мақсаты үшін, үшін» деген сөздер болады.

Бұйрықтарда негізгі жүкті басқару бөлігі атқарады, ол «Бұйырамын» деген сөзден басталады. «БҰЙЫРАМЫН» деген сөз бас әріптермен жазылады. Бұл белгілейтін бөлікті басқару тармағынан ажыратуға мүмкіндік береді. Осы басқару белігінде кімге (орындаушыға немесе құрылымдық бөлімшеге) не жүктеледі (нақты жұмыс көрсетіледі), күні (оның мерзімінің аяқталу күні) сияқты мәселелер көрсетіледі.

Құжаттың осы тармағында ерекше анықтық, нақтылық сияқты қатаң талаптар қойылады, әр түрлі түсініктерге жол берілмейді. Онда «көтеру керек», «күшейту керек», «жақсарту қажет», «шара қалданылсын», «белсенділігін арттыру» «назар аудару» деген сияқгы жалпылама нақты емес сөздер қолданылмайды. Олардың нәтижесін тексеру қиынга соғады.

Тапсырмалар бірнешеу болса, бұйрықтың мәтіні бірнеше тармақтарға бөлінеді. Әрбір тармақ қызыл жолдан басталады. Тармақтар араб сандарымен нөмірленеді. Соңғы тармақта бұйрықтың орындалуына бақылауды жүзеге асыратын тұлға немесе құрылымдық бөлімше, ал әрбір тармақта орындаушы (құрыпымдық бөлімше, нақты лауазымды тұлға) көрсетіледі. Орындаушы барыс септігінде жазылады. Орындалатын әрекеттер етістіктің тұйық райы нысанында беріледі - «дайындасын», «есеп-тесін», «ұйымдастырсын», «қамтамасыз етсін », «жүктелсін», «әзірлесін» және т. б.

Нақты орындаушыларға дейін ақпараттың жету уақытын есепке алу керек. Орындау мерзімі болжанып отырған жұмыстардың көлеміне сай дұрыс есептеулуі тиіс. Әдетте бұйрықтың барлық тармақтары үшін орындау мерзімі болады. Алайда көбіне әрбір тапсырма үшін жеке орындау мерзімі белгіленеді. Бұйрықтың соңғы тармағында осы құжаттың орындалуын бақы-лау жүктелетін түлға көрсетіледі. Бұйрықтың қосымшалары болуы мүмкін оларға нұсқау мәтіннің тиісті тармақтарында беріледі. Егер бұйрық қандай да бір құжаттарды (қаулы, нұсқаулық, ереже) күшіне енгізетін болса, онда олар бұйрыққа қосымша түрінде ресімделеді. Мұндай құжаттардың оң жақ жоғарғы бұрышына: «Эра» АҚ-ның 01. 05. 95ж. № 7'бұйрығына қосымша» деп жазылады. Қажеттілігіне қарай осы бұйрықпен жойылатын, бұрын жарияланған құжаттар ( бұйрықтар, шешімдер) атап көрсетілуі мүмкін.

Төртінші кезеңде бұйрықтардың жобадларын бас бухгалтермен, заң кеңесшісімен және кәсіпорындың басқа да лауазымды тұлғаларымен келісіледі. Келісі бұрыштама түрінде ресімжделеді.

Бесінші кезеңде бұйрықтарға кәсіпорынның басшысы немесе осындай құқық берілген орынбасарлары қол қояды. Бұйрық, егер мәтінде басқа мерзім көрсетілмесе, қол қойылған сәттен бастап күшіне енеді.

Бұйрық шыққаннан кейін хатшы - референт оның мазмұны кәсіпорынның қызметкерлеріне таныстыруды ұйымдастырады. Бұйрықтың бір данасы хабарландыру тақтасына ілінеді, іске тігілетін екінші данасына оның орындалуына жауапты қызметкерлерді бұйрықпен таныстырғаны туралы белгі қойылады. Құжаттың төменгі жағына немесе парақтың екінші бетіне қызметкер танысқаны туралы күні мен қолын қоя отырып, бұрыштама қояды. Қажеттігіне қарай, қол қойылған бұйрықты хатшы көбейтеді және жұмыс жүргізу үшін орындаушыларға таратып береді.

Шешім, өкім сияқты басқару құжаттарымен де осыған ұқсас жұмыстар жүргізіледі.

Өкім, нұсқау, шешім.

Өкім - кәсіпорынның күндедлікті өндірістік - шаруалық және әкімшілік қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары шығаратын құжат.

Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттарына арналған бланкілерде ресімделеді және оған директор немесе оның орынбасарлары қол қояды.

Өкімнің мәтініне:

нақты тапсырма ( жұмыс)
жауапты орындаушы;
орындау мерзімі кіреді;

Басқару бөлігі әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде «Міндеттеймін», «Белгілеймін» деген сөздермен аяқталады.

Нұсқау.

Нұсқау - бұйрықтарды, нұсқаулықарды, тапсырмалырды орындауы ұйымдастыруға байланысты мәселелер бойынша басқару құжаты. Нұсқауға кәсіпорынның директоры немесе құзыреті шегінде оның орынбасары қол қояды.

Нұсқаудың басқару бөлігі қазақ тіліндегі мәтінде «Ұсынамын», «Міндеттеймін» деген сөздермен аяқталады.

Нұсқауларға күнтізбелік жыл шегінде реттік сандар беріледі.

Шешім (қаулы)

Шешім немесе қаулы өндірістік мәселелер бойынша жасалған алқалық органдардың (Директорлар кеңесі, акционерлердің жалпы жиналысы) құжаттарын білдіреді. Шешім «ШЕШТІ», «ШЕШІЛДІ», «ҚАУЛЫ ЕТЕДІ», «ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ» деген сөздерді пайдалана отырып, басқа басқару құжаттары сияқты ресімделеді. Шешімге ( қаулыға) алқалық органның Төрағасы және оның мүшелері немесе Төраға мен хатшы қол қояды.

Шешім мен қаулы тек қана дердес құжат емес, сонымен бірге мынадай ереже бойынша жасалатын хаттаманың құрамдас бөлігі болып табылады:

Хаттама - жиналыстарда, отырыстарда, мәжілістерде мәселелерді талқылау және шешімдер қабылдау фактісі белгілейтін құжат. Коммерциялық кәсіпорындарда Директорлар (құрылтайшылар) кеңесінің отырыстарының хаттамасы, акционерлердің жалпы жиналыстарының хаттамасы, түгендеу комиссиясы отырысының және тағы басқалардың хаттамасы жасалады.

Түрлі комиссияладрждың құрамына кіретін бухгалтерия қызметкерлері отырыстапрдың хаттамаларын жиі ресімдейді. Кез келгшен деңгейдегі мәжеілістерді (отырыстарды) өткізу үшін дайындық жұмыстары қажет. Талқылаудың басқа өтпеуі үшін күн ьтәртібіне енгізілген мәселелер бойынша ақпарат мәтериалдарын алдын ала дайындау және үлестіру ұсынылады.

Хаттаманы отырыс қатысушыларының сөздерін жазып отыратын (стенография жасайтын) немесе диктафонға жазып алатын хатшы отырыс кезінде жүргізеді.

Хаттама кәсіпорынның жалпы бланкісінің нысанында таза параққа, негізгі деректемелерді:

мемекенің атауы;
құрылымдық бөлімшенің атауын;
құжат түрінің атын (хаттама) ;
отырыстың күнін;
құжаттың тіркеу нөмірін;

- отырыстың орнын;

- мәтінге тақырыпты:

құжаттың мәтінін;
қолдарды ескере отырып ресімдейді. Бірқатар жағдайларда хаттама бекітуге жатады және оның бекіту грифі болады. Хаттаманың күні отырыс, мәжіліс, жиналыс өткен күн болып табылады, ал хаттаманың нөмірі - алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (жыл басынан бері) .

Хаттаманың тақырыбы алқалық қызмет түрін (отырыс, мәжіліс, жиналыс) көрсетуі тиіс, сондай-ақ алқалық органның аты ілік септігінде жазылады. Мысалы, «түгендеу комиссиясының отырысы», «бухгалтерия қызметкерлерінің жиналысы». Хаттаманың тақырыптық белігін отырысқа дейін ресімдеуге болады. Хаттаманың негізі мәтін болып табылады. Ол екі бөліктен түрады: бірінші - кіріспе, мұнда төрағалық ететін тұлганың, хатшының, қатысушылардың аты-жөні, күн тәртібі, екінші бөлікте отырыс барысын белгілейтін негізгі мәселе болады.

Хаттамалар отырыс барысын көрсету толықтыгына қарай толық және қысқаша болады.

Толық хаттама ішкі құжаттарға арналған бланкілерде немесе таза парақта жасалады, оның мынадай деректемелері болады:

-мекеменің атауы:

құжат түрінің атауы (хаттама) ;

отырыстың күні;

құжаттың тіркеу нөмірі;

мәтіннің тақырыбы;

құжаттың мәтіні;

қолдары.

Хаттаманың тақырыбында алқалық органның аты болады. Мысалы, Түгендеу комиссиясы отырысыныңХАТТАМАСЫ.

Толық хаттаманың кіріспе бөлігі мынадай бірізділікпен толтырылады:

Төраға - аты-жөні;

Хатшы - аты-жөні;

Қатысушылар - кәсіпорынның отырысқа қатысқан қызметкерлерінің аты-жөні алфавит тәртібімен орналасады, содан кейін шақырылғандардың лауазымы және аты-жөні жазылады. Егер 10 адамнан артық қатысса онда олардың жалпы саны ғана көрсетіледі.

Қатысушылары көп жиналыстарда олардың жалпы саны ғана көрсетіледі, ал аты-жөні жазылған тізім хаттамаға қосымша болып тір-келеді, хаттамада қосымша туралы белгі жасалады. Мысалы, 45 адам қатысты ( тізімі қоса берілді) .

Күн тәртібіне талқылауға ұсынылған мәселелер қойылады. Күн тәртібінің әрбір тармағы нөмірленеді, жаңа жолдан басталады және «не туралы?» деген сұраққа жауап береді. Мысалы: 1. Кәсіпорынның 2001 жылғы жұмысының қорытындылары туралы. Хаттаманың негізгі белігі күн тәртібінің тармақтарына сәйкес бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні:

ТЫҢДАЛДЫ:

СӨЗ СӨЙЛЕДІ:

ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ) :

деген схемадан тұрады.

Бұл сөздер бас әріптермен, әрқайсы жаңа жолдан жазылады, олардан кейін қос нүкте қойылады. Олар сырттай қарағанда мәтінді бөліп тұратындықтан, мәтінді түсінуді жеңілдетеді.

Қос нүктеден кейін келесі жолдан бастап, абзацтан сөйлегендердің аты-жөні жазылады, содан кейін сызықша қойылады да, жекеше түрдегі үшінші тұлғаның атынан сөйлеген сөздің қысқаша мәтіні беріледі. Егер сөйлеген сөздердің немесе тезистердің мәтіндері бар болса, онда хаттамаға жазылмайды, сызықшадан кейін «Сөйлеген сөздің мәтіні (хабардың) қоса берілді» деп көрсетіледі.

Талқылау барысында немесе сөйлегеннен кейін берілген сұрақтар жауаппен бірге хаттамаға жазылады.

Қаулыны (шешімді) хаттамада толық көрсетеді. Бірнеше мәселепері бар шешімдер араб сандарымен нөмірленген тармақтарға, тармақшаларға бөлінеді. Шешімдердің қаулы қабылдайтын бөлігі нақты болуға тиіс және не істеу керек және қай күнге деген сөздер оның құрамдас бөлігі болады.