Анықтама және оның түрлері

Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 8 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны

Кіріспе

1. Хаттама

2. Қызметтік хаттар

3. Анықтама және оның түрлері

4. Сенімхат

5. Актілер

Қолданылған әдебиеттер

Кіріспе

Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық - анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау және бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.

Ақпараттық - анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар, түсініктемелер, сенімхат, актілер, әр түрлі хаттың түрлері тағы да басқалары жатады. Олар ұйымдастырушылық - бұйрықтық сипаттағы құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс - әрекеті орындауға қозғау салғанымен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.

1. Хаттама

Хаттама - мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның жиналыстары мен мәжілістерінде қаралған, талқыланған, қорытындыланған жағдайларды тіркейтін ұйымдық - өкімдік құжат. Хаттама мәжіліс барысы, стенограмма, дыбыстық жазбалар, сондай-аұ мәжілісте әзірленген құжаттар (баяндамалар, жарыссөздер мәтіні, анықтамалар, тізімдер, қорытындылар) негізінде ресімделеді.

Хаттама мәтіні екі бөлімнен тұрады:

Кіріспе бөлім төраға, хатшы (аты - жөндері), қатысушылар (аты - жөндері алфавиттік ретпен), күн тәртібі (мәселелер нөмірленеді және олар «туралы» деген көмекші сөзбен аяқталып отырады) жөніндегі мәліметтерден тұрады.

Негізгі бөлім күн тәртібінің пункттеріне сәйкес тармақтар бойынша жазылады. Алдымен мәселенің нөмірі қойылады. Содан соң мәтін «ТЫҢДАЛДЫ», «ЖАРЫССӨЗГЕ ШЫҚТЫ», «ШЕШТІ» («ҚАУЛЫ ЕТТІ») деген сөздермен жаңа жолдарға бөлінеді. Бұл сөздер бас әріптермен, жаңа жолдан жазылып, әрқайсысының соңынан қос нүкте қойылып отырады. Баяндамашылар мен тыңдаушылардың аты - жөндері жаңа жолдан жазылады. Мәтінде сұрақтар мен жауаптар беріледі. Мәтін жеке түрде, үшінші жақтан жазылады. Мәтіннің негізгі бөлігін шешім немесе қаулы қорытындылайды. Ол бірнеше пункттен тұруы мүмкін (кімге қандай тапсырма берілді, оның орындалу мерзімі қандай) .

2. Қызметтік хаттар

Қызметтік хаттар - бұл ол қандай да бір мәселе туралы мекемелермен, ұйыдармен және жеке тұлғалармен пікір алмасу құралы қызметін атқаратын әр түрлі мазмұндағы басқару құжаттарының үлкен тобының жинақталған аты. Қызметтік хаттар басқару қызметінде туындайтын көптеген жедел мәселелерді шешу үшін қолданылады. Мазмұны мен мақсаты бойынша хаттар: кепілдік беру, ақпараттық, жарнамалық, коммерциялық, сұрату хаттары, хабарлама хаттар, өтініш хаттар, жауап хаттар, еске салу хаттары болып бөлінеді.

Қызметтік хаттар кәсіпорындар, мекемелер, ұйымдар арасын байланыстыратын звено болып табылады, мекеменің келіп түскен және жіберілетін құжаттамасының 80% - ын құрайды. Олар бухгалтерия қызметінде де жиі қолданылады. Қызметтік хатың мәтіні қарапайым жазылады, бір мәселеге ғана арналады. Бұл алушы мекеменің хатты өңдеу бойынша (ең алдымен тіркеу, бақылау, іске қалыптастыру) техникалық операцияларын жеңілдетеді және құжатты орындауды тездетеді. Хаттың мәтіні жүйелі, нақты және нық болуы тиіс. Фактілер мен оқиғалар объективті ұсынылады, ал ұсынылып отырған мәселе жеткілікті түсініктермен қысқа және анық айтылады.

Хат арнайы бланкіде толтырылады және оның тақырыбы, адресаттың аты көрсетіледі, қол қойған тұлғаның аты - жөні және құрастырушының телефон нөмірі жазылады. Жіберілетін хаттың екінші данасы (көшірмесі) бланкіде басылмайды. Хаттың мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте фактіге, күнге, хатқа сілтеме жасай отырып, хатты жазудың себептері көрсетіледі. Екінші бөлігінде хаттың негізгі мақсаты (ұсыныс, бас тарту, өтініш, кепілдік және т. б. ) айтылады. Хаттағы ақпартты жақсы қабылдау үші мәтінді жазудың дәстүрлі тәртібін өзгерту ұсынылады және екінші бөлікке дәләлдер мен тұжырымдарды орналастыра отырып мәселені оның негізгі мәнінен бастау қажет. Күрделі емес, мәселелері алдын - ала талқыланған хаттар түсіндірмесіз бір ғана бөліктер тұрады.

Қызметтік хаттардың негізгі мақсаты - іс-әрекетке кірісудің қажеттігін сендіру, көрсету, түсіндіру. Бұл мәтіннің анықтығынан, нақтылығынан және қысқалығынан көрінуі тиіс. Сөздерді нақты мағынада анық қолданған дұрыс. Көпсөздік құжаттың мәнін түсінуге қиындық тудырады. Жүргізілген фактілер объективті, сандық деректері дәл, хаттың жалпы тоны қалыпты болуы тиіс. Хатта үзілді - кесілді сөздерден аулақ болған жөн: бұрынғыша, белгілі болғандай, мүмкін болса деген сияқты конструктивті тіркестердің болғаны дұрыс. Адресатқа көсемше сияқты айналымдармен: «Сіздің ұсынысыңызды мұқият қарап . . . », «Сіздің ескертпелеріңізді жан - жақты зерделеп . . . » деген тіркестермен жауап ьеру арадағы сыйластықты көрсетеді. Хаттарда көрсетілетін мәселелердің алуан түрллігіне қармастан, іс - әрекетті негіздеу кезінде бастапқы және қорытынды сөздер мен сөз тіркестерінің шектелген жиынтығы: «Айырбастау тәртібімен . . . », «Байланысты . . . », «Ерекше жағдайда . . . », «сәйкес . . . », «мақсатында . . . » деген тіркестер қолданылады. Шешеімдерді қабылдау себептері көсемше арқылы беріледі: «есепке ала отырып . . . », «қарап . . . », «басшылыққа ала отырып . . . » және т. б.

Кепілдік хаттардан басқа, хаттарда, факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Хаттың тақырыптық бөлігінде мынадай декректемелер болады: «Құжаттың күні», «Құжаттың тіркеу нөмірі», «Құжаттың тіркеу нөміріне және күніне сілтеме», егер жауап хат болса, онда мәтіннің тақырыбы көрстіледі. Хаттарда «Адресат» (хатты алушының) деректемесінің құрамдас бөліктері дұрыс көрсетілуі тиіс: фирма, құрылымдық бөлімшелер, лауазымы, аты - жөні, алушының почталық мекен - жайы. Бір мазмұнды хат бірнеше адресатқа жіберілетін болса, онда бірінші негізгі алушының мекен - жайы, сосын басқалары көрсетіледі. Егер құжат үшеуден көп адресатқа жіберілсе, жіберу тізімі жасалады және әрбір данасына нақты дана жіберілетін адресат қана жазылады. Егер хат бұрын жіберілген хатқа қосымша ретінде болса, онда бұрын жіберілген хаттың нөмірі мен күні көрсетіледі.

Мекемеден жіберілетін барлық хаттар екі топқа - бастама және жауап хаттар болып бөлінеді. Егер жауап хат болса, онда құрастырушы жауап беріп отырған бастама хаттың күні мен нөмірін көрсетеді. Бұл деректеме хат түпкілікті ресімделгеннен кейін бланкіге толтырылады.

3. Анықтама және оның түрлері

Анықтама - қандай да бір белгілі мәселелер бойынша, істің жағдайы туралы, өзіне тән көрсеткіштер. Өзге де фактілер мен оқиғаларды сипаттау және растау туралы мәтіні бар және/немесе кесте түріндегі жалпы ақпараты бар құжат. Анықтама істің жайын объективті түрде көрсетуі тиіс, сондықтан оны жасау мәліметтерді мұқият жинау және тексеру, алынған деректерді салыстыру және талдауды талап етеді. Анықтаманы әдетте екі топқа бөледі. Бірінші топта қандай да бір заңды фактіні куәландыратын қызметтік сипаттағы фактілер мен оқиғалар туралы ақпарат болады және мүдделі азаматтар мен мекемеге беріледі. Анықтаманың екінші тобы атқаратын қызметі, жалақысы, тұратын жері, асырауында адамдардың болуы туралы растайды. Кәсіпорынның басшысы қызметкердің сұрауы бойынша мамндығын, лауазымын, біліктілігін, жұмыс уақытын және жалақысының мөлшерін көрсете отырып, осы ұйымдағы жұмысы туралы анықтама беруге міндетті.

Анықтаманың мәтіні әдетте мәліметтер берілген тұлғаның атау септігіндегі аты - жөнін көрсетуден басталады. Анықтаманың соңында не оң жақ жоғарғы бұрышындаанықтама берілетін мекеменің атауы жазылады. Анықтамаларды беру туралы жоспар бойынша есеп жүргізілген кезде анықтаманың күнін көрсете отырып, оған реттік сан қойылады. Осындай анықтамалар бір дана болады. Анықтамаға оны жасаған және берілген мәліметтерге жауап беретін тұлға қол қояды. Анықтаманың мәтіні қолиен және мөрмен расталады. Бухгалтерия көбінесе жеке тұлғалардың бір жылдағы кірістері туралы салық инпекциясына анықтама береді.

Анықтаманың бір нұсқасы басшылықтың сұратуы бойынша жасалған және өндірістік тақырып бойынша ақпараты бар анықтамалар болып табылады. Мысалы, бір тоқсанда өнімді сатудан түскен түсімнің өсу динамикасы туралы анықтама. Мұндай анықтамалар ішкі және сыртқы құжаттар болуы мүмкін. Кәсіпорынның басшысына арналған анықтамаларды орындаушы (құрстырушы) дайындайды және қол қояды таза қағазға ресімделеді. Автор мекеменің орнына құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады, мысалы бухгалтерия.

Сыртқы ұйымдардың сұратуы бойынша жасалған анықтамаларға кәсіпорынның басшысы қол қояды және кәсіпорынның блланкісінде ресімделеді. Осындай анықтаманың оның мазмұнын ашатын, анықтамада жазылған тақырыбы болады. Күн, адресат, тақырып, мәтін, қол анықтамалардың осы екі түрінің міндетті деректемелері болып табылады. Анықтаманың тақырыбына анықтамада келтірілген деректемелердің уақыты және күні болуы мүмкін. Мысалы, «2009 жылғы 1-тоқсанда алынған кірістер туралы анықтама.

Анықтамаға бірнеше мәселелер бойынша мәліметтер берілетін болса, онда беті айтылатын мәселелерге байланысты саннан тұратын бөлімдерге бөлінеді. Бөлімдердің де тақырыбы болады, ол араб сандарымен нөмірленеді. Сандық көрсеткіштері бар анықтамалар кесте түрінде ресімделуі мүмкін. Өндірістік тақырып бойынша анықтамалар екі данада жасалады. Бір данасы адресатқа жіберіледі, екінші данасы іске тігіледі. Мәліметтерінің қаржылық сипаты бар анықтамаларға басшы, бас бухгалтер қол қояды және мөр соғылады.

Анықтамалар қызметтік және жеке болады

Қызметтік анықтамалар лауазымды тұлға жүргізген қандай да бір тексерудің жиынтық нәтижесінен тұрады, мысалы,

- қоймадағы материалдардың болуы туралы анықтама, әдетте қойма меңгерушісі жасайды немесе оқушылардың белгілі бір уақыт ішінде сабақты босату саны туралы анықтама, мұны оқу меңгерушісі жасайды.

Жеке анықтамалар жеке тұлғаларға беріледі. Оларда әдетте, осы адамға қатысты қандай да бір мәлімет расталады, мысалы,

Оқу орнынан анықтама,

Жұмыс орнынан анықтама

Тұрғылықты жерінен анықтама

Емханадан денсаулығы туралы анықтама т. б.

Анықтамалар бұрыштама бланкіде ресімделеді және оларда мынадай деректемелер болады:

- адресат;

- құжат түрінің атауы (анықтама) ;

- анықтаманың рет саны;

- күні;

- жасалу орны;

- қызметтік анықтамаларда мәтіннің тақырыбы;

- мәтін;

- қосымшасының бар екендігі туралы белгі;

- қолы.

4. Сенімхат

Сенімхат - сенімді тұлғаға сеніп тапсырушының (кәсіпорынның немесе азаматтың) атынан қандай да бір іс - әрекеттерді жасауға құқық беруі туралы құжат. Сенімхат үшінші тұлға алдында сеніп тапсырушының атынан сенімді тұлғаға берілген құжат ьолып табылады. Сенімхаттың екі түрі бар:

кәсіпорындарға берілген ресми;
азаматтарға (жеке тұлғаларға) берілген жеке.

Ресми сенімхат мәмілелер жасауға, ақша, тауар - материалдық құндылықтарды алуға немесе басқа да іс - әрекеттерді жүргізуге кәсіпорын атынан кәсіпорынның өкіліне беріледі. Оның мынадай деректемелері болады:

ұйымның атауы;
ұйым туралы анықтамалық деректер;
құжат түрінің атауы;
құжат күні;
құжаттың тіркеу нөмірі;
құжаттың мәтіні;
лауазымды тұлғалардың қолы;
кәсіпорынның мөрі;

Сенімхаттың мәтінінде:

сенімді тұлғаның лауазымы және төлқұжат деректері;
сенімхат бойынша іс - әрекет жүргізілетін ұйымның атауы;
іс - әрекет түрі;
сенімхаттың қолдану мерзімі көрсетіледі.

Сенімхатты кәсіпорынның бланкісінде ресімдеуге болады. Сенімхатта көрсетілген іс - әрекет ақшаға немесе материалдық құндылықтарға қатысты болса, оған кәсіпорынның басшысы мен бас бухгалтері қол қояды. Көбінесе, сенімхаттардың үлгі бланкілері қолданылады.

Жеке сенімхаттар сеніп тапсырушының (азаматтардың) атынан жалақы алуға немесе еңбек қатынастарына қатысты басқа да төлемдерді, зейнетақыларды, жәрдемақыларды, стипендияларды, банктегі салымдарды, хат - хабарларды, оның ішінде ақшалай және сәлемдемені алуға беріледі. Атап көрсетілген сенімхаттар нотариаттың куәландыруын қажет етпейді. Жеке сенімхаттың мынадай деректемелері болады:

құжат түрінің атауы;
құжаттың күні;
мәтіні (сеніп тапсырушы, сенімді тұлға және сенімхат бойынша іс - әрекеттің түрі көрсетіледі;
сеніп тапсырушының қолы мен оның талдамасы;
сенімхатты растаған лауазымды тұлғаның қолы;
сеніп тапсырушы жұмыс істейтін ұйымның немесе тұратын жері бойынша тұрғы үй пайдалану ұйымының мөрі.

Сенімхат әдетте, онда көрсетілген іс - әрекетті өткізу мерзіміне беріледі. Егер сенімхаттың мерзімі көрсетілмесе, онда ол күшіне енген сәттен бастап бір жыл бойы сақтайды. Сенімхатты берген күн көрсетілмесе, онда ол жарамсыз болып тадылады. Сенімхатты 3 жыл сақтайды.

5. Актілер

Акт - бұл фактіні, оқиғаны, іс - әрекетті растайтын, бірнеше тұлғалар жасайтын құжат. Құжаттың бұл түрі әр түрлі жағдайларда жасалады және алуан түрлі болады: түгендеу актісі, келісім - шарт бойынша жұмыстарды қабылдау актісі, құжаттарды қабылдау - өткізу актісі, материалдарды есептен шығару актісі, істі жою актісі, материалдық құндылықтарды жою актісі және т. б. Бухгалтерияның қызметкерлері актінің алуан түрлерін жасайды.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.