Істер номенклатурасы

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 5 бет
Таңдаулыға:

Істер номенклатурасына

Істер номенклатурасы - іс атауының жүйеленген тізбесі, ұйымдарда сақтау мерзімі көрсетілген және олардың бекітілген тәртіп бойынша рәсімделген, іс жүргізуде, тұрақты және уақытша сақтаудағы істер тізімдемелерін құрастыруда негізгі есептеу құжаты болып табылады.

Істер номенклатурасын келесі күнтізбелік жылға іс жүргізуші немесе іс жүргізуге жауапты тұлға кұрастырады (І-қосымша) .

Номенклатураға енгізілген әрбір іс, құрылымдық бөлімшелерде белгіленген істер номенклатурасы бөлімінің цифрлық белгілерінен және істің реттік нөмірінен тұрады (2-қосымша) . Іс атауы құжаттың түрін және негізгі мазмұнын көрсетуі тиіс.

Іс атауында ^« Әр түрлі материалдар» "жалпы хат алмасулар", "статистикалық есептілік", "Басшылық материалдар" және т. б. Осы сияқты тақырыптарды қолдануға жол берілмейді. Іс атауында бір мәселе бойынша бірнеше құжат түрі болса, іс түрін белгілеу үшін "Құжаттар" термині қолданылады, жақшаның ішінде кұжаттың негізгі түрлері жазылады. Мысалы: "Жүргізілген тексерулер туралы құжаттар" (анықтамалар, мәліметтер, хат алмасулар) .

Хат алмасудан тұратын істердің тақырыптарында хат алмасу кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі. Істер номенклатурасында "Томдар (бөлімдер) саны" күнтізбелік жыл аяқталған соң толтырылады. Бірнеше томдардан тұратын істердің жалпы индексі болады.

"Істердің сақтау мерзімі" бағанында істердің сақтау мерзімі және бап нөмірі Тізбе бойынша қойылады. ("Мемлекеттік ұйымдар қызметі негізінде қалыптасқан сақтау мерзімі көрсетілген құжаттардың тұрпатты тізбесі", Астана 2005) . Сақтау мерзімі тұрпатты немесе ведомстволық тізбеде қарастырылмаған кұжаттарды істер номенклатурасына енгізу кезінде сақтау мерзімі ұйымның СК - ның ұсынысымен мұрағат мекемелерінің бекітеді.

"СТК" белгісі бар істер, тұрақты сақтауға жататын кұжаттар құрамынан оларды бөліп алу және анықтау мақсатында жеке парақ бойынша қаралуы тиіс. Тұрақты сақтаудағы құжаттар іріктеліп қаралғаннан кейін, қайта жасалып бірыңғай іске қосып, толықтырып өзінше жеке іс болып рәсімделуі керек.

"Ескерту" бағанында, құжаттардың жеке түрлерінің сақтау мерзіміне қатысты түсіндірулер мен анықтамалар беріледі, қолданыстағы тізбенің, электронды көшірмелерінің толықтылығы туралы өтпелі істерге белгі қойылады.

Күнтізбе жыл аяқталған соң істер номенклатурасының соңында, тұрақты және уақытша сақтаудағы, істердің жалпы саны жөнінде, ұйымдарда белгілі кезеңде жинақталған, жасалған істердін (томдар мен бөлімдер) жинақ жазбасы кұрастырылады.

Жүргізілген істер саны туралы мәліметтер ведомстволық мүрағатқа хабарланады.

Қажетіне қарай, істер номенклатурасында пайдаланылатын қысқартылған сөздер тізімі құрастырылады.

Істер номенклатурасына жауапты тұлғаның қолы қойылады. Және ұйымның сараптау комиссиясының мақұлдауынан кейін Алматы қаласының мұрағаттар және құжаттама басқармасының СТК -на келісуте жіберіледі. содан кейін барып, ұйымның бірінші басшысымен бекітіледі.

Істер номенклатурасы төрт дана болып басылады (оның екеуі СТК келісуге жіберіледі) және дискеттегі - электрондық жеткізгіштегі бір данасы, келесі жылдың 1 қаңтарынан бастап іске енгізіледі. Істер номенклатурасы ұйымның функциясы мен құрылымы өзгерген жағдайда қайта әзірленеді бірақ кем дегенде 5 жылда бір рет. Жыл сайын тиісті түзетулермен қайта басылады және бекітіледі. Істер номенклатурасының бірінші данасы құжаттама қызметінде (лауазымды тұлғада), екіншісі жұмыс құжаты ретінде пайдаланылады, үшіншісі ұйымның ведомстволық мұрағатына, төртіншісі - тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесінде қалады. Істер номенклатурасы бекітілгеннен кейін ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне одан үзінділер жіберіледі.

Істерді қалыптастыру, рәсімдеу және ведомстволық мұрағағқа тапсыру.

Орындалған құжаттар ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қалыптастырылады. Құрылымдық бөлімшелердегі істерді калыптастыруды құжаттау және құжаттаманы басқаруға жауапты лауазымды тұлға жүзеге асырады.

Ұйымда, оның құрылымдық бөлімшелерінде істердің қалыптастырылуын бақылауды ұйымның құжаттамалық қызметі жүргізеді. Істерді қалыптастыру кезінде мынадай жалпы талаптар сақталады: іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша іс тақырыптарына сәйкес дұрыс рәсімделген құжаттар ғана салынады; бір мәселені шешуге қатысты барлық құжаттар бірге салынады; құжаттың мемлекеттік, орыс және басқа тілдердегі нұсқалары бірге топтастырылады. Құжаттар мәселенің шешу ретінде (шешілетін мәселелердің хронологиялық ретімен) сәйкес орналасады немесе іске бірінші бастамашылық құжат, содан кейін-мәселесі толық шешімін тапқан құжат, бұдан эәрі мәселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.

Көлемі 250 парақтан асатын істі қалыптастыруға және оған қайтарылатын қүжаттарды, шимай жазбалар мен артык даналарды салуға болмайды.

Істі рәсімдеген кезде оның мұқабасына мыналар енгізіледі: жоғары тұрған орғанның ресми атауы және ұйымның ресми атауы; ұйым орналасқан елді мекеннің атауы: ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы; іс тақырыбы; істер номенклатурасы бойынша оның индексі; істің сақталу мерзімі.

Қол жеткізілуі шектелген істерге, жеке істерге құжаттардың ішкі тізімдемесі қосып салынады.

Қазақстан Республикасы ¥лттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған және жеке кұрам бойынша, сондай-ақ "сараптау-тексеру комиссиясы" белгісі бар электрондық құжаттар жеке компьютердің сьгртқы ақпараттық жеткізгіштеріне аударылады.

Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсыру іс жүргізілуі аяқталған құжаттар мен істер құндылығына сараптама қорытындысы бойынша құрастырылған істер тізімдемелеріне сәйкес жүзеге асырылады. Уақытша (10 жыл) сақтаудағы құжаттар ұйымның ведомстволық мұрағатына істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.