Дискіде бар құжатты ашу

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 10 бет
Таңдаулыға:

Word редакторында құжаттарды дайыңдау және оларды сақтау

Жаңа құжатты дауындау

Word іске қосылған соң, экранда 1-құжат (Документі) деген бос терезе пайда болады. Құжаттың бұлай аталу себебі Word программасы іске кіріскен кезден бастап, бұл сіздің 1-құжатыңыз болып саналады. Келесі құжат 2-нөмірлі, онан кейін 3-нөмірлі, т. с. с. болып әрбір келесі құжат нөмірі осылай өсіп отырады. Егер ашылған 1-құжат жабылса да, осы тереземен жұмыс істеп отырғанда (осы сеанс кезінде) даярланған келесі мәтін 2-құжат болып нөмірленеді.

Жаңа құжат ашарда Word оны құру үшін белгілі бір шаблонды (нұсқаны) пайдаланады. Нұсқа жаңа құжатты форматтау параметрлерін анықтайды. Бұл параметрлерге шрифтегі таңбалар сызылымы, парақ айналасындағы бос қалдырылатьын өрістер (поля) мәні, табуляция символдары және т. б. жатады. Нұсқалардың бұлардан басқа мынадай элементтері болуы мүмкін:

- мәтін (мысалы, жоғарғы немесе төменгі колонтитулдар немесе бет нөмірлері) ;

- кестелер (таблицалар) ;

- төртбұрышты жақтаулар (керегелер) ;

- графикалық бейнелер;

- кейбір арнайы құралдар (макрокомандалар, батырмалар, айта берсек Аспаптар тақтасы) және т. б. сондай информацияның қажеттілігіне көзіңіз толық жетеді.

Ішкі мазмұнын шығару батырмасын пайдаланып құжатты ашпай-ақ, оның бас жағын жылдам қарап шығуға болады, Бұл мүмкіндік іздеу жүйесі арқылы ішкі мәтіні ұқсас бірнеше файл тапқанда өте қажет болады. Табылған файлдар ішінен керегін оқи отырып осылай анықтайды. Ішкі мазмұнын шығару батырмасы арқылы табылған файлдар мәтінінің бас жағын қарап алып барып, тек керектісін ғана терезеге шығаруға болады.

Бос құжатты даярлау

Бірінші құжатты даярлау үшін "Кәдімгі" нұсқасын пайдаланайық. Бұл нұсқа кейін информация енгізілетін, ал әзірге бос құжат терезесін ашарда қажет, Өйткені әзірше бұл құжатқа оның мәтінін форматтау немесе безендіру жөнінде арнайы талап қойылған жоқ.

"Кәдімгі" нұсқасымен бос құжатты даярлау үшін:

1. Файл→Даярлау (Файл→Создать) командаларын таңдап алу қажет. Мұның нәтижесінде экранда "Құжат дайындау" сұқбат терезесі пайда болады.

2. Сол терезеден "Кәдімгі" нұсқасын таңдап алып, ОК батырмасын басу керек.

Осы әрекетті басқа жолмен де - Ctrl+N пернелерін немесе стандартты аспаптар тақтасында "Жасау" (Создать) батырмасын басу арқылы да іске асыруға болады. Осылардың нәтижесінде де "Кәдімгі" нұсқасына сәйкес жаңа құжат ашылады, бірақ мұнда экранға сұқбат терезесі шығарылмайды.

Дискіде бар құжатты ашу

Бұрын теріліп дискіге жазылып қойылған мәтіндік құжаттарды терезеге шығарып ашу үшін "Құжат ашу" (Открытие документа) сұқбат терезесі пайдаланылады. Бірақ бұл әрекеттің басқа тәсілдермен де іске қосу менюінің Құжаттар командасы немесе Сілтеу терезесі арқылы да орындалатыны айтылған болатын. Бұл тәсілдер Word редакторын іске қосумен қатар бірден керекті құжатты да дискіден оқып терезеге шығарады. Ал егер Word алдын ала іске қосылып тұрса, онда бүл әрекеттер оны екінші рет қайта іске қоспайды. Оның орнына тек керекті құжат дискіден оқытып жаңа терезе ашылады.

Енді "Құжат ашу" сұқбат терезесін экранға шығару үшін, мына тәсілдердің бірін (тек біреуін ғана) пайдалану керек:

- Файл→Ашу (Файл→Открыть) меню командасын таңцау:

- Ctrl+O пернелерін қатар басу.

Стандартты саймандар тақтасындағы Ашу (Открыть) батырмасын басу.

Келісім бойынша « Құжат ашу» терезесі экранға шыққанда, ол Word-та дискінің ағымдағы бумасы ішіндегі бұрын даярланған құжаттар тізімін береді.

Терезе бірінші рет ашылғанда, экранға WINWORD (немесе МОИ ДОКУМЕНТЫ) бумасының құжаттарының (егер ол бар болса) тізімі шығады. Бірақ терезе ашыларда, экранға одан өзге бума құжаттарын да шығару мүмкіндігі бар. Ол үшін оларды алдын ала Сервис → Параметрлер меню командаларының "Орналастыру" деген парағындағы бірден ашылуға тиіс буманың аты енгізілетін өріс жолына қажетті бума атын жазып қою керек.

Сонымен дискідегі құжатты ашу үшін келесі әрекеттерді орындалуы тиіс:

1. Файл→ Ашу (Файл→Открыть) меню командасын орындау, сонда экранға "Құжат ашу" терезесі шығады. Сол терезеде ағымдағы бумадағы барлық құжаттар тізімі тұрады. Буманың өз аты сол терезенің Бума (Папка) деген өpic жолында көрінуі тиіс. Керекті құжат аты тізім ішінде көрініп тұрса, оны таңдап алу керек.

2. Егер керекті құжат ағымдағы бумада жоқ болса, басқа бумалар мен дискілерді қарап шығу үшін "Бума" өpic жолындағы бағыттауыш тілсызық таңба тұрған батырманы басу қажет, сонда жаңа тізімдер пайда болады.

3. Тізімнен өзіңізге керекті файл орналасқан дискіні тандап алыңыз. Мысалы, ол D: дискісі болсын. Сонда D: дискісінің барлық бумаларының тізімі төменгі үлкен терезеге шығады. Әрбір бума атының қасында жабық бума тәрізді шартбелгі көрініп тұрады.

4. Бумалар тізімінен керекгісін таңдап алсақ, мысалы, BOOK бумасын, сонда BOOK сөзі жоғарғы өріс жолына шығып, ал төменгі негізгі терезеге сол BOOK бумасының ішіндегі мәліметтер тізімі шығады,

5. Негізгі терезедегі бір буманы, мысалы, "PROSPECT", таңдап алу керек. Енді бұл сөз жоғарғы өріс жолына шығып, оның ішіндегі файлдар тізімі төменгі негізгі терезеге шығады. Қайтадан жоғарғы деңгейдегі бумаларды қарау үшін арнайы батырма бар. Мысалы, керекті мәлімет бұл бумадан да табылмаса, қайтадан жоғарғы деңгейге көтеріліп басқа бумаларды қарап шығамыз.

6. Егер керекті файл ашық терезеде тұрса, онда келесі қадамға өту керек. Әйтпесе келесі төменгі деңгейдегі ішкі бумаларға өтіп, солардың ішіндегі мәліметтерді қарап шығу қажет, т. с. с. керекті файл табылғанша саты бойынша төмендей беру керек. Ең төменгі файлдар деңгейінде, олардың атына сәйкес шартбелгісі мәтіні бар парақтарға ұқсап тұрады.

7. Ашылған терезедегі тізімнен керекті файлды тышқан арқылы таңдап алу керек. Бұған балама тәсіл ретінде төмендегі "Файл" атты өріс жолына бірден файл атын енгізуге болады.

8. Соңында ОК-ны басу қажет. Егер файл тұрағы белгілі болса, оны тауып алып ашу қиын емес. Ал, егерде белгісіз болса, онда файлды ашу негізінен, оны іздеу процестеріне айналып кетеді.

Word редакторы соңғы өңделген бірнеше файл аттарын есте сақтайды. Әдетте олар Файл менюінің тізімдері соңында орналасады. Олардың кез келгенін тышқанмен ерекшелеп, жылдам ашуға болады. Сонымен, жақында ғана жұмыс істеген құжатыңызды ашу үшін, Файл менюінің тізімінен, соған сәйкес файл атын таңдап, тышқанды шерту жеткілікті. Есте сақталатын файлдар санын Сервис→Параметрлер командаларының ішіндегі "Жалпы" (Общие) парағының көмегімен алдын ала тағайындау мүмкіндігі бар.

Басқа форматтардагы файлдарды ашу

Word редакторында Word Perfect, Works, WordStar, DOS-қа арналған Word және т. б. форматтарда даярланған файлдарды ашуға болады. Ол үшін Файл→Ашу (Файл→Открыть) командаларының Файл типі жолындағы керекті типті таңдау керек, әйтпесе барлық файлдарды қарап шығуға мұрсат беретін "Барлық файлдар" деген жолды таңдап, солардың ішінен қажеттісін тандау керек.

Құжатты сақтау

Даярланып жатқан құжатты жиі-жиі дискіге жазып қою керектігін түсінген шығарсыздар. Мәтін теріліп жатқан кезде компьютердің жедел жадында болады да, ток не компьютер өшіріліп қалса, бірден жойылып кетеді. Сондықтан бірнеше сағаттық еңбегіңіз жоғалып кетпес үшін, оны дер кезінде ауық-ауық дискіге жазып сақтап отырған абзал. Оның үстіне дискіге жазу процесі уақыт алмай, өте тез орындалады. Ол үшін тышқан курсорын дискеттің суреті салынған батырмаға жеткізіп, оны бір рет шертсе болғаны. Осылай сақталған мәтін ғана қатты дискіге жазылып, қауіпсіз күйде ұзақ уақыт сақталады.

Дайындалған мәліметті жиі-жиі дискіге жазып отыру жұмыс соңында оның жалпы толық жазылу уақытын азайтады, ондайда мәтін дискіге түгел жазылмай, оның жаңа терілген бөлігі ғана бұрынғыға қосылады,

Құжатты дискіге алғашқы рет жазып сақтау үшін оған белгілі бір ат қойып, қай дискінің қандай бумасына орналастыратыныңызды білгеніңіз жөн. Егер жұмыс нәтижесін бірнеше вариантта сақтау керек болса, олардың әрқайсысына бөлек-бөлек ат қойып сақтау қажет. Мысалы, атының соңына, вариант нөміріне сәйкес цифр немесе әріп қосып сақтауға болады (alma l, alma2 . . . ) . Осылай сақталған құжаттың кез келген вариантын оқып шығуға, толықтыруға және түзетуге болады.

Сонымен файлды сақтау үшін келесі әрекеттерді орындау қажет:

1. Файл→ . . . деп сақтау командасын таңдау немесе F12 пернесін басу.

2. Файл аты деген өpic жолына құжатқа қойылатын атты енгізу, әйтпесе Word-тың ұсынған атын (мысалы, Документ 2) қабылдау.

3. Буманың ашылатын тізімінің көмегімен, алдымен дискіні тандап ал. Оның аты жоғарғы кішкене терезеге шығады, ал төменгі негізгі терезеде сол дискідегі бумалар тізімі көрінеді. Бұл жұмысты орындағанда, А: В: таңбаларымен иілгіш диск, яғни дискет белгіленетіні есіңізде болсын, сондықтан көбінесе С:, D: сияқты қатты дискілерді таңдаған жөн, оны Диск деген өрісте белгілейсіз, мысалы, Д: дискісін таңдап алайық.

4. Бумалар тізімінен файлды орналастыратын бума атын белгілеу керек, мысалы BOOK атын таңдап алайық. Белгіленген бума аты жоғарғы терезеде, ал негізгі терезеде - сол буманың (BOOK) ішіне кіретін басқа бумалар мен файлдар тізімі тұрады.

5. Қабаттасқан ішкі бумалардан да керектісін таңдап ал, бізге керектісі, мысалы, PROSPECT ішкі бумасы болсын.

6. Бумалар деңгейлерін толық қарастырып керектісін таңдап алған соң, "Сақтау" (Сохранить) батырмасын басу қажет. Осылай сақталған құжатты кейіннен тауып алу қиынға соқпайды.

7. Мәтіннің құрамына кіретін және оны сипаттай алатын сөз тіркестерін де енгіземіз, оларды "Қасиеттер" сұқбаттасу терезесіне енгізіп, кейіннен өзгертіп немесе толықтырып қоюға болады. "Сервис" менюінің ішкі "Статистика" парағы өздігінен толтырылып отырады, онда мәлімет көлемі неше беттен, абзацтан және жолдан тұратыны көрсетіледі. Бұл информация да келешекте керек болады.

Қорытынды информация

Жұмыс туралы қорытынды информацияны Файл → Қасиеттер (Файл→Свойства) сұқбаттасу терезесі көмегімен алуға болады. Бұл терезе кейіннен файлды іздеуді оңайлататын информация мен ескертулерді есте сақтайды. Егер "Қасиеттер" терезесінің жолына әрбір файл туралы тұрақты күйде информация енгізіп отыратын болсақ, кейіннен файлдарды көбейіп, оның аты, бумасы ұмытылып кетсе де, оларды іздеп табу қиынға соқпайды.

Сондай сәттерде бұрын енгізілген "Қасиеттер" терезесіндегі мәліметтердің қадірін түсінуге болады. Енді осы терезені толығырақ қарастырайық.

Терезедегі "Жалпы" және "Статистика" парақтары адамдардың қатысуынсыз-ақ өздері автоматты түрде толтырылады.

Сонымен "Қасиеттер" сұқбат терезесінен толтыру үшін төмендегі әрекеттерді орында:

1. Файл→Қасиеттер командаларын таңдаймыз. "Қасиеттер" сұқбаттасу терезесі пайда болады.

2. "Құжат" парағына өтіп, ондағы жолдарға тиісті мәліметтер енгізу қажет. "Құжат" (Документ) парағына Тақырып, Автор, Мекеме, Toп, Өзекті сөздер, Ескертпе сияқты жалпы мағлұматтарды жинайды. Бұл мағлұматтарды әркім жұмыс барысында өзі енгізіп, онда 255 таңбаға дейінгі әртүрлі мағлұматтардан тұратын сөз тіркестерін толтыруға мүмкіндік бар.

3. "Статистика" парағы мынадай мәліметтер береді:

- Құжаттың дайындалған, өзгертілген, ашылған даталары;

- Кім дайындады, қанша уақытта түзетілді, кім сақтады;

- "Статистика" бөлімінде құжаттың қанша беттен, абзацтан, жолдан, сөзден, символдан, байттан тұратыны туралы жазылған мәлімет болады.

"Қасиеттер" терезесін толтыру қажет те емес сияқты болуы мүмкін, бірақ файлды іздеп оны табу процесінде оны дер кезінде толтырудың қандай маңызы бар екенін толық түсіндіруге болады.

Атын өзгертпей сақтау

Құжаттың атын өзгерткен сайын дискіде жаңа файл пайда болады. Әрине кейде құжат көшірмесі де керек шығар, дегенмен оның көптеген варианттарының көбінесе қажеті де болмас. Файлды толықтырып жөндеу кезінде оны әрқашанда бір атпен дискіде сақтасаңыз, оның барлық варианттары да осы бір файлда толықтырылып сақталып отырады.

Бір ат арқылы ғана файлды сақтау - оның алдыңғы вариантын толық жойып, соңғы вариантын толық сақтау деген сөз. Ол үшін Файл → Сақтау (Файл→Сохранить) комавдасын таңдау керек немесе Shift+F12 пернесін қатар басамыз, әйтпесе дискеттің суреті бар батырманы басса да болады.

Құжатты автоматты түрде сақтау

Word құжаттарды белгілі бір уақыт өткен сайын автоматты түрде де дискіге жазып сақтай алады. Автоматты түрде сақтау кезінде құжат уақытша TEMP каталогында орналасқан басқа файлға жазылады. Егер ток кенеттен сөніп қалса, құжат мәтіні сол каталог арқылы өз орнына, өз атымен қайта қалпына келеді. Төтенше ешбір әрекет болмаса да, жұмыс соңында файлды кәдімгідей Файл → Сақтау не Файл → . . . деп сақтау командаларымен дискіге жазып қою керек. Сонымен автоматты түрде құжатты сақтау оны жұмыс барысында немесе соңында дискіге бәрі бір жазып қоюды талап етеді, ол тек кенеттен болатын тосын жағдайларға байланысты терілген информацияны жоғалтпау мүмкіндігін береді.

Автоматты түрде сақтауды тағайындау үшін төмендегі әрекеттерді орындаңдар:

1. Сервис → Параметрлер немесе Файл → Қалайша сақтау командасын таңда да ашылған сұхбат терезесіндегі Параметрлер батырмасын басу.

2. Параметрлер терезесіңде Сақтау парағына ету.

3. Сақтау парағында Әрбір Автоматты сақтау жалаушасын тағайындау және автоматты сақтау уақыт аралығын таңдау.

МӘТІНДІ ФОРМАТТАУ

Символдарды форматтау

Символдарды форматтауға шрифт параметрлерін, символдар аралығындағы бос орындарды және оларды жолға байланысты жоғары не төмен жылжыту мүмкіндіктерін тағайындау жатады. Осы тәсіл арқылы құжаттағы маңызды деген элементтерді айқындап алып, олардың параметрлерін өзгертуге және кейбір символдарды жоғарғы не төменгі индекс ретінде кішірейтілген жазба әріптермен бейнелеуді тағайындауға мүмкіндік береді.

Бұлардан өзге арнайы шрифтер бар, олар құжатты көркейтіп, безендіру істерін жандандырады.

Қаріптер (Шрифтер)

Қаріптер ұғымына:

- қаріптің типі;

- қаріптің мөлшері;

- сызылымы (начертание) ;

- түсі;

- арнайы эффектілері жатады.

Әртүрлі мақсаттарға арналған алуан түрлі қаріптер бар. Оларды қарастырғанда кейбір сипатты ерекшеліктерін атап өткен артық болмас.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.