Құжаттарды сақтау. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 43 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны:

І. Кіріспе 2 – 3
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... ... ...
ІІ. Негізгі бөлім 4
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... .
2.1. Құжаттарды сақтау 4
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ...
2.1.1. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету 4 – 9
... ... ... ... ... ... ... ...
2.1.2. Құжаттардың көмескіленген, өшіп бара жатқан мәтіндерін
қалпына келтіру 10 - 12
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ...
2.1.3. Құжаттарды сақтау құралдары және оларды орналастыру ... 13
2.1.4. Құжаттарды сақату режімі, шағынфильмдеу 14 – 16
... ... ... ... ... ... .
2.1.5. Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің әлемдік
тәжірибелері 17 – 22
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... ..
2.2. Құжаттардың есепке алуын қамтамасыз ету 25
... ... ... ... ... ... ... .
2.2.1. Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар және есептік
құжаттар құрамы 23 – 24
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ..
2.2.2. Мұрағатық қорлардағы құжаттарды есепке алу ұғымы және
негізгі ұстанымдары 25 – 30
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ...
2.2.3. Мұрағат материалдарын есепке алуды ұйымдастыру, есептік
құжаттарды сақтау 31 – 35
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
..
2.3. Акционерлік қоғамда құжаттардың сақталуы мен есепке
алынуын қамтамасыз ету 36 – 38
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... .
2.4.Құжаттардың бланкілерін, мөрлер мен мөртабандарды есепке
алу және сақтауға құжаттарды оперативтік сақтауға байланысты
ұстанымдар
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .39 – 43
... ... ... ... ... ... ...
ІІІ. Қорытынды 44
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... .
Қосымшалар 45 – 49
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... ..
Пайдаланылған әдебиеттер 50
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... .
.

Кіріспе

Қазіргі кезде ақпараттарды сақтау үшін мұрағаттардың атқаратын рөлі
қаншалықты маңызды екенін түсіндіріп жатудың өзі артық. Мұрағаттық
құжаттарда сақталған ақпарат жылдар бойы ғылыми, саяси, экономикалық және
әлеуметтік-мәдени басқару ісі мақсаттарына пайдаланылады.
Мұрағаттардың міндеті – мемлекет пен оның институттарын
ретроспективалық деректі ақпарттармен қамтамсыз ету, тарих үшін маңызды
құжаттарды сақтау, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау болып
табылады.
Құжаттарды сақтау мәселесі мұрағат қоймасынан басталады деп
есептейміз. Шын мәнінде құжаттың сақталу ұзақтығы қағаз фабрикасынан, жазу
құралдарын шығаратын зауыттардан, баспаханалардан басталады. Яғни, оның
негізгі бастапқы материалдардың, атап айтқанда қағаздың, сияның, бояудың
сапасында жатыр.
Екінші фактор құжаттардың қалай сақталуына: температуралық
ылғалдылық режиміне, ауаны және бөлмені шщаңнан, эиянды микроогранизмдерден
тазартып отыруға, қойманы өрттен, судан қорғауға байланысты.
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне
енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың
сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке
алынуы керек.
Осы тақырыптарға байланысты маған берілген курстық жұмысымды
кіріспе, негізгі және қорытынды бөлімдерден тұрады. Негізгі бөлімді төрт
бөлімге бөліп қарастрдым. Бірінші бөлімде құжаттардың сақталуы жайлы
тақырыпты қозғадым, ал екінші бөлімде құжаттарды есепке алу мәселесіне
көңіл аудардым. Үшінші бөлімде Акционерлік қоғамда құжаттардың сақталу мен
есепке алынуын, ал төртінші бөлімде құжаттарға заңдылық күшін беретін
деректемелерді есепке алу мен сақтау мәселесі жөнінде қарастырдым.
Менің курстық жұмысымның мақсаты – мемлекеттік, ведомстволық және
Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттардың дұрыс сақталуы мен есепке алынуы
жағдайларын анықтау, қазіргі заман технологиясы бойынша пайдалануды
қамтамасыз ету.
Курстық жұмысымды орындау барысында ведомстволық мұрағаттар
қызметінің негізгі ережелері, Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы
Қазақстан Республикасының Заңы, Мұрағат ісі оқу-әдістемлік құралы,
Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу журналы негізге алынды.

2.1. Құжаттарды сақтау
2.1.1. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету

Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – мемлекеттік мұрағаттардың
негізгі міндеті. Бұл міндеттің күрделілігі сол, ешкім ешқашан мәңгі
сақталатын құжат жасап көрген емес. Мұның үстіне мұрағаттар жыл сайын жаңа
қорлармен толығып жатады, ал бірақ қалпыпына келтіру мүмкіндіктері сол
баяғыша, қарапайым қалпында қалып отыр. Бұл проблеманы шешуге байланысты
қазіргі көзқарас негізінде мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз
етудегі саралап жіктеу (дифференциялау), іріктеу принципіне біртіндеп көшу
мақсаты жатыр. Бұл орайда олардың құндылық деңгейлері мен физикалық жай-
күйлері есепке алынбақ.
Қазіргі таңда мұрағаттардың ең маңызды функциясы Қазақстан
Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы № 326 Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы заңына сәйкес, ақпараттарға еркін және практикалық
тұрғыдан шектеусіз түрде қол жеткізуді қамтамасыз ету болып табылады.
Мұрағат қорларының сақталуын қамтамасыз ету проблемасы жөніндегі
қазіргі түсінік біршама өзгешелеу: бұл шара ақпараттарға қол жетімділік
ауқымын кеңейте түсуге ықпал етуі тиіс.
Қорлардың сақталуын қамтамасыз ету бағдарламасы бірнеше қосалқы
бағдарламаларды да қамтуы қажет. Атап айтқанда:
1. сақтаудың нормативтік режимін қамтамасыз ету, құжаттарды
рестраврациялау және консервациялау;
2. мұрағат қорларын сақтауға арналған материалдық – техникалық база;
3. құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу, құжаттарды пайдалану
үшін олардың көшірмелерін жасау.
Қазіргі кезде мұрағат қорларының сақталуын қамтамасыз ету проблемасы
туралы ұғым да өзгеше сипатта тынылуы тиіс: жоғарыда аталған шаралар
ақпарттарға қол жеткізілім ауқымын кеңейте түсуі қажет. Қорлардың сақталуын
қамтамасыз ету бағдарламасы бірнеше қосалқы бағдарламаларды да қамтуы шарт:
– құжаттарды сақтау, рестраврациялау және консервациялаудың нормативті
режимдерін қамтамасыз ету;
– мұрағат құжаттарын сақтауға арналған материалдық-техникалық базаның
болуы;
– құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу және пайдаланылатын
құжаттардың электрондық көшірмелерін жасау.
Қазіргі заманғы мұрағатты компьютерлік желілерсіз, ақпараттың
электрондық негіздерінсіз, интернетсіз елестету мүмкін емес. Жаңа
коммуникациялық құралдар қағаз негіздері толықтырады, бірақ оларды
алмастырмайды.
Мұндағы мақсат іс қағаздары мәдениеті мен электрондық ақпараттық
жүйелердің қатар өмір сүруіне жағдай жасу. Құжат мәтіндерінің электрондық
нұсқаларын кеңінен қолдануға көшу және оларды пайдаланушыларға ұсынып отыру
заман талабынан туған қажеттілік. Электрондық нұсқаулар қағаз негіздегі
түпнұсқалармен толық сәйкес болуы тиіс. Мәтін композициясы, барлық
қосымшалар, иллюстрациялар, таблицалар, бәрі-бір сол күйінше көрініс табуы
шарт.
Мұрағат мәдени мұраларымыздың өзіндік ерекше бір құрамы ғана емес,
сонымен бірге ақпараттық ресурстардың әрі маңызды, әрі бірегей, әрқашан
сұраныста болатын бөлігі екендігі дайсыз. Оларға қол жеткізілім шектелмеуі
тиіс. Бірақ өкінішке орай, қолданыста болатын барлық құжат уақыт өте келе
материалдық негіздерінің табиғи түрде ескіруіне, сақтау барысындағы
қолайсыз, апатты және төтенше жағдайларға байланысты өзінің пайдаланылу
сапасын жоғалта бастайды.
Сондықтан, Қазақстанның үдемелі дамуын қамтамасыз ететін аса құнды
ақпараттық ресурстарды сақтау міндеті ерекше мәнге ие.
Мұрағат қызметінің негізгі бағыттарының бірі – құжаттардың сақталуын
қамтамасыз ету төмендегі міндеттерді жүзеге асыруды қажет етеді:
– құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайын жасау;
– құжаттарды қоймаларға (мұражайларға) тиісді, талапқа сай орналастыру;
– қоймалардан істерді пайдаланруға беруді ұтымды ұйымдастыру;
– құнды құжаттардың сақатндыру қорын құру;
– құжаттардың физикалық және химиялық жағынан сақталуын қамтамасыз ету.
Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің оңтайлы жағдайын туғызу үшін
арнайы жабдықталған ғимараттармен, мекемелік мұрағат құжаттарын орналастыру
үшін бөлінген қоймаларды, ескі ғимараттарды қалпына келтіру керек.
Мемлекеттік мұрағаттарға арнайы ғимараттар берілуі, онда құжаттарды
сақтауды қамтамасыз етудің оңтайлы жағдайы ескеріледі.
Мұрағаттардың бөлмелері төмендегі ретпен бөлінуі тиіс:
– келіп түскен құжаттарды қабылдайтын және өңдейтін бөлме;
– мұрағат қоймасы;
– қызметкерлердің жұмыс орны;
– оқу залы;
– лабаратория (қалпына келтіру, микрофильмдеу, құжаттардың
фотокөшірмесін жасауға арналған);
– ғылыми-анықтамалық ақпараттар мен есептік құжаттарды орналастыруға
арналған бөлме;
– ғылыми-анықтамалық қор және қосалқ бөлмелер (келушілерді қабылдауға,
күзет қызметі және т.б. мақсаттарға арналған).
Мұрағат қоймаларының бөлмелері құжаттардың сақтау мен тасымалдау
құралдарымен жабдықталынады. Мұрағаттарда құжаттарды сақтау құралдарына
папкалар, жәшіктер, шкафтар, қорларды орналастыратын стеллаждар,
вертикальды картотекаларды сақтауға арналған стеллаждар, каталогтарға
арналған шкафтар және т.б. жатады. Құжаттарды тасымалдаушылар кіреді.
Барлық ақпарат тасымалдаушылар тозады, сол себепті мұратшылардың
басты міндеті - әр түрлі материалдардағы құжаттардың ұзақ сақталуын
мейілінше қамтамасыз ету болып табылады.
Құжаттарды сақтау ортасын оңтайлы қамтамасыз ету факторларының бірі
– жарық режимін сақтау. Табиғи жарық ақпарат тасушылардың барлық түріне
әсер етеді, әсіресе қағаз түріндегі құжаттардың тез ескіруіне алып келеді.
Сондықтан, жарықтан қорғау жолдары технологиялық тұрғыдан негізделген
шектеулерді сақтаумен іске асады.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз етудің жағдайын жасауда қорларды
дұрыс орналастырудың жоспарлау сызбасы жасалады. Сақтаудың барлық құралдары
рет-ретімен нөмірленіп, орналастырылады. Қойма, стеллаж, сөре, жәшіктер
нөмірленеді. Қорларды орналастыруда нөмірлеу олардың тұрақты сақтау орнын
анықтайды, нәтижелері топографиялық көрсеткіштерден көрініс табады. Өз
кезегінде топографиялық көрсеткіштер тізімдеуші құжатқа да, мұрағаттың
ғылыми-анықтамалық аппаратына да кіреді.
Істерді пайдалануға беруде үлгілік ережелерге сай белгіленген
мерзімнің сақталуы талап етіледі. Істер оқу залдарына пайдалану, қалпына
келтіру жұмыстарын жүргізу үшін апарылады, қажет болған жағдайда
құжаттардың сақатандыру көшірмесін алу және анықтамалар беру үшін де
беріледі. Сақтаушы қоймалардан құжаттарды беру және олардың уақытында
қайтарылуын бақылауға алуы тиіс.
Жоспарлы түрде істердің түгелділігі мен жай-күйін тексеру сақтауды
қамтамасыз етудегі негізгі шаралардың бірі. Бұл жұмысты жүргізудің негізгі
мақсаты – істердің түгелділігін және физикалық жағдайын тексеру. Мұндай
жұмыстар тіркеу құжаттары бойынша жүргізіледі. Құжаттардың түгелділігі
тіркеу құжаттары арқылы, ал жай-күй физикалық жағдайын тексеруден тұрады.
Сақтау бірліктері өз орындарынан табылмаса, онда оларды ескі
тізімдерден, куәлік парақтарынан, сондағы қор істерінен іздестіріледі.
Істердің түгелдігін және физикалық жағдайын тексеру нәтижесі актімен
рәсімделеді.
Сақтау қоры – белгісіз бір жағдайларда құжаттардың түпнұсқасының
жоғалмауының алдын алу үшін жасалады. Сақтау қорлары негізінен
физикалықкүйі нашар, аса құнды құжаттарға жасалынады. Сақтау қоры әдетте
түпнұсқасының микрофотокөшірмелері болып табылады.
Құжаттардың бүлінуіне әсер етеін бірнеше факторлар бар. Олар
құжаттарды әр жаққа тасуда және құжаттармен жұмыс істеу барысында пайда
болуы мүмкін – жәндіктер, кемірушілер, бактериялар. Жәндіктер мен
кеміргіштерді кездескен жағдайда оларды жою үшін дезинфекция жұмыстары
жүргізіледі.
Физикалық жағдайы нашар құжаттарды байқаған кезде қалпына келтіру
жұмыстары жүргізіледі.
Қалпына келтіру жұмыстарын жүргізудің мақсаты – құжаттаң физикалық
біртұтастығын сақтау, тасымалдаушы заттаң беріктігін орнына келтіру,
тасымалдаушының ескіруін тоұтату болып табылады. Істерде парақтардың
жоғалған беттері болса, олар қалпына келтіріледі. Жаңғырту жұмыстары әрбір
іске жекелей келуді қажет етеді, себебі қалпына келтіру материалдардың
мәтінінің сақталуына кері әсерін тигізуі де мүмкін.
Айтылған жұмыс түрлерінің бәрін мұрағатшылар арнайы қондырғылармен,
құралдармен жабдықталған мұрағат лабаратоияларында құжаттардың физикалық-
химиялық жағдайларын сақтай отырып жүргізеді.
Ұйымдардың қызметі нәтижесінде шоғырланған құжаттардың маңызы мен
құндылығы әр түрлі болады. Кейбір құжаттар ағымдық сипатта боса, енді
біреулері ғылыми-техникалық жетістіктерді көрсететін, мемлекеттік құрылыс
пен елдің қоғамдық өмірін ақпарат беретін тарих пен мәдениет ескерткіштері
секілді құндылығы жоғары құжаттар, олар тұрақты түрде сақталады.
Құжаттарды жедел түрде сақтауда техникалық құралдардың орны ерекше.
Мұндай құжаттардың негізгі бөлігі қағаздардан тұрады. Олар негізінен
басқару орындары қызметкерлерінің қасында немесе оған жақын маңда
сақталады. Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етуде техникалық құралдар
пайдаланылады. Лоткалар мен кассеталар жұмыс үстелінде құжаттарды кешенді
түрде немесе жекелей сақтауға мүмкіндік береді. 2-4 ортақ тіреуіштерге
негізделген лоткалар жиі қолданылады. Оларды жұмыс үстеліне бекітсе, А4
форматындағы 60-1200 парақ сияды. Құжаттарды сақтауды шаңнан қорғайтын және
соққыға қарсы тұра алатын пластмасс материалдардан жасалған қорапшалар да
қоданылады.
Құжаттарды кейде тігінен сақтау үшін тумбаны, жазу үстелін,
жәшіктерді қайта жаңартуға да болады. Күнделікті құжаты сақтауда
механикаландырылған картотекаларды пайдалану өте тиімді. Олар қойма
картотекаларынан (құжаттардан) механикалық (автоматты) түрде жұмыс аймағына
немесе оператордың жасаған сұранысына сәйкес үстелге жеткізеді.
Құжаттарды бүгінгі күнгі тасығыштарға сақтау әдістік
көрсеткішбойынша жүргізіледі. Бұл перфокарталар, перфотаспа (перфолента),
магниттік материалдар (таспалар, дискілер) сияқты технотрондық құжаттарға
қатысты айтылып отыр.
Машинада оқылатын құжаттарды есептеу, сақтау және пайдалануды арнайы
сақтау қызметі күнделікті түрде жүргізіп отырады.
Әрбір тасымалдаушыға есептік карточка жасалынады, оған код, тіркеу
нөмірі, қысқаша мазмұны, құрылған мерзімі, сақталатын уақыты, тіркеу коды,
тасымалдаушы түрі, сақтау орны және т.б. жазылады. Машинада оқылатын
құжаттар ілеспелі хатпен бірге беру – алу актілері арқылы тапсырылады.

2.1.2. Құжаттардың көмескіленген, өшіп бара жатқан мәтіндерін
қалпына келтіру

2002 жылы мұрағаттардағы мәтіндері өше бастаған құжатарды көшірмелеу
жөнінде Жаднаманы мұрағат қызметкерлері әзірлейді. Онда айырықша құнды
құжаттарды анықтау кезінде, баспаға жинақтар даярлау үстнде, әр түрлі
картотекалар жасау барысында, құжаттардың тарихи деректі көрмелерін
өткізуге әзірлік сәттерінде т.б. жағдайларында өшк бастаған мәтіндерді
айқындау шаралары мақсатты түрде белгіленген. Анықталған әрбір құжат мәтіні
карточкаға жазылып сипатталады, мұнан соң ол құжаттардың сақталуын
қамтамасыз ету басқармасына беріледі. Мұнда өше бастаған және айқындығы
төмен мәтіндері есепке алу картотекасы жүргізіліп отырады. Жаднамада құжат
мәтінін компьютерде қайта теру арқылы қалпына келтіру тәсәлі егжей-тегжейлі
сипатталады. Мысалы: мәтін парақтың бір бетіне жол арасы 1,5 интервал етіп
теріледі; шрифт көлемі 13 пт. Таблицаларды теру кезінде шрифт көлемін
өзгертуге болады. Парақ бетінің параметрлері: жоғары жиек бос кеңістігі –
1,5 см; төменгісі де – 1,5 см; сол жақ бос кеңістігі – 2,5 см; оң жағы –
1,8 см. Егер түпнұсқада парақ мәтіні компьютерде бір парақтан асып кетсе,
компьютерлік көшірмеде түпнұсқаның жаңа парағы қай жерден басталса,
мәтіннің сол жерінен түпнұсқада №... парақ немесе түпнұсқада № парақтың
мұқаба беті деп белгі салынып отырады. Түпнұсқа құжатты қалпына келтіру
кезінде оны редациялауға немесе қандай да бір өзгерістер енгізуге,
орфографиялық қатесін не жансақ басылған тұстарын түзетуге жол берілмейді!
Революциялар, белгілер түпнұсқада қай тұсынан салынса, сол тұсынан
орналастырылады.Егер мұндай лар құжат мәтіні үстіне жазылған болса, онда
олар құжаттың негізгі мәтінінен кейін тұпнұсқада орналасқан тұстары
көрсетіледі. Мәселен, 3-парақтың 5-абзацына жай қарындашпен Іске
тіркелсін деп белгі соғылған. Жекелеген сөздер мен қойылған қолдары
қалпына келтіру мүмкін болмаса қойылған қол немесе сөз оқылмайды. Деп
көрсетіледі. Құжаттар көшірмелері міндетті түрде түпнұсқамен салыстырылуы
керек, ал көшірме соңына мәтінді қалпына келтірген кісінің лауазымы, аты-
жөні келтіріліп, қолы қойылады, датасы көрсетіледі.
Көшірме мұрағат көшірмесі деген мөртабан (штамп) куәлендырылады.
Құжаттар мәтіндерінің қалпына келтірілген парақтары карточкаға тіркеледі.
Құжат мәтіндері қалпына келтірілгеннен кейін ол көшірме мәтін
микроафишаланады, мұқабаға дербес тігіліп, қоймадағы түпнұсқы салынған
мұрағат қорабына орналастырылады. Тізімдемге істің қалпына келтіріліп,
микроафишаланғаны туралы жазылады.
Құжаттық материалдар ұзақ уақыт бойы сақтаудан, содай-ақ мұрағат
орындарында жиі пайдаланудан, әлбетте, тозығы жетіп, оларды ары қарай
қолдану үшін белгілі бір дәрежеде қалпына келтіру жұмыстарын жүргізу қажет
болады.
Қалпына келтіру құжаттардың сақталуын қамтамасыз етудегі маңызды
фактор болып табылады.
Күрделілігі әр түрлі деңгейдегі құжаттар, істер, карталар қалпына
келтіріліп жатады. Қалпына келтіру цехының міндеті бүлінген құжаттарды
қалпына келтіру және алдын ала өңдеу, яғни бүлінбейтін ету жолымен
құжаттардың ұзақ уақыт сақталуын қамтамасыз ету болып табылады. Бұл оңай
жұмыс емес. Оған үлкен тжірибе, қыруар еңбек керек.
Құжаттық материалдарды нақты қалпына келтіру жұмысы құжаттардың жай-
күйін тексеріп, нөмірлеуден, оны шаңнан тазартудан, қажет болған жағдайда
парақтай отырып дизенфикация жасаудан басталады. Қағаздың конденсаттық,
миколенттік түрлері арқылы құжат түбі бекітіледі. Жетіспейтін парақтардың
орны толықтырылады. Құжат парақтары дымқылданып, престеледі, кесіледі,
түптеу үшін әзірленеді. Жалпы, қалпына келтіру жұмыстарының бәрі қолмен
атқарылады. Бұл істе антисептиктер мен пластификаторлар қосылған арнайы ұн
желімі пайдаланылады. Нақты қалпына келтіру процестері қайтарымды, яғни
қажет болған жағдайда оны құжатқа нұқсан келтірместен қайта бұзып, жаңадан
бастай беруге болады.
Анықтама: Микрофотокөшірме жасау және қалпына келтіру орталық
зертханасында жыл сайын 300 000 кадрдан астам сақтық қоры (негативтер)
түсіріліп, 300 000 кадрдан астам сақтық қоры (позитивтер) жасалады, 85 000-
нан 100 000-ға дейін парақ қалпына келтіріледі және жөнделеді, 3 000
мұрағаттық қорапша әзірленіп, 4 000-нан астам іс түптеледі.
Мемлекеттік мұрағаттарда сақтаулы құжаттық материалдардың мәні
көпшілікке мәлім. Қазақстан Республкасының Мемлекеттік мұрағаттыққоры
негізінен ел дамуының басты кезеңдерін қамтитын болғандықтан зерттеу ісінде
де, оны практикалық қызметте пайдалануда да бірегей дерек көзі болып
табылады.

2.1.3. Құжаттарды сақтайтын құралдар және оларды орналастыру.
Құжаттарды сақтайтын негізгі құралдар тұрақты немесе жылжымалы
металл стеллаждар, отқа төзімді етіп өңделген ағаш стеллаждар болып
табылады, қосалқы құралдар - металл шкафтар мен сейфтер.
Сақтау құралдары терезелі қабырғаларға перпендикуляр орналастырылады.
Құжаттарды сақтайтын құралдарды ғимараттың сыртқы қабырғасына және жылу
көздеріне тақап орналастыруға рұқсат етілмейді.
Сақтау құралдарын орналастыру мынадай нормаларға сәйкес жүзеге
асырылады: олардың қатараралық қашықтығы - 120 см; сақтау құралдары
аралықтарының қашықтығы - 75 см; ғимараттың сыртқы қабырғасы мен оған
параллель қойылған сақтау құралдары аралық қашықтығы - 75 см; қабырға мен
сақтау құралы бүйірінің ара қашықтығы - 45 cм; еден мен сақтау құралының
төменгі сөресіне дейінгі аралық - 15 см.
Құжаттар сақтау құралдарының сөрелеріне стандартты мұрағат
қораптарына, электрондық негіздер - қынаптарға салынып жайғастырылады.
Сақтандыру қоры мен пайдалану қорының шағынфильмдері металл қораптарда
сақталады, стандартты раккордтары болады және фотоқабатты беті сыртқа
қаратылған күйінде орам етіп оралады. Құжаттарды еденге, терезе алдына,
басқыштарға немесе реттелмеген үймелер арасына қоюға болмайды. Сақтау
құралдары дербес түрде мұрағатқа кірер есіктің сол жағынан оң жағына қарай,
ал сөрелері жоғарыдан төмен қарай нөмірленеді. Құжаттардың орналасқан жерін
белгілеу мақсатында әрбір сақтау құралына топографиялық карточкі жасалады.
Топографиялық карточкі нөмірі сақтау құралының нөмірімен сәйкес келеді.

2.1.4.Құжаттарды сақтау режімі, шағынфильмдеу
Құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайларын қамтамасыз етуде
температуралық-ылғалдылық пропорцияларға аса мән беріледі. Ақпарат
тасымалдаушылардың түрлеріне байланысты олардың ылғалдылықты қажет ететін
нормалары да әр түрлі болады. Ақпарат көздері (ақпарат тасымалдаушылар)
үшін ылғалдықтың жетіспеушілігі де, көп болуы да зиян. Ылғалдың көп болуы
заттың сығымдылығын әсер етіп қана қоймай, әр түрлі биологиялық
зиянкестердің пайда болуына, ал құрғақ ауа уақыт өткен сайын материалдың
сынғыш болуына алып келеді. Оңтайлы температуралық-ылғалдық режимі +1719С,
ал ауаның салыстырмалы түрде – 4656 % болуы керек. қорғалуы тиіс.
Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында
құжаттарды сақтау үшін мынадай оңтайлы температуралық-ылғалдылық режімі
белгіленеді:
1) қағаз негіздегі құжаттар үшін - температура +17 - +19 о С, ауаның
салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 %;
2) ақ-қара үлдірдегі құжаттар үшін - температура +15 о С, ауаның
салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;
3) түрлі түсті үлдірдегі құжаттар үшін - температура +2 - +5 о С,
ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %;
4) электрондық негіздегі құжаттар үшін - температура +15 - +25 о С,
ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-60 %.
Ауа райы реттелмейтін мұрағат қоймаларында ғимаратты тиімді
тәсілдермен жылыту, желдету және ауаны ылғалдату (құрғату) жүзеге
асырылады.
Температура мен ылғалдылық арнайы техникалық құралдар – термометр,
психрометр, гигрометрмен есептелініп отырылады. Оңтайлы жағдайлардың
орнығуы үшін ауа райы параметрлерін аптасына кем дегенде екі рет бір
мезгілде өлшеп отыру жолымен бақыланады. Аспаптар көрсеткіштері тіркеу
журналына жазылып отырады. Тіркеу журналының үлгісін ведомстволық мұрағат
анықтайды. Температуралық-ылғалдылық режімдерін бақылау-өлшеу аспаптары
(термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) жылытқыш және желдеткіш
жүйелерден аулақ қойылады
Мұрағат қоймаларында шаңдардан арылту жұмыстары жүргізіледі. Ғылыми-
техникалық өңдеу істерді пайдалануға беру кезінде әрбір бірліктің жай-күйі
мұқият тексеріледі, оның бүлінген, қайта қалпына келтіру мен санитарлық-
гигиеналық өңдеулерді қажет ететін жерлерінің бар-жоқ екендігі
анықталынады.
Құжаттарды сақтау жарық, температуралық-ылғалдылық және санитарлық-
гигиеналық режімдерді, соған сәйкес белгіленген нормативтік өлшемдерді
қамтамасыз ету арқылы жүзеге асырылады.
Мұрағат қоймаларына терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілер,
перделер немесе боялған әйнектер қолдану арқылы шашыраңқы жарық түсіруге
рұқсат етіледі.
Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын
лампалар немесе жарық шұғыласы ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін
люминесцентті лампалар қолданылады.
Электрондық негіздегі құжаттар жарық тікелей түспейтін жағдайда
сақталады және ауа құрамындағы қауіпті қоспалардан (күкіртті газдан,
күкіртті сутегінен, сынап буларынан, азот тотығынан, аммиактан) және
электромагниттік-ионизациялық (радиациялық) әсерлерден қосымша қорғалуы
тиіс.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету ету жөніндегі шаралар кешенін
жүзеге асыру мақсатында 1956 жылы Микрофотокөшірме жасау және қалпына
келтіру орталық зертханасы ұйымдастырылады
Құжаттың сақталуын қамтамасыз етудегі үшінші – ең маңызды фактор
шағынфильмдеу және қалпына келтіру болып табылады
Қағаз негізіндегі құжаттарды шағынфильмдеу әлемдік тәжірибеде құжат
ақпарттарын сақтаудығы неғұрлым тиімді бағыт болып есептеледі және ол
түпнұсқаға тән элементтердің бәрін сақтайды.
Шағынфильмдеу (микрофотокөшірмелеу) – айырықша құнды құжаттардың
сақтық қорын жасау, яғни түпңұсқаны, кітапты, қолжазбаны немесе газетті 35
мм-лік үлдір (пленка) кадрлары бойынша фотоға түсіру тәсілі.
Сақтық қор ұсталмайтын, қол сұғылмайтын құжаттар жиынтығы болып
табылады және олар түпңұсқалардан бөлек, арнайы мұрағат қоймаларында
сақталады.
Сақтық көшірмелердің кезектілік реті бірегей және айырықша құнды
құжаттардың физикалық жай-күйіне және олардың қолданылу жиілігіне
байланысты белгіленеді. Олардың арасындағы ең жиі пайдаланылатын әрі
материалдық негізі мен құжаттық ақпараттарына ақау түскендері бірінші
кезекте көшірмеленеді.
Бірегей және айырықша құнды құжаттардың сақтық көшірмелерін жасау
технологиялық регламенттерге және қолданыстағы һөзге де нормативтік-
техникалық құжаттарға сәйкес жүзеге асырылады.
Мемлекеттік мұрағаттардың кинофотоқұжаттармен жұмыс жүргізудегі
негізгі ережелерінде белгіленген классификацияға сәйкес негативтер (сақтық
қор), конратиптер, позитивтер (пайдалану қоры) мұрағатта сақталады. Олардың
ішінде бейне негативтері түпнұсқа (оригинал) болып атбылады.
Шағынфильмдеу қоймалардың көлемін орта есеппен 90%-ға қысқартуға
мүмкіндік береді. Сонымен бірге тарихи немесе көркемдк құндылығы жоғары
сирек кездесетін басылымдарға оқырмандар қауымының еркін қол жеткізуін
қамтамасыз етеді. Мұнымен қатар құжаттардың түпнұсқаларын жиі пайдаланудан
болатын бүлінулерден сақтайды, шағынфильм көшірмелерін басып шығаруғы
қолайлы жағдай жасайды.

2.1.5. Құжат сақтауды қамтамасыз етудің әлемдік тәжірибелері

Құжат сақтауды қамтамасыз етудің екі тәсілі бар:
1. құжаттың өзін сақтауы;
2. құжаттың мазмұнын сақтау.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету саласы бойынша әлемдің
тенденцияларға жасалған сараптамалар мен мөлшердегі құжаттардың немесе
олардағы ақпараттардың ұзақ уақыт сақталуын қамтамасыз етуге мүмкіндік
беретінәдістемелерге деген сұраныс артып отырғандығын көрсетеді. Бұл
әдістемелер қатарына, бірінші кезекте, құжаттарды микрофильмдеу ісі жатады.
Компьютерлік технологиялардың жедел қарқынмен дамуына қарамастан бұл
ақпарат сақтаудағы негізгі тәсіл блып қалып отыр.
Ақпарат ресурстарына қол жеткізілімнің еркінділігіне байланысты
цифрлық ақпараттарға қол жеткізілім мен олардың сақталуын ұзақ уақыт
қамтамасыз етуге қатысты ашық та, жасырын да проблемалар баршылық. Осыған
байланысты құжаттарды мұрағаттаудың бірнеше тәсілі қолданысқа еніп отыр.
Микрография. Бұл құжаттың ақпараттық жарық сезгіш үлдір материалдарға
түпнұсқадан 150 есеге дейін кішірейтіліп тікелей көшіретін технологиялық
әдіс. Үлдір негізді микроформа деп атайды. Микрографияның неғұрлым кең
тараған түрі 1635 км микрофильм, апертуарлық карталар мен микроафишалар.
Микроформадағы бейне геометриялық тұрғыдан түпнұсқаға сәйкестіріледі.
Микроформаларды көру үшін бейнелерді микрографикалық техникалардың көмегі
арқылы үлкейту керек, қажет болған жағдайда оны лупа арқылы да оқуға
болады. Қазір микрографиялық технология ұғымы тек қағаз құжаттарды
микроформаға репродукциялауды ғана емес, қағаз құжаттарымен бірге
электрондық құжаттар да микроформға түсіру мен керісінше микроформадан
қағазға түсіру технологиясының бүкіл спекторын, сондай-ақ микрогеографиялық
мұрағатардағы құжаттарды сақтау мен пайдалану деген түсініктерді де
қамтиды.
Микрографияның цифрлаудан артықшылығы мына факторлардан да көрінеді:
◊ Микроформаларды, ақпараттардың баламалы негіздері ретінде, қажет
болған жағдайда арнайы жабдықтарды қолданбай-ақ оқи беруге болады.
◊ МИкрография саласындағы қолданыста жүрген халықаралық стандарттар
әлемнің кез елген елінде жасалған микроформаларға қол жеткізуді қамтамасыз
етеді.
◊ Микроформалар жасалуы, көбейтілуі, таратылуымен сақталуы жағынан
тиімді.
◊ Микрофильмдер аз шығынмен жоғары тиімділікке қол жеткізуге мүмкіндік
береді.
◊ Микроформалар ұзақ сақталатын баламалы негіздердің қатарына жатады.
Американдық мамандар қорытындысы бойынша сапалы мұрағаттық көшірмелер
тиісті режімде 500 жылға дейін сақталады.
◊ Бейнелерді оптикалық дискіде сақтау 35 мм-лік үлдірде сақтағаннан 20
есе қымбат болып шығады.
◊ Қазіргі кезде рынокта цифрлық ақпараттарды сақтаудың мұрағаттық
сақтау талаптарына тиісті дәрежеде сәйкес келетін жүйелері мен формалары
жоқ.
◊ Микрофильмдеу жұмыстарын жүргізуге арналған техникалық база іс
жүзінде бірнеше ондаған жылдар бұрынғы қалпында қалып келеді. Ал цифрлық
құжаттарға қол жетімділікті ұзақ уақыт бойы қамтамасыз ету үшін оларды
үнемі қайта көшірмелеп, йифрлық негіздерді жаңартып отыру керек. Бұл
цифрлық негіздегі жаңа бағдарламалық-ақпараттық құралдар арқылы оқылуын
қамтамасыз ететін шара. Аталмыш бағдарламлық құралдар болса, шамамен әр 18
айда бір рет жаңартылып, ауыстырылып отырады.
Құжаттарды микрофильмдеу түпнұсқаның да, ондағы ақпараттырдың да
сақталуын қамтамасыз етудегі әрі тиімді, әрі үнемді тәсіл болып табылады.
Құжаттардың Мемлекеттік сақтық қоры туралы Ережеге байланысты
министрліктер, ведомстволар, меншіктің барлыұ формасындағы ұйымдар мен
кәсіпорындар алдына сақтық көшірмелер жасау мәселесі қойылады.
Ақпараттарды сақтау мәселесі сақтық микроформалар қорын жасау оларды
мұрағат орындарынан тыс арнайы жабдықталған қоймаларды ұстау арқылы шешілуі
тиіс. Ал оларға қолжеткізідлім мәселесі сақтық микроформалар қорымен бірге
микро негіздерге түсірілген пайдалану қорын жасау арқылы қамтамасыз
етіледі. Мұрағат қорларын микрофильмдеу жұмыстары нәтижесінде құжат
сақтаудың жаңа мүмкіндіктері ашылады, атап айтқанда:
◊ Тұтынушыларға мейілінше ұзақ уақыт сақтауға жататын құнды немес
сирек кездесетін түпнұсқалар орнына ролардың микрофильмдеу немесе
электрондық көшірмелері ұсынылады. Бұл түпнұсқаны ескіріп, бүлінуден, қолды
болудан сақтайды.
◊ Әрбір түпнұсқа бір-бір реттен ғана көшіріліп, одан кейінгікөбейту
шаралары көшірмеден көшірме жасау арқылы атқарылатын болады. Яғни, қағаз
бір-бір реттен ғана көшірмеленетіндей технология қолданылады. Бұл бағытта
белгіленген тиісті шаралар жоспарлы түрде жүзеге асырылуда.
Микрогеография құжаттарды өңдейтін және оларға қол жеткізуді
қамтамасыз ететін компьютерлік жүйелермен үйлесім табады. Микроформаларды
гибридтеу тәсілі дегеніміз құжаттарды сақтау үшін түпнқсқаның
микрокөшірмесін жасап және түпнұсқадағы ақпараттарға қол жетімділікті
қамтамасыз ету мақсатында микроформадан цифрлық көшірмелер әзірлеу болып
табылады. Микроформаларды кез келген уақытта электронды негізге аударуға
болады. Бұл бүкіл әлемге әйгілі СОМ – технология арқылы жүзеге асады.
СОМ – технология. Бұл технологияны қолдану кезінде микрографияның
жаңа мүмкіндіктері ашылады, микроформадағы бейнелердің сапасы жақсарады.
СОМ – жүйелері толық автоматты режімде микро фото негіздерді өңдейдің жабық
тәсілі бойынша жұмыс істейді.
СОМ – технологияның артықшылықтары:
- микроформаларды сақтау үшін ақпараттарды микроформаға түсірілген қағаз
құжаттарды сақтауға қажетті алаңның екі пайызынан аспайтын ғана
мөлшеріндей сақтау алағына қысқартады.
- микроформалар жүздеген жылдар бойы сақталады. Әрі олар ерекше жағдай
жасауда қажет етпейді. Қағаз құжаттар қалай сақталса, солай сақтйу
беруге болады.
- құжаттың микроформадағы көшірмесімен қатар электрондық бейнесінде
болады, бұл ақпаратты қанша пайдаланушы қажет ететін болса, сонша
мөлшерде көбейтуге мүмкіндік береді.
СОМ – технология (Сomputer Оutput Мicrofilmig) – бұл құжаттардан
емес, компьютерден немес қандай да бір магнитті және магнитті-оптикалық
негіздерден келіп түскен мәліметтерді микрофильмдеуге редакциялау мен құжат
өңдеу жылдамдығына байланысты. Бұл технология құжаттарды оптикалық
түсірілімге қарағанда ондаған есе жылдам өңдеуге мүмкіндік береді. СОМ
жүйесі кез келген форматта ұсынылған электрондық құжаттарды баламалау
форматқа оперативті түрде түсіру мен қатар ұзақ сақталатын енгізге көшіру
арқылы сақтай алады.
Қазіргі кезде рулондық үлдірге де, микрафишаға да басып шығара алатын
әр түрлі жабдықтар қолданысқа енуде. Лайықты модельді таңдап алуға
мүмкіндік бар. Рулонды микропленка мен микроафишаға арналған СОМ - жүйесін
белгілі неміс компаниясы CMA Elekctronic Document шығарады.
СОМ-ды қағаз құжттарға лайықты сканермен қосымша жабдықтай отырып,
пайдаланушы бір жұмыс циклында Электрондық мұрағат жүйесіне өндірілетін
құжаттардың электрондық нұсқауларын жасауға және құжаттардың микроформадағы
сақтық көшірмелерін әзірлеуге мүмкіндік алады. Мүнымен қоса, пайдаланушы
аұпараттарға жылдам қол жеткізіледі әрі құжаттардың қолданылуын мейілінше
азайту арқылы түпнұсқалардың жақсы сақталуын өткізіп жатудың қажеті жоқ.
Бұл орайда түпнқұсқаның бейнелік сапасына ешқандй нұқсан келмейді.
Бос алаңның аздығынан және арнайы талаптарға сәйкес, құжаттарды
классикалық әдіспен суретке түсіруге, оған арналған жабдықтарды
орналастыруға мүмкіндік бола бермейді. Бұл жағдайда ең қолайлысы СОМ-
жүйесін қолдану болып табылады.
Микрофомаларды басып шығару тұйық циклде жүргізіледі. Жабдықтaрдың
бүкіл кешенін бір ғана жұмыс кабиентіне орналастыруға, шағын орныға
сыйғызуға болады. СОМ – жүйесін қолдану үрдімсінде ұыйм құжаттардың
электрондыұ бейнелері мен микроформаға түсірілген сақтақ көшірмелерін
алатын болады.
СОМ – технологияның қолдану микрографияның жаңа мүмкіндіктерін ашады,
микроформада бейнелердің сапасы жақсарады, қағаз құжаттарды пайдалануға
деген сұраныс азайады, сондай-ақ қағаз негіздеп түпнұсқаларын сақталуы
қамтамасыз етіледі.
Сақтық құжаттары мен олардың қолжанысқа арналған көшірмелерге
әзірлеуге қазіргі заман,ы шоғырландырылған технлогияларды пайдалану
технлогиялық трактілерді резервтеу есебінен жүйеу қызметінің тұрақтылығына
арттырады, мұрағат мекемелерінің сақтық құжаттарына телекоммуникациялық қол
жетімділігін жақсартады.
Құжаттарды мұрағаттағы орындарынан қозғамай-ақ электронды нұсқаларын
жолдауға болады. Электронды құжаттар тікелей сол мұрағат орындарында
түпнұсқаны сканерлеу арқылы жасалады. Осымен бірге олардың қолданысқа
арналған электрондық бейнелер де қатар түзіледі.
Электрондық мәліметтер базасы серверде сақталады және сенімді болу
үшін түгелдей немес ішінара DVD немесе PDF дискілеріне көшірмеленеді.
Қалыптасқан критерийлерге байланыста және мұрағатт құжаттары
бағыттарына сәйкес түпнұсқалар СОМ жүйесі арқылы микрофильмге аударылады.
Бұл құжаттардың сақтық қорын жасау үшін қажет. Сақтық қор осымен қатар
бұрынға жылдары әзірленіп, мұрағатта сақталған микрофильмдермен де
толықтылыуы тиіс.
Бұл шешімнің ерекшілігі сол, мұнда мұрағат серверіндегі электрондық
құжаттардың сақталу көлемі олардың келіп түсу көлеміне сәйкес ұлғаймайды.
Бірінші кезеңде оны роботталған кітапхананың DVD дискісіне көшіріліп жазуға
болады, одан кейінгі кезеңде құжатқа сұраныс жасалмай жатса, микрофильмге
аударылады. Егер кейін бұл құжатқа сұраныс туғандай болса, оны қайтадан
электрондық нұмқаға көшіру қиын емес, бұл орайда микрофильм сканері
қолданылады және қолдану қорын толықтырады.
Кез келген құжат айналымында ақпараттардың сақталуын қамтамасыз ету
мақсатымен көшірмелеу жүйелері шоғырланады. Бұл сақтау мерзімі 15 жылдан
асатын ақпараттардың сенімді түрде мұрағатталуын қамтамасыз сай келеді.
Мұнымен қоса әзірленген көшірмелер компьютер мен бағдарламалық қамтамасыз
етуге байланыссыз 100 % оқылатындай болуы тиіс.

2. Құжаттардың есепке алуын қамтамасыз ету
2.2.1.Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар және есептік
құжаттар

Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге
асырылады.
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне
енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың
сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке
алынуы керек.
Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына
қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі.
Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар
сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын,
құрамын, жай-күйін жазуға арналады.
Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау
бірліктері болып табылады.
Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай
бағдарламалық-ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл
жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.
Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке
алу кітабы, мұрағаттық қор парағы, ұйымның істер тізімдемесі, істер
номенклатурасы, сақтық қоры мен пайдалану қорының келіп ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.