Электронды құжаттарды басқару жүйелері
МАЗМҰНЫ
НОРМАТИВТІ 6
СІЛТЕМЕЛЕР ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 6
... ... ... ... 7
АНЫҚТАМАЛАР, ҚЫСҚАРТУЛАР МЕН БЕЛГІЛЕУЛЕР ... ... ... ... ... ... ... ...
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
1 Есептің қойылымы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 9
1.1 Ақпараттық жүйелерге шолу және талдау 9
жасау ... ... ... ... ... ... ... . ... ... .
1.2 Бағдарламалық қамтаманы құрастыруға 14
негіздеме ... ... ... ... ... ... . ... ... ... .
1.3 Техникалық 15
тапсырма ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ...
2 Бағдарламалық қамтаманы 16
жобалау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
.
2.1 Зерттеу объектісін 16
талдау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ...
2.2 Бағдарламалық қамтаманың бағдарламалық және аппараттық құралдарын 27
таңдау және
негіздеу ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... .
3 Бағдарламалық қамтаманы жүзеге 32
асыру ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ..
3.1 Есептің ақпараттық 32
қамтамасы ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... .
3.2 Бағдарлама алгоритімін және есептің шешімінің технологиялық процессін36
құрастыру ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ...
3.3 48
Құжаттау ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ..
3.3.1 Қолданушы 48
инструкциясы ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ...
3.3.2 Бағдарламашы 52
инструкциясы ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ...
3.4 Техника – экономикалық 52
негіздеме ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
.
3.5 Еңбекті қорғау және техника қауіпсіздігі іс-шараларды құру 57
... ... ... ...
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 60
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ...
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 61
ТІЗІМІ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
ҚОСЫМША А. Бағдарламаны қабылдау 62
актісі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
ҚОСЫМША Б. Бағдарлама 63
листингісі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
...
АНЫҚТАМАЛАР, ҚЫСҚАРТУЛАР МЕН БЕЛГІЛЕУЛЕР
Ақпараттық жүйе - қойылған мақсатқа жету үшін ақпаратты беру, өңдеу
және сақтауға пайдаланылатын әдістер, өнімдер және қызметтердің өзара
байланысқан жиынтығы. Ақпараттық жүйенің қазіргі мағынасы ақпаратты
өңдеудің негізгі техникалық құралы ретінде дербес компьютерді пайдалану
болып табылады.
Бағдарламалық қамтама - есептеуіш техниканы тиімді қолдануды
қамтамасыз ететін және функционалдық есептерді шешуге арналған күнделікті
қолданылатын бағдарламалар жиынтығын құрайды. Бұл жүйе қолданушыға жұмыста
барлық ыңғайлы жағдайды қамтамасыз етуі тиіс.
Деректер қоры дегеніміз – мәліметтерді сақтауға арналған ұйымдасқан
құрылым. Бұл деректер қорының құрылымына ақпаратпен қатар, оларды
ұйымдастыруға, қолдануға арналған тәсілдер мен әдістер кіреді
Деректер қорын басқару жүйесі – деректер қорынан деректерді құру,
сақтау және алуды автоматтандыру үшін арналған программалар жиынтығы.
АЖ – ақпараттық жүйе
ЭЕМ – электронды есептеуіш машина;
ДЭЕМ – дербес электронды есептеуіш машина;
БҚБЖ – берілгендер қорын басқару жүйесі;
АЖ – автоматтандырылған жүйе;
АБЖ – автоматтандырылған басқару жүйесі;
БК – бағдарламалық кешен;
SQL – құрылымдық сұраныс тілі;
ДҚ – деректер қоры;
БҚ – бағдарламалық қамтама
ДҚБЖ – Деректер қорын басқару жүйесі
КІРІСПЕ
Тақырыптың өзектілігі. Бүгінгі күні салық төлеу мен салық салымдары
бағытында автоматтандырылған ақпараттық жүйелерді қолдану заманымызда
процестерді ақпараттандыру есебінің негізгі мәселесі болып отыр. Ақпараттық
технологиялар бизнесті дамыту, экономиканы орталықтандыру мен экспорттау
қызметтерінде үлкен көлемді үлес қосуда.
Қазақстан Республикасының салық комитеттерінің негізгі мақсаттары –
жұмыс жасаушы салық заңына сай барлық, салықтық төлемдерді қанағаттандыру.
Бұл мәселенің жақсы шешілуі барлық қызметтер саласы мен түрлеріндегі
бақылауларды үздіксіз күшейту және салық жүйесін ендіру. Бүгінгі таңдағы
негізгі өзекті мәселе салық төлемейтін жалқау салық төлеушілерді анықтау
мен бақылау алу және олардың қызмет ету бағыттары бойынша экономикалық
талдаулар жасау.
Шешілетін заманауи мәселенің жағдайын бағалау. Күнделікті салық
комитеттерінде өте үлкен көлемді ақпарат өңдеуге түседі. Бұл ақпараттар
салық төлеушілерден келеді. Әрбір салық төлеуші өз қызметі бойынша салық
инспекциясына тіркеуге тұрады, өз қаржылық және экономикалық қызметі
бойынша банктер арқылы төленген төлем негіздемелерімен есептер береді.
Салық комитеттері үшін ең қиын уақыт – бұл салық төлеушілердің
салықтық есептері мен декларация өткізу мерзімдерінің соңғы этаптары болып
табылады. Бұл кезде өте үлкен ақпараттар ағынымен жұмыс жасауға тура
келеді. Салық төлеу заңдарының өзгеруі мен салық төлеушілердің көбеюі салық
инспекцияларының жұмыс басқаруын қиындатады. Мұндай жағдайларда салық
қабылдау және бақылау орындарына автоматтандырылған ақпараттық жүйелерінсіз
жұмыс істеу мүмкін болмайды. Сол себептен, салық комитеттеріне арналған
қолайлы ақпараттық жүйелерді құрастыру мен ендіру жоғарыда айтылған
мәселелерді шешудің кілттік құралы болып табылады.
Дипломдық жұмыстың тақырыбы Жұмыс орындары бойынша кеңселік
техниканы тарату деректер қорын жасау.
Жұмыстың мақсаты: Дипломдық жұмыс салық басқармасында бар барлық
материалдық құндылықтарды есеп алатын және техниканы тарататын
автоматтанырылған ақпараттық жүйесі немесе комитеттің материалдық
құндылықтарға жауапты тұлғаның жұмысын жеңілдететін бағдарламалық қамтама
құрастырылған.
Жұмыстың міндеттері мен есептері: қазіргі қолданыстағы деректер қорын
талдау, жаңа құрастырылатын деректер қорына негіздеме жасау, деректер қорын
жобалау мен жүзеге асыру, құжаттау.
Зерттеу объектісі: Салық комитетінің электрондық құжатайналым жүйесі.
Дипломдық жұмыс келесі бөлімдерден тұрады:
1. Есептің қойылымы
2. Бағдарламалық қамтаманы жобалау
3. Бағдарламалық қамтаманы жүзеге асыру
4. Қорытынды
5. Пайдаланылған әдебиеттер тізімі
6. Қосымшалар
Дипломдық жұмыстың бірінші бөлімінде Салық комитетінің ақпараттық
жүйесін құрудың теориялық негізі қарастырылған. Салық комитетінің зерттеу
облысы, ұйымдастырушылық құрылымы, мақсаттары, бөлімдердің функциялар мен
есептері, ақпараттық жүйені құру мақсаты қарастырылған. Салық төлемдері
бойынша есептер кешені қойылымы мен ақпараттық жүйенің құрылымы және
техникалық базасы туралы айтылады.
Екінші бөлімде шешілетін есептер кешенінің ақпараттық базасы
құрастырылған, сонымен қатар: ақпараттық-логикалық моделі құрылған және
сипатталынған, қолданылатын жіктемелер мен кодтау жүйесі туралы толық
ақпарат берілген, кірістік және нәтижелік ақпараттар характеристикасы
сипатталған, оңтайлы экономикалық-математикалық моделі құрылған.
Жұмыстың жаңалығы. Бағдарламалық қамтаманың жалпы жүйелік
бағдарламалық қамтамасы мен айнайыландырылған бағдарламалық қамтамасы
таңдаулары, бағдарлама модулдері сипаты берілген. Бағдарламалық модульдер
қарым-қатынасы құрамының құрылымдық схемасы тұрғызылған.
Практикалық маңыздылығы. Дипломдық жұмыстың үшінші бөлімінде
ақпараттық өнімнің жүзеге асырылу қадамы жазылған. Құрастырылған ақпараттық
жүйенің экономикалық тиімділігі бағаланып, жүйенің қауіпсіздік шарттары
қарастырылған.
Қорытынды бөлімінде жобаның негізгі түйіндері мен қол жеткізген
жетістіктер және бағдарламалық өнімнің негізгі ерекшеліктері жіктелген.
Пайдаланылған әдебиеттер тізімінде дипломдық жұмысты жобалау мен
құрастыру барысында қолданылған барлық бастапқы берілгендер мен деректер
қатары көрсетілген.
Қосымшаларда бағдарламаны қабылдау актісі, бағдарлама листингісі мен
негізгі формалары берілген.
1 Есептің қойылымы
1.1 Ақпараттық жүйелерге шолу және талдау жасау
Қазақстан Республикасы бойынша салық комитеттері бюджет пен
мемлекеттік бюджеттен тыс қорларға қаражаттың түсуін қарастыратын салық
заңдары мен басқа да заң актілері негізінде барлық деңгейдегі бюджетке
қаражаттың түсу толықтығына жауап беретін және мемлекет алдында басқа да
қаржылық міндеттері бар мемлекеттік орган болып табылады [1].
Қазіргі кезде көптеген мекемелерде оның жекеменшік немесе мемлекеттік,
үлкен немесе кішкентай болуына байланысты, құжаттармен айланысады және
жұмыстарды басқарып отыратын ортақ іс жүргізу бөлімі бар.
Ішкі бөлімдермен жұмыс істеу кезінде қолданылатын құжаттардың негізгі
түрлерін, құжат атрибуттарын, жұмыс пен құжат ағынын қарастырайық. Үлкен
кәсіпорындарда орталық іс жүргізуден басқа мамандандырылған құжат айналымы
бар.
Кез – келген департаментте үш негізгі құжат ағымын бөлуге болады:
кірістік, шығыстық, ағымдық. Бұлар құжат айналымын анықтайды. Іс жүргізудің
басқару функциясы мынандай қызметтерді атқарады, келген құжаттарды өңдейді,
кәсіпорын ішінде таратады, шығуға дайын құжаттарды жібереді, жұмыстың
орындалуын қадағалайды, кәсіпорын құжаттарының сақталуын қадағалайды.
Іс жүргізудің негізгі принціпі, ешкімде жергілікті құжат архивтерінің
жоқ болуы. Кез-келген келіп түскен құжат жалпы құжаттар архивіне келіп
түспесе, орындалмаудың потенциальды клиенті болып есептеледі.
Ертеректе құрылған құрылым қазіргі кезде жақсы автоматтандырылған.
Қағазсыз іс жүргізу мәліметтерді сақтау, іздеу, бейнелеуде қағазды
мүмкіндігінше аз пайдаланып немесе мүлдем пайдаланбай басқару жұмыстарын
компьютерде жүзеге асыру мақсатында қолданылады. Электрондық офис есептеу
техникасын қолдана отырып, электронды компьютер жүйесінде қолданушылар
арасында өзара келісіп, ортақ бір мәмілеге келіп, қиын мәселелерді шешу
мақсатында қолданылады. Қазіргі кезде Microsoft, Borland, Lotus
фирмаларының көмегімен электронды офис құрудың көптеген концепциясы бар.
Желілер мен электрондық почталарды қолдану, ішкі бөлімдер ішінде
құжаттарды бір бөлімнен екінші бөлімге еш уақыт өткізбей жібереді.
Құжаттарды сақтау, басқару, іздеу, архивтеу, құжаттардың ұзақ уақыт архивте
сақталуын басқаруын оңайлатады. Бұл жерде екі маңызды кедергілер бар: ішкі
және сыртқы.
Ішкісі көбінесе адамның әдеттерімен, яғни қарапайым ерекшеліктермен
және әлсіздіктермен байланысты.
Сыртқы мәселеге қағаз күйінде ұсынылған көп көлемді құжаттарды
жатқызамыз. Классикалық үлгілерге хаттар және факстер жатады. Қағаз жүзінде
басқару ісқағаздарының электронды түрге жай ауысуы – мәтіндердің оптикалық
айырып тану (optical character recognition - OCR) технологиясының жақсы
дамығанына байланысты. Осыған байланысты ең соңғы жетістіктерге іс
қағаздарын жүргізуге байланысты электронды технологияның белсенді
енгізілуін жатқызуымызға болады, бұл біздің елде де дамыған. Пернетақтаны
пайдаланбай мәтінді енгізу, дауысты тану технологиясының, индекстеудің және
құжат іздеудің ортақтасуы іс қағаздарын жүргізудің электронды жүйелік
басқарылуының құрылуына негіз болады.
Салық комитетінің алдына қойған мақсаты, ереже бойынша, салықтар және
бюджетке төленуі міндетті басқа да төлемдер туралы заңды күші бар,
Қазақстан республикасы Президенті жарлығының 167 статиясына сәйкес, Салық
комитеті органдарына жүктелген мәселелерден негіз ала отырып анықталады,
олар келесілердегідей:
1. Салық жиналуының, бюджетке төленуі міндетті төлемдердің
толықтылығын және мемлекет алдындағы басқа да қажылық міндеттерді
қамтамасыз ету.
2. Салық төлеушілерге олардың құқықтары мен міндеттерін түсіндіру,
салық төлеушілерді салық заңдарының және салық салымдарының нормативті
құықтық актілерінің өзгерістері туралы дер кезінде хабардар ету, салық
төлеумен, мемлекет алдындағы басқа да қаржылық міндеттерді орындаумен
байланысты, немесе кірістерді жасыру я төмендету мақсатында жасалған, салық
төлеушілердің салық объектілерін жасыруы, салық және бюджетке төленуі тиіс
басқа да міндетті төлемдердің түспеуі не толықтай түспеуіне байланысты
мемлекет шығындануға әікеп соқтырған басқа да салық төлеуден жалтару
фактілерін анықтау.
Салық комитеті келесі негізгі қызметтерді орындайды:
- Салық төлеудің аудандық территорияларында тұратын салық
төлеушілерінен бюджетке түсетін төлемдерді және мемлекет алдындағы басқа да
қаржылық міндеттерді қарастыратын салық заңдары мен басқа да заң
актілерінің орындалуы үшін одан территорияларында бақылау жасауды жүзеге
асырады;
- Салық заңдарының бұзқылуы туралы арыздарды, хабарламаларды және де
басқа ақпараттарды тексеруді жүзеге асырады;
- Салық төлеушіәлер арасында салық заңдарының қолданылуы туралы
түсіндіру жұмыстарын өткізеді;
- Салық төлеу бойынша бюджеттік төлемдер және мемлекет алдындағы басқа
да қаржылық міндеттер туралы есеп беруді құрастырады;
- Декларациялар берілмейтін салық төлеушілер бойыншап есеп беруді
құрастырады;
- Әр тоқсандық (квартальсайынғы) есеп беруді құрастырады және салықты
мәжбүрлі түрде төлету бойынша жүргізілетін жұмыстарды топтайды;
- Әрбір салық төлеушіге жеке счет ашады және оны жүргізеді;
- Орындаушы, құық қорғаушы және басқа да бақылаушы органдармен бірлесе
әрекет етеді, бірлескен бақылау шараларын қабылдайды, өзара ақпарат
алмасуды қамтамасыз етеді.
Салық комитетінің құрылысы салықтық әкімшілікті жақсарту мақсатында
1998 жылы жетілдірілген болатын. Құрылымның жақсартылуы салық комиттетінің
жоғарыда аталған мақсаттарына қол жеткізу үшін және осы мақсаттарға қол
жеткізугше арналған белгілі бір мәселелерді шешу үшін жүзеге асырылды.
Бұл құрылым басты қызмет түрі, төлету, аудит, салық төлеушілермен
жұмыс болып табылатын, аталмыш мекемеге жүктелген негізгі міндеттерге
сәйкес мекеме жұмысын ұйымдастыруға негізделген.
Төменде салық комитетінің функциональдық белгілері бойынша
құрастырылған құрылымы көрсетіледі.
Салық комитетінің басқару объектілері мемлекеттік кәсіпорындар,
кооперативтік және қоғамдық ұйымдар, бірлескен кәсіпорындар, акционерлік
қоғамдар (АҚ), кіші кәсіпорындар, жергілікті халық және т.б. болып
табылады. Әрбір бөлім жүктелген мәселелерге сәйкес қызмет атқарады.
Салық төлеушілермен жұмыс жүргізетін бөлім құрылымының негізгі звеносы
болып табылады және оған келесі секторлар кіреді.
-декларацияларды және басқа да есеп беру түрлерін қабылдау секторы;
-салықтық тіркеу мен жаппай түсіндіру жұмыстарының секторы,
-арыз бен түсіндіру секторы.
Салық төлеушілермен жұмыс қызметі салық төлеушінің салық заңдары
сақтау мүмкіндіктерін максимальді жеңілдету есебінен салық жүйесінің
операциялық тиімділігін жоғарылату құралдары арқылы бюджетке түсетін салық
түсімдерін ұлғайту үшін жағдай жасауға бейімделген. Дәл осы бөлімде жемісті
емес, бірақ көп жағдайда салық төлеушілермен жеке байланыс түріндегі
қажетті қарым-қатынас орын алады.
Бұл бөлімнің функциональды міндеттеріне келесілер жатады: тіркеу және
қайта тіркеу үшін құжаттарды тексеру, ұсыну үшін олардың толықтылығы және
дұрыс толтырылуы; салық төлеушілерге есепке қойылғаны туралы расталған
потенттерді және куәліктерді сауда нүктелеріне паспорттарды беру; салық
төлеушілерден есеп берудің барлық түрлерін қабылдау; есептеулер,
декларациялар нәтижелерін қабылдауды жинақтайтын салық төлеудің әрбір
түріне жауапты жұмысшыларды бекіту; патенттерді беру үшін есеп беруді
құрастыру.
Төлету бөлімі келесі секторлардан тұрады.
Тіркелінбеген және декларацияға кірмей қалған кірмейтін салық
төлеушілермен жұмыс секторы,
Салық инспекциясының АЖ-не жалпы жағдайларда текоптар жүйені жасаудың
әрбір қадамында нақты шешімдерді таңдауға шектеулер жасайды.
Талаптардың құрамы нақты бір жүйенің түрі, белгіленуі (арнаулы),
спецификалық ерекшелігі және қызметтік шартарымен анықталады. Салық
комитетінің АЖ үшін талаптардың келесі топтарын айқындауға болады [2]:
- жүйеге жалпылама;
- жүйенің қауіпсіздігі бойынша;
- ақпараттық бөлімшелерге және жүйелік бағдарламалық қамсыздандыруға,
серверлік платформалар, клиенттердің платформалары, тораптар;
- пайдаланушымен бірге интерфейске;
- мәліметтерді сақтау, БҚБЖ және мәліметтер қоймасының жүйесіне;
- біріктірілген және басқа да АЖ-не;
- жүйені әкімшіліктендіруге және т.б.
Жалпы АЖ-ге талаптар негізінен декларациялық сипатқа ие және жүйені
құру бойынша жұмыстың басты бағыттарына шектеулер қояды.
Салық инспекциялары үшін бұл мынандай талаптар:
- АЖ –нің салық инспекциясы қызметін регламентациялайтын, жалпы
мемлекеттік нормативтік құжаттарға қарама-қайшы келмеуі;
- АЖ-нің даму мүмкіндіктері, талаптардың өзгеруіне орай белгілі бір
жүйе нұсқауларын қанау, көшіру емес, және дле бір жүйені мүлде басқа
жүйемен алмастыру емсес, жүйенің модификациясы мен шын мәнінде
жетілдірілуі;
- Халықаралық және өнеркәсіптік стандарттарға АЖ жасаудағы тірек;
- Жүйенің кеңейтілуін қамтамасыз ету, яғни, АЖ бар, жаңа
компоненттерді қосу мүмкіндігі.
Ақпараттандыру жүйесінде нақты және өнеркәсіптік стандарттарды есептеу
алғашқы кезеңдерде біршама кең тараған техникалық және бағдарламалық
шешімдерден бағдар алуға мүмкіндік береді. Бұл айтарлықтай мөлшерде
мәліметтерді өңдеу жүйесін жетілдіруге және дамытуға кетені шығындарды
азайтады.
Алайда халықаралық стандарттар тек жаппай ескішілдікке негізделген
процестерді және типтік объектілерді қолдайды және регламентациялайды.
Сондықтан салық қызметі автоматизацияның (спецификалық) өзіндік мәселелері
үшін өзі бекіткен ережелерді ұсына алатын, мекемге АЖ құруда берілген
аспектілерді бейнелей алатын, өзінің корпоративтік стандартарын белсенді
жасауы жеке пайдалануы қажет. Салық қызметіндегі корпоративтік стандарттар
келесідей болуы мүмкін: мәліметтер базасы үшін атау таңдау ережесі:
(таблицалар) кестелер, салық инспекциялары бөлімшелерінің өзара мәлімет
алмасу форматтары және тәртіптері; салықты есептеу модельдері;
бағдарламалық өзгергіштік қызметтің түрдің атауы және файлдар; қолданбалы
жүйедегі негізгі экрандық форманың сытқы түрі, есептерді жеткізу;
мәліметтерге ене алу, олардың тұтастығын қамтамасыз ету, мәліметтерді
қорғау тәртібі; пайдаланымдық құжаттарды рәсімдеу; қолданбалы
компоненттердің және жүйенің интеграциясы; типтік бағдарламалық құралдарға
жасалатын ұсыныстар (БҚБЖ жасау құралдары және с.с.).
Өзгермелілерге атау таңдауда бірыңғай ережелерді пайдалану және код
қоюдың бірыңғай стандартарын қолдану-бұл жүйеге енуге жағдай жасауды
қамтаасыз ету үшін маңызды талап болып табылады. Оны орындау бағдарламаның
ішкі логикасын түсінуді едәуір жеңілдетеді. Қабылданған стандарттар мен
белгіленушілердің міндетті орындалуын қамтамасыз ететін шаралары күні бұрын
жасап алу қажет. Анық (нақты) қалыптастырылған стандарттар негізінде
жасалған жүйені қолдау, стандарттардың осыған өте ұқсас негізінде
жасалған, бірақ жасаушылар жиі бұзатын жүйесін қолдаудан гөрі едәуір
айтарлықтай оңай болады.
Бағдарламалау стандарттарын сақтау бағдарламаны оқуды және түсінуді
жеңілдетеді. Бағдарламадағы бір нәрсені өзгертуші немесе бір нәрсе қосушы
бағдарламашы (программист) бағдарламаға салынған логиканы ұғынуы қажет,
бірақ ол бұл логиканы түсінуі үшін көп уақыт жұмсай алмайды. Модульдік
тәсілді пайдалану бағдарлама құрылымын біршама керекті етеді, сондай-ақ
ибұл модульдардың өзі онша үлкен болмауы қажет.
АЖ құрылымы – бұл ішкі кеңістікті – уақыттық байланыстың қатыстылық
тұрақтылығының тәртібі және оның жеке ішкі жүйелері мен ішкі жүйелерінің
функциональды арнаалуын анықтайтын элесенттерінің арасындағы қатынасы,
олардың сыртқы ортамен өзара әрекеті.
Салық комитеті АЖ құрылымы мәліметтер базасының және мәліметер
қоймасының жедел негізде белгілі бір топтағы функциональдық мәселелерін
шешетін, өзара әрекеттегі қолданбалы ішкі жүйелердің өзіндік жиынтығын
көрсетеді.
Салық инспекциясының қолданбалы ішкі жүйесі арасынан қолданбалы ішкі
жүйесі арасынан екі негізгі топты бөліп көрсетуге болады. Жедел өңдеу
жүйелері және шешім қабылдауды қолдау жүйелері.
Бірінші топ салық төлеушілер бойынша біршама қарқынды жедел өңдеу
(іздеу, қатысты қарапайым талаптар, мәліметер жиынтығы т.с.с.) және сақтау
мәліметтерін ендіруге арналған. Мұндай жүйедегі мәліметер бірнеше жылдар
ішінде маңызды болады. Мұндай жүйелерге қойылатын негізгі талаптар
транзакциялар мен кепілділікті мен кепілділікті өңдеудің жоғары деңгейдегі
өндірушілілігі, жүйе бойынша мәліметер базасына алыстатылған ену жағдайында
ақпараттарды шұғыл түрде жеткізу.
Қолданбалы жүйенің екінші тобы мәліметтердің электронды қоймасында
ұзақ уақыттық кезең бойынша әртүрлі ақпарат көздерінен мәліметтердің үлкен
көлемін өңдеуге негізделген. Шешім қабылдауды қолдау жүйесіне көп өлшемді
мәліметтерді талдау құралдары, статистикалық өңдеулер, ережелерді
модельдеу, талдаудың себеп-салдарлығы және т.с.с. кіреді.
Салық қызметінде осы талдау мен салық төлемдерін болжамдаудың келесі
ішкі жүйелері қарастырылады:
- макро және микромитециялық модельдеу;
- кәсіпорындар мен ұйымдардың қаржы-шаруашылық қызметін кешенді түрде
бақылау;
- құжаттық тексеру үшін кәсіпорынды таңдау;
- салық жиналымдарын басқару тән, т.б.
1.2 Бағдарламалық қамтаманы құрастыруға негіздеме
Бұл жұмыста салық қызметі басқармасының материалдық құндылықтар
қозғалысын есепке алатын автоматтандырылған ақпараттық жүйе жобаланып,
жүзеге асырылмақ. Бұл жүйе келесі негізгі функциялардың жұмысын қамтамасыз
етуі керек:
1. Кірістік құжаттар бойынша материалдық құндылықтарды тіркеуге алу;
2. Материалдық құндылықтарды инвентаризациялау және оларды жұмыс
процесіне енгізу;
3. Материалдық құндылықтарды бөлімшелер арасында ауыстыру;
4. Әрбір бөлім бойынша материалдық құндылықтардың санын есепке алу;
5. Жоғарыда аталған операциялар бойынша түрлі құжаттарды дайындау:
кірістік қағаз, материалдық құндылықтарды жұмысқа қосу туралы акті,
материалдық құндылықтарды тарату қағазы, бөлімдер бойынша материалдық
құндылықтардың саны туралы есеп, белгілі бір уақыт аралығындағы материалдық
құндылықтардың қозғалысы туралы есеп беру.
Құрастырылатын бағдарламалық қамтама бөлімдер арасындағы материалдық
құндылықтарды есепке алу және қозғалысын бақылауға арналып жасалынған
автоматтандырылған ақпараттық жүйесін процеске енгізу көптеген қағаз
шығындары мен басқармалық жұмыстарды азайтып, барлық материалдық
құндылықтарды есепке алу бойынша ұйымдастыру жұмыстарын қатесіз орындауды
қамтамасыз етеді деп санаймын.
Жүйені іске асыру Borland Delphi 6.0, сонымен қатар MS Access 2000
жүйелерін қолдану арқылы орындалады. Бағдарламаны құрастыру барысында
негізгі ынта достық интерфейс құру мен қолданушыға бағдарламаны басқару
ыңғайлы болу жағдайларына көп көңіл бөлінеді.
Техникалық қамтамасыз ету – бұл АЖ-і қалыптастыру үшін қлданылатын
техникалық құралдардың кешені боып табылады.
Функциональды мүмкіндіктер тұрғысынан алып қарағанда техникалық
құралдар келесі мәселелердің түрлерін шешуді қамтамасыз етуі қажет:
- салыстырмалы түрде күрделі емес алгоритмдер бойынша
ақпараттардың үлкен көлемін өңдеуді;
- күрделі, логикалық тарамдалған алгоритмдар бойынша
ақпараттардың үлкен емес мөлшерін өңдеуді;
- нақты уақыт мерзімінде бірқатар мәселелерді шешуді;
- алфавиттік-сандық ақпараттар, сызбалар, схемалар, графиктер
мен кестелерді енгізу мен шығарып тастау мүмкіндіктері;
- жаппай базаларда жазылған бағдарламалар бойынша автономдық
жұмыстардың мүмкіндіктері;
- бейнелемелердің орналасуы мен масштабтың өзгеру
мүмкіндіктері.
Техникалық құралдардың кешені ішкі жүйелерді қалыпастыру процесінде
техникалық құралдар кешенінің максимальді тиімділігі жағдайында
ақпараттардың қайта құрылуының негізгі талаптарында біршама толық түрде
жауап беруі тиіс.
Басқарудың ақпараттық процесі жекелеген операциялардың орындалуы мен
олардың кешендері жолымен жүзеге асады. Барлық операцияларды үш кезең
бойынша топтастыруға болады: ақпараттарды алу, қайта ұйымдастыру және
пайдалану. Бірінші кезең экономикалық обьектілердің қызметі процесінде
пайда болатын алғашқы ақпараттарды жинау мен тіркеуді орындайтын
операциялар тобынан тұрады.
Ақпараттарды қайта ұйымдастыру (екінші кезең) операцияларының тобы
мәндер, формалар, құрылымдар және уақыттағы кеңістіктер өзгерісін атқарады.
1.3 Техникалық тапсырма
Жаңа ақпараттық технологиялардың дамуы, жоғары жылдам істейтін және
үлкен еске сақтау қабілеті бар күшті компьютерлердің пайда болуы басқарудың
автоматтандырылған жүйесін жаңа сатыға көтеру міндеттерін қойды. Қазіргі
уақытта түрлі салалардағы адам еңбегіне Pentium 4 компьютері белгілі
жиілігі 2,2 GHz, 512 Mb шұғыл еске сақтау қабілетімен, 80 Gb қатты дискілер
– винчестерлермен енгізілді. Тізбектік технологияның пайда болуы мен
басқарудың автоматтандырылған жүйесінің мүмкіндіктері кеңейді, әрі
жетілдірілді. Осы жүйенің жаңа жаңартырылған нұсқалары пайда болды.
Негізгі мақсат кез-келген салық комитетінің материалдық құндылықтарын
есепке алу бөлімне арналып жасалынатын бағдарламалық қамтама, барлық құнды
заттарды бақылай алатын, тиімді, қолайлы ақпараттық жүйе құрастыру.
2. Бағдарламалық қамтаманы жобалау
2.1 Зерттеу объектісін талдау
Салық комитетінің материалдық құндылықтарды есепке алатын бөлім
жұмысын оңайлататын және автоматтандыратын бағдарламалық қамтама
жұмыскерлер мен қызметкерлердің қолмен санайтын жұмыстарын жеңілдету болып
табылады. Берілген жүйемен жұмыс істеу үшін ең алдымен деректер қорын
жұмысшы бағдарламаның талаптарына сай мәліметтерді деректер қорына
енгіздіру керек. Осы енгіздірілген мәліметтер бойынша бағдарламаның
кейінгі есеп беру, сұраныс құру және баспаға шығару және т.б.
операциялары орындалады. Енгізілген берілгендер берілгендер қорының
кестелерінде сақталынады. Оларды бағдарлама орындалу барысында
өзгертуге болады. Мәліметтерді көшіру операциясын орындағанда мәліметтер
тиісті папкасына көшіріледі. Ал кестелерді сақтау үшін арнайы папка
арналған.
Құрылған бағдарламалық қамтама құрамында ішкі жүйелердің функциялауын
және беріктігін қамтамасыз ету үшін екі есептің біріктіріліп,
шешілуі арқылы құрылады. Бұдан көрсетілген есептер арасында мәліметтер
алмасу деңгейінде болатын байланыс құрылу керек. Мәліметтер бойынша
берілген ішкі жүйе екі негізгі есептерді орындайды. Бастапқыда барлық
материалдық құндылықтар бойынша барлық мәліметтер берілгендер қорына
тіркеледі. Бұл мәзірдің Берілгендерді енгіздіру терезесін ашу арқылы
жүзеге асырылады. Содан кейін осы мәліметтер негізінен есеп беру
және сұраныс операциялары қолданылады.
Бөлімнің толық мәліметі берілгендер қорында сақталынады. Бұл
дипломдық жұмыстың берілгендерін үш берілгендер қорында сақталынады.
Бұл берілгендер қорының ең бастысы мәліметтерді енгізу терезесі
болып табылады. Бұл терезеде материалдық құндылықтардың толық мәліметі
енгізіледі. Осы мәліметтер енгізілгеннен кейін, оларды берілгендер
қорымен жұмыс мәзірінде берілгендер қорын жою, берілгендер қорын
қайта индексациялау, берілгендер қорын басқа қорға көшіру сияқты
әрекеттерді қолдану арқылы берілгендер қорын өңдеуге болады.
Берілгендер қорын тексеру және жөндеу терезесі арқылы
берілгендер қорындағы мәліметтерді өшіруге, көшіруге, өзгертуге
болады.
Жалпы алғанда, бағдарламада үлкен ауқымды мәліметтерді берілгендер
қорына сақтау жұмыс істеуді толық жеңілдетеді. Бұл кез-келген
уақытта қажетті мәліметті жылдам табуға арналған әдіс болып
табылады.
Объектіні анықтау
Delphi тіліндегі бұл модельдің негізгі тірегі қолданылатын кодты
максимальдау болып табылады. Бұл құрушыларға дайын объектерді
пайдалану арқылы қосымшаларды құруды жылдамдату мүмкіндігін береді.
Сонымен қатар, Delphi ортасында өздерінің жеке объектерін құруға
мүмкіндік береді. Құрушылар құра алатын объектердің типтеріне
шектеулік жоқ. Барлығы да Delphi – де жазылған, сондықтан құрушылар
ортаны құруда қолданылатын объектерге және инструменттерге қол
жеткізе алады. Қорытындылай келгенде, Borland немесе басқа да
фирмалардың объектілері арасында және өзіңіз құрған объекттер
арасында ешқандай айырмашылық жоқ [3,4].
Delphi – дің құрамына 270 базалық класстар иерархиясынан сәтті
таңдап алынған негізгі объекттілер кіреді.
Ағындық ақпараттық талдау
Бағдарламаға енгізілетін барлық мәліметтер қолданушының немесе
оператордың көмегімен енгізіледі. Сұраныс беру терезелерінде де
қажетті мәліметтер қолданушының көмегімен енгізіледі.
Енгізілетін негізгі мәліметтер берілгендер қоры кестесінде
сақталынады. Ал құрылған кестелерде орнатылатын өзгертулер бағдарлама
соңында өзінің атымен сәйкес берілгендер қоры кестесінде
сақталынады. Мәліметтерге сұраныс құру арқылы есеп беруге болады. Есеп
беру негізінде берілгендер кесте түрінде баспаға шығарылады. Дайын
немесе құрған есеп беруді бағдарлама орналасқан құжатта сақтауға және
қажет жағдайда оны көруге немесе баспаға шығаруға болады.
Берілген бағдарламалық өнімнің негізі болып берілгендер қоры
саналады. Себебі, барлық мәліметті берілгендер қорында сақтау тиімді
әрі ыңғайлы болып саналады. Бұл қорда 5 кесте сақталынған. Негізгі кесте
бағдарлама негізінде толтырылады және өзгертіледі. Қалған кестелер
берігендер қорында толтырылған.
Lotus Notes жүйесі
Lotus Notes жүйесі – клиент-сервер типтес платформа, ол қосымша
бағдарламаларды құрастыру мен орнату қызметін атқарады. Lotus Notes
жүйесінде қосымшаны дайындау үшін керекті құралдар технологиясы жинақталған
онда ақпаратты бірге қолданылу жағдайы қарастырылған. Lotus Notes жүйесі
қолданушыларға құжатқа тиісті ақпаратты алуға, бақылауға алуға және
ақпаратты жасауға мүмкіндік береді. Бұл ақпараттар әр түрлі форматта
жіберіле алады, мысалы мәтін,бейне,видио мен дыбыс. Әр түрлі ақпараттар
көзінен де, мысалы, компьютерлік қосымша жүйеден, оперативті жүйеден немесе
іскер жүйесінен (Line of Business Systems), сканерлер немесе факс-
аппараттардан жіберіле алады. Қолданушылар торапқа Lotus Notes
жүйесіндегі әр түрлі қолданушылық графикалық интерфейстер
(Windows,Mac,OS2,Unix) арқылы қол жеткізе алады.
Lotus Notes жүйесіндегі ең негізгілері:
1. Басқа қолданушылармен хабарласу, тораптық ресустар мен ақпаратқа
қол жеткізу үшін жалғаз әрі тұрақты қолданушылық интерфейсі
болады.
2. Күрделі құжаттармен жұмыс істеудің икемділігі, ол құжаттар әр
түрлі ақпарат көзінен болса да бола береді, мысалы компьютерлік
қосымшалар, жаңалық каналдары, сканирленген бейне мен құрылымдық
реляциялық жүйелер.
3. Жұмыс істейтін топ үшін қосымша бағдарламаларды тез құру ортасы.
4. Ақпаратқа қол жеткізу кезінде толық әрі барлық деңгейдегі
қорғаныш жүйесі.
5. Қоланушылар үшін жаңа ақпаратты тираж бойынша кобейту.
6. Ашықтығы мынада ол тораптық және компьтерлік оперативтік
жуйелерді қабылдай алады, мысалы компьютерлік қосымшалар, сыртқы
мәліметтер көзі, хабарламаны жіберу жүйесі мен АРІ интерфейсті
қосымша бағдарламаларды құрайды.
7. Масшатабы өте ауқымды ол екі адамнан тұруы мүмкін немесе
мыңдаған адамдардан тұратын корпоративті ұйым да бола алады.
8. Бизнес-процесті жасау технологиясы үшін клиенттік және серверлік
бағдарламалық модульдерінің әр түрлі элеметтерінің оңай
тасымалдануы.
Қолданушының жұмыс істейтін (Workspace) кеңістігі Lotus Notes
жүйесіндегі графикалық қолданушылық интерфейсі Windows, Mac System7,OS2
Unix жүйесінде жұмыс жасаған қолданушылар үшін таныс болып келеді.
Lotus Notes жүйесіндегі жұмыс кеңстігі алты терезеден тұрады, онда
пиктограммалар орналасқан және Notes жүйесіндегі мәліметтер қорындағы
құжатты құрайды. Қолданушы экранда терезелерді озінің қалауы бойынша
орналастыра алады. Notes қорындағы құжаттарда мәліметтерді сақатауда
қолданушы объектілермен әр түрлі әрекет жасай алады, мысалы өз торабындағы
ақпаратты өзгерте алады.
Мәліметтер қорын құрайтын күрделі құажаттар Notes Forms бланктері
арқылы жаңартылады, құрылады және WYSIWYG редакторы Notes жүйесіндегі
объектілерді редакторлейді.
Lotus Notes жүйесі әр түрлі басқа да қосымша бағдарламалармен
бірегей жұмыс жасау үшін OLE құралын қолданады. Кез келген ұйымда ертелі
ме кеш пе ақпараттарды реттеу керек болады. Анықтаушы фактор ретінде уақыт
шығада сол аралықта ізделінді ақпараттын табылуы.
Электронды құжаттарды басқарудың негізі архив болып табылады. Онда
құжаттардың ішіндегі мәлімет маңызы жойылғанша сақталынады.
Электронды құжат дегеніміз электронды құралдар арқылы текстік немесе
графикалық файл түрінде құралған барлық құжаттарды айтады. Электронды
архив аты аппаратты-бағдарламалық құралдар мен технология кешендері
электронды құжаттарды дайындау үшін жасалады.
Құжаттарды басқару жүйелері DOCS OPEN
DOCS OPEN бағдарламалық кешен (PC DOCS Inc. компаниясы) әкімшілікке
электронды архив жасауға мүмкіндік береді. Жүйе сақтау, іздеу және
ақпаратты өңдеу үшін арналған.
Жүйе қазіргі заман талабына сай клиент-сервер архитектурасымен
жасалған. DOCS OPEN екі сервері бар: кітапхана серверінде құжаттар
карточкасы сақталады, екінші түрі құжаттар сервері онда құжаттар сақталады.
Осы екі сервер де бірден компьютерде жұмыс істей алады. Жүйеде қосымша
толық тексттік индекс сервері бар. Кітапханалар сервері ретінде SQL Server
қолданады. Мәліметтер қорын бақару жүйесі екі негізгі қағидан тұрады: ANSI
SQL –мен жұмыс істей алуы керек және ODBC-драйвері болу керек. Құжаттар
сервері кез-келген тораптық операциялық жүйеде жасалына береді.
Негізгі көңілді компания Novell NetWare мен Windows NT-ге бөледі.
Құжаттарды сақтауды келесі қағидалар бойынша қадағалауға болады:
DOCS OPEN-де құжаттарды сақтау схемасы тораптық файллдық жүйе мен
иерархиялық жүйеде файлдарды сақтау.
Құжаттар файлдарда сақталады олар файлдық серверде сақталады.
Сирек қолданатын құжатты жартылай автоматты түрде жойылуы
қарастырылған.
Құжаттар сақталған орындарында түзетіледі.
Мәліметтер қорындағы сақталатын атрибуттар бойынша құжаттар
класификацияланады. DOCS OPEN жүйесінде әр бір құжат карточкалық тізімге
алынады.
DOCS OPEN жүйесі толық текстік индекстеумен қамтамасыздандырылған.
Бұл құралдар құжатты мазмұны бойынша табуға мүмкіндік береді.
DOCS OPEN жүйесінің іздеу мүмкіншілігі QBE (Query By Example)
үлгісіне негізделген. Құжатты іздестіру үшін мүмкін болатын құжаттың
карточкасын толтыру керек. Жүйе осы берген мәлдіметтер бойынша құжаттарды
шығарып береді. Қолданушыға құжаттарды бумаға біріктіруне мүмкіндік
берілген.
DOCS OPEN құжаттарды бөлшіп жинау мүмкіндігі бар. Құжаттар әр дайым
бастапқыда сақталған серверде болады. Құжат қолданушыға өңделу керек болған
жағдайда беріледі.
Құжатқа өзгертулер енгізілгеннен кейін сол сақталған жерінде түрі ғана
өзгереді. DOCS OPEN локальді диске уақытша көшірілген құжатты түзетуге
рұқсат береді.
DOCS OPEN жүйесінің ең басымды қасиеті ол реттеу мен алыстағы ақпарат
қорына енуге мүмкіндік беруі.
DOCS OPEN жүйесі құжаттарды қорғау құралдары өте жоғары, ол құжатқа
берілетін рұқсатты тексеріп болған соң құжатты ұсынады.
Қосымшалармен DOCS OPEN құрамын енуде ақпаратты өзара алмасуда Lotus
Notes модулі, яғни Interchange for Lotus Notes қолданылады.
DOCS OPEN жүйесі сонымен қатар Action WorkFlow жүйесімен етене
байланыса алады немесе қарапайым Action DocRoute және WorkRoute
бағдарламаларымен де.
Жүйенің кемшілігі индексацияға сезімталдығы мен іздеу кезіндегі
енгізілген мәтінді анық берілу керектігі.
Excalibur EFS құжаттарымен басқару жүйесі
Электронды құжаттарды басқаруда басқа да құралдар мысалы, Excalibur
Technologies Corp фирнмасының тауары Excalibur EFS. Солтүстік
бағдарламалық қамтамасы Unix операциялық жүйесінде жұмыс істейді, ал
клиенттік жұмыс орындағысы MS Windows және Windows 95 операциялық
жүйесінде жұмыс істейді. Учеттық карточка мәліметтер қоры ретінде МҚБЖ
Oracle, Informix, Sybase және Ingres қолданылады. Бұл жүйе ең соңғы шыққан
технологияны қолданады, олар нейрондық торап пен жасанды интеллект. Анық
емес іздеу клавиатурадан енгізілген символдың қате екенін, іздеу
салғандағы текстте кездесетін қателерді азайтады. APRP бейнені оригиналына
жақындатып тану технологиясы пакет базасы болып табылады және ол нейрондық
торап арқылы іске асырылған. Құжат мазмұнын автоматты түрде индексациялауды
қамтамасыз етеді. Бұл кілттік сөзді тандауды керек етпейді және құжатта
анық емес іздеумен кез-келген сөзді іздеуге мүмкіндік береді.
Excalibur EFS пакеті ақпаратты іздеу кезінде қолданушыға басқа да
іздеу режимдерін ұсынады:
• құжаттардың атауы бойынша анық емес іздеу;
• берілген синоним бойынша барлық мәтінде ассоциативті іздеу;
• пиктограмма бойынша файлдарға тікелей қол жеткізу;
• мәліметтер қорының қарапайым стиліндегі сұраныс;
• кілттік сөз бойынша бүкіл мәтіндегі іздеу;
• барлық мәтінде логикалық іздеу.
Жүйеде орысша интерфейс бар және орысша мәтінмен жұмыс істеуге
мүмкіндік береді.
Staffware құжат айналым жүйесімен жақсы байланыса алады.
Бұл пакеттің кемшілігіне оператордың архивке құжаттарды енгізу жұмыс
істеу орны Unix немесе MS Windows (бірақ Х-терминалдың эмуляция режимінде)
операциялық жүйесінде істейді. Файлдарды кітапханаларға орналастыруда
оператордың жоғары квалификацияны талап етеді. Бір қолданушы үшін бұл тауар
өте жоғары бағада.
Action Worflow құжат айналымын басқаратын пакет
Ақпаратты білімді сақтағанымен, құжаттармен дұрыс жұмыс істеу
маршрутын анықтауда және орындау тәртібін ұйымдастыру қажеттілігі
туындайды. Ақпаратты өңдеуде жасалған маршруты мен керек құжатты ретімен
немесе параллельді түрде жіберу жоқ болса, онда сіздің қол астыңызға бос
маршрутизатор беріледі. Ол DOCS OPEN жүйесінде құрылған, жүйені қолданушы
тізімі бойынша немесе қолданушы тобынан корреспонденттер адресін таңдап,
жұмыс уақытын белгілеп, жұмыс деңгейін көріп (жеттіоқылдыіске асырылды
же т.б.), ақпаратпен жұмыс істеу тарихын бақылауға мүмкіндік береді.
Құжаттардың жүру маршруттарының тұрақты түрлері болған кезде Action
Technologies компанисының Action Worflow тауарын қолданған жөн.
Қазіргі бет алып отырған бағыттың ең күрделісі мен жауаптысы – ол
ұйымдағы процестерді машинаға түсінікті тілге аударуда дұрыс құрал таңдау,
ол оңай, әрі қарапайым, сол қолданылатын ұйымның терминінде сипаттап жазуды
жеңілдетер еді. Мұның барлығы жүйенің құралдық жүйесіне енгізілген әдісті
анықтайды. Әдіс жасалынып жатқан қосымшаның жылдамдығы пен сапасын
анықтайды, тауарды жасау бағасын, жүйенің жаңартылатын қасиеттері бар
жаңасын жасауға мүмкіндік береді. Әдістің жоқтығы немесе қате әдісті
қолдану жаман нәтижеге алып келеді. Сол себепті әдіс таңдалуы жүйенің
проектілеу жылдамдығына ғана емес, нәтижеге де ықпал етеді. Графикалық
жүйеден айырмашылығы онда құжатпен байланысты іс-әрекетті немесе жай ғана
құжат бір субъектен екінші субъектке берілуі іс-әрекетінің әрбір қадамы
вектор түрінде көрінеді. Мұнда схеманың дұрыс функционирленуіне жауапты
адамға құжатты жіберу кезінде кездейсоқ пайда болатын жағдайлар үшін
жауапты болады. Action Worflow әдісінде екі субъект арасында пайда болатын
жағдайлардың түр түрі бар. Процесті керек сценари бойынша іске асыру үшін
бизнес-процесс картасына енгізу керек.
Action Worflow негізгі ерекшекліктері:
• әдіс адам факторын ескереді;
• адрес ретінде нақты бір жұмыскер есімі емес, олардың қызметі
пайдаланады, бұл қайшылықтар туғызады;
• жасалған процесс картасы өзін статистикалық жабықтығына тексереді:
құжат ешқайда жіберілмейді немесе белгісіз себептермен тоқтап
қалмауы керек. Сұраныс жіберген адам нәтиже жөнінде хабардар болуы
қажет;
• орындалудың анық жүйесінде егер белгілі бір жұмыстың орындалуына
нақты мерзім берілсе, жұмыскер уақытында аяқтамағаны үшін сіз көрсетіп
берген штрафты жүйенің өзі тағайындап тұрады;
• жұмыс орнында қолданушы өзінің саласы бойынша терминдерді қолданады-
карта жасау барысында, сіз өзіңіз жұмыскерлер үшін терминдерді
айқындап бере аласыз;
• нақты уақытта ақпаратқа тек қана сол ақпаратпен жұмыс істеуге тиісті
(рұқсат берілгендер) адамдар ғана жұмыс істей алады. Жүйе әкімшілігі
тек қана процесс (іске қосылды, активацияны күтуде, аяқталды)
жағдайын көріп отырады;
• енгізудің этаппен жүріп өтуі;
• жүйенің ашық интерфейсі бар және бар қосымшаларға өте алады.
Жүйе үш бөліктен тұрады, олардың әр қайсысы белгілі бір мәселені
шешуге міндеттелген жұмысты атқарады. Олар негізінен әкімшілік ішіндегі
жұмыскерлер арасында карта жасауда оңай, әрі тез жол табуды сілтейді.
Жүйенің ядросы болып AWS Manager модулі болып табылады. Ол картада
көрсетілген жұмыстың іске асырылуын қамтамасыз етеді. Сонымен қатар белгілі
бір жұмыс этабына жүктелген жұмыскерлердің жұмысты орындауы мен қателік
жіберген жағдайында штрафты тағайындауды қамтамасыз етеді. AWS Manager-ге
АРІ ашық порты берілген. Оның көмегімен керек процесс туралы ақпарат алуға
болады: кім дәл осы уақытта проблемамен айналысып отыр, керегінше уақыт
аралығын белгілеу және жұмыскерлердің де, өңдеуге жіберілген ақпар тізімін
алуға мүмкіндік береді.
AWS Builder тауары процесс картасын құру мүмкіндігін береді. Онда
өзгертулер енгізуге, жаңа қызметкерлерді енгізуге және де қызметімен бірге
енгізуге, әр түрлі жұмыс этаптарының уақытын белгілеуге, штраф санкцияларын
белгілеуге мүмкіндік қарастырылған. Ең маңызды әрі соңғы компоненті ол
процесс картасын статикалық тұйықтығына тексеру, бұл деген сөз оның бизнес-
процестің ешқайда кетуге рұқсат береді.
AWS Analist тауары іскерлік процесстерді модельдеу құралы болып
табылады. Оның көмегімен бизнес-процесті уақыты бойынша немесе кеткен
шығын бойынша оптималдауға болады.
Ескеретін нәрсе модульдеу шешімі қажеттілікке байланысты, бірінші
өзіңізде электронды архив жасап алып, содан соң басқаруды орындау жүйесін
немесе керісенше де болады. Екі компонент те бір-біріне оңай ауысады және
де басқа да қосымшаларға да.
Staffware электронды құжат айналым пакеті
Электронды құжат айналымының технологиясын ұйымдастыру қызық және де
іскер процестерді Staffware құралдық сферасының негізінде клиент-сервер
технологиясын автоматтандыру.
Бұл орта workflow класына жатады және келесідей ерекшеліктерден
тұрады:
• көптеген орындаушылар санымен коллективті көмек;
• динамикалық басқару және жұмыс орындалуын қадағалау;
• Windows және Unix қосымшаларымен етене байланыса алу;
• әр түрлі платформаны қолдану.
Staffware құжат ағымын қарапайым жолмен маршруттауға мүмкіндік береді
және де күні мен уақыты бойынша құжаттың орындалуын қадағалайды. Болашақта
ашық жүйе болып табылатын Staffware келген құжаттың автоматты түрде
енгізілуін қамтамасыз ететін, құжат архивінің енгізілуін, ақпараттың
криптографиялық қорғаныс же т.б. қосымшаларымен өзара байланыса алады.
Сыртқы процедуралармен байланыс DDE және OLE құралдарының көмегімен іске
асырылады. Құжат айналымының ең мықты жүйесі үшін Staffware on Oracle
мен Staffware on Informix версиясы бар. Жұмыс орындарынан құжаттардың
жүріп өтуін қатал алгоритмды қолдана отырып, электронды құжат айналым
жүйесі ұйым құрылымының жұмысты группа бойынша бөлу мен рольдік қатынас
өзгерісіне тез үйренуі мүмкін.
Электронды құжат айналым жүйесінің өсуі жаңа процедуралар
дайындалуынан кеңейеді.
Staffware-де процедуралардың құрылымды бағдарламалануы өте оңай:
процедура::={1-қадам, ... і-қадам,... к-қадам}
қадам::=адресат+форма+іс-әрекет
адресат-қолданушы (группа)рольайнымалы форма-толтырылатын өріс+бірге
жүретін текс+көмек+іс әрекеттің сыртқы процедуралардың орындалуы-маршрут
бойынша бағытталу+шарттың тексерілуі (уақыт, оқиға, сценарилер)+ сыртқы
процедуралардың орындалуы
Staffware-де ыңғайлы процедураларды құратын графикалық құрушы
енгізілген, құжаттардың жүріп өту маршруттары мен оларды өңдеуші алгоритмі
кқрнекі көрсетілген.
Электронды құжат айналым Staffware ортасының құралдарын қолдануда
онда коптеген процедуралар ұсынылған. Олар модифицирленеді және
толықтырылады.
Әр бір процедура құжатпен байланысқан олардың ішіндегісінің бірі ата-
ана, ал басқалары ұрпақтары.
Бөлек құжат басқа құжаттардың ата-анасы бола алады және де басқа
құжаттардың ұрпағы бола алады. Құжаттар арсындағы қатынас бір жағынан
олардың процедуралармен байланысы және құжаттың ішкі сипаттамасы басқа
бір жағынан құжаттар ағымында оны идентификациялайды. Бұл идентификатор
тез іздестіру мақсатында архивті ұйымдастыруда қолданылуы мүмкін.
Ұрпақ-құжаттар MS Windows қосымшаларына қол жеткізілетін Staffware
процедураларының қадамдарын орындау барысында жасалынады. Оның құрамында
тексттік процессорлер, электронды кестелер, мультимедиялық процесстер және
т.б.
Құжаттардың архивін дайындауда мәліметтер қорының ақпараттық моделі
жасалған. Олар келесі талаптарға сәйкес келеді:
• иерархиялық құрылысты, әр түрлі серверлерде орналасады және
рұқсаты шектеулі;
• құжаттарды типтері бойынша кластарға бөлу (келгендері,
кететіндері, ішкі);
• құжаттың өмір тарихы тіркеу журналында барлық жұмыс түрлерімен
жүргізіледі (кім, қашан және не істеген бұл құжатпен);
• басқа құжаттар туралы ақпаратқа қол жеткізу, алдынғы ата-ана
құжатпен немесе кейінгі ұрпақ құжатпен байланысқа қол жеткізу,
осы құжаттарға да қол жеткізу;
• мерзімдік иерархиялық топқа біріктірілген құжаттар әр түрлі
рұқсат деңгейімен (бума аналогы, шкафтар және т.б.) архивте
орналасуын өзгертусіз қол жеткізу.
Ақпараттық модельдеумен қатар құжат айналымындағы әр бір процедуралар
үшін функционалды модельдеу жүргізілуі тиіс.
Қорыта айтатын болсақ, әдістер комбинациясы мен офистік құрал
автоматизациясы, мәліметтер қорын басқару жүйесі (енгізу, сақтау мен
құрылымды ақпаратты іздеу), workflow жүйесі (басқару, маршрутизация мен
құжаттардың координаттық ауысуы, дәл уақытында өңделуін қадағалау) мен
электронды құжаттарды басқару жүйесі (енгізу, сақтау, құрылымды емес
құжаттарды іздеу) сонымен қатар бағдарламалық тауардың интеграциясы, осы
іске асыратын әдістер, комплексті түрде есепке алу іс әрекетті қамтамасыз
етеді.
Электронды құжаттарды басқару жүйелері
Электронды құжаттарды басқару жүйесі (ЭҚБЖ) келесі мақсаттар үшін
арналған:
• құжаттық қамтаманың интеграциялық процесі бірігей ақпараттық
жүйеде құжаттарды басқару;
• басқарушылықтың ақпараттық жоғарлауы мен ақпараттық сақталудың
көбеюі нәтижесінде қызметкерлердің де жоғарлауы, орталық
ақпаратты өңдеу, құжаттарды іздеу кезінде жұмсалатын уақыттың
азаюы, сәйкесінше есеп беру мен баяндамалардың да, сонымен қатар
есеп берудің толық және ақиқатқа жақындығының арқасында;
• қағаздық іс қағаздан электронды түрге өтуінің арқасында
құжаттарды басқару құжаттық қамтаманың арзандауына алып келеді,
көшіру мен қағаз құжаттардың берілуінің бағасының төмендеуіне
себепкер болады;
• бағасының кемуі мен архивте құжаттардың оригинал түрін іздеуде
аз уақыт кетуі нақты адресінің электронды түрде алуына тікелей
байланысты;
• әкімшілік шекарасында ақпараттық процестің интеграциясы ;
• жаңа сапалы ақпараттық қорын жасау келесі құжаттық қамтаманың
басқару процестерінің жаңалауына және құжаттармен жұмыс істеу
технологиясын жаңалауға ықпал етеді.
ЭҚБЖ жүйенің ақпараттық-ұйымдық құрылымына сәйкес болуы керек. Бұл
құрылымның жаңа модификациялануын қамтамасыз етуі қажет.
ЭҚБЖ құжаттарды басқаруда құжаттық қамтаманың процестерінің
автоматтандырылуына арналған, сонымен қатар:
1. енгізу, сақтау, іздеу мен ұйымдық-реттеуші құжаттарды шығару
дайындық процестері;
2. енгізу, сақтау, іздеу мен стандартты құжат формасын шығару
дайындық процестері;
3. іс қағазды басқару (құру, өңдеу мен құжаттық сақтау архивының
жүйелігі).
Автоматизация объектісі болып мына процестер табылады:
• құжаттарды құру;
• есепке алу, жүйелілік пен архивты сақтау, іздеуді дайындау
мен ұйымдық-реттік, есептік-статикалық, есепке алу,
жоспарлық, ақпараттық-анықтамалық және басқа басқарушылық
құжаттарды алу;
• құжаттармен жұмыс (беру,есепке алу, орындауды қадағалау
жәнет.б.).
Жүйеге негізгі талаптар келесідей болмақ. Ақпараттармен алмасу үшін
жүйеде копоративті торап қолдануы керек. Оған локальді және алыстағы
қолданушылық тораптар қосылуы қажет.
ЭҚБЖ электронды почтамен байланыста болуы керек және де құжат
айналымды басқаруды автоматтандырылған жүйемен де. Жүйе 24 сағат бойы жұмыс
істеуі керек; диагностика жасайтын құралдары жәнересурста қолданатын
ағымдық жүйенің жағдайының индикациясы болуы керек; жүйенің сандық өсуін
және функционалды қасиеттерін ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
НОРМАТИВТІ 6
СІЛТЕМЕЛЕР ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 6
... ... ... ... 7
АНЫҚТАМАЛАР, ҚЫСҚАРТУЛАР МЕН БЕЛГІЛЕУЛЕР ... ... ... ... ... ... ... ...
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
1 Есептің қойылымы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 9
1.1 Ақпараттық жүйелерге шолу және талдау 9
жасау ... ... ... ... ... ... ... . ... ... .
1.2 Бағдарламалық қамтаманы құрастыруға 14
негіздеме ... ... ... ... ... ... . ... ... ... .
1.3 Техникалық 15
тапсырма ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ...
2 Бағдарламалық қамтаманы 16
жобалау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
.
2.1 Зерттеу объектісін 16
талдау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ...
2.2 Бағдарламалық қамтаманың бағдарламалық және аппараттық құралдарын 27
таңдау және
негіздеу ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... .
3 Бағдарламалық қамтаманы жүзеге 32
асыру ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ..
3.1 Есептің ақпараттық 32
қамтамасы ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... .
3.2 Бағдарлама алгоритімін және есептің шешімінің технологиялық процессін36
құрастыру ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ...
3.3 48
Құжаттау ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ..
3.3.1 Қолданушы 48
инструкциясы ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ...
3.3.2 Бағдарламашы 52
инструкциясы ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ...
3.4 Техника – экономикалық 52
негіздеме ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
.
3.5 Еңбекті қорғау және техника қауіпсіздігі іс-шараларды құру 57
... ... ... ...
ҚОРЫТЫНДЫ ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 60
... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ...
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 61
ТІЗІМІ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
ҚОСЫМША А. Бағдарламаны қабылдау 62
актісі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
ҚОСЫМША Б. Бағдарлама 63
листингісі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
...
АНЫҚТАМАЛАР, ҚЫСҚАРТУЛАР МЕН БЕЛГІЛЕУЛЕР
Ақпараттық жүйе - қойылған мақсатқа жету үшін ақпаратты беру, өңдеу
және сақтауға пайдаланылатын әдістер, өнімдер және қызметтердің өзара
байланысқан жиынтығы. Ақпараттық жүйенің қазіргі мағынасы ақпаратты
өңдеудің негізгі техникалық құралы ретінде дербес компьютерді пайдалану
болып табылады.
Бағдарламалық қамтама - есептеуіш техниканы тиімді қолдануды
қамтамасыз ететін және функционалдық есептерді шешуге арналған күнделікті
қолданылатын бағдарламалар жиынтығын құрайды. Бұл жүйе қолданушыға жұмыста
барлық ыңғайлы жағдайды қамтамасыз етуі тиіс.
Деректер қоры дегеніміз – мәліметтерді сақтауға арналған ұйымдасқан
құрылым. Бұл деректер қорының құрылымына ақпаратпен қатар, оларды
ұйымдастыруға, қолдануға арналған тәсілдер мен әдістер кіреді
Деректер қорын басқару жүйесі – деректер қорынан деректерді құру,
сақтау және алуды автоматтандыру үшін арналған программалар жиынтығы.
АЖ – ақпараттық жүйе
ЭЕМ – электронды есептеуіш машина;
ДЭЕМ – дербес электронды есептеуіш машина;
БҚБЖ – берілгендер қорын басқару жүйесі;
АЖ – автоматтандырылған жүйе;
АБЖ – автоматтандырылған басқару жүйесі;
БК – бағдарламалық кешен;
SQL – құрылымдық сұраныс тілі;
ДҚ – деректер қоры;
БҚ – бағдарламалық қамтама
ДҚБЖ – Деректер қорын басқару жүйесі
КІРІСПЕ
Тақырыптың өзектілігі. Бүгінгі күні салық төлеу мен салық салымдары
бағытында автоматтандырылған ақпараттық жүйелерді қолдану заманымызда
процестерді ақпараттандыру есебінің негізгі мәселесі болып отыр. Ақпараттық
технологиялар бизнесті дамыту, экономиканы орталықтандыру мен экспорттау
қызметтерінде үлкен көлемді үлес қосуда.
Қазақстан Республикасының салық комитеттерінің негізгі мақсаттары –
жұмыс жасаушы салық заңына сай барлық, салықтық төлемдерді қанағаттандыру.
Бұл мәселенің жақсы шешілуі барлық қызметтер саласы мен түрлеріндегі
бақылауларды үздіксіз күшейту және салық жүйесін ендіру. Бүгінгі таңдағы
негізгі өзекті мәселе салық төлемейтін жалқау салық төлеушілерді анықтау
мен бақылау алу және олардың қызмет ету бағыттары бойынша экономикалық
талдаулар жасау.
Шешілетін заманауи мәселенің жағдайын бағалау. Күнделікті салық
комитеттерінде өте үлкен көлемді ақпарат өңдеуге түседі. Бұл ақпараттар
салық төлеушілерден келеді. Әрбір салық төлеуші өз қызметі бойынша салық
инспекциясына тіркеуге тұрады, өз қаржылық және экономикалық қызметі
бойынша банктер арқылы төленген төлем негіздемелерімен есептер береді.
Салық комитеттері үшін ең қиын уақыт – бұл салық төлеушілердің
салықтық есептері мен декларация өткізу мерзімдерінің соңғы этаптары болып
табылады. Бұл кезде өте үлкен ақпараттар ағынымен жұмыс жасауға тура
келеді. Салық төлеу заңдарының өзгеруі мен салық төлеушілердің көбеюі салық
инспекцияларының жұмыс басқаруын қиындатады. Мұндай жағдайларда салық
қабылдау және бақылау орындарына автоматтандырылған ақпараттық жүйелерінсіз
жұмыс істеу мүмкін болмайды. Сол себептен, салық комитеттеріне арналған
қолайлы ақпараттық жүйелерді құрастыру мен ендіру жоғарыда айтылған
мәселелерді шешудің кілттік құралы болып табылады.
Дипломдық жұмыстың тақырыбы Жұмыс орындары бойынша кеңселік
техниканы тарату деректер қорын жасау.
Жұмыстың мақсаты: Дипломдық жұмыс салық басқармасында бар барлық
материалдық құндылықтарды есеп алатын және техниканы тарататын
автоматтанырылған ақпараттық жүйесі немесе комитеттің материалдық
құндылықтарға жауапты тұлғаның жұмысын жеңілдететін бағдарламалық қамтама
құрастырылған.
Жұмыстың міндеттері мен есептері: қазіргі қолданыстағы деректер қорын
талдау, жаңа құрастырылатын деректер қорына негіздеме жасау, деректер қорын
жобалау мен жүзеге асыру, құжаттау.
Зерттеу объектісі: Салық комитетінің электрондық құжатайналым жүйесі.
Дипломдық жұмыс келесі бөлімдерден тұрады:
1. Есептің қойылымы
2. Бағдарламалық қамтаманы жобалау
3. Бағдарламалық қамтаманы жүзеге асыру
4. Қорытынды
5. Пайдаланылған әдебиеттер тізімі
6. Қосымшалар
Дипломдық жұмыстың бірінші бөлімінде Салық комитетінің ақпараттық
жүйесін құрудың теориялық негізі қарастырылған. Салық комитетінің зерттеу
облысы, ұйымдастырушылық құрылымы, мақсаттары, бөлімдердің функциялар мен
есептері, ақпараттық жүйені құру мақсаты қарастырылған. Салық төлемдері
бойынша есептер кешені қойылымы мен ақпараттық жүйенің құрылымы және
техникалық базасы туралы айтылады.
Екінші бөлімде шешілетін есептер кешенінің ақпараттық базасы
құрастырылған, сонымен қатар: ақпараттық-логикалық моделі құрылған және
сипатталынған, қолданылатын жіктемелер мен кодтау жүйесі туралы толық
ақпарат берілген, кірістік және нәтижелік ақпараттар характеристикасы
сипатталған, оңтайлы экономикалық-математикалық моделі құрылған.
Жұмыстың жаңалығы. Бағдарламалық қамтаманың жалпы жүйелік
бағдарламалық қамтамасы мен айнайыландырылған бағдарламалық қамтамасы
таңдаулары, бағдарлама модулдері сипаты берілген. Бағдарламалық модульдер
қарым-қатынасы құрамының құрылымдық схемасы тұрғызылған.
Практикалық маңыздылығы. Дипломдық жұмыстың үшінші бөлімінде
ақпараттық өнімнің жүзеге асырылу қадамы жазылған. Құрастырылған ақпараттық
жүйенің экономикалық тиімділігі бағаланып, жүйенің қауіпсіздік шарттары
қарастырылған.
Қорытынды бөлімінде жобаның негізгі түйіндері мен қол жеткізген
жетістіктер және бағдарламалық өнімнің негізгі ерекшеліктері жіктелген.
Пайдаланылған әдебиеттер тізімінде дипломдық жұмысты жобалау мен
құрастыру барысында қолданылған барлық бастапқы берілгендер мен деректер
қатары көрсетілген.
Қосымшаларда бағдарламаны қабылдау актісі, бағдарлама листингісі мен
негізгі формалары берілген.
1 Есептің қойылымы
1.1 Ақпараттық жүйелерге шолу және талдау жасау
Қазақстан Республикасы бойынша салық комитеттері бюджет пен
мемлекеттік бюджеттен тыс қорларға қаражаттың түсуін қарастыратын салық
заңдары мен басқа да заң актілері негізінде барлық деңгейдегі бюджетке
қаражаттың түсу толықтығына жауап беретін және мемлекет алдында басқа да
қаржылық міндеттері бар мемлекеттік орган болып табылады [1].
Қазіргі кезде көптеген мекемелерде оның жекеменшік немесе мемлекеттік,
үлкен немесе кішкентай болуына байланысты, құжаттармен айланысады және
жұмыстарды басқарып отыратын ортақ іс жүргізу бөлімі бар.
Ішкі бөлімдермен жұмыс істеу кезінде қолданылатын құжаттардың негізгі
түрлерін, құжат атрибуттарын, жұмыс пен құжат ағынын қарастырайық. Үлкен
кәсіпорындарда орталық іс жүргізуден басқа мамандандырылған құжат айналымы
бар.
Кез – келген департаментте үш негізгі құжат ағымын бөлуге болады:
кірістік, шығыстық, ағымдық. Бұлар құжат айналымын анықтайды. Іс жүргізудің
басқару функциясы мынандай қызметтерді атқарады, келген құжаттарды өңдейді,
кәсіпорын ішінде таратады, шығуға дайын құжаттарды жібереді, жұмыстың
орындалуын қадағалайды, кәсіпорын құжаттарының сақталуын қадағалайды.
Іс жүргізудің негізгі принціпі, ешкімде жергілікті құжат архивтерінің
жоқ болуы. Кез-келген келіп түскен құжат жалпы құжаттар архивіне келіп
түспесе, орындалмаудың потенциальды клиенті болып есептеледі.
Ертеректе құрылған құрылым қазіргі кезде жақсы автоматтандырылған.
Қағазсыз іс жүргізу мәліметтерді сақтау, іздеу, бейнелеуде қағазды
мүмкіндігінше аз пайдаланып немесе мүлдем пайдаланбай басқару жұмыстарын
компьютерде жүзеге асыру мақсатында қолданылады. Электрондық офис есептеу
техникасын қолдана отырып, электронды компьютер жүйесінде қолданушылар
арасында өзара келісіп, ортақ бір мәмілеге келіп, қиын мәселелерді шешу
мақсатында қолданылады. Қазіргі кезде Microsoft, Borland, Lotus
фирмаларының көмегімен электронды офис құрудың көптеген концепциясы бар.
Желілер мен электрондық почталарды қолдану, ішкі бөлімдер ішінде
құжаттарды бір бөлімнен екінші бөлімге еш уақыт өткізбей жібереді.
Құжаттарды сақтау, басқару, іздеу, архивтеу, құжаттардың ұзақ уақыт архивте
сақталуын басқаруын оңайлатады. Бұл жерде екі маңызды кедергілер бар: ішкі
және сыртқы.
Ішкісі көбінесе адамның әдеттерімен, яғни қарапайым ерекшеліктермен
және әлсіздіктермен байланысты.
Сыртқы мәселеге қағаз күйінде ұсынылған көп көлемді құжаттарды
жатқызамыз. Классикалық үлгілерге хаттар және факстер жатады. Қағаз жүзінде
басқару ісқағаздарының электронды түрге жай ауысуы – мәтіндердің оптикалық
айырып тану (optical character recognition - OCR) технологиясының жақсы
дамығанына байланысты. Осыған байланысты ең соңғы жетістіктерге іс
қағаздарын жүргізуге байланысты электронды технологияның белсенді
енгізілуін жатқызуымызға болады, бұл біздің елде де дамыған. Пернетақтаны
пайдаланбай мәтінді енгізу, дауысты тану технологиясының, индекстеудің және
құжат іздеудің ортақтасуы іс қағаздарын жүргізудің электронды жүйелік
басқарылуының құрылуына негіз болады.
Салық комитетінің алдына қойған мақсаты, ереже бойынша, салықтар және
бюджетке төленуі міндетті басқа да төлемдер туралы заңды күші бар,
Қазақстан республикасы Президенті жарлығының 167 статиясына сәйкес, Салық
комитеті органдарына жүктелген мәселелерден негіз ала отырып анықталады,
олар келесілердегідей:
1. Салық жиналуының, бюджетке төленуі міндетті төлемдердің
толықтылығын және мемлекет алдындағы басқа да қажылық міндеттерді
қамтамасыз ету.
2. Салық төлеушілерге олардың құқықтары мен міндеттерін түсіндіру,
салық төлеушілерді салық заңдарының және салық салымдарының нормативті
құықтық актілерінің өзгерістері туралы дер кезінде хабардар ету, салық
төлеумен, мемлекет алдындағы басқа да қаржылық міндеттерді орындаумен
байланысты, немесе кірістерді жасыру я төмендету мақсатында жасалған, салық
төлеушілердің салық объектілерін жасыруы, салық және бюджетке төленуі тиіс
басқа да міндетті төлемдердің түспеуі не толықтай түспеуіне байланысты
мемлекет шығындануға әікеп соқтырған басқа да салық төлеуден жалтару
фактілерін анықтау.
Салық комитеті келесі негізгі қызметтерді орындайды:
- Салық төлеудің аудандық территорияларында тұратын салық
төлеушілерінен бюджетке түсетін төлемдерді және мемлекет алдындағы басқа да
қаржылық міндеттерді қарастыратын салық заңдары мен басқа да заң
актілерінің орындалуы үшін одан территорияларында бақылау жасауды жүзеге
асырады;
- Салық заңдарының бұзқылуы туралы арыздарды, хабарламаларды және де
басқа ақпараттарды тексеруді жүзеге асырады;
- Салық төлеушіәлер арасында салық заңдарының қолданылуы туралы
түсіндіру жұмыстарын өткізеді;
- Салық төлеу бойынша бюджеттік төлемдер және мемлекет алдындағы басқа
да қаржылық міндеттер туралы есеп беруді құрастырады;
- Декларациялар берілмейтін салық төлеушілер бойыншап есеп беруді
құрастырады;
- Әр тоқсандық (квартальсайынғы) есеп беруді құрастырады және салықты
мәжбүрлі түрде төлету бойынша жүргізілетін жұмыстарды топтайды;
- Әрбір салық төлеушіге жеке счет ашады және оны жүргізеді;
- Орындаушы, құық қорғаушы және басқа да бақылаушы органдармен бірлесе
әрекет етеді, бірлескен бақылау шараларын қабылдайды, өзара ақпарат
алмасуды қамтамасыз етеді.
Салық комитетінің құрылысы салықтық әкімшілікті жақсарту мақсатында
1998 жылы жетілдірілген болатын. Құрылымның жақсартылуы салық комиттетінің
жоғарыда аталған мақсаттарына қол жеткізу үшін және осы мақсаттарға қол
жеткізугше арналған белгілі бір мәселелерді шешу үшін жүзеге асырылды.
Бұл құрылым басты қызмет түрі, төлету, аудит, салық төлеушілермен
жұмыс болып табылатын, аталмыш мекемеге жүктелген негізгі міндеттерге
сәйкес мекеме жұмысын ұйымдастыруға негізделген.
Төменде салық комитетінің функциональдық белгілері бойынша
құрастырылған құрылымы көрсетіледі.
Салық комитетінің басқару объектілері мемлекеттік кәсіпорындар,
кооперативтік және қоғамдық ұйымдар, бірлескен кәсіпорындар, акционерлік
қоғамдар (АҚ), кіші кәсіпорындар, жергілікті халық және т.б. болып
табылады. Әрбір бөлім жүктелген мәселелерге сәйкес қызмет атқарады.
Салық төлеушілермен жұмыс жүргізетін бөлім құрылымының негізгі звеносы
болып табылады және оған келесі секторлар кіреді.
-декларацияларды және басқа да есеп беру түрлерін қабылдау секторы;
-салықтық тіркеу мен жаппай түсіндіру жұмыстарының секторы,
-арыз бен түсіндіру секторы.
Салық төлеушілермен жұмыс қызметі салық төлеушінің салық заңдары
сақтау мүмкіндіктерін максимальді жеңілдету есебінен салық жүйесінің
операциялық тиімділігін жоғарылату құралдары арқылы бюджетке түсетін салық
түсімдерін ұлғайту үшін жағдай жасауға бейімделген. Дәл осы бөлімде жемісті
емес, бірақ көп жағдайда салық төлеушілермен жеке байланыс түріндегі
қажетті қарым-қатынас орын алады.
Бұл бөлімнің функциональды міндеттеріне келесілер жатады: тіркеу және
қайта тіркеу үшін құжаттарды тексеру, ұсыну үшін олардың толықтылығы және
дұрыс толтырылуы; салық төлеушілерге есепке қойылғаны туралы расталған
потенттерді және куәліктерді сауда нүктелеріне паспорттарды беру; салық
төлеушілерден есеп берудің барлық түрлерін қабылдау; есептеулер,
декларациялар нәтижелерін қабылдауды жинақтайтын салық төлеудің әрбір
түріне жауапты жұмысшыларды бекіту; патенттерді беру үшін есеп беруді
құрастыру.
Төлету бөлімі келесі секторлардан тұрады.
Тіркелінбеген және декларацияға кірмей қалған кірмейтін салық
төлеушілермен жұмыс секторы,
Салық инспекциясының АЖ-не жалпы жағдайларда текоптар жүйені жасаудың
әрбір қадамында нақты шешімдерді таңдауға шектеулер жасайды.
Талаптардың құрамы нақты бір жүйенің түрі, белгіленуі (арнаулы),
спецификалық ерекшелігі және қызметтік шартарымен анықталады. Салық
комитетінің АЖ үшін талаптардың келесі топтарын айқындауға болады [2]:
- жүйеге жалпылама;
- жүйенің қауіпсіздігі бойынша;
- ақпараттық бөлімшелерге және жүйелік бағдарламалық қамсыздандыруға,
серверлік платформалар, клиенттердің платформалары, тораптар;
- пайдаланушымен бірге интерфейске;
- мәліметтерді сақтау, БҚБЖ және мәліметтер қоймасының жүйесіне;
- біріктірілген және басқа да АЖ-не;
- жүйені әкімшіліктендіруге және т.б.
Жалпы АЖ-ге талаптар негізінен декларациялық сипатқа ие және жүйені
құру бойынша жұмыстың басты бағыттарына шектеулер қояды.
Салық инспекциялары үшін бұл мынандай талаптар:
- АЖ –нің салық инспекциясы қызметін регламентациялайтын, жалпы
мемлекеттік нормативтік құжаттарға қарама-қайшы келмеуі;
- АЖ-нің даму мүмкіндіктері, талаптардың өзгеруіне орай белгілі бір
жүйе нұсқауларын қанау, көшіру емес, және дле бір жүйені мүлде басқа
жүйемен алмастыру емсес, жүйенің модификациясы мен шын мәнінде
жетілдірілуі;
- Халықаралық және өнеркәсіптік стандарттарға АЖ жасаудағы тірек;
- Жүйенің кеңейтілуін қамтамасыз ету, яғни, АЖ бар, жаңа
компоненттерді қосу мүмкіндігі.
Ақпараттандыру жүйесінде нақты және өнеркәсіптік стандарттарды есептеу
алғашқы кезеңдерде біршама кең тараған техникалық және бағдарламалық
шешімдерден бағдар алуға мүмкіндік береді. Бұл айтарлықтай мөлшерде
мәліметтерді өңдеу жүйесін жетілдіруге және дамытуға кетені шығындарды
азайтады.
Алайда халықаралық стандарттар тек жаппай ескішілдікке негізделген
процестерді және типтік объектілерді қолдайды және регламентациялайды.
Сондықтан салық қызметі автоматизацияның (спецификалық) өзіндік мәселелері
үшін өзі бекіткен ережелерді ұсына алатын, мекемге АЖ құруда берілген
аспектілерді бейнелей алатын, өзінің корпоративтік стандартарын белсенді
жасауы жеке пайдалануы қажет. Салық қызметіндегі корпоративтік стандарттар
келесідей болуы мүмкін: мәліметтер базасы үшін атау таңдау ережесі:
(таблицалар) кестелер, салық инспекциялары бөлімшелерінің өзара мәлімет
алмасу форматтары және тәртіптері; салықты есептеу модельдері;
бағдарламалық өзгергіштік қызметтің түрдің атауы және файлдар; қолданбалы
жүйедегі негізгі экрандық форманың сытқы түрі, есептерді жеткізу;
мәліметтерге ене алу, олардың тұтастығын қамтамасыз ету, мәліметтерді
қорғау тәртібі; пайдаланымдық құжаттарды рәсімдеу; қолданбалы
компоненттердің және жүйенің интеграциясы; типтік бағдарламалық құралдарға
жасалатын ұсыныстар (БҚБЖ жасау құралдары және с.с.).
Өзгермелілерге атау таңдауда бірыңғай ережелерді пайдалану және код
қоюдың бірыңғай стандартарын қолдану-бұл жүйеге енуге жағдай жасауды
қамтаасыз ету үшін маңызды талап болып табылады. Оны орындау бағдарламаның
ішкі логикасын түсінуді едәуір жеңілдетеді. Қабылданған стандарттар мен
белгіленушілердің міндетті орындалуын қамтамасыз ететін шаралары күні бұрын
жасап алу қажет. Анық (нақты) қалыптастырылған стандарттар негізінде
жасалған жүйені қолдау, стандарттардың осыған өте ұқсас негізінде
жасалған, бірақ жасаушылар жиі бұзатын жүйесін қолдаудан гөрі едәуір
айтарлықтай оңай болады.
Бағдарламалау стандарттарын сақтау бағдарламаны оқуды және түсінуді
жеңілдетеді. Бағдарламадағы бір нәрсені өзгертуші немесе бір нәрсе қосушы
бағдарламашы (программист) бағдарламаға салынған логиканы ұғынуы қажет,
бірақ ол бұл логиканы түсінуі үшін көп уақыт жұмсай алмайды. Модульдік
тәсілді пайдалану бағдарлама құрылымын біршама керекті етеді, сондай-ақ
ибұл модульдардың өзі онша үлкен болмауы қажет.
АЖ құрылымы – бұл ішкі кеңістікті – уақыттық байланыстың қатыстылық
тұрақтылығының тәртібі және оның жеке ішкі жүйелері мен ішкі жүйелерінің
функциональды арнаалуын анықтайтын элесенттерінің арасындағы қатынасы,
олардың сыртқы ортамен өзара әрекеті.
Салық комитеті АЖ құрылымы мәліметтер базасының және мәліметер
қоймасының жедел негізде белгілі бір топтағы функциональдық мәселелерін
шешетін, өзара әрекеттегі қолданбалы ішкі жүйелердің өзіндік жиынтығын
көрсетеді.
Салық инспекциясының қолданбалы ішкі жүйесі арасынан қолданбалы ішкі
жүйесі арасынан екі негізгі топты бөліп көрсетуге болады. Жедел өңдеу
жүйелері және шешім қабылдауды қолдау жүйелері.
Бірінші топ салық төлеушілер бойынша біршама қарқынды жедел өңдеу
(іздеу, қатысты қарапайым талаптар, мәліметер жиынтығы т.с.с.) және сақтау
мәліметтерін ендіруге арналған. Мұндай жүйедегі мәліметер бірнеше жылдар
ішінде маңызды болады. Мұндай жүйелерге қойылатын негізгі талаптар
транзакциялар мен кепілділікті мен кепілділікті өңдеудің жоғары деңгейдегі
өндірушілілігі, жүйе бойынша мәліметер базасына алыстатылған ену жағдайында
ақпараттарды шұғыл түрде жеткізу.
Қолданбалы жүйенің екінші тобы мәліметтердің электронды қоймасында
ұзақ уақыттық кезең бойынша әртүрлі ақпарат көздерінен мәліметтердің үлкен
көлемін өңдеуге негізделген. Шешім қабылдауды қолдау жүйесіне көп өлшемді
мәліметтерді талдау құралдары, статистикалық өңдеулер, ережелерді
модельдеу, талдаудың себеп-салдарлығы және т.с.с. кіреді.
Салық қызметінде осы талдау мен салық төлемдерін болжамдаудың келесі
ішкі жүйелері қарастырылады:
- макро және микромитециялық модельдеу;
- кәсіпорындар мен ұйымдардың қаржы-шаруашылық қызметін кешенді түрде
бақылау;
- құжаттық тексеру үшін кәсіпорынды таңдау;
- салық жиналымдарын басқару тән, т.б.
1.2 Бағдарламалық қамтаманы құрастыруға негіздеме
Бұл жұмыста салық қызметі басқармасының материалдық құндылықтар
қозғалысын есепке алатын автоматтандырылған ақпараттық жүйе жобаланып,
жүзеге асырылмақ. Бұл жүйе келесі негізгі функциялардың жұмысын қамтамасыз
етуі керек:
1. Кірістік құжаттар бойынша материалдық құндылықтарды тіркеуге алу;
2. Материалдық құндылықтарды инвентаризациялау және оларды жұмыс
процесіне енгізу;
3. Материалдық құндылықтарды бөлімшелер арасында ауыстыру;
4. Әрбір бөлім бойынша материалдық құндылықтардың санын есепке алу;
5. Жоғарыда аталған операциялар бойынша түрлі құжаттарды дайындау:
кірістік қағаз, материалдық құндылықтарды жұмысқа қосу туралы акті,
материалдық құндылықтарды тарату қағазы, бөлімдер бойынша материалдық
құндылықтардың саны туралы есеп, белгілі бір уақыт аралығындағы материалдық
құндылықтардың қозғалысы туралы есеп беру.
Құрастырылатын бағдарламалық қамтама бөлімдер арасындағы материалдық
құндылықтарды есепке алу және қозғалысын бақылауға арналып жасалынған
автоматтандырылған ақпараттық жүйесін процеске енгізу көптеген қағаз
шығындары мен басқармалық жұмыстарды азайтып, барлық материалдық
құндылықтарды есепке алу бойынша ұйымдастыру жұмыстарын қатесіз орындауды
қамтамасыз етеді деп санаймын.
Жүйені іске асыру Borland Delphi 6.0, сонымен қатар MS Access 2000
жүйелерін қолдану арқылы орындалады. Бағдарламаны құрастыру барысында
негізгі ынта достық интерфейс құру мен қолданушыға бағдарламаны басқару
ыңғайлы болу жағдайларына көп көңіл бөлінеді.
Техникалық қамтамасыз ету – бұл АЖ-і қалыптастыру үшін қлданылатын
техникалық құралдардың кешені боып табылады.
Функциональды мүмкіндіктер тұрғысынан алып қарағанда техникалық
құралдар келесі мәселелердің түрлерін шешуді қамтамасыз етуі қажет:
- салыстырмалы түрде күрделі емес алгоритмдер бойынша
ақпараттардың үлкен көлемін өңдеуді;
- күрделі, логикалық тарамдалған алгоритмдар бойынша
ақпараттардың үлкен емес мөлшерін өңдеуді;
- нақты уақыт мерзімінде бірқатар мәселелерді шешуді;
- алфавиттік-сандық ақпараттар, сызбалар, схемалар, графиктер
мен кестелерді енгізу мен шығарып тастау мүмкіндіктері;
- жаппай базаларда жазылған бағдарламалар бойынша автономдық
жұмыстардың мүмкіндіктері;
- бейнелемелердің орналасуы мен масштабтың өзгеру
мүмкіндіктері.
Техникалық құралдардың кешені ішкі жүйелерді қалыпастыру процесінде
техникалық құралдар кешенінің максимальді тиімділігі жағдайында
ақпараттардың қайта құрылуының негізгі талаптарында біршама толық түрде
жауап беруі тиіс.
Басқарудың ақпараттық процесі жекелеген операциялардың орындалуы мен
олардың кешендері жолымен жүзеге асады. Барлық операцияларды үш кезең
бойынша топтастыруға болады: ақпараттарды алу, қайта ұйымдастыру және
пайдалану. Бірінші кезең экономикалық обьектілердің қызметі процесінде
пайда болатын алғашқы ақпараттарды жинау мен тіркеуді орындайтын
операциялар тобынан тұрады.
Ақпараттарды қайта ұйымдастыру (екінші кезең) операцияларының тобы
мәндер, формалар, құрылымдар және уақыттағы кеңістіктер өзгерісін атқарады.
1.3 Техникалық тапсырма
Жаңа ақпараттық технологиялардың дамуы, жоғары жылдам істейтін және
үлкен еске сақтау қабілеті бар күшті компьютерлердің пайда болуы басқарудың
автоматтандырылған жүйесін жаңа сатыға көтеру міндеттерін қойды. Қазіргі
уақытта түрлі салалардағы адам еңбегіне Pentium 4 компьютері белгілі
жиілігі 2,2 GHz, 512 Mb шұғыл еске сақтау қабілетімен, 80 Gb қатты дискілер
– винчестерлермен енгізілді. Тізбектік технологияның пайда болуы мен
басқарудың автоматтандырылған жүйесінің мүмкіндіктері кеңейді, әрі
жетілдірілді. Осы жүйенің жаңа жаңартырылған нұсқалары пайда болды.
Негізгі мақсат кез-келген салық комитетінің материалдық құндылықтарын
есепке алу бөлімне арналып жасалынатын бағдарламалық қамтама, барлық құнды
заттарды бақылай алатын, тиімді, қолайлы ақпараттық жүйе құрастыру.
2. Бағдарламалық қамтаманы жобалау
2.1 Зерттеу объектісін талдау
Салық комитетінің материалдық құндылықтарды есепке алатын бөлім
жұмысын оңайлататын және автоматтандыратын бағдарламалық қамтама
жұмыскерлер мен қызметкерлердің қолмен санайтын жұмыстарын жеңілдету болып
табылады. Берілген жүйемен жұмыс істеу үшін ең алдымен деректер қорын
жұмысшы бағдарламаның талаптарына сай мәліметтерді деректер қорына
енгіздіру керек. Осы енгіздірілген мәліметтер бойынша бағдарламаның
кейінгі есеп беру, сұраныс құру және баспаға шығару және т.б.
операциялары орындалады. Енгізілген берілгендер берілгендер қорының
кестелерінде сақталынады. Оларды бағдарлама орындалу барысында
өзгертуге болады. Мәліметтерді көшіру операциясын орындағанда мәліметтер
тиісті папкасына көшіріледі. Ал кестелерді сақтау үшін арнайы папка
арналған.
Құрылған бағдарламалық қамтама құрамында ішкі жүйелердің функциялауын
және беріктігін қамтамасыз ету үшін екі есептің біріктіріліп,
шешілуі арқылы құрылады. Бұдан көрсетілген есептер арасында мәліметтер
алмасу деңгейінде болатын байланыс құрылу керек. Мәліметтер бойынша
берілген ішкі жүйе екі негізгі есептерді орындайды. Бастапқыда барлық
материалдық құндылықтар бойынша барлық мәліметтер берілгендер қорына
тіркеледі. Бұл мәзірдің Берілгендерді енгіздіру терезесін ашу арқылы
жүзеге асырылады. Содан кейін осы мәліметтер негізінен есеп беру
және сұраныс операциялары қолданылады.
Бөлімнің толық мәліметі берілгендер қорында сақталынады. Бұл
дипломдық жұмыстың берілгендерін үш берілгендер қорында сақталынады.
Бұл берілгендер қорының ең бастысы мәліметтерді енгізу терезесі
болып табылады. Бұл терезеде материалдық құндылықтардың толық мәліметі
енгізіледі. Осы мәліметтер енгізілгеннен кейін, оларды берілгендер
қорымен жұмыс мәзірінде берілгендер қорын жою, берілгендер қорын
қайта индексациялау, берілгендер қорын басқа қорға көшіру сияқты
әрекеттерді қолдану арқылы берілгендер қорын өңдеуге болады.
Берілгендер қорын тексеру және жөндеу терезесі арқылы
берілгендер қорындағы мәліметтерді өшіруге, көшіруге, өзгертуге
болады.
Жалпы алғанда, бағдарламада үлкен ауқымды мәліметтерді берілгендер
қорына сақтау жұмыс істеуді толық жеңілдетеді. Бұл кез-келген
уақытта қажетті мәліметті жылдам табуға арналған әдіс болып
табылады.
Объектіні анықтау
Delphi тіліндегі бұл модельдің негізгі тірегі қолданылатын кодты
максимальдау болып табылады. Бұл құрушыларға дайын объектерді
пайдалану арқылы қосымшаларды құруды жылдамдату мүмкіндігін береді.
Сонымен қатар, Delphi ортасында өздерінің жеке объектерін құруға
мүмкіндік береді. Құрушылар құра алатын объектердің типтеріне
шектеулік жоқ. Барлығы да Delphi – де жазылған, сондықтан құрушылар
ортаны құруда қолданылатын объектерге және инструменттерге қол
жеткізе алады. Қорытындылай келгенде, Borland немесе басқа да
фирмалардың объектілері арасында және өзіңіз құрған объекттер
арасында ешқандай айырмашылық жоқ [3,4].
Delphi – дің құрамына 270 базалық класстар иерархиясынан сәтті
таңдап алынған негізгі объекттілер кіреді.
Ағындық ақпараттық талдау
Бағдарламаға енгізілетін барлық мәліметтер қолданушының немесе
оператордың көмегімен енгізіледі. Сұраныс беру терезелерінде де
қажетті мәліметтер қолданушының көмегімен енгізіледі.
Енгізілетін негізгі мәліметтер берілгендер қоры кестесінде
сақталынады. Ал құрылған кестелерде орнатылатын өзгертулер бағдарлама
соңында өзінің атымен сәйкес берілгендер қоры кестесінде
сақталынады. Мәліметтерге сұраныс құру арқылы есеп беруге болады. Есеп
беру негізінде берілгендер кесте түрінде баспаға шығарылады. Дайын
немесе құрған есеп беруді бағдарлама орналасқан құжатта сақтауға және
қажет жағдайда оны көруге немесе баспаға шығаруға болады.
Берілген бағдарламалық өнімнің негізі болып берілгендер қоры
саналады. Себебі, барлық мәліметті берілгендер қорында сақтау тиімді
әрі ыңғайлы болып саналады. Бұл қорда 5 кесте сақталынған. Негізгі кесте
бағдарлама негізінде толтырылады және өзгертіледі. Қалған кестелер
берігендер қорында толтырылған.
Lotus Notes жүйесі
Lotus Notes жүйесі – клиент-сервер типтес платформа, ол қосымша
бағдарламаларды құрастыру мен орнату қызметін атқарады. Lotus Notes
жүйесінде қосымшаны дайындау үшін керекті құралдар технологиясы жинақталған
онда ақпаратты бірге қолданылу жағдайы қарастырылған. Lotus Notes жүйесі
қолданушыларға құжатқа тиісті ақпаратты алуға, бақылауға алуға және
ақпаратты жасауға мүмкіндік береді. Бұл ақпараттар әр түрлі форматта
жіберіле алады, мысалы мәтін,бейне,видио мен дыбыс. Әр түрлі ақпараттар
көзінен де, мысалы, компьютерлік қосымша жүйеден, оперативті жүйеден немесе
іскер жүйесінен (Line of Business Systems), сканерлер немесе факс-
аппараттардан жіберіле алады. Қолданушылар торапқа Lotus Notes
жүйесіндегі әр түрлі қолданушылық графикалық интерфейстер
(Windows,Mac,OS2,Unix) арқылы қол жеткізе алады.
Lotus Notes жүйесіндегі ең негізгілері:
1. Басқа қолданушылармен хабарласу, тораптық ресустар мен ақпаратқа
қол жеткізу үшін жалғаз әрі тұрақты қолданушылық интерфейсі
болады.
2. Күрделі құжаттармен жұмыс істеудің икемділігі, ол құжаттар әр
түрлі ақпарат көзінен болса да бола береді, мысалы компьютерлік
қосымшалар, жаңалық каналдары, сканирленген бейне мен құрылымдық
реляциялық жүйелер.
3. Жұмыс істейтін топ үшін қосымша бағдарламаларды тез құру ортасы.
4. Ақпаратқа қол жеткізу кезінде толық әрі барлық деңгейдегі
қорғаныш жүйесі.
5. Қоланушылар үшін жаңа ақпаратты тираж бойынша кобейту.
6. Ашықтығы мынада ол тораптық және компьтерлік оперативтік
жуйелерді қабылдай алады, мысалы компьютерлік қосымшалар, сыртқы
мәліметтер көзі, хабарламаны жіберу жүйесі мен АРІ интерфейсті
қосымша бағдарламаларды құрайды.
7. Масшатабы өте ауқымды ол екі адамнан тұруы мүмкін немесе
мыңдаған адамдардан тұратын корпоративті ұйым да бола алады.
8. Бизнес-процесті жасау технологиясы үшін клиенттік және серверлік
бағдарламалық модульдерінің әр түрлі элеметтерінің оңай
тасымалдануы.
Қолданушының жұмыс істейтін (Workspace) кеңістігі Lotus Notes
жүйесіндегі графикалық қолданушылық интерфейсі Windows, Mac System7,OS2
Unix жүйесінде жұмыс жасаған қолданушылар үшін таныс болып келеді.
Lotus Notes жүйесіндегі жұмыс кеңстігі алты терезеден тұрады, онда
пиктограммалар орналасқан және Notes жүйесіндегі мәліметтер қорындағы
құжатты құрайды. Қолданушы экранда терезелерді озінің қалауы бойынша
орналастыра алады. Notes қорындағы құжаттарда мәліметтерді сақатауда
қолданушы объектілермен әр түрлі әрекет жасай алады, мысалы өз торабындағы
ақпаратты өзгерте алады.
Мәліметтер қорын құрайтын күрделі құажаттар Notes Forms бланктері
арқылы жаңартылады, құрылады және WYSIWYG редакторы Notes жүйесіндегі
объектілерді редакторлейді.
Lotus Notes жүйесі әр түрлі басқа да қосымша бағдарламалармен
бірегей жұмыс жасау үшін OLE құралын қолданады. Кез келген ұйымда ертелі
ме кеш пе ақпараттарды реттеу керек болады. Анықтаушы фактор ретінде уақыт
шығада сол аралықта ізделінді ақпараттын табылуы.
Электронды құжаттарды басқарудың негізі архив болып табылады. Онда
құжаттардың ішіндегі мәлімет маңызы жойылғанша сақталынады.
Электронды құжат дегеніміз электронды құралдар арқылы текстік немесе
графикалық файл түрінде құралған барлық құжаттарды айтады. Электронды
архив аты аппаратты-бағдарламалық құралдар мен технология кешендері
электронды құжаттарды дайындау үшін жасалады.
Құжаттарды басқару жүйелері DOCS OPEN
DOCS OPEN бағдарламалық кешен (PC DOCS Inc. компаниясы) әкімшілікке
электронды архив жасауға мүмкіндік береді. Жүйе сақтау, іздеу және
ақпаратты өңдеу үшін арналған.
Жүйе қазіргі заман талабына сай клиент-сервер архитектурасымен
жасалған. DOCS OPEN екі сервері бар: кітапхана серверінде құжаттар
карточкасы сақталады, екінші түрі құжаттар сервері онда құжаттар сақталады.
Осы екі сервер де бірден компьютерде жұмыс істей алады. Жүйеде қосымша
толық тексттік индекс сервері бар. Кітапханалар сервері ретінде SQL Server
қолданады. Мәліметтер қорын бақару жүйесі екі негізгі қағидан тұрады: ANSI
SQL –мен жұмыс істей алуы керек және ODBC-драйвері болу керек. Құжаттар
сервері кез-келген тораптық операциялық жүйеде жасалына береді.
Негізгі көңілді компания Novell NetWare мен Windows NT-ге бөледі.
Құжаттарды сақтауды келесі қағидалар бойынша қадағалауға болады:
DOCS OPEN-де құжаттарды сақтау схемасы тораптық файллдық жүйе мен
иерархиялық жүйеде файлдарды сақтау.
Құжаттар файлдарда сақталады олар файлдық серверде сақталады.
Сирек қолданатын құжатты жартылай автоматты түрде жойылуы
қарастырылған.
Құжаттар сақталған орындарында түзетіледі.
Мәліметтер қорындағы сақталатын атрибуттар бойынша құжаттар
класификацияланады. DOCS OPEN жүйесінде әр бір құжат карточкалық тізімге
алынады.
DOCS OPEN жүйесі толық текстік индекстеумен қамтамасыздандырылған.
Бұл құралдар құжатты мазмұны бойынша табуға мүмкіндік береді.
DOCS OPEN жүйесінің іздеу мүмкіншілігі QBE (Query By Example)
үлгісіне негізделген. Құжатты іздестіру үшін мүмкін болатын құжаттың
карточкасын толтыру керек. Жүйе осы берген мәлдіметтер бойынша құжаттарды
шығарып береді. Қолданушыға құжаттарды бумаға біріктіруне мүмкіндік
берілген.
DOCS OPEN құжаттарды бөлшіп жинау мүмкіндігі бар. Құжаттар әр дайым
бастапқыда сақталған серверде болады. Құжат қолданушыға өңделу керек болған
жағдайда беріледі.
Құжатқа өзгертулер енгізілгеннен кейін сол сақталған жерінде түрі ғана
өзгереді. DOCS OPEN локальді диске уақытша көшірілген құжатты түзетуге
рұқсат береді.
DOCS OPEN жүйесінің ең басымды қасиеті ол реттеу мен алыстағы ақпарат
қорына енуге мүмкіндік беруі.
DOCS OPEN жүйесі құжаттарды қорғау құралдары өте жоғары, ол құжатқа
берілетін рұқсатты тексеріп болған соң құжатты ұсынады.
Қосымшалармен DOCS OPEN құрамын енуде ақпаратты өзара алмасуда Lotus
Notes модулі, яғни Interchange for Lotus Notes қолданылады.
DOCS OPEN жүйесі сонымен қатар Action WorkFlow жүйесімен етене
байланыса алады немесе қарапайым Action DocRoute және WorkRoute
бағдарламаларымен де.
Жүйенің кемшілігі индексацияға сезімталдығы мен іздеу кезіндегі
енгізілген мәтінді анық берілу керектігі.
Excalibur EFS құжаттарымен басқару жүйесі
Электронды құжаттарды басқаруда басқа да құралдар мысалы, Excalibur
Technologies Corp фирнмасының тауары Excalibur EFS. Солтүстік
бағдарламалық қамтамасы Unix операциялық жүйесінде жұмыс істейді, ал
клиенттік жұмыс орындағысы MS Windows және Windows 95 операциялық
жүйесінде жұмыс істейді. Учеттық карточка мәліметтер қоры ретінде МҚБЖ
Oracle, Informix, Sybase және Ingres қолданылады. Бұл жүйе ең соңғы шыққан
технологияны қолданады, олар нейрондық торап пен жасанды интеллект. Анық
емес іздеу клавиатурадан енгізілген символдың қате екенін, іздеу
салғандағы текстте кездесетін қателерді азайтады. APRP бейнені оригиналына
жақындатып тану технологиясы пакет базасы болып табылады және ол нейрондық
торап арқылы іске асырылған. Құжат мазмұнын автоматты түрде индексациялауды
қамтамасыз етеді. Бұл кілттік сөзді тандауды керек етпейді және құжатта
анық емес іздеумен кез-келген сөзді іздеуге мүмкіндік береді.
Excalibur EFS пакеті ақпаратты іздеу кезінде қолданушыға басқа да
іздеу режимдерін ұсынады:
• құжаттардың атауы бойынша анық емес іздеу;
• берілген синоним бойынша барлық мәтінде ассоциативті іздеу;
• пиктограмма бойынша файлдарға тікелей қол жеткізу;
• мәліметтер қорының қарапайым стиліндегі сұраныс;
• кілттік сөз бойынша бүкіл мәтіндегі іздеу;
• барлық мәтінде логикалық іздеу.
Жүйеде орысша интерфейс бар және орысша мәтінмен жұмыс істеуге
мүмкіндік береді.
Staffware құжат айналым жүйесімен жақсы байланыса алады.
Бұл пакеттің кемшілігіне оператордың архивке құжаттарды енгізу жұмыс
істеу орны Unix немесе MS Windows (бірақ Х-терминалдың эмуляция режимінде)
операциялық жүйесінде істейді. Файлдарды кітапханаларға орналастыруда
оператордың жоғары квалификацияны талап етеді. Бір қолданушы үшін бұл тауар
өте жоғары бағада.
Action Worflow құжат айналымын басқаратын пакет
Ақпаратты білімді сақтағанымен, құжаттармен дұрыс жұмыс істеу
маршрутын анықтауда және орындау тәртібін ұйымдастыру қажеттілігі
туындайды. Ақпаратты өңдеуде жасалған маршруты мен керек құжатты ретімен
немесе параллельді түрде жіберу жоқ болса, онда сіздің қол астыңызға бос
маршрутизатор беріледі. Ол DOCS OPEN жүйесінде құрылған, жүйені қолданушы
тізімі бойынша немесе қолданушы тобынан корреспонденттер адресін таңдап,
жұмыс уақытын белгілеп, жұмыс деңгейін көріп (жеттіоқылдыіске асырылды
же т.б.), ақпаратпен жұмыс істеу тарихын бақылауға мүмкіндік береді.
Құжаттардың жүру маршруттарының тұрақты түрлері болған кезде Action
Technologies компанисының Action Worflow тауарын қолданған жөн.
Қазіргі бет алып отырған бағыттың ең күрделісі мен жауаптысы – ол
ұйымдағы процестерді машинаға түсінікті тілге аударуда дұрыс құрал таңдау,
ол оңай, әрі қарапайым, сол қолданылатын ұйымның терминінде сипаттап жазуды
жеңілдетер еді. Мұның барлығы жүйенің құралдық жүйесіне енгізілген әдісті
анықтайды. Әдіс жасалынып жатқан қосымшаның жылдамдығы пен сапасын
анықтайды, тауарды жасау бағасын, жүйенің жаңартылатын қасиеттері бар
жаңасын жасауға мүмкіндік береді. Әдістің жоқтығы немесе қате әдісті
қолдану жаман нәтижеге алып келеді. Сол себепті әдіс таңдалуы жүйенің
проектілеу жылдамдығына ғана емес, нәтижеге де ықпал етеді. Графикалық
жүйеден айырмашылығы онда құжатпен байланысты іс-әрекетті немесе жай ғана
құжат бір субъектен екінші субъектке берілуі іс-әрекетінің әрбір қадамы
вектор түрінде көрінеді. Мұнда схеманың дұрыс функционирленуіне жауапты
адамға құжатты жіберу кезінде кездейсоқ пайда болатын жағдайлар үшін
жауапты болады. Action Worflow әдісінде екі субъект арасында пайда болатын
жағдайлардың түр түрі бар. Процесті керек сценари бойынша іске асыру үшін
бизнес-процесс картасына енгізу керек.
Action Worflow негізгі ерекшекліктері:
• әдіс адам факторын ескереді;
• адрес ретінде нақты бір жұмыскер есімі емес, олардың қызметі
пайдаланады, бұл қайшылықтар туғызады;
• жасалған процесс картасы өзін статистикалық жабықтығына тексереді:
құжат ешқайда жіберілмейді немесе белгісіз себептермен тоқтап
қалмауы керек. Сұраныс жіберген адам нәтиже жөнінде хабардар болуы
қажет;
• орындалудың анық жүйесінде егер белгілі бір жұмыстың орындалуына
нақты мерзім берілсе, жұмыскер уақытында аяқтамағаны үшін сіз көрсетіп
берген штрафты жүйенің өзі тағайындап тұрады;
• жұмыс орнында қолданушы өзінің саласы бойынша терминдерді қолданады-
карта жасау барысында, сіз өзіңіз жұмыскерлер үшін терминдерді
айқындап бере аласыз;
• нақты уақытта ақпаратқа тек қана сол ақпаратпен жұмыс істеуге тиісті
(рұқсат берілгендер) адамдар ғана жұмыс істей алады. Жүйе әкімшілігі
тек қана процесс (іске қосылды, активацияны күтуде, аяқталды)
жағдайын көріп отырады;
• енгізудің этаппен жүріп өтуі;
• жүйенің ашық интерфейсі бар және бар қосымшаларға өте алады.
Жүйе үш бөліктен тұрады, олардың әр қайсысы белгілі бір мәселені
шешуге міндеттелген жұмысты атқарады. Олар негізінен әкімшілік ішіндегі
жұмыскерлер арасында карта жасауда оңай, әрі тез жол табуды сілтейді.
Жүйенің ядросы болып AWS Manager модулі болып табылады. Ол картада
көрсетілген жұмыстың іске асырылуын қамтамасыз етеді. Сонымен қатар белгілі
бір жұмыс этабына жүктелген жұмыскерлердің жұмысты орындауы мен қателік
жіберген жағдайында штрафты тағайындауды қамтамасыз етеді. AWS Manager-ге
АРІ ашық порты берілген. Оның көмегімен керек процесс туралы ақпарат алуға
болады: кім дәл осы уақытта проблемамен айналысып отыр, керегінше уақыт
аралығын белгілеу және жұмыскерлердің де, өңдеуге жіберілген ақпар тізімін
алуға мүмкіндік береді.
AWS Builder тауары процесс картасын құру мүмкіндігін береді. Онда
өзгертулер енгізуге, жаңа қызметкерлерді енгізуге және де қызметімен бірге
енгізуге, әр түрлі жұмыс этаптарының уақытын белгілеуге, штраф санкцияларын
белгілеуге мүмкіндік қарастырылған. Ең маңызды әрі соңғы компоненті ол
процесс картасын статикалық тұйықтығына тексеру, бұл деген сөз оның бизнес-
процестің ешқайда кетуге рұқсат береді.
AWS Analist тауары іскерлік процесстерді модельдеу құралы болып
табылады. Оның көмегімен бизнес-процесті уақыты бойынша немесе кеткен
шығын бойынша оптималдауға болады.
Ескеретін нәрсе модульдеу шешімі қажеттілікке байланысты, бірінші
өзіңізде электронды архив жасап алып, содан соң басқаруды орындау жүйесін
немесе керісенше де болады. Екі компонент те бір-біріне оңай ауысады және
де басқа да қосымшаларға да.
Staffware электронды құжат айналым пакеті
Электронды құжат айналымының технологиясын ұйымдастыру қызық және де
іскер процестерді Staffware құралдық сферасының негізінде клиент-сервер
технологиясын автоматтандыру.
Бұл орта workflow класына жатады және келесідей ерекшеліктерден
тұрады:
• көптеген орындаушылар санымен коллективті көмек;
• динамикалық басқару және жұмыс орындалуын қадағалау;
• Windows және Unix қосымшаларымен етене байланыса алу;
• әр түрлі платформаны қолдану.
Staffware құжат ағымын қарапайым жолмен маршруттауға мүмкіндік береді
және де күні мен уақыты бойынша құжаттың орындалуын қадағалайды. Болашақта
ашық жүйе болып табылатын Staffware келген құжаттың автоматты түрде
енгізілуін қамтамасыз ететін, құжат архивінің енгізілуін, ақпараттың
криптографиялық қорғаныс же т.б. қосымшаларымен өзара байланыса алады.
Сыртқы процедуралармен байланыс DDE және OLE құралдарының көмегімен іске
асырылады. Құжат айналымының ең мықты жүйесі үшін Staffware on Oracle
мен Staffware on Informix версиясы бар. Жұмыс орындарынан құжаттардың
жүріп өтуін қатал алгоритмды қолдана отырып, электронды құжат айналым
жүйесі ұйым құрылымының жұмысты группа бойынша бөлу мен рольдік қатынас
өзгерісіне тез үйренуі мүмкін.
Электронды құжат айналым жүйесінің өсуі жаңа процедуралар
дайындалуынан кеңейеді.
Staffware-де процедуралардың құрылымды бағдарламалануы өте оңай:
процедура::={1-қадам, ... і-қадам,... к-қадам}
қадам::=адресат+форма+іс-әрекет
адресат-қолданушы (группа)рольайнымалы форма-толтырылатын өріс+бірге
жүретін текс+көмек+іс әрекеттің сыртқы процедуралардың орындалуы-маршрут
бойынша бағытталу+шарттың тексерілуі (уақыт, оқиға, сценарилер)+ сыртқы
процедуралардың орындалуы
Staffware-де ыңғайлы процедураларды құратын графикалық құрушы
енгізілген, құжаттардың жүріп өту маршруттары мен оларды өңдеуші алгоритмі
кқрнекі көрсетілген.
Электронды құжат айналым Staffware ортасының құралдарын қолдануда
онда коптеген процедуралар ұсынылған. Олар модифицирленеді және
толықтырылады.
Әр бір процедура құжатпен байланысқан олардың ішіндегісінің бірі ата-
ана, ал басқалары ұрпақтары.
Бөлек құжат басқа құжаттардың ата-анасы бола алады және де басқа
құжаттардың ұрпағы бола алады. Құжаттар арсындағы қатынас бір жағынан
олардың процедуралармен байланысы және құжаттың ішкі сипаттамасы басқа
бір жағынан құжаттар ағымында оны идентификациялайды. Бұл идентификатор
тез іздестіру мақсатында архивті ұйымдастыруда қолданылуы мүмкін.
Ұрпақ-құжаттар MS Windows қосымшаларына қол жеткізілетін Staffware
процедураларының қадамдарын орындау барысында жасалынады. Оның құрамында
тексттік процессорлер, электронды кестелер, мультимедиялық процесстер және
т.б.
Құжаттардың архивін дайындауда мәліметтер қорының ақпараттық моделі
жасалған. Олар келесі талаптарға сәйкес келеді:
• иерархиялық құрылысты, әр түрлі серверлерде орналасады және
рұқсаты шектеулі;
• құжаттарды типтері бойынша кластарға бөлу (келгендері,
кететіндері, ішкі);
• құжаттың өмір тарихы тіркеу журналында барлық жұмыс түрлерімен
жүргізіледі (кім, қашан және не істеген бұл құжатпен);
• басқа құжаттар туралы ақпаратқа қол жеткізу, алдынғы ата-ана
құжатпен немесе кейінгі ұрпақ құжатпен байланысқа қол жеткізу,
осы құжаттарға да қол жеткізу;
• мерзімдік иерархиялық топқа біріктірілген құжаттар әр түрлі
рұқсат деңгейімен (бума аналогы, шкафтар және т.б.) архивте
орналасуын өзгертусіз қол жеткізу.
Ақпараттық модельдеумен қатар құжат айналымындағы әр бір процедуралар
үшін функционалды модельдеу жүргізілуі тиіс.
Қорыта айтатын болсақ, әдістер комбинациясы мен офистік құрал
автоматизациясы, мәліметтер қорын басқару жүйесі (енгізу, сақтау мен
құрылымды ақпаратты іздеу), workflow жүйесі (басқару, маршрутизация мен
құжаттардың координаттық ауысуы, дәл уақытында өңделуін қадағалау) мен
электронды құжаттарды басқару жүйесі (енгізу, сақтау, құрылымды емес
құжаттарды іздеу) сонымен қатар бағдарламалық тауардың интеграциясы, осы
іске асыратын әдістер, комплексті түрде есепке алу іс әрекетті қамтамасыз
етеді.
Электронды құжаттарды басқару жүйелері
Электронды құжаттарды басқару жүйесі (ЭҚБЖ) келесі мақсаттар үшін
арналған:
• құжаттық қамтаманың интеграциялық процесі бірігей ақпараттық
жүйеде құжаттарды басқару;
• басқарушылықтың ақпараттық жоғарлауы мен ақпараттық сақталудың
көбеюі нәтижесінде қызметкерлердің де жоғарлауы, орталық
ақпаратты өңдеу, құжаттарды іздеу кезінде жұмсалатын уақыттың
азаюы, сәйкесінше есеп беру мен баяндамалардың да, сонымен қатар
есеп берудің толық және ақиқатқа жақындығының арқасында;
• қағаздық іс қағаздан электронды түрге өтуінің арқасында
құжаттарды басқару құжаттық қамтаманың арзандауына алып келеді,
көшіру мен қағаз құжаттардың берілуінің бағасының төмендеуіне
себепкер болады;
• бағасының кемуі мен архивте құжаттардың оригинал түрін іздеуде
аз уақыт кетуі нақты адресінің электронды түрде алуына тікелей
байланысты;
• әкімшілік шекарасында ақпараттық процестің интеграциясы ;
• жаңа сапалы ақпараттық қорын жасау келесі құжаттық қамтаманың
басқару процестерінің жаңалауына және құжаттармен жұмыс істеу
технологиясын жаңалауға ықпал етеді.
ЭҚБЖ жүйенің ақпараттық-ұйымдық құрылымына сәйкес болуы керек. Бұл
құрылымның жаңа модификациялануын қамтамасыз етуі қажет.
ЭҚБЖ құжаттарды басқаруда құжаттық қамтаманың процестерінің
автоматтандырылуына арналған, сонымен қатар:
1. енгізу, сақтау, іздеу мен ұйымдық-реттеуші құжаттарды шығару
дайындық процестері;
2. енгізу, сақтау, іздеу мен стандартты құжат формасын шығару
дайындық процестері;
3. іс қағазды басқару (құру, өңдеу мен құжаттық сақтау архивының
жүйелігі).
Автоматизация объектісі болып мына процестер табылады:
• құжаттарды құру;
• есепке алу, жүйелілік пен архивты сақтау, іздеуді дайындау
мен ұйымдық-реттік, есептік-статикалық, есепке алу,
жоспарлық, ақпараттық-анықтамалық және басқа басқарушылық
құжаттарды алу;
• құжаттармен жұмыс (беру,есепке алу, орындауды қадағалау
жәнет.б.).
Жүйеге негізгі талаптар келесідей болмақ. Ақпараттармен алмасу үшін
жүйеде копоративті торап қолдануы керек. Оған локальді және алыстағы
қолданушылық тораптар қосылуы қажет.
ЭҚБЖ электронды почтамен байланыста болуы керек және де құжат
айналымды басқаруды автоматтандырылған жүйемен де. Жүйе 24 сағат бойы жұмыс
істеуі керек; диагностика жасайтын құралдары жәнересурста қолданатын
ағымдық жүйенің жағдайының индикациясы болуы керек; жүйенің сандық өсуін
және функционалды қасиеттерін ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz