Құжаттарды әзірлеу және ресімдеу

МАЗМҰНЫ

І КІРІСПЕ 3

ІІ ҚҰЖАТТАРДЫ ӘЗІРЛЕУ ЖӘНЕ РЕСІМДЕУ

1 Құжат құрылымы 5

2 Құжат әзірлеу кезіндегі қолданылған мәліметтің дәлдігі 7

3 Қызметтік хаттар және олардың құрылымы 8

4 Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер 15

5 Қосымшаға сілтеме 19

ҚОСЫМШАЛАР 25

ҚОРЫТЫНДЫ 28

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕРТІЗІМІ 29
КІРІСПЕ

Қатынас құралының бұл түрлері де күнделікті өмір қажетінен туып, өз алдына орныққан бөлек жүйе болып саналады. Іс қағаздарының әрқайсысының бұрыннан белгілі бірыңғай сөздері, қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем үлгілері болады. Іс қағаздарын жазу — жаттығу, дағдылану арқылы меңгеріледі.
¥сынылып отырған жұмыс қызметтің кез келген саласы бойынша іс нәтижелілігі көбіне-көп адамдармен қарым-қатынас жасай білуге, соның ішінде хат арқылы байланыс жүргізудің қыр-сырын игеру дәрежесіне бай-ланысты екендігін түсінетін жандар үшін өте пайдалы. Хат - мұрағат мекемелерінің сыртқы дүниемен байланыстағы аса маңызды жолдарының бірі.
Мұнымен қатар, хат – жалпы ұйым "имиджінің" бір бөлігі болып табыла-ды, яғни кіріс хат-хабарлары – олардың мазмұны мен ресімделуі негізінде ұйым – демек, корреспондент жайлы алғашқы пікір қалыптасады.
Бұдан шығатын қорытынды: қызмет бабындағы хаттарды әзірлеу мен ресімдеу ережелерін талқылау әр уақытта өзекті мәселе болып қала береді.
Қызмет бабындағы хаттар дегеніміз не?
Қызмет бабындағы хаттар – ұйымдар арасындағы, ұйымдар мен жеке тұлғалар арасындағы қарым-қатынас құралы ретінде қызмет ететін және мәтін жөнелтудің айрықша тәсілі – пошта арқылы жіберілуіне байланысты ерекшеленетін, мазмұны жағынан әртүрлі құжаттардың жиынтық атауы.
Қызмет бабындағы хаттар басқару қызметі барысында туындайтын көптеген мәселелерді шешу үшін қолданылады. Бұл хаттар былайша бөлінеді: жолдама-хат, өтініш-хат, сұраныс-хат, хабарлы хат, растама-хат, сондай-ақ, ақпараттық, кепілдемелік, мәлімдеу, шақыру, ұсыныс, ескертпе, талап ету, алғыс білдіру, құттықтау және басқа да хаттар. Бұған қоса қызмет бабындағы әр хаттың өзіне тән ерекшелігі бар.

Күрделі хаттар жағдайды егжей-тегжейлі мазмұндауды, талдауды, баға беруді, дәлелдемелер келтіруді, тұжырым жасауды, пікір айтуды, ұсыныс жасауды, өтініш білдіруді талап ететін мәселелер бойынша әзірленеді. Күрделі хаттар мәтіні үш машинка бетке дейін болуы мүмкін. Олар мынадай негізгі бөлімдерден тұрады:
– кіріспе – негіздеме, себептері, хаттың мақсаты:
– негізгі мазмұны - өтініш, шешім, еске салу:
– қорытынды.
Өзге ұйымдардың құжаттары негізінде немесе бұрынырақ басылып шығарылған құжаттар бойынша дайындалған хаттар мәтінінде олардың деректемелері: құжат атауы, құжат авторы болып табылатын ұйымның атауы, құжат датасы, құжаттың тіркеу нөмірі, мәтін тақырыбы көрсетіледі.
Хат ұйымға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне, лауазымдық немесе жеке тұлғаларға арналуы мүмкін.
Жоғарғы айтылғандарға сәйкес курстық жұмыстың мақсаты белгілі болды, енді осы жұмыстың мақсатына жету үшін төмендегідей элементтер таңдайық:
– Құжат құрылымы
– Құжат әзірлеу кезіндегі қолданылған мәліметтің дәлдігі
– Қызметтік хаттар және олардың құрылымы
– Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер
– Қосымшаға сілтеме
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР


1. Абдукадырова д. Основные принципы и методы формирования документов в дела// Делопроизводство в Казахстане.-2008.-№1.-77с.
2. Андреева В.И. Кадровые документы.-М.-Интел-Синтез.- 2002.-210с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. — М. 1994.-230с.
4. Амирзинов А Электрондық құжат айналым жүйесі// Делопроизводство в Казахстане.-2007.-№10.-12с.
5. Әділбек Жақып «Іс жүргізу – Делопроизводство» Астана – 2000 ж.
6. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу/ Оқу құралы.-Алматы.-Ана тілі, 2001.-235с.
7. Дүйсенбаева Т. Іс қағаздарын жүргізу.-Алматы.-Ана тілі, 1997.-160б.
8. Делопроизводство в Республики Казахстан // ред.Скала Н.В.-Алматы.-Лем, 2001.-215с.
9. Салагаев В., Шалабай Б. Іс қағаздарын жүргізу.-Алматы.- Раритет, 2000.-190б.
10. Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документирования: Учеб. пособие. - М.: МГИАИ, 1988.-214с.
11. Овчинникова Н.В. и др. Организация и документирование деятельности кадровой службы: Учеб. пособие. — М.: МГИАИ, 1986.-300б.
12. Основные правила документирования и управления документацией в учреждениях и организациях Республики Казахстан. — Алматы, 1992.-111с.
13. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: Приор, 1995, 144 с
14. «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу», 2006 ж, № 8
15. «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу», 2007 ж, № 3
16. «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу», 2007 ж, № 12
        
        |МАЗМҰНЫ | | |
| | | ... ... |3 |
| | | ... ... ... ЖӘНЕ РЕСІМДЕУ | |
| | | |
|1 ... ... |5 |
| | | |
|2 ... әзірлеу кезіндегі қолданылған мәліметтің дәлдігі |7 |
| | | |
|3 ... ... және ... ... |8 |
| | | |
|4 ... ... ... ... ... ... |15 |
| | | |
|5 ... ... |19 |
| | | |
| ... |25 |
| | | |
| ... |28 |
| | | |
| ... ... |29 ... ... бұл ... де ... өмір ... ... ... орныққан бөлек жүйе болып саналады. Іс қағаздарының әрқайсысының
бұрыннан ... ... ... қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем
үлгілері болады. Іс қағаздарын жазу — ... ... ... ... жұмыс қызметтің кез келген саласы бойынша іс
нәтижелілігі көбіне-көп ... ... ... ... ... ... ... байланыс жүргізудің қыр-сырын игеру дәрежесіне бай-ланысты
екендігін түсінетін ... үшін өте ... Хат - ... ... дүниемен байланыстағы аса маңызды жолдарының бірі.
Мұнымен қатар, хат – жалпы ұйым "имиджінің" бір ... ... ... яғни ... ...... мазмұны мен ресімделуі негізінде
ұйым – демек, корреспондент жайлы алғашқы пікір қалыптасады.
Бұдан шығатын қорытынды: ... ... ... ... мен
ресімдеу ережелерін талқылау әр уақытта өзекті мәселе болып қала береді.
Қызмет бабындағы хаттар ... ... ... ...... ... ... мен жеке
тұлғалар арасындағы қарым-қатынас құралы ретінде қызмет ... және ... ... ...... ... жіберілуіне байланысты
ерекшеленетін, мазмұны жағынан әртүрлі құжаттардың жиынтық атауы.
Қызмет бабындағы хаттар басқару ... ... ... көптеген
мәселелерді шешу үшін қолданылады. Бұл хаттар былайша бөлінеді: жолдама-
хат, өтініш-хат, ... ... хат, ... ... ... мәлімдеу, шақыру, ұсыныс, ескертпе, талап ету,
алғыс білдіру, құттықтау және басқа да хаттар. Бұған қоса ... ... ... өзіне тән ерекшелігі бар.
Күрделі хаттар жағдайды егжей-тегжейлі мазмұндауды, талдауды, баға
беруді, дәлелдемелер ... ... ... ... ... ... өтініш білдіруді талап ететін мәселелер бойынша ... ... ... үш ... ... ... болуы мүмкін. Олар мынадай
негізгі ... ... ...... ... ... мақсаты:
– негізгі мазмұны - өтініш, шешім, еске салу:
– қорытынды.
Өзге ұйымдардың құжаттары ... ... ... ... ... ... дайындалған хаттар мәтінінде ... ... ... ... ... болып табылатын ұйымның атауы,
құжат датасы, құжаттың тіркеу нөмірі, ... ... ... ұйымға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне, лауазымдық немесе жеке
тұлғаларға ... ... ... ... ... ... мақсаты белгілі болды,
енді осы жұмыстың мақсатына жету үшін ... ... ... ... құрылымы
– Құжат әзірлеу кезіндегі қолданылған мәліметтің дәлдігі
– Қызметтік хаттар және олардың құрылымы
– Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер
– Қосымшаға ... ... ... ЖӘНЕ РЕСІМДЕУ
1 Құжат құрылымы
Іс қағаздарын жазу — жаттығу, дағдылану арқылы меңгеріледі.
Қызметтік құжаттарды, хаттарды жазарда есте болатын кейбір жағдайлар:
1. ... ... ... ... ... ресми түрде
жазылуы керек. Қызметтік хат жазу ... ... ... немесе намысына тиетін, дерекі сөздерді ... ... ... ... ... ... дәрежесінің төмен я ... "тез ... ... ", ... ... я қорытындысын
хабарлаңыз", "Қысқа мерзімде ... ... ... ... жөн. Оның орнына хаттың жауабын я мәселенің шешімін
білгіңіз келетінін "Осы күнге ... ... ... ... " деп ... ... ... немесе "Өз шешіміңізді хабарлауыңызды сұрапмын" деген
сөйлемдерді ... ... ... Өз ... талаптарыңызды орынды көрсете білуге тырысыңыз. Қызмет
бабындағы, кезкелген оқиға, жағдай, мәселеге баға беріп, оны ресми ... ... я ... ... барынша салқынқандылық танытыңыз. Көп
эмоцияға бой ұрмаңыз. ... ... ... ... Қызмет
бабында ресми түрде шара ... ... ... барысында адамгершілік
танытуға тырысыңыз. Кез-келген мәселе бойынша шығарылатын қорытынды
барынша нақты ... ... Егер ... ... ол ... я қызметкердің өтінішін я
болмаса тапсырылған ісін орындау мүмкін емес екендігін айтқыңыз ... ... "ол ... ... я ... ... емес" деген сөздерден
бастамаңыз. Алдымен ... ... ... ... ... өз ... ... етіп түсіндіріп, содан кейін барып бұл өтініштің, я ... ... ... ... мүмкін болмай тұрғанын ... ... ... бұл ... ... ... да мүмкін екенін айта кетуге
болады.
5. Егер өтініштің, я, тапсырылған істің немесе ... ... ... ... ... ... бұл мәселенің дұрыс шешілуі үшін
сіздің оз басыңыздың, я ... ... ... я ... ... ... ... жоқ.
6. Сізге, я сіздің мекемеңізге келіп түскен ... ... ол ... ... ... көтерерде, я қол астыңызда ... ... ... ... ... бойынша жауап жазарда,
бұл мәселе менің я болмаса біздің мекеменің міндетіне кіре ме ... де ... ... ... хатыңыз занды, мазмұны айқын болуы керек. Бұл әсіресе қаржы,
кадр құжаттары үшін міндетті.
8. Қызметгік хаттар мүмкіндігінше ... және ... ... ... бен сөздің көптігі істі жылдамдатуға септігін тигізе қоймайды.
9. Хатыңыз көпшілікке түсінікті тілмен және ... ... ... ... ... құжаттың қай түрін жазсаңыз да көп ойды аз ... ... Іс ... ... ... сөз ... мен қалыптасқан
терминдерді қолданыңыз.
12. Бастауыш сөйлемнің басында ... ... ... ... ... ... да ... шығармаңыз.
13. Іс қағаздарын жазуда көнерген сөздер, архаизмдер, диалект сөздер,
қазіргі қазақ тілінде ескіріп, айналымнан шыққан тіркестер қолданылмайды.
14.Жазылған құжатты қайтара оқып ... ... басы ... сөздерді
алып тастау керек.
15.Сөйлем баяндауышы я ашық райда (пайдаланылады, қаралады, қолдануда,
жүріп жатыр, ескертыді) я бұйрық райда ... ... ... ... ... ... ... Құжат әзірлеу кезіндегі қолданылған мәліметтің дәлдігі
Іс қағаздарында қолданылып ... ... ... ... ... керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән ... ... жөн, ... ... ... қате ... қай
кезде жіберіледі:
– дайындалған құжаттың мазмұны мен ... ... ... ... дайындаушының білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда;
жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес ... ... ... ... өз ісіне немқұрайды, салақ қараған жағдайда;
– құжатты дайындау барысында дұрыс мөлімет қолданбаған жағдайда;
... ... ... бағдарламалықтехникалық құралдарды
дұрыс пайдаланбаған жағдайда;
– құжатттарды дайындау технологиясы бұзылған жағдайда.
Құжат ... ... ... ... ... отырған мекеменің
аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты-жөні, лауазымы ... ... ... Құжаттағы сандық мәліметтер, уақыт керсеткіштері, цифрлар
қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша ... ... ... ол ... хатта
көрсетілуі керек, я болмаса құжаттың ... ... ... ... 5 беттен туратын қосымша бөлек дайындалған немесе бұл құжаттан
бөлек, 10 беттік ... қоса ... ... ... ... ... мүқият тексерілуі керек. Құжаттағы ақпаратты тексеруді бірнеше
түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1. Техникалық. ... қате ... ... ... ... ... дұрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда ұсталады.
2. Зандық. Мұнда құжат мазмұнының ... күші бар ... ... ... сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық. Мұнда құжатта шығарылған қаржы-экономикалық
шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға беріледі.
4. Статистикалық. ... ... ... ... мен ... дәлдігі тексеріледі.
5. Конфиденциалдық. Мұнда құжат мазмұнында жариялылығы шектеулі
мағлүматтың немесе мемлекеттік ... ... ... я қызметтік,
коммерциялық құпия болып табылатын мэліметтің жіберілмеу жағы тексеріледі.
6. Ақпараттық. Мұнда құжатты ... ... ... ... ... ... мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде ... ... ... дайындаушы адамға жүктеледі. Егер ... ... ... ... жауапты орындаушы белгіленеді.
Құжатты дұрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс
жүргізушіге жүктеледі.
3 Қызметтік хаттар және олардың құрылымы
Қызметтік ... ... ... ... ... ... жазудың кең тараған үлгілері.
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк
форматы - А4 210x297 мм. ... АЗ және А5 ... (210x297 мм ... мм) да ... АЗ форматы қызметтік хаттарға үлкен ... ... ... ... ... жағдайда қолданылады. Бұл
форматтың (АЗ) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады.
Ал А5 ... АЗ ... екі ... кіші ... ... ... хаттар жазу үшін, анықтама жазу үшін қолданылады.
Қызметтік хаттарды жазуда кең тараған формат түрі А4 ... ... ... осы ... ... ... хат ... тоқталамыз.
Қазіргі кезде хаттарды машинкамен басудан гөрі, компьютерлік ... ... ... Қызметтік хаттарды басып шығару ... ... жазу ... ... хат ... беру тәсілдері
ондаған жылдар бойы қалыптасқан дәстүрінен көп ... жоқ. ... ... ... Машинкада немесе компьютерде басып ... хат ... ... дәл ... ... Басып шығарғаннан кейінгі текст
міндетті түрде ... ... ... ... ... Құжат қатесіз болуы керек. Тексеру барысында кездескен қателерді
коррекс-штрихпен ... гөрі ... ... ... ... ... жетістігін пайдалана отырып қайта шығарып алған дұрыс.
Өшіргіш, лезвие, коррекс-штрих тәсілдерімен түзету ... ... ... ғана ... ... хаттың стилі ресми әрі түсінікті болуы керек. Құжат
дайындалып болып, оны қайталап оқып шығу ... ... ... ... ... мен ... тіркестер алынып
тасталады немесе керекті мәлімет қосылады. ... ... ... ... тағы бір рет ... Бәрінің анық, дәл, түсінікті
берілгеніне көз жеткізілгеннен соң ғана ... қол ... ... ... оңай ... ... үшін ол бояуы қанық, үлкендеу
шрифтімен басылуы керек. Бөлімдердің арасында қалдырылатын бос орын ... ... ... ... ... ... ... үшін т.б.
аса керекті кезде ғана ... ... ... бір ... ... нәрселер хатты оқыған кезде
оның мазмұнын тез әрі терең түсінуге көмектеседі.
5. Қызметтік хат ... оның ... да ... ... керек.
Таптаза, бүгілмеген, сызылмаған, аппақ қағазға жазылған хат, әрине, сіз
туралы жақсы әсер ... ... ... я ... сүр ... ... хат сіздің салақтығыңызды, ... ... ... ... саусақтың іздері қалған қағазға жазылған хат та сіздің
үқыпсыздығыңыздан хабар берері анық.
6. Қызметтік ... қол қою үшін ... ... ... ... қалам
пайдалану керек. Әрине қаламыңыздың үшы өткір, бояуы қанық болғаны дұрыс.
Құжатқа қол қойған ... ... ... алғашқы төрт әріпі анық
көрініп тұруын да ескерген ... ... ... ... ... ... нөмірі, дата
т.б. арнайы штамппен қойылуы немесе машинкамен басылуы керек. Бұлардың
ешқайсысы ... ... ғана ... ... ... ... Қызметгік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі
бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:
1. Тақырыбы
2. Датасы
3. Хат жолданып отырған ... аты мен ... ... ... ... ... ... мазмұн, мақсатын көрсететін бөлік
6. Негізгі текст
7. Хатты аяқтай келе айтылатын ... ... ... ... ... ... (приложөние) берілетін болса, оған сілтеме
10. Қосымша (приложөние)
11. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет
12. Постскриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін - "P.S." ... ... одан ... ... ... ... қағаздың сол жақ шетінен кемінде 2 смдей орын қалдыру
керек. Бірақ кеп жағдайда 3-4 см ... ... хат ... ... ... де 3-4 см қалдырылған орын оны ... ... оңай ... ... мүмкіншілік береді.
Хат жазылатын қағаздың оң жақ шетінен кемінде 1 см орын ... ... жөне ... ... ... орын біркелкі, кемінде 2 см.
Бұл хат тексінің таза сақталуына, ... іске ... ... ... көп тиетін болғандықтан хат мазмұнының өшірілмей сақталуына, ... ... ... ... ... ... ... тигізеді.
Хат қағаздың я бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіндігінше
хат ... бір ... ... ... Егер хат ... ... тұратын
болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.
Енді ... ... хат ... ... жеке-жеке
тоқталайық.
Тақырып. Егер хат фирмалық бланкке емес, таза ... ... ... ... ... толық аты, адресі, телефон нөмері жазылады. Қажет
болған жағдайда мекеменің немен ... да ... ... ... ... қажет жағдайда қосымша орыс немесе ағылшын
тілінде ... ... мен ... ... хат жазысу үнемі болып тұратын болса,
онда қағаз бетінің орташа тұсына келген хаттың нөмірі мен ... ... ... ... ... 1999 жылы 16 желтоқсанда келіп тускен шыгу
нөмірі 1007-хатқа орай".
Мерзімі. Хат жазылып ... күн ... оң жақ ... Хат ... ай ... емес ... ... дұрыс.
Себебі цифрды тез шатастырып алуға болады, оның үстіне кейбір елдерде
бірінші цифр жазылған ... емес айды ... ... ... аты мен ... Тақырыптан кейін хат жодданып
отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады. Ер адамға
аты-жөнінен кейін мырзаға, әйел адамға ханымға деп ... ... ... корсеткен жөн, бірақ міндетті емес.
Егер адресат лауазымы көрсетілетін болса, мырза, ханым ... Егер ... ... ... лауазымын ғана көрсетуге
болады. Мысалы, Республикалық "Жас алаш" газетінің ... ... ... орта мектептің директорына т.с.с.
Егер бір хат бірнеше адамға жіберілетін болса немесе көшірмесі басқа
адамға да ... ... ол ... ... ... экземплярда
көрсетілуі керек. Хаттың көшірмесін жібермес бұрын оның көшірме екендігін
ес-керткен жөн. Сонда ол хатты алған адам ... да ... ... бар
екендігіне сенімді болады. Хат көшірмесінің кімдерге жіберілгенін атап
көрсете отырып, олардың санының шектеулі екендігінен де және дәл ... де ... бере ... ... ... жазу ... жалпыға бірдей: почта индексі, ел
аты (мемлекет), елді мекеннің типі ... ... ... ... ... аты ... Талдықорған, Ақсу пг.б.) көше, алаң, проспект аты (Доапық
даң-ғылы, Жаңа алаң, Республика алаңы, Манас көшесі пг.б.) үй нөмері ... ... ұйым ... ... ... ... Алыс ... хаттардың адресінің жазылуы сол елдердегі адресацияның ... ... ... ... сөз. ... ... сөздің қабылданған стандарт формалары бар.
Егер сіз респондентпен бұрыннан өте жақын қарымқатынаста ... ... ... ... ... ... болады.
Кіріспе соз мекеме, ұйымға да, ұйым басшысына жеке де ... ... ... сөз азат ... ... ... Мысалы,
"Құрметті мырзалар!"
"Мырзалар!"
"Қурметті М.С.Болатов мырза!"
"Қурметті Р.Оразаева ханым!"
"Аса қадірлі Т.С.Садықов мырза!"
"Аса құрмепг гщтатын Р.С.Тазабеков мырзаға!"
Айырықша жағдайда болмаса аса қадірлі, ... ... ... ... қолданылмайды. Әдетте қызметтік хаттарда құрметті сөзі ... ... аса ... ... ... өзіңіз жақсы білетін, жеке тұлғаларға
хат жазғанда қолданылады. Қызметтік ... ... ... ... Егер сіз ... хат жаза ... ... сол мекемедегі нақты
бір тұлғаның (адамның) назар аударғанын ... ... дәл сол ... ... жазуды орынсыз деп тапсаңыз қағаздың оң жақ бұрышына, жеке
жолға "Ф.С.Әбішев мырзаның ... ... ... т.б. ... ... ... ... таратушы адамның көзіне бірден түсу
үшін бұларды үлкен шрифтімен беруге болады, сонда ол сіз ... ... ... ... ... ... ... мазмұн, мақсатына нұсқау. Көп жағдайда негізгі текстен
бұрын хаттың жалпы мазмұн, мақсатын білдіру үшін қысқаша ... ... ... ... кейін бір интервал жіберіп барып қағаздың оң жақ шетіне
жеке жолға жазылады. Мысалы: "№ 17 тапсырыстың орындалуы ... ... ... ... ... ... ... жайлы" т.б.
Бұл да корреспонденцияларды іріктеу кезінде қызметкердің ... үшін ... ... ... ... ... әрі ... болуы
керек.
Негізгі текст. Қызметтік хаттардың түрлері өте көп, сондықтан оның жиі
кездесетін түрлеріне келесі бөлімдерде арнайы тоқталамыз.
Хатты ... ... мына ... ... ... ... жазудағы мақсатыңызды тағы да еске түсіріңіз. Бұл мәселені
хатсыз шеше алмайтындығыңызға тағы да көз ... ... бұл ... арқылы шешудің мүмкіндігі жоқ па? Ол адаммен ... ... сәті ... ме? ... сіз ... ... бойынша жазбаша жауап
беруге тиістісіз бе? т.б.) Тек ... ... ғана ... ... ... ... осылайша сіз қажетсіз хатты жазбайсыз, уақытыңызды да
шығындамайсыз.
2. Хат ... ... ... ... дайындап алыңыз. Олар:
анықтамалық және статистикалық материалдар, қаралып отырған ... ... я ... ... ... ол мекемеден я адамнан келіп
түскен хаттар, керек ... ... ... ... Керекті
материалдарды өз жұмыс столыңызға қолдануға ыңғайлы етіп орналастырыңыз.
3. Бұған арнайы уакыт ... Хат ... ... ... ... ... ... факсті уақытша ажыратып қойып, сізге келген
хабарлар мен телефонға жауап беруді ... я ... ... ... кеңсе заттарын немесе компьютерді жұмысқа дайындап қойыңыз.
Хат ... ... ... ... ... іздеуге, кемшіліктерді
түзетуге уақыт кетірмес үшін барлық қажетті заттарды алдын ала ... ... ең ... ... – қара ... ... ... қалам, жақсы
ұшталған қарындаш, бірнеше парақ қағаз, сызғыш, штрих-код, ... ... ... ... Егер ... қосымша (приложөние) дайындалатын болса оған да
жеткілікті мөн беріліп, уақыт ... ... ... қашан дайындап, бастырып, қай күні жіберу керектігін жауапты
қызметкерге тапсырыңыз. Оның оз ... ... ... ... маңызды деген хаттардың дайындалу, жіберілу барысын мәлімдеуді
өтініңіз.
4 Қызметтік хаттың ... ... ... ... ... ... әзірлеу кезінде оның мәтін мөлшеріне байланысты
А4 нмесе А5 форматындағы ... хат ... ... ... ... ... ... бес бетке дейін барады және ол кіріспеден,
негізгі бөлімнен және қортынды бөлімдерден құралады.
Кіріспеде мәселенің негіздемесі: мәселеніңтуындау себебі ... ... ... ... ... ... ... мәні жазылып, дәлел немесе теріске
шығаратын айғақ келтіріледі. Осымен бірге негізгі белім ұсынылып отырған
шешімнің негізділігіне және ... ... ... ... көз
жеткізерліктей сенімді болуы тиіс.
Қорытындыда хаттың негізгі мақсаты тұжырымдалады.
Хаттың кімге арналғанына және қандай мәселеге баса ... ... ... оның құрылымын басқа да схемалар бойынша әзірлеуге болады.
Мұндай ... ... ... ... ... немесе олардың
орналасу реті басқаша болуы мүмкін.
Өзге ұйымдардың құжаттары негізінде ... ... ... ... бойынша дайындалған хаттар мәтінінде олардың
деректемелері: құжат атауы, құжат ... ... ... ... ... ... ... нөмірі, мәтін тақырыбы көрсетіледі.
Хат ұйымға, олардың ... ... ... ... ... ... мүмкін.
Құжатты ұйымга немесе құрылымдық бөлімшелерге жіберетін жағдайда
олардың аты атау септігіңце беріледі.
Мекен жай ... ... ... бойынша жазылады:
– пошта индекеі;
– елді мекен атауы;
– аудан атауы;
– республика, ... ... ... ... аты ... ... ... үшін);
– көше аты, үй нөмірі, пәтер нөмірі;
– телефон, факс нөмірі.
Құжатты лауазымдық тұлғаға жіберерде оның лауазымы мен фамилиясы барыс
септігінде жазылады, ал ... ... ... ... жеке ... ... ... алдымен хат алушының ... ... ... ... пошталық мекен-жайы жазылады.
Хаттарға міндетті түрде бұған ... бар ... ... ... қолы ... ұйым атынан сыртқа шығарылатын хаттарға
бірінші басшы ... оның ... ал ... ... ... ... – сол бөлімшелердің басшылары немесе
олардың орынбасарлары қол ... ... ... қол ... ... ... ... хат блан-
кісінде болмаса, онда толық жазылады, ал бланкіде ресімделсе ... ... ... ... қолдың толық мәні (фамилиясы мен аты-
жөні) берілуі ... ... ... егер хат ... ... онда
лауазымды тұлғаның атына ұйым атауын (хатқа басшы немесе оның орын-басары
қол қойған ... ... ... бөлімше атауын (хатқа құрылымдық
бөлімше басшысы немесе оның ... қол ... ... ... ... ... тұлғаның бланкісінде ресімдеген кезде, бұл ... қол ... ... ... да бір ... ... ... хабарласу үшін әр хаттың өз
орындаушысы көрсетілуі тиіс.
Құжатты дайындаған тұлғаның фамилиясы мен ... ... ... ... құжаттың соңғы оң немесе теріс бетіне сол жақ
төменгі бұрыштан -12-шрифтпен қойылады.
1. Қызметтік хаттың қолжазбасы дайындалғаннан ... оны үш ... ... ...... ... ... — негізгі фактілер
берілетін бөлім, үшінші – қорытынды, негізгі ... ... ... ... ... ... ... мазмұнына сілтеме) жалпы хат ... ... ойды ... хат ... анық көрсететін бір-екі
сөйлемнің болуына көңіл бөліңіз.
3. Негізгі ... ... яғни ... ... ... жағдайына тоқталыңыз, негізгі мәселелерді анық ... ... ... ... ... ... ... болса, оған жауап
беріңіз. Егер ... іс ... ... ... оған ... баға ... Шешілмеген мөселелерді бөліп жазыңыз, ... ... ... ... айтылып отырған мәселеге байланысты ұсыныстар
айтылады немесе нұсқаулар беріледі. Тапсырма, бұйрықтар болса ... ... ... ... көп ... ... Қаржы мәселесін
шешуге, нақты бір тапсырманың ... ... ... ... ... ... ... ойланып алыңыз.
5. Құжат тексін түзетіп, редакциялағаннан кейін қайталап оқып шығыңыз.
Неше дана ... ... де ... ұмытпаңыз. Қосымшалар болса, олардьщ
тізімін жасағаннан кейін, хаттың қолжазба нұсқасымен келісетіндігіңізді
жазбаша көрсетіп, тексті басуға ... Хат ... қол ... оны жіберуді жауапты адамға тапсырыңыз. Белгілі бір уақытқа дейін
(керекті мерзім біткенше) құжаттың ... мен ... ... ... ... келе айтылатын сыпайыгершілікті сақтау сөздері. Хатты
аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау ... ... ... ... ... кездесейік!" сөздердің орын ауыстыра ... ... ... ... керек. Оларды қолдану және қандай түрде
қолдану ... ... ... ... ... Бұл сөздер хаттың негізгі тексі жазылып біткеннен кейін азат
жолдан басталып ... ... ... ... ... де, ... да қарата айтыла береді. Хат түріне қарай "Қурметпен...", "Аса
құрметпен...", "Құрмет тұтушы... ", "Аса ... ... ", ... ... т.б. сөздер қолданылады.
Жіберушінің қолы. Хаттың бұл бөлігінде жіберушінің ресми ... ... ... және қолы ... ... ... қызметі туралы
мәліметтер толығымен хаттың басында келтірілген ұйым туралы мәліметтермен
сәйкес ... ... ... ... ... ... және қолы хатты
аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздерінен кейін жазылады.
Егер хатқа қол ... адам ... ... олар иерархиялық принцип
бойынша (лауазым дәрежесіне қарай) ... Ал қол ... ... дәрежесі бірдей болса, алфавит тәртібімен жазылады. Мысалы,
N 34 гимназияның
директоры ... ... 34 ... ... ________ ... С.
қолы
5 Қосымшаға сілтеме
Жолдама хатта көрсетілген мәліметтің бөрі ... ... ... ... болса, оның тізімі жасалады. " Қосымша" я "Қосымшалар"
сөзі беттің сол жақ ... ... ... ... жасап, оларды атап
көрсету кезінде мынадай қарапайым ережелерді есте ... ... ... ... ... ... ... тізген жөн:
1) Маңыздылығына қарай, яғни тізім ең маңызды құжаттан бастап жасалып,
ары қарай тізіле береді.
2) Егер ... ... мен ... ... ... ... онда көлеміне
қарай тізімдеуге болады.
3) Қосымшаларды ... ... да ... ... ... нөмірлегенде міндетті түрде "қосымша" деп жазу керек.
Мысалы, қосымша-1, қосымша-2, қосымша-2а т.б.
3. Қосымшада берілетін құжат аттары бас ... ... ... ... атын ... жазып жатпай-ақ ондағы негізгі сөзді атап
көрсетсе де болады. Мысады ... ", ... ... ", ... " т.б.
4. Шатастырмай, жоғалтпай сақтау үшін және тіркеуге жеңіл болу үшін
көп ... ... бет ... ... қою ... Егер қосымшалардың ішінде құпия, көпшіліктің танысуына арналмаған
құжаттар болатын болса, ол құжатпен ... ... құқы бар ... ... ... Бірнеше дана болып жіберіліп отырған қосымшалардың қай данасының
кімге арналғандығын да көрсету ... ... ...... ... — N 40 кәсіптік-техникалық училище директорына, 3-данасы - іске ... ... ... ... ... ... бұл ... құжатгы
дайындаушының кім екендігін мівдетті түрде көрсету қажет болған жағдайда
ғана толтырылады. Құжатты дайындаушы ... ... ... ... кейін көрсетіледі. Егер қосымшалар болмаса құжатқа қол қоюшы
туралы мәліметтен кейін жазылады. ... ... ... ... сол ... ұсақ ... ... Бұл мәліметке:
1. "Орындаушы" немесе "Құжатты дайындаушы" де-ген сөз жазылады.
2. Құжатты дайындаушының аты-жөні.
3. Жұмыс телефоны.
4. Құжат дайындалған дата көрсетіледі.
Мысалы: "Орындаушы Бердібекова ... ... ... ... ... 3-і" ... ... С.Д.
телефоны 47-30-31
11.01.98"
Құжаттың басқа бөлімдерін дайындаушылар туралы мәлімет те осы ретпен
жазылады. Мысалы,
"Негізгі ... ... ... ... ...
Әдібекова Г.М.
тел. 42-40-53
қосымшаларды дайындаған
Асанбекова Д. С.
тел. 42-40-56
23.04.98."
Құжатты дайындаушы туралы ... беру іс ... ... ... қайтып келген жағдайда, уақытша пайдалануға ... ... ... қайта жасау, толықтыру керек болғанда оны тікелей
орындаушыға қайтаруды да жеңілдетеді.
Хат мәтінінде айтылатын қосымша болған жағдайда, ... сөзі ... ... оның ... дана екені және парақ саны көрсетіледі. ... ... ... онда парақ саны көрсетілмейді.
Қосымша: 2 дана, 5 беттен.
Егер хат ... ... ... ... онда оның аты, ... ... және ... саны жазылады, ал егер бірнеше қосымша болса, онда ... 1. ... ... ... ... бет, 1 дана.
2. Мемлекеттік мұрағат құжаттарын ... және ... 2 ... 7 ... ... ... ... қосымшасы бар тағы бір құжат қоса
берілсе, онда қосымшалар былай ресімделеді:
Қосымша: Алматы ... ... және ... ... ж. №03-7/43 хаты және оған қосымша, барлығы 3 бет.
Егер қосымша құжатта көрсетілген мекен-жайлардың бәріне бірдей жі-
берілмейтін ... онда бұл ... ... ... ... 5 ... 3 ... тек бірінші адреске.
Қосымша бар екендігі туралы белгі хатта мәтін ... ... ... ... ... сол жақ ... қойылады.
Хат екі беттен артық болса, екінші беттен бастап номірленеді. Бет
нөмірі жоғарғы жиектің ортасынан тыныс белгісіз ... ... ... не ... "б", ... сызықша (тире) қойылмайды.
Постскриптум — латын тілінен аударғанда ... аяқ ... ... кейін "р.з" таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылатын сөздер
немесе текст" деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана ... ... ... түрде жеткізілуі тиіс мөлімет хаттың негізгі
мазмұнында ... ... хат ... қол ... қойса, қойылған
қолдан кейін "P.S." белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет ... ... ... қол ... Хат ... ... ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да
қойылған қолдан кейін "P.S." белгісі қойылып жаңа ... ... Ол ... ... қолмен расталады.
Хатты жедел жіберу кажет болған жағдайда постскриптум қолмен жазылады.
Қол қойылып, датасы көрсетіледі.
"P.S. 4- ... ... ... ... жаңа гана қабылдап алдым.
1999 жылгы желтоқсанның 31-і сағ. 1700"
________________________________________________________________
(сигнатура, факсимиле).
"P.S." Шұғыл жолсапарға шығуға тура ... тұр. ... 2 ... ... ... алмаймын. Кездесу уақытын қосымша хабарлаймын. 22. 04.
98. Құрметпен
________________________________________________________________
(сигнатура, факсимиле).
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, ... ... ... та ... Онда "Р.P.S." — постпостскриптум белгісі қойылады.
Оның жазылу реті де дәл жогарыда ... ... ... тән ... ... ... ғана емес, тұрақты
қолданылатын, қалыптасқан сөздер, сөз ... және ... ... жиі қолданылуымен де ерекшеленеді. Қызметтік ... ... ... ... сөз ... ... оның ... мақсаты белгісіз болады. Хатты алушының түсінуіне да ... ... ... ... ... ... мен сөз орамдарын орынды
қолдану әркез есте болғаны жөн.
Жазылу мақсатына, хатта айтылатын мөселенің ... ... ... ... түрі ... Олар:
а) ресми хаттар ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, ... ... ... ... салу ... шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Ресми хаттар. Белгілі бір ... ... ... байланысты
мәселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады
жөне қызметтен тыс мәселені ... жеке ... Бұл ... ерекшелігі айтылатын мәселе
өрісінің кендігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен
де қызметтен тыс ... ... өз ... ұйымның атқаратын
қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен ... ... ... Бұл
хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: ... бір ... ... ... ... ... ұсыныс жасау. Аталған
қызметкердің сол орынға лайық екендігіне ... ... Хат ... ... құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана ... ... Бұл ... да бір ғана ... жазылады: мекемеден
керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін ... ... ... ... адамы қол кояды.
Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерінің заңсыз
іс-әрекетін көрсету, соған орай шара ... ... ... ... ... ... ... онда көрсетілетін фактілерге байланысты.
Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат ... ... ... ... де қол қояды.
Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлык мекемелерге бір
мезгілде жөнелтілетін хат. Олар ... ... беру ... болады.
Жолдама хаттар. Құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе
қосымшалардың ... ... ... саны ... мәліметтер көрсету үшін
жазылады. Бұл хаттар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді.
Жолдама ... ... ... қол ... ... ... онда келтірілетін фактілер мен айтылатын
мәселенің маңыз, мазмұнына ғана ... ... оны ... ... ... да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан
стильдік нормадан ауытқымаған жөн.
ҚОСЫМША А
АЛМАТЫ ҚАЛАСЫНЫҢ ... ... ... ... ... ... 11а
тел./факс (3272)21-38-36
Құжатты біртектес бірнеше ұйымға немесе бір ұйымның бірнеше құрылымдық
бөлімшесіне жіберген кезде оларды ... ... ... ... ... ... лауазымдық тұлғаға жіберерде оның лауазымы мен фамилиясы барыс
септігінде жазылады, ал аты-жөні фамилиясының алдына жазылады.
Алматы қаласы орталық
мемлекеттік мұрағатының
директоры
Ж.А.Әлжановаға
немесе
Қалалық орталық ... ... ... О.П.
Волгоградский пр., д.5, кв.12,
Москва, 109316
Хаттарға міндетті түрде бұған өкілеттігі бар ... ... ... қолы ... ұйым атынан сыртқа шығарылатын хаттарға
бірінші басшы немесе оның орынбасарлары, ал ... ... ... хаттарға – сол бөлімшелердің басшылары ... ... қол ... ... құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымы (егер хат ... ... онда ... ... ал ... ресімделсе қысқартып
жазуға болады) көрсетіліп, қойылған қолдың толық мәні (фамилиясы мен ... ... ... ... айтқанда, егер хат бланкіде жасалса, онда
лауазымды тұлғаның атына ұйым атауын (хатқа басшы ... оның ... ... ... ... құрылымдық бөлімше атауын (хатқа ... ... ... оның ... қол ... жағдайда) тіркеудің
қажеті жоқ.
Құжат лауазымды тұлғаның бланкісінде ресімдеген кезде, бұл ... қол ... ... ... Ж.М. ... ... ... ... қол қоятын жағдайда, олардың қолдары
атқаратын ... ... ... кейін бірі ретімен қойылады.
Басқарма бастығы Қолы ... ... қолы А. ... ... ... ... ақпарат
ғылымизерттеу институтының
диреқторына
Абай атындагы Алматы мемлекеттік университетіндегі ... ... ... дәрежесін алу үшін диссертация қорғайтын ДР
14.05.04 диссертациялық ... 10.02.02 - ... тілі ... ... ... ... "Қазақ тіліндегі көсемшенің магынасы мен
қызметінің дамуы" атты ... ... ... және ... ... мемлекеттік тіркеу мен микрофильмнен өткізу үшін жіберіп отыр.
Диссертацияның қореалған куні 11 ... 1999 ... ... филология ғылымының
докторы, профессор З.Қ. Ахметов
ҚОРЫТЫНДЫ
Іскерлік хаттар негізінен жеке адамдардың емес, ... ... ... ... ... қазір барлық елдерде хаттың бұл
түрі ұжымдық субъект атынан жазылады. Хат ... ... екі ... Алдымен хаттың жазылуына негіз болған себептер (фактілер, оқиғалар,
өзге құжаттарға сілтемелер т.б.) ... ... ... ... өтініш-тілектер жазылады. Кейбір жағдайларда мазмұндаудың өзгеше
тәсілін қолдануға да болады: ... ... ... ... ... бөлімде - хаттың жазылу себептері, негізде-месі, ... ... ... ойы ... ... ... ... дәлелдемесі
келтірілетін фразалар ерекше стилдік бояуға ие. Бұл фразалар "негізде-ме-
қорытынды" қағидасы бойынша құрылған сөздерге ... ... ... ... ... ... да бір ... сипаты болмасын
бөтен болып табылады, мұнда қашан да дерлік ... орта ... ... беріледі, сондықтан алдымен себебі түсіндіріліп,
негіздемесі келтірілгені, содан кейін ... ... мәні ... ... бабындағы хатты әзірлеу кезінде оның мәтін мөлшеріне байланысты
А4 нмесе А5 форматындағы ... хат ... ... ... қосымша (приложөние) болатын болса ол жолдама хатта көрсетілуі
керек, я болмаса құжаттың соңында ескертілуі тиіс.
Осы курстық ... ... ... және ... сияқты мәселелерді
қарастырдым. Құжаттарды, әсіресе хаттардың жазылу барысында ... ... ... ... құрамы, міндетті және қосымша деректердің
көркемделуі өзекті мәселе болғандықтан, осы курстық жұмыста ол ... ... деп ... ... мөлшерде қосымшалар келтірілді. әдебиеттерге ... ... ... д. ... ... и методы формирования документов в
дела// Делопроизводство в Казахстане.-2008.-№1.-77с.
2. Андреева В.И. Кадровые документы.-М.-Интел-Синтез.- 2002.-210с.
3. ... В.И. ... — М. ... ... А ... ... айналым жүйесі// Делопроизводство в
Казахстане.-2007.-№10.-12с.
5. Әділбек Жақып «Іс жүргізу – Делопроизводство» Астана – 2000 ... ... Л. Іс ... ... ... Оқу ... 2001.-235с.
7. Дүйсенбаева Т. Іс қағаздарын жүргізу.-Алматы.-Ана тілі, 1997.-160б.
8. ... в ... ... // ред.Скала Н.В.-Алматы.-Лем,
2001.-215с.
9. Салагаев В., Шалабай Б. Іс ... ... ... ... ... Т.В., ... М.П. ... документирования: Учеб. пособие. -
М.: МГИАИ, 1988.-214с.
11. Овчинникова Н.В. и др. ... и ... ... ... ... ... — М.: МГИАИ, 1986.-300б.
12. Основные правила документирования и ... ... ... и ... Республики Казахстан. — Алматы, 1992.-111с.
13. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: Приор, 1995, 144 ... ... іс ... ... 2006 ж, № ... «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу», 2007 ж, № 3
16. ... іс ... ... 2007 ж, № 12

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Көлемі: 26 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 500 теңге









Ұқсас жұмыстар
Тақырыб Бет саны
Іс қағаздарын жүргізу негіздері220 бет
Мемлекеттік бюджеттің қалыптасуындағы кеден төлемдері55 бет
Қазақстан Республикасында кедендік ресімдеудің жеңілдетілген түрін жетілдіту45 бет
Қазақстан Республикасындағы кеден ісі76 бет
Қазақстан Республикасының кедендік бақылаудың формалары мен принциптері43 бет
Қазақстан Республикасының тауарлар және көлік құралдарын ресімдеу68 бет
10 сынып оқушыларына ұлттық киім стиліндегі киім үлгісін дәстүрлі емес әдістер негізінде әзірлеуге үйрету68 бет
Excel-де жұмыс істеу. электронды кестелерді әзірлеу5 бет
Microsoft Word мәтіндік процессорының көмегімен мәтіндік құжаттарды даярлау5 бет
Word редакторында құжаттарды теру және оларды сақтау8 бет


+ тегін презентациялар
Пәндер
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить


Зарабатывайте вместе с нами

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Сіз үшін аптасына 5 күн жұмыс істейміз.
Жұмыс уақыты 09:00 - 18:00

Мы работаем для Вас 5 дней в неделю.
Время работы 09:00 - 18:00

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь