Іс қағаздарын жүргізудің нормативтік базасы жайында

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 5 бет
Таңдаулыға:

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІҢ НОРМАТИВТІК БАЗАСЫ

Қазақстан Республикасында құжаттарды жасау және олармен жұмысты ұйымдастырудың жалпы талаптары Қазақстан Республикасының мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылгы 29 сәуірдегі «Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқарудың үлгі ережелері туралы» № 33 бүйрыгымен белгіленген.

ҚР Үкіметінің 26. 02. 03ж. № 204 қаулысына сәйкес күші жойылды деп танылған ҚР Минис-трлер кабинетінің 30. 06. 92ж. № 562 қаулысымен бекітілген Ереженің орнына осы ереже енгізілді.

Алайда осы құжатта ҚР Министрлер кабинетінің 30. 06. 92ж. № 562 қаулысында жазылған құжаттарды ресімдеуге қойылатын негізгі талаптар сақталған, бірақ қазіргі күнгі талаптарды ескере отырып, жаңартылған, толықтырылған. Осы ережелер негізінде ереже талаптары міндетті болып табылатын мемлекеттік орғандар мен ұйымдарда Іс жүргіэу женіндегі нұсқаулық өзірленді және бекітілді. Осы ережелермен езінің қызмет ерекшеліктерін ескере отырып және Қазақстан Республикасының құжат айналымының жалпы жүйесін бірыңғай жүйелендіру мақсатында мемлекеттік емес сектордағы ұйымдар да пайдалана алады.

¥йымдардың электрондық құжаттарды жасау жүйесіне көшу кезінде 07. 01. 2003 жылгы «Электрондық құжат және электрондық сандық қол қою туралы» № 370-ІІ ҚР-ның Заңын пайдалану қажет.

Іс қағаздарын жүргізу женіндегі нұсқаулықты әзірлеу кезінде «Іс қағаздарын жүргізу және мурағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» 1037-2001 ҚР СТ, «Ұйымдық-нұсқаулық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» 1040-2001 КРСТ мемлекеттік стандарттарының талаптарын ескеру қажет.

2. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ ҰЙЫМДАСТЫРУ

2. 1. Іс қағаздарын жүргізу қарапайым және жедел болуы тиіс, оның жұмысы фирма ішіндегі құжат - ҚР-ның мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мүрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі коми-теті Төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бүйрығының талаптарына сәйкес жасалған және ұйымның жоғары лауазымды тұлғасы бекіткен «Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулықпен белгіленеді.

2. 2. Субъекті құжат айналымы объектісіне және өзінің ұйымдық құрылымына байланысты іс жүргізуді:

іс қағаздарын жүргізу басқармасы;

кеңсе;

секретариат;
жалпы бөлім;
хатшы-референт;

лауазымның орнын ауыстыру тәртібімен кез келген қызметкер (іс қағаздарын жүргізуге жауапты) жүзеге асырады.

2. 3. Іс қағаздарын жүргізу қызметі қызметкерлерінің функционалдық міндеттері мен құқықтары лауазымдық нұсқаулықтармен белгіленеді. ҚРАК-нің 01-99 16. 10. 99ж. №22 сәйкес осы қызмет қызметкерлеріне:

• басшылар:

меңгерушілер;
меңгерушілердің орынбасарлары;

• мамандар:

- фирма басшысының көмекшісі;

инспектор; -методист;
мұрағат меңгерушісі;
редактор;
корректор;

• техникалық қызметкерлер:

хатшы-референт (стенографист) ;
хатшы-машинка басушы;
-экспедитор;
курьер жатады.

2. 4. Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік басшының бірінші орынбасарына немесе 2. 3-тармақ бойынша құрылымға сәйкес нақты
орындаушыға жүктеледі және жеке еңбек шартында белгіленеді.

Лауазымы бойынша хат-хабармен жұмыс істейтін фирманың барлық қызметкерлері «Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулыкты білуге және оның талаптарына сәйкес қызметтік құжаттаманы ресімдеуге міндетті.
«Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулык ұйымдастыруды, ережені, құжаттарды қабылдау және жасау процесін реттейтін нормативтік құжат болып табылады. Нұсқаулыққа фирмада цолданылатын құжаттардың нысандары мен үлгілері және анықтамалық-әдістемелік материал: бекітуге жататын құжаттардың тізбесі, мер соғылатын құжаттардың тізбесі т. б. қоса беріледі.
Фирма ішіңдегі қызметтік хат жззысу Қазақстан Республикасының заңнамасында, мысалы, ҚР-ның «Еңбек туралы» 10. 12. 99ж. № 493-1 Заңында белгіленген жағдайларда рұқсат етіледі.

Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің ара-сында қызметтік хат жазысуға руқсат етілмейді.

2. 8. Басқа ұйымдармен және азаматтармен қызметтік хат жазысу:

мемлекеттік тілде;
ресми тілде;
түскен сұрату, хат, етініш қай тілде жазылса, сол тілде жүргізіледі.

2. 9. Іс кағаздарын жүргізудің бірегейлендірген жүйесі құжаттама қалыптасуының бірнеше шағын жүйелерін белгілейді:

жоспарлы;
есептік-статистикалық;
бастапқы есепке алу;

қаржы және бухғалтерлік есеп;
-есептік-ақша;
ұйымдық-басқару;
салық;
жобалау-сметалық (құрылыс) ;
сыртқы сауда;

техникалық (жаңа техника, рационализация, жаңалық ашу және т. б. ) ;

еңбек жэне әлеуметтік мәселелер;
еңбекті қорғау және техника қауіпсіздігі;
баға белгілеу;
кадр мәселелері бойынша;

халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша.

Осы басылымда біз кез келген шаруашылық цызметі субъектілері ұшін қажет ұйымдық-басқару жүйесіне жан-жақты тоқталамыз.

Әрбір субъект езі ұшін практикалық қызметіне қажетті шағын жүйелерді белгілейді, ягни бұл тізбе кеңейтілген түсіндірмеге жата-ды.

2. 10. Құпия іс қағаздарын жүргізу тәртібі ҚР ҚМ, ҚР ҰҚК және басқа да мемлекеттік орғандардың арнайы нұсқаулықтарымен белгіленеді.

2. 11. Іс қағаздарын жүргізуге жауапты тулға ауысқан кезде жаңа қабылданған қызметкерге өзінде бар істі және мурағатты акт бойынша
тапсыруға міндетті.

Осындай тәртіп кез келген құжатты: ұйымдық, басқару, бухғалтерлік, салықтық, қаржылық құжаттарды тапсыратын фирманың кез келген қызметкеріне қатысты болады.

Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 2005 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын № 562 қаулысы болып табылады. «Ережелерд» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған (17, 109) Құжаттарды топтастыру - оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино-, бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай - ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т. б.

Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сырткы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді.

Шығу тегіне қарай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып белінеді.

Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді.

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск - шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка - құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат - құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді.

Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10жылға дейін уақытша сақталатын. ГОСТ 6. 10. 1-88 бойынша Қазақстан Республикасында қызмет ерекшелігіне қарай «Құжат толтырудың бірынғай жүйесі. Негізгі ережелер» (А. 2005) белгіленген. Осы мемлекеттік стандартқа сәйкес құжат толтырудың 16 бірынғай жүйесі бар: жоспарлы, есептік-санаттық, алғашқы есептеу, қаржылық және бухгалтерлік-есептік, ақшалай есеп айыру, ұйымдық-өкімдік, баға белгілеу бойынша, материаллық-техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша, сауда бойынша, сыртқы сауда бойынша, құрылыс жобасы, өнертапқыштық және жаңалықтар ашу бойынша, әлеуметтік қамсыздандыру бойынша, еңбек және плеуметтік мәселелер бойынша транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы бойынша, халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша.

Іс қағаздарын жазу барысында жиі кездесетін сөздер

мен синтаксистік құрылымдар

1. Ескерту мәнін беру үшін қолданылатын құрылымдар:

- Ақпанның 20-сы күні келісілген мерзімнің аяқталатынын есіңізге саламыз.

- Мына мәселе барысынан хабардар еткіміз келеді.

- . . . туралы ескертуді қажетдеп санаймыз.

- . . . туралы тағы да есіңізге салғымыз келеді.

- . . . туралы келісім үстіміздегі жылдың 1 желтоқсанынан күшіне енетіндігін ескертеміз.

- . . . туралы келісімді өз тарапымыздан тоқтатуга құқылы екенімізді ескертеміз.

2. Айтылатын мәселеге байланысты дәлелдер келтіру, себебін түсіндіру үшін қолданылатын синтаксистік құрылымдар:

- . . . сіздің мекемеге тәжірибе алмасу мақсатында жіберіліп отыр.

- . . . мекемеде орын алып отырган қазіргі қаржы тапшылыгына байланысты . . .

- . . . туралы шешімнің қабылдануына байланысты . . .

- . . . жөндеу жұмыстарының аяқталуына байланысты . . .

- . . . алдын-ала қол жеткізген келісімге сәйкес

- Сіздің талабыңызга орай . . .

- . . . қарамастан ті де орын алып отыр.

- . . . экономикалық жағдайдың қиындыгына орай . . .

3. Өтініш білдіру үшін колданылатын сннтаксистік құрылымдар:

- Менің мекен-жайыма жолдауыңызды сұраймын.

- Аса қажет болғандықтан өтініп сұраймын.

- Осы мәселенің дұрыс шешілуіне мұрындық болсаңыз . . .

- Сіздің мекеме өкілімен жасалган келісімді ескере отырып, бар мүмкіндікті қарастыруыңызды сұраймыз.

- . . . анықтауыңызды сұраймыз.

- . . . көлемінде қаржылай көмек беруіңізді сұраймыз.

4. Мәселенің шешілмейтіндігін немесе орындалмайтындығын білдіру үпшін қолданылатын құрылымдар:

- . . . байланысты сіздің өтінішіңіз орындалмады.

- өтінішке орай сіздің талабыңызды қанагаттандыра алмаймыз.

- өтінішке орай сізге қажетті информацияны бере алмаймыз, себебі . . .

- Мекеменің аталғган тапсырманы орындауга қазір мүмкіншілігі жоқ.

5. Өкілетгік (бұйрықтық) мағынадағы құрылымдар:

- Іске қосылсын.

- Жарамсыз деп табылсын.

- Жауапты адам тағайындалсын.

- Бұл мәслеге байланысты жауапкершілік (аты-жөні) -ге жүктелсін.

- Мәселені қарау (аты-жөні) -га тапсырылсын.

- Шара қолданылсын

- қосымша мүмкіндіктер қарастырылсын.

- . . . жолға қойылсын

- . . . бақылауға алынсын

- өзгерістер енгізілсін

- жол берілмесін