Мұрағат істерін басқару және орындары

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 28 бет
Таңдаулыға:

Жоғары техникалық мектебі

КУРСТЫҚ ЖҰМЫС
Тақырыбы:
Мұрағат істерін басқару және орындары

Орындаған:
Тексерген:

Орал, 2014ж.
Мазмұны

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..3

1. Мұрағаттық іс қағаздарымен
жұмыс ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... 5
1. Іс қағаздарын
қалыптастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ...5
1.2. Ведомостволық мұрағаттың жұмысын
ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... 11

1. Құжаттарды мұрағатқа қабылдау және өңдеу жұмыстары ... ... ... ..15
1. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз
ету ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15
2.2. Мұрағаттық қорлардағы құжаттарды есепке алу ұғымы және негізгі
ұстанымдары ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..21
3. Мұрағат материалдарын есепке алуды
ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... .26

Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... .29

Қолданылған
әдебиеттер ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... 31

Кіріспе

Зерттеудің көкейкестілігі. Бүгінгі күні еліміздегі құжаттамалық
қамтамасыз ету ісін бақылауға өкілетті орган Қазақстан Республикасының
Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті (бұдан
әрі – Комитет) болып табылады. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы
29 қазандағы №1130 қаулысымен бекітілген Ережеге сәйкес Комитет мұрағат ісі
мен құжаттама жөніндегі мемлекеттік саясаттың жүзеге асырылуын бақылау және
тексеру қызметін атқарады.
Сол секілді елімізде мемлекеттік тілде іс қағаздарының жүргізілуіне,
ұйымдастырылу деңгейіне белгілі дәрежеде Қазақстан Республикасының Мәдениет
және ақпарат министрлігінің Тіл комитеті, қалалық және облыстық тілдерді
дамыту басқармалары, Мемлекеттік тілді жеделдетіп оқыту республикалық
орталығы және тағы басқа құрылымдар үйлестірушілік, қадағалаушылық және оқу-
әдістемелік функциялар атқарады.
Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің әдістемелік басшылығы
мұрағат органдарына жүктелген. Мұнда кездейсоқтық жоқ. Құжат көп қырлы. ҚР
1037-2001 Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар стандарты бәрінен бұрын құжаттың ақпарат жеткізгіш құрал
екенін атап өтеді. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Заңы бойынша құжаттардың жасалуына ұйымдық-әдістемелік
басшылық және олардың облыстағы (республикалық бағыныстағы қала, астана)
мемлекеттік ұйымдарда ведомстволық сақтау жағдайын бақылау мұрағат
органдарына жүктелген. Осыған орай облыстық мұрағаттар мен құжаттамалар
басқармасы ведомстволық мұрағаттардың, мемлекеттік мекемелердің, ұйымдардың
және облыс кәсіпорындарының құжаттау мен құжаттаманы басқару ісіне ұйымдық-
әдістемелік басшылық жасайды. Осы мақсатта мемлекеттік ұйымдардағы
құжаттама жасау мен мұрағаттық құжаттарды сақтау жайына кешенді тексеру
жүргізіледі, соның аясында семинар-жиналыстар өткізіліп, іс қағазын
жүргізушілер мен мұрағатқа жауап беретіндерге кеңестер беріледі, жеке
номенклатуралық істер жетілдіріліп, мұрағат құжаттары реттеледі.
Зерттеу мақсаты. Осы курстық жұмысым құжаттарды мұрағатқа сақтау және
өңдеу жұмыстары тақырыбына арналады.
Құжатты күнделікті жұмыста пайдаланған соң оның екінші бір ерекшелігі
алға шығады, яғни оны ендігі жерде тарихи дереккөз ретінде сақтау.
Қорытындысында құжат Ұлттық мұрағат қорын толықтырады. Бұл міндеттер
әрқашан басқарушылардың да, мұрағат қызметкерлерінің де назарын аударады.
Зерттеудің ғылыми болжамы. Қорлардың сақталуын қамтамасыз ету
бағдарламасы бірнеше қосалқы бағдарламаларды да қамтуы қажет. Атап
айтқанда:
– сақтаудың нормативтік режимін қамтамасыз ету, құжаттарды
рестраврациялау және консервациялау;
– мұрағат қорларын сақтауға арналған материалдық – техникалық
база;
– құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу, құжаттарды
пайдалану үшін олардың көшірмелерін жасау.
Зерттеудің міндеттері:
➢ Мұрағаттық іс қағаздарымен жұмыс және іс қағаздарын қалыптастыру
мақсаты;
➢ Ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру;
➢ Құжаттарды мұрағатқа қабылдау және өңдеу жұмыстарына сипаттама;
➢ Мұрағаттық қорлардағы құжаттарды есепке алу ұғымы және негізгі
ұстанымдарына анықтама беру;
➢ Мұрағат материалдарын есепке алуды ұйымдастыру шаралары тоқталу болып
табылады.
Зерттеу көздері. Бұқаралық ақпарат құралдары мен интернет көздері.
Зерттеу әдістері. Ғылыми теориялық және практикалық әдістер.
І. Мұрағаттық іс қағаздарымен жұмыс
1.1. Іс қағаздарын қалыптастыру
Іс қағаздарын қалыптастыру – бұл құжаттарды іс номенклатурасына сәйкес
белгілі бір іске жатқызу және оның ішіндегі құжаттарды жүйелеу.
Істерді қалыптастыру құжаттарды тіркеу орны бойынша орталықтандырып
жүргізіледі (кеңседе немесе хатшыда) және мынадай талаптарға жауап беруі
тиіс:
1. Іске тек орындалған (түпнұсқасы немесе расталған көшірмелері),
стандарттардың талаптарына сәйкес ресімделген құжаттар ғана тігіледі.
2. Іске мынадай құжаттар:
- іс тақырыбына сәйкес келмейтін;
- тиісінше ресімделмеген (пысықтауға қайтарылады);
- қайтаруға жататын,
- бастапқы үлгісі;
- құжаттардың көбейтілген көшірмелері (мысалы, көшіру аппаратында)
тігілмейді.
Іске бір құжаттамалық жылдағы құжаттар топтастырылады. Істің ішіндегі
құжаттар белгілі бір тәртіппен орналастырылады. Құжаттарды орналастырудың
негізгі принциптері мынадай:
- мәселесі бойынша (құжатта қозғалатын мәселе бойынша),
- хронологиялық (құжаттардың күні бойынша),
- әліпби (авторлардың фамилиясы бойынша немесе корреспондент-
мекемелердің атауының әліпбиі бойынша),
- нөмірі (реттік нөмірі бар бір тектес құжаттар топтастырылады,
мысалы: жүк құжаттары, түбіртектер және т.б.).
Негізінен мәселе-қисынды принцип жиі қолданылады, құжаттар бір
мәселені шешуге қатысты қисынды сабақтастықпен тігіледі. Құжаттарды
орналастырудың мұндай жүйесі хронологиялық принципке сәйкес келеді. Тұрақты
және уақытқа сақтау мерзімі бар құжаттар әр түрлі іске қалыптастырылады.
Іс 250 парақтан аспауы керек. Сондықтан, егер құжаттар көп болса, олар
бірнеше томға қалыптастырылады, мұндайда істің мұқабасына томның нөмірі
көрсетіледі.
Істің мұқабасында мыналар ресімделеді:
● кәсіпорынның толық атауы;
● іс номенклатурасы бойынша іс индексі, егер іс бірнеше томнан тұрса,
томның реттік нөмірі;
● іс номенклатурасына сәйкес істің атауы;
● құжаттамалық жыл;
● парақтар саны;
● сақтау мерзімі.
Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған
құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады.
Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты –
Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны
анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау.
Орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау мыналарды
қамтиды:
● құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау;
● істерді ресімдеу;
● тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;
● құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.
Құжаттардың құндылығын сараптау
Іс қағаздарындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасау іс
номенклатурасындағы құжаттарды жасау, оларды қалыптастыру кезінде
жүргізіледі. Құжаттардың құндылығына сараптама жасауды, оларды мемлекеттік
сақтауға беруге іріктеуді және дайындауды ұйымдастырып, жүргізу үшін,
сондай-ақ құжаттардың әртүрлі істерге жатқызылуының дұрыстығын бақылау және
әдістемелік көмек беру үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы
құрылады. Оның ережесі жасалып, онда комиссияның функциясы, құқықтары мен
жұмыс тәртібі анықталады.
Енді осында келтірілген жәйттерді былайша нақтылап көрсетейік.
1. Құжаттар қашан мұрағатқа тапсыруға дайындалады?
Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс қағаздарын
жүргізу процесінің қорытынды кезеңі болып табылады. Құжаттарды мұрағатқа
сақтауға не жоюға іріктеу іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейін жыл
сайын жүргізіледі.
2. Сақтау мерзімін кім және қандай нормативтік актінің негізінде
анықтайды?
Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші кезеңі оларды
сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми және практикалық
құндылығын сараптау барысында жүргізіледі.
Құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптауды басшы
тағайындаған мекеменің арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның
мақсаты – құжаттарды сақтауға іріктеп алу және сақтау мерзімдерін белгілеу,
сондай-ақ ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық маңызын жоғалтқан
құжаттарды жоюға іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс
қағаздары қызметінің және мұрағаттың білікті мамандары кіреді.
Сараптау комиссиясының негізгі басшылыққа алатын құжаты сақтау
мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесі. Құжаттар тізбесі – ұйымның,
кәсіпорынның және мекемелердің құжаттарының жүйеленген тізімдері,
құжаттарды сақтау мерзімдері туралы нормативтік нұсқауы болады. Құжаттар
тізбесі типтік және ведомостволық болады.
Типтік – олардың мақсаты барлық мекеменің ведомостволық
бағыныштылығына және саласына қарамастан қызметі барысында құралатын бір
тектес типтік құжаттардың сақталу мерзімін бірегейлендіру. Мысалы, басшылық
бұйрықтарының, жоспарлар мен есептердің, жеке құрам бойынша құжаттардың,
бухгалтерлік құжаттардың және т.б. сақталу мерзімдері. Барлық осы және
қалған типтік құжаттар деп аталатындар барлық мекемеде бірдей функция
атқарады, сондықтан да бірдей сақталу мерзімі болуы тиіс.
Ведомостволық – қызметінің жеке саласы бойынша. Ол кәсіпорын
айналысатын сала қызметінің бағыты бойынша құжаттардың барлық түрін
мейлінше толық қамтуы керек.
3. Құжатқа қандай сақтау мерзімі белгіленуі мүмкін?
Комиссия құжаттарға мынадай сақтау мерзімдерін белгілеуі мүмкін:
- қысқа мерзімді сақтау мерзімдері – 10 жылдан аз (мысалы 1 жыл, 3 жыл
немесе 5 жыл);
- ұзақ мерзімді сақтау мерзімдері – тұрақты сақтауды қосқанда 10
жылдан астам;
- бірқатар құжаттар сақталмайды – олар жойылады.
Типтік басқару құжаттарының тізбесіне сәйкес бірқатар құжаттарға
белгіленетін сақтау мерзімдері мынадай:
- өндірістегі қайғылы (кездейсоқ) оқиғаларды тіркеу журналы 75 жыл
сақталады;
- қызметкерлердің жеке істеріне де 75 жыл сақтау мерзімі –
қызметкердің жасы белгіленеді;
- мысалы, қаржыландыруға байланысты құжаттар (қаржыландыру жоспары,
қаржыландыру сметалары, қаржылық есептер) тұрақты сақталады;
- кепілдік хат – 3 жыл;
- қаржы-шаруашылық қызметті тексеру актілері – 5 жыл;
- кассаны тексеру актілері – 3 жыл және т.б.
4. Құжаттарды сақтау мерзімі қалай есептеледі (қай күннен бастап)?
Құжаттарды сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан
кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі. Мысалы, егер құжат 2001
жылдың мамыр айында келген болса, онда оның сақтау мерзімі 2002 жылдың 1
қаңтарынан бастап есептеледі.
5. Сақтауға жатпайтын құжаттарға не істейді?
Комиссия іріктеп алған және жойылған құжаттар бойынша акті жасалады,
онда жойылған құжаттардың атауы, индекстері және мәтінінің тақырыптары
көрсетіледі. Жоюға іріктеп алынған құжаттарды шаруашылық қажеттіліктерге
пайдалануға жол берілмейді. Оларды өртеуге де тыйым салынады. Құжаттар
арнайы машинамен туралып, содан кейін макулатураға тапсырылады.
6. Ұзақ мерзімді сақталатын істерді ресімдеу
Ұзақ мерзімге сақталатын істерді ресімдеуге (10 жылдан астам және
тұрақты сақталатын) мынадай жұмыстар кіреді:
- мұқабасына сипаттама – мекеменің атауы, істің нөмірі,іс
номенклатурасына сәйкес істердің тақырыптары, жылы, парақтарының саны,
сақтау мерзімі;
- құжаттардың атауы, олардың күні көрсетілген істердің тізімдемесін
жасау, әрбір құжаттағы парақтардың саны көрсетіледі. Тізімдемеге сараптама
комиссиясының мүшелері қол қояды және кәсіпорын басшысы бекітеді.
- брошюралау (кітапша жасау) – құжаттарды қатты мұқабаға тігу;
- парақтарды нөмірлеу;
- растау жазбасын жасау.
7. Қысқа мерзімде сақталатын істерді ресімдеу
Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға дейін) істерді ресімдеу
рәсімдері оңтайландырылған:
- құжаттар істерде құжат тігілетін папкаларда (скоросшиватель)
қала береді;
- парақтары нөмірленбейді;
- істерге тізімдемелер жасалмайды.
Сонымен, істер жүргізілген сәттен бастап мемлекеттік мұрағатқа
өткізілгенге дейін кәсіпорында сақталады. Құрылымдық бөлімшелердің
басшылары және іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлер құжаттар мен
істердің сақталуын қамтамасыз етуге міндетті. Жұмыс бөлмелерінде және осы
мақсатта арнайы бөлінген үй-жайда тұрған істер жабылатын шкафтарда тігінен
қойылуы керек. Шкаф олардың толық сақталуын, күннің көзінен, ылғалдан және
шаңнан қорғайтындай болуы тиіс. Құжаттарды іздеуді жеңілдету үшін істер іс
номенклатурасына сәйкес қойылады, ал іс номенклатурасынан алынған үзінді
көшірмеде шкафта сақталған барлық істердің атаулары мен индекстері болады,
ол шкафтың ішкі жағына қойылады. Істердің мұқабаларының түп жағына
номенклатура бойынша индексі көрсетіледі.
Тұрақты және уақытша сақталатын істер кәсіпорынның мұрағатына олар
аяқталғаннан кейін бір жылдан кейін беріледі. Мысалы, 1998 жылы аяқталған
істер кәсіпорынның мұрағатына 2000 жылдан кешіктірілмей түсуі керек.
Мұрағат істерді тізімдемелері бойынша қабылдайды, істермен бірге мұрағаттың
анықтамалық аппаратын толықтыру үшін құжаттардың тіркеу карточкалары да
қоса беріледі.
Егер жекелеген істер құрылымдық бөлімшелердің ағымдағы жұмысына
қажетті болса, онда олар мұрағаттан уақытша пайдалануға берілуі мүмкін.
Істің орнына карточка-алмастырғыш қалдырылады, онда:
- істің қандай бөлімшеге берілгені;
- оның нөмірі;
- істегі парақтардың саны;
- беру күні;
- алғаны туралы қолхат көрсетіледі.
Іс мұрағатқа сол күні қайтарылуы тиіс.
Кәсіпорындар мен мекемелердің мұрағаттарында құжаттар 15 жылдан астам
сақталмайды (кәсіпорынның бағыныштылығына қарай). Бұған 40 жылға дейін
сақталатын жеке құрам бойынша материалдар кірмейді. Көрсетілген мерзім
өткеннен кейін істер кәсіпорынның мұрағатынан мемлекеттік мұрағатқа
өткізіледі.

1.2. Ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру
Ұйымның ведомстволық мұрағаты қағаз және электрондық негіздегі
құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады.
Ведомстволық мұрағат құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады.
Ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру барысында негізінен
Тұрпатты ережелердің заңды бір жалғасы Ведомстволық мұрағаттар жұмысының
негізгі ережелерін қаперге алу керек. Бұл ережелер Қазақстан Республикасы
Мәдениет министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі Комитеті
төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы № 93 бұйрығымен бекітілген
(мемлекеттік тіркеу № 2679, 2004 жылғы 24 қаңтар). Аталмыш негізгі ережелер
ұйымдардың ведомстволық мұрағаттарындағы мына жұмыстар бойынша бірыңғай іс
тәртібін белгілейді (яғни регламентін нақтылайды):
1) құжаттарды қабылдау, құндылығын сараптау және ғылыми-техникалық
өңдеуден өткізу;
2) тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер мен жеке
құрам бойынша істердің, сондай-ақ сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу
туралы актілердің тізімдемелерін жасап, оларды ресімдеу;
3) сақталынатын құжаттардың есебін алу, тиісті қорларға бөлу және
олардың сақталуын қамтамасыз ету;
4) құжаттарды іздестіруді жеделдетуге арналған ғылыми-анықтамалық
аппарат жүйесін жасау, оны жүргізу және жетілдіру;
5) айрықша құнды құжаттарды анықтау және олардың сақтық көшірмелерін
жасау;
6) ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету, заңды және жеке
тұлғалардың сұраныстарын орындау, мұрағаттық анықтамалар жазу, құжаттардың
көшірмелері мен үзінділерін әзірлеу және оларды ресімдеу;
7) Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды тұрақты сақтау үшін
мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру.
Мұрағат қоймаларына, құжат сақтау құралдарына (стеллаждарға,
шкафтарға, сейфтерге) және оларды орналастыру ісіне қойылатын талаптар
егжей-тегжейлі түсіндіріледі. Ережеде осымен қатар құжаттарды, соның ішінде
электронды құжаттарды да сақтау тәртібі көрсетілген. Атап айтқанда жарық,
температуралық-ылғалдылық және санитарлық-гигиеналық режимдердің
нормативтік параметрлері нақтыланып, ведомстволық мұрағаттың есеп жүргізу
құжаттары қандай құрамнан тұратыны белгіленген. Ереже бойынша бұл құрамға
құжаттардың келіп түсуі мен шығуын есепке алып отыруға арналған есеп
кітапшасы, мұрағат қоры парағы, істер тізімдемесі, мұрағат қоры ісі,
құжаттар есебін жүргізуге арналған дерек базасы енеді. Негізгі ережелер
электронды құжаттарды қабылдау, есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету,
пайдалану және мемлекеттік сақтауға тапсыру ісіне қойылатын талаптарды да
нақтылайды.
Мемлекеттік емес ұйым Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тиісті
мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырғысы келсе, онда олардың
арасында міндетті түрде құжаттау, құжаттаманы басқару және құжаттарды
мұрағаттық сақтау саласында ынтымақтастық туралы өзара шарт жасалуы тиіс.
Бұл шартта Қазақстан республикасы Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар
туралы заңының 7-бабы, 8-тармағына сәйкес мемлекеттік емес ұйым
тапсырылатын құжаттарға иелік тұрғысынан мемлекетке жол береді, осымен
қатар екі жақтың міндеттері, құжаттарды мемлекеттік мұрағатқа тапсыру
мерзімі мен кезеңдері, Қазақстан Республикасы Азаматтық кодексінде
қарастырылған өзге де тармақтар келісіледі.
Құжаттарды ведомстволық мұрағаттарда сақтау мерзімінің шегін анықтау
үшін Мемлекеттік заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында Қазақстан
Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын уақытша сақтау тәртібі мен
сақтау мерзімі туралы нұсқаулық әзірленеді. Бұл нұсқаулық Ұлттық мұрағат
қоры құжаттарын мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру уақыттарын айқындап берді.
Атап айтқанда:
1) жоғарғы және орталық мемлекеттік органдар қызметі барысында
түзілген құжаттар – 15 жылдан кейін;
2) министрліктерге, басқа да орталық мемлекеттік органдар мен
ведомстволарға қарасты территориялық органдарда және мемлекеттік заңды
тұлғалар қызметі барысында түзілген құжаттар – 10 жылдан соң;
3) жарғылық капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым ұлттық
компаниялар мен мемлекеттік республикалық заңды тұлғалар қызметі барысында
түзілген құжаттар – 10 жылдан кейін;
4) жергілікті өкілетті және атқарушы органдар қызметі барысында
түзілген құжаттар – 10 жылдан соң;
5) облыстық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар (Астана және Алматы
қалалары) қызметі барысында түзілген құжаттар – 10 жылдан кейін;
6) қалалық және аудандық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар
қызметі барысында түзілген құжаттар – 5 жылдан соң.
Көрсетілген уақыттар ұйымның дәрежесімен бірге құжат түрлеріне қарай
(басқару ісінде түзілген, ғылыми-техникалық жұмыстар барысында түзілген
және т.б. салалар бойынша туындаған) 5 жылдан 20 жылға дейін, сондай-ақ
олардың материалдық негіздеріне қарай (дыбысбейнелік, электрондық құжаттар)
3 жылдан 5 жылға дейінгі мерзімдер аралығында дифференцияланады.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы
Заңына сәйкес мемлекеттік мұрағат функцияларына ең алдымен Ұлттық мұрағат
қоры құжаттарын жинау, тұрақты сақтау және олардың пайдаланылуын
ұйымдастыру міндеті енеді. Осылайша мемлекеттік мұрағаттар ұйымдарға
олардың Ұлттық мұрағат қорына енбейтін құжаттарын (бухгалтерлік құжаттар,
корреспонденциялар, ішкі саясат пен процедуралар т.б.) сақтауға байланысты
көмек көрсете алмайды. Бұл әсіресе коммерциялық ұйымдар үшін көкейкесті
мәселеге айналып отыр. Өйткені оларда түзілетін құжаттардың басым көпшілігі
Ұлттық мұрағат қорына енбейді.
Құжат сақтайтын кез-келген кәсіби компаниялардың жұмыс принципі
қазіргі заманғы мұрағат қоймаларын жасау болып табылады. Ол қоймалар кез
келген ұйым өз құжаттарын ақылы негізде уақытша сақтауға қоя алатындай
әзірленіп, тиісті дәрежеде жабдықталған болуы қажет. Мұндай компаниялар
тікелей құжат сақтау қызметімен бірге, әдетте, мынадай қосымша қызметтер де
ұсынады:
– мұрағат орындары үшін кеңсе тауарлары мен іске жұмсалатын
материалдар сату (мұрағат корапшалары, файлдар, папкілер);
– құжаттарды мұрағаттық өңдеу;
– құжаттарды индекстеу (неғұрлым тиімді тәсіл – құжаттар мен
мұрағат қорапшаларын индекстеуде штрих-код технологиясын
пайдалану);
– құжаттарды клиенттің талап етуі бойынша оның офисіне жедел
жеткізу;
– ақпараттардың магниттік негіздерін (дискілер, дискеттер,
стриммерлік ленталар, компьютерлік қатқыл дискілер) сақтау;
– құжаттарды сақтау мерзімі өтуіне байланысты жабық түрде жою.

2. Құжаттарды мұрағатқа қабылдау және өңдеу жұмыстары
1. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – мемлекеттік мұрағаттардың
негізгі міндеті. Бұл міндеттің күрделілігі сол, ешкім ешқашан мәңгі
сақталатын құжат жасап көрген емес. Мұның үстіне мұрағаттар жыл сайын жаңа
қорлармен толығып жатады, ал бірақ қалпыпына келтіру мүмкіндіктері сол
баяғыша, қарапайым қалпында қалып отыр. Бұл проблеманы шешуге байланысты
қазіргі көзқарас негізінде мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз
етудегі саралап жіктеу (дифференциялау), іріктеу принципіне біртіндеп көшу
мақсаты жатыр. Бұл орайда олардың құндылық деңгейлері мен физикалық жай-
күйлері есепке алынбақ.
Қазіргі таңда мұрағаттардың ең маңызды функциясы Қазақстан
Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы № 326 Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы заңына сәйкес, ақпараттарға еркін және практикалық
тұрғыдан шектеусіз түрде қол жеткізуді қамтамасыз ету болып табылады.
Мұрағат қорларының сақталуын қамтамасыз ету проблемасы жөніндегі
қазіргі түсінік біршама өзгешелеу: бұл шара ақпараттарға қол жетімділік
ауқымын кеңейте түсуге ықпал етуі тиіс.
Қорлардың сақталуын қамтамасыз ету бағдарламасы бірнеше қосалқы
бағдарламаларды да қамтуы қажет. Атап айтқанда:
– сақтаудың нормативтік режимін қамтамасыз ету, құжаттарды
рестраврациялау және консервациялау;
– мұрағат қорларын сақтауға арналған материалдық – техникалық
база;
– құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу, құжаттарды
пайдалану үшін олардың көшірмелерін жасау.
Қазіргі кезде мұрағат қорларының сақталуын қамтамасыз ету проблемасы
туралы ұғым да өзгеше сипатта тынылуы тиіс: жоғарыда аталған шаралар
ақпарттарға қол жеткізілім ауқымын кеңейте түсуі қажет. Қорлардың сақталуын
қамтамасыз ету бағдарламасы бірнеше қосалқы бағдарламаларды да қамтуы шарт:
–құжаттарды сақтау, рестраврациялау және консервациялаудың нормативті
режимдерін қамтамасыз ету;
–мұрағат құжаттарын сақтауға арналған материалдық-техникалық базаның
болуы;
–құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу және пайдаланылатын
құжаттардың электрондық көшірмелерін жасау.
Қазіргі заманғы мұрағатты компьютерлік желілерсіз, ақпараттың
электрондық негіздерінсіз, интернетсіз елестету мүмкін емес. Жаңа
коммуникациялық құралдар қағаз негіздері толықтырады, бірақ оларды
алмастырмайды.
Мұндағы мақсат іс қағаздары мәдениеті мен электрондық ақпараттық
жүйелердің қатар өмір сүруіне жағдай жасу. Құжат мәтіндерінің электрондық
нұсқаларын кеңінен қолдануға көшу және оларды пайдаланушыларға ұсынып отыру
заман талабынан туған қажеттілік. Электрондық нұсқаулар қағаз негіздегі
түпнұсқалармен толық сәйкес болуы тиіс. Мәтін композициясы, барлық
қосымшалар, иллюстрациялар, таблицалар, бәрі-бір сол күйінше көрініс табуы
шарт.
Мұрағат мәдени мұраларымыздың өзіндік ерекше бір құрамы ғана емес,
сонымен бірге ақпараттық ресурстардың әрі маңызды, әрі бірегей, әрқашан
сұраныста болатын бөлігі екендігі дайсыз. Оларға қол жеткізілім шектелмеуі
тиіс. Бірақ өкінішке орай, қолданыста болатын барлық құжат уақыт өте келе
материалдық негіздерінің табиғи түрде ескіруіне, сақтау барысындағы
қолайсыз, апатты және төтенше жағдайларға байланысты өзінің пайдаланылу
сапасын жоғалта бастайды.
Сондықтан, Қазақстанның үдемелі дамуын қамтамасыз ететін аса құнды
ақпараттық ресурстарды сақтау міндеті ерекше мәнге ие.
Мұрағат қызметінің негізгі бағыттарының бірі – құжаттардың сақталуын
қамтамасыз ету төмендегі міндеттерді жүзеге асыруды қажет етеді:
– құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайын жасау;
– құжаттарды қоймаларға (мұражайларға) тиісді, талапқа сай
орналастыру;
– қоймалардан істерді пайдаланруға беруді ұтымды ұйымдастыру;
– құнды құжаттардың сақатндыру қорын құру;
... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.