Құжаттарды әзірлеу және ресімдеу

КІРІСПЕ

Қатынас құралының бұл түрлері де күнделікті өмір қажетінен туып, өз алдына орныққан бөлек жүйе болып саналады. Іс қағаздарының әрқайсысының бұрыннан белгілі бірыңғай сөздері, қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем үлгілері болады. Іс қағаздарын жазу — жаттығу, дағдылану арқылы меңгеріледі.
¥сынылып отырған жұмыс қызметтің кез келген саласы бойынша іс нәтижелілігі көбіне-көп адамдармен қарым-қатынас жасай білуге, соның ішінде хат арқылы байланыс жүргізудің қыр-сырын игеру дәрежесіне бай-ланысты екендігін түсінетін жандар үшін өте пайдалы. Хат - мұрағат мекемелерінің сыртқы дүниемен байланыстағы аса маңызды жолдарының бірі.
Мұнымен қатар, хат – жалпы ұйым "имиджінің" бір бөлігі болып табыла-ды, яғни кіріс хат-хабарлары – олардың мазмұны мен ресімделуі негізінде ұйым – демек, корреспондент жайлы алғашқы пікір қалыптасады.
Бұдан шығатын қорытынды: қызмет бабындағы хаттарды әзірлеу мен ресімдеу ережелерін талқылау әр уақытта өзекті мәселе болып қала береді.
Қызмет бабындағы хаттар дегеніміз не?
Қызмет бабындағы хаттар – ұйымдар арасындағы, ұйымдар мен жеке тұлғалар арасындағы қарым-қатынас құралы ретінде қызмет ететін және мәтін жөнелтудің айрықша тәсілі – пошта арқылы жіберілуіне байланысты ерекшеленетін, мазмұны жағынан әртүрлі құжаттардың жиынтық атауы.
Қызмет бабындағы хаттар басқару қызметі барысында туындайтын көптеген мәселелерді шешу үшін қолданылады. Бұл хаттар былайша бөлінеді: жолдама-хат, өтініш-хат, сұраныс-хат, хабарлы хат, растама-хат, сондай-ақ, ақпараттық, кепілдемелік, мәлімдеу, шақыру, ұсыныс, ескертпе, талап ету, алғыс білдіру, құттықтау және басқа да хаттар. Бұған қоса қызмет бабындағы әр хаттың өзіне тән ерекшелігі бар.

Күрделі хаттар жағдайды егжей-тегжейлі мазмұндауды, талдауды, баға беруді, дәлелдемелер келтіруді, тұжырым жасауды, пікір айтуды, ұсыныс жасауды, өтініш білдіруді талап ететін мәселелер бойынша әзірленеді. Күрделі хаттар мәтіні үш машинка бетке дейін болуы мүмкін. Олар мынадай негізгі бөлімдерден тұрады:
– кіріспе – негіздеме, себептері, хаттың мақсаты:
– негізгі мазмұны - өтініш, шешім, еске салу:
– қорытынды.
Өзге ұйымдардың құжаттары негізінде немесе бұрынырақ басылып шығарылған құжаттар бойынша дайындалған хаттар мәтінінде олардың деректемелері: құжат атауы, құжат авторы болып табылатын ұйымның атауы, құжат датасы, құжаттың тіркеу нөмірі, мәтін тақырыбы көрсетіледі.
Хат ұйымға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне, лауазымдық немесе жеке тұлғаларға арналуы мүмкін.
Жоғарғы айтылғандарға сәйкес курстық жұмыстың мақсаты белгілі болды, енді осы жұмыстың мақсатына жету үшін төмендегідей элементтер таңдайық:
– Құжат құрылымы
– Құжат әзірлеу кезіндегі қолданылған мәліметтің дәлдігі
– Қызметтік хаттар және олардың құрылымы
– Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер
– Қосымшаға сілтеме

ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР

1. Абдукадырова д. Основные принципы и методы формирования документов в дела// Делопроизводство в Казахстане.-2008.-№1.-77с.
2. Андреева В.И. Кадровые документы.-М.-Интел-Синтез.- 2002.-210с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. — М. 1994.-230с.
4. Амирзинов А Электрондық құжат айналым жүйесі// Делопроизводство в Казахстане.-2007.-№10.-12с.
5. Әділбек Жақып «Іс жүргізу – Делопроизводство» Астана – 2000 ж.
6. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу/ Оқу құралы.-Алматы.-Ана тілі, 2001.-235с.
7. Дүйсенбаева Т. Іс қағаздарын жүргізу.-Алматы.-Ана тілі, 1997.-160б.
8. Делопроизводство в Республики Казахстан // ред.Скала Н.В.-Алматы.-Лем, 2001.-215с.
9. Салагаев В., Шалабай Б. Іс қағаздарын жүргізу.-Алматы.- Раритет, 2000.-190б.
10. Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документирования: Учеб. пособие. - М.: МГИАИ, 1988.-214с.
11. Овчинникова Н.В. и др. Организация и документирование деятельности кадровой службы: Учеб. пособие. — М.: МГИАИ, 1986.-300б.
12. Основные правила документирования и управления документацией в учреждениях и организациях Республики Казахстан. — Алматы, 1992.-111с.
13. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: Приор, 1995, 144 с
14. «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу», 2006 ж, № 8
15. «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу», 2007 ж, № 3
16. «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу», 2007 ж, № 12

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 27 бет
Таңдаулыға:

МАЗМҰНЫ

І КІРІСПЕ 3

ІІ ҚҰЖАТТАРДЫ ӘЗІРЛЕУ ЖӘНЕ РЕСІМДЕУ

1 Құжат құрылымы 5

2 Құжат әзірлеу кезіндегі қолданылған мәліметтің дәлдігі 7

3 Қызметтік хаттар және олардың құрылымы 8

4 Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер 15

5 Қосымшаға сілтеме 19

ҚОСЫМШАЛАР 25

ҚОРЫТЫНДЫ 28

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕРТІЗІМІ 29

КІРІСПЕ

Қатынас құралының бұл түрлері де күнделікті өмір қажетінен туып, өз
алдына орныққан бөлек жүйе болып саналады. Іс қағаздарының әрқайсысының
бұрыннан белгілі бірыңғай сөздері, қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем
үлгілері болады. Іс қағаздарын жазу — жаттығу, дағдылану арқылы
меңгеріледі.
¥сынылып отырған жұмыс қызметтің кез келген саласы бойынша іс
нәтижелілігі көбіне-көп адамдармен қарым-қатынас жасай білуге, соның ішінде
хат арқылы байланыс жүргізудің қыр-сырын игеру дәрежесіне бай-ланысты
екендігін түсінетін жандар үшін өте пайдалы. Хат - мұрағат мекемелерінің
сыртқы дүниемен байланыстағы аса маңызды жолдарының бірі.
Мұнымен қатар, хат – жалпы ұйым "имиджінің" бір бөлігі болып табыла-
ды, яғни кіріс хат-хабарлары – олардың мазмұны мен ресімделуі негізінде
ұйым – демек, корреспондент жайлы алғашқы пікір қалыптасады.
Бұдан шығатын қорытынды: қызмет бабындағы хаттарды әзірлеу мен
ресімдеу ережелерін талқылау әр уақытта өзекті мәселе болып қала береді.
Қызмет бабындағы хаттар дегеніміз не?
Қызмет бабындағы хаттар – ұйымдар арасындағы, ұйымдар мен жеке
тұлғалар арасындағы қарым-қатынас құралы ретінде қызмет ететін және мәтін
жөнелтудің айрықша тәсілі – пошта арқылы жіберілуіне байланысты
ерекшеленетін, мазмұны жағынан әртүрлі құжаттардың жиынтық атауы.
Қызмет бабындағы хаттар басқару қызметі барысында туындайтын көптеген
мәселелерді шешу үшін қолданылады. Бұл хаттар былайша бөлінеді: жолдама-
хат, өтініш-хат, сұраныс-хат, хабарлы хат, растама-хат, сондай-ақ,
ақпараттық, кепілдемелік, мәлімдеу, шақыру, ұсыныс, ескертпе, талап ету,
алғыс білдіру, құттықтау және басқа да хаттар. Бұған қоса қызмет бабындағы
әр хаттың өзіне тән ерекшелігі бар.

Күрделі хаттар жағдайды егжей-тегжейлі мазмұндауды, талдауды, баға
беруді, дәлелдемелер келтіруді, тұжырым жасауды, пікір айтуды, ұсыныс
жасауды, өтініш білдіруді талап ететін мәселелер бойынша әзірленеді.
Күрделі хаттар мәтіні үш машинка бетке дейін болуы мүмкін. Олар мынадай
негізгі бөлімдерден тұрады:
– кіріспе – негіздеме, себептері, хаттың мақсаты:
– негізгі мазмұны - өтініш, шешім, еске салу:
– қорытынды.
Өзге ұйымдардың құжаттары негізінде немесе бұрынырақ басылып
шығарылған құжаттар бойынша дайындалған хаттар мәтінінде олардың
деректемелері: құжат атауы, құжат авторы болып табылатын ұйымның атауы,
құжат датасы, құжаттың тіркеу нөмірі, мәтін тақырыбы көрсетіледі.
Хат ұйымға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне, лауазымдық немесе жеке
тұлғаларға арналуы мүмкін.
Жоғарғы айтылғандарға сәйкес курстық жұмыстың мақсаты белгілі болды,
енді осы жұмыстың мақсатына жету үшін төмендегідей элементтер таңдайық:
– Құжат құрылымы
– Құжат әзірлеу кезіндегі қолданылған мәліметтің дәлдігі
– Қызметтік хаттар және олардың құрылымы
– Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер
– Қосымшаға сілтеме

ІІ. ҚҰЖАТТАРДЫ ӘЗІРЛЕУ ЖӘНЕ РЕСІМДЕУ

1 Құжат құрылымы

Іс қағаздарын жазу — жаттығу, дағдылану арқылы меңгеріледі.
Қызметтік құжаттарды, хаттарды жазарда есте болатын кейбір жағдайлар:
1. Қызметтік құжаттар бейтарап (нейтральный) қалыппен, ресми түрде
жазылуы керек. Қызметтік хат жазу барысында адресатты марапаттап,
мадақтайтын, немесе намысына тиетін, дерекі сөздерді қолданудан аулақ
болған жөн.
2. Адресаттың сізден қызмет дәрежесінің төмен я жоғарылығына
қарамастан "тез арада орындаңыз ", "Кідіртпей жауабын я қорытындысын
хабарлаңыз", "Қысқа мерзімде жауап беріңіз" деген сөйлемдерді
қолданбағаныңыз жөн. Оның орнына хаттың жауабын я мәселенің шешімін
білгіңіз келетінін "Осы күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын " деп белгілі
бір күнді көрсетіңіз немесе "Өз шешіміңізді хабарлауыңызды сұрапмын" деген
сөйлемдерді қолдану арқылы білдіріңіз.
3. Өз өтініш, талаптарыңызды орынды көрсете білуге тырысыңыз. Қызмет
бабындағы, кезкелген оқиға, жағдай, мәселеге баға беріп, оны ресми құжатта
көрсету, баяндау я хабарлау барысында барынша салқынқандылық танытыңыз. Көп
эмоцияға бой ұрмаңыз. Фактілерді объективті түрде көрсетіңіз. Қызмет
бабында ресми түрде шара қолдану түрін анықтау барысында адамгершілік
танытуға тырысыңыз. Кез-келген мәселе бойынша шығарылатын қорытынды
барынша нақты болуы керек.
4. Егер қызметтік хатта ол мекеменің, я қызметкердің өтінішін я
болмаса тапсырылған ісін орындау мүмкін емес екендігін айтқыңыз келсе хатты
бірден "ол мәселенің орындалуы я қабылдануы мүмкін емес" деген сөздерден
бастамаңыз. Алдымен аталған мәселеге тоқталып, содан кейін өз шешіміңіздің
себебін негізді етіп түсіндіріп, содан кейін барып бұл өтініштің, я болмаса
істің қазіргі жағдайда орындалуы мүмкін болмай тұрғанын айтыңыз. Қажет
болған жағдайда, бұл мәселенің қайта қаралуы да мүмкін екенін айта кетуге
болады.
5. Егер өтініштің, я, тапсырылған істің немесе қойылған мәселенің
дұрыс шешілгені туралы жазатын болса-ңыз, бұл мәселенің дұрыс шешілуі үшін
сіздің оз басыңыздың, я мекемеңіздің қосқан үлесін я еткен еңбегін атап
кеткеннің артықтығы жоқ.
6. Сізге, я сіздің мекемеңізге келіп түскен қызметтік құжаттармен
танысқанда, ол құжат бойынша мәселе көтерерде, я қол астыңызда істейтін
қызметкерлерге тап-сырма берерде, құжаттағы мөселе бойынша жауап жазарда,
бұл мәселе менің я болмаса біздің мекеменің міндетіне кіре ме деген
мәселені де ойлау керек.
7. Сіздің хатыңыз занды, мазмұны айқын болуы керек. Бұл әсіресе қаржы,
кадр құжаттары үшін міндетті.
8. Қызметгік хаттар мүмкіндігінше сирек және қысқа жазылуы керек.
Қағаз бен сөздің көптігі істі жылдамдатуға септігін тигізе қоймайды.
9. Хатыңыз көпшілікке түсінікті тілмен және ресми түрде жазылуы керек.
10. Қызметтік құжаттың қай түрін жазсаңыз да көп ойды аз сөзбен
жеткізуге тырысыңыз.
11. Іс қағаздарын жазарда орныққан сөз тіркестері мен қалыптасқан
терминдерді қолданыңыз.
12. Бастауыш сөйлемнің басында баявдауыш соңында, анықтауыш
анықталатын сөздің алдында тұратынын да естен шығармаңыз.
13. Іс қағаздарын жазуда көнерген сөздер, архаизмдер, диалект сөздер,
қазіргі қазақ тілінде ескіріп, айналымнан шыққан тіркестер қолданылмайды.
14.Жазылған құжатты қайтара оқып шығып, сөйлемдегі басы артық сөздерді
алып тастау керек.
15.Сөйлем баяндауышы я ашық райда (пайдаланылады, қаралады, қолдануда,
жүріп жатыр, ескертыді) я бұйрық райда тұруы керек (орындалсын, шешілсін,
келісілсін, жеткізілсін, қаралсын т.б.).
2 Құжат әзірлеу кезіндегі қолданылған мәліметтің дәлдігі

Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мұқият
тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет
қолданылмағаны жөн, құжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай
кезде жіберіледі:
– дайындалған құжаттың мазмұны мен сапасына немқұрайды бақылау
жасалғанда;
– құжатты дайындаушының білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда;
жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
– құжатты дайындаушы өз ісіне немқұрайды, салақ қараған жағдайда;
– құжатты дайындау барысында дұрыс мөлімет қолданбаған жағдайда;
– құжаттарды дайындау барысында бағдарламалықтехникалық құралдарды
дұрыс пайдаланбаған жағдайда;
– құжатттарды дайындау технологиясы бұзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің
аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты-жөні, лауазымы анық, сауатты
жазылуы керек. Құжаттағы сандық мәліметтер, уақыт керсеткіштері, цифрлар
қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложөние) болатын болса ол жолдама хатта
көрсетілуі керек, я болмаса құжаттың соңында ескертілуі тиіс. Мысалы,
Көлемі 5 беттен туратын қосымша бөлек дайындалған немесе бұл құжаттан
бөлек, 10 беттік қосымшаны қоса жіберіп отырмыз т.с.с. Құжаттағы бүкіл
ақпарат мүқият тексерілуі керек. Құжаттағы ақпаратты тексеруді бірнеше
түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1. Техникалық. Мұнда қате жазылған сөздер, дұрыс қойылмаған тыныс
белгілері, дұрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда ұсталады.
2. Зандық. Мұнда құжат мазмұнының қазіргі күші бар заңдарға және
құқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық. Мұнда құжатта шығарылған қаржы-экономикалық
шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға беріледі.
4. Статистикалық. Мұнда құжаттағы статистикалық мәліметтердің
актуальдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.
5. Конфиденциалдық. Мұнда құжат мазмұнында жариялылығы шектеулі
мағлүматтың немесе мемлекеттік құпия болып саналатын я қызметтік,
коммерциялық құпия болып табылатын мэліметтің жіберілмеу жағы тексеріледі.
6. Ақпараттық. Мұнда құжатты алушының мекен-жайы, реквизиттері сияқты
мәліметтердің дұрыстығы тексеріледі.
Құжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дұрыс жасалу
жауапкершілігі құжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер құжат дайындаушы
адам бірнешеу болса жауапты орындаушы белгіленеді.
Құжатты дұрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс
жүргізушіге жүктеледі.

3 Қызметтік хаттар және олардың құрылымы

Қызметтік хаттарды безендірудің жалпы ережелері. Құрылымы. Қызметтік
хаттарды жазудың кең тараған үлгілері.
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк
форматы - А4 210x297 мм. Кейде АЗ және А5 форматтары (210x297 мм және
210x135 мм) да қолданылады. АЗ форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді
қосымша немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл
форматтың (АЗ) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады.
Ал А5 (жарты) АЗ форматынан екі еседей кіші көлемде, бірінші кезекте
жолдама хаттар жазу үшін, анықтама жазу үшін қолданылады.
Қызметтік хаттарды жазуда кең тараған формат түрі А4 болып кала
береді. Төменде осы формат түріне жазылатын хат түрлеріне тоқталамыз.
Қазіргі кезде хаттарды машинкамен басудан гөрі, компьютерлік техника
қолдану белең алды. Қызметтік хаттарды басып шығару технологиясы
өзгергенімен, оларды жазу әдісі, безеңдірілуі, хат мазмұнын беру тәсілдері
ондаған жылдар бойы қалыптасқан дәстүрінен көп өзгерген жоқ. Олардың
негізгілеріне тоқталып өтейік:
1. Машинкада немесе компьютерде басып шығарылған хат тексі
қолжазбадағы нұсқасымен дәл болуы керек. Басып шығарғаннан кейінгі текст
міндетті түрде қолжазбамен салыстырыла отырып тексеріліп, қателері
жөнделеді.
2. Құжат қатесіз болуы керек. Тексеру барысында кездескен қателерді
коррекс-штрихпен түзеткеннен гөрі машинкамен қайта басқан немесе
компьютерлік техника жетістігін пайдалана отырып қайта шығарып алған дұрыс.
Өшіргіш, лезвие, коррекс-штрих тәсілдерімен түзету уақыт тығыз болған
жағдайда ғана пайдаланылады.
3. Қызметтік хаттың стилі ресми әрі түсінікті болуы керек. Құжат
дайындалып болып, оны қайталап оқып шығу барысында стилистикалық қателері
жөнделіп, редакцияланады. Қайталаулар мен шүбалыңқы тіркестер алынып
тасталады немесе керекті мәлімет қосылады. Редакцияланған құжат басуға
берместен бұрын тағы бір рет оқылады. Бәрінің анық, дәл, түсінікті
берілгеніне көз жеткізілгеннен соң ғана басып, қол қоюға беріледі.
4. Текст оңай оқылатындай болуы үшін ол бояуы қанық, үлкендеу
шрифтімен басылуы керек. Бөлімдердің арасында қалдырылатын бос орын аса
қажет жағдайда: кіріспе, негізгі, қорытынды бөліктерді көрсету үшін т.б.
аса керекті кезде ғана қалдырылуы керек. Мұндай бір карағанда ұсақтүйек
көрінетін нәрселер хатты оқыған кезде
оның мазмұнын тез әрі терең түсінуге көмектеседі.
5. Қызметтік хат жазғанда оның қағазына да көңіл бөлінуі керек.
Таптаза, бүгілмеген, сызылмаған, аппақ қағазға жазылған хат, әрине, сіз
туралы жақсы әсер қалдырады. Сарғайып кеткен, я болмаса сүр түсті қағазға
жазылған хат сіздің салақтығыңызды, сараңдығыңызды көрсетеді. Бетінде
дақтары, қаламның, саусақтың іздері қалған қағазға жазылған хат та сіздің
үқыпсыздығыңыздан хабар берері анық.
6. Қызметтік хаттарға қол қою үшін шарикті қалам емес, сиялы қалам
пайдалану керек. Әрине қаламыңыздың үшы өткір, бояуы қанық болғаны дұрыс.
Құжатқа қол қойған кезде сіздің фамилияңыздың алғашқы төрт әріпі анық
көрініп тұруын да ескерген жөн.
Бланкіде көрсетілетін барлық қызметтік информация: тіркеу нөмірі, дата
т.б. арнайы штамппен қойылуы немесе машинкамен басылуы керек. Бұлардың
ешқайсысы болмаған жағдайда ғана қолмен жазылады.
Қызметтік хаттың құрылымы. Қызметгік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі
бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:
1. Тақырыбы
2. Датасы
3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттын, аты-жөні.
4. Кіріспе сөз
5. Хаттың жалпы мазмұн, мақсатын көрсететін бөлік
6. Негізгі текст
7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері
8. Жіберушінің қолы
9. Қосымша (приложөние) берілетін болса, оған сілтеме
10. Қосымша (приложөние)
11. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет
12. Постскриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін - "P.S." таңбаларын
қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер)
Хат жазылатын қағаздың сол жақ шетінен кемінде 2 смдей орын қалдыру
керек. Бірақ кеп жағдайда 3-4 см қалдырылады. Себебі хат қандай қалың іске
тігілсе де 3-4 см қалдырылған орын оны тігілген жерінен оңай тауып,
қиындықсыз оқуға мүмкіншілік береді.
Хат жазылатын қағаздың оң жақ шетінен кемінде 1 см орын қалдырылады.
Ал төменгі жөне жоғарғы жағынан қалдырылатын орын біркелкі, кемінде 2 см.
Бұл хат тексінің таза сақталуына, кейін іске тігілгенде беттердің шетіне
қол көп тиетін болғандықтан хат мазмұнының өшірілмей сақталуына, хатпен
таныса отырып шетіне қосымша белгі қоюға септігін тигізеді.
Хат қағаздың я бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіндігінше
хат мазмұнын бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын
болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.
Енді жоғарыда айтылған хат бөліктерінің әрқайсысына жеке-жеке
тоқталайық.
Тақырып. Егер хат фирмалық бланкке емес, таза қағазға жазылса жоғары
жағына алдымен мекеменің толық аты, адресі, телефон нөмері жазылады. Қажет
болған жағдайда мекеменің немен айналысатыны да көрсетіледі. Айтылған
мәліметтер қазақ тілінде, қажет жағдайда қосымша орыс немесе ағылшын
тілінде беріледі.
Егер мекеме мен адресат арасында хат жазысу үнемі болып тұратын болса,
онда қағаз бетінің орташа тұсына келген хаттың нөмірі мен датасына сілтеме
жасауға болады. Мысалы: "Сізден 1999 жылы 16 желтоқсанда келіп тускен шыгу
нөмірі 1007-хатқа орай".
Мерзімі. Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында
көрсетіледі. Хат жазылған ай цифрмен емес жазбаша көрсетілгені дұрыс.
Себебі цифрды тез шатастырып алуға болады, оның үстіне кейбір елдерде
бірінші цифр жазылған күнді емес айды білдіреді.
Хатты алушы мекеменің аты мен мекенжайы. Тақырыптан кейін хат жодданып
отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады. Ер адамға
аты-жөнінен кейін мырзаға, әйел адамға ханымға деп жазуға болады.
Адресат лауазымын корсеткен жөн, бірақ міндетті емес.
Егер адресат лауазымы көрсетілетін болса, мырза, ханым сөздері
жазылмайды. Егер адресат фамилиясын білмесеңіз, лауазымын ғана көрсетуге
болады. Мысалы, Республикалық "Жас алаш" газетінің редакторына, немесе, N
105 орта мектептің директорына т.с.с.
Егер бір хат бірнеше адамға жіберілетін болса немесе көшірмесі басқа
адамға да жіберілетін болса, ол міндетті түрде бірінші экземплярда
көрсетілуі керек. Хаттың көшірмесін жібермес бұрын оның көшірме екендігін
ес-керткен жөн. Сонда ол хатты алған адам басқа да мүдделі адамдардың бар
екендігіне сенімді болады. Хат көшірмесінің кімдерге жіберілгенін атап
көрсете отырып, олардың санының шектеулі екендігінен де және дәл кімдерге
жіберілгенінен де мағлүмат бере аласыз.
Хат алушының адресін жазу ережесі жалпыға бірдей: почта индексі, ел
аты (мемлекет), елді мекеннің типі (қала, поселок, аудан орталығы т.б.)
және аты (Алматы, Талдықорған, Ақсу пг.б.) көше, алаң, проспект аты (Доапық
даң-ғылы, Жаңа алаң, Республика алаңы, Манас көшесі пг.б.) үй нөмері (егер
хатты алушы ұйым үлкен ғимаратты түгел иемденбесе). Алыс шетелдерге
жіберілетін хаттардың адресінің жазылуы сол елдердегі адресацияның ішкі
ережелеріне сәйкес болуы керек.
Кіріспе сөз. Ресми кіріспе сөздің қабылданған стандарт формалары бар.
Егер сіз респондентпен бұрыннан өте жақын қарымқатынаста болсаңыз ресми
кіріспе сөзді біраз жұмсартып қолдануыңызға болады.
Кіріспе соз мекеме, ұйымға да, ұйым басшысына жеке де қарата айтыла
береді. Кіріспе сөз азат жолдан бастап жазылады. Мысалы,
"Құрметті мырзалар!"
"Мырзалар!"
"Қурметті М.С.Болатов мырза!"
"Қурметті Р.Оразаева ханым!"
"Аса қадірлі Т.С.Садықов мырза!"
"Аса құрмепг гщтатын Р.С.Тазабеков мырзаға!"
Айырықша жағдайда болмаса аса қадірлі, пгерең құрмет тұтатын сөздері
жиі қолданылмайды. Әдетте қызметтік хаттарда құрметті сөзі жазылады. Аса
қурметті, аса құрмет тұтатын сөздері өзіңіз жақсы білетін, жеке тұлғаларға
хат жазғанда қолданылады. Қызметтік хаттарды жазғанда әртүрлі жағдайлар
кездеседі. Егер сіз мекемеге хат жаза отырып, хатқа сол мекемедегі нақты
бір тұлғаның (адамның) назар аударғанын қаласаңыз, бірак, дәл сол адамның
атына тікелей жазуды орынсыз деп тапсаңыз қағаздың оң жақ бұрышына, жеке
жолға "Ф.С.Әбішев мырзаның назарына", "Г.И.Маратова ханымеа", т.б. деп
жазуға болады.
Корреспонденцияны қабылдап алып, таратушы адамның көзіне бірден түсу
үшін бұларды үлкен шрифтімен беруге болады, сонда ол сіз назар аударуын
қалаған адамның қолына жылдам тиеді.
Хаттың жалпы мазмұн, мақсатына нұсқау. Көп жағдайда негізгі текстен
бұрын хаттың жалпы мазмұн, мақсатын білдіру үшін қысқаша мәлімет жазылады.
Бұл кіріспе сөзден кейін бір интервал жіберіп барып қағаздың оң жақ шетіне
жеке жолға жазылады. Мысалы: "№ 17 тапсырыстың орындалуы жайлы", "Мағзумов
Б.Б. ісіне байланысты", "Қысқы сессияның қорытындысы жайлы" т.б.
Бұл да корреспонденцияларды іріктеу кезінде қызметкердің назарын
аудару үшін орташа шрифтімен жазылады. Сілтемелер қысқа, әрі нақты болуы
керек.
Негізгі текст. Қызметтік хаттардың түрлері өте көп, сондықтан оның жиі
кездесетін түрлеріне келесі бөлімдерде арнайы тоқталамыз.
Хатты жазбас бұрын мына жағдайларды ескеру керек:
1. Хатты жазудағы мақсатыңызды тағы да еске түсіріңіз. Бұл мәселені
хатсыз шеше алмайтындығыңызға тағы да көз жеткізіңіз. (Мысалы, бұл мәселені
телефон арқылы шешудің мүмкіндігі жоқ па? Ол адаммен кездесу кезінде
шешудің сәті түспей ме? Немесе сіз респондент өтініші бойынша жазбаша жауап
беруге тиістісіз бе? т.б.) Тек осыдан кейін ғана хатты қандай мазмұнда
жазуды ойластырыңыз, осылайша сіз қажетсіз хатты жазбайсыз, уақытыңызды да
шығындамайсыз.
2. Хат тексін жазуға керекті материалдарды дайындап алыңыз. Олар:
анықтамалық және статистикалық материалдар, қаралып отырған мәселеге
байланысты әдебиет я құжаттар, соңғы кезде ол мекемеден я адамнан келіп
түскен хаттар, керек болған жағдайда орфографиялық сөздік. Керекті
материалдарды өз жұмыс столыңызға қолдануға ыңғайлы етіп орналастырыңыз.
3. Бұған арнайы уакыт бөліңіз. Хат дайындап отырған кезде сізді
аландатпауын өтініңіз. Телефон, факсті уақытша ажыратып қойып, сізге келген
хабарлар мен телефонға жауап беруді хатшыға я басқа қызметкерлерге
тапсырыңыз.
4. Қажетті кеңсе заттарын немесе компьютерді жұмысқа дайындап қойыңыз.
Хат дайындап отырған кезде кейбір ұсақтүйекті іздеуге, кемшіліктерді
түзетуге уақыт кетірмес үшін барлық қажетті заттарды алдын ала дайындап
қойыңыз. Сізге ең қажетті заттар – қара сиялы, толық пасталы қалам, жақсы
ұшталған қарындаш, бірнеше парақ ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.