Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары
КІРІСПЕ 4
1.ТАРАУ Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары ... ... . 6
1.1.Құжаттар қызметінің маңызы .6
1.2.Басқару іс қағаздарының тілі 23
2.ТАРАУ Басқару құжаттарын рәсімдеудің жалпы ережелері ... ... ... ... 30
2.1. Іс қағаздарының стилі ... ... .30
2.2.Құжаттарды дайындау және ресімдеудің жалпы ережелері ... ... ... ... ...43
3.ТАРАУ Әл.Фараби атындағы Қазақ Ұлттық университетінің іс қағаздарын басқару жүйесі
3.1.Мекемедегі іс жұмысын жургізу ерекшеліктері 55
3.2.Ұйымдағы құжат айналымын жақсарту бағыттары 65
ҚОРЫТЫНДЫ 68
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 70
ҚОСЫМШАЛАР ... ... ... ... .73
1.ТАРАУ Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары ... ... . 6
1.1.Құжаттар қызметінің маңызы .6
1.2.Басқару іс қағаздарының тілі 23
2.ТАРАУ Басқару құжаттарын рәсімдеудің жалпы ережелері ... ... ... ... 30
2.1. Іс қағаздарының стилі ... ... .30
2.2.Құжаттарды дайындау және ресімдеудің жалпы ережелері ... ... ... ... ...43
3.ТАРАУ Әл.Фараби атындағы Қазақ Ұлттық университетінің іс қағаздарын басқару жүйесі
3.1.Мекемедегі іс жұмысын жургізу ерекшеліктері 55
3.2.Ұйымдағы құжат айналымын жақсарту бағыттары 65
ҚОРЫТЫНДЫ 68
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 70
ҚОСЫМШАЛАР ... ... ... ... .73
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі оның кұжаттармен жұмысының дұрыс деңгейге қойылуына байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі - қүжаттаусыз іске асырылмайды.
Техникалық орындаушылардан бастап барлык, буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл жұмыскерлерінің қызметі кұжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қам-тамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметінің сан қилы мәселелері бойынша кұжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
Техникалық орындаушылардан бастап барлык, буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл жұмыскерлерінің қызметі кұжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қам-тамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметінің сан қилы мәселелері бойынша кұжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
1. Гражданский Кодекс Республики Казахстан Алматы, 1998 г.
2 . Закон Республики Казахстан «О свободе хозяйственной деятельности и
развитии предпринимательства» //Казахстанская правда, 1991- 5 января
3. А. Т. Хроленко. Самоменеджмент М. Экономика. 1996.
4 . А.Я. Пономарев. Введение в административный и экономический
менеджмент. Санкт-Петербург, 1995.
5 . Адаме С. Красноречивая история. Концерн "Ларош" против
Стенли Адамса/Пер. с англ. — М.: Прогресс, 1986.
6 . Андреев С. И. Принятие решений в маркетинговых ситуациях.
Маркетинг в России и за рубежом. 1998.- №1.- с.28-36.
7. Андреева О.Д. Технология бизнеса: менеджмент. Учебное
пособие. - М.; Издательская группа ИНФР А М-НОРМА, 1997. -224с.
8 . Багиев Г.Л. Основы организации маркетинговой деятельности на пред¬
приятии. М.: Финансы и статистика, 1990. - 72 с.
9 . Виханский О.С. Стратегическое управление; М.: 1995
10. Виханский О.С, Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия,
организация, процесс; М.: Издательство МГУ, 1995
11. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,
2000. - 640 с. - 486с.
12 . Гуреев С. Интернет-маркетинг. //Маркетинг. -М.: ЦМИМ. -1998.-№5. -с.112-130.
13. Градов А.П. Организационная структура и функции службы марке-тинга
предприятия. Учебное пособие. СПб.: Наука, 1996. - 92с.
14. Дихтль Е., Хершген X. Практический маркетинг. Учебное
70
пособие.
/Пер. с нем. А.М. Макарова. Под ред. И.С. Минко. - М.: Высшая школа, -
1995.-225с.
15. Дурович А.П. Маркетинг в предпринимательской деятельности. - М.:
ШТЖ «Финансы, учет, аудит».-1997. - 464 с.
16. Kотлep Ф. Маркетинг менеджмент. /Пер. с англ. под ред. О.А. Треть-як,
Л А Волковой, Ю.Н. Каптуревского. - СПб: Издательство «Питер»,1999.-896с.
17 . Круглов М.И. Стратегическое управление компанией. Учебник для
вузов. - М.; Русская Деловая Литература, 1998. - 396 с.
18 . Ламбен Ж.-Ж. Стратегический маркетинг. Европейская
перспектива. /Пер. с франц. - СПб.; Наука, 1996. - 589 с.
19 . Маркова В.Д. Организация маркетинга на предприятии.// ЭКО. -1995.№10-с.29-
20. М. X. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Основы менеджмента.
Пер. с англ. М. Дело. 1992.
21. Ноздрева Р.Б., Цыгичко Л.И. Маркетинг: как побеждать на рынке. -М.:
Финансы и статистика, 1991. - 304 с.
22 . Основы предпринимательской деятельности. Под ред. В.М. Власовой.
М.: Финансы и статистика, 1994. - 496 с.
23. Пешкова Е.П. Маркетинговый анализ в деятельности фирмы. - М.:«Ось-89»,1996.-80с.
24 . Симановская М. А, Предпосылки и тенденции применения концепции
маркетинга в российской экономике. //Маркетинг. - М.: ЦМИМ -1997.-№2.-с.23-35.
25. Залог коммерческого успеха. //Маркетинг. - М.: ЦМИМ. - 1997. –
71
№3- с.37-42.1990
26 . Голубков Е. П. Организация маркетинга. //Маркетинг. - М.: ЦМИМ -№6.- 1996.-С.106-119.
27. Голубков Е.П. Маркетинг: стратегия, планы, структуры. - М.: Дело,1995.-225С.
28. Е.П. Копылов. Менеджмент (методические указания для
студентов заочной формы обучения. Ярославль. 1999. 29.Короткой Э.М. Концепция менеджмента; М.: Издательство-Консалтинговая Компания «ДеКА», 1997
30.Мерсер Д. ИБМ. Управление в самой преуспевающей
корпорации/Пер, с англ. — М.: Прогресс, 1991.
31.Годовые отчеты СП «Беккер и К по итогам 2003 года, 2002 года.
32.Мироу К., Маурер Г, Паутина власти. Международные картели и
мировая экономика/Пер, с англ. — М.:Прогресс, 1984.
33.Морита Акио. Сделано в Японии. История фирмы "Сони'УПер. с
англ. —М.: Прогресс, 1990.
34.Форд Генри. Сегодня и завтра/Пер, с англ. — М.: Финансы и
статистика, 1992.
2 . Закон Республики Казахстан «О свободе хозяйственной деятельности и
развитии предпринимательства» //Казахстанская правда, 1991- 5 января
3. А. Т. Хроленко. Самоменеджмент М. Экономика. 1996.
4 . А.Я. Пономарев. Введение в административный и экономический
менеджмент. Санкт-Петербург, 1995.
5 . Адаме С. Красноречивая история. Концерн "Ларош" против
Стенли Адамса/Пер. с англ. — М.: Прогресс, 1986.
6 . Андреев С. И. Принятие решений в маркетинговых ситуациях.
Маркетинг в России и за рубежом. 1998.- №1.- с.28-36.
7. Андреева О.Д. Технология бизнеса: менеджмент. Учебное
пособие. - М.; Издательская группа ИНФР А М-НОРМА, 1997. -224с.
8 . Багиев Г.Л. Основы организации маркетинговой деятельности на пред¬
приятии. М.: Финансы и статистика, 1990. - 72 с.
9 . Виханский О.С. Стратегическое управление; М.: 1995
10. Виханский О.С, Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия,
организация, процесс; М.: Издательство МГУ, 1995
11. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,
2000. - 640 с. - 486с.
12 . Гуреев С. Интернет-маркетинг. //Маркетинг. -М.: ЦМИМ. -1998.-№5. -с.112-130.
13. Градов А.П. Организационная структура и функции службы марке-тинга
предприятия. Учебное пособие. СПб.: Наука, 1996. - 92с.
14. Дихтль Е., Хершген X. Практический маркетинг. Учебное
70
пособие.
/Пер. с нем. А.М. Макарова. Под ред. И.С. Минко. - М.: Высшая школа, -
1995.-225с.
15. Дурович А.П. Маркетинг в предпринимательской деятельности. - М.:
ШТЖ «Финансы, учет, аудит».-1997. - 464 с.
16. Kотлep Ф. Маркетинг менеджмент. /Пер. с англ. под ред. О.А. Треть-як,
Л А Волковой, Ю.Н. Каптуревского. - СПб: Издательство «Питер»,1999.-896с.
17 . Круглов М.И. Стратегическое управление компанией. Учебник для
вузов. - М.; Русская Деловая Литература, 1998. - 396 с.
18 . Ламбен Ж.-Ж. Стратегический маркетинг. Европейская
перспектива. /Пер. с франц. - СПб.; Наука, 1996. - 589 с.
19 . Маркова В.Д. Организация маркетинга на предприятии.// ЭКО. -1995.№10-с.29-
20. М. X. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Основы менеджмента.
Пер. с англ. М. Дело. 1992.
21. Ноздрева Р.Б., Цыгичко Л.И. Маркетинг: как побеждать на рынке. -М.:
Финансы и статистика, 1991. - 304 с.
22 . Основы предпринимательской деятельности. Под ред. В.М. Власовой.
М.: Финансы и статистика, 1994. - 496 с.
23. Пешкова Е.П. Маркетинговый анализ в деятельности фирмы. - М.:«Ось-89»,1996.-80с.
24 . Симановская М. А, Предпосылки и тенденции применения концепции
маркетинга в российской экономике. //Маркетинг. - М.: ЦМИМ -1997.-№2.-с.23-35.
25. Залог коммерческого успеха. //Маркетинг. - М.: ЦМИМ. - 1997. –
71
№3- с.37-42.1990
26 . Голубков Е. П. Организация маркетинга. //Маркетинг. - М.: ЦМИМ -№6.- 1996.-С.106-119.
27. Голубков Е.П. Маркетинг: стратегия, планы, структуры. - М.: Дело,1995.-225С.
28. Е.П. Копылов. Менеджмент (методические указания для
студентов заочной формы обучения. Ярославль. 1999. 29.Короткой Э.М. Концепция менеджмента; М.: Издательство-Консалтинговая Компания «ДеКА», 1997
30.Мерсер Д. ИБМ. Управление в самой преуспевающей
корпорации/Пер, с англ. — М.: Прогресс, 1991.
31.Годовые отчеты СП «Беккер и К по итогам 2003 года, 2002 года.
32.Мироу К., Маурер Г, Паутина власти. Международные картели и
мировая экономика/Пер, с англ. — М.:Прогресс, 1984.
33.Морита Акио. Сделано в Японии. История фирмы "Сони'УПер. с
англ. —М.: Прогресс, 1990.
34.Форд Генри. Сегодня и завтра/Пер, с англ. — М.: Финансы и
статистика, 1992.
тақырыбы: Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары
МАЗМҰНЫ
КІРІСПЕ 4
1-ТАРАУ Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары
... ... . 6
1.1.Құжаттар қызметінің маңызы .6
1.2.Басқару іс қағаздарының тілі 23
2-ТАРАУ Басқару құжаттарын рәсімдеудің жалпы
ережелері ... ... ... ... 30
2.1. Іс қағаздарының
стилі ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... .30
2.2.Құжаттарды дайындау және ресімдеудің жалпы
ережелері ... ... ... ... ...43
3-ТАРАУ Әл-Фараби атындағы Қазақ Ұлттық университетінің іс қағаздарын
басқару жүйесі 55
3.1.Мекемедегі іс жұмысын жургізу ерекшеліктері 55
3.2.Ұйымдағы құжат айналымын жақсарту бағыттары 65
ҚОРЫТЫНДЫ 68
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 70
ҚОСЫМШАЛАР ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ...73
КІРІСПЕ
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі оның кұжаттармен
жұмысының дұрыс деңгейге қойылуына байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне
шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық
басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі -
қүжаттаусыз іске асырылмайды.
Техникалық орындаушылардан бастап барлык, буындағы басшыларға дейінгі
басқару аппаратының бүкіл жұмыскерлерінің қызметі кұжаттаумен байланысты.
Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін
қам-тамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың
негізінде шешімдер қабылдайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық
және қоғамдық қызметінің сан қилы мәселелері бойынша кұжаттар жасалады. Ол
бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар,
өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын
құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына,
есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиыны іс жүргізу деп
аталады.
Қазақ КСР-дағы іс жүргізу жүйесі барлық шаруашылық субъектлерінің ортақ
біртектес әдістер негізінде кұрылып, мемлекеттік стандарттар мен ережелерге
сәйкес реттеледі. Жаңа экономикалык қатынастарға көшу кезеңінде, әр түрлі
мемлекеттік және жеке меншік құрылымдардың жаппай сахнаға шығу жағдайла-
рында бұл ережелер үміт болған, және де мемлекеттік ұйымдарда бұл мәселені
шешудің қандай да болмасын талпынысы байқалғанымен, әрбір жеке меншік фирма
құжаттарды рәсімдеп, дайындап және есептерін жүргізіп өз тәртіптерін
орнатуда. Бүл жағдай 11.07.97 ж. № 151-1 ҚР Тіл туралы Заңының іс
жүргізуді қазақтіліне аудару талабымен күрделене түседі.
4
Қазақ тілін іс жүргізуге ендіру тәжірибе жүзінде ойдағыға қарағанда
анағүрлым күрделі процесс болып шықты.
Қазақстандағы бүкіл іс жүргізу жүйесі орыс тіліне негізделген, ал хат-
хабарды қазақ тілінде рәсімдеу сауатты аудармашыларды, кеңсе техникасын,
қажетгі сөздіктерді, анықтамалықтарды, сондай-ақ мемлекеттік және жеке
меншік кұры-лымдарда құжаттарды жасаудың ортак біртектес әдістерін
қолдануды талап етеді. Тілден тілге көшу процесін терминдерге әр түрлі
түсінік беру және әсіресе нарық-тық өзгерістерге байланысты лексиконда
пайда болған казақ тіліндегі ұқсас сөздерді іздестіру сияқты тіл мәселелері
де тежейді.
Әрине, бұндай жағдайда құжаттаманы ең алдымен орыс тілінде бірыңғайлау
қажет, сосын ғана оны, ең болмағанда элементарлы және анағурлым кеп тараған
құжаттар мен жүйелерді, қазақ тіліне аударған жөн.
Қолданыстағы ресми құжаттарға сүйене отырып, осы басылымның
кұрастырушылары орыс және қазақ тілдерінде құжаттаудың негіздері бойынша аз
ғана білім беруге талпыныс жасады, оны іс жургізумен айналысатын кез-келген
маман пайдаға асырып, сан қилы кұжаттарды рәсімдей алады.
Құралдың ішкі кұрылымы алгоритмдер принципі бойынша кұрылған, олар
пайдаланушыларға соның негізінде іс жүргізуді ұйымдастыру бойынша фирманың
ішкі құжатын, яғни Іс жүргізу бойынша нұсқаулықты уақытты үнемдей отырып,
сауатты түрде құрастыруға мүмкіндік береді.
Жасалған жұмыс екі тараудан тұрады, кіріспе, қорытынды және қолданылған
әдебиеттерден.
5
1. Тарау Басқау құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары.
1.1.Құжаттар қызметінің маңызы
Құжат — латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына береді.
Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:
1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге
деген) растайтын іс қағазы;
2) жеке басты ресми түрде куәландыратын кұжат (төлқүжат);
3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).
Кәсіпорынды басқару — мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім
қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып
табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәліметтер керек болады. Құжат акпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, со-нымен бірге оның
мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағалынады. Яғни, ақпараттың көптігі
оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін
жақтарын айқындап, оны қабылдап — түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек
етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы
оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның
ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлылығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей катынас жасаумен тиімді ұштастырыла
жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу
құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң
арқылы қорғалатын істі белгілеуді тәсілі де болып табылады. Басқарудың
құралы ретінде кұжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде,
бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның
қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз
6
етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар
мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке
тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат
түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша
әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын
шешуде қандай бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.
Кәсіпорынның немесе ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи
құндылыққа ие, мемлекеттін архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан
олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазакстан Республикасы мәдениет,
ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды
басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР
Министрлер кабинеті бекіткен Қазакстан Республикасында барлық ұйымдық-
қүқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды
баскару және құжат жүргізудің негізгі ережелері деп аталатын № 562 қаулысы
болып табылады. Ережелерде кұжаттарды толтырудың және құжат айналымын
басқарудың нормалары айқындалған (17, 109). Құжаттарды топтастыру — оларды
ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.
Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото,
кино- бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.
Мазмұнына қарай — ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары
болып бөлінеді.
Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар,
хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.
Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей
болып бөлінеді.
Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып
бөлінеді.
7
Орындалу мерзімі бойынша кұжаттар жедел және жедел емес (жай) болып
бөлінеді.
Шығу тегіне қарап кұжаттар қызметтік және ресми жекелік (атаулы) болып
бөлінеді.
Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте
қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.
Заңдылық күшіне қарай шын және жалға кұжаттар болып бөлінеді.
Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар
болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық
көшірмесі, выписка — кұжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат -—
құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұскасы болып бөлінеді. Сақталу
мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10 жылдан жоғары
тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын. ГОСТ
6.10.1-88 бойынша Қазакстан Республикасында қызмет ерекшелігіне қарай
Құжат толтырудың бірыңғай жүйесі, негізгі ережелер (А. 1992) белгіленген.
Осы мемлекеттік стандартқа сәйкес кұжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі бар:
жоспарлы, есептік-санақтық, алғашқы есептеу, қаржылық және бухгалтерлік-
есептік, ақшалай есеп айыру, ұйымдық-өкімдік, баға белгілеу бойынша,
материалдық-техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша, сауда бойынша, сыртқы
сауда бойынша, кұрылыс жобасы, өнер тапкыштык және жаңалықтар ашу бойынша,
әлеуметтік қамсыздандыру бойынша, еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша
транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы бойынша, халыққа
тұрмыстық қызмет көрсету бойынша.
Ұйым өзінің қлыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін
әзірлейді. Ондай табелъге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері де,
сондай-ақ есептеу техникалық құралдары аркылы жасалған түрлері де енеді.
Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдердің барлығына бірдей іс
номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен
оларды жасауға көп күш, уақыт кетеді, Мұның өзі тікелей іске, ауызша
түрдегі
8
жеке қарым-қатынасқа кедергі келтіреді.
Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды
толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіңдік береді.
Бірақ бұл — құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы
басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және
ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.
Әрі карай біз фирманы кұру, оны ұйымдастыру, жеке құрамын жедел басқару
және хат жазысу туралы айтамыз.
Құжаттың жеке құрамды бөліп деректеме (реквизит) деп аталады:
-қүжаттардын міндетті деректемелеріне мыналар жатады:
-ұйымның атауы — құжат авторы;
-ұйымның коды — құжат авторы;
-құжаттың (хаттардан басқа) атауы;
-тақырыбы;
-құжат түрінің коды;
-құжатты толтыру мерзімі;
-индексі;
-мәтіні;
-бұрыштамасы;
-қоиылған қолы;
Құжаттың орындалғаны және іске тіркелгендігі туралы Ұйымдастырушы-
нұсқаулық құжаттар (ережелер, штаттық кестелер, бұйрықтар т.б.) ГОСТ
6.38.90 бекіткен Ұйымдастырушы нұсқаулық құжаттардың жүйесі кұжаттарды
толтыруға қойылатын талаптар атты мемлекетік стандартқа сәйкес болуы
керек. Бұл стандарт кұжаттардың құрамын, құжат тізбелерінің орналасуы мен
мазмұнын, құжат деректемелерін, бланкілерге, мәтіндерге және олардың
машинкаға басылуына қойылатын талаптарды белгілейді.
ГОСТ 6.38.90 ұйымдастырушы-нұсқаулық кұжат деректемелерінің мынадай
9
құрамын белгілейді:
1 — Қазакстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;
2 —ұйымның эмблемасы;
3 — наградалардың бейнесі;
4 — ұйымның коды;
5 — құжаттың коды;
6 — министрлік пен ведомствоның атауы;
7 — ұйымның атауы;
8 — құрылымды бөлімшенін атауы;
9 — байланыс кәсіпорнының индексі, пошта және телеграф
мекен-жайы, телефонның, басқа байланыс құралдарының
нөмірі, банктегі есеп-шоттың нөмірі;
10 — құжат түрінің атауы;
11 — мерзімі;
•12 — индексі (ішкі нөмірі);
13 — кіріс құжаттың мерзміне сілтеме;
14 — толтырылған немесе шығарылған орны;
15 — құжатты алуды шектейтін арнайы белгі (гриф);
16 — мекен-жайы;
17 — бекітудің арнайы белгісі (гриф);
18 — шығарылған куні;
19 — мәтінің тақырыбы;
20 — бақылау туралы белгі;
21 — мәтін;
22 — қосымшаның бар екені туралы белгі;
23 — қолы;
10
24 — келісім белгі (гриф);
25 — бұрыштамасы (виза);
26 — мөрі;
27 — көшірмесін растайтын белгі;
28 — құжатты толтырушының тегі мен телефон нөмірі;
29 — құжатты орындалуы мен іске тіркелуі туралы белгі;
30 — барлық мәліметтердің компьютерге енгізілгені туралы белгі;
• 31 — құжаттың келіп түскені туралы белгі (17, 119).
Деректеме толық және дәл мәлімет беруі керек, әрі жалпыға
ортақ стандарт бойынша толтырылуға тиіс. Үлгі ретінде кейбір
реквизиттердің толтырылуын көрсетейік.
Мекен-жай. Құжаттар ұйымдарға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне және
лауазымды адамдарға жіберіледі.
Алматы электромеханика зауыты Қамтамасыз ету және өткізу бөліміне
"Эталон" зауытының директоры
К. Ыбраев мырзаға
Егер құжат бірнеше бірдей ұйымдар мен бөлімшелерге жіберілсе, оларды
жалпылап көрсетеді.
Эмикс фирмасы қызыметкерлер бастықтарына
Құжатты төрттен көп адреске жібергенде, тізім жасалады және әр құжатта
бір ғана мекен-жай көрсетіледі.
Мекен-жай тізбесінің кұрамына өз тәртібі бойынша толтырылған поштаның
мекен-жайы да кіруі мумкін. Жеке тұлғаға жіберілген құжатқа мекен-жай
міндетті түрде қойылады. Мысалы:
480025, Алматы қаласы.
Абай даңғылы 67,
45-петер . Исабаевке
1 сурет Мекен-жай тізбесі.
11
Құжатты толтыру не шығару орны әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша
толтырылады. Мысалы: Алматы қ-сы; Талғар қаласы, Алматы облысы; Үшарал
қалаласы, Алматы облысы.
Бекіту грифі. Мұнда Бекітемін сөзі, лауазым аты, жеке қолы, тегі мен
аты-жөні және күні жазылады. Мысалы:
БЕКІТЕМІН 1
Азимут туристік агенттігінің
директоры
қолы А. Сабиров
12-06-97.
2 сурет Бекіту Грифі.
Егер кұжат арнайы бланкіде толтырылмаса, лауазым атына кәсіпорының атауы
қосылады (соңғы мысалдағыдай). Құжатты бұйрықпен немесе хаттамамен
бекітіледі бекіту грифі, мысалы былай толтырылады:
БЕКІТІЛДІ
Директорлар Кеңесі мәжілісінің
Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрі мақсаты мен
мазмұнына, жасалған орнына, жасалуысына, қызметіне, формасына т. б.
ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс
жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай
ұйымдық-өкілеттік құжаттар деп алып, ол іштей бірнеше топқа топтауға
болады. Сондай-ақ. іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға
қатысты және қызметік іс қағаздары деп екіге бөлінеді. Формасына қарай
типтік және трафареттік болып бөлінеді. Ал жасалу орнына қарай мекеменің
ішкі іс қағаздары және сыртан келіп түсетін іс қағаздары болып бөлінеді.
Шығу, салу сатысына қарай түпнұскалық және көшірмелік болып бөлінеді.
Алқалық ұйымдардың кұжаттары іс қағаздарының бір түрі ретінде каралады.
Енді осы топтардың әр қайсысына жеке-жеке тоқталайық.
Ұйымдық-өкілеттік құжаттар іштей ұйымдық, өкілеттік және аныктама-
12
ақпараттық болып үшке бөлінеді.
Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылу құрылуына қатысты құжаттар,
басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі
құрылымдылық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, жарғы, ереже,
нұсқау (инструкция) т.б, құжаттар жатады.
Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып
саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін
Мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай мекеменің
ұйымдық құжаттарына мекеме жарғысы; құрылтайшылар келісімі және жарғы;
коммерциялык емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады. Мекеме жарғысы
белгіленген тәртіп бойынша бекітілген тәртіп бойынша бекітіледі.
Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке,
занды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқыктары мен міндеттері жазылады. Жарғы
мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекен-жайын, басқару органың,
бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылуын, ісін тоқтатуын реттейді,
растайды.
Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатың,
принциптерін, басқдру органының кұрамы мен мүмкіндіктерін, келісім-шарт
уақытын белгілейді.
Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны
анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбек ақылар көрсетіледі.
Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда кұрылымдық
бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін,
қызметтерін белгілейтін бағыттағы ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін
ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп
ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты
негізінде бұл кұжат ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала
отыра жасалады.
Ішкі тәртіп ережесінщ тексін мекеме әкімшілігі кәсіподақ
13
қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында өткізілетін
жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.
Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда
қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қарым-қатынасын,
мекеме жетекшісі мен қызметкердің құқықтық қарым-қатынас-тары және т.б.
мәселелер жазылады. Қызметтік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің
құқықтарымен міндеттерін айқындайды. Өкілеттік құжаттарға мекеменің
қызметтік іс-әрекеттеріне және кызметкерлеріне байланысты жазылатын
бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік
жетекшісі қол қояды. Бұйрыктарда ұйымның, өндірістік-шаруашылык және
маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондыктан оларды безендіруде,
сақтауда нактылы талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс және
оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша
жүргізіледі.
Бұйрыққа қол қойылған соң ол тіркеуге алынады, түпнұсқасы немесе оның
көшірмесі я үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және оларға бақылау
жасалады.
Бұйрықты безендірудің ең маңызды бөлігі - оның мәтіні. Бұйрық мәтіні
өкілеттік бөлімдерден кұралып, ’’БҰЙЫРАМЫН’’ деген сөзбен беріледі және
жеке жолға жазылады.
Орындалуы міндетті бүл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа
жазылады. Онда іс-әрекеттін орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні
көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса, мәтіннің
өкілеттік бөлігі пункттерге бөлінеді және олар араб цифрларымен,
белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы,
қызметі толық жазылуы тиіс.
14
Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда,
орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың
соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.
Бұйрықтың соңғы пунктінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның
қызметі көрсетіледі.
Өкілеттік құжат мәтіндершің тақырыптары "...туралы ", "...жөнінде",
"...жайында" деген сияқты шылаулармен келген сөз тіркестерінен тұрады.
Тақырып аттары мейлінше қысқа, нақты, ''не туралы’’ деген сұракқа жауап
беретіндей сөз тіркестерінен құралады. Мысалы, "...өзгеріс енгізу туралы",
"...қайта қарау жөнінде", "...шаралар қолдану жайында", "...қорытындысы
жөнінде" т.б.
Ұйымдық-өкілеттік құжаттардың көп кездесетін түрін анықтама-ақпараттық
құжаттар жатады. Олар: хат, жедел-хат, телефонхат, түсініктеме, мәліметхат,
акт, анықтама және т.б. қызметтік хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат
беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекеттен
ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді,
баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат
алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме
басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.
Анықтама-ақпараттық құжаттардың бірі — акт. Ол мекеме жетекшісінің
тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың
қатысуымен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кездеседі. Олар:
материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу,
өткізу, материалдық құндылықтарды қабылдау, өткізу т.б.
Құжатқа акт жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Олардың
ұсыныстары мен көзкарастары актіде белгіленбейді. Тексеруші топ
мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды
және мекеме мөрі басылады.
Іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және
15
қызметгік деп бөлінеді. Қызметтік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің
жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан
жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян,
арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т.б.
төлкұжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер
азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен
ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын
жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама т.б.
Іс қағаздары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып
бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп қалыптасқан мәтін үлгі бойынша жазылатын
іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш т.б. Трафареттік іс қағаздары
деп мәтіннін белгілі бір бөлігі алдын ала типографиялык әдіспен басылып
дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын ала дайындалған бөлігінде
өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, студенттің белгілі орнында оқитынын
растайтын анықтама. Мұнда студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен
курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиялық әдіспен
басылып, алдын ала дайындалады. Еркін мәтінді іс қғаздарына қлыптасқан үлгі
бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын қжаттар жатады. Мысалы,
пікір. Еркін мәтінді іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына
койылатын талаптар сақалады.
Мекеменің ішкі іс қғаздарына мекеменің қызмет ету барысында, оны кұжаттау
процесінде мекеме ішінде дайындалған іс қғаздары жатады. Мекемеге басқ
ұымдар мен мекемелерден келіп түсетін кұжаттар сырттан келіп түсетін іс
қғаздарына жатады.
Шығу, жасалу деңгейіне қрай іс қағаздары түпнұсқалық және көшірмелік
болып бөлінеді. Тұпнұсқалық іс қағаздарына кез-келген құжаттың бірінші рет
жасалған нұсқасы (оригинал) жатады. Ал көшірмелік іс қағаздарына
тұпнұсқаның мәтіні сол күйіңде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы
немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік іс қағаздарына кез-келген
16
құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі т.б.), үзіндісін
(хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді т.б.), дубликатын жаткызуға болады.
Үзінді - құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға
берілетін нұсқасы.
Дубликат - құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың тұпнұсқасымен күші
бірдей көшірмесі.
Кез-келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге
құқы бар. Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып қол
қойылғанда ғана күш бар. Егер көшірме мекемеден тыс жерге берілетін болса
оған мөр басылады.
Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер
куәландырады. Нотариалдық кеңселе жоқ елді мекендерде жергілікті әкімшілік
қызметкер құжаттарды олардың тұпнұсқасымен салыстыра отырып куәландырады,
Азаматтардын мүліктік, отбасылық қызметтік, білім жағдайына байланысты
құжаттардың ғана көшірмесі алынып куәландырылады.
Төлқұжаттың, марапатталғаны туралы құжаттың, депутаттық мындеттың, эскери
билеттің көшірмесін куәландыруға тыйым салынады.
Алқалық ұйым іс қағаздары. Алқалық (коллегия) - ресми түрде құрылған,
лауазымды адамдар тобынан тұратын әкімшіліктік, кеңестік немесе өкілеттік
ұйым.
Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртібі мен өткізу мерзімі
қарастырылған жұмыс жоспарына сәйкес өткізіледі. Өндірістік қажеттілік
болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртібіне өзгерістер мен
толықтырулар 'енгізе алады. Күн тәртібі алқалық ұйым мүшелеріне ең күрделі
деген мәселелер жөнінде ақпарат жазылған анықтамамен және лешім жобасымен
бірге жіберіледі. Кей жағдайда алқалық ұйым мүшелеріне жазбаша баяндамалар
мен сөйлеушілер сөзінің тезисі де жіберіледі. Бұл материалдармен алдынала
танысу — өткізілетін отырысқа кететін уақытты үнемдеуге септігін
17
тигізеді. Отырыстың күн тәртібіндегі мәселелердегі талқылаудың қорытындысы
бойынша қаулылар мен шешімдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша хаттама
жүргізіледі. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен безендірілуіне алқалық ұйымның
хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да. толық түрде де жазылады. Толық
жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен
жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.
Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгісіне сәйкес жазылады. Хаттамаға
жазылтан немесе безендірілген күн емес, отырыс өткізілген күн қойылады.
Егер отырыс бірнеше күнге созылатын болса, онда басталған күн мен соңғы күн
көрсетіледі. Осы күндер аралығында өткізілгендігі жазылады.
Мысалы, 12-14.11.1999ж.
Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден
бастап нөмірленеді.
Хаттама тақырыбы ретінде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрі
жазылады. Ол құжат атымен сәйкестіре жазылуы керек. Мысалы, педагогикалық
кеңес отырысы.
Хаттама мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте
төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртібі. шақырылғандар, қатынасқандар
туралы мәлімет жазылады. Фамилиялар алфавит тәртібімен, иерархиялык
тәртіппен беріледі, я болмаса олардың жалпы саны керсетіледі. Ал ат-атымен
жазылтан тізім хаттамаға қосымша тігіледі, Мысалы, қатынасқандар саны: 43
(тізім беріледі),
Белгілі бір кворум болу міндетті отырыстарда қатынасушылардың жалпы саны
және шешім қабылдауға тиіс қатысушылар саны көрсетіледі.
Күн тәртібіндегі мәселелер маңыздылығына қарай нөмірленіп беріледі.
Хаттаманың негізгі бөлігі мынадай үш пункттен түрады; 1. ТЫҢДАЛДЫ. 2.
ЖАРЫССӨЗ. 3 ҚАУЛЫ. "ТЫНДАЛДЫ" бөлімінде қаралатын негізгі мәселе сөз
болады, "ҚАУЛЫ" бөлімінде шешім жазылады. Бұл сөздер бас әріптермен азат
жолдан жазылады. Сөз сөйлегендер мәтінінің мазмұны үшінші жақ, жекеше
18
түрде жазылады Қаулы мәтіні нақты және не істеу керектігі, орындаушысы,
мерзімі көрсетіледі.
Толық редакцияланған және безендірілген хаттамап алқалық ұйым төрағасы
мен хатшысы қол қояды.
Алқалық ұйым шешімдері орындаушыларына өкілетті құжат ретінде (бұйрык,
шешім, қаулы) немесе хаттамадан көшірме я үзінді ретінде жеткізледі.
Хаттаманың үлгісі Мекеменің
аты, жөні Хатшы аты, жөні
аты Хаттама
00.00.0. N
орны
отырыс Төраға
3 сурет Хаттама үлгісі.
Азаматтық заңдар өздері реттейтін қатынастарға қатысушылардың теңдігін,
меншікке қол сұқпаушылықты, шарт еркіндігін, жеке істерге кімнің болса да
озбырлықпен араласуына жол беруге болмайтындығын, азаматтық қүқықтарды
кедергісіз жүзеге асыру, нұқсан келтірілген құқықтардың
қалпына келтірілуін, оларды соттың қорғауын қамтамасыз ету қажеттігін
тануға негізделген (9, 154) деген үзіндіні алайық.
Келтірілген мысалда бірыңғай мүшелер толық қолданылған. Мұнда тағы
басқалар, тағы сол сияқты дегендей қысқарғаны тіркестерді қолдануға
болмайды. Заңның тармағын саналы түрде меңгеру үшін, оны 2-3 рет оқу керек.
Бұл мысалда сондай-ақ дерексіз сөздер, етістіктен жасалған сөздер көп
кездеседі. Жазба түрдегі әкімшілік тілінің әрбір жанры белгілі мәліметтер
(церектер) тізбесін қамтиды және оның әбден қалыптасқан құрылымы
(композициясы) болады.
Сөздік құрамы мен грамматикалық құрылымдарының стилистикалық бірлігі
қүжаттың қажетті үлгіде құрылуын, берілетін ақпараттың дәлдігі мен
19
толықтығын, қисындылық қысқалық т.б. талаптардың жүзеге асуын қамтамасыз
етеді.
Әкімшілік тілдің ауызша және жазба түрін меңгеру белгілі мерзімді және
соған деген ынта ықыласты талап етеді. Басқарушының меңгеруге тиісті құжат
түрі -- оның лауазымдық міндеттемелерімен анықталады. Алайда керекті
терминдерді меңгеру, жалпы мәдени сөздік қор, соңдай-ақ құжаттарды толтыру
жолдарын меңгеру өздігінен пайда болмайды, қайта оған жүйелі түрде көңіл
бөлуді, деп күш жұмсауды талап етеді. Сондықтан, іскерлік хал: жазу өнерін
меңгерудің алғашқы сатысы оның теориялық моделін игеру болып табылады.
Стиль. Стиль - латын сөзі, қазақ тіліне аударғанда жазу құралы деген
мағына береді. Латын тілінде кейіннен стиль сөзі "жазу мәнері" деген
мағынада қолданылатын болған. Лингвистикада "стиль" жазу мәнері сөзге
сендіру тәсілі, мәнерлі сөйлеу және белгілі бір әдеби жанрға тән тілдік
қүраддар жүйесі деген сияқты көптеген мағынада қолданылып келді. Стиль деп
белгілі бір тілдегі лексикалық, грамматикалық және фонетикалық тәсілдердің
қолданылу принциптерін айтамыз. Бір ұғымды айтып, не жазып жеткізу үшін
қажетті тілдік тәсілдерді сүрыптап қолдануға болады.
Қолданылу ерекшеліктеріне қарай жалпы халықтық тілдің ауызша және
жазбаша түрлері болады. Ауызша сөйлеуде әр түрлі сазды үн шығады, яғни
адамдар айтайын деген ойын бір-біріне үнді тіл арқылы жеткізеді. Сөйтіп,
бірінің айтқанын бірі естиді. Сөйлеуде есту сезімі қатысады. Ауызша сөйлеу
интонациялық құбылмалылықка бейім түрады. Ол тілге әр түрлі мәнерлілік,
әуезділік сипат береді. Интонация ұғымына сөйлеу темпі, сөйлеу сазы,
дауыстың құбылуы, екпін т.б. енеді.
Жазбаша тілде бұл көрсетілген ерекшеліктер болмайды. Өйткені, онда ой
қағазға жазылып жеткізіледі. Яғни жазу тілдің көзге көрінетін белгілері
(дыбыс құрамы, сөз тіркесі) арқылы адам ойын жеткізу тәсілі ғана. Сонымен
жазу — ол белгілі бір текст. Бұл түрлі текстер (газет, журнал, кітаптағы
материалдар) әр
20
жай-күйді білдіріп хабарлайды. Ал, хабар — тіл фактісі. Тілдің ауызша және
жазбаша формалары бір-бірімен тығыз байланыста болады.
Жалпыхалықтық тіл негізгі қатынас кұралы түрінде өмірдің барлық саласында
пайдаланылады. Осы негізгі қатынас құралы жалпыхалықтық тілді белгілі бір
жүйелілікке, нормаға салатын әдеби тіл. Әдеби тіл жалпы халықтық тілдің
ауызша және жазбаша түрлерінің негізінде қалыптасады. Сондай-ақ жалпы
халықтық тілдің ауызша және жазбаша формалары стильдердің қалыптасуына
негіз болады. Стилистика жалпыхалықтық тілдін ауызша және жазбаша формалары
мен оның стильдерінде тілдік белгілерді (сөз, сөз тіркесі, сөйлем) қалай
қолдану қажет екендігін көрсетеді.
Стилистика тілдің қолдану заңдылықтарын зерттейтін ғылым болғандықтан,
тілдік белгілердің дұрыс қолданылу нормасын көздейді. Тілдік құралдарды
дұрыс, ұтымды қолдана білудің қоғамдық үлкен мәні бар. Тілдік белгілерді
сүрыптап қолдану зандылықтары әдетте айтылатын ойдын мазмұнына байланысты.
Ойлау жұмысының нәтижелерін тіл сөз арқылы бейнелейді. Ал сөз арқылы
жеткізілетін ой мен онын мазмұнының арасында тығыз байланыстылық болады.
Егер ой түсініксіз болса, онда сөзде түсініксіз шығады. Сондықтан ауызша не
жазбаша түрде айтылатын ойдың түсінікті, нақтылы болуына айрықша көніл
бөліп, оның мазмұнын дәл бере алатын тілдік қүралдарды сүрыптап қолдана
білудің манызы зор.
Стилистика әдеби нормадан ауытқымай, тілді тек дұрыс қолдануды үйретеді,
әдеби тілдің стильдік сапасын, монерлегіштік қасиетін арттыру жолын
көрсетеді. Стилистика жалпы халықтық тілдің ауызша және жазбаша формаларын,
оның әр түрлі стильдерін зерттеп, олардың бір-бірінен айырмашылықтары мен
өзіндік ерекшеліктерін қарастырады. Стилистика
тілдік қүралдардын стильдік белгілерін анықтап, оған сипаттама береді.
Қоғамдық өмірде қатынастың көптеген түрінің болуына байланысты онда тіл
біркелкі пайдаланылмайды. Өйткені адамдардың қатынасы әр түрлі жағдайда
жасалады. Әр жаг-дайда әр түрлі сөйленіп, әр түрлі жазылады. Мысалы:
21
"Тыңданыздар, Алматыдан сөйлеп турмыз!" бен "Әй, тыңдасан-даршы!" дегенді
салыстырсақ, біріншіде, әдеттегі, күнде радио дан естіп жүрген ресми хабар
түрі де, екіншіде -үйреншікті ауыз екі сөйлеу тілі бар. Формасы жағынан
екеуі де ауызша, бірақ айтылып жеткізілуі әр басқа. Немесе, мынандай
фактіні алайық: ғылыми стильде окулық жазылады және лекция оқылады. Мұнда
окулық — жазбаша, лекция — ауызша, яғни, тілдің әр түрлі формасы бір
стильде келген. Сөйтіп сөз формасы мен стиль ұғымдары бір емес. Форма — ол
тіл құралдарынын көмегімен болатын тілдің сыртқы көрінісі. Стиль - ол
белгілі бір қатынастың түрінде тілдік единицаларды сұрыптап пайдалану
арқылы, ойды жеткізу мәнерінің көрінісі.
Форма — тұрақты ұғым. Мәселен тілдің ауызша түрі адам қай кезден бастап
сөйлесе, содан бері жасап келеді және бүдан былай да жасай бермек. Стиль
болса, тарихи категория. Сондықтан тарихи бір кезеңде стильдердін болмауы
ол заңды құбылыс деп саналады. Стильдер жасалатын қатынастың ерекшелігіне
қарай тілдік единицалардың сұрыпталып қолданылу нәтижесінде дамып жетіледі.
Демек сөйлену, жазылу жағдайына байланысты, әр
алуан стильдік бояуы бар тілдік қүралдар пайда болады.
Жазба тілдің жетіле түсуі ғылым мен техника, әдебиет пен өнер салаларының
дамуына байланысты. Ғылым мен мәдениет салаларының дамуы жаңа жанрлардың
пайда болуына ықпал жасайды. Ол жанрға сай тілімізде жаңа стиль
қалыптасады.
Қоғам дамуына байланысты тілдің тек грамматикалық қүрылысы жетіліп,
лексикасы молығып қана қоймай, сонымен бірге, қазақ әдеби тілінін стильдер
жүйесі, функционалды стильдері де дамиды.
22
1.2.Басқару іс Қағаздарының тілі
Заң Қазақстан Республикасында тілдердің қолданылуының құқықтық
негіздерін, мемлекеттің оларды оқып-үйрену мен дамыту үшін жағдай жасау
жөніндегі міңдеттерін белгілейді. Қазакстан Республикасында қолданылатын
барлық тілге бірдей құрметпен қарауды қамтамасыз етеді.
Заңда мынадай ұғымдар пайдаланылады:
диаспора - өзінің тарихи шығу тегінен тысқары елде тұрып жатқан халықтың
бір бөлігі (этникалық қауымдастық);
опомастика - тіл білімінің жалпы есімдерді, олардың пайда болуы мен
өзгеруінің тарихын зерттейтін бөлімі;
орфография - дұрыс жазу ережесі, сөйленген сөзді (сөздер мен
грамматикалык тұлғаларды) жазбаша беру тәсілдерінің бірізділігін
белгілейтін ережелер жүйесі;
топопимика - ономастиканың географиялык объектілердің атауларын, олардың
пайда болуы, өзгеру, қолданылу зандылықтарын зерттейтін бөлімі:
трапслитерация - бір графиқалық жүйедегі мәтіндер мен жекелеген сөздерді
басқа графиқалық жүйенің құралдарымен әріппе-әріп арқылы беру.
Мемлекеттік,мемлекеттік емес ұйымдар мен жергілікті өзін-өзі басқару
органдарының қызметінде тілдерді қолдануға байланысты туындайтын қоғамдық
қатынастар осы Заң реттейтін мәселе болып табылады. Заң жеке
адамдар арасындағы қатынастарда және діни бірлестіктерде тілдердің қолда-
нылуын реттемейді.
Қазақстан Республикасындағы тіл туралы заңдар Қазақстан Республикасының
Конституциясына негізделеді, Заңнан, тілдерді қолдануға және дамытуға
қатысты Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерінен
тұрады.
Тіл туралы заңдар Қазақстан Республикасының азаматтарына, Қазақстан
Республикасында тұрақты тұратын шетелдіктерге және азаматтығы жоқ адамдарға
қолданылады.
23
Казақстан Республикасының мемлекеттік тілі - қазақ тілі.
Мемлекеттік тіл — мемлекеттің бүкіл аумағында қоғамдық
қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару, заң
шығару, сот ісін жүргізу және іс қағаздарын жүргізу тілі.
Қазақстан халқын топтастырудың аса маңызды факторы болып табылатын
мемлекеттік тілді меңгеру — Қазакстан Республикасының әрбір азаматының
парызы.
Үкімет, өзге де мемлекеттік. жергілікті өкілді және атқарушы органдар:
Қазақстан Республикасында мемлекетгік тілді барынша дамытуға, оның
халықаралық беделін нығайтуға;
Қазакстан Республикасының барша азаматтарының мемлекеттік тілді еркін
және тегін меңгеруіне қажетті барлық ұйымдастырушылық, материалдық-
техникалық жағдайларды жасауға;
қазақ диаспорасына ана тілін сақтауы және дамытуы үшін көмек көрсетуте
міндетті.
Орыс тілін қолдану мемлекеттік ұйымдарда және жергілікті өзін-өзі басқару
органдарында орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады.
Мемлекеттің тіл жөніндегі қамқорлығы Қазақстан Республикасының азаматының
ана тілін қолдануына, қарым- қатынас, тәрбие, оқу және шығармашылық тілін
еркін тандауына құқығы бар.
Мемлекет Қазақстан халқының тілдерін оқып үйрену мен дамыту үшін
жағдай туғызу жөнінде қамқорлық жасайды.
Ұлттық топтар жинақты тұратын жерлерде іс-шаралар өткізілген кезде
олардың тілдері пайдаланылуы мүмкін. Тілдердің қолданылуына кедергі
келтіруге жол бермеу.
Қазақстан Республикасында тілдік белгісі бойынша азаматтардың
құқықтарын кемсітуге жол берілмейді.
Қазақстанда мемлекеттік тілдің және басқа да тілдердің қолданылуына және
оларды үйренуге кедергі келтіретін лауазымды адамдардың іс-әрекеттері
24
Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауаптылыққа әкеп соқтырады.
Тілдердің қодданылуы мемлекеттік тіл Қазақстан Республикасы мемлекеттік
органдарының ұйымдарының және жергілікті өзін-өзі басқару органдарының
жұмыс және іс-қағаздарын жүргізу тілі болып табылады, орыс тілі ресми түрде
қазақтілімен тең қолданылады.
Мемлекеттік емес ұйымдардың жұмысында мемлекеттік тіл және қажет болған
жағдайда басқа тілдер қолданылады, мемлекеттік органдардың актілері
мемлекеттік тілде әзірленіп, қабылданады, қажет болған жағдайда,
мүмкіндігінше, басқа тілдерге аударылуы қамтамасыз етіле отырып, оларды
әзірлеу орыс тілінде жүргізілуі мүмкін.
Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдары жүйесінде, ұйымдарында,
меншік нысанына қарамастан, статистикалық-есеп, қаржы және техникалық
құжаттама жүргізу мемлекеттік тілде және орыс тілінде қамтамасыз етіледі.
Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың азаматтардың өтініштері мен
басқа да құжаттарға қайтаратын жауаптары мемлекеттік тілде немесе өтініш
жасалған тілде беріледі. Қазақстан Республикасының Қарулы Күштерінде,
соңдай-ақ әскери және әскерилендірілген құрамалардың барлық түрінде,
мемлекеттік бақылау мен қадағалау, азаматтарды құқыктық қорғау
ұйымдарында және құқық қорғау
органдарында мемлекеттік тілдің және орыс тілінің қолданылуы
қамтамасыз етіледі.
Қазақстан Республикасында сот ісі мемлекеттік тілде жүргізіледі, ал,
қажет болған жағдайда, сот ісін жүргізуде орыс тілі немесе басқа тілдер
мемлекеттік тілмен тең қолданылады.
Әкімшілік қүқық бұзушылық туралы істер мемлекеттік тілде, ал қажет болған
жағдайда, басқа да тілдерде жүргізіледі.
Қазақстан Республикасында жеке және заңды тұлғалардың жазбаша
нысанда жасалатын барлық мәмілелері қажет болған жағдайда басқа
25
тілдердегі аудармасы қоса беріліп, мемлекеттік тілде және орыс тілінде
жазылады. Тіл - білім беру саласында Қазақстан Республикасында мемлекеттік
тілде, ал ұлт топтары жинағы тұратын жерлерде солардың тілдерінде жұмыс
істейтін мектепке дейінгі балалар мекемелерін құру қамтамасыз етіледі.
Балалар үйлерінде және оларға теңестірілген ұйымдарда оқыту, тәрбие беру
тілін жергілікті атқарушы органдар олардағы балалардың ұлттық құрамын
ескере отырып белгілейді.
Қазақстан Республикасы орта, арнаулы орта және жоғары білімді мемлекеттік
тілде, орыс тілінде, ал қажетіне қарай және мүмкіндігі болған жағдайда
басқа да тілдерде алуды қамтамасыз етеді. Мемлекеттік те, мемлекеттік емес
оқу орындарында мемлекеттік тіл мен орыс тілі міндетті оқу пәні болып
табылады және білім туралы құжатқа енгізілетін пәндер тізбесіне. Тіл -
ғылым және мәдениет саласында Қазакстан Республикасында диссертацияларды
ресімдеу мен қорғауды қоса алғанда, мемлекеттік тіл мен орыс тілінің
колданылуы қамтамасыз етіледі.
Мәдени шаралар мемлекеттік тілде және қажет болған жағдайда басқа да
тілдерде жүргізіледі. Қазақстан Республикасы баспа басылымдары мен
бұқаралық ақпарат кұралдарында мемлекеттік тілдің, басқа да тілдердің
қолданылуын қамтамасыз етеді.
Қажетті тілдік ортаны жасау және мемлекеттік тілдің толыққанды қолданылуы
мақсатында, олардың меншік нысанына қарамастан, телера-дио арналары арқылы
берілетін мемлекеттік тілдегі хабарлардың көлемі уақыт жағынан басқа
тілдердегі хабарлардьщ жиынтық көлемінен кем болмауға тиіс.
Топонимикалық атауларды, ұйымдардың атауларын пайдалану тәртібі.
Елді мекендердің, көшелердің, аландардың, сондай-ақ басқа да физика-
географиялық объектілердің дәстүрлі, тарихи қалыптасқан қазақша атаулары
басқа тілдерде транслитерация ережелеріне сәйкес берілуге тиіс.
Мемлекеттік ұйьтмдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің атаулары
мемлекеттік тілде және орыс тіліңде беріледі. Бірлескен, шетелдік
26
ұйымдардың атаулары мемлекеттік тілде және орыс тілінде транслитерация
арқылы беріледі.
Кісі есімін, әкесінің есімін және тегін ресми құжаттарда жазу Қазақстан
Республикасының заңдары мен нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес келуге
тиіс. Деректемелер мен көриекі акдарат тілі мемлекеттік органдардың мөрлері
мен мөр таңбаларының мәтінінде олардың атаулары мемлекеттік тілде жазылады.
Меншік нысанына қарамастан, ұйымдардың мөрлерінің, мөр таңбаларының
мәтіні мемлекеттік тілде және орыс тілінде жазылады.
Бланкілер, маңдайшалар, хабарландырулар, жарнамалар, прейскуранттар, баға
көрсеткіштері, басқа да көрнекі ақпарат мемлекеттік тілде және орыс
тілінде, ал қажет болған жағдайда басқа да тілдерде жазылады.
Қазақстанда өндірілетін тауарлардың арнайы мәліметтер көрсетілген
тауарлық. жапсырмаларында (этикеткаларында), таңбаламаларында,
нұсқаулықтарында мемлекеттік тілде және орыс тілінде қажетті ақпарат болуға
тиіс.
Шетелде өндірілген тауарлардың арнайы мәліметтер көрсетілген тауарлық
жапсырмалары (этикеткалары), таңбаламалары, нұсқаулықтары импорттаушы
ұйымдардың қаражаты есебінен мемлекеттік тілдегі және орыс тіліндегі
аудармасымен қамтамасыз етіледі.
Көрнекі ақпараттың барлық мәтіні мынадай ретпен: мемлекеттік тілде -сол
жағына немесе жоғарғы жағына, орыс тілінде он жағында немесе төменгі жағына
орналасады, бірдей өлшемдегі әріптермен жазылады. Қажеттігіне қарай көрнекі
ақпараттың мәтіндері қосымша басқа да тілдерге аударылуы мүмкін. Бұл
жағдайда қаріп өлшемі нормативтік құқықтық актілерде белгіленген
талаптардан аспауға тиіс. Ауызша ақпарат, хабарландыру, жарнама мемлекеттік
тілде, орыс және қажет болған жағдайда, басқа да тілдерде беріледі.
Почта-телеграф жөнелтілімдері Қазақстан Республикасының шегінде
мемлекетгік тілде немесе орыс тілінде, ал Республикадан тыс жерлерге
белгіленген халықаралық ережелерге сәйкес жіберіледі.
27
Қазакстан Республикасында мемлекеттік тіл және барлық басқа тілдер
мемлекеттің қорғауында болады. Мемлекеттік органдар бұл тілдердің
қолданылуы мен дамуына қажетті жағдай жасайды.
Тілдің дамуы мемлекеттің тілдің басымдығын және іс қағаздарын жүргізуді
қазақ тіліне кезең-кезеңмен көшіруді көздейтін Мемлекеттік бағдарламамен
қамтамасыз етіледі.
Мемлекеттік тілді белгілі бір көлемде және біліктілік талаптарына сәйкес
білуі қажет кәсіптердің, мамандықтардың және лауазымдардың тізбесі
Қазақстан Республикасы заңдарымен белгіленеді.
Қазақстан Республикасының үкіметі терминология, ономастика жөніндегі
тиісті мемлекеттік комиссияларды және қажет болған жағдайда басқа да
құрылымдарды құрады. Тіл туралы зандарды бұзғаны үшін жауаптылық
Қазақстан Республикасының тіл туралы заңдарының бұзылуына кінәлі
мемлекеттік органдардың, кез келген меншік нысанындағы ұйымдардың бірінші
басшылары, сондай-ақ заңды және жеке тұлғалар Қазақстан Республикасының
заңдарына сәйкес жауапты болады.
Лауазымды адамның мемлекеттік тілді білмеу желеуімен азаматтардың
өтініштерін қабылдаудан бас тартуы, солдай-ақ мемлекеттік тілді және басқа
тілдерде қызмет атқарылатын салада олардың қолданылуына кез келген
кедергі келтіру Қазақстан Республикасының зандарында көзделген
жауаптылыққа әкеліп соғады. Қызметі Қазақстан Республикасының Үкіметі
бекіткен тиісті Ережемен реттеліп отыратын уәкілетті орган өз құзыреті
шегінде:
тілді дамыту саласында бірыңғай мемлекеттік саясаттың жүргізілуін
қамтамасыз етуге;
тілдерді қолдану мен дамытудың Мемлекетгік бағдарламасын әзірлеуге, оның
орындалуын жүзеге асыруға;
тіл туралы заңның орындалуын бақылауға, оны бұзу фактілерін қарауға және
олар бойынша шешім кабылдауға;
Қазақстан Республикасында ономастикалык және терминологиялық
28
жұмысты үйлестіруге міндетті.
Уәкілетті орган: өз құзыретіне сәйкес тіл туралы заңның орындалуына
мемлекеттік бақылауды жүзеге асыруға: министрліктерден, ведомстволардан,
орталық және жергілікті атқарушы органдардан, меншік нысанына қарамастан
ұйымдардан заңдардың, тілдерді қолдану мен дамытудың Мемлекеттік
бағдарламасының орындалуы жөнінде ақпарат, мәліметтер, құжаттар сұратып
алуға; заңдарда белгіленген өзге де функцияларды атқаруға құқылы.
Заңның ережелерін іске асыруды кадрлар, материалдық-техникалық, қаржы,
оқу-әдістемелік жағынан қамтамасыз ету Қазақстан Республикасының Үкіметіне
және өзге де мемлекеттік органдарына жүктеледі.
Қазақстан Республикасының дипломатиялық өкілдіктері мен Қазақстан
Республикасының халықаралық ұйымдар жанындағы өкілдіктерінің қызметі
мемлекеттік тілде, қажет болған жағдайда басқа да тілдерді пайдаланып
жүзеге асырылады.
Екі жақты халықаралық шарттар, әдетте, уағдаласушы тараптардың
мемлекеттік тілдерінде жасалады, көпжақты халықаралық шарттар оған
қатысушылардың келісімімен белгіленген тілдерде жасалады.
Қазақстан Республикасында басқа мемлекеттер өкілдерімен өткізілетін ресми
қабылдаулар мен өзге де шаралар басқа тілдерге аударылып, мемлекеттік тілде
жүргізіледі.
29
2 ТАРАУ Басқару құжаттарын рәсімдеудің жалпы
ережелері
2.1. Іс Қағаздарының стилі
Стиль дегеніміз - өмірдің белгілі бір саласында қолданылып, тарихи
калыптасқан тілдік құралдардың жүйесі.
Жазба стильдер жалпыхалықтық тілдің жазбаша формасының негізінде
қалыптасады. Бұлар қатынастың жазбаша формасында жиі жұмсалатындықтан мұнда
тілдік құралдар сұрыпталыл қолданылады. Сондықтан, онда қаралатын ғылым,
заң жобалары, іс қағаздары, ресми құжаттар және басқа да осылар сияқты
қоғамдық маңызды мәселелер жан-жақты толық қамтылып, логиқалық жүйелілікті
бұзатын қажетсіз детальдар болмай нақтылы, дәл жазылуы керек. Мұңдай талап
жазба стильдердің бәріне бірдей қойылады. Ол стильдердің қай салада
қолданылатыны, қандай қызмет атқаратындығы қатал ескеріліп, өздеріне тән
сөз қолдану заңдылықтары сақталады. Мысалы, ғылыми-көпшілік әдебиеттер
стилінде термиңдердің қолданылуы басым болса публицистикалық стильде саяси-
әлеуметтік мәні бар сөздердің жиі қолданылуы занды құбылыс. Әр стильдің
тілді құралдарды қолданудағы өзіне тән осындай ерекшеліктерімен бірге,
олардың ортақ белгілері де болады. Мұндай ортақ белгілер ресми, ғылыми және
публицистикалық стильдерден байқалады. Ол стильдерде жалпы халықтың тіл
құралдары әдеби нормаға сай қолданылады. Ал ауызекі сөйлеу стилі мен көркем
сөз стиліңде жалпы халықтық тіл байлығы сарқа пайдаланылады.
Ғылыми-көпшілік әдебиеттер стилі. Бұл стильдің пайда болуы ғылым мен
техниканың дамуымен тікелей байланысты. Бұған қазақ тілінде әр салада
жазылған ғылыми шығармалар жатады. Ғылыми стильде зерттеу объектісі
болатын зат не құбылыс ғылыми негізде сипатталып, дәлелдеуді қажет етеді,
Ал пікір дұрыстығын дәлелдеу үшін мұнда логика заңына, яғни дұрыс ойлау
заңына сүйену қажет. Сондықтан, ғылыми стильде логиканың маңызы ерекше.
30
Ғылыми шығармалар жалпыхалықтық әдеби тілде жазылады. Бірақ тілдік
тәсілдерді пайдалануда, оның өзінің ерекшелігі болады.
Ғылыми стильдің лексикасындағы ерекшелік – сөз тек өзінің негізгі
мағынасында жұмсалады. Сөздің көп мағыналығы, образды сөздер мұнда аз
кездеседі. Ғылым салаларының ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
МАЗМҰНЫ
КІРІСПЕ 4
1-ТАРАУ Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары
... ... . 6
1.1.Құжаттар қызметінің маңызы .6
1.2.Басқару іс қағаздарының тілі 23
2-ТАРАУ Басқару құжаттарын рәсімдеудің жалпы
ережелері ... ... ... ... 30
2.1. Іс қағаздарының
стилі ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... .30
2.2.Құжаттарды дайындау және ресімдеудің жалпы
ережелері ... ... ... ... ...43
3-ТАРАУ Әл-Фараби атындағы Қазақ Ұлттық университетінің іс қағаздарын
басқару жүйесі 55
3.1.Мекемедегі іс жұмысын жургізу ерекшеліктері 55
3.2.Ұйымдағы құжат айналымын жақсарту бағыттары 65
ҚОРЫТЫНДЫ 68
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 70
ҚОСЫМШАЛАР ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ...73
КІРІСПЕ
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі оның кұжаттармен
жұмысының дұрыс деңгейге қойылуына байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне
шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық
басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі -
қүжаттаусыз іске асырылмайды.
Техникалық орындаушылардан бастап барлык, буындағы басшыларға дейінгі
басқару аппаратының бүкіл жұмыскерлерінің қызметі кұжаттаумен байланысты.
Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін
қам-тамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың
негізінде шешімдер қабылдайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық
және қоғамдық қызметінің сан қилы мәселелері бойынша кұжаттар жасалады. Ол
бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар,
өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын
құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына,
есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиыны іс жүргізу деп
аталады.
Қазақ КСР-дағы іс жүргізу жүйесі барлық шаруашылық субъектлерінің ортақ
біртектес әдістер негізінде кұрылып, мемлекеттік стандарттар мен ережелерге
сәйкес реттеледі. Жаңа экономикалык қатынастарға көшу кезеңінде, әр түрлі
мемлекеттік және жеке меншік құрылымдардың жаппай сахнаға шығу жағдайла-
рында бұл ережелер үміт болған, және де мемлекеттік ұйымдарда бұл мәселені
шешудің қандай да болмасын талпынысы байқалғанымен, әрбір жеке меншік фирма
құжаттарды рәсімдеп, дайындап және есептерін жүргізіп өз тәртіптерін
орнатуда. Бүл жағдай 11.07.97 ж. № 151-1 ҚР Тіл туралы Заңының іс
жүргізуді қазақтіліне аудару талабымен күрделене түседі.
4
Қазақ тілін іс жүргізуге ендіру тәжірибе жүзінде ойдағыға қарағанда
анағүрлым күрделі процесс болып шықты.
Қазақстандағы бүкіл іс жүргізу жүйесі орыс тіліне негізделген, ал хат-
хабарды қазақ тілінде рәсімдеу сауатты аудармашыларды, кеңсе техникасын,
қажетгі сөздіктерді, анықтамалықтарды, сондай-ақ мемлекеттік және жеке
меншік кұры-лымдарда құжаттарды жасаудың ортак біртектес әдістерін
қолдануды талап етеді. Тілден тілге көшу процесін терминдерге әр түрлі
түсінік беру және әсіресе нарық-тық өзгерістерге байланысты лексиконда
пайда болған казақ тіліндегі ұқсас сөздерді іздестіру сияқты тіл мәселелері
де тежейді.
Әрине, бұндай жағдайда құжаттаманы ең алдымен орыс тілінде бірыңғайлау
қажет, сосын ғана оны, ең болмағанда элементарлы және анағурлым кеп тараған
құжаттар мен жүйелерді, қазақ тіліне аударған жөн.
Қолданыстағы ресми құжаттарға сүйене отырып, осы басылымның
кұрастырушылары орыс және қазақ тілдерінде құжаттаудың негіздері бойынша аз
ғана білім беруге талпыныс жасады, оны іс жургізумен айналысатын кез-келген
маман пайдаға асырып, сан қилы кұжаттарды рәсімдей алады.
Құралдың ішкі кұрылымы алгоритмдер принципі бойынша кұрылған, олар
пайдаланушыларға соның негізінде іс жүргізуді ұйымдастыру бойынша фирманың
ішкі құжатын, яғни Іс жүргізу бойынша нұсқаулықты уақытты үнемдей отырып,
сауатты түрде құрастыруға мүмкіндік береді.
Жасалған жұмыс екі тараудан тұрады, кіріспе, қорытынды және қолданылған
әдебиеттерден.
5
1. Тарау Басқау құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары.
1.1.Құжаттар қызметінің маңызы
Құжат — латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына береді.
Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:
1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге
деген) растайтын іс қағазы;
2) жеке басты ресми түрде куәландыратын кұжат (төлқүжат);
3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).
Кәсіпорынды басқару — мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім
қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып
табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәліметтер керек болады. Құжат акпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, со-нымен бірге оның
мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағалынады. Яғни, ақпараттың көптігі
оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін
жақтарын айқындап, оны қабылдап — түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек
етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы
оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның
ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлылығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей катынас жасаумен тиімді ұштастырыла
жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу
құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң
арқылы қорғалатын істі белгілеуді тәсілі де болып табылады. Басқарудың
құралы ретінде кұжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде,
бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның
қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз
6
етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар
мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке
тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат
түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша
әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын
шешуде қандай бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.
Кәсіпорынның немесе ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи
құндылыққа ие, мемлекеттін архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан
олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазакстан Республикасы мәдениет,
ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды
басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР
Министрлер кабинеті бекіткен Қазакстан Республикасында барлық ұйымдық-
қүқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды
баскару және құжат жүргізудің негізгі ережелері деп аталатын № 562 қаулысы
болып табылады. Ережелерде кұжаттарды толтырудың және құжат айналымын
басқарудың нормалары айқындалған (17, 109). Құжаттарды топтастыру — оларды
ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.
Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото,
кино- бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.
Мазмұнына қарай — ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары
болып бөлінеді.
Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар,
хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.
Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей
болып бөлінеді.
Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып
бөлінеді.
7
Орындалу мерзімі бойынша кұжаттар жедел және жедел емес (жай) болып
бөлінеді.
Шығу тегіне қарап кұжаттар қызметтік және ресми жекелік (атаулы) болып
бөлінеді.
Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте
қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.
Заңдылық күшіне қарай шын және жалға кұжаттар болып бөлінеді.
Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар
болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық
көшірмесі, выписка — кұжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат -—
құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұскасы болып бөлінеді. Сақталу
мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10 жылдан жоғары
тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын. ГОСТ
6.10.1-88 бойынша Қазакстан Республикасында қызмет ерекшелігіне қарай
Құжат толтырудың бірыңғай жүйесі, негізгі ережелер (А. 1992) белгіленген.
Осы мемлекеттік стандартқа сәйкес кұжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі бар:
жоспарлы, есептік-санақтық, алғашқы есептеу, қаржылық және бухгалтерлік-
есептік, ақшалай есеп айыру, ұйымдық-өкімдік, баға белгілеу бойынша,
материалдық-техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша, сауда бойынша, сыртқы
сауда бойынша, кұрылыс жобасы, өнер тапкыштык және жаңалықтар ашу бойынша,
әлеуметтік қамсыздандыру бойынша, еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша
транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы бойынша, халыққа
тұрмыстық қызмет көрсету бойынша.
Ұйым өзінің қлыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін
әзірлейді. Ондай табелъге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері де,
сондай-ақ есептеу техникалық құралдары аркылы жасалған түрлері де енеді.
Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдердің барлығына бірдей іс
номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен
оларды жасауға көп күш, уақыт кетеді, Мұның өзі тікелей іске, ауызша
түрдегі
8
жеке қарым-қатынасқа кедергі келтіреді.
Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды
толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіңдік береді.
Бірақ бұл — құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы
басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және
ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.
Әрі карай біз фирманы кұру, оны ұйымдастыру, жеке құрамын жедел басқару
және хат жазысу туралы айтамыз.
Құжаттың жеке құрамды бөліп деректеме (реквизит) деп аталады:
-қүжаттардын міндетті деректемелеріне мыналар жатады:
-ұйымның атауы — құжат авторы;
-ұйымның коды — құжат авторы;
-құжаттың (хаттардан басқа) атауы;
-тақырыбы;
-құжат түрінің коды;
-құжатты толтыру мерзімі;
-индексі;
-мәтіні;
-бұрыштамасы;
-қоиылған қолы;
Құжаттың орындалғаны және іске тіркелгендігі туралы Ұйымдастырушы-
нұсқаулық құжаттар (ережелер, штаттық кестелер, бұйрықтар т.б.) ГОСТ
6.38.90 бекіткен Ұйымдастырушы нұсқаулық құжаттардың жүйесі кұжаттарды
толтыруға қойылатын талаптар атты мемлекетік стандартқа сәйкес болуы
керек. Бұл стандарт кұжаттардың құрамын, құжат тізбелерінің орналасуы мен
мазмұнын, құжат деректемелерін, бланкілерге, мәтіндерге және олардың
машинкаға басылуына қойылатын талаптарды белгілейді.
ГОСТ 6.38.90 ұйымдастырушы-нұсқаулық кұжат деректемелерінің мынадай
9
құрамын белгілейді:
1 — Қазакстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;
2 —ұйымның эмблемасы;
3 — наградалардың бейнесі;
4 — ұйымның коды;
5 — құжаттың коды;
6 — министрлік пен ведомствоның атауы;
7 — ұйымның атауы;
8 — құрылымды бөлімшенін атауы;
9 — байланыс кәсіпорнының индексі, пошта және телеграф
мекен-жайы, телефонның, басқа байланыс құралдарының
нөмірі, банктегі есеп-шоттың нөмірі;
10 — құжат түрінің атауы;
11 — мерзімі;
•12 — индексі (ішкі нөмірі);
13 — кіріс құжаттың мерзміне сілтеме;
14 — толтырылған немесе шығарылған орны;
15 — құжатты алуды шектейтін арнайы белгі (гриф);
16 — мекен-жайы;
17 — бекітудің арнайы белгісі (гриф);
18 — шығарылған куні;
19 — мәтінің тақырыбы;
20 — бақылау туралы белгі;
21 — мәтін;
22 — қосымшаның бар екені туралы белгі;
23 — қолы;
10
24 — келісім белгі (гриф);
25 — бұрыштамасы (виза);
26 — мөрі;
27 — көшірмесін растайтын белгі;
28 — құжатты толтырушының тегі мен телефон нөмірі;
29 — құжатты орындалуы мен іске тіркелуі туралы белгі;
30 — барлық мәліметтердің компьютерге енгізілгені туралы белгі;
• 31 — құжаттың келіп түскені туралы белгі (17, 119).
Деректеме толық және дәл мәлімет беруі керек, әрі жалпыға
ортақ стандарт бойынша толтырылуға тиіс. Үлгі ретінде кейбір
реквизиттердің толтырылуын көрсетейік.
Мекен-жай. Құжаттар ұйымдарға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне және
лауазымды адамдарға жіберіледі.
Алматы электромеханика зауыты Қамтамасыз ету және өткізу бөліміне
"Эталон" зауытының директоры
К. Ыбраев мырзаға
Егер құжат бірнеше бірдей ұйымдар мен бөлімшелерге жіберілсе, оларды
жалпылап көрсетеді.
Эмикс фирмасы қызыметкерлер бастықтарына
Құжатты төрттен көп адреске жібергенде, тізім жасалады және әр құжатта
бір ғана мекен-жай көрсетіледі.
Мекен-жай тізбесінің кұрамына өз тәртібі бойынша толтырылған поштаның
мекен-жайы да кіруі мумкін. Жеке тұлғаға жіберілген құжатқа мекен-жай
міндетті түрде қойылады. Мысалы:
480025, Алматы қаласы.
Абай даңғылы 67,
45-петер . Исабаевке
1 сурет Мекен-жай тізбесі.
11
Құжатты толтыру не шығару орны әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша
толтырылады. Мысалы: Алматы қ-сы; Талғар қаласы, Алматы облысы; Үшарал
қалаласы, Алматы облысы.
Бекіту грифі. Мұнда Бекітемін сөзі, лауазым аты, жеке қолы, тегі мен
аты-жөні және күні жазылады. Мысалы:
БЕКІТЕМІН 1
Азимут туристік агенттігінің
директоры
қолы А. Сабиров
12-06-97.
2 сурет Бекіту Грифі.
Егер кұжат арнайы бланкіде толтырылмаса, лауазым атына кәсіпорының атауы
қосылады (соңғы мысалдағыдай). Құжатты бұйрықпен немесе хаттамамен
бекітіледі бекіту грифі, мысалы былай толтырылады:
БЕКІТІЛДІ
Директорлар Кеңесі мәжілісінің
Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрі мақсаты мен
мазмұнына, жасалған орнына, жасалуысына, қызметіне, формасына т. б.
ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс
жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай
ұйымдық-өкілеттік құжаттар деп алып, ол іштей бірнеше топқа топтауға
болады. Сондай-ақ. іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға
қатысты және қызметік іс қағаздары деп екіге бөлінеді. Формасына қарай
типтік және трафареттік болып бөлінеді. Ал жасалу орнына қарай мекеменің
ішкі іс қағаздары және сыртан келіп түсетін іс қағаздары болып бөлінеді.
Шығу, салу сатысына қарай түпнұскалық және көшірмелік болып бөлінеді.
Алқалық ұйымдардың кұжаттары іс қағаздарының бір түрі ретінде каралады.
Енді осы топтардың әр қайсысына жеке-жеке тоқталайық.
Ұйымдық-өкілеттік құжаттар іштей ұйымдық, өкілеттік және аныктама-
12
ақпараттық болып үшке бөлінеді.
Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылу құрылуына қатысты құжаттар,
басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі
құрылымдылық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, жарғы, ереже,
нұсқау (инструкция) т.б, құжаттар жатады.
Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып
саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін
Мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай мекеменің
ұйымдық құжаттарына мекеме жарғысы; құрылтайшылар келісімі және жарғы;
коммерциялык емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады. Мекеме жарғысы
белгіленген тәртіп бойынша бекітілген тәртіп бойынша бекітіледі.
Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке,
занды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқыктары мен міндеттері жазылады. Жарғы
мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекен-жайын, басқару органың,
бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылуын, ісін тоқтатуын реттейді,
растайды.
Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатың,
принциптерін, басқдру органының кұрамы мен мүмкіндіктерін, келісім-шарт
уақытын белгілейді.
Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны
анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбек ақылар көрсетіледі.
Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда кұрылымдық
бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін,
қызметтерін белгілейтін бағыттағы ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін
ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп
ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты
негізінде бұл кұжат ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала
отыра жасалады.
Ішкі тәртіп ережесінщ тексін мекеме әкімшілігі кәсіподақ
13
қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында өткізілетін
жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.
Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда
қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қарым-қатынасын,
мекеме жетекшісі мен қызметкердің құқықтық қарым-қатынас-тары және т.б.
мәселелер жазылады. Қызметтік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің
құқықтарымен міндеттерін айқындайды. Өкілеттік құжаттарға мекеменің
қызметтік іс-әрекеттеріне және кызметкерлеріне байланысты жазылатын
бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік
жетекшісі қол қояды. Бұйрыктарда ұйымның, өндірістік-шаруашылык және
маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондыктан оларды безендіруде,
сақтауда нактылы талаптар қойылады.
Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс және
оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша
жүргізіледі.
Бұйрыққа қол қойылған соң ол тіркеуге алынады, түпнұсқасы немесе оның
көшірмесі я үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және оларға бақылау
жасалады.
Бұйрықты безендірудің ең маңызды бөлігі - оның мәтіні. Бұйрық мәтіні
өкілеттік бөлімдерден кұралып, ’’БҰЙЫРАМЫН’’ деген сөзбен беріледі және
жеке жолға жазылады.
Орындалуы міндетті бүл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа
жазылады. Онда іс-әрекеттін орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні
көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.
Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса, мәтіннің
өкілеттік бөлігі пункттерге бөлінеді және олар араб цифрларымен,
белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.
Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы,
қызметі толық жазылуы тиіс.
14
Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда,
орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың
соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.
Бұйрықтың соңғы пунктінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның
қызметі көрсетіледі.
Өкілеттік құжат мәтіндершің тақырыптары "...туралы ", "...жөнінде",
"...жайында" деген сияқты шылаулармен келген сөз тіркестерінен тұрады.
Тақырып аттары мейлінше қысқа, нақты, ''не туралы’’ деген сұракқа жауап
беретіндей сөз тіркестерінен құралады. Мысалы, "...өзгеріс енгізу туралы",
"...қайта қарау жөнінде", "...шаралар қолдану жайында", "...қорытындысы
жөнінде" т.б.
Ұйымдық-өкілеттік құжаттардың көп кездесетін түрін анықтама-ақпараттық
құжаттар жатады. Олар: хат, жедел-хат, телефонхат, түсініктеме, мәліметхат,
акт, анықтама және т.б. қызметтік хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат
беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекеттен
ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді,
баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат
алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме
басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.
Анықтама-ақпараттық құжаттардың бірі — акт. Ол мекеме жетекшісінің
тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың
қатысуымен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кездеседі. Олар:
материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу,
өткізу, материалдық құндылықтарды қабылдау, өткізу т.б.
Құжатқа акт жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Олардың
ұсыныстары мен көзкарастары актіде белгіленбейді. Тексеруші топ
мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды
және мекеме мөрі басылады.
Іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және
15
қызметгік деп бөлінеді. Қызметтік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің
жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан
жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян,
арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т.б.
төлкұжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер
азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен
ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын
жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама т.б.
Іс қағаздары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып
бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп қалыптасқан мәтін үлгі бойынша жазылатын
іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш т.б. Трафареттік іс қағаздары
деп мәтіннін белгілі бір бөлігі алдын ала типографиялык әдіспен басылып
дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын ала дайындалған бөлігінде
өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, студенттің белгілі орнында оқитынын
растайтын анықтама. Мұнда студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен
курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиялық әдіспен
басылып, алдын ала дайындалады. Еркін мәтінді іс қғаздарына қлыптасқан үлгі
бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын қжаттар жатады. Мысалы,
пікір. Еркін мәтінді іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына
койылатын талаптар сақалады.
Мекеменің ішкі іс қғаздарына мекеменің қызмет ету барысында, оны кұжаттау
процесінде мекеме ішінде дайындалған іс қғаздары жатады. Мекемеге басқ
ұымдар мен мекемелерден келіп түсетін кұжаттар сырттан келіп түсетін іс
қғаздарына жатады.
Шығу, жасалу деңгейіне қрай іс қағаздары түпнұсқалық және көшірмелік
болып бөлінеді. Тұпнұсқалық іс қағаздарына кез-келген құжаттың бірінші рет
жасалған нұсқасы (оригинал) жатады. Ал көшірмелік іс қағаздарына
тұпнұсқаның мәтіні сол күйіңде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы
немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік іс қағаздарына кез-келген
16
құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі т.б.), үзіндісін
(хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді т.б.), дубликатын жаткызуға болады.
Үзінді - құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға
берілетін нұсқасы.
Дубликат - құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың тұпнұсқасымен күші
бірдей көшірмесі.
Кез-келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге
құқы бар. Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып қол
қойылғанда ғана күш бар. Егер көшірме мекемеден тыс жерге берілетін болса
оған мөр басылады.
Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер
куәландырады. Нотариалдық кеңселе жоқ елді мекендерде жергілікті әкімшілік
қызметкер құжаттарды олардың тұпнұсқасымен салыстыра отырып куәландырады,
Азаматтардын мүліктік, отбасылық қызметтік, білім жағдайына байланысты
құжаттардың ғана көшірмесі алынып куәландырылады.
Төлқұжаттың, марапатталғаны туралы құжаттың, депутаттық мындеттың, эскери
билеттің көшірмесін куәландыруға тыйым салынады.
Алқалық ұйым іс қағаздары. Алқалық (коллегия) - ресми түрде құрылған,
лауазымды адамдар тобынан тұратын әкімшіліктік, кеңестік немесе өкілеттік
ұйым.
Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртібі мен өткізу мерзімі
қарастырылған жұмыс жоспарына сәйкес өткізіледі. Өндірістік қажеттілік
болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртібіне өзгерістер мен
толықтырулар 'енгізе алады. Күн тәртібі алқалық ұйым мүшелеріне ең күрделі
деген мәселелер жөнінде ақпарат жазылған анықтамамен және лешім жобасымен
бірге жіберіледі. Кей жағдайда алқалық ұйым мүшелеріне жазбаша баяндамалар
мен сөйлеушілер сөзінің тезисі де жіберіледі. Бұл материалдармен алдынала
танысу — өткізілетін отырысқа кететін уақытты үнемдеуге септігін
17
тигізеді. Отырыстың күн тәртібіндегі мәселелердегі талқылаудың қорытындысы
бойынша қаулылар мен шешімдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша хаттама
жүргізіледі. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен безендірілуіне алқалық ұйымның
хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да. толық түрде де жазылады. Толық
жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен
жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.
Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгісіне сәйкес жазылады. Хаттамаға
жазылтан немесе безендірілген күн емес, отырыс өткізілген күн қойылады.
Егер отырыс бірнеше күнге созылатын болса, онда басталған күн мен соңғы күн
көрсетіледі. Осы күндер аралығында өткізілгендігі жазылады.
Мысалы, 12-14.11.1999ж.
Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден
бастап нөмірленеді.
Хаттама тақырыбы ретінде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрі
жазылады. Ол құжат атымен сәйкестіре жазылуы керек. Мысалы, педагогикалық
кеңес отырысы.
Хаттама мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте
төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртібі. шақырылғандар, қатынасқандар
туралы мәлімет жазылады. Фамилиялар алфавит тәртібімен, иерархиялык
тәртіппен беріледі, я болмаса олардың жалпы саны керсетіледі. Ал ат-атымен
жазылтан тізім хаттамаға қосымша тігіледі, Мысалы, қатынасқандар саны: 43
(тізім беріледі),
Белгілі бір кворум болу міндетті отырыстарда қатынасушылардың жалпы саны
және шешім қабылдауға тиіс қатысушылар саны көрсетіледі.
Күн тәртібіндегі мәселелер маңыздылығына қарай нөмірленіп беріледі.
Хаттаманың негізгі бөлігі мынадай үш пункттен түрады; 1. ТЫҢДАЛДЫ. 2.
ЖАРЫССӨЗ. 3 ҚАУЛЫ. "ТЫНДАЛДЫ" бөлімінде қаралатын негізгі мәселе сөз
болады, "ҚАУЛЫ" бөлімінде шешім жазылады. Бұл сөздер бас әріптермен азат
жолдан жазылады. Сөз сөйлегендер мәтінінің мазмұны үшінші жақ, жекеше
18
түрде жазылады Қаулы мәтіні нақты және не істеу керектігі, орындаушысы,
мерзімі көрсетіледі.
Толық редакцияланған және безендірілген хаттамап алқалық ұйым төрағасы
мен хатшысы қол қояды.
Алқалық ұйым шешімдері орындаушыларына өкілетті құжат ретінде (бұйрык,
шешім, қаулы) немесе хаттамадан көшірме я үзінді ретінде жеткізледі.
Хаттаманың үлгісі Мекеменің
аты, жөні Хатшы аты, жөні
аты Хаттама
00.00.0. N
орны
отырыс Төраға
3 сурет Хаттама үлгісі.
Азаматтық заңдар өздері реттейтін қатынастарға қатысушылардың теңдігін,
меншікке қол сұқпаушылықты, шарт еркіндігін, жеке істерге кімнің болса да
озбырлықпен араласуына жол беруге болмайтындығын, азаматтық қүқықтарды
кедергісіз жүзеге асыру, нұқсан келтірілген құқықтардың
қалпына келтірілуін, оларды соттың қорғауын қамтамасыз ету қажеттігін
тануға негізделген (9, 154) деген үзіндіні алайық.
Келтірілген мысалда бірыңғай мүшелер толық қолданылған. Мұнда тағы
басқалар, тағы сол сияқты дегендей қысқарғаны тіркестерді қолдануға
болмайды. Заңның тармағын саналы түрде меңгеру үшін, оны 2-3 рет оқу керек.
Бұл мысалда сондай-ақ дерексіз сөздер, етістіктен жасалған сөздер көп
кездеседі. Жазба түрдегі әкімшілік тілінің әрбір жанры белгілі мәліметтер
(церектер) тізбесін қамтиды және оның әбден қалыптасқан құрылымы
(композициясы) болады.
Сөздік құрамы мен грамматикалық құрылымдарының стилистикалық бірлігі
қүжаттың қажетті үлгіде құрылуын, берілетін ақпараттың дәлдігі мен
19
толықтығын, қисындылық қысқалық т.б. талаптардың жүзеге асуын қамтамасыз
етеді.
Әкімшілік тілдің ауызша және жазба түрін меңгеру белгілі мерзімді және
соған деген ынта ықыласты талап етеді. Басқарушының меңгеруге тиісті құжат
түрі -- оның лауазымдық міндеттемелерімен анықталады. Алайда керекті
терминдерді меңгеру, жалпы мәдени сөздік қор, соңдай-ақ құжаттарды толтыру
жолдарын меңгеру өздігінен пайда болмайды, қайта оған жүйелі түрде көңіл
бөлуді, деп күш жұмсауды талап етеді. Сондықтан, іскерлік хал: жазу өнерін
меңгерудің алғашқы сатысы оның теориялық моделін игеру болып табылады.
Стиль. Стиль - латын сөзі, қазақ тіліне аударғанда жазу құралы деген
мағына береді. Латын тілінде кейіннен стиль сөзі "жазу мәнері" деген
мағынада қолданылатын болған. Лингвистикада "стиль" жазу мәнері сөзге
сендіру тәсілі, мәнерлі сөйлеу және белгілі бір әдеби жанрға тән тілдік
қүраддар жүйесі деген сияқты көптеген мағынада қолданылып келді. Стиль деп
белгілі бір тілдегі лексикалық, грамматикалық және фонетикалық тәсілдердің
қолданылу принциптерін айтамыз. Бір ұғымды айтып, не жазып жеткізу үшін
қажетті тілдік тәсілдерді сүрыптап қолдануға болады.
Қолданылу ерекшеліктеріне қарай жалпы халықтық тілдің ауызша және
жазбаша түрлері болады. Ауызша сөйлеуде әр түрлі сазды үн шығады, яғни
адамдар айтайын деген ойын бір-біріне үнді тіл арқылы жеткізеді. Сөйтіп,
бірінің айтқанын бірі естиді. Сөйлеуде есту сезімі қатысады. Ауызша сөйлеу
интонациялық құбылмалылықка бейім түрады. Ол тілге әр түрлі мәнерлілік,
әуезділік сипат береді. Интонация ұғымына сөйлеу темпі, сөйлеу сазы,
дауыстың құбылуы, екпін т.б. енеді.
Жазбаша тілде бұл көрсетілген ерекшеліктер болмайды. Өйткені, онда ой
қағазға жазылып жеткізіледі. Яғни жазу тілдің көзге көрінетін белгілері
(дыбыс құрамы, сөз тіркесі) арқылы адам ойын жеткізу тәсілі ғана. Сонымен
жазу — ол белгілі бір текст. Бұл түрлі текстер (газет, журнал, кітаптағы
материалдар) әр
20
жай-күйді білдіріп хабарлайды. Ал, хабар — тіл фактісі. Тілдің ауызша және
жазбаша формалары бір-бірімен тығыз байланыста болады.
Жалпыхалықтық тіл негізгі қатынас кұралы түрінде өмірдің барлық саласында
пайдаланылады. Осы негізгі қатынас құралы жалпыхалықтық тілді белгілі бір
жүйелілікке, нормаға салатын әдеби тіл. Әдеби тіл жалпы халықтық тілдің
ауызша және жазбаша түрлерінің негізінде қалыптасады. Сондай-ақ жалпы
халықтық тілдің ауызша және жазбаша формалары стильдердің қалыптасуына
негіз болады. Стилистика жалпыхалықтық тілдін ауызша және жазбаша формалары
мен оның стильдерінде тілдік белгілерді (сөз, сөз тіркесі, сөйлем) қалай
қолдану қажет екендігін көрсетеді.
Стилистика тілдің қолдану заңдылықтарын зерттейтін ғылым болғандықтан,
тілдік белгілердің дұрыс қолданылу нормасын көздейді. Тілдік құралдарды
дұрыс, ұтымды қолдана білудің қоғамдық үлкен мәні бар. Тілдік белгілерді
сүрыптап қолдану зандылықтары әдетте айтылатын ойдын мазмұнына байланысты.
Ойлау жұмысының нәтижелерін тіл сөз арқылы бейнелейді. Ал сөз арқылы
жеткізілетін ой мен онын мазмұнының арасында тығыз байланыстылық болады.
Егер ой түсініксіз болса, онда сөзде түсініксіз шығады. Сондықтан ауызша не
жазбаша түрде айтылатын ойдың түсінікті, нақтылы болуына айрықша көніл
бөліп, оның мазмұнын дәл бере алатын тілдік қүралдарды сүрыптап қолдана
білудің манызы зор.
Стилистика әдеби нормадан ауытқымай, тілді тек дұрыс қолдануды үйретеді,
әдеби тілдің стильдік сапасын, монерлегіштік қасиетін арттыру жолын
көрсетеді. Стилистика жалпы халықтық тілдің ауызша және жазбаша формаларын,
оның әр түрлі стильдерін зерттеп, олардың бір-бірінен айырмашылықтары мен
өзіндік ерекшеліктерін қарастырады. Стилистика
тілдік қүралдардын стильдік белгілерін анықтап, оған сипаттама береді.
Қоғамдық өмірде қатынастың көптеген түрінің болуына байланысты онда тіл
біркелкі пайдаланылмайды. Өйткені адамдардың қатынасы әр түрлі жағдайда
жасалады. Әр жаг-дайда әр түрлі сөйленіп, әр түрлі жазылады. Мысалы:
21
"Тыңданыздар, Алматыдан сөйлеп турмыз!" бен "Әй, тыңдасан-даршы!" дегенді
салыстырсақ, біріншіде, әдеттегі, күнде радио дан естіп жүрген ресми хабар
түрі де, екіншіде -үйреншікті ауыз екі сөйлеу тілі бар. Формасы жағынан
екеуі де ауызша, бірақ айтылып жеткізілуі әр басқа. Немесе, мынандай
фактіні алайық: ғылыми стильде окулық жазылады және лекция оқылады. Мұнда
окулық — жазбаша, лекция — ауызша, яғни, тілдің әр түрлі формасы бір
стильде келген. Сөйтіп сөз формасы мен стиль ұғымдары бір емес. Форма — ол
тіл құралдарынын көмегімен болатын тілдің сыртқы көрінісі. Стиль - ол
белгілі бір қатынастың түрінде тілдік единицаларды сұрыптап пайдалану
арқылы, ойды жеткізу мәнерінің көрінісі.
Форма — тұрақты ұғым. Мәселен тілдің ауызша түрі адам қай кезден бастап
сөйлесе, содан бері жасап келеді және бүдан былай да жасай бермек. Стиль
болса, тарихи категория. Сондықтан тарихи бір кезеңде стильдердін болмауы
ол заңды құбылыс деп саналады. Стильдер жасалатын қатынастың ерекшелігіне
қарай тілдік единицалардың сұрыпталып қолданылу нәтижесінде дамып жетіледі.
Демек сөйлену, жазылу жағдайына байланысты, әр
алуан стильдік бояуы бар тілдік қүралдар пайда болады.
Жазба тілдің жетіле түсуі ғылым мен техника, әдебиет пен өнер салаларының
дамуына байланысты. Ғылым мен мәдениет салаларының дамуы жаңа жанрлардың
пайда болуына ықпал жасайды. Ол жанрға сай тілімізде жаңа стиль
қалыптасады.
Қоғам дамуына байланысты тілдің тек грамматикалық қүрылысы жетіліп,
лексикасы молығып қана қоймай, сонымен бірге, қазақ әдеби тілінін стильдер
жүйесі, функционалды стильдері де дамиды.
22
1.2.Басқару іс Қағаздарының тілі
Заң Қазақстан Республикасында тілдердің қолданылуының құқықтық
негіздерін, мемлекеттің оларды оқып-үйрену мен дамыту үшін жағдай жасау
жөніндегі міңдеттерін белгілейді. Қазакстан Республикасында қолданылатын
барлық тілге бірдей құрметпен қарауды қамтамасыз етеді.
Заңда мынадай ұғымдар пайдаланылады:
диаспора - өзінің тарихи шығу тегінен тысқары елде тұрып жатқан халықтың
бір бөлігі (этникалық қауымдастық);
опомастика - тіл білімінің жалпы есімдерді, олардың пайда болуы мен
өзгеруінің тарихын зерттейтін бөлімі;
орфография - дұрыс жазу ережесі, сөйленген сөзді (сөздер мен
грамматикалык тұлғаларды) жазбаша беру тәсілдерінің бірізділігін
белгілейтін ережелер жүйесі;
топопимика - ономастиканың географиялык объектілердің атауларын, олардың
пайда болуы, өзгеру, қолданылу зандылықтарын зерттейтін бөлімі:
трапслитерация - бір графиқалық жүйедегі мәтіндер мен жекелеген сөздерді
басқа графиқалық жүйенің құралдарымен әріппе-әріп арқылы беру.
Мемлекеттік,мемлекеттік емес ұйымдар мен жергілікті өзін-өзі басқару
органдарының қызметінде тілдерді қолдануға байланысты туындайтын қоғамдық
қатынастар осы Заң реттейтін мәселе болып табылады. Заң жеке
адамдар арасындағы қатынастарда және діни бірлестіктерде тілдердің қолда-
нылуын реттемейді.
Қазақстан Республикасындағы тіл туралы заңдар Қазақстан Республикасының
Конституциясына негізделеді, Заңнан, тілдерді қолдануға және дамытуға
қатысты Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерінен
тұрады.
Тіл туралы заңдар Қазақстан Республикасының азаматтарына, Қазақстан
Республикасында тұрақты тұратын шетелдіктерге және азаматтығы жоқ адамдарға
қолданылады.
23
Казақстан Республикасының мемлекеттік тілі - қазақ тілі.
Мемлекеттік тіл — мемлекеттің бүкіл аумағында қоғамдық
қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару, заң
шығару, сот ісін жүргізу және іс қағаздарын жүргізу тілі.
Қазақстан халқын топтастырудың аса маңызды факторы болып табылатын
мемлекеттік тілді меңгеру — Қазакстан Республикасының әрбір азаматының
парызы.
Үкімет, өзге де мемлекеттік. жергілікті өкілді және атқарушы органдар:
Қазақстан Республикасында мемлекетгік тілді барынша дамытуға, оның
халықаралық беделін нығайтуға;
Қазакстан Республикасының барша азаматтарының мемлекеттік тілді еркін
және тегін меңгеруіне қажетті барлық ұйымдастырушылық, материалдық-
техникалық жағдайларды жасауға;
қазақ диаспорасына ана тілін сақтауы және дамытуы үшін көмек көрсетуте
міндетті.
Орыс тілін қолдану мемлекеттік ұйымдарда және жергілікті өзін-өзі басқару
органдарында орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады.
Мемлекеттің тіл жөніндегі қамқорлығы Қазақстан Республикасының азаматының
ана тілін қолдануына, қарым- қатынас, тәрбие, оқу және шығармашылық тілін
еркін тандауына құқығы бар.
Мемлекет Қазақстан халқының тілдерін оқып үйрену мен дамыту үшін
жағдай туғызу жөнінде қамқорлық жасайды.
Ұлттық топтар жинақты тұратын жерлерде іс-шаралар өткізілген кезде
олардың тілдері пайдаланылуы мүмкін. Тілдердің қолданылуына кедергі
келтіруге жол бермеу.
Қазақстан Республикасында тілдік белгісі бойынша азаматтардың
құқықтарын кемсітуге жол берілмейді.
Қазақстанда мемлекеттік тілдің және басқа да тілдердің қолданылуына және
оларды үйренуге кедергі келтіретін лауазымды адамдардың іс-әрекеттері
24
Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауаптылыққа әкеп соқтырады.
Тілдердің қодданылуы мемлекеттік тіл Қазақстан Республикасы мемлекеттік
органдарының ұйымдарының және жергілікті өзін-өзі басқару органдарының
жұмыс және іс-қағаздарын жүргізу тілі болып табылады, орыс тілі ресми түрде
қазақтілімен тең қолданылады.
Мемлекеттік емес ұйымдардың жұмысында мемлекеттік тіл және қажет болған
жағдайда басқа тілдер қолданылады, мемлекеттік органдардың актілері
мемлекеттік тілде әзірленіп, қабылданады, қажет болған жағдайда,
мүмкіндігінше, басқа тілдерге аударылуы қамтамасыз етіле отырып, оларды
әзірлеу орыс тілінде жүргізілуі мүмкін.
Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдары жүйесінде, ұйымдарында,
меншік нысанына қарамастан, статистикалық-есеп, қаржы және техникалық
құжаттама жүргізу мемлекеттік тілде және орыс тілінде қамтамасыз етіледі.
Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың азаматтардың өтініштері мен
басқа да құжаттарға қайтаратын жауаптары мемлекеттік тілде немесе өтініш
жасалған тілде беріледі. Қазақстан Республикасының Қарулы Күштерінде,
соңдай-ақ әскери және әскерилендірілген құрамалардың барлық түрінде,
мемлекеттік бақылау мен қадағалау, азаматтарды құқыктық қорғау
ұйымдарында және құқық қорғау
органдарында мемлекеттік тілдің және орыс тілінің қолданылуы
қамтамасыз етіледі.
Қазақстан Республикасында сот ісі мемлекеттік тілде жүргізіледі, ал,
қажет болған жағдайда, сот ісін жүргізуде орыс тілі немесе басқа тілдер
мемлекеттік тілмен тең қолданылады.
Әкімшілік қүқық бұзушылық туралы істер мемлекеттік тілде, ал қажет болған
жағдайда, басқа да тілдерде жүргізіледі.
Қазақстан Республикасында жеке және заңды тұлғалардың жазбаша
нысанда жасалатын барлық мәмілелері қажет болған жағдайда басқа
25
тілдердегі аудармасы қоса беріліп, мемлекеттік тілде және орыс тілінде
жазылады. Тіл - білім беру саласында Қазақстан Республикасында мемлекеттік
тілде, ал ұлт топтары жинағы тұратын жерлерде солардың тілдерінде жұмыс
істейтін мектепке дейінгі балалар мекемелерін құру қамтамасыз етіледі.
Балалар үйлерінде және оларға теңестірілген ұйымдарда оқыту, тәрбие беру
тілін жергілікті атқарушы органдар олардағы балалардың ұлттық құрамын
ескере отырып белгілейді.
Қазақстан Республикасы орта, арнаулы орта және жоғары білімді мемлекеттік
тілде, орыс тілінде, ал қажетіне қарай және мүмкіндігі болған жағдайда
басқа да тілдерде алуды қамтамасыз етеді. Мемлекеттік те, мемлекеттік емес
оқу орындарында мемлекеттік тіл мен орыс тілі міндетті оқу пәні болып
табылады және білім туралы құжатқа енгізілетін пәндер тізбесіне. Тіл -
ғылым және мәдениет саласында Қазакстан Республикасында диссертацияларды
ресімдеу мен қорғауды қоса алғанда, мемлекеттік тіл мен орыс тілінің
колданылуы қамтамасыз етіледі.
Мәдени шаралар мемлекеттік тілде және қажет болған жағдайда басқа да
тілдерде жүргізіледі. Қазақстан Республикасы баспа басылымдары мен
бұқаралық ақпарат кұралдарында мемлекеттік тілдің, басқа да тілдердің
қолданылуын қамтамасыз етеді.
Қажетті тілдік ортаны жасау және мемлекеттік тілдің толыққанды қолданылуы
мақсатында, олардың меншік нысанына қарамастан, телера-дио арналары арқылы
берілетін мемлекеттік тілдегі хабарлардың көлемі уақыт жағынан басқа
тілдердегі хабарлардьщ жиынтық көлемінен кем болмауға тиіс.
Топонимикалық атауларды, ұйымдардың атауларын пайдалану тәртібі.
Елді мекендердің, көшелердің, аландардың, сондай-ақ басқа да физика-
географиялық объектілердің дәстүрлі, тарихи қалыптасқан қазақша атаулары
басқа тілдерде транслитерация ережелеріне сәйкес берілуге тиіс.
Мемлекеттік ұйьтмдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің атаулары
мемлекеттік тілде және орыс тіліңде беріледі. Бірлескен, шетелдік
26
ұйымдардың атаулары мемлекеттік тілде және орыс тілінде транслитерация
арқылы беріледі.
Кісі есімін, әкесінің есімін және тегін ресми құжаттарда жазу Қазақстан
Республикасының заңдары мен нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес келуге
тиіс. Деректемелер мен көриекі акдарат тілі мемлекеттік органдардың мөрлері
мен мөр таңбаларының мәтінінде олардың атаулары мемлекеттік тілде жазылады.
Меншік нысанына қарамастан, ұйымдардың мөрлерінің, мөр таңбаларының
мәтіні мемлекеттік тілде және орыс тілінде жазылады.
Бланкілер, маңдайшалар, хабарландырулар, жарнамалар, прейскуранттар, баға
көрсеткіштері, басқа да көрнекі ақпарат мемлекеттік тілде және орыс
тілінде, ал қажет болған жағдайда басқа да тілдерде жазылады.
Қазақстанда өндірілетін тауарлардың арнайы мәліметтер көрсетілген
тауарлық. жапсырмаларында (этикеткаларында), таңбаламаларында,
нұсқаулықтарында мемлекеттік тілде және орыс тілінде қажетті ақпарат болуға
тиіс.
Шетелде өндірілген тауарлардың арнайы мәліметтер көрсетілген тауарлық
жапсырмалары (этикеткалары), таңбаламалары, нұсқаулықтары импорттаушы
ұйымдардың қаражаты есебінен мемлекеттік тілдегі және орыс тіліндегі
аудармасымен қамтамасыз етіледі.
Көрнекі ақпараттың барлық мәтіні мынадай ретпен: мемлекеттік тілде -сол
жағына немесе жоғарғы жағына, орыс тілінде он жағында немесе төменгі жағына
орналасады, бірдей өлшемдегі әріптермен жазылады. Қажеттігіне қарай көрнекі
ақпараттың мәтіндері қосымша басқа да тілдерге аударылуы мүмкін. Бұл
жағдайда қаріп өлшемі нормативтік құқықтық актілерде белгіленген
талаптардан аспауға тиіс. Ауызша ақпарат, хабарландыру, жарнама мемлекеттік
тілде, орыс және қажет болған жағдайда, басқа да тілдерде беріледі.
Почта-телеграф жөнелтілімдері Қазақстан Республикасының шегінде
мемлекетгік тілде немесе орыс тілінде, ал Республикадан тыс жерлерге
белгіленген халықаралық ережелерге сәйкес жіберіледі.
27
Қазакстан Республикасында мемлекеттік тіл және барлық басқа тілдер
мемлекеттің қорғауында болады. Мемлекеттік органдар бұл тілдердің
қолданылуы мен дамуына қажетті жағдай жасайды.
Тілдің дамуы мемлекеттің тілдің басымдығын және іс қағаздарын жүргізуді
қазақ тіліне кезең-кезеңмен көшіруді көздейтін Мемлекеттік бағдарламамен
қамтамасыз етіледі.
Мемлекеттік тілді белгілі бір көлемде және біліктілік талаптарына сәйкес
білуі қажет кәсіптердің, мамандықтардың және лауазымдардың тізбесі
Қазақстан Республикасы заңдарымен белгіленеді.
Қазақстан Республикасының үкіметі терминология, ономастика жөніндегі
тиісті мемлекеттік комиссияларды және қажет болған жағдайда басқа да
құрылымдарды құрады. Тіл туралы зандарды бұзғаны үшін жауаптылық
Қазақстан Республикасының тіл туралы заңдарының бұзылуына кінәлі
мемлекеттік органдардың, кез келген меншік нысанындағы ұйымдардың бірінші
басшылары, сондай-ақ заңды және жеке тұлғалар Қазақстан Республикасының
заңдарына сәйкес жауапты болады.
Лауазымды адамның мемлекеттік тілді білмеу желеуімен азаматтардың
өтініштерін қабылдаудан бас тартуы, солдай-ақ мемлекеттік тілді және басқа
тілдерде қызмет атқарылатын салада олардың қолданылуына кез келген
кедергі келтіру Қазақстан Республикасының зандарында көзделген
жауаптылыққа әкеліп соғады. Қызметі Қазақстан Республикасының Үкіметі
бекіткен тиісті Ережемен реттеліп отыратын уәкілетті орган өз құзыреті
шегінде:
тілді дамыту саласында бірыңғай мемлекеттік саясаттың жүргізілуін
қамтамасыз етуге;
тілдерді қолдану мен дамытудың Мемлекетгік бағдарламасын әзірлеуге, оның
орындалуын жүзеге асыруға;
тіл туралы заңның орындалуын бақылауға, оны бұзу фактілерін қарауға және
олар бойынша шешім кабылдауға;
Қазақстан Республикасында ономастикалык және терминологиялық
28
жұмысты үйлестіруге міндетті.
Уәкілетті орган: өз құзыретіне сәйкес тіл туралы заңның орындалуына
мемлекеттік бақылауды жүзеге асыруға: министрліктерден, ведомстволардан,
орталық және жергілікті атқарушы органдардан, меншік нысанына қарамастан
ұйымдардан заңдардың, тілдерді қолдану мен дамытудың Мемлекеттік
бағдарламасының орындалуы жөнінде ақпарат, мәліметтер, құжаттар сұратып
алуға; заңдарда белгіленген өзге де функцияларды атқаруға құқылы.
Заңның ережелерін іске асыруды кадрлар, материалдық-техникалық, қаржы,
оқу-әдістемелік жағынан қамтамасыз ету Қазақстан Республикасының Үкіметіне
және өзге де мемлекеттік органдарына жүктеледі.
Қазақстан Республикасының дипломатиялық өкілдіктері мен Қазақстан
Республикасының халықаралық ұйымдар жанындағы өкілдіктерінің қызметі
мемлекеттік тілде, қажет болған жағдайда басқа да тілдерді пайдаланып
жүзеге асырылады.
Екі жақты халықаралық шарттар, әдетте, уағдаласушы тараптардың
мемлекеттік тілдерінде жасалады, көпжақты халықаралық шарттар оған
қатысушылардың келісімімен белгіленген тілдерде жасалады.
Қазақстан Республикасында басқа мемлекеттер өкілдерімен өткізілетін ресми
қабылдаулар мен өзге де шаралар басқа тілдерге аударылып, мемлекеттік тілде
жүргізіледі.
29
2 ТАРАУ Басқару құжаттарын рәсімдеудің жалпы
ережелері
2.1. Іс Қағаздарының стилі
Стиль дегеніміз - өмірдің белгілі бір саласында қолданылып, тарихи
калыптасқан тілдік құралдардың жүйесі.
Жазба стильдер жалпыхалықтық тілдің жазбаша формасының негізінде
қалыптасады. Бұлар қатынастың жазбаша формасында жиі жұмсалатындықтан мұнда
тілдік құралдар сұрыпталыл қолданылады. Сондықтан, онда қаралатын ғылым,
заң жобалары, іс қағаздары, ресми құжаттар және басқа да осылар сияқты
қоғамдық маңызды мәселелер жан-жақты толық қамтылып, логиқалық жүйелілікті
бұзатын қажетсіз детальдар болмай нақтылы, дәл жазылуы керек. Мұңдай талап
жазба стильдердің бәріне бірдей қойылады. Ол стильдердің қай салада
қолданылатыны, қандай қызмет атқаратындығы қатал ескеріліп, өздеріне тән
сөз қолдану заңдылықтары сақталады. Мысалы, ғылыми-көпшілік әдебиеттер
стилінде термиңдердің қолданылуы басым болса публицистикалық стильде саяси-
әлеуметтік мәні бар сөздердің жиі қолданылуы занды құбылыс. Әр стильдің
тілді құралдарды қолданудағы өзіне тән осындай ерекшеліктерімен бірге,
олардың ортақ белгілері де болады. Мұндай ортақ белгілер ресми, ғылыми және
публицистикалық стильдерден байқалады. Ол стильдерде жалпы халықтың тіл
құралдары әдеби нормаға сай қолданылады. Ал ауызекі сөйлеу стилі мен көркем
сөз стиліңде жалпы халықтық тіл байлығы сарқа пайдаланылады.
Ғылыми-көпшілік әдебиеттер стилі. Бұл стильдің пайда болуы ғылым мен
техниканың дамуымен тікелей байланысты. Бұған қазақ тілінде әр салада
жазылған ғылыми шығармалар жатады. Ғылыми стильде зерттеу объектісі
болатын зат не құбылыс ғылыми негізде сипатталып, дәлелдеуді қажет етеді,
Ал пікір дұрыстығын дәлелдеу үшін мұнда логика заңына, яғни дұрыс ойлау
заңына сүйену қажет. Сондықтан, ғылыми стильде логиканың маңызы ерекше.
30
Ғылыми шығармалар жалпыхалықтық әдеби тілде жазылады. Бірақ тілдік
тәсілдерді пайдалануда, оның өзінің ерекшелігі болады.
Ғылыми стильдің лексикасындағы ерекшелік – сөз тек өзінің негізгі
мағынасында жұмсалады. Сөздің көп мағыналығы, образды сөздер мұнда аз
кездеседі. Ғылым салаларының ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz