Істер тізімдемесін жасау тәртібі және ережелері

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 27 бет
Таңдаулыға:

Жоспар

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..3
І. Істер тізімдемесін жасау тәртібі және ережелері
1.1. Істерді жүйелеу, тұрақты, уақытша сақтау және құрам бойынша істер
тізімдемесін
жасау ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ..5
1.2. Тұрақты сақтау және жеке құрам істерінің тізімдемелеріне
титулды
бет ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... .9
1.3. Құжаттарды іріктеу және оларды жоюға
хаттау ... ... ... ... ... ... ... . ... 12
ІІ. Атаулар құрастыру, құжаттардың шеткі уақыттарын анықтау
2.1. Істерді қалыптастыру және
хаттау ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ...15
2.2. Істерді тігу, парақтарды
нөмерлеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .21

Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... .24
Пайдаланылған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... 26
Қосымшалар ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... 28
Кіріспе
Зерттеудің көкейкестілігі. Мемлекеттік мұрағаттарға құжаттарды сақтауға
іріктеу құжаттар құндылығын сараптау негізінде сақтау мерзімі көрсетілген
ведомстволық және тұрпатты құжаттар тізбесін пайдалана отырып, жүзеге
асырылады.
Құжаттардың құндылығын сараптау дегеніміз құжаттың ғылыми,
әлеуметтік, мәдени және практикалық маңызын анықтау және іріктеу мақсатында
құндылық принциптері мен өлшемдері негізінде құжаттарды зерделеу.
Құндылықты сараптау барысында Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры
(ҚР ҰМҚ) құжаттарының құрамына жатқызылатын құжаттар, жеке құрам бойынша
құжаттар, уақытша сақтау құжаттары ары қарай жоюға бөлу үшін іріктеледі.
Құндылықты сараптағанда әр іс (наряд) бет бойынша қаралады. Екінші
даналары, жоба жазбалар, құжаттардың хатталмаған көшірмелері істен
(нарядтан) алынып тасталады. Іс (наряд) атау бойынша құндылықты анықтауға
болмайды, себебі атау істің (нарядтың) нақты мазмұнына сәйкеспеуі мүмкін.
СТК белгісі қойылған істер де тұрақты сақтауға жататан құжаттарды
анықтау мақсатында бет бойынша қаралады. СТК белгісі істе (нарядта) саяси,
ғылыми, мәдени немесе тарихи маңызы бар құжаттар болуы мүмкін екенін
білдіреді. Тұрақты сақтау құжаттарынан тұратын СТК белгісі қойлыған істер
(нарядтар) қайта қалыптастыруға жатады. Олардың құрамынан бөлінген
тұрақты сақтау құжаттары біртектес істерге (нарядтарға) қосылады және жеке
істерге (нарядтарға) біріктіріледі.
Тұрақты сақтауға ең бірінші соттардың негізгі әрекеттерін мазмұны
толығымен сипаттайтын құжаттардың түпнұсқалары іріктеледі, түпнұсқалары
болған жағдайда көшірмелер жойылады. Аудандық және оған теңестіріліген
соттардың негізгі іс әрекеттерін сипаттайтын құжаттарына бұйрықтар; қайта
құру, қайта атау, жою, жылжыту туралы өкімдер, шешімдер; сот әрекеті туралы
есептер, баянхаттар, анықтамалар; қылмыстық, азаматтық істерді және
әкімшілік құқықбұзушылық істерді қарау бойынша соттар жұмысы туралы
статистикалық есептер; сот жұмысын тексеру құжаттары; алқаның, Жоғары Сот
Төрағасының, облыстық соттардың өкімдерін, Комитеттің және соттар
әкімшісінің бұйрықтарын орындауды тексеру бойынша құжаттар; сот тәжірибесі
шолулары мен қорытындылары; бұқарарлық ақпарат құралдарындағы
жарияланымдарының іріктемелері; тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесімен
келісілген істер номенклатурасы; шешімдердің алынған түпнұсқалары және
кейінгі анықтамалар және жоғары тұрған соттардың азаматтық істер бойынша
қаулылары; үкімдердің алынған түпнұсқалары және кейінгі анықтамалар және
жоғары тұрған соттардың қылмыстық істер бойынша қаулылары; әкімшілік
құқықбұзушылқ істері бойынша қаулылардың алынған түпнұсқалары және және
жоғары тұрған соттардың кейінгі анықтаулары; қылмыстық, азаматтық істердің,
әкімшілік құқықбұзушылық істерінің картотекалары және оларға алфавиттік
көрсеткілер жатады.
Зерттеу мақсаты. Осы курстық жұмысым істер тізімдемесін жасау тәртібі
және ережелері тақырыбына арналады.
Зерттеудің ғылыми болжамы. Егер тізімдемеге бірнеше жылдың құжаттары
енгізілсе, онда тізмдеме ішінде істер жылдар бойынша бөлінеді де, тізімдеме
жылдық тараулардан тұрады.
Зерттеудің міндеттері:
➢ Істер тізімдемесін жасау тәртібі және ережелерін анықтау;
➢ Істерді жүйелеу, тұрақты, уақытша сақтау және құрам бойынша
істер тізімдемесін жасау;
➢ Құжаттарды іріктеу және оларды жою;
➢ Істерді қалыптастыру және тігу, парақтарды нөмерлеу.
Зерттеу көздері. Бұқаралық ақпарат құралдары мен интернет көздері.
Зерттеу әдістері. Ғылыми теориялық және практикалық әдістер.
І. Істер тізімдемесін жасау тәртібі және ережелері
1.1. Істерді жүйелеу, тұрақты, уақытша сақтау жіне құрам бойынша істер
тізімдемесін жасау
Құжаттар тәртіпке келтірілген соң істер (нарядтар) таңдалған схемаға
сәйкес жүйеленеді. Құжаттарды жүйелеу схемеасы мұрағат қорын ішкі
ұйымдастыруға арналған негіз болып табылады және қор ісінің тізімдемесімен
бекітіледі. Аудандық және оларға теңестірілген соттардың құжаттарын
тәртіпке келтірудегі барынша кеңіне таралған жүйелеу схемесы болып
табылады: хронологиялық, хронологиялық-құрылымдық, хронологиялық-атаулық
схемалар.
Хронологиялық схемаға сәйкес құжаттар тізімдемеде олардың жасалу
уақытына, яғни іс жүргізудегі басталған жылдары бойынша орналастырылады.
Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу схемасы құрылым анық бөлінген
ұйымдардың қорларындағы істерді (нарядтарды) жүйелеуге пайдаланылады. Бұл
схема бойынша жүйелегенде істер ең бірінші жасалу уақыты бойынша
топтастырылады (құжат жасалған жылдар, кезеңдер бойынша), ал әр
хронологиялық топ шегінде – сол кезеңде жұмыс істеген мекемелердің
құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады. Жыл және құрылымдық бөлім
ішінде істер (нарядтар) атаулық белгілері бойынша жүйеленеді, яғни схемаға
сәйкес маңыздылық дәрежесі бойынша.
Хронологиялық-атаулық схемаға сәйкес істер (нарядтар) бірінші олардың
жасалу уақыты бойынша (іс жүргізуде басталған жылы), ал әр жылдық тарау
ішінде маңыздылық дәрежесіне байланысты топтастырылады.
Жүйелендіріліген істер (нарядтар) тізімдемеге енгізіледі, ал
тізімдеме бекітілген форма бойынша жасалады (7 қосымша). Тізімдеме
дегеніміз реттік нөмірі бар істердің (нарядтардың) атауларының жүйеге
келтірілген тізбесі. Тізімдеме есептік құжат және істі (нарядты) жедел
іздеуді қамтамасыз ететін құжаттаың ғылыми-анықтамалық аппаратының негізгі
түрі болып табылады.
Егер тізімдемеге бірнеше жылдың құжаттары енгізілсе, онда тізмдеме
ішінде істер жылдар бойынша бөлінеді де, тізімдеме жылдық тараулардан
тұрады.
Жекелеген тізімдемелер жасалады:
- тұрақты сақталатын ұйымдық-өкімдік құжаттамалардын тұратын іске
(нарядқа);
- жеке құрам бойынша құжаттарға;
- қылмыстық азаматтық істерге және әкімшілік құқықбұзушылық істеріне;
- уақытша сақталатын (10 жылдан астам) ұйымдық-өкімдік құжаттамалардан
тұратын істерге (нарядтарға).
Аудандық және оларға теңестірілген соттардың істерінің ұйымдастыру-
өкімдік құжаттардан тұратын тұрақты және уақытша сақтау (10 жылдан жоғары)
істерінің (нарядтарының) істегі орналасу тәртібі хронологиялық-атаулық
белгілерімен анықталады. Әдетте, жоғарыда аталған құжаттар тізімдемеге
істер номенклатурасындағы орналасу тәртібі бойынша енгізіледі.
Қылмыстық, азаматтық істер және әкімшілік құқықбұзушылық туралы істер
тізімдеменің жылдық тарауында сотталушы мен жауаптының (немесе талапкердің)
тегінің алфавиттік реті бойынша орналасады.
Өз бетінше жеке тізімдемелер жеке құрам бойынша келесі құжаттарға
(сақтау мерзімі 75 жыл) жасалады: жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкімдер)
және жеке еңбек келісім шарттары; қызметкерлердің еңбекақысы бойынша жеке
есеп шоттар; төлемдік тапсырыстар мен Жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті
зейнетақы жарнасын аударған қызметкерлердің тізімі; жеке құрам тізімі;
жұмыстан шығып кеткен қызметкерлердің жеке карточкалары (тізімдемеге
қызметкердің жұмыстан шыққан жылымен енгізіледі); жеке бас істері
(тізімдемеге іс басталған қызметкердің жұмыстан шыққан жылымен енгізіледі,
және алфавит бойынша жүйеленеді); сұралмаған еңбек кітапшалары (тектерінің
алфавиттік реті бойынша тізімдемеленеді); оқыс жағдайлар туралы актілер.
Істердің (нарядтардың) тізімдемелерінің жылдық тарауының сипаттау
бөлімін жасағанда келесі ережелер басшылыққа аланады:
- әр ісі (наряд) тізімдемеге жеке реттік нөмірмен енгізіледі;
- егер іс (наряд) бірнеше томнан немесе бөлімнен тұратын болса, онда әр
том немесе бөлім жеке реттік нөмірмен енгізіледі;
- істің (нарядтың) кейінгі жылдық тарауында алдыңғы жылғы істің
(нарядтың), томның немесе бөлімнің нөмірі жалғасады;
- істер (нарядтар) өндіріспен басталған жылға немесе басқа ұйымнан
сотқа түскен жылға жатады;
- жоспарлар, сметалар, есептер жасалған уақытына қарамастан қай жылға
жасалса, сол жылға жатады;
- бір бөлімшеде өндіріспен басталып басқа бөлімшеге берілген істер
(нарядтар) іс жүргізу аяқталған бөлімшеге жатады;
- бірнеше жылдың құжаттары кірген істердің (нарядтардың) атаулары
тізімдемеге істің (нарядтың) басталған уақыты бойынша енгізіледі;
- Істің (томның, бөлімнің) индексі графасын толтырғанда қылмыстық,
азаматтық істер және әкімшілік құқық бұзушылық істер үшін олардың тіркеу
нөмірлері көрсетіледі, ал ұйымдастыру-өкімдік және жеке құрам бойынша
құжаттар үшін – істер номенклатурасындағы индексі қойылады;
- Істің (томның, бөлімнің) атауы графасы істің (нарядтың) мұқабасына
жазылған жазба негізінде толтырылады, мұқабадағы атау өзгеріссіз және
қысқартусыз көшіріліп жазылады;
- Сот істері үшін Істің (томның, бөлімнің) уақыты графасында
үкімнің, шешімнің немесе қаулының шығарылған күні, айы және жылы, ал
ұйымдастыру-өкімдік құжаттамалар үшін істің (нарядтың) шеткі даталары
көрсетіледі.
Іс тізімдемесі оған енгізілген атуалар саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз
тоқсан тоғыз) болғанда аяқталады. Келесі тізімдемеге кейінгі реттік
нөмірлер беріледі.
Қосымша анықталған істердің атаулары тиісті тізімдемеге литерлі
нөмірмен енгізіледі. Жаңадан анықталған істер саны 10-нан асқанда атаулары
жеке нөмірленген қосымша тізімдеме жасалады.
Тізімдемені хаттағанда сипаттау бөлімінің алдында бірінші бетте
алғашында жоғары тұрған органның атауы көрсетіледі (бағыныштылығы), содан
кейін соттың атауы және тізімдеменің қай жылдарға жасалғаны көрсетіледі.
Соттың атауы құжаттқа ғылыми-техникалық өңдеу жүргізілген кезеңдегі оның
соңғы атауы бойынша беріледі.
Тізімдеменің тарауы қорытынды жазбамен аяқталады, онда тізімдемеге
енгізілген істердің (нарядтардың) саны, және шеткі реттік нөмірлері,
сонымен қатар литерлі және бос жіберілген нөмірлер көрсетіледі.
Тұрақты сақтау және жеке құрам бойынша істердің тізімдемелері төрт дана
болып басылады. Бір данасы бекітілгеннен (келісілгеннен) кейін бақылаушы
құжат ретінде тиісті мемлекеттік мұрағатқа қалады, қалған үш данасы сотқа
жіберіледі.
Жүйеленген және тізімдемеге енгізілген істер (нарядтар) қара
қарындашпен шифрленеді, сонымен бірге мұқабаға қор мөртабанына тізімдеме
мен істің (нарядтың) нөмірі қойылады. Қор нөмірі істер (нарядтар)
мемлекеттік мұрағатқа сақтауға түскенде беріледі. Жарыққа төзімді сиямен
тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесінің СТК тізімдемсені бекіткен соң шифр
қойылады.

1.2. Тұрақты сақтау және жеке құрам істерінің тізімдемелеріне
титулды бет
Тізімдемені хаттаудың міндетті элементтерінің бірі титулды бет болып
табылады (8 қосымша). Титулды бетке бекітілген ведомстволық сақтау мерзімі
аяқталған соң берілетін мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы; қор нөмірі,
соттың және одан жоғары тұрған органның атауы мен атауындағы өзгерістер; іс
(наряд) тізімдемесінің нөмірі; іс (наряд) атауларының шеткі даталары,
тізімдеменің жасалған орны мен жылы көрсетіледі.
Титулды бетте соттың әр атауының алдында соттың осы атаумен жұмыс
істеген бастапқы және соңғы уақыт көрсетіледі.
Тізімдемеге алғысөз жасалады. Алғысөз қор құжататының ғылыми-
анықтамалық аппаратының міндетті элементі, алғысөзде қорқұраушының тарихы,
оның құжаттық және мұрағаттақ қоры туралы мәліметтер, сонымен бірге мұрағат
қоры құжаттарының құрамы мен мазмұнына және ғылыми-анақтамалық аппаратына
қысқаша сипаттама беріледі.
Тұрақты сақтау істерінің тізімдемесіне алғысөз жеке құрам бойынша
құжаттардың алғысөзінен бөлек жасалады.
Алғысөз 3 тараудан тұрады:
- сот тарихы;
- қор тарихы;
- қор құжаттарының сипаттамасы.
Сот тарихын сипаттағанда келесі мәліметтерді көрсету қажет:
- соттың атауы мен бағаныштылығы, сот атауы мен бағыныштылығының барлық
өзгерістері, өзгеріс уақыты және негізгі себептері;
- соттың құрылу уақыты мен себебі және оның орналасқан орны;
- соттың құзіреті мен функциялары, кейінгі өзгерістерінің уақыты мен
негізгі себептері;
- сот құрылымы мен құрылымдағы барлық өзгерістер және олардың уақыты,
өзгеріс туғызушы негізгі себептер;
- сотты қайта құру немесе жою уақыты мен себептері.
Құқықтық актілер негізінде соттың толық атауы мен ресми қабылданған
қысқартулары көрсетіледі. Құқықтық актілер болмаған жағдайда мәліметтер
жанама деректер арқылы анықталады, ол туралы алғысөзде көрсетіледі. Әр
түрлі органдардың бірнеше құқықтық актілері болған жағдайда барлық
актілердің уақыттары көрсетіледі Егер құқықтық акт мәтінінде соттың
құрылуының және жойылуының іс жүзіндегі уақыты құқықтық акті уақытымен
сәйкес келмес, онда екі уақыты да көрсетіледі, бірақ негізгі уақыт ретінде
іс жүзіндегі құрылған, өзгертілген немесе жойылған уақыты алынады. Яғни,
соттың заңнамалық акт бойынша пайда болған уақыты мен оның әрекетінің іс
жүзіндегі басталу уақытын айыра білу және оны алғысөзде көрсете кету қажет.
Сот құрылымы оның құрылған сәтінен бастап, барлық өзгерістерімен бірге
беріледі. Атауындағы, бағыныштылығындағы, құрылымдағы, қызметіндегі барлық
өзгерістер алғысөзде міндетті түрде құқықтық актілерге сілтеме жасала
отырып, көрсетіледі. Егер алғысөз жасағанда қорлары мемлекеттік
мұрағаттарда сақтаулы мекемелердің құжаттары қолданылса, сілтеме сол
қорларға беріледі.
Мұрағаттың, филиалдардың қорларындағы құжаттарға сілтемеде мұрағат
атауы, қор нөмірі, тізімдеме нөмірі, іс нөмірі және парағы көрсетіледі.
Егер құжат ведомстволық сқатауда болса, мемлекеттік мұрағат атауының орнына
сот мұрағатының атауы қойылады.
Сот тарихы бойынша мәліметтер алғысөзде хронологиялық ретпен
мазмұндалады.
Қор тарихы келесі мәліметтерден тұрады:
- қордағы істердің (нарядтардың) саны;
- қор құжаттарының шеткі уақыттары;
- қордың (оның бөлігінің) мемлекеттік мұрағатқа түскен уақыты;
- құжаттарды қалыптастырудың ерекшеліктері;
- ведомстволық мұрағатта жүргізілген құжаттарды тізімдемелеу,
тізімдемені өңдеу немесе жетілдіру бойынша жұмыстар және оларды жүргізу
қажеттігін туындатқан себептер және бұл жұмыстардың жүргізілген уақыттары.
Қор құжаттарының сипаттамасы келесі мәліметтерден тұрады:
- құжаттардың негізгі құрамы мен олардың толықтығы;
- қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың барлығы туралы;
- сақталу дәрежесі және құжаттардың физикалық жағдайы;
- қорға ғылыми-анықтамалық аппарат;
- осы қордың саласына жататын, бірақ басқа қордың құрамындағы
құжаттардың барлығы және сол қордың атауы мен нөмірі;
- қор құжаттарын пайдалану (қандай мақсатта).
Қор құжаттарын сипаттау қор құжаттарының құрамы мен мазмұнын қысқаша
сипаттауы, олардың ғылыми-тарихи және практикалық маңызын көрсетуі тиіс.
Сонымен бірге, онда құжаттарды жүйелеу схемасы, құжаттардың түрлері
(ұйымдастыру-өкімдік, есептік-статистикалық), құжаттардың ерекшелегі,
құжаттардың ерекшеліктері мен сақталуы туралы қысқаша мәліметті ашып тұруы
қажет.
Құжаттар толық болмаған жағдайда құжаттың жоқ болу (жоғалу) себебі,
жоқ құжаттардың санаты және жоқ құжаттардың жылдары, оларды іздеу нәтижесі
көрсетіледі.
Егер құжаттар қордың хронологиялық шегінен шығып кетсе, бұл
құжаттарды осы қорға қосуға негізді дәлелдер келтіріледі.
1.3. Құжаттарды іріктеу және оларды жоюға хаттау
Құжаттардың құндылығын сараптау қорытындысы бойынша тұрақты, уақытша
сақтау және жеке құрам бойынша құжаттардың тізімдемелері, сонымен бірге
сақтауға жатпайтын істерді (нарядтарды) жоюға бөлу туралы актілер жасалады.
Істерді (нарядтарды) жоюға іріктеу келесі негізде жүзеге асырылады:
сақтау мерзімі көрсетілген ведомстволық құжаттар тізбесі; істер
номенклатурасы; қабылдау-өткізу тізімдемесі; ұйымдастыру-өкімдік
құжаттамалардан тұратын істер тізімдемелер; қылмыстық, азаматтық істердің
және әкімшілік құқықбұзушылық істер тізімдемелері.
Істерді (нарядтарды) жоюға бөлу қорытындысы актілермен хатталады, ол
актілер бекітілген формада екі дана етіп жасалады (1 қосымша).
Қылмыстық, азаматтық істердің және әкімшілік құқықбұзушылық істерді,
сонымен бірге үкімдерді орындауға байланысты материалдарды, соттылықты алып
тастау туралы материалдар жоюға бастапқыда есептік-статистикалық
карточкалар бойынша (әр карточканың жоғары оң жақ бұрышында істі сақтаудың
соңғы жылы қойлады), содан кейін белгіленген сақтау мерзімі өтіп кеткен
істер іріктеледі.
Жоюға іріктелген қылмыстық және азаматтық істер ішінен тұрақты
сақтауға үкімдердің, шешімдердің, қаулылардың түпнұсқалары, сонымен қатар,
жоғары тұрған соттардың кейінгі анықтамалары мен қаулылары, қысқартылған
істерден істі қысқарту туралы анықтамалар қалдырылады.
Үкімдерге, шешімдерге, қаулыларға, сонымен қатар кейінгі анықтамалар
мен жоғары тұрған соттардың қаулыларының түпнұсқаларына олар алынған істің
тіркеу нөмірі қойылады.
Қылмыстық, азаматтық істерді және әкімшілік құқықбұзушылық туралы
істерді, сонымен бірге үкімдердің орындалуына байланысты материалды жоюға
бөлу туралы акт жасағанда келесі ережелер сақталуы тиіс:
1) істер актіде жылдар бойынша және тіркеу нөмірінің өсу ретімен
орналасады;
2) Істер атауы немесе істердің топтасқан атауы деп аталатын 2
графада іс нөмірі, сотталушының аты-жөні, ҚР Қылмыстық кодексінің бабы,
жауапкер мен талапкердің аты жөндері, талап мәні, құқық бұзушының аты-жөні;
3) Уақыты және істің шеткі уақыттары деп аталатан 3 графада істің
қаралған жылдары қойылады;
4) актінің соңында міндетті түрде істен үкімдердің, шешімдердің,
қаулылардың, сонымен бірге жоғары тұрған соттардың кейінгі анықтамалары мен
қаулыларының алынғаны туралы белгі қойылады.
Есептік-статистикалық карточкаларда істің жойылғаны туралы белгі мен
актінің жасау уақыты көрсетіледі.
Қылмыстық және азаматтық істермен бірге жоюға ұйымдастыру-өкімдік
істер (нарядтар), сонымен бірге, сақтау мерзімі өтіп кеткен үкімнің
орындалуына байланысты, соттылықты алып тастау туралы істер, орындау
өндірістері, тіркеу кітаптары, журналдар, картотекалар іріктеледі.
Жоғарыда аталған құжаттарды жоюға іріктеу жеке актімен хатталады.
Құжаттардың әр тобы актіге Тізбе бабына сәйкес жойылатын нарядтардың
істердің, өндірістердің нөмірлерін (индекстерін) көрсете отырып,
енгізіледі.
Істер атауы немесе істердің топтасқан атауы деп аталатын 2 графада
істердің (наряд), тіркеу кітабтары мен журналдарының атаулары істер
номенклатурасы бойынша атауларға сәйкес қойылуы қажет.
Уақыты және істің шеткі уақыттары деп аталатан 3 графада істер
(нарядтар), тіркеу кітаптары мен журналдарының басталу жылддары мен іс
жүргізумен аяқталған жылдары, орындаушы және басқа өндірістер үшін –
олардың іс жүргізуде басталған жылы; сот істері бойынша – оларды қарау
жылдары қойылады. Жоюға бөлуге жататын сот істерінің ішінен ары қарай
сақтау үшін азаматтардың жеке құжаттары ары қарай сақтауға алынады және
жеке іске (нарядқа) орналастырылады, оның өзінің құжаттарының ішкі
тізімдемесі болады. Тізімдемеге енгізіледі: құжат иесінің тегі, аты,
әкесінің аты, құжат атауы және құжат алынған іс нөмірі, істің қаралуы
жылдары, істі жоюға бөлу туралы акт нөмірі мен уақыты. Талап етілмеген жеке
құжаттар соттың ведомстволық мұрағатында 50 жыл, еңбек кітапшасы азаматтың
бекітілген жалпы зейнет жасына жеткеннен кейін 10 жыл бойы сақталады.
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні соттың
сараптау комиссиясы тұрақты сақтау істерінің (нарядтарының) тізімдемелері
мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелерімен бір мезігілде қарайды және
мақұлдайды. Мақұлданған актілер тиісті мұрағат мекемесінің сараптау-тексеру
комиссиясына (СТК) тұрақты сақтау және жеке құрам бойынша істер (нарядтар)
тізімдемелерімен бірге қарауға беріледі. Тек мұрағат мекемесі келісім
берген соң ғана соттар актіге енгізілген істерді жою құқығына ие болады.
Сот істерінің, ұйымдастыру-өкімдік құжаттарынан тұратын істер (нарядтар)
жағу жолымен жойылады. Жоюға бөлінген істерді, нарядтарды шаруашылық
қажеттіліктерге пайдалануға немесе қағаз қалдықтарын қабылдау орнына
өткізуге қатаң тыйым салынады.
ІІ. Атаулар құрастыру, құжаттардың шеткі уақыттарын анықтау
2.1. Істерді қалыптастыру және хаттау
Істерді қалыптастыру – бұл орындалған құжаттарды істер
номенклатурасына сәйкес іске топтау және іс ішінде құжаттарды жүйелеу.
Ұйымдастыру-өкімдік құжаттамалардан тұратын істерді (нарядтарды)
қалыптастырғанда келесі негізгі талаптарды сақтау қажет:
- іске (нарядқа) тек орындалған, істер номенклатурасындағы атауларға
сәйкес дұрыс хатталған құжаттар ғана енгізіледі;
- бір сұраққа қатысты құжаттар бірге орналастырылады;
- бір іске (нарядқа) келесі жылға ауысатын құжаттардан өзге бір
күнпарақ жылының құжаттары топтастырлады;
- тұрақты және уақытша сақтау құжаттары бөлек істерге (нарядқа)
қалыптастырылады;
- құжаттың мемлекеттік, орыс және басқа тілдегі нұсқалары бір іске
бірге топтастырылады;
- қайтаруға жататын құжаттар мен артық даналар, құжаттың жоба жазбасы
іске (нарядқа) тігілмейді;
- істің қалыңдығы 4 см-ден бет саны 250 парақтан аспауы керек, одан
артса істерді жеке томдарға, бөлімдерге бөліп қалыптастырады;
- іс (наряд) ішінде құжаттарды сұрақтардың баяндалу ретіне сәйкес
(хронологиялық тіртіпте, шешілетін мәселелер бойынша) немесе іс (наряд)
басында бастамалық құжатты, содан кейін – жауап, ары қарай – мәселе
шешімінің барысын мазмұндайтын басқа құжаттарды орналастыру қажет;
- өкімдік құжаттар мен оларға қосымша құжаттар бір іске біріктіріледі;
- негізгі іс әрекет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар
және қызметкерлердің іссапарлары бойынша бұйрықтар жеке іске
қалыптастырылады;
- есептер олардың жасалу уақытына қарамастан іс жасалған жылға сәйкес
қалыптастырылады;
- қызметкерлердің жеке істері хронологиялық ретпен олардың түсуіне
сәйкес хронологиялық тәртіппен қалыптастырылады;
- еңбекақы бойынша жеке есеп шоттар жеке іске қалыптастырылады және
қызметкерлер тегінің алфавиттік ретімен орналастырылады;
- жеке еңбек келісім шарттары жеке істер құрамында немесе
қызметкерлердің алфавиттік тәртібімен жеке қалыптастырылады;
- жеке тұлғалардың тізімдері және зейнетақы жинақтау қорына міндетті
зейнетақы жарнасын аударуға төлемдік тапсырыстар жеке бір іске
қалыптастырылады.
Қылмыстық, азаматтық және әкімшілік құқық бұзушылық істері оларды
соттың ведомстволық мұрағатына бергенге дейін іс қаралғаннан кейін бірден
хатталады. Сот істерінде іске кірістірілген барлық құжаттар тігіледі,
нөмірленеді, ішкі тізімдемелері мен куәлендіру жазбасы толтырылады. Сот
істеріндегі құжаттар келесі хронологиялық ретпен тігіледі: бірінші сот
қарауына дейінгі сот актілері мен хат алмасулар, содан кейін сот қарауы
барысында олардың түсу тәртібіне қарай іске кірістірілген құжаттар, сот
мәжілісініің хаттамасы мен сот актілері (үкім, шешім, анықтау немесе сот
қаулысы). Іс парақтарын нөмірлегеннен кейін іс материалдарының тізімдемесі
жасалады, ал қылмыстық істер бойынша алдын ала тергеу органдары жасаған
тізімдеме жалғастырылады.
Орындау өндірісін хаттау соттың ведомстволық мұрағатына бергенге дейін
іске асырылады. Сот орындаушысы барлық құжаттарды тігуі, нөмірлеуі,
куәлендіру жазбасын және ішкі ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.