Іс қағаздарын жүргізу негіздері

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 178 бет
Таңдаулыға:

Асқаров Нұрлан Әуезханұлы

Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы

Белғара Біржан Байғараұлы

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ НЕГІЗДЕРІ

Алматы

2007

қолданбалы тіл құрал

Н. Ә. Асқаров,

Ж. Б. Нәлібаев,

Б. Б. Белғара

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ НЕГІЗДЕРІ

Оқу-қолданбалы құрал

АЛМАТЫ

2007

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ МӘДЕНИЕТ ЖӘНЕ

АҚПАРАТ МИНИСТРЛІГІ

ТІЛ КОМИТЕТІ

МЕМЛЕКЕТТІК ТІЛДІ ЖЕДЕЛДЕТІП

ОҚЫТУ РЕСПУБЛИКАЛЫҚ ОРТАЛЫҒЫ

ХАЛЫҚАРАЛЫҚ «ҚАЗАҚ ТІЛІ» ҚОҒАМЫ

Асқаров Нұрлан Әуезханұлы,

Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы,

Белғара Біржан Байғараұлы.

Іс қағаздарын жүргізу негіздері: [оқу-қолданбалы құрал] / - Алматы, 2007 ж. - бет.

ISBN

Бұл басылымда меншік нысанына қарамастан барлық мекемелерде, кәсіпорындар мен ұйымдарда іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру мәселелері егжей-тегжейлі сөз болған. Кітап іс қағаздарын жүргізу мен ұйымдастыру тәртібін реттейтін қолданыстағы заңи және нормативтік-әдістемелік актілер негізінде әзірленген. Мұнда іс қағаздарын жүргізу нысандары мен әдістері, әр түрлі құжаттарды әзірлеу тәртібі қарастырылып, құжаттар мен анықтамалық материалдарды ресімдеудің көрнекі үлгілері келтірілген. Кітапта ұсынылып отырған іс қағаздарын жүргізу жүйесі әмбебаптық сипатта. Оны барлық кәсіпорындардың қызметінде пайдалануға болады.

Кітаптың тілі жеңіл, оқуға ыңғайлы. Теориялық мәселелер іс жүзіндегі нақты мысалдармен, құжаттардың көрнекі үлгілерімен дәйектеліп отырады. Бұл еңбектің қолданбалық маңызын арттырған.

Басылым әр түрлі деңгейдегі басшылар мен құжатпен жұмыс істейтін қызметкерлерге, кадр қызметінің мамандарына, орта және жоғары оқу орындарының студенттері мен оқытушыларына, мемлекеттік қызметкерлерге, сондай-ақ іс жүргізу негіздерін жетік білгісі келетін көпшілік қауымға арналған.

Жауапты редакторы - ҚР ҰҒА-ның академигі, филология ғылымдарының докторы, профессор Өмірзақ Айтбайұлы

Пікір жазғандар:

филология ғылымдарының докторы, профессор Ә. Жүнісбеков

Филология ғылымдарының кандидаты А. Ш. Жүсіпова

ББК 00, 0 (0Қаз)

ISBN

Нәлібаев Ж. Б.,

Белғара Б. Б.

Мазмұны

АЛҒЫ СӨЗ7

КІРІСПЕ9

1-ТАРАУ. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ТАРИХЫ ЖӘНЕ ЖІКТЕМЕСІ11

1. 1. Құжат ұғымы және функциясы11

1. 2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері17

1. 3. Іс құжаттарының жіктемесі21

2-ТАРАУ. МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ, МҰРАҒАТ ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ ЖӘНЕ НОРМАТИВТІК-ҚҰҚЫҚТЫҚ ТҰРҒЫДАН РЕТТЕУ22

2. 1. Заңи және басқа да нормативтік-құқықтық актілер22

2. 2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар29

2. 3. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау31

2. 4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу ерекшеліктері33

3-ТАРАУ. БАСҚАРУ ҚҰЖАТТАРЫН РЕСІМДЕУ ТӘРТІБІ 78

3. 1. Құжаттардың деректемелерін ресімдеу78

3. 2. Құжаттар бланкілері, форматтар88

4-ТАРАУ. МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДАҒЫ НЕГІЗГІ ҚҰЖАТТАР 92

4. 1. Ұйымдық-құқықтық құжаттар92

4. 1. 1. Жарғы96

4. 1. 2. Штаттық кесте111

4. 1. 3. «Қызметкерлер туралы» ереже117

4. 1. 4. Лауазымдық нұсқаулық121

4. 2. Өкімдік құжаттар125

4. 2. 1. Шешім (қаулы) 125

4. 2. 2. Өкім128

4. 2. 3. Нұсқау129

4. 2. 4. Бұйрық130

4. 3. Мекеменің жеке құрамы (қызметкерлері) бойынша құжаттар132

4. 3. 1. Жеке құрам бойынша құжаттарды ресімдеуге қойылатын жалпы талаптар132

4. 3. 2. Түйіндеме (резюме) 134

4. 3. 3. Жұмысқа қабылдау туралы өтініш135

4. 3. 4. Өмірбаян136

4. 3. 5. Кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ136

4. 3. 6. Еңбек шарты139

4. 3. 7. Қызметке қабылдау туралы бұйрық (өкім) 147

4. 3. 8. Қызметкердің жеке карточкасы148

4. 3. 9. Еңбек демалысының кестесі148

4. 3. 10. Іссапар куәлігі және іссапарда болған қызметкерді тіркеу журналы152

4. 3. 11. Қызметкермен жасалған еңбек шартын бұзу туралы бұйрық152

4. 3. 12. Еңбек кітапшасы153

4. 3. 13. Жеке құрам бойынша құжаттарды мұрағатқа әзірлеу154

4. 4. Ақпараттық-анықтамалық құжаттар155

4. 4. 1. Іскерлік хат155

4. 4. 2. Жазбалар158

4. 4. 3. Өтініш159

4. 4. 4. Акт160

4. 4. 5. Анықтама162

4. 4. 6. Шарт163

4. 4. 7. Телеграмма163

4. 4. 8. Телефонограмма164

4. 4. 9. Факсограмма165

4. 4. 10. Электрондық хабарлама165

4. 4. 11. Хаттама166

4. 4. 12. Сенімхат166

5-ТАРАУ. ҚҰЖАТТАРМЕН ЖҰМЫС ЖҮРГІЗУДІ ҰЙЫМДАСТЫРУ 169

5. 1. Құжат айналымын ұйымдастыру: жалпы ережелер169

5. 2. Құжаттарды тіркеу және есепке алу173

5. 2. 1. Тіркеу нысандары174

5. 2. 2. Тіркелмейтін құжаттар тізбесі176

5. 2. 3. Келіп түскен құжаттарды тіркеу177

5. 2. 4. Жіберілетін құжаттарды әзірлеу және тіркеу180

5. 2. 5. Ішкі құжаттардың қозғалу барысы182

5. 3. Іс құжаттарының орындалу мерзімдері және орындалуын бақылау183

5. 4. Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу187

5. 4. 1. Электронды құжатты жасау тәртібі187

5. 4. 2. Электрондық қолтаңба191

5. 4. 3. Дербес компьютерді пайдаланып құжат айналымын ұйымдастыру191

5. 5. Құжат айналымының көлемін есепке алу193

5. 6. Мекемелер мен кәсіпорындарда таратылуы шектелген, құпия құжаттарды қорғау және олармен жұмыс жүргізу тәртібі193

5. 7. Іс қағаздарының номенклатурасы, құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау200

5. 7. 1. Іс қағаздарының номенклатурасы201

5. 7. 2. Іс қағаздарын қалыптастыру208

5. 7. 3. Құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау209

5. 8. Мекемелер мен кәсіпорындар жанындағы ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру213

5. 8. 1. Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымындағы орыны221

5. 9. Іс қағаздары мен құжат айналымы жүйесін автоматтандыру223

ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ226

ҚОРЫТЫНДЫ229

ҚОСЫМША230

І. Іс қағаздарының қысқаша түсіндірме сөздігі230

Алғы сөз

Жалпы іс қағаздарының қоғам өмірінде қолданылмайтын саласы жоқ. Адам дүниеге келген сәттен бастап бақилық болғанға дейінгі бүкіл өмірі құжатпен байланысты. Өз өмірінде іс қағаздарын жүргізумен бетпе-бет келмеген жан жоқ, сірә. Адам баласы кәмелеттік жасқа толғаннан кейін қызметке тұру үшін өтініш жазудан бастап, ұрпағына арнап өсиет қалдырғанға дейін қаншама құжат толтырады, қаншама құжатқа қол қояды. Алайда мұның бәрін арнайы ретпен, белгіленген тәртіпке, жүйеге сәйкес жүргізбесе, бұл құжаттар көптеген келіспеушіліктер мен дау-жанжалдарға да себеп болады. Сондықтан да іс қағаздарын жүргізу негіздерін білу тек әр алуан мекемедегі қызметкерлерге ғана емес, әрбір азамат адам үшін де өте маңызды.

Кез-келген ғылым саласы секілді іс қағаздарын жүргізудің де өзіндік жүйесі, қалыптасқан ережесі, дайындалу тәртібі бар. Ал, мұның басқа нақты ғылым салаларынан ерекшелігі оның әмбебаптық сипатында. Нақтырақ айтқанда, іс қағаздарын жүргізудің бүкіл салаға тән ерекшелігіне байланысты екендігінде. Айталық, жаратылыстану ғылымдарының әрбіреуі белгілі бір мәселеге ғана арналып, сол салада ғана қолданылса, ал, іс қағаздары, құжат айналымы жүйесі бүкіл кәсіпорында қолданылады. Сондықтан қай саланың қызметкері болмасын, құжат айналымы жүйесінен айналып өте алмайды. Мектепте, жоғары оқу орындарында іс қағаздарын жүргізу негіздері тереңдеп үйретілмейтіндігі себепті көпшілік қауым қызмет барысында көптеген қиыншылықтарға ұшырасып жатады. Ұсынылып отырған еңбек осы олқылықтың орнын толтыруды мақсат еткен.

Бұл кітапты таза ғылыми-теориялық еңбек деп қабылдамау керек. Кітаптың алдына қойған мақсаты да бұл емес. Басты мақсат - көпшілікті іс қағаздарын жүргізу негіздерімен, құжат ресімдеу үлгілерімен таныстыру, қазақша іс қағаздарын жүргізу дағдыларын меңгерту, ұйымдардағы іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру жүйесі жөнінде жалпы түсінік беру.

Іс қағаздарын жүргізуді тек басшылардың, хатшылардың, референттердің, іс қағазын жүргізушілердің ғана ісі деп қарау дұрыс емес. Мұны әрбір сауатты адам мүлтіксіз меңгергені лазым. Сонда ісіміз тиянақты, уақытымыз үнемді, шаруамыз берекелі болады. Өзімізге тиесілі құқықтарымыз да аяққа тапталмайды. Көпшілік қауымға жол тартып отырған бұл еңбек осынау маңызды да жауапты міндетті ойдағыдай атқаруға тиісті деп білемін.

Бұл еңбектің жазылып, жұртшылыққа ұсынылуы да заман сұранысына дөп келіп, ойлаған жерден шыға алған. Қазақтың ресми-іскерлік тілін ұштау, түрлендіріп дамыту мәселесі күн тәртібіне өткір қойылып отырған бүгінгі күні бұл кітаптың осынау зәру іске қосар үлесі мол болар деген үміт бар. Өйткені ұзақ жылдар бойы орыс тілінің үстемдік етуіне байланысты ана тіліміздегі ресми-іскерлік стилі өз деңгейінде нық беки қоймады. Қазіргі уақытта да ғылыми-техникалық тіліміз болсын, ресми іс қағаздары стилі болсын, орыс тілінің әсерімен қалыптасуда. Тіліміз орыс тілінің аудармасына, қазақша жансыз баламасына айналып бара жатыр. Қазақ тілі табиғи болмысынан, төл қасиетінен ажырап, жасанды, жұтаң тілге айналу қаупі төніп тұр. Бұдан былай осы бағытта ойласар, ортақ шешімге келер істер мол. Бұл ыңғайда іс қағаздарын жүргізудің заманауи жетістіктерімен бірге төл тарихымыздағы ресми-іскерлік тілді, түрік халықтары тілдерінің тәжірибелерін зерттеп, зерделеудің берері көп деп білемін.

Тарих тереңіне бойламай-ақ, қазақтың соңғы он ғасырдағы өткен жолына көз тіксек, қаншама заттай айғаққа куә боламыз. Армян қыпшақтарының тілінде жазылған ресми құжаттар мен Қазақ хандығы кезіндегі көршілес іргелі мемлекеттермен жазысқан ресми хат-хабарлардың өзі-ақ тақиямызға тар келмес. Әлбетте, бұл тарапта жасалған ізденістер жоқ емес. Біздің көздегеніміз сол сораптың соңы сұйылмай, арналы жолға айналса деген тілек. Осы жағынан алғанда, авторлардың бұл қадамы көңіл көншітеді.

Бұдан алдыңғы ізденушілер іс қағаздарының орыс және қазақ тілдеріндегі үлгілерін топтастырып берумен ғана шектеліп келген еді. Іс қағаздарын жүргізуді өзінше бөлек ғылым арнасы, оның теориялық және әдістемелік мәселелері бар екендігіне көңіл аударып, соны ана тілімізде егжей-тегжейлі қарастырып отырған бұл еңбек осы бағыттағы алғашқы қадамдардың бірі. Әрбір жаңа істің кем-кетіксіз болмайтыны белгілі. Бұл кітаптың да артық кем тұстары бар шығар. Дегенмен, дүйім жұртшылықтың іс қағаздарын жүргізу бойынша білімін көтеруді мақсат еткен бұл еңбек көп кәдесіне жарайды деп нық сеніммен айта аламын. Ендеше, іске сәт!

Өмірзақ Айтбайұлы,

Қазақстан Республикасы Ұлттық Ғылым Академиясының академигі, филология ғылымдарының докторы, профессор

Кіріспе

Кез-келген мекеме мен кәсіпорында құжаттардың, құжат айналымы жүйесін дұрыс ұйымдастырудың маңызы аса зор. Құжаттардың негізінде басқару шешімдері қабылданады, даулы мәселелер шешіледі. Қандай ұйымда болмасын, сауатты жасалып, заңды күшке ие болған құжат қана табысты жұмыстың кепілі болады.

Ұйымда құжат айналымының талапқа сай ұйымдастырылмауы құнды құжаттардың жоғалуына, кәсіпорын жұмысының жүйесіздігіне алып келеді. Мұның өз кезегінде түрлі қиыншылықтар мен даулы оқиғаларға соқтыратыны айтпаса да түсінікті. Бұлардың барлығы да Қазақстанның іс қағаздарын жүргізу саласында қолданылып жүрген заңдары мен нормативтік-құқықтық актілерінде тиісінше көрініс тапқан.

Іс қағаздарын жүргізудің негіздеріне арналып отырған бұл оқу-қолданбалы құралы еліміздегі түрлі нысандағы кәсіпорындардың, іс қағаздарын жүргізумен айналысушы мамандардың қызмет барысында пайдалануына арналған.

Іс қағаздарын жүргізу мекемелер мен кәсіпорынды құру сатысында-ақ басталып кетеді десе де болады. Ол болашақ ұйымның құрылтай құжаттарын дайындаудан бастап, оны мемлекеттік тіркеуден өткізу аралығын қамтиды. Белгілі-бір ұйым нақты тіркеуден өткеннен кейін заңды тұлға мәртебесіне ие болады. Міне, осы сәттен бастап ұйымда құжат айналымы жүйесін қалыптастыру қажеттігі туындайды. Көбінесе, шағын кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізумен айналысатын жеке құрылымдық бөлімше болмайды. Бұл функцияны, әдетте, хатшы-референт немесе кәсіпорын басшысының көмекшісі атқарады. Кейде ол кадр ісін де қоса алып жүреді. Мұның барлығының да кәсіпорындар мен ұйымдардың аяғынан тұрып кетуі үшін қолға алынып отырған қадамдар екендігінде сөз жоқ. Дегенмен, іс қағаздарын жүргізумен тұрақты айналысатын арнайы маманның не құрылымдық бөлімшенің болмауы құжаттамалық қамтамасыз ету саласының айтарлықтай нашарлауына алып келетінін жоққа шығара алмаймыз.

Осындай ерекшеліктерді ескере келе, біз бұл кітапқа іс қағаздарын жүргізу бойынша барынша қажет болар-ау деген маңызды ережелер мен нормалар түсіндірмелерін, жиі кездесетін құжаттардың үлгілерін топтастыруға тырыстық. Кітаптың елеулі бөлігі іс қағаздарын жүргізудің құқықтық негіздеріне, мекемелердегі, кәсіпорындардағы басшы мен қызметкерлер арасындағы еңбек қатынастарын ресімдеу мәселесіне арналған. Мекемеде құжат айналымын ұйымдастыру бойынша нақты ұсыныстар берілді. Оқу-тәжірибелік құрал көптеген мемлекеттік және коммерциялық кәсіпорындардың нақты тәжірибелерін, авторлардың қызмет барысында жинаған тәжірибелері мен пайымдауларын қорыту негізінде жазылды. Әсіресе, соңғы кездегі ақпараттық технологиялардың қол жеткізген жетістіктеріне орай электронды құжат айналымына, электрондық сандық қол қою арқылы құжаттарды ресімдеуге, ведомостволық электронды мұрағат ұйымдастыру мәселесіне ерекше көңіл бөлінді. Бұл орайда, көптеген компаниялар табысты пайдаланып жүрген бағдарламалық қамтамасыз етулерге де тиісінше тоқталдық.

Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізудің негіздеріне арналып отырған бұл еңбек Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 7 ақпандағы № 550 Жарлығымен бекітілген «Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы», «Қазақстан Республикасындағы тілдер туралы» 1997 жылғы 11 шілдедегі № 151-1 Заңы аясындағы міндеттерді іске асыру мақсатында жазылып отыр.

Ұйымдар мен кәсіпорындардың, мемлекеттік мекемелердің іс қағаздарын жүргізу міндетін атқару жүктелген мамандары, кәсіпорын басшылары, кадр бөлімінің қызметкерлері, жеке өз ісін ашқысы келетін жандар, сол секілді құжаттарды сауатты толтыру негіздерін меңгергісі келетін жалпы жұртшылық бұл кітаптан өз керегін қиналмай таба алады деп үміттенеміз.

Авторлар

1-тарау

Іс қағаздарын жүргізу тарихы және жіктемесі

1. 1. Құжат ұғымы және функциясы

Адам баласының жазуды меңгергеннен кейінгі ісінің басы құжат жасау болған. Бұған адамзат тарихында затты-нақты айғақтар жеткілікті. Түрлі болжамдар мен салмақты ғылыми ізденістер нәтижесінде жарық көрген сүбелі дүниелер де көп. Оның барлығына тоқталып жатуды былай қойғанда, атауларын тізіп шығудың өзі мол көлемді талап етеді. Сондықтан біз бұл жерде тақырыпқа қатысты негізгі мәселелерді қысқаша тұжырымдап берумен шектелгенді жөн көріп отырмыз. Сонымен, іс қағаздарын жүргізудің басты өзегі құжат дегеніміз не?

Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге, беруге және сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз. Басқаша айтқанда, құжат - ақпараты бар материалдық тасымалдаушы. Мұндай тасымалдаушы ретінде қағаз, компьютер дискісі, фото және кинопленка және т. б. қызмет етуі мүмкін. Іс құжаты әкімшілік (басқару) ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.

Фабрика өнім шығаратыны секілді, әкімшілік басқармалары құжат шығарады. Мұның айырмасы фабрика үшін өнім шығару оның мақсаты болса, әкімшілік басқарудың мақсаты басқару қызметі болып табылады. Оны іске асыру үшін ол құжатпен ресімделуі керек.

«Құжат» ұғымы білімнің көптеген саласында қолданылып, тұтас бір ғылыми пәндер қатарындағы зерттеу объектісі болып табылады. Бұл ғылымдардың әрқайсысы құжатқа анықтама беруде қандай өлшемдер (құжаттың мәні, нысаны, ақпаратты жазу мен дыбыстап бейнелеу тәсілі т. б. ) негіздеме ретінде алынғанына қарай өз тәсілдерін ұсынады.

Құжат ұғымына берілген анықтамаларды көктей шолғанда, зерттеу нысанасы мен міндеттеріне қарай айырмашылықтардың да бар екендігін байқаймыз. Құжат ұғымын деректану саласы кең ауқымда түсіндіреді. Ол бойынша, құжат - объективті өмір шындығы мен адамның ой қызметіне қатысты ақпараттарды арнайы материалға кез келген тілде, кез келген тәсілмен бекіту құралы. Деректануда құжат -арнайы ақпарат жеткізуге арналған объект.

Бұл ретте, біз құжаттың пайда болу тарихы мен эволюциясына көз жүгіртіп көрейік. «Құжат» ұғымы өзінің даму жолында айтарлықтай өзгерістерге ұшыраған. Латын сөзі doceo алғашында «үйретемін», «хабарлаймын» деген мағынаны берген. Кейіннен туындаған, сөздің тар мағынасында алатын болсақ «айғақ, дәлел», «куәлік» мағынасын беретін documentum түрі ғылыми және практикалық қызмет саласының көпшілігінде ұзақ уақыт пайдалануда тұрақтап қалған.

Орыс тілінде «документ», яғни «құжат» ұғымы 17- ғасырда пайда болды. І Петр оны «письменное свидетельство», демек, «жазбаша куәлік» ретінде аударып, сол арқылы құжаттың құқықтық мәнін белгіледі. «Хаттамаларға қол қою туралы» деген Жарлық шығарған.

ХІХ ғасырда құжаттың басқару ісіндегі мәніне деген жаңа көзқарас пайда болды. Нысан бойынша белгіленіп, басқару процесін жүргізуге арналған ақпарат құжат деп саналды.

Төңкеріске дейінгі Қазақстан жағдайына келетін болсақ, XIX ғасырдың алғашқы жартысында Бөкей хандығында іс қағаздарын жүргізетін кеңсе болғандығы мәлім. Жәңгір хан ұйымдастырған бұл арнайы кеңсе екі бөлімшеден тұратын. Біріншісі ханның өз қол астындағы сұлтандармен, екіншісі - ресейлік шенеуніктермен қызметтік байланыстарын түркі-шағатай және орыс тілдерінде әзірленетін іс қағаздары арқылы жүргізіп отырды.

Құқықтық күшке ие жазбаша дереккөз тұрғысындағы құжат ұғымы ХХ ғасырда да сақталған. Мәселен, С. И. Ожеговтың Орыс тілі сөздігінде «құжат» ұғымына үш түрлі мәнде түсінік беріледі: 1. Қандай да бір фактіні немесе бір нәрсеге қатысты құқықты растайтын іс қағазы. 2. Ұсынушы тұлғаны ресми куәландыратын нәрсе (төлқұжат және т. с. с. ) . 3. Жазбаша куәлік.

Шетелдік сөздердің түсіндірме сөздігінде аздаған өзгешеліктер болғанымен, жалпы мағынасы жоғарыдағы анықтамаларға келіп саяды: 1. Жазбаша куәлік, айғақ - мысалы, оның тарихи құжаттық сипаты бар. 2. заң. заң жүзінде белгіленген тәртіппен жасалып, заңды фактіні куәландыратын (туу, некеге тұру) немесе қандай да бір іске құқық беретін (диплом, өсиет) акт, сөздің кең мағынасында - заңды күші бар немесе қызметтік сипаттағы кез келген жазбаша акт. 3. Төлқұжат, жеке куәлік.

«Мұрағат терминдерінің қысқаша сөздігінде» «құжатқа» берілген анықтама бойынша: «Құжат - шын мәніндегі объективті және адамның ой қызметі барысындағы фактілерді, оқиғаларды, нысаналарды, құбылыстарды жазу, кескіндеу, суретін салу, фотоға түсіру, дыбыстап жазу немесе басқа тәсілмен арнайы материал (папирус, пергамент, қағаз, фото үлдір және т. б. ) арқылы көрсетудің нәтижесі».

Мұнда «құжатты» сипаттау объектісі ретінде, сондай-ақ оны жеткізуші негіздердің кейбір түрлерін ашып көрсетуге деген талпыныс айқын байқалады.

Л. П. Крысинаның шет тілдерден енген сөздер түсіндірме сөздігінде қарастырылып отырған ұғымға қандай анықтама берілетінін келтіре кетейік: «Құжат. - 1. Қандай да бір фактіні немесе бір нәрсеге қатысты құқықты растайтын іс қағазы. 2. Ұсынушы тұлғаны ресми куәландыратын нәрсе (төлқұжат және т. с. с. ) . 3. Қандай да бір жағдайды жазбаша куәландыру.

Ақпарат бекітілетін «негіз» («носитель») ұғымы ғылыми айналымға алғаш рет социалистік елдердің қазіргі заманғы мұрағат терминологиясы сөздігі арқылы енгізілді. «Құжат» ұғымы мынадай сипатта берілді: «Құжат - жазу, кескіндеу, фотоға түсіру, дыбыс жазбалары немесе өзге де тәсілдер арқылы объективті шындыққа қатысты нәрселер жайлы және адамның ой қызметі туралы ақпаратты бекіту нәтижесі».

«Құжат» ұғымы сөздіктермен қатар мемлекеттік стандарттарда да беки бастады. 16487-70 Мемлекеттік стандартында «құжат» «арнайы материалда адамның шын мәніндегі объективті және ой қызметі барысындағы құбылыстар, фактілер туралы ақпараттарын түрлі тәсілдермен бекіту құралы» ретінде көрсетіледі. Бұл ұғымда ақпаратты бекітудің тәсілдері мен материалы, құжаттың міндетті түрде сәйкестендірілуі секілді жаңа белгілері назарға алынған.

16487-83 Мемлекеттік стандарты бұл терминнің семантикалық мәнін ашып, оны толықтыра түсті. Мұнда «құжаттың» материалдық негізі ондағы ақпараттан бөлек алынып қарастырылады: «Құжат - уақыт пен кеңістікке тапсыру үшін адам қолымен жасалған тәсілдер арқылы бекітілген ақпараты бар материалдық объект».

Құжат анықтамасының даму барысын талдай отырып, бұл терминді түсіндірудің негізгі үш тәсілін бөліп атауға болады. Біріншіден, құжат қандай да бір материалдық объект болып табылады, екіншіден, жай ғана материалдық объекті емес, сонымен қатар, ақпарат жеткізгіш, үшіншіден, әрі ол құжатталған ақпарат (яғни, қайта өңдеу және сақтау мақсатында материалдық негізге бекітілген қандай да бір әлеуметттік ақпарат. Басқаша айтқанда, биологиялық ақпараттың, жанды және жансыз табиғат ақпараттарының адам ойы жететін деңгейде жазылған немесе осы деңгейде өңделген түрлері мен формалары) болып табылады.

Осылайша, құжаттану тұрғысынан алғанда құжат дегеніміз мәтін, дыбыс жазу мен бейнелеу түріндегі ақпарат енгізілген материалдық объект болып саналады.

Соңғы кезде құжат анықтамасының мағыналық жүгі ауырлап, материалдық құрамнан ақпараттық құрамға ауысып келеді. «Құжатталған ақпарат» ұғымының өмірге келуі ақпарат (мәлімет) пен материалдық негіз (рәміздер, белгілер, әріптер, толқындар т. б. түрінде) ұғымдарының екіжақтылық сипатына негізделген. Құжаттау нәтижесінде мәліметтердің өзіндік сипатта материалдану және заттану процесі жүреді. Ақпарат негізге бекітіледі немесе оған тіпті «байланып қойылады», сол арқылы ақпарат өз жасаушысынан жекеленеді. Осылайша, құжат екі қосындының тұтастығы деп қабылданбақ. Рас, ұзақ жылдар бойына бұл бірліктегі басты орынды ақпарат жеткізуші негіз иеленіп келген-ді.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.