Іс қағаздарын жүргізудің нормативтік базасы жайында

1 ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІҢ НОРМАТИВТІК БАЗАСЫ
2. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ ҰЙЫМДАСТЫРУ

Қазақстан Республикасында құжаттарды жасау және олармен жұмысты ұйымдастырудың жалпы талаптары Қазақстан Республикасының мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылгы 29 сәуірдегі «Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқарудың үлгі ережелері туралы» № 33 бүйрыгымен белгіленген.
ҚР Үкіметінің 26.02.03ж. № 204 қаулысына сәйкес күші жойылды деп танылған ҚР Минис-трлер кабинетінің 30.06.92ж. № 562 қаулысымен бекітілген Ереженің орнына осы ереже енгізілді.
Алайда осы құжатта ҚР Министрлер кабинетінің 30.06.92ж. № 562 қаулысында жазылған құжаттарды ресімдеуге қойылатын негізгі талаптар сақталған, бірақ қазіргі күнгі талаптарды ескере отырып, жаңартылған, толықтырылған. Осы ережелер негізінде ереже талаптары міндетті болып табылатын мемлекеттік орғандар мен ұйымдарда Іс жүргіэу женіндегі нұсқаулық өзірленді және бекітілді. Осы ережелермен езінің қызмет ерекшеліктерін ескере отырып және Қазақстан Республикасының құжат айналымының жалпы жүйесін бірыңғай жүйелендіру мақсатында мемлекеттік емес сектордағы ұйымдар да пайдалана алады.
¥йымдардың электрондық құжаттарды жасау жүйесіне көшу кезінде 07.01.2003 жылгы «Электрондық құжат және электрондық сандық қол қою туралы» № 370-ІІ ҚР-ның Заңын пайдалану қажет.
Іс қағаздарын жүргізу женіндегі нұсқаулықты әзірлеу кезінде «Іс қағаздарын жүргізу және мурағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» 1037-2001 ҚР СТ, «Ұйымдық-нұсқаулық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» 1040-2001 КРСТ мемлекеттік стандарттарының талаптарын ескеру қажет.

2. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ ҰЙЫМДАСТЫРУ
2.1. Іс қағаздарын жүргізу қарапайым және жедел болуы тиіс, оның жұмысы фирма ішіндегі құжат - ҚР-ның мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мүрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі коми-теті Төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бүйрығының талаптарына сәйкес жасалған және ұйымның жоғары лауазымды тұлғасы бекіткен «Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулықпен белгіленеді.
2.2. Субъекті құжат айналымы объектісіне және өзінің ұйымдық құрылымына байланысты іс жүргізуді:
- іс қағаздарын жүргізу басқармасы;
- кеңсе;
- секретариат;
- жалпы бөлім;
- хатшы-референт;
- лауазымның орнын ауыстыру тәртібімен кез келген қызметкер (іс қағаздарын жүргізуге жауапты) жүзеге асырады.
2.3. Іс қағаздарын жүргізу қызметі қызметкерлерінің функционалдық міндеттері мен құқықтары лауазымдық нұсқаулықтармен белгіленеді. ҚРАК-нің 01-99 16.10.99ж. №22 сәйкес осы қызмет қызметкерлеріне:
• басшылар:
- меңгерушілер;
- меңгерушілердің орынбасарлары;
• мамандар:
- фирма басшысының көмекшісі;
- инспектор;
-методист;
- мұрағат меңгерушісі;
- редактор;
- корректор;
• техникалық қызметкерлер:
- хатшы-референт (стенографист);
- хатшы-машинка басушы;
- -экспедитор;
- курьер жатады.
2.4. Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік басшының бірінші орынбасарына немесе 2.3-тармақ бойынша құрылымға сәйкес нақты
орындаушыға жүктеледі және жеке еңбек шартында белгіленеді.
2.5. Лауазымы бойынша хат-хабармен жұмыс істейтін фирманың барлық қызметкерлері «Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулыкты білуге және оның талаптарына сәйкес қызметтік құжаттаманы ресімдеуге міндетті.
2.6. «Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулык ұйымдастыруды, ережені, құжаттарды қабылдау және жасау процесін реттейтін нормативтік құжат болып табылады. Нұсқаулыққа фирмада цолданылатын құжаттардың нысандары мен үлгілері және анықтамалық-әдістемелік материал: бекітуге жататын құжаттардың тізбесі, мер соғылатын құжаттардың тізбесі т.б. қоса беріледі.
2.7. Фирма ішіңдегі қызметтік хат жззысу Қазақстан Республикасының заңнамасында, мысалы, ҚР-ның «Еңбек туралы» 10.12.99ж. № 493-1 Заңында белгіленген жағдайларда рұқсат етіледі.