Ұйымдық-өкілеттік құжаттар және олардың түрлері. Іс қағаздарының формалары мен түрлері

Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 19 бет
Таңдаулыға:

МАЗМҰНЫ

Негізгі бөлім:

1 Ұйымдық-өкілеттік құжаттар және олардың түрлері

1. 1 Іс - қағаздар және құжаттау

1. 2 Ұйымдық-өкілеттік құжаттардың түрлері

2 Іс қағаздарының формалары мен түрлері

2. 1 Іс қағаздарының формалары

2. 2 Іс қағаздарын жазу барысында жиі кездесетін сөздер мен синтаксистік құрылымдар:

Қорытынды

Қолданылған әдебиеттер тізімі

Кіріспе

Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі - оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет етуі және соған орай іс қағаздарының қазақша жүргізілуі. Іс қағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік жағынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми құжаттардың барлығы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық құрылымдағы іс қағаздары қазақ тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте алмайды.

Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.

Іс қағаздары - басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу - басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу - мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.

Жазба әдеби тіл қоғамның мемлекеттің ресми тілі болғандықтан оның қызметі де, қолданылу аясы да барынша кең болады. Тіл мемлекетте жүргізілетін іс қағаздарының, әдебиеттің, оқу-ағарту, тәрбие жұмыстарының, саясаттың, өнер-білімнің, бұқаралық ақпарат құралдарының барлық салаларында қызмет атқарады. Осыған орай тілдің түрлі стильдік тармақтары пайда болады.

Ұйымдық-өкілеттік құжаттар іштей ұйымдық, өкілеттік және анықтама-ақпараттық болып үшке бөлінеді.

Ұйымдық кұжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар, басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, жарғы, ереже, нұсқау (инструкция) т. б. құжаттар жатады.

Іс қағаздары - басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу - басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. (Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды, ) . Бұйрықтарда ұйымның, өндірістік-шаруашылық және маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.

Курстық жұмыстың мақсаты: Ұйымдастырушылық өкімдік құжаттар тақырыбын ашу. Жан - жағынан сараптап, саралау.

Курстық жұмыстың міндеттері:

- Ұйымдастырушылық өкімдік құжаттар туралы түсініктеме беру.

Курстық жұмыстың зерттелу объектісі: Ұйымдастырушылық өкімдік құжаттар.

Курстық жұмыстың зерттелу деңгейі: берілген тақырыпта көптеген ғалымдар, филологтар жұмыс істеді. Көптеген әдебиеттер сараланып, қарастырылды.

Курстық жұмыстың құралымы: курстық жұмыс кіріспеден, негізгі бөлімнен, қорытындыдан және қолданылған әдебиеттер тізімінен тұрады.

1 Ұйымдық-өкілеттік құжаттар және олардың түрлері

1. 1 Іс - қағаздар және құжаттау

Құжаттау дегеніміз кез-келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен жұмыс та, сондай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.

Адам өмірі де құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат - тууы туралы куәлік жазылады. 16 жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат - жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендігі - орта білім туралы аттестатпен расталады. Жоғарғы оқу орнына түсу үшін түрлі үлгідегі іс қағаздарын жазады. Жоғарғы оқу орнын бітірген шақта диплом беріледі. Жұмысқа орналасу барысында да арыз, резюме, жеке іс парағы т. б. іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кітапшасына жазылады. Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек келісімін жасауға, өмірбаян мен мінездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жіберуге тура келеді.

Іс қағаздарын қазақша жүргізу - пән ретінде жоғары және орта дәрежелі арнаулы оқу орындарында оқытыла бастады. Іс-қағаздарын жүргізудің міндеті:

Іс қағаздарын қазақша жүргізудің мемелекеттік құндылығын, әлеуметтік маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру.

Іс қағаздарын жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту.

Іс қағаздарын жүргізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі, педагогика сияқты ғылым салаларымен байланысын көрсету.

Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздерімен қаруландырып, қазақ тілінің қоғам дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың өз септігін тигізуін қамтамасыз ету.

Іс қағаздарының түрлері, оларға қойылатын талаптар, олардың безендірілуі, лексикасы сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.

Оқулық "Қазақ іс қағаздар тілінің тарихы ", "Іс қағаздары " және "Іс қағаздарын екі тілде жүргізу " деген үш бөлімнен тұрады. Қазақ даласында XX ғасырдан бұрын қазақша жазылған іс қағаздары болған ба, олардың тілдік ерекшелігі, жазылу мақсаты, стилі қандай болған деген мәселелерге тереңірек үңілу үшін бірінші бөлімде XVIII ғасырдан бастап қазіргі кезеңге дейінгі іс қағаздарына тоқталдық. Қазақ даласындағы қоғамдық, саяси-әлеуметтік жағдайларға, сол кездегі қазақ тілін, қазақ ресми іс қағаздар тілін сипаттайтын нұсқаларға, ресми іс қағаздар стилінің ерекшеліктеріне байланысты, тақырыптарды кезең-кезеңге бөліп қарастырылады. Олар "XVIII ғасырда қазақ даласында қолданылған ресми іс қағаздарының тілі" "XIX ғасырдың бірінші жартысындағы ресми іс қағаздар тілі", "XIX ғасырдың екінші жартысындағы ресми іс қағаздар", "XIX ғасырдың II жартысындағы әкімшілік орындарының бұйрық-жарлықтары ", "XIX ғасырдың II жартысында жазылған қазақша заң жинақтары мен ережелер", "XIX ғасырдың II жартысындағы эпистолярлық стилъ материалдары" "XX ғасырдың басындағы ресми іс қағаздар тілі", "1920-30 жылдардағы ресми іс қағаздар тілі", "1940 жылдардан кейінгі кезеңдегі ресми іс қағаздар тілі" деген тақырыптарға бөлініп берілген. XVIII және XIX ғасырларға байланысты тақырыптарда студенттерді сол кезеңдегі ресми іс қағаздары қандай нұсқада болған, оларды кімдер жазған, мақсаты қандай болған, тілдік ерекшелігі қандай деген мәселелермен таныстыру мақсатында тарихи дерек, тілдік материал ретінде сол кезеңдегі іс қағаздарының кейбірінің тізімі мен оқулық көлемінің көтеруіне қарай "Қазақстан тарихының хрестоматиясынан " алынған жекелеген құжаттар беріліп отырады. Құжат толық берілмеген жағдайда текстің тасталып кеткен бөлігі көп нүктемен белгіленеді. Құжатты жақсырақ түсіну үшін қажет, бірақ түпнұсқада жоқ сөздер тік жақшаға алынған. Құжаттар сол кезде қолданылған ерекше кеңсе тілімен жазылған. Құжат түпнұсқасындағы шағатай, татар тілінің әсерінен болған тілдік ауытқулар, грамматикалық ерекшеліктер т. б. қазіргі қазақ оқырманына түсініксіз тілдік құбылыстар қазіргі қазақ тілінің нормасына икемделіп, тыныс белгілері қойылып, түсінікті етіп берілген.

1. 2 Ұйымдық-өкілеттік құжаттардың түрлері

Ұйымдық-өкілеттік құжаттар іштей ұйымдық, өкілеттік және анықтама-ақпараттық болып үшке бөлінеді. Ұйымдық кұжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар, басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, жарғы, ереже, нұсқау (инструкция) т. б. құжаттар жатады.

Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін Мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай мекеменің ұйымдық құжаттарына - мекеме жарғысы; құрылтайшылар келісімі және жарғы; коммерциялық емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады.

Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі.

Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке, занды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқықтары мен міндеттері жазылады. Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекен-жайын, басқару органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылуын, ісін тоқтатуын реттейді, растайды.

Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатын, принциптерін, басқару органының құрамы мен мүмкіндіктерін, келісім-шарт уақытын белгілейді.

Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар көрсетіледі.

Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда құрылымдық бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін, қызметтерін белгілейтін бағыттағы Ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты негізінде бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала отыра жасалады.

Ішкі тәртіп ережесінің тексін мекеме әкімшілігі кәсіподақ қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады, және ол еңбек ұжымында өткізілетін жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.

Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қарым-қатынасын, мекеме жетекшісі мен қызметкердің құқықтық қарым-қатынастары және т. б. мәселелер жазылады. Қызметтік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің құқықтарымен міндеттерін айқындайды.

Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. (Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды, ) Бұйрықтарда ұйымның, өндірістік-шаруашылық және маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.

Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс және оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.

Бұйрыққа қол қойылған соң, ол тіркеуге алынады, түпнұсқасы немесе оның көшірмесі, я үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және оларға бақылау жасалады.

Бұйрықты безендірудің ең маңызды бөлігі - оның мәтіні. Бұйрық мәтіні өкілеттік бөлімдерден құралып, "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен беріледі және жеке жолға жазылады.

Орындалуы міндетті бұл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттің орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.

Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса, мәтіннің өкілеттік бөлігі пункттерге бөлінеді және олар араб цифрларымен, белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.

Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы, қызметі толық жазылуы тиіс.

Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.

Бұйрықтың соңғы пунктінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның қызметі көрсетіледі.

Өкілеттік құжат мәтіндерінің тақырыптары " . . . туралы ", " . . . жөнінде ", " . . . жайында " деген сияқты шылаулармен келген сөз тіркестерінен тұрады. Тақырып аттары мейлінше қысқа, нақты, "не туралы?" деген сұраққа жауап беретіндей сөз тіркестерінен құралады. Мысалы, " . . . өзгеріс енгізу туралы", " . . . қайта қарау жөнінде", " . . . шаралар қолдану жайында", " . . . қорытындысы жөнінде" т. б.

Ұйымдық-өкілеттік құжаттардың көп кездесетін түріне анықтама-ақпараттық құжаттар жатады. Олар: хат, жедел-хат, телефонхат, түсініктеме, мәлімхат, акт, анықтама және т. б. қызметтік хаттар. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді, баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.

Анықтама-ақпараттық құжаттардың бірі - акт. Ол мекеме жетекшісінің тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кездеседі. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу, өткізу, материалдық құндылықтарды қабылдау, өткізу т. б.

Құжатта акт жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Олардың ұсыныстары мен көзқарастары актіде белгіленбейді. Тексеруші топ мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және мекеме мөрі басылады.

Іс қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік деп бөлінеді. Қызметтік іс қағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік т. б. Төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысыңда дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама т. б.

2 Іс қағаздарының формалары мен түрлері

2. 1 Іс қағаздарының формалары

Іс қағаздары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп қалыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш т. б. Трафареттік іс қағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын-ала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын-ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, студенттің белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын анықтама. Мұнда студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиялық әдіспен басылып, алдын-ала дайындалады. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы, пікір. Еркін мәтінді іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына қойылатын талаптар сақталады.

Мекеменің ішкі іс қағаздарына мекеменің қызмет ету барысында, оны құжаттау процесінде мекеме ішіңде дайыңдалған іс қағаздары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін іс қағаздарына жатады.

Шығу, жасалу деңгейіне қарай іс қағаздары түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді. Тұпнұсқалық іс қағаздарына кез-келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал) жатады. Ал көшірмелік іс қағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік іс қағаздарына кез келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі т. б. ), үзіндісін (хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді т. б. ), дубликатын жатқызуға болады.

Үзінді - құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін нұсқасы.

Дубликат - құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың тұпнұсқасымен күші бірдей көшірмесі.

Кез-келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқығы бар. Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып қол қойылғанда ғана күші бар. Егер көшірме мекемеден тыс жерге берілетін болса оған мөр басылады.

Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер куәландырады. Нотариалдық кеңселер жоқ елді мекендерде жергілікті әкімшілік қызметкері құжаттарды олардың түпнұсқасымен салыстыра отырып куәландырады. Азаматтардың мүліктік, отбасылық, қызметтік, білім жағдайына байланысты құжаттардың ғана көшірмесі алынып куәландырылады.

Төлқұжаттың, марапатталғаны туралы құжаттың, депутаттық мандаттың, әскери билеттің көшірмесін куәландыруға тыйым салынады.

Алқалық ұйым іс қағаздары. Алқалық (коллегия) - ресми түрде құрылған, лауазымды адамдар тобынан тұратын әкімшіліктік, кеңестік немесе өкілеттік ұйым.

Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртібі мен өткізу мерзімі қарастырылған жұмыс жоспарына сәйкес өткізіледі. Өндірістік қажеттілік болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртібіне өзгерістер мен толықтырулар енгізе алады. Күн тәртібі алқалық ұйым мүшелеріне ең күрделі деген мәселелер жөнінде ақпарат жазылған анықтамамен және шешім жобасымен бірге жіберіледі. Кей жағдайда алқалық ұйым мүшелеріне жазбаша баяндамалар мен сөйлеушілер сөзінің тезисі де жіберіледі. Бұл ма-териалдармен алдын-ала танысу - өткізілетін отырысқа кететін уақытты үнемдеуге септігін тигізеді. Отырыстың күн тәртібіндегі мәселелердегі талқылаудың қорытындысы бойынша қаулылар мен шешімдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша хаттама жүргізіледі. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен безендірілуіне алқалық ұйымның хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.

Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгісіне сәйкес жазылады. Хаттамаға жазылған немесе безендірілген күн емес, отырыс өткізілген күн қойылады. Егер отырыс бірнеше күнге созылатын болса, онда басталған күн мен соңғы күн көрсетіледі. Осы күндер аралығында өткізілгендігі жазылады. Мысалы, 12-14. 11. 1999ж.

Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден бастап нөмірленеді.

Хаттама тақырыбы ретінде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрі жазылады. Ол құжат атымен сәйкестіре жазылуы керек. Мысалы, педагогикалық кеңес отырысы.

Хаттама мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі.

Кіріспе бөлікте төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртібі, шақырылғандар, қатысқандар туралы мәлімет жазылады. Фамилиялар алфавит төртібімен, иерархиялық тәртіппен беріледі, я болмаса олардың "жалпы саны көрсетіледі. Ал атымен жазылған тізім хаттамаға қосымша тігіледі. Мысалы, қатынасқандар саны: 43 (тізім беріледі) .

Белгілі бір кворум болу міндетті отырыстарда қатынасушылардың жалпы саны және шешім қабылдауға тиіс қатысушылар саны көрсетіледі.

Күн тәртібіндегі мәселелер маңыздылығына қарай нөмірленіп беріледі. Хаттаманың негізгі бөлігі мынадай үш пункттен тұрады: 1. ТЫҢДАЛДЫ. 2. ЖАРЫССӨЗ. 3. ҚАУЛЫ.

"ТЫНДАЛДЫ" бөлімінде қаралатын негізгі мәселе сөз болады, "ҚАУЛЫ" бөлімінде шешім жазылады. Бұл сөздер бас әріптермен азат жолдан жазылады. Сөз сөйлегендер мәтіннің мазмұны үшінші жақ, жекеше түрде жазылады. Қаулы мәтіні нақты және не істеу керектігі, орындаушысы, мерзімі көрсетіледі.

Толық редакцияланған және безендірілген хаттамаға алқалық ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.

Алқалық ұйым шешімдері орындаушыларына өкілетті құжат ретінде (бұйрық, шешім, қаулы) немесе хаттамадан кошірме я үзінді ретіңде жеткізіледі.

Хаттаманың үлгісі

Мекеменің аты Хаттама

00. 00. 0. №

орны

отырыс

Төраға

аты-жөні
Хатшы

аты- жөні

1. 2.

2. ТЫҢДАЛДЫ: аты, жөні