Іс жүргізуде істерді қалыптастыру. Құжаттардың жедел сақталуы


ІСТЕРДІ ХАТТАУ.
1) Істі тігу (түптеу).
2) Беттерді нөмірлеу.
3) Куәландыру жазбасын жасау.
4) Іс құжаттарына ішкі тізімдеме жасау.
5) Тұрақты және қысқа мерзімді сақтау істерінің мұқабаларын хаттау.
6) Іс датасы.Құрамдас бөлімшелер істері тізімдемесін хаттау.
Іс жүргізуде аяқталған тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан артық) істері сол іс басталған күнпарақ жылы тәмамдалған соң ведомствалық мұрағатқа беру үшін хатталуға жатады.
Егер ұйымда ведомствалық мұрағат бар болса, онда істі хаттауды ұйымның немесе құрылымдық бөлімнің іс жүргізу қызметі атқарады, бұл жұмысқа ведомствалық мұрағат әдістемелік көмек көрсетеді және бақылау жасайды.
Сақталу мерзіміне байланысты істерге толық және толық емес хаттау жүргізіледі.
Тұрақты сақтау, уақытша сақтау (10 жылдан артық) және жеке құрам бойынша (75 жыл) істер толық хатталуға жатады.
Толық хаттауға төмендегі жұмыстар кіреді:
1) Істі түптеу немесе тігу;
2) Істердің беттерін нөмірлеу;
3) Куәландырма жазба жасау;
4) Қажетіне орай ішкі тізімдеме жасау;
5) Іс мұқабасын хаттау (ұйым атын жазу, іс датасы, іс атауы және т.б.)
Уақытша сақтау мерзімді (10 жылға дейін) құжаттар жартылай хаттауға жатады, яғни істерді құжат тігілетін папкаларда сақтауға, іс ішіндегі құжаттарды жүйелемей-ақ қоюға, куәландырма жазба жасамауға болады.
Іске қалыптастырылған құжаттар қатты мұқабамен қапталып, төрт жерден тесіліп, шнур жіппен тігіледі немесе барлық құжаттардың мәтіндері, даталары, визалары мен резолюциялары еркін оқылатындай етіп түптеледі.
Алдын-ала тігілмес бұрын беттердің бүтіндігі тексеріледі, қажет болған жағдайда желімделеді, бүлінген беттер қиылып тасталады. Стандартқа сәйкес емес форматтағы құжаттар еркін жазылатындай етіп бүктеледі.
Тіккен жағдайда істің ең басында және ең аяғында таза бет салынады. Металл қыстырғыштар мен түйреуіштерді құжатты бүлдіруден сақтау үшін алып тастаған жөн. Істі құжат сақтайтын папкаға тікенде мықты болуы үшін ені 11-13 мм. болатын қатырма (картон) жолақ пайдаланылады (1 қосымша, 1 сурет). Құжат сол жақ шетінен, мәтінді басып қалмайтындай етіп тігіледі. Егер мәтін беттің сол жақ шетіне аса жақын жазылса, онда беттің сол жағына қағаз жолағы жалғанады. Беттің ар жағында мәтін болғандықтан бұндай жалғама жапсыру мүмкін болмаса, бет 90 градусқа бұрылып үстіңгі жолағынан тігіледі.
Істе ерекше бағалы құжаттар, сонымен қатар қажет болмаған жеке құжаттар (еңбек кітапшасы, төлқұжат және т.б.) болса, олар іске тігілетін конвертке салынады. Құжаттар саны көп болса оларға жеке ішкі тізімдеме жасалады.
Егер іс ортасынан бүктелген А3, А4, А5 форматты қағаз парағынан кітапша іспеттес болып жаслған кітап немесе журнал түрінде болса, онда бұндай кітап немесе журнал іс ішіне тігіледі, тігілетін тесіктер олардың ортасынан жасалады (1 қосымша 2 сурет).
Егер істе бет саны көп болса (200-ден асса), онда астыңғы және үстіңгі мұқабамен қоса тіккен жақсы. Бұл жағдайда қатырма жолақ қажет емес.
Әр істің аяғында куәландырма жазбаға арналған беті тігіледі.
1. Қазақстан Республикасындағы бірлестіктердегі (кәсіпорындардағы), мекемелердегі және ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері (Алматы, 1992 жыл);
2. Основные правила работы ведомственных архивов (Ведомствалық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері) (Москва, 1986 жыл);
3. Основные правила работы государственных архивов (Мемлекеттік мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері) (Москва, 1984 жыл).
4. Теория и практика архивного дела в СССР (КСРО-дағы мұрағат ісінің теориясы мен практиасы) (Моска, 1966 жыл).

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі:  Реферат
Көлемі: 18 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 400 теңге
Таңдаулыға:   
Тегін:  Антиплагиат

Қандай қате таптыңыз?

Рақмет!






ШЫҒЫС ҚАЗАҚСТАН ОБЛЫСЫНЫҢ МЕМЛЕКЕТТІК МҰРАҒАТЫ

ІС ЖҮРГІЗУДЕ ІСТЕРДІ ҚАЛЫПТАСТЫРУ.
ҚҰЖАТТАРДЫҢ ЖЕДЕЛ САҚТАЛУЫ.

Іс жүргізу қызметкерлерінің біліктілігін
арттыру курстарына арналған лекция

Авторы 2 санатты мұрағатшы Л.
Потапова

МАҚҰЛДАНДЫ
Шығыс Қазақстан облысы
мұрағаттар басқармасының СТК
_____________ № ____ хаттамасы

ӨСКЕМЕН ҚАЛАСЫ
2001 ж.

ІСТЕРДІ ХАТТАУ.

Іс жүргізуде аяқталған тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан артық)
істері сол іс басталған күнпарақ жылы тәмамдалған соң ведомствалық
мұрағатқа беру үшін хатталуға жатады.
Егер ұйымда ведомствалық мұрағат бар болса, онда істі хаттауды
ұйымның немесе құрылымдық бөлімнің іс жүргізу қызметі атқарады, бұл
жұмысқа ведомствалық мұрағат әдістемелік көмек көрсетеді және бақылау
жасайды.
Сақталу мерзіміне байланысты істерге толық және толық емес хаттау
жүргізіледі.
Тұрақты сақтау, уақытша сақтау (10 жылдан артық) және жеке құрам
бойынша (75 жыл) істер толық хатталуға жатады.
Толық хаттауға төмендегі жұмыстар кіреді:
1) Істі түптеу немесе тігу;
2) Істердің беттерін нөмірлеу;
3) Куәландырма жазба жасау;
4) Қажетіне орай ішкі тізімдеме жасау;
5) Іс мұқабасын хаттау (ұйым атын жазу, іс датасы, іс атауы және т.б.)
Уақытша сақтау мерзімді (10 жылға дейін) құжаттар жартылай хаттауға
жатады, яғни істерді құжат тігілетін папкаларда сақтауға, іс ішіндегі
құжаттарды жүйелемей-ақ қоюға, куәландырма жазба жасамауға болады.

1) Істі тігу (түптеу).

Іске қалыптастырылған құжаттар қатты мұқабамен қапталып, төрт жерден
тесіліп, шнур жіппен тігіледі немесе барлық құжаттардың мәтіндері,
даталары, визалары мен резолюциялары еркін оқылатындай етіп түптеледі.
Алдын-ала тігілмес бұрын беттердің бүтіндігі тексеріледі, қажет
болған жағдайда желімделеді, бүлінген беттер қиылып тасталады. Стандартқа
сәйкес емес форматтағы құжаттар еркін жазылатындай етіп бүктеледі.
Тіккен жағдайда істің ең басында және ең аяғында таза бет салынады.
Металл қыстырғыштар мен түйреуіштерді құжатты бүлдіруден сақтау үшін алып
тастаған жөн. Істі құжат сақтайтын папкаға тікенде мықты болуы үшін ені 11-
13 мм. болатын қатырма (картон) жолақ пайдаланылады (1 қосымша, 1 сурет).
Құжат сол жақ шетінен, мәтінді басып қалмайтындай етіп тігіледі. Егер мәтін
беттің сол жақ шетіне аса жақын жазылса, онда беттің сол жағына қағаз
жолағы жалғанады. Беттің ар жағында мәтін болғандықтан бұндай жалғама
жапсыру мүмкін болмаса, бет 90 градусқа бұрылып үстіңгі жолағынан
тігіледі.
Істе ерекше бағалы құжаттар, сонымен қатар қажет болмаған жеке
құжаттар (еңбек кітапшасы, төлқұжат және т.б.) болса, олар іске тігілетін
конвертке салынады. Құжаттар саны көп болса оларға жеке ішкі тізімдеме
жасалады.
Егер іс ортасынан бүктелген А3, А4, А5 форматты қағаз парағынан
кітапша іспеттес болып жаслған кітап немесе журнал түрінде болса, онда
бұндай кітап немесе журнал іс ішіне тігіледі, тігілетін тесіктер олардың
ортасынан жасалады (1 қосымша 2 сурет).
Егер істе бет саны көп болса (200-ден асса), онда астыңғы және
үстіңгі мұқабамен қоса тіккен жақсы. Бұл жағдайда қатырма жолақ қажет емес.

Әр істің аяғында куәландырма жазбаға арналған беті тігіледі.

2) Беттерді нөмірлеу.

Іске кіргізілген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және олардың
орналасу тәртібін бекіту мақсатында куәландырма жазба мен ішкі тізімдеме
беттерінен басқаның бәріне қара қарындашпен беттің жоғары бұрышына араб
сандарымен, мәтіннен тысқары бет нөмірі белгілененді. Ішкі тізімдеме
беттері жеке нөмірленеді.
Бірнеше томдар мен бөлімдерден тұратын іс беттері әр том немесе бөлім
бойынша жеке нөмірленеді.
Фоталар, чертеждер, диаграммалар және т.б. істе жеке бетпен берілген
бейнелеу немесе ерекше құжаттар беттің келесі жағында сол жақ жоғары
бұрышында нөмірленеді.
Бүктелген бет ашылып, жоғарғы оң жақ бұрышында нөмірленеді. Бір
шетінен тігілген кез келген форматтағы бет бір бет ретінде номерленеді,
ортасынан тігілген бетті қайта тігіп бір бет ретінде нөмірлейді.
Құжаттар мықтап жапсырылған бет (қиындылар, үзінділер, фотолар және
т.б.) бір бет ретінде нөмірленеді. Егер бір құжатқа басқа құжат шетінен
ілініп қана жапсырылыса, онда әр құжат жеке нөмірленеді.
Іске ішінде құжат салынған конверт жапсырылса, онда бірінші конверт,
келесі реттік нөмірмен конверт ішіндегі құжат нөмірленеді. Беттері
нөмірленген құжаттар іске тігілгенде (баспа басылымдарымен қоса), жалпы
нөмір ретімен нөмірленуі немесе егер егер істің жалпы нөмірімен құжат
нөмірі сәйкес келсе, бұрынғы нөмірін сақтауы мүмкін.
Егер іс беттерінің нөмірленуінде көп қателіктер жіберілсе, онда іс
беттерін қайта нөмірлеу қажет болады. Ескі нөмірі бір сызықпен сызылып,
қасына беттің жаңа нөмірі қойылады; іс соңында куәландырма жазба жазылады,
ескі куәландырма жазба сызылып тасталады, бірақ істе сақталып қала береді.
Іс беттерін нөмірлеу ішінара қателескенде ведомствалық мұрағат мемлекеттік
сақтауға берген кезде мемлекеттік мұрағаттың келісімімен беттің литерлік
нөмірін қолдануға болады.

3) Куәландыру жазбасын жасау.

Істегі беттер санын есепке алу үшін және олардың нөмірлену
ерекшеліктерін бекіту үшін істің куәландыру жазбасы жасалады. Істегі беттер
санын есепке алу үшін куәландыру жазбасы жеке куәланыдырушы-бетте жасалады,
кітаптарда соңғы таза беттің келесі жағына (немесе таза қағаз жапсырылады),
картотекаларда жеке таза карточка форматының бетіне жасалады. Куәландыру
жазбасы бекітілген форма бойынша жасалады (2 қосымша). Куәландыру жазбаны
іс мұқабасына немесе соңғы құжаттың таза бетінің кері жағына шығаруға тыйым
салынады. Егер іс куәландыру парағының бланкісіз түптелген немесе тішгілген
болса, онда жазба іс мұқабасының ішкі жағының жоғары бөлігіне жапсырылады.
Куәландыру жазбада санмен және жазуша істегі нөмірленген беттер саны
мен плюс белгісі арқылы ішкі тізімдеме (егер ол бар болса) беттерінің
саны бөлек көрсетіледі.
Куәландыру жазбада құжатты нөмірлеудің келесі ерекшеліктері туралы
айтылып өтеді:
- литерлі нөмірлер мен бос жіберілген нөмірдің барлығы;
- жапсырылған фотолары, құжаттары, газет қиындылары бар беттері
нөмірлері;
- ірі форматты беттердің барлығы;
- конверт нөмірі және оның ішіне салынған беттер нөмірі.
Куәландыру жазбасына оны жасаушы қол қояды және аты-жөнін толығымен
жазады, оның лауазы мен жасау жатасы көрсектіледі.
Істің құрамы мен көлеміндегі бұдан кейінгі өзгерістер (бүліну,
түпнұсқаларды көшірмелермен алмасытру, жаңа құжаттар қосу және т.б.)
куәландыру жазбасында өзгерістерге толтырылған актілерге сілетеме жасала
отырып көрсетіледі.

4) Іс құжаттарына ішкі тізімдеме жасау.

Тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан артық) сақтау істерінің
жекелеген санаттарына жататын, оларды есепке алу құжаттар ерекшеліктеріне
орай туындайтын (ерекше бағалы құжаттар, жеке, сот және тергеу істері,
ғылыми дәреже және ғылыми атақ беру туралы істер, авторлық куәлікке және
патенттік жаңалықтарға және т.б. арналған істер) құжаттарды есепке алу үшін
іс құжаттарының ішкі тізімдемесі жасалады.
Сондай-ақ, ішкі тізімдеме құжат түрлері бойынша қалыптастырылған,
атаулары құжаттың толық мазмұныны ашпайтын тұрақты және уақытша сақтау
істеріне (10 жылдан артық) жасалады.
Істің құжаттарына ішкі тізімдеме жасау қажеттігі ұйымдағы іс жүргізу
нұсқаулығымен, сонымен қатар арнайы нұсқаулықтар мен ережелер арқылы
анықталады. Ішкі тізмдеме бекітілген форма бойынша жеке параққа жасалады (3
қосымша), онда істің реттік нөмірі, олардың әріп сандары (индекс) даталары
мен атаулары, әр құжат орналасқан беттің нөмірі көрсетіледі.
Ішкі тізімдемеге қорытынды жазба жасалады, онда санмен және жазбаша
оған кірген құжаттар саны мен ішкі тізімдеменің беттер саны беріледі.
Ішкі тізімдемеге оны жасаған адамның қолы қойылып, толық аты-жөні,
лауазымы, жасалу датасы көрсетіледі.
Егер іс құжаттардың ішкі тізімдемесінсіз түптелген немесе тігілген
болса, онда бекітілген формада жасалған тізімдеме істің үстіңгі
мұқабасының іш жағына жапсырылады.
Істің құрамындағы бұдан кейінгі өзгерістер (құжаттың алынуы, құжаттың
қосылуы, түпнұсқаларды көшірмелермен алмасытру, және т.б.) ішкі
тізімдемедегі өзгерістерге толтырылған актілерге сілетеме жасала отырып
көрсетіледі немесе қажет болғанда ішкі тізімдеменің жаңа қорытынды жазбасы
және істің куәландыру жазбасы жасалады.

5) Тұрақты және қысқа мерзімді сақтау істерінің мұқабаларын
хаттау.

Жеке құрам бойынша тұрақты және уақытша (10 жылдан артық) сақтау
істерінің мұқабалары келесідей тәртіппен хатталады. Іс мұқабасында
көрсетіледі:
- ұйымның аты мен оның тікелей бағыныштылығы;
- құрылымдық бөлімнің аты;
- іс әріпсаны (индексі);
- іс аты;
- құжаттарға аңдатпа (аннотация) (ЕБҚ үшін);
- іс датасы;
- істегі беттер саны;
- істің сақталу мерзімі;
- мұрағаттық шифр.
Іс мұқабасын хаттағанда ұйым атауы және осы ұйым бағынатын басшы
ұйымның атауы атау септікте, толығымен көрсетіледі (4 қосымша). Егер
ұйымның немесе жоғары тұрған ұйымның ресми түрде қабылданған қысқартылған
аты болса онда ол толық атынан кейін жақшаның ішінде көрсетіледі.
Жеке құрам бойынша іс мұқабасында істі шифрлеуге арналған мөртабан
(штамп) мұқабаның жоғары сол жақ бұрышына қойылады (4 қосымша). Тұрақты
сақтау істерінің мұқабасына екі мөртабан қойылады: сол жақ төменгі
бұрышына және оң жақ жоғарғы бұрышына төңкерілген қалыпта (5 қосымша). Іс
құжаттары қамтитын уақыт ішіндегі ұйымның (құрылымдық бөлімнің) атауындағы
өзгерістер болған және істі басқа ұйымға (құрылымдық бөлімге) берген
жағдайда мұқабада сол ұйымның немесе ұйым-ізбасардың (құрылымдық
бөлімнің) атауы жазылады, ал бұрынғы атауы жақшаға алынады.
Іс атауы ұйымның мұрағат мекемесінің СТК-мен келісілген істер
номенклатурасынан алынады. Қажет болғанда істер атауына қосымша мәліметтер
мен толықтырулар қосылады (бұйрықтар мен хаттамалар нөмірлері және т.б.).
Іс бірнеше томнан (бөлімнен) тұрғанда әр томның (бөлімнің) мұқабасына істің
жалпы аты мен томның (бөлімнің) аты жазылады.
Құрамында құжаттар көшірмесі бар іс атауында ол туралы көрсетіледі.
Құжаттың түпнұсқа екендігі атауда айтылмайды.
Құжат мұқабасына қойылатын қолдар анық, жарыққа төзімді сиямен
жазылған болуы керек, іс мұқабасына ұйымның атын бөлек қағазға баспамен
жазып, жапсыруға болмайды.
Тұрақты сақтау ісінің мұқабасындағы мұрағат шифрі мұрағат органының
СТК-мен жиынтық тізімдеменің жылдар бөлімін бекіткеннен кейін сиямен немесе
шарикті қаламмен қойылады (бұған дейін ол қарындашпен жазылған).
Уақытша сақтау (10 жылдан артық) және жеке құрам бойынша істердің
мұқабасына мұрағат шифрі ұйымның ОСТ (СК) мақұлданған, сол ұйым қарасты
мұрағат мекемесінің СТК-мен келісілген, ұйым басшылары бекіткен істің
жиынтық тізімдемесінің жылдық тарауларына енгізілгеннен кейін сиямен
немесе шарикті қаламмен қойылады.

6) Іс датасы.

Іс мұқабасында міндетті түрде іс датасы – істің іс жүргізудегі
басталған және аяқталған жыл(дар)ы көрсетіледі.
Егер іске датасы іс датасына сәйкес келмейтін құжаттар кіргізілген
болса, онда іс датасының астына жаңа жолдан Істе . . . жылдың құжаты
бар деген жазба жазылады.
Жоспарлар, есептер сияқты құжаттарда даталары көрсетілмейді, себебі
олардың жылдары атауларында болады, мысалы, 1991 жэылдың бухгалтерлік
есебі, 1991 жылға арналған колледждің жұмыс жоспары.
Анық датасы маңызды болып келетін өкімдік, шығармашылық, және т.б.
құжаттамалар кіргізілген, немесе бірнеше томдардан тұратын істердің датасы
іске енгізілген құжаттардың ең басқы және ең соңғы датасымен анықталады.
Бұйрықтар, өкімдер және т.б. журналдардың датасы болып журналға
түсірілген алғашқы және соңғы жазбаның датасы қойылады. Мәжіліс
хаттамаларынан тұратын істің датасы бекіту (егер ол бекітілетін болса)
датасымен немесе істі құрайтын бірінші және соңғы хаттаманың датасымен
анықталады.
Датаны белгілегенде бірінші күні, содан соң айы, соңында жылы
жазылады. Күн мен жыл санмен жазылады, ал айы жазбаша беріледі. Мыфсалы, 9
мамыр 1945 жыл.
Құжат датасын белгілегенде оны санмен жазуға болады, мысалы,
09.05.45.
Егер құжат датасы немесе оның жекелеген элементтері мөлшермен құжат
мазмұныны талдау негізінде анықталатын болса, онда датаның шегі айтылады,
ал дата немесе оның жекелеген элементтері квадратты жақшаға алынады. Толық
несе жекелеген элементтері анық болмаған жағдайда сұрақ белгісі қоса
жазылады, мысалы, [1961 жылдың сәуірінен ере емес]; [1940 жылдың сәуірінен
ерте емес- мамырынан кеш емес]; 1958 жылдың [25 маусымынан ерте емес]; 15
[қаңтар] 1964 жыл; 6 тамыз [1980 жыл]; [22 қыркүйек 1952 жыл?].
Іс мұқабасының міндетті түрдегі реквизиттерінің бірі істің
куәландыру жазбасының негізінде алынатын істегі беттер санын көрсету және
сақталу мерзімі көрсетілген құжаттардың ведомствалық тізбесі бойынша
тексерілгеннен кейінгі істер номенклатурасына сәйкес алынған істің сақталу
мерзімі (тұрақты сақтау істерінде Тұрақты сақталады жазбасы болады)
болып табылады.

ҚҰРЫЛЫМДЫҚ БӨЛІМНІҢ ЖЕКЕ ҚҰРАМЫ БОЙЫНША
САҚТАУ МЕРЗІМІ ТҰРАҚТЫ ЖӘНЕ УАҚЫТША
(10 ЖЫЛДАН АРТЫҚ) ІСТЕРДІҢ ТІЗІМДЕМЕЛЕРІН ЖАСАУ.

Ұйымның іс жүргізуінде аяқталған жеке құрам бойынша тұрақты және
уақытша ... жалғасы
Ұқсас жұмыстар
Қылмыстық іс жүргізуде дәлелдеудің мақсаты ақиқатты анықтау
Азаматтық іс жүргізуде прокурордың қызметінің маңыздылығы
Жедел іздестіру қызметінде қолданылатын жалпы іс шаралар
Тілдік бірліктердің сақталуы
Іс-әрекет психологиясын қалыптастыру
Малазықтық қант қызылшасының сақталуы
Пенитенциарлық мекемелерде адам құқықтарының сақталуы
Жедел-іздестіру
Жедел лейкоздар
Құжаттардың деректемелерін ресімдеу
Пәндер
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь