Құжат айналымы туралы жалпы түсінік

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 21 бет
Таңдаулыға:

МАЗМҰНЫ

МАЗМҰНЫ:

МАЗМҰНЫ: КІРІСПЕ

: 3

МАЗМҰНЫ:

: 1

МАЗМҰНЫ: ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ ТУРАЛЫ ЖАЛПЫ ТҮСІНІК

: 5

МАЗМҰНЫ:

: 1. 1

МАЗМҰНЫ: Іс қағаздар және олардың түрлері

: 5

: 1. 2

МАЗМҰНЫ: Құжат айналымын ұйымдастыру және құжаттарды тіркеу

: 9

МАЗМҰНЫ:

: 2

МАЗМҰНЫ: Мұрағат құжаттары туралы жалпы түсінік және оларды ақпараттандыру

: 13

МАЗМҰНЫ:

: 2. 1

МАЗМҰНЫ: Құжаттарды пайдаланудың түсінігі және құқылық негіздері

: 13

: 2. 2

МАЗМҰНЫ: Іс қағаздарын жасау және оларды архивтік сақтауға дайындау

: 15

: 2. 3

МАЗМҰНЫ: Қазақстан Республикасында іс жүргізуді және мұрағат ісін реттеу бойынша негізгі құжаттар

: 18

МАЗМҰНЫ:

МАЗМҰНЫ: ҚОРЫТЫНДЫ

МАЗМҰНЫ: ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ

МАЗМҰНЫ:

КІРІСПЕ

Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттық табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.

Іс қағаздары - басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруі, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу - басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу - мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.

Құжаттау дегеніміз кез келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен жұмыс та, сондай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т. б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық - өкілеттік құжаттар деп алып, оларды іштей бірнеше топқа топтауға болады. Сондай - ақ іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік іс қағаздары деп екіге бөлінеді. Ал жасалу орнына қарай мекеменің ішкі іс қағаздары және сыртан келіп түсетін іс қағаздары болып бөлінеді.

Ұйымдық - өкілеттік құжаттардың көп кездесетін түріне анықтама - ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жеделхат, телефонхат, мәлімхат, акт, анықтама және т. б. қызметтік хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді, баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасу болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.

Курстық жұмыстың мақсаты қазіргі мұрағат ісін ақпараттандыру кезеңдерін қарастыру және мұрағат ісін ақпараттандыруда қандай жұмыстар істеліп жатыр.

1 ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ ТУРАЛЫ ЖАЛПЫ ТҮСІНІК

1. 1 Іс қағаздар және олардың түрлері

Енді осы топтардың әрқайсысына жеке - жеке тоқталып өтейік.

Ұйымдық - өкілеттік құжаттар іштей ұйымдық, өкілеттік және анықтама - ақпараттық болып үшке бөлінеді.

Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар, басқару ақпараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, жарғы, ереже, нұсқау т. б. құжаттар жатады.

Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін Мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық - құқықтық әрекетіне қарай мекеменің ұйымдық құжаттарына - мекеме жарғысы; құрлытайшылар келісімі және жарғы; коммерциялық емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады.

Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі. Жарғыда мекеменің іс - әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке, заңды тұлғалармен қарым - қатынасы, құқықтары мен міндеттері жазылады. Жарғы мекеменің ұйымдық - құқықтығын, оның атын, мекен - жайын, басқару органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылуын, ісін тоқтауын реттейді, растайды.

Құрылтайшылардың келісім - шарттары мекеменің көздеген мақсатын, принциптерін, басқару органының құрамы мен мүмкіндіктерін, келісім - шарт уақытын белгілейді.

Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар көрсетіледі.

Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда құрылымдық бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін, қызметтерін белгілейтін бағыттағы Ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты негізінде бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала отыра жасалады.

Ішкі тәртіп ережесінің тексін мекеме әкімшілігі кәсіподақ қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында өткізілетін жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.

Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қарым-қатынасын, мекеме жетекшісі мен қызметкерлердің құқықтық қарым - қатынастары және т. б. мәселелер жазылады. Қызметтік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің құқықтарымен міндеттерін айқындайды.

Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықтарда ұйымның, өндірістік - шаруашылық және маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруге, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.

Бұйрықтар жобасын дайындауда реквезиттер құрамы толық болуы тиіс және оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.

Бұйрыққа қол қойылған соң, ол тіркеуге алынады, түпнұсқасы немесе оның көшірмесі я үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және оларға бақылау жасалады.

Бұйрықты безендірудің ең маңызды бөлігі - оның мәтіні. Бұйрық мәтіні өкілеттік бөлімдерден құралып, «БҰЙЫРАМЫН» деген сөзбен беріледі және жеке жолға жазылады.

Құжат - латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағазы; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат) ; 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік.

Кәсіпорынды басқару - мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап - түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т. б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.

Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министірлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған. Құжаттарды топтастыру - оларды ұйқастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай - ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т. б.

Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес болып бөлінеді.

Шығу тегіне қарай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік болып бөлінеді.

Жариялық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді.

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск - шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка - құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат - құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді.

Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын.

Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл - құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.

1. 2 Құжат айналымын ұйымдастыру және құжаттарды тіркеу

Құжат айналымы - бұл алынған уақыттан бастап құжаттың қозғалысы немесе орындалғанға дейінгі жасалуы, қағаз жинағына жіберу немесе өткізу.

Кәсіпорында құжаттың негізгі үш түрін бөліп көрсетеді:

Басқа кәсіпорындардан келетін, кіріс құжаттары;
Басқа кәсіпорындарға жіберілетін, шығыс құжаттары;
Басқару процесінде кәсіпорынның жұмысшыларымен пайдаланылатын кәсіпорында жасалатын, ішкі құжаттар.

Кәсіпорынға кіретін барлық құжаттар бірінші өңдеуден, бастапқы қараудан, тіркеуден, басшылардың қарауынан, орындалуға жіберілуден өтеді.

Кәсіпорында жеке өзіндік бөлім немесе бір адаммен басқарылатындай болатындай құжатпен қамтамасыз ету қызметінің басқармасы (ҚҚЕБ) өңдеуге тек дұрыс толтырылған, заңды күші бар және толық жинақтағы құжаттарды қабылдауы керек. Олай болмаса, жіберілген құжаттар автордың өзіне, қайтарылымның себептері көрсетілген сәйкес хатпен қайта қайтарылады.

Конверттегі кіріс құжаттарды, конверттің сыртқы бетінен жіберушінің мекен-жайын, жіберген уақытын және алу уақытын анықтауға болған жағдайда ғана қалдырады. Олар ашылмай қажетті адамға немесе ұйымға беріледі немесе жеткізіледі.

Құжаттардың бастапқы қарауы ҚЕБ қызметінің жұмысшысымен жүргізіледі, ол түскен құжаттарды үлестіру төмендегідей мақсатында жүргізеді:

Кәсіпорынның басшысының қарауына жіберілетін;
Бөлемшелерге немесе жеке қызметкерлерге жіберілетін.

Басшыларға қараусыз ағымды қажетті ақпараттары немесе нақты бөлімшелерге бағытталған құжаттар жіберіледі. Бұл басшыны, жауапты адам қарай алатын шағын ағымды сұрақтарды қараудан босатады. Кәсіпорынның басшысына басшыға жіберілген немесе кәсіпорынның жұмысы туралы маңызды сұрақтары бар құжаттар жіберіледі.

Құжаттарды өңдеу және жіберу ҚЕБ қызметкерімен құжат түскен күні орындалып, іске асырылады. Егер құжат бірнеше бөлімшелермен орындалатын болса, онда құжатты керекті мөлшерде көбейтеді.

Басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды іріктейді, жинақтайды, пошталық жіберілім сияқты көркемдейді де байланыс бөлімшелеріне өткізеді. Жинақтаудан бұрын ҚЕБ қызметкері жазылудың дұрыстығын, қосымшасының барлығын, керекті даналарының жеткіліктігін тексеруі керек. Дұрыс толтырылмаған құжаттар жіберушіге қайта толықтыру үшін жіберіледі. Тапсырыс берілген корреспонденцияға жіберілу описі жасалынады, ол ҚЕБ қызметшісімен бекітіліп, күні қойылады.

Шығыс құжаттары тіркелген күні өңделіп, жіберілуі керек.

Кәсіпорынның ішкі құжаттар атқарушыларға тіркелген формада қолжазба жазу арқылы беріледі.

ҚЕБ қызметі өңделетін құжаттардың саны туралы, олардың барлық түрлерімен және көбейтілген даналарының санының есебін жүйелі түрде жүргізуі керек. Құжат айналымының есебінің нәтижелері жалпыланады және құжаттармен жұмыс істеуді жетілдіру туралы шараларды өңдеу үшін кәсіпорынның басшыларына жеткізіледі.

Құжаттарды тіркеу - бұл құжат туралы тіркеу формаларын болашақта жазу үшін құжатта индексті және датаны қою арқылы құжаттың жасалуын немесе түсуін дәлелдеу белгісі. Тіркеуге есепті қажет ететін, болашақта анықтама ретінде пайдаланылатын (ұйымдық-өкмдік, жоспарлы, есептік, есептік-статистикалық, бухгалтерлік, қаржылық құжаттар) барлық құжаттар тиесілі. Кіріс, шығыс және ішкі құжаттар тіркеледі.

Құжаттарды тіркеу тек біржақты болуы керек. Кіріс құжаттары түскен күні тіркеледі, ал жіберілген және ішкі құжаттар бекітілген күні тіркеледі. Бір бөлімшеден екіншісіне жіберілгенде құжат қайталап тіркелмеуі керек.

Кіріс, шығыс және ішкі құжаттар жеке тіркеледі. Кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың тіркеу индексіне мыналар кіреді:

Құжаттардың тіркелу массивінің шегінде реттік нөмірі;
Құжаттың номенклатурасы бойынша индексі;

Мысалы, 218/01 - 15, мұндағы

218 - тіркеудің реттік нөмірі

01 - 15 - құжат тігілетін құжаттың нөмері

Тіркеу кезінде ішкі құжаттар құжаттардың түрі бойынша топтарға бөлінеді, оның әрбірі жеке тіркеледі, мысалы: негізгі жұмыс бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар, ревизия актісі және т. б. Тіркеудің реттік нөмірі тіркелетін топтың шегі бойынша қойылады. Ішкі құжаттар үшін көп жағдайда қарапайым нөмірлеу пайдаланылады, мысалы: № 22 бұйрық, №5 хаттама, № 17 акт.

Кіріс, шығыс және ішкі құжаттарға тіркеу нөмірі жылдық календарлық шегінде қойылады.

Құжаттардың тіркелу көлеміне байланысты тіркеу формасы ретінде тіркеу журналдары немесе тіркеу-бақылау карточкалары пайдаланылады. Құжаттар көп болмаған жағдайда журнал ыңғайлы, себебі журнал бойынша іздеу уақыт бойынша ретті. Жоғарыда айтылған бойынша кіріс, шығыс және ішкі құжаттар үшін топтары бойынша бірнеше тіркеу журналдарын жүргізген дұрыс. Сонымен журнал бойынша құжаттар бойынша орындалуын бақылау мүмкін емес, сондықтан бақылауға қойылған құжаттарды бақылау карточкаларында қайта тіркеу қажет.

Құжаттарды тіркеу үшін төмендегідей міндетті реквизиттер орнатылған:

Автор (корреспондент) ;
Құжат аты;
Құжат датасы;
Құжат индексі;
Құжаттың түсу датасы;
Құжаттың түсу индексі;
Құжаттың сөз басы немесе оның қысқаша мазмұны;
Резолюция;
Қол қою мерзімі;
Орындалу туралы белгі;
Құжат нөмірі.

Қажетті болған жағдайда міндетті реквизиттар құрамы келесідей толықтырылуы мүмкін: орындаушылар; орындаушының алғандығы туралы хат; орындалу қадамдары; қосымша және т. б.

Тіркеу журналының және бақылау карточкаларының формалары айтылмаған, яғни осы реквизиттардың орналасуы кәсіпорынның ҚЕБ қызметімен анықталады.

2 Мұрағат құжаттары туралы жалпы түсінік және оларды ақпараттандыру

Құжаттарды пайдаланудың түсінігі және құқылық негіздері

Құжаттарды пайдалану - азаматтардың, қоғамның, мемлекеттің ақпараттық қажеттілігін қанағаттандыру мақсатында қолданушының және мұрағаттың мұрағаттық құжаттарды қолдануы. Мұрағаттық құжаттарын пайдалану ережесі Қазақстан Республикасының Конституциясына және Қазақстан Республикасының Мұрағатт туралы концепциясына сәйкес Қазақстанның Мұрағат Қорымен орнатылады.

Қазақстан Республикасының Ұлттық Мұрағат Қорының құжаттарын пайдаланудың негізгі принциптары құжаттық мәліметтердің ашықтығы, іздеудің заңдылығы, алу және пайдалану болып табылады. Мұрағат қызметкерлерінің өзінің жеке қажеттілігіне қатысты құжаттарды пайдалану жалпы ереже бойынша жұмыстан тыс уақытта жүзеге асырылады.

Мұрағатта құжаттарды пайдаланудың негізгі формалары мынадай:

Қолданушыларды (мемлекеттік басқару, өзіндік басқару, мемлекеттік органдары, мемлекеттік емес және қоғамдық ұйымдар, серіктестіктер, азаматтар) олардың сұрауына сәйкес ақпараттық қамтамасыз ету;
Қолданушыларға зерттеу үшін оқу залында танысуға мүмкіндік беру;
Құжаттарды көрмелерде көрсету;
Құжаттарды жалпы ақпарат құралдарында пайдалану;
Құжаттарды пайдалану арқылы ақпараттық шараларды өткізу (қоғаммен кездесулер, мұрағатта экскурсиялар, презентациялар, «ашық есік күндерін», дәрістерді, баяндамаларды, оқырман конференцияларын, студенттер мен оқушыоарға сабақтарды өткізу) ;
Құжаттарды уақытша қолданысқа беру;
Құжатты әртүрлі формада басу.

Мұрағатқа түсетін сұраулар тематикалық, генеалогиялық және әлеуметтік - құқықтық сипаттағы болып үшке бөлінеді.

Тематикалық сұрау - нақты бір проблема, тақырып немесе факт бойынша ақпарат беру туралы сұрау. Тематикалық сұраудың тағы бір түрі биографиялық сұрау болып табылады, ол нақты бір адамның өмірін зерттеу үшін қажетті мәліметті орнатуға қажет.

Генеалогиялық сұрау - туысқандықты, екі немесе бірнеше адамдардың, отбасының туысқандығын орнататын құжаттық мәліметтердегі қажеттілікті өрнектейтін сұрау.

Әлеуметтік - құқықтық сипаттағы сұрау - азаматтардың құқығын және заңдылық мүдделерін қамтамасыз етумен байланысты нақты бір адамның немесе ұйымның сұрауы.

Мұрағаттың ақпараттық құжаттары төмендегідей болады:

Мұрағаттық анықтама - құжаттың іздеу мәліметі көрсетілген сұрау заты туралы құжаттық ақпараты бар, заңдық күші бар мұрағаттық құжат.

Мұрағаттық көшірме - құжаттың іздеу мәліметтері көрсетілген құжаттың мәтінін толық машиналық, фотографиялық, электрографиялық немесе басқада тәсілдермен дәлме - дәл қайталайтын мұрағаттық құжат.

Мұрағаттық жазу - құжаттың іздеу мәліметтері көрсетілген, нақты бір фактіге, оқиғаға, адамға қатысты құжаттың мәтінінің бір бөлігі.

Ақпараттық хат - нақты бір проблема, тақырып бойынша мұрағатта мәліметері бар, қолданушының сұрауы немесе мұрағаттың өзінің мүддесі бойынша жасалған хат.

Құжаттардың тематикалық тізімі - қолданушының сұрауы немесе мұрағаттың өзінің мүддесі бойынша жасалған, құжаттардың сөз басының, сақтау бірлігінің, нақты тақырып бойынша датасы мен іздеу мәліметі көрсетілген есеп бірлігінің қысқаша немесе аннотацияланған жүйеленген тізімі.

Құжат көшірмелерін тематикалық өңдеу - қолданушының сұрауы немесе мұрағаттың өзінің мүддесі бойынша жасалған нақты тақырып бойынша құжаттардың көшірмесінің жүйеленген комплектісі. Тематикалық өңдеу титулдық беттен, құжаттар тізімінен және сұрау бойынша тарихи анықтамадан тұруы керек.

2. 2 Іс қағаздарын жасау және оларды архивтік сақтауға дайындау

Құжаттарды іс қағаздарына жасау кезінде іс қағаздарын жүргізудің келесідей белгілері пайдаланылады.

Құжаттарды номиналды белгісі бойынша топтастырудың негізі олардың аттарының әртүрлілігі болып табылады.
Заттық - атауы белгісі бойынша құжаттарды қалыптастыруда негіз ретінде олардың мазмұнын алады.
Авторлық белгі іс қағаздарға бір автордың құжаттарын топтауды көрсетеді.

Хат алмасуды топтау үшін корреспонденттік белгі пайдаланылады. Бұл жағдайда сөз басында корреспондент орнатылады. Бір іс қағазында құжаттардың бірнеше корреспонденттерін біріктіру географиялық белгісі бойынша жүзеге асырылады.

Қандайда бір период бойынша құжаттарды топтау хронологиялық белгі бойынша жүзеге асырылады.

Жоспарлы - есептік құжаттар іс қағаздарға номинальді, авторлы, заттық-сұрақтық және хронологиялық белгілер бойынша топтастырылады.

Іс қағаздар кәсіпорынның іс қағаздар жөніндегі номенклатура бойынша жасалады. Іс қағазға іс қағаздың сөз басына сәйкес құжаттар салынуы керек.

Іс қағазды жасаған кезде келесідей талаптарды ескеру керек: