Мұрағат құжаттарының құндылығын сараптау

Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 25 бет
Таңдаулыға:

МАЗМҰНЫ

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .3

1. Құжаттар құндылығын сараптаудағы жалпы
сипаттама ... ... ... ... ... ... .. ... ... .4

1.1.Құнды құжаттарға түсінік
беру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
..4

1.2. Құнды құжаттарды анықтау белгілері
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..6

2. Құжаттар құндылығына сараптама және оның заманауи
теориялары ... ... ... 9

2.1.Мұрағат құжаттарының құндылығын
сараптау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .9

2.2.Құнды құжаттарды сараптаудың заманауи
теориялары ... ... ... ... ... ... . ... ... 13

Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..25

Пайдаланылған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ..26

Кіріспе

Менің курстық жұмысының тақырыбы Құнды құжаттарға сараптама жасау
мұрағатты жабдықтау. Курстық жұмыс екі тараудан тұрады. Бірінші тарауда
құжаттар құндылығын сараптаудағы жалпы сипаттама беріледі. Бірінші тарау
екі бөлімнен тұрады: бірінші бөлім құнды құжаттарға түсінік беру ал
екінші бөлім құнды құжаттарды анықтау белгілері. Ал екінші тарауда
құжаттар құндылығына сараптама және оларды рәсімдеуге қойылатын талаптарды
қарастырдым. Екінші тарау екі бөлімнен тұрады: бірінші бөлім мұрағат
құжаттарының құндылығын сараптау ал екінші бөлім құнды құжаттарды
заманауи теориялары.

Курстық жұмысымның өзектілігі: құжаттардың құндылығын тексеру, сараптау,
сақталу мерзімін белгілеу.

Курстық жұмысының мақсаты: құжаттардың құндылығын сараптау және құжаттарды
пайдалану және сақтау мерзімін анықтау.

Курстық жұмыстың зерттеу объектісі: құжаттардың құндылығына сараптама
жасаудың ерекшелігі.

Құжаттардың құндылығын сараптау процесінде екі міндет шешіледі : жыл
сайын құрастырылатын құжаттаманы сақтау үшін құнды құжаттар сақталады,
сақталатын мерзімі өткен құжаттар жойылуға жіберіледі.Құнды құжаттың
экспертизасы құндылығын анықтау құжаттың, сақталу мерзімін белгілеу.
Мемлекеттік қорына тапсыруынан алдын іріктеу.Құжаттарды іріктеу мемлекет
қорына негінде үлкен қызмет атқаратын қоғам өмірдеге мекемелерден алынады.

Жыл сайынғы құрылып жатқан құжаттардың құнды құжатты сақтауын және
құжатты ұзақ мерзім сақтауын ұйымдастыру. Мен бұл тақырыпты алған себебім,
құнды құжаттар біздің мұрағаттарымызға қалай тапсырылатынын, сақталатынын
көрсету. Мұрағатта біздің тарихимыз сақталуда, өткеніміз зерделеуде. Осы
орайда мұрағаттың орындайтын қызметі зор.

1. Құжаттар құндылығын сараптаудағы жалпы сипаттама

1.1.Құнды құжаттарға түсінік беру.

Мұрағатшылардың ең негізгі мақсаттарының бірі, мұрағат қорының айрықша
құнды және ақпаратты маңызды бөлімінен аса құнды құжаттарды айқындау
болады.

Құнды құжат болып сарқылмас мәдени-тарихи және ғылыми құндылығы бар,
қоғам және мемлекет үшін ерекше маңызды аса құнды құжаттар ерекшеленеді
және олар үшін есепке алудың, сақтаудың және пайдаланудың ерекше тәртібі
белгіленетін мұрағат қоры болып табылады.
Бұл жерде мемлекет пен қоғам басқару, қорғаныс, халықаралық қатынастар,
мәдениет, тарих және өзге де ғылымдар үшін ерекше маңызы бар құжаттар.

Құжаттың аса құндылығы құжатта көрсетілген фактілер, оқиғалар,
құбылыстардың маңыздылық дәрежесіне тікелей байланысты. Бұл маңыздылық
дәрежесі оны мұрағат қорының құрамына құжатты құнды ретінде анықтауда
мазмұндауды қолданылатындықтан, оның қоғам мен мемлекетке деген өзгермейтін
мағынасы оның аса құндылығын анықтауда маңызды түзету болып табылады.
Ең алдымен, өзгермейтін жалпы мемлекеттік, Қазақстан Республиканың
көлемінде және мемлекеттік, облыс көлемінде құжаттардың мағынасын, олардың
мәдени және құқықтық мағына тұрғысынан автографиялық орнын толтыру.
Құжаттың құндылығын сақтау мемлекеттік сақтауға таңдау мақсатында олардың
құндылығын анықтау және сақталу мерзімін бекіту. Оның маңызы мен
автографиялығының көзқарасы бойынша жоғалтылған жағдайда орны толмайтын,
оның ішіндегі ақпараты және оның сыртқы белгілері бойыншақоғам мен мемлекет
үшін тұрақты мәдени-тарихи және ғылыми құндылығы бар, мұрағат қорының
құжаттары аса құнды болады.Құжаттың аса құндылығы, құжаттағы көрсетілген
құбылыстардың, оқиғалардың, фактілердің маңыздылық дәрежесімен тікелей
байланысты мұрағат қорының құрамына енгізу үшін, құжатты құнды деп
анықтаған кезде маңыздылық дәрежесі мазмұнының жалпы белгілері ретінде де
болғандықтан, оның аса құндылығын анықтау үшін, тұрақты мәні қоғам мен
мемлекетке маңызды толықтырулар ретінде шығады.Құнды құжаттарды айқындау
мен сақталуын қамтамасыз ету бойынша жұмысының ұйымдастыруын анықтайтын
және реттемелейтін негізгі нормативтік құжаттары да бар, атап өтсек 1998
жылғы 22 желтоқсанда өзгертулер мен қосымшалары мен Қазақстан Республикасы
Ұлттық мұрағаттық қоры және мұрағаттар туралы Заңы, Қазақстан
Республикасының Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсанда қаулысымен бекітілген
мемлекеттік және арнайы мемлекеттік мұрағаттарымен ұлттық мұрағаттық қор
құжаттарын, басқа мұрағаттық құжаттарын жабдықтау, сақтау, есепке алу және
қолдану ережелері болады.Осы анықтамасына сүйене отырып, мұрағаттар
деңгейінде, ең алдымен құжаттың, Қазақстан Республикасының қарқындағы,
тұрақты жалпы мемлекеттік және облыс қарқынындағы, мемлекеттік маңызын,
мәдени және құқықты маңызы көзқарасынан олардың автографиялығының орны
толмастығын ескеру қажет. Тек ғана жеке аймаққа қатысты, құжаттарда
көрсетілген оқиғалардың, фактілердің, құбылыстардың маңыздылық ұстанымы
болса, аса құнды құжаттар құрамының дәлелсіз кеңейуіне, құнды және аса
құнды құжаттар арасындағы шекараның бұзылуына даусыз әкеліп
соғады.Жергілікті маңызы бар құжаттарды сақтайтын облыстың мемлекеттік
мұрағатындағы оқиғалар, құбылыстар, фактілердің маңыздылық түсінігіосы
мұрағаттың аумағымен, жабдықтау аймағымен байланысты болу керек.Құжаттардың
құндылықтарын сараптау қабылданған негізінде мемлекеттік сақтауға
құжаттарды іріктеп және олардың сақталу мерзімін белгілеу.Құжаттардың
құндылығын сараптау құжаттарды сақтау мерзімін анықтау және олардың
құндылығы негізінде құжатты зерттейді.

1.2. Құнды құжаттарды анықтау белгілері

Құнды құжаттарды айқындау барысында келесі міндетті белгілерді
қолданады:құжаттың құрылған уақыты;құжаттардағы орналасқан ақпараттың
құндылығы;құжаттардың заңды күші, түпнұсқалылығы;қор жасаушының
маңызы;құжаттың авторлығы;құжаттың палеографиялық көркем және басқа
ерекшеліктері.

Құжаттың құрылған уақыты тарихтың әр түрлі кезеңдеріне жататын құжаттар
құндылығының салыстырмалы әртүрлі факторымен қолдануы объективті негізгі
белгі. Осы белгіге сәйкес жеке аймақтар тарихының ерекше кезеңдерінде
құрылған аса құнды құжаттар айқындалады. Сонымен қатар, құжатты, аса құнды
құжаттар құрамына жатқызу барысында есепке алу маңызды:атаулы кезеңдегі
құжаттың тек ғана құрылған уақыты ғана емес, сонымен қатар, осы кезеңді
сипаттайтын кезеңнің мәніне немесе нақты фактіге, оқиғаға, қозғалысқа
тікелей қатысы, оқиғаны тиянақтауда құжаттың рөлінің маңызы бар; іріктеуге
мазмұны бойынша тұрарлық құжаттар жатады.

Жиырма бірінші ғасырдан бастап оқиғаларға қатысты құжаттардың құрылу
уақытының белгісі басқа белгілермен үйлесе қолданылады, бірінші кезекте,
құжаттардағы ақпараттың, құжаттың авторлылығы мен түпнұсқасының
құндыбелгілерімен.

Құжаттардағы орналасқан ақпараттың құндылығы құнды құжаттарды айқындау
үшін ең маңызды, негізгі белгісі. Қордың басқа құжаттарымен салыстырғанда,
маңызды, өзгешелік ақпараты және осы оқиға, факті, құбылыс туралы толық
және жан-жақты мәліметтері бар құжаттардың, тарихи тәсілдеме ұстанымынан,
объективті бағасына негізделген. Оны пайдалану барысында тарихи тәсілдеме
аса маңызды. Құжаттардағы ақпараттың құндылығы өзекті де және әлеуетті де
болуы мүмкін. Ақпараттың өзекті құндылығы, саяси, тарихи және
құжаттардыңқарқындылығымен және тиімділігімен анықталады. Әлеуетті
құндылықты анықтау, мұрағат құжаттың мәнінетарихи объективтік көзқарасынан,
құжат мәнінің бағасына терең деректік тәсілдемені талап етеді.

Жеке текті қор құжаттарына үйлестіре, аса құнды ретінде анықтауға, қор
жасаушының ең маңызды фактілерін, мемлекеттік, ғылыми, шығармашылық
қызметінің нәтижесін көрсететін құжаттар жатады.

Құжаттың түпнұсқалылығы және оның заңды күші құнды құжаттар өзара тығыз
байланысты сондықтан құнды құжаттарды анықтауда. Құнды құжаттарды айқындау
барысында, түпнұсқалық құжаттарды іріктеу қажет. Ең әуелі, түпнұсқалар
анықталады, және тек түпнұсқасы жоқ болған жағдайда ғана, мұрағаттық қор
құжаттарының жоғалтылуы, ақпараттың көшірмеде ғана сақталған бірден бірі
немесе осы көшірменің өзінің аса маңыздылығы болса, көшірмелерді құнды
құжаттарға жатқызуға рұқсат етіледі. Бұл мағынада құжаттың түпнұсқалылығы
ол тек анықтау мен іріктеу белгілері ғана емес, сонымен бірге осындай
анықтаудың міндетті шарты, тиянақты болуы керек.

Құжаттың түпнұсқалылығы, мұрағатаралық дублеттілікті жою кезеңінде аса
маңызды. Аймақтың бірнеше мұрағатындағы бір маңызды оқиғаға, фактіге
жататын біртүрлі сипаттағы және мазмұндағы құжаттарды аса құнды
құжаттарғажатқызуға болмайды. Осы қызметі ең маңызды рөлін қор жасаушы
қорындағы ең жоғары мәртебелі және автографикалық бір түпнұсқаны таңдау
қажет.

Сондықтан, оның заңды мәнінің жоғалтылуы кезінде орны толмайтын аса құнды
құжаттар үшін, заңды күші болмағанымен тарихи дерегі қарапайым құнды
мұрағаттық құжаттан айырмасы, оның түпнұсқалылығы мен заңды күші бар
болуының маңыздылығы айтылады.

Ең әуелі, мемлекеттік органдармен, лауазымды тұлғаларымен, қоғамдық
ұйымдармен өз құзыретінің шегінде бекітілген заң тәртібінде құрылып
рәсімделген және белгілі құқықтық салдар туғызушы құжаттар заңды күшіне ие.
Егер түпнұсқанемесе көшірмелерімен тиісті түрде рәсімделген болса, осы
құжаттардың барлығының заңды күші бар.

Қор жасаушының маңызы құнды құжаттарды айқындау үшін басты болып саналған
белгі, қорларда құнды құжаттарды бар болуы маңыздылылығын анықтайтын
негізгі бағдары ретінде сақталады, бұл ретте қораралық құжаттық
байланыстары шеңберінде құжаттағы ақпарат мазмұнының мәні болуы керек.

Құжаттың авторлығы жеке текті құжаттарға қатысты кең қолданатын белгі
сонымен қатар ресми құжаттарға да қолданады. Бұл белгі автографиялық
түсінігінде өзіне қосады, көшірмелерді еместқолтаңбаныңавтордың қолы
қойылған түпнұсқаларды құнды құжаттарға жатқызуға тиісті.

Бұл ретте, авторлық белгісі тек қор жасаушының құжаттарына ғана емес, оған
сондай-ақ онымен жиналған құжатты топтамасына да таралады.Сонымен қатар,
әйгілі тұлғалардың қызметі осы қор жасаушымен байланыста болған құжаттары
жинақталған ұйымдардың қорында, құжат мазмұнының белгісін міндетті
қолдануымен үйлесе отырып, құнды құжаттарды айқындау кезінде белгі
пайдаланады. Құнды құжаттарды айқындау әйгілі тұлғалардың қолтаңба
жинағының құрылуына келтірмеу керек.

Құжаттың палеографиялық, көркем және басқа ерекшеліктерінің бар болуы, ең
әуелі тарихтың ерте кезеңінің құжаттарына немесе жеке текті құжаттарына
қолдануына болады. Құжаттың ерекшеліктері болып жаңғырту тәсілі, жазу
материалы, елтаңбалы мөрі, ерекше құрылған жері есептеледі.

Құжатты пайдалануының қарқындылық дәрежесі құнды құжаттарды айқындау
белгісі болмайды. Құнды құжаттартүсінігінің анықтамасына сүйене отыра,
құжаттың жоғары құндылығы өзіне тән және конъюктурлық жағдайларға
байланысты емес. Өте жоғары дәрежедегі қолдану қарқыны өткінші, сыртқы
факторларға байланысты. Пайдалану қарқыны құнды құжаттарды жеке жұмыс
түрлерінің жүргізу кезегіне, әсіресе, сақтандыру қоры және қолдану қор
көшірмелерін құруына әсер етеді; құнды құжаттарды айқындалмаған қорларына
сұрау жасау үшін қосымша факторы, аргументі болады. Бұдан басқа, қолдану
қоры, сақтандыру қорын құруына байланысыз, құнды құжаттарды ғана емес, ең
көп қолданыстағы құжаттарға да құрылуы мүмкін.

Құжаттың физикалық жағдайы құнды құжаттарды айқындау белгісі болмайды,
себібі аса құнды құжатының мазмұнының мәнімен анықталады. Сондай-ақ, басқа
белгілерді қолданумен жақсы жағдайдағы құжат құнды құжаттарды деп
есептеледі

2. Құжаттар құндылығына сараптама және оның заманауи теориялары.

2.1. Мұрағат құжаттарының құндылығын сараптау

Құжаттың құндылығын сақтау мемлекеттік сақтауға таңдау мақсатында
олардың құндылығын анықтау және сақталу мерзімін бекіту.

Құжаттардың құндылықтарын сараптау қабылданған негізінде мемлекеттік
сақтауға құжаттарды іріктеп және олардың сақталу мерзімін белгілеу;

Құжаттардың құндылығын сараптау құжаттарды сақтау мерзімін анықтау және
олардың құндылығы негізінде құжатттар зерттеледі.

Құжаттардың құжаттардың құндылығын сараптау процессінде екі міндет
шешіледі: жыл сайын құрастырылатын құжаттаманы сақтау үшін құнды құжаттар
сақталады, сақталатын мерзімі өткен құжаттар жойылуға жіберіледі.

Құжаттардың құндылығын сараптау бірнеше кезенден тұрады. Құжаттар тізімі
негізінде істің құндылығын анықталатын кезінде: мекемеге келіп түскен
құжаттарды тіркеу кезінде, құжатты іске жіберген кезінде.

Құнды құжаттардың экспертизасы бірнеше кезеңде жүргізіледі.Бірінші кезең іс-
тәжірибе кезінде жүзеге асырылады.Екінші кезең ведомствалық мұрағаттар
тапсыруын алдын ала дайындау.Үшінші кезең мемлекеттік қорына тапсыруын
алдын ала дайындау бұл міндетті ведомствалық мұрағатта, мемлекеттік мұрағат
қызметкерлері және мекеменің экспертиза комиссиясының мүшелері
ұйымдастырады.

Басты құжатты іріктеу кезінде міндеті сақталатын материалдарды тарихи
принципы алынады. Мемлекеттік органдарының басшыларының құжаттары
мемлекетте жүргізіліп жатқан жұмыстарының көрінісі. Құжаттарды іріктеу
мемлекет қорына негізінде үлкен қызмет атқаратын мекемелерден алынады.

Құжаттардың құндылығына сараптама жасауды, оларды мемлекеттік сақтауға
беруге іріктеуді және дайындауды ұйымдастырып, жүргізу үшін, сондай-ақ
құжаттардың әртүрлі істерге жатқызылуының дұрыстығын бақылау және
әдістемелік көмек беру үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы
құрылады. Құжаттардың құндылығын сараптау белгіленген мұрағаттық
құжаттардың немесе меншік иесінің тікелей қатысуымен мұрағат жүзеге
асырады. Құжаттар құндылығына сараптама жасау Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды
мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақталуына тапсыруына дайындау және Ұлттық
мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау
мақсатында жүргізіледі.

Құжаттардың құндылығын сараптауға байланысты және оларды Ұлттық мұрағат
қорының құрамына енгізу сондай-ақ құжаттарды Қазақстан Республикасының
ұлттық құндылықтар объектілеріне жатқызу туралы ғылыми-әдістемелік
мәселелерді шешуді орталық сараптау комиссиясы жүзеге асырады.

Құжаттарды мұрағат құжаттарының құндылығын сараптау өлшемінің кешенді
белгілерін пайдалану негізінде жүзеге асырылады: құжаттардың шығу тегіжеке
және заңды тұлғалардың қоғамдағы орны құжатта көрсетілген оқиғаның
маңыздылығы; құжаттың пайда болған уақыты мен орны; құжаттың мазмұны
құжаттағы ақпараттың мағынасы; ақпараттың басқа құжаттарда қайталануы;
құжаттың мақсаты, бағыты; құжаттың түрі мен түр өзгешелігі; құжаттың сыртқы
ерекшеліктері түпнұсқалығы; құжатта қарардың, бұрыштаманың, белгінің болуы;
құжаттың сыртқы көрінісі, мазмұнын жеткізудегі нысаны, құжатты куәландыру
және ресімдеу; құжаттың физикалық жай-күйі.

Құжаттардың құндылығын сараптауға байланысты және оларды Ұлттық мұрағат
қорының құрамына енгізу сондай-ақ құжаттарды Қазақстан Республикасының
ұлттық құндылықтар объектілеріне жатқызу туралы ғылыми-әдістемелік
мәселелерді шешуді жүзеге асырады.

Құжаттардың құндылығын сараптауды белгіленген өлшемдерге сәйкес мұрағаттық
құжаттардың немесе меншік иесінің тікелей қатысуымен мұрағат жүзеге
асырады. Бұл жұмысты атқару барысында мұрағат сақтау мерзімі көрсетілген
тұрпаттық және ведомстволық құжаттар тізбесін басшылыққа алады.

Мұрағатта құжаттардың құндылығын сараптау:мұрағаттық құжаттардың уақытша
сақтау мерзімі аяқталған жағдайда, соның ішінде жойылған ұйымдардан келіп
түскен жеке құрам бойынша құжаттарға;ерекше жағдайларда мұрағатқа
реттелмеген құжаттар келіп түскенде;егер мұрағат қорында сақтауға келмейтін
құндылығы жоқ түпнұсқа немесе көшірме құжаттар басқа құжаттардағы ақпараты
қайталанатын құжаттар және тағы басқа құжаттар болған жағдайда жүргізіледі.
Мұндай жағдайда жұмыс кешенді түрде, яғни жоғары тұрған органның мұрағаттық
қорларынан және ведомствоға қарасты ұйымдардың, қызметтері белгілі бір
аймақпен байланысты біртекті ұйымдардың мұрағаттық қорлары бойынша
жүргізіледі.

Ауқымды, қиын және бірнеше біртекті құжаттар қорымен жұмыс істеу үшін жұмыс
нұсқаулығы және тұрақты сақтауға жататын немесе жатпайтын құжаттардың үлгі
тізімі жасалады. Тізбеде мемлекеттік сақтауда қалған құжаттар тобына құрамы
мен мазмұны туралы және осы топқа жататын жойылатын құжаттар туралы түсінік
беріледі;мұрағаттық құжаттар қайтарымсыз шетелге шығарылған жағдайда
жүргізіледі.

Құжаттардың құндылығына сараптама:Қазақстан Республикасының мұрағат ісі
және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі нормативтік құқықтық
актілерінің;Уәкілетті органның, жергілікті атқарушы органдардың және
мемлекеттік мұрағаттардың тиісті нормативтік-әдістемелік құжаттары
негізінде жүргізіледі.

Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызу құжаттардың
құндылығына сараптама жүргізудің нәтижелері бойынша мынадай
қағидалары:тарихилығы, бағалаудың кешенділігі, бағалаудың жан-жақтылығы
негізінде жүзеге асырылады. Құжаттардың құндылығын анықтау кезінде
қолданылады.

Құжаттардың құндылығына сараптаманы жоспарлы түрде жыл сайын тиісті
мемлекеттік мұрағат қызметкерлерінің әдістемелік көмегімен ұйым мұрағатының
қызметкерлері жүргізеді.

Көрсетілген қағидалар құндылыққа сараптама жүргізу кезінде
құжаттардың шығуының мазмұнының сыртқы ерекшеліктерінің өлшемдерімен бірге
кешенді түрде қолданылады.Сараптама жүргізу барысында: құжаттарды аталған
іске жатқызудың негізділігі, құжаттың заң күші қолтаңбаның мөрдің және өзге
деректемелердің болуы, іс мұқабасының деректемелерінің дұрыс рәсімделуі,
істер парақтарының дұрыс нөмірленуі.Құжаттардың құндылығын сараптап бір
жүйеге келтіріп ретке келтіру. Құнды құжаттарға сараптама жүргізу істің
құжаттарын қарастыру жолымен жүргізіледі.

Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу ұйымның құжаттардың құрамын
талдауға негізделеді. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу кезінде
олардағы құжаттардың түрлері нысандары және толықтылығы нақтыла түседі.
Құжаттар құндылығына сараптама жүргізу жұмыстарына байланысты кеңінен
пайдаланылатын ведомстволық мұрағаттарға мерзімі көрсетілген және
өткізілуге тиісті құжаттар тізбесі тағы басқа әдістемелік құралдар
шығарылды.

2.2. Құнды құжаттарды сараптаудың заманауи теориялары.

Қазіргі кезде мұрағаттық сақтауға келіп түсіп жатқан электронды құжаттарға
сараптама жасау секілді күрделі проблема әр түрлі көзқарастар тудырып отыр.
Электронды құжаттарды мұрағаттық сақтауға қабылдау кезінде олардың
түпнұсқалығын анықтауға, электронды ақпараттар маңызын бағалауға байланысты
қолданылатын тәсілдердің өзіндік ерекшеліктері мен типтік сипаты туралы
мәселелер бар.

Қазіргі заман жаhанданған ақпараттық кеңістік заманы болып отыр.
Компьютерлік техникалар таралымы нәтижесінде ақпараттардың басым бөлігі
әртүрлі ақпарат жүйелерінде электронды формада пайда болып, электронды
формада сақталатын уақыт келеді. Міне, сондықтан да құнды электронды
құжаттамалар мұрағатын ұйымдастыру принциптері туралы мәселе бүгінгі күні
көкейтесті мәселелердің бірі болып табылады. Өйткені құнды электронды
құжаттарға сараптама жасау қажетттілігі туындап отыр.

Бұрынғы Одақ елдерінде қағаз негізінде құжаттар құндылығына сараптама
жүргізудің әдістемелік және практикалық мәселелері жақсы жолға қойылған.
Сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбелерінің жүйелері бар, әрқилы
құжат түрлерін іріктеудің ережелері мен ұсынымдары әзірленген, ұйымдар мен
мемлекеттік ұлттық мұрағаттарда сараптама комиссиясы және сараптама –
тексеру комиссиялары жұмыс істейді. Бұл комиссиялар құнды құжаттар
мұрағаттық тізімдемелерді қарастырады. Бір ескерілетін жәйт, жақын араларға
дейін электронды құжаттар құндылығына сараптама жасау мен оларды есепке алу
ісіне лайықты көңіл бөлінген жоқ.

Электронды құнды құжаттар сараптамасының заманауи теориялары бойынша
функциональдық тәсілге неғұрлым басымырақ мән беріледі. Бұл тәсілді қолдану
барысында мұрағаттар басқарудың жүйе түзу элементтерін айрықша назарда
ұстайды. Сол негізде мұрағат өзін толықтыру көздері болып табылатын ұйымдар
мен құрылымдық бөлімшелер тізімін жасайды. Функционалды тәсіл.

Бұл түрінде, қағаз негіздегі құжаттар бойынша жұмыс жүргізгенде жақсы
қырларынан көрінді, электронды формадағы құжаттарды бағалау кезінде
жеткілікті.

Біріншіден, бұл тәсіл арқылы билік органдары мен ұйымдарда түзілген
құнды электронды құжаттар құрамын анықтайды. Көпшілік ұйымдарда атқарылатын
міндеттері мен функциялардың орындалу барысы электронды түрде құжатталуға
тиісті, бірақ оларда құнды сипаттағы электронды құжаттар мәлімет базалары
қағаз негіздегідей айқын көріне бермейді. Басқару құжаттамаларын сақтайтын
мұрағаттар қиын жағдайда қалып отыр олардың толықтыру көздері өз электронды
ақпарат ресурстары сипатын ашуға тырыспайды. Өкілетті мұрағат органдары
мемлекеттік ақпараттық жүйелердің жасалуын және жүргізілуін әдістемелік
тұрғыдан бақылайтын болса дұрыс болар еді. Мәселен, бұл жүйелерді жасауға,
жетілдіруге арналған техникалық тапсырмаларды келісу және
автоматтандырылған жүйелерді құжаттарды пайдалануға беру актілерін келісу
арқылы бақылау жүргізуге болады. Бірақ қазір ТМД елдерінің мұрағат
органдарында мұндай құзірет жоқ. Мұрағатшылар тек пайдалануға берілген
жүйелерді айқындау мақсатында нормативтік актілер мониторингін өткізіп,
оларда жинақталған ақпарат ресурстарына мұрағаттық тексеру ғана жүргізеді.
Әдістемелік тұрғыдан мұндай тәсіл мұрағат саласын ондаған жылдарға артқа,
мұрағаттар дауы дәуіріне шегіндіріп әкетеді.

Екіншіден, құнды құжаттарға сараптама жасаушы мамандар үшін
электронды ақпарат ресурстарының қай қорға жататының анықтауда қиындықтар
туындайды.

Мәселен, ұйымдар, соның ішінде билік органдары, аутсорсинг аясында
өз функцияларының бір бөлігін орындау мониторинг, мәліметтер жинау, талдау
жөнінде ведомствоға қарасты немесе сыртқары ұйымдарға өкілеттік бере алады.
Олар мәлімет базаларын толықтырумен шұғылданып, құжатталған ақпараттардың
шынайылығына, толыққандылығына жауап беретін болады. Жоғары тұрған
органдарға немесе тапсырыс берушілерге құнды құжаттар мәлімет базаларына,
аналитикалық модульдеріне қашықтан қол жеткізу құқы беріледі. Болмаса,
аналитикалық мәліметтерді, шолулар мен өзге де материалдық қағаз негізде
немесе электронды түрде жөнелтіп отырады. Мәлімет базалары деректерінің
шығу тегін анықтауға байланысты мәселені қиындата түсетін тағы бір жәйт
ақпарат жүйесіне мүліктік құқықтың демек, ақпараттық ресурстарға да
формальды түрде тапсырыс беруші – ұйымға тиесілі болуында жатыр.

Мұндай жағдайда формальды түрде билік органына тән, бірақ өзге ұйым
қызметі барысында түзілген құжаттарды билік органы мұрағаттық корына ендіру
қаншалықты заңды болмақ?

Бұл құнды электронды құжаттардың сақталу мерзімін қай ұйым белгілеуі
тиіс, мемлекеттік ұлттық мұрағатты толықтыру көзі ретінде танылатыны
қайсысы, мұрағатта құжаттарды жүйелеудің қай схемасы қолданылуы керек ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.