Құжаттаманы басқару тәртібі
ЖОСПАР
І КІРІСПЕ
1. Құжаттаманы басқару тәртібі
ІІ НЕГІЗГІ БӨЛІМ
1. Іс .қағаздарың жүргізу ісі
2. Іс қағаздары туралы түсінік және оның іс жүргізу
жұмысындағы маңызы
3. Жай және күрделі құжаттар.
ІІІ ҚОРЫТЫНДЫ
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
І КІРІСПЕ
1. Құжаттаманы басқару тәртібі
ІІ НЕГІЗГІ БӨЛІМ
1. Іс .қағаздарың жүргізу ісі
2. Іс қағаздары туралы түсінік және оның іс жүргізу
жұмысындағы маңызы
3. Жай және күрделі құжаттар.
ІІІ ҚОРЫТЫНДЫ
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
КІРІСПЕ
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне, шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі - құжаттаусыз іске асырылмайды.
Техникалық орындаушылардан бастап барлық буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қамтамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық. қаржылық және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісімшарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Касіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиынтығы іс қағаздарын жүргізу деп аталады.
Қазақ КСР-дағы іс жургізу жүйесі барлық шаруашылық субъектілерінің ортақ біртектес әдістер негізінде құрылып, мемлекеттік стандарттар мен ережелерге сәйкес реттелетін. Жаңа экономикалық қатынастарға көшу кезеңінде, әр түрлі мемлекеттік және жеке меншік құрылымдардың жаппай сахнаға шығу жағдайларында бұл ережелер ұмыт болған, және де мемлекеттік ұйымдарда бұл мәселені шешудің қандай да болмасын талпынысы байқалғанымен, әрбір жеке меншік фирма құжаттарды рәсімдеуде, дайындауда және есебін жүргізуде өз тәртібін орнатуда. Бұл жағдай «Тіл туралы» 11.07.97 ж. № 151-1 ҚР Заңының іс қағаздарын жүргізуді қазақ тіліне аудару талабымен күрделене түседі.
Қазақ тілін іс қағаздарын жүргізуге ендіру тәжірибе жүзінде ойдағыға қарағанда анағұрлым күрделі процесс болып шықты.
Қазақстандағы букіл іс жүргізу жүйесі орыс тіліне негізделген, ал хат-хабарды қазақ тілінде рәсімдеу сауатты аудармашыларды, кеңсе техникасын, қажетті сөздіктерді анықтамалықтарды, сондай-ақ мемлекеттік және жекеменшік құрылымдарда құжаттарды жасаудың ортақ біртектес әдістерін қолдануды талап етеді. Тілден тілге көшу процесін тер-миндерге әр түрлі тусінік беру және әсіресе нарықтық өзгерістерге байланысты лексиконда пайда болған қазақ тіліндегі ұқсас сөздерді іздестіру сияқты тіл мәселелері де тежейді.
Әрине, бундай жағдайда құжаттаманы ең алдымен орыс тілінде бірыңғайлау қажет, сосын ғана оны, ең болмағанда қарапайым және барынша кеңінен тараған құжаттар мен жүйелерді қазақ тіліне аударған жөн.
Қолданыстағы ресми құжаттарға сүйене отырып, осы басылымның құрастырушылары орыс және қазақ тілдерінде құжаттаудың негіздері бойынша аз ғана білім беруге талпыныс жасады, оны іс қағаздарын жургізумен айналысатын кез-келген маман пайдаға асырып, сан қилы құжаттарды рәсімдей алады.
Осы кітаптың ішкі құрылымы алгоритмдер принципі бойынша кұрылған, олар пайдаланушыларға соның негізінде іс жүргізуді ұйымдастыру бойынша фирманың ішкі құжатын, ягни «Іс қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулықты» уақытты үнемдей отырып, сауатты түрде құрастыруға мүмкіндік береді.
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне, шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі - құжаттаусыз іске асырылмайды.
Техникалық орындаушылардан бастап барлық буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қамтамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық. қаржылық және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісімшарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Касіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиынтығы іс қағаздарын жүргізу деп аталады.
Қазақ КСР-дағы іс жургізу жүйесі барлық шаруашылық субъектілерінің ортақ біртектес әдістер негізінде құрылып, мемлекеттік стандарттар мен ережелерге сәйкес реттелетін. Жаңа экономикалық қатынастарға көшу кезеңінде, әр түрлі мемлекеттік және жеке меншік құрылымдардың жаппай сахнаға шығу жағдайларында бұл ережелер ұмыт болған, және де мемлекеттік ұйымдарда бұл мәселені шешудің қандай да болмасын талпынысы байқалғанымен, әрбір жеке меншік фирма құжаттарды рәсімдеуде, дайындауда және есебін жүргізуде өз тәртібін орнатуда. Бұл жағдай «Тіл туралы» 11.07.97 ж. № 151-1 ҚР Заңының іс қағаздарын жүргізуді қазақ тіліне аудару талабымен күрделене түседі.
Қазақ тілін іс қағаздарын жүргізуге ендіру тәжірибе жүзінде ойдағыға қарағанда анағұрлым күрделі процесс болып шықты.
Қазақстандағы букіл іс жүргізу жүйесі орыс тіліне негізделген, ал хат-хабарды қазақ тілінде рәсімдеу сауатты аудармашыларды, кеңсе техникасын, қажетті сөздіктерді анықтамалықтарды, сондай-ақ мемлекеттік және жекеменшік құрылымдарда құжаттарды жасаудың ортақ біртектес әдістерін қолдануды талап етеді. Тілден тілге көшу процесін тер-миндерге әр түрлі тусінік беру және әсіресе нарықтық өзгерістерге байланысты лексиконда пайда болған қазақ тіліндегі ұқсас сөздерді іздестіру сияқты тіл мәселелері де тежейді.
Әрине, бундай жағдайда құжаттаманы ең алдымен орыс тілінде бірыңғайлау қажет, сосын ғана оны, ең болмағанда қарапайым және барынша кеңінен тараған құжаттар мен жүйелерді қазақ тіліне аударған жөн.
Қолданыстағы ресми құжаттарға сүйене отырып, осы басылымның құрастырушылары орыс және қазақ тілдерінде құжаттаудың негіздері бойынша аз ғана білім беруге талпыныс жасады, оны іс қағаздарын жургізумен айналысатын кез-келген маман пайдаға асырып, сан қилы құжаттарды рәсімдей алады.
Осы кітаптың ішкі құрылымы алгоритмдер принципі бойынша кұрылған, олар пайдаланушыларға соның негізінде іс жүргізуді ұйымдастыру бойынша фирманың ішкі құжатын, ягни «Іс қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулықты» уақытты үнемдей отырып, сауатты түрде құрастыруға мүмкіндік береді.
Пайдаланған Әдебиеттер тізімі.
1) Ресми қарым-қатынас және іс-қағаздарын жүргізу. А. Жапбаров,
Г.Ө. Танабаева, Т.Қ Сариева. Шымкент 2001.
2) Іс-қағаздарын жүргізу. В.Салагаев, Б.Шалабай Алматы 2002.
1) Ресми қарым-қатынас және іс-қағаздарын жүргізу. А. Жапбаров,
Г.Ө. Танабаева, Т.Қ Сариева. Шымкент 2001.
2) Іс-қағаздарын жүргізу. В.Салагаев, Б.Шалабай Алматы 2002.
ЖОСПАР
І КІРІСПЕ
1. Құжаттаманы басқару тәртібі
ІІ НЕГІЗГІ БӨЛІМ
1. Іс –қағаздарың жүргізу ісі
2. Іс қағаздары туралы түсінік және оның іс жүргізу
жұмысындағы маңызы
3. Жай және күрделі құжаттар.
ІІІ ҚОРЫТЫНДЫ
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
КІРІСПЕ
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі құжаттармен
жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне,
шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық
басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі -
құжаттаусыз іске асырылмайды.
Техникалық орындаушылардан бастап барлық буындағы басшыларға дейінгі
басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен байланысты.
Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін
қамтамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың
негізінде шешімдер қабылдайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық. қаржылық
және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Ол
бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісімшарттар, хаттамалар,
өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Касіпорындарда жасалатын
құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына,
есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиынтығы іс қағаздарын
жүргізу деп аталады.
Қазақ КСР-дағы іс жургізу жүйесі барлық шаруашылық субъектілерінің
ортақ біртектес әдістер негізінде құрылып, мемлекеттік стандарттар мен
ережелерге сәйкес реттелетін. Жаңа экономикалық қатынастарға көшу
кезеңінде, әр түрлі мемлекеттік және жеке меншік құрылымдардың жаппай
сахнаға шығу жағдайларында бұл ережелер ұмыт болған, және де мемлекеттік
ұйымдарда бұл мәселені шешудің қандай да болмасын талпынысы байқалғанымен,
әрбір жеке меншік фирма құжаттарды рәсімдеуде, дайындауда және есебін
жүргізуде өз тәртібін орнатуда. Бұл жағдай Тіл туралы 11.07.97 ж. № 151-1
ҚР Заңының іс қағаздарын жүргізуді қазақ тіліне аудару талабымен күрделене
түседі.
Қазақ тілін іс қағаздарын жүргізуге ендіру тәжірибе жүзінде ойдағыға
қарағанда анағұрлым күрделі процесс болып шықты.
Қазақстандағы букіл іс жүргізу жүйесі орыс тіліне негізделген, ал хат-
хабарды қазақ тілінде рәсімдеу сауатты аудармашыларды, кеңсе техникасын,
қажетті сөздіктерді анықтамалықтарды, сондай-ақ мемлекеттік және жекеменшік
құрылымдарда құжаттарды жасаудың ортақ біртектес әдістерін қолдануды талап
етеді. Тілден тілге көшу процесін тер-миндерге әр түрлі тусінік беру және
әсіресе нарықтық өзгерістерге байланысты лексиконда пайда болған қазақ
тіліндегі ұқсас сөздерді іздестіру сияқты тіл мәселелері де тежейді.
Әрине, бундай жағдайда құжаттаманы ең алдымен орыс тілінде бірыңғайлау
қажет, сосын ғана оны, ең болмағанда қарапайым және барынша кеңінен тараған
құжаттар мен жүйелерді қазақ тіліне аударған жөн.
Қолданыстағы ресми құжаттарға сүйене отырып, осы басылымның
құрастырушылары орыс және қазақ тілдерінде құжаттаудың негіздері бойынша аз
ғана білім беруге талпыныс жасады, оны іс қағаздарын жургізумен айналысатын
кез-келген маман пайдаға асырып, сан қилы құжаттарды рәсімдей алады.
Осы кітаптың ішкі құрылымы алгоритмдер принципі бойынша кұрылған, олар
пайдаланушыларға соның негізінде іс жүргізуді ұйымдастыру бойынша фирманың
ішкі құжатын, ягни Іс қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулықты уақытты
үнемдей отырып, сауатты түрде құрастыруға мүмкіндік береді.
ҚҰЖАТ ҰҒЫМЫ ЖӘНЕ МАЗМҰНЫ
Кұжат сөзі ооси епін деген сөзінен шыққан (дәлел, куә) деген
мағынаны береді.
Кейінірек бұл сөздің 2 жаңа мағанасы туды:
1) тар көлемді, күнделікті-төл құжат, жекелік куәлігі;
2) ұлғаймалы, тасымалды бір нәрсеге куә болатын, дәлел болатын:
шығарма өнері, сызу, сурет, магнитті баспа т.б. жатады.
Қызмет сөзінің өзі құжат немесе кұжаттың бір түрі екенін көрсетіп тұр.
Қызмет құжаты түсінігі мыналарды қамтиды:
1. Деректі және баскаратын құжаттар (нұскаулар,
заңдар, шешімдер, бұйрықтар).
2. Әкімшілікті ұйымдастыру құжаттары (жоспар, ереже,
акт, хаттама, ессп беру).
3. Еңбеккердің жеке құрамы туралы құжат (арыз,
өмірбаян т.б.)
Фиканстық құжаттар.
Есепке алу кұжаттары (мемлекетаралық іс-қағаздар).
Құжат мазмұны. Құжат мазмұны — оның жауапты
бөлігі болып табылады.Құжат мазмұны заңдық катынаста мінсіз, объективті
болуы керек. Ол құжат ретінде құбылыс, оқиға, фактілерді анықтауға кызмет
етеді. Дәлсіздік айналдыру, түсініспеудің құжат сапасын төмендетіп, оның
заң жүзінде күшін әлсіретеді.
Құжат қысқа әрі нақты жазылып, кейбір шындығында жұмыс істейді,
білдіретін және тағы басқа артық сөздер экспрессивті-эмоциональді сөздер
мен эпитет, метафора, гипербола колданылмайды.
Құжат мазмұны мүмкіндігінше қысқа болуы қажет, Көп сөзділік
құжатты тым сенімді ете алмайды. Құжат қысқалығы окуға да,
түсінуге де жеңіл. Бірақ кысқалықты жиі колдануға,оны өзіндік максатқа
айналдыруға болмайды. Құжатта айтылғандар дәлеллеуді, толық талдауды
талап етеді. Құжатта айтылғандар сұрақтарда ешқандай күдік, түсінісу
пікірлері болмай, бәрі ауадан баяндалуға тиіс. Мәселен, егер
бір азаматқа жұмыс орнынан анықтама берілетін болса, ондай
қайда және қандай мақсатпен берілетіні туралы көрсетілуі
керек. Егер қандай да бір бөлімнің қызметтеріне алғыс
жариялау туралы бұйрық шыкса, онда соған байланысты қандай жағдайда
мадақтауға ие болған еңбегі көрсетілуі тиіс.
Мазмұнның түсініктілігі — құжаттағы барлық ойдың әдеби тілмен тұжырымды
баяндалғанын дәлелдейді, әрбір адамның оңай түсінетіндігін білліреді. Ұзақ
көп цифрлық, есімше, көсемше тіркестерінен аулақ болған жөн. Сөйлемдегі
сөздерді грамматика ережелсріне сәйкес орын-орнына коя білу керек.
Әкімшілік құжаттар стилі – сөздерді таңдаудың, баяндаудың нәтижесінде
үкімет мекемелерінің әкімшілік кызметінде қолданудан кұралады. Құжаттарда
жалпылай колданған кысқарған сөздерді қолдануға рұқсат етіледі.
ІС ҚАҒАЗДАРДЫҢ ЖҮРГІЗУ ІСІ
Әдеби тіл стилінің бұл түрі қарым -қатынастың бір формасы ретінде
колданылады. Ресми стилдің халыктық күнделікті тұрмыс-тіршілігінде, карым-
қатынасында маңызды роль аткарады. Яғни бұл стильдің калыптасуы белгілі бір
кажеттіліктен келіп туған. Сондыктан ресми стиль адамзаттың қоғамдық
өмірінің жоғарғы сатысында мәдени дәрсженің жетілген кезде пайда болды.
Ресми іс-қағаздардың тілдік құралдары қолданылуы да өзіндік ерекшеліктері
бар.Мысалы, құжаттар белгілі бір үлгіде орындалады, немесе құжаттардың
өзіндік алдын ала дайындалған үлгісі, болады. Бұл үлгі қағаздарда өзіндік
ойын жазбаша жеткізу тәсілдері және сөйлем құру реттері болады. Мысалы,
анықтама құжаттарында: Осы анықтама талап еткен орындарға берілді, ал акт
жасауда: бір жағынан, екінші жағынан, акт тапсырушы, акт қабылдаушы,
біз қол қоюшылар, қабылдап алдым деген штамп сөздер кездеседі.
Ресми стильдік екінші бір ерекшелігі көркемдегіш құралдар өте сирек
колданылады. Ресми стильде көбінесе лексикалық жағынан ауыспалы машинада
колданылмайды; қолданылса да өте сирек қолданылады. Тұрақты тіркестер,
фраэеологизмдер аз пайдаланылады Қолданылатын жағдай ол ресми хабардың
сипаттатушы емес хабардың әсерін арттыру үшін ғана қолданылады.
Ресми стилдің грамматикалық жағынан ерекшелік әбден қалыптасқан тілдің
ерекшеліктері айқын көрінетін стильдің түрі болып табылады.
Құжаттар немесе іс қағаздар, баяндау немесе хабарлауға байланысты сай
пайдаланылады. Көбінесе мұндай сөйлемдердің баяндауыштары бұйыру, шақыру,
үндеу т.б. мәнінде болады. Мысалы орындау міндеттелінсін, баса назар
аударылсын, мекемеге тапсырылсын. Әсіресе сөйлемнің баяндауышы мекеме
етістіктің өткен шақ формасында жиі кездеседі. Көбінесе іс қағаздардың
көпшілігі келер шақтың формасы ырықсыз етіс түрлерінде кездеседі.
Іс қағаздар стилінің немесе ресми стилін мәтін Құрауында өзіндік
өзгешеліктер бар. Ресми мәтін тұжырымында, қысқа белгілі бір оқытудың
мазмұнынан гөрі, тілдің айтуға жақындау мазмұнымен жиі кездеседі.
Ресми іс-қағаздар стилінің ерекшелітері құжаттар мен іс-қағаздардан
көрінеді. Іс-қағаздарды басқару қызметіндегі ерекше бір сала.Олар жазу
ісімен бірге пайда болды.Оның алғашқы кездегі қызметі ерекше бір
деректерді, оқиғаларды біртін келе қоғамдық өмірдегі жеке құбылыстарды
көрсетіп, қағазға түсіру еді. Сонымен қатар, қоғамның алғашқы даму
сатысында адамдардың бір-бірімен қатынас құрал ретінде де пайдаланды.
Мемлекет пайда болғаннан бастап, олардың өрісі кеңейіп, нығайтудағы негізгі
құралға айнала бастады. Іс қағаздарына мекемелер өз өкілеттігін жүргізе
алады және әр мекеменің іс қағаздарында өздерінің сипаты және маңызы бар іс-
қағаздарды мемлекеттік жазба түрінде беретін заңы болып табылады.
Іс қағаздарын жүргізу түсінігінің ішінс баскару апиараттарының басқару
кызметін жүзеге асыру үрдісі кезіндегі құжаттарды тіркеу және жұмысты
ұйымдастыру қызметі кіреді. Мемлекеттік іс қағаздарын жүргізу басты мақсаты
мекемелердің үзіліссіз және жемісті еңбек етуін қамтамасыз ету.
Іс-қағаздарын жүргізу ісі: әкімшілік және жалпы болып бөлінеді.
Әкімшілік іс-қағаздарын жүргізуге мекеме қызметінде туындайтын құжаттар
жатады.
Мекемелерде іс-қағаздарын жүргізу жұмыс көлеміне, олардың
тсрриоториялық орналасқанына байланысты толық және жекеше түрде
орталықтандырып ұйымдастырылады.
Қорыта келгенде, ресми іс-қағаздар стилінің мынандай ерекшеліктер бар.
"Ресми" термині қызмет құжатының тіл ерекшеліп, біріншіден, ұйымды-бұйрық
(құжат, акт, бұйрық есеп беру),содан соң дипломатиялық құжатты білдіреді.
Қызмет құжатының тілінің мынандай ерекшеліктері бар:басқа тілдік
стильдермен салыстырғанда нақты құжат мәтінінің белгілі аймағында тілдік
форманың белгілі максатта кайталануы.
Құжаттың кажетті сапасы толық және хабардың жаңаруы,
дәлдік, тұжырымды,шексіз болып табылады. Құжат жасаушының басты
тапсырмасы заңдылық құны бармағлұматты анық бейнелейді. Мазмұнның
бейтарап түрі ресми этикетінің нормасы болып
табылады. Жеке, субъектілік кезек мағұлматтың аздығына әкеп
соғады. Сондықтан қызмет қағазының шегі болады. Мысалы:
эмоциаиальді-зкспрсссивті бояудағы формалар (зат есім мен сын есім
субъектісінің бағалы жұрнақтары). Ресми карым-қатынаста жай
сөйлесуді, диалектизмді және фразеодогизмдерде колдану
сайкессіз болып табылады. Әрине, бұны ресми мәтіндегі мазмұнның стилі
абсолютті бейтарап деп айтуға болмайды. Олай болуы мүмкін емес. Кұжатта
өтініш немесе алғыс, талапты жариялау берілуі де мүмкін.
Қазіргі қызмет құжаттары-жазба мөтінімен тұрады.
Мәтінді құжаттық мазмұнды деп түсіндіріледі.
Тілдік материал- сызудағы, кестедегі, диаграмма арқылы құжатты
нактылауға, мәтіннен тыс берілетін хабарға бағыт көрсетіп, толықтыруға
негіз болады.
Синтаксистік ұйымдастыру әдісімен, сонымен бірге осы әдістің бір түрі,
оның пунктациялық және жайылмалы-графикалық құжат дайындауда мынандай
мөтіннің түрлері туындайды.
Мысалы:
Анкета. Бұл әдістің трафарстпен ұқсастығымен катар айрымашылығы да бар.
Біріншіден, синтаксистік ұйымдастырылуы бірдей емес. Анкетада сұрақтар ерте
дайындалады. Осы сұрақтар мен жауаптар мағынасы жағынан байланысып
өздігінен сөйлем құрады. Олар бірдей формада болады. Анкетаның мәтіні
вертикальді орналасады.
Кесте. Бұл берілген сандық немесе сөздік форманың бірлігі, бір құжатта
әр түрді мәтіннің байланысы беріледі. Ұлттық жазба сөйлеумен байланысып,
кестелік материалмен түсіндірудің мүмкін. Ал ол анкетаны болжамайды.
Құжаттың мәтінмен көрсететін форма, ондағы хабардың мазмұнын аныктайды.
Құжаттарды топтастыру
Құжат — латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына
береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: 1) қандайда бір
фактіні не бір нәрссге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын
іс қағазы; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат); 3) бір
нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар). (Ожегов С.И. Словарь
русского языка. М., 1982, с. 153).
Кәсіпорынды басқару — мәліметтерді қабылдап алу және өндеу, шешім
қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып
табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның
мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі
оны өндеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін
жақтарын айқындап, оны қабылдап — түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек
етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы
оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның
ықшамдылығымен, көрнекілігімен және қолайлылығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла
жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу
құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң
арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
І КІРІСПЕ
1. Құжаттаманы басқару тәртібі
ІІ НЕГІЗГІ БӨЛІМ
1. Іс –қағаздарың жүргізу ісі
2. Іс қағаздары туралы түсінік және оның іс жүргізу
жұмысындағы маңызы
3. Жай және күрделі құжаттар.
ІІІ ҚОРЫТЫНДЫ
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
КІРІСПЕ
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі құжаттармен
жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне,
шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық
басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі -
құжаттаусыз іске асырылмайды.
Техникалық орындаушылардан бастап барлық буындағы басшыларға дейінгі
басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен байланысты.
Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін
қамтамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың
негізінде шешімдер қабылдайды.
Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық. қаржылық
және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Ол
бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісімшарттар, хаттамалар,
өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Касіпорындарда жасалатын
құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.
Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына,
есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиынтығы іс қағаздарын
жүргізу деп аталады.
Қазақ КСР-дағы іс жургізу жүйесі барлық шаруашылық субъектілерінің
ортақ біртектес әдістер негізінде құрылып, мемлекеттік стандарттар мен
ережелерге сәйкес реттелетін. Жаңа экономикалық қатынастарға көшу
кезеңінде, әр түрлі мемлекеттік және жеке меншік құрылымдардың жаппай
сахнаға шығу жағдайларында бұл ережелер ұмыт болған, және де мемлекеттік
ұйымдарда бұл мәселені шешудің қандай да болмасын талпынысы байқалғанымен,
әрбір жеке меншік фирма құжаттарды рәсімдеуде, дайындауда және есебін
жүргізуде өз тәртібін орнатуда. Бұл жағдай Тіл туралы 11.07.97 ж. № 151-1
ҚР Заңының іс қағаздарын жүргізуді қазақ тіліне аудару талабымен күрделене
түседі.
Қазақ тілін іс қағаздарын жүргізуге ендіру тәжірибе жүзінде ойдағыға
қарағанда анағұрлым күрделі процесс болып шықты.
Қазақстандағы букіл іс жүргізу жүйесі орыс тіліне негізделген, ал хат-
хабарды қазақ тілінде рәсімдеу сауатты аудармашыларды, кеңсе техникасын,
қажетті сөздіктерді анықтамалықтарды, сондай-ақ мемлекеттік және жекеменшік
құрылымдарда құжаттарды жасаудың ортақ біртектес әдістерін қолдануды талап
етеді. Тілден тілге көшу процесін тер-миндерге әр түрлі тусінік беру және
әсіресе нарықтық өзгерістерге байланысты лексиконда пайда болған қазақ
тіліндегі ұқсас сөздерді іздестіру сияқты тіл мәселелері де тежейді.
Әрине, бундай жағдайда құжаттаманы ең алдымен орыс тілінде бірыңғайлау
қажет, сосын ғана оны, ең болмағанда қарапайым және барынша кеңінен тараған
құжаттар мен жүйелерді қазақ тіліне аударған жөн.
Қолданыстағы ресми құжаттарға сүйене отырып, осы басылымның
құрастырушылары орыс және қазақ тілдерінде құжаттаудың негіздері бойынша аз
ғана білім беруге талпыныс жасады, оны іс қағаздарын жургізумен айналысатын
кез-келген маман пайдаға асырып, сан қилы құжаттарды рәсімдей алады.
Осы кітаптың ішкі құрылымы алгоритмдер принципі бойынша кұрылған, олар
пайдаланушыларға соның негізінде іс жүргізуді ұйымдастыру бойынша фирманың
ішкі құжатын, ягни Іс қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулықты уақытты
үнемдей отырып, сауатты түрде құрастыруға мүмкіндік береді.
ҚҰЖАТ ҰҒЫМЫ ЖӘНЕ МАЗМҰНЫ
Кұжат сөзі ооси епін деген сөзінен шыққан (дәлел, куә) деген
мағынаны береді.
Кейінірек бұл сөздің 2 жаңа мағанасы туды:
1) тар көлемді, күнделікті-төл құжат, жекелік куәлігі;
2) ұлғаймалы, тасымалды бір нәрсеге куә болатын, дәлел болатын:
шығарма өнері, сызу, сурет, магнитті баспа т.б. жатады.
Қызмет сөзінің өзі құжат немесе кұжаттың бір түрі екенін көрсетіп тұр.
Қызмет құжаты түсінігі мыналарды қамтиды:
1. Деректі және баскаратын құжаттар (нұскаулар,
заңдар, шешімдер, бұйрықтар).
2. Әкімшілікті ұйымдастыру құжаттары (жоспар, ереже,
акт, хаттама, ессп беру).
3. Еңбеккердің жеке құрамы туралы құжат (арыз,
өмірбаян т.б.)
Фиканстық құжаттар.
Есепке алу кұжаттары (мемлекетаралық іс-қағаздар).
Құжат мазмұны. Құжат мазмұны — оның жауапты
бөлігі болып табылады.Құжат мазмұны заңдық катынаста мінсіз, объективті
болуы керек. Ол құжат ретінде құбылыс, оқиға, фактілерді анықтауға кызмет
етеді. Дәлсіздік айналдыру, түсініспеудің құжат сапасын төмендетіп, оның
заң жүзінде күшін әлсіретеді.
Құжат қысқа әрі нақты жазылып, кейбір шындығында жұмыс істейді,
білдіретін және тағы басқа артық сөздер экспрессивті-эмоциональді сөздер
мен эпитет, метафора, гипербола колданылмайды.
Құжат мазмұны мүмкіндігінше қысқа болуы қажет, Көп сөзділік
құжатты тым сенімді ете алмайды. Құжат қысқалығы окуға да,
түсінуге де жеңіл. Бірақ кысқалықты жиі колдануға,оны өзіндік максатқа
айналдыруға болмайды. Құжатта айтылғандар дәлеллеуді, толық талдауды
талап етеді. Құжатта айтылғандар сұрақтарда ешқандай күдік, түсінісу
пікірлері болмай, бәрі ауадан баяндалуға тиіс. Мәселен, егер
бір азаматқа жұмыс орнынан анықтама берілетін болса, ондай
қайда және қандай мақсатпен берілетіні туралы көрсетілуі
керек. Егер қандай да бір бөлімнің қызметтеріне алғыс
жариялау туралы бұйрық шыкса, онда соған байланысты қандай жағдайда
мадақтауға ие болған еңбегі көрсетілуі тиіс.
Мазмұнның түсініктілігі — құжаттағы барлық ойдың әдеби тілмен тұжырымды
баяндалғанын дәлелдейді, әрбір адамның оңай түсінетіндігін білліреді. Ұзақ
көп цифрлық, есімше, көсемше тіркестерінен аулақ болған жөн. Сөйлемдегі
сөздерді грамматика ережелсріне сәйкес орын-орнына коя білу керек.
Әкімшілік құжаттар стилі – сөздерді таңдаудың, баяндаудың нәтижесінде
үкімет мекемелерінің әкімшілік кызметінде қолданудан кұралады. Құжаттарда
жалпылай колданған кысқарған сөздерді қолдануға рұқсат етіледі.
ІС ҚАҒАЗДАРДЫҢ ЖҮРГІЗУ ІСІ
Әдеби тіл стилінің бұл түрі қарым -қатынастың бір формасы ретінде
колданылады. Ресми стилдің халыктық күнделікті тұрмыс-тіршілігінде, карым-
қатынасында маңызды роль аткарады. Яғни бұл стильдің калыптасуы белгілі бір
кажеттіліктен келіп туған. Сондыктан ресми стиль адамзаттың қоғамдық
өмірінің жоғарғы сатысында мәдени дәрсженің жетілген кезде пайда болды.
Ресми іс-қағаздардың тілдік құралдары қолданылуы да өзіндік ерекшеліктері
бар.Мысалы, құжаттар белгілі бір үлгіде орындалады, немесе құжаттардың
өзіндік алдын ала дайындалған үлгісі, болады. Бұл үлгі қағаздарда өзіндік
ойын жазбаша жеткізу тәсілдері және сөйлем құру реттері болады. Мысалы,
анықтама құжаттарында: Осы анықтама талап еткен орындарға берілді, ал акт
жасауда: бір жағынан, екінші жағынан, акт тапсырушы, акт қабылдаушы,
біз қол қоюшылар, қабылдап алдым деген штамп сөздер кездеседі.
Ресми стильдік екінші бір ерекшелігі көркемдегіш құралдар өте сирек
колданылады. Ресми стильде көбінесе лексикалық жағынан ауыспалы машинада
колданылмайды; қолданылса да өте сирек қолданылады. Тұрақты тіркестер,
фраэеологизмдер аз пайдаланылады Қолданылатын жағдай ол ресми хабардың
сипаттатушы емес хабардың әсерін арттыру үшін ғана қолданылады.
Ресми стилдің грамматикалық жағынан ерекшелік әбден қалыптасқан тілдің
ерекшеліктері айқын көрінетін стильдің түрі болып табылады.
Құжаттар немесе іс қағаздар, баяндау немесе хабарлауға байланысты сай
пайдаланылады. Көбінесе мұндай сөйлемдердің баяндауыштары бұйыру, шақыру,
үндеу т.б. мәнінде болады. Мысалы орындау міндеттелінсін, баса назар
аударылсын, мекемеге тапсырылсын. Әсіресе сөйлемнің баяндауышы мекеме
етістіктің өткен шақ формасында жиі кездеседі. Көбінесе іс қағаздардың
көпшілігі келер шақтың формасы ырықсыз етіс түрлерінде кездеседі.
Іс қағаздар стилінің немесе ресми стилін мәтін Құрауында өзіндік
өзгешеліктер бар. Ресми мәтін тұжырымында, қысқа белгілі бір оқытудың
мазмұнынан гөрі, тілдің айтуға жақындау мазмұнымен жиі кездеседі.
Ресми іс-қағаздар стилінің ерекшелітері құжаттар мен іс-қағаздардан
көрінеді. Іс-қағаздарды басқару қызметіндегі ерекше бір сала.Олар жазу
ісімен бірге пайда болды.Оның алғашқы кездегі қызметі ерекше бір
деректерді, оқиғаларды біртін келе қоғамдық өмірдегі жеке құбылыстарды
көрсетіп, қағазға түсіру еді. Сонымен қатар, қоғамның алғашқы даму
сатысында адамдардың бір-бірімен қатынас құрал ретінде де пайдаланды.
Мемлекет пайда болғаннан бастап, олардың өрісі кеңейіп, нығайтудағы негізгі
құралға айнала бастады. Іс қағаздарына мекемелер өз өкілеттігін жүргізе
алады және әр мекеменің іс қағаздарында өздерінің сипаты және маңызы бар іс-
қағаздарды мемлекеттік жазба түрінде беретін заңы болып табылады.
Іс қағаздарын жүргізу түсінігінің ішінс баскару апиараттарының басқару
кызметін жүзеге асыру үрдісі кезіндегі құжаттарды тіркеу және жұмысты
ұйымдастыру қызметі кіреді. Мемлекеттік іс қағаздарын жүргізу басты мақсаты
мекемелердің үзіліссіз және жемісті еңбек етуін қамтамасыз ету.
Іс-қағаздарын жүргізу ісі: әкімшілік және жалпы болып бөлінеді.
Әкімшілік іс-қағаздарын жүргізуге мекеме қызметінде туындайтын құжаттар
жатады.
Мекемелерде іс-қағаздарын жүргізу жұмыс көлеміне, олардың
тсрриоториялық орналасқанына байланысты толық және жекеше түрде
орталықтандырып ұйымдастырылады.
Қорыта келгенде, ресми іс-қағаздар стилінің мынандай ерекшеліктер бар.
"Ресми" термині қызмет құжатының тіл ерекшеліп, біріншіден, ұйымды-бұйрық
(құжат, акт, бұйрық есеп беру),содан соң дипломатиялық құжатты білдіреді.
Қызмет құжатының тілінің мынандай ерекшеліктері бар:басқа тілдік
стильдермен салыстырғанда нақты құжат мәтінінің белгілі аймағында тілдік
форманың белгілі максатта кайталануы.
Құжаттың кажетті сапасы толық және хабардың жаңаруы,
дәлдік, тұжырымды,шексіз болып табылады. Құжат жасаушының басты
тапсырмасы заңдылық құны бармағлұматты анық бейнелейді. Мазмұнның
бейтарап түрі ресми этикетінің нормасы болып
табылады. Жеке, субъектілік кезек мағұлматтың аздығына әкеп
соғады. Сондықтан қызмет қағазының шегі болады. Мысалы:
эмоциаиальді-зкспрсссивті бояудағы формалар (зат есім мен сын есім
субъектісінің бағалы жұрнақтары). Ресми карым-қатынаста жай
сөйлесуді, диалектизмді және фразеодогизмдерде колдану
сайкессіз болып табылады. Әрине, бұны ресми мәтіндегі мазмұнның стилі
абсолютті бейтарап деп айтуға болмайды. Олай болуы мүмкін емес. Кұжатта
өтініш немесе алғыс, талапты жариялау берілуі де мүмкін.
Қазіргі қызмет құжаттары-жазба мөтінімен тұрады.
Мәтінді құжаттық мазмұнды деп түсіндіріледі.
Тілдік материал- сызудағы, кестедегі, диаграмма арқылы құжатты
нактылауға, мәтіннен тыс берілетін хабарға бағыт көрсетіп, толықтыруға
негіз болады.
Синтаксистік ұйымдастыру әдісімен, сонымен бірге осы әдістің бір түрі,
оның пунктациялық және жайылмалы-графикалық құжат дайындауда мынандай
мөтіннің түрлері туындайды.
Мысалы:
Анкета. Бұл әдістің трафарстпен ұқсастығымен катар айрымашылығы да бар.
Біріншіден, синтаксистік ұйымдастырылуы бірдей емес. Анкетада сұрақтар ерте
дайындалады. Осы сұрақтар мен жауаптар мағынасы жағынан байланысып
өздігінен сөйлем құрады. Олар бірдей формада болады. Анкетаның мәтіні
вертикальді орналасады.
Кесте. Бұл берілген сандық немесе сөздік форманың бірлігі, бір құжатта
әр түрді мәтіннің байланысы беріледі. Ұлттық жазба сөйлеумен байланысып,
кестелік материалмен түсіндірудің мүмкін. Ал ол анкетаны болжамайды.
Құжаттың мәтінмен көрсететін форма, ондағы хабардың мазмұнын аныктайды.
Құжаттарды топтастыру
Құжат — латын тілінде куәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағына
береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: 1) қандайда бір
фактіні не бір нәрссге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын
іс қағазы; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат); 3) бір
нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар). (Ожегов С.И. Словарь
русского языка. М., 1982, с. 153).
Кәсіпорынды басқару — мәліметтерді қабылдап алу және өндеу, шешім
қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып
табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.
Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның
мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі
оны өндеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін
жақтарын айқындап, оны қабылдап — түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек
етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы
оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның
ықшамдылығымен, көрнекілігімен және қолайлылығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла
жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу
құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң
арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz