Іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттану туралы ақпарат

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 21 бет
Таңдаулыға:

Мамандығы: « Іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттану»

Пәні: «Мамандандыру»

Тақырыбы: «Ақпараттық-анықтамалық құжаттар»

Жоспары

І. Кіріспе бөлім:

Ақпараттық - анықтамалық құжаттар және олар мен жұмыс істеу тәртібі

ІІ. Негізгі бөлім:

Анықтама

Баяндау хат

Түсінік хат

Жеделхат

Телефонхат

Акт

Хаттама

ІІІ. Қорытынды бөлім

Пайдаланылған әдебиеттер

КІРІСПЕ

Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық- анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады. Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т. б. жатады. Олар ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен, мәлімет ретінде ғана қабылданады. Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды.

Ақпараттық - анықтамалық құжаттармен

жұмыс істеу барысы

Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі -

олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді. Ақпараттық - анықтамалық құжаттың орындалу мерзімін ұзарту жөніндегі ұсыныста себебі және нақты орындалу уақыты көрсетілуі қажет.

Ақпараттық - анықтамалық құжаттар іске келесі тәртіппен жабдықталады:

-Сұрақ туындаған негізгі құжат;

-Дұрыс шешімін тапқан құжат (анықтама, қорытынды

және хронологиялық тәртіпте негізгі сұрақтың

шешімі негізделген құжаттар)

Ақпараттық - анықтамалық құжаттардағы сұрақтардың барлығы шешілгеннен кейін орындаушы басшыға хабарлайды, хат алмасуды жүзеге келтіріп, бекітілген іс номенклатураға сәйкес сақтау мерзімін анықтайды (тұрақты, уақытша) . Орындалған құжаттар тапсырманы берген тұлғаның қолы қойылып, басшыға хабардар еткеннен кейін тізімнен алынады.

Анықтама

Анықтама - белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын құжат. Ол көп жағдайларда жеке адамға байланысты нақты ақпаратты растау үшін беріледі. Биологиялық немесе қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат.

Анықтамалар қызметтік және жеке болып екіге бөлінеді.

Қызметтік анықтамалар - лауазымды тұлға жүргізген қандай да бір тексерудің жиынтық нәтижесінен тұрады.

Мысалы: - қоймадағы материалдардың болуы туралы анықтама, әдетте қойма меңгерушісі жасайды немесе оқушылардың белгілі бір уақыт ішінде сабақты босату саны туралы анықтама, мұны оқу меңгерушісі жасайды.

Жеке анықтамалар - жеке тұлғаларға беріледі. Оларда әдетте, осы адамға қатысты қандай да бір мәлімет расталады.

Мысалы: Оқу орнынан анықтама

Жұмыс орнынан анықтама

Тұрғылықты жерінен анықтама

Емханадан денсаулығы туралы анықтама

Анықтамалар бұрыштама бланкіде ресімделеді және оларда мынадай деректемелер болады:

- адресат;

- құжат түрінің атауы (анықтама) ;

- анықтаманың рет саны;

- күні;

- жасалу орны;

- қызметтік анықтамаларда мәтіннің тақырыбы;

- мәтін;

- қосымшасының бар екендігі туралы белгі;

- қолы.

Қызметтік және жеке анықтамалардың айырмашылықтары мынада: қызметтік анықтамада адресат деректемесі ресімделеді, ал жеке анықтамада адресат ресімделмейді, бірақ құжат мәтінінің соңында анықтаманың қандай мақсатқа берілгені жазылады, яғни оның қандай мекемеге ұсынылатыны көрсетіледі

Грамматикалық минимум

Ырықсыз етіс жұрнақтары: -ыл, -іл, л

-ын, -ін, -н

Негізгі сөздік

деректі растау- потвердить факт

жеке адамға байланысты - связано с личностью

ақпаратты растау - потвердить информация

бірнеше дана - несколько згземпляров

анықтама нөмерленеді - справка номирустся

анықтама мазмұны - содержания справки

анықтама мәтіні - текст справки

кімге берілгені - кому выдана

мекеме басшылары - начальники учреждения

мекеме мөрі - печать учреждения

не үшін берілгені - выдана для чего

мөр басылады - печать ставится

жарамдылық мерзімі - срок годность

АНЫҚТАМА

Жұмыс істейтіндігі туралы

Осы анықтама

( аты-жөні )

( лауазымын көрсету )

болып жұмыс істейтіндігі туралы берілді.

Aнықтама

( берілген органның атауы )

көрсету үшін берілді.

Алматы қаласы

( ауданының) Әкімі

( қолы ) ( аты-жөні )

БАЯНДАУХАТ

Баяндаухат - ақпараттық-анықтамалық сипаттағы құжат. Ол бұл хатты жазушының өзі жұмыс істейтін ұйымның басшысына немесе жоғары тұрған органға жолдаған қандай да бір мәселе немесе деректен, қорытынды мен ұсыныстан тұруы мүмкін.

Мазмұны мен мақсатына байланысты баяндау хат бастама (ұсыныс жасау, өтінішті, деректі, оқиғаны баяндау) және есеп беру (қандай да бір істің, тапсырманың, жоспардың орындалу барысы, жағдайы, аяқталуы, іс сапар нәтижелері, тексеріс және т. б. туралы) сипатында болуы мүмкін.

Баяндаухаттың мәтіні «сұраймын, өтінемін» сияқты етістіктермен аяқталады, осы етістіктердің алдындағы тұйық етістік жіктік жалғауының ІІ жағында сыпайы түрінде сонымен қатар табыс септігінде көрсетіледі ( көмек көрсетуіңізді, қабылдауыңызды, ауыстыруыңызды, қайта қарауыңызды ) және етістіктің ауыспалы осы шағының І жағында жазылады.

Мысалы: Қауіпсіздік жұмыс жүргізу бойынша жедел шара қабылдауыңызды сұраймын.

Қауіпсіздік техникасын сақтау туралы

Қауіпсіздік техникасы бөлімі Бас инженер

БАЯНДАУХАТ №

№ __

қаласы

Қауіпсіздік техникасы бөлімі сізді құрылыс алаңында1 қауіпсіздік техникасының сақталмауы туралы әлденеше рет 2 құлақтандырған болатын. Алайда қазіргі уақытқа дейін құрылыс жұмыстары3 жүргізіліп жатқан жерлерге қоршау4 қойылмаған. Дәнекерлеу жұмыстары жүргізіліп жатқан жерлер де қоршалмаған. Қазандық қоршалмаса да, механикалық жинақтау цехында5 бағаналарды бетондау6 жұмыстары жүргізіліп жатыр. Сізден құрылыс телімінде қауіпсіз жұмыс жүргізу бойынша жедел шара қабылдауыңызды7 сұраймын.

Қауіпсіздік техникасы

жөніндегі инженер

(қолы) (аты-жөні)

ТҮСІНІКХАТ

Түсінікхат - 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның) жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды тұлғаның қандай да бір іс-әрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп, жоғары тұрған лауазымды тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсінікхат қызметкер ішкі еңбек кестесін және еңбек тәртібі ережесін бұзған жағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан қалу, жұмыс орнынан табылмау және т. б. ) жазылады.

ЖЕДЕЛХАТ

Жеделхат - телеграф (телетайп) арқылы берілетін жедел сипатты құжат. Күделікті қызмет барысында немесе мәліметтің кейбірін екінші адамға я мекемеге жедел жеткізуші құжат. Ақпаратты беру және қабылдау уақытына дер кезінде шешім қабылдау мен оның дұрыстығы әсер етеді. Сондықтан, ақпараттың жылдам алынуын қамтамасыз ету үшін оны телеграф арқылы жібереді. Құжаттардың факсимильді көшірмелерін жіберу үшін фототелеграмма пайдаланылады.

Жеделхаттың артықшылығы:

-мекеменің кез келген қызметкері жеделхат мәтінін құрастырып

жібере алады.

-виза қою, келісу, корректуралау, редакциялау сияқты формальды

нәрселерді қажеттігі болмайды.

-жеделхат қолмен жазылғанына қарамастан әркез жіберуші

мәліметті қамтиды.

-жеделхаттар қалай тез жіберілсе, солай тез жеткізіледі.

Жеделхаттың жазылу ережелері:

-жеделхат мәтіні қысқа, дәл, анық болуы тиіс.

-жеделхат мәтінінде кіріспе, шылау сөздер қолданылмайды.

-кейбір сөздерді қысқартуға болады, керісінше шатаснау кетпес

үшін цифрларды жазбаша беріледі.

-мынандай ретпен жазылады - алушы мекен- жайы,

мәтін, жіберуші мекен жай.

-жеделхат мәтіні анық оқылатын болып жазылуы керек және ешбір

түзетулер(әсіресе мекен-жай мен цифрлар жазылған бөлігінде)

болмағаны жөн.

Жеделхат А4 форматқа басылады және мынадай деректемелері

болады :

● шұғылдық санаты;

● түрінің атауы;

● адресаттың атауы;

● мәтін;

● тіркеу нөмірі;

● күні;

● жөнелтушінің қолы

Жеделхаттың үлгісі

Жеделхат
ШҰҒЫЛ
АСТАНА,
ЖЕҢІС Д-ЛЫ, 14
«ПАРАСАТ» ҚОРЫНА
«ТҰЛПАР» ПОЕЗЫМЕН ЖІБЕРІЛГЕН ЗАТТАРЫҢЫЗ ҚАБЫЛДАНЫП АЛЫНДЫ.
, Алматы, Республика алаңы 4
Халықаралық «Қазақ тілі» қоғамы
Президент Жеке қолы
М. О.
Күні
Орындаушының фамилиясы
және телефоны
Шығ. № «___»

ТЕЛЕФОНХАТ

Телефонхат - жедел мәселелер бойынша телефон байланыс арнасы арқылы ауызша берілетін және алушы жазып алатын құжат.

Телефонхат бір данада жасалып, оған басшы немесе жауапты орындаушы қол қояды. Егер телефонхат бірнеше адресатқа жіберілетін болса, онда оған жіберілетін жерлердің телефон нөмірлері көрсетіле отырып, тізімі қоса тіркеледі. Телефонхат мәтіні 59 сөзден аспауы керек. Айтылуы қиын сөздер мен күрделі сөз тіркестерін қолданбаған жөн. Хабарлағаннан кейін оның дұрыстығын қайтадан оқып, пысықтау қажет. Қабылданған телефонограммалар журналға тіркеледі.

Телефонхат мынадай деректерді қамтиды:

-кәсіпорынның атауы;
-құжат атауы;
-қабылдаушы;
-күні, индексі, мәтіні;
-жіберуші уақыты туралы белгі;
-телефонхатты қабылдаған және берген адамның лауазымы мен аты-жөні жазылады.

Телефонхатты берген кезде мынадай ережелерді сақтаған жөн;

-қарапайым және жедел хабар беру;
-жазудың дұрыстығын қайталап оқу арқылы тексеру;
-қисыны күрделі мәтіндерді жібермеу;
-сирек қолданылатын сөздерді пайдаланбау,
-ұғынылуы қиын сөздердің әріптерін жеке-жеке атап беру.

Акт

Акт - бірнеше лауазымды адамдардың белгілі бір фактіні, не оқиғаны растап қол қойған құжат түрі. Актіні жеке адам (тексеруші - ревизор, сарапшы - аудитор, инспектор) толтыруы да мүмкін. Көп жағдайларда құжаттың бұл түрі, деректің нақтылығын жазу мақсатында бірнеше адамдармен құрастырылады. Кейбір жағдайларда актіні бір ғана уәкілді тұлға құрастырады (реквизор, инспектор) . Ревизия нәтижелері бойынша төмендегідей актілер дайындалады. : істерді қабылдау-тапсыру; жаңа сынақтар жүргізу; объектілерді пайдалануға қабылдау; құжаттарды жоюға тапсыру; кейбір жағдайларда актілер жоғары тұрған ұйымдармен бекітіледі.

Актінің мәтіні басқа құжаттар мәтіндерінен ерекше жазылады, яғни жазылатын деректің қорытындысы мен сол дерек бойынша ұсыныстардан тұрады. Онда құрастырушы тұлғалардың уәкілдігін анықтайтын құжаттарға нұсқау жасайды. Актінің даналар саны нормативті құжаттар немесе тәжірибелік қажеттіліктерінен қарай анықталады. Егер актідегі қорытындылар мен ұсыныстарда орындалу мерзімі көрсетіліп және олар өкімдік түрде берілген болса, бұл жағдайда акт ұйым басшысына оның мазмұнымен танысуға және танысқаны туралы қол қою үшін ұсынылады. Акті ұйым әкімшіліктерінің өкімді құжаттар шығаруларына негізгі болып табылады.

Акті мерзімі, актіленген дерек, оқыға күнімен сәйкес болуы керек. Актіге тиісті негізгі деректер: құжат түрінің аталуы; мерзімі, индексі; тақырыпша, бекіту грифі, мәтін, қосымшалардың бар екендігі туралы белгі, төраға комиссия мүшелерінің қолдары, келісілді, бақылауға алу, орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі. Актінің мәтін құрылымы өте күрделі, ол екі бөлімнен турады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлім құрылымы: негіз; комиссия құрамы мына құрамда құралды; қатысқандар. Негізгі бөлімде жұмыстың жүргізілуіне негіз болған құжатқа сілтеме комиссия мен жүргізілген жұмыстардың негізі, мақсаты, есебі және бекітілген деректер жезылады. Сондай-ақ қажеттілігіне қарай бұл бөлімде қорытындылар мен ұсыныстар жазылады.

ХАТТАМА

Хаттама - жиналыстарда, мәжілістерде, конференцияларда, бас қосуларда мәселелерді қарау барысын және онда қабылданған шешімді белгілейтін құжат.

Негізінен хаттамалар қысқаша жасалады, онда баяндамалар мәтіні толық келтіріле бермейді. Әйтсе де хаттамаға мәжілістің стенограммасы тіркелгені жөн. Хаттама жалпы бланкіде де сол секілді А4 форматтағы қағазға да ресімделе береді.

Мынадай деректемелерден тұрады:

-Құжат түрінің атауы және оның рет тік нөмірі;

-Күні;

-Хаттама жасалған орын;

-Мәтіннің тақырыбы;

-Мәтін;

-Төраға мен хатшының қолдары.

Хаттама мәтіні екі бөліктен - кіріспе және негізгі бөліктен тұрады.

Кіріспе бөлімде жиналысқа қатысушылар көрсетіледі, оның ішінде жиналыстың төрағасы мен хатшысы да көрсетіледі. Егер бұл өндірістік жиналыс болса, барлық қатысушының қызметінің атауы көрсетіледі. Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады.

Хаттаманың негізгі бөлімі мынадай сұлба бойынша құрылады: ТЫҢДАЛДЫ - СӨЙЛЕДІ- ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ)

ТЫҢДАЛДЫ бөлімінде баяндамашының аты-жөні, (лауазымы көрсетілмейді, ол кіріспе бөлімінде көрсетілген) жазылып, сызықша қойылады да баяндаманың қысқаша мазмұны баяндалады.

СӨЙЛЕДІ деген бөлімде де осылайша жүргізіледі.

ҚАУЛЫ ЕТТІ деген бөлімде қабылданған қаулы жазылады.

Хаттама мәтініне төраға және хатшы қол қояды.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.