Іс жүргізуде істерді қалыптастыру. Құжаттардың жедел сақталуы

ІСТЕРДІ ХАТТАУ.
1) Істі тігу (түптеу).
2) Беттерді нөмірлеу.
3) Куәландыру жазбасын жасау.
4) Іс құжаттарына ішкі тізімдеме жасау.
5) Тұрақты және қысқа мерзімді сақтау істерінің мұқабаларын хаттау.
6) Іс датасы.Құрамдас бөлімшелер істері тізімдемесін хаттау.

Іс жүргізуде аяқталған тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан артық) істері сол іс басталған күнпарақ жылы тәмамдалған соң ведомствалық мұрағатқа беру үшін хатталуға жатады.
Егер ұйымда ведомствалық мұрағат бар болса, онда істі хаттауды ұйымның немесе құрылымдық бөлімнің іс жүргізу қызметі атқарады, бұл жұмысқа ведомствалық мұрағат әдістемелік көмек көрсетеді және бақылау жасайды.
Сақталу мерзіміне байланысты істерге толық және толық емес хаттау жүргізіледі.
Тұрақты сақтау, уақытша сақтау (10 жылдан артық) және жеке құрам бойынша (75 жыл) істер толық хатталуға жатады.
Толық хаттауға төмендегі жұмыстар кіреді:
1) Істі түптеу немесе тігу;
2) Істердің беттерін нөмірлеу;
3) Куәландырма жазба жасау;
4) Қажетіне орай ішкі тізімдеме жасау;
5) Іс мұқабасын хаттау (ұйым атын жазу, іс датасы, іс атауы және т.б.)
Уақытша сақтау мерзімді (10 жылға дейін) құжаттар жартылай хаттауға жатады, яғни істерді құжат тігілетін папкаларда сақтауға, іс ішіндегі құжаттарды жүйелемей-ақ қоюға, куәландырма жазба жасамауға болады.
Іске қалыптастырылған құжаттар қатты мұқабамен қапталып, төрт жерден тесіліп, шнур жіппен тігіледі немесе барлық құжаттардың мәтіндері, даталары, визалары мен резолюциялары еркін оқылатындай етіп түптеледі.
Алдын-ала тігілмес бұрын беттердің бүтіндігі тексеріледі, қажет болған жағдайда желімделеді, бүлінген беттер қиылып тасталады. Стандартқа сәйкес емес форматтағы құжаттар еркін жазылатындай етіп бүктеледі.
Тіккен жағдайда істің ең басында және ең аяғында таза бет салынады. Металл қыстырғыштар мен түйреуіштерді құжатты бүлдіруден сақтау үшін алып тастаған жөн. Істі құжат сақтайтын папкаға тікенде мықты болуы үшін ені 11-13 мм. болатын қатырма (картон) жолақ пайдаланылады (1 қосымша, 1 сурет). Құжат сол жақ шетінен, мәтінді басып қалмайтындай етіп тігіледі. Егер мәтін беттің сол жақ шетіне аса жақын жазылса, онда беттің сол жағына қағаз жолағы жалғанады. Беттің ар жағында мәтін болғандықтан бұндай жалғама жапсыру мүмкін болмаса, бет 90 градусқа бұрылып үстіңгі жолағынан тігіледі.
Істе ерекше бағалы құжаттар, сонымен қатар қажет болмаған жеке құжаттар (еңбек кітапшасы, төлқұжат және т.б.) болса, олар іске тігілетін конвертке салынады. Құжаттар саны көп болса оларға жеке ішкі тізімдеме жасалады.
Егер іс ортасынан бүктелген А3, А4, А5 форматты қағаз парағынан кітапша іспеттес болып жаслған кітап немесе журнал түрінде болса, онда бұндай кітап немесе журнал іс ішіне тігіледі, тігілетін тесіктер олардың ортасынан жасалады (1 қосымша 2 сурет).
Егер істе бет саны көп болса (200-ден асса), онда астыңғы және үстіңгі мұқабамен қоса тіккен жақсы. Бұл жағдайда қатырма жолақ қажет емес.
Әр істің аяғында куәландырма жазбаға арналған беті тігіледі.

1. Қазақстан Республикасындағы бірлестіктердегі (кәсіпорындардағы), мекемелердегі және ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері (Алматы, 1992 жыл);
2. Основные правила работы ведомственных архивов (Ведомствалық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері) (Москва, 1986 жыл);
3. Основные правила работы государственных архивов (Мемлекеттік мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері) (Москва, 1984 жыл).
4. Теория и практика архивного дела в СССР (КСРО-дағы мұрағат ісінің теориясы мен практиасы) (Моска, 1966 жыл).