Хат және оның түрлері

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 7 бет
Таңдаулыға:

Жоспар

І. Кіріспе

ІІ. Негізгі бөлім

Ресми хаттар.
Қызметтік хаттың құрылымы.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.

Қорытынды

Хат және оның түрлері

Ресми хаттар белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша карастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.

Қызметтік жеке хатттар . Бүл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе орісінің кеңдігі жоне қызметтен тыс моселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мөселелер, адамның өз қызметімен, үйымның атқаратын қьтзметімен шеше алатын моселелер орісімен тікелей байланыста болады. Бүл хаттар жеке түлға атынан жазылады.

Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметқерді белгілі бір орынға, қызметке үсыну жөнінде басшыга үсыныс жасау. Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне қепілдеме беру. Хат ресми, өзіне тән қүрылымы сақталып жазылады. Бүл хатқа үсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды.

Сұраныс хаттары . Бұл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден кереқті ақпаратты немесе белгілі бір кұжатты жіберуін сүрау. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды.

Шағым хаттар . Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерлерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сүрау мақсатында жазылады. Хат мазмұнының негізгі құндылығы онда көрсетілетін фактілерге байланысты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмұнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.

Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерғе бір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.

Жолдама хаттар. Құжатпен бірге жіберілетін қосымшаньтң немесе қосымшадардың құрамы, мазмүны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін жазылады. Бүл хаттар өрсетілген ақпараттың долдігімен ерекшеленеді. Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды.

Хатты жазып отрығнада онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің маңыз, мазмұнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп отырғандығыңызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан стильдік нормадан ауытқьшаған жөн.

Қызметтік хаттың құрылымы.

Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:

1. Тақырыбы

2. Датасы

3. Хатжолданып отырған мекеменің аты мен адресаттьщ аты-жөні.

4. Кіріспе соз

5. Хаттың жалпы мазмүн, мақсатын көрсстетін бөлік

6. Негізгі мәтін

7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері

8. Жіберушінің қолы

9. Қосымша (приложение) берілстін болса, оған сілтеме

10. Қосымша (прмложение)

11. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет

Хат жазылатын қағаздың оң жақ. шетінен кеміңде 1 см орын қалдырыдады. Ал төменгі жөне жоғарғы жағынан қалдырылатың орын біркелкі, кемінде 2 см. Бұл хат мәтіннің таза сақталуына, кейін іске тігілгенде бсттсрдің шетіне қол көп тиетін болғандықтан хат мазмұнының өшірілмей сақталуына, хатнен таныса отырып шетінс қосымша белгі қоюға септігін тигізеді.

Хат қағаздың бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіндігінше хат мазмұнын бір беті сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен туратын болса, бст нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.

Енді жоғарыда айтылған хат бөліктерінің әрқайсысына жеке-жеке тоқталайық.

Егер хат фирмалық бланкке емес, таза қағазға жазылса жоғары жағына алдымен мекеменің толық аты, мекен-жайы, телефон нөмірі жазылады. Қажет болған жағдайда мекеменің немен айналысатыны да көрсетіледі. Айтылған мәліметтер қазақ тіліңде, қажет жағдайда қосымша орыс немесе ағылшын тілінде беріледі.

Егер мекеме мен адресат арасында хат жазысу үнемі болып тұратын болса, онда қағаз бетінің орташа түсына келген хагтың нөмірі мен датасына сілтеме жасауға болады. Мысалы:

"Сізден 1999 жылы

16 желшоксанда келіп

түскен шығу нөмірі 1007-хатка орай".

Мерзімі. Хат жазылып отырған кун қағаздың оң жақ бұрышыңда көрсетіледі. Хат жазылған ай цифрмен емес жазбаша кәрсетілгені дүрыс. Себебі цифрды тез шатастырып алуға болады, оның үстіне кейбір елдерде бірінші цифр жазылған күнді емес айды білдіреді.

Қызмет хатты алушы мекеменің аты мен мекен-жайы. Тақырыптан кейін хат жолданып отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жоні жазылады. Ер адамға аты-жөнінен кейін мырзаға, әйел адамға ханымға деп жазуға болады.

Адресат лауазымын корсеткен жөн, бірақ міндетті емес.

Егер бір хат бірнеше адамға жіберілетін болса немесе көшірмесі басқа адамға да жіберілетін болса, ол міңдетті түрде бірінші экземплярда көрсетілуі керек. Хаттың көшірмесін жібермес бұрын оның көшірме екендігін ескерткен жон. Сонда ол хатты алған адам басқа да мүдделі адамдардың бар екендігіне сенімді болады. Хат кошірмесінің кімдерге жіберілгенін атап көрсете отырып, олардың санының шектеулі екендігінен де және дәл кімдерге жіберілгенінен де мағлумат бере аласыз.

Хат алушының адресін жазу ережесі жалпыға бірдей: почта индексі, ел аты (мемлекет), елді мекеннің типі (қала, поселок, аудан орталығы т. б. ) және аты (Алматы, Талды-корған, Аксу т. б. ) көше, алаң, проспект аты (Достык даң~ ғылы, Жаңа алаң, Республика алаңы, Манас көшесі т. б. ) үй нөмірі (егер хаггы алушы ұйым үлкен ғимаратты тұгел иемденбесе) . Алыс шетелдерге жіберілетін хат мекен-жайының жазылуы сол елдердегі адресацияның ішкі ережелеріне сәйкес болуы керек.

Кіріспе сөз. Ресми кіріспе создің қабылданған стандарт формалары бар. Егер сіз респондентпен бұрыннан өте жақын қарым-қатынаста болсаңыз ресми кіріспе сөзді біраз жүмсартып қолдануыңызға болады.

Кіріспе соз мекеме, ұйымға да, уйым басшысына жеке де қарата айтыла береді. Кіріспе соз азат жолдан бастап жазылады.

Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.

Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мүқият тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет қолданылмағын жөн, қүжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде жіберіледі:

- дайындалған қүжаттың мазмүны мен сапасына немқүрайды бақылау жасалғанда;

қүжатты дайындаушыньщ білім мен тәжірибе деңғейі төмен болғанда; жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;

- құжатты дайындаушы өз ісіне немқүрайды, салақ қараған жағдайда;

- құжатты дайындау барысында дүрыс мәлімет қолданбаған жағдайда;

- қүжаттарды дайындау барысында бағдарламалық-техникалық қүралдарды дүрыс пайдаланбаған жағдайда;

- қүжаттарды дайындау технологиясы бүзылған жағдайда.

Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Қүжаттағы сандық мөліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.

Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса қүжаттың соңында ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бүл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т. с. с,

Құжаттағы бүкіл ақпарат мұқият текесерілуі керек. Құжаттағы ақпартты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:

1. Техникалық. Мүнда қате жазылған сөздер, дүрыс қойылмаған тыныс белгілері, дүрыс түспеген әріптер т. б. басты назарда ұсталады.

2. Заңдық. Мұнда құжат мазмүнының қазіргі күші бар заңдарға және қүқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.

3 . Қаржы-экономикалық. Мұнда қүжатта шығарылған қаржы-экономикалы шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға беріледі.

4. Статистикалық. Мұнда қүжаттағы статистикалық мәліметтердің актуалъдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.

5. Конфиденциалдық. Мұнда құжат мазмұнында жариялылығы шектеулі мағлұматтың немесе мемлекеттік қүпия болып саналатын я қызметтік, коммерциялық қүпия болып табылатын мәліметтің жіберІлмеу жағы тексеріледі.

6 . Ақпараттық. Мүнда құжатты алушының мекен-жайы, реквизиттері сияқты мәліметтердің дүрыстығы тексеріледі.

Қүжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дүрыс жасалу жауапкершілігі қүжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер қүжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орьгадаушы белгіленеді.

Құжатты дүрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі. Ал қол қоятын адамдардың қызмет дәрежесі бірдей болса, алфавит тәртібімен жазылады.

Қосымшаларға сілтеме. Жолдама хатта керсетілген мәліметтің бәрі қосымша болып есептеледі. Қосымша бірнешеу болса, оның тізімі жасалады. "Қосымша" я "Косымшалар" сөзі беттің сол жақ шетіне жазылады. Қосымшаларға тізім жасап, оларды атап көрсету кезінде мынадай қарапайым ережелерді есте ұстаған жөн:

1. Қосымшада келтірілген құжаттарды мынадай ретпен тізген жөн:

1) маңыздылығына қарай, яғни тізім ең маңызды құжаттан бастап жасалып, ары қарай тізіле береді;

2) егер құжат маңызы мен мазмұны жагынан бірдей болса, онда көлеміне қарай тізімдеуге болады;

3) қосымшаларды алфавит тәртібімен да тізімдсуге болады;

2. Қосымшаларды нөмірлегенде міндетті түрде "қосымша" деп жазу керек. Мысалы, косымша-1, қосымша-2, қосым- ша-2 " т. б.

3. Қосымшада берілетін құжат аттары бас әріппен тырнақшаның ішіне жазылады. Құжат атын толық жазып жатпай-ақ ондағы негізгі сөзді атап корсетсе де болады. Мысалы "Шарт", "Келісімжобасы", "Хаттама "т. б.

4. Шатастырмай, жоғалтпай сақтау үшін және тіркеуге жеңіл болу үшін көп бетті қосымшалардың бет көлемін корсетіп қою керек.

5. Егер қосымшалардың ішінде қүппя, көпшіліктің танысуына арналмаган құжаттар болатын болса, ол құжатпен танысуға кімдердің құқы бар ексні атап көрсетілуі керек.

6. Бірнеше дана болып жіберіліп отырған қосымшалардың қай данасының кімге арналғандығын да көрсету керек.

Құжатты дайындаушы туралы

Мәлімет беру іс жүргізуге жеңілдігін тигізеді. Құжатқайтып келгенп жағдайда, уақытша пайдалануға қайтып алынғаңда немесе құжатты қайта жасау, толықтыру керек болғанда оны тікелей орындаушыға қайтаруды да жеңілдетеді.

Постскриптум. Постскриптум - латын тілінен аударғанда "хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін "р. з. " таңбаларын койып түрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мәтін" деген мағына береді.

Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.