Мемлекеттік тілде іс жүргізу пәнінен студенттерге арналған оқу құралы

Пән: Тілтану, Филология
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 51 бет
Таңдаулыға:

Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі

С. Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университеті

Филология, журналистика және өнер факультеті

Қазақ тілі кафедрасы

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ

Мемлекеттік тілде іс жүргізу пәнінен студенттерге арналған оқу құралы

Павлодар
Кереку
2010

Т.Х. Сматаев

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ

Мемлекеттік тілде іс жүргізу пәнінен студенттерге арналған оқу құралы

Павлодар
УДК 651. 4.9:811.512.122 (075.8)
ББК 65. 050. 2 Я73
С 52

С. Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университетінің филология,
журналистика және өнер факультетінің
оқу-әдістемелік кеңесімен ұсынылды

Пікірсарапшылар
Т. Әбдіғалиева – ф.ғ.д., профессор. Л. Гумилев атындағы ЕҰУ
А.Ф.Зейнулина – ф.ғ.к., профессор. С. Торайғыров атындағы ПМУ

Т.Х. Сматаев
С 52 Іс қағаздарын жүргізу : Мемлекеттік тілде іс жүргізу
пәнінен студенттерге арналған оқу құралы
Т.Х. Сматаев. – Павлодар : Кереку, 2010. – 61 б.

Бұл оқу құралы жоғары және орта арнаулы оқу орны студенттерінің барлық
мамандықтарына арналады. Құралда құжаттардың деректеме атаулары,
құжаттардың үлгілері, құжаттарда кездесетін қысқарған сөздер мен оларға
қойылатын талаптардың анықтамалары берілген.

УДК 651.
4.9:811.512.122 (075.8)
ББК 65. 050. 2 Я73

© Сматаев Т.Х., 2010
© С.Торайғыров атындағы ПМУ, 2010

Материалдардың дұрыс болуына, грамматикалық және орфографиялық қателерге
авторлар мен құрастырушылар жауап береді

Алғы сөз

Бұл оқу құралы Мемлекеттік тілде іс жүргізу пәнінен студенттердің
өздік жұмыстарын орындауларына байланысты қосымша материал ретінде
берілген. Студенттерге іс қағаздарын қазақша жүргізудің мемлекеттік
құндылығын, әлеуметтік маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл
ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру.
Құралда құжаттарды ресімдегенде жиі кездесетін деректеме атаулары,
құжаттардың кейбір түрлеріне қысқаша түсініктемелер, тапсырмалар және
үлгілер көрсетілген.
Болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік
стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты
білім негіздерімен таныстырып, қазақ тілінің қоғам дамуындағы рөлінің
күшеюіне олардың өз септігін тигізуін қамтамасыз ету. Іс қағаздарының
түрлері, оларға қойылатын талаптар, олардың дұрыс ресімделуі, лексикасы
сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.
Құжаттармен жұмыс істегенде құжаттарды дұрыс құрастырудың,
ресімдеудің, сақтаудың маңызы өте зор. Осы әрекеттерді жүзеге асыру
барысында құжаттарды белгілі бір ережелерге сәйкес құрастыру,
номенклатураны жүргізу, аса құнды құжаттарды сақтауды қамтамасыз ететін,
ұйымның мұрағатын жасау мәселелері қарастырылған Қазақстан Республикасының
нормативтік актілері міндетті түрде басшылыққа алынуы қажет.
Қазір құжаттарды ресімдеуде ҚР Министрлер Кабинеті 1992 жылғы 30
маусымда бекіткен № 562 Қазақстан Республикасындағы барлық ұйымдық-
құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды
басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері деп аталатын қаулысы
басшылыққа алынады.

1 Құжаттарды, хаттарды жазарда ескеретін кейбiр жағдайлар

1.1 Қызметтiк құжаттарды бейтарап қалыппен, ресми түрде жазылуы керек.
Қызметтiк хат жазу барысында адресатты марапаттап, мадақтайтын немесе
намысына тиетiн, дөрекi сөздердi қолданудан аулақ болған жөн.
1.2 Адресаттың сiзден қызмет дәрежесiнiң төмен немесе жоғарылығына
қарамастан “тез арада орындаңыз”, “кiдiртпей жауабын не қорытындысын
хабарлаңыз” деген сөйлемдердi қолданбағаны жөн. Оның орнына хаттың жауабын
не мәселенiң шешiмiн бiлгiңiз келетiнiн “Осы күнге дейiн жауап беруiңiздi
сұраймын” деп белгiлi бiр күндi көрсетiңiз немесе “Өз шешiмiңiздi
хабарлауыңызды сұраймын” деген сөйлемдердi қолдану арқылы бiлдiрiңiз.
1.3 Өз өтiнiш, талаптарыңызды орынды көрсете бiлуге тырысыңыз. Қызмет
бабындағы, кез келген оқиға, жағдай, мәселеге баға берiп, оны ресми құжатта
көрсету, баяндау немесе хабарлау барысында барынша салқынқандылық
танытыңыз. Көп эмоцияға бой ұрмаңыз. Фактiлердi объективтi түрде
көрсетiңiз. Қызмет бабында ресми түрде шара қолдану түрiн анықтау барысында
адамгершiлiк танытуға тырысыңыз. Кез келген мәселе бойынша шығарылатын
қорытынды барынша нақты болуы керек.
1.4 Егер қызметтiк хатта ол мекеменiң немесе қызметкердiң өтiнiшiн
не болмаса тапсырылған iсiн орындау мүмкiн емес екендiгiн айтқыңыз келсе
хатты бiрден “ол мәселенiң орындалуы немесе қабылдануы мүмкiн емес” деген
сөздерден бастамаңыз. Алдымен аталған мәселеге тоқталып, содан кейiн өз
шешiмiңiздiң себебiн негiздi етiп түсiндiрiп, содан кейiн барып бұл
өтiнiштiң, не болмаса iстiң қазiргi жағдайда орындалуы мүмкiн болмай
тұрғанын айтыңыз. Қажет болған жағдайда, бұл мәселенiң қайта қаралуы да
мүмкiн екенiн айта кетуге болады.
1.5 Егер өтiнiштiң, не тапсырылған iстiң немесе қойылған мәселенiң
дұрыс шешiлгенi туралы жазатын болсаңыз, бұл мәселенiң дұрыс шешiлуi үшiн
сiздiң өз басыңыздың, не мекемеңiздiң қосқан үлесiн немесе еңбегiн атап
кеткеннiң артықтығы жоқ.
1.6 Сiзге, немесе сiздiң мекемеңiзге келiп түскен қызметтiк
құжаттармен танысқанда, ол құжат бойынша мәселе көтерерде, не қол астыңызда
iстейтiн қызметкерлерге тапсырма берерде, құжаттағы мәселеге бойынша жауап
жазарда, бұл мәселе менiң не болмаса бiздiң мекеменiң мiндетiне кiре ме
деген мәселенi де ойлау керек.
1.7 Сiздiң хатыңыз заңды, мазмұны айқын болуы керек. Бұл әсiресе
қаржы, кадр құжаттарды үшiн мiндеттi.
1.8 Қызметтiк хаттар мүмкiндiгiнше сирек және қысқа жазылуы керек.
Қағаз бен сөздiң көптiгi iстi жылдамдатуға септiгiн тигiзе қоймайды.
1.9 Хатыңыз көпшiлiкке түсiнiктi тiлмен және ресми түрде жазылуы
керек.
1.10 Қызметтiк құжаттың қай түрiн жазсаңыз да көп ойды аз сөзбен
жеткiзуге тырысыңыз.
1.11 Iс қағаздарын жазарда орныққан сөз тiркестерi мен қалыптасқан
терминдердi қолданыңыз.
1.12 Бастауыш сөйлемнiң басында баяндауыш соңында, анықтауыш
анықталатын сөдiң алдында тұратынын да естен шығармаңыз.
1.13 Іс қағаздарын жазуда көнерген сөздер, архаизмдер, диалект
сөздер, қазiргi қазақ тiлiнде ескiрiп, айналымнан шыққан тiркестер
қолданылмайды.
1.14 Жазылған құжатты қайтара оқып шығып, сөйлемдегi басы артық
сөздердi алып тастау керек.
1.15 Сөйлем баяндауышы ашық райда (пайдаланылады, қаралады,
қолдануда, жүрiп жатыр, ескертiлдi) немесе бұйрық райда тұруы керек
(орындалсын, шешiлсiн, келiсiлсiн, жеткiзiлсiн, қаралсын т.б.).

2 Құжаттарды ресімдегенде жиі кездесетін деректеме атаулары

Құжат – оқиға, факт немесе болған жағдай туралы заңды түрде
расталған, дәлелденген іс қағаз.
Бланк – А4 немесе А5 форматында заңдылық тұрғыда құжат әзірлейтін
қағаз.
Арнайы бланк дегеніміз – ұйымның, кәсіпорынның, мекеменің ақпараттық
(индекс, мекен-жай, анықтама телефоны, факс, е-mail, есеп-шот номері, т.б.)
мәліметтері жазылған, мемлекеттік елтаңбасы бар бланк.
Деректеме (реквизит) – құжаттарды құрастыруда қолданылатын құрылымдық
бөлшектері.
Адресат – мекеме атауынан, мекеме басшысының лауазымы мен аты-жөнінен
және жіберуші тұлғаның лауазымы, аты-жөнінен тұратын деректеме.
Дата – құжатқа қол қойған күнгі деректеме.
Мәтін – құжаттың барысы немесе ісі туралы жазылған деректеме.
Қолы – құжатты ресімдеген тұлғаның қолтаңбасы.
Тегі – қол қойған тұлғаның қолының тұсына жазылатын (әдетте тік таяқша
ішіне тек тегі ғана жазылуы керек) деректеме
Құжатттың атауы – құжатты анықтаушы бөлігі
Министрліктің атауы – көбінесе мемлекеттік мекемелерде жазылатын
деректеме.
Ұйымның, мекеменің атаулары – министрліктің атауынан төмен жазылатын
атау
Құжаттың тақырыбы – кейбір құжаттарда кездесетін деректеме. Мысалы:
Бұйрықта не туралы деген сұраққа, мінездемеде кімге деген сұраққа, факсте
қандай деген сұрақтарға жауап беретін сөз тіркестерінен тұратын деректеме.

Құжаттың тіркеу номері – келіп түскен құжаттың немесе құжаттың реттік
санын білдіретін деректеме.
Куәландыру белгілері – тиісті құжатқа заңдылық күші бар тұлға қоятын
деректеме. Негізінен мөр, қолы, тегі, датасынан тұрады.
Кіріспе сөз – сыпайыгершілік мағынада айтылған қаратпа сөз. Мысалы:
құрметті, аса қадірлі, т.б.
Мөр – құжаттарға қойылатын заңдылық күші бар деректеме.

Қысқарған сөздерді есте сақтаңыздар:
ҚР – Қазақстан Республикасы
ІІМ – Ішкі істер министрлігі
ЖШС – Жауапкершілігі шектеулі серіктестік
ПИК – Пәтер иеленуші кооперативі
ААҚ – Ашық акционерлік қоғам
АҚ – Акционерлік қоғам
ЖК – Жеке кәсіпкер
БҰҰ – Біріккен ұлттар ұйымы
ТМД – Тәуелсіз мемлекеттер достастығы
МАИ – Мемлекеттік автоинспекциясы
ӘМ - Әділет министрлігі
ТИБ – Техникалық инвентаризация бюросы
СТН – Салық төлеуші номері
ӘЖК – Әлеуметтік жеке коды
ЖЭО – Жылу энергоорталығы
С.Торайғыров ат. ПМУ – С. Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік
университеті

3 Құжат түрлері

3.1 Өмірбаян
Өмірбаян – жеке тұлғаның өмірінен алынған мәлімет жазылатын құжат.
Оның құрылымына құжаттың аты, автордың аты-жөні, тегі, туған жылы, айы,
күні, ата-анасы туралы мәлімет, білімі және жұмыс орны мен қызметі,
наградалары мен марапаттаулары, қоғамдық жұмыстарға қатысуы, отбасы жағдайы
және құрамы, мекен-жайы мен телефоны, жазған күні, айы, жылы, жеке қолы
сияқты деректер кіреді.
Тапсырмалар:
1) Төмендегі үлгі бойынша өз өмірбаяныңызды жазыңыз;
2) Өмірбаяндағы деректемелердің атауларын атаңыз;
3) Өмірбаянның мәтінін қай мәтіннің түріне жатқызуға болады.

Үлгі
Өмірбаян

Мен, Айдын Ахметұлы Айдархан, 1975 жылғы қазанның 15-інде Павлодар
қаласында, қызметкерлер отбасында дүниеге келдім.
Отбасымызда 5 адам бар. Әкем, Ахмет Досымханұлы Айдархан, Павлодар
қаласының №1 қалалық емханасында дәрігер. Шешем, Ажар Омарқызы Айдархан,
Павлодар қаласының №41 жалпы білім беру мектебінде тарих пәнінің мұғалімі.
1981 жылы Павлодар қаласының №12 орта мектебіне бардым. 1984 жылы №2
орта мектепке ауыстым. 1991 жылы осы мектепті бітіріп, сол жылы Павлодар
индустриалдық институтының машинажасау факультетіне түстім. Институтты 1996
жылы машинажасау мамандығы бойынша бітірдім. 1996-1998 жылдары Алматы
облысының Отар қаласындағы № 10007 әскери бөлімде әскери міндетімді
атқардым, сержант атағым бар. 1998-2000 жылдары Павлодар трактор жасау
заводында инженер болып жұмыс істедім. 2000-2002 жылдары Қазақстан
Алюминийі АҚ-сында бағдарламашы болып жұмыс істедім. 2002 жылдан бері
Қазақстан Алюминийі АҚ-сында инженер болып қызмет атқарудамын.
Үйленгенмін. Әйелім, Мөлдір Нұрғазықызы, Жас дарын мектебінде
әдіскер болып жұмыс істейді. Ұлымыз, Қанат Айдынұлы, №101 балалар бақшасына
барады.
Мекен-жайым: Павлодар қ., Естай к., 44-үй, 152-пәтер

00.00.0000.
қолы тегі
3.2 Түйіндеме
Түйіндеме – белгілі бір тұлғаның қысқаша өмірбаяны, мекен-
жайы (телефон нөмірі), жалпы ақпараттары (туған жылы, айы, күні, жынысы,
отбасы жағдайы, азаматтығы), жұмыс тәжірибесі, білімі (орта, орта арнаулы,
жоғары), мамандығы, жалпы еңбек өтілі, тілдерді білуі, компьютерді игеруі,
кәсіптік шеберлігі, біліктілігі, т.б. деректер жазылады.
Тапсырмалар:
1) Төмендегі үлгі бойынша түйіндемеңізді жазыңыз;
2) Түйіндеменің мәтінін қандай мәтіннің түріне жатқызуға болады;
3) Түйіндеменің мәтіні нешінші жақтан баяндалады?

Үлгі
Түйіндеме

Аты-жөні, тегі: Алмас Ақанұлы Досжан
Мекен жайы: Қазақстан Республикасы, Павлодар қ., Жаяу Мұса
к., 1-үй, 25-пәтер
Телефон 0000 00-00-00
Е-mail:
Туған жылы, айы, күні: 1977 жылғы тамыздың 5-і
Ұлты: қазақ
Жынысы: ер адам
Отбасы жағдайы: үйленгенмін
Азаматтығы: Қазақстан Республикасының азаматымын

Жұмыс тәжірибесі:
2000-2002 ж.ж. Асыл ЖШС-і, бағдарламашы
2002-2009ж.ж. Атамекен жастар ұйымының төрағасы
Жұмыс өтілі: 4 жыл
Білімі:
- орта:
1984,-1987 ж.ж. Павлодар қ. №35 орта мектебі;
1987-1994 ж.ж. Павлодар қ. №12 орта мектебі.
- жоғары:
1994-1999 ж.ж. Павлодар педагогикалық институты.

Тілдерді меңгеруі: қазақ тілі - ана тілім
орыс тілі - жетік білемін
ағылшын тілі - сөздіктің көмегімен

Компьютерді білуі: PC-Windows 952000

Жеке қасиеттері: жауаптымын, өз ісіне ұқыпты, ұжыммен жұмыс істей алу,
ұйымдастырушылық қабілеттерім бар.

Қосымша ақпараттар: қазақша күрестен спорт шеберімін

Құштарлығы: әдеби кітаптар оқу, саяхатқа шығу, т.б.

00.00.0000.
қолы тегі

3.3 Қолхат
Қолхат – белгілі бір құндылықтардың (құжат, мүлік, бағалы
зат, ақша,т.б.) алынғанын куәландыратын ресми құжаттың бір түрі. Мұнда
алынған заттың аты, көлемі, саны, тізімі, т.б. беруші адамның толық
мәліметтері және заттың қайтарылу мерзімі көрсетіледі.
Деректемелері:
- құжат түрінің атауы;
- мәтіні;
- құжаттың күні;
- қолхат жазған тұлғаның қолы мен тегі;
- куәландыру белгісі;
- куәландырған тұлғаның қолы мен аты-жөні, тегі;
- мөрі;
- күні.
Тапсырмалар:
1) Үлгі бойынша өзіңіздің досыңыздан бағалы зат алғаныңыз туралы
қолхат жазыңыз;
2) Алынған ақшаны келісілген мерзімде қайтаруға байланысты қолхат
жазыңыз;
3) Танысыңыздан қомақты ақша алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз;
4) Жолдасыңыздан ақша алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз;
5) Жұмыс орнынан құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз;
6) Кадрлар бөлімінен керекті құжат алғаныңыз туралы қолхат жазыңыз.

Үлгі
Қолхат

Мен, Айбек Сұлтанбекұлы Сапар, жеке куәлік №000212 ҚР ІІМ 09.06.1989
жылы берілген, мекен-жайым: Павлодар қ., Ак. Сатпаев к., 32-үй, 57-пәтер,
азаматша, Қарлығаш Сәбитқызынан, жеке куәлік №000153 ҚР ІІМ 04.07.1993 жылы
берілген, мекен-жайы: Павлодар қ., Иса Байзақов к., 126-үй, 112-пәтер ,
10000 ( он мың) АҚШ долларын алдым.
10000 (он мың) АҚШ долларын 200_ жылғы қыркүйектің 1-іне қайтаруға
міндеттенемін.

00.00.0000
қолы тегі

А. С. Сапардың қолын куәландырамын
Мемлекеттік нотариус М.О.
қолы тегі

00.00.0000
Қолхат

Мен, Сәкен Берікұлы Қасым, жеке куәлік №000112 ҚР ІІМ
02.01.1989 жылы берілген, мекен-жайым: Павлодар қ., Жаяу Мұса к., 1-үй,
56-пәтер, Павлодар трактор жасау зауытынан көшірме жасау үшін еңбек
кітапшамды алдым.
Еңбек кітапшамды 200_ жылғы қарашаның 1-інде қайтаруға міндеттенемін.

00.00. 0000
қолы тегі

С. Б. Қасымның қолын куәландырамын

Павлодар тракторжасау зауытының
кадрлар бөлімінің бастығы М.О.
қолы тегі

00.00.0000

3.4 Сенімхат
Сенімхат – сенімді тұлғаға сеніп тапсырушының атынан қандай да бір іс-
әрекеттерді жасауға құқық беретін құжат.
Сенімхаттар сеніп тапсырушының атынан жалақы алуға немесе еңбек
қатынастарына қатысты төлемдерді, зейнетақыларды, стипендияларды, хат-
хабарларды, т.б. алуға беріледі.
Деректемелері:
- құжат түрінің атауы;
- мәтіні;
- құжаттың күні;
- сенімхат жазған тұлғаның қолы мен тегі;
- куәландыру белгісі;
- куәландырған тұлғаның қолы мен аты-жөні, тегі;
- мөрі;
- күні.
Тапсырмалар:
1) Почтадан хат-хабарларыңызды алып тұруға байланысты жақын адамыңызға
сенімхат жазыңыз;
2) Жолдасыңыздың автокөлігін уақытша иемденуге байланысты сенімхат
жазыңыз;
3) Еңбекақыңызды алуға байланысты жолдасыңызға сенімхат жазыңыз;
4) Жолдасыңыздың карточкасын пайдалануға байланысты сенімхат мәтінін
құрасытырыңыз;
5) Пәтеріңізді жолдасыңызға сеніп тапсыру жөнінде сенімхат жазыңыз;
6) Зейнетақыңызды алуға байланысты сенімхат жазыңыз.

Үлгі

Сенімхат

Мен, Жанат Серікұлы Мұқыш, жеке куәлік №000015 ҚР ІІМ

05.02.1999 жылы берілген, мекен жайым: Павлодар қ., Естай к., 115-үй, 25-
пәтер, азамат, Қанат Сағындықұлына, жеке куәлік №000013 ҚР ІІМ 15.09.1998
жылы берілген, мекен жайы: Павлодар қ., Майра к., 21-үй, 141-пәтер, С.
Торайғыров атындағы ПМУ-дың кассасынан наурыз айының еңбекақысын алуды
сеніп тапсырамын.

00.00.0000
қолы тегі

Ж.С. Мұқыштың қолын куәландырамын
Мемлекеттік нотариус М.О.
қолы тегі

00.00.0000
3.5 Өтініш
Өтініш – мекеме, ұйым, кәсіпорын басшыларының атына жеке тұлғалардың
атынан қолмен жазылатын ресми құжат. Өтініштің мәтіні қысқа, түсінікті,
қарапайым түрде жазылуы керек.
Деректемелері:
- адресат;
- құжаттың атауы;
- мәтіні;
- күні;
- қолы, тегі
Тапсырмалар:
1) Жұмысқа қабылдау туралы өтініш жазыңыз;
2) Кезектен тыс еңбек демалысын беру туралы өтініш жазыңыз;
3) Іссапарға бару туралы өтініш жазыңыз;
4) Өз еркіңізбен жұмыстан босатуға байланысты өтініш жазыңыз;
5) Жұмыстан босату туралы өтініш жазыңыз;
6) Материалдық көмек сұрап басшыңыздың атына өтініш жазыңыз;
7) Іссапарға бару туралы өтініш жазыңыз;
8) Отбасы жағдайына байланысты жұмыстан уақытша сұранып өтініш
жазыңыз.

Үлгі

Павлодар қаласының
Абай
атындағы №10 жалпы

білім беру мектебінің

директоры А. А. Әбішке

Павлодар қ. Мир к. 10-үй,
11-
пәтерде тұратын

азамат А. А. Ахметтен

Өтініш

Мені биология пәнінің мұғалімі ретінде жұмысқа алуыңызды өтінемін. Мен
2001 жылы С. Торайғыров атындағы ПМУ-ды биология және химия мамандығы
бойынша бітіргенмін.
Қажетті құжаттар өтінішке тіркелген.

00.00.0000
қолы тегі

Арай
ЖШС-ның

директор А. А. Әбішке
бағдарламашы А. А. Ахметтен

Өтініш

Маған 2007 жылғы қазанның 1-інен 2007 жылғы желтоқсан-ның 31-іне дейін
кезекті еңбек демалысын беруіңізді өтінемін.

00.00.0000
қолы тегі

Арай ААҚ-сының
директоры А. А. Әбішке

жоспарлау бөлімінің
бастығы А. А. Ахметтен

Өтініш

Мені жоспарлау бөлімінің бастығы қызметінен осы бөлімнің бас маманы
қызметіне ауыстыруыңызды өтінемін.

00.00.0000
қолы тегі

3.6 Бұйрық
Бұйрық – алда тұрған маңызды, ағымдағы, күнделікті немесе кадрлық
мәселелерді шешу мақсатында шығарылатын өкілеттік құжаттардың бір түрі.
Деректемелері:
- министрліктің атауы;
- мекеме атауы;
- мәтіннің тақырыбы;
- құжаттың номері, атауы;
- күні;
- мәтін;
- қолы, тегі.

Тапсырмалар:
1) Жұмысқа қабылдау туралы бұйрық шығарыңыз;
2) Жұмыстан босату туралы бұйрық шығарыңыз;
3) Кезектен тыс еңбек демалысын беру туралы бұйрық шығарыңыз;
4) Марапаттау туралы бұйрық шығарыңыз;
5) Жұмыстағы кемшіліктерге байланысты сөгіс жариялап бұйрық
шығарыңыз;
6) Материалдық көмек беру туралы бұйрық шығарыңыз;
7) Іссапарға жіберу туралы бұйрық шығарыңыз;
8) Басқа оқу орнына ауыстыру туралы бұйрық шығарыңыз.

Үлгі

Арай ЖШС-і
Жұмысқа қабылдау туралы
№1 Бұйрық
____________ 20___ ж.

Алма Омар 20___ жылғы ақпанның 10-ынан жоспарлау бөліміне
бухгалтер ретінде жұмысқа қабылдансын.
Алма Омарға 20000 (жиырма мың) теңге көлемінде еңбекақы
тағайындалсын.

Негіздеме: А. Омардың өтініші.
Бұйрықпен таныстым: қолы тегі

Арай ЖШС-інің төрағасы қолы А.Б.
Қайдар

Ұлттық банкінің облыстық басқармасы
Кезекті еңбек демалысын беру туралы
№1 Бұйрық
____________ 20___ ж.

Екінші дәрежелі банкілерді жою үрдісін бақылау бөлімінің
жетекші маманы Алма Омарға 20___ жылғы наурыздың 10-ынан наурыздың 31-іне
дейін, 28 жұмыс күніне кезекті еңбек демалысы берілсін.

Негіздеме: А. Омардың өтініші
Бұйрықпен таныстым: қолы тегі

Бөлім меңгерушісі
қолы А.Б. Қайдар

Роса ААҚ
Жұмыстан босату туралы
№3 Бұйрық
____________ 20___ ж.

Жоспарлау бөлімінің бухгалтері Алма Омарқызы, зейнетке шығуына
байланысты, 20___ жылғы наурыздың 19-ынан жұмыстан босатылсын.

Негіздеме: А. Омарқызының өтініші
Бұйрықпен таныстым: қолы тегі

Кадрлар бөлімінің бастығы қолы
М.С. Әлжан

3.7 Мінездеме
Мінездеме – түрлі мекеме, ұйым, оқу орындарында белгілі бір адамды
өмірбаяндық, біліктілік, кәсіптік, адамшылық тұрғыда жазбаша сипаттау
мақсатында жазылатын құжат.
Мінездеменің көлемі 1 беттен аспауы керек. Мінездеме ресми стильде,
баяндауышы ашық райлы етістіктер арқылы (беріледі, орындады, көріне білді,
т.б.) жазылады.
Деректемелері:
- тақырыбы;
- негізгі мәтін;
- қорытынды;
- мінездеме жазған тұлғаның лауазымы;
- қолы, аты-жөні, тегі;
- мінездеме берілген күні, айы, жылы.
Мінездеменің мәтіні төрт бөлімнен тұрады:
Бірінші бөлімде тұлғаның аты-жөні, тегі, туған жылы, ұлты,
лауазымы, білімі жазылады.
Екінші бөлімде тұлғаның еңбек жолы, мамандығы, қызмет
бабымен өсу жолдары, кәсіптік шеберлігі, жетістіктері, т.б. туралы
баяндалады.
Үшінші бөлімде тұлғаның моральдік-психологиялық, іскерлік,
кәсіптік деңгейі, жұмысқа деген қарым-қатынасы, қоғамдық тапсырмаларды
орындай алатыны, т.б. туралы баяндалады.
Төртінші бөлімде мінездеменің берілу себебі немесе қайда
берілгені туралы жазылады.
Мінездеменің мәтіні ІІІ жақтан баяндалады.

Тапсырмалар:
1) Үлгі бойынша өзіңіздің досыңызға сипаттама жазып көріңіз;
2) Мінездеменің мәтінін бөлімдерге бөліңіз;
3) Жұмыскеріңіздің басқа лауазымдық қызметке ауысуына байланысты
мінездеме жазыңыз;
4) Оқуға түсу мақсатында жазылған мінездеме мәтінін құрастырыңыз;
5) Жұмыскеріңіздің лауазымдық қызметін көтеру мақсатында мінездеме
жазыңыз;
6) Жұмыскеріңіздің сынақтан өтуіне байланысты мінездеме жазыңыз;
7) Қызметке жоғарылату мақсатында жұмыскеріңізге мінездеме жазыңыз;
8) Практикадан өткен студентке мінездеме жазыңыз.

Үлгі

Павлодар облыстық Мемлекеттік өртке қарсы қызметінің №34 өрт сөндіру
бөлімінің қарауыл бастығы Ішкі қызмет капитаны
Асқар Аманжолұлы Әбуге

Мінездеме

А. А. Әбу 1976 жылы туған. Білімі – орта арнаулы. №34 өрт сөндіру
бөлімінің қарауыл бастығы болып 1996 жылдан жұмыс істейді.
А. А. Әбу қарауыл бастығы болып жұмыс істеген кезінде өзін
қабілетті, жауапты қызметкер ретінде көрсете білді. Қиын жағдайда өз
бетінше дұрыс шешім қабылдай біледі. Қол астындағы қызметкерлер-ді
ұйымдастыра біледі. Өз мамандығы бойынша кәсіптік шеберлігі жоғары. 2000
жылы Өртке қарсы қызмет мамандарының біліктілігін жетілдіру курсынан өтті.
2001жылы жұмыстағы жетістіктері үшін Павлодар облыстық Мемлекеттік өрке
қарсы қызметінің мақтау қағазымен марапатталды.
А. А. Әбудің мінезі ашық, өз жұмысына ынталы, ұжым мүшелерімен
тез тіл табыса алады. Сынды дұрыс түсінеді, кемшіліктерін тез түзеуге
тырысады. Қазақ, орыс тілдерін жетік меңгерген. Спортпен үнемі шұғылданады.
Қазақша күрестен спорт шебері. С. Торайғыров атындағы ПМУ-да заң мамандығы
бойынша сыртқы оқу бөлімінде оқиды.
Мінездеме А. А. Әбуді Павлодар облыстық Мемлекеттік өртке қарсы
қызметінің №34 өрт сөндіру бөлімінің бастығы қызметіне ұсыну үшін берілді.

Павлодар облысының МӨҚҚ-ның бастығы,
ішкі қызмет капитаны М.О. қолы С.Р.
Шәріп

00.00.0000.

3.8 жеке іс парағы
Жеке іс парағы – жұмысқа қабылдану, сайланбалы органдарға сайлану
кезінде, сондай-ақ ұйымдар, мекемелер талап еткен басқа жағдайларда арнайы
бланкке толтырылатын ресми құжат. Жеке іс парағында көрсетілген мәліметтер
еңбек кітапшасында, өмірбаянда берілген мәліметтермен дәлме-дәл сәйкес
жазылады, жеке тұлғаның азаматтық хал-жағдайы, кәсібі мен мамандығы,
қоғамдық қызметі мен еңбек жолын толық көрсетеді.
Деректемелері:
- құжат түрінің атауы;
- мәтін;
- қолы, тегі.

Тапсырма:
Өз жеке іс парағыңызды төмендегі үлгі бойынша толтырыңыз.

Үлгі

Жеке іс парағы

1 Аты ___________________________________ ___________________
Әкесінің аты ___________________________________ ______________
Тегі ___________________________________ ____________________
2 Жынысы ________ 3 Туған күні, айы, жылы __________________
4 Туған жері ___________________________________ _____________
5. Ұлты ________ Азаматтығы ____________________________
6. Әлеуметтік тегі ___________________________________ _________

7. Білімі жоғары орта, орта арнаулы

Оқу орнының ТүскеБітірген Бітірмесе,Қандай Оқу орнын
атауы және оныңн немесе қай курстамамандық бітірген
тұрған жері жылы шыққан кетті бойынша соң кім
жылы білім алдыболып
шықты,
диплом №
көрсету
керек

8 Қандай шетел тілдерін білесіз _______________________________
Қандай дәрежеде ___________________________________ ________
9 Ғылыми дәрежеңіз, ғылыми атағыңыз __________________________
10 Ғылыми еңбектеріңіз және өнертабыстарыңыз жарияланған еңбектері,
патент берілген өнертабыстары көрсетіледі ____________
___________________________________ _________________________
11 Еңбек жолы (жоғары және орта арнаулы оқу орындарындағы жылдарын, әскери
қызметін, қоса атқарған жұмысын, т.б. ұоса есептегенде)

Айы және жылы Қызметі, мекеме, ұйым, Мекеме, ұйым,
кәсіпорын, сондай-ақ кәсіпорынның
министрлік атауы қоса тұрған жері
көрсетілсін
келген кеткен

12 Шетелдерде болуы ___________________________________ _____
13 Сайланбалы орындарға қатысуы ____________________________
14 Қандай мемлекеттік наградаларыңыз бар ______________________
15 Әскери қызметке қатысы және әскери атағы ___________________
16 Отбасы жағдайы (отбасы мүшелерінің аты-жөні, туған жылы көрсетіледі)
___________________________________ ______________
___________________________________ ___________________________________ ______
___________________________________ ___________________________________ ______
____________________________
17 Мекен – жайыңыз бен телефоныңыз: __________________________
___________________________________ _________________________

___ __________ 20___ж.
жеке қолы

3.9 Анықтама
Анықтама – белгілі бір фактіні немесе оқиғаны дәлелдейтін, растайтын,
сипаттайтын құжат түрі.
Деректемелері:
- мекеме, ұйым, кәсіпорын атауы;
- құжаттың номері;
- құжаттың атауы;
- датасы;
- мәтін;
- мекеме басшысының лауазымы;
- мөр;
- қолы, тегі

Тапсырмалар:
1) Жұмыскеріңіздің сынақтан өткенін растап анықтама жазыңыз;
2) Еңбекақы туралы мәліметті растайтын анықтама жазыңыз;
3) Жұмыс орнынан берілген анықтама мәтінін құрастырыңыз;
4) Дәрігердің ауырғаныңыз туралы мәліметі бар анықтамасын жазыңыз;
5) Жоғары оқу орнында оқитыныңыз туралы анықтама жазыңыз;
6) Практикадан өткен студентке анықтама қағазын беріңіз;
7) Жұмыскеріңіздің жұмыс орнын растайтын анықтама жазып беріңіз.

Үлгі

АЗАМАТ ПИК-і

№1 АНЫҚТАМА

___ __________ 20___ж.
Павлодар қ.

Азамат, Самат Қанатұлы Омар 1970 жылы туған, Павлодар қ., Мир к., 1-
үй, 2-пәтерде тұрады.
Отбасы құрамы:
Әйелі, Анар Оспанқызы Омар, 1971 жылы туған.

Ұлы, Әмір Саматұлы, 1998 жылы туған.

Анықтама талап етуші орынға көрсету үшін берілді.

АЗАМАТ ПИК-тің төрағасы М.О. қолы тегі
АРАЙ ЖШС-і

№2 АНЫҚТАМА

___ __________ 20___ж.
Павлодар қ.

Арман Қайратұлы Ахмет 2000 жылдан ақпарат бөлімінде бағдарламашы болып
жұмыс істейді.
А. Қ. Ахметтің бір айлық еңбекақысы 30000 (отыз мың) теңге көлемінде.

Анықтама Ұлттық зейнетақы қорына көрсету үшін берілді.

АРАЙ ЖШС-ның төрағасы М.О. қолы
тегі

3.10 Хабарландыру

Хабарландыру – мекемелердiң, ұйымдардың атынан алдағы болатын iс -
шаралар туралы хабарлап жазылатын құжаттың түрi.
Мұнда хабарланып отырған мәселенiң (жиналыс, мәжiлiс, кездесу, отырыс,
т.б. ) айы, күнi, болатын уақыты мен орны көрсетiледi.
Соңынан хабарландырушы мекеменiң, ұйымның аты көрсетіледі.
Хабарланатын мәселенiң мазмұны мен мақсатына қарай хабарландыру түрлi-
түрлi көлемiмен, көркемделуiмен ерекшеленедi. Қазiргi нарық заманында
баспасөз беттерiнде жұмысқа шақыру, бос қызмет орындарына конкурс жариялау
үшiн де хабарландырулар жарияланады. Хабарландыруларда қызметке алынатын
кандидатураға қойылатын талаптар мейлiнше тұжырымды, нақты жазылады.
Деректемелері:
- құжаттың атауы;
- мәтіні;
- ұйымдастырушының атауы

Тапсырмалар:
1) Жұмыскерлерге жиналыс болатыны туралы хабарландыру жазыңыз;
2) Мәжілістің болуы туралы хабарландыру жазыңыз;
3) Жалпы жиналыстың болатыны туралы хабарландыру жазыңыз;
4) Жобаларға байқау жариялау туралы хабарландыру жазыңыз;
5) Үйірменің кезекті мәжілісі болатыны туралы хабарландыру жазыңыз;
6) Театрдағы қойылым туралы хабарландыру жазыңыз;
7) Мәжілістің болуы туралы хабарландыру жазыңыз;
8) Мерекелік шара болатыны туралы хабарландыру жазыңыз.

Үлгі

Хабарландыру

2007 жылғы қазанның 3-інде сағат 14.00-де 1-кабинетте бөлім
бастықтарының жиналысы болады.

Күн тәртібінде:
1. 2007 жылдың бірінші жартысында атқарылған жұмыстардың есебін
талқылу.
2. 2007 жылдың екінші жартысында атқарылатын жұмыстардың жоспарын
бекіту.
3. Әртүрлі мәселелер.
Әкімшілік

Хабарландыру

2007 жылғы желтоқсанның 7-сінде сағат 15.00-де С.Торайғыров атындағы
ПМУ-дің акті залында Тәуелсіздік күніне арналған салтанатты жиналыс
өтеді.
Бағдарламада:
1. Ректор, проф. Е.Арынның құттықтау сөзі.
2. Университет студенттерінің концерті.

Хабарландыру

2007 жылғы қарашаның 5-інде сағат 12.00-де 10- кабинетте Облыстық
наркологиялық диспансердің дәрігері А. Н. Оспанмен Нашақорлық – қауіпті
дерт деген тақырыпта сұхбат өтеді.
9-11-сыныптардың оқушылары міндетті түрде қатысулары тиіс.

Мектеп әкімшілігі

3.11 Баяндау хат

Баяндау хат – мекеме басшысының атына жазылған, белгілі бір мәселе
туралы жан-жақты баяндалған құжат. Кейде баяндау хатта жазушының ұсынысы
мен талап-тілегі де көрсетіліп жазылады.
Деректемелері:
- адресат;
- құжаттың атауы;
- мәтіні;
- күні;
- қолы, тегі

Тапсырмалар:

1) Студенттің сабақ үлгерімінің төмендігін баяндап, факультет
басшысына баяндау хат жазыңыз;
2) Жұмыс тәртібін бұзғаны жөнінде басшы атына баяндап баяндау хат
жазыңыз;
3) Сабаққа қатыспай жүрген студент туралы факультет деканының атына
баяндау хат жазыңыз;
4) Жұмыскерлердің берген тапсырманы толық орындамағанын баяндап
баяндау хат жазыңыз;
5) Жұмыскерлердің жұмыс орнына үнемі кешігіп жүретіні туралы баяндау
хат жазыңыз;
6) Жұмыскеріңіздің жұмыс тәртібін бұзғаны жөнінде баяндау хат жазыңыз.

Үлгі

Рауан АҚ-ның

бас инженері

С. А. Құлымжанға

Баяндау хат

Сізге Естай көшесіндегі №10 үйде жөндеу жұмыстарының қажетті құрылыс
материалдарының мезгілінде жеткізілмеуі себепті тоқтап тұрғанан
хабарлаймын.
Құрылыс материалдарының мезгілінде жеткізілмеу себебін анықтап,
тиісті шара қолдануыңызды сұраймын.

Инженер
қолы тегі

00.00.0000

№1 ЖЭО-ның
бастығы А. Омарға

Баяндау хат

Сізге бағдарламашы А. Ақпанның іссапардан белгіленген мерзімнен 1
жұмыс күніне кешіккенін хабарлаймын.
Тиісті шара қолдануыңызды өтінемін.

№3 цехтың бастығы
қолы тегі

00.00.0000

3.12 Түсініктеме

Түсініктеме – мекеме басшысының атына белгілі бір келеңсіз жағдайға
байланысты себебі баяндалып жазылатын құжат.
Деректемелері:
- адресат;
- құжаттың атауы;
- мәтіні;
- күні;
- қолы, тегі

Тапсырмалар:

1) Жұмысқа келмей қалуыңыздың себебін көрсетіп түсініктеме жазыңыз;
2) Жүктелген тапсырманын орындалмай қалғаны туралы түсініктеме
жазыңыз;
3) Жоғарыда жазылған баяндау хатқа байланысты түсініктеме жазыңыз;
4) Жұмыс тәртібін не себептен бұзғаныңыз жөнінде түсініктеме жазыңыз;
5) Не себептен сабаққа қатыспағаныңызды баяндап түсініктеме жазыңыз;
6) Жүктелген тапсырманын орындалмай қалғаны туралы түсініктеме
жазыңыз;
7) Жұмысқа кешіккеніңіз туралы түсініктеме жазыңыз;
8) Жұмысқа кешігіп келгеніңізге байланысты түсініктеме жазыңыз.

Үлгі

Павлодар қаласының

№1 жалпы білім беру мектебінің
директоры А.Сыздыққа

Түсініктеме

2007 жылғы қаңтардың 10-ынан 29-ына дейін кезектен тыс еңбек
демалысында болғандықтан, сынып оқушыларының оқу үлгерімдері туралы
мәліметті уақытында тапсыра алмадым.

Сынып жетекшісі
қолы тегі

00.00.0000

№1 ЖЭО-ның

бастығы А.
Омарға

Түсініктеме

Іссапардан 1 жұмыс күніне кешігіп келуіме ауа-райына
байланысты Алматы – Павлодар ұшағының ұшу кестесінің өзгеруі себеп болды.
Әуежай әкімшілігінің анықтамасы қоса берілді.

Бағдарламашы
қолы тегі

00.00.0000

3.13 Жеделхат
Жеделхат – телеграф арқылы жіберiлетiн жедел сипатты
құжат.
Деректемелері:
- категориясы мен нөмірі;
- мерзімі, жіберілген уақыты;
- алушының аты-жөні, мекен-жайы;
- мәтіні;
- қолы.

Үлгі

Шұғыл

Павлодар қаласы

Бектұров көшесі, 45

Т.Т.Омарға

Қажетті құжаттарды наурыздың бесі күні жібереміз алғандарыңызды
хабарлап айтыңыздар

1213 Қасым

Көкшетау қаласы

Уәлиханов көшесі, 257 а

М.И.Қасым

3.14 Телефонхат

Телефонхат – телефон немесе радио арқылы жеткiзiлетiн жедел сипаттағы
құжат.

Деректемелері:
- құжаттың атауы, жіберілген мерзімі, нөмірі;
- алушының аты-жөні;
- негізгі мәтіні;
- жіберушінің аты-жөні;
- жеткізушінің аты-жөні, телефон нөмірі;
- қабылданған мерзімі.
Үлгі

№ 4561
Университет әкімшілігіне

2008. жылғы қазанның 5-і, сағат 16.00-де аударма
мәселелеріне байланысты семинар өткізілетінін хабарлаймыз.

Өткізілетін орны: ҚМО-ның үлкен залы.
Қол қойған:
Павлодар облыстық тілдерді дамыту
департаментінің орынбасары
С.О.Дүкенбай
Жіберген: хатшы С.Кәкімқызы. Тел.: 32-80-26
00.00.0000 ж. Сағат 10.00.-де қабылдап алған
хатшы А.Б.Рақымжан. Тел.: 68-56-21
3.15 Факс
Факстің ең құнды жері ол аппарат арқылы тек қана мәтінді құжаттарды
ғана емес, кестелі, кескінді құжаттарды да тез арада екінші адамға немесе
екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің,
кескіннің, қол қойылған кез келген құжаттың дәл сол күйінде қайталанған
нұсқасы екінші мекемеге жеткізіледі.
Факстің жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқыл жіберілген
кез келген құжат санаулы сағаттардан кейін-ақ адресат қолына тиеді.
Факс арқылы жіберілген құжат А4формалы бланкіге кейде А5 формалы
бланкіге толтырылады. Фотография, сызба, кесте т.б. сияқты үлкен көлемді
құжаттар алдын ала факс аппаратының мүмкіншілігіне сәйкес келетіндей етіліп
кішірейтілуі керек.
Факс арқылы жіберілетін іс қағаздарының құрылымы:
- жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ әріппен бланкінің сол жақтағы
бұрышына жоғарылау жазылады;
- жіберуші мекеменің аты бланкінің оң жағына жоғарылау жазылады;
- бланкінің ортасына факс арқылы деп үлкен шрифтілермен жазылады;
- алушының аты-жөні сол жаққа, барыс септігінде жазылады; (кімге:
Олжас Сағитұлы Алшынбайға).
- жіберушінің аты-жөні оң жаққа шығыс септік тұлғасында жазылады;
(кімнен: Асқар Қаниұлы Досжаннан).
- одан төмен, сол жаққа факс номері жазылады; (факс: 12-01)
- оң жақ шетке, құжат көлемінің неше беттен тұратыны жазылады;
(Көлемі: 7 (жеті) бет).
- факс номерінің төменгі жағына мәлімет немесе ақпарат жіберілген
аппарат номері жазылады; (8-3822-450102)
- оң жаққа, құжат көлемі жөніндегі мәліметтің төменгі жағына дата,
қажет жағдайда жіберілген сағаты көрсетіледі;
- сол жақ шетке, аппарат номерінен төмен, факс арқылы жіберілетін
хабардың тақырыбы жазылады; (3 жарты жылдық есеп).
- оң жаққа, қажет болған жағдайда датадан төмен құжаттың көшірмесін
алушы адамның аты-жөні жазылады; (Көшірмесі: Роза Жақанқызы Ахметке)
Осыдан кейін бланк көлденең жіңішке сызықпен сызылады да, сызықтан
кейін Тез қаралуға тиіс, Құпия, Қажетті белгілер соғу үшін сияқты
қосымша ескертулер жазылады. Бұдан кейін де көлденең жіңішке сызық сызылып,
негізгі мәтін жазылады.

4 Қызметтік хаттар
Қызметтік хаттар – қандай да бір мәселе туралы мекемелермен,
ұйымдармен және жеке тұлғалармен пікір алмасу, жедел мәселелерді шешу
сияқты түрлі жағдайларға байланысты жазылатын құжат.
Қызметтік хаттар негізінен арнайы бланкіде толтырылады және оның
тақырыбы, адресаттың аты көрсетіліп, қол қойған тұлғаның аты-жөні,
орындаушының аты-жөні мен телефон номері көрсетіледі.

Қызметтiк хаттардың құрылымы:

Қызметтiк хатты жазудың қалыптасқан тәртiбi бар. Ол әркез сақталуы
керек. Әдетте хат мынадай бөлiктерден тұрады:
1) тақырыбы;
2) датасы;
3) хат жолданып отырған мекеменiң аты мен адресаттың аты-жөнi;
4) кiрiспе сөз;
5) хаттың жалпы мазмұн, мақсатын көрсететiн бөлiк;
6) негiзгi мәтiн;
7) хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершiлiк сақтау сөздерi;
8) жiберушiнiң қолы;
9) қосымша (приложение) берiлетiн болса, оған сiлтеме;
10) құжатты дайындаушы, жiберушi туралы мәлiмет;
11) постскриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейiн – “P.S.”
таңбаларын қойып тұрып, одан кейiн жазылатын сөздер).
Тақырып. Егер хат арнайы бланкке емес, таза қағазға жасылса жоғарғы
жағына алдымен мекеменің толық аты, мекен-жайы, телефон номері жазылады.
Егер мекеме мен адресат арасында хат жазысу үнемі болып тұратын
болса, онда қағаз бетінің орташа тұсына келген хаттың номері мен датасына
сілтеме жасауға болады. Мысалы: Сізден 2006 жылы 13 желтоқсанда келіп
түскен шығу номері 1558-хатқа орай.
Датасы. Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында
көрсетіледі. Хат жазылған ай цифрмен емес, жазбаша көрсетілгені дұрыс.
Хатты алушы мекеменің аты мен мекен-жайы. Тақырыптан кейін хат
жолданып отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады.
Егер адресат тегін (фамилиясын) білмесеңіз, лауазымын ғана көрсетуге
болады. Мысалы, Облыстық Сарыарқа самалы газетінің редакторына немесе №
10 орта мектептің директорына т.с.с.
Кіріспе сөз. Кіріспе сөз мекеме, ұйымға да, ұйым басшысына жеке де
қарата айтыла береді. Кіріспе сөз азат жолдан бастап жазылады. Мысалы,
Құрметті М.С.Ахмет мырза!
Құрметті А.Ж.Ахмет ханым!
Т.С. Сыздық мырзаға!
Хаттың жалпы мазмұн, мақсатына нұсқау. Көп жағдайда негізгі мәтіннен
бұрын хаттың жалпы мазмұн, мақсатын білдіру үшін қысқаша мәлімет жазылады.
Бұл кіріспе сөзден кейін бір интервал жіберіп барып қағаздың оң жақ шетіне
жеке жолға жазылады. Мысалы: № 5 тапсырыстың орындалуы жайлы, Б.Б.
Мұқышевтың ісіне байланысты, Қысқы сессияның қорытындысы жайлы т.б.
Негізгі мәтін. Қызметтік хаттардың ең бастысы - негізгі мәтін.
Мәтінде айтылатын деректердің ішкі мазмұны нақты, дәл әрі тұжырымды болуы
керек. Мәтіннің стилі ресми әрі түсінікті болуы керек. Мәтінде басы артық
сөздердің болмағаны дұрыс.
Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілікті сақтау сөздері.
Сыпайыгершілік сақтау сөздері мекемеге де, жеке адамға да қарата айтыла
береді. Хат түріне қарай Құрметпен..., Аса құрметпен..., т.б. сөздер
қолданылады.
Жіберушінің қолы. Хаттың бұл бөлігінде жіберушінің ресми қызметі, аты-
жөні жазылады және қолы (факсимале) қойылады. Жіберушінің қызметі туралы
мәліметтер толығымен хаттың басында келтірілген ұйым туралы мәліметтермен
сәйкес болуы керек. Жіберушінің ресми қызметі, аты-жөні және қолы хатты
аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздерінен кейін жазылады.
Егер хатқа қол қоятын адам бірнеше болса, олар лауазым дәрежесіне
қарай жазылады. Мысалы,
№ 22 мектептің директоры ________ _________________

қолы (аты-жөні)
№ 22 мектеп директорының орынбасары _______ __________

қолы (аты-
жөні)

Ал қол қоятын адамдардың қызмет дәрежесі бірдей болса, онда
алфавит тәртібімен жазылады.
Қосымшаларға сілтеме. Жолдама хатта көрсетілген мәліметтің бәрі
қосымша болып есептеледі. Қосымша бірнеше болса, онда оның тізімі жасалады.
Қосымша сөзі беттің сол жақ шетіне жазылады.
Құжатты дайындаушы туралы мәлімет. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет
қосымшалар туралы мәліметтен кейін көрсетіледі. Егер қосымшалар болмаса
құжатқа қол қоюшы туралы мәліметтен кейін жазылады. Құжатты дайындаушы
туралы мәлімет беттің сол жағынан ұсақ әріппен жазылады. Мысалы,
Орындаушы: Б.С. Кертай

Телефоны: 00-00-00

Постскриптум. Латын тілінен аударғанда хаттың аяқ жағына, қол
қойылғаннан кейін “p.s” таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылатын сөз
немесе мәтін деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады:
1) адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі
мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып қойса, қойылған
қолдан кейін “p.s” белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады.
Бұдан кейін қайтадан қол қойылады;
2) ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.