Жалпы мұрағат жұмысы және мұрағат қорлары туралы түсінік

Жұмыс түрі: Іс-тәжірибеден есеп беру
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 22 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..3
1.Негізгі бөлім ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5

1.1 Техникалық бөлімінде құжаттар және олармен жұмыс
жасау ... ... ... ... ... ... .6
1.2 Ресми құжаттармен жұмыс
жасау ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
.7
1.3 Жалпы мұрағат жұмысы және мұрағат қорлары туралы түсінік
... ... ... ... ..17
1.4 Аударма және мәтінді аудару
ерекшеліктері ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ..18
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...22
Пайдаланған
әдебиеттер ... ... ... ... ... ... . ... ... . ... ... ... ... ... ... . ... ..
... ... ... ... ... ... .23
Қосымшалар

Кіріспе

Мен, Турмагамбетова Сандуғаш Мейрамқызы Қостанай әлеуметтік-техникалық
колледжінің 2 курс студентімін. Оқу орнымда мен "іс қағаздарын жүргізу және
мұрағаттану" мамандығын игеру мақсатында білім алып жатырмын. 2016 жылдың 3
маусым мен 24 мамыр аралығында өндірістік тәжірибеден өтемін. Өндірістік
тәжірибе Қостанай әлеуметтік-техникалық университетінің техникалық
бөлімінде өтетін болады. Тәжірибе жетекшісі – Уразбаева Кунсулу
Дуйсенбаевна.
Өндірістік іс тәжірибе өту барысында мен кеңсе бөлімінде көбінесе
студенттердің жеке істері құжаттарымен және тізімдеме жасаумен, мұрағат
қоймасында мұрағат құжаттарына тізімдеме жасаумен айналыстым.Оған қоса
келген құжаттардың көшірмелерін жасап, сканерледім. Әрбір бөлімнің жұмысы
әртүрлі болғанымен оларды ортақтандыратын бір жұмыс жүйесі құжаттармен
жұмыс жасау болып саналады. Адам өмірінде құжаттар маңызды рөл атқарады.
Себебі мәселелердің көп бөлігі құжаттар арқылы өз шешімін табады. Сондықтан
да құжаттарды дұрыс толтыруды және реттеуді әр бір адам білу керек деп
санаймын.
Тәжірибе өтудің ен негізгі мақсаттары:
-құжаттарды сауатты және білікті рәсімдеуді үйрену
-өз білімімді көрсетіп-жұмыста қолдану
-өзімнің қаншалықты жауапты адам екенімді дәлелдеу.
Өз мамандығым туралы айта кететін болсам, "іс қағаздарын жүргізу"
мамандығы қоғамдық ортаға ең қажет мамандықтардың бірі болып саналады. Іс
қағаздарын қазақша жүргізу – мемлекеттік тілдің жүзеге асуының нақты
көрсеткіші. Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс
қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор.
Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым мекеме тарихын жазғанда іс
қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді,
оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де
атқарады. Іс қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Яғни,
ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған
түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын
көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру
деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми
негізделгеніне тікелей байланысты.
Мемлекетiмiздiң apқа сүйер болашақ мамандық иелерiн ic қағаздарын
толтырудың мемлекеттiк стандарттары мен толтыру әдicтepi, жазылу стилi,
қызметi, мaқcaты сияқты бiлiм негiздерiмен қаруландырып, қазақ тiлiнiң
қoғaм дамуындағы рөлiнiң күшеюiне олардың өз ceптiгiн тигiзуiн қaмтамасыз
ету. Іc қағаздарының түрлepi, оларға қойылатын талаптар, олардың
безендipiлуi, лексикасы сияқты ерекшелiктерiмен таныстыру болып саналады.
Қазақ ресми іс қағаздар стилі халықтың қоғамдық өмірімен, мәдени
өркендеуімен, әдеби тілдің жанрлық тармақталуымен, қоғамдық қызметінің
артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Сондықтан барлық қызметкерлер
құжаттармен сауатты жұмыс істеуді үйрену керек деп санаймын, өйткені әр
мекемеде осы негізгі талап болып табылады.

1. Негізгі бөлім
1.1 Техникалық бөлімінде құжаттар және олармен жұмыс жасау

Жалпы тәжірибе өту барысында, біріншіден жұмыс орнымен таныстым.Содан
соң берілген тапсырмаларды орындауды бастадым. Күн сайын 8:30 келіп
жүрдім.Сонымен қатар ФК-11,21,31,41 топтардың сынақ кітапшаларымен жұмыс
жасадым, осы топтардың бумаларын тексеріп жетіспейтын құжаттарды,
бөлімінде жинап бумаға салып отырдым.Содан соң апайдың берілген тапсырмасын
орындап жүрдім.
Өндірістік тәжірибені өту кезінде мен колледждің бөлім меңгеруші
бөлімінде жұмыстарды атқардым. Техникалық бөлімге әр түрлі құжаттар
жатады. Олар: анықтамалар, келісімшартқа арналған қосымша келісім
құжаттары, бұйрықтар жобалары, кету қағаздары, құжаттар тізімдемелері
жатады.
Анықтама-қандай да бір белгілі мәселелер бойынша, істің жағдайы
туралы, өзіне тән көрсеткіштер, өзге де фактілер мен оқиғаларды сипаттау
және растау туралы мәтіні бар жәненемесе кесте түріндегі жалпы ақпараты
бар құжат.
Анықтама істің жайын объективті түрде көрсетуі тиіс, сондықтан оны
жасау мәліметтерді мұқият жинау және тексеру, алынған деректерді салыстыру
және талдауды талап етеді. Анықтаманы әдетте екі топқа бөледі. Бірінші
топта қандай да бір заңды фактіні куәләндыратын қызметтік сипаттағы
фактілер мен оқиғалар туралы ақпарат болады және мүдделі азаматтар мен
мекемелерге беріледі. Анықтамалардың екінші тобы атқаратын қызметі,
жалақысы, тұратын жері, асырауында адамдардың болуы туралы растайды.
Кәсіпорынның басшысы қызметкердің сұрауы бойынша мамандығын, лауазымын,
біліктілігін жұмыс уақытын және жалақысының мөлшерін көрсете отырып, осы
ұйымдағы жұмысы туралы анықтама беруге міндетті. Анықтаманың мәтіні әдетте
мәліметтер берілетін тұлғаның атау септігіндегі аты-жөнін көрсетуден
басталады. Анықтамаға оны жасаған және берілген мәліметтерге жауап беретін
тұлға қол қояды. Анықтаманың мәтіні қолмен және мөрмен расталады.
Келісімшартқа арналған қосымша келісім құжаттары – бұл құжат
студенттердің оқуы үшін төленетін төлемақы туралы мәлімет беретін және
төлемді растайтын құжат түрі. Сонымен қатар осы қосымша келісімшарт
құжаттарына мекеменің арнайы мөрлері басылады.
Мөрлер-жұмыстың көлеміне, жұмысшылардың санына, құжаттаманың көлеміне
және құжаттау мен құжаттаманы басқарудың қабылданған жүйесіне қарай қажетті
мөрлер мен штамптар жасалады және оларды сақтау мен пайдаланудың белгілі
бір тәртібі айқындалады.
Бұйрықтар жобалары - дайындалып, шығарылатын бұйрықтардың мазмұны
көрсетілетін құжат түрі болып келеді. Ол бұйрықтар жобалары кейіннен
нөмірленіп, істер тізімдемелеріне еңгізіледі. Істер тізімдемелерінің түрлі
түрлері болады. Бұйрықтарға немесе істер номенклатурасына немесе басқа да
құжат түрлеріне арналған істер тізімдемелері. Онда реттік нөмір, тақырптың
аты және парақтар көлемі жазылады.
Бұйрық-басқару актісі. Мемлекеттік органдардың, мемлекеттік емес
ұйымдардың, сондай-ақ коммерциялық, коммерциялық емес құрылымдардың
қызметінде қолданылады. Құқықтық болмысына қарай бұйрық басқарудың
нормативтік және индивидуалдық актілері болып бөлінеді. Нормативтік акт
ретінде бұйрық бірнеше мәрте қолдануға арналған әрі белгіленген ахуал
шегінде барша адамның орындауы міндетті болып саналатын жалпылама сипаттағы
мінез-құлық қағидаларын мазмұндайды.Мазмұны жағынан бұйрықтар екі түрге
бөлінеді:негізгі қызмет бойынша және жеке қызметкерлер құрамы бойынша
бұйрықтар. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар өндіріс істерді жоспарлау, есеп
беру, қаржыландыру,несие алу-беру, тауарлар да өткізумен қызмет көрсетуді
ұсыну,ұйымдастыру мәселелері бойынша басқару жөніндегі шешімдерді
белгілейді.
Бұйрық нормативті және жекелік болуы мүмкін. Мысалы еңбек тәртібі
ережелерін бекіту туралы бұйрық директордан бастап, барлық қызметкерлерге
қатысты, сондықтан ол нормативті болады. Ал өтемақы төлеу туралы бұйрық
жеке адамдарға қатысты болғандықтан жекелік болады.
Бұйрықтың жобасын кәсіпорын мамандары әзірлейді де, орынбасарлармен, қызмет
бабы бойынша бастықтар мен, бас бухгалтермен кадр бөлімі бастығымен
келісіп, директор қол қояды. Бұйрық беру тәртібі бұзылғанда, оның заңды
күші жойылып, кері қайтарылады. Бұйрық жобасына оның қажеттілігін,
заңдылығын, негіздейтін құжаттар қоса тіркеледі.
Бұйрық, егер оның мәтінінде өзге мерзім көрсетілмесе қол қойғаннан
бастап күшіне енеді. Қол қою құқығына мекеме басшылары,олардың бірінші
орынбасарлары, сондай-ақ біліктілігіжоғары және басшының тапсыруымен кейбір
құзырлы адамдар ие болады. Егер мәтінде бұйрықтың аяқталу мерзімі
көрсетілмесе, оның күші тұрақты боады. Оның күшін мекеме басшысы жаңа
бұйрық шығарып қана жоя алады, немесе жоғары құзырлы орган, не болмаса сот
жояды.
Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар кәсіпорынның бланкісінде толтырылады
және мынадай деректерден тұрады: кәсіпорын атауы, құжат түрінің атауы
(бұйрық), мерзімі, индексі, мәтін тақырыбы, бақылау туралы белгі, мәтін,
қойылған қол, бұрыштама, құжаттың орындалғаны туралы, мәліметтердің магнит
таспасына аударылғаны туралы белгілер.

1.2 Ресми құжаттармен жұмыс жасау

Тәжірибе барысында көптеген құжаттармен жұмыс жасадым.Мысалы:
Техникалық бөлімінің кездесуі, педагогикалық техникалық кеңес бөлімінде
кіші отырыс туралы хаттамалармен. Тәжірибе өтіп жатқан немесе тәжірибелері
біткен топтардың тізімін жасап, бағаларын тізімін қарап, қойдым.Жалпы
ұйымда көптеген құжаттар бар.Ресми, шығармашылық және т.б. Мысалы: бұйрық,
акт, хаттама және басқалар ресми деп аталады өйткені олар стандарт бойынша
жазылады, ал өмірбаян және басқалар шығармашылық болып саналады, үйткені
стандарттық үлгісі жоқ.
Құжат мәтiнiнiң тақырыбы - құжаттың сол жақ жиегiнiң шетiнен, жартылай
қалың қарiппен, сөздер тасымалданбай ресiмделедi және әр жолда 35 белгiден
артық белгi болмауы тиiс. Әдiлет органдарында мемлекеттiк тiркеудi қажет
етпейтiн құжаттарда тақырыптың көлемi 5 жолдан асқан кезде тақырыпты
құжаттың ортасына ресiмдеуге рұқсат етiледi. Тақырыптың соңынан нүкте
қойылмайды. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгi "Бақылау", "Контроль"
"Бақылауға алынды", "Взято на контроль" сөздерiмен немесе мөртабандармен,
"Б", "К" литерiмен белгiленедi және құжаттың бiрiншi парағының сол жақ
жоғарғы жағында мәтiн жиегiнен бос жерге қойылады.
Құжаттың мәтiнi - сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтiн
немесе көрсетiлген нысандарды үйлестiрушi ретiнде ресiмделедi. Сауалнама
нысаны белгiлi бiр белгiлер жиынтығы бойынша бiр объектi туралы ақпаратты
сан немесе сөз арқылы баяндау кезiнде қолданылады. Мәтiндi сауалнама
түрiнде құрастырған кезде сипатталатын объектiнiң атауы атау септiгiнде зат
есiммен немесе екiншi жақтағы етiстiктi сөз тiркестерiмен осы шақта не
өткен шақтың көпше түрiнде (бар, болған) жазылады. Сөз арқылы жазылған
сипаттама белгiлер атауымен келiсiлуi қажет.
Мөр бедерi лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендiгiн
куәландырады. Мөр бедерiн лауазымның атауы мен қойылған қолдың бiр бөлiгiн
қамтитындай етiп қою қажет.
Жалпы хаттама - талқылау барысы мен алқалы түрде қабылданған шешім
жазылатын құжат.Алқалы органдардың шешімдері немесе қаулылары хаттаманың
құрамдас бөлігі, сонымен қатар жеке құжат та болып саналады. Хаттама кеңес
жиналыс кезінде жазылған, баяндама мен сөйлеген сөздерден ұсынған тезистер,
анықтамалар шешімдер жобасы мен басқа да материалдар негізінде хаттама
бланкісінде немесе ортақ бланкте хаттама мәтінінің құрылымына сәйкес
басылып шығарылады. Ұйымдар хаттамаларды толықтай немесе қысқаша түрде
басып шығара алады. Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрi мен алқалы
органның атауы атау септiгiнде көрсетiле отырып (қызметкерлердiң жиналысы,
кеңес отырысы және басқалар) енгiзiледi.
Хаттамаға отырысқа төрағалық етушi мен хатшы қол қояды, хаттаманың
Отырыстың күнi хаттаманың күнi болып табылады. Егер ол бiрнеше күнге
созылса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған күнi
көрсетiледi.
Хаттамалардың көшiрмелерi немесе қабылданған шешiмдер хаттамадан
үзiндi көшiрме ретiнде мүдделi ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу
көрсеткiшiне сәйкес жiберiледi. Таратылу көрсеткiшiн қаралған мәселенi
әзiрлеген құрылымдық бөлiмшенiң жауапты орындаушысы жасап, қол қояды және
құрылымдық бөлiмшенiң басшысы бекiтедi. Хаттамалардың көшiрмелерi мен
олардың үзiндi көшiрмелерi ұйым мөрiмен куәландырылады.
Актпен жұмыс жасадым. Акт- оқиғаның немесе әрекеттің нақты болғанын
растайтын бірнеше тұлға бірігіп жасайтын құжат. Актіде құжатқа қол қойған
тұлғалардың нақты білетін деректері ғана көрсетіледі. Актілер 25.09.2009
ж.№ 128 үлгілік ереженің 10 қосымшасындағы ортақ бланк негізінде актінің
үлгісіне сәйкес ресімделеді.
Акт мәтіні үш бөлімнен: кіріспе, айқындаушылық бөлімнен, тұжырымдамадан
тұрады.
Жеке құрам бойынша іс тізімдемесі 4 данада құрастырылады,
бекітілгеннен кейін бір данасы мемлекеттік мұрағатқа, үш данасы ұйымның
мұрағатында қалдырылады.
Өкiмдiк құжаттарды қоспағанда, iшкi құжаттар А4 немесе А5 форматтағы
қағаздың парақтарында құжат түрiнiң атауы көрсетiлiп, осы Үлгiлiк
қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес мәтiнi бiр тiлде жазыла отырып жасалуы
мүмкiн.
Екi және одан көп ұйымдар әзiрлеген құжаттарды (бiрлескен бұйрық,
бiрлескен шешiм, бiрлескен хат) ресiмдеу кезiнде Қазақстан Республикасының
Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген бланк қолданылмайды.
Дәрежелерi тең екi және одан көп ұйымдар әзiрлеген бiрлескен құжатты
ресiмдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдар атауларының әлiпбилiк
ретiне қарай бiр деңгейде орналастырылады.Екi және одан да көп ұйымдар
әзiрлеген бiрлескен құжатты ресiмдеген кезде ресми атаулар ұйымдар
иерархиясының кiшiрею жағына қарай жазылады.
Бiрлескен құжат ұйымдардың мөрлерiмен куәландырылуы тиіс. Қазақстан
Республикасы Мемлекеттiк Елтаңбасының ұйымның құжат бланкiсiндегi бейнесi
Қазақстан Республикасының мемлекеттiк рәмiздерi туралы Қазақстан
Республикасының заңнамалық актiлерiнде белгiленген талаптарға сәйкес
орналастырылад
Құжатқа қол қойылған күн (өкiмдiк құжаттар, хаттар, анықтамалар және
басқалар) немесе құжатта тiркелген оқиға (хаттама, акт және басқалар)
құжаттың күнi болып табылады. Бекiтiлетiн құжат үшiн (ереже, регламент,
қағида және басқалар) – бекiтiлген күн.
Құжаттың күнiн құжатқа қол қоюшы немесе бекiтушi лауазымды тұлғақояды.
Құжаттың жобасын дайындау кезiнде айы мен жылдың белгiлерi ғана басылады.
Егер құжаттың авторы бiрнеше ұйым болса, онда соңғы қол қойылған
(бекiтiлген) күн құжаттың күнi болып есептеледi. Ұйым iшiндегi құжаттың
өтуi мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтiк белгiлерге күнi
мен қол қойылуы қажет.
Құжаттың күнi араб санымен мынадай дәйектiлiкпен: жыл, айдың күнi, ай.
Айдың күнi мен ай жұп араб санымен нүкте арқылы бөлiнiп, жыл төрт араб
санымен ресiмделедi.
Күндi сөз-сан тәсiлiмен жазу өкiмдiк, қаржылық сипаттағы мәлiметтерi
бар, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерiн анықтайтын құжаттарда,
нормативтiк құқықтық актiлерге сiлтеме жасағанда қолданылады және "1995
жылғы 05 сәуiр" деп ресiмделедi. Кiрiс құжатының нөмiрi мен күнiне жасалған
сiлтемеде жауап берiлiп отырған құжаттың тiркеу нөмiрi мен күнi
көрсетiледi. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерiнде құжаттың жасалған
немесе басып шығарылған жерi көрсетiледi. Өкiмдiк құжаттардан басқа iшкi
құжаттарда құжаттардың дайындалған немесе басып шығарылған жерiн
көрсетпеуге болады. Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлiмшелерiнiң,
лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады. Құжат ұйымның, оның
құрылымдық бөлiмшесiнiң атына жолданған кезде олардың атауы кiшi әрiппен,
жартылай қалың қарiппен атау септiгiнде, құжат жолданған лауазымды тұлғаның
атауы барыс септiгiнде жазылады. Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде оның
атауы адресат лауазымының құрамына кiредi. Құжатты жеке тұлғаның атына
жолдаған кезде почталық мекенжайы көрсетiледi. Ұйым iшiнде хат алмасу
кезiнде лауазымды тұлғаның тегi мен аты-жөнiн барыс септiгiнде көрсетуге
рұқсат етiледi. Егер құжат бiртектi ұйымдарға жолданатын болса онда,
олардың адресаты жалпыланып көрсетiледi. Құжаттағы адресат төртеуден аспауы
тиiс. Екiншi, үшiншi, төртiншi адресаттардың алдында "Көшiрме" деген сөз
көрсетiлмейдi. Адресаттардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тiзiмi
(тiзiлiмi) жасалады.
Құжатты тұрақты емес адресаттарға жолдаған кезде деректемелер
құрамына орындаушы ресiмдеген "Адресаттың" почталық мекенжайы кiредi.
Почталық мекенжайдың элементтерi Қазақстан Республикасының Үкiметi бекiткен
почта байланысы қызметтерiн көрсету қағидаларына сәйкес дәйектiлiкпен
көрсетiледi. Құжатты нақты лауазымды тұлға бекiткен кезде бекiту грифi
мынадай элементтерден тұрады: "Бекiтемiн" (тырнақша қолданылмай кiшi
әрiптермен ресiмделедi), лауазымның атауы, қолы, аты-жөнi, тегi және бекiту
күнi. Құжатты лауазымы тең екi немесе одан көп тұлғалар бекiткен кезде
бекiту грифi ұйымдар атауының әлiпбилiк тәртiбiмен орналастырылады.
Құжат қаулымен, шешiммен, бұйрықпен, хаттамамен бекiтiлген кезде
бекiту грифi "Бекiтiлдi (ген)" деген сөзден тұрады, атау септiгiндегi
өкiмдiк құжаттың түрiнен және оның күнi мен нөмiрiнен тұрады. Орындалуына
байланысты нұсқауды қажет етпейтiн және орындалуының үлгiлiк мерзiмдерi бар
құжаттардың бұрыштамаларында орындаушы, бұрыштама авторының қолы, күнi
көрсетiледi. Тапсырма екi және бiрнеше тұлғаға берiлген жағдайда, егер
бұрыштамада өзгеше көрсетiлмесе, тапсырмадағы бiрiншi көрсетiлген тұлға
жауапты орындаушы болып табылады.
Негiзгi орындаушы мен бiрлесiп орындаушы өзiне тiкелей бағынысты
тұлғаларға бұрыштама ретiнде тапсырма бере алады. Бұл жағдайда бұрыштама
құжатта ресiмделедi.
Ұйымдардың бiрiншi басшылары, олардың орынбасарлары бұрыштаманы, бұрыштама
қойған тұлғаның қолының астына кiрiс тiркеу нөмiрiн, келiп түскен күнiнен
және бұрыштама тиесiлi құжаттың деректемелерi туралы белгiлердi (авторды,
құжаттың шығыс нөмiрi мен күнiн), сондай-ақ осы тармақта көзделген
деректемелердiң басқа элементтерiн көрсете отырып жеке бланкiде (фишкада)
рәсiмдей алады. Басқа ұйымдарға жолданатын тапсырма түрiндегi бұрыштаманы
БҚҚ қызметi тiркейдi.
Сонымен қатар бұйрықтар мен де жұмыс жасадым.ФК-21,31,41 және т.б
топтардың оқу және өндірістік тәжірибе өтулері бойынша бұйрықтармен жімыс
жасадым.Бұйрықтармен құқықтық сипаттағы, сондай-ақ жедел, ұйымдастыру, кадр
бойынша (жұмысқа қабылдау, ауыстыру, мiндеттердi қатар атқару, жұмыстан
босату; аттестаттау, бiлiктiлiгiн арттыру, атақ беру; тегiн ауыстыру;
көтермелеу, марапаттау, тәртiптiк жаза қолдану; еңбекақы төлеу, сыйақы
беру, түрлi төлемдер; қызметкерлер демалысының барлық түрлерi; негiзгi
қызмет бейiнi бойынша кезекшiлiктер, iссапарлар) және ұйым жұмысының басқа
да мәселелерi жөнiндегi шешiмдер осы Үлгiлiк қағидалардың 7-8-қосымшаларына
сәйкес ресiмделедi.
Бұйрықтардың жобаларын бөлiмшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының
тапсырмалары негiзiнде немесе бастамашылық тәртiппен әзiрлейдi және
енгiзедi.
Айқындаушы (кiрiспе) бөлiкте бұйрықты шығаруға негiз болған мақсаттар
мен мiндеттер, фактiлер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттың
негiзiнде шығарылса, онда айқындаушы бөлiкте аталған құжаттың iлiк
септiгiндегi атауы, оның авторы, күнi, нөмiрi мен тақырыбы көрсетiледi.
Әдiлет органдарында тiркелген нормативтiк құқықтық актiге сiлтеме жасалған
кезде оның Нормативтiк құқықтық актiлердi мемлекеттiк тiркеу тiзiлiмiнде
тiркелген нөмiрi қосымша көрсетiледi.
Бұйрық жобасындағы кiрiспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас
әрiптермен, жартылай қалың қарiппен жазылады және оны басқа жолға
тасымалдауға болмайды
"Құжатқа қосымшаның бар екендiгi туралы белгi" деректемесi бұйрық
мәтiнiнен кейiн дербес ресiмделмейдi.
Мен анықтама толтырдым.
Тiркелмейтiн құжаттар ұйымның тиiстi құрылымдық бөлiмшелерiне
берiледi. Тiркелетiн құжаттар тiркеу-бақылау нысанымен тiркеуге алынғаннан
кейiн ұйым басшысының, құрылымдық бөлiмшенiң (лауазымды тұлғаның) қарауына
берiледi. Келiп түскен құжатты кiдiртпей орындау қажет болған жағдайда
құжатты ұйым басшы қарағанға дейiн орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға
рұқсат етiледi. Келiп түскен жеделхаттарға күнi мен қабылданған уақыты
қойылып, қол қойылып қабылданып алынады, тiркеледi, содан кейiн басшыға
және орындауға берiледi.Сонымен қатар шығыс құжаттарымен де жұмыс жасадым.
Шығыс құжаттарын өңдеу тәртiбi - құжаттар жолдауға толық ресiмделiп
берiледi. Құжатты жолдауға қабылдайтын БҚҚ қызметi оның дұрыс
ресiмделгенiн, негiзгi құжатта көрсетiлген қосымшалардың бар болуын
тексеруге мiндеттi. Дұрыс ресiмделмеген құжаттар орындаушыларға
қайтарылады. Қол қойылған құжаттар тiркеледi және адресатқа (адресаттарға)
қол қойылған (бекiтiлген) күнi немесе келесi жұмыс күнiнен кешiктiрiлмей,
жеделхаттар мен телефакстер кiдiрмей жiберiледi.
Орындалған құжаттардың түпнұсқалары, оның iшiнде олардың
электрондық түпнұсқалары негiзгi орындаушылары болып табылатын және iстер
номенклатурасына сәйкес iстердi қалыптастыратын құрылымдық бөлiмшелерге
немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарға берiледi. Бiрлесiп орындаушыларға
орындалған құжаттардың көшiрмелерi немесе олардың электрондық нұсқасы
берiледi.Құжаттың орындалуын бақылау - құжаттардың орындалуын бақылауға
құжаттарды бақылауға қою, орындалу барысын реттеу, орындалған құжатты
бақылаудан алу, орындалған құжаттарды iске жiберу, есепке алу, қорыту мен
құжаттың орындалу барысы нәтижелерiн талдау, басшылықты құжаттардың
орындалуының жай-күйi туралы осы Үлгiлiк қағидалардың 17 және 18-
қосымшаларына сәйкес хабардар ету кiредi. Орындауды қажет ететiн барлық
тiркелген құжаттар, оның iшiнде әр түрлi себептерге байланысты орындалмаған
және орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған өткен жылдардың құжаттары
бақылауға алынады. Бұл жағдайда құжаттар қайта тiркелмейдi, ал оның ТБН-да
жаңадан белгiленген мерзiмдерi көрсетiледi.Осы барлық жұмыстармен бірге,
Кіріс және шығыс құжаттарымен
жұмыс жүргіздім. Ұйымға қағаз тасығышта келіп түсетін құжаттар бастапқы
өңдеуден өтеді, алдын ала қаралады, тіркеледі, басшылық қарайды және
орындаушыға жіберіледі. Құжатты қабылдауды, бастапқы өңдеуді және алдын ала
қарауды БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады. Кіріс құжаттарын
бастапқы өңдеу салымдарды жеткізудің дұрыстығын және тұтастығын тексеру,
ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін тіркеу және оларды мақсаты бойынша
беруге дайындау болып табылады. Құжаттар салынған конверттерді БҚҚ қызметі
ашады, құжаттардың мақсаты бойынша жеткізу дұрыстығы, қамтамасының
бүтіндігі тексеріледі. Егер құжат түгел болмаса немесе бүлінгені анықталса,
оның соңғы парағының төменгі жиегіне, сондай-ақ ТБН-ге тиісті белгілер
қойылады және еркін нысанда үш данада акті жасалады. Бір данасы жөнелтушіге
жіберіледі, екіншісі - БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі – құжатты
орындаушыға беріледі.
Жөнелтушінің мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған күнін
конферт арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке құжаттар
келіп түскенде олар жойылмайды. "Жеке өзіне" белгісі бар конверттер ашылмай
мақсаты бойынша беріледі. Қате түскен хат-хабарлар почта бөліміне
қайтарылады. Алынған (тіркелетін және тіркелмейтін) құжаттарға келіп түскен
күні көрсетіліп, ұйымның тіркеу мөртабаны қойылады. Келіп түскен құжаттарды
алдын ала қараудың басты мақсаты – ұйым басшылығының міндетті түрде қарауын
талап ететіндерге және мұны талап етпейтіндерге бөлу. Басшылықтың міндетті
түрде қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге
немесе жауапты орындаушыға жолданады. Құжаттарды алдын ала қарау, олардың
мазмұнын, авторлығын, ұйымда белгіленген міндеттердің бөліну негізіне қарай
қойылатын мәселелердің күрделілігі және жаңашылдығы тұрғысынан жүзеге
асырылады. Басшылықтың міндетті түрде қарауына Қазақстан Республикасы
Президентінің Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентінен,
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен, орталық және
жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған ұйымдардан, жеке және
заңды тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады. Тұлғалардың өтініштері
(ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебіздер және сұрау салулар) ұйымға келіп
түскен күні бір орталықтан есепке алынады және ТБН-ға тіркеледі.
Лауазымды тұлғалар тұлғаларды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және
ауызша өтініштер де жалпы құжаттардан бөлек орталықтандырылып тіркелуге
тиіс. Жеке тұлға өтініштерінің тіркеу нөмірлері автор тегінің бастапқы
әріпінен, ТБН-дегі реттік нөмірінен және "ЖТ" әріптік индексінен тұрады.
Заңды тұлға өтініштерінің тіркеу нөмірлері өтінішке қол қойған лауазымды
тұлға тегінің бастапқы әріпінен, және ТБН-дегі реттік нөмірінен және "ЗТ"
әріптік индексінен тұрады. Жасырын өтініштің тіркеу нөмірі "АБМ" әріптік
индексінен және ТБН-дегі реттік нөмірінен тұрады. Күнтізбелік бір жыл
ішінде өтініш қайталанып түскен жағдайда "екінші", "үшінші" және тағы солай
көрсетіліп, алғашқы өтініштің тіркеу нөмірі қойылады, ал ТБН-де алғашқы
құжаттың нөмірі көрсетіледі.
Қайталанған өтініштің бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында және
ТБН-ға "Қайталанған" белгісі қойылады. Қайталанып түскен өтініштерге
алдыңғы өтініштерді қарау материалдары қоса беріледі. Бір тұлғаның бір
мәселе бойынша бұрынғы өтініші бойынша қабылданған шешімге шағымданған,
бұрын жіберілген өтінішінің уақтылы қаралмағаны туралы хабарланған, егер ол
келіп түскен уақытынан бастап белгіленген қарау мерзімі өтіп кеткен болса,
бірақ өтініш беруші жауап алмаса, бұрынғы өтінішті қарау және шешу
кезіндегі басқа кемшіліктер көрсетілсе, кемінде екі рет түскен өтініші,
қайталанған деп есептеледі. Бір тұлғаның бір мәселе бойынша әртүрлі
адресаттарға жолданған және қарау үшін бір ұйымға келіп түскен өтініштері
қиғаш сызық (бөлгіш) арқылы қойылатын реттік нөмір қосылып, бірінші
өтінішінің тіркеу нөмірімен есепке алынады. Құжаттарды алдын ала қарау
кезінде оларды тіркелетін және тіркелмейтін етіп сұрыптау жүргізіледі. БҚҚ
қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды тізбесі негізінде осы
Үлгілік қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес әзірленеді және оны ұйым басшысы
бекітеді. Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне
беріледі. Тіркелетін құжаттар тіркеу-бақылау нысанымен тіркеуге алынғаннан
кейін ұйым басшысының, құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына
беріледі. Келіп түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған жағдайда
құжатты ұйым басшы қарағанға дейін орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға
рұқсат етіледі. Ұйым басшысы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады,
онда бұрыштаманың мазмұны ТБН-ге енгізіледі және орындаушыға қол қойылып
тапсырылады.
Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымға (дарға) немесе бірнеше
құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат ТБН-нің тиісті ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.