Істер тізімдемелерін және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерге қойылатын талаптар

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 25 бет
Таңдаулыға:

Жоғары техникалық мектебі

КУРСТЫҚ ЖҰМЫС
Тақырыбы:
Істер тізімдемелерін және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерге қойылатын талаптар

Орындаған:
Тексерген:

Орал, 2014ж.

Мазмұны

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .3
1.Құжаттардың құндылығын сараптау
1.1 Құжаттардың құндылығына сараптама жасау ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ..6
1.2. Мекемелер мен кәсіпорындар жанындағы ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .11
2. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні
жасаудың тәртібі
2.1 Іс тізімдемелерін жою туралы акті ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 21
2.2. Істер тізімдемелері және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерге қойылатын талаптар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..24
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 26
Қолданылған әдебиеттер ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..28

Кіріспе
Зерттеудің көкейкестілігі. Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты - Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау.
Орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау мыналарды қамтиды:
+ құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау;
+ істерді ресімдеу;
+ тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;
+ құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.
Іс қағаздарын қалыптастыру - бұл құжаттарды іс номенклатурасына сәйкес белгілі бір іске жатқызу және оның ішіндегі құжаттарды жүйелеу.
Істерді қалыптастыру құжаттарды тіркеу орны бойынша орталықтандырып жүргізіледі (кеңседе немесе хатшыда) және мынадай талаптарға жауап беруі тиіс:
1. Іске тек орындалған (түпнұсқасы немесе расталған көшірмелері), стандарттардың талаптарына сәйкес ресімделген құжаттар ғана тігіледі.
2. Іске мынадай құжаттар:
- іс тақырыбына сәйкес келмейтін;
- тиісінше ресімделмеген (пысықтауға қайтарылады);
- қайтаруға жататын,
- бастапқы үлгісі;
- құжаттардың көбейтілген көшірмелері (мысалы, көшіру аппаратында) тігілмейді.
Іске бір құжаттамалық жылдағы құжаттар топтастырылады. Істің ішіндегі құжаттар белгілі бір тәртіппен орналастырылады.
Мұрағатты толықтыру көзі - ұйымдардан мемлекеттік меншіктегі Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын мұрағат Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген ведомстволық сақтау мерзімі аяқталған соң қабылдап алады.
Толықтыру көздерінен Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын қабылдауды, толықтыру көзінің келісімі бойынша мұрағат басшылығы бекіткен жоспар-кестеге сәйкес мұрағат жүзеге асырады. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, сондай-ақ уақытша сақтау мерзімі аяқталмаған мұрағат құжаттарын жоспардан тыс қабылдау толықтыру көзі таратылған жағдайда немесе мұрағаттық құжаттарды сақтауға қауіп төнген жағдайда жүзеге асырылады.
Мұрағат құжаттары реттелген күйде ғылыми-анықтамалық аппаратымен және аса құнды құжаттар бар болған жағдайда олардың сақтандыру көшірмелерімен қабылданады.
Азаматтардан құжаттарды сыйға беру, мұрагерлік бойынша, сатып алу-сату шарты бойынша, соттың шешімі бойынша мұрағатқа келіп түседі және Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізіледі.
Ғылыми-техникалық құжаттама сақтауға мынадай топтар бойынша жасалған тізімдемемен қабылданады: ғылыми-зерттеу, конструкторлық, технологиялық, жобалық-сметалық, патентті-лицензиялық, телеметрикалық, картографиялық, жерге қоныстандырушылық, орманға қоныстандырушылық және түрлі тасығыштағы өзге құжаттамалар.
Мұрағат мұрағатты толықтыру көздерімен бірігіп құжаттау және құжаттаманы басқару қағидаларын, істердің тұрпаттық (үлгілік), жеке номенклатураларын, мұрағаттар туралы және мұрағатты толықтыру көздерінің сараптама комиссиясының ережелерін, құжаттау және құжаттаманы басқару, ұйымдардың мұрағаттарының жұмысы жөнінде басқа құқықтық және ғылыми-әдістемелік құжаттарды қарайды және уәкілетті органмен (жергілікті атқарушы органмен) келісуге дайындайды немесе өзіне берілген өкілеттікке сәйкес келіседі.
Уақытша сақтаудағы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын қалыптастыру және олардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында мұрағат өзіне берілген өкілеттіктер шеңберінде іс жүргізу, мұрағат қызметтерімен және оны толықтыру көзінің сараптама комиссияларымен өзара іс-қимыл жасасуды жүзеге асырады.
Зерттеу мақсаты. Істер тізімдемелерін сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіге қойылатын талаптарды қарастыру.
Зерттеудің міндеттері:
Мұрағаттық іс қағаздарымен жұмыс және іс қағаздарын қалыптастыру мақсаты;
Істер тізімдемелерін жою, сақтауға жатпайтын құжаттарды жою туралы түсінік беру.
Зерттеу көздері. Бұқаралық ақпарат құралдары мен интернет көздері.
Зерттеу әдістері. Ғылыми теориялық және практикалық әдістер.

1.Құжаттардың құндылығын сараптау
1.1 Құжаттардың құндылығына сараптама жасау
Іс қағаздарындағы құжаттардың құндылығына сараптама жасау іс номенклатурасындағы құжаттарды жасау, оларды қалыптастыру кезінде жүргізіледі. Құжаттардың құндылығына сараптама жасауды, оларды мемлекеттік сақтауға беруге іріктеуді және дайындауды ұйымдастырып, жүргізу үшін, сондай-ақ құжаттардың әртүрлі істерге жатқызылуының дұрыстығын бақылау және әдістемелік көмек беру үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы құрылады. Оның ережесі жасалып, онда комиссияның функциясы, құқықтары мен жұмыс тәртібі анықталады.
Енді осында келтірілген жәйттерді былайша нақтылап көрсетейік.
1. Құжаттар қашан мұрағатқа тапсыруға дайындалады?
Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытынды кезеңі болып табылады. Құжаттарды мұрағатқа сақтауға не жоюға іріктеу іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейін жыл сайын жүргізіледі.
2. Сақтау мерзімін кім және қандай нормативтік актінің негізінде анықтайды?
Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші кезеңі оларды сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау барысында жүргізіледі.
Құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптауды басшы тағайындаған мекеменің арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның мақсаты - құжаттарды сақтауға іріктеп алу және сақтау мерзімдерін белгілеу, сондай-ақ ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды жоюға іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс қағаздары қызметінің және мұрағаттың білікті мамандары кіреді.
Сараптау комиссиясының негізгі басшылыққа алатын құжаты сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесі. Құжаттар тізбесі - ұйымның, кәсіпорынның және мекемелердің құжаттарының жүйеленген тізімдері, құжаттарды сақтау мерзімдері туралы нормативтік нұсқауы болады. Құжаттар тізбесі типтік және ведомостволық болады.
Типтік - олардың мақсаты барлық мекеменің ведомостволық бағыныштылығына және саласына қарамастан қызметі барысында құралатын бір тектес типтік құжаттардың сақталу мерзімін бірегейлендіру. Мысалы, басшылық бұйрықтарының, жоспарлар мен есептердің, жеке құрам бойынша құжаттардың, бухгалтерлік құжаттардың және т.б. сақталу мерзімдері. Барлық осы және қалған типтік құжаттар деп аталатындар барлық мекемеде бірдей функция атқарады, сондықтан да бірдей сақталу мерзімі болуы тиіс.
Ведомостволық - қызметінің жеке саласы бойынша. Ол кәсіпорын айналысатын сала қызметінің бағыты бойынша құжаттардың барлық түрін мейлінше толық қамтуы керек.
3. Құжатқа қандай сақтау мерзімі белгіленуі мүмкін?
Комиссия құжаттарға мынадай сақтау мерзімдерін белгілеуі мүмкін:
- қысқа мерзімді сақтау мерзімдері - 10 жылдан аз (мысалы 1 жыл, 3 жыл немесе 5 жыл);
- ұзақ мерзімді сақтау мерзімдері - тұрақты сақтауды қосқанда 10 жылдан астам;
- бірқатар құжаттар сақталмайды - олар жойылады.
Типтік басқару құжаттарының тізбесіне сәйкес бірқатар құжаттарға белгіленетін сақтау мерзімдері мынадай:
- өндірістегі қайғылы (кездейсоқ) оқиғаларды тіркеу журналы 75 жыл сақталады;
- қызметкерлердің жеке істеріне де 75 жыл сақтау мерзімі - қызметкердің жасы белгіленеді;
- мысалы, қаржыландыруға байланысты құжаттар (қаржыландыру жоспары, қаржыландыру сметалары, қаржылық есептер) тұрақты сақталады;
- кепілдік хат - 3 жыл;
- қаржы-шаруашылық қызметті тексеру актілері - 5 жыл;
- кассаны тексеру актілері - 3 жыл және т.б.
4. Құжаттарды сақтау мерзімі қалай есептеледі (қай күннен бастап)?
Құжаттарды сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі. Мысалы, егер құжат 2001 жылдың мамыр айында келген болса, онда оның сақтау мерзімі 2002 жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі.
5. Сақтауға жатпайтын құжаттарға не істейді?
Комиссия іріктеп алған және жойылған құжаттар бойынша акті жасалады, онда жойылған құжаттардың атауы, индекстері және мәтінінің тақырыптары көрсетіледі. Жоюға іріктеп алынған құжаттарды шаруашылық қажеттіліктерге пайдалануға жол берілмейді. Оларды өртеуге де тыйым салынады. Құжаттар арнайы машинамен туралып, содан кейін макулатураға тапсырылады.
6. Ұзақ мерзімді сақталатын істерді ресімдеу
Ұзақ мерзімге сақталатын істерді ресімдеуге (10 жылдан астам және тұрақты сақталатын) мынадай жұмыстар кіреді:
- мұқабасына сипаттама - мекеменің атауы, істің нөмірі,іс номенклатурасына сәйкес істердің тақырыптары, жылы, парақтарының саны, сақтау мерзімі;
- құжаттардың атауы, олардың күні көрсетілген істердің тізімдемесін жасау, әрбір құжаттағы парақтардың саны көрсетіледі. Тізімдемеге сараптама комиссиясының мүшелері қол қояды және кәсіпорын басшысы бекітеді.
- брошюралау (кітапша жасау) - құжаттарды қатты мұқабаға тігу;
- парақтарды нөмірлеу;
- растау жазбасын жасау.
7. Қысқа мерзімде сақталатын істерді ресімдеу
Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға дейін) істерді ресімдеу рәсімдері оңтайландырылған:
құжаттар істерде құжат тігілетін папкаларда (скоросшиватель) қала береді;
парақтары нөмірленбейді;
істерге тізімдемелер жасалмайды.
Сонымен, істер жүргізілген сәттен бастап мемлекеттік мұрағатқа өткізілгенге дейін кәсіпорында сақталады. Құрылымдық бөлімшелердің басшылары және іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлер құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етуге міндетті. Жұмыс бөлмелерінде және осы мақсатта арнайы бөлінген үй-жайда тұрған істер жабылатын шкафтарда тігінен қойылуы керек. Шкаф олардың толық сақталуын, күннің көзінен, ылғалдан және шаңнан қорғайтындай болуы тиіс. Құжаттарды іздеуді жеңілдету үшін істер іс номенклатурасына сәйкес қойылады, ал іс номенклатурасынан алынған үзінді көшірмеде шкафта сақталған барлық істердің атаулары мен индекстері болады, ол шкафтың ішкі жағына қойылады. Істердің мұқабаларының түп жағына номенклатура бойынша индексі көрсетіледі.
Істерден құжаттарды алуға жол берілмейді. Ілуде бір жағдайларда басшының ауызша немесе жазбаша рұқсатымен ғана құжатты істен алуға болады (мысалы, сот-тергеу органдарының талабы бойынша істерден құжатты алу). Мұндай жағдайда құжатты уақытша пайдалануға беру туралы акті және түпнұсқаны алу себептері туралы акті жасалады және істе оның сондай расталған көшірмесі қалдырылады. Акті құжатты уақытша пайдалануға беруші кәсіпорынның елтаңбалы мөрімен бекітілуі тиіс. Акт құжаттың түпнұсқасы қайтарылғанға дейін істе сақталады.
Тұрақты және уақытша сақталатын істер кәсіпорынның мұрағатына олар аяқталғаннан кейін бір жылдан кейін беріледі. Мысалы, 1998 жылы аяқталған істер кәсіпорынның мұрағатына 2000 жылдан кешіктірілмей түсуі керек. Мұрағат істерді тізімдемелері бойынша қабылдайды, істермен бірге мұрағаттың анықтамалық аппаратын толықтыру үшін құжаттардың тіркеу карточкалары да қоса беріледі.
Егер жекелеген істер құрылымдық бөлімшелердің ағымдағы жұмысына қажетті болса, онда олар мұрағаттан уақытша пайдалануға берілуі мүмкін. Істің орнына карточка-алмастырғыш қалдырылады, онда:
- істің қандай бөлімшеге берілгені;
- оның нөмірі;
- істегі парақтардың саны;
- беру күні;
- алғаны туралы қолхат көрсетіледі.
Іс мұрағатқа сол күні қайтарылуы тиіс.
Кәсіпорындар мен мекемелердің мұрағаттарында құжаттар 15 жылдан астам сақталмайды (кәсіпорынның бағыныштылығына қарай). Бұған 40 жылға дейін сақталатын жеке құрам бойынша материалдар кірмейді. Көрсетілген мерзім өткеннен кейін істер кәсіпорынның мұрағатынан мемлекеттік мұрағатқа өткізіледі.

1.2. Мекемелер мен кәсіпорындар жанындағы ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру
Ведомстволық мұрағаттар қызметін ұйымдастырғанда Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңын, Қазақстан Республикасының "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Заңын, "Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттiк бағдарламасы туралы" Қазақстан Республикасы Президентiнiң 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығын, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы Ереженi бекiту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысын, "Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттiк бағдарламасын жүзеге асыру бойынша iс-шаралар Жоспарын бекiту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулысын, "Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекiту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысын және "Құжаттар көшiрмелерiнiң мемлекеттiк сақтандыру қоры туралы ереженi бекiту туралы" Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысын басшылыққа алған орынды.
Ұйымның ведомстволық мұрағаты қағаз және құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады.
Ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру барысында негізінен Тұрпатты ережелердің заңды бір жалғасы Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелерін қаперге алу керек. Бұл ережелер Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі Комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы № 93 бұйрығымен бекітілген (мемлекеттік тіркеу № 2679, 2004 жылғы 24 қаңтар). Аталмыш негізгі ережелер ұйымдардың ведомстволық мұрағаттарындағы мына жұмыстар бойынша бірыңғай іс тәртібін белгілейді (яғни регламентін нақтылайды):
1) құжаттарды қабылдау, құндылығын сараптау және ғылыми-техникалық өңдеуден өткізу;
2) тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істердің, сондай-ақ сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілердің тізімдемелерін жасап, оларды ресімдеу;
3) сақталынатын құжаттардың есебін алу, тиісті қорларға бөлу және олардың сақталуын қамтамасыз ету;
4) құжаттарды іздестіруді жеделдетуге арналған ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесін жасау, оны жүргізу және жетілдіру;
5) айрықша құнды құжаттарды анықтау және олардың сақтық көшірмелерін жасау;
6) ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету, заңды және жеке тұлғалардың сұраныстарын орындау, мұрағаттық анықтамалар жазу, құжаттардың көшірмелері мен үзінділерін әзірлеу және оларды ресімдеу;
7) Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды тұрақты сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру.
Мұрағат қоймаларына, құжат сақтау құралдарына (стеллаждарға, шкафтарға, сейфтерге) және оларды орналастыру ісіне қойылатын талаптар егжей-тегжейлі түсіндіріледі. Ережеде осымен қатар құжаттарды, соның ішінде электронды құжаттарды да сақтау тәртібі көрсетілген. Атап айтқанда жарық, температуралық-ылғалдылық және санитарлық-гигиеналық режимдердің нормативтік параметрлері нақтыланып, ведомстволық мұрағаттың есеп жүргізу құжаттары қандай құрамнан тұратыны белгіленген. Ереже бойынша бұл құрамға құжаттардың келіп түсуі мен шығуын есепке алып отыруға арналған есеп кітапшасы, мұрағат қоры парағы, істер тізімдемесі, мұрағат қоры ісі, құжаттар есебін жүргізуге арналған дерек базасы енеді. Негізгі ережелер электронды құжаттарды қабылдау, есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету, пайдалану және мемлекеттік сақтауға тапсыру ісіне қойылатын талаптарды да нақтылайды. Ереженің 1-қосымшасында мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясы мен мемлекеттік ұйымның сараптау комиссиялары туралы Үлгі ереже келтірілген. Бұл комиссиялардың мақұлдауынсыз мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі мемлекеттік органдар ұсынылған істер номенклатурасын, тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақтауға алынған істер мен жеке құрам бойынша істердің тізімдемесін, сақталу мерзімі өткен құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді, іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды т.б. әзірлемелерді қарамайды. Мұнан аталмыш комиссияның мұрағат ісіндегі орны мен рөлін айқын аңғаруға болады. Үлгі ереже бойынша орталық сараптау комиссиясы мен сараптау комиссиясы өздеріне жүктелген міндеттеріне сәйкес Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды іріктеп алатын бірінші инстанция, алғашқы сүзгі болып табылады.
Мұрағат ісін басқару жөніндегі мемлекеттік органдар барлық мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттар деңгейінде ҚР СТ 1237-2004 Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын жалпы техникалық талаптар мемлекеттік стандартын сақтауға қол жеткізуі керек. Сондай-ақ халықаралық стандарттарды, шетелдік мұрағаттардың тәжірибелерін, халықаралық мұрағаттар кеңесінің ұсынымдарын зерттеп, ретіне қарай пайдалану да тиімді болмақ.
Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың кәсіби құрамын нығайтуға бағытталған кадр саясаты, мұрағат қызметкерлері біліктілігін арттыруды ұйымдастыру ісі де көңіл бөлуді талап етеді.
Іс қағаздарын жүргізу саласында құжаттаманы басқару қызметі ИСО 15489 Ақпарат және құжаттама - Құжаттаманы басқару халықаралық стандартын қолданысқа ендіру арқылы одан әрі жетілдіруді қажет етеді.

Тәжірибе көрсетіп отырғандай, іс қағаздарын жүргізу қызметі барысында аяқталған істер мен құжаттар ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағаты болмаған жағдайда құрылымдық бөлімшелерге тапсырылады да, үш жылдан кейін олардың жұмыста практикалық қажеттілігі азаюына байланысты біртіндеп жоғала бастайды. Осылайша жобалық-сметалық, ұйымдық-өкімдік құжаттамалар, ұйымның құрылтайшылық және тіркеу құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттар жоғалуы мүмкін. Ешбір құрылымдық бөлімше Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын, тұрақты сақталуға тиісті құжаттардың, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттар мен ұзақ мерзімге (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттардың толық көлемде сақталуын қамтамасыз ете алмайды. Оған шамасы жетпейді. Мысалы, жеке құрам бойынша құжаттар (ұйым басшысының жұмысқа қабылдау, қызметтік орындарға қою және жұмыстан босату туралы бұйрықтары, қызметкерлердің тізімдері, жеке құрам бойынша есеп карточкалары, жеке істер, қызметкерлердің бет есептері, жеке тұлғалар мен жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнеткерлік жарнасын аударуға төлем тапсырыстары, жеке еңбек шарттары, өндірістегі жазатайым оқиғалар туралы актілер т.б.) азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін жүзеге асыру мәселелеріне қатысты, олар 75 жыл сақталады. Бұл категориядағы құжаттардың әлеуметтік ерекше мәніне байланысты Қазақстан Республикасындағы еңбек кодексі оларды тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсыруды жұмыс беруші міндетіне енгізген (ҚР Еңбек кодексі, 23-бап, 2-тармақ, 16-тармақша). Бұдан шығатын жол біреу ғана - ол ұйым құжаттарын қабылдауды, реттеуді, сақтауды, есебін алу мен жедел іздестіруді және пайдалануды ұйымдастырып отыратын жеке мұрағат құру.
Компанияның жеке мұрағатын құру кезінде материалдық-техникалық қамтамасыз ету мәселесін шешу мен жұмыс тәртібін айқындау үшін Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы Ведомстволық мұрағаттар жұмысы негізгі ережелерін бекіту туралы № 93 бұйрығында (мемлекеттік тіркеу № 2679, 2004 жыл 24 қаңтар) белгіленген нормаларды қолдану ұсынылады.
Мемлекеттік емес ұйым Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырғысы келсе, онда олардың арасында міндетті түрде құжаттау, құжаттаманы басқару және құжаттарды мұрағаттық сақтау саласында ынтымақтастық туралы өзара шарт жасалуы тиіс. Бұл шартта Қазақстан республикасы Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы заңының 7-бабы, 8-тармағына сәйкес мемлекеттік емес ұйым тапсырылатын құжаттарға иелік тұрғысынан мемлекетке жол береді, осымен қатар екі жақтың міндеттері, құжаттарды мемлекеттік мұрағатқа тапсыру мерзімі мен кезеңдері, Қазақстан Республикасы Азаматтық кодексінде қарастырылған өзге де тармақтар келісіледі.
Құжаттарды ведомстволық мұрағаттарда сақтау мерзімінің шегін анықтау үшін Мемлекеттік заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын уақытша сақтау тәртібі мен сақтау мерзімі туралы нұсқаулық әзірленіп, ол 2000 жылы 26 желтоқсанда комитет төрағасының № 83 бұйрығымен бекітілді (мемлекеттік тіркеу № 1355, 2001 жылғы 10 қаңтар). Бұл нұсқаулық Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру уақыттарын айқындап берді. Атап айтқанда:
1) жоғарғы және орталық мемлекеттік органдар қызметі барысында түзілген құжаттар - 15 жылдан кейін;
2) министрліктерге, басқа да орталық мемлекеттік органдар мен ведомстволарға қарасты территориялық органдарда және мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілген құжаттар - 10 жылдан соң;
3) жарғылық капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым ұлттық компаниялар мен мемлекеттік республикалық заңды тұлғалар қызметі барысында түзілген құжаттар - 10 жылдан кейін;
4) жергілікті өкілетті және атқарушы органдар қызметі барысында түзілген құжаттар - 10 жылдан соң;
5) облыстық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар (Астана және Алматы қалалары) қызметі барысында түзілген құжаттар - 10 жылдан кейін;
6) қалалық және аудандық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілген құжаттар - 5 жылдан соң.
Көрсетілген уақыттар ұйымның дәрежесімен бірге құжат түрлеріне қарай (басқару ісінде түзілген, ғылыми-техникалық жұмыстар барысында түзілген және т.б. салалар бойынша туындаған) 5 жылдан 20 жылға дейін, сондай-ақ олардың материалдық негіздеріне қарай (дыбысбейнелік, электрондық құжаттар) 3 ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.