Іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттану туралы ақпарат

І.Кіріспе бөлім:
Ақпараттық . анықтамалық құжаттар және олар мен жұмыс істеу тәртібі
ІІ. Негізгі бөлім:
Анықтама
Баяндау хат
Түсінік хат
Жеделхат
Телефонхат
Акт
Хаттама
ІІІ. Қорытынды бөлім
Пайдаланылған әдебиеттер

Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық- анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен, мәлімет ретінде ғана қабылданады. Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды.

1. Әділбек Ж. «Іс жүргізу». Астана 2000.
2. Дүйсембекова Т. «Машинка мен жазу және іс қағаздарын жүргізу». Алматы, 1991.
3. В.Салагаев. Б. Шалабай. Iс қағаздарын жүргiзу. Алматы 2000.
4. Ләззат Дүйсембекова. Iс қағаздарын қазақша жүргiзу. Алматы 2001.
5. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. «Документоведение. Документ и системы документации» М., 1977.
6. Стенюков М.В. «Документі, делопроизводство» М., 1995.
7. Делопроизводство. Документационное обеспечение бизнес. Санкт – Петербург 1997.
8. Делопроизводство в кадровой службе. Москва 1997 ж. В.ИАндреева.
9. Ақылбек Г. Б. Ресми iс қағаздары стилi сөздерi мен сөз тiркестерiнiң қазақша – орысша және орысша – қазақша сөздiгi. Павлодар 200.
10. Г.М Нұрғожина. Қ.Қоянбаева. Мемлекеттiк тiлде iс жүргiзу. Қарағанды 1999.
11. Делопроизводство. Л.А Румынина. Москва 2002.
12. Н.Скала. Делопроизводство в Республике Казахстан. Алматы 2001.
13. М. Қасымбеков. Атамұра – Қазақстан, Алматы 1994.
14. Кушкаренко Е. «Документоведение» Киев «Знание» 200.
15. Люков А.Х. «Делопроизводство предпринимателя в Казахстане» Алматы 2002.

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 21 бет
Таңдаулыға:

Мамандығы: Іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттану
Пәні: Мамандандыру
Тақырыбы: Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

Жоспары

І.Кіріспе бөлім:
Ақпараттық - анықтамалық құжаттар және олар мен жұмыс істеу тәртібі
ІІ. Негізгі бөлім:
Анықтама
Баяндау хат
Түсінік хат
Жеделхат
Телефонхат
Акт
Хаттама
ІІІ. Қорытынды бөлім
Пайдаланылған әдебиеттер

КІРІСПЕ

Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық-
анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы
ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды
дайындауға негіз болады.Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар,
баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады.
Олар ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті
түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен,
мәлімет ретінде ғана қабылданады. Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-
құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда
өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі
бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни
басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша
айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік
жасайды.

Ақпараттық – анықтамалық құжаттармен
жұмыс істеу барысы

Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі –
олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше
басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға қарасты
ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді. Ақпараттық – анықтамалық
құжаттың орындалу мерзімін ұзарту жөніндегі ұсыныста себебі және нақты
орындалу уақыты көрсетілуі қажет.
Ақпараттық – анықтамалық құжаттар іске келесі тәртіппен жабдықталады:
-Сұрақ туындаған негізгі құжат;
-Дұрыс шешімін тапқан құжат (анықтама, қорытынды
және хронологиялық тәртіпте негізгі сұрақтың
шешімі негізделген құжаттар)
Ақпараттық – анықтамалық құжаттардағы сұрақтардың барлығы шешілгеннен
кейін орындаушы басшыға хабарлайды, хат алмасуды жүзеге келтіріп,
бекітілген іс номенклатураға сәйкес сақтау мерзімін анықтайды (тұрақты,
уақытша). Орындалған құжаттар тапсырманы берген тұлғаның қолы қойылып,
басшыға хабардар еткеннен кейін тізімнен алынады.

Анықтама

Анықтама – белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын
құжат. Ол көп жағдайларда жеке адамға байланысты нақты ақпаратты растау
үшін беріледі. Биологиялық немесе қызметтік сипаттағы деректерді растайтын
құжат.
Анықтамалар қызметтік және жеке болып екіге бөлінеді.
Қызметтік анықтамалар – лауазымды тұлға жүргізген қандай да бір
тексерудің жиынтық нәтижесінен тұрады.
Мысалы: - қоймадағы материалдардың болуы туралы анықтама, әдетте қойма
меңгерушісі жасайды немесе оқушылардың белгілі бір уақыт ішінде сабақты
босату саны туралы анықтама, мұны оқу меңгерушісі жасайды.
Жеке анықтамалар – жеке тұлғаларға беріледі. Оларда әдетте, осы адамға
қатысты қандай да бір мәлімет расталады.
Мысалы: Оқу орнынан анықтама
Жұмыс орнынан анықтама
Тұрғылықты жерінен анықтама
Емханадан денсаулығы туралы анықтама
Анықтамалар бұрыштама бланкіде ресімделеді және оларда мынадай
деректемелер болады:
- адресат;
- құжат түрінің атауы (анықтама);
- анықтаманың рет саны;
- күні;
- жасалу орны;
- қызметтік анықтамаларда мәтіннің тақырыбы;
- мәтін;
- қосымшасының бар екендігі туралы белгі;
- қолы.
Қызметтік және жеке анықтамалардың айырмашылықтары мынада: қызметтік
анықтамада адресат деректемесі ресімделеді, ал жеке анықтамада адресат
ресімделмейді, бірақ құжат мәтінінің соңында анықтаманың қандай мақсатқа
берілгені жазылады, яғни оның қандай мекемеге ұсынылатыны көрсетіледі

Грамматикалық минимум
Ырықсыз етіс жұрнақтары: -ыл, -іл,л
-ын,-ін,-н

Негізгі сөздік
деректі растау- потвердить факт
жеке адамға байланысты – связано с личностью
ақпаратты растау – потвердить информация
бірнеше дана – несколько згземпляров
анықтама нөмерленеді – справка номирустся
анықтама мазмұны – содержания справки
анықтама мәтіні – текст справки
кімге берілгені – кому выдана
мекеме басшылары – начальники учреждения
мекеме мөрі – печать учреждения
не үшін берілгені – выдана для чего
мөр басылады – печать ставится
жарамдылық мерзімі – срок годность

АНЫҚТАМА

Жұмыс істейтіндігі туралы

Осы анықтама ___________________________________ _______________
(аты-жөні)
___________________________________ ______________
(лауазымын көрсету)
болып жұмыс істейтіндігі туралы берілді.
Aнықтама___________________________ ________________
(берілген органның атауы)
көрсету үшін берілді.
Алматы қаласы
(________ ауданының) Әкімі ________ _____________

(қолы)
(аты-жөні)

БАЯНДАУХАТ

Баяндаухат – ақпараттық-анықтамалық сипаттағы құжат. Ол бұл хатты
жазушының өзі жұмыс істейтін ұйымның басшысына немесе жоғары тұрған органға
жолдаған қандай да бір мәселе немесе деректен, қорытынды мен ұсыныстан
тұруы мүмкін.
Мазмұны мен мақсатына байланысты баяндау хат бастама (ұсыныс жасау,
өтінішті, деректі, оқиғаны баяндау) және есеп беру (қандай да бір істің,
тапсырманың, жоспардың орындалу барысы, жағдайы, аяқталуы, іс сапар
нәтижелері, тексеріс және т.б. туралы) сипатында болуы мүмкін.
Баяндаухаттың мәтіні сұраймын,өтінемін сияқты етістіктермен
аяқталады, осы етістіктердің алдындағы тұйық етістік жіктік жалғауының
ІІ жағында сыпайы түрінде сонымен қатар табыс септігінде көрсетіледі
(көмек көрсетуіңізді, қабылдауыңызды, ауыстыруыңызды, қайта қарауыңызды)
және етістіктің ауыспалы осы шағының І жағында жазылады.
Мысалы: Қауіпсіздік жұмыс жүргізу бойынша жедел шара қабылдауыңызды
сұраймын.

Қауіпсіздік техникасын сақтау туралы

Қауіпсіздік техникасы бөлімі Бас инженер

БАЯНДАУХАТ _____№
____
_______ № __
___________ қаласы ___________

Қауіпсіздік техникасы бөлімі сізді құрылыс алаңында1 қауіпсіздік
техникасының сақталмауы туралы әлденеше рет 2 құлақтандырған болатын.Алайда
қазіргі уақытқа дейін құрылыс жұмыстары3 жүргізіліп жатқан жерлерге қоршау4
қойылмаған. Дәнекерлеу жұмыстары жүргізіліп жатқан жерлер де қоршалмаған.
Қазандық қоршалмаса да, механикалық жинақтау цехында5 бағаналарды бетондау6
жұмыстары жүргізіліп жатыр.Сізден құрылыс телімінде қауіпсіз жұмыс жүргізу
бойынша жедел шара қабылдауыңызды7 сұраймын.

Қауіпсіздік техникасы
жөніндегі инженер __________ ______________________
(қолы) (аты-жөні)

ТҮСІНІКХАТ

Түсінікхат – 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның)
жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды тұлғаның
қандай да бір іс-әрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп, жоғары тұрған
лауазымды тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсінікхат қызметкер ішкі еңбек
кестесін және еңбек тәртібі ережесін бұзған жағдайда (жұмысқа кешігіп келу,
жұмыстан қалу, жұмыс орнынан табылмау және т.б.) жазылады.

ЖЕДЕЛХАТ

Жеделхат – телеграф (телетайп) арқылы берілетін жедел сипатты
құжат.Күделікті қызмет барысында немесе мәліметтің кейбірін екінші адамға я
мекемеге жедел жеткізуші құжат. Ақпаратты беру және қабылдау уақытына дер
кезінде шешім қабылдау мен оның дұрыстығы әсер етеді. Сондықтан, ақпараттың
жылдам алынуын қамтамасыз ету үшін оны телеграф арқылы жібереді.
Құжаттардың факсимильді көшірмелерін жіберу үшін фототелеграмма
пайдаланылады.
Жеделхаттың артықшылығы:
-мекеменің кез келген қызметкері жеделхат мәтінін құрастырып
жібере алады.
-виза қою,келісу,корректуралау,редакцияла у сияқты формальды
нәрселерді қажеттігі болмайды.
-жеделхат қолмен жазылғанына қарамастан әркез жіберуші
мәліметті қамтиды.
-жеделхаттар қалай тез жіберілсе,солай тез жеткізіледі.
Жеделхаттың жазылу ережелері:
-жеделхат мәтіні қысқа,дәл,анық болуы тиіс.
-жеделхат мәтінінде кіріспе, шылау сөздер қолданылмайды.
-кейбір сөздерді қысқартуға болады,керісінше шатаснау кетпес
үшін цифрларды жазбаша беріледі.
-мынандай ретпен жазылады – алушы мекен- жайы,
мәтін,жіберуші мекен жай.
-жеделхат мәтіні анық оқылатын болып жазылуы керек және ешбір
түзетулер(әсіресе мекен-жай мен цифрлар жазылған бөлігінде)
болмағаны жөн.
Жеделхат А4 форматқа басылады және мынадай деректемелері
болады:
● шұғылдық санаты;
● түрінің атауы;
● адресаттың атауы;
● мәтін;
● тіркеу нөмірі;
● күні;
● жөнелтушінің қолы

Жеделхаттың үлгісі
*
* Жеделхат
* ШҰҒЫЛ
* АСТАНА,
* ЖЕҢІС Д-ЛЫ, 14
* ПАРАСАТ ҚОРЫНА
*
* ТҰЛПАР ПОЕЗЫМЕН ЖІБЕРІЛГЕН ЗАТТАРЫҢЫЗ ҚАБЫЛДАНЫП АЛЫНДЫ.
*
*
*
000000, Алматы, Республика алаңы 4
* Халықаралық Қазақ тілі қоғамы
*
* Президент Жеке қолы ______________
*
* М.О.
*
* Күні
*
* Орындаушының фамилиясы
* және телефоны
* Шығ. № _______ __________

ТЕЛЕФОНХАТ

Телефонхат – жедел мәселелер бойынша телефон байланыс арнасы арқылы
ауызша берілетін және алушы жазып алатын құжат.
Телефонхат бір данада жасалып, оған басшы немесе жауапты орындаушы қол
қояды. Егер ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.