Құжат жасау функциялары

Пән: Менеджмент
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 10 бет
Таңдаулыға:

Қазақстан Республикасының білім және ғылым министрлігі

Семей қаласының Шәкәрім атындағы мемлекеттік университеті

МӨЖ

Тақырыбы: Құжат жасау негіздері

Орындаған:

Топ:

Тексерген:

Семей 2017

Жоспар

І. Кіріспе

ІІ. Негізгі бөлім

Құжат мазмұны, жіктелуі
Құжат реквизиттері, құжат бөлімдері
Құжат жасалуы

ІІІ. Қорытынды

ІҮ. Қолданылған әдебиет

Құжат - латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына беретін құқықты, жеке басты және затты кәуләндіратын ресми қағаз.

Деректеме (реквизит) - құжаттың жеке құрылымды бөлігі.

Ұйымдық құжаттар - кәсіпорынды басқаруда қолданылатын құжаттар.

Ақпараттық - анықтамалық құжаттар - кәсіпорын қызметі жайлы деректер берілетін құжат түрі.

Еңбек қатынастарын құжаттау - кәсіпорындағы еңбек үрдісін жоспарлау, ұйымдастыру, басқару және есепке алуға бағытталған құжаттар.

Жеке құжаттар - күнделікті өмірде қолданылатын мемлекет пен жеке тұлға қатынасын реттеуге арналған құжаттар.

Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге, беруге және сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз. Басқаша айтқанда, құжат - ақпараты бар материалдық тасымалдаушы. Мұндай тасымалдаушы ретінде қағаз, компьютер дискісі, фото және кинопленка және т. б. қызмет етуі мүмкін. Іс құжаты әкімшілік (басқару) ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.

«Құжат» ұғымы өзінің даму жолында айтарлықтай өзгерістерге ұшыраған. Латын сөзі doceo алғашында «үйретемін», «хабарлаймын» деген мағынаны берген. Кейіннен туындаған, сөздің тар мағынасында алатын болсақ «айғақ, дәлел», «куәлік» мағынасын беретін documentum түрі ғылыми және практикалық қызмет саласының көпшілігінде ұзақ уақыт пайдалануда тұрақтап қалған.

Құжат функцияларын жалпы және арнайы функциялар деп екі салаға бөлуге

болады.

Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады:

1) әлеуметтік - құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады, өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде жүзеге асырылады;

2) ақпараттық - құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы ретінде қызмет етеді;

3) қарым-қатынастық - құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай хабарландырып қана қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы шоғырландырып, бірыңғай пікір қалыптастыруға, ұжымдық реакция туғызуға, бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал етеді;

4) мәдени - құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;

Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады:

1) құқықтық - құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым- қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. Хабарланып отырған мәліметтерге, оқиғаларға баға беру арқылы құжат құқықтық сананың қалыптасуына, мінез-құлықтың әлеумет тарапынан қолдау тапқан үлгілерін әзірлеуге, моральдық-этикалық нормаларды игеруге ықпал етеді;

2) дәрістік - құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады;

3) танымдық - құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға мүмкіндік береді.

4) басқарушылық - құжат басқару құралы болып табылады, қоғам мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі;

5) мемориальдық - құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді;

6) есептік - құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан, оның нәтижелерін есептеп шығаруға мүмкіндік береді.

7) эстетикалық - құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты образды-көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады;

8) релаксациялық (ойын-сауықтық, компенсаторлық) - құжаттардың бірқатар түрлерін эмоционалдық шиеленісті ширығуларды өзге нысандарға аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық ширығу деңгейін көздеген дәрежеге дейін азайтуға пайдалану;

Құжаттың сыртқы белгілері:

Жазба құжат түрі: Мазмұны мен мақсаттық белгілері бойынша құжаттама жүйесіне жатқызылатын жазба құжат (3. 1. 5 тармақ) ;

Ресми құжат: Заңды немесе жеке тұлға дайындаған, бекітілген тәртіппен куәландырылған және ресімделген құжат (2. 24 тармақ) ;

Қызметтік құжат: Ұйымның күнделікті қызметінде пайдаланылатын ресми құжат (2. 25 тармақ) ;

Жазба құжат: Ақпараты жазудың кел-келген түрімен түсірілген мәтіндік құжат (2. 15 тармақ) ;

Қолжазба құжат: Жазу белгілері қолмен түсірілген жазба құжат (2. 16 тармақ) ;

Таза құжат: Мәтіні алғашқы құжаттан көшірілген немесе түзетусіз жазылған қолжазба немесе машинкалық жазба құжат (2. 16 тармақ) .

Құжаттың бастапқы жазбасы: Автордың не редактордың өз мәтінімен

жұмысын көрсететін қолжазба немесе машинкалық жазба құжат 2. 21 тармақ) ;

Түпнұсқа құжат: Автор жөніндегі мәлімет, уақыты мен жасалу орны құжаттың өзінде сақталатын немесе басқа жолмен табылған, оның шығу тегіне шек келтірмейтін құжат (2. 27 тармақ) ;

(Ресми) құжаттың түпнұсқасы: Ресми кұжаттың алғашқы немесе жалғыз нұсқасы (2. 28 тармақ) ;

Телқұжат: Құжаттың түпнұсқасының заңды күші бар қайталанған нұсқасы (2. 29 тармақ) ;

Құжат көшірмесі: Түпнұсқа құжаттағы ақпаратты түгелдей және оның сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін көшірмелейтін құжат (2. 30 тармақ) ;

Жеке құрам бойынша құжаттар - жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттар мен оларды зейнеткерлік қамтамасыз етуге ақша аудару жөніндегі мәліметтер кешені (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 16-тармақ) .

Деректемелер (реквезит) - қызметтік құжаттарды міндетті ресімдеу элементтері.

Деректемелердің құрамы арнайы мемлекеттік стандартта белгіленген. Деректемелер құжатта қатаң белгіленген стандарттық тәртіпте орналасады. Қазіргі іскерлік тәжірибеде жиі кездесетін құжаттың маңызды деректемесіне мыналар жатады:

ұйымның эмблемасы немесе тауар белгісі ұйымның атауы

ұйым туралы анықтамалық құжат мәтіні

деректер (байланыс кәсіпорнының

индексі, почталық мекен-жайы,

телефоны, телеграфтық адресі,

факс, е-мейл, банктің атауы және

банктегі шот нөмірі)

құжат түрінің атауы

құжаттың күні

құжаттың тіркеу нөмірі

құжаттың тіркеу нөміріне және күнінен сілтеме

құжатта оқуға шектеу белгісі

адресат

құжатты бекіту белгісі

бұрыштама

мәтіннің тақырыбы

бақылау туралы белгі

қосымшасының бар екендігі туралы белгі

қолы

құжатты келісу қолдары

мөрі

орындаушы туралы белгі

құжаттың орындалуы және оның іс құжатына жіберілуі туралы

құжаттың ұйымға түскені туралы белгі

құжаттың электронды көшірмесінің бірегейлендірушісі

Осы тізімге қарай отырып, мыналарды айтуға болады: бірқатар деректемелер бір кәсіпорынның әртүрлі құжаттарын ресімдеу кезінде өзгеріссіз қалады - бұл кәсіпорынның эмблемасы, ұйымның атауы және ұйым туралы анықтамалық деректер.

Әрбір құжатты негізгі 3 бөлікке бөлуге болады:

- тақырыптық бөлік (оған мәтіннің соңына дейін орналасқан деректемелер кіреді) ;

- негізгі бөлік (мәтіннің деректемелері және қосымша),

- ресімдеуші бөлік (мәтіннің төменгі жағында орналасқан деректемелер және қосымшалар) .

Құжатта деректемелер 2-3 жоларалық интервалмен бөлінеді. Құжатты дайындау кезінде 6. 0 сериялы және одан жоғары Word for Windows мәтін редакторын, № 12 (кейде 14 кегл) кеглді Times New Roman шрифтін қолдану ұсынылады. Екі немесе одан да көп беттен тұратын құжатты ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі беттері нөмірленуі керек. Бет нөмірлері парақтың төменгі оң жағына араб санымен сөз және тыныс белгілері қосылмастан қойылуы тиіс.

Құжат әзірлеу кезінде бланкілерді қолдану басқару мәдениетін көтереді, ақпаратқа ресми сипат береді, құжатты орындау және оны әрі қарай пайдалану жеңілдейді, сондай-ақ жарнамалық қасиетке де ие болады. Бланкіден біз ең алдымен құжат авторын - ұйым (кейде жоғарыда тұрған орган) атауын көреміз. Құжат авторы лауазымдық тұлға болуы да мүмкін. Мұндай жағдайда ол лауазымдық бланкіге толтырылады. Ең жиі кездесетіні - ұйым атынан жасалған бланкілер. Ұйым бланкілерінде жоғарыда тұрған органдар атауы тікелей немесе әкімшілік бағыныстылық жағдайында ғана көрсетіледі.

Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық- анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.

Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т. б. жатады. Олар ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.

Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды.

Түсініктеме - 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның) жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды тұлғаның қандай да бір іс-әрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп жоғары тұрған лауазымды тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсіндірме қызметкер ішкі еңбек кестесін және еңбек тәртібі ережесін бұзған жағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан қалу, жұмыс орнынан табылмау және т. б. ) жазылады.

Өтініш - жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс беру және т. б. туралы өтінішпен ұйымға немесе лауазымды тұлғаға бағытталған құжат.

Акт - анықтамалық - ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау -тапсыру, іс, құжаттарды жою, апат актілері және т. б. ) растау үшін белгілі бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан кеңестен, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды сынау және т. б. ) .

Анықтама - 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын құжат; 2) биологиялық немесе қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат.

Шарт - азаматтық құқықтарды, қандай-да бір қарым-қатынастардан туындайтын міндеттерді белгілеу, өзгерту, тоқтату туралы екі немесе бірнеше тұлғалардың (тараптардың) келісімі. Шарт А4 форматтағы парақта ресімделеді.

Шартта мынадай деректемелер болады:

● құжат түрінің атауы;

● күні;

● тіркеу нөмірі;

● мәтін;

● келісім жасалып жатқан тараптардың заңды мекен-жайлары;

● тараптардың әрқайсысының лауазымды тұлғаларының қолдары;

● тараптардың әрқайсысының мөрлері;

● келісу бұрыштамалары.

Телеграмма - байланыс арнасы берілетін құжат. Ақпаратты беру және қабылдау уақытына дер кезінде шешім қабылдау мен оның дұрыстығы әсер етеді. Сондықтан, ақпараттың жылдам алынуын қамтамасыз ету үшін оны телеграф арқылы жібереді. Құжаттардың факсимильді көшірмелерін жіберу үшін фототелеграмма пайдаланылады.

Телеграмма А4 форматқа басылады және мынадай деректемелері болады:

● шұғылдық санаты;

● түрінің атауы;

● адресаттың атауы;

● мәтін;

● тіркеу нөмірі;

● күні;

● жөнелтушінің қолы.

Телеграмма 300 сөзден аспауы тиіс.

Телефонограмма - телефон байланыс арнасы арқылы ауызша берілетін және алушы жазып алатын құжат.

Телефонограмма бір данада жасалып, оған басшы немесе жауапты орындаушы қол қояды. Егер телефонограмма бірнеше адресатқа жіберілетін болса, онда оған жіберілетін жерлердің телефон нөмірлері көрсетіле отырып, тізімі қоса тіркеледі.

Телефонограмма мәтіні 59 сөзден аспауы керек. Айтылуы қиын сөздер мен күрделі сөз тіркестерін қолданбаған жөн. Хабарлағаннан кейін оның дұрыстығын қайтадан оқып, пысықтау қажет.

Факс - телефон байланыс арнасы арқылы арнайы аппаратпен алынған құжат. Факс мәні бойынша берілетін құжаттың көшірмесі болып табылады. Телефакс бойынша құжаттардың кез келген түрі жіберіледі. Алайда факстер көп жағдайда іскерлік әріптестер мен мекемелер арасындағы хат алмасудың бір түрі болып қалады. Факсті ресімдеу қызметтік хатты ресімдеу секілді жүреді. Тек адресат деректемесінде почталық мекен-жаймен бірге алушы қаласының коды мен факс нөмірі көрсетіледі.

Электронды хабарлама - компьютерлер арасындағы желілік байланыс бойынша «электрондық почта» арқылы жіберілетін электрондағы нұсқадағы құжат.

Электронды почта арқылы жөнелтілетін құжаттарға мынадай талаптар қойылады:

● құжаттар Word мәтін редакторының немесе Excel кеслеік редактордың көмегімен Times New Roman, Arial шрифтерін пайдалана отырып дайындалады

және графикалық бейнелерден тұрмауы тиіс;

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.