Кәсіпорын құжат айналымының инфроқұрылымын жақсарту жолдары

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 20 бет
Таңдаулыға:

3. Тарау .Кәсіпорын құжат айналымының инфроқұрылымын жақсарту жолдары
3.1 Электронды құжат айналымының инфрақұрылымын автоматтандыру тәсілдері
Қазіргі заманғы құжат тек ақпарат тасымалдаушы ғана емес, оның
өте маңызды қасиеттері - жоғалып кетуі, мерзімінде орындалмауы,
мұрағаттарда жатып қалуы, сондай-ақ белгісіз жерде тұрып қалатын
қасиеттерінің де болатындығы бәрімізге белгілі.
Құжаттарды дұрыс жолмен жүруге және тәртіпті болуға, өздерінің
тәртібіндегі адами факторларды азайтуға қалай мәжбүрлеу керек? Осы
тұйықтан шығатын жол, бүгінгі таңда бәрімізге белгілісі - автоматтандыру. Яғни, БҚҚ қызметінің жұмыстарын автоматтандыру. Әлемдік тор, Жер шарын, шырмап алғанша, ақпараттардың көбісі күннен-күнге электрондық түрде айнала түсіп іс жүргізуді автоматтандыру өмірлік қажеттілікке айналуда.
Құжат айналымынын автоматтандыру үшін, іс қағазларын жүргізу теориясына іс қағаздарын жүргізудің бірынғай мемлекеттік жүйесіне - ЖБМЖ жүгіну кажет.
ІЖБМЖ - бұл, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіпорындарда іс жүргізу
процестерін айқандайтын және регламенттейтін қағидалардың, норма-
тивтер мен ұсынымдардың ғылыми реттелген кешені. ІЖБМЖ КСРО-да
пайда болған, және оған МемСТ-р, заңнамалық актілер, директивалық
органдардың шешімдері қосылған, және онда құжаттар жасау мен ресімдеу- дің бірынғай қағидалары, құжат айналымының ұтымда принциптері есепке
алу-анықтамалық ақпаратты жасаудың бірыңғай қағидалары, құжаттардың
орындалуын бақылау нысандары мен әдістері, іс номенклатураларын
жасау қағидалары мен оларды қалыптастыру принциптері, істерді кейін
сақтау мен пайдалануға дайындау қағидалары, еңбек тиімділігін арттыру
бойынша ұсынымдар мазмұндалған. ЖБМЖ-нің кең бір ережелері міндеті,
басқалары ұсынымды сипатта болады.
Қазақстандағы қазіргі заманғы құжат айналымы кеңестік билік жүргізу жылдарынан мұраланған және тұрақтанған жүйені білдіреді.
Кеңестік құжат айналымы жүйесі, ең алдымен, қатаң түрде вертикалдық бағытталуы мен сипатталады. Яғни, ұйымға келіп түсетін барлық құжаттар,
тіркелген соң басшыға баяндалады. Басшы құжатты қарап шыққан соң бұрыштама қояды, онда жауапты орындаушыны көрсетеді. Бұдан әрі құжат, құжатты орындайтын, немесе оны өзінің бағыныштысына орындауға жіберетін жауапты орындаушыға келіп түседі, міне осылайша құжатқа бұрыштамалар қойыла отырып, қызмет иерархиясы бойынша төмен қарай
жылжи береді. Құжат орындалып болған соң, ол төменнен жоғары қарай кері жол жүреді,соңында оның орындалғандығы туралы баяндалады.
Біздегі құжат айналымы тәжірибесінің батыстықтан бір принципті айырмашылығы, құжаттың орындалуын бақылайтын органның болуы.
Құжатты жауапты орындаушыға жіберудің алдында, ол мекеменің іс жүргізуінде бақылауға алынады, Яғни, үшінші тұлға - іс қағаздарын жүргізуші - құжатты кім орындап жатқандығын және ол қашан орындалатындығын әрдайым біліп отырады.
Батыстық құжат айналымы көлденең схемаға ұмтылады. Бұл, мекемеге келіп түскен құжаттар жоғарыға баяндалмай бірден орындаушыға
жіберілетіндігін білдіреді.
Қазақстандық құжат айналымының батыстық құжат айналымынан айырмашылықтары тарихи жағынан, әр елдердегі іс жүргізу әртүрлі қалыптасқан. Дәлірекайтар болсақ, қандай да бір халықтың менталитеті мен мәдениетіне қарай тиісті құжаттама жасау жүйесі жылдар бойына қалыптасады. Дәл осы принципті айырмашылықтар біздегі және батыстағы іс қағаздарын жүргізу әдістеріндегі өзгешелікті айқындайды. Бұрынғы кеңестік елдерде, оның ішінде Қазақстанда да электронды құжат айналымын ұйымдастыру автоматтандырудың батыстық жүйелерін қолдану кезінде осы айырмашылықтар ескеріле отырып жүргізілуге тиіс. Іс қағаздарын жүргізудің автоматтандыру жүйелерін жіктеу үлгісі Іс қағаздарын жүргізу және құжат айналымы терминдерін алмастыру нәтижесінде, отандық және батыстық әдістердің айырмашылығына,бизнес-процестерді жүргізудің күрделілігіне қарай, ақпараттық технологияларда рыноктағылардың арасынан іс қағаздарын жүргізуді автоматтандыру жүйелерін ұйымдастыру талаптарына сәйкес келетінін таңдау, белгілі бір қиынықты туғызады.
Іс қағаздарының жүргізуіне қарай, жүйелер отандық және батыстық іс
жүргіуге бағдарлануы мүмкін. Іс жүргізу міндеттеріне қарай, мұндай жүйелер:1) тұтас БҚҚ қызметінің жұмысын, 2) тек құжат айналымын,
3) тек архивтік және іздестіру міндеттерін 4)құжаттарды бақылауды және есепке алуды автоматтандырады.
Жүйелерді құрушылар бойынша бізді бағдарламалық, қамтамасыз етуді
әзірлеушілердің батыстық, ресейлік және қазақстандық жүйелері қызықтыратын болады.
Іс жүргізу міндеттеріне және қолданылатын ақпараттық технологияларға
қарай жүйелер:
1) ҚБЖ - құжаттарды басқару жүйелері;
2) IПАЖ - іскерлік процестерді автоматтандыру жүйелері;
3)ТЖУЖ - топтық жұмыстарды ұйымдастыру жүйелері;
4) электрондық мұрағаттар;
5) ҚОБАЖ - құжаттардың орындалуын бақылаудың автоматтандырылған
жүйелері болып бөлінеді.
Соңғы жіктелімге сүйіне отырып, әрқайсысының міндеттері мен сипаттамаларын жан-жақты қарастырамыз.
ҚБЖ - Құжаттарды басқару жүйесі, батыстық термин - EDMS - Electronic
(Enterprise) Document Management System. Мұндай атау бекітуге негізделген, яғни іс жүргізуде және құжат айналымында бар болуы "құжаттарды басқару" жалпы ұғымы болып табылады. Осы сыныптағы жүйе, яғни құжаттың жобасын әзірлеуден және жасағаннан бастап, құжаттар айналымы мен құжаттарды сақтауды қоса отырып, іске есептен шығарғанға дейін, іс жүргізуге жүктелетін міндеттер кешенін автоматтандыратын әмбебап болып есептеледі.
КБЖ өнеркәсіптік БҚБЖ-не Oracle, Informix, MS SQL Servir, Sybase нетізделген. Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру ДҚ-да да, және файл
жүйесінде де жүзеге асырылуы мүмкін. Нақты бір БҚБЖ-не қатаң байланыс- тыру мен іркілістен кейін қалпына келудің күрделілігі, файлдық жүйеде
сатылатын ақпараттардың қауіпсіздігінің төмендігі ДҚ-да сақтау кемшіліктері болады. Пайдаланушылар арасында құжаттар алмасу, құжаттарды маршруттандыру мен алмасу қосалқы жүйесімен жүзеге асырылады, көбінесе осы қосалқы жүйенің рөлін workflow-жүйелері орындайды. Көптеген ҚБЖ-лер әртүрлі құжаттардың әртүрлі атрибуттарын тапсыру үшін анықтамалардың, тіркеу-бақылау карталарының редакторлары мен (дизайнерлермен) жабдықталған.
ІПАЖ ( Іскерлік процестерді автоматтандыру жүйелері) немесе workflow-
жүйелері. Сондай-ақ WMS - Workflow Management System термині де қолданылады. Мұндай жүйелердің жұмыс істеу негізіне жұмыстар ағыны ұғымы алынған, яғни ВPR-да бизнес-процесс айқындалатын ұғым.
Базалық бірлікпен ІПАЖ-де жұмыстар бар, ол берілген тәртіппен
және берілген орындаушылармен белгілі бір талаптарда орындалуға тиіс.
Жұмыстарды орындау әр түрлі уақыт арасында жүргізілуі, уақыт пен
мазмұны бойынша бақылауға алынуы мүмкін, онымен құжаттар, тапсырмалар, бұрыштамалар және т.с.с. байланысуы мүмкін. Жұмыстар
маршрутының графикалық редакторының болуы мұндай жүйелердің
ажырамас бөлігі болады. Жүмыстарды параллельді және бір ізге салынған тәртіппен орындай отырып қатаң, еркін әрі аралас бағдары болуы мүмкін.
Басқа қосымшалармен шоғырландыру үшін ашық интерфейстер мен
механизмдердің болуы осындай жүйелерді оң сипаттайды. ІПАЖ, ең алды-
мен, құжаттар айналымын және кертартпалық көп кадамды кеңселік опера-
цияларды автоматтандыру үшін қолданылады.
ТЖҰЖ - Топтық жұмыстарды ұйымдастыру жүйелеріне негізделген
жүйелер. ТЖҰЖ-не, ең алдымен, Microsoft Exchange, Lotus Notes и Novell
GroupWize жатады. Топтық жұмыстарды ұйымдастыру жүйелері, мәні бойынша, пошталық бағдарламалардың ұлғайтылған нұсқаларын білдіреді
және алғашында, құжаттармен емес, топта - ақпараттар алмасуды, хабар-
ламалармен алмасуды ұйымдастыруға арналған болатын. Құжаттар мен
алмасу жүйесінде groupware-жүйелерін дамыту, осы жүйелерді өндірушілер арасындағы рынокта бәсекелестіктің өсуіне байланысты болып
отыр. ТЖҰЖ аз форматындағы деректер қорының шектеулі көлемі мен
сипатталады немесе толық мәтінді іздестірудің дамымаған жүйесімен, SQL
ішінара қолдаумен, ҚБЖ-мен оdbc-байланысу мүмкіндігі бар. ТЖҰЖ плат-
формасында құрылған жүйелер, платформаның негізгі кемшіліктерін
қабылдайды, және ең алдымен, құжат айналымын, сондай-ақ бақылау-есепке алу міндеттерін, сақтау және іздестіру міндеттерін автоматтандырады.
Электрондық архив - ең алдымен, құжаттардың,электрондық кө-
шірмелерін іс жүзінде сақтауға және оларды іздестіруғе арналған ав-
томаттандыру жүйесі, бұған ҚОБАЖ міндеттері қосылуы мүмкін. Құжаттар не ЖЖ (ОС) файлдар жүйесінде, не ДҚ (БД) сақталады. Құжатты
іздестіру, құжаттардың атрибуттары бойынша да, және мазмұндары
бойынша да жүзеге асырылады. Дербес немесе клиент-серверлік ҚБЖ
негізделеді.
ҚОБАЖ - құжаттардың орындалуын бақылаудың автоматтандырылған жүйесі. Мекеменің барлық құжаттамаларын есепке алу, сондай-ақ бақылауға қою және құжаттардың орындалуын бақылау осындай жүйе
міндеті болып табылады. Іс жүзінде, жүйе, дербес КБЖ негізделе
отырып, құжаттарды тіркеу және бақылау журналдарын немесе тіркеу-
бақылау карточкаларын жүргізеді, орындауды аяқтау мерзімінің
жақындағаны туралы, мерзімі еткен құжаттар туралы белгі беріп,
есеп түрінде ақпараттар береді. Жүйе іс қағаздарын жүргізу мамандары мен
бақылау тобына арналған.
Жалпы, жоғарыда баяндалған барлық жүйелер типтері: үш деңгейлі
"клиент-сервер" моделіне негізделе отырып масштабтаудың, бөлу
кабілеттілігі, қашықтағы топтардың және мобильді пайдаланушылардың
жүмыстарын, Интернет арқылы жүмысты қолдаудың қазіргі заманғы талаптартарын қанағаттандыруға, модульді архитектурасы бар болуға, әкімшіліктендіруде қолайлы және қарапайым болуға, өзінің интуитивті интерфейстері өзінің іздестіру функциялары бар болуға тиіс. Жүйелерде мынадай, яғни OleAutomation, ODMA, ODBC, MAPI, COMDCOM, CORBA сияқты өнеркәсіптік стандарттар болуға және тб, өзінің ашық АРІ болуға, кеңселік қосымшалармен және пошталық бағдарламалармен шоғырлануға тиіс. Құжаттарды енгізу жүйелерімен, яғни, сканерлер, е-mail-серверлер, факс-серверлер, ОСR-бағдардамалар, дыбысты пошталар жүйелерінің шоғырлануының бар болуы ерекше орын алады.
Соңғы компьютерлік технологиялардың пайда болуы көптеген кәсіпорындардың, мекемелердің, өндірістердің, акционерлік қоғамдардың және компаниялардың іс құжаттарын ұйымдастыру, деректер қорын басқару және де басқа көптеген жұмыстарын едәуір жеңілдетті.
Қазіргі кезде мәліметтерді сақтау және өңдеу жұмастарын соңғы жылдарда шыққан программалық өнімдер арқылы жылдам әрі тиімді ұйымдастыруға болады. Заманымыздың өркендеуіне байланысты мәліметтер ағымының көлемі де ұлғая бастады. [36]
Халықаралық деңгейде жүргізілген зерттеулер нәтижесінде құжат айналымы мен архив қызметтерін, әсіресе құжат айналымы қөптеген елдерде қамтамасыз етілуіне байланысты ерекше алаңдаушылық тудыратын бірнеше кемшіліктер анықталды. Олар:
Көптеген елдер құжат айналымы қызметтерін ескірген немесе толық емес заңнамада немесе тіпті ешқандай заңнамалық қағидаларсыз жүзеге асырады. Бұл өз кезегінде іс жүргізу ісінің кейбір елдерде жеткілікті дәрежеде дамымағанын көрсетеді. Құжат айналымы қызметі мемлекеттің ірі филиалдары мен мекемелерінің құжаттар мен архивтік басқару үдерістерінен алынып тасталды. Көптеген елдерде құжат айналымы қызметі ағымдағы және жартылай мемлекеттік сектордағы жазбаларды басқаруда маңызды рөл атқармады. Жоғарғы басшылықтың құжат айналымы мен архив жұмысына деген ұмтылысы жоқ, демек, құжат айналымы мен архив қызметтері төмен басымдыққа ие. Облыстық және жергілікті өзін-өзі басқару органдарының архивтеріне күтім жасаудың болмауы. Көптеген ұлттық архивтік жүйелерде олардан күтілетін қызметтердің толық қамтамасыз ету үшін ресурстар жетіспейді. Заманауи құжат айналымы бағдарламаларын қолдау үшін білікті қызметкерлердің жоқтығы.[37]Жоғарыда аталған кемшіліктер мен құжаттардың атқаратын функциясының орындалмауы біздің елімізде іс жүргізуінде кездеседі. Бұл кемшіліктерді жою үшін құжат айналымында заманауи инфрақұрылымды қалыптастыру қажет.
Құжат айналымының қазіргі уақыттағы заманауи инфрақұрылымы ретінде барынша қарқынды дамып келе жатқан ақпараттық- коммуникациялық технологиялық құралдар мен технологиялар арқылы жұмыс жасайтын бағдарламаларды басты атқарушы маңызды фактор ретінде қарастыруымыз керек. Ақпараттық - коммуникациялық технологиялық құралдары дегеніміз- микропроцессорлық және жаңа ақпараттық - коммуникациялық технологиялық негізінде қызмет атқаратын, ақпаратты таратудың жаңа құралдары мен жүйелері, ақпаратты жинақтау мен олардың қорын жасау, сақтау мен өңдеу, оларды жан - жақты таратуды, одан қалды компьютерлік жүйелердің ақпараттар қорына енуді қамтамасыз ете алатын бағдарламалық, бағдарламалық - аппараттық және техникалық құралдар мен құрылымдарды айтамыз. Ақпараттық - коммуникациялық технологиялық құралдарға жататындар: ЭЕМ, дербес компьютерлер, терминалдық құралдардың жинақтары, жергілікті есептеу жүйелері, мәтіндік және графикалық ақпараттардың құрылымдары, көлемі үлкен архивтік ақпараттарды сақтау құралдары, аудиовизуалдық ақпараттарды бақылайтын құралдар мен құрылымдар, машиналық графика жүйелері, бағдарламалық кешендер, жергілікті желілер, әлемдік деңгейде ақпарат алмасуды қамтамасыз ететін қазіргі кездегі байланыс (ноутбук, планшет, смартфон) құралдары жатады.[38]
Қазіргі уақыттағы еліміздегі кәсіпорындардағы құжат айналымының проблемаларының бірі құжаттарды жүргізу барысындағы қолданылатын осы ақпараттық - коммуникациялық технологиялардың заман талабына сай болмауы және олардың толықтай кәсіпорын қызметкерлеріне жетіспеуі маңызды проблемалардың бірі. Өйткені шетелдік кәсіпорындармен салыстыратын болсақ, олар отандық кәсіпорындарға қарағанда екі-үш есе жаңартылған технологиялармен және де құжат айналымын ұйымдастыруға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету жүйелермен ерекшеленеді. Негізінен, құжаттарды басқаруға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету ақпарат жинақталатын, бірлесіп құрылымдалған және тиісті түрде сақталатын құжаттарды өңдеу болып табылады. Бағдарламалық қамтамасыз ету электронды файлдарды басқару қабілетін оңтайландыра отырып, кәсіпорынның қабілеттілігін арттырады. Бағдарламалық қамтамасыз ету ақпаратты іздеуде кәсіпорынның уақытын және маңызды операцияларын оңай үнемдейтініне кепілдік беру үшін электрондық құжаттың орналасуын орталықтандырады. Құжаттарды басқару үшін бағдарламалық қамтамасыз етуді қажет ететін себептері бар. Түпұсқалығын бақылау. Бағдарламаларсыз жасалған құжат айналымында құжаттар адресатына жетпес бұрын көп өзгерістерге ұшырауы мүмкін. Құжаттарды бағдарламалық қамтамасыз ету қызметкерлерге құжаттардың барлық нұсқаларын ұқыпты және ұйымдасқан түрде басқаруға мүмкіндік беретін функцияға ие. Тиімділікті арттыру. Қағаз құжаттар мен орталықсыздандырылған деректерді іздеу көп уақыт алады, алайда құжаттарды басқару үшін бағдарламалық қамтамасыз ету арқылы жұмсалған операциялар мен уақыт, ақша шығындарды қысқартуға жағдай жасайды. Сапалы қызмет. Құжаттарды бағдарламалық қамтамасыз ету арқылы жақсы қызмет көрсетуге қол жеткізе алады. Әр түрлі жағдайларда тұтынушылардың уақытын үнемдейді. Қол операцияларын болдырмау есебінен уақыт шығынын қысқартып, тұтынушыларды одан да өнімді қызметке шоғырландыра алады. Қауіпсіздікті арттыру. Картотекалық шкафтарда құжаттардың қауіпсіздігі шектеулі немесе мүлдем жоқ. Бағдарламалар арқылы электронды құжаттардың құжаттардың қауіпсіздігін қамтамасыз етеді және неғұрлым икемді бақылауды және құпия ақпараттың сақталуын қамтамасыз етеді. Деректерді қалпына келтіру. Құжаттарды бағдарламалық қамтамасыз етуде деректерді қалпына келтіруді жақсартуға мүмкіндік береді, өйткені барлық қажетті ақпарат-деректер сақталуы мүмкін, бұл шын мәнінде деректерді қалпына келтірудегі басты рөл болып табылады.[39]
Кәсіпорын құжат айналымына заманауи инфрақұрылымды қалыптастырудың маңызды себептерінің бірі ретінде кәсіпорындарда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі жоғары деңгейде жетіліп, жұмыс жасамауының салдары болып табылады. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі құжаттармен жұмыс істейтін, кәсіпорынның ұйымдық оқшауландырылған құрылымдық бөлімшесі болып табылады. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің міндеті - бүкіл кәсіпорынның жұмысын жүзеге асыруға қажетті, басқару ақпаратын уақытылы әзірлеу және әртүрлі деңгейге беру. Жоғарыда аталған міндетті орындау мақсатында ұйымның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі келесі істерді атқарады: кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың тіркелуін және есеп-анықтамалық жұмысын жүргізеді; ұйым басшысы мен ұйымның сабағаттық-кеңесші органының өкімші құжаттарын ресімдейді және шығарады; қызметтік құжаттарды әзірлейді, көбейтеді, көшіреді; құжаттарды орындаушыларға жеткізеді және келіп түскен құжаттарға экспедициялық өңдеу жүргізеді; құжаттарды орындау мерзімдеріне бақылау жүргізеді; істерді пайдалануын, қалыптастыруын, ресімделуін және жедел сақталуын жүзеге асырады. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі қызметкерлерінің еңбегін ұйымдастыруға жалпы талаптар қойылады, бұл басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің жұмысын бірыңғай басшылыққа орталықтандырады.Басқаруды кұжаттамалық қамтамасыз етудің қазіргі кезеңі бірқатар факторлармен сипатталады. Олардың ең бастылары мыналар:
- басқаруды құжаттамалык қамтамасыз ету саласы бойынша мемлекеттік ретке келтіру жұмыстарын максатты жане жоспарлы турде жүзеге асыратын мелекеттік органнын болмауы; осының салдарынан бұл саланы нормативтік тұрғыдан мемлекеттік деңгейде реттеу ісі өте нашар қалпында қалып келеді.
- шаруашылық жүргізуші субъектілер арасында өзара құжаттамалық қарым-қатынастың принципті түрде өзгеше жүйесін қалыптастыру қажеттігі. Мұның вертикаль бағыттағы байланыстарда да горизонталь бағыттағы байланыстарда өзіндік мәні ерекше болмақ;
- атқарушы үкімет органдарын, билік жане басқарушы органдарын қамтитын әкімшілік реформасының жүргізілуі.
- ұйымдардың әр түрлі ұйымдық құқықтық формада болуы және меншік формаларының да әр қилы сипат алу бағыты.
- электронды құжаттарды жасау мен қолдануға байланысты іскерлік процестерін және кұжаттармен жұмыс жасауды автоматтандыру үшін ақпараттық технологияларды кеңінен пайдалану ісінің қанат жаюы.
Басқаруды құжаттамалык қамтамасыз ету ісінде заманауи инфрақұрылымды жетілдірудің негізгі бағыттары ретінде басқаруды құжаттамалык қамтамасыз ету қызметі орындары бұл істі дамыту және жетілдіру бағытында белсенді жұмыс жүргізуі үшін аталмыш қызмет орынының ұйымдық-функциялық құрылымын жақсарту , әр түрлі ұйымдық құқықтық формадағы жане әр қилы меншік формасындағы ұйымдар үшін осындай қызмет орындарының типтік құрылымдарын әзірлеу шаралары мемлекеттік деңгейде қабылданып, басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі орындары туралы типтік ережелер жасалуы тиіс; билік және басқару органдарының, әр түрлі меншік формасындағы ұйымдардың міндеттері мен атқаратын функцияларына сәйкес олардағы құжаттамалық кызмет орындарына тән басым бағыттар белгіленуі шарт.
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету ісін жетілдірудің тағы да бір бағыты кәсіпорын қызметінде құжаттарды басқару тұжырымдамасын жүзеге асыруға көшу болып табылады. Бұл тұжырымдаманың басты ережелері мыналар:
- кәсіпорын құжаттамалары - ақпараттық жүйенің бір бөлігі. Ал ақпаратык жүйе құжатталған ақпараттармен олардың өнделуін қамтамасыз ететін ақпараттық технологиялар және техникалық құралдар жиынтығы болып табылады.
- кәсіпорын құжаттарын басқару қазіргі заманғы компьютерлік технологиялар негізінде жүзеге асады. Кәсіпорын құжаттамаларын ұйымның өзінде жасалған және сыртқы дерек көздерінен алынған құжаттар құрайды.
- құжаттарды жасау жане оларды басқару құжатталған ақпараттарды алу, жасау, жинақтау, өндеу, сактау жане пайдалану ісінің бірыңғай принциптерін белгілейтін кәсіпорын нормативтік құжаттары негізінде жүзеге асырылады.
- құжаттарды басқару жүйесі кәсіпорын мамандары мен баска да мүдделі тұлғалардың ұйым құжаттарына мейлінше қысқа мерзімде қол жеткізуін қамтамасыз ететіндей тұрғыда жасалады.Ол қабылданған шешімдердің сапалы да тиімді болуына ықпал етпек.
- құжаттарды басқару кұжаттама циклының барлық стадиялары бойынша жүзеге асырылады.
- құжаттарды басқару жүйесі кәсіпорынның ішкі ақпараттық процестерін ғана емес, сонымен бірге сыртқы коммуникацияларды да қамтиды.
- құжаттарды басқару арнайы бөлімше арқылы жүзеге асырылады. Бұл құрылым ұйымның ақпараттық жүйесін қалыптастыруға, қолдануға және дамытуга кабілетті болуы тиіс.
Қазіргі жағдайында құжаттaмаларды мемлекеттік деңгейде басқару мынадай міндеттерді шешу үшін қажет.
- ақпарат және кұжаттама саласының нормативык разасын бірынғай
негізде жетілдіру және дамыту;
- мемлекеттік билік органдарында, жергілікі өзін-өзі басқару органдарында, ұйымдарда құжаттамалық қамтамасыз етудің бір ізге түсірілген
бірыңғай ережелері мен әдістемелерін белгілеу;
- ведомстволық жане ведомство аралық құжат айналымдары ережелері
мен нормаларының сақталуына мониторинг пен бақылау жүргізу;
- құжаттардың сақталуын,құжаттық қорлардың жасақталуын қамтамасыз
ету, құжаттардың сақталу мерзімдерін бөлгілеу, сондай-ақ мемлекеттік би-
лік органдары, жергілікті өзін-өзі басқару органдары, ұйымдар құжаттарына
қол жеткізілім туралы заңмен бекітілген ережелердің сакталуын бақылау;
- басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында ғылыми-әдіс-
темелік жұмыстарды ұйымдастыру, мемлекеттік билік органдарында,
жергілікті өзін-өзі басқару органдарында, ұйымдарда құжаттармен жұмыс жүргізудің неғұрлым тиімді әдістерін қолданысқа ендіру;
- электрондық құжат айналымын ұйымдастыруда, құжаттарды есепке
алу, сақтау, іздестіру және пайдалану ісінде қолданылатын ақпараттық
жүйелерге сараптама жүргізуді ұйымдастыру;
- электрондық құжаттармен жұмыс жүргізу тәртібін регламенттеу, элек-
трондық құжаттарды қолдану және қағаз негіздегі құжаттардан бас тар-
ту критерийлерін белгілеу;
- басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласы мамандарын кәсіби
даярлау және біліктілігін арттыру.
Қазіргі уақытта әрбір мекеме құжаттармен жұмыс істеу процессінде қиындықтардың болмауын негізге алады. Ол үшін қажетті жұмыстар атқарылуы керек. Кез-келген мекемедегі жұмыс тәртібінің дұрыс жүргізілу бағыттарының бірі құжат айналымында заман талабына сай инфрақұрылымының болуы болып табылады. Ол жаңартылған технологияларды пайдалану, білімді де білікті мамандардың қызметіне жүгіну, қоғамның сауаттылығын жоғарылату және құжаттарды жүргізу үшін жасалған шетелдік бағдарламаларды қолдану сынды мәселелерден тұрады.[40]
Қоғамның қай саласы болмасын технологиялардың көмегіне жүгінеді, себебі технология барлық жағдайда адам қызметін жеңілдетеді. Қазіргі таңда уақыт өткен сайын технологиялар күннен күнге жетіліп даму үстінде. Осы орайда мекемелерде дамыған технологияларды пайдалану құжат айналымында инфрақұрылымды жетілдірудің маңызды жолдарының бірі болып есептеледі. Құжат айналымы үшін технологиялар: Жазбалардың қауіпсіздігіне және сақталуына қойылатын жоғары талаптарды сақтау, құжаттарды жедел іздеумен клиенттерге қызмет көрсету уақытын жақсарту, маңызды құжаттардың резервтік көшірмесін жасау, авариялық қалпына келтіру жоспарын қамтамасыз ету, деректерді тек рұқсатты пайдаланушыларға рұқсат беру арқылы қорғау, басып шығарудың орнына компьютер экранынан құжаттарды оқу арқылы қағазды сақтау, құжаттарды жоғалтуы болдырмау секілді мәселелерді қарастырады.
Еліміздегі мемлекеттік және мемлекеттіік емес мекемелер мен кәсіпорындарда құжат айналымы үшін бағдарламаларды қолдану жүйесі айтарлықтай дамымаған.Оған дәлел қай кәсіпорынды алсақта бағдарламалармен жұмыс жүргізу жүйесінің жоқ екенін аңғаруға болады, тіпті кейбір кәсіпорындарда өз архивтік қоймалары жоқ. Бірақта мемлекеттік халыққа қызмет көрсету орталықтарында құжат айналымы жүйесінде бірнеше бағдарламалар қолданылады.
Осы орайда құжат айналым жүйесін жақсартуда әлемдік деңгейде қолданылатын бағдарламаларға тоқталсақ. Bitrix24 бағдарламасы бүкіл әлем бойынша 4 миллионнан астам компания пайдаланатын құжаттарды басқару үшін тегін платформа, яғни бағдарлама. Жеке, топтық және корпоративтік диск, файлдарды синхрондау, құжаттық файлдарға ортақ қол жеткізу, мобильді қол жеткізу, онлайн және оффлайн құжаттарды өңдеу, көп пайдаланушыны өңдеу, тағы басқа қызметтерді атқарады.[41]
Арнайы құрылған STAR Knowledge Center for Archives (SCCA) бағдарламасы - бұл архивистердің заманауи міндеттерін шешу үшін құрылған сандық активтерді басқаруға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету. Мұрағатшыларға арналған бағдарламалардың бұл сенімді сандық мұрағатық коллекцияларды қолжетімді және іздеу үшін жасау; құжаттарды қорғауға көмектесу; стандартты форматтар арқылы деректер алмасу және архивтік құжаттардың қорын көрсететін статистикалық деректер мен есептерді алуды жүзеге асырады.[42]
Құжаттарды басқару бағдарламасы (RMA) - бұл бүкіл құжат айналымы ішінде құжаттарды басқара алатын бағдарламалық қамтамасыз ету. Ол құжатарды жіктеу және іздеу үшін, сондай-ақ бекітілген құжаттар кестесіне сәйкес, жойылуы тиіс кезде сақталған электрондық жазбаларды жою үшін пайдаланылуы мүмкін.
Бұл технологиялық бағдарламаларды қолдану елімізде құжат айналымының тиімді жүргізілуіне өз көмегін тигізері анық.Ол үшін арнайы керекті қаржы көлемін анықтап, жұмыс тәсіліне қажетті мамандарды даярлау қажет және де қолданысқа енгізілген уақытта арнайы ұйымдар көмегімен бағдарламалардың жұмыс істеу жүйесін қоғамға түсіндіру шараларын жүргізу қажет.

3.2 Серверлік кеңсені қолдану және құжат айналымы үдерісінде санкцияланбаған қолжетімділікті тежеу
Серверлік кеңсе - серверлік, активті және пассивті желі жабдығын (телекоммуникациялық) және құрылымдалған кәбілдік жүйелердің жабдығын орналастыруға арналған үй-жай. АБК-ның және деректерді сақтау жүйесінің серверлік жабдығы серверлік кеңседа орналастырылады. Серверлік кеңсе өте алмайтын, терезе ойықтары жоқ бөлек кеңселарда орналастырылады. Терезе ойықтары болған жағдайда, олар жабылады немесе жанбайтын материалдармен бекітіледі. Қабырға, төбе мен еден сырттары үшін шаң шығармайтын және жинамайтын материалдар пайдаланылады. Еден жабыны үшін антистатикалық қасиеті бар материалдар пайдаланылады. Серверлік ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.