Іскерлік хаттарды аудару кезінде қолданылатын әдіс-тәсілдерді анықтау, ерекшеліктерін сараптамалау
Кіріспе
1 Іскерлік хат түсінігі
1.1 Іскерлік хаттардың түрлері
1.2 Іскерлік хат мәдениеті
1.3 Ісқағаздар стилі
2 Ісқағаздар жүргізу
2.1 Ресми хаттарды безендіру
3 Ісқағаздарды аудару жұмыстары
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі
1 Іскерлік хат түсінігі
1.1 Іскерлік хаттардың түрлері
1.2 Іскерлік хат мәдениеті
1.3 Ісқағаздар стилі
2 Ісқағаздар жүргізу
2.1 Ресми хаттарды безендіру
3 Ісқағаздарды аудару жұмыстары
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі
Іскерлік хаттар осы кезге дейін байланыстың ең көп тараған түрі болып табылады. Телекс, телефон, компьютерлік байланыс өте тез, жылдам іске асады, алайда хаттың да өз артықшылығы бар: ол көлемі, арзандығы әсіресе, заң тұрғысынан тыңғылықтылығымен маңызды.
Іскерлік хаттар фирма не ұйымның деректемелері бар арнайы қағазға жазылады. Оның сыртқы түрі фирманың қзіндік бет-бейнесін береді,сондықтан оны безендіру ұсақ-түйегіне дейін ойластырылып жасалады.
Халықаралық ережелер бойынша мекен-жай екі рет жазылады: конверттің төменгі оң жағына және хаттың сол жақ жоғарғы бұрышына. Хатта міндетті түрде болуы тиіс-хат арналған адамның аты-жөні, фирманың атауы, мекен-жайы: үйдің нөмірі, көше атауы, қала атауы. Пошта индексі, елдің атауы.
Жіберуші фирманың деректемелерінен кейін жіберілген күні, бірақ қысқарту халықаралық тәжірибеде қолданылмайды.
Іскерлік хаттар фирма не ұйымның деректемелері бар арнайы қағазға жазылады. Оның сыртқы түрі фирманың қзіндік бет-бейнесін береді,сондықтан оны безендіру ұсақ-түйегіне дейін ойластырылып жасалады.
Халықаралық ережелер бойынша мекен-жай екі рет жазылады: конверттің төменгі оң жағына және хаттың сол жақ жоғарғы бұрышына. Хатта міндетті түрде болуы тиіс-хат арналған адамның аты-жөні, фирманың атауы, мекен-жайы: үйдің нөмірі, көше атауы, қала атауы. Пошта индексі, елдің атауы.
Жіберуші фирманың деректемелерінен кейін жіберілген күні, бірақ қысқарту халықаралық тәжірибеде қолданылмайды.
1. Алдашева А., Ахметжанова З., Қадашева Қ., Сүлейменова Э. Ресми іс қағаздары. Сөздік-Словарь, Алматы, 2002.
2. Алдашева А., Ахметжанова З., Қадашева Қ., Сүлейменова Э. Ресми іс қағаздары. Алматы, 2001.
3. Алдашева А., Сүлейменова Э., Аханова Д.Х, Алдаш Ж.Б. Ресми- іскери тіл: қазақша-орысша тіркесімдер сөздігі.– Алматы, «Издательство «Арман-ПВ»», 2005.
4. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу. Оқу құралы. «Ана тілі ЖШС» Алматы, 2001.
5. Жақыпов М.Қ., Сапарбекова Ә.Ә. Іс қағаздарында жиі қолданылатын сөз тіркестері. Әдістемелік құрал. Астана, 2000.
6. Жақып Ә. Іс жүргізу. Делопроизводство. «Фолиант» баспасы, Астана, 2000.
7. Мемлекеттік тілде іс жүргізу – Делопроизводство на государственном языке./ Құраст.: Құлманов С. – Алматы: «КИЕ» лингвоелтану инновациялық орталығы, 2007.
8. Құрманбайұлы Ш. Терминдер сөздігі (Бекітілген терминдер). Алматы, 2007.
9. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізу үлгілері). 3-басылымы, қайта өңделген / Құраст.: В.И. Скала, Б.В. Скала, Н.В. Скала – Алматы: «LEM», 2005.
10. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері. Астана, 2003.
11. Ергазиева Н.И. Формирование и развитие официально-деловой речи в казахском языке. АКД.–Алма-Ата,1972.–32с.
12. Қазақстан Республикасының жаңа Заңдары./ Құраст. Ф.Т. Бейсенбина. – Алматы: Қазақстан Республикасы Әділет мин-нің редакциялық-баспа бөлімі, 1992. – 264 б.
13. Тілге де тірек керек. Әділет министрлігінің мемлекеттік тілді қолдану мен іс қағаздарына енгізудегі іс тәжірибесі/ Жалпы ред.басқ. С.Ш. Оразалы, М.М. Нұртазин. – Астана, 2003. – 212 б.
14. Дүйсембекова Л.С. Қазақ ресми-іс қағаздар тілі: Фил.ғыл.докт.дисс.автореф. – Алматы, 2006. – 38 б.
15. Мәжітаева Ш. ХХ ғасырдың І жартысындағы қазақ әдеби тілі: Фил.ғыл.докт.дисс. – ҚарМУ, 2000. – 247 б.
16. Ережепова С.К. Официально-деловой стиль в русском и казахском языках: прагмалингвистический аспект. Фил.ғыл.канд.дисс. – Алматы, 2002. – 166 б.
17. Әбілмәжінова Б.Ж. Іс қағаздар стилінің синтаксисі. Фил.ғыл.канд.дисс. – Астана, 2002. – 292 б.
18. Макешова Ж. Қазақ іс қағаздары тілінің мағыналық-құрылымдық сипаты: Фил.ғыл.канд.дисс.автореф.– Алматы, 2003. – 26 б.
19. Мамбетова М.Қ. Ресми-іскери клише тұлғалардың семантикасы және қызметі: Фил.ғыл.канд.дисс.– Алматы, 2004. – 107 б.
20. Әшірова Б.С. Нормативті-жарлықшы кұжаттардың аудармасы: құрылымдық және лексикалық ерекшеліктері. Фил.ғыл.канд.дисс. – Алматы, 2004.–125 б.
21. Дәулетов Е.Ғ. Қазақ тіліндегі мемлекеттік құрылыс терминологиясының қалыптасуы: Фил.ғыл.канд.дисс. – Алматы, 1999.
22. Сыздықова Р. Қазақ әдеби тілінің тарихы. – Алматы «Ана тілі». 1993. -320 б.
23. «Дала уалаяты газеті». – Алматы: Ғылым, 1992. -576 б.
24. Энциклопедия «Айқын» / Бас редактор Р.Нұрғалиев. Алматы: «Қазақ энциклопедиясы» Бас редакциясы, 1995.
25. Ақанова Д.Қ., Алдашева А.М. Ресми іскерлік қазақ тілі // Алматы, «Арман»,2002.
26. Бөрібаева С.Б. Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу // Алматы, «Зият Пресс»,2006.
27. Дүйсенбекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу //Алматы, «Ана тілі», 2005.
28. Жақыпов М.К., Сапарбекова А.А. Іс қағаздарында жиі қолданылатын сөз тіркестері // Алматы,1998.
29. Жахина Б.Б., Құрманова А.Қ., Қайырбекова И.С. Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу курсы //Көкшетау,2003.
30. Қалқабаева С.Ә. Қарабаева Қ.Ә. Қазақ тілінде ресми іс қағаздар үлгілерін оқыту: Әдістемелік оқу құралы //Алматы,1999.
31. Салагаев В., Шалабай Б. Іс қағаздарын жүргізу //Алматы, «Раритет», 2006.
32. Шәбікенова Б., Жұмабергенов Ж.. Салалық қазақ тілі //Астана, 2004.
2. Алдашева А., Ахметжанова З., Қадашева Қ., Сүлейменова Э. Ресми іс қағаздары. Алматы, 2001.
3. Алдашева А., Сүлейменова Э., Аханова Д.Х, Алдаш Ж.Б. Ресми- іскери тіл: қазақша-орысша тіркесімдер сөздігі.– Алматы, «Издательство «Арман-ПВ»», 2005.
4. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу. Оқу құралы. «Ана тілі ЖШС» Алматы, 2001.
5. Жақыпов М.Қ., Сапарбекова Ә.Ә. Іс қағаздарында жиі қолданылатын сөз тіркестері. Әдістемелік құрал. Астана, 2000.
6. Жақып Ә. Іс жүргізу. Делопроизводство. «Фолиант» баспасы, Астана, 2000.
7. Мемлекеттік тілде іс жүргізу – Делопроизводство на государственном языке./ Құраст.: Құлманов С. – Алматы: «КИЕ» лингвоелтану инновациялық орталығы, 2007.
8. Құрманбайұлы Ш. Терминдер сөздігі (Бекітілген терминдер). Алматы, 2007.
9. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізу үлгілері). 3-басылымы, қайта өңделген / Құраст.: В.И. Скала, Б.В. Скала, Н.В. Скала – Алматы: «LEM», 2005.
10. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері. Астана, 2003.
11. Ергазиева Н.И. Формирование и развитие официально-деловой речи в казахском языке. АКД.–Алма-Ата,1972.–32с.
12. Қазақстан Республикасының жаңа Заңдары./ Құраст. Ф.Т. Бейсенбина. – Алматы: Қазақстан Республикасы Әділет мин-нің редакциялық-баспа бөлімі, 1992. – 264 б.
13. Тілге де тірек керек. Әділет министрлігінің мемлекеттік тілді қолдану мен іс қағаздарына енгізудегі іс тәжірибесі/ Жалпы ред.басқ. С.Ш. Оразалы, М.М. Нұртазин. – Астана, 2003. – 212 б.
14. Дүйсембекова Л.С. Қазақ ресми-іс қағаздар тілі: Фил.ғыл.докт.дисс.автореф. – Алматы, 2006. – 38 б.
15. Мәжітаева Ш. ХХ ғасырдың І жартысындағы қазақ әдеби тілі: Фил.ғыл.докт.дисс. – ҚарМУ, 2000. – 247 б.
16. Ережепова С.К. Официально-деловой стиль в русском и казахском языках: прагмалингвистический аспект. Фил.ғыл.канд.дисс. – Алматы, 2002. – 166 б.
17. Әбілмәжінова Б.Ж. Іс қағаздар стилінің синтаксисі. Фил.ғыл.канд.дисс. – Астана, 2002. – 292 б.
18. Макешова Ж. Қазақ іс қағаздары тілінің мағыналық-құрылымдық сипаты: Фил.ғыл.канд.дисс.автореф.– Алматы, 2003. – 26 б.
19. Мамбетова М.Қ. Ресми-іскери клише тұлғалардың семантикасы және қызметі: Фил.ғыл.канд.дисс.– Алматы, 2004. – 107 б.
20. Әшірова Б.С. Нормативті-жарлықшы кұжаттардың аудармасы: құрылымдық және лексикалық ерекшеліктері. Фил.ғыл.канд.дисс. – Алматы, 2004.–125 б.
21. Дәулетов Е.Ғ. Қазақ тіліндегі мемлекеттік құрылыс терминологиясының қалыптасуы: Фил.ғыл.канд.дисс. – Алматы, 1999.
22. Сыздықова Р. Қазақ әдеби тілінің тарихы. – Алматы «Ана тілі». 1993. -320 б.
23. «Дала уалаяты газеті». – Алматы: Ғылым, 1992. -576 б.
24. Энциклопедия «Айқын» / Бас редактор Р.Нұрғалиев. Алматы: «Қазақ энциклопедиясы» Бас редакциясы, 1995.
25. Ақанова Д.Қ., Алдашева А.М. Ресми іскерлік қазақ тілі // Алматы, «Арман»,2002.
26. Бөрібаева С.Б. Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу // Алматы, «Зият Пресс»,2006.
27. Дүйсенбекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу //Алматы, «Ана тілі», 2005.
28. Жақыпов М.К., Сапарбекова А.А. Іс қағаздарында жиі қолданылатын сөз тіркестері // Алматы,1998.
29. Жахина Б.Б., Құрманова А.Қ., Қайырбекова И.С. Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу курсы //Көкшетау,2003.
30. Қалқабаева С.Ә. Қарабаева Қ.Ә. Қазақ тілінде ресми іс қағаздар үлгілерін оқыту: Әдістемелік оқу құралы //Алматы,1999.
31. Салагаев В., Шалабай Б. Іс қағаздарын жүргізу //Алматы, «Раритет», 2006.
32. Шәбікенова Б., Жұмабергенов Ж.. Салалық қазақ тілі //Астана, 2004.
Мазмұны
Кіріспе
1 Іскерлік хат түсінігі
1.1 Іскерлік хаттардың түрлері
1.2 Іскерлік хат мәдениеті
1.3 Ісқағаздар стилі
2 Ісқағаздар жүргізу
2.1 Ресми хаттарды безендіру
3 Ісқағаздарды аудару жұмыстары
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі
Кіріспе
Жұмыстың өзектілігі. Іскерлік хаттар осы кезге дейін байланыстың ең көп тараған түрі болып табылады. Телекс, телефон, компьютерлік байланыс өте тез, жылдам іске асады, алайда хаттың да өз артықшылығы бар: ол көлемі, арзандығы әсіресе, заң тұрғысынан тыңғылықтылығымен маңызды.
Іскерлік хаттар фирма не ұйымның деректемелері бар арнайы қағазға жазылады. Оның сыртқы түрі фирманың қзіндік бет-бейнесін береді,сондықтан оны безендіру ұсақ-түйегіне дейін ойластырылып жасалады.
Халықаралық ережелер бойынша мекен-жай екі рет жазылады: конверттің төменгі оң жағына және хаттың сол жақ жоғарғы бұрышына. Хатта міндетті түрде болуы тиіс-хат арналған адамның аты-жөні, фирманың атауы, мекен-жайы: үйдің нөмірі, көше атауы, қала атауы. Пошта индексі, елдің атауы.
Жіберуші фирманың деректемелерінен кейін жіберілген күні, бірақ қысқарту халықаралық тәжірибеде қолданылмайды.
Жұмыстың мақсаты. Іскерлік хаттарды аудару кезінде қолданылатын әдіс-тәсілдерді анықтау, ерекшеліктерін сараптамалау.
Жұмыстың құрылымы. Курстық жұмыс 3 бөлімнен тұрады.
Зерттеу нысаны: ісқағаздар, іскерлік хаттар.
Зерттеу міндеті: ісқағаздарды жүргізу формаларын анықтау, ісқағаздарды аудару ерекшеліктерін анықтау.
Практикалық маңызы: Ісқағаздардың практикалық маңызы ісқағаздарды жүргізуге негізделеді. Тәжірибеде ісқағаздардың өтініш, түйіндеме, баяндама, түсініктеме, шағым, арыз, өмірбаян сиақты түрлері сан түрлі. Ісқағаздарды сауатты жүргізуді ұйымдастыру барысында ісқағаздар классификациясын, ресми клишелерді зерттеу қажеттілігі туындайды. Атқарушылық iс жүргiзу және сот орындаушыларының мәртебесi туралы Қазақстан Республикасының 2010 жылғы 2 сәуірдегі Заңының 167-бабының да ісқағаздарды жүргізу нормативтері толығымен берілген. Ісқағаздарды мемлекеттік, яғни қазақ тілінде жүргізу қазіргі кезде жоғары талаптарға ие. Бұл қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі -- оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет етуіне жағымды ықпал етеді. Сол себепті, іскерлік құжаттарды сапалы аудару, аудару техникаларын, аудару ерекшеліктерін зерттеу маңызды аспект болып табылады.
Теориялық маңызы: Қандай да бір іс қағазын немесе іскери құжатты құрастыру үшін сол тілде сөйлеп, жаза білу жеткіліксіз. Іскери мәтін құрастыру - басқа мәтін түрлерінен өзіндік қатаң талаптарымен, айрықша белгілерімен ерекшеленетін күрделі үдеріс. Демек сауатты түрде іскери мәтін құрастыру, үшін, біріншіден, іскери тілді әдеби тілдің басқа да түрлерінен ажыратып, екіншіден, іскери тілде жазу мәдениетін меңгеру қажет. Ресми-іскери стиль мен оның тілдік құралдары, әлбетте, бірден қалыптасқан жоқ, күрделі даму үдерісін өткерген ғасырлардың жемісі. ісқағаздарды жүргізу үдерісінде бұл стильді толықтай меңгерудің практикалық маңызы зор. Ресми-іскери стиль - өзіне тән дәстүрлі тілдік құралдары, белгілі бір талаптары мен шектері бар сала. Сондықтан тілдегі ресми-іскери стильдің өзіне тән тілдік негізгі белгілерін айыра білу аса маңызды. Ісқағаздарды аудару кезінде осы стильді білу процесс кезінде мейлінше жеңілдіктер туғызады.
1 Іскерлік хат түсінігі
Іскерлік хат - кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы әлеммен негізгі байланыс арналарының бірі. Хат арқылы алдын-ала келіссөздер жүргізіледі, кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады.
Хатты жылдам әрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми хат-хабар стилін және оған қойылатын талаптарды білген жөн.
Қызметтік хаттар - бұл іс құжаттарының ең көп тараған түрі. Хат басқа кәсіпорынмен немесе мекемелермен әртүрлі мәселелер бойынша жедел байланысу үшін жасалады.
Хат мазмұны және мақсаты бойынша ақпараттық, кепілдік, рекламациялық (наразылық), коммерциялық, сұрату-хаттар, шақыру хаттар және т.б. болады.
Ақпараттық хаттар хабарлау, өтіну, есіне салу, ұсыныс және т.б. тұрады.
Кепілдік хаттар ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен қызметтің сапасына кепілдік беру туралы хабарлауға арналған.
Рекламациялық (наразылық) хаттарда келісім-шарттың немесе шарттардың талаптарын басқа тараптың (контрагент) бұзуы салдарынан шеккен зиянды өтеу талаптары баяндалады. Рекламация хатқа қоса берілетін акті, анықтама және т.б. түріндегі құжаттармен расталуы тиіс.
Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау және орындау кезінде жазылады, оларда негізінен тауарлар мен қызметтер туралы ақпарат ұсыну немесе керісінше тауарлар мен қызметтер ұсыну туралы өтініштер жазылады.
Сұрату хаттарда контрагенттен қандай да бір фактіні немесе әрекетті түсіндіру сұралады.
Қызметтік хаттарды ресімдеу ережесі:
1. Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді, оның жалпы бланктен айырмашылығы онда кәсіпорынның почталық және банктік деректемелері болады.
2. Қызметтік хаттың құрамына мынадай деректемелер кіреді:
-- адресат;
-- күні;
-- құжаттың индексі;
-- мәтіннің тақырыбы;
-- мәтін;
-- қосымшаның бар екендігі туралы белгі (бар болса);
-- қолы;
-- орындаушының аты-жөні мен телефоны.
3. Хат тек бір нәрсе туралы ғана жасалады, мысалы, бір нәрсе туралы өтіну немесе хабарлау. Бірнеше мәселе -- өтініш және бір нәрсе туралы хабарлау - қозғалған хаттарды өңдеу қиын, өйткені әр түрлі мәселемен әр түрлі орындаушы айналысады. Сондықтан әрбір мәселе бойынша жеке хат жасаған орынды.
4. Іскерлік хаттың ұсынылатын көлемі - 2 беттен аспағаны жөн (кейбір жағдайларда - 5 бетке дейін).
5. Хат екі данада ресімделеді, хаттың түпнұсқасы мекеменің бланкісінде басылады, ал көшірмесі таза стандартты қағазға басылады. Көшірме данасына бастық қол қоймайды, оны хатшы растайды.
6. Қызметтік хат мекемеге, оның құрылымдық бөлімшесіне, нақты лауазымдық тұлғаға немесе жеке адамға жіберілуі мүмкін. Егер хат мекемеге жіберілсе, онда адресаттағы мекеме атауы атау септігінде жазылып, лауазымды адамның аты-жөнін - барыс септігінде жазылады.
7. Егер бір мазмұндағы хат бірнеше адресатқа бағытталған болса, алдымен негізгі алушының мекен-жайы, содан кейін басқалары тізіледі. Бір хатта Адресаттар деректемелері төртеуден аспауы керек. Егер құжат төртеуден көп адресатқа жіберілетін болса, тарату тізімі жасалып, әрбір данада нақты дана жіберілетін бір адресат көрсетіледі.
8. Хаттар мен факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Хаттың тақырыптық бөлігіне мынадай деректемелер ресімделеді: егер жауап хат болса, Күні, Индексі және хаттың нөмірі мен күніне сілтеме ресімделеді. Хат мәтінінің тақырыбы барынша қысқа және нақты болуы тиіс. Ол әдетте былайша ресімделеді: ... ... өзгерістер туралы, ... ... ... құру туралы, ... ... ... ... өткізу туралы, т.б. мазмұны 4-6 жолдан аспайтын хаттарға тақырыпша ресімделмейді.
9. Хаттың мәтінін екі бөлікке - кіріспе және негізгі - бөлген жөн:
-- кіріспе бөлікте хат жазуға себеп болған нәрсе көрсетіледі, хаттың нөміріне, күніне, құжатқа сілтеме жасалады;
-- негізгі бөлікте хаттың негізгі мақсаты тұжырымдалады.
Мысалы:
Кіріспе бөлік:
Негізгі бөлік:
Көпшілік қызметтік хаттардың кейбір сөз орамдары бірдей болып келеді, оларды меңгеріп алған соң, әр түрлі хаттарды оңай құрастыруға болады.
10. Қолы деректемесін ресімдеу жалпы талаптарға сәйкес жүргізіледі.
11. Орындаушының фамилиясы мен телефоны деректемесі бланктің беткі немесе екінші жағының төменгі сол жақ шетіне орналастырылады.
Әр хаттың өзіндік мақсаты бар, сондықтан ол осындай мақсатқа қол жеткізетін үлгіде жазылуы тиіс.
Сыпайылық пен дәлдік іскерлік хат-хабарлардың ажырамас бөлігі болып табылады. Маңызды мемлекеттік қайраткерге жазылған хаттардың мәнері әдеттегідей іскерлік хаттарға қарағанда ресми және құрмет білдіру сипатында болғаны жөн.
Іскерлік хаттарды дайындау барысында мына жайды есте ұстау керек, хаттар арқылы оларды жазып отырған адам ғана емес, оның артында тұрған ұйым да бағаланады. Нәтижесінде хат адамға немесе ұйымға жақсы бедел әкеледі немесе керісінше болып шығады.
1.1 Іскерлік хаттардың түрлері
Іскерлік хат, келісім-шарт немесе бұйрыққа қарағанда қатты регламенттелмеген, бірақ заңдық маңызы бар, құжаттардың ерекше түрі болып табылады. Өзара мүдделеріне қатысты жеке тұлғалар мен ұйымдар арасындағы хат алысу да іскерлік хаттар санатына жатады. Іскерлік (қызметтік) хаттарды әртүрлі белгілері бойынша топтастырады:
Ресми хат алысудың негізгі түрлері:
- дипломатиялық - дипломатиялық тәжірибедегі мемлекеттік мекемелер немесе шетелдік өкілдіктер арасындағы хат алысу;
- әкімшілік - басқару органдары (билік органдары, басқару органдары) және орындаушылар, сондай-ақ олардың құрылымдық бөлімшелері (мекемелер, кәсіпорындар, ұйымдар) арасындағы ресми хат алысу;
- іскерлік (коммерциялық) - компаниялар, кәсіпорындар және т. с. с. арасындағы жартылай ресми сипаты бар хат алысу және т. с. с. Функционалды белгілері бойынша іскерлік хаттар келесідей бөлінеді:
- бастама хаттар - белгілі бір мақсатпен адресанттың бастамасымен жасалады;
- жауап-хаттар - бастама хаттарға жауаптар; Өз кезегінде бастама хаттар келесідей бөлінеді:
- жауапты талап ететін хаттар (сұрау салу хаты, ұсыныс хат, наразылық хаты, өтініш-хат, үндеу-хат;
- жауапты талап етпейтін хаттар (ескерту хаты, хабарлама, ілеспе хат, растау хаты, кепілдік хаттар, хабарландыру хаты (ақпараттық хаттар), өкім-хаттар және т. б.).
Тақырыптық белгісі бойынша іскерлік қатынасхаттар іскерлік және коммерциялыққа бөлінеді. Іскерлік хатта тілшілердің ұйымдастырушылық, құқықтық мәселелері, экономикалық қарым-қатынастар мәселелері шешіледі, ал коммерциялық хаттарда келісім-шарттарды жасасуды ескертетін, сондай-ақ шарттардың талаптарын орындағанда пайда болатын мәселелер қарастырылады.
1.2 Іскерлік хат мәдениеті
Құқық қорғау органдарының қызметкерлерінің жұмысын құжаттармен тығыз байланысты. Мамандардың айтуынша, жұмысн құжаттарын жасау және әртүрлі деңгейдегі жұмыскерлер жұмыс істеу кезінде 30 проценттен 70 процентке дейін уақыттары кетеді.
Талапқа сәйкес, қызметтік құжат қатаң қалыптасқан. Олар нақты жасалған, көп тілде және артық, керексіз сөздер болмауы қажет.
Іскерлік қарым-қатынас қағидасына сәйкес тәжірибеде құжаттар мен жұмыс істеуде бүкіл әлемде бірдей және құқық қорғау органдарының қызметкерлері тек бір-бірімен ғана емес, сонымен қатар басқа мемлекеттің қызметкерлері мен, халықаралық қылмыспен күрес қызметкерлерімен байланыста болады.
Барлық қызметтік құжаттарды былай бөлуге болады: нұсқаулы (нұсқау, шешім, бұйрық); анықтама (қызметтік хаттар, жазба, телефонограммалар және т.б) және ұйымдық (жарғы, дәреже, нұсқау). Қызметтік құжаттардың ішіндегі ең көп таралған түрі бұл - бұйрық. Бұйрық нақты, түсінікті және талапқа сәйкес болуы керек. Оның құрамы тақырыпша сияқты және көмектес септігінде тұрады. Қылмыстық құжаттардың ішіндегі үлкен орын алатын құжаттың бірі бұл іскерлік хат,ол әртүрлі себептерде қолданылады. Сауатты-түсінікті құралған хат керекті нәтиже алуға мүмкіндік береді.
Қызметтік құжатты құрған кезде маңызды талаптарды орындау керек.
- орындаушы жеткізетін хабарды, қоятын сұрағын өзі нақты білу керек;
- хат нақты, дәл, қисынды болу тиіс;
- хат түсінікті, жеткілікті аргументті болуы тиіс;
- хат бейнетарапты жазылуы тиіс және эмоциялық рең болмау керек;
- қыметтік хаттың көлемі;
- салақ жасалған хат, орфографиялық, синтактистік және стилистикалық қателермен жаман әсерлер болмауы керек.
Хатты бағалау хаттың мазмұнын ғана емес, сондай-ақ конвертпен және жазылған бланкаға байланысты болады.
Қызметтік хат белгілі бір бланкта, стандартарға сәйкес, керекті ревервтері бар қағазда жасалады. Оған келесі реквезиттер қолданылады: ведоство атауы, ұйымның атау, почта және телеграф мекен-жайы, телефон және факс нөмірі, күні, құжат индексі.
Іскерлік хат- бұл жалғыз іскерлік құжат, бұған атау берілмейді. Мұнда ұйымның атын қысқартуға болмайды, бірақ ресми қысқарту рұқсат етіледі, бұл іскерлік хаттың реквизиті ретінде қажет. Хатты алушының аты және адресі бланктың үстінгі оң жағында белгіленеді.
Іскерлік әдепті құжаттын анық, дәлелденген, обьективті және түсінікті болу керек. Қызметтік құжаттарда дұрыс жазылмаған сөздермен, терминдермен, қысқартылған сөздермен, шет сөздерді қолданудың дұрыссыздығымен күресу керек. Әрине, әрбір құқық қорғау органдарында және бөлімшелерінде құжаттарды жөндеудің өз дәстүрі бар, бірақ әрбір құжат, дәл, нақты, дәлелдемелі, обьективті жазылу тиіс, ал мазмұны іскерлік талаптарға сәйкес болуы тиіс.
Сұхбат. Шет елде іссапарында, құқық қорғау органының қызметкері өз қызметін ресми адамдармен тиісті қызметтік дәреже деңгейінде, басты мақсатынан және іссапар тапрсымасынан орындаудан бастайды.
Бұл байланыс кезінде, сұхбат өзіне мұқият дайындықты талап етеді. Байланысқа дайындалғанда және байланысты өткізу уақытында үш негізгі тірек орынды еске түсіру қажет. Біріншіден, пайдалы іскерлік көрісу, бұл әңгімелесушінің тыңдауына шеберлік қызықтыру. Екіншіден, өзара кездесу құбылысында, сенімділік ортасын жасау.Және үшіншіден, бұл іскерлік уақыт кезінде ақпаратты өнерлі пайдалану әдісі. Сұхбат ең алдымен алдына қойған мақсаттарға және нұсқауларға байланысты әртүрлі сипатқа ие болады.
1.3 Ісқағаздар стилі
Ресми, іс қағаздар стилі кейде кеңсе стилі, ресми стиль, іс қағаздар стилі деп те айтыла береді. Ресми, іс қағаздар тілінің ерекшелігі, онда факті дәл көрсетіліп, бір ізбен жүйелі жазуға айрықша мән беріледі. Өйткені іс қағаздары да, ресми құжаттар да ерекше қатынас жасау арқылы болып саналады.
Ресми стильдің құрамында үш шағын стиль болады:
таза заң шағын ресми стилі (заң, жарлық, азаматтық және қылмыстық істер актілері, жарғылар);
әкімшілік-кеңсе шағын ресми стилі (өкім, бұйрық, іс қағаздары: өтініш, өмірбаян, сенімхат, қолхат, т.б.);
дипломатиялық шағын ресми стиль (нота, мазмұндама, меморандум, келісім, конвенция, т.б.).
Ресми стильдің ауызша жазбаша түрлері болады. Ауызша түрлеріне әр алуан құрылтайларда, конференцияларда, семинарларда жасалатын баяндамалар мен жарыссөздер жатады, бірақ ресми стиль түгелдей дерлік жазбаша түрде көрініс береді. Ауызша сөйленген түрлерінің өзі алдын ала неше түрлі редакциялаудан, өңдеуден өтеді. Демек таза мағынадағы ауызекі сөйлеу стилінен мүлдем басқаша сипат алады. Сондықтан ауызша сөйленген сөздерді де жазбаша түрі деп есептеуге лайық.
Ресми стиль екі түрлі тіл қызметін атқарады: бірі - информативтік (ақпарат беру) қызмет; екіншісі - волюнтативтік (іске итермелеу) қызмет. Мәселен, анықтама, ақпараттық немесе хабар беру қызметі бар да, бұйрықта іске итермелеу немесе сол істі орындауға міндеттеу қызметі бар; ал хаттамада әрі ақпараттық (тыңдалды), әрі іске итермелеу (қаулы қабылданды) қызметтері жарыса жүреді.
Бұл стиль ел билеу, мемлекет жұмыстарын жүргізумен байланысты. Қазақ елін Алтын Орда хандығы, бертінде қазақ хандары билеген кездерде әртүрлі жарлық, шарт, қатынас қағаздар болды. Бірақ олардың тілі, құрылысы қазақ тілінің ерекшеліктеріне негізделмей, Орта Азия халықтарына ортақ әдеби тілге негізделген болатын. Ресми, іс қағаздарының түрлері қазір екі тілде (орыс, қазақ) пайдаланылады. Дегенмен ресми, іс қағаздарының түрлері қазір көбінесе орыс тілінде жазылады. Олардың ішінде жарлық, заң, жарғы т.б. мемлекеттік құжаттар орыс тілінен қазақшаға аударылып, газетке басылып отырады. Сондықтан қазақ тілінде қолданылып жүрген қалыптасқан сөз орамдарының көпшілігі орыс тілінің ықпалымен жасалған: қызу мақұлдау, қызу қарқын, тұрмыстық қызмет, қызмет көрсету, жүзеге асыру, қамтамасыз ету, өз күшінде қалдыру, қол жеткен табыс, кең жол ашу, іске қосу, мәселе көтеру, алғыс жариялау, сөгіс жариялау т.б. Мұндай сөз орамдары іс қағаздары мен ресми құжаттарда дайын тілдік единица ретінде жұмсалып, ол қағаз үлгілеріне кеңселік сипат береді.
Көптеген сөздер белгілі бір стильге телулі болады да, қолданылу жағынан шектеліп отырады. Мысалы, тағайындалсын, міндеттелсін, осы анықтама берілді, қаулы етеді, жарлық етеді, түсініктеме сияқты сөздер мен сөз тіркестері ресми, іс қағаздар стиліне тән.
Ресми іс қағаздарында кейде бір заттың я ұғымның атауы қолданылу орнына қарай әртүрлі аталады. Мысалы, адам деген сөз ресми құжаттарда - азамат, жолдас, телефон станциясында - абонент, ательеде - заказ беруші, санаторийде - демалушы, шаштаразда - клиент, ауруханада - науқас, транспортта - жолаушы т.б. болып айтылады.
Іс қағаздар стиліне әртүрлі мекемелерде жүргізілетін жазу үлгілері жатады. Іс қағаздары белгілі бір форма бойынша жазылады. Ол форманың түрлі үлгілері болады. Іс қағаздарының үлгілеріне өтініш, сенімхат, қолхат, анықтама, мінездеме, шақыру билеті, хабарландыру, қатынас қағазы, акт, мәлімдеме, хаттама, шарт, міндеттеме, бұйрық, есеп, т.б. жатады. Іс қағаздарының әрқайсысының бұрыннан белгілі бірыңғай сөздері мен сөз тіркестері, сөйлем үлгілері болады. Іс қағаздары көбінесе сол үлгі бойынша жазылады.
Ресми құжаттарда саяси-публицистикалық лексиканың, әкімшілік терминдердің қолданылуы басым келеді.
Ресми стильге жататын мемлекеттік құжаттар жанр және мазмұн жағынан әртүрлі болып келгенімен, олардың барлығына ортақ жалпы сипаты болады:
1. Тілдік құралдарды қысқа қолдану.
2. Материалдардың стандарт түрінде орналасуы.
3. Белгілі бір қалыптасқан үлгіде баяндау тәсілімен жазылады.
4. Лексика-фразеологиялық құрамы (саяси-публицистикалық сипатта, әкімшілік терминдер мен күрделі терминдер, қысқарған сөздер) өзгеше болып келеді.
5. Ойдың логикалық жүйелілігін сақтау мақсатымен сөйлем күрделі құрылады.
6. Индивидуальдық стильдің әлсіздігі.
Тілдегі құралдарды қысқы қолдану талабы ойдың нақтылығын, дәлдігін қадағалаудан туады. Әлбетте көркем әдебиеттегі немесе публицистикалық стильдердегі сияқты синоним сөздерді немесе мағыналас басқа сөздерді тізе беруді ресми стиль жағдайы көтермейді.
Ресми стильдегі құжаттардың басым көпшілігі белгілі бір стандартқа лайықталғандықтан, ондағы сөздердің қолданылуы да стандартты болып келеді. Яғни мұндайда сөздердің орналасу тәртібінде еркіндік бола бермейді, әр сөздің орнын сақтау қисынды саналады.
Құқықтық құжаттардың тілі болуының өзі ресми стильде көптеген заң терминдерінің, қоғамдық ұғымға байланысты номенклатуралық атаулардың болуын міндетті түрде қажетсінеді. Ондай терминдер мен ұғымдарсыз құжаттардың түсініксіз болары белгілі.
Баяндаудың жүйелі тәсілі ресми стильдің стандарттылығына тікелей қатысты болып келеді. Ресми құжаттарда болсын, іс қағаздарында болсын біртектес ресми қағаздардағы ойдың баяндау жүйесінде қалыптасқан стандарт болады. Ол стандартты сақтау ресми стильдің өзіне тән қасиетін сақтау болып шығады.
Сөйлемдегі сөздердің орын тәртібінің екі түрі болатыны айқын: дағдылы орын тәртібі және дағдыдан тыс орын тәртібі немесе инверсия. Орын тәртібінің екінші түрінде сөздердің нормативтік грамматика бойынша түсіндірілетін тәртібі бұзылады да, бастауыш сөйлемнің аяғында, баяндауыш басында немесе анықталатын сөз анықтауыштың алдында, толықталатын сөз тоықтауыштың алдыннда деген сияқты бола беруі мүмкін. Мұндай жай, бір жағынан, кейбіреулерінің сауатының аздығынан жіберілуі мүмкін; екінші жағынан, ауызекі сөйлеу стилінде немесе көркем әдебиет тілінде саналы түрде де болып жатады. Ал ресми стильде сөйлемнің дағдылы орын тәртібі, мәселен, құрмалас сөйлем құрамындағы жай сөйлемдердің, сөйлем ішіндегі сөздердің дағдылы орын тәртібінің сақталуы міндетті деп есептеледі. Олай болмағанда ойда ауытқушылық, дәлме-дәлдікке нұқсан келтірушілік кездеседі.
Кейбір текстерде экспрессивті, эмоционалды бояуы бар тілдік құралдар да қолданылады. Мәселен, халықаралық ұйымдар мен жеке мекемелердің, белгілі қоғам қайраткерлерінің мүшел тойына арналған құттықтаулар болады. Құттықтау текстерінің қайсысы болса да жігер, қуатқа толы жақсы тілектер айтылып, жылы сезіммен жазылады. Сондықтан онда эмоционалды бояулы сөздердің қолданылуы заңды құбылыс.
Тегінде, функционалдық стильдердің ішінде, әсіресе, ресми стильде салқын қандылық ерекше көзге түседі. Саяси көзқарастағы жауларды сынға алар шақта халық тіліндегі қанатты сөздер, мақал-мәтелдер араласып, оқырмандары мен тыңдармандарын күлкіге шақыратын жайттар да ұшырысыр, бірақ басым көпшілігінде ресми стиль қатаң стиль деп саналады.
Ресми ситильдің тағы бір ерекше қасиеті - мұнда автордың жазу немесе сөйлеу өзгешелігін дәлелдейтін стильдік даралық байқалмауға тиіс. Айталық, әлдебір анықтаманы жазу керек болғанда кім жазса да - ер адам болсын, әйел адам болсын, жоғары білімді болсын, сауаты аз хатшы болсын - қайсысының жазғанын айыру мүмкін емес. Ресми құжаттар, мәселен, қаулы-қарарлар, бұйрықтар, халықаралық құжаттар жайында да осыны айтуға болады.
Тілдік стильдердің пайда болып, жеке өріс алуы тілдегі белгілі жанрлардың дамуымен, өзіндік өріс алуымен тығыз байланысты. Мысалы, XX ғасырдың бас кезінде публицистика жанрының өркендеуі (газет-журналдардың көптеп шығарылып, олардың өзіндік тіл ерекшеліктері қалыптаса бастауы), ғылым мен техникаға байланысты әдебиеттерінің жазылуы (аударма әдебиеттермен қатар ана тілінде жазылған ғылыми әдебиеттердің де баспа бетін көріп, жарыққа шығуы), кеңес дәуірінде әртүрлі ресми іс қағаздары мен құжаттардың жүйелі түрде қалыптасқан тілде жазылуы қазақ тілінің ресми стилін қалыптастырып, жеке стильдік тармақ деп тануға негіз болатын басты белгілерін, релеванттық көрсеткіштерін саралап, нормаландыруда үлкен рөл атқарады.
2 Ісқағаздар жүргізу
Құжат - латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: а) қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (жол жүруге деген) растайтын іс қағазы; ә) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат); б) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).
құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық-өкілеттік құжаттар деп алып, оларды іштей бірнеше топтарға топтауға болады. Сондай-ақ іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік іс қағаздары деп екіге бөлінеді. Формасына қарай типтік және трафареттік болып бөлінеді. Алқалық ұйымдардың құжаттары іс қағаздарының бір түрі ретінде қаралады. Енді осы топтардың әрқайсысына жеке-жеке тоқталайық.
Құжаттың жеке құрамды бөлігі деректеме (реквизит) деп аталады. Құжаттардың міндетті деректемелеріне мыналар жатады:
* ұйымның атауы;
* ұйымның коды;
* құжаттың (хаттардан басқа) атауы;
* тақырыбы;
* құжатты толтыру мерзімі;
* мәтіні;
* бұрыштамасы;
* қойылған қолы т.б.
Деректеме толық және дәл мәлімет беруі керек, әрі жалпыға ортақ стандарт бойынша толтырылуға тиіс.
Ұйымдық-өкілеттік құжаттар іштей ұйымдық, өкілеттік және анықтама-ақпараттық болып үшке бөлінеді.
Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар, басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі, құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, жарғы, ереже, нұсқау (инстукция) т.б. құжаттар жатады.
Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін Мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай мекеменің ұйымдық құжаттарына - мекеме жарғысы, құрылтайшылар келісімі және жарғы; коммерциялық емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады.
Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі. Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке, заңды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқықтары мен міндеттері жазылады. Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекенжайын, басқару органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылуын, ісін тоқтатуын реттейді, растайды.
Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатын, принциптерін, бассқару органының құрамы мен мүмкіндіктерін, келісім-шарт уақытын белгілейді.
Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар көрсетіледі.
Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда құрылыимдық бөлімшелердің құқықтық жағдайын, жауапкершілік міндеттеін, қызметтерін белгілейтін бағыттағы Ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты негізінде бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала отырып жасалады.
Ішкі тәптіп ережесінің мәтінін мекеме әкімшілігі кәсіподақ қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында өткізілетін жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.
Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қарым-қатынасын, мекеме жетекшісі мен қызметкердің құқықтық қарым-қатынастары және т.б. мәселелер жазылады. Қызметік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің құқықтары мен міндеттерін айқындайды.
Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықтарда ұйымның өндірістік-шаруашылық және басқа да бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс және оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.
Бұйрыққа қол қойылған соң ол тіркеуге алынады, түпнұсқасы және оның көшірмесі я үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және олпрға бақылау жасалады.
Бұйрықты рәсімдеудің ең маңызды бөлігі - оның мәтіні. Бұйрық мәтіні өкілеттік бөлімдерден құралып, БҰЙЫРАМЫН деген сөзбен беріледі және жеке жолға жазылады.
Орындалуы міндетті бұл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттің орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса, мәтіннің бөлігі пункттерге бөлінеді және олар араб цифрларымен белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы, қызметі толық жазылуы тиіс
Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асырып отыруды қажет ететін жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды, яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.
Бұйрықтың соңғы пунктінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның қызметі көрсетіледі.
Өкілеттік құжат мәтіндерінің тақырыптары ...туралы, ...жөнінде, ...жайында деген сияқты шылаулармен келген сөз тіркестерінен тұрады. Тақырып аттар мейлінше қысқа, нақты не туралы? деген сұраққа жауап беретіндей сөз тіркестерінен құралады. Мысалы, ...өзгеріс енгізу туралы, ...қайта қарау жөнінде, шаралар қолдану жайында, ...қорытындысы жөнінде т.б.
Ұйымдық-өкілеттік құжаттардың көп кездесетін түріне анықтама-ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жеделхат, телефонхат, түсініктеме, мәлімхат, акт, анықтама және т.б. қызметтік хаттар жатады. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді, баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.
Анықтама-ақпараттық құжаттардың бірі - акт. Ол мекеме жетекшісінің тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кездеседі. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу, өткізу, материалдық құндылықтарды қабылдау, өткізу.
Құжатта акт жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Актіде олардың ұсыныстары мен көзқарастары көрсетілмейді. Тексеруші топ мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және мекеме мөрі басылады.
Іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік деп бөлінеді. Қызметтік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т.б. Төлқұжат, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрыө, хаттама т.б.
Іс қағаздары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп қалыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш т.б. Трафареттік іс қағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын ала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, студенттің белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын анықтама. Мұнда студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиялық әдіспен басылып, алдын-ала дайындалады. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы, пікір. Еркін мәтінді іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына қойылатын талаптар сақталады.
Мекеменің ішкі іс қағаздарына мекеменің қызмет ету барысында, оны құжаттау процесінде мекеме ішінде дайындалған іс қағаздары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін іс қағаздарына жатады.
Шығу, жасалу деңгейіне қарай іс қағаздары түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді. Түпнұсқалық іс қағаздарына кез келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал) жатады. Ал көшірмелік іс қағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік іс қағаздарына кез келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі, т.б.), үзіндісін (хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді), дубликатын жатқызуға болады.
Үзінді - құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін нұсқасы.
Дубликат - құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың түпнұсқасымен күші бірдей көшірмесі.
Кез келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар. Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып, қол қойылғанда ғана күші бар. Егер көшірме мекемеден тыс жерге берілетін болса, оған мөр басылады.
Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер куәландырады. Нотариалдық кеңселер жоқ елді мекендерде жергілікті әкімшілік қызметкері құжаттарды олардың түпнұсқасымен салыстыра отырып, куәландырады. Азаматтардың мүліктік, отбасылық, қызметтік, білім жағдайына байланысты құжаттардың ғана көшірмесі алынып, куәландырылады.
Төлқұжаттың, марапатталғаны туралы құжаттың, депутаттық мандаттың, әскери билеттің көшірмесін куәландыруға тыйым салынады.
Алқалық ұйым іс қағаздары. Алқалық (коллегия) - ресми түрде құрылған, лауазымды адамдар тобынан тұратын әкімшіліктік, кеңестік немесе өкілеттік ұйым.
Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртібі мен өткізу мерзімі қарастырылған жұмыс жоспарына сәйкес өткізіледі. Өндірістік қажеттілік болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртібіне өзгерістер мен толықтырулар енгізе алады. Күн тәртібі алқалық ұйым мүшелеріне ең күрделі деген мәселелер жөнінде ақпарат жазылған анықтамамен және шешім жобасымен бірге жіберіледі. Кей жағдайда алқалық ұйым мүшелеріне жазбаша баяндамалар менсөйлеушілер сөзінің тезисі де жіберіледі. Бұл материалдармен алдын ала танысу - өткізілетін отырысқа кететін уақытты үнемдеуге септігін тигізеді. Отырыстың күн тәртібіндегі мәселелердегі талқылаудың қорытындысы бойынша қаулылар мен шешімдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша хаттама жүргізіледі. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне алқалық ұйымның хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммегн жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.
Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгісіне сәйкес жазылады. Хаттамаға жазылған немесе рәсімделген күн емес, отырыс өткізілген күн қойылады. Егер отырыс бірнеше күнге созылатын болса, онда басталған күн мен соңғы күн көрсетіледі. Осы күндер аралығында өткізілгендігі жазылады. Мысалы, 12-14.11.1999 ж.
Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден бастап нөмірленеді.
Хаттама тақырыбы ретінде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрі жазылады. Ол құжат атымен сәйкестіре жазылуы керек. Мысалы, педагогикалық кеңес отырысы.
Хаттама мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртібі, шақырылғандар, қатынасқандар туралы мәлімет жазылады. Фамилиялар алфавит тәртібімен, иерархиялық тәртіппен беріледі, я болмаса олардың жалпы саны көрсетіледі. Ал ат-атымен жазылған тізім хаттамаға қосымша тігіледі. Мысалы, қатынасқандар саны: 43 (тізім беріледі).
Күн тәртібіндегі мәселелер маңыздылығына қарай нөмірленіп беріледі. Хаттаманың негізгі бөлігі мынадай үш тармақтан тұрады: 1. ТЫҢДАЛДЫ. 2. ЖАРЫССӨЗ. 3. ҚАУЛЫ.
ТЫҢДАЛДЫ бөлімінде қаралатын негізгі мәселе сөз болады, ҚАУЛЫ бөлімінде шешім жазылады. Бұл сөздер бас әріптермен азат жолдан жазылады. Сөз сөйлегендер мәтінінің мазмұны үшінші жақ, жекеше түрде жазылады. Қаулы мәтіні нақты және не істеу керектігі, орындаушысы, мерзімі көрсетіледі.
Толық редакцияланған және безендірілген хаттамаға алқалық ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.
Алқалық ұйым шешімдері орындаушыларына өкілетті құжат ретінде (бұйрық, шешім, қаулы) немесе хаттамадан көшірме я үзінді ретінде жеткізіледі.
2.1 Ресми хаттарды безендіру
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк форматы - А4 210x297 мм. Кейде A3 және А5 форматтары (210x297 мм және 210x135 мм) да қолданылады. A3 форматы ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Кіріспе
1 Іскерлік хат түсінігі
1.1 Іскерлік хаттардың түрлері
1.2 Іскерлік хат мәдениеті
1.3 Ісқағаздар стилі
2 Ісқағаздар жүргізу
2.1 Ресми хаттарды безендіру
3 Ісқағаздарды аудару жұмыстары
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі
Кіріспе
Жұмыстың өзектілігі. Іскерлік хаттар осы кезге дейін байланыстың ең көп тараған түрі болып табылады. Телекс, телефон, компьютерлік байланыс өте тез, жылдам іске асады, алайда хаттың да өз артықшылығы бар: ол көлемі, арзандығы әсіресе, заң тұрғысынан тыңғылықтылығымен маңызды.
Іскерлік хаттар фирма не ұйымның деректемелері бар арнайы қағазға жазылады. Оның сыртқы түрі фирманың қзіндік бет-бейнесін береді,сондықтан оны безендіру ұсақ-түйегіне дейін ойластырылып жасалады.
Халықаралық ережелер бойынша мекен-жай екі рет жазылады: конверттің төменгі оң жағына және хаттың сол жақ жоғарғы бұрышына. Хатта міндетті түрде болуы тиіс-хат арналған адамның аты-жөні, фирманың атауы, мекен-жайы: үйдің нөмірі, көше атауы, қала атауы. Пошта индексі, елдің атауы.
Жіберуші фирманың деректемелерінен кейін жіберілген күні, бірақ қысқарту халықаралық тәжірибеде қолданылмайды.
Жұмыстың мақсаты. Іскерлік хаттарды аудару кезінде қолданылатын әдіс-тәсілдерді анықтау, ерекшеліктерін сараптамалау.
Жұмыстың құрылымы. Курстық жұмыс 3 бөлімнен тұрады.
Зерттеу нысаны: ісқағаздар, іскерлік хаттар.
Зерттеу міндеті: ісқағаздарды жүргізу формаларын анықтау, ісқағаздарды аудару ерекшеліктерін анықтау.
Практикалық маңызы: Ісқағаздардың практикалық маңызы ісқағаздарды жүргізуге негізделеді. Тәжірибеде ісқағаздардың өтініш, түйіндеме, баяндама, түсініктеме, шағым, арыз, өмірбаян сиақты түрлері сан түрлі. Ісқағаздарды сауатты жүргізуді ұйымдастыру барысында ісқағаздар классификациясын, ресми клишелерді зерттеу қажеттілігі туындайды. Атқарушылық iс жүргiзу және сот орындаушыларының мәртебесi туралы Қазақстан Республикасының 2010 жылғы 2 сәуірдегі Заңының 167-бабының да ісқағаздарды жүргізу нормативтері толығымен берілген. Ісқағаздарды мемлекеттік, яғни қазақ тілінде жүргізу қазіргі кезде жоғары талаптарға ие. Бұл қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі -- оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет етуіне жағымды ықпал етеді. Сол себепті, іскерлік құжаттарды сапалы аудару, аудару техникаларын, аудару ерекшеліктерін зерттеу маңызды аспект болып табылады.
Теориялық маңызы: Қандай да бір іс қағазын немесе іскери құжатты құрастыру үшін сол тілде сөйлеп, жаза білу жеткіліксіз. Іскери мәтін құрастыру - басқа мәтін түрлерінен өзіндік қатаң талаптарымен, айрықша белгілерімен ерекшеленетін күрделі үдеріс. Демек сауатты түрде іскери мәтін құрастыру, үшін, біріншіден, іскери тілді әдеби тілдің басқа да түрлерінен ажыратып, екіншіден, іскери тілде жазу мәдениетін меңгеру қажет. Ресми-іскери стиль мен оның тілдік құралдары, әлбетте, бірден қалыптасқан жоқ, күрделі даму үдерісін өткерген ғасырлардың жемісі. ісқағаздарды жүргізу үдерісінде бұл стильді толықтай меңгерудің практикалық маңызы зор. Ресми-іскери стиль - өзіне тән дәстүрлі тілдік құралдары, белгілі бір талаптары мен шектері бар сала. Сондықтан тілдегі ресми-іскери стильдің өзіне тән тілдік негізгі белгілерін айыра білу аса маңызды. Ісқағаздарды аудару кезінде осы стильді білу процесс кезінде мейлінше жеңілдіктер туғызады.
1 Іскерлік хат түсінігі
Іскерлік хат - кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы әлеммен негізгі байланыс арналарының бірі. Хат арқылы алдын-ала келіссөздер жүргізіледі, кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады.
Хатты жылдам әрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми хат-хабар стилін және оған қойылатын талаптарды білген жөн.
Қызметтік хаттар - бұл іс құжаттарының ең көп тараған түрі. Хат басқа кәсіпорынмен немесе мекемелермен әртүрлі мәселелер бойынша жедел байланысу үшін жасалады.
Хат мазмұны және мақсаты бойынша ақпараттық, кепілдік, рекламациялық (наразылық), коммерциялық, сұрату-хаттар, шақыру хаттар және т.б. болады.
Ақпараттық хаттар хабарлау, өтіну, есіне салу, ұсыныс және т.б. тұрады.
Кепілдік хаттар ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен қызметтің сапасына кепілдік беру туралы хабарлауға арналған.
Рекламациялық (наразылық) хаттарда келісім-шарттың немесе шарттардың талаптарын басқа тараптың (контрагент) бұзуы салдарынан шеккен зиянды өтеу талаптары баяндалады. Рекламация хатқа қоса берілетін акті, анықтама және т.б. түріндегі құжаттармен расталуы тиіс.
Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау және орындау кезінде жазылады, оларда негізінен тауарлар мен қызметтер туралы ақпарат ұсыну немесе керісінше тауарлар мен қызметтер ұсыну туралы өтініштер жазылады.
Сұрату хаттарда контрагенттен қандай да бір фактіні немесе әрекетті түсіндіру сұралады.
Қызметтік хаттарды ресімдеу ережесі:
1. Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді, оның жалпы бланктен айырмашылығы онда кәсіпорынның почталық және банктік деректемелері болады.
2. Қызметтік хаттың құрамына мынадай деректемелер кіреді:
-- адресат;
-- күні;
-- құжаттың индексі;
-- мәтіннің тақырыбы;
-- мәтін;
-- қосымшаның бар екендігі туралы белгі (бар болса);
-- қолы;
-- орындаушының аты-жөні мен телефоны.
3. Хат тек бір нәрсе туралы ғана жасалады, мысалы, бір нәрсе туралы өтіну немесе хабарлау. Бірнеше мәселе -- өтініш және бір нәрсе туралы хабарлау - қозғалған хаттарды өңдеу қиын, өйткені әр түрлі мәселемен әр түрлі орындаушы айналысады. Сондықтан әрбір мәселе бойынша жеке хат жасаған орынды.
4. Іскерлік хаттың ұсынылатын көлемі - 2 беттен аспағаны жөн (кейбір жағдайларда - 5 бетке дейін).
5. Хат екі данада ресімделеді, хаттың түпнұсқасы мекеменің бланкісінде басылады, ал көшірмесі таза стандартты қағазға басылады. Көшірме данасына бастық қол қоймайды, оны хатшы растайды.
6. Қызметтік хат мекемеге, оның құрылымдық бөлімшесіне, нақты лауазымдық тұлғаға немесе жеке адамға жіберілуі мүмкін. Егер хат мекемеге жіберілсе, онда адресаттағы мекеме атауы атау септігінде жазылып, лауазымды адамның аты-жөнін - барыс септігінде жазылады.
7. Егер бір мазмұндағы хат бірнеше адресатқа бағытталған болса, алдымен негізгі алушының мекен-жайы, содан кейін басқалары тізіледі. Бір хатта Адресаттар деректемелері төртеуден аспауы керек. Егер құжат төртеуден көп адресатқа жіберілетін болса, тарату тізімі жасалып, әрбір данада нақты дана жіберілетін бір адресат көрсетіледі.
8. Хаттар мен факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Хаттың тақырыптық бөлігіне мынадай деректемелер ресімделеді: егер жауап хат болса, Күні, Индексі және хаттың нөмірі мен күніне сілтеме ресімделеді. Хат мәтінінің тақырыбы барынша қысқа және нақты болуы тиіс. Ол әдетте былайша ресімделеді: ... ... өзгерістер туралы, ... ... ... құру туралы, ... ... ... ... өткізу туралы, т.б. мазмұны 4-6 жолдан аспайтын хаттарға тақырыпша ресімделмейді.
9. Хаттың мәтінін екі бөлікке - кіріспе және негізгі - бөлген жөн:
-- кіріспе бөлікте хат жазуға себеп болған нәрсе көрсетіледі, хаттың нөміріне, күніне, құжатқа сілтеме жасалады;
-- негізгі бөлікте хаттың негізгі мақсаты тұжырымдалады.
Мысалы:
Кіріспе бөлік:
Негізгі бөлік:
Көпшілік қызметтік хаттардың кейбір сөз орамдары бірдей болып келеді, оларды меңгеріп алған соң, әр түрлі хаттарды оңай құрастыруға болады.
10. Қолы деректемесін ресімдеу жалпы талаптарға сәйкес жүргізіледі.
11. Орындаушының фамилиясы мен телефоны деректемесі бланктің беткі немесе екінші жағының төменгі сол жақ шетіне орналастырылады.
Әр хаттың өзіндік мақсаты бар, сондықтан ол осындай мақсатқа қол жеткізетін үлгіде жазылуы тиіс.
Сыпайылық пен дәлдік іскерлік хат-хабарлардың ажырамас бөлігі болып табылады. Маңызды мемлекеттік қайраткерге жазылған хаттардың мәнері әдеттегідей іскерлік хаттарға қарағанда ресми және құрмет білдіру сипатында болғаны жөн.
Іскерлік хаттарды дайындау барысында мына жайды есте ұстау керек, хаттар арқылы оларды жазып отырған адам ғана емес, оның артында тұрған ұйым да бағаланады. Нәтижесінде хат адамға немесе ұйымға жақсы бедел әкеледі немесе керісінше болып шығады.
1.1 Іскерлік хаттардың түрлері
Іскерлік хат, келісім-шарт немесе бұйрыққа қарағанда қатты регламенттелмеген, бірақ заңдық маңызы бар, құжаттардың ерекше түрі болып табылады. Өзара мүдделеріне қатысты жеке тұлғалар мен ұйымдар арасындағы хат алысу да іскерлік хаттар санатына жатады. Іскерлік (қызметтік) хаттарды әртүрлі белгілері бойынша топтастырады:
Ресми хат алысудың негізгі түрлері:
- дипломатиялық - дипломатиялық тәжірибедегі мемлекеттік мекемелер немесе шетелдік өкілдіктер арасындағы хат алысу;
- әкімшілік - басқару органдары (билік органдары, басқару органдары) және орындаушылар, сондай-ақ олардың құрылымдық бөлімшелері (мекемелер, кәсіпорындар, ұйымдар) арасындағы ресми хат алысу;
- іскерлік (коммерциялық) - компаниялар, кәсіпорындар және т. с. с. арасындағы жартылай ресми сипаты бар хат алысу және т. с. с. Функционалды белгілері бойынша іскерлік хаттар келесідей бөлінеді:
- бастама хаттар - белгілі бір мақсатпен адресанттың бастамасымен жасалады;
- жауап-хаттар - бастама хаттарға жауаптар; Өз кезегінде бастама хаттар келесідей бөлінеді:
- жауапты талап ететін хаттар (сұрау салу хаты, ұсыныс хат, наразылық хаты, өтініш-хат, үндеу-хат;
- жауапты талап етпейтін хаттар (ескерту хаты, хабарлама, ілеспе хат, растау хаты, кепілдік хаттар, хабарландыру хаты (ақпараттық хаттар), өкім-хаттар және т. б.).
Тақырыптық белгісі бойынша іскерлік қатынасхаттар іскерлік және коммерциялыққа бөлінеді. Іскерлік хатта тілшілердің ұйымдастырушылық, құқықтық мәселелері, экономикалық қарым-қатынастар мәселелері шешіледі, ал коммерциялық хаттарда келісім-шарттарды жасасуды ескертетін, сондай-ақ шарттардың талаптарын орындағанда пайда болатын мәселелер қарастырылады.
1.2 Іскерлік хат мәдениеті
Құқық қорғау органдарының қызметкерлерінің жұмысын құжаттармен тығыз байланысты. Мамандардың айтуынша, жұмысн құжаттарын жасау және әртүрлі деңгейдегі жұмыскерлер жұмыс істеу кезінде 30 проценттен 70 процентке дейін уақыттары кетеді.
Талапқа сәйкес, қызметтік құжат қатаң қалыптасқан. Олар нақты жасалған, көп тілде және артық, керексіз сөздер болмауы қажет.
Іскерлік қарым-қатынас қағидасына сәйкес тәжірибеде құжаттар мен жұмыс істеуде бүкіл әлемде бірдей және құқық қорғау органдарының қызметкерлері тек бір-бірімен ғана емес, сонымен қатар басқа мемлекеттің қызметкерлері мен, халықаралық қылмыспен күрес қызметкерлерімен байланыста болады.
Барлық қызметтік құжаттарды былай бөлуге болады: нұсқаулы (нұсқау, шешім, бұйрық); анықтама (қызметтік хаттар, жазба, телефонограммалар және т.б) және ұйымдық (жарғы, дәреже, нұсқау). Қызметтік құжаттардың ішіндегі ең көп таралған түрі бұл - бұйрық. Бұйрық нақты, түсінікті және талапқа сәйкес болуы керек. Оның құрамы тақырыпша сияқты және көмектес септігінде тұрады. Қылмыстық құжаттардың ішіндегі үлкен орын алатын құжаттың бірі бұл іскерлік хат,ол әртүрлі себептерде қолданылады. Сауатты-түсінікті құралған хат керекті нәтиже алуға мүмкіндік береді.
Қызметтік құжатты құрған кезде маңызды талаптарды орындау керек.
- орындаушы жеткізетін хабарды, қоятын сұрағын өзі нақты білу керек;
- хат нақты, дәл, қисынды болу тиіс;
- хат түсінікті, жеткілікті аргументті болуы тиіс;
- хат бейнетарапты жазылуы тиіс және эмоциялық рең болмау керек;
- қыметтік хаттың көлемі;
- салақ жасалған хат, орфографиялық, синтактистік және стилистикалық қателермен жаман әсерлер болмауы керек.
Хатты бағалау хаттың мазмұнын ғана емес, сондай-ақ конвертпен және жазылған бланкаға байланысты болады.
Қызметтік хат белгілі бір бланкта, стандартарға сәйкес, керекті ревервтері бар қағазда жасалады. Оған келесі реквезиттер қолданылады: ведоство атауы, ұйымның атау, почта және телеграф мекен-жайы, телефон және факс нөмірі, күні, құжат индексі.
Іскерлік хат- бұл жалғыз іскерлік құжат, бұған атау берілмейді. Мұнда ұйымның атын қысқартуға болмайды, бірақ ресми қысқарту рұқсат етіледі, бұл іскерлік хаттың реквизиті ретінде қажет. Хатты алушының аты және адресі бланктың үстінгі оң жағында белгіленеді.
Іскерлік әдепті құжаттын анық, дәлелденген, обьективті және түсінікті болу керек. Қызметтік құжаттарда дұрыс жазылмаған сөздермен, терминдермен, қысқартылған сөздермен, шет сөздерді қолданудың дұрыссыздығымен күресу керек. Әрине, әрбір құқық қорғау органдарында және бөлімшелерінде құжаттарды жөндеудің өз дәстүрі бар, бірақ әрбір құжат, дәл, нақты, дәлелдемелі, обьективті жазылу тиіс, ал мазмұны іскерлік талаптарға сәйкес болуы тиіс.
Сұхбат. Шет елде іссапарында, құқық қорғау органының қызметкері өз қызметін ресми адамдармен тиісті қызметтік дәреже деңгейінде, басты мақсатынан және іссапар тапрсымасынан орындаудан бастайды.
Бұл байланыс кезінде, сұхбат өзіне мұқият дайындықты талап етеді. Байланысқа дайындалғанда және байланысты өткізу уақытында үш негізгі тірек орынды еске түсіру қажет. Біріншіден, пайдалы іскерлік көрісу, бұл әңгімелесушінің тыңдауына шеберлік қызықтыру. Екіншіден, өзара кездесу құбылысында, сенімділік ортасын жасау.Және үшіншіден, бұл іскерлік уақыт кезінде ақпаратты өнерлі пайдалану әдісі. Сұхбат ең алдымен алдына қойған мақсаттарға және нұсқауларға байланысты әртүрлі сипатқа ие болады.
1.3 Ісқағаздар стилі
Ресми, іс қағаздар стилі кейде кеңсе стилі, ресми стиль, іс қағаздар стилі деп те айтыла береді. Ресми, іс қағаздар тілінің ерекшелігі, онда факті дәл көрсетіліп, бір ізбен жүйелі жазуға айрықша мән беріледі. Өйткені іс қағаздары да, ресми құжаттар да ерекше қатынас жасау арқылы болып саналады.
Ресми стильдің құрамында үш шағын стиль болады:
таза заң шағын ресми стилі (заң, жарлық, азаматтық және қылмыстық істер актілері, жарғылар);
әкімшілік-кеңсе шағын ресми стилі (өкім, бұйрық, іс қағаздары: өтініш, өмірбаян, сенімхат, қолхат, т.б.);
дипломатиялық шағын ресми стиль (нота, мазмұндама, меморандум, келісім, конвенция, т.б.).
Ресми стильдің ауызша жазбаша түрлері болады. Ауызша түрлеріне әр алуан құрылтайларда, конференцияларда, семинарларда жасалатын баяндамалар мен жарыссөздер жатады, бірақ ресми стиль түгелдей дерлік жазбаша түрде көрініс береді. Ауызша сөйленген түрлерінің өзі алдын ала неше түрлі редакциялаудан, өңдеуден өтеді. Демек таза мағынадағы ауызекі сөйлеу стилінен мүлдем басқаша сипат алады. Сондықтан ауызша сөйленген сөздерді де жазбаша түрі деп есептеуге лайық.
Ресми стиль екі түрлі тіл қызметін атқарады: бірі - информативтік (ақпарат беру) қызмет; екіншісі - волюнтативтік (іске итермелеу) қызмет. Мәселен, анықтама, ақпараттық немесе хабар беру қызметі бар да, бұйрықта іске итермелеу немесе сол істі орындауға міндеттеу қызметі бар; ал хаттамада әрі ақпараттық (тыңдалды), әрі іске итермелеу (қаулы қабылданды) қызметтері жарыса жүреді.
Бұл стиль ел билеу, мемлекет жұмыстарын жүргізумен байланысты. Қазақ елін Алтын Орда хандығы, бертінде қазақ хандары билеген кездерде әртүрлі жарлық, шарт, қатынас қағаздар болды. Бірақ олардың тілі, құрылысы қазақ тілінің ерекшеліктеріне негізделмей, Орта Азия халықтарына ортақ әдеби тілге негізделген болатын. Ресми, іс қағаздарының түрлері қазір екі тілде (орыс, қазақ) пайдаланылады. Дегенмен ресми, іс қағаздарының түрлері қазір көбінесе орыс тілінде жазылады. Олардың ішінде жарлық, заң, жарғы т.б. мемлекеттік құжаттар орыс тілінен қазақшаға аударылып, газетке басылып отырады. Сондықтан қазақ тілінде қолданылып жүрген қалыптасқан сөз орамдарының көпшілігі орыс тілінің ықпалымен жасалған: қызу мақұлдау, қызу қарқын, тұрмыстық қызмет, қызмет көрсету, жүзеге асыру, қамтамасыз ету, өз күшінде қалдыру, қол жеткен табыс, кең жол ашу, іске қосу, мәселе көтеру, алғыс жариялау, сөгіс жариялау т.б. Мұндай сөз орамдары іс қағаздары мен ресми құжаттарда дайын тілдік единица ретінде жұмсалып, ол қағаз үлгілеріне кеңселік сипат береді.
Көптеген сөздер белгілі бір стильге телулі болады да, қолданылу жағынан шектеліп отырады. Мысалы, тағайындалсын, міндеттелсін, осы анықтама берілді, қаулы етеді, жарлық етеді, түсініктеме сияқты сөздер мен сөз тіркестері ресми, іс қағаздар стиліне тән.
Ресми іс қағаздарында кейде бір заттың я ұғымның атауы қолданылу орнына қарай әртүрлі аталады. Мысалы, адам деген сөз ресми құжаттарда - азамат, жолдас, телефон станциясында - абонент, ательеде - заказ беруші, санаторийде - демалушы, шаштаразда - клиент, ауруханада - науқас, транспортта - жолаушы т.б. болып айтылады.
Іс қағаздар стиліне әртүрлі мекемелерде жүргізілетін жазу үлгілері жатады. Іс қағаздары белгілі бір форма бойынша жазылады. Ол форманың түрлі үлгілері болады. Іс қағаздарының үлгілеріне өтініш, сенімхат, қолхат, анықтама, мінездеме, шақыру билеті, хабарландыру, қатынас қағазы, акт, мәлімдеме, хаттама, шарт, міндеттеме, бұйрық, есеп, т.б. жатады. Іс қағаздарының әрқайсысының бұрыннан белгілі бірыңғай сөздері мен сөз тіркестері, сөйлем үлгілері болады. Іс қағаздары көбінесе сол үлгі бойынша жазылады.
Ресми құжаттарда саяси-публицистикалық лексиканың, әкімшілік терминдердің қолданылуы басым келеді.
Ресми стильге жататын мемлекеттік құжаттар жанр және мазмұн жағынан әртүрлі болып келгенімен, олардың барлығына ортақ жалпы сипаты болады:
1. Тілдік құралдарды қысқа қолдану.
2. Материалдардың стандарт түрінде орналасуы.
3. Белгілі бір қалыптасқан үлгіде баяндау тәсілімен жазылады.
4. Лексика-фразеологиялық құрамы (саяси-публицистикалық сипатта, әкімшілік терминдер мен күрделі терминдер, қысқарған сөздер) өзгеше болып келеді.
5. Ойдың логикалық жүйелілігін сақтау мақсатымен сөйлем күрделі құрылады.
6. Индивидуальдық стильдің әлсіздігі.
Тілдегі құралдарды қысқы қолдану талабы ойдың нақтылығын, дәлдігін қадағалаудан туады. Әлбетте көркем әдебиеттегі немесе публицистикалық стильдердегі сияқты синоним сөздерді немесе мағыналас басқа сөздерді тізе беруді ресми стиль жағдайы көтермейді.
Ресми стильдегі құжаттардың басым көпшілігі белгілі бір стандартқа лайықталғандықтан, ондағы сөздердің қолданылуы да стандартты болып келеді. Яғни мұндайда сөздердің орналасу тәртібінде еркіндік бола бермейді, әр сөздің орнын сақтау қисынды саналады.
Құқықтық құжаттардың тілі болуының өзі ресми стильде көптеген заң терминдерінің, қоғамдық ұғымға байланысты номенклатуралық атаулардың болуын міндетті түрде қажетсінеді. Ондай терминдер мен ұғымдарсыз құжаттардың түсініксіз болары белгілі.
Баяндаудың жүйелі тәсілі ресми стильдің стандарттылығына тікелей қатысты болып келеді. Ресми құжаттарда болсын, іс қағаздарында болсын біртектес ресми қағаздардағы ойдың баяндау жүйесінде қалыптасқан стандарт болады. Ол стандартты сақтау ресми стильдің өзіне тән қасиетін сақтау болып шығады.
Сөйлемдегі сөздердің орын тәртібінің екі түрі болатыны айқын: дағдылы орын тәртібі және дағдыдан тыс орын тәртібі немесе инверсия. Орын тәртібінің екінші түрінде сөздердің нормативтік грамматика бойынша түсіндірілетін тәртібі бұзылады да, бастауыш сөйлемнің аяғында, баяндауыш басында немесе анықталатын сөз анықтауыштың алдында, толықталатын сөз тоықтауыштың алдыннда деген сияқты бола беруі мүмкін. Мұндай жай, бір жағынан, кейбіреулерінің сауатының аздығынан жіберілуі мүмкін; екінші жағынан, ауызекі сөйлеу стилінде немесе көркем әдебиет тілінде саналы түрде де болып жатады. Ал ресми стильде сөйлемнің дағдылы орын тәртібі, мәселен, құрмалас сөйлем құрамындағы жай сөйлемдердің, сөйлем ішіндегі сөздердің дағдылы орын тәртібінің сақталуы міндетті деп есептеледі. Олай болмағанда ойда ауытқушылық, дәлме-дәлдікке нұқсан келтірушілік кездеседі.
Кейбір текстерде экспрессивті, эмоционалды бояуы бар тілдік құралдар да қолданылады. Мәселен, халықаралық ұйымдар мен жеке мекемелердің, белгілі қоғам қайраткерлерінің мүшел тойына арналған құттықтаулар болады. Құттықтау текстерінің қайсысы болса да жігер, қуатқа толы жақсы тілектер айтылып, жылы сезіммен жазылады. Сондықтан онда эмоционалды бояулы сөздердің қолданылуы заңды құбылыс.
Тегінде, функционалдық стильдердің ішінде, әсіресе, ресми стильде салқын қандылық ерекше көзге түседі. Саяси көзқарастағы жауларды сынға алар шақта халық тіліндегі қанатты сөздер, мақал-мәтелдер араласып, оқырмандары мен тыңдармандарын күлкіге шақыратын жайттар да ұшырысыр, бірақ басым көпшілігінде ресми стиль қатаң стиль деп саналады.
Ресми ситильдің тағы бір ерекше қасиеті - мұнда автордың жазу немесе сөйлеу өзгешелігін дәлелдейтін стильдік даралық байқалмауға тиіс. Айталық, әлдебір анықтаманы жазу керек болғанда кім жазса да - ер адам болсын, әйел адам болсын, жоғары білімді болсын, сауаты аз хатшы болсын - қайсысының жазғанын айыру мүмкін емес. Ресми құжаттар, мәселен, қаулы-қарарлар, бұйрықтар, халықаралық құжаттар жайында да осыны айтуға болады.
Тілдік стильдердің пайда болып, жеке өріс алуы тілдегі белгілі жанрлардың дамуымен, өзіндік өріс алуымен тығыз байланысты. Мысалы, XX ғасырдың бас кезінде публицистика жанрының өркендеуі (газет-журналдардың көптеп шығарылып, олардың өзіндік тіл ерекшеліктері қалыптаса бастауы), ғылым мен техникаға байланысты әдебиеттерінің жазылуы (аударма әдебиеттермен қатар ана тілінде жазылған ғылыми әдебиеттердің де баспа бетін көріп, жарыққа шығуы), кеңес дәуірінде әртүрлі ресми іс қағаздары мен құжаттардың жүйелі түрде қалыптасқан тілде жазылуы қазақ тілінің ресми стилін қалыптастырып, жеке стильдік тармақ деп тануға негіз болатын басты белгілерін, релеванттық көрсеткіштерін саралап, нормаландыруда үлкен рөл атқарады.
2 Ісқағаздар жүргізу
Құжат - латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: а) қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (жол жүруге деген) растайтын іс қағазы; ә) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат); б) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).
құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық-өкілеттік құжаттар деп алып, оларды іштей бірнеше топтарға топтауға болады. Сондай-ақ іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік іс қағаздары деп екіге бөлінеді. Формасына қарай типтік және трафареттік болып бөлінеді. Алқалық ұйымдардың құжаттары іс қағаздарының бір түрі ретінде қаралады. Енді осы топтардың әрқайсысына жеке-жеке тоқталайық.
Құжаттың жеке құрамды бөлігі деректеме (реквизит) деп аталады. Құжаттардың міндетті деректемелеріне мыналар жатады:
* ұйымның атауы;
* ұйымның коды;
* құжаттың (хаттардан басқа) атауы;
* тақырыбы;
* құжатты толтыру мерзімі;
* мәтіні;
* бұрыштамасы;
* қойылған қолы т.б.
Деректеме толық және дәл мәлімет беруі керек, әрі жалпыға ортақ стандарт бойынша толтырылуға тиіс.
Ұйымдық-өкілеттік құжаттар іштей ұйымдық, өкілеттік және анықтама-ақпараттық болып үшке бөлінеді.
Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар, басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі, құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, жарғы, ереже, нұсқау (инстукция) т.б. құжаттар жатады.
Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін Мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай мекеменің ұйымдық құжаттарына - мекеме жарғысы, құрылтайшылар келісімі және жарғы; коммерциялық емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады.
Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі. Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке, заңды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқықтары мен міндеттері жазылады. Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекенжайын, басқару органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылуын, ісін тоқтатуын реттейді, растайды.
Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатын, принциптерін, бассқару органының құрамы мен мүмкіндіктерін, келісім-шарт уақытын белгілейді.
Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар көрсетіледі.
Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда құрылыимдық бөлімшелердің құқықтық жағдайын, жауапкершілік міндеттеін, қызметтерін белгілейтін бағыттағы Ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты негізінде бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала отырып жасалады.
Ішкі тәптіп ережесінің мәтінін мекеме әкімшілігі кәсіподақ қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында өткізілетін жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.
Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қарым-қатынасын, мекеме жетекшісі мен қызметкердің құқықтық қарым-қатынастары және т.б. мәселелер жазылады. Қызметік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің құқықтары мен міндеттерін айқындайды.
Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықтарда ұйымның өндірістік-шаруашылық және басқа да бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс және оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.
Бұйрыққа қол қойылған соң ол тіркеуге алынады, түпнұсқасы және оның көшірмесі я үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және олпрға бақылау жасалады.
Бұйрықты рәсімдеудің ең маңызды бөлігі - оның мәтіні. Бұйрық мәтіні өкілеттік бөлімдерден құралып, БҰЙЫРАМЫН деген сөзбен беріледі және жеке жолға жазылады.
Орындалуы міндетті бұл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттің орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса, мәтіннің бөлігі пункттерге бөлінеді және олар араб цифрларымен белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы, қызметі толық жазылуы тиіс
Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асырып отыруды қажет ететін жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды, яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.
Бұйрықтың соңғы пунктінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның қызметі көрсетіледі.
Өкілеттік құжат мәтіндерінің тақырыптары ...туралы, ...жөнінде, ...жайында деген сияқты шылаулармен келген сөз тіркестерінен тұрады. Тақырып аттар мейлінше қысқа, нақты не туралы? деген сұраққа жауап беретіндей сөз тіркестерінен құралады. Мысалы, ...өзгеріс енгізу туралы, ...қайта қарау жөнінде, шаралар қолдану жайында, ...қорытындысы жөнінде т.б.
Ұйымдық-өкілеттік құжаттардың көп кездесетін түріне анықтама-ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жеделхат, телефонхат, түсініктеме, мәлімхат, акт, анықтама және т.б. қызметтік хаттар жатады. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді, баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.
Анықтама-ақпараттық құжаттардың бірі - акт. Ол мекеме жетекшісінің тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кездеседі. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу, өткізу, материалдық құндылықтарды қабылдау, өткізу.
Құжатта акт жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Актіде олардың ұсыныстары мен көзқарастары көрсетілмейді. Тексеруші топ мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және мекеме мөрі басылады.
Іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік деп бөлінеді. Қызметтік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т.б. Төлқұжат, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрыө, хаттама т.б.
Іс қағаздары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп қалыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш т.б. Трафареттік іс қағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын ала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, студенттің белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын анықтама. Мұнда студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиялық әдіспен басылып, алдын-ала дайындалады. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы, пікір. Еркін мәтінді іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына қойылатын талаптар сақталады.
Мекеменің ішкі іс қағаздарына мекеменің қызмет ету барысында, оны құжаттау процесінде мекеме ішінде дайындалған іс қағаздары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін іс қағаздарына жатады.
Шығу, жасалу деңгейіне қарай іс қағаздары түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді. Түпнұсқалық іс қағаздарына кез келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал) жатады. Ал көшірмелік іс қағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік іс қағаздарына кез келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі, т.б.), үзіндісін (хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді), дубликатын жатқызуға болады.
Үзінді - құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін нұсқасы.
Дубликат - құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың түпнұсқасымен күші бірдей көшірмесі.
Кез келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар. Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып, қол қойылғанда ғана күші бар. Егер көшірме мекемеден тыс жерге берілетін болса, оған мөр басылады.
Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер куәландырады. Нотариалдық кеңселер жоқ елді мекендерде жергілікті әкімшілік қызметкері құжаттарды олардың түпнұсқасымен салыстыра отырып, куәландырады. Азаматтардың мүліктік, отбасылық, қызметтік, білім жағдайына байланысты құжаттардың ғана көшірмесі алынып, куәландырылады.
Төлқұжаттың, марапатталғаны туралы құжаттың, депутаттық мандаттың, әскери билеттің көшірмесін куәландыруға тыйым салынады.
Алқалық ұйым іс қағаздары. Алқалық (коллегия) - ресми түрде құрылған, лауазымды адамдар тобынан тұратын әкімшіліктік, кеңестік немесе өкілеттік ұйым.
Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртібі мен өткізу мерзімі қарастырылған жұмыс жоспарына сәйкес өткізіледі. Өндірістік қажеттілік болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртібіне өзгерістер мен толықтырулар енгізе алады. Күн тәртібі алқалық ұйым мүшелеріне ең күрделі деген мәселелер жөнінде ақпарат жазылған анықтамамен және шешім жобасымен бірге жіберіледі. Кей жағдайда алқалық ұйым мүшелеріне жазбаша баяндамалар менсөйлеушілер сөзінің тезисі де жіберіледі. Бұл материалдармен алдын ала танысу - өткізілетін отырысқа кететін уақытты үнемдеуге септігін тигізеді. Отырыстың күн тәртібіндегі мәселелердегі талқылаудың қорытындысы бойынша қаулылар мен шешімдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша хаттама жүргізіледі. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне алқалық ұйымның хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммегн жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.
Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгісіне сәйкес жазылады. Хаттамаға жазылған немесе рәсімделген күн емес, отырыс өткізілген күн қойылады. Егер отырыс бірнеше күнге созылатын болса, онда басталған күн мен соңғы күн көрсетіледі. Осы күндер аралығында өткізілгендігі жазылады. Мысалы, 12-14.11.1999 ж.
Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден бастап нөмірленеді.
Хаттама тақырыбы ретінде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрі жазылады. Ол құжат атымен сәйкестіре жазылуы керек. Мысалы, педагогикалық кеңес отырысы.
Хаттама мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртібі, шақырылғандар, қатынасқандар туралы мәлімет жазылады. Фамилиялар алфавит тәртібімен, иерархиялық тәртіппен беріледі, я болмаса олардың жалпы саны көрсетіледі. Ал ат-атымен жазылған тізім хаттамаға қосымша тігіледі. Мысалы, қатынасқандар саны: 43 (тізім беріледі).
Күн тәртібіндегі мәселелер маңыздылығына қарай нөмірленіп беріледі. Хаттаманың негізгі бөлігі мынадай үш тармақтан тұрады: 1. ТЫҢДАЛДЫ. 2. ЖАРЫССӨЗ. 3. ҚАУЛЫ.
ТЫҢДАЛДЫ бөлімінде қаралатын негізгі мәселе сөз болады, ҚАУЛЫ бөлімінде шешім жазылады. Бұл сөздер бас әріптермен азат жолдан жазылады. Сөз сөйлегендер мәтінінің мазмұны үшінші жақ, жекеше түрде жазылады. Қаулы мәтіні нақты және не істеу керектігі, орындаушысы, мерзімі көрсетіледі.
Толық редакцияланған және безендірілген хаттамаға алқалық ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.
Алқалық ұйым шешімдері орындаушыларына өкілетті құжат ретінде (бұйрық, шешім, қаулы) немесе хаттамадан көшірме я үзінді ретінде жеткізіледі.
2.1 Ресми хаттарды безендіру
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк форматы - А4 210x297 мм. Кейде A3 және А5 форматтары (210x297 мм және 210x135 мм) да қолданылады. A3 форматы ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz