Істерді жасақтау мен құжаттарды топтастырудың жалпы ережесі

КІРІСПЕ

Курстық жұмыстың тақырыбы бүгінгі күннің ағымдағы, сараптамаға көп түсетін тақырыптарының бірі, себебі қазіргі таңда республикамызда мемлекеттік органдар іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл әрине әр мекемеде әр түрлі дәрежеде атқарылып жатқан іс. Сондықтан іс жүргізуде құжат айналымын қазақша жүргізу, сапалы ұйымдастыру үлкен де жауапты іс. Бұл қалыптасып, бір ізге түскенше іс құжаттардың түрлі нұсқалары, түрлі сөз қолданыстары белең алуы мүмкін. Оны жүйеге түсіру үшін де біраз уақыт керек болады. Сондықтанды іс қағаздарын жазудағы және құжат айналымын ұйымдастырудағы, оның стандарт нұсқаларын қалыптастырудағы өркениетті елдер тәжірибесіне сүйене отырып, ана тілінің өз заңдылықтарын сақтап дамыту қажет деп ойлаймын.
Құжат айналымы қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттық табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Іс қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруі, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ

1. Абдукадырова д. Основные принципы и методы формирования документов в дела// Делопроизводство в Казахстане.-2008.-№1.-77с.
2. Андреева В.И. Кадровые документы.-М.-Интел-Синтез.- 2002.-210с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. — М. 1994.-230с.
4. Артемов О.Ю., Ермакова КН., Овчинникова Н.В. Фирма:
управление кадры и документы. — М.: Атлантцентр, 1993
5. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу/ Оқу құралы.-Алматы.-Ана тілі, 2001.-235с.
6. Дүйсенбаева Т. Іс қағаздарын жүргізу.-Алматы.-Ана тілі, 1997.-160б.
7. Делопроизводство в Республики Казахстан // ред.Скала Н.В.-Алматы.-Лем, 2001.-215с.
8. Салагаев В., Шалабай Б. Іс қағаздарын жүргізу.-Алматы.- Раритет, 2000.-190б.
9. Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документирования: Учеб. пособие. - М.: МГИАИ, 1988.-214с.
10. Овчинникова Н.В. и др. Организация и документирование деятельности кадровой службы: Учеб. пособие. — М.: МГИАИ, 1986.-300б.
11. Основные правила документирования и управления документацией в учреждениях и организациях Республики Казахстан. — Алматы, 1992.-111с.
12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: Приор, 1995, 144 с
13. «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» - 2007 ж, № 3
14. «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» - 2007 ж, № 10
15. «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» - 2008 ж, № 1

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 29 бет
Таңдаулыға:

Жоспар

I Кіріспе 3

II Негізгі бөлім

1 Істерді жасақтау мен құжаттарды топтастырудың жалпы ережесі 5

2 Іс жасақтауда қолданылатын топтау белгілері 8

3 Құжаттарды іске тіркеудің өзіндік ерекшеліктері 12

4 Келіп түскен құжаттармен жүргізілетін жұмыс технологиясы 18

5 Құжаттарды тіркеу орындалуын бақылау, есепке алу 21

Қосымшалар 26

III Қорытынды 29

Пайдаланылған әдебиеттер тізімі 31

КІРІСПЕ

Курстық жұмыстың тақырыбы бүгінгі күннің ағымдағы, сараптамаға көп
түсетін тақырыптарының бірі, себебі қазіргі таңда республикамызда
мемлекеттік органдар іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды.
Бұл әрине әр мекемеде әр түрлі дәрежеде атқарылып жатқан іс. Сондықтан іс
жүргізуде құжат айналымын қазақша жүргізу, сапалы ұйымдастыру үлкен де
жауапты іс. Бұл қалыптасып, бір ізге түскенше іс құжаттардың түрлі
нұсқалары, түрлі сөз қолданыстары белең алуы мүмкін. Оны жүйеге түсіру үшін
де біраз уақыт керек болады. Сондықтанды іс қағаздарын жазудағы және құжат
айналымын ұйымдастырудағы, оның стандарт нұсқаларын қалыптастырудағы
өркениетті елдер тәжірибесіне сүйене отырып, ана тілінің өз заңдылықтарын
сақтап дамыту қажет деп ойлаймын.
Құжат айналымы қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының
саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика,
қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттық
табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам
өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Іс қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен
мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі
шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді.
Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруі, оны ұйымдастыру деңгейін
көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне
тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару процесінің ажырамас
бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат,
жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару
істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы
жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты құжаттармен,
деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде құжаттау мен құжаттаманы басқару
процесіне орай негізгі және оперативті қызмет түрлерінің әрқилы мәселелері
бойынша құжаттар кешені түзіледі. Оларды іске тіркеу барысында жіктеу және
жүйелеу қажет болады.
Ағымдағы іс жүргізу қызметінде істерді жасақтау Ұлттық мұрағат қоры
құжаттарын жіктеудің алғашқы кезеңі болып табылады. Олардың бұдан әрі
жіктелуі ведомстволық сақтауға дайындау кезінде, ведомстволық мұрағатта
және қажет болған жағдайда мемлекеттік сақтауға келіп түскен кезінде
жүргізіледі.
Құжаттарды іске алғаш рет тіркеу жалпы құжат бойынша жұмыс жүргізудегі
неғұрлым жауапты кезеңдердің бірі болып табылады. Бұған үлкен мән беріледі.
Өйткені істердің сапалы жасақталуы кейінгі жұмыс оперцияларын жеңілдетеді.
Атап айтқанда:
− ақпараттарды іздестірудің жеделдігі,
− тұрақты және уақытша сақталатын немесе жоюға бөлінетін құжаттарды
іріктеу процесінің жағдайы,
− істерге ғылыми сипаттама жазу және оларға тізімдеме жасау
жұмыстарының жай-күйі көбіне-көп осы істердің қалай жасақталғанына
тікелей байланысты болады.
Курстық жұмыстың тақырыбының мазмұнын ашуда келесідей міндеттер мен
мақсаттар алға қойылып отыр:
− іс қағаздарын жүргізудің теориялық аспектілерін зерттеу
− істерді жасақтау мен құжаттарды топтастырудың жалпы ережесі
− іс жасақтауда қолданылатын топтау белгілері
− құжаттарды іске тіркеудің өзіндік ерекшеліктері
− келіп түскен құжаттармен жүргізілетін жұмыс технологиясы
− құжаттарды тіркеу орындалуын бақылау, есепке алу

II. Негізгі бөлім

1. Істерді жасақтау мен құжаттарды топтастырудың жалпы ережесі

ҚР СТ 1037-2001 Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар мемлекеттік стандарты бойынша мынадай ұғымдар анықтамасы
белгіленген:
Іс – бұл құжаттар жиынтығы немесе, бірқатар жағдайларда, жеке
мұқабаға, папкаға, қорапқа салынған бір мәселеге не бір қызмет аясына
қатысты құжат;
Істі жасақтау – бұл орындалған құжаттарды істер номенклатурасына
сәйкес топтастыру және құжаттарды істің өз ішінде жүйелеу деген сөз.
Құжаттарды істің өз ішінде жүйелеу – бұл оларды жасақтау белгілеріне
сәйкес қандай да бір реттік тәртіппен бірінен соң бірін орналастыру болып
табылады.
Істерді жасақтау кезінде мынадай негізгі ережелерді сақтау қажет:
Құжаттарды топтастыруда негіз болатын құжат істер номенклатурасы болып
табылады. Істер номенклатурасында іс атауларының орналасу реті белгіленіп,
бекітіледі. Бұл олардың жіктелу сипатын да көрсетеді. Іс құжаттарының
мазмұны оның номенклатура бойынша тақырыбына сәйкес болуы керек.
Істер құжаттардың түсу ретіне қарай жүргізіледі. Құжаттардың жыл бойы
істер номенклатурасында қарастырылмаған түрлері ғана түсетін немесе
түзілетін жағдайлары да болады. Егер мұндай құжаттарды қандай да бір іске
қосу мүмкін болмаса немесе мақсатқа сәйкес келмесе, оларды жеке істерге
топтап, жалпы тәртіп бойынша тақырып қояды. Мұндай жағдайларға орай істер
номенклатурасында қалдырылған резервтік индекстер болады. Жаңадан
жасақталған істерге сол индекстер беріледі. Мұндай құжаттардың сақталу
мерзімдері Сақтау уақыты белгіленетін құжаттардың тізбесі бойынша
айқындалады. Егер бұл орайда қиындықтар туындап жатса, мәселе Сараптау
комиссиясында талқыланып, өкілетті орган комиссиясымен (ЭПМК) келісіледі.
Қажет болған жағдайда жаңадан жасалған істердіңтақырыптары келесі жылдың
істер номенклатурасына ендіріледі.
Сақталу мерзімдері әртүрлі құжаттар, соның ішінде бір мәселеге
байланыстылары да бір іске тігілмейді. Мысалы, негізгі қызмет бойынша
шығарылған бұйрықтарға қосымша, оған негіз болған фактілер жөнінде
рапорттар немесе баяндау хаттар жазылуы мүмкін. Бұлар бұйрыққа қосымша
құжаттар болып саналмайды. Ал сол бұйрық бойынша қолданыс айналымына енетін
және міндетті түрде оған қосып тігілетін құжаттардың (мәселен,
нұсқаулықтар, ережелер) жөні бір басқа. Жеке құрам бойынша бұйрықтар арызға
және түсінік хатқа байланысты шығарылады. Ережеге сәйкес бұйрықта оның
шығуына негіз болған құжат аталуы, яғни оған сілтеме жасалуы керек.
Сондықтан бұйрыққа негіз болатын құжаттар дербес топтастырылуы қажет. Бірақ
олардың сақталу мерзімі 5 жылдан аспауы тиіс.
Іске шешілетін мәселе бойынша орындалған құжаттар ғана тіркеледі.
Оларға жауап-хаттар да бірге тігіледі. Іс жүзінде сұраныс-хатқа оның жауап-
хатын тіркемей кету секілді қателікжиі кездеседі. Бұған себеп болатын жәйт:
хат алмасу барысында келіп түскен құжаттарды тек хронологиялық ретімен ғана
тіркеу немесе кіріс құжаттарын бір бөлек, шығыс құжаттарын бір бөлек
жасақтау. Құжаттарды бұлайша топтастыруға болмайды. Өйткені құжаттар
арасындағы логикалық байланыс үзіліп, оперативтік қызметте де, істерді
мұрағаттық сақтау барысында да оларды іздестіріп табу қиынға түседі.
Белгілі бір шешімдерді қажет етпейтін құжаттар ресімделіп болған соң
бірден іске тігіледі.
Іске ресми құжаттардың негізінен тек түпнұсқалары ғана орналасады.
Яғни бірінші данасы салынады немесе жалғыз дана болса, соның өзі тігіледі.
Бұл бұйрық, өкім, жоспар, есепті мәлімет, баяндама, қызмет бабындағы хат
секілді ресми құжаттарға қатысты жәйт. Әйтсе де, түпнұсқа шығыс құжаты
ретінде бір жаққа жөнелтіліп немесе ол әлдебір жағдайлармен жоғалған болса,
іске құжат көшірмесін салуға тура келеді. Бұл ретте ол заңдық күш беретін
қажетті реквизиттермен ресімделуі тиіс.
Құжаттарды іске тіркеу алдында олардың дұрыс ресімделуі қадағаланады.
Атап айтқанда: қол қойылуы, даталары, тіркеу нөмірлері, бұрыштамалары,
қосымшалары, резолюциялары, орындауға немесе іске тіркеуге жіберілетіні
туралы белгілері тексеріледі. Егер құжаттың маңызды деректемелері жоқ
болса, оны тиісті дәрежеде ресімдеу үшін сол құжатты жасаған кісіге, яғни
орындаушыға қайтарылады.
Іс мазмұнына қатысы жоқ құжаттар, сондай-ақ шимайжазбалар, принциптік
мәні мен заңцық күші жоқ нұсқалар, көбейтілген көшірмелердің артық
даналары, қайтарылуға жататын құжаттар іске тіркелмейді.
Егер мәтіннің шимайжазбаларында, нұсқаларында құжат мәніне елеулі
ықпал ететіндей редакциялық түзетулер болса немесе түпнұсқа жасау барысы
көрініс тауып жатса, оларды іске ендіруге болады. Бұл ең алдымен Қазақстан
Республикасы заңдарының, Қазақстан Республикасы Президенті жарлықтарының,
Үкімет қаулыларының, стратегиялық жоспарлардың, тұжырымдамалардың жобаларын
келісуге байланысты құжаттарға тән. Себебі мұндай құжаттар жан-жақты
зерттеліп, талқыланады, сондықтанда олардыңтүпкілікті мәтіндік нұсқаларын
жасау кезеңдері туралы құжатталған ақпараттарды сақтау маңызды болып
табылады.
Іске факс қағазына басылған құжаттар ендірілмейді. Факсимильдік
байланыс арқылы алынған құжаттың түпнұсқасы, құжаттау ережесіне сәйкес,
факстен соң артынша жөнелтілуге тиіс. Егер түпнұсқасы жоқ болған жағдайда,
іске оның ксерокөшірмесі салынады.
Әскери қызметкерлердің, жұмысшылар мен қызметшілердің түпнұсқа жеке
құжаттары (тууы туралы және неке туралы куәліктер, білімі жөніндегі
құжаттар т.б.) іске тіркелмейді. Қажет болған жағдайда іске олардың
куәландырылған көшірмелері салынады.
Іске, әдетте, бір жылдың (іс қағаздарын жүргізу жылының) құжаттары
тіркеледі. Егер ағымдағы жылдың алға қойылған міндеттерін шешу келесі жылға
өтіп барып қорытындыланатын болса, бұл мәселені шешуге байланысты
құжаттардың бәрі де сол қорытындыланған жылға тіркеледі.
Бір ғана мәселеге байланысты құжаттар түгелімен мынадай тәртіпте
іскетіркеледі: бастамалыққұжат; мәселе шешімін тапқан қорытынды құжат;
мәселенің шешілуіне негіз болған құжаттар (келіп түсу және орындалу ретіне
қарай).
Істің көлемі 200 парақтан аспауға тиіс. Себебі, өте қомақты істерді
тігу қиындық тудырады және оларды пайдалану да қолайсыз. Мәселен, қалың
етіп түптелген істер сұраныс бойынша ксерокөшірме жасау қажет болған
жағдайда толық ашылмайды. Егер бір іске тігілуге тиісті құжаттар өте көп
болса, олар томдарға бөлінеді. Ол томдардың әрқайсысы жеке іс ретінде
түзіледі және парақтары дербес нөмірленеді.

2. Іс жасақтауда қолданылатын топтау белгілері

Іс қағаздарын жүргізуге байланысты құжаттық ақпараттарды топтастыру –
олардың табылуын жеңілдету үшін құжат түрі мен мазмұн арасында логикалық
байланыс орнату деген сөз. Топтау схемасы істер номенклатурасында
белгіленген: ол құжат түрлерінің құрылымдық сипаты, мәні және сақталу
мерзімдері тұрғысынан қалай топталатынын көрсетеді.
Мәселен:
Комитет төрағасының бұйрықтары:
− негізгі қызмет бойынша құжаттар - тұрақты сақталады;
− жеке құрам бойынша - 75 жыл;
− іссапарлар мен кезекті еңбек демалыстарының құжаттары - 5 жыл;
− әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойынша құжаттар - 5 жыл;
− мәлімет үшін жіберілген құжаттар - қажеттілігі жойылғанша.
Істерді жасақтау, жүргізу мынадай топтастыру принциптері бойынша жүзеге
асырылады:
− номинальдық (түрлік) сипатына қарай;
− пәндік-мәселелік (тақырыптық) сипатына,
− хронологиялық,
− авторлық,
− корреспонденттік
− географиялық,
− сараптамалық сипаттарына қарай бөлінеді.
Құжаттарды іске номинальдық (түрлік) сипатына қарай топтастыру оларды
белгілі бір құжат түріне байланысты іріктеу деген сөз. Қызметтің көптеген
функциялары мен бағыттары құжаттардың белгілі бір қалыптасқан түлері
бойынша хатталады. Мысалы: жарлықтар, қаулылар, бйрықтар, өкімдер,
хаттамалар, стенограммалар, жоспарлар, есепті мәліметтер, нұсқаулықтар,
жарғылар, ережелер, қызмет бабындағы хаттар т. б.
Мәселен:
− Алқа мәжілісінің хаттамасы.
− Азаматтардың ұжымдық өтініші.
− Агенттік төрағасының негізгі қызмет бойынша бұйрықтары.
− Агенттіктің құрылымдық бөлімшелері тарапынан келген кіші
кәсіпорындарды қаржылық қолдау туралы ақпараттар.
Пәндік-мәселелік немесе тақырыптық сипатына қарай топтастыру
құжаттарды көтерген мәселесіне, мазмұны мен тақырыбына байланысты іріктеу
болып табылады.
Мысалы:
Қазақстанның стратегиялық даму жоспарын жүзеге асыру мәселесі бойынша
министрліктерден, ведомстволардан, мекемелерден, ұйымдардан келіп түскен
ақпараттар (мәліметтер, анықтамалар, хаттар).
Қазақстан Республикасы министрліктері мен ведомстволарының конверсия
және қорғаныс өнеркәсібі мәселелері бойынша қызмет бабында жазысқан
хаттары.
Хронологиялық сипатына қарай топтастыру құжаттардың белгілі бір
кезеңдерге (ай, тоқсан, жыл) қатыстылығына байланысты іріктеу деген сөз.
Көбіне құжаттар іске бір күнтізбелік жыл бойынша топтастырылады. Бұған
келер жылға өткен істер мен жеке істер енгізілмейді. Жоспарлар мен есеп
беру мәліметтері, сметәлар қашан жасалғанына қарамастан, қай жылға арналып
әзірленсе, сол жылға қатысты істерге тіркеледі. Мәселен, 2002 жылдың есепті
мәліметтері 2003 жылы жасалады, бірақ олар 2002 жылдың істеріне қосылады.
Ал жоспарлар керісінше - 2002 жылдың жоспары 2001 жылы жасалады, бірақ ол
2002 жылдың ісіне тіркеледі.
Авторлық сипатына қарай топтастыру дегеніміз құжаттарды іске авторына
– заңды тұлғаға немесе жеке тұлғаға қатыстылығына орай тіркеу болып
табылады.
Мысалы:
ҚР Үкіметінің аймақаралық ынтымақтастықты кеңейту мәселелері бойынша
қабылдаған қаулылары.
Мемлекеттік № 1 - 6 құпияларды қорғау жөніндегі тұрақты жұмыс
істейтін комиссия мәжілістерінің хаттамалары.
Корреспонденттік сипатына қарай топтастыру құжаттарды іске белгілі бір
корреспондентке қатыстылығы негізінде тіркеу болып табылады. Бұл сипат
қызмет бабындағы хаттарды топтастыру кезінде қолданылады.
Мысалы:
Табиғи монополияларды реттеу жөніндегі агенттіктің қызметті
лицензиялау мәселелері бойынша жазысқан хаттары.
Ішкі істер министрлігімен, облыстық әкімшіліктермен сыбайластық құқық
бұзушылықтардың туындауы және олардың алдын алу туралы жазысқан хаттар.
Географиялық сипатына қарай топтастыру - құжаттарды іске авторларының
нақты бір территорияға қатыстылығы негізінде топтастыру болып табылады. Бұл
сипат азаматтардың жазысқан хаттарын, өтініштерін топтастыру кезінде
қолданылады.
Мәселен:
Азаматтардың Атырау облысынан келіп түскен өтініштері, арыздары,
шағымдары және оларды қарауға байланысты құжаттар.
Қызылорда облысындағы мемлекеттік органдардың, ұйымдар мен
кәсіпорындардың 2001-2002 жылға арналған республикалық бюджет қаржысын
мақсатты және тиімді пайдәлануға байланысты атқарған жұмыстарын тексеру
қорытындылары туралы құжаттар (тапсырмалар, анықтамалар, актілер,
ақпараттар).
Сараптамалық сипаты бойынша топтастыру құжаттарды іске сақтау
мерзімдеріне қарай тіркеу деген сөз. Құжаттардың тұрақты сақталатын, ұзақ
уақыт сақталатын (15 жылдан 75 жылға дейін), уақытша (5 жылдан 15 жылға
дейін) және қысқа мерзімге (6 айдан 5 жылға дейін) сақталатын түрлері бар.
Мысалы:
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік құпиялар туралы заңы жобасын
талқылауға байланысты құжаттар (қорытындылар, анықтамалар, ұсыныстар) -
тұрақты сақталады.
Бос лауазымды орындарға қабылдау, лауазымды қызметке сайлау жөніндегі
конкурстық комиссия құжаттары - 75 жыл (ұзақ уақыт) сақталады.
Министрліктермен, ведомстволармен, ұйымдармен техникалық және
шаруашылық қызмет көрсету мәселелері бойынша жазылған қатынас хаттары - 5
жыл (уақытша) сақталады.
Жоспарлардың орындалу барысы туралы жедел есеп беру мәліметтері - 3
ай (қысқа мерзімге) сақталады.
Іс жасақтауда топтау белгілері, әдетте, кешенді түрде қолданылады.

3. Құжаттарды іске тіркеудің өзіндік ерекшеліктері

¥йымдық-өкімдік құжаттарды іске тіркеудің өзіндік ерекшеліктерін
ескеру қажет.
Ұйымдық-өкімдік құжаттар - әкімшілік шешімдері мен ұйымдық мәселелерге
қатысты, сондай-ақ, басқару, өзара бірлесіп іс-қимыл жасау, билік
органдарының, мекемелердің, кәсіпорындар мен бөлімшелердің және лауазымды
тұлғалардың қызметін қамтамасыз ету және реттеу мәселелеріне байланысты
құжаттар (жарлықтар, қаулылар, бұйрықтар, жарғылар, нұсқаулықтар, ережелер)
іске көбінесе номинальдық (түрлік) сипатына және хронологиялық ретіне қарай
топтастырылады. Олардың қосымша құжаттары да сол номиналдық сипаты мен
хронологиялық ретіне қарай негізгілерімен бірге топтастырылады.
Өкімдік құжаттармен (жарлықтармен, қаулылармен, бұйрықтармен,
шешімдермен) бекітілген жарғылар, ережелер, нұсқаулықтар сол өкімдік
құжаттарға қосымша ретінде саналған жағдайда олар бір іске қатар тіркеледі.
Егер бұлар дербес құжаттар ретінде бекітілген болса, әрқайсысы жекежеке
дербес істерге топтастырылады.
Әртүрлі кеңестер мен мәжілістер хаттамаларының түпнұсқалары жеке
істерге топтастырылып, хронологиялық ретіне қарай, даталары бойынша
орналастырылады.
Әртүрлі органдардың кеңестері мен мәжілістерін өткізуге байланысты
дайындық жұмыстары барысында хаттамаға қосымша ілеспе құжаттар тобы
жасақталады. Атап айтқанда: күн тәртібінің сауалнамалары, мәжіліске
қатысушылар мен шақырылғандардың тізімі, баяндамалар, жарыссөз тезистері,
ақпараттық-анықтамалық құжаттар. Егер бұлар тым көлемді болған жағдайда,
хаттамалардан бөлек, жеке істерге тігіледі. Бір ғана мәжіліс хаттамасына
қатысты құжаттар мәселенің шешілу ретіне қарай орналастырылады. Істің бас
жағына хаттаманың көшірмелік данасы және оған қатысты құжаттар салынуы
мүмкін. Әрбір мәселеге байланысты құжат хаттамадағы өз ретіне сәйкес
топтастырылады.
Егер құжат жобасын (жарлық, қаулы, бұйрық, жоспар, стратегия,
концепция т. б. жобаларын) талқылау барысында бірнеше нұсқа даярланған
болса немесе құжат жобасының бірнеше вариантына жасалған қорытынды тұжырым
болса, тұрақты сақтауға ол варианттар түгел қалдырылады. Бұлар көлемді
болған жағдайда әрқайсысы жеке-жеке істерге қосымша құжаттарымен бірге
жасақталады. (Қосымша ә)
Мысалы:
1. Қазақстан республикасында білім беруді дамыту стратегиясы жобасы және
оған жасалған қорытынды, 1-нұсқа.
2. Қазақстан республикасында білім беруді дамыту стратегиясы жобасы және
оған жасалған қорытынды, 2-нұсқа.
Жоба көлемі шағын болса, оған қатысты құжаттардың бәрі бірге тігіледі.
Мысалы:
ҚР Үкіметі қаулыларының жобалары мен оған Экономика және бюд-жеттік
жоспарлау министрлігінің жасаған қорытындылары. 1-том. Казақ, орыс
тілдерінде.
Заңнамалық актілер (зандар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер) құжат
түрлері бойынша хронологиялық тәртіппен жеке топтастырылады. Ұйым қызметіне
қатысты заңнамалықактілер мәлімет үшін жіберілген құжаттардан бөлек
тігіледі, өйткені олардың сақталу мерзімдері әртүрлі.
Президент актілерінің, Үкімет қаулыларының және Премьер-министр
өкімдерінің орындалуын бақылауға байланысты құжаттар іске мынадай тәртіппен
салынады:
− бақылау актісі,
− бақылаудан алынғандығы туралы анықтама,
− актілердің, қаулылардың, өкімдердің орындалу барысы туралы қорытынды
ақпараттар және соған байланысты басқа да құжаттар. Бұлар істе
хронологиялық ретпен орналасады.
ҚР Президентінің, ҚР Премьер-Министрінің тапсырмалары және олардың
орындалуына байланысты өзге де құжаттар дербес істерге топтастырылады. Бұл
орайда әрбір тапсырма және оған қатысты қосымша құжаттар өзгелерінен жазуы
жоқ таза ақ парақтар арқылы арасы бөлініп отырады.
Құжаттар кешені істің ішінде былайша орналасады: алдымен тапсырма,
мұнан соң жалпы қорытынды құжат, мұнан әрі – хронологиялық ретпен қойылатын
тапсырманың орындалу барысы жөніндегі құжаттар.
Заңнамалық актілердің жобалары, бағдарламалар, тұжырымдамалар мен
оларға қатысты құжаттар мынадай ретпен топтастырылады:
− бастамалық құжат (хат),
− жоба,
− ұсыныстар мен ескертпелер,
− өзге де қосымшалар.
Бұйрықтар іске қызмет бағдары және сақтау мерзімі бойынша істер
номенклатурасына сәйкес: негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша,
кезекті еңбек демалыстары мен іссапарлар бойынша, әкімшілік-шаруашылық
мәселелері бойынша жекежеке топтастырылады. Бас тақырыптарда міндетті түрде
құжаттың нөмірі көрсетіледі.
Жоспар және есепті мәлімет құжаттамалары олар арналған кезеңдер
мерзіміне сәйкес тіркеледі. Жылдық жоспарлар мен жылдық есепті мәліметтер
жартыжылдық, тоқсандық және айлық мәліметтерден бөлек дербес
топтастырылады.
Баяндамалар, баяндау хаттар, қызмет бабындағы хаттар, білдірмелер іске
көтерілген мәселелеріне, кімдердің жасағанына және кімдерге бағытталғанына
қарай топтастырылады. Бұл тұрақты сақталатын –ұйымның негізгі қызметі
бойынша баяндамалар немесе уақытша сақталатын – ұйымның оперативтік қызметі
бойынша баяндау хаттар болуы мүмкін.
Өзара жазысқан хат-хабарлар, әдетте, күнтізбелік жыл бойынша
топтастырылып, жыл басынан бастап хронологиялық ретпен жүйеленеді. Жауап-
құжат сұраным-құжаттан кейін салынады, мұнан соң мәселені шешу барысында
түзілген құжаттар орналастырылады.
Белгілі бір мәселе бойынша өзара жазысатын хат-хабарлар қайта
жаңғыртылған кезде өткен жылы басталып жинақталған құжаттар ағымдағы жыл
ісіне ендіріледі де, бұл жөнінде тақырыпта көрсетіледі.
Азаматтардың хаттары, арыздары мен шағымдары және оларды қарауға
байланысты түзілген құжаттар дербес іске топтастырылады. Істе алдымен
автордың хаты, сосын оның өтінішіне жауап, ал мұнан кейін осы мәселені
шешуге байланысты түзілген құжаттар орналастырылады, бұдан соң келесі
өтінішке қатысты құжаттар салынады.
Шағымдар мен арыздар іске ұйым қызметі мәселелері, бағыттары немесе
түрлері бойынша топтастырылады. Өтініштер көлемі шағын болған кезде істерді
алфавиттік тәртіп бойынша өтініш авторларының фамилиясымен жасақтауға
рұқсат етіледі.
Белгілі бір мәселеге байланысты, бірақ іс қағаздарын жүргізуге қатысы
жоқ құжаттар бірге топтастырылады. Олар істе логикалық және хронологиялық
ретпен орналасады. Мәселен, мекеменің Президент пен Үкімет актілері
жобаларын жасауға және талқылауға қатысқаны жөніндегі құжаттардан түратын
істеріне акті жобаларын, оларға жасалған түсіндірме хаттар, келісім
парақтары, тапсырмалар, ескертпелер, ұсыныстар, хаттар т. б. топтастырылуы
мүмкін.
Жалақы төлеу жөніндегі бет есептер (анықтамалық-карточкалар) дербес
іске тіркеледі және онда жұмыскерлердің фамилиялары алфавиттік ретпен
орналасады. Бет есептер болмаған жағдайда сақтауға төлемдік-есеп айырысу
ведомстары тапсырылады. Бұлар да іске бухгалтерлік өзге құжаттардан белек
топтастырылады.
Жеке тұлғалардың тізімдері мен жинақтаушы зейнеткерлік қорларға
міндетті зейнеткерлік жарналарды аудару жөнінде берілген төлем тапсыры-
стары бір іске топтастырылады.
Штат кестелері қай жылға арналып жасалған болса, сол ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.