Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары

Пән: Менеджмент
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 76 бет
Таңдаулыға:

тақырыбы: «Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары»

МАЗМҰНЫ

КІРІСПЕ 4

1-ТАРАУ Басқару құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары . . . 6

1. 1. Құжаттар қызметінің маңызы . 6

1. 2. Басқару іс қағаздарының тілі 23

2-ТАРАУ Басқару құжаттарын рәсімдеудің жалпы ережелері . . . 30

2. 1. Іс қағаздарының стилі . . . 30

2. 2. Құжаттарды дайындау және ресімдеудің жалпы ережелері . . . 43

3-ТАРАУ Әл-Фараби атындағы Қазақ Ұлттық университетінің іс қағаздарын басқару жүйесі 55

3. 1. Мекемедегі іс жұмысын жургізу ерекшеліктері 55

3. 2. Ұйымдағы құжат айналымын жақсарту бағыттары 65

ҚОРЫТЫНДЫ 68

ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 70

ҚОСЫМШАЛАР . . . 73

КІРІСПЕ

Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі оның кұжаттармен жұмысының дұрыс деңгейге қойылуына байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі - қүжаттаусыз іске асырылмайды.

Техникалық орындаушылардан бастап барлык, буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл жұмыскерлерінің қызметі кұжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қам-тамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.

Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметінің сан қилы мәселелері бойынша кұжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т. б. Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.

Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиыны іс жүргізу деп аталады.

Қазақ КСР-дағы іс жүргізу жүйесі барлық шаруашылық субъектлерінің ортақ біртектес әдістер негізінде кұрылып, мемлекеттік стандарттар мен ережелерге сәйкес реттеледі. Жаңа экономикалык қатынастарға көшу кезеңінде, әр түрлі мемлекеттік және жеке меншік құрылымдардың жаппай сахнаға шығу жағдайла-рында бұл ережелер үміт болған, және де мемлекеттік ұйымдарда бұл мәселені шешудің қандай да болмасын талпынысы байқалғанымен, әрбір жеке меншік фирма құжаттарды рәсімдеп, дайындап және есептерін жүргізіп өз тәртіптерін орнатуда. Бүл жағдай 11. 07. 97 ж. № 151-1 ҚР «Тіл туралы» Заңының іс жүргізуді қазақтіліне аудару талабымен күрделене түседі.

Қазақ тілін іс жүргізуге ендіру тәжірибе жүзінде ойдағыға қарағанда анағүрлым күрделі процесс болып шықты.

Қазақстандағы бүкіл іс жүргізу жүйесі орыс тіліне негізделген, ал хат-хабарды қазақ тілінде рәсімдеу сауатты аудармашыларды, кеңсе техникасын, қажетгі сөздіктерді, анықтамалықтарды, сондай-ақ мемлекеттік және жеке меншік кұры-лымдарда құжаттарды жасаудың ортак біртектес әдістерін қолдануды талап етеді. Тілден тілге көшу процесін терминдерге әр түрлі түсінік беру және әсіресе нарық-тық өзгерістерге байланысты лексиконда пайда болған казақ тіліндегі ұқсас сөздерді іздестіру сияқты тіл мәселелері де тежейді.

Әрине, бұндай жағдайда құжаттаманы ең алдымен орыс тілінде бірыңғайлау қажет, сосын ғана оны, ең болмағанда элементарлы және анағурлым кеп тараған құжаттар мен жүйелерді, қазақ тіліне аударған жөн.

Қолданыстағы ресми құжаттарға сүйене отырып, осы басылымның кұрастырушылары орыс және қазақ тілдерінде құжаттаудың негіздері бойынша аз ғана білім беруге талпыныс жасады, оны іс жургізумен айналысатын кез-келген маман пайдаға асырып, сан қилы кұжаттарды рәсімдей алады.

Құралдың ішкі кұрылымы алгоритмдер принципі бойынша кұрылған, олар пайдаланушыларға соның негізінде іс жүргізуді ұйымдастыру бойынша фирманың ішкі құжатын, яғни «Іс жүргізу бойынша нұсқаулықты» уақытты үнемдей отырып, сауатты түрде құрастыруға мүмкіндік береді.

Жасалған жұмыс екі тараудан тұрады, кіріспе, қорытынды және қолданылған әдебиеттерден.

1. Тарау Басқау құжаттарын құрастыру және ресімдеу талаптары.

1. 1. Құжаттар қызметінің маңызы

«Құжат» - латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:

1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге
деген) растайтын іс қағазы;

2) жеке басты ресми түрде куәландыратын кұжат (төлқүжат) ;
3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар) .

Кәсіпорынды басқару - мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат акпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, со-нымен бірге оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағалынады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап - түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлылығымен айқындалады.

Сондықтан құжаттар тікелей катынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеуді тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде кұжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз

етуде т. б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорынның немесе ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттін архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.

Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазакстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер кабинеті бекіткен «Қазакстан Республикасында барлық ұйымдық-қүқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды баскару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын № 562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде» кұжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған (17, 109) . Құжаттарды топтастыру - оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино- бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай - ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т. б.

Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша кұжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді.

Шығу тегіне қарап кұжаттар қызметтік және ресми жекелік (атаулы) болып бөлінеді.

Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалға кұжаттар болып бөлінеді.

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск - шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка - кұжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат -- құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұскасы болып бөлінеді. Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын. ГОСТ 6. 10. 1-88 бойынша Қазакстан Республикасында қызмет ерекшелігіне қарай «Құжат толтырудың бірыңғай жүйесі, негізгі ережелер» (А. 1992) белгіленген. Осы мемлекеттік стандартқа сәйкес кұжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі бар: жоспарлы, есептік-санақтық, алғашқы есептеу, қаржылық және бухгалтерлік-есептік, ақшалай есеп айыру, ұйымдық-өкімдік, баға белгілеу бойынша, материалдық-техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша, сауда бойынша, сыртқы сауда бойынша, кұрылыс жобасы, өнер тапкыштык және жаңалықтар ашу бойынша, әлеуметтік қамсыздандыру бойынша, еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы бойынша, халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша.

Ұйым өзінің қлыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін әзірлейді. Ондай табелъге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері де, сондай-ақ есептеу техникалық құралдары аркылы жасалған түрлері де енеді. Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдердің барлығына бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен

оларды жасауға көп күш, уақыт кетеді, Мұның өзі тікелей іске, ауызша түрдегі

жеке қарым-қатынасқа кедергі келтіреді.

Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды

толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіңдік береді. Бірақ бұл - құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы

басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.

Әрі карай біз фирманы кұру, оны ұйымдастыру, жеке құрамын жедел басқару және хат жазысу туралы айтамыз.

Құжаттың жеке құрамды бөліп деректеме (реквизит) деп аталады:

-қүжаттардын міндетті деректемелеріне мыналар жатады:

-ұйымның атауы - құжат авторы;

-ұйымның коды - құжат авторы;

-құжаттың (хаттардан басқа) атауы;

-тақырыбы;

-құжат түрінің коды;

-құжатты толтыру мерзімі;

-индексі;

-мәтіні;

-бұрыштамасы;

-қоиылған қолы;

Құжаттың орындалғаны және іске тіркелгендігі туралы Ұйымдастырушы-нұсқаулық құжаттар (ережелер, штаттық кестелер, бұйрықтар т. б. ) ГОСТ 6. 38. 90 бекіткен «Ұйымдастырушы нұсқаулық құжаттардың жүйесі кұжаттарды толтыруға қойылатын талаптар» атты мемлекетік стандартқа сәйкес болуы керек. Бұл стандарт кұжаттардың құрамын, құжат тізбелерінің орналасуы мен мазмұнын, құжат деректемелерін, бланкілерге, мәтіндерге және олардың машинкаға басылуына қойылатын талаптарды белгілейді.

ГОСТ 6. 38. 90 ұйымдастырушы-нұсқаулық кұжат деректемелерінің мынадай

құрамын белгілейді:

1 - Қазакстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;
2 -ұйымның эмблемасы;
3 - наградалардың бейнесі;
4 - ұйымның коды;
5 - құжаттың коды;
6 - министрлік пен ведомствоның атауы;
7 - ұйымның атауы;
8 - құрылымды бөлімшенін атауы;

9 - байланыс кәсіпорнының индексі, пошта және телеграфмекен-жайы, телефонның, басқа байланыс құралдарыныңнөмірі, банктегі есеп-шоттың нөмірі;
10 - құжат түрінің атауы;
11 - мерзімі;

•12 - индексі (ішкі нөмірі) ;

13 - кіріс құжаттың мерзміне сілтеме;
14 - толтырылған немесе шығарылған орны;
15 - құжатты алуды шектейтін арнайы белгі (гриф) ;
16 - мекен-жайы;
17 - бекітудің арнайы белгісі (гриф) ;
18 - шығарылған куні;
19 - мәтінің тақырыбы;
20 - бақылау туралы белгі;
21 - мәтін;
22 - қосымшаның бар екені туралы белгі;
23 - қолы;

24 - келісім белгі (гриф) ;
25 - бұрыштамасы (виза) ;
26 - мөрі;

27 - көшірмесін растайтын белгі;

28 - құжатты толтырушының тегі мен телефон нөмірі;

29 - құжатты орындалуы мен іске тіркелуі туралы белгі;
30 - барлық мәліметтердің компьютерге енгізілгені туралы белгі;

• 31 - құжаттың келіп түскені туралы белгі (17, 119) .
Деректеме толық және дәл мәлімет беруі керек, әрі жалпыға

ортақ стандарт бойынша толтырылуға тиіс. Үлгі ретінде кейбір реквизиттердің толтырылуын көрсетейік.

Мекен-жай. Құжаттар ұйымдарға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне және лауазымды адамдарға жіберіледі.

Алматы электромеханика зауыты Қамтамасыз ету және өткізу бөліміне "Эталон" зауытының директоры

К. Ыбраев мырзаға

Егер құжат бірнеше бірдей ұйымдар мен бөлімшелерге жіберілсе, оларды жалпылап көрсетеді.

«Эмикс» фирмасы қызыметкерлер бастықтарына

Құжатты төрттен көп адреске жібергенде, тізім жасалады және әр құжатта бір ғана мекен-жай көрсетіледі.

«Мекен-жай» тізбесінің кұрамына өз тәртібі бойынша толтырылған поштаның мекен-жайы да кіруі мумкін. Жеке тұлғаға жіберілген құжатқа мекен-жай міндетті түрде қойылады. Мысалы:

480025, Алматы қаласы.
Абай даңғылы 67,

45-петер . Исабаевке

1 сурет «Мекен-жай» тізбесі.

Құжатты толтыру не шығару орны әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша толтырылады. Мысалы: Алматы қ-сы; Талғар қаласы, Алматы облысы; Үшарал қалаласы, Алматы облысы.

Бекіту грифі. Мұнда «Бекітемін» сөзі, лауазым аты, жеке қолы, тегі мен аты-жөні және күні жазылады. Мысалы:

БЕКІТЕМІН 1

«Азимут» туристік агенттігінің

директоры

қолы А. Сабиров

12-06-97.

2 сурет Бекіту Грифі.

Егер кұжат арнайы бланкіде толтырылмаса, лауазым атына кәсіпорының атауы қосылады (соңғы мысалдағыдай) . Құжатты бұйрықпен немесе хаттамамен бекітіледі бекіту грифі, мысалы былай толтырылады:

БЕКІТІЛДІ

Директорлар Кеңесі мәжілісінің

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрі мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалуысына, қызметіне, формасына т. б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық-өкілеттік құжаттар деп алып, ол іштей бірнеше топқа топтауға болады. Сондай-ақ. іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметік іс қағаздары деп екіге бөлінеді. Формасына қарай типтік және трафареттік болып бөлінеді. Ал жасалу орнына қарай мекеменің ішкі іс қағаздары және сыртан келіп түсетін іс қағаздары болып бөлінеді. Шығу, салу сатысына қарай түпнұскалық және көшірмелік болып бөлінеді. Алқалық ұйымдардың кұжаттары іс қағаздарының бір түрі ретінде каралады.

Енді осы топтардың әр қайсысына жеке-жеке тоқталайық.

Ұйымдық-өкілеттік құжаттар іштей ұйымдық, өкілеттік және аныктама-

ақпараттық болып үшке бөлінеді.

Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылу құрылуына қатысты құжаттар, басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі құрылымдылық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, жарғы, ереже,

нұсқау (инструкция) т. б, құжаттар жатады.

Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін Мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай мекеменің ұйымдық құжаттарына мекеме жарғысы; құрылтайшылар келісімі және жарғы; коммерциялык емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады. Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп бойынша бекітілген тәртіп бойынша бекітіледі.

Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке, занды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқыктары мен міндеттері жазылады. Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекен-жайын, басқару органың, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылуын, ісін тоқтатуын реттейді, растайды.

Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатың, принциптерін, басқдру органының кұрамы мен мүмкіндіктерін, келісім-шарт уақытын белгілейді.

Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбек ақылар көрсетіледі.

Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда кұрылымдық бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін, қызметтерін белгілейтін бағыттағы ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты негізінде бұл кұжат ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала отыра жасалады.

Ішкі тәртіп ережесінщ тексін мекеме әкімшілігі кәсіподақ

қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында өткізілетін жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.

Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қарым-қатынасын,

мекеме жетекшісі мен қызметкердің құқықтық қарым-қатынас-тары және т. б. мәселелер жазылады. Қызметтік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің құқықтарымен міндеттерін айқындайды. Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және кызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрыктарда ұйымның, өндірістік-шаруашылык және маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондыктан оларды безендіруде, сақтауда нактылы талаптар қойылады.

Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс және оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.

Бұйрыққа қол қойылған соң ол тіркеуге алынады, түпнұсқасы немесе оның көшірмесі я үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және оларға бақылау жасалады.

Бұйрықты безендірудің ең маңызды бөлігі - оның мәтіні. Бұйрық мәтіні өкілеттік бөлімдерден кұралып, ’’БҰЙЫРАМЫН’’ деген сөзбен беріледі және жеке жолға жазылады.

Орындалуы міндетті бүл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттін орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.

Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса, мәтіннің өкілеттік бөлігі пункттерге бөлінеді және олар араб цифрларымен, белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.

Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы, қызметі толық жазылуы тиіс.

Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда,

орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.

Бұйрықтың соңғы пунктінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның қызметі көрсетіледі.

Өкілеттік құжат мәтіндершің тақырыптары " . . . туралы ", " . . . жөнінде", " . . . жайында" деген сияқты шылаулармен келген сөз тіркестерінен тұрады. Тақырып аттары мейлінше қысқа, нақты, ''не туралы’’ деген сұракқа жауап беретіндей сөз тіркестерінен құралады. Мысалы, " . . . өзгеріс енгізу туралы", " . . . қайта қарау жөнінде", " . . . шаралар қолдану жайында", " . . . қорытындысы жөнінде" т. б.

Ұйымдық-өкілеттік құжаттардың көп кездесетін түрін анықтама-ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жедел-хат, телефонхат, түсініктеме, мәліметхат, акт, анықтама және т. б. қызметтік хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекеттен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді, баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.

Анықтама-ақпараттық құжаттардың бірі - акт. Ол мекеме жетекшісінің тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кездеседі. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу, өткізу, материалдық құндылықтарды қабылдау, өткізу т. б.

Құжатқа акт жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Олардың ұсыныстары мен көзкарастары актіде белгіленбейді. Тексеруші топ

мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және мекеме мөрі басылады.

Іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және

қызметгік деп бөлінеді. Қызметтік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т. б. төлкұжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын

жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама т. б.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.