Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік-әдістемелік негізі

МАЗМҰНЫ

І КІРІСПЕ 3

ІІ ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫН ӘЗІРЛЕУ

1 Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік.әдістемелік негізі
5

2 Істер номенклатурасының түрлері және істер номенклатурасын әзірлеуге қойылатын негізгі талаптар
7

3 Мемлекеттік емес ұйым істерінің тақырыптары және оларды істер номенклатурасына ендіру
9

4 Мемлекеттік емес ұйымның істер номенклатурасына іс тақырыптарын тараулар бойынша жүйелеу
12

5 Мемлекеттік емес ұйымдардың істер номенклатурасындағы негізгі бөлім формасын толтыруға қойылатын талаптар
15

6 Істердің типтік және үлгі номенклатураларын әзірлеу, мақұлдау, келісу және бекіту тәртібі

7 Істер номенклатурасын әзірлеудегі құжаттар 18

ҚОРЫТЫНДЫ 28

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ 29

Ұйымдарда істер номенклатурасын әзірлеуге байланысты әдістемелік ұсынымдар мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру көздері болып табылатын мемлекеттік емес ұйымдардың істер номенклатурасын әзірлеу, мақұлдау, келісу, бекіту және жұмыс практикасына ендіру тәртібіне қойылатын жалпы талаптарды белгілейді.
Бұл Әдістемелік ұсынымдар мұрағат ісі мен құжат дайындауда бірыңғай мемлекеттік саясатты қамтамасыз ету мақсатымен Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңы негізінде әзірленді және ол басқару технологияларын, есеп беру, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жұмыстарын жетілдіруге, ұлттық мұрағат қоры құрамының сапасын арттыруға ықпал етпек.
Істер номенклатурасын әзірлеуді, оны белгіленген тәртіппен қарауға ұсынып, келісуді, бекітуді және жұмыс тәжірибесіне ендіруді мемлекеттік емес ұйымның іс қағаздарын жүргізетін қызмет орыны жүзеге асырады.
Тақырыптың өзектілігі. Іс қағаздарын жүргізетін қызмет орыны жоқ шағын мемлекеттік емес ұйымдарда іс номенклатурасын әзірлеу, оны белгіленген тәртіппен мақұлдауға, келісуге, бекітуге беруді және жұмыс тәжірибесіне ендіруді іс қағаздарын жүргізуге жауапты лауазымды тұлға атқарады.
Мемлекеттік мұрағат мекемелері өз қызметінде осы Әдістемелік ұсынымдарды басшылыққа алып, мемлекеттік емес ұйымдарға келісім- шарттарға сәйкес істер номенклатурасын әзірлеуге байланысты тиісті әдістемелік әрі практикалық көмек көрсетулері тиіс.
Істер номенклатурасы: ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері көрсетіліп, белгіленген тәртіпте ресімделген істер атауларыныңжүйеленген тізбесі. Істер номенклатурасының жобасына құжаттамалық қызмет орынының жетекшісі немесе оған жауапты лауазымдық тұлға қол қойып, ведомстволық (жекеменшік) мұрағат жетекшісі бұрыштама жасаған соң, ұйымның орталық сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) қарауына тапсырады. Орталық сараптау комиссиясы істер номенклатурасы жобасын мақұлдау жөнінде шешім шығарады.
Істер номенклатурасы құжаттарды іске классификация талаптарына сай орналастыру, құжаттардың табылуын жеделдету және істердің есепке дұрыс алынуын қамтамасыз ету мақсатында жасалады. Істер номенклатурасы дегеніміз істердің жүйеленген тақырыптық тізбесі. Мұнда ол істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі.
Істердің нақты номенклатурасы – ұйымдағы белгілі бір күнтізбелік жылда түзілген істерге тән нақты тақырыптардың жүйеленген тізбесі.
Істердің типтік және үлгі номенклатуралары мемлекеттік емес ұйымдарда түзілген құрамы біртектес істер тақырыптарының жүйеленген тізімі болып табылады.
Істердің типтік номенклатурасы белгілі бір категориядағы мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде түзілген біртектес істердің типтік құрамын айқындап, жүйедегі істерді бірыңғай индекстеуге мүмкіндік береді, бұл және нормативтік құжат болып табылады.
Курстық жұмыстың мақсатына жету үшін төмендегі міндеттерді қарастыруымыз керек:
– Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік-әдістемелік негізі
– Істер номенклатурасының түрлері және істер номенклатурасын әзірлеуге қойылатын негізгі талаптар
– Мемлекеттік емес ұйым істерінің тақырыптары және оларды істер номенклатурасына ендіру
– Мемлекеттік емес ұйымның істер номенклатурасына іс тақырыптарын тараулар бойынша жүйелеу
– Мемлекеттік емес ұйымдардың істер номенклатурасындағы негізгі бөлім формасын толтыруға қойылатын талаптар
– Істердің типтік және үлгі номенклатураларын әзірлеу, мақұлдау, келісу және бекіту тәртібі

ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР

1. Абдукадырова д. Основные принципы и методы формирования документов в дела// Делопроизводство в Казахстане.-2008.-№1.-77с.
2. Андреева В.И. Кадровые документы.-М.-Интел-Синтез.- 2002.-210с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. — М. 1994.-230с.
4. Амирзинов А Электрондық құжат айналым жүйесі// Делопроизводство в Казахстане.-2007.-№10.-12с.
5. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу/ Оқу құралы.-Алматы.-Ана тілі, 2001.-235с.
6. Дүйсенбаева Т. Іс қағаздарын жүргізу.-Алматы.-Ана тілі, 1997.-160б.
7. Делопроизводство в Республики Казахстан // ред.Скала Н.В.-Алматы.-Лем, 2001.-215с.
8. Салагаев В., Шалабай Б. Іс қағаздарын жүргізу.-Алматы.- Раритет, 2000.-190б.
9. Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документирования: Учеб. пособие. - М.: МГИАИ, 1988.-214с.
10. Овчинникова Н.В. и др. Организация и документирование деятельности кадровой службы: Учеб. пособие. — М.: МГИАИ, 1986.-300б.
11. Основные правила документирования и управления документацией в учреждениях и организациях Республики Казахстан. — Алматы, 1992.-111с.
12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: Приор, 1995, 144 с
13. Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу №9 - 2007
14. Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу №11 – 2007
15. Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу №2 - 2008

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 27 бет
Таңдаулыға:

МАЗМҰНЫ

І КІРІСПЕ 3

ІІ ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫН ӘЗІРЛЕУ

1 Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік-әдістемелік
негізі 5

2 Істер номенклатурасының түрлері және істер номенклатурасын
әзірлеуге қойылатын негізгі талаптар 7

3 Мемлекеттік емес ұйым істерінің тақырыптары және оларды істер
номенклатурасына ендіру 9

4 Мемлекеттік емес ұйымның істер номенклатурасына іс тақырыптарын
тараулар бойынша жүйелеу 12

5 Мемлекеттік емес ұйымдардың істер номенклатурасындағы негізгі
бөлім формасын толтыруға қойылатын талаптар 15

6 Істердің типтік және үлгі номенклатураларын әзірлеу, мақұлдау,
келісу және бекіту тәртібі 17

7 Істер номенклатурасын әзірлеудегі құжаттар 18

ҚОРЫТЫНДЫ 28

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ 29

КІРІСПЕ

Ұйымдарда істер номенклатурасын әзірлеуге байланысты әдістемелік
ұсынымдар мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру көздері болып табылатын
мемлекеттік емес ұйымдардың істер номенклатурасын әзірлеу, мақұлдау,
келісу, бекіту және жұмыс практикасына ендіру тәртібіне қойылатын жалпы
талаптарды белгілейді.
Бұл Әдістемелік ұсынымдар мұрағат ісі мен құжат дайындауда бірыңғай
мемлекеттік саясатты қамтамасыз ету мақсатымен Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңы негізінде әзірленді және
ол басқару технологияларын, есеп беру, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету
жұмыстарын жетілдіруге, ұлттық мұрағат қоры құрамының сапасын арттыруға
ықпал етпек.
Істер номенклатурасын әзірлеуді, оны белгіленген тәртіппен қарауға
ұсынып, келісуді, бекітуді және жұмыс тәжірибесіне ендіруді мемлекеттік
емес ұйымның іс қағаздарын жүргізетін қызмет орыны жүзеге асырады.
Тақырыптың өзектілігі. Іс қағаздарын жүргізетін қызмет орыны жоқ шағын
мемлекеттік емес ұйымдарда іс номенклатурасын әзірлеу, оны белгіленген
тәртіппен мақұлдауға, келісуге, бекітуге беруді және жұмыс тәжірибесіне
ендіруді іс қағаздарын жүргізуге жауапты лауазымды тұлға атқарады.
Мемлекеттік мұрағат мекемелері өз қызметінде осы Әдістемелік
ұсынымдарды басшылыққа алып, мемлекеттік емес ұйымдарға келісім- шарттарға
сәйкес істер номенклатурасын әзірлеуге байланысты тиісті әдістемелік әрі
практикалық көмек көрсетулері тиіс.
Істер номенклатурасы: ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері
көрсетіліп, белгіленген тәртіпте ресімделген істер атауларыныңжүйеленген
тізбесі. Істер номенклатурасының жобасына құжаттамалық қызмет орынының
жетекшісі немесе оған жауапты лауазымдық тұлға қол қойып, ведомстволық
(жекеменшік) мұрағат жетекшісі бұрыштама жасаған соң, ұйымның орталық
сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) қарауына тапсырады. Орталық
сараптау комиссиясы істер номенклатурасы жобасын мақұлдау жөнінде шешім
шығарады.
Істер номенклатурасы құжаттарды іске классификация талаптарына сай
орналастыру, құжаттардың табылуын жеделдету және істердің есепке дұрыс
алынуын қамтамасыз ету мақсатында жасалады. Істер номенклатурасы дегеніміз
істердің жүйеленген тақырыптық тізбесі. Мұнда ол істердің сақталу
мерзімдері көрсетіледі.
Істердің нақты номенклатурасы – ұйымдағы белгілі бір күнтізбелік жылда
түзілген істерге тән нақты тақырыптардың жүйеленген тізбесі.
Істердің типтік және үлгі номенклатуралары мемлекеттік емес ұйымдарда
түзілген құрамы біртектес істер тақырыптарының жүйеленген тізімі болып
табылады.
Істердің типтік номенклатурасы белгілі бір категориядағы мемлекеттік
емес ұйымдар қызметінде түзілген біртектес істердің типтік құрамын
айқындап, жүйедегі істерді бірыңғай индекстеуге мүмкіндік береді, бұл және
нормативтік құжат болып табылады.
Курстық жұмыстың мақсатына жету үшін төмендегі міндеттерді
қарастыруымыз керек:
– Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік-әдістемелік
негізі
– Істер номенклатурасының түрлері және істер номенклатурасын әзірлеуге
қойылатын негізгі талаптар
– Мемлекеттік емес ұйым істерінің тақырыптары және оларды істер
номенклатурасына ендіру
– Мемлекеттік емес ұйымның істер номенклатурасына іс тақырыптарын
тараулар бойынша жүйелеу
– Мемлекеттік емес ұйымдардың істер номенклатурасындағы негізгі бөлім
формасын толтыруға қойылатын талаптар
– Істердің типтік және үлгі номенклатураларын әзірлеу, мақұлдау, келісу
және бекіту тәртібі
ІІ. ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫН ӘЗІРЛЕУ

1 Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік-әдістемелік
негізі

Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік-әдістемелік
негізіне мыналар жатады:
– Қазақстан республикасының ақпарат, іс қағаздарын жүргізу және мұрағат
ісі бойынша заңнамалық актілері,
– ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздерінің тізімі,
– нормативтік-әдістемелік құжаттар,
– құжаттар тізбесі,
– мекеменің істер номенклатурасы.
Қазақстан Республикасы заңнамалары – Қазақстан Республикасының 1998
жылы 22 желтоқсанда қабылданған ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар
туралы заңы, 2001жылы 10 қарашада қабылданған Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы заңына өзгертулер мен
толықтырулар ендіру туралы заңы, Қазақстан Республикасының 1997 жылы 16
шілдеде қабылданған Қылмыстық істер ю дексі, Қазақстан Республикасының 1999
жылғы 15 наурызда қабылданға Мемлекеттік құпиялар туралы заңы.
Ұлттық мурағат қорын толықтыру көздерінің тізімі мүрағат мекеме-лері
тарапынан жасалып, ҚР Мәдениет және ақпарат министрлігі Ақпарат және
мұрағат комитетінің орталық сараптау-тексеру комиссиясымен келі сіледі.
Нормативтік-әдістемелік құжаттар – бұл ҚР Мәдениет және ақпарат
министрлігі Ақпарат және мұрағат комитетінің мемлекеттік мұрағаттары
әзірлеген әдістемелік ұсынымдар, оқу құралдары, нұсқаулықтар, жарнамалар.
Құжаттар тізбесі – бұл міндетті түрде мемлекеттік сақтауға берілуі
тиіс құжаттардың сақталу мерзімі туралы немесе олардың құрамы жайлы
нормативтік көрсеткіштері бар жүйеленген тізімі.
Құжаттар тізбесі сол құжаттарды бағалау мен іріктеу жөніндегі негізгі
нормативтік-әдістемелік және анықтамалық құжат болып табылады.
Тізбелер сараптау процесін ретке келтіреді, регламенттейді,
құжаттардың дұрыс сақталуын қамтамасыз етіп, сол сақталу мерзімдерінің
мөлшерін белгілейді, құжаттарды іріктеп алуды жеңілдетеді, сондай-ақ
ведомстволық мұрағаттардың сақтау мерзімдері өткен құжаттардан жүйелі түрде
арылып отыруына көмектеседі.
Тізбе құжаттамалар сипатына қарай типтік және ведомстволық болып
бөлінеді.
Құжаттардың типтік тізбесі белгілі бір құжат түрлері мен түрлік
өзгешеліктерінің сақталу мерзімдерін айқындайды. Негізгі типтік тізбе ре-
тінде Мемлекеттік ұйымдар қызметі барысында түзіліп, сақтау мерзімі
көрсетілген типтік құжаттар тізбесі (Астана, 2005 ж.) пайдаланылады.
Типтік құжаттар – барлық мекемелерге ортақ басқару функцияларын
(басшылық жасау, қажыландыру, есепке алу т.б.) атқару кезінде түзілген
құжаттар.
Құжаттардың типтік тізбелері жекелеген мекемелерде арнайы салалық
фунцияларды атқаруға байланысты түзілген құжаттар категориясын қамтымайды.
Ведомстволық тізбелер типтік сипаттағы құжаттар үшін ғана емес, со-
нымен бірге жекелеген мекемелердің арнайы салалық қызметіне байланысты
түзілген құжаттар үшін де сақтау мерзімдерін белгілейді.
Ведомстволық тізбелер басқару құжаттамаларымен қатар мекемелер қызметі
барысында түзілген арнайы құжаттамаларды да қарастырады.
Ведомстволық тізбелер мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру көздері -
мекемелер тарапынан жасалады және мұрағат орындарымен бірлесе отырып
әзірленеді. Тізбе мемлекеттік мұрағаттардың сараптау-тексеру әдістемелік
комиссиясы мақұлдауынан өтеді. Сонан соң мекеме басшысы оны бекітіп қол
қояды.
Істер номенклатурасы
Істер номенклатурасы: ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері
көрсетіліп, белгіленген тәртіпте ресімделген істер атауларыныңжүйеленген
тізбесі. Істер номенклатурасының жобасына құжаттамалық қызмет орынының
жетекшісі немесе оған жауапты лауазымдық тұлға қол қойып, ведомстволық
(жекеменшік) мұрағат жетекшісі бұрыштама жасаған соң, ұйымның орталық
сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) қарауына тапсырады. Орталық
сараптау комиссиясы істер номенклатурасы жобасын мақұлдау жөнінде шешім
шығарады.

2 Істер номенклатурасының түрлері және істер номенклатурасын
әзірлеуге қойылатын негізгі талаптар

Істер номенклатурасы құжаттарды іске классификация талаптарына сай
орналастыру, құжаттардың табылуын жеделдету және істердің есепке дұрыс
алынуын қамтамасыз ету мақсатында жасалады. Істер номенклатурасы дегеніміз
істердің жүйеленген тақырыптық тізбесі. Мұнда ол істердің сақталу
мерзімдері көрсетіледі.
Істер номенклатурасының мынадай түрлері бар:
1) нақты номенклатура;
2) типтік немесе тұрпатты номенклатура;
3) үлгі номенклатура.
Істердің нақты номенклатурасы – мемлекеттік емес ұйымдағы белгілі бір
күнтізбелік жылда түзілген істерге тән нақты тақырыптардың жүйеленген
тізбесі.
Істердің типтік және үлгі номенклатуралары мемлекеттік емес ұйымдарда
түзілген құрамы біртектес істер тақырыптарының жүйеленген тізімі болып
табылады.
Істердің типтік номенклатурасы белгілі бір категориядағы мемлекеттік
емес ұйымдар қызметінде түзілген біртектес істердің типтік құрамын
айқындап, жүйедегі істерді бірыңғай индекстеуге мүмкіндік береді, бұл және
нормативтік құжат болып табылады.
Істердің үлгі номенклатурасы белгілі бір категориядағы мемлекеттік
емес ұйымдар қызметінде түзілген істердің үлгі құрамын белгілейді. Мұнда
істердің индекстері көрсетіледі. Істердің үлгі номенклатурасы ұсыным
сипатында әзірленеді.
Істердің типтік және үлгі номенклатуралары мемлекеттік емес ұйымдардың
іс қағаздарын жүргізу қызметі орындары тарапынан әзірленеді. Бұл
номенклатуралар ұйымның ведомствоға қарасты мемлекеттік емес біртектес
құрылымдық желілерін де қамтиды.
Мемлекеттік емес ұйым типтік немесе үлгі номенклатуралардың өздерінде
бары-жоғына қарамастан істердің нақты номенклатурасын әзірлейді (бұдан әрі
– істер номенклатурасы).
Істер номенклатурасын әзірлеу кезінде мыналар басшылыққа алынуы тиіс:
1) Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі
өкілетті мемлекеттік органы талаптары;
2) істердің типтік жәненемесе үлгі номенклатуралары, құжаттардың сақтау
мерзімдері көрсетілген типтік жәненемесе салалық (ведомстволық) тізбелері;
3) мемлекеттік емес ұйымның өткен жылдардағы істер номенклатурасы;
4) мемлекеттік емес ұйымның құрылтайшылық құжаттары, оның
құрылымдық белімшелері туралы ережелер;
5) мемлекеттік емес ұйымның жеке мұрағатында сақтаулы істер тізімдемелері;
Істер номенклатурасы мыналарды қамтиды:
1) жоғары тұрған ұйымның ресми атауы көрсетілген титулдық парақ,
мемлекеттік емес ұйымның ресми атауы, құжат атауы, жасалған орыны және жылы
(1-қосымша);
2) істер номенклатурасы белімдерінің тізбесі (индекстері көрсетілген)
(2, 3 және 4-қосымшалар);
3) қысқартылған сөздердің тізбесі (толық жазбасы қоса берілген) (5-
қосымша);
4) істер номенклатурасының негізгі (сипаттамалық) бөлімі (6, 7, және 8-
ші қосымшалар);
5) істер номенклатурасына жасалған қорытынды жазба (9-қосымша);
Қажет болған жағдайда титулдық парақтан соң істер номенклатурасына оны
қолдану жөнінде нұсқау да ендірілуі мүмкін.

3 Мемлекеттік емес ұйым істерінің тақырыптары және оларды істер
номенклатурасына ендіру

Істер номенклатурасына мемлекеттік емес ұйымның құжатталатын барлық
жұмыс учаскелеріне тән іс тақырыптары, соның ішінде ақпараттық-анықтамалық
картотекалар мен бақылау картотекалары, тіркелімдік есепке алу формалары,
жеке істер, электрондық негіздегі құжаттар, аудио-, видео- және ғылыми-
техникалық құжаттамалар тақырыптары ендіріледі.
Баспа басылымдарының тақырыптары істер номенклатурасына енгізілмейді.
Істерге тақырып қойғанда мынадай талаптарды сақтау қажет болады:
1) тақырып іске топталған құжаттардың мазмұнымен толық сәйкес келуі керек;
2) тақырып неғұрлым қысқа әрі ұғымы айқын болуы тиіс;
3) істердің тақырыптарын тым жалпыландыруға болмайды (Жалпы қызмет
бабында түзілген қатынас хаттары, Әр түрлі материалдар, Анықтамалық
материалдар, Кіріс құжаттары т.б,).
Істердің тақырыптары түзілім процесінде және оларды ресімдеу кезінде
неғұрлым нақтылана түсуі мүмкін;
Істердіңтақырыптары, әдетте, төмендегідей ретпен орналасатын
элементтерден тұрады:
1) іс түрлерінің (қатынас қағаздары, журнал т.б.) немесе құжат
түрлерінің (бұйрықтар, хаттамалар, актілер т.б.) атаулары;
2) құжат авторының – ұйымның немесе құрылымдық бөлімшенің атауы;
3) құжаттар жіберілгелі отырған немесе құжаттар алынғалы отырған ұйым
атауы;
4) істегі құжаттардың қысқаша мазмұны;
5) іс құжаттарының мазмұнымен байланысты жер атауы;
6) істегі құжаттарға қатысты уақыт датасы (кезеңі);
7) істегі құжаттар көшірме болған жағдайда оны этап көрсету;
Тақырыпқа енетін элементтер құрамын істегі құжаттар сипатына қарай
белгілейді;
Бір ғана нақты мәселе бойынша түзілген, іс қағаздарын жүргізу ретімен
байланысты құжаттардан тұратын жеке істердің, персоналдық істердің т.б.
тақырыптарына іс термині қосылып отырады. Мәселен: Банк қызметкерлерінің
жеке істері немесе Академия қызметкерлерінің аттестациялық істері.
Бірғана мәселе бойынша түзілген, бірақ іс қағаздарын жүргізу ретімен
байланысы жоқ құжаттардан тұратын істердің тақырыптарына құжат термині
қосылып, тақырып соңынан құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі. Мысалы:
Зейнеткерлік қордың облыстық филиалдарын ашу туралы құжаттар
(құрылтайшылық құжаттардың көшірмелері, есеп берулер, анықтамалар, талдау
құжаттары, қатынас қағаздары) немесе Сақтандыру (қайта сақтандыру) қызметі
бойынша ғылыми-практикалық конференциялар өткізу туралы құжаттар
(бағдарламалар, баяндамалардың тезистері, қатынас қағаздары).
Құжаттар термині осымен қатар қандай да бір құжатқа қосымшалар
қосылған жағдайда да қолданылып отырады. Мәселен: Қоғам акционерлері жалпы
жиналысының хаттамалары және оған қосымша құжаттар немесе Қоғамның жылдық
бухгалтерлік балансы және оған қосымша құжаттар.
Іс тақырыптары бір түрге жататын құжаттарды топтастыратын жағдайда, ол
түр көпше түрде көрсетіледі. Мәселен: Банк филиалының жеке құрам бойынша
бұйрықтары немесе Қор филиалының жылдық өндірістік есебі.
Автор ретіндегі ұйым атауы жинақы түрде көрсетіледі немесе оның жалпы
сипаттамалық атауы келтіріледі. Мысалы: Қостанай облыстық қаржы
басқармасымен жасалған бухгалтерлік есеп және есеп беру ісін жүргізу туралы
қатынас қағаздары.
Бірыңғай ақпарат алмасушылармен (корреспонденттермен) жазысқан қатынас
қағаздарынан тұратын істердің тақырыптарында ақпарат алмасушылар
тізбеленбейді, тек олардың жалпылама атауы ғана керсетіледі. Мысалы: Ақша
айырбастау пункттерін тіркеу және ашу жөнінде Банктің облыстық
филиалдарымен жасалған қатынас қағаздары.
Әр текті ақпарат алмасушылармен жазысқан қатынас қағаздарынан тұратын
істердің тақырыптарында ақпарат алмасушылар аталмайды. Мәселен: Банк
қызметкерлерінің біліктілігін арттыру бойынша курстар ұйымдастыру жөніндегі
қатынас қағаздары. Мұнда қатынас қағаздары кімдермен байланыс жасап,
кімдермен хатжазысу нәтижесінде түзілгені нақты көрсетілмейді.
Егер қатынас қағаздары тек бір ғана ақпарат алмасушымен жүргізілген
болса, оның аты іс тақырыбында көрсетіледі. Мәселен: Нефтегазстрой ашық
акционерлік қоғамымен байланыс барысында түзілген қатынас қағаздары.
Істердің тақырыптары бірыңғай бірнеше әкімшілік-территориялық
бірліктерге қатысты болған жағдайда олардың жалпылама атауы ғана аталады.
Мысалы: Атқарылған жұмыс туралы жылдық есеп тапсыру жөнінде Қордың
облыстық филиалдарымен жазысқан қатынас қағаздары.
Іс тақырыбы нақты әкімшілік-территориялық бірлікке (елді мекенге) қатысты
болса, оның ресми атауы қысқартылған нұсқада көрсетіледі. Мысалы: Күндізгі
оқу бөліміне студенттер қабылдау туралы Академия филиалымен (Алматы қ.)
жазысқан қатынас қағаздары.
Жоспарға байланысты құжаттарды немесе есеп беру құжаттарын қамтитын
істердің тақырыптарында сол жоспар (есеп беру) жасалған кезең (ай, тоқсан,
жыл) көрсетіледі. Мәселен: Департаменттің жылдық жоспары немесе
Филиалдың тоқсандық бухгалтерлік есебі.
Егер іс бірнеше томнан немесе бөлімнен тұратын болса, онда істің жалпы
атауы көрсетіледі. Сонан соң ғана қажеттілігіне қарай әрбір томға (бөлімге)
өз тақырыптары қойылады. Олар жалпы тақырып мазмұнын нақтылай түсетіндей
болуы керек.

4 Мемлекеттік емес ұйымның істер номенклатурасына іс
тақырыптарын тараулар бойынша жүйелеу

Мемлекеттік емес ұйымның істер номенклатурасы тараулардан тұрады.
ұйымдық – қықтық формасы жағынан шаруашылық серіктестік (толық
серіктестік, коммандиттіксеріктестік, жауапкершілігі шектеулі серіктестік,
қосымша жауапкершілікті серіктестік, акционерлік қоғам) болып табылатын
мемлекеттік емес ұйымның істер номенклатурасына жоғарғы орган (директор,
президент – бір ғана тұлға арқылы бекітілген серіктестіктер үшін,
қатысушылардың немесе өкілдердің жалпы жиналысы – жеке жәненемесе заңды
тұлғалар тобы арқылы бекітілген серіктестіктер үшін) және коллегиалдық
орган (басқарма, дирекция, бақылау кеңесі т.б.) атаулары, сондай-ақ
атқарушы орган құрылымдық бөлімшелерінің атаулары дербес тараулар ретінде
енгізіледі. Бұл атауларды істер номенклатурасына ендіру тәртібі
құрылтайшылық құжаттар мен атқарушы орган құрылымы бекіткен құжаттарға
сәйкес болуы тиіс.
Ұйымдық-құқықтық формасы жағынан өндірістік кооператив болып табылатын
мемлекеттік емес ұйымның істер номенклатурасына құрылтайшылық құжаттарға
сәйкес оның жоғарғы органы атауы (кооператив мүшелерінің жалпы жиналысы),
бақылау кеңесі, ревизиялық комиссия, өзге де коллегиалдық органдар мен
атқарушы органның (басқарма) құрылымдық бөлімшелері атаулары жеке-жеке
тарау болып енеді.
Мемлекеттік емес әрі коммерциялық құрылымға жатпайтын ұйымдарға
(мекемеге, қоғамдық бірлестікке, қоғамдық қорға, тұтыну кооперациясына,
діни бірлестікке, ассоциация немесе одақ формасындағы заңды тұлғалар
бірлестігіне) тән істер номенклатурасының бөлімдері қатаң түрде
құрылтайшылық құжаттарға сәйкес белгіленеді.
Құрылымдық бөлімшелерге нақты бөлінбеген мемлекеттік емес ұйымдарға
тән істер номенклатурам өндірістік-салалық немесе функционалдық схема
бойынша жасалады. Тараулардың аттары мемлекеттік емес ұйым қызметінің
бағыттарымен сәйкес келуі керек. Мысалы: Бухгалтерлікесеп және есеп беру
ісі, Кадрлармен жұмыс жүргізу т.б.
Бастауыш кәсіподақ ұйымының атауы істер номенклатурасына дербес тарау
болып енеді. Бұл тарау өзге тараулардың соңынан орналастырылады.
Мемлекеттік емес ұйымның филиалдары, әдетте, өз істер номенклатурасын
жасайды. Территориялық бөлімшелермен өкілдіктердің құжаттары мемлекеттік
емес ұйымның істер номенклатурасына дербес тарау ретінде ендіріледі.
Істер номенклатурасының әрбір тарауы бойынша тақырыптардың орналасу
реті логикалық белгілеріне қарай айқындалады, яғни тақырыптар істер мәнінің
азаюына қарай және олардың жасалу логикасына орай орналасады. Мәселен,
жоғарғы органның өкімдік құжаттары ұйымның атқарушы органы басшысының
өкімдік құжаттарынан жоғары (номинал бойынша), ал жоспарлау құжаттамалары –
есеп беру қүжаттамаларынан жоғары (жасалу логикасы бойынша) орналасады.
Мемлекеттік емес ұйымға тән істер номенклатурасының әрбір тарауында
тақырыптарды орналастырудың мынадай үлгі тәртібін қолдану ұсынылады:
1) Қазақстан Республикасының заңдары (конституциялық зандар; кодекстер;
зандар);
2) Қазақстан Республикасы Президентінің актілері;
3) Қазақстан Республикасы Парламенті мен оның палаталары шығарған қаулылар;
4) Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары мен Қазақстан Республикасы
Премьер-Министрінің әкімдері;
5) Қазақстан Республикасы Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Жоғарғы
Сотының және Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссисының қаулылары;
6) Қазақстан Республикасы министрлері мен өзге де орталық мемлекеттік
органдар басшыларының нормативтік бұйрықтары;
7) орталық мемлекеттік органдардың нормативтік қаулылары;
8) жергілікті екілетті және атқару органдарының актілері;
9) Қазақстан Республикасы Парламенті депутаттарының, жергілікті өкілетті
органдардың сүраныстары және оларға берілген жауаптар;
10) прокурорлық іс-әрекет актілері;
11) жоғарғы органның мемлекеттік емес ұйымға басшылыққа алу үшін немесе
мәлімет үшін жіберілген құжаттары;
12) мемлекеттік емес ұйымның құрылтайшылық құжаттары, құрылымдық
бөлімшелері туралы ережелер, коллегиалдық органдары жұмысының
регламенттері;
13) мемлекеттік емес ұйымның әкімдік құжаттары;
14) мемлекеттік емес ұйымның хаттамалары, коллегиалдық органдар
мәжілістерінің стенограммалары және оларға қосымша құжаттар;
15) мемлекеттік емес ұйым тарапынан әзірленен немесе оған басшылыққа алу
үшін жіберілген тәртіп-ережелер, нұсқаулықтар, әдістемелік нұсқаулар мен
ұсынымдар;
16) жоспарлы құжаттамалар;
17) шығын сметалары, штат кестелері;
18) есеп беру құжаттамалары;
19) мемлекеттік емес ұйым тарапынан әзірленген анықтамалар, шолулар,
қорытындылар т.б.;
20) мемлекеттік емес ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) негізгі қызметі
бойынша түзілген құжаттар;
21) азаматтардың өтініштері және олардың орындалуына қатысты құжаттар 22)
қатынас;
23) тіркелімдік есепке алу формалары, тізімдер, кітапшалар, есепке алу
журналдары т.б.;
24) мемлекеттік емес ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) істер номенклатурасы.
29) Географиялық және корреспонденттік белгілері бойынша қойылған іс
тақырыптары істер номенклатурасына корреспонденттер (ақпарат алмасушылар)
мен географиялық атаулар алфавиті бойынша орналастырылады.

5 Мемлекеттік емес ұйымдардың істер номенклатурасындағы негізгі
бөлім формасын толтыруға қойылатын талаптар

Істер номенклатурасының 1-бағанына номенклатураға енгізілген әрбір
істің индекстері қойылады. Бұл индекстер істер номенклатурасы бөлімдерінің
мемлекеттік емес ұйымда тағайындалған цифрлық белгілерінен және істердің
реттік нөмірлерінен тұрады. Мәселен, 08 - 17 индексіндегі 08 цифры
мемлекеттік ұйымның атқару органына (жоғары, коллегиалдық органына немесе
қызмет бағыттарына) тән құрылымдық бөлімше индексі, ал 17 цифры – істің
номенклатурадағы реттік нөмірі.
Бір іске тән бірнеше том (бөлім) болса, бір ғана индекс сол томдардың
(бөлімдердің) бәріне де қайталанып қойылады. Бірақ оларды өзара белетін 1-
том, 2-том немесе 1-бөлім, 2-бөлім т.б. деген сөздер қосылады.
Істер номенклатурасының әрбір белімінде бұрын ойластырылмаған істерге арнап
бос (резервтік) индекстер қалдырылады. Бұл істер индекстерінің қалыптылығын
қамтамасыз етуге көмектеседі.
Істер номенклатурасының 2-бағанын толтыру тәртібі осы Әдістемелік
ұсынымның 4 және 5-тарауларында мазмұндалған.
3-баған күнтізбелік жыл соңынан, оқу орындарында – оқу жылы аяқталған
соң толтырылады. 33.4-бағанда істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі.
Сонымен бірге құжаттардың типтік немесе ведомстволық (салалық) тізбелері
баптарының нөмірлеріне сілтеме жасалады. Егер бұл тізбе болмаған жағдайда –
сілтеме істердің типтік немесе үлгі номенклатураларына жасалады.
5-бағанда істер номенклатурасының қолданыста тұрған барлық кезеңінде
мемлекеттік емес ұйымның іс қағаздарын жүргізу қызметі (іс қағаздарын
жүргізуге жауапты лауазымды тұлға) тарапынан мыналар көрсетілуі мүмкін:
1) істердің сақталу мерзімдерін белгілеуге пайдаланылған құжаттар
тізбелерінің, типтік немесе үлгі сипаттағы істер номенклатуралының
атаулары;
2) жалғасты кезеңге жылжитын өтпелі істер туралы белгілер;
3) істерді жоюға белу туралы белгілер;
4) істерді түзуге жауапты кісілер туралы белгілер;
5) істерді одан әрі жалғастыру үшін өзге ұйымға тапсыру туралы белгілер;
6) құжаттардың электрондық көшірмелері туралы, бұл көшірмелер түсірілген
негіздердің түрлері және ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.