Іс жүргізуде істерді қалыптастыру. Құжаттардың жедел сақталуы

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 18 бет
Таңдаулыға:

ШЫҒЫС ҚАЗАҚСТАН ОБЛЫСЫНЫҢ МЕМЛЕКЕТТІК МҰРАҒАТЫ

ІС ЖҮРГІЗУДЕ ІСТЕРДІ ҚАЛЫПТАСТЫРУ.

ҚҰЖАТТАРДЫҢ ЖЕДЕЛ САҚТАЛУЫ.

Іс жүргізу қызметкерлерінің біліктілігін

арттыру курстарына арналған лекция

Авторы 2 санатты мұрағатшы Л. Потапова

МАҚҰЛДАНДЫ

Шығыс Қазақстан облысы

мұрағаттар басқармасының СТК

№ хаттамасы

ӨСКЕМЕН ҚАЛАСЫ

2001 ж.

ІСТЕРДІ ХАТТАУ.

Іс жүргізуде аяқталған тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан артық) істері сол іс басталған күнпарақ жылы тәмамдалған соң ведомствалық мұрағатқа беру үшін хатталуға жатады.

Егер ұйымда ведомствалық мұрағат бар болса, онда істі хаттауды ұйымның немесе құрылымдық бөлімнің іс жүргізу қызметі атқарады, бұл жұмысқа ведомствалық мұрағат әдістемелік көмек көрсетеді және бақылау жасайды.

Сақталу мерзіміне байланысты істерге толық және толық емес хаттау жүргізіледі.

Тұрақты сақтау, уақытша сақтау (10 жылдан артық) және жеке құрам бойынша (75 жыл) істер толық хатталуға жатады.

Толық хаттауға төмендегі жұмыстар кіреді:

Істі түптеу немесе тігу;
Істердің беттерін нөмірлеу;
Куәландырма жазба жасау;
Қажетіне орай ішкі тізімдеме жасау;
Іс мұқабасын хаттау (ұйым атын жазу, іс датасы, іс атауы және т. б. )

Уақытша сақтау мерзімді (10 жылға дейін) құжаттар жартылай хаттауға жатады, яғни істерді құжат тігілетін папкаларда сақтауға, іс ішіндегі құжаттарды жүйелемей-ақ қоюға, куәландырма жазба жасамауға болады.

Істі тігу (түптеу) .

Іске қалыптастырылған құжаттар қатты мұқабамен қапталып, төрт жерден тесіліп, шнур жіппен тігіледі немесе барлық құжаттардың мәтіндері, даталары, визалары мен резолюциялары еркін оқылатындай етіп түптеледі.

Алдын-ала тігілмес бұрын беттердің бүтіндігі тексеріледі, қажет болған жағдайда желімделеді, бүлінген беттер қиылып тасталады. Стандартқа сәйкес емес форматтағы құжаттар еркін жазылатындай етіп бүктеледі.

Тіккен жағдайда істің ең басында және ең аяғында таза бет салынады. Металл қыстырғыштар мен түйреуіштерді құжатты бүлдіруден сақтау үшін алып тастаған жөн. Істі құжат сақтайтын папкаға тікенде мықты болуы үшін ені 11-13 мм. болатын қатырма (картон) жолақ пайдаланылады (1 қосымша, 1 сурет) . Құжат сол жақ шетінен, мәтінді басып қалмайтындай етіп тігіледі. Егер мәтін беттің сол жақ шетіне аса жақын жазылса, онда беттің сол жағына қағаз жолағы жалғанады. Беттің ар жағында мәтін болғандықтан бұндай жалғама жапсыру мүмкін болмаса, бет 90 градусқа бұрылып үстіңгі жолағынан тігіледі.

Істе ерекше бағалы құжаттар, сонымен қатар қажет болмаған жеке құжаттар (еңбек кітапшасы, төлқұжат және т. б. ) болса, олар іске тігілетін конвертке салынады. Құжаттар саны көп болса оларға жеке ішкі тізімдеме жасалады.

Егер іс ортасынан бүктелген А3, А4, А5 форматты қағаз парағынан кітапша іспеттес болып жаслған кітап немесе журнал түрінде болса, онда бұндай кітап немесе журнал іс ішіне тігіледі, тігілетін тесіктер олардың ортасынан жасалады (1 қосымша 2 сурет) .

Егер істе бет саны көп болса (200-ден асса), онда астыңғы және үстіңгі мұқабамен қоса тіккен жақсы. Бұл жағдайда қатырма жолақ қажет емес.

Әр істің аяғында куәландырма жазбаға арналған беті тігіледі.

Беттерді нөмірлеу.

Іске кіргізілген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және олардың орналасу тәртібін бекіту мақсатында куәландырма жазба мен ішкі тізімдеме беттерінен басқаның бәріне қара қарындашпен беттің жоғары бұрышына араб сандарымен, мәтіннен тысқары бет нөмірі белгілененді. Ішкі тізімдеме беттері жеке нөмірленеді.

Бірнеше томдар мен бөлімдерден тұратын іс беттері әр том немесе бөлім бойынша жеке нөмірленеді.

Фоталар, чертеждер, диаграммалар және т. б. істе жеке бетпен берілген бейнелеу немесе ерекше құжаттар беттің келесі жағында сол жақ жоғары бұрышында нөмірленеді.

Бүктелген бет ашылып, жоғарғы оң жақ бұрышында нөмірленеді. Бір шетінен тігілген кез келген форматтағы бет бір бет ретінде номерленеді, ортасынан тігілген бетті қайта тігіп бір бет ретінде нөмірлейді.

Құжаттар мықтап жапсырылған бет (қиындылар, үзінділер, фотолар және т. б. ) бір бет ретінде нөмірленеді. Егер бір құжатқа басқа құжат шетінен ілініп қана жапсырылыса, онда әр құжат жеке нөмірленеді.

Іске ішінде құжат салынған конверт жапсырылса, онда бірінші конверт, келесі реттік нөмірмен конверт ішіндегі құжат нөмірленеді. Беттері нөмірленген құжаттар іске тігілгенде (баспа басылымдарымен қоса), жалпы нөмір ретімен нөмірленуі немесе егер егер істің жалпы нөмірімен құжат нөмірі сәйкес келсе, бұрынғы нөмірін сақтауы мүмкін.

Егер іс беттерінің нөмірленуінде көп қателіктер жіберілсе, онда іс беттерін қайта нөмірлеу қажет болады. Ескі нөмірі бір сызықпен сызылып, қасына беттің жаңа нөмірі қойылады; іс соңында куәландырма жазба жазылады, ескі куәландырма жазба сызылып тасталады, бірақ істе сақталып қала береді. Іс беттерін нөмірлеу ішінара қателескенде ведомствалық мұрағат мемлекеттік сақтауға берген кезде мемлекеттік мұрағаттың келісімімен беттің литерлік нөмірін қолдануға болады.

Куәландыру жазбасын жасау.

Істегі беттер санын есепке алу үшін және олардың нөмірлену ерекшеліктерін бекіту үшін істің куәландыру жазбасы жасалады. Істегі беттер санын есепке алу үшін куәландыру жазбасы жеке куәланыдырушы-бетте жасалады, кітаптарда соңғы таза беттің келесі жағына (немесе таза қағаз жапсырылады), картотекаларда жеке таза карточка форматының бетіне жасалады. Куәландыру жазбасы бекітілген форма бойынша жасалады (2 қосымша) . Куәландыру жазбаны іс мұқабасына немесе соңғы құжаттың таза бетінің кері жағына шығаруға тыйым салынады. Егер іс куәландыру парағының бланкісіз түптелген немесе тішгілген болса, онда жазба іс мұқабасының ішкі жағының жоғары бөлігіне жапсырылады.

Куәландыру жазбада санмен және жазуша істегі нөмірленген беттер саны мен «плюс» белгісі арқылы ішкі тізімдеме (егер ол бар болса) беттерінің саны бөлек көрсетіледі.

Куәландыру жазбада құжатты нөмірлеудің келесі ерекшеліктері туралы айтылып өтеді:

литерлі нөмірлер мен бос жіберілген нөмірдің барлығы;
жапсырылған фотолары, құжаттары, газет қиындылары бар беттері нөмірлері;
ірі форматты беттердің барлығы;
конверт нөмірі және оның ішіне салынған беттер нөмірі.

Куәландыру жазбасына оны жасаушы қол қояды және аты-жөнін толығымен жазады, оның лауазы мен жасау жатасы көрсектіледі.

Істің құрамы мен көлеміндегі бұдан кейінгі өзгерістер (бүліну, түпнұсқаларды көшірмелермен алмасытру, жаңа құжаттар қосу және т. б. ) куәландыру жазбасында өзгерістерге толтырылған актілерге сілетеме жасала отырып көрсетіледі.

Іс құжаттарына ішкі тізімдеме жасау.

Тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан артық) сақтау істерінің жекелеген санаттарына жататын, оларды есепке алу құжаттар ерекшеліктеріне орай туындайтын (ерекше бағалы құжаттар, жеке, сот және тергеу істері, ғылыми дәреже және ғылыми атақ беру туралы істер, авторлық куәлікке және патенттік жаңалықтарға және т. б. арналған істер) құжаттарды есепке алу үшін іс құжаттарының ішкі тізімдемесі жасалады.

Сондай-ақ, ішкі тізімдеме құжат түрлері бойынша қалыптастырылған, атаулары құжаттың толық мазмұныны ашпайтын тұрақты және уақытша сақтау істеріне (10 жылдан артық) жасалады.

Істің құжаттарына ішкі тізімдеме жасау қажеттігі ұйымдағы іс жүргізу нұсқаулығымен, сонымен қатар арнайы нұсқаулықтар мен ережелер арқылы анықталады. Ішкі тізмдеме бекітілген форма бойынша жеке параққа жасалады (3 қосымша), онда істің реттік нөмірі, олардың әріп сандары (индекс) даталары мен атаулары, әр құжат орналасқан беттің нөмірі көрсетіледі.

Ішкі тізімдемеге қорытынды жазба жасалады, онда санмен және жазбаша оған кірген құжаттар саны мен ішкі тізімдеменің беттер саны беріледі.

Ішкі тізімдемеге оны жасаған адамның қолы қойылып, толық аты-жөні, лауазымы, жасалу датасы көрсетіледі.

Егер іс құжаттардың ішкі тізімдемесінсіз түптелген немесе тігілген болса, онда бекітілген формада жасалған тізімдеме істің үстіңгі мұқабасының іш жағына жапсырылады.

Істің құрамындағы бұдан кейінгі өзгерістер (құжаттың алынуы, құжаттың қосылуы, түпнұсқаларды көшірмелермен алмасытру, және т. б. ) ішкі тізімдемедегі өзгерістерге толтырылған актілерге сілетеме жасала отырып көрсетіледі немесе қажет болғанда ішкі тізімдеменің жаңа қорытынды жазбасы және істің куәландыру жазбасы жасалады.

Тұрақты және қысқа мерзімді сақтау істерінің мұқабаларын хаттау.

Жеке құрам бойынша тұрақты және уақытша (10 жылдан артық) сақтау істерінің мұқабалары келесідей тәртіппен хатталады. Іс мұқабасында көрсетіледі:

ұйымның аты мен оның тікелей бағыныштылығы;
құрылымдық бөлімнің аты;
іс әріпсаны (индексі) ;
іс аты;
құжаттарға аңдатпа (аннотация) (ЕБҚ үшін) ;
іс датасы;
істегі беттер саны;
істің сақталу мерзімі;
мұрағаттық шифр.

Іс мұқабасын хаттағанда ұйым атауы және осы ұйым бағынатын басшы ұйымның атауы атау септікте, толығымен көрсетіледі (4 қосымша) . Егер ұйымның немесе жоғары тұрған ұйымның ресми түрде қабылданған қысқартылған аты болса онда ол толық атынан кейін жақшаның ішінде көрсетіледі.

Жеке құрам бойынша іс мұқабасында істі шифрлеуге арналған мөртабан (штамп) мұқабаның жоғары сол жақ бұрышына қойылады (4 қосымша) . Тұрақты сақтау істерінің мұқабасына екі мөртабан қойылады: сол жақ төменгі бұрышына және оң жақ жоғарғы бұрышына төңкерілген қалыпта (5 қосымша) . Іс құжаттары қамтитын уақыт ішіндегі ұйымның (құрылымдық бөлімнің) атауындағы өзгерістер болған және істі басқа ұйымға (құрылымдық бөлімге) берген жағдайда мұқабада сол ұйымның немесе ұйым-ізбасардың (құрылымдық бөлімнің) атауы жазылады, ал бұрынғы атауы жақшаға алынады.

Іс атауы ұйымның мұрағат мекемесінің СТК-мен келісілген істер номенклатурасынан алынады. Қажет болғанда істер атауына қосымша мәліметтер мен толықтырулар қосылады (бұйрықтар мен хаттамалар нөмірлері және т. б. ) . Іс бірнеше томнан (бөлімнен) тұрғанда әр томның (бөлімнің) мұқабасына істің жалпы аты мен томның (бөлімнің) аты жазылады.

Құрамында құжаттар көшірмесі бар іс атауында ол туралы көрсетіледі. Құжаттың түпнұсқа екендігі атауда айтылмайды.

Құжат мұқабасына қойылатын қолдар анық, жарыққа төзімді сиямен жазылған болуы керек, іс мұқабасына ұйымның атын бөлек қағазға баспамен жазып, жапсыруға болмайды.

Тұрақты сақтау ісінің мұқабасындағы мұрағат шифрі мұрағат органының СТК-мен жиынтық тізімдеменің жылдар бөлімін бекіткеннен кейін сиямен немесе шарикті қаламмен қойылады (бұған дейін ол қарындашпен жазылған) .

Уақытша сақтау (10 жылдан артық) және жеке құрам бойынша істердің мұқабасына мұрағат шифрі ұйымның ОСТ (СК) мақұлданған, сол ұйым қарасты мұрағат мекемесінің СТК-мен келісілген, ұйым басшылары бекіткен істің жиынтық тізімдемесінің жылдық тарауларына енгізілгеннен кейін сиямен немесе шарикті қаламмен қойылады.

Іс датасы.

Іс мұқабасында міндетті түрде іс датасы - істің іс жүргізудегі басталған және аяқталған жыл(дар) ы көрсетіледі.

Егер іске датасы іс датасына сәйкес келмейтін құжаттар кіргізілген болса, онда іс датасының астына жаңа жолдан «Істе . . . жылдың құжаты бар» деген жазба жазылады.

Жоспарлар, есептер сияқты құжаттарда даталары көрсетілмейді, себебі олардың жылдары атауларында болады, мысалы, 1991 жэылдың бухгалтерлік есебі, 1991 жылға арналған колледждің жұмыс жоспары.

Анық датасы маңызды болып келетін өкімдік, шығармашылық, және т. б. құжаттамалар кіргізілген, немесе бірнеше томдардан тұратын істердің датасы іске енгізілген құжаттардың ең басқы және ең соңғы датасымен анықталады.

Бұйрықтар, өкімдер және т. б. журналдардың датасы болып журналға түсірілген алғашқы және соңғы жазбаның датасы қойылады. Мәжіліс хаттамаларынан тұратын істің датасы бекіту (егер ол бекітілетін болса) датасымен немесе істі құрайтын бірінші және соңғы хаттаманың датасымен анықталады.

Датаны белгілегенде бірінші күні, содан соң айы, соңында жылы жазылады. Күн мен жыл санмен жазылады, ал айы жазбаша беріледі. Мыфсалы, 9 мамыр 1945 жыл.

Құжат датасын белгілегенде оны санмен жазуға болады, мысалы, 09. 05. 45.

Егер құжат датасы немесе оның жекелеген элементтері мөлшермен құжат мазмұныны талдау негізінде анықталатын болса, онда датаның шегі айтылады, ал дата немесе оның жекелеген элементтері квадратты жақшаға алынады. Толық несе жекелеген элементтері анық болмаған жағдайда сұрақ белгісі қоса жазылады, мысалы, [1961 жылдың сәуірінен ере емес] ; [1940 жылдың сәуірінен ерте емес- мамырынан кеш емес] ; 1958 жылдың [25 маусымынан ерте емес] ; 15 [қаңтар] 1964 жыл; 6 тамыз [1980 жыл] ; [22 қыркүйек 1952 жыл?] .

Іс мұқабасының міндетті түрдегі реквизиттерінің бірі істің куәландыру жазбасының негізінде алынатын істегі беттер санын көрсету және сақталу мерзімі көрсетілген құжаттардың ведомствалық тізбесі бойынша тексерілгеннен кейінгі істер номенклатурасына сәйкес алынған істің сақталу мерзімі (тұрақты сақтау істерінде «Тұрақты сақталады» жазбасы болады) болып табылады.

ҚҰРЫЛЫМДЫҚ БӨЛІМНІҢ ЖЕКЕ ҚҰРАМЫ БОЙЫНША

САҚТАУ МЕРЗІМІ ТҰРАҚТЫ ЖӘНЕ УАҚЫТША

(10 ЖЫЛДАН АРТЫҚ) ІСТЕРДІҢ ТІЗІМДЕМЕЛЕРІН ЖАСАУ.

Ұйымның іс жүргізуінде аяқталған жеке құрам бойынша тұрақты және уақытша (10 жылдан артық) сақталатын, құндылық сараптамасынан өткен, қалыптастырылған және талапқа сәйкес хатталған істерге тізімдеме жасалады.

Іс тізімдемесі - бұл іс атаулары жүйеге келтірілген және істің құрамы мен мазмұныны ашып көрсететін, қор ішіндегі олардың жүйеленуін және істердің есепке алынуын бекітетін мұрағат анықтамалығы болып табылады. Сонымен бірге, іс тізімдемесі бір мезгілде есептік құжат және істі жедел іздестіруді қамтамасыз ететін құжаттың ғылыми-анықтамалық аппаратының негізгі түрі болып келеді.

Іс тізімдемелері мына түрлерге бөлек-бөлек жасалады:

тұрақты сақтау істері;
уақытша сақтау істері (10 жылдан артық) ;
жеке құрам бойынша істер және бір тұрпатты істер;
арнайы, тек осы ұйымға ғана тән құжаттардан (рационализаторлық ұсыныстар, сот және тергеу істері, тақырыптар бойынша ғылыми есептер және т. б. ) тұратын істер;
қызметтік ведомствалық басылымдар.

Жеке тізімдеме дегеніміз өз бетінше реттік аяқталған нөмірі бар істер тізбесі болып табылады.

Іс жүргізуде көрсетілген санаттардың тізімдемелері ұйымның құрамдас бөлімдерінің әр қайсысына (құрамдас бөлімшесіз ұйымда оның іс-әрекеті процесінде пайда болған істердің барлығына) және әр күнпарақ жылында немесе сайланған мерзімде (қоғамдық ұйымдар мен сайланатын органдар істеріне) басталған барлық істерге жасалады.

Құрамдас бөлімшелерде тізімдемеленбеген істер болған жағдайда ведомствалық мұрағаттың келісуімен бірнеше іске бір тізімдеме (ішінде істер басталу жылдары бойынша орналасады) жасауға болады.

Құрамдас бөлімшелердің істер тізімдемелерін ұйымның іс жүргізу бойынша нұсқаулығы бектікен тәртіпке байланысты ведомствалық мұрағаттың әдістемелік басшылығымен құрамдас бөлімшенің іс жүргізуіне жауапты тұлға немесе құрамдас бөлімдегі іс жүргізуге жауапты тұлға жасайды.

Құрамдас бөлімшелердің істер тізімдемелері бекітілген тәртіпте жасалады (6 қосымша) және іс жүргізудегі іс аяқталғаннан кейін бір жылдан соң ведомствалық мұрағатқа өткізіледі, ал министрліктер мен ведомствалардың құрамдас бөлімшелерінің істер тізімдемелері ведомствалық мұрағатқа екі жылдан соң тапсырылады.

Құрамдас бөлімшелердің іс тізімдемелерінің уақытымен және сапалы жасалуына жауапкершілік осы бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.

Тізімдемедегі істер атауын шығармастан бұрын істердің қалыптастырылу және хатталу сапасы, тізімдемеге кіргізілген ұйымның істер номенклатурасындағы істер санының басталған істер санына сәйкестігі тексеріледі.

Істерді қарағанда мыналар тексеріледі: істегі құжаттардың іс атауына сәйкестігі; хатталу және іске кіргізілген құжаттарды топтастыру дұрыстығы; істерді тігу немесе түптеу сапасы; істегі беттерді нөмірлеудің дұрыстығы; істе ішкі тізімдеменің болуы және оның дұрыстығы; іс мұқабасын хаттаудың дұрыстығы; істің куәландырма жазбасының барлығы және оның дұрыстығы. Істі қалыптастыру және хаттаудың қалыптасқан ережесінің бұзылуы анықталған жағдайда ол қателіктер жойылуы қажет.

Ұйымның істер номенклатурасында бар іс жоқ болып шыққан жағдайда оны іздестіру (құрамдас бөлімшенің СК болған жағдайда СК-мен бірлесе отырып) бойынша шара қолданылады. Табылған істер тізімдемеге енгізіледі. Іс табылмаса оның табылмау себебі туралы анықтама жасалады, оған құрамдас бөлімше басшысы қол қояды және осы құрамдас бөлімше істері тізімдемесімен бірге ведомствалық мұрағатқа беріледі.

Құрамдас бөлімше істерінің тізімдемесінің сипаттау жазбасына мыналар кіреді:

- тізімдеме бойынша істің реттік нөмірі (бөлімнің, томның)

- іс индексі (томның, бөлімнің) ;

- іс мұқабасындағы атауға толық сәйкесетін іс атауы (томның, бөлімнің) ;

- іс датасы (томның, бөлімнің) ;

- істегі беттер саны;

- істің сақталу мерзімі.

Құрамдас бөлім істерінің тізімдемесін жасағанда келесі талаптарды сақтау қажет:

- әр іс тізімдемеге өз бетінше реттік номермен енгізіледі. Егер іс бірнеше томнан (томнан) тұратын болса, онда әр том (бөлім) тізімдемеге өз бетінше жеке нөмірмен енгізіледі.

- тізімдемедегі істерді жүйелеу және құрамдас бөлімше тізімдемесіне нөмір беруді ведомствалық мұрағат жүргізеді.

Құрамдас бөлімше тізімдемесін жүйелеу ұйымның іс номнеклатурасындағы жүйелеуге сәйкес келеді, ал құрамдас бөлімше тізімдемесінің номері осы құрамдас бөлімшенің штаттық кестедегі сандық белгісінен, құжат санатының басқы дыбысының үлкен әрібінен, тізімдемеге кіргізілген іс жылдың соңғы екі санынан тұрады. Мысалы, 1991 жылы басталған, істер номенклатурасы бойынша №5 болып тіркелген құрамдас бөлімшенің тұрақты және уақытша сақтау құжаттарының, жеке құрам бойынша құжаттарының нөмірі келесідей болады: 5п-81. 5в-81. 5л/с-81.

- тізімдема графалары іс мұқабасында берілген мәліметтермен дәлме-дәл сәйкесуі қажет;

- тізімдемеге аттары бірдей істер енгізілгенде бірінші істің аты толық жазылады да, ал барлық ал қалғандары «бұл да солай» деген белгімен белгіленеді, мұның өзінде іс туралы басқа мәліметтер тізімдемеге толық енгізіледі (тізімдеменің әр жаңа бетіне іс аты толық жазылады) ;

- тізімдеменің «Ескерту» графасын істің физикалық күйін белгілеуге, істі басқа құрамдас бөлімше бергені туралы, көшірменің барлығы туралы және т. б. мәліметтерді жазуға пайдаланылады.

Құрамдас бөлімшелер істері тізімдемесін хаттау.

Тізімдеменің соңында соңғы сипаттау мақаладан соң қорытынды жазба жасалады, онда санмен және жазбаша тізімдемеген енгізілген істер саны, тізімдеме бойынша алғашқы және соңғы нөмірі көрсетіледі, сонымен қатар істің тізімдемедегі нөмірі туралы айтылады (литерлі немесе бос жіберілген нөмірі) .

Құрамдас бөлімшенің істер тізімдемесіне оны жасаушы қол қояды, лауазымын көрсетеді, ұйым іс жүргізу қызметінің басшысымен келісіліп, құрамдас бөлімше басшысымен бекітіледі. Егер құрамдас бөлімшеде сараптау комиссиясы (СК) болса, тізімдеме бекітілмес бұрын СК қаралып, мақұлдануы қажет. Ведомствалық мұрағаттардың талабы бойынша тізімдемеге жеке ғылыми-анықтамалық аппарат (мазмұн, қысқартулар тізімі, көрсеткілер) жасалуы мүмкін.

Ұйымның құрамдас бөлімінің істер тізімдемесі екі дана болып жасалады, біреуі істермен бірге ведомствалық мұрағатқа беріледі, екіншісі бақылаулы дана ретінде құрамдас бөлімшеде сақталады. Құрамдас бөлімшеде СК болған жағдайда тізімдеме үш дана етіп жасалады, себебі тізімдеменің бір данасы сол тізімдеме қаралған СК мәжілісмінің хаттамасына қосымша ретінде болуы керек.

Құрамдас бөлімшенің тізімдемесіне енгізілген істер мұқабасына ведомствалық мұрағаттың келісімі бойынша жұмсақ графит қарындашпен істің уақытша шифрі қойылады.

Құрамдас бөлімшенің тізімдемесі дайындалуы ведомствалық мұрағатқа (немесе мұрағатқа жауапты тұлғаға) жүктелетін ұйым істерінің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөлімін жасалуы үшін негіз болады.

ІСТЕРДІ ВЕДОМСТВАЛЫҚ МҰРАҒАТҚА БЕРУ.

Ведомствалық мұрағатқа тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан артық) істері, жеке құрам бойынша істер сақталады. Олардың берілуі тек тізімде арқылы ғана іске асады.

Уақытша сақтау істері (10 жылға дейінгі істе қоса) ведомствалық мұрағаттың сақталуына жатпайды, олар орталықтандырылған іс жүргізу қызметінде сақталады немесе құрамдас бөлімшенің өзінде сақталады және сақталу мерзімі өткен соң бекітілген тәртіп бойынша жойылуға жатады. Ол тек өте сирек жағдайларда ғана ұйым басшысының шешімімен мұрағатқа берілуі мүмкін. Олардың берілуі ведомствалық сақтаудың шешімі бойынша немесе тізімдеме, сонымен қатар істер тізімдемесі бойынша берілуі мүмкін.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.