Мемлекеттік мұрағат қорындағы құжаттардың ғылыми анықтамалық ақпарат жүйесі

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 29 бет
Таңдаулыға:

Қазақстан Республикасының Білім және Ғылым министрлігі

АТиСО Батыс Қазақстан Академиялык колледжі

КУРСТЫҚ ЖҰМЫСЫ
Мұрағаттану пәні бойынша
Тақырыбы:
Мемлекеттік мұрағат қорындағы құжаттардың ғылыми анықтамалық ақпарат
жүйесі

Орындаған:

Тексерген:

Орал - 2015
Мазмұны

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...3
1 Ведомстволық немесе жеке мұрағаттар құжаттарының ғылыми-анықтамалық
аппарат жүйесі
1.1Істер тізімдемелеріне жасалатын келесі қосымша көмекші ғылыми-
анықтамалық аппарат
түрлері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ...6
1.2 Ғылыми-анықтамалық аппараттың тағы бір түрі - құжаттарға шолу ... ... .8
2 Ғылыми анықтамалық аппарат жүйесі картотекалар туралы негізгі түсінік
2.1Ғылыми анықтамалық аппарат жүйесінің негізгі
қызметі ... ... ... ... ... ... .11
2.2 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ғылыми–анықтамалық
аппарат (ҒАА) құру және
ерекшеліктері ... ... ... ... ... .. ... ... ... ...14
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... .29
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР
ТІЗІМІ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...31

Кіріспе
Зерттеудің көкейкестілігі. Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде
дамуында сыртқы және ішкі, дәстүрлі және заманауй факторлар өз
сабақтастығын тауып жатыр.Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне
жеткен еліміз үшін бүгінгі таңдағы басты міндет – келешек ұрпаққа өшкенін
қайта жандыртып, ұмытылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге
асырудың ең алғашқы және басты этапы – қазақ мемлекеттігінің шынайы
тарихын жазу болып табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы құпияларын ашу
жолдарында сол замандарға қатысты құжаттардың алатын орны өте зор.
Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттар да өзіндік
сипатқа ие болуда. 20 – шы ғасырдың басында дәстүрлі жазба құжаттармен
қатар өмірге электронды құжаттар ұғымы келді. Көзбен көріп, құлақпен естіп
білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына
айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып,
жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп
жылдар бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр.
Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихымызға деген
қызығушылығымыз бұрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бұл сұранысын
қанағаттандыру үшін республика мұрағаттары талмай жұмыс істеу үстінде.
1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының жаңа заңында Қазақстан
Республикасының Ұлттық мұрағат қоры
Қазақстан халқының тарихи – мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып
табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет
қорғайды делінген. Аталмыш заңның 2 – бабында көрсетілген осы тұжырымдар
арқылы біз фото құжаттардың мемлекет, ел үшін маңыздылығы қандай деңгейде
екенін көреміз. Осыған сәйкес бүгінгі қоғам мүшелерін ретроспективті
құжаттармен таныстыру және оны пайдалану мүмкіндіктерін кеңейту Қазақстан
мұрағаттарының басты міндеті болып отыр.
Мұрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мұрағат саласы қандай
күйде? Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен
дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды
жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымыздың дәрежесін көрсетеді.
Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық
стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық
қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық–техникалық
базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және
автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана
бірте–бірте шаң басқан архивтерден құтылып, оның орнына Электронды
мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол
жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және
мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің
болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз
қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын
азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды
құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай
қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден
басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, бармақ басты, көз қыстылық
секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.
Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары
мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бары –
жабылған, жабылмағаны – қысқарған. Жұмысыды жазу барысында бұл мәселеге
тоқталуға жөн көрдім. Алайда, бұл мұрағаттану даму үрдісіне айтарлықтай
кедергі келтірмеді. Сондықтан да Қазақстан Республикамыздағы мұрағат ісі
саласы өз жалғсын табыуда. Жакыпов М.Х. айтқандай ХХІ ғасыр ақпарат ғасыры
деп өз мақаласында атап көрсетті.
Курстық жұмыстың мақсаты: ғылыми анықтамалық аппарат жүйесі,
картотекалар туралы түсінік беру, мұрағат ұғымымен толық танысу.
Курстық жұмыстың міндеттері: Мемлекеттік мұрағат қорындағы
құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесі туралы және құжаттарға
жасалатын көмекші ғылыми-анықтамалық аппарат түрлері туралы түсінік беру.

Зерттеу жұмысының құрылымы. кіріспе, екі тарау, соның ішінде әр
тарауда екі тармақша, қорытынды, пайдаланылған әдебиеттер тізімінен тұрады.
1. Мемлекеттік мұрағат қорындағы құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппарат
жүйесі
1.1. Істер тізімдемелеріне жасалатын келесі қосымша көмекші ғылыми-
анықтамалық аппарат түрлері
Ақпаратты жедел іздестіру үшін істер тізімдемелеріне жасалатын келесі
қосымша көмекші ғылыми-анықтамалық аппарат түрлері қажет. Ал тізімдемеде
істер саны аз, талап етілген құжаттарды табу қиындық соқтырмайтын болса,
онда сөз басқа. Бірақ егер тізімдемеде бір немесе бірнеше мың істер болса,
онда іздестіру үдерісі ұзағырақ болады. Мысалы, сізді белгілі бір тақырып,
болған іс-шараның орны немесе оқиғаға қатысушының тегі қызықтырады делік.
Онда көрсеткіштердің көмегімен, істердің жалпы тізбесін толығымен
зерделемей-ақ қор, іс және парақ деңгейінде қысқаша мәліметтер мен
іздестіру деректерін алуға болады.
Көрсеткіштердің пайдасын нақты түсіну үшін қысқаша жалпы анықтама
қалыптастырайық. Көрсеткіш — мұрағат құжаттарында керсетілген, қандай да
бір белгімен жасалған заттар атауларының, оларды іздестіру деректері
көрсетілген әліпбилік, жүйелік тізбесін білдіретін мұрағаттық анықтама.
Көрсеткіштер өз бетінше мұрағаттық анықтамалықтар немесе олардың
анықтамалық аппаратының элементі болуы мүмкін.
Өздерінің функционалдық қызметеріне сай көрсеткіштердің бірнеше
түрлері болады: пәңдік-тақырыптық, есімдер, географиялық және
хронологиялық. Көрсеткіштер өз кезегінде көлемі бойынша жіктеледі: қор
аралық (бірнеше мұрағат қорлары) және қор ішілік (тек бір қор), сонымен
қатар нысаны бойынша — электронды, парақтық (қағазда, карточкаларда).
Көрсеткіштердің кез келген түрлерінің негізі әліпбилік немесе жүйелік
тәртіпте орналастырылған тізімдемеде бар пәндік түсініктер, сипатталатын
баптардың парақтарына немесе нөмірлеріне сілтемелер, не аныктамалықтың
индекстері болып табылады. Пәндік түсініктер (негізгі сөздер):тектер,
географиялық атаулар, заттардың, кұбылыстардың немесе оқиғалардың атгары
болуы мүмкін.
Көрсеткішті кұрастыруға кірісер алдында, олардың каншалықты қажет
екендігін, олардың түрлерін, нысандарын және орындау тәсіддерін анықтау
керек.
Өз бетінше мұрағаттық анықтамалық болып табылатын көрсеткіштер бір
немесе бірнеше қорлардын жиынтық тізімдемелеріне құрастырылады.
Құрастырудың мақсаттылығы тізімдеме сандарының көптігімен, киын
құрылымымен, көп тарапты ақпаратымен айқындалады. Бірнеше қорлардың
тізімдемелеріне жасалатын көрсеткіштер атқаратын қызметтері бірдей,
кезекпен бір-бірін алмастырған, бір саланың және біреуі басқалардың жоғарғы
тұрған органы болып табылатын ұйымдардың қорларына; бір сала ұйымдарының
қорларына жасалады. Бір қордың тізімдемелеріне жасалатын көрсеткіштердің
рубрикаларындағы сілтеме деректер тізімдеменің номірен және істердің реттік
нөмірлеріне беріледі; қор аралық көрсеткіштер үшін олар қор нөмірлерімен
толықтырылады.
Қор құжаттарына жасалатын көрсеткіштер құжаттарды зерделеу негізінде
кұрастырылады. Тізімдемеге жасалатын көрсеткіштің сілтемелері істердің
реттік нөмірлеріне, жөнсілтер мен шолуға — анықтамалықтың парағына,
каталогқа — каталогтық карточканың индексіне беріледі.
Көрсеткіш ішінде түсініктер топ бойынша әліпбилік және жүйелік болып
бөлінеді. Түсініктердің әліпбилік орналасуы бір түсініктен (тектер,
географиялық нысандар) тұратын көрсеткіштер үшін қолданылады. Істің,
салалық және тақырыптық жағынан құжаттың мазмұнын ашатын көрсеткіштерде
негізгі бөліктің кұрылымы жүйелі (логикалық) түрде, ал түсініктердің
әліпбилік орналасуы жүйеленудің соңғы кезеңінде құрылады.
Көрсеткіштің кез келген түріне жасалатын сипаттама пәндік түсініктен
(рубрикалар) және іздестіру деректерінен тұрады. Керсеткіштің мағынасына
қарай ол: қарапайым (тармақтары жоқ) және қиын (бір немесе бірнеше
тармақшалары немесе түсініктер анықтамалары бар) болады.
1.2. Ғылыми-анықтамалық аппараттың тағы бір түрі - құжаттарға шолу
Мына ерекшеліктерді естен шығармау керек. Куәландыру парағы істегі
парактар санын есепке алу және олардың нөмірленуінің ерекшеліктерін
белгілеу үшін кажет. Ол жеке парақта кұрастырылады, істің соңына тігіледі
және нөмірленбейді. Парақтар саны санмен және жазбаша көрсетіледі, онда
істегі нөмірленген парақтар саны және жекелеп + белгісі қойылып істің
құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны көрсетіледі. Істе
материалдың (әйнек, металл, мата және т.б.) ерекшелігіне байланысты
нөмірлеуге келмейтін заттар бар болса, онда 2-бағанда арасында осы зат бар
2 парақтың нөмірлері керсетіледі. Істің құрамы мен жағдайындағы барлық
басқа өзгерістер (парақтың зақымдануы, түпнұсқа құжаттың көшірмемен
ауысқаны, жаңа құжаттардың қосылғаны) тиісті актіге сілтеме көрсетіле
отырып, істің куәландыру парағында белгіленеді.
Мұрағат тәжірибесінде істің тізімдемелері кайта құрастырылатын
жағдайлар болады. Қайта кұрастырылған тізімдемелерге істің жаңа және ескі
шифрларының ауыспалы кестесі коса беріледі. Нысаны бойынша оларда істің
ескі тізімдеме бойынша нөмірі мен жана тізімдемедегі нөмірі, ескертпелер
беріледі.
Ғылыми-анықтамалық аппараттың тағы бір түрі - құжаттарға шолуға
тоқталайық. Шолу - мүдделі мекемелер, ұйымдар мен ғылыми ортаға кұжаттар
туралы ақпарат беруге арналған дереккөзік талдауы бар жекелеген құжаттар
кешенінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтер кірген мұрағаттык
аныктамалык. Оның негізгі түрлері: қорға шолу және тақырыптық шолу.
Қорға шолу жасау бір мұрағат корының кұрамы мен мазмұны туралы
жүйеленген мәліметтерден тұрады. Әдетте ол екі негізгі бөліктен тұрады:
құжаттардың сипаттамасы мен косымша анықтамалық аппараттан. Құжаттарға
сипаттама мүмкіндігінше нақты кешеннің кұжаттары туралы барлық мәліметтерді
кіргізуі және жеткілікті түрде нақты және жинакы болуы тиіс. Акпарат
кезегімен беріледі.
Тақырыптық шолуға белгілі бір тақырып бойынша бір немесе бірнеше
мұрағаттардың бір немесе топ қорлары құжаттарының бір бөлігінің кұрамы мен
мазмұны туралы жүйеленген мәліметтер кіреді. Шолу жасау үшін қор немесе
тақырыпты тандау тандап алынған тақырыптың өзектілігімен, қор құжаттарының
құндылығымен және оның зерделену дәрежесімен анықталады. Шолудың
құрылымының негізінде құрылымдық, салалық (функнионады) пәндік-тақырыптық,
географиялык, хронологиялық және басқа да белгілер болуы мүмкін.
Құрылымдық схема қор жасаушының атқаратын қызметін көрсететін накты
құрылымы анық берілген, ал құжаттың мазмұны бірнеше бөлімшелерде
қайталанбайтын ұйымның қорына шолу жасағанда қолданылады. Мұндай схемада
құрылымдық бөлімдердің аттары шолудың бөлімдері ретінде беріледі.
Қорға шолу жасағанда салалык (функционалды) схема қор жасаушының
функционалдық құрылымы накты көрсетілмегенде немесе оның құрылымдары жиі
өзгергенде қолданылады. Тақырыптық шолуда салалық (функционалды) схема
ұйымның белгілі бір жүйесінің нақты қызметін, мемлекеттік басқарудың,
экономиканың, ғылымның, мәдениеттің және т.б. кандай да бір тараптарының
даму бағыттарын көрсететінде колданылады.
Пәндік-тақырыптық схема бойынша шолу құрастырғанда кұжаттар туралы
мәліметтер такырыптық топтар бойынша орналастырылады.
Хронологиялық схема ұйым қызметінің жекелеген кезендерін сипаттағанда
немесе болып жатқан тарихи оқиғалардың кезектілігін көрсеткенде
қолданылады.
Жеке тектік қорға шолу жасау үшін қор құжаттарын жүйелеу схемасы
колданылады. Топтық андатпаларда акпарат жинақталған нысанда құжаттың
түрлері, олардың авторлары (авторы), кұжаттардың қысқаша мазмұны,
хронологиялық аясы, түпнұсқалығы мен көлемі көрсетіліп ұсынылады.
Аңдатпалар жекелеген мәліметтермен толықтырылуы мүмкін, онда толығырақ және
детальді түрде неғүрлым маңызды және мағыналы құжаттардың мазмұны ашылады.
Құжаттарды андатпалағанда шолуларда олардың тарихи дереккөз ретіндегі
бағасы, олардың сақталу деңгейі, құжатта бар накты фактілер мен оқиғалар
туралы мәліметтердің толықтық деңгейі берілуі мүмкін, құжаттық мәліметтер
қай қорда (мұрағатта) екендігі аталуы мүмкін. Аңдатпа іздестіру
деректерімен бірге беріледі. Қорға шолу жасағанда іздестіру деректері
тізімдеменің, істің және парақтардың нөмірлерінен тұрады, мұрағат аралық
және қор аралық тақырыптық шолуларда іздестіру деректері мұрағаттың
қысқартылған атауларымен, қор нөмірлерімен толықтырылады.
Шолудың анықтамалық аппаратына перде бет, мазмұны, алғысөз,
қысқартылған сөздер тізімі, көрсеткіштер кіреді. Тақырыптық шолуға оған
ақпараттары кірген қорлар тізімі және такырып бойынша библиография жасалуы
тиіс.
2. Ғылыми анықтамалық аппарат жүйесі картотекалар туралы негізгі түсінік
2.1. Ғылыми анықтамалық аппарат жүйесінің негізгі қызметі
Мұрағат құжаттарын іздеу мен көшірмесін алуда аталған ҒАА жүйесі жақсы
қызмет атқарады. Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты
кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық
ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыған
елдермен қатар қою, ешкі мен түйені салыстырғандай. Бұл үшін, яғни біздегі
мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және
мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін
еліміз мұрағаттары материалдық–техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы
үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен
қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте–бірте шаң басқан архивтерден
құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай
автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей
бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың
автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге
қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын.
Қазіргі таңда ғылыми–анықтамалық аппарат (ҒАА) құруда барлық салаларда
компьютер қолданылуда. ҒАА жүйесіне картотекалар, құжаттарға шолулар,
мұрағаттық қорлардың тарихи анықтамалықтардың енетіндігін білеміз. Біз үшін
үлкен мақтаныш Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатында
ЕСАДО жүйесімен жұмыс істейтін LOTUS NOTES жүйесінің қолданылуы болып
саналады. Бұл жүйемен ҚР ОММ Ақпараттық технологиялар бөлімінде жұмыс
істеу барысында тиімділігін байқадым. Оны іс–жүзіне асырған Қазақстан
Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының директоры Баймағанбетова
В.А. рахметімізді айтамыз [32].
Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен
құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар
ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек
көздерін сақтайтын орын ғана емес, бұл және пайдаланушыға керекті
электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де емес.
Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электрондық құжаттар мұрағаты (соның ішінде
әсіресе мемлекеттік мұрағат) кәдімгі дәстүрлі мұрағаттан ешқандай
айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап,
оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз
ететін технологиялар мен өндірістік процестер мен болып табылады. Ол
құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және
ғылыми–анықтамалық аппаратын жетілдіру секілді іс–шаралар арқылы жүзеге
асырылады.
Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен
дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды
жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыған елдермен қатар
қою, ешкі мен түйені салыстырғандай. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік
мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің,
қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз
мұрағаттары материалдық–техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы
үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен
қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте–бірте шаң басқан архивтерден
құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай
автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей
бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың
автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге
қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын.
Қазақстанда іс–жүзіне асқан мұрағат ісінің даму бағдарламасның дұрыс
жолда болғаны байқалады. Ресейдегі мұрағаттармен Қазақстан мұрағаттарын
бұдан–былай еркін салыстыра аламыз.
Сонымен енді қорға, тізімге немесе құжаттарға ҒАА жасау қалай жүзеге
асырылады деген сұраққа жауап беретін болсақ;
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен құжаттар қабылдау Қазақстан
Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың
Тұрпатты ережелері туралы Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және
қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару
жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығымен
белгіленген (мемлекеттік тіркеу № 2331) тәртіп бойынша жүзеге асырылады.
Кез–келген мұрағаттың толықтыру көздері − басқа ұйымның тұрақты, уақытша
(10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша құжаттары іс
тізімдемелері бойынша, уақытша сақтаудағы (10 жылға дейінгіні қоса
алғандығы) құжаттары–тиісті кезең үшін істер номенклатурасы бойынша
қабылданады.
Келесі кезеңде құжаттарды өңдеу жыл сайын ведомстволық мұрағаттың
жұмыс жоспарына сәйкес жүргізіледі. Оның барысында құжаттар құндылығына
сараптама жасалып, тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істердің
және жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемелерінің (бұдан әрі – істер
тізімдемелері) жекелеген бөлімдері мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға
бөлу туралы акті жасалады, ресімделеді. Ұйым қайта ұйымдастырылған
(таратылған) кезде құжаттарды жоспардан тыс өңдеу жұмыстары жүргізіледі.
Құжаттарды өңдеу Қазақстан
Республикасы заңдарына сәйкес ұйым күші мен қаражаты есебінен
жүргізіледі.
Құжаттарды өңдеуді ұйымдастыру және оның нәтижелерін қарау үшін ұйымда
орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі – ОСК) немесе сараптау комиссиясы
(бұдан әрі – СК) құрылады. ОСК (СК)–ның міндеттері, функциялары және жұмыс
тәртібі аталған комиссия туралы Ережеде
көрсетіледі. Өңдеу процесінде құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген
тұрпатты, салалық (ведомстволық) тізбелері, істердің тұрпатты (үлгі)
номенклатурасы мен ұйымның тиісті кезеңге арналған істер номенклатурасы
пайдаланылады.

2.2 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ғылыми–анықтамалық
аппарат (ҒАА) құру және ерекшеліктері
Құжаттар құндылығына сараптама жасау Қазақстан Республикасы Ұлттық
мұрағат қоры (бұдан әрі – Ұлттық мұрағат қоры) қүрамына жатқызылған
құжаттарды іріктеу, оларды мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына
тапсыруға дайындау және Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған
құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау мақсатында жүргізіледі. Құжаттар
құндылығының сараптамасы бағалаудың белгіленген кешенділік және
жан–жақтылық принциптері негізінде парақтап қарау жолымен жүзеге асырылады.
Көрсетілген принциптермен бірге құжаттардың пайда болу, сақталу, сыртқы
ерекшеліктер критерийлері де қатар қолданылады.
Істер тізімдемелері және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу
туралы актілер әрбір мұрағаттық қор бойынша жеке жасалады, оларға сол қор
шегінде дербес реттік нөмір беріледі. Істер тізімдемесін ресімдеген кезде
істің (іс томдарының, бөлімдерінің) тақырыптары жалпы рет бойынша
нөмірленеді. Істер тізімдемесіне енгізілген тақырыптардың саны 9999–ға
(тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде жазба
аяқталады. Келесі істер тізімдемесіне кезекті реттік нөмір беріледі.
Ұйымның қайта ұйымдастырылуына (таратылуына) байланысты құрастырылған істер
тізімдемесі оған енгізілген тақырыптардың жалпы санына қарамастан аяқталған
болып табылады. Қосымша табылған істер тақырыбы литерлі нөмірмен тиісті
тізімдемеге енгізіледі. Саны 10–нан асатын істерге қосымша тізімдеме
жасалып, тақырыптарына дербес нөмірлер қойылады. Бірнеше жылдың құжаттарын
қамтитын істі тізімдемеге енгізгенде жазбаға ол істің ашылған жылы
жазылады, ал келесі жылдары үшін іс тақырыбы көрсетіледі де, Ескертпе
бағанында № ___ істі қараныз белгісі қойылады. Тұрақты сақтаудағы істер
мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелерін ұйымның ОСК (СК)–сы
мақұлдағаннан кейін ұйым басшысы және тиісті уәкілетті органның СТК–сы
бекітеді. Уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер тізімдемесін ұйымның
ОСК (СК)–сы мақұлдағаннан кейін ұйым басшысы бекітеді. Біртектес құжаттар
мен істердің тақырыптары сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы
актіге жалпы атаумен енгізіледі. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу
туралы актіні ұйымның ОСК (СК)–сы мақұлдағаннан кейін тиісті уәкілетті
органның СТК–сымен келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.
Сонымен бірге Қазақстан мұрағаттардағы 1917 жылға яғни Кеңестік
кезеңге дейінгі қорлар И, ал Кеңестік кезең және тәуелсіз Қазақстанға
жататын қорлар Р (латын әрпімен оқылады) [34].
Тізілім (реестр) дәстүрлі түрде немесе автоматтандырылған
түрде жасалып жүргізілуі мүмкін. Тізілім автоматтандырылған түрде
жүргізілген жағдайда да ол ақпараттық ресурс ретінде тіркеледі. Іс
қағаздарын жүргізу жылы аяқталған соң ұйымның ұйымнық ақпараттық ресурстар
тізіліміне қорытынды жазба енгізіледі. Онда келіп түскен және шыққан
ақпараттық ресурстар саны мен барлық ақпараттық ресурстар саны мен барлық
ақпараттық ресурстар бойынша жалпы жинақталған көрсеткіштер: мегабайттар
өлшеміндегі көлемі, папкілердің, файлдардың саны, мәліметтер базасының
жазбалары беріледі. Ақпараттық ресурстар тізілімінде берілетін жыл сайынғы
қорытынды жазбалар деректері ұйымды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметінің
жылдық есебінде көрсетілуі қажет.
ҒАА дәстүрлі түрде немесе автоматтандырылған түрде жасалып жүргізілуі
мүмкін. Тізілім автоматтандырылған түрде жүргізілген жағдайда да ол
ақпараттық ресурс ретінде тіркеледі. Іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталған
соң ұйымның ұйымнық ақпараттық ресурстар тізіліміне қорытынды жазба
енгізіледі. Онда келіп түскен және шыққан ақпараттық ресурстар саны мен
барлық ақпараттық ресурстар саны мен барлық ақпараттық ресурстар бойынша
жалпы жинақталған көрсеткіштер: мегабайттар өлшеміндегі көлемі,
папкілердің, файлдардың саны, мәліметтер базасының жазбалары беріледі.
Ақпараттық ресурстар тізілімінде берілетін жыл сайынғы қорытынды жазбалар
деректері ұйымды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметінің жылдық есебінде
көрсетілуі қажет. Ал, біздің жағдайымызда әрине аса көңілді
автоматтандырылған түріне аударамыз.
Ақпараттық ресурстар жай–күйі жөніндегі, олардың қалпына келтірілгені
туралы, бағдарламалық жаңалықтар ендірілгені жайлы анықтамалар ақпараттық
ресурстар карточкасына қоса тіркеліп, тізілімнің (реестр) іс–папкісіне
жинақтала береді. Тізілім іс–папкісіне сондай–ақ электрондық құжаттары бар
файлдардың, файлдық папкілердің, мәліметтік базалар жазбаларының ақпарат
жүйесінен алынып тасталғаны жайлы, папкілер мен файлдардың көшірмеленгені,
ақпарат жүйесін пайдаланушылардың тіркелуі, құжаттарға қол жеткізу
құқығының белгіленуі немесе ондағы өзгерістер туралы келіп түскен
анықтамалар да жинақталады. Бұл анықтамалар тиісті дәрежеде куәландырылған
болуы шарт.
Электрондық құжаттар тізімдемесіне тоқталып кетсек – электрондық
құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор
ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық.
Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің
анықтамалық аппаратына мынлар енеді: титулдық парақ; мазмұны (тақырыбы);
алғысөз; ЭҚ кешенінің ақпараттық–технологиялық сипаттамасы (АТС); қысқарған
сөздер тізімі; компьютерлік файлдардың кеңейтілген тізімі; шифрлардың
ауыспалы кестелері (тізімдемені қайта жасау кезінде қолдану үшін);
көрсеткіштер; ЭҚ есептеу бірліктерінің аңдатпалық түсініктемелері
(аннотациялар) берілген анықтамалық т.б.
Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі
мәтіндік форматпен дербес компьютерлік ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.