Қазақ тіліндегі ресми іс-қағаздары

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 19 бет
Таңдаулыға:

Қазақ тіліндегі ресми іс-қағаздары

Басқару, ұйымдастыру, өкім шығару қызметіне қатысты құжаттар.

Оған төмендегідей құжаттар жатады
1. үкім, өкім
2. Жарғы, жарлық
3. Ереже
4. хабарлама

5. бұйрық
6. нұсқау
7. ресми хаттар
8. хаттама

9. жарнама
10. хабарландыру

Хаттама.
Хаттама - жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық
органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім кабылдаудың барысы
туралы мәлімет беретін құжат. Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан
хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сойлеген
сөздердің мазмұны жазылмаған ықіпамды түрде болып келуі мүмкін. Қысқа
хаттамаларда күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөилеген сөздердің
тақырыбы және кабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздердің толық
мәтіні келтірілмейді. Толық хаттамаларда сөилеген сөздердің барлыгы
көрсетіледі. Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айкындайды. Бүл
жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылыгын қамтамасыз ету қажст. Құжаттын
заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс
толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімеп
аныкталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол
қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.
Хаттаманын деректемелері: мекеменің атауы; құжаттын атауы; мәжілістің
өткен күні; индексі (нөмірі); мәжіліс өткен орын; бекіту грифі (егер қажет
болса); тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы); мәтін.
Мәтіннің кіріспе бөлігінде қатысушылардың құрамы, күн тәртібі; негізгі
бөлігінде тыңдалган мәселе, сөйлеген сөздер және қабылданған қаулы
көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы койылады.

Сөздік
хаттама - протокол
мәжіліс, отырыс - заседание
жиналыс - собрание
төраға - председатель
хатшы - секретаръ
тізім - список
күн тәртібі - повестка дня
баяндама - доклад
қысқаша жазба - краткая запись
есеп -отчет
қүжат - документ
міндет - задача
мәселе — проблема, вопрос, задача
ұсыныс - предложение
бірауыздан - единогласно
қатысу - участвовать, присутствовать
сөйлеу - выступать
тыңдау - слушать
қаулы кабылдау - постановить
қабылданған қаулы - постановление
макұлдау - одобрить
бекіту - утвердить
қоса беру - прилагать
коса беріліп отыр - приллагается
ұсыну - предлогать
енгізу - внести
мекеме - учреждение
корытындылау - подытожить, заключить

ГРАММАТИКАЛЫҚ МИНИМУМ

I. Грамматикалық минимум:
Акпаратты ұлғайту. Ырьщсыз етіс. Ауыспалы осы шақ. Көптік жалғау.
Сиионимдік катарлар. Зат есімнің тәуелденуі. Жалкы ссім. Реттік сан есім.
Номенклатуралык атаулар.
II. Коммуникативтік минимум:
дерек, накты дерек, айтылған ескертпелер.
III. Фонетикалык минимум:
Үндестік заңы (сиигармонизм). Ілгерінді және кейінді ықпал.
IV. Етістік минимумы:
көңіл аудару, белгілеу, нактылау, камтамасыз ету, мән беру, міндеттеу, іске
асыру, ескеру.
Хаттама жазу, мәжіліс өткен орын, күн тәртібі, тіркеу нөмірі.
Тапсырма 3.
Төмендегі сұрактарға жауап берініздер. (Ответьте на вопросы).
1. Хаттама деген не?
2. Хаттама кандай жағдайда жазылады?
3. Хаттаманың деректемелерін атаңыз.
4. Хаттаманың үзіндісін кім куәландырады?
5. Хаттамада шешімін тапкан мәселелердің орындалу мерзімі көрсетіледі ме?

Ресми хаттар.
Ресми хаттар белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты
мәселелер жазбаша карастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан
жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хатттар. Бүл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе
орісінің кеңдігі жоне қызметтен тыс моселелерге де арналатындығы. Дегенмен
де қызметтен тыс мөселелер, адамның өз қызметімен, үйымның атқаратын
қьтзметімен шеше алатын моселелер орісімен тікелей байланыста болады. Бүл
хаттар жеке түлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бүл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметқерді белгілі
бір орынға, қызметке үсыну жөнінде басшыга үсыныс жасау. Аталған
қызметкердің сол орынға лайық екендігіне қепілдеме беру. Хат ресми, өзіне
тән қүрылымы сақталып жазылады. Бүл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана қол
қояды.
Сұраныс хаттары. Бүл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден
кереқті ақпаратты немесе белгілі бір кұжатты жіберуін сүрау. Сұраныс хатқа
мекеменің жауапты адамы қол қояды.
Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерлерінің
заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сүрау мақсатында
жазылады. Хат мазмүнының неғізгі қүндылығы онда көрсетілетін фактілерге
байланысты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмүнына байланысты
мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.
Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерғе бір
мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.
Жолдама хаттар. Қүжатпен бірге жіберілетін қосымшаньтң немесе
қосымшадардың құрамы, мазмүны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін
жазылады. Бүл хаттар өрсетілген ақпараттың долдігімен ерекшеленеді. Жолдама
хатқа мекеме басшысы қол қояды.
Хатты жазып отрығнада онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің
маңыз, мазмүнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп
отырғандығьщызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан
стильдік нормадан ауытқьшаған жөн.

Үлгі Жолдама хат

Казақ мемлекеттік Ғылыми-техникалық ақпарат ғылыми-зерттеу институтының
директорына
Абай атындагы Алматы мемлекеттік упиверситетіндегі филология
гылымдарының докторы гылыми дәрежесін алу ушін диссертация қоргаитын ДР
14.05.04 диссертациялық кеңес 10.02.02 — қазақ тілі мамандыгы бойынша
Оспанова Өміргул Ақанқызының "Қазақ тіліндегі көсемшеніц магынасы мен
қызметінің дамуы" атты кандидаттық диссертация жумысыны және
авторефератыныц 2 данасын мемлекеттік тіркеу мен микрофильмнен өткізу ушін
жіберіп отыр.
Диссертацияның қоргалган куні 11 наурыз 1999 жыл.
Диссертация кеңес төрайымы, филология гылымының докторы,
профессор З.Қ. Ахметова

Үлгі: Қызметтік хат
Абай атындағы Алматы мемлекеттік университеті. 480100, Алматы қаласы,
Достық даңғылы, 13. тел. 91-33-77
Қазақстан Республикасы Ғылым Академиясы А.Байтұрсынов атындағы Тіл
білімі институтының директоры К.Ш.Құсайынов мырзаға
Абай атындагы Алматы мемлекеттік университетінің филология гылымдарының
докторы гылыми дәрежесін алу ушін диссертация қореайтын кеңес шешімімен
(хаттама №11, 10-шы ақпан 1998 жыл) Сіз басшылық жасап отырган
А.Байтурсынов атындагы Тіл білімі институты мына диссертацияга жетекші уйым
болып бекітілді: Бейсембекова Жулдыз Сардырбекқызының "Қазіргі қазақ
тіліндегі буйрық райдың парадигмасы мен магыналық қурамы" атты кандидаттық
диссертациясы, 10.02.02. — қазақ тілі мамандыгы бойынша.
Осыган орай аталган диссертацияны Сізге жіберіп отырмыз, оның қоргаллы
18 наурыз 1998 ж. белгіленді. Оган мына мерзімге дейін пікір беруіңізді
өтінеміз:
16 наурыз 1998ж.
Жетекші уйым басшысының қолы елтаңбалы мәрмен бекітілуге тиіс. Пікірде
кеңейтілген турде мынадай тустарга жауап беруіңізді сураймыз:
1. Зерттеу тақырыбының өзектілігі және оның жалпы гылымдармен және
жалпы мемлекеттік багдарламамен байланысы.
2. Диссертацияныц 'Тылыми дәрежелер мен еылыми атақтар беру туралы
Ереженің " ушінші бәлімі қоятын талаптарга сәйкестігі.
Диссертациялық кеңестің ғылыми хатшысы, филология гылымының кандидаты,
доцент ^^_^__^ Мусатаева М.Ш.
Қолы

Постскриптум. Постскриптум - латын тілінен аударғанда "хаттың аяқ
жағына, қол қойылғаннан кейін "р.з." таңбаларын койып түрып, одан кейін
жазылатын сөздер немесе мотін" деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.
1. Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі
мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып койса,
қойылған қолдан кейін "р.з." белгісі қойылып, қосымша айтылатын
мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол койылады.
2. Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да
қойылған қолдан кейін "р.з." белғісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да
қайтадан қойылған қолмен расталады. Хатты жедел жіберу қажет болған
жағдайда Постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.
"р.8. 4- квартал бойынша жасалеап есепті жаңа гана қабылдап алдым. 1999
жыягы желтоқсанның 31-і саг. 17.30"
(сигнатура, факсимиле)
"р.з." Шүғыл жолсапарға шығуға ткра келіп түр. Сондықтан 2 аптаға
дейін сізбен кездесе алмаймын. Кездесу уақытын қосымша хабарлаймын.
22.04.98.
Құрметті
(сишатура, факсимиле)
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум
қайталап та жазылады. Онда "Р.р.з." постскрилтум белгісі қойылады. Оның
жазылу реті де дәл жоғарыда айтылғандай.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.
Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мүқият
тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет
қолданылмағын жөн, қүжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде
жіберіледі:
- дайындалған қүжаттың мазмүны мен сапасына немқүрайды бақылау
жасалғанда;
қүжатты дайындаушыньщ білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда; жүктелген
тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
- құжатты дайындаушы өз ісіне немқүрайды, салақ қараған
жағдайда;
- құжатты дайындау барысында дүрыс мәлімет қолданбаған
жағдайда;
- құжаттарды дайындау барысында бағдарламалық-техникалық
қүралдарды дүрыс пайдаланбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау тәртібі бүзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің
аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты
жазылуы керек. Қүжаттағы сандық мөліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар
қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса ол жолдама хатта
көрсетілуі керек, я болмаса қүжаттың соңында ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі
5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бүл құжаттан бөлек, 10
беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т.с.с,
Құжаттағы бүкіл ақпарат мұқият текесерілуі керек. Қүжаттағы
ақпартты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1. Техникалық. Мүнда қате жазылған сөздер, дүрыс қойылмаған тыныс
белгілері, дүрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда үсталады.
2. Заңдық. Мүнда қүжат мазмүнының қазіргі күші бар заңдарға және
қүқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық. Мүнда қүжатта шығарылған қаржы-
экономикалы шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне
баға беріледі.
4. Статистикалық. Мүнда қүжаттағы статистикалық мәліметтердің
актуалъдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.
5. Жариясыздық. Мүнда құжат мазмүнында жариялылығы шектеулі
мағлүматтың немесе мемлекеттік қүпия болып саналатын я қызметтік,
коммерциялық қүпия болып табылатын мәліметтің жіберІлмеу
жағы тексеріледі.
6. Ақпараттық. Мүнда құжатты алушының мекен-жайы,
реквизиттері сияқты мәліметтердің дүрыстығы тексеріледі.
Қүжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дүрыс жасалу
жауапкершілігі қүжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер қүжат дайындаушы
адам бірнешеу болса жауапты орьгадаушы белгіленеді.
Құжатты дүрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс
жүргізушіге жүктеледі.

ЖЕДЕЛХАТ
Жеделхат – телеграф (телетайп) арқылы жолданатын, шұғыл
мәселелер туралы хабарламалық сипаттағы құжат.
Жеделхаттың артықшылықтары:
- мекеменің кез келген қызметкерінің жіберуіне мүмкіндік болады;
- формальды түзетулердің (виза қою, келісу, корректуралау, редакциялау)
қажеттігі жоқ;
- жеделхат қолмен жазылғанына қарамастан жіберуші мен алушы туралы
мәлімет нақты қамтылады;
- қажет жағдайда жеделхат мәтіні расталады;
- жеделхаттар тез жеткізіледі;
- жеделхат басқа байланыс түрлерінен (интернет, факс) арзан, сенімді.
Жеделхатты жазу талаптары :
- мәтін қысқа (ең ұзағы 300 сөз), анық, түсінікті болуы тиіс;
- мәтінде кіріспе сөз, шылау сөздер қолданылмайды;
- кейбір сөздерді қысқартуға болады;
- цифрлар жазбаша беріледі (мысалы: 10137-бір нөл бір үш, жеті);
- жеделхат құрылымы (алушы адресі, мәтін, жіберуші адресі) қатаң
сақталады;
- жеделхат мәтіні қатесіз, түзетусіз болуы тиіс.
Жеделхат 2-ге бөлінеді: ішкі (мемлекет ішіндегі) және халықаралық
(шетелдерге жіберілетін).
Ішкі жеделхат түрлері: өкіметтік, жедел, жай.
Жеделхаттың реквизиттері:
1. Сызықтың жоғары жағына жазылып, ақша төленетін формулярдағы бөлігінде:
- түрі, категориясы;
- номері, датасы, жіберілген уақыты;
- алушының аты, адресі, мәтіні, қолы.
2. Сызықтың сыртына жазылып, ақша төленбейтін бөлігінде:
- жеделхатқа қол қоюшы адамның қызметі;
- датасы;
- автордың мекен-жайы.
Жеделхаттардың рәсімделуі:
- мекемеде арнайы журналға тіркеледі (тігіледі не желімделеді). Қасына
алушының танысқаны жөнінде белгі, қол қойылады, резолюция жазылады.
- Жолданғанда жіберушінің қолы қойылады, көшірмесі сақталады.
Ескерту: Егер жеделхат телефон арқылы жіберілсе, оны кім қабылдағанын,
жұмыс телефонын, қызметін жазып алыңыз.

телефонхат (телефонограмма)
Телефонхат - телефон я радио арқылы жолданатын хабарламалық сипаттағы
құжат.
Телефонхат үшінші бір мекеменің қатысынсыз тікелей мәлімденеді.
Қабылдаушы жақ ақпаратты жазып алады.
Телефонхаттың формуляры: хабардың аты, нөмірі, күні, қабылданған
уақыты, байланысты жүзеге асырушының аты-жөні, телефон не рация нөмірі.
Телефонхатты қабылдаған адам ақпаратты тиесілі адамға шұғыл
жеткізуі міндетті.
Телефонограмма — телефон я радио арқылы телефонограмма, радиограмма
ретінде жеткізілетін жедел сипаттағы құжат,
Телефонхаттың жеделхаттан айырмашылығы сіз үшінші бір мекеме қызметіне
жүгінбей өз ақпаратъщызды телефон я радио арқылы алушыға тікелей мәлімдей
аласыз. Ол байланыстың келесі бетінде тұрып сіз айтқан ақпаратты жазып
аласыз. Телефонограмма мәтіні аса күрделі болмауы керек.
Телефонхат формуляры: жіберілген хабардың аты, нөмірі, жіберілген күні
және қабылданган уақыты жөніндегі мәлімет, байланыс жүйесін іске асырган
адамның аты-жөні, телефон я радио нөмірі.
Телефонхат, радиограмма мәтіні арнаулы бланкке немесе таза қағазға
жазылады, оған мекеме бастығы немесе жауапты қызметкер қол қояды.
Бұл құжаттың ерекшелігі оның мекемеге бірден келіп түсетіндігі.
Телефонхаттар басқа қызметтік құжаттар сияқты есептеледі, қабылданады,
сақталады.

Үлгі
Телефонхат ]'2.07.2000 № 24. Шығармашылық ұйымдардың жетекшілеріне.
14 маусым күні сагат 1100-де Республика сарайында Республикадагы
шыгармашылық ұйымдар жетекшілерінің Хапықаралық конкурсқа кандидатуралар
дайындау жөнінде бас қосуы болады.
Қол қойған: Республикалық шыгармашылық ұйымдар бірлестігі ақпарат
бөлімінің бастыеы Н.А.Абрамов
Жіберген: хатшы Г.Бейсембаева
12.07.2000 куні сагат КР-де қабылдап алеан Г.Әшімова.

Телефон, радио байланысы арқылы құжаттарды жіберіп қабылдаудың әлсіз
жағы Қазақстандағы телефон, радио байланысының әлі де талапқа сай
құрылмағандығы, техникалық құралдарың нашарлығы.
Телефонхатпен жұмыс істейтін қызметкер епті, мәтінді тез жазып алуға
қабілетті, даусы анық, дикциясы жақсы болуы керек. Есту кабілетінің жақсы,
қолы ширақ болуы да міндетті. Кеңсе қагаздарына қатысты жұмысты да, телефон
байланысын да жақсы меңгерген адам болғаны жөн. Мекемеде жіберілген, келген
телефонограммаларды тіркеп отыратын арнайы журнал болуы керек.
"Телефонхаттар журналы" екі бөлікке бөлінеді. Бірінші бөлікте мекемеге
келіп түскен Телефонхаттар жазылады, екінші бөлігі жіберілген Телефонхат
мәтіндерін жазуға арналады. Телефонхат кұрылымының жеделхат құрылымынан көп
айырмашылығы жоқ.

Телефонхаттың құрылымы:
* адресаттың толық аты-жөні жазылады. Ақпарат телефон я радио арқылы бірден
мекеменің өзіне келіп түсетіндіктен мекен-жайы корсетілмейді.
* негізгі мөтін (1000 белгінің шегінде болуы керек. 9-12 сөйлем).
* жіберушінің аты-жөні
* ақпаратты телефон арқылы жеткізуші адамның аты-жөні, Телефонограмма
жіберілген телефонның нөмірі.
* Телефонограмма жіберіліп болған уақыт және айы, күні, жылы.
Телефонхатты жіберуші қызметкер мәтінді "Телефонхат журналында"
жазылған мәтінмен салыстыра отырьш тексеруге, д.ұрыс жазылғандығына көз
жеткізу үшін қайталап беруге міндетті.
Телефонхатты кабылдап алған адам ақпарат кімге жіберілсе сол адамға
телефонограмманың келгені туралы бірден мәлімдеуі керек. Телефонограмманы
жіберуші адам қабылдап алған адамның аты-жөнін журналға жазып коюы керек.
Қызметтік телефонды пайдаланудың кейбір қарапайым ережелері:
* өте қажет жағдайда болмаса қызметтік телефонды бөгде оңгіме үшін
қолданудың қажеті жоқ.
* қызмет бабында телефонмен сөйлескен кезде төңіректегі басқа адамдар
тыныштық сақтау керек.
* маңызды қызметтік мәліметтерді телефон арқылы жеткізу барысында бөгде
адамның болуы, жіберуші адамға да, бұл хабардын еріксіз куәгері болып
түрған бөгде тындаушыға да ыңғайсыздық туғызады.
* әдеттегі қызметтік сұхбатты жүргізу 2-3 минуттан артык уақытқа созылмауы
керек. Жер алыстығы мен уақыт тығыздығы болмаса көлемді, күрделі
мөселелерді жеке кездесу кезінде шешкен абзал.
* Телефон аркылы сөйлесіп отырған адамыңызды жақсы ести алмаған жағдайда,
оған қайта телефон соғатыныңызды ескертіңіз де, қайтадан байланысыңыз.
Телефон байланысы үзіліп кеткен жағдайда ең бірінші хабарласқан адам
қайталап телефон соғуы қерек. Телефон арқылы жүргізілген сұхбатты да
бірінші аяқтаушы телефон соққан адам болуы керек.
* Телефон арқылы құпия ақпарат алудан бас тартыңыз.

Факс арқылы жіберілетін құжаттар.
Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс, көбінесе қысқаша "факс" деп
аталады, қазір кең қолданылады. Факстің ен қүнды жері ол аппарат арқылы тек
қана мәтінді құжаттарды ғана емсе, кестелі, кесінді қүжаттарды да тез арада
екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы
мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез-келген құжаттың дәл сол
күйінде қайталанған нүсқасы екінші мекемеге жеткізіледі. Сондықтан да дәл
қазір факсті алмастыруға келетін байланыс түрі жоқ.
Қазіргі таңда еліміздің көптеген мемлекеттік, жеке кәсігюрындары мен
мекемелерінің офистері жаңа заманның қабылдау-хабарлау аппараты факспен
жабдықталған. Факстің жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқылы
жіберілген кез-келген құжат санаулы сағаттардан кейін-ақ адресат қолына
тиеді.
Фотография, сызба, кесте т.б. сияқты үлкен көлемді ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.